zapytanie ofertowe - konferencja KK Madera

Transkrypt

Płock, 14.06.2016r.
COPCO Polska Sp. z o.o.
Szanowni Państwo,
ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zaprasza Państwa firmę do złożenia oferty na organizację
Konferencji Sprzedażowej dla Klientów Kluczowych ORLEN Paliwa.
Szczegóły eventu:
PRZEDMIOT ZAPYTANIA:
• wyjazd zagraniczny dla 30 osób – Klienci Spółki + 2 koordynatorów cały czas
towarzyszących grupie podczas podróży oraz na miejscu
• motyw przewodni: ściśle dostosowany do grupy docelowej:
Klienci Kluczowi, wysokiej
rangi biznesmeni
NAZWA: Konferencja Sprzedażowa dla Klientów Kluczowych
MIEJSCE: wyspa Madera na Oceanie Atlantyckim (Portugalia), stolica Madery-miasto
Funchal
TERMIN i CZAS TRWANIA WYJAZDU: 15-18 listopada 2016 r.
Wylot 15 lub 16 listopada, powrót 18 listopada. Czas trwania wyjazdu - 3 dni (2 noclegi),
ewentualnie 4 dni (3 noclegi). Wyjazd powinien być zorganizowany wyłącznie w pracujące
dni tygodnia: najlepiej wtorek-czwartek z porannym wylotem z Warszawy i
wieczornym
wylotem powrotnym z Madery. Ewentualnie, poniedziałek-czwartek z wylotem z Warszawy w
godzinach późno popołudniowych i z wylotem powrotnym ostatniego dnia z Madery w
godzinach porannych. Zależy nam, by maksymalnie wykorzystać czas na wyspie.
KONKRETNY TERMIN WYJAZDU: dokładna data do ustalenia po wyborze dostawcy na
podstawie złożonej oferty (preferowany termin jak powyżej).
BUDŻET: do 4 500 zł netto/os. (przy założeniu 30 osób)
HOTEL: 4 lub 5* z nieograniczoną dostępnością do strefy SPA (jeśli hotel takiej nie oferuje,
trudna do określenia. Konfiguracja uczestników (płeć) będzie znana w późniejszym etapie
ORLEN Paliwa Sp. z o. o.
z siedzibą w Widełce
36-145 Widełka 869
tel. (+48 17) 867 27 00, fax (+48 17) 867 27 01
Centrala
Adres do korespondencji
ul. Zglenickiego 44, 09-411 Płock
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy XII
Wydział Gospodarczy w Rzeszowie
pod nr: 0000126258
NIP: 814-10-19-514
kapitał zakładowy / kapitał wpłacony: 81.280.000,00 zł
Biuro w Warszawie
Budynek SENATOR seg. C
ul. Bielańska 12, 00-085 Warszawa
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
Biuro Sprzedaży do Klientów Kluczowych
tel. (+48 24) 256 60 39
www.orlenpaliwa.com.pl
Oddział Sprzedaż Regiony w Płocku
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
Oddział Biuro Obsługi Klienta w Płocku
ul. Chemików 7, 09-411 Płock
tel. (+48 24) 365 72 91
801 805 541 z telefonów stacjonarnych
Oddział Logistyka Pierwotna Gazu w Płocku
ul. Zglenickiego 46a, 09-411 Płock
tel. (+48 24) 201 04 00, fax (+48 24) 367 70 50
801 100 100 (infolinia Gaz)
z telefonów stacjonarnych
Strona
STRUKTURA POKOI: pokoje typu standard. Na chwilę obecną dokładna struktura jest
1
to proszę zaproponować Vouchery do SPA), preferowany hotel ENOTEL LIDO 5*
przygotowania eventu. Wstępnie proszę przyjąć 22 pokoje jednoosobowe oraz 4 pokoje
dwuosobowe, przy założeniu ewentualnej ich korekty w późniejszym etapie przygotowywania
wyjazdu.
ŚRODKI TRANSPORTU: samolot (preferowany lot bezpośredni z/do Warszawy, w
przypadku braku takiego połączenia, lub w przypadku niskiego standardu możliwych lotów
bezpośrednich, prosimy zaproponować przelot na trasie Warszawa-Lizbona-Funchal. Wylot
z Warszawy w godzinach porannych, najlepiej około godziny 10.00. Nasi Klienci muszą mieć
czas na dotarcie na lotnisko w Warszawie, a będą to Klienci z całej Polski. Na wyspie:
autokar lub minibusy, standard jak dla menadżera.
