ZARZĄDZENIE NR 71 Burmistrza Miłakowa

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 71/2016 Burmistrza Miłakowa z dnia 08 listopada 2016 roku
Procedury obowiązujące w zakresie zapewnienia poprawności i spójności rozliczeń
podatku VAT w Gminie Miłakowo oraz jej jednostkach budżetowych
1. Zobowiązuje się dyrektorów/kierowników jednostek do przeglądu dochodów
budżetowych osiąganych przez daną jednostkę i odprowadzania do budżetu Gminy
pod kątem opodatkowania podatkiem od towarów i usług VAT, oraz podziału ich
na trzy kategorie:
- objętych zwolnieniami od VAT,
- objętych stawkami VAT (23%, 8% i 5%),
- niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT.
2. Zobowiązuje się dyrektorów/kierowników jednostek budżetowych do sporządzenia
aneksów umów. Aneksy powinny zawierać zmianę strony umowy (stroną umowy powinna
być gmina reprezentowana przez jednostkę) oraz informację o konieczności doliczenia do
pobieranej ceny właściwej kwoty podatku od towarów i usług wg stawki wynikającej z
ustawy o podatku od towarów i usług.
3. W przypadku, gdy wcześniej zawarte umowy nie określają kwot brutto ani klauzuli o
doliczeniu należnej kwoty podatku VAT do ceny netto, to w aneksach do umów należy taki
zapis zamieścić. W przypadku braku możliwości takiego zapisu, należy podatek od towarów i
usług obliczyć metodą w „stu”.
4. Nowe umowy po 1 stycznia 2017 roku, należy zawierać w imieniu Gminy Miłakowo.
Powinny one zawierać pełną nazwę gminy, jej adres i jej NIP oraz dane jednostki jako
podmiotu reprezentującego gminę, czyli pełną nazwę jednostki wraz z jej adresem, a także
podpis dyrektora/kierownika jednostki z upoważnienia Burmistrza Miłakowa.
5. W przypadku posiadania przez jednostkę kasy rejestrującej dopuszcza się – zgodnie ze
specustawą o centralizacji – dalsze jej używanie przez okres dwóch lat (2017-2018) bez
zmiany danych identyfikacyjnych „sprzedawcy” na paragonach fiskalnych. Jednakże
począwszy od 1 stycznia 2019 r. dalsze jej używanie uzależnione jest od doprowadzenia do
poprawności danych identyfikacyjnych drukowanych na dokumentach generowanych przez te
kasy, poprzez zgłoszenie tej sprawy serwisantowi kasy i dostosowanie się do jego zaleceń.
Natomiast w jednostkach nie posiadających kasy rejestrującej zobowiązuje się ich dyrektorów
do przeanalizowania przepisów prawnych w zakresie ewentualnego obowiązku jej
zainstalowania. Informację w tym zakresie należy przekazać do Referatu Finansów Urzędu
Miejskiego w Miłakowie.
6. Począwszy od miesiąca stycznia 2017 roku zobowiązuje się dyrektorów/kierowników
jednostek do obowiązkowego prowadzenia cząstkowych ewidencji sprzedaży za
poszczególne miesiące rozliczeniowe. Ewidencja dokonywanej sprzedaży powinna być
prowadzona zarówno na podstawie wszelkich wystawianych przez jednostkę faktur, jak i na
podstawie innych dokumentów finansowych, w tym dokumentów finansowych sprzedaży na
rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej. Wówczas ewidencja
sprzedaży może być prowadzona np. na podstawie kwitariuszy wydanych obiadów na
stołówce szkolnej lub zestawień przypisów księgowych odnośnie czynszu najmu.
7. W celu zapewnienia poprawności i jednolitości rozliczeń podatku VAT ustala się metodę
bezpośredniego rozliczenia podatku naliczonego zgodnie z przepisami ustawy o podatku od
towarów i usług.
8. W przypadku gdy jednostce przysługuje prawo do odliczeń podatku naliczonego VAT, to
począwszy od stycznia 2017 roku zobowiązuje się dyrektora/kierownika jednostki do
prowadzenia cząstkowych ewidencji zakupów za poszczególne miesiące rozliczeniowe.
Ewidencja dokonywanych zakupów powinna być prowadzona wyłącznie na podstawie
otrzymywanych faktur, z których jednostka posiada wynikające z ustawy o VAT prawo do
odliczeń podatku naliczonego VAT.
