DQS Polska sp. z o.o. Księga Zarządzania

Transkrypt

Dokument tłumaczony, obowiązuje polska wersja tego dokumentu/ Document translation, Polish valid version of this document
DQS Polska sp. z o.o.
Księga Zarządzania
(oparta na DQS Group Corporate Management Manual)
ul. Domaniewska 45
02-672 Warszawa,
Polska
DQS Holding GmbH
August-Schanz-Straße 21
60433 Frankfurt am Main
Germany
www.dqs-holding.com
© 2016, DQS Holding GmbH, Frankfurt, Germany/ DQS Polska sp. z o.o., Warszawa, Polska
Table of Contents
FOREWORD
GROUP PROFILE
PART A: STRATEGY, LEADERSHIP, ORGANIZATION
A.1 – External and internal issues
A.2 – Interested parties and corporate policies
A.3 - Corporate values
A.4 – Vision, strategy and key indicators
A.5 - Scope and Services
A.6 - Organization and Structure
A.7 - Communication
A.8 - Management system
A.9 - IQNet Network
8
8
157
17
20
22
26
29
34
PART B: DQS PROCESSES
B.1 - Process map
B.2 - Key processes
B.3 - Management processes
B.4 - Support processes
35
36
48
52
PART C: DOCUMENT MANAGEMENT
59
PART D: REMARKS
61
D.1 - Coverage
D.2 - Personal designations
D.3 - Terms
D.4 - Readers’ comments
D.5 - Management Manual
CM 01 Księga Zarządzania (oparta na Corporate Management Manual DQS Group 2016-01-06)
wydanie 09/2016
2/69
Annex 1
Correspondence matrix:
DQS Corporate Management Manual and ISO/IEC 17021-1
Annex 2 Correspondence matrix:
DQS Corporate Management Manual and ISO 9001
Annex 3: List of Corporate Directives & Procedures
64
66
68
wydanie 09/2016
3/69
FOREWORD
PRZEDMOWA
This Corporate Management Manual provides a fundamental description of
the global management system of DQS and introduces binding
specifications in this respect at the Group level. It sets out rules and
guidelines to be followed in the introduction, development, and improvement
of management systems in companies under DQS Holding GmbH (DQS),
branding under the name DQS. It also defines group-wide minimum
requirements in terms of values, management, quality, occupational safety
and health, environmental
Korporacyjna Księga Zarządzania zapewnia podstawowy opis globalnego systemu
zarządzania Grupy DQS oraz wprowadza wymagania w tym zakresie obowiązujące
na poziomie Grupy. Księga ta przedstawia zasady i wytyczne, które są stosowane
podczas wprowadzania, rozwoju i doskonalenia systemów zarządzania w DQS
Holding GmbH (DQS), czy też pod nazwami DQS. Księga określa minimalne wymogi
dla firm DQS pod względem wartości, zarządzania, jakości, higieny i bezpieczeństwa
pracy, ochrony środowiska i spełnienia wymagań akredytacyjnych.
This Manual and the requirements it sets out constitute binding instructions
to all affected employees and partners of the DQS The companies involved
are required to adopt these rules independently. They are intended to serve
as a basis for the individual management systems manuals published by
the companies that belong to the DQS.
The Executive Board of DQS Holding GmbH
Michael Drechsel
Niniejsza Księga, jak również jej wymagania, opisują ustanowione i obowiązujące
instrukcje dotyczące wszystkich pracowników oraz partnerów DQS. Członkowie Grupy
muszą przyjąć powyższe zasady i przenieść je do własnych systemów i dokumentacji
systemu zarządzania.
Zarząd DQS Holding GmbH
Stefan Heinloth
wydanie 09/2016
4/69
Zarząd DQS Polska sp. z o.o.
Prezes Zarządu
Członek Zarządu
Jacek Jan Pietrzak
Włodzimierz A.Smolak
wydanie 09/2016
5/69
Group Profile
Profil grupy
The founding of DQS (German Registrar for Management Systems) by DGQ
(German Society for Quality) and DIN (German Institute for Standardization) in
1985 was the first step towards today’s DQS Group. Later, the German industry
associations HDB, SPECTARIS, VDMA and ZVEI, and in 2008, the American
product testing organization UL (Underwriters Laboratories) also became
shareholders of the company.
Powołanie DQS (Niemiecki Rejestrator Systemów Zarządzania) przez DGQ
(Niemieckie Stowarzyszenie ds. Jakości) i DIN (Niemiecki Instytut Normalizacji) w 1985
roku stanowiło pierwszy krok w kierunku stworzenia dzisiejszej grupy Grupy DQS.
Udziałowcami DQS są też Niemieckie Stowarzyszenia Przemysłowe HDB,
SPECTARIS, VDMA i ZVEI oraz od 2008 amerykańska organizacja badań wyrobów
UL (Underwriters Laboratories).
DQS Holding GmbH, under which the companies of the DQS Group operate, is
headquartered in Frankfurt/Main, Germany. Today, DQS is present globally with
more than 75 offices in 55 countries. Among the major certification bodies, DQS
is the only organization to focus entirely on the certification and assessment of
management systems and processes in companies and organizations.
DQS Holding GmbH ma siedzibę we Frankfurcie nad Menem w Niemczech. Obecnie,
DQS z ponad 75 biurami w 55 krajach, ma zasięg globalny. Pośród głównych jednostek
certyfikujących, DQS jest jedyną organizacją, która skupia się całkowicie na certyfikacji
i ocenie procesów i systemów zarządzania w firmach i organizacjach.
Approximately 2.500 employees including more than 2.300 auditors serve
approximately 20.000 customers in more than 100 countries in all significant
industry sectors. DQS certificates can be found at 55.000 sites around the globe.
DQS headquarters is responsible for overall strategy and corporate policies,
global management system, core business principles, corporate information
technology and the coordination of international business development. In
addition, corporate headquarters has assumed to role of IATF-contracted office
for all TS certifications. Through its subsidiaries and partnerships with their own
independent accreditations and authorizations, DQS Group provides a large
number of value adding assessment and certification services to customers
worldwide under the valuable brand mark “DQS”.
Przeszło 2 500 pracowników wraz z 2 300 auditorami świadczy usługi dla 20 000
klientów w ponad 100 krajach, we wszystkich znaczących sektorach przemysłu.
Certyfikaty DQS można znaleźć na przeszło 55 000 stronach internetowych na całym
świecie.
Centrala DQS jest odpowiedzialna za ogólną strategię i politykę korporacyjną, jakość,
globalne zarządzanie relacjami z klientem, globalne wsparcie informatyczne oraz
koordynację całej działalności międzynarodowej. Poprzez swoje oddziały i partnerów
z ich własnymi niezależnymi akredytacjami i autoryzacyjnymi, Grupa DQS, dostarcza
klientom na całym świecie szeroką ofertę ekspertyz i usług certyfikacyjnych pod
znakami firmowymi „DQS”.
wydanie 09/2016
6/69
DQS Polska sp. z o.o. Profile
Profil DQS Polska sp. z o.o.
DQS Polska is a limited liability company, with headquarters in Warsaw, acting
based on the provisions of Polish law. The company was founded April 2, 2001
year.
DQS Polska jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Warszawie,
działającą w oparciu o uregulowania prawa polskiego. Spółka została powołana 2
kwietnia 2001 roku.
The basis of DQS Polska is the Company's contract, which specifies the
object of the company, the authorities of the company, share capital, etc.
Podstawą działania DQS Polska jest Umowa Spółki, która określa przedmiot
przedsiębiorstwa spółki, organy spółki, kapitał zakładowy itp.
The agreement specifies the object of the Company's contract, as:
Umowa Spółki precyzuje przedmiot działności spółki, jako:
• expertise and certification of management systems based on
international and national standards, as well as other regulations, within
its accreditation, notification and authorization and the requirements of
unregulated,
• expertise and certification of products based on international and national
standards, as well as other regulations,
·
rzeczoznawstwo i certyfikacja systemów zarządzania na podstawie
międzynarodowych i krajowych norm, jak również innych uregulowań, w ramach
posiadanych
akredytacji,
notyfikacji
i
autoryzacji
oraz
wymagań
nieuregulowanych,
· rzeczoznawstwo i certyfikacja produktów na podstawie międzynarodowych i
krajowych norm, jak również innych uregulowań
wydanie 09/2016
7/69
• Marketing in the certification and assessment of management systems,
• Training and information sessions for certification and assessment of
management systems.
In the Agreement the Company has been claimed that the company must not
directly or indirectly result in the consultation in order to obtain or maintain
certification.
Shareholders
The shareholders of DQS Polska Sp z o. o. there are two entities:
§
§
DQS Holding GmbH,
A-Auditor Sp. z o.o.
·
·
marketing w zakresie certyfikacji i rzeczoznawstwa systemów zarządzania,
szkolenia i spotkania informacyjne w zakresie certyfikacji i rzeczoznawstwa
systemów zarządzania.
W Umowie Spółki zastrzeżone zostało, że spółce nie wolno bezpośrednio lub
pośrednio prowadzić konsultacji w celu uzyskania lub utrzymania certyfikatu.
Udziałowcy
Udziałowcami DQS Polska sp. z o.o. są dwa podmioty:
§
§
DQS Holding GmbH,
A-Auditor Sp. z o.o.
DQS Holding GmbH and DQS Polska sp. z o.o..
DQS Holding GmbH i DQS Polska sp. z o.o..
Cooperation between DQS Polska sp z o. o. DQS Holding GmbH and is
governed by the provisions of the License Agreement, which authorizes the
DQS Polska to offer certification services to interested customers in Polska, in
particular those who are interested in international recognition of DQS and its
leading position in the certification of management systems. DQS Polska, as
an independent company based in Warsaw, is active in the service
management system certification and the certification of medical devices,
issuing certificates DQS Polska. The certification process is used the knowhow and procedures DQS Holding GmbH.
Współpraca pomiędzy DQS Polska sp. z o.o. a DQS Holding GmbH jest uregulowana
postanowieniami Umowy licencyjnej, która upoważnia DQS Polska do oferowania
usług certyfikacyjnych zainteresowanym klientom w Polsce, w szczególności tym,
którzy są zainteresowani międzynarodowym uznaniem DQS i jej, wiodącej pozycji w
zakresie certyfikowania systemów zarządzania. DQS Polska, jako samodzielne
przedsiębiorstwo z siedzibą w Warszawie, prowadzi działalność w zakresie usług
certyfikacji systemów zarządzania oraz certyfikacji wyrobów medycznych,
wystawiając certyfikaty DQS Polska. W procesie certyfikacji stosowane są know-how
oraz procedury DQS Holding GmbH.
wydanie 09/2016
8/69
Part A: STRATEGY, LEADERSHIP, ORGANIZATION
Część A: STRATEGIA, PRZYWODSTWO, ORGANIZACJA
A.1 - External and internal issues
A.1 Kwestie zewnętrzne i wewnętrzne
External factors that are relevant to DQS include national, international and
sector-specific regulations from accreditation and other authorization
organizations, development of standards and specifications for management
systems, competitors’ activities, internationalization and development of
economic markets as well as availability of competent human resources.
Czynniki zewnętrzne, które są istotne dla DQS i które uwzględniają krajowe,
międzynarodowe i sektorowe przepisy, wymagania akredytacyjne i inne, zezwolenia,
opracowania standardów i specyfikacji dla systemów zarządzania, działań konkurencji,
umiędzynarodowienia i rozwoju rynków ekonomicznych oraz dostępności właściwych
zasobów ludzkich.
Internal factors that are relevant to DQS include corporate history with
development of corporate culture, competence and commitment of auditors,
experts and office staff, established principles and processes as well as
reputation of DQS as high-value certification partner.
Czynniki wewnętrzne, które są istotne dla DQS obejmują historię korporacji z rozwojem
kultury korporacyjnej, kompetencji i zaangażowania auditorów, ekspertów oraz
pracowników biurowych, ustanowionych zasad i procesów, a także reputację jako
partnera certyfikującą DQS wysokiej wartości.
These factors are assessed and evaluated during management review
activity at corporate and national level by each DQS company. A SWOT
analysis is frequently used for this purpose. Such analysis always included
risks and opportunities of changing conditions, internally and externally.
Czynniki te są oceniane podczas auditów i przeglądu zarządzania na poziomie
korporacyjnym, jak i krajowym przez każdą spółkę DQS wykorzystując róeniez analizę
SWOT. Analiza obejmuje ryzyka i możliwości zmieniających się warunków, wewnętrznych
i zewnętrznych.
A.2 – Interested parties and corporate policies
Corporate policies of DQS Group are characterized by the expectations of its
interested parties, respectively stakeholders. The management system has
been established to meet requirements and relevant expectations of all
stakeholders in a balanced manner. Relevant stakeholders are:
· Customers
· Employees and auditors
· External assessors, auditors, industry experts, and business
partners
· Shareholders of DQS Holding
· The public, government, accreditation and authorization bodies
· Customers of the certified organizations and the end users of
products and services
The expectations of these interested parties find expression in corporate
policies and processes of DQS Group.
A.2 - Zainteresowane strony i polityki korporacyjne
Polityka korporacyjne Grupy DQS charakteryzuje oczekiwania swoich zainteresowanych
stron, odpowiednich intersariuszy. System zarządzania został ustanowiony w celu
spełnienia wymagań i odpowiednich oczekiwań wszystkich zainteresowanych stron w
sposób zrównoważony. Zainteresowane strony to:
· Klienci
· Pracownicy i auditorzy
· Zewnętrzni rzeczoznawcy, auditorów, ekspertów branżowych i partnerów
biznesowych
· Akcjonariusze DQS Holdingu
· Organów publicznych, rządu, akredytacji i autoryzacji
· Klienci certyfikowanych organizacji i użytkowników końcowych produktów i usług
Oczekiwania tych zainteresowanych stron znajdują wyraz w polityce i procesach Grupy
DQS.
wydanie 09/2016
9/69
Customer expectations
Oczekiwania klienta
Customers (as well as shareholders) expect DQS to deliver high-value services
for the assessment and improvement of management systems. The customers
also expect measurable change from the assessment process as well as active
support in exploring opportunities for improvement. Assessments shall be tailored
to customer needs, often integrating or combining different standards in one
procedure. In addition, customers expect internationally and nationally recognized
certificates.
Klienci (jak również udziałowcy) oczekują, że DQS będzie świadczyć im wysokiej
jakości usługi w zakresie oceny i doskonalenia systemów zarządzania. Klienci
oczekują wniesienia wymiernej wartości dodanej, jak również oczekują aktywnego
wsparcie w zakresie możliwości doskonalenia ich systemu. Audity muszą być
przystosowane do potrzeb klienta, często łącząc lub scalając w jednej procedurze
różne standardy. Dodatkowo, klienci oczekują uznawanych certyfikatów zarówno na
rynku międzynarodowym i krajowym.
wydanie 09/2016
10/69
Quality policy
Polityka jakości
DQS Poland strives to be a recognized partner for companies and organizations
who audits the management systems and implementis the conformity assessment
procedures in the process of certification of medical devices and products of
organic farming, and is distinguished by a high level of services and highly
competent personnel, auditors and inspectors.
DQS Polska stara się być dla firm i organizacji uznanym partnerem badającym
systemy zarządzania i realizującym procedury oceny zgodności w procesach
certyfikacji wyrobów medycznych oraz produktów rolnictwa ekologicznego, w
sposób wyróżniający się wysokim poziomem świadczonych usług oraz wysokimi
kompetencjami personelu, auditorów
i inspektorów.
With a sense of responsibility for the compliance of its activities, DQS Poland
strives to make its services based on the individual needs of customers,
conducted audits - oriented on processes that bring added value, thus contributing
to the improvement of management efficiency.
These plans we want to achieve keeping the compliance with the guidelines set
out in ISO/IEC 17021, ISO/IEC 17065, ISO 9001 and other legal requirements,
and by following the principles set out in the license agreement with DQS GmbH.
For the realization of these commitments, there are the following courses of action:
1. Maintaining a continuous improvement of its management structures and DQS
Poland personnel qualifications
2. Raising the quality of services provided so far in which: competence of auditors,
inspectors, while ensuring the independence, impartiality and confidentiality at
all levels of management.
3. Striving to achieve an advantage over other certification bodies, by getting to
know the needs of customers, responding to all the feedback from the market
including complaints, and examining customer satisfaction.
4. Ensuring compliance of certificated management systems and products in
terms of applied standards / specifications and regulations.
Measurable operational objectives resulting from the adopted quality policy are
established each year during conducted management reviews
Mając poczucie odpowiedzialności za zgodność prowadzonych działań, DQS
Polska dąży do tego, aby świadczone usługi opierały się na indywidualnych
potrzebach klientów, a prowadzone audity – zorientowane na procesy, wnosiły
wartość dodaną, przyczyniając się tym samym do poprawy efektywności
zarządzania.
Zamierzenia te chcemy osiągnąć przestrzegając wytycznych określonych w
normach ISO/IEC 17021, ISO/IEC 17065, ISO 9001 i innych wymaganiach
prawnych oraz postępując zgodnie z zasadami określonymi w umowie licencyjnej z
DQS GmbH.
Dla realizacji powyższych zobowiazań ustalono nastepujące kierunki działań:
1.
Prowadzenie ciągłego doskonalenia własnych struktur zarządzania oraz
kwalifikacji personelu DQS Polska.
2. Podnoszenie, jakości dotychczas świadczonych usług w tym kompetencji
auditorów, inspektorów, zapewniając przy tym niezależność, bezstronność
oraz poufność na wszystkich szczeblach zarządzania.
3. Dążenie do osiągnięcia przewagi nad innymi jednostkami, poprzez poznawanie
potrzeb klientów, reagowanie na wszystkie informacje zwrotne z rynku w tym
reklamacje, skargi klientów oraz badanie ich satysfakcji.
4. Zapewnienie zgodności badanych systemów zarządzania oraz wyrobów w
aspekcie stosowanych norm/specyfikacji i przepisów prawnych.
Mierzalne cele operacyjne wynikające z przyjętej polityki jakości ustalane są co
roku podczas przeprowadzanych przeglądów zarządzania.
wydanie 09/2016
11/69
Employee expectations
Oczekiwania pracowników
Pracownicy DQS oczekują ponadprzeciętnych warunków pracy i możliwości
DQS employees expect above-average working conditions and
zarabiania godziwych dochodów. Niektórzy oczekują również atrakcyjnych
opportunities for earning fair income. Some also expect attractive learning
możliwości nauki i rozwoju zawodowego. Oczekuje się również szacuneku,
and professional development opportunities. Respect, involvement and
zaangażowania i uznania dla osiągnięć.
recognition for achievements are expected as well.
· Employee policy
Employee commitment and competence is an essential principle of DQS’
successful business activities. With attractive working conditions,
performance-oriented culture, and respectful interaction with each other,
DQS wants to be an organization preferred by employees.
Expectations of external assessors, auditors, industry experts and partners
Full-time and part-time auditors, experts and other partners expect DQS to be a
reliable business partner providing sustainable business opportunities. This
includes opportunities to earning attractive income. They expect cooperation
based on mutual respect and partnership as well as recognition of achievements
and professional development opportunities.
· Auditor/Inspectors policy
Competent, experienced and dedicated auditors provide the basis for valuegenerating / value adding services and customer appreciation. DQS wants to
build and maintain long-term, prosperous partnerships with its auditors,
based on respectful interaction, performance-related recognition and
attractive assignments.
· Polityka pracownicza
Sukces DQS osiągamy dzięki udanej działalności biznesowej DQS i
zaangażowaniu i kompetencji pracowników.
Z atrakcyjnymi warunkami pracy, kulturą organizacji zorientowaną na
wydajność oraz atmosferą wzajemnego szacunku, DQS pragnie być
pracodawcą pożądanym przez pracowników.
Oczekiwania
zewnętrznych
przemysłowych i partnerów
rzeczoznawców,
auditorów,
ekspertów
W pełnym i niepłenym wymiarze czasu wspópracują zewnętrzni auditorzy,
rzeczoznawcy, eksperci i inni współpracownicy, którzy oczekują, że DQS będzie
godnym zaufania partnerem w interesach, jak również źródłem trwałych kontaktów
biznesowych. Oczekują współpracy opartej na wzajemnym szacunku i partnerstwie,
jak również uznania ich osiągnięć, możliwości rozwoju zawodowego i atrakcyjnego
wzrostu gospodarczego.
·
Polityka dotycząca auditorów/Inspektorów
Kompetentni, doświadczeni i zaangażowani auditorzy stanowią podstawę dla
tworzących wartość dodaną usług oraz osiągania zadowolenia klienta. DQS
dąży do budowy i utrzymania długoterminowych, dobrze rozwijających się
relacji partnerskich ze swoimi auditorami, opartych na wzajemnym szacunku,
uznaniu i atrakcyjnych zleceniach.
wydanie 09/2016
12/69
Shareholder expectations
Oczekiwania udziałowców
Shareholders of DQS Holding GmbH expect DQS, as an internationally
recognized certification body, to supply high-value services in certification of
management systems and related processes.
Udziałowcy DQS Holding GmbH oczekują aby DQS, jako międzynarodowo uznana
jednostka certyfikująca, w celu świadczenia usług o wysokiej wartości w certyfikacji
systemów zarządzania i procesów pokrewnych.
Shareholders also expect adequate, sustained return on equity invested, without
striving for maximum short-term profitability. They expect successful business
development and sustainable growth on a national and international level.
Akcjonariusze oczekują również odpowiedniego, trwałego zwrotu z
zainwestowanego kapitału, bez dążenia do maksymalnej rentowności
krótkoterminowej. Oczekują oni, osiągnięcia pomyślnego rozwoju biznesu i
zrównoważonego rozwoju na poziomie krajowym i międzynarodowym.
· Financial and growth policy
·
DQS generates a surplus in order to:
DQS tworzy nadwyżki kapitałowe celem:
a)
achieve an adequate, sustained return on shareholder equity
b)
invest in organizational development and business growth.
Therefore, business plans are prepared for three years in advance, authorized by
the shareholders and updated at least annually.
Polityka finansowa i polityka wzrostu
a) osiągania odpowiedniego, stałego oprocentowania wkładów udziałowców
b)
inwestować w rozwój organizacji i rozwoju firmy.
Dlatego też plany biznesowe są przygotowywane z trzyletnim wyprzedzeniem, są
zatwierdzane przez udziałowców i przynajmniej raz do roku aktualizowane.
Expectations of society, government and accreditation bodies
Oczekiwania społeczeństwa, rządu i organizacji akredytujących
Accreditation organizations monitor the accredited DQS companies on behalf of
the government or relevant public interest groups. Their expectations focus mainly
on conformity to applicable rules and laws. Like any other responsible
organization, though, DQS is also expected to contribute an adequate share to
society as a whole.
Organizacje akredytujące nadzorują DQS w imieniu rządu i innych właściwych grup
działających w interesie publicznym. Ich oczekiwania skupiają się przede wszystkim
na zgodności z właściwymi normami i wymaganiami prawnymi. Jednakże, tak jak
od każdej społecznie odpowiedzialnej organizacji, oczekuje się, że DQS będzie
wnosić stały wkład w życie społeczne.
· Conformity policy
In its day-to-day activities, DQS ensures conformity to rules and laws, in
particular to accreditation requirements. In order to provide a sustained
contribution to the national and international recognition of DQS, internal rules
have been created, implemented and monitored systematically. This behavior
shall contribute to an enduring international recognition of the DQS.
·
Polityka zgodności
W swoich codziennych działaniach, DQS zapewnia zgodność z prawem i
odpowiednimi zasadami, zaś w szczególności z wymaganiami akredytacyjnymi.
Celem zapewnienia stałego wkładu w krajowe i międzynarodowe uznanie DQS,
zasady wewnętrzne zostały stworzone, wdrożone i są systematycznie
monitorowane. Takie postępowanie ma się przyczyniać do trwałego
międzynarodowego uznania DQS.
wydanie 09/2016
13/69
Other principles of the corporate policy
Inne zasady polityki korporacyjnej
The value DQS certificate is the degree of confidence and trust that
customers and markets place in DQS. Customers of certified organizations
and end users expect to rely on the value of certificates issued. To promote
this confidence, DQS takes into account the following principles in all of its
activities:
Wartość certyfikatów DQS to stopień pewności i zaufania, dla klientów i rynku
DQS. Klienci certyfikowanych organizacji i użytkownicy końcowi cenią
wydane certyfikaty. Aby promować to zaufanie, DQS we wszystkich swoich
·
·
·
·
·
·
·
Impartiality
Competence
Responsibility
Openness
Confidentiality
Responsiveness to complaints
Ethical business practices
Impartiality requires independence from any undue influence upon certification
decisions, which shall be objective and purely fact-based. Competence is a key
asset in ensuring professional audits that lead to valid results. Every employee in
every function shall be duly competent for his/her assigned tasks. At DQS we take
responsibility for our activities and related results.
Openness for a certification body means the unrestricted access to certification
services without any undue discrimination. Confidentiality is another key asset in
building sustainable business partnerships with our customers. Professional data
and information protection is a continuous activity at DQS.
DQS invites feedback from all interested parties. Customers and any party relying
on a DQS certificate have the right to issue a complaint, which will initiate
professional and fact-based investigation. DQS takes into account the risks
associated with providing competent, consistent and impartial certification. A
corporate code of ethics has been established, defining consistent corporate
values and principles in all DQS organizations worldwide.
Impartiality
Top management of DQS Holding and its accredited subsidiaries are committed
to the impartiality of its certification activities. A statement about the importance of
impartiality is publicly accessible on the DQS webpage.
działaniach, bierze pod uwagę następujące zasady:
·
·
·
·
·
·
·
Bezstronność
Kompetencje
Odpowiedzialność
Otwartość
Poufność
Reagowanie na skargi
Zasady etyki w biznesie
Bezstronność wymaga od procesu decyzyjnego niezależność od jakiegokolwiek
wpływów na decyzje certyfikacyjne, które powinny być obiektywne, oparte na
faktach. Kompetencja jest kluczowym atutem w zapewnieniu bezstronnych ocen.
Każdy pracownik na każdej stanowisku, stosuje się do właściwych dla jego
stanowiska zadań. DQS ponosi pełną odpowiedzialność za swoje działania i
związane z nimi wyniki.
Otwartość na jednostkę certyfikującą oznacza nieograniczony dostęp do usług
certyfikacyjnych bez zbędnej dyskryminacji. Poufność jest kolejnym kluczowym
atutem w budowaniu trwałych kontaktów handlowych z klientami. Profesjionalna
ochrona danych i informacji jest szczególnie nadzorowana przez DQS.
DQS pozyskuje opinii od wszystkich zainteresowanych stron. Klienci i każda strona
w opierająciu na certyfikacie DQS ma prawo do złożenia skargi, która zainicjuje
profesjonalne i oparte na faktach dziłania. DQS bierze pod uwagę ryzyko związane
z zapewnieniem właściwego, spójnego i bezstronnego procesu certyfikacji. Kodeks
Etyki ustalono, definiując spójne wartości korporacyjnych i zasady we wszystkich
organizacjach DQS na całym świecie.
Bezstronność
Najwyższe kierownictwo DQS Holding i akredytowane jednosteki zależne są
zobowiązane do bezstronnej działalności certyfikacyjnej. Oświadczenie o znaczeniu
bezstronności jest publicznie dostępne na stronie internetowej DQS.
wydanie 09/2016
14/69
At least once a year, all accredited DQS subsidiaries carry out a documented
analysis in order to identify possible threats to impartiality and independence and
- if applicable - to define actions to reduce such risks to an acceptable level.
In order to avoid conflicts of interest, the companies of the DQS Group do not
engage in any kind of management system consultancy services and DQS
certification services are not marketed or offered as linked with the activities of an
organization that provide such kind of services. DQS also abstains from training
and personnel certification in the area of management systems, unless such
activities are conducted in accordance with the shareholders.
Przynajmniej raz w roku, wszystkie akredytowane jednostki zależne DQS prowadzą
udokumentowaną analizę w celu identyfikacji potencjalnych zagrożeń dla
bezstronności i niezależności oraz - w stosownych przypadkach - w celu określenia
działań mających na celu zmniejszenie ryzyka do akceptowalnego poziomu.
W celu uniknięcia konfliktu interesów, spółki Grupy DQS nie angażują się we
działalność konsultingową i nie prowadzi wspólnej działalności certyfikacyjnej i nie
oferują usług w powiązaniu z działalnością organizacji konsultingowych. DQS nie
prowadzi również szkoleń i certyfikacji personelu w zakresie systemów zarządzania,
chyba że takie działania są prowadzone zgodnie z postanowieniami udziłowców.
DQS evaluates and manages the impartiality of its assessments and/or
certifications in situations where in the previous two years DQS or its subsidiaries
have provided other management systems related services to the company.
DQS ocenia i zarządza bezstronnością ocen i / lub certyfikacji firm w sytuacjach, w
których w ciągu ostatnich dwóch lat DQS lub jej spółka zależna nie dostarczyła
innych usług związnych z systemami zarządzania.
DQS does not certify organizations where in the previous two years internal audits
have been carried out by DQS or its subsidiaries for its management system
certification activities.
DQS nie certyfikuje organizacji, w których w ciągu ostatnich dwóch lat były
prowadzone audity wewnętrzne przez DQS lub jej spółki zależne.
DQS Polska has ordered the implementation of audits.
Declaration of impartiality
Management DQS Polska sp. z o.o. understanding the importance of impartiality
in the conduct of the entity's activities, has launched internal procedures to ensure
the identification, analysis and documentation of conflicts of interest and
management.
Through personal commitment to ensure the objectivity, independence and
integrity of its own activities in the ongoing assessment processes.
We declare:
1. impartiality and independence as a third party in the assessment of
management systems,
2. impartiality and independence as a third party in the evaluation of medical
devices,
3. not engage in any consulting activities in relation to management
systems, as well as activities involving the design, supply, installation,
production and development of medical devices,
4. not conduct operations as an authorized representative in the area of
medical devices,
DQS Polska nie podzleca realizacji auditów.
Deklaracja bezstronności
Kierownictwo DQS Polska sp. z o.o. rozumiejąc znaczenie bezstronności w
prowadzeniu przez jednostkę działaniach, uruchomiło wewnętrzne procedury
postępowania zapewniające identyfikację, analizę i dokumentowanie konfliktów
interesów oraz zarządzanie nimi.
Poprzez osobiste zaangażowanie zapewnia obiektywność, niezależność oraz
rzetelność prowadzonych działań w realizowanych procesach oceny.
Deklarujemy:
1. bezstronność i niezależność jako strona trzecia w ocenie systemów
zarządzania,
2. bezstronność i niezależność jako strona trzecia w ocenie wyrobów
medycznych,
3. nie prowadzić żadnej działalności konsultingowej w odniesieniu do systemów
zarządzania, jak również działań obejmujących projektowanie, dostarczanie,
instalowanie, produkcję i rozwój wyrobów medycznych,
4. nie prowadzić działań jako autoryzowany przedstawiciel w obszarze
wyrobów medycznych,
wydanie 09/2016
15/69
5. not result in a dedicated training in a way that threatens the perception of
DQS Polska sp. z o.o. as impartial and independent body,
6. identify, analyze and document potential conflicts of interest arising from
relationships DQS Polska sp. z o.o. and business activity management
systems audits,
7. carry out the assessment of management systems and conformity
assessment of medical devices without links with konsultującymi units,
which could jeopardize the perception of DQS Polska sp. z o.o. as
impartial and independent body,
8. does not offer certification to other management systems certification
bodies
9. to respond to any reported and identified risk
10. does not engage in any activity that may jeopardize the independence of
judgment or integrity in relation to the work as part of the conformity
assessment in respect of which we are notified (Rozp.920 / 2013 / EU
dim. 1.3a)
11. we do not offer or provide any services that could undermine confidence
in the independence, impartiality and objectivity. In particular, DQS Polska
and staff DQS Polska does not provide or offer and over the past three
years of consulting services of the manufacturer, his authorized
representative, suppliers or commercial competitor in the field of EU
requirements for design, construction, marketing or maintenance of the
evaluated products or processes . (Rozp.920 / 2013 / EU dim. 1.3b). and
ISO/IEC 17065 pount 4.2.6.
12. that, running the procedures for the preservation of impartiality are provide
Running internal procedures in this regard ensure compliance with established
rules and provide decision-making based on objective evidence, thereby creating
transparency in their operations, social responsibility and ethics.
The rules themselves are an important part of our daily work and are a guarantee
of eliminating the influence of other pages of interest or decisions
5.
nie prowadzić szkoleń dedykowanych w sposób zagrażający postrzeganiu
DQS Polska
sp. z o.o. jako jednostki bezstronnej i niezależnej,
6. identyfikować, analizować i dokumentować potencjalne konflikty interesów
wynikające z powiązań DQS Polska sp. z o.o. i prowadzonej działalności w
zakresie auditów systemów zarządzania,
7. realizować oceny systemów zarządzania oraz oceny zgodności wyrobów
medycznych bez powiązań z jednostkami konsultującymi, co mogłoby
zagrozić postrzeganiu