b. Posiłki - Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko

Transkrypt

Toruń, dnia 17 marzec 2015r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
W związku z realizacją projektu własnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego pod nazwą
„Promocja gospodarki Województwa Kujawsko-Pomorskiego m.in. poprzez zagraniczne misje
gospodarcze” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata
2007-2013, Osi priorytetowej 5. Wzmocnienie konkurencyjności przedsiębiorstw, Działania 5.5
Promocja i rozwój markowych produktów, Departament Rozwoju Gospodarczego, Certyfikacji
i Monitoringu Funduszy Unijnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa KujawskoPomorskiego kieruje zaproszenie do złożenia oferty na organizację części merytorycznej misji
gospodarczej dla 14 osobowej grupy wraz z zapewnieniem transportu lokalnego od momentu
przylotu.
1. Przedmiot zamówienia i termin jego realizacji:
Organizacja części merytorycznej wyjazdu 14-osobowej grupy do Kolonii w Niemczech na
misję gospodarczą. Przedsięwzięcia zaplanowane w ramach programu wyjazdu będą się
odbywały w dniach 5-7 maja br. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
a. Hotel w Kolonii lub w miejscowości położonej w pobliżu Kolonii, posiadającej dobre
skomunikowanie z miejscem odbywania się targów.
- standard: hotel min 2 gwiazdkowy (preferowany hotel 3 gwiazdowy lub wyżej);
- pokoje jednoosobowe lub do pojedynczego wykorzystania z łazienkami,
- bezpłatny dostęp do sieci internetowej w hotelu podczas całego pobytu (Wi-Fi)
- śniadania w formie bufetu szwedzkiego, w dniach 6-7 maja br.
- pokoje w hotelu z oknami, powyżej 1 piętra z windą,
- wskazanie lokalizacji hotelu (adresu, dzielnicy miasta), strony internetowej hotelu,
- wszelkie koszty związane z pobytem uczestników misji w hotelu ponosi Zleceniobiorca.
b. Posiłki
- Zleceniobiorca zapewni business lunch (zupa i drugie danie oraz napoje bezalkoholowe,
w tym kawa) w dniach 5-7 maja 2015 r. dla wszystkich uczestników misji;
- Zleceniobiorca zapewni uczestnikom misji obiadokolacje w dniach 5-6 maja 2015 r.
w restauracji oferującej stół szwedzki lub dania a la carte;
- Zleceniobiorca zapewni przerwy kawowe (kawa z ekspresu, herbata, woda mineralna,
soki, drobny poczęstunek – typu ciasteczka, paluszki, kanapki koktajlowe lub lokalne
przekąski, owoce, ciasto) dla wszystkich uczestników spotkania bilateralnego (tj. polskich i
zagranicznych) w trakcie jego trwania oraz spotkania „Polski eksporter na niemieckim
rynku – co robić, czego unikać?”.
Projekt „Promocja gospodarki Województwa Kujawsko-Pomorskiego m.in. poprzez zagraniczne
misje gospodarcze”
Nr projektu RPKP.05.05.00-04-006/13
c. Transport
- zapewnienie transportu w postaci autokaru/busa z kierowcą do wyłącznej dyspozycji
grupy:
o transport z lotniska w Niemczech do hotelu i z hotelu na lotnisko w Niemczech
(dokładna lokalizacja lotniska zostanie przekazana w terminie późniejszym);
o transport lokalny do 500 km licząc w okresie od momentu wyjazdu z lotniska w
dniu 5 maja 2015 r. do momentu dojechania grupy na lotnisko w dniu 7 maja 2015 r.
Zleceniodawca zastrzega możliwość zgłoszenia tras przejazdu dalej niż ww. 500 km.
W ofercie należy wskazać cenę każdego dodatkowego, rzeczywiście przejechanego
kilometra.
- koszty związane z zatrudnieniem, ubezpieczeniem, noclegiem kierowcy (kierowców),
opłatami parkingowymi oraz innymi związanymi ze świadczoną usługą ponosi Wykonawca;
- autokar/bus powinien mieć maksimum 5 lat, posiadać sprawną klimatyzację, być w pełni
sprawny, schludny i czysty, autokar/bus powinien posiadać pasy bezpieczeństwa oraz
wydzielone miejsce bagażowe.
d. Ubezpieczenie
Zleceniobiorca wykupi ubezpieczenie zdrowotne i NNW dla wszystkich członków delegacji
na cały czas trwania misji gospodarczej, zarówno na terenie Polski jak i Niemiec.
e. Zorganizowanie wizyty studyjnej w wybranym przedsiębiorstwie i/ lub
spotkania z architektami i projektantami wnętrz
- Zleceniobiorca zobowiązuje się do dokonania wyboru jednej firmy niemieckiej, w której
zostanie zorganizowana wizyta studyjna. Profil firmy powinien odpowiadać branży
meblarskiej.
i/lub
- zorganizowanie spotkania z architektami i projektantami wnętrz, którzy pomogli by
firmom polskim uczestniczącym w misji gospodarczej, w sprzedaży produktów na rynek
niemiecki
- spotkanie musi być koordynowane (tj. wprowadzenie uczestników misji, wzajemne
przedstawienie przedstawicieli zwiedzanego przedsiębiorstwa niemieckiego/ architektów
i uczestników misji) przez osobę zapewnioną przez Zleceniobiorcę – opiekuna/pilota grupy,
która porozumiewa się w języku polskim i niemieckim.
f. Organizacja wizyty uczestników misji na tragach INTERZUM w Kolonii
- zakup wejściówek dla uczestników misji (14 osób) ,
- Zleceniobiorca dopełni wszelkich niezbędnych wymagań formalnych, stawianych przez
organizatora targów INTERZUM, dotyczących rejestracji i uczestnictwa członków misji
(np. wypełnienie i wysłanie zgłoszeń).
g. Organizacja spotkania „Polski eksporter na niemieckim rynku – co robić, czego
unikać?”
- Zleceniobiorca zobowiązuje się do przygotowania treści spotkania i wybrania prelegentów.
Spotkanie powinno trwać ok 2-3 godz.;
- oczekiwania co do tematyki spotkania: wprowadzenie w tematykę polsko-niemieckich
kontaktów gospodarczych, sposób postrzegania polskiego przedsiębiorcy przez
przedsiębiorcę niemieckiego, zagadnienia praktyczne- co robić, czego unikać aby nawiązać i
utrzymać owocną współpracę;
- wynajęcie klimatyzowanej sali do spotkań w standardzie biznesowym;
- wyposażenie wynajętej sali w sprzęt techniczny zapewniający obsługę spotkań, jak np.
mównica, nagłośnienie, rzutnik z ekranem i podłączeniem do komputera, krzesła i stoliki dla
wszystkich uczestników misji;
- spotkanie musi być koordynowane (tj. doprowadzenie przedsiębiorców polskich na
spotkanie) przez osobę zapewnioną przez Zleceniobiorcę – opiekuna/pilota grupy, która
porozumiewa się w języku polskim i niemieckim.
h. Organizacja spotkania bilateralnego (sesja matchmaking)
- Zleceniobiorca zobowiązuje się do dokonania wyboru firm niemieckich uczestniczących w
sesji matchmaking (spotkania z co najmniej 3 firmami niemieckimi na jednego
przedsiębiorcę polskiego);
- oczekiwania co do profilu zaproszonych firm: potencjalni partnerzy biznesowi dla
przedsiębiorców uczestniczących w misji- profile firm oraz ich oczekiwania zostaną
przesłane Zleceniobiorcy po rozstrzygnięciu przetargu.
- wynajęcie klimatyzowanej sali do spotkań w standardzie biznesowym;
- wyposażenie wynajętej sali w sprzęt techniczny zapewniający obsługę spotkań, jak np.
mównica, nagłośnienie, rzutnik z ekranem i podłączeniem do komputera, stoliki [każdy
opisany nazwą firmy polskiej], krzesła dla wszystkich uczestników;
- spotkanie musi być koordynowane (tj. doprowadzenie przedsiębiorców polskich na
spotkanie z przedsiębiorcami niemieckim, wzajemne przedstawienie sobie przedsiębiorców,
uczestników misji) przez osobę zapewnioną przez Zleceniobiorcę – opiekuna/pilota grupy,
która porozumiewa się w języku polskim i niemieckim;
- sesje spotkań bilateralnych mogą odbywać się w trakcie targów.
i. Przygotowanie materiałów informacyjnych
- Przygotowanie niezbędnej dokumentacji dotyczącej firm niemieckich (uczestników
spotkań) w języku polskim lub angielskim (do wyboru) dla każdego polskiego uczestnika
misji – zawierającej minimum dane teleadresowe, dane przedstawiciela obecnego na
spotkaniu, krótką informację na temat firmy i jej obszaru zainteresowania współpracą z
firmami polskimi
- Przygotowanie niezbędnej dokumentacji dotyczącej profilu każdego z polskich
przedsiębiorców uczestniczących w misji gospodarczej w języku angielskim lub niemieckim
(do wyboru) dla firm niemieckich (uczestników spotkań) – zawierającej minimum dane
teleadresowe, dane przedstawiciela obecnego na spotkaniu, krótką informację na temat
firmy i jej obszaru zainteresowania współpracą z firmami.
j. Wymagania ogólne
- Zleceniobiorca zobowiązuje się do zachowania poufności co do uzyskanych informacji i
dokumentacji dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia;
- Zleceniobiorca jest zobowiązany do wykonania pisemnego sprawozdania z przebiegu
misji w ramach zadań z niniejszego zapytania.
2. Sposób prezentacji oferty:
Oferta obowiązkowo musi zawierać:
- całościową wycenę w kwocie brutto,
- Zleceniobiorca jest zobowiązany do opracowania, ramowego planu wyjazdu (na podstawie
harmonogramu misji dostarczonego przez Zamawiającego), zawierającego wstępne założenia i
terminy realizacji poszczególnych punktów misji gospodarczej w ramach obsługiwanej części
misji;
- wskazanie lokalizacji hotelu (adresu, dzielnicy miasta), strony internetowej hotelu
- dokumenty potwierdzające realizację co najmniej 3 zamówień w ciągu ostatnich 2 lat
odpowiadających swoim rodzajem niniejszemu zapytaniu tj. organizacji misji gospodarczej dla
przedsiębiorców do Niemiec (tj. łącznie muszą być spełnione następujące warunki: organizacja
wizyty studyjnej w przedsiębiorstwie, organizacja rozmów B2B oraz organizacja
spotkań/brifingu dla przedsiębiorców polskich);
- koszt brutto każdego dodatkowego km przejechanego pow. 500 km w związku z realizacją
programu misji.
3. Opis kryteriów oceny:
Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o następujące kryteria oraz ich wagę:
cena przedmiotu zamówienia - 60%, jakość 40%.
Sposób obliczenia punktów w kryterium cena:
Cenę oferty przyjmowaną do dalszych obliczeń będzie stanowić średnia arytmetyczna cen oferty.
𝑃𝐶 =
𝑐𝑒𝑛𝑎 𝑛𝑎𝑗𝑛𝑖ż𝑠𝑧𝑒𝑗 𝑧ł𝑜ż𝑜𝑛𝑒𝑗 𝑜𝑓𝑒𝑟𝑡𝑦
× 100 × 60%
𝑐𝑒𝑛𝑎 𝑏𝑎𝑑𝑎𝑛𝑒𝑗 𝑜𝑓𝑒𝑟𝑡𝑦
PC oznacza ilość punktów w kryterium cena.
Sposób obliczenia punktów w kryterium jakość:
𝑃𝐽 =
𝑖𝑙𝑜ść 𝑝𝑢𝑛𝑘𝑡ó𝑤 𝑏𝑎𝑑𝑎𝑛𝑒𝑗 𝑜𝑓𝑒𝑟𝑡𝑦
× 100 𝑝𝑘𝑡 × 40%
𝑖𝑙𝑜ść 𝑝𝑢𝑛𝑘𝑡ó𝑤 𝑜𝑓𝑒𝑟𝑡𝑦 𝑧 𝑛𝑎𝑗𝑤𝑖ę𝑘𝑠𝑧ą 𝑖𝑙𝑜ś𝑐𝑖𝑎 𝑝𝑢𝑛𝑘𝑡ó𝑤
PJ oznacza ilość punktów w kryterium jakość.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów (suma punktów) w
kryteriach cena i jakość.
W przypadku, jeśli dwóch lub więcej wykonawców złoży oferty o takiej samej cenie, Zamawiający
wezwie tych Wykonawców do złożenia w określonym terminie ofert dodatkowych. Wykonawcy
składający oferty dodatkowe nie mogą oferować cen wyższych niż w pierwotnie złożonych ofertach.
Informacja o wynikach postępowania zostanie przekazana mailowo. Po rozstrzygnięciu zapytania
ofertowego zawarta zostanie pomiędzy stronami umowa w sprawie udzielenia zamówienia.
Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość niedokonania wyboru Zleceniobiorcy, bez podawania
przyczyny.
Warunkiem zakwalifikowania do oceny merytorycznej będzie przedstawienie dokumentów
potwierdzających realizację co najmniej 3 zamówień w ciągu ostatnich 2 lat odpowiadających swoim
rodzajem niniejszemu zapytaniu tj. organizacji misji gospodarczej dla przedsiębiorców do Niemiec
(tj. łącznie muszą być spełnione następujące warunki: organizacja wizyty studyjnej w
przedsiębiorstwie, organizacja rozmów B2B oraz organizacja spotkań/brifingu dla przedsiębiorców
polskich).
Zamawiający dokona spełnienia warunków udziału w postępowaniu poprzez zastosowanie
kryterium spełnia-nie spełnia, poprzez sprawdzenie, czy oferta została złożona w terminie oraz czy
przedłożone dokumenty potwierdzające realizację zamówień spełniają wszystkie warunki.
4. Forma płatności i finansowanie:
1. Ze Zleceniobiorcą zostanie podpisana umowa, wg załączonego wzoru, na realizację wyżej
opisanego zlecenia. Zamawiający uiści płatność przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy
w terminie 21 dni od dnia zrealizowania usługi i dostarczenia Zleceniodawcy prawidłowo
wystawionej faktury VAT na Województwo Kujawsko-Pomorskie, Plac Teatralny 2, 87-100
Toruń, NIP 956-19-69-536 oraz sprawozdania z wyjazdu. Za dzień zapłaty wynagrodzenia
uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zleceniodawcy.
2. Realizacja przedmiotu zapytania będzie współfinansowana przez Unię Europejską ze środków
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Działania 5.5 Promocja i rozwój
markowych produktów, Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa KujawskoPomorskiego w ramach projektu pod nazwą „Promocja gospodarki Województwa KujawskoPomorskiego m.in. poprzez zagraniczne misje gospodarcze”
5. Termin składania ofert:
Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres [email protected]
do dnia 30 marca 2015 r., do godz. 10:00. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania
powyższego terminu ma data wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania.
6. Informacje dodatkowe:
1) Informacja o wyborze Zleceniobiorcy zostanie przekazana mailowo.
2) Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość niedokonania wyboru Zleceniobiorcy, bez
podawania przyczyny.
3) W przypadku pytań, proszę się kontaktować z p. Aliną Zabłocką – pracownikiem Biura
Rozwoju Gospodarczego w Departamencie Rozwoju Gospodarczego, Certyfikacji
i Monitoringu Funduszy Unijnych, e-mail: [email protected], tel. 56 62
18 279.
Załączniki:
Załącznik nr 1:Wstępny Harmonogram wyjazdu
Załącznik nr 2: Wzór Oświadczenia Wykonawcy
Załącznik nr 1 Harmonogram
Ramowy Program – misja gospodarcza do Niemiec dla branży meblarskiej – 5-8 maja 2015 r.
1 dzień Misji – 5 maja 2015 r.
 przejazd do Niemiec
 zakwaterowanie w hotelu
 spotkanie „Polski eksporter na niemieckim rynku – co robić i czego unikać?”
 wizyta studyjna w przedsiębiorstwie branżowym i/ lub spotkania z architektami
i projektantami wnętrz (lunch)
 kolacja
2 dzień Misji – 6 maja 2015 r.
 śniadanie
 sesja matchmaking
 lunch
 udział w targach INTERZUM jako uczestnik
 kolacja
3 dzień Misji –7 maja 2015 r.
 śniadanie
 wykwaterowanie z hotelu
 udział w targach INTERZUM jako uczestnik (lunch)
 powrót do Polski
Kolejność spotkań merytorycznych może ulec zmianie
Załącznik nr 2
Oświadczenie Wykonawcy (wzór)
Urząd Marszałkowski
Województwa Kujawsko-Pomorskiego
Plac Teatralny 2
87-100 Toruń
OFERTA WYKONAWCY
Działając w imieniu i na rzecz Wykonawcy (dane Wykonawcy):
Nazwa: ________________________________________________________________________
Adres siedziby: __________________________________________________________________
Nr telefonu i faksu: ________________________________________________________
Adres poczty elektronicznej: ________________________________________________________
NIP: ________________________________________________________
REGON: ________________________________________________________
Oświadczam(y), że:
1.
2.
posiadam(y) uprawnienia do wykonywania działalności objętej przedmiotem zamówienia, jeżeli ustawy nakładają
obowiązek posiadania takich uprawnień,
posiadam(y) niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuję(emy) potencjałem technicznym do wykonania
zamówienia,
Poniżej przedstawiam(my) trzy przykładowe, wykonane przez nas realizacje ekspozycji targowych (wraz z
referencjami Zamawiających dostarczonymi jako załączniki do oferty):
1.……………………………………………………………………………………….……….
2……………………………………………………………………………………….……….
3………………………………………………………………………………………………….
3.
4.
5.
znajduję(emy) się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej prawidłowe i terminowe wykonanie
zamówienia,
nie została otwarta w stosunku do mnie (nas) likwidacja, ani nie została ogłoszona upadłość,
nie orzeczono wobec mnie (nas) zakazu ubiegania się o zamówienie.
……………………………………
Podpis osoby upoważnionej
do reprezentowania Wykonawcy

b. Posiłki - Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko

Transkrypt

Podobne dokumenty

Ukierunkować wysiłek Model zaangażowania