9. W celu identyfikacji prowadzonych cząstkowych ewidencji sprzedaży i zakupu w
jednostkach, ustala się następujący sposób ich oznaczenia:
a) nazwa rejestru zakupu,
b) nazwa rejestru sprzedaży,
c) okres, którego dotyczy: miesiąc/rok,
d) nazwa podmiotu: pełna nazwa gminy/ pełna nazwa jednostki,
e) adres jednostki,
f) NIP gminy.
10. Faktury sprzedaży wystawiane w imieniu gminy muszą zawierać wszystkie niezbędne
elementy określone ustawą o podatku od towarów i usług oraz następujące dane
identyfikacyjne wg wzoru:
Sprzedawca: Gmina Miłakowo, ul. Olsztyńska 16, 14-310 Miłakowo
NIP: 741-20-25-674
Wystawca: Nazwa i adres jednostki organizacyjnej
Faktury wystawiane przez jednostkę organizacyjną Gminy Miłakowo powinny być
numerowane chronologicznie, odrębnie dla każdego roku kalendarzowego wg schematu:
Numer faktury/symbol jednostki/miesiąc/rok.
W celu ujednolicenia numeracji faktur sprzedaży wystawianych w imieniu Gminy przez
poszczególne jednostki ustala się symbole wykazane w załączniku Nr 2 do niniejszego
zarządzenia.
Odrębna numeracja powinna być prowadzona dla faktur korygujących i wewnętrznych.
Wszelkie odpłatne czynności jednostek organizacyjnych gminy na rzecz gminy lub
dokonywane pomiędzy samymi jednostkami (w tym dostawa i refakturowanie mediów)
powinny być dokumentowane notą księgową i nie należy ich ujmować w ewidencji sprzedaży
ani w deklaracjach „cząstkowych”. Nie dotyczy to jednak odpłatnych świadczeń, jeżeli stroną
takiej transakcji będzie inna jednostka samorządu terytorialnego (inna gmina, powiat,
województwo). Taką transakcję wówczas dokumentuje się fakturą, a wynikające z niej kwoty
ujmuje się w ewidencji sprzedaży i w deklaracji dla towarów i usług (VAT-7).
11. Faktury zakupu, oprócz elementów określonych w ustawie o podatku od towarów i usług
powinny zawierać następujące dane identyfikacyjne nabywcy wg wzoru:
Nabywca: Gmina Miłakowo, ul. Olsztyńska 16, 14-310 Miłakowo
NIP: 741-20-25-674
Odbiorca: Nazwa i adres jednostki organizacyjnej
Faktury dotyczące zakupów towarów i usług powinny być stemplowane datą ich otrzymania,
ponieważ prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego,
powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika
towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za
okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.
12. By nie powodować wydłużenia obiegu faktur nabycia dotyczących konkretnych jednostek
oraz w celu dochowania wynikającego z nich terminu płatności, należy ich wystawcom
jednoznacznie wskazać adresata faktur. Oznacza to, iż faktura taka powinna być doręczona
podmiotowi widniejącemu w niej jako odbiorca, a nie nabywca.
13. Jednostki organizacyjne gminy będą prowadzić dla celów prawidłowego sporządzenia
„cząstkowych” deklaracji dla podatku od towarów i usług (VAT-7), ewidencję sprzedaży
towarów i usług (wygenerowanych z systemu PUMA z modułu Faktury) oraz ewidencję
zakupów towarów i usług (wzór 1).
14. Ewidencję zakupów towarów i usług sporządza się wyłącznie na podstawie otrzymanych
faktur i to tylko tych, które są związane ze stawkami podatku od towarów i usług (23%, 8%
lub 5%) i dają jednostce prawo do pełnego lub częściowego odliczenia podatku od towarów i
usług naliczonego.
15. Obowiązuje sporządzanie ewidencji zerowych.
16. Jednostki organizacyjne sporządzają deklaracje „cząstkową” dla podatku od towarów i
usług (VAT-7) na podstawie danych wynikających ze sporządzonych przez nie ewidencji
VAT.
Kwoty ujmowane w deklaracjach powinny obejmować wartości w groszach (bez zaokrągleń).
17. Obowiązuje sporządzanie deklaracji zerowych.
Podmiotem, do którego adresowana jest deklaracja „cząstkowa” dla podatku od towarów i
usług (VAT-7) jest Gmina Miłakowo. Dane identyfikacyjne podatnika to dane jednostki
sporządzającej deklaracje.
18. W cząstkowej ewidencji sprzedaży oraz deklaracji dla podatku od towarów i usług (VAT7), jednostka wykazuje kwoty należne, dla których obowiązek podatkowy powstał w danym
miesiącu.
Zgodnie z art. 19a ustawy o podatku od towarów i usług obowiązek podatkowy przypada:
a) w dacie świadczenia,
b) w dacie wystawienia faktury, nie później niż w dacie upływu terminu,
c) w dacie sprzedaży bądź nabycia towarów objętych „odwrotnym obciążeniem”.
19. Za treść złożonych dokumentów, poprawne obliczenie i zadeklarowanie kwoty podatku
należnego i naliczonego wykazanego w deklaracjach cząstkowych za dany okres
rozliczeniowy odpowiada dyrektor/kierownik jednostki.
20. W celu prawidłowego rozliczenia przez Gminę Miłakowo podatku VAT z Urzędem
Skarbowym zobowiązuje się dyrektora/kierownika jednostki do wyznaczenia osób
odpowiedzialnych za prawidłowość rozliczeń podatku od towarów i usług VAT w jednostce i
przekazanie tych danych do Referatu Finansowego Urzędu Miejskiego w Miłakowie.
Cząstkowe ewidencje oraz wydruki kont księgowych w zakresie rozliczanego podatku VAT i
deklaracje dla podatku od towarów i usług sporządzone przez jednostki organizacyjne Gminy
Miłakowo, po podpisaniu przez Dyrektora/Kierownika oraz Księgowego, należy dostarczyć
do sekretariatu Urzędu Miejskiego w Miłakowie, w terminie do 15 dnia miesiąca
następującego po miesiącu, za który ewidencje i deklaracje zostały sporządzone. Jeżeli dzień
ten przypada na dzień wolny od pracy, to ww. dokumenty należy przekazać w ostatnim dniu
roboczym poprzedzającym ten dzień.
Przekazanie ewidencji i deklaracji do Urzędu Miejskiego w Miłakowie następuje:
a) w wersji elektronicznej na adres: [email protected]
b) w wersji papierowej składanej w sekretariacie Urzędu Miejskiego w
Miłakowie.
W przypadku, gdy po dostarczeniu cząstkowych ewidencji i deklaracji dla podatku VAT ,
przed lub po złożeniu deklaracji zbiorczej do Urzędu Skarbowego, zostaną stwierdzone
nieprawidłowości lub zaistnieje inna okoliczność skutkująca koniecznością dokonania
korekty deklaracji dla podatku od towarów i usług (VAT-7) za dany miesiąc, należy:
a) niezwłocznie zgłosić ten przypadek do Referatu Finansów,
b) sporządzić niezbędne korekty cząstkowych ewidencji i deklaracji dla podatku
od towarów i usług (VAT-7) ze wskazaniem przyczyny.
21. Po otrzymaniu przez gminę cząstkowych deklaracji dla podatku VAT wraz z
odpowiednimi ewidencjami, następować będzie sporządzanie zbiorczej ewidencji sprzedaży i
zakupu.
Na podstawie ww. zbiorczych ewidencji, pracownik Referatu Finansowego Urzędu
Miejskiego w Miłakowie zajmujący się rozliczaniem podatku od towarów i usług , sporządza
jedną skonsolidowaną deklarację dla podatku od towarów i usług (VAT-7), która zostaje
przesłana do Urzędu Skarbowego w Ostródzie do 25 dnia miesiąca następnego po miesiącu
rozliczeniowym.
22. Jednostki organizacyjne kwotę podatku od towarów i usług podlegającego wpłacie do
Urzędu Skarbowego w wysokości wynikającej z deklaracji „cząstkowej” (poz. 51 deklaracji
VAT-7) dla podatku od towarów i usług, przekazuje na rachunek podstawowy Gminy
Miłakowo tj.: 11 8857 1038 3001 0000 0202 0001, w terminie do 15 dnia miesiąca
następnego po miesiącu rozliczeniowym.
W przypadku, gdy z deklaracji „cząstkowej” lub korekty deklaracji „cząstkowej” dla podatku
od towarów i usług (VAT-7) wynikać będzie kwota do zwrotu ( poz. 54 deklaracji), podatek
zostanie przekazany jednostce organizacyjnej na wskazany rachunek z rachunku Gminy
Miłakowo lub po otrzymaniu tych środków z Urzędu Skarbowego – nie później niż po
upływie 60 dni.
Burmistrz
/-/ Aleksander Gawryluk