docWystąpienie pokontrolne - Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi
download 
Reklamacja Transkrypt
Wystąpienie pokontrolne - Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi
WOJEWODA ŁÓDZKI GN-I.431.3.2016.DS Łódź, 11 lipca 2016 r. Pan Bogdan Jarota Starosta Zgierski WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2015 r., poz. 520, tekst jednolity ze zm.) oraz art. 11 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) w terminie 1.03.2016 r. - 4.05.2016 r. przeprowadzona została kontrola w trybie zwykłym, zarządzona przez Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego w zakresie: prowadzenie części powiatowej państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, ze szczególnym uwzględnieniem wypełniania przez organ obowiązków, o których mowa w art. 12, 12a, 12b ustawy z dnia 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne. Okres kontrolowany: od dnia 01.01.2015 r. do dnia 31.12.2015 r. 1 Kontrolę przeprowadzili: Dariusz Szczepański – starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Wojewódzka Inspekcja Geodezyjna i Kartograficzna, pełniący funkcję kierującego Zespołem Wojewódzkiego kontrolerów Inspektora na Nadzoru podstawie upoważnienia Geodezyjnego i Łódzkiego Kartograficznego nr GN-I.0030.4.2016 z dnia 23.02.2016 r. oraz Grażyna Ibsz – starszy specjalista w Oddziale Wojewódzka Inspekcja Geodezyjna i Kartograficzna, na podstawie upoważnienia Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego nr GN-I.0030.3.2016 z dnia 23.02.2016 r. Kontrolujący złożyli oświadczenia z dnia 23.02.2016 r. o braku okoliczności uzasadniających wyłączenie od udziału w kontroli. Kontrolę wpisano do Książki kontroli Starostwa Zgierskiego. (akta kontroli str. 3-10) Ustalenia ogólne W okresie kontrolowanym kierownikiem jednostki kontrolowanej był Pan Bogdan Jarota, piastujący funkcję Starosty Zgierskiego od dnia 5 grudnia 2014 r. - zgodnie z uchwałą Nr II/4/14 Rady Powiatu Zgierskiego z dnia 5 grudnia 2014 r. w sprawie wyboru Starosty Zgierskiego Funkcję Geodety Powiatowego (od dnia 03.04.2012 r.) pełniła Pani Krystyna Kłosińska. Z przedstawionych do kontroli dokumentów: pisma OR.220-57/12 z dnia 03.04.2012 r. wynika, że od tej daty Pani Krystyna Kłosińska pełniła funkcję Geodety Powiatowego, wykonując jednocześnie obowiązki Zastępcy Naczelnika Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Nieruchomości, natomiast z pisma OR.220-57/2015 z dnia 05.10.2015 r. wynika, że z dniem 05.10.2015 r. Pani Kłosińska pełni obowiązki Geodety Powiatowego Wydziału Geodezji, Kartografii i Katastru. 2 Kontrolujący stwierdzają, że nazwa stanowiska pracy określona w ww. piśmie z dnia 05.10.2015 r. nie odpowiada nazwie stanowiska pracy określonej w przedstawionym do kontroli dokumencie p.n. Zakres czynności pracownika starostwa powiatowego w Zgierzu, gdzie nazwę stanowiska pracy: Geodeta Powiatu Zgierskiego określono prawidłowo. W czasie kontroli wyjaśnień udzielała Pani Krystyna Kłosińska. Z § 13 ust 3 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Zgierzu wynika, że od dnia 15.10.2015 r. w strukturze organizacyjnej Starostwa funkcjonuje wyodrębniony Wydział Geodezji, Kartografii i Katastru, który wcześniej nosił nazwę Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Nieruchomości, przy pomocy którego Starosta wykonuje zadania określone w art. 7d ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne. Zadania Wydziału aktualnie określone są w § 28 Regulaminu Organizacyjnego. Na podstawie uzyskanych ww. dokumentów stwierdzić należy, że w okresie kontrolowanym - do dnia 15.10.2015 r. w Regulaminie Organizacyjnym stanowisko Geodety Powiatowego nie było określone w sposób, o którym mowa w przepisie art. 6a ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy Pgik. Kontrolerzy sformułowali taką opinię w szczególności po analizie dokumentu p. n. Zakres czynności pracownika Starostwa Powiatowego dla stanowiska Geodety Powiatowego, z którego wynikał obowiązek (obok zakresu zadań merytorycznych, związanych z pełnieniem funkcji Geodety Powiatowego) wykonywania czynności zlecanych przez Naczelnika Wydziału. W związku ze zmianą Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Zgierskiego, od dnia 15.10.2015 r. Geodeta Powiatowy posiada zmieniony Zakres czynności pracownika Starostwa Powiatowego. Wynika z niego obowiązek m.in. sprawowania merytorycznego nadzoru nad prawidłową i sprawną realizacją zadań Wydziału określoną w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa. Do obowiązków Geodety Powiatowego należy także zapewnienie właściwej organizacji pracy, prawidłowej i terminowej realizacji zadań i sprawnego funkcjonowania Wydziału. 3 Geodeta Powiatowy pełni jednocześnie funkcję Naczelnika Wydziału, co wynika z treści § 12 ust 3 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Zgierzu. Ze schematu organizacyjnego, będącego załącznikiem do Regulaminu Organizacyjnego Starostwa wynika, że Geodeta Powiatowy podlega bezpośrednio Staroście Zgierskiemu. Pełniąc równolegle funkcję Naczelnika Wydziału, podlega jednocześnie bezpośrednio Wicestaroście i Członkom Zarządu – co wynika ze schematu organizacyjnego Starostwa. Kontrolujący zauważają, że struktura organizacyjna przedstawiona w schemacie może mieć negatywny wpływ na określone przez ustawodawcę umocowanie Służby Geodezyjnej i Kartograficznej, wynikające z przepisu art. 6a ustawy Pgik. Mając na względzie ustalenia Regulaminu organizacyjnego, skonkretyzowane w schemacie organizacyjnym, po analizie pracowniczych Zakresów czynności pracownika Starostwa Powiatowego w Zgierzu stwierdzić należy, że w okresie kontrolowanym w Starostwie funkcjonował wyodrębniony Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, o którym mowa w art. 40 ust. 2 ustawy Pgik. Z analizy dokumentu p.n. Zakres czynności pracownika Starostwa Powiatowego w Zgierzu dla Geodety Powiatu Zgierskiego wynika, że w okresie kontrolowanym (do dnia 15.10.2015 r.) osobą odpowiedzialną bezpośrednio za pracę PODGiK pozostawała Pani Krystyna Kłosińska. Z dniem 15.10.2015 r., w związku ze zmianą Regulaminu Organizacyjnego i otrzymaniem nowego Zakresu czynności pracownika Starostwa Powiatowego w Zgierzu dla Geodety Powiatowego, Pani Krystyna Kłosińska wykonuje powierzone Staroście zadania Służby Geodezyjnej i Kartograficznej określone w art. 7d ustawy Pgik (Cz. I pkt 4 Zakresu). Natomiast z przedstawionego do kontroli dokumentu p.n. Zakres czynności pracownika Starostwa Powiatowego w Zgierzu dla Kierownika Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej oraz wyjaśnień 4 udzielonych przez Geodetę Powiatowego wynika, że od dnia 01.01.2016 r. obowiązki Kierownika PODGiK pełni Pani Krystyna Czyszczoń. Zgodnie z przedstawionym wykazem w formie tabeli z dnia 03.03.2016 r., w Wydziale Geodezji i Katastru zadania Starosty Zgierskiego wynikające z pełnienia obowiązków organu administracji geodezyjnej i kartograficznej wykonywało 29 osób (łącznie z Geodetą Powiatowym – Naczelnikiem Wydziału): 17 osób (59% składu osobowego Wydziału) – posiadało wykształcenie geodezyjne – średnie lub wyższe. 12 osób (41% składu osobowego Wydziału) posiadało wykształcenie inne niż geodezyjne. Spośród osób z wykształceniem geodezyjnym, 6 osób posiadało uprawnienia zawodowe, co stanowiło 21% wszystkich osób wykonujących zadania Starosty z zakresu geodezji i kartografii, przy czym 4 osoby posiadały uprawnienia zawodowe w zakresie 1 i 2, 1 osoba posiadała uprawnienia w zakresie 1 oraz 1 osoba posiadała uprawnienia w zakresie 2. Spełnienie wymagań posiadania uprawnień zawodowych przez Geodetę Powiatowego i osoby realizujące czynności weryfikacji dokumentacji przekazywanej przez wykonawców prac, przed jej przyjęciem do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Wymagania wobec osób zajmujących stanowisko Geodety Powiatowego określone zostały w przepisie § 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 listopada 2004 r. w sprawie określenia wymagań, jakim powinni odpowiadać wojewódzcy inspektorzy nadzoru geodezyjnego i kartograficznego, geodeci województw, geodeci powiatowi i geodeci gminni (Dz. U. Nr 249, poz. 2498). Z przedstawionych dokumentów wynika, że Geodeta Powiatowy - Naczelnik Wydziału Geodezji i Katastru posiada tytuł zawodowy magistra inżyniera geodety i uprawnienia zawodowe - Świadectwo Nr 15420 w zakresach 1 i 2. 5 Tym samym (w odniesieniu do ww. kryteriów) spełnia wymagania do zajmowania stanowiska Geodety Powiatowego. Zauważyć należy, że z dniem 12.07.2014 r. przestało obowiązywać rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 16 lipca 2001 r. w sprawie zgłaszania prac geodezyjnych i kartograficznych, ewidencjonowania systemów i przechowywania kopii zabezpieczających bazy danych, a także ogólnych warunków o udostępnianie tych baz (Dz. U. Nr 78, poz.837). W związku z tym Starosta Zgierski nie jest zobowiązany do przestrzegania wymogu określonego w § 9 ust. 3 ww. rozporządzenia, aby osoby realizujące czynności weryfikacji dokumentacji przekazywanej przez wykonawców prac przed jej przyjęciem do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, posiadały niezbędne uprawnienia zawodowe upoważniające do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii, o których mowa w art. 42 i następnych ustawy Pgik. Ocena cząstkowa pozytywna. (akta kontroli str. 11-108) Dokumenty wewnętrzne regulujące tryb i obieg dokumentacji dotyczącej obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych oraz przekazywanie materiałów i informacji powstałych w wyniku tych prac do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. W okresie kontrolowanym Starosta Zgierski uzgadniał z wykonawcami listę materiałów niezbędnych lub przydatnych do wykonania pracy poprzez generowanie z programu TurboEwid do Portalu Geodety w formie listy materiałów i operatów znajdujących się w zakresie opracowania pracy geodezyjnej lub pracy kartograficznej. Zgłoszenia prac geodezyjnych przyjmowane są drogą internetową za pomocą Portalu Geodety WebEWID, jak również w postaci analogowej są dostarczane przez wykonawcę do PODGiK oraz przesyłane za pośrednictwem poczty. 6 Identyfikator zgłoszenia pracy geodezyjnej lub pracy kartograficznej nadawany jest automatycznie przy rejestracji w obowiązującym zintegrowanym systemie do tworzenia i prowadzenia zasobu geodezyjnego i kartograficznego, w programie TurboEWID. Materiały przydatne lub niezbędne do wykonania pracy geodezyjnej lub pracy kartograficznej, uzgodnione z wykonawcą pracy, udostępniane są w formie wydruków, kserokopii oraz elektronicznie. Materiały odbierane mogą być osobiście, za pośrednictwem Portalu Geodety (program WebEWID) lub są przesyłane za pośrednictwem poczty, ewentualnie poczty elektronicznej. Zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych wykonawca pracy dostarcza do Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, przedstawiając jednocześnie operat techniczny z wykonania pracy. Uwierzytelnione materiały przeznaczone dla zamawiającego odbierane są osobiście przez wykonawcę pracy w PODGiK, po okazaniu dowodu zapłaty. Obecnie stosowany format plików generowanych i przekazywanych z roboczej bazy danych do PZGiK przez wykonawców prac geodezyjnych i prac kartograficznych to format .txt. Zgodnie ze złożonym oświadczeniem, mają miejsce nieliczne przypadki weryfikacji prac geodezyjnych i prac kartograficznych oraz innych materiałów przekazywanych do PZGiK z wynikiem negatywnym (~1%) i nie odnotowano przypadków ustosunkowania się na piśmie wykonawców prac geodezyjnych i prac kartograficznych do negatywnego protokołu weryfikacji. W związku z tym, w okresie kontrolowanym nie istniała konieczność wydawania decyzji administracyjnych o odmowie przyjęcia do PZGiK zbiorów danych lub innych materiałów sporządzonych przez wykonawców prac. Protokoły weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do PZGiK, ew. wystąpień wykonawców prac geodezyjnych i prac kartograficznych zawierające odrębne stanowiska w sprawie wykazanych w protokole weryfikacji 7 uchybień lub nieprawidłowości przechowywane są zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej w systemie TurboEWID. Zespół kontrolujący zauważa, że stwierdzone w okresie kontrolowanym przechowywanie Zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych, Zawiadomień o wykonaniu zgłoszonych o uwierzytelnienie prac dokumentów geodezyjnych/kartograficznych, na potrzeby postępowań Wniosków administracyjnych, sądowych czy cywilnoprawnych oraz druków Licencji w operatach technicznych jest naruszeniem przepisu § 71 ust. 1 i 2 pkt 1-9 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 9 listopada 2011 r. w sprawie standardów technicznych wykonywania geodezyjnych pomiarów sytuacyjnych i wysokościowych oraz opracowywania i przekazywania wyników tych pomiarów do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. Nr 263, poz. 1572) i stanowi uchybienie. Zasoby pracownicze realizujące zadania z zakresu obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych oraz przekazywania materiałów i informacji powstałych w wyniku tych prac do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Wydane przez organ administracji geodezyjnej i kartograficznej upoważnienia do działania w jego imieniu. W powyższym zakresie Starosta Zgierski przedstawił oświadczenie GK.661.11.2016 z dnia 10.03.2016 r. oraz kopie dokumentów pn. Zakresy czynności, obowiązków i odpowiedzialności. Są to dokumenty określające indywidualne pracownicze zakresy zadań i obowiązków (Cz. I), zakresy upoważnień i uprawnień (Cz. II), obowiązek zastępowania stanowisk (Cz. III) i zakresy na stanowiskach pracy. 8 odpowiedzialności (Cz. IV) Z przedstawionych dokumentów wynika, że 13 osób (wraz z osobą powołaną na stanowisko Kierownika PODGiK od dnia 01.01.2016 r.) stanowi personel Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej. Ponadto Starosta przedstawił odpowiednie zakresy czynności dla dalszych 9 osób wykonujących czynności związane m. in. z prowadzeniem operatu ewidencyjnego, W trakcie kontroli nie przedstawiono Zakresów czynności, obowiązków i odpowiedzialności dla następujących osób: Ewa Jankowska, Agnieszka Wasiak, Mariusz Kawalec, Anna Mysera, Filip Gawrych, Milena Sass, Marcin Dutkiewicz, Sylwia Mróz. Brak ww. dokumentów określających czynności, obowiązki i zakresy odpowiedzialności osób wykonujących zadania organu administracji geodezyjnej i kartograficznej należy uznać za uchybienie formalne, nie stwierdzono bowiem, by miało to wpływ na jakość wykonywania kontrolowanych zadań. Na podstawie oświadczenia GK.661.11.2016 z dnia 10.03.2016 r. ustalono, że nw. stanowiska aktywne w procesie obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych obsadzone są przez następujące ilości osób: przyjmowania zgłoszeń prac – 2 osoby; nadawania identyfikatora zgłoszeń/potwierdzania przyjęcia zgłoszenia – 2 osoby; prowadzenia rejestru zgłoszeń – 2 osoby; uzgadniania z wykonawcą listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonej pracy – 2 osoby; 9 przygotowania kopii materiałów zasobu na potrzeby realizacji zgłoszonych prac – 4 osoby; naliczania opłat – 7 osób; wydawania licencji uprawniających do wykorzystywania materiałów z zasobu – 4 osoby przyjmowania zawiadomień o zakończeniu prac i dokumentacji przekazywanej do państwowego zasobu/przyjmowania wniosków o przyjęcie dokumentacji do państwowego zasobu – 2 osoby; weryfikacja przekazanej dokumentacji wynikowej ze zrealizowanych prac geodezyjnych i kartograficznych przed jej przyjęciem do zasobu – 3 osoby; przyjmowanie wniosków o uwierzytelnienie przez organ dokumentów opracowanych przez wykonawców prac geodezyjnych lub prac kartograficznych na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych i uwierzytelniania dokumentów oraz wydawanie uwierzytelnionej dokumentacji przeznaczonej dla dokumentacji przeznaczonej dla zamawiających – 2 osoby; wydawanie uwierzytelnionej zamawiającego – 2 osoby. Jak wynika z oświadczenia GK.661.11.2016 z dnia 10.03.2016 r. następujące osoby upoważnione zostały przez Starostę Zgierskiego do wykonywania poniższych czynności wykonywanych w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej: udostępnianie materiałów zasobu – Anna Mysera; naliczanie opłat – Ewa Czerwińska, Katarzyna Palmowska; weryfikacja dokumentacji przekazanej do zasobu/weryfikacja dokumentacji wykonywanych prac geodezyjnych i prac kartograficznych przed jej przyjęciem do państwowego zasobu – Krystyna Czyszczoń, Ewa Stajuda, Ireneusz Słota; 10 uwierzytelniania dokumentów opracowanych przez wykonawców prac - Krystyna Czyszczoń, Ewa Stajuda, Ireneusz Słota; przetwarzanie danych osobowych – z przedstawionego oświadczenia Starosty Zgierskiego z dnia 08.03.2016 r., pełniącego jednocześnie funkcję Administratora Danych Starostwa Powiatowego wynika, że wszyscy pracownicy zatrudnieni w Wydziale Geodezji, Kartografii i Katastru zostali upoważnieni do przetwarzania danych osobowych w celach związanych z wykonywaniem obowiązków wynikających z zakresów czynności na zajmowanych stanowiskach. Ponadto, Starosta Zgierski przedstawił indywidualne upoważnienia udzielone pracownikom Wydziału do załatwiania spraw w jego imieniu, obowiązujące w okresie kontrolowanym (01.01.2015 r. – 31.12.2015 r.): upoważnienie znak OR.077.102.2012 z dnia 5 listopada 2012 r. udzielone Pani Krystynie Czyszczoń do wydawania w imieniu Starosty Zgierskiego decyzji administracyjnych, postanowień, zaświadczeń i opinii w indywidualnych sprawach z zakresu działania Wydziału; upoważnienie znak OR.077.70.2014 z dnia 6 października 2014 r. udzielone Pani Dorocie Rudalskiej do podpisywania dokumentów obliczenia opłaty wraz z wydawanymi licencjami; upoważnienie znak OR.077.3.2014 z dnia 19 lutego 2014 r. udzielone Pani Ilonie Miksa do wydawania w imieniu Starosty Zgierskiego wypisów i wyrysów, które nie służą do dokonywania wpisów w księgach wieczystych oraz zaświadczeń z ewidencji gruntów, budynków i lokali oraz podpisywania pism wychodzących z ewidencji gruntów; upoważnienie znak OR.077.69.2014 z dnia 6 października 2014 r. udzielone Pani Ewie Czerwińskiej do podpisywania dokumentów obliczenia opłaty wraz z wydawanymi licencjami; upoważnienie znak OR.072.69.2014 z dnia 6 października 2014 r. udzielone Pani Marcie Sobińskiej do podpisywania dokumentów obliczenia opłaty wraz z wydawanymi licencjami; 11 upoważnienie znak OR.077.56.2014 z dnia 10 lipca 2014 r. udzielone Pani Krystynie Kłosińskiej – Geodecie Powiatowemu – do prowadzenia zasobu geodezyjnego i kartograficznego. W związku z analizą przedstawionych dokumentów kontrolujący stwierdzają, że nie wszystkie osoby wykonujące zadania w Wydziale posiadają pracownicze Zakresy czynności, obowiązków i odpowiedzialności. Również nie wszystkie osoby wykonujące zadania organu administracji geodezyjnej i kartograficznej posiadają upoważnienia Starosty Zgierskiego do działania w jego imieniu. Oświadczenie Starosty z dnia 8 marca 2016 r., w sprawie upoważnień znajduje się na str. 227 akt kontroli. Ocena cząstkowa pozytywna z uchybieniami. Dodatkowo w trakcie kontroli Starosta przedstawił dwa upoważnienia: upoważnienie znak OR.077.4.2016 z dnia 25 stycznia 2016 r. dla Pani Anny Mysera oraz upoważnienie znak OR.077.6.2016 z dnia 25 stycznia 20016 r. dla Pana Piotra Lewińskiego, które jednak nie zostały w trakcie kontroli wzięte pod uwagę, ponieważ nie obejmują okresu kontrolowanego. (akta kontroli str. 109-244) Infrastruktura (techniczna/informatyczna/programowa), wspomagająca prowadzenie powiatowej części państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, w zakresie obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych oraz przekazywania materiałów i informacji powstałych w wyniku tych prac do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Zgodnie z oświadczeniem znak GK.661.11.2016 z dnia 10.03.2016 r., od roku 2012 obsługa powiatowej części państwowego zasobu geodezyjnego 12 i kartograficznego odbywa się w zintegrowanym systemie do tworzenia i prowadzenia zasobu geodezyjnego i kartograficznego Ewid 2007-ZG firmy Geomatyka Kraków s.c. Wraz z Portalem Geodety tworzy on w Starostwie system informatyczny, o którym mowa w § 7 rozporządzenia z dn. 5.09.2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. System zabezpiecza uzyskanie m.in. następujących danych: identyfikator zgłoszenia, data wpływu zgłoszenia pracy geodezyjnej lub pracy kartograficznej, data dokonania uzgodnień listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac, data przygotowania materiałów niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac, termin dokonania uzgodnień listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac, termin przygotowania materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac. data udostępnienia kopii materiałów zasobu, data sporządzenia dokumentacji licencji, data wystawienia Dokumentu Obliczenia Opłaty. Ponadto, pozwala na rejestrowanie i prowadzenie następujących spraw: przyjmowanie zgłoszeń prac geodezyjnych i prac kartograficznych, prowadzenie rejestru zgłoszeń prac, udostępniania materiałów i informacji z zasobu geodezyjnego i kartograficznego, naliczania opłat i sporządzania Dokumentu Obliczenia Opłaty, ewidencjonowania zasobu. Zgodnie z informacjami przedstawionymi przez producenta, Ewid 2007 to zintegrowany system informatyczny dla starostw powiatowych i urzędów miejskich. Zbudowany jest z dwóch komponentów: TurboEWID oraz WebEWID. Każdy 13 z komponentów zbudowany jest z modułów pełniących określone funkcje, lub służących do prowadzenia odrębnych ewidencji. Obecnie system może być z powodzeniem wykorzystywany w ewidencji gruntów, ośrodku dokumentacji geodezyjno-kartograficznej, gospodarce nieruchomościami, ochronie środowiska i architekturze. Wszystkie dane gromadzone są w jednej zintegrowanej bazie danych Oracle®. Ewid 2007 służy do prowadzenia: ewidencji gruntów, budynków i lokali wraz z mapą ewidencyjną, ewidencji cen i wartości nieruchomości wraz z mapą cen, ewidencji obiektów przestrzennych K-1 wraz z mapą zasadniczą, ewidencji sieci uzbrojenia terenu wraz z mapą sieci i urządzeń technicznych, ewidencji zgłoszeń prac geodezyjnych wraz z mapą ich zakresów (zasięgów), ewidencji operatów geodezyjnych wraz z mapą ich zakresów, ewidencji faktur, zamówień, geodetów uprawnionych i interesantów urzędu, ewidencji elektronicznej dokumentacji geodezyjnej wraz z mapą jej zakresów, ewidencji spraw ZUDP wraz z mapą przewodów i urządzeń projektowanych, ewidencji osnów geodezyjnych wraz z mapą sieci osnów, ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej (elektroniczny obieg dokumentów), ewidencji mienia Skarbu Państwa, powiatu i gminy, ewidencji przeznaczenia terenów wraz z planem zagospodarowania przestrzennego, ewidencji decyzji o warunkach zabudowy wraz z prowadzeniem mapy decyzji, 14 ewidencji wyłączeń z produkcji rolnej wraz z mapą wyłączeń, ewidencji adresów nieruchomości i decyzji o ich nadaniu wraz z mapą punktów adresowych. TurboEWID jest komponentem systemu Ewid 2007. Jest to oprogramowanie aplikacyjne, desktopowe, w całości napisane w języku C++ i skompilowane w zaawansowanym narzędziu programistycznym, jakim jest Borland Turbo C++ Professional. Z punktu widzenia technologii klient-serwer jest to tzw. "gruby klient", którego zadaniem jest obsłużyć wszystkie stanowiska komputerowe w urzędzie (klientów) wpięte do lokalnej sieci komputerowej w zakresie aktualizacji wszystkich ewidencji prowadzonych przez System. Funkcje potrzebne do obsługi ewidencji prowadzonych przez wydział geodezji, a także inne wydziały urzędu są zlokalizowane w tzw. modułach dynamicznych (DLL). Natomiast dane przedmiotowych ewidencji są gromadzone w jednej bazie danych obsługiwanej przez silnik ORACLE. Aktualnie TurboEWID składa się grup modułów obsługujących następujące ewidencje: Moduł dla Wydziału Geodezji i Kartografii, który zawiera: obsługę ewidencji gruntów, budynków i lokali (EGiB) zgodnie z najnowszym rozporządzeniem MAiC z dn. 29.11.2013 w sprawie ewidencji gruntów i budynków; obsługę ewidencji cen i wartości nieruchomości (RCiWN) zgodnie z najnowszym rozporządzeniem MAiC z dn. 29.11.2013 w sprawie ewidencji gruntów i budynków; obsługę ewidencji obiektów topograficznych (BDOT500) zgodnie z rozporządzeniem MAiC z dn. 12.02.2013 w sprawie bazy danych 15 geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu, bazy danych obiektów topograficznych oraz mapy zasadniczej; obsługę ewidencji sieci uzbrojenia terenu (GESUT) zgodnie z rozporządzeniem MAiC z dn. 12.02.2013 w sprawie bazy danych geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu, bazy danych obiektów topograficznych oraz mapy zasadniczej; obsługę ewidencji osnów geodezyjnych (BDSOG) zgodnie z rozporządzeniem MAiC z dn. 14.02.2012 w sprawie osnów geodezyjnych, grawimetrycznych i magnetycznych; obsługę ewidencji prac, operatów i materiałów geodezyjnych (PODGiK) zgodnie z rozporządzeniem MAiC z dn. 5.09.2013 w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego; obsługę ewidencji obiektów kartograficznych wraz z mapą topograficzną; obsługę ewidencji spraw ZUD wraz z mapą sieci i obiektów projektowanych; obsługę ewidencji prac geodezyjnych (KERG) wraz z mapą zasięgów prac; obsługę ewidencji operatów geodezyjnych i pozostałych materiałów geodezyjnych; obsługę ewidencji map rastrowych; obsługę ewidencji zamówień na dokumenty i materiały geodezyjne; obsługę ewidencji wypożyczeń dokumentów i materiałów geodezyjnych; Moduł dla Wydziału Gospodarki Nieruchomościami; Moduł dla Wydziału Ochrony Środowiska i Rolnictwa; WebEWID jest komponentem systemu Ewid 2007. 16 WebEWID to serwerowa aplikacja internetowa (serwer aplikacji) korzystająca z serwera mapowego oraz przestrzennej bazy danych pozwalająca na publikację danych geometrycznych (przestrzennych) wraz z ich atrybutami opisowymi z systemu EWID 2007 w przeglądarce internetowej bez konieczności instalacji dodatkowych wtyczek i apletów. WebEWID pełni rolę portalu mapowego, ale nie w znaczeniu szeroko pojętego systemu GIS, lecz w celu prezentacji map oraz świadczenia usług internetowych zwykłym ludziom: interesantom urzędu, geodetom uprawnionym, rzeczoznawcom majątkowym, notariuszom i innym. Przeznaczony jest do udostępniania danych poza siecią lokalną, ale może działać także w sieci lokalnej traktowanej jako intranet. WebEWID to aplikacja napisana w technologii trójwarstwowej. Jako warstwę aplikacji zastosowano serwer protokołu http (Apache), środowisko aplikacji (PHP) i serwer map (UMN-Mapserver). WebEWID prezentuje dane przestrzenne i opisowe w przeglądarce internetowej bez konieczności instalacji wtyczek, plug-in’ów i apletów JAVA. Prezentuje dane przestrzenne zarówno w postaci wektorowej jak i rastrowej: m. in. TIFF/GeoTIFF, EPPL7. Możliwe jest także dodanie jako tła innych warstw spoza bazy danych systemu Ewid 2007, np. warstw serwowanych w standardach WMS i WFS z innych serwerów. Przy pomocy WebEWID Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej może prezentować (udostępniać): mapę zasadniczą rozumianą, jako zbiorczy raport z bazy danych EGiB, GESUT, BDOT500 i BDSOG, mapę ewidencyjną (działki, budynki, użytki gruntowe, kontury klas bonitacyjnych, granice administracyjne), mapę obiektów topograficznych, jako raport z BDOT500 (odpowiednik dawnej nakładka sytuacyjnej K-1), mapę sieci uzbrojenia terenu GESUT w rozbiciu na typ sieci (energetyczna, gazowa, wodociągowa, itd.), 17 mapę sieci projektowanych uzbrojenia terenu w ramach koordynacji dokumentacji projektowej, mapę zakresów prac geodezyjnych, mapę osnów geodezyjnych, jako raport z BDSOG, mapy rastrowe w postaci warstwy (ortofotomapa, mapa topograficzna, MPZT), mapę punktów adresowych, plany zagospodarowania przestrzennego, mapy glebowo-rolnicze, mapy pochodne (np.: mapa stanu prawnego granic, mapa użytkowania terenu, powierzchnie gmin), mapę terenów wyłączonych z produkcji rolnej, mapy z zewnętrznych serwerów WMS, jako tło dla własnych map. Poprzez panel administratora WebEWID umożliwia zarządzanie kontami użytkowników i uprawnieniami do poszczególnych map i funkcji. Głównym celem WebEWID jest udostępnianie danych przestrzennych, które nie są płatne. Dlatego przeciętny klient urzędu nie musi się autoryzować (logować) w systemie. Przy pomocy WebEWID klient Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej może: Przeglądać wszystkie w/w mapy i związane z nimi informacje, które zostały zgromadzone w bazie EWID 2007, Wyszukiwać dane na tle mapy wg następujących atrybutów: działki, budynki adresy prace geodezyjne 18 operaty geodezyjne punkty osnowy geodezyjnej. Można również: Pozyskiwać informacje o wskazanym na mapie obiekcie ewidencyjnym, Pozyskiwać informacje o atrybutach sieci poprzez wskazanie obiektu na mapie, Pobierać informacje o punkcie osnowy geodezyjnej poprzez kliknięcie na niego na mapie, Mierzyć odległości na mapie, Pobierać informacje o sposobie zagospodarowania poprzez kliknięcie na mapie, Przeliczać współrzędne wskazanego punktu do różnych układów (m.in. WGS84-GPS), Drukować aktualny widok mapy z zachowaniem: skali, zakresu mapy, treści mapy w formacie pdf, html. Do WebEWID można zakupić dodatkowe moduły (portale specjalistyczne): 1. Portal Katastralny; 2. Portal Gminy; 3. Portal Geodety (do obsługi geodetów uprawnionych zgłaszających prace geodezyjne oraz wszystkich instytucji, które potrzebują wglądu do ewidencji prac geodezyjnych); 4. Portal Rzeczoznawcy (do obsługi rzeczoznawców majątkowych oraz wszystkich instytucji potrzebujących wglądu do rejestru cen i wartości nieruchomości); 5. Portal Interesanta; 6. Portal Komornika (do obsługi Komorników); 7. Portal Archiwisty. 19 Portal Geodety umożliwia osobom zalogowanym jako Geodeta Uprawniony: Zgłaszać prace geodezyjne w sposób zdalny na elektronicznym formularzu bez wizyty w PODGiK; Pobierać numer KERG (identyfikator pracy) i potwierdzenie zgłoszenia wraz z przygotowanymi w PODGiK materiałami i informacjami w formie cyfrowej (opcjonalnie z podpisem elektronicznym); Pobrać dokument obliczenia opłaty; Dokonać uiszczenia opłaty (jeżeli urząd ma podpisaną umowę na dokonywanie e-płatności); Pobierać zeskanowane opisy topograficzne punktów osnowy oraz zeskanowane operaty geodezyjne; Przekazywać do PODGiK dokumenty elektroniczne i wyniki pomiarów, jako załączniki do operatu geodezyjnego poprzez specjalny panel geodety; Zarządzać zgłoszonymi przez siebie pracami poprzez panel geodety wyposażony w wiele narzędzi pomocniczych. W ramach obowiązującego systemu w Wydziale Geodezji, Kartografii i Katastru działają następujące portale: Portal Geodety WebEWID, Portal Rzeczoznawcy oraz Portal Komornika. Ocena cząstkowa pozytywna. (akta kontroli str. 245-274) 20 Procedura obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych przez ośrodek dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej w okresie 01.01.2015 r. - 31.12.2015 r. Przyjmowanie Zgłoszeń prac geodezyjnych/kartograficznych (formularz ZG). W okresie kontrolowanym, zgłoszenia prac geodezyjnych/kartograficznych dostarczane przez wykonawców prac przyjmowano zgodnie ze wzorem formularza określonego w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 924). Zgłoszenia prac geodezyjnych przyjmowane były w systemie elektronicznym za pośrednictwem usługi internetowej Portal Geodety WebEWID oraz w formie papierowej. Zgłoszenia prac geodezyjnych (zgłaszane elektronicznie) rejestrowane i przechowywane są w systemie, a forma papierowa znajduje się w operatach technicznych przyjętych do państwowego zasobu. Identyfikator Zgłoszenia, zgodny z hasłem klasyfikacyjnym JRWA nadawany jest automatycznie przy rejestracji w funkcjonującym w Starostwie Zgierskim zintegrowanym systemie do tworzenia i prowadzenia zasobu geodezyjnego i kartograficznego w programie TurboEWID. Spośród kontrolowanych losowo wybranych 40 Zgłoszeń prac stwierdzono, że: w 4 przypadkach nie podano identyfikatora wykonawcy prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, w 2 wypadkach nie opisano rodzaju zgłaszanych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, w 3 przypadkach brak było danych kontaktowych wykonawcy prac geodezyjnych lub prac kartograficznych 21 w 4 przypadkach nie podano przewidywanego terminu wykonania zgłoszonych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, w 2 przypadku nie podano informacji o podmiocie, na zamówienie którego realizowane były zgłaszane prace geodezyjne i prace kartograficzne. w 2 przypadkach brak było imienia, nazwiska oraz podpisu wykonawcy prac geodezyjnych i prac kartograficznych, w 1 przypadku nie podano adresu zamieszkania/siedziby wykonawcy prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, Wyniki analizy poprawności sporządzania Zgłoszeń prac przedstawiono w Tabeli nr 4 ( str.1201-1217 akt kontroli). Ocena cząstkowa pozytywna z uchybieniami. Rejestr zgłoszeń prac geodezyjnych i prac kartograficznych. W okresie kontrolowanym rejestr zgłoszeń prowadzony był w formie elektronicznej, w programie Ewid 2007-ZG stanowiącym zintegrowany system informatyczny, przeznaczony do użytkowania w starostwach powiatowych. Zgodnie z przepisem § 8 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 1183), rejestr zgłoszeń prac geodezyjnych i prac kartograficznych prowadzony w podmiocie kontrolowanym winien zawierać 14 pozycji, wymienionych w ww. przepisie, przy czym pozycja określona w pkt 13 winna być uzupełniana w razie konieczności zwrotu dokumentacji wykonawcy celem poprawy. Na podstawie rejestru zgłoszeń kontrolujący ustalili, że zawiera on wszystkie wymagane elementy, w zakresie wskazanym w § 8 wymienionego wyżej rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. Ocena cząstkowa – pozytywna. 22 Dane statystyczne odnośnie ilości zarejestrowanych zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych w okresie objętym kontrolą. Powierzchnia Powiatu Zgierskiego wynosi 85518 ha. W okresie kontrolowanym (01.01.2015 r. - 31.12.2015 r.) do Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego przyjęto 5948 prac. Do kontroli wytypowano losowo 40 prac, co stanowi 0,67% prac zgłoszonych do zasobu. Jak wynika z tabeli Załącznik nr 3 (str. 249 akt kontroli ) - Dane statystyczne Cel lub zakładany wynik pracy, w okresie kontrolowanym w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej zarejestrowano następujące ilości prac geodezyjnych kartograficznych wg. nomenklatury diagramu PZG_ ModelZasobuGik. 3 prace – modernizacja ewidencji gruntów i budynków – 0,05% całości prac, 75 prac – aktualizacja ewidencji gruntów i budynków ( EGiB ) – 1,2% całości prac, 291 prac - utworzenie bazy danych geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu (GESUT) – 4,7% całości prac, 29 prac - utworzenie bazy danych obiektów topograficznych o szczegółowości zapewniającej tworzenie standardowych opracowań kartograficznych w skalach 1:500 – 1:5000 (BDOT500) - 0,5% całości prac, 1 praca – utworzenie bazy danych szczegółowych osnów geodezyjnych (BDSOG) – 0,02% całości prac, 426 prac – mapa z projektem podziału nieruchomości – 6,9% całości prac, 47 prac - mapa z projektem podziału nieruchomości rolnej/leśnej – 0,8% całości prac, 2 prace – mapa z projektem scalenia i podziału nieruchomości – 0,03% całości prac, 97 prac – inna mapa do celów prawnych – 1,6% całości prac, 23 122 prace – wznowienie znaków granicznych/wyznaczenie punktów granicznych/ustalenie przebiegu granic działek ewidencyjnych – 2,0% całości prac, 1864 prace – mapa do celów projektowych – 30,2% całości prac, 2704 prace – geodezyjna inwentaryzacja obiektów budowlanych – 43,9% całości prac, 481 prac – wytyczenie obiektów budowlanych – 7,8% całości prac, 24 prace – inny cel – 0,4% całości prac. Kontrola obsługi Zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych Zgodnie z oświadczeniem GK.661.11.2016 z dnia 10.03.2016 r. oraz informacjami udzielanymi przez Geodetę Powiatowego (str. 245-252 akt kontroli), przy elektronicznym zgłoszeniu pracy materiały zasobu przetworzone do postaci elektronicznej i podłączone do systemu EWID 2007 udostępniane są wykonawcy po uiszczeniu opłaty poprzez usługę internetową Portal Geodety. W przypadku formy papierowej zgłoszenia – udostępniane są kopie materiałów potrzebnych wykonawcy opatrzone stosownymi pieczęciami. Po uzgodnieniach wystawiany jest Dokument Obliczenia Opłaty. Pobranie opłaty następuje po wydaniu DOO, materiały z zasobu wydawane są wykonawcy po przedstawieniu dowodu wniesienia opłaty wskazanej w DOO. Przedstawione do kontroli Dokumenty Obliczenia Opłaty są zgodne z wzorem zamieszczonym w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty (Dz. U. poz. 917). Ocena cząstkowa pozytywna. 24 Sposób i tryb wydawania przez organ licencji był zgodny z opisanym w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty (Dz. U. poz. 917). Numery licencji nadawano zgodnie z § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia. Sporządzenie licencji i Dokumentu Obliczenia Opłaty następowało w tym samym dniu. Dane dotyczące kontroli przestrzegania ww. terminów zawarto w Tabeli nr 8 (str. 1243-1250 akt kontroli). Najkrótszy termin przygotowania Dokumentu Obliczenia Opłaty oraz wydania licencji wynosił 0 dni (co oznacza, że dokumenty opracowano w dniu wpływu Zgłoszenia pracy geodezyjnej lub kartograficznej). Najdłuższy termin przygotowania Dokumentu Obliczenia Opłaty oraz wydania licencji wynosił 25 dni. Średni termin przygotowania materiałów dla wykonawcy wyniósł 7,2 dnia roboczego. W 2 przypadkach dozwolony termin 10 dni, o którym mowa w przepisie art. 12 ust. 3 ustawy Pgik został przekroczony o 1 dzień, w 2 przypadkach o 2 dni, a w jednym przypadku o 15 dni. Ocena cząstkowa pozytywna z nieprawidłowościami. Udostępniane kopie materiałów z zasobu oznaczone były klauzulami zgodnymi z wzorem wskazanym w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego ((Dz. U. poz. 1183). Ocena cząstkowa pozytywna. 25 Zawiadomienie organu lub jednostki organizacyjnej, która w imieniu organu prowadzi powiatową część państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego o zakończeniu zgłoszonych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych. Kontrolowane Zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych i kartograficznych zawierały elementy określone we wzorze formularza przedstawionego w Załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 924). Zawiadomienia o wykonaniu prac wpływały w formie papierowej wraz z przekazywaną do ewidencji dokumentacją. Data wpływu zawiadomienia o zakończeniu prac rejestrowana była w systemie EWID 2007-ZG w rejestrze zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, o którym mowa w § 7 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 1183). W wyniku kontroli 40 Zawiadomień stwierdzono, że w 4 przypadkach nie zaznaczono na Zawiadomieniu o zakończeniu prac do jakiego zakresu baz danych należą przekazywane dane. Z oświadczenia Geodety Powiatowego wynika, że Zawiadomienia o zakończeniu prac, Protokół weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, Wniosek o uwierzytelnienie dokumentów opracowanych przez wykonawcę prac geodezyjnych wpinane były w okresie kontrolowanym do operatów technicznych. Skład operatów technicznych, przekazywanych do kontroli wyszczególniony był każdorazowo w spisie dokumentów operatu technicznego, tj. zgodnie z wymogiem § 71 ust. 2 pkt 9 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 9 listopada 2011 r. w sprawie standardów technicznych wykonywania geodezyjnych 26 pomiarów sytuacyjnych i wysokościowych oraz opracowywania i przekazywania wyników tych pomiarów do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. Nr 263, poz. 1572). Równocześnie, niezgodnie z § 71 ust. 2 pkt 9 ww. rozporządzenia, do operatu włączane jest przez wykonawców Zgłoszenie pracy geodezyjnej, Zawiadomienie o zakończeniu prac, Licencja, Wniosek o uwierzytelnienie dokumentów. Pliki do zasilenia bazy wykonawcy przekazują w formacie txt., jako wykaz współrzędnych załączony do operatu technicznego. Następnie współrzędne zostają wprowadzone do bazy numerycznej. Pracownicy sami aktualizują bazę w oparciu o przedmiotowy plik .txt oraz szkic polowy. Powyższy sposób prowadzenia zasobu jest niezgodny z § 83 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 9 listopada 2011 r. Ocena cząstkowa pozytywna z nieprawidłowościami. Weryfikacja zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego dokonują trzy osoby, które ww. zadanie mają wpisane do zakresu czynności służbowych. Formularz Protokołu weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego jest zgodny z wzorem stanowiącym Załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 924). Protokoły weryfikacji zbiorów danych oraz 27 innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wpinane są do operatów technicznych. Protokoły weryfikacji sporządzane są w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, co jest zgodne z p. 7 Załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 924). Z analizy protokołów weryfikacji, której wyniki zawarte są w Tabeli nr 6 (str. 1227-1234 akt kontroli) wynika, że w 20 przypadkach na 40 wybranych protokołów prowadzący weryfikację dokumentacji wskazał braki w kompletności przekazywanej dokumentacji. Natomiast nie występowały w przekazywanej dokumentacji nieprawidłowości co do zgodności z przepisami prawa. Z danych zawartych w Tabeli nr 5 (str.1219-1226 akt kontroli) wynika, że najdłuższy termin realizacji czynności kontrolnych wynosił 28 dni, a najkrótszy termin wynosił 1 dzień. Średni termin realizacji ww. czynności wynosił 15,7 dnia. Zauważyć należy, że obecnie (od dnia 12.07.2014 r.) ustawodawca nie wprowadził oznaczonego terminu wykonania czynności weryfikacji, nakazując uczynić to ”niezwłocznie” (art. 12b ust. 1 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne). Wykonawcy prac odnosili się pisemnie do negatywnego wyniku weryfikacji, poprzez naniesienie w protokole weryfikacji uwag dotyczących procedury usunięcia usterek wymieniając czynności, które w tym zakresie były podejmowane, a następnie osoba weryfikująca przyjmowała operat do zasobu - co odnotowywała w rejestrze zgłoszeń. Procedura taka jest niezgodna z treścią p. 6 Załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego 28 i kartograficznego gdzie wskazano, że „…protokół zawiera wyniki weryfikacji usunięcia nieprawidłowości stwierdzonych we wcześniejszym protokole weryfikacji”. Wobec tego, po poprawie pracy przez jej wykonawcę, weryfikujący zobowiązany jest sporządzić kolejny (drugi) protokół weryfikacji i ocenić usunięcie stwierdzonych wcześniej nieprawidłowości. Na 40 kontrolowanych protokołów weryfikacji, w 17 przypadkach brak było drugiego protokołu, w 2 przypadkach brak było potwierdzenia o usunięciu usterek. W kontrolowanym okresie nie miało miejsce wydanie decyzji administracyjnej o odmowie przyjęcia pracy do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Ocena cząstkowa pozytywna z uchybieniami. Przyjęcie zbiorów danych i innych materiałów powstałych w wyniku zrealizowanych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. W Starostwie Powiatowym w Zgierzu funkcjonuje system teleinformatyczny zapewniający pozyskiwanie, ewidencjonowanie, przechowywanie, udostępnianie oraz zabezpieczanie materiałów zasobu, o którym mowa w § 7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz.U. poz. 1183). Stanowi go aplikacja TurboEWID opisana szczegółowo na str. 12-19. Identyfikatory nadawane materiałom zasobu są zgodne z wymogami § 15 ww. rozporządzenia. Klauzule stosowane na materiałach z zasobu są zgodne z wzorami klauzul wskazanymi w Załącznikach nr 3 i 4 ww. rozporządzenia. Ocena cząstkowa pozytywna. 29 Opatrzenie klauzulami dokumentów przeznaczonych dla zamawiającego. Wnioski o administracyjnych, uwierzytelnienie dokumentów sądowych czynności lub na potrzeby postępowań cywilnoprawnych załączane są do operatów. W kontrolowanym okresie nie zaistniały przypadki uwierzytelniania dokumentów na ww. potrzeby po terminie włączenia materiałów do zasobu. W kontrolowanej dokumentacji na 40 robót geodezyjnych w 36 przypadkach wykonawcy prac złożyli wnioski o uwierzytelnienie dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych. Wnioski odpowiadają wzorowi określonemu w załączniku do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie sposobu i trybu uwierzytelniania przez organy Służby Geodezyjnej i Kartograficznej dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych (Dz. U. poz. 914). W 2 przypadkach podano niepełne dane identyfikujące wnioskodawcę, a w 15 przypadkach podano niepełne informacje o dokumentach, których dotyczy wniosek. Wyniki analizy przedstawiono w Tabeli nr 7 (str. 1235-1240 akt kontroli). Analiza terminów wystawiania Dokumentów Obliczenia Opłaty za uwierzytelnienie dokumentów liczonych od dnia przyjęcia dokumentacji do zasobu wskazuje, że: w 19 przypadkach DOO wystawiony był w dniu przyjęcia dokumentacji do zasobu, w 8 przypadkach wystawiony był po 1 dniu, w 3 przypadku po 2 dniach, w 1 przypadku po 3 dniach, w 1 przypadku po 5 dniach, w 1 przypadku po 7 dniach w 1 przypadku po 10 dniach w 4 przypadkach nie składano wniosku o uwierzytelnienie dokumentów. 30 Uwierzytelnione dokumenty wydawane były w chwili przedstawienia potwierdzenia wniesienia opłaty. Wyniki analizy przedstawione są w Tabeli nr 5 ( str. 1219-1226 akt kontroli). W okresie kontrolowanym nie zaistniały przypadki uwierzytelnienia dokumentów w sposób określony w § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie sposobu i trybu uwierzytelniania przez organy Służby Geodezyjnej i Kartograficznej dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych. Klauzula stosowana do uwierzytelniania dokumentów opracowanych przez wykonawców prac geodezyjnych lub prac kartograficznych zastosowana jest prawidłowo. Ocena cząstkowa pozytywna. Mając na uwadze oceny cząstkowe oparte na przedstawionych powyżej ustaleniach, działalność Starosty Zgierskiego w kontrolowanym zakresie należy ocenić pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień. Jednocześnie wnoszę o realizację następujących zaleceń i wniosków dotyczących usunięcia nieprawidłowości lub usprawnienia funkcjonowania jednostki kontrolowanej i proszę o złożenie informacji o ich wykonaniu lub wykorzystaniu wniosków, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. 1. W zakresie kompletowania dokumentacji zawierającej całość rezultatów geodezyjnych pomiarów sytuacyjnych i wysokościowych oraz wyników opracowania tych pomiarów przestrzegać przepisów § 71 ust. 2 pkt 1-9 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 9 listopada 2011 r. w sprawie standardów technicznych wykonywania geodezyjnych pomiarów sytuacyjnych i wysokościowych oraz opracowywania 31 i przekazywania wyników tych pomiarów do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. Nr 263, poz. 1572). 2. Pracowników wykonujących zadania w imieniu organu administracji geodezyjnej i kartograficznej wyposażyć w odpowiednie Zakresy czynności, obowiązków i odpowiedzialności stanowiące doprecyzowanie obowiązków i upoważnień na stanowisku pracy. 3. Osoby wykonujące czynności z zakresu obowiązków organu administracji geodezyjnej i kartograficznej wyposażyć w odpowiednie upoważnienia do ich wykonywania, uwzględniając konieczność przetwarzania danych osobowych na stanowiskach pracy oraz nomenklaturę i słownictwo techniczne wynikające z przepisów w nowym brzmieniu. 4. Zgłoszenia prac geodezyjnych, o których mowa w Załączniku nr 1 do rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 924), przedkładane przez wykonawców prac geodezyjnych, przyjmować do realizacji po uzupełnieniu wszystkich obowiązkowych pozycji formularza. 5. Kopie materiałów zasobu, niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonej pracy geodezyjnej lub pracy kartograficznej udostępniać wykonawcom prac w terminie określonym w art. 12 ust. 3 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2015 r., poz. 520 tekst jednolity z późn. zm.) 6. Zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych o którym mowa w ww. rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r., przyjmować do realizacji po uzupełnieniu wszystkich obowiązkowych pozycji formularza. 7. Podjąć działania, by rezultaty opracowań wyników pomiarów sytuacyjnych i wysokościowych przekazywane 32 były w postaci plików danych wygenerowanych z roboczej bazy danych, zapisanych na nośniku informatycznym zgodnie ze schematem GML lub zapisane w innym formacie uzgodnionym między wykonawcą a organem prowadzącym PZGiK, mając na uwadze § 83 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 9 listopada 2011 r. 8. W trakcie prowadzenia czynności weryfikacji dokumentacji przekazywanej do państwowego doprowadzić do zasobu geodezyjnego zgodności ze i kartograficznego, wskazaną w p. 6 procedurę Załącznika nr 4 cyt rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. 9. Wnioski o uwierzytelnienie dokumentów opracowanych przez wykonawców prac geodezyjnych lub prac kartograficznych na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych, przyjmować do realizacji po uzupełnieniu wszystkich obowiązkowych pozycji formularza określonego w Załączniku do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie sposobu i trybu uwierzytelniania przez organy Służby Geodezyjnej i Kartograficznej dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych (Dz. U. poz. 914). Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO Wojciech Dyakowski Wojewódzki Inspektor Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego 33 Potwierdzam zgodność kopii wydruku z dokumentem elektronicznym: Identyfikator dokumentu 1088762.3180707.2429535 Nazwa dokumentu WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Powiat Zgierski.doc Tytuł dokumentu WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Powiat Zgierski.doc Sygnatura dokumentu GN-I.431.3.2016 Data dokumentu 2016-07-11 Skrót dokumentu 6AF6455D44E375F14F89CBBE282AB028E61DF1FC Wersja dokumentu 1.7 Data podpisu 2016-07-11 15:15:49 Podpisane przez Wojciech Stanisław Dyakowski Wojewódzki Inspektor Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego EZD 3.18.2244.2723.7341 Data wydruku: 2016-07-18 Autor wydruku: Szczepański Dariusz (Starszy inspektor wojewódzki)