ELEMENTY HARMONOGRAMU WYJAZDU:
- jeśli wylot z Warszawy będzie wczesny, prosimy zaproponować poczęstunek w godzinach
rannych, lunch już za granicą (w przypadku wylotu z Warszawy możliwego tylko w godzinach
popołudniowych, prosimy zaproponować poczęstunek na lotnisku w Warszawie). Pierwsza
kolacja musi być z drinkiem powitalnym (mile widziana restauracja zarezerwowana dla
grupy, podobnie podczas wszystkich kolacji), możliwy wcześniejszy check inn w hotelu (tylko
w przypadku, gdy czas trwania doby hotelowej znacząco odbiega od godzin przyjazdu)
- konferencja sprzedażowa podczas pierwszego lub drugiego dnia wyjazdu, w zależności od
możliwości czasowych uzależnionych od godzin lotu z Warszawy, czas trwania około 3
godzin, do dyspozycji rzutnik, flipchart itd. (w trakcie przerwa kawowa, ale tylko w przypadku,
gdy odstęp pomiędzy głównymi posiłkami byłby długi)
- prosimy o zaproponowanie jak największej ilości atrakcji, w szczególności zależy nam na
zwiedzeniu XVI-wiecznej gotyckiej katedry Sé Catedral, wizycie na Mercado dos Lavradores
(Rynek Rolników) oraz na zwiedzeniu ogrodu tropikalnego (Jadrim Tropical Monte Palace)
na wzgórzu Monte. Na wzgórze Monte chcielibyśmy wjechać kolejką linową Teleferico, a ze
wzgórza zjechać tradycyjnymi maderskimi saniami (tzw. Toboggany). Proszę również
uwzględnić w agendzie lekki trekking wzdłuż tradycyjnych kanałów wodnych będących
częścią systemów irygacyjnych wyspy (tzw. Levada). Jesteśmy również zainteresowani
dedykowanym dla naszych Klientów rejsem szybkimi motorówkami po Oceanie Atlantyckim.
Fortecy Św. Jana Chrzciciela (Fortaleza de Sao Tiago), w siedzibie której mieści się Muzeum
36-145 Widełka 869
tel. (+48 17) 867 27 00, fax (+48 17) 867 27 01
Centrala
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
pod nr: 0000126258
NIP: 814-10-19-514
Biuro w Warszawie
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
tel. (+48 24) 256 60 39
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
tel. (+48 24) 365 72 91
tel. (+48 24) 201 04 00, fax (+48 24) 367 70 50
Strona
jeszcze inne dodatkowe, możliwe do realizacji w trakcie pobytu na wyspie, np. zwiedzanie
2
Oprócz ww. atrakcji proszę uwzględnić w harmonogramie (lub podać jako alternatywne)
Sztuki Współczesnej, zwiedzanie Starego Miasta, czy też wizytę w Muzeum Cukru - Núcleo
Museológico a Cidade do Açucar i/lub wieczorny spacer na plażę Praia Formosa, by
zobaczyć zachód słońca.
- w harmonogramie powinien być przewidziany również czas wolny do własnej dyspozycji
naszych klientów (dla osób wolących pozostać w hotelu- podczas gdy reszta grupy będzie
zwiedzać okolice- proszę zaproponować alternatywne zajęcia, np. Vouchery do SPA lub
inne)
- podczas ostatniego dnia pobytu atrakcje uzależnione od godziny wylotu powrotnego do
Polski, w przypadku wyjazdu organizowanego na 3 dni (2 noclegi) preferujemy wylot
powrotny z Madery w godzinach wieczornych; w przypadku wyjazdu organizowanego na 4
dni (3 noclegi) preferujemy wylot powrotny z Madery w godzinach porannych. Możliwy
późniejszy check out z hotelu (tylko w przypadku gdy czas trwania doby hotelowej znacząco
odbiega od godzin wyjazdu).
DODATKOWE INFORMACJE:
- zależy nam na swobodnej atmosferze wyjazdu (stroje casual)
- do obsługi grupy prosimy przeznaczyć dwóch koordynatorów; muszą być przez cały czas
dostępni dla grupy
- do zwiedzania konieczny przewodnik polskojęzyczny
- lunche i kolacje w restauracjach hotelowych lub w restauracjach na Starym Mieście (w
zależności od zaproponowanego harmonogramu), prosimy o przedstawienie propozycji
kolacji serwowanej oraz w opcji zamiennej bufetu, jeśli istnieje taka możliwość proszę
zaproponować kolacje tematyczne
- napoje (woda, soki) w autokarze lub minibusach
- materiały poligraficzne: list powitalny- gość po przyjeździe znajdzie go w pokoju hotelowym,
winietki i menu na powitalną kolację, folder-informator dla każdego uczestnika dot. miejsca
pobytu, identyfikatory dla każdego uczestnika, agenda papierowa dla każdego uczestnika,
zawieszki na bagaż dla każdego uczestnika, agenda w formie mailowej, proszę przedstawić
3
3 propozycje layoutu, przy materiałach poligraficznych proszę nie brać pod uwagę
Strona
koordynatorów
- upominek powitalny dla 30 uczestników
36-145 Widełka 869
tel. (+48 17) 867 27 00, fax (+48 17) 867 27 01
Centrala
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
pod nr: 0000126258
NIP: 814-10-19-514
Biuro w Warszawie
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
tel. (+48 24) 256 60 39
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
tel. (+48 24) 365 72 91
tel. (+48 24) 201 04 00, fax (+48 24) 367 70 50
- propozycję opakowania ww. materiałów poligraficznych (folder, identyfikator, zawieszki
bagażowe, agenda) oraz upominku powitalnego - planujemy wręczyć uczestnikom wyjazdu
pakiet materiałów na lotnisku w Warszawie
- welcome desk na lotnisku w Warszawie (do obsługi stoiska powinna być osobna osoba, nie
mogą to być koordynatorzy, którzy biorą udział w wyjeździe)
Elementy oferty:
CZĘŚĆ FORMALNA:
- aktualny dokument dotyczący reprezentacji Spółki – KRS lub CEIDG
- akceptacja wzoru umowy (dokument na CONNECT)
- ważna polisa ubezpieczeniowa
- podpisane oświadczenie oferenta dot. zachowania tajemnicy (dokument na CONNECT)
CZĘŚĆ TECHNICZNA:
• szczegółowy opis wydarzenia z ramowym harmonogramem i proponowanym key visual.
• wykaz podmiotów, dla których w ciągu ostatnich 3 lat zrealizowana była usługa o
podobnym zakresie lub referencje (minimum 3).
• uprawnienia do wykonywania usługi zgodnie z zapytaniem ofertowym.
CZĘŚĆ HANDLOWA:
• cena całkowita netto przedmiotu zapytania z uwzględnieniem szacowanej kwoty
jednostkowej, tj. 4 500zł/ osobę przy założeniu 30 osób
• w wycenie szczegółowej proszę o przedstawienie ceny netto i brutto, która powinna
uwzględniać pełen koszt wyjazdu dla 30 osób (cena netto i brutto musi zostać podana dla
każdego rodzaju usługi wymienionej w kosztorysie załączonym do oferty, tj. noclegu,
wyżywienia, przelotów, atrakcji, itd.):
- koszty przelotu dla 30 osób w obie strony, w tym koszty odprawy on-line
- koszty transferu z lotniska do hotelu i z hotelu na lotnisko oraz koszty możliwych transferów
na miejscu (proszę uwzględnić koszty wszystkich środków transportu dla 30 osób), jeśli
wymagają tego proponowane atrakcje
36-145 Widełka 869
tel. (+48 17) 867 27 00, fax (+48 17) 867 27 01
Centrala
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
pod nr: 0000126258
NIP: 814-10-19-514
Biuro w Warszawie
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
tel. (+48 24) 256 60 39
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
tel. (+48 24) 365 72 91
tel. (+48 24) 201 04 00, fax (+48 24) 367 70 50
Strona
hotelu 4 lub 5* dla 30 osób (jeśli godziny przyjazdu i wyjazdu znacząco odbiegają od doby
4
- koszty noclegu (dwie lub trzy noce w zależności od przyjętego harmonogramu pobytu) w
hotelowej, to proszę uwzględnić również koszty wcześniejszego check inn oraz późniejszego
check out)
- koszt pełnego wyżywienia dla 30 osób z wyszczególnieniem każdego posiłku - zakładamy,
że śniadania wliczone będą w cenę noclegu. W przypadku wczesnego wylotu pierwszego
dnia prośba o przedstawienie dodatkowej opcji poczęstunku przed lunchem, ewentualne
koszty przerwy kawowej (jeśli w harmonogramie będzie długa przerwa czasowa pomiędzy
głównymi posiłkami), dodatkowo koszty wody i soków dostępnych w autokarze lub
minibusach
- koszty poszczególnych zaproponowanych atrakcji (każdej z osobna)
- koszty proponowanych atrakcji hotelowych dla osób rezygnujących ze zwiedzania Madery
(Voucherów do SPA i innych)
- koszt wynajmu sali konferencyjnej na czas maksymalnie 3 godzin z niezbędnym sprzętem
(rzutnik, flipchart)
- koszt wynajęcia welcome desk na potrzeby zbiórki na lotnisku w Warszawie (punkt musi
być obsługiwany przez osobę, która nie będzie brała udziału w wyjeździe)
- koszt i rodzaj ubezpieczenia całej grupy (30 osób)
- koszt upominku powitalnego dla uczestników (30 sztuk)
- koszty projektu oraz przygotowania (wydruku) materiałów poligraficznych wymienionych
powyżej (prosimy o 3
propozycje layoutu do wyboru) oraz koszty proponowanego
opakowania pakietu zawierającego materiały poligraficzne i upominek powitalny
- koszt projektu agendy mailowej (wszystkie koszty materiałów poligraficznych proszę
wykazać w odrębnej oddzielnej od głównego kosztorysu rubryce)
- całkowity koszt netto i brutto obsługi wyjazdu przez dwóch koordynatorów uwzględniający
koszty ich noclegu, wyżywienia, przelotów i transferów, itd., proszę oddzielnie wykazać
wszystkie poszczególne koszty (netto i brutto)
Podstawę do rozliczenia usługi będzie stanowić faktura VAT, wystawiona w walucie PLN, po
realizacji wszystkich elementów wymienionych w kosztorysie z oferty. Faktura będzie
umowy, nie będą mogły być podstawą do zmiany wysokości wynagrodzenia Zleceniobiorcy.
36-145 Widełka 869
tel. (+48 17) 867 27 00, fax (+48 17) 867 27 01
Centrala
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
pod nr: 0000126258
NIP: 814-10-19-514
Biuro w Warszawie
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
tel. (+48 24) 256 60 39
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
tel. (+48 24) 365 72 91
tel. (+48 24) 201 04 00, fax (+48 24) 367 70 50
Strona
walut, w których Zleceniobiorca będzie dokonywał zakupu towarów i usług w celu wykonania
5
wystawiona dopiero po ostatecznej akceptacji kosztorysu powykonawczego. Zmiany kursów
Proszę o załączanie dokumentów w odpowiednich miejscach formularza na platformie
zakupowej CONNECT.
Termin realizacji: listopad 2016r.
Termin ważności składanej oferty: 60 dni
Termin płatności: 30 dni od daty otrzymania faktury. Bez zaliczki.
Więcej informacji uzyskacie Państwo logując się na platformie zakupowej CONNECT.
Wszelkie pytania proszę kierować przez zakładkę pytania/ odpowiedzi.
Termin składania ofert: 27.06.2016r. godz. 13:00
UWAGA! Oferty można składać jedynie za pośrednictwem Platformy Zakupowej
CONNECT, logując się do systemu na https://connect.orlen.pl/
Z poważaniem,
Natalia Bartosiewicz-Burdanowska
603 394 696
Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty i nie przysługuje mu prawo roszczenia
o zwrot tych kosztów.
„ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą
prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż
jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu
złożonej oferty/odpowiedzi na zapytanie.
ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odwołania lub zamknięcia procesu wyboru Dostawcy i
odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu podmiotowi do którego skierowano zapytanie nie przysługują
żadne roszczenia wobec ORLEN Paliwa Sp. z o.o.
Niniejsze zapytanie stanowi zaproszenie do negocjacji w rozumieniu art. 72 k.c., a tym samym nie mają zastosowania
Strona
6
przepisy dotyczące oferty w rozumieniu art. 66 i n. k.c.”
36-145 Widełka 869
tel. (+48 17) 867 27 00, fax (+48 17) 867 27 01
Centrala
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
pod nr: 0000126258
NIP: 814-10-19-514
Biuro w Warszawie
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
tel. (+48 24) 256 60 39
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
tel. (+48 24) 365 72 91
tel. (+48 24) 201 04 00, fax (+48 24) 367 70 50

zapytanie ofertowe - konferencja KK Madera

Transkrypt

Podobne dokumenty