Poradnik funkcjonalności Outlook Expressa

Poradnik funkcjonalności Outlook Expressa

Poradnik użytkownika Outlook Expressa
Podobnie jak wiele nowinek komputerowych, pocztę elektroniczną uważano kiedyś za przejściową
modę bez rzeczywistej wartości, zwłaszcza w epoce wczesnego Internetu. Dziś wiele osób i firm nie
wyobraża sobie życia bez poczty elektronicznej, a każdego dnia na całym świecie wysyłane są miliony
wiadomości e-mail. Podobnie jak w przypadku surfowania po Internecie, do którego niezbędna jest
przeglądarka WWW, potrzebujesz oprogramowania do obsługi poczty elektronicznej - nazywanego
klientem e-mail - aby wysyłać, odbierać i porządkować wiadomości e-mail. Microsoft Outlook Express
6 to domyślny klient e-mail dołączony do Microsoft Windows XP.
Zaprojektowany do współpracy z Microsoft Internet Explorerem 6, Outlook Express zapewnia nie tylko
podstawowe funkcje zarządzania pocztą, ale także mechanizmy, których potrzebują zaawansowani
użytkownicy. W przeszłości Outlook Express był prostym klientem e-mail, który pozwalał łączyć się z
serwerami Post Office Protocol (POP) i Internet Maił Access Protocol (IMAP) w celu wysyłania i
pobierania poczty. Obecnie Outlook Express oferuje wiele zaawansowanych funkcji, zwłaszcza jak na
bezpłatny program. W tym rozdziale zapoznasz się z zaawansowanymi funkcjami Outlook Expressa.
Jeśli nie używałeś dotychczas tego programu, zdziwisz się, jak wiele ma do zaoferowania, więc czytaj
dalej!
Zarządzanie łącznością i kontami
Outlook Express 6 może współpracować z serwerami POP3, IMAP i Hypertext Transfer Protocol
(HTTP), co pozwala odebrać pocztę niemal z każdego typu serwera. Jeśli używasz więcej niż jednego
konta e-mail, możesz nawet skonfigurować program do obsługi kilku kont. Ogólnie rzecz biorąc,
zarządzanie łącznością i kontami Outlook Expressa nie jest trudne, pod warunkiem, że podczas
konfigurowania kont e-mail nie pomylisz informacji o różnych kontach. W następnym podrozdziale
omówimy konfigurowanie konta e-mail i rozwiązywanie problemów z łącznością. Konfigurowanie
wielu kont e-mail opiszemy dalej w tym rozdziale.
Zanim Outlook Express będzie mógł połączyć się z serwerem pocztowym, musisz skonfigurować połączenie internetowe. Szczegółowy opis konfigurowania
połączenia internetowego znajdziesz w podrozdziale „Tworzenie nowych połączeń internetowych” rozdziału 4.
DLA EKSPERTÓW
Używanie innych klientów e-mail w Windows XP
Podobnie jak Internet Explorer, Outlook Express jest domyślnym programem pocztowym w Windows XP. Nie musisz jednak
używać Outlook Expressa jako klienta poczty i grup dyskusyjnych. Możesz zainstalować inny program i skonfigurować
Internet Explorera tak, aby domyślnie współpracował z tym programem. Jeśli w przeszłości korzystałeś z innych programów
pocztowych, powinieneś przyjrzeć się Outlook Expressowi 6 - ma on wiele interesujących funkcji, w tym możliwość dostępu
do poczty HTTP, takiej jak Hotmail. Jeśli wiesz na pewno, że nie chcesz używać Outlook Expressa jako domyślnego klienta
e-mail, zajrzyj do podrozdziału „Ustawianie domyślnych programów" w rozdziale 6, aby dowiedzieć się, jak skonfigurować
Internet Explorera do współpracy z innym programem e-mail. Windows XP Service Pack 1 pozwala zmienić domyślny
program pocztowy z Outlook Expressa na inną aplikację. Niektóre nowo kupione komputery mogą w ogóle nie zawierać
Outlook Expressa. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w dodatku A - „Windows XP Service Pack 1".
Konfigurowanie łączności i kont
Aby korzystać z Outlook Expressa, musisz skonfigurować przynajmniej jedno konto. Może to być konto
e-mail, ale także konto grup dyskusyjnych lub usługi katalogowej. Jeśli otworzysz Outlook Expressa i
wybierzesz z menu polecenie Narzędzia č Konta, zobaczysz okno dialogowe Konta internetowe
pokazane na rysunku 7-1. Wszystkie obecnie skonfigurowane konta są wymienione na karcie Wszystko,
ale możesz wybrać inną kartę, aby skonfigurować specyficzny typ konta.
1
Rysunek 7-1. Okno dialogowe Konta internetowe służy do konfigurowania wszystkich kont internetowych w Outlook Expressie
Konfigurowanie konta e-mail
Kiedy otworzysz Outlook Expressa po raz pierwszy, na początku może zostać wyświetlony ekran
Kreatora połączeń internetowych. W takim przypadku przejdź do punktu 3.W przeciwnym razie
wykonaj następujące czynności:
1.
W Outlook Expressie wybierz polecenie Narzędzia  Konta.
2.
W oknie dialogowym Konta internetowe wybierz kartę Poczta, kliknij przycisk Dodaj i
wybierz opcję Poczta.
3.
Na stronie Imię i nazwisko kreatora wpisz swoje imię i nazwisko. Kiedy będziesz wysyłał
pocztę, odbiorcy będą mogli je zobaczyć (pojawi się w polu Od: wysłanej przez ciebie
wiadomości). Kliknij przycisk Dalej.
4.
Na stronie Internetowy adres e-mail wpisz swój adres e-mail i kliknij przycisk Dalej.
5.
Na stronie Nazwy serwerów e-mail (zobacz rysunek 7-2) wybierz typ serwera pocztowego
używanego przez twoje konto z listy Moją pocztę przychodzącą obsługuje serwer.
Najpopularniejszy typ serwera pocztowego to POP3. Jeśli serwerem pocztowym jest serwer
POP3 lub IMAP, będziesz również musiał wprowadzić nazwy serwera poczty przychodzącej
i serwera poczty wychodzącej. Zwykle mają one postać pop.nazwadostawcy.net,
mail.nazwadostawcy.net lub smtp.nazzvadostawcy.com (gdzie nazwadostawcy jest nazwą
twojego dostawcy usług internetowych), ale będziesz musiał zajrzeć do dokumentacji
dostawcy, aby dowiedzieć się, jakie są prawidłowe nazwy serwerów. Jeśli używasz serwera
HTTP (takiego jak Hotmail), będziesz musiał wpisać adres URL serwera internetowego. Jeśli
jako dostawcę http wybierzesz Hotmail, adres URL zostanie uzupełniony automatycznie. Po
wprowadzeniu ustawień kliknij przycisk Dalej.
Rysunek 7-2. Wybierz typ serwera obsługującego konto pocztowe i wpisz nazwy serwerów pocztowych albo adres URL
2
6. Na stronie Logowanie poczty internetowej wpisz nazwę i hasło użytkownika podane przez
dostawcę usług internetowych. Jeśli twój dostawca używa bezpiecznego uwierzytelniania haseł
(ang. Secure Password Authentication, SPA), zaznacz pole wyboru Logowanie przy użyciu
bezpiecznego uwierzytelniania hasła. SPA to mechanizm bezpieczeństwa, który może wymagać
ręcznego logowania się w serwerze pocztowym. Nie możesz korzystać z SPA, jeśli twój serwer
tego nie wymaga; szczegóły znajdziesz w dokumentacji dostawcy usług. Kliknij przycisk Dalej,
a następnie Zakończ.
Nowe konto pojawi się na karcie Poczta okna dialogowego Konta internetowe.
Kiedy skonfigurujesz konto pocztowe, będziesz mógł uzyskać dostęp do jego właściwości, zaznaczając
konto na karcie Poczta i klikając przycisk Właściwości. W wyświetlonym oknie dialogowym znajduje
się kilka ustawień, które nie zostały pokazane, kiedy kreator pomagał ci skonfigurować konto, więc
warto je sprawdzić i upewnić się, że są prawidłowe. A gdyby dane konta uległy zmianie, będziesz mógł
wrócić do tego okna dialogowego i odpowiednio zmodyfikować ustawienia.
Okno dialogowe właściwości konta zawiera pięć kart: Ogólne, Serwery, Połączenie, Zabezpieczenia i
Zaawansowane.
Na karcie Ogólne (zobacz rysunek 7-3) znajdują się pola Nazwa, Organizacja, Adres e-mail i Adres
zwrotny. Zauważ, że adres w polu Adres zwrotny może się różnic od adresu w polu Adres e-mail (tego,
spod którego wysyłasz pocztę). Może się to przydać, jeśli wysyłasz pocztę z dwóch lub wielu kont, ale
chcesz odbierać wszystkie wiadomości na jednym koncie.
Rysunek 7-3. Ma karcie Ogólne konfiguruje się informacje o nazwisku użytkownika oraz adresach e-mail
Na karcie Serwery widać typ serwera oraz nazwę lub nazwy wszystkich serwerów pocztowych. Pojawia
się tu również nazwa logowania oraz pole hasła. Jeśli chcesz, żeby system Windows XP zapamiętał
twoje hasło, abyś nie musiał wpisywać go przy każdym logowaniu, zaznacz pole wyboru Zapamiętaj
hasło. Zwróć uwagę, że na tej karcie znajduje się opcja Logowanie przy użyciu bezpiecznego
uwierzytelniania hasła. Kiedy podajesz nazwę i hasło użytkownika w Kreatorze połączeń internetowych,
kreator zakłada, że informacje te dotyczą zarówno poczty przychodzącej, jak i wychodzącej. Jednakże
niektóre osoby używają jednego konta do przechowywania i odbierania poczty, a drugiego - tylko do
wysyłania. Jeśli masz np. własną nazwę domenową i witrynę WWW, możesz używać tej nazwy w
adresie e-mail, ale wysyłać pocztę wychodzącą za pośrednictwem dostawcy usług internetowych. W
takim przypadku będziesz musiał również podać nazwę i hasło do konta poczty wychodzącej. W tym
celu zaznacz pole Serwer wymaga uwierzytelniania i kliknij przycisk Ustawienia.
Pojawi się okno dialogowe Serwer poczty wychodzącej (zobacz rysunek 7-4), w którym możesz
wprowadzić informacje dotyczące logowania na koncie poczty wychodzącej (SMTP). Jeśli serwer
poczty wychodzącej wymaga innej nazwy i hasła niż serwer poczty przychodzącej, zaznacz pole wyboru
Zaloguj używając, a następnie wpisz nazwę i hasło na użytek poczty wychodzącej. Zdecyduj, czy hasło
3
ma zostać zapamiętane, żebyś nie musiał go wpisywać za każdym razem, kiedy wysyłasz pocztę, i
zaznacz opcję bezpiecznego uwierzytelniania hasła, jeśli serwer poczty wychodzącej tego wymaga.
Rysunek 7-4. Skonfiguruj zabezpieczenia serwera poczty wychodzącej, jeśli różnią się od ustawień serwera poczty przychodzącej
Na karcie Połączenia możesz skonfigurować Outlook Express w taki sposób, aby łączył się z
wykorzystaniem domyślnego połączenia internetowego określonego w oknie Połączenia sieciowe Panelu
sterowania, albo zaznaczyć opcję Zawsze łącz z tym kontem używając i wybrać połączenie z listy.
Przydaje się to, jeśli dostęp do konta wymaga użycia konkretnego połączenia internetowego.
Jeśli używasz certyfikatu, na karcie Zabezpieczenia możesz skonfigurować preferencje podpisywania i
szyfrowania wiadomości. Użyj przycisku Wybierz, aby wybrać żądane certyfikaty. Jeśli nie
zainstalowałeś żadnych certyfikatów w komputerze, lista będzie pusta. Outlook Express 6 obsługuje
szyfrowanie poczty za pomocą certyfikatów cyfrowych. Certyfikat cyfrowy możesz uzyskać od
niezależnej firmy, takiej jak Verisign (www.verisign.com).
Karta Zaawansowane (zobacz rysunek 7-5) zawiera dodatkowe opcje podzielone na trzy grupy: Numery
portów serwera, Limity czasu serwera, Wysyłanie i Dostarczanie. Jeśli twój serwer wymaga połączeń
Secure Sockets Layer (SSL), zaznacz odpowiednie pola wyboru. Szczegóły znajdziesz w dokumentacji
dostawcy usług.
Rysunek 7-5. Aby uzyskać dodatkowe informacje o tych zaawansowanych funkcjach, zajrzyj do dokumentacji dostawcy usług internetowych
Domyślnie limit czasu serwera jest ustawiony na jedną minutę. Oznacza to, że jeśli serwer nie zacznie
przesyłać poczty przed upływem minuty, Outlook Express wstrzyma połączenie i zapyta, czy ma
spróbować jeszcze raz. Zwykle jedna minuta jest odpowiednim ustawieniem, ale jeśli wiesz, że twój
serwer wolno reaguje, możesz zwiększyć tę wartość.
W ramce Wysyłanie na karcie Zaawansowane możesz zaznaczyć opcję Podziel wiadomości większe niż
i podać żądaną wartość. Może się to przydać, jeśli łączysz się ze starszym serwerem, który nie potrafi
obsługiwać wiadomości większych niż 64 KB. Nie używaj tej opcji, jeśli nie jesteś pewien, czy jej
potrzebujesz.
4
Możesz również na wszelki wypadek pozostawiać kopie wiadomości na serwerze, jeśli twój serwer
pocztowy obsługuje tę funkcję. Ta opcja może się przydać, jeśli używasz serwera POP, a podczas
podróży pobierasz swoją pocztę do laptopa. Konto w laptopie możesz skonfigurować tak, aby
pozostawiać wiadomości na serwerze. Kiedy wrócisz do domu i pobierzesz pocztę, w twoim głównym
komputerze znajdą się wszystkie wiadomości (i dopiero wówczas zostaną usunięte z serwera), dzięki
czemu będziesz dysponował pełnym archiwum poczty w jednym komputerze. Kiedy zaznaczysz pole
Pozostaw kopie wiadomości na serwerze, będziesz mógł określić, jak długo mają być przechowywane,
oraz czy mają być usuwane z serwera po usunięciu z folderu Elementy usunięte, czy też przechowywane
przez nieokreślony czas. Ostatnia opcja jest najlepsza, jeśli planujesz pobrać wiadomości później z
innego komputera. W takim przypadku na komputerze przenośnym zaznaczysz tylko opcję Pozostaw
kopie wiadomości na serwerze, a w głównym komputerze domowym lub biurowym pozostawisz ją
niezaznaczoną.
Konfigurowanie konta grup dyskusyjnych
Outlook Express oprócz poczty obsługuje również grupy dyskusyjne. Oferta twojego dostawcy usług
internetowych prawdopodobnie obejmuje dostęp do serwera grup dyskusyjnych. Grupy dyskusyjne liczą
się w dziesiątkach tysięcy i są doskonałym źródłem informacji na każdy wyobrażałny temat. Możesz
skonfigurować konto grup dyskusyjnych na karcie Grupy dyskusyjne okna dialogowego Konta
internetowe, klikając przycisk Dodaj i wybierając opcję Grupy dyskusyjne. Kreator poprowadzi cię
przez etapy podobne do tych używanych do konfigurowania konta e-mail (zobacz poprzedni
podrozdział). Kiedy wprowadzisz konfigurację serwera grup dyskusyjnych, konto pojawi się na karcie
Grupy dyskusyjne. Możesz teraz wybrać konto i kliknąć przycisk Właściwości, aby wprowadzić
poprawki, tak jak w przypadku konta e-mail.
Konfigurowanie konta usługi katalogowej
Usługa katalogowa pozwala wyszukiwać informacje o osobach lub usługach. Domyślnie Outlook
Express zapewnia dostęp przez Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) do Active Directory
(wyszukiwanie informacji w domenowej sieci lokalnej) oraz do kilku internetowych usług
katalogowych. Active Directory to usługa katalogowa używana przez domeny Windows od czasu
wprowadzenia Windows 2000. Więcej informacji o Active Directory znajdziesz w podrozdziale
„Wyszukiwanie zasobów domeny" rozdziału 11. Jeśli nie jesteś członkiem domeny, opcja Active
Directory po prostu nie jest używana. Jeśli klikniesz strzałkę obok przycisku Znajdź na pasku narzędzi
Outlook Expressa i wybierzesz opcję Osoby, Outlook Express otworzy okno dialogowe Znajdź osoby.
W tym oknie możesz wpisać nazwisko albo inne informacje o szukanej osobie, a następnie wybrać z
listy Szukaj w, czy Outlook Express ma szukać informacji w Active Directory (w celu znalezienia osób
w lokalnej domenie), czy też w internetowej usłudze katalogowej.
Możesz dodać kolejne usługi katalogowe na karcie Usługi katalogowe okna dialogowego Konta
internetowe, klikając przycisk Dodaj i wybierając opcję Usługa katalogowa. Wpisz nazwę usługi i
informacje niezbędne do logowania się w usłudze.
WSKAZÓWKA
Ograniczanie wyszukiwań w Internecie
Domyślnie Outlook Express zwraca najwyżej 100 wyników wyszukiwania internetowego. Możesz skonfigurować każdą
wyszukiwarkę w taki sposób, aby zwracała więcej lub mniej pasujących wyników, zaznaczając usługę katalogową na karcie
Usługi katalogowe okna dialogowego Konta internetowe, kliknij przycisk Właściwości, wybierając kartę Zaawansowane i
podając maksymalną wartość w polu Maksymalna liczba zwracanych odpowiedników.
Outlook Express może również używać usług katalogowych wymienionych w oknie dialogowym Konta
internetowe w celu dopasowywania nazwisk wpisywanych w polu Do: twoich wiadomości do
odpowiednich adresów e-mail, jeśli tych adresów nie ma w twojej książce adresowej. Domyślnie
Outlook Express przeszukuje tylko Active Directory (i to tylko wtedy, gdy jesteś członkiem domeny
Windows), ale możesz również wybrać jedną lub więcej internetowych usług katalogowych. Otwórz
okno właściwości każdej usługi katalogowej i na karcie Ogólne zaznacz pole wyboru Wysyłając pocztę
sprawdź nazwy na tym serwerze. Następnie w oknie dialogowym Konta internetowe kliknij przycisk
Ustaw kolejność i określ, w jakiej kolejności mają być przeszukiwane usługi katalogowe. Ogólnie rzecz
5
biorąc, powinieneś dodawać adresy e-mail osób, z którymi często korespondujesz, do książki adresowej,
ponieważ wyszukiwania adresów e-mail w Internecie bywają czasochłonne.
DLA EKSPERTÓW
Importowanie i eksportowanie informacji o kontach
Aby oszczędzić twój czas, Outlook Express pozwala łatwo eksportować i importować konta. Jeśli np. zarządzasz grupą
roboczą z 10 komputerami Windows XP, wystarczy, że skonfigurujesz konto pocztowe, konto grup dyskusyjnych i konto
usług katalogowych w jednym z nich. Jeśli chcesz korzystać z tych samych kont we wszystkich komputerach, otwórz okno
dialogowe Konta internetowe w pierwszym komputerze, zaznacz wszystkie skonfigurowane konta i kliknij przycisk
Eksportuj. Każde konto zostanie zapisane w pliku z rozszerzeniem .iaf. Następnie kliknij przycisk Importuj w oknie
dialogowym Konta internetowe w pozostałych dziewięciu komputerach, aby szybko zaimportować do nich konta. Gdyby nie
ta funkcja, w sieciach nie korzystających z domen musiałbyś konfigurować konta na każdym komputerze z osobna, tracąc
czas na wielokrotne wpisywanie tych samych informacji.
Kiedy skonfigurujesz konta, musisz nawiązać połączenie. Domyślnie Outlook Express łączy się z
Internetem w sposób określony w preferencjach Internet Explorera. Innymi słowy, Outlook Express
używa opcji, które skonfigurowałeś na karcie Połączenia okna dialogowego Opcje internetowe, np.
wybiera połączenie telefoniczne, gdy nie ma połączenia sieciowego, albo korzysta z różnych ustawień
serwera proxy. Więcej informacji znajdziesz w podrozdziale „Zarządzanie łącznością" na początku
rozdziału 6. Używanie Outlook Expressa w połączeniu z Internet Explorerem jest łatwe, ponieważ
wystarczy skonfigurować połączenie internetowe w Internet Explorerze, aby oba programy działały
prawidłowo. Jeśli chcesz uzyskać dostęp do karty Połączenia Internet Explorera z Outlook Expressa,
wybierz z menu polecenie NarzędziaOpcje, przejdź na kartę Połączenia i kliknij przycisk Zmień.
Choć Outlook Express domyślnie korzysta z połączeń zdefiniowanych w Internet Explorerze, możesz to
zmienić dla każdego konta z osobna, podając różne opcje połączenia na karcie Połączenie w oknie
właściwości każdego konta poczty i grup dyskusyjnych. Jeśli w tych oknach dialogowych nie widzisz
połączenia, z którego chcesz skorzystać, będziesz musiał je skonfigurować. Zobacz podrozdział
„Tworzenie nowych połączeń internetowych" w rozdziale 4.
Aby połączyć się z dostawcą i za jednym zamachem wysłać oraz pobrać pocztę, kliknij przycisk
Wyślij/Odbierz na pasku narzędzi Outlook Expressa. Jeśli pojawi się okno dialogowe Połączenie
telefoniczne, możesz nakazać, aby w przyszłości połączenie było nawiązywane automatycznie. W tym
celu zaznacz opcję Połącz automatycznie; będziesz również musiał zaznaczyć opcję Zapisz hasło,
ponieważ Outlook Express musi znać hasło, żeby automatycznie nawiązać połączenie.
Jeśli nie możesz połączyć się z dostawcą usług internetowych, przeczytaj w tabeli 7-1 opis najczęściej
występujących problemów i ich rozwiązań.
Tabela 7-1. Problemy z łącznością i ich rozwiązania
Problem
Outlook Express nie wybiera numeru połączenia.
Możliwe rozwiązanie
Przede wszystkim upewnij się, że modem działa. Spróbuj ręcznie uruchomić
połączenie z folderu Połączenia sieciowe. Jeśli wszystko wydaje się w
porządku, sprawdź, czy połączenie domyślne jest wymienione w polu
Zawsze łącz z tym kontem używając na karcie Połączenia okna właściwości
konta pocztowego.
Mogę połączyć się z Internetem, ale kiedy próbuję wystać albo odebrać Jeśli twoje konto pocztowe nigdy nie działało, problem polega
pocztę, otrzymuję komunikaty o błędach.
prawdopodobnie na złej konfiguracji konta. Upewnij się, że prawidłowo
wpisałeś nazwę i hasło użytkownika (pamiętaj, że wielkość liter w haśle
często ma znaczenie). Sprawdź też, czy prawidłowe są ustawienia
bezpiecznego uwierzytelniania hasła oraz dodatkowe opcje zabezpieczeń,
Wielu dostawców usług internetowych nie obsługuje bezpiecznego
uwierzytelniania haseł, więc jeśli masz wątpliwości, spróbuj wyłączyć tę
opcję. Jeśli jesteś pewien, że ustawienia są poprawne, zadzwoń do dostawcy
i poproś o pomoc.
Kiedy próbuję pobrać pocztę, zawsze otrzymuję komunikat o upływie limitu Jeśli twój serwer regularnie spóźnia się z reakcją na żądania pobrania i
czasu.
wysłania poczty, możesz zwiększyć wartość Limit czasu serwera na karcie
Zaawansowane w oknie właściwości konta, które sprawia problemy. Dzięki
temu Outlook Express zaczeka dłużej, zanim wyświetli komunikat o upływie
limitu czasu.
Nie mam dostępu do grup dyskusyjnych
Konto grup dyskusyjnych może wymagać załogowania się albo ustawienia
jakiejś opcji, która obecnie nie jest skonfigurowana. Przeczytaj
dokumentację swojego konta, a następnie otwórz okno właściwości konta
grup dyskusyjnych i sprawdź, czy wszystkie parametry są ustawione
prawidłowo.
6
Moje konta poczty i grup dyskusyjnych kiedyś działały, ale teraz są Jeśli nic nie zmieniłeś w swoim komputerze, problem prawdopodobnie
niedostępne
występuje po drugiej stronie, w serwerze poczty lub grup dyskusyjnych.
Zaczekaj przez chwilę i spróbuj jeszcze raz. Jeśli zmodyfikowałeś
ustawienia, sprawdź uważnie dokumentację dostawcy usług internetowych może popełniłeś pomyłkę.
Korzystanie z wielu kont
Możesz skonfigurować tyle kont poczty, grup dyskusyjnych i usług katalogowych, ile tylko zechcesz.
Wybierz po prostu polecenie NarzędziaKonta, aby otworzyć okno dialogowe Konta internetowe i
przejdź na żądaną kartę (możesz również pracować na karcie Wszystko, jeśli połączona lista kont nie
sprawia ci problemów). Następnie użyj przycisku Dodaj, aby skonfigurować nowe konto. Kiedy
utworzysz więcej niż jedno konto w danej kategorii (poczta, grupy dyskusyjne, usługi katalogowe),
będziesz mógł określić ich priorytet. Najczęściej korzysta się z tej możliwości w przypadku kont e-mail.
Przypuśćmy, że masz dwa konta e-mail. Otwórz okno właściwości pierwszego konta i znajdź ostatnią
opcję na karcie Ogólne - Uwzględniaj to konto przy odbieraniu poczty i synchronizacji. Ponieważ dostęp
do każdego konta podczas odbierania poczty zajmuje czas, możesz włączyć tę opcję tylko dla
najbardziej aktywnych kont e-mail, a pozostawić ją niezaznaczoną w przypadku rzadziej używanych
kont. Dzięki temu będziesz mógł kliknąć przycisk Wyślij/Odbierz i pobrać pocztę ze wszystkich
aktywnych kont, nie tracąc czasu na wyszukiwanie wiadomości na rzadko używanych kontach. Kiedy
zechcesz sprawdzić pocztę na mniej aktywnym koncie, kliknij strzałkę obok przycisku Wyślij/Odbierz i
wybierz jedno z kont. Ponadto, jeśli masz więcej niż jedno konto e-mail, możesz zaznaczyć konto
podstawowe na karcie Poczta w oknie dialogowym Opcje internetowe, a następnie kliknąć przycisk
Ustaw jako domyślne. To konto będzie wówczas używane domyślnie podczas tworzenia nowych
wiadomości. Pole Od: wiadomości będzie wypełniane adresem e-maił z konta domyślnego; kiedy
wyślesz pocztę, zostanie ona wysłana za pośrednictwem serwera Simple Maił Transfer Protocol (SMTP)
określonego w ustawieniach tego konta.
Outlook Express 6 pozwala nie tylko wysyłać i odbierać pocztę, ale również zarządzać wiadomościami.
Możesz pracować ze wszystkimi kontami e-mail na liście Foldery w lewym okienku Outlook Expressa
(zobacz rysunek 7-6). Jeśli nie widzisz listy folderów, wybierz z menu polecenie WidokUkład,
zaznacz pole Lista folderów i kliknij przycisk OK. Lista folderów zawiera po jednym drzewie folderów
na każde skonfigurowane konto poczty lub grup dyskusyjnych. Jeśli używasz poczty HTTP, możesz
zsynchronizować konto z serwerem HTTP, zaznaczając konto na liście folderów i klikając przycisk
Synchronizuj konto w prawym okienku.
DLA EKSPERTÓW
Korzystanie z poczty i grup dyskusyjnych w trybie offline
Bardzo przydatną funkcją Outlook Expressa - zwłaszcza podczas pracy z kontami HTTP, takimi jak Hotmail - jest tryb
offline. Aby pracować z pocztą HTTP, zwykle musisz być podłączony do Internetu -w przypadku Outlook Expressa jest
inaczej. Kiedy jesteś offline, np. używasz laptopa w samolocie,, możesz przejrzeć pocztę, usunąć wiadomości, których nie
chcesz zachować, przygotować nowe wiadomości oraz odpowiedzieć na te, które wcześniej pobrałeś. Gdy znów będziesz
miał dostęp do połączenia internetowego, wystarczy, że zsynchronizujesz konto z serwerem HTTP. Odpowiedzi i nowe
wiadomości zostaną wysłane, nowa poczta - pobrana, a wiadomości usunięte z laptopa zostaną usunięte także z serwera.
Możesz czytać pocztę HTTP i zarządzać nią w dowolnym momencie, ponieważ jest pobierana do twoich folderów. Dzięki
temu konto HTTP funkcjonuje jak typowe konto P0P3, co jest doskonałą wiadomością dla osób, które nie są na stałe
podłączone do Internetu. W podobny sposób można używać grup dyskusyjnych. Możesz pobrać nagłówki artykułów w
grupach, które subskrybujesz, a następnie - pracując w trybie offline - przejrzeć nagłówki i zaznaczyć te, które chcesz pobrać.
Kiedy znów nawiążesz połączenie z Internetem, Outlook Express pobierze zaznaczone wiadomości. Jeśli chcesz, możesz
znów przejść do trybu offline i przeczytać je bez połączenia z Internetem.
7
Rysunek 7-6. Outlook Express wyświetla drzewo folderów dla każdego konta e-mail
Korzystanie z tożsamości w Outlook Expressie
Outlook Express oferuje funkcję nazywaną tożsamościami. Przypuśćmy, że twój domowy komputer z
Windows XP jest używany przez trzy osoby. Wszyscy logują się na tym samym koncie Windows XP,
ale chcesz, żeby każda osoba miała własne foldery pocztowe w Outlook Expressie. Jak to zrobić? Dzięki
tożsamościom kilka osób może używać Outlook Expressa do pobierania wiadomości e-mail z
oddzielnymi folderami pocztowymi i książkami adresowymi. Kiedy użytkownik loguje się z określoną
tożsamością, wyświetlane są tylko foldery i kontakty tego użytkownika.
WSKAZÓWKA
Używanie wielu kont Windows XP zamiast tożsamości
Warto podkreślić, że tożsamości przydają się wtedy, gdy kilku użytkowników loguje się w Windows XP na tym samym
koncie, jak bywa w przypadku komputera domowego używanego przez kilka osób. Jeśli użytkownicy logują się na innych
kontach, Windows XP automatycznie tworzy zupełnie odrębne foldery osobiste, więc tożsamości zwykle są niepotrzebne lub
nieprzydatne. Prawdę mówiąc, korzystanie z odrębnych kont zapewnia większą prywatność, która obejmuje wszystkie
aplikacje uruchamiane przez użytkownika. Z tożsamości może również korzystać jedna osoba, np. po to, aby oddzielić pocztę
firmową od prywatnej.
Domyślnie Outlook Express tworzy tożsamość o nazwie Tożsamość główna do obsługi poczty i książki
adresowej. Tej tożsamości nie można usunąć, ale można zmienić jej nazwę, np. na własne nazwisko
(wybierz z menu polecenie PlikTożsamościZarządzaj tożsamościami, zaznacz pozycję Tożsamość
główna, kliknij przycisk Właściwości i wpisz nową nazwę w polu Wpisz nazwę). Można również
dodawać nowe tożsamości i przełączać je. Tożsamość można zabezpieczyć hasłem, lecz nie gwarantuje
to, że inni nie będą mogli przeglądać twojej poczty lub listy kontaktów.
Jeśli chcesz chronić prywatność użytkowników, upewnij się, że każda osoba zabezpieczyła hasłem swój
folder tożsamości, w którym przechowywana jest poczta. Każda tożsamość ma oddzielny podfolder o
długiej, liczbowej nazwie, domyślnie przechowywany na ścieżce C:\Documents and
Settings\nazwaużytkownika\Ustawienia lokalne\Dane aplikacji\Identities, gdzie nazwaużytkownika jest
nazwą konta Windows XP wspólnego dla wszystkich tożsamości. Możesz przejść do tego folderu za
pomocą Eksploratora Windows i przeglądać liczbowe podfoldery folderu Identities, aby uzyskać dostęp
do swoich danych. Dane są przechowywane w plikach o rozszerzeniu .dbx (zobacz rysunek 7-7), ale
można je kopiować i czytać. Chodzi o to, że zabezpieczenie tożsamości hasłem pomaga, ale jeśli
poważnie myślisz o ochronie prywatności, powinieneś ustawić hasło dostępu do folderu, a nawet zaszyfrować folder, żeby zabezpieczyć dane. Możesz również użyć oddzielnych kont Windows XP
zamiast tożsamości Outlook Expressa.
8
Rysunek 7-7. Możesz użyć Eksploratora Windows, aby wyświetlić pliki danych e-mail przechowywane w folderze tożsamości. Możesz też wybrać kartę
Konserwacja w oknie dialogowym Opcje i kliknąć przycisk Folder magazynu, aby zobaczyć ścieżkę do danych bieżącej tożsamości
UWAGA
Jeśii korzystasz z tożsamości i jesteś zainteresowany zabezpieczeniem hasfem, a nawet zaszyfrowa-niem folderu
użytkownika, folder musi być przechowywany na dysku WTFS. Więcej informacji o szyfrowaniu i zabezpieczeniach NTFS
znajdziesz w rozdziale 14 - „Współdzielenie zasobów i bezpieczeństwo NTFS".
Aby uzyskać dostęp do tożsamości, wybierz z menu polecenie Plik1^Tożsamości i kliknij opcję Dodaj
nową tożsamość albo Zarządzaj tożsamościami. Opcja Dodaj nową tożsamość służy do tworzenia
nowych tożsamości. Opcja Zarządzaj tożsamościami otwiera okno dialogowe Zarządzanie
tożsamościami pokazane na rysunku 7-8. Jeśli nie utworzyłeś żadnych tożsamości, na liście Tożsamości
będzie widnieć tylko pozycja Tożsamość główna. W tym oknie możesz również utworzyć nową
tożsamość, klikając przycisk Nowa. Pojawi się wówczas to samo okno dialogowe, co w przypadku
wybrania opcji Dodaj nową tożsamość, w którym określasz nazwę tożsamości i podajesz opcjonalne
hasło. Zwróć uwagę, że teoretycznie okno dialogowe Zarządzanie tożsamościami pozwala określić,
która tożsamość będzie otwierana jako domyślna podczas uruchamiania Outlook Expressa. Jednakże bez
względu na to, jaką tożsamość wybierzesz, Outlook Express zawsze otworzy się na tej tożsamości, na
której został zamknięty. To błędne działanie może się zmienić w przyszłych wersjach Outlook Expressa.
Rysunek 7-8. Tożsamości przydają się, gdy kilka osób używa Outlook Expressa w tym samym komputerze, ale loguje się na tym samym koncie
użytkownika Windows XP
Kiedy zechcesz przełączyć tożsamości, wybierz polecenie Płik^Przełącz tożsamość, zaznacz nową
tożsamość i w razie potrzeby podaj hasło.
9
Konfigurowanie Outlook Expressa
Po skonfigurowaniu kont i uruchomieniu Outlook Expressa możesz zmienić wiele dodatkowych
ustawień. W tym podrozdziale omówimy parametry konfiguracyjne, które łatwo przeoczyć, a które
bywają bardzo przydatne. Aby uzyskać dostęp do tych opcji, wybierz polecenie Narzędzia^ Opcje.
Pojawi się okno dialogowe Opcje z ustawieniami na dziewięciu kartach.
Karta Ogólne
Karta Ogólne okna dialogowego Opcje (zobacz rysunek 7-9) zawiera opcje wpływające na sposób
odbierania wiadomości e-mail. Najważniejsze z nich to:
 Automatycznie zaloguj do Windows Messenger. Zwróć uwagę, że ta opcja jest zaznaczona.
Jeśli nie korzystasz z Windows Messengera, usuń zaznaczenie tej opcji, aby oszczędzić czas.
 Sprawdź, czy są nowe wiadomości co. Jeśli chcesz, aby Outlook Express automatycznie
sprawdzał, czy są nowe wiadomości, zaznacz tę opcję i wpisz żądany okres. Domyślnie
wiadomości są sprawdzane co 30 minut. Możesz również zaznaczyć pole Wyślij i odbierz
wiadomości przy uruchamianiu, aby sprawdzać wiadomości natychmiast po uruchomieniu
Outlook Expressa. Wybierz również opcję z listy Jeśli mój komputer nie jest w danej chwili
podłączony, aby Outlook Express wiedział, czy ma spróbować nawiązać połączenie, kiedy
nadejdzie pora sprawdzenia poczty. Te ustawienia określają, czy Outlook Express będzie
okresowo łączył się z serwerem i pobierał pocztę. Przydaje się to w domu lub w biurze, ale bywa
irytujące, kiedy używasz laptopa, a komputer próbuje wybrać numer połączenia, mimo że nie jest
podłączony do linii telefonicznej.
Rysunek 7-9. Opcje pobierania wiadomości konfiguruje się na karcie Ogólne
10
Karta Czytanie
Karta Czytanie (zobacz rysunek 7-10) udostępnia ważne opcje czytania poczty i artykułów grup
dyskusyjnych:
Rysunek 7-10. Na karcie Czytanie określa się sposób czytania wiadomości w Outlook Expressie


Oznacz wiadomość jako przeczytaną po wyświetlaniu jej przez ... s. Wiadomości e-mail,
których nie przeczytałeś, są wyświetlane pogrubioną czcionką. Jeśli jednak korzystasz z okienka
podglądu, wiadomość zostanie oznaczona jako przeczytana, jeśli będzie wyświetlana w okienku
podglądu dłużej niż 5 sekund. Niewykluczone, że ci to odpowiada, ale jeśli otrzymujesz dużo
poczty, może wolałbyś, aby wiadomości nie były oznaczane jako przeczytane, dopóki nie
otworzysz ich w oddzielnym oknie. W takim przypadku usuń zaznaczenie z tego pola.
Czcionki. Jeśli czytanie wiadomości e-mail sprawia ci problemy, kliknij przycisk Czcionki, aby
zmienić styl lub rozmiar czcionki. Outlook Express obsługuje też kodowania, dzięki czemu może
wyświetlać tekst w różnych językach. Jeśli wiadomości są wyświetlane za pomocą
nieprawidłowego zestawu znaków, wybierz kodowanie języka z listy w oknie dialogowym
Czcionki. Aby ustawić to kodowanie jako domyślne, kliknij przycisk Ustaw jako domyślne.
11
Karta Potwierdzenia
Kiedy wysyłasz wiadomość, możesz zażądać, żeby odbiorca potwierdził jej przeczytanie. W tym celu
zaznacz pole Żądaj potwierdzenia przeczytania dla wszystkich wysyłanych wiadomości (zobacz rysunek
7-11). Ta funkcja przydaje się, kiedy wysyłasz pilne wiadomości albo chcesz upewnić się, że adresat
rzeczywiście otrzymał twoją wiadomość. Opcja potwierdzania dotyczy wszystkich wysyłanych
wiadomości. Czasem bywa to potrzebne, ale dobrze się zastanów, zanim ją włączysz, ponieważ w
rezultacie możesz otrzymywać więcej potwierdzeń, niż byś sobie życzył. Ogólnie rzecz biorąc, lepiej
żądać potwierdzenia dla każdej wiadomości z osobna.
Rysunek 7-11. Użyj karty Potwierdzenia, aby skonfigurować żądanie potwierdzeń oraz reakcję na żądania potwierdzeń
Inni użytkownicy Outlook Expressa lub Outlooka mogą w ten sam sposób zażądać potwierdzeń od
ciebie. W ramce Zwracanie potwierdzeń przeczytania możesz nakazać, aby Outlook Express wysyłał
potwierdzenia automatycznie (Zawsze wysyłaj potwierdzenie przeczytania), nigdy nie wysyłał
potwierdzeń (Nigdy nie wysyłaj potwierdzenia przeczytania) albo pytał cię po odebraniu każdego
żądania (Powiadom mnie o wszystkich żądaniach potwierdzenia przeczytania). Domyślnie Outlook
Express pyta, czy ma potwierdzić przeczytanie wiadomości, więc możesz podejmować decyzje w
zależności od sytuacji. Zwróć uwagę, że niektórzy nadawcy spamu żądają potwierdzenia przeczytania
ich wiadomości. Jeśli automatycznie odeślesz im potwierdzenie, będą wiedzieli, że trafili na prawidłowy
adres, co może cię narazić na jeszcze więcej spamu.
Jeśli używasz wiadomości podpisywanych cyfrowo, możesz również zażądać zabezpieczonych
potwierdzeń (w polskiej wersji Outlook Expressa przetłumaczonych błędnie jako potwierdzenia
zabezpieczeń). Kiedy klikniesz przycisk Potwierdzenia zabezpieczeń, zobaczysz te same opcje żądania i
reagowania na żądania potwierdzeń, co w przypadku zwykłych wiadomości na karcie Potwierdzenia.
12
Karta Wysyłanie
Karta Wysyłanie (zobacz rysunek 7-12) pozwala ustawić opcje wysyłania poczty. Domyślnie zaznaczone
są wszystkie opcje; ustawienia te odpowiadają potrzebom większości użytkowników. Możesz jednak je
przejrzeć i usunąć zaznaczenia z niektórych pól. Zwróć uwagę, że domyślnie cała poczta jest wysyłana
w formacie HTML, a wszystkie artykuły grup dyskusyjnych - jako zwykły tekst. Możesz to zmienić, ale
poczta HTML daje więcej opcji formatowania niż zwykły tekst. Użytkownicy, którzy odbierają twoje
wiadomości, będą widzieli formatowanie HTML, ale jeśli ich klient e-mail go nie obsługuje, i tak
zobaczą zwykły tekst.
Rysunek 7-12. Na karcie Wysyłanie określa się sposób wysyłania wiadomości do innych użytkowników
Karta Redagowanie
Karta Redagowanie dzieli się na trzy ramki z opcjami redagowania wiadomości. Te opcje sprawiają, że
wiadomości mają bardziej atrakcyjny wygląd, ale nie są niezbędne. Oto krótkie omówienie
poszczególnych pozycji:
 W ramce Czcionka redagowania możesz wybrać czcionkę, styl i kolor tekstu wiadomości oraz
artykułów grup dyskusyjnych. Nie wiadomo jednak, czy odbiorca rzeczywiście zobaczy te
czcionki i kolory. Jeśli jego klient e-mail obsługuje HTML (co jest bardzo prawdopodobne),
czcionki i kolory zostaną zapewne zachowane. Jeśli nie, wiadomość e-mail zostanie wyświetlona
jako zwykły tekst.
 W ramce Papeteria możesz wybrać obraz lub wzór tła używany podczas tworzenia nowych
wiadomości. Działa to jak tapeta na pulpicie Windows. Kliknij przycisk Wybierz, aby wybrać
dostępny obraz lub wzór, a jeśli chcesz utworzyć własne tło w oparciu o plik obrazu, kliknij
przycisk Utwórz nową, który uruchamia Kreator papeterii. Papeterie wyglądają ładnie, ale
wydłużają czas transmisji. Jeśli zaś twoi odbiorcy nie używają poczty HTML, papeteria trafi do
nich jako załącznik i nie zostanie wyświetlona w tle wiadomości.
 Możesz również utworzyć wizytówkę, która będzie dołączana do wysyłanych wiadomości. Sam
określasz informacje zawarte w wizytówce, a odbiorcy mogą umieszczać wizytówki w swoich
książkach adresowych. Jeśli sądzisz, że większość twoich korespondentów uzna twoją
wizytówkę za przydatną, to utwórz ją; w przeciwnym razie zignoruj tę funkcję.
Karta Podpisy
Karta Podpisy (zobacz rysunek 7-13) zawiera opcje tworzenia i formatowania podpisu dołączanego do
wiadomości. Podpis jest automatycznie wstawiany do wiadomości i zwykle zawiera informacje takie jak
nazwisko, adres e-mail, adres strony WWW i numer telefonu; niektórzy dodają także ulubiony cytat lub
slogan.
13
OSTRZEŻENIE
Pomyśl, czy rzeczywiście chcesz dzielić się informacjami zawartymi w podpisie ze wszystkimi użytkownikami, do których
wysyłasz pocztę. Innymi słowy, dobrze się zastanów, zanim umieścisz w podpisie swój telefon albo inne informacje osobiste.
Rysunek 7-13. Utwórz podpis wiadomości, używając karty Podpisy w oknie dialogowym Opcje
Aby utworzyć podpis, kliknij przycisk Nowy. Ukaże się domyślny Podpis nr 1. Możesz kliknąć przycisk
Zmień nazwę, aby nadać podpisowi bardziej przyjazną nazwę. Następnie wpisz tekst podpisu w polu
Edytuj podpis. Możesz również zaznaczyć opcję Plik, aby dołączyć podpis zapisany w pliku tekstowym
lub HTML. Tylko w ten sposób można dodać podpis, który zawiera grafikę. Kliknij przycisk
Zaawansowane, aby wybrać konta związane z podpisem.
WSKAZÓWKA
Wybiórcze używanie podpisów
Jeśli chcesz dołączać podpis tylko do niektórych wiadomości, usuń zaznaczenie z poia Dodaj podpisy do wszystkich
wychodzących wiadomości. Będziesz mógł wówczas dołączać podpis do wybranej wiadomości, pisząc wiadomość i
wybierając polecenie WstawPodpis z menu wiadomości.
14
Karta Zabezpieczenia
Karta Zabezpieczenia pozwala skonfigurować program Outlook Express tak, aby zapewniał minimalną
ochronę przed wirusami i zabezpieczał pocztę. W ramce Ochrona przed wirusami (zobacz rysunek 7-14)
możesz wybrać strefę bezpieczeństwa Internet Explorera, która ma dotyczyć odbieranej poczty, i
poprosić o powiadamianie, że wiadomość może zawierać wirus. Wybrana strefa ma konfigurację
zdefiniowaną na karcie Zabezpieczenia w oknie dialogowym Opcje Internet Explorera. Więcej
informacji o mechanizmach bezpieczeństwa Internet Explorera znajdziesz w podrozdziale „Strefy
bezpieczeństwa" rozdziału 6.
Rysunek 7-14. Karta Zabezpieczenia pozwala skonfigurować niskopoziomową ochronę przed wirusami oraz bezpieczną pocztę
Warto podkreślić, że te dodatkowe funkcje w żadnym wypadku nie zastąpią oprogramowania
antywirusowego. Opcje bezpieczeństwa zawarte na tej karcie pozwalają tylko zidentyfikować
potencjalne zagrożenia - nie skanują wiadomości i nie rozpoznają wirusów. Z tej przyczyny powinieneś
zawsze korzystać z oprogramowania antywirusowego, które skanuje nowo pobraną pocztę pod kątem
wirusów.
Więcej informacji o bezpieczeństwie poczty elektronicznej znajdziesz w podrozdziale „Zagrożenia związane z pocztą
elektroniczną" rozdziału 20.
Nowa funkcja!
Koniecznie zaznacz opcję Ostrzegaj mnie, kiedy inne aplikacje próbują wysłać pocztę w moim imieniu.
Ta opcja zabezpiecza przed wirusami, które uzyskują dostęp do książki adresowej i wysyłają
sfałszowane wiadomości do niektórych albo wszystkich wymienionych w niej osób, w ten sposób
rozprzestrzeniając się wśród innych komputerów. Dobry program antywirusowy powinien zapobiec
odebraniu lub uruchomieniu takiego wirusa. Jeśli jednak jakiś wirus przedrze się przez twoje linie
obronne, ta opcja uniemożliwi mu powielenie się w komputerach twoich znajomych.
Jeśli chcesz używać bezpiecznej poczty, musisz uzyskać certyfikat cyfrowy od firmy takiej jak Verisign
(www.verisign.com). Jeśli wybierzesz opcję Dodaj podpis cyfrowy do wszystkich wysyłanych
wiadomości, wraz z twoją pocztą będzie wysyłany certyfikat, dzięki czemu inni użytkownicy będą mieli
pewność, że wiadomość pochodzi od ciebie i nie została zmieniona po drodze. Możesz również
zaznaczyć opcję Szyfruj zawartość i załączniki wszystkich wysyłanych wiadomości, która pozwoli na
odczytanie wiadomości tylko zamierzonym odbiorcom. Żeby te funkcje działały, odbiorca musi móc
odczytać podpis i odszyfrować pocztę, co wymaga wstępnej konfiguracji. Certyfikaty cyfrowe składają
się z części prywatnej (klucza) i części publicznej. Aby używać certyfikatu, wykonaj następujące
czynności:
15
1. Wyślij część publiczną swojego certyfikatu do osób, z którymi będziesz wymieniał zaszyfrowaną
pocztę.
2. Odbiorcy muszą przesłać ci część publiczną swoich certyfikatów cyfrowych, abyś mógł
odczytywać zaszyfrowane przez nich wiadomości e-mail.
3. Publiczna część twojego certyfikatu cyfrowego musi zostać dodana do książek adresowych
odbiorców i związana z twoimi informacjami kontaktowymi. Kiedy odbierzesz wiadomości z
kluczami publicznymi, musisz dodać je do swojej książki adresowej i związać z odpowiednimi
informacjami kontaktowymi. W oknie dialogowym właściwości kontaktu znajdziesz kartę
Identyfikatory cyfrowe, która pozwala dodać odebrane certyfikaty.
4. Pamiętaj, że obaj korespondenci muszą najpierw przesłać do siebie klucze publiczne w
niezaszyfrowanej wiadomości.
5. Kiedy klucze publiczne zostaną dodane do książek adresowych, uaktywnij jedną lub obie opcje
w ramce Bezpieczna poczta na karcie Zabezpieczenia okna dialogowego Opcje, aby zacząć
wysyłać zabezpieczone wiadomości.
6. Kiedy odbierzesz zaszyfrowaną wiadomość od określonego nadawcy, certyfikat tego nadawcy
jest pobierany z książki adresowej i używany do automatycznego odszyfrowania wiadomości.
WSKAZÓWKA
Wybiórcze podpisywanie lub szyfrowanie poczty
Prawdopodobnie nie musisz podpisywać cyfrowo ani szyfrować wiadomości wysyłanych do wszystkich korespondentów, a
opcje na karcie Zabezpieczenia dotyczą wszystkich wiadomości wychodzących. Możesz jednak podpisywać i/iub szyfrować
tylko wybrane wiadomości, klikając przycisk Podpisz i/lub Szyfruj na pasku narzędzi wiadomości.
Karta Połączenie
Karta Połączenie służy do konfigurowania obsługi połączeń telefonicznych i daje dostęp do opcji
połączenia Internet Explorera (współdzielonych z Outlook Expressem). Godna uwagi jest opcja Rozłącz
po wysłaniu i odebraniu w ramce Połączenia telefoniczne. Jeśli używasz połączenia telefonicznego, a
twoje konto e-mail jest skonfigurowane do automatycznego sprawdzania, czy są nowe wiadomości,
możesz zaznaczyć tę opcję, żeby połączenie było przerywane po sprawdzeniu poczty. Oczywiście, jeśli
pracujesz online, takie ustawienie może się okazać irytujące, ponieważ będzie przerywać połączenie po
każdym wysłaniu i odebraniu poczty.
Karta Konserwacja
Karta Konserwacja (zobacz rysunek 7-15) udostępnia kilka ważnych opcji zarządzania Outlook
Expressem. Można tu określić, czy Outlook Express ma usuwać wiadomości z folderu Elementy
usunięte podczas zamykania programu, czy ma usuwać wiadomości z serwera IMAP i czy ma
kompaktować pliki wiadomości, żeby oszczędzić miejsce na dysku. Na tej karcie konfiguruje się
również domyślną metodę obsługi artykułów grup dyskusyjnych. Ustawienia domyślne zwykle działają
najlepiej, ale możesz przejrzeć te opcje i sprawdzić, czy którejś nie należałoby zmienić. Możesz również
oczyścić wiadomości, aby odzyskać miejsce na dysku i zmienić położenie folderu magazynu (w którym
przechowywane są twoje wiadomości i artykuły grup dyskusyjnych), aby łatwiej było go znaleźć i
sporządzić jego kopię. Jeśli klikniesz przycisk Folder magazynu, zobaczysz, gdzie umieszczone są twoje
pliki - głęboko w folderze Documents and Settings.
16
Rysunek 7-15. Na karcie Konserwacja można określić, jak Outlook Express ma obsługiwać pobraną pocztę i artykuły grup dyskusyjnych
Zarządzanie pocztą elektroniczną
Outlook Express udostępnia różne opcje wysyłania i odbierania poczty e-mail. Choć obsługa grup
dyskusyjnych jest ważną funkcją Outlook Expressa, prawdopodobnie będziesz używał go głównie do
obsługi poczty, więc w tym podrozdziale skupimy się na opcjach dotyczących zarządzania pocztą.
Wysyłanie poczty
Kiedy klikniesz przycisk Utwórz pocztę w Outlook Expressie, ukaże się okno Nowa wiadomość (zobacz
rysunek 7-16).
Rysunek 7-16. Outlook Express wyświetla okno Nowa wiadomość, w którym piszesz i formatujesz wiadomość pocztową
Kiedy tworzysz nową wiadomość pocztową w Outlook Expressie, masz do dyspozycji kilka opcji, które
pozwalają dostosować wiadomość do własnych potrzeb. Prawdopodobnie wiele z nich jest ci znanych,
ale opisujemy je poniżej w celu przypomnienia. Jeśli na tej liście odkryjesz funkcję, której nigdy nie
używałeś, możesz poeksperymentować z nią na własnym komputerze:
 Możesz użyć pola „ukryte do wiadomości" (UDW), aby wysłać kopię wiadomości do adresatów,
których nazwiska mają być niewidoczne dla osób wymienionych w polach Do i DW. Pole UDW
może nie być wyświetlane w oknie Nowa wiadomość. Jeśli go nie widzisz, wybierz z menu
polecenie WidokPokaż wszystkie nagłówki. Kiedy chcesz dowiedzieć się więcej o odebranej
17






wiadomości, możesz zaznaczyć ją w swojej skrzynce odbiorczej i wybrać polecenie
PlikWłaściwości, ale pole UDW pozostanie ukryte, nawet jeśli klikniesz przycisk Źródło
wiadomości na karcie Szczegóły.
Możesz określić priorytet wiadomości - wysoki, normalny lub niski - używając przycisku
Priorytet na pasku narzędzi albo wybierając z menu polecenie Wiadomość'Priorytet. Ta
funkcja przydaje się, jeśli chcesz poprosić kogoś o szybką odpowiedź, ale żeby działała, odbiorca
musi używać Outlooka albo Outlook Expressa.
Jeśli nie skonfigurowałeś papeterii dodawanej do wszystkich wiadomości, możesz dodawać
papeterię do pojedynczych wiadomości, wybierając z menu polecenie WiadomośćNowa
wiadomość używając, a następnie klikając papeterię, której chcesz użyć.
Jeśli chcesz zażądać potwierdzenia przeczytania wiadomości, wybierz z menu polecenie
Narzędzia1Żądaj potwierdzenia przeczytania. Menu Narzędzia pozwala także podpisać lub
zaszyfrować wiadomość; można to również zrobić, klikając odpowiedni przycisk na pasku
narzędzi.
Jeśli nie chcesz używać papeterii, ale chciałbyś skorzystać z innego elementu HTML, takiego jak
rysunek albo kolor tła, wybierz polecenie FormatTło i kliknij wybrany element.
Jeśli musisz wysłać wiadomość w innym języku, używając innego kodowania, wybierz polecenie
FormatKodowanie i kliknij jedno z kodowań albo pozycję Więcej, aby wyświetlić wszystkie
opcje.
Za pomocą menu Wstaw możesz wstawiać do wiadomości pliki, wizytówki, podpisy, obrazy i
hiperłącza. Niektóre z tych funkcji są również dostępne na przyciskach paska narzędzi.
WSKAZÓWKA
Wstawianie hiperłączy
Choć „oficjalnie" łącza wstawia się za pomocą polecenia WstawHiperłącze, to jeśli piszesz wiadomość w formacie HTML, zwykle
wystarczy wpisać adres URL, a Outlook Express automatycznie sformatuje go jako hiperłącze.






Możesz dostosować do swoich potrzeb pasek narzędzi okna Nowa wiadomość. Wybierz z menu
polecenie WidokPaski narzędziDostosuj, aby określić rozmiar i etykiety przycisków oraz
dodać, usunąć lub przestawić przyciski na pasku narzędzi.
Jeśli piszesz wiadomość i przed jej wysłaniem musisz przerwać pracę, wybierz polecenie
PlikZapisz, aby zapisać wiadomość w folderze Kopie robocze. Później będziesz mógł
ponownie otworzyć ją z tego folderu, dokończyć i wysłać. Niewysłane wiadomości można
przechowywać w folderze Kopie robocze przez dowolnie długi czas.
Możesz również użyć menu Plik, aby zapisać wiadomość w innym folderze, albo skorzystać z
opcji Zapisz jako, aby zapisać wiadomość w oddzielnym pliku w jednym z kilku formatów:
poczta Outlook Expressa (.eml), tekst, tekst Unicode albo HTML.
Kiedy piszesz nową wiadomość w formacie HTML, nad polem tekstu wiadomości widoczny jest
pasek formatowania. Użyj opcji na tym pasku, aby dodać do swojej wiadomości różne czcionki i
style. Jeśli piszesz wiadomość zwykłym tekstem, ten pasek jest ukryty.
Jeśli piszesz wiadomość do osoby, której dane znajdują się w książce adresowej, w polach Do,
DW i UDW wystarczy wpisać jej nazwisko. Outlook Express znajdzie adres e-mail
odpowiadający temu nazwisku. Każde nazwisko odwzorowane na adres zostaje podkreślone;
jeśli chcesz wymusić odwzorowanie nazwiska, wpisz przynajmniej kilka liter nazwiska, a
następnie kliknij przycisk Sprawdź na pasku narzędzi.
Jeśli wysyłasz pocztę do wielu odbiorców, oddziel przecinkiem ich adresy w polach Do, DW i
UDW.
Foldery pocztowe
Interfejs Outlook Expressa udostępnia listę folderów w lewym okienku, listę wiadomości w górnym
prawym okienku, a pod spodem okienko podglądu, w którym pojawia się tekst zaznaczonej wiadomości.
Domyślnie Outlook Express przechowuje wiadomości w lokalnych folderach twojego konta.
Podstawowe foldery to Skrzynka odbiorcza, Skrzynka nadawcza, Elementy wysłane, Elementy usunięte
i Kopie robocze. Choć ich przeznaczenie jest oczywiste, warto pamiętać o kilku kwestiach:
18




Cała odebrana poczta trafia do Skrzynki odbiorczej, chyba że skonfigurowałeś regułę, która
przenosi wiadomości w inne miejsce. Więcej informacji o sortowaniu poczty za pomocą reguł
znajdziesz w dalszym podrozdziale tego rozdziału „Tworzenie reguł wiadomości".
Cała wysyłana poczta trafia do Skrzynki nadawczej. Poczta jest przechowywana w tym folderze,
dopóki nie nawiążesz połączenia; wówczas domyślnie jest wysyłana automatycznie. Po wysłaniu
jest usuwana ze Skrzynki nadawczej i przenoszona do Elementów wysłanych. Jeśli nie chcesz,
żeby poczta była wysyłana automatycznie, otwórz okno dialogowe Opcje i na karcie Wysyłanie
usuń zaznaczenie z pola Wyślij wiadomości bezzwłocznie. Poczta będzie wówczas
przechowywana w Skrzynce nadawczej, dopóki nie klikniesz przycisku Wyślij/Odbierz.
Wszystkie wysłane wiadomości są domyślnie przechowywane w folderze Elementy wysłane,
abyś później mógł do nich zajrzeć. Możesz jednak otworzyć ten folder i usunąć niepotrzebne
wiadomości. Jeśli nie chcesz zapisywać kopii wysyłanych wiadomości, otwórz okno dialogowe
Opcje i na karcie Wysyłanie usuń zaznaczenie z pola Zapisz kopie wysłanych wiadomości w
folderze „Elementy wysłane".
Usunięte wiadomości są przechowywane w folderze Elementy usunięte. Jeśli chcesz odzyskać
wiadomość z tego folderu, otwórz go i przeciągnij wiadomość do innego folderu. Jeśli chcesz
trwale usuwać wszystkie wiadomości w folderze Elementy usunięte podczas zamykania Outlook
Expressa, wybierz z menu polecenie NarzędziaOpcje, przejdź na kartę Konserwacja i zaznacz
opcję Przy zakończeniu opróżnij folder „Elementy usunięte". Możesz również otworzyć folder
Elementy usunięte i ręcznie usunąć poszczególne elementy albo kliknąć folder prawym
przyciskiem myszy i wybrać polecenie Opróżnij folder „Elementy usunięte" z podręcznego
menu. Pamiętaj, że elementu usuniętego z folderu Elementy usunięte nie da się już odzyskać.
WSKAZÓWKA
Ostrożnie z usuwaniem wiadomości
Nie usuwaj elementów z folderów Elementy wysłane i Elementy usunięte, jeśli nie jest to konieczne. Stanowią one znakomite
źródło informacji i pozwalają w przyszłości przypomnieć sobie treść wysłanej lub usuniętej wiadomości. Jeśli jednak
otrzymujesz dużo spamu, możesz utworzyć inny folder na wiadomości usunięte, aby łatwiej oddzielić spam od właściwej
poczty. Możesz również utworzyć regułę, która wysyła spam do innego utworzonego folderu. Więcej informacji znajdziesz w
podrozdziale „Tworzenie reguł wiadomości" dalej w tym rozdziale.
DLA EKSPERTÓW
Funkcja kompaktowania
Z czasem wiadomości pocztowe mogą zająć dużo miejsca na dysku, zwłaszcza jeśli prowadzisz intensywną korespondencję.
Wielu użytkowników przechowuje wiadomości w folderach Elementy wysłane i Elementy usunięte, aby w przyszłości móc
przypomnieć sobie ich treść. Jednakże od czasu do czasu powinieneś skorzystać z funkcji kompaktowania wiadomości, aby
odzyskać utracone miejsce w folderach wiadomości. Aby skompaktować folder wiadomości, zaznacz go na liście folderów i
wybierz z menu polecenie PlikFolderKompaktuj; aby skompaktować wszystkie foldery, wybierz polecenie Kompaktuj
wszystkie foldery. Na karcie Konserwacja okna dialogowego Opcje znajdziesz również różne opcje kompaktowania
wiadomości w tle oraz przycisk Oczyść teraz.
Oprócz domyślnych folderów pocztowych możesz tworzyć własne. Jeśli klikniesz pozyqę Foldery
lokalne na liście folderów w lewym okienku, będziesz mógł wybrać polecenie Nowy folder, aby
utworzyć nowy folder. Możesz również utworzyć podfoldery w folderach Skrzynka odbiorcza, Skrzynka
nadawcza, Elementy wysłane i Kopie robocze. Będziesz mógł wówczas przeciągać wiadomości ze
Skrzynki odbiorczej do żądanego folderu albo utworzyć regułę, która wyśle je tam automatycznie.
Zarządzanie załącznikami
Załącznik to plik wysyłany wraz z wiadomością - rysunek, wizytówka, plik, program itp. Załączniki email są bardzo popularne i znakomicie nadają się do przenoszenia informacji z jednego miejsca w
drugie.
Ogólnie rzecz biorąc, wysyłanie załączników jest bardzo proste. Kiedy piszesz wiadomość, kliknij
przycisk Dołącz (z ikoną spinacza) na pasku narzędzi albo wybierz z menu polecenie Wstaw^Plik
załącznika. Możesz także przeciągać i upuszczać pliki na wiadomość e-mail. Dołączone pliki pojawiają
się w polu Dołącz pisanej wiadomości (pole Dołącz ukazuje się pod polem Temat po wstawieniu
19
załącznika). Załączniki są wysyłane wraz z wiadomością; jeśli jednak zmienisz zdanie przed wysłaniem
poczty, kliknij plik w polu Dołącz prawym przyciskiem myszy i wybierz polecenie Usuń.
Nowa funkcja!
WSKAZÓWKA
Dostosowywanie rozmiarów załączników do możliwości odbiorców
Pliki zajmują pasmo sieciowe, a ich przesyłanie może zająć trochę czasu, w zależności od rozmiaru pliku i prędkości
połączenia. Jeśli masz więc szybkie połączenie intemetowe, takie jak DSL, pamiętaj, że użytkownicy telefoniczni mogą mieć
problemy z odebraniem twoich dużych załączników. Możesz użyć nowej funkcji Windows XP - Folderów skompresowanych
- aby utworzyć folder ze skompresowanymi plikami (w rzeczywistości plik w formacie ZIP) przed ich wysłaniem. Aby
dowiedzieć się, jak to zrobić, otwórz Pomoc i obsługę techniczną z menu Start i wyszukaj temat Tworzenie folderu
skompresowanego.
Kiedy odbierzesz wiadomość z załącznikiem, możesz kliknąć dwukrotnie załącznik, żeby go otworzyć,
albo przeciągnąć załącznik do lokalnego folderu do późniejszego użytku. Załączniki e-mail to jednak
jedna z podstawowych dróg rozprzestrzeniania się wirusów komputerowych, więc stosuj się do
poniższych wskazówek:
 Nie otwieraj żadnego pliku, którego nie przeskanowałeś aktualnym programem antywirusowym.
Większość programów antywirusowych ma opcję skanowania poczty, która pozwala sprawdzać
pobierane załączniki. Użyj tej funkcji, jeśli jest dostępna. Wiele programów sprawdza również
otwierane pliki i nie pozwala tego zrobić, jeśli w pliku zostanie wykryty wirus.
 Wirusy komputerowe rozprzestrzeniają się w plikach wykonywalnych, które zwykle mają
rozszerzenie .exe. Nie ufaj odebranym plikom .exe. Możesz wybrać kartę Zabezpieczenia w
oknie dialogowym Opcje i zaznaczyć opcję Nie zezwalaj na zapisywanie lub otwieranie
załączników, które mogą potencjalnie zawierać wirusy. Nie zawsze się to sprawdza, zwłaszcza
jeśli otrzymujesz pliki wykonywalne, które są potrzebne i pożądane. Trzeba po prostu zachować
czujność i zdrowy rozsądek. Jeśli odbierzesz załącznik od osoby, której nie znasz, usuń go. Jeśli
otrzymasz załącznik od znajomego, uruchom program antywirusowy i postępuj ostrożnie.
Więcej informacji o bezpieczeństwie poczty elektronicznej znajdziesz w podrozdziale „Zagrożenia związane z pocztą
elektroniczną" rozdziału 20.
Zarządzanie odebranymi wiadomościami
Odebranymi wiadomościami możesz zarządzać na kilka różnych sposobów, w zależności od potrzeb.
Cała odebrana poczta trafia do Skrzynki odbiorczej i zwykle jest uporządkowana według daty i czasu
przybycia. Zarówno wiadomości przeczytane, jak i nieprzeczytane są przechowywane w Skrzynce
odbiorczej, dopóki nie przeniesiesz ich do innego folderu lub nie usuniesz.
Masz jednak do dyspozycji kilka dodatkowych opcji przeglądania wiadomości. Jeśli otworzysz menu
Widok w Outlook Expressie i wskażesz pozycję Widok bieżący, zobaczysz opcje Pokaż wszystkie
wiadomości, Ukryj przeczytane wiadomości oraz Ukryj przeczytane lub ignorowane wiadomości.
Możesz zmodyfikować istniejący widok, klikając opcję Dostosuj widok bieżący, albo zdefiniować
własny widok poleceniem Definiuj widoki. W oknie dialogowym Definiowanie widoków (zobacz
rysunek 7-17) zaznaczony jest aktualnie wybrany widok.
Aby utworzyć nowy widok, kliknij przycisk Nowy. W oknie dialogowym Nowy widok wybierz warunek
widoku, określ żądaną operację, a następnie nadaj widokowi nazwę. W przykładzie z rysunku 7-18 za
chwilę zostanie utworzony widok, który będzie ukrywał wiadomości, kiedy wiersz tematu będzie
zawierał pewne słowa. Jeśli przewiniesz listę warunków, znajdziesz kilka różnych warunków, za
pomocą których możesz dostosować widok do własnych potrzeb. Jeden widok może używać kilku
warunków połączonych operatorami logicznymi oraz i lub.
20
Rysunek 7-17. Użyj polecenia Definiuj widoki, aby utworzyć nowy widok
Rysunek 7-18. Użyj okna dialogowego Nowy widok, aby utworzyć niestandardowy widok
Oprócz tworzenia lub modyfikowania widoków możesz również sortować wiadomości za pomocą
polecenia Sortuj według w menu Widok. Domyślnie wiadomości są sortowane według daty w porządku
rosnącym (najnowsze wiadomości pojawiają się na dole listy). Możesz posortować wiadomości w inny
sposób - według tematu, flag, załączników itd.
Możesz również flagować, monitorować lub ignorować wiadomości. Polecenie WidokKolumny
wyświetla okno dialogowe Kolumny (zobacz rysunek 7-19), które pozwala wybrać kolumny
wyświetlane na liście wiadomości, takie jak Priorytet, Oflaguj, Temat, Monitoruj/Ignoruj itp. Lista różni
się nieznacznie w zależności od typu konta, np. konta Hotmail nie zawierają kolumn Oflaguj i Priorytet.
Upewnij się, że zaznaczone są wszystkie kolumny, które chcesz oglądać. Możesz również użyć
przycisków Przenieś w górę i Przenieś w dół, aby skonfigurować kolejność kolumn.
Rysunek 7-19. Wybierz kolumny, które mają być wyświetlane
21
Opcje Monitoruj/Ignoruj i Oflaguj pozwalają wyróżniać lub ignorować pewne wiadomości. Jeśli
oflagujesz wiadomość, pojawi się przy niej mała flaga, aby przypominać ci, że wiadomość jest ważna.
Jeśli wybierzesz monitorowanie wiadomości, zostanie ona wyświetlona na czerwono, a w kolumnie
Monitoruj/Ignoruj pojawi się ikona okularów. Ignorowane wiadomości są wyświetlane na szaro, a w
kolumnie Monitoruj/Ignoruj pojawi się ikona zakazu. Sposób użycia tych funkqi zależy wyłącznie od
twoich potrzeb - mają one ułatwić ci porządkowanie wiadomości, abyś mógł łatwo nimi zarządzać i
efektywnie na nie odpowiadać.
Tworzenie reguł wiadomości
Reguły wiadomości pozwalają przetwarzać wiadomości e-mail i artykuły grup dyskusyjnych według
kryteriów takich jak nadawca, temat lub data. Możesz użyć reguł, aby przenosić bezpośrednio do
wskazanego folderu wiadomości od określonej osoby albo zawierające w temacie pewne słowa
kluczowe. Reguły mogą też automatycznie umieszczać pocztę w folderze Elementy usunięte, co
przydaje się w przypadku spaniu oraz osób, z którymi nie chcesz mieć do czynienia. Można otworzyć
oddzielne zestawy reguł dla wiadomości POP oraz grup dyskusyjnych, ale najprawdopodobniej będziesz
używał reguł właśnie do przetwarzania poczty. Aby utworzyć prostą regułę poczty, wykonaj następujące
czynności:
1. W Outlook Expressie wybierz z menu polecenie NarzędziaReguły wiadomościPoczta.
Kiedy po raz pierwszy wybierzesz polecenie Poczta, ukaże się okno dialogowe Nowa reguła
poczty. Po dodaniu jednej lub kilku reguł będzie pojawiać się okno dialogowe Reguły
wiadomości (zobacz rysunek 7-20).
Rysunek 7-20. istniejące reguły są wyświetlane na karcie Reguły poczty w oknie dialogowym Reguły wiadomości
2. Jeśli ukazało się okno Nowa reguła poczty, przejdź do etapu 3. Jeśli ukazało się okno dialogowe
Reguły wiadomości, istniejące reguły są wyświetlane na kartach Reguły poczty i Reguły grup
dyskusyjnych. Wybierz kartę Reguły poczty i kliknij przycisk Nowa.
3. Utwórz nową regułę w oknie dialogowym Nowa reguła poczty (zobacz rysunek 7-21). Skorzystaj
z kolejno ponumerowanych ramek okna dialogowego, aby najpierw wybrać warunek, który musi
spełniać wiadomość, żeby reguła jej dotyczyła, następnie wybrać operację, którą należy
przeprowadzić na wiadomości, potem dodać szczegółowe informacje o wybranej operacji (takie
jak nazwisko, słowa w temacie albo folder), a wreszcie podać opisową nazwę reguły. Reguła z
rysunku 7-21 stwierdza, że wiadomość z określonymi wyrazami w temacie ma być przenoszona
do określonego folderu. Aby dokończyć tę regułę, w ramce Opis reguły kliknij łącze folderu i
określ folder, do którego ma być przenoszona wiadomość. Wpisz nazwę reguły i kliknij przycisk
OK. Kiedy odbierzesz pocztę, która spełnia te warunki, zostanie ona automatycznie przeniesiona
do wyznaczonego folderu. Kliknij OK, kiedy skończysz, i powtórz tę procedurę w celu
utworzenia dodatkowych reguł.
22
Rysunek 7-21. Utwórz regułę, podając warunki, akcje i opis
Istnieje znacznie więcej warunków i akcji niż tylko przenoszenie określonych wiadomości do
wskazanego folderu. Możesz na przykład:
 Oznaczać określone wiadomości jako przeczytane, monitorowane lub ignorowane
 Flagować określone wiadomości
 Automatycznie przesyłać określone wiadomości do wskazanych użytkowników
 Automatycznie odpowiadać na określone wiadomości utworzoną zawczasu, standardową
wiadomością e-mail
 Wyróżniać niektóre wiadomości i automatycznie usuwać inne
Jeśli przewiniesz listę Akcje, znajdziesz wiele różnych operacji, które możesz wykonać na poczcie.
Zapoznaj się z dostępnymi warunkami i akcjami, abyś mógł tworzyć reguły odpowiadające twoim
potrzebom.
Oprócz tworzenia nowej reguły w oknie dialogowym Nowa reguła poczty możesz tworzyć reguły na
podstawie otrzymanych wiadomości. Przypuśćmy, że chcesz automatycznie usuwać wiadomości od
określonego nadawcy albo z określonymi wyrazami w temacie. Zamiast tworzyć regułę ręcznie, możesz
po prostu zaznaczyć lub otworzyć wiadomość i wybrać z menu polecenie Wiadomość^ Utwórz regułę z
wiadomości. Ukaże się okno dialogowe Nowa reguła poczty ze wstępnie zdefiniowanym warunkiem
wybierania innych wiadomości z takim samym wierszem Od. Możesz zamiast tego wybrać wiersz
tematu albo dowolny inny warunek, w zależności od tego, co reguła ma robić.
Pamiętaj, że reguły można w dowolnym momencie modyfikować, włączać i wyłączać albo usuwać.
Pamiętaj też, że jeśli zdefiniujesz kilka reguł, poczta będzie filtrowana przez kolejne reguły na liście - od
góry w dół - więc warto użyć przycisków Przenieś w górę i Przenieś w dół i uporządkować reguły tak,
aby działały najbardziej wydajnie. Jak sama poczta elektroniczna, reguły wiadomości nieustannie
zmieniają się i ewoluują, więc od czasu do czasu będziesz musiał poświęcić im nieco uwagi, żeby
efektywnie zarządzać pocztą i artykułami grup dyskusyjnych.
Zarządzanie spamem
Spam, czyli śmieciowa poczta, to problem, który w większym lub mniejszym stopniu dotyczy
wszystkich użytkowników poczty elektronicznej. Możesz użyć reguł Outlook Expressa, aby
automatycznie wysyłać spam do folderu Elementy usunięte. Reguły nie są jednak w pełni niezawodne.
Musisz podać słowa kluczowe, za pomocą których reguła będzie identyfikowała wiadomość jako spam, i
postarać się, żeby te słowa kluczowe nie usuwały poczty, która jest ci potrzebna. Aby użyć reguł poczty
Outlook Expressa do zarządzania spamem, postępuj według następujących wskazówek:
1. Utwórz regułę, która definiuje pocztę przeznaczoną do usunięcia - podaj np. słowa kluczowe
związane z pornografią i inne kryteria, które będą przenosić pocztę do folderu Elementy
usunięte. Możesz od czasu do czasu przejrzeć ten folder i sprawdzić, czy nie trafiła do niego
dobra poczta, a następnie usunąć wszystkie wiadomości.
23
2. Utwórz drugą regułę z mniej oczywistymi słowami kluczowymi, takimi jak wyprzedaż, okazja,
tylko teraz itp. Wysyłaj wiadomości pasujące do tych kryteriów do folderu o nazwie np. Spam.
Co kilka dni przeglądaj ten folder upewniając się, że nie trafiło do niego nic potrzebnego, a
następnie usuwaj wszystkie wiadomości.
3. Pozostała poczta będzie trafiać do Skrzynki odbiorczej. Jeśli jednak znajdziesz w niej
wiadomość, która okaże się spamem, użyj opisanej przed chwilą opcji Utwórz regułę z
wiadomości, aby dokładniej określić, co powinno trafiać do kosza. Oczywiście, reguły nie
zatrzymują całego spamu, ale są bardzo pomocne.
Oprócz zarządzania spamem za pomocą reguł możesz skorzystać z listy zablokowanych nadawców.
Lista zablokowanych nadawców zawiera konkretne adresy e-mail. Kiedy odbierzesz pocztę od osoby
wymienionej na tej liście, wiadomość jest wysyłana bezpośrednio do folderu Elementy usunięte. Aby
zablokować nadawcę, zaznacz lub otwórz odpowiednią wiadomość i wybierz z menu polecenie
Wiadomość1^ Zablokuj nadawcę. Ukaże się komunikat o dodaniu nadawcy do listy. Jeśli zechcesz
przejrzeć lub zmodyfikować listę, wybierz z menu polecenie Narzędzia1^ Reguły wiadomości1^Lista
zablokowanych nadawców. Możesz usunąć użytkownika z listy zablokowanych nadawców, klikając
przycisk Usuń, albo tymczasowo włączyć lub wyłączyć blokowanie, zaznaczając lub usuwając
zaznaczenie z pól wyboru Poczta i/lub Grupy dyskusyjne obok adresu użytkownika. Jeśli znasz adres
nadawcy, którego chcesz zablokować, nie musisz czekać, aż odbierzesz od niego wiadomość. Kliknij
przycisk Dodaj i ręcznie wpisz adres użytkownika, aby dodać go do listy zablokowanych nadawców.
Importowanie i eksportowanie wiadomości
Możesz łatwo eksportować i importować wiadomości do Outlook Expressa. Ta funkcja pozwala
przenosić pocztę między komputerami. Kiedy importujesz pocztę, możesz wybrać jeden z dziesięciu
programów źródłowych. Kiedy eksportujesz pocztę, możesz wybrać format Microsoft Outlook lub
Microsoft Exchange. Przypuśćmy, że dotychczas do obsługi poczty używałeś Netscape Communicatora,
a teraz chcesz korzystać z Outlook Expressa. Wybierz z menu Outlook Expressa polecenie PlikO
Importuje Wiadomości i zaznacz pozycję Netscape Communicator (zobacz rysunek 7-22). W razie
potrzeby wskaż miejsce, w którym przechowywana jest poczta Communicatora, i zakończ kreatora, aby
zaimportować pocztę.
Rysunek 7-22. Możesz bezpośrednio importować wiadomości z tych programów
Wyszukiwanie wiadomości
Outlook Express jest wyposażony w szybką i wygodną funkcję wyszukiwania, dzięki której możesz
znaleźć wiadomości lub osoby. Jeśli wybierzesz polecenie Edycja1^ Znajdź (albo klikniesz strzałkę
obok przycisku Znajdź na pasku narzędzi), zobaczysz opcje wyszukiwania wiadomości, wyszukiwania
wiadomości w bieżącym folderze oraz wyszukiwania osób. Jeśli klikniesz opcję Wiadomość, ukaże się
okno dialogowe pokazane na rysunku 7-23. Możesz wyszukiwać wiadomości według tekstu
wpisywanego w polach Od, Do, Temat i Wiadomość. Jeśli znasz przybliżoną datę odebrania poczty,
możesz posłużyć się opcjami Odebrana przed i Odebrana po, które pomagają zawęzić wyszukiwanie.
Możesz również ograniczyć wyszukiwanie do konkretnych folderów (kliknij przycisk Przeglądaj, aby
24
wybrać foldery) oraz do wiadomości oflagowanych i/lub z załącznikami. Jeśli wybierzesz wiele
kryteriów, zostaną znalezione tylko te wiadomości, które pasują do wszystkich kryteriów. Jeśli nie
znajdziesz wiadomości, choć jesteś pewien, że znajduje się ona w którymś z folderów, spróbuj
przeprowadzić bardziej ogólne wyszukiwanie.
Rysunek 7-23. Użyj okna dialogowego Znajdowanie wiadomości, aby wyszukać wiadomości spełniające określone
Jeśli chcesz wyszukać adresy e-mail lub inne informacje w Internecie (albo w katalogu Active Oirsctory twojej domeny),
zajrzyj do podrozdziału „Konfigurowanie konta usługi katalogowej" w tym rozdziale.
Modyfikowanie wyglądu Outlook Expressa
Outlook Express daje znaczną kontrolę nad swoim wyglądem. Domyślnie foldery są wyświetlane na
liście w lewym okienku, zawartość zaznaczonego folderu jest wyświetlana na liście wiadomości, a treść
zaznaczonej wiadomości - w okienku podglądu. Zwykle jest to najłatwiejszy sposób korzystania z
Outlook Expressa, ale jeśli chcesz poeksperymentować z innymi widokami, wybierz z menu polecenie
Widok^Układ. Rysunek 7-24 pokazuje, jak wybrać wyświetlane elementy. Po-zmieniaj ustawienia i
sprawdź, która konfiguracja najbardziej ci odpowiada.
Rysunek 7-24. Skonfiguruj wygiąd Outlook Expressa za pomocą okna dialogowego Właściwości: Układ okna
Książka adresowa
Książka adresowa Windows to aplikacja współpracująca z Outlook Expressem i innymi programami
Windows używającymi danych kontaktowych. W książce adresowej możesz przechowywać różne
informacje kontaktowe, a nawet otwierać ją bezpośrednio z Outlook Expressa, klikając przycisk Adresy
na pasku narzędzi. Możesz również otworzyć książkę adresową, wybierając z menu Start polecenie
Wszystkie programyAkcesoriaKsiążka adresowa lub wpisując wab w oknie wiersza poleceń.
Książka adresowa Windows ma prosty interfejs pokazany na rysunku 7-25. Informacje kontaktowe
możesz przechowywać w folderze Udostępnione kontakty albo w folderze tożsamości swojego konta.
25
Aby utworzyć nowy kontakt albo grupę (lub też nowy folder na kontakty i grupy), kliknij przycisk Nowy
i wybierz opcję Nowy kontakt, Nowa grupa albo Nowy folder.
WSKAZÓWKA
Grupowanie kontaktów
Jeśli masz dużo kontaktów, możesz użyć polecenia Nowy folder, aby pogrupować je w folderach podrzędnych. Ułatwi to
przeglądanie kontaktów. Poza tym grupowanie kontaktów pozwala łatwo wysyłać wiadomości do wielu osób jednocześnie.
Niektórzy dostawcy usług internetowych ograniczają liczbę użytkowników, do których można jednocześnie wysłać tę samą
wiadomość. O szczegóły zapytaj swojego dostawcę.
Rysunek 7-25. Książka adresowa Windows to centralna przechowalnia informacji kontaktowych
WSKAZÓWKA
Łatwe dodawanie nadawców do książki adresowej
Możesz łatwo dodać do książki adresowej osobę, od której otrzymałeś wiadomość. Kliknij wiadomość na liście prawym
przyciskiem myszy i wybierz polecenie Dodaj nadawcę do książki adresowej. Możesz również otworzyć okno dialogowe
Opcje na karcie Wysyłanie i zaznaczyć opcję Automatycznie umieść osoby, którym odpowiadam, w mojej Książce
adresowej. Ta opcja zakłada, że skoro raz odpowiadasz na czyjąś wiadomość, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że w
przyszłości również będziesz chciał mieć pod ręką adres tej osoby.
Przekonasz się, że korzystanie z książki adresowej jest łatwe i intuicyjne. Warto tu zaznaczyć, że
tożsamości są nie tyle środkiem bezpieczeństwa, co funkcją organizacyjną. Każdy użytkownik może
zobaczyć wszystkie twoje kontakty, wpisując wab /a w wierszu polecenia (trzeba dołączyć pełną ścieżkę
do programu wab.exe albo najpierw przejść do katalogu z tym programem, domyślnie C:\Program
Files\Outlook Express), więc jeśli chcesz mieć gwarancję, że twoje kontakty pozostaną prywatne, nie
używaj tożsamości. Każdy użytkownik powinien logować się na własnym koncie - wówczas Windows
XP utworzy i będzie prowadzić całkowicie niezależne pliki książki adresowej dla poszczególnych
użytkowników.
Podobnie jak wiadomości, możesz również importować i eksportować książkę adresową. Jeśli chcesz
zaimportować książkę adresową utworzoną w innym programie, wybierz polecenie
PlikImportujInna książka adresowa. Narzędzie do importu książki adresowej poprosi o wskazanie
rodzaju książki, którą chcesz zaimportować (zobacz rysunek 7-26). Kiedy eksportujesz książkę
adresową Windows, wybierając polecenie PlikEksportujKsiążka adresowa, jest ona zapisywana
jako plik książki adresowej Windows z rozszerzeniem .wab, który możesz zaimportować do innych
programów książki adresowej. Jeśli chcesz wyeksportować książkę adresową jako plik tekstowy (pola
oddzielone przecinkami) albo osobistą książkę adresową Microsoft Exchange, wybierz polecenie
PlikEksportujInna książka adresowa.
Rysunek 7-26. Możesz importować książki adresowe z kilku różnych programów
26
Skróty klawiaturowe
Jeśli cenisz sobie efektywność skrótów klawiaturowych, w Outlook Expressie znajdziesz ich pod
dostatkiem. Pełny listing skrótów klawiaturowych znajdziesz w pomocy elektronicznej Outlook
Expressa, wyszukując termin skróty klawiaturowe. Najpopularniejsze skróty opisano w tabeli 7-2.
Tabela 7-2. Najpopularniejsze skróty klawiaturowe Outlook Expressa
Skrót
Opis
Ctrl+M
Wysyła i odbiera pocztę
Ctrt+P
Drukuje zaznaczoną wiadomość
Del
Usuwa zaznaczoną wiadomość
Ctrl+N
Tworzy nową wiadomość
Ctrl+R
Odpowiada na zaznaczoną wiadomość
Ctrl+Shift+R
Odpowiada wszystkim odbiorcom zaznaczonej wiadomości
Cłri+F
Przesyła dalej zaznaczoną wiadomość
Ctrl+I
Przechodzi do Skrzynki odbiorczej
CM+Enter
Oznacza wiadomość jako przeczytaną
Esc
Zamyka wiadomość
F3
Wyszukuje tekst
Ctrl+Shift+F
Wyszukuje wiadomość
F7
Sprawcza pisownię
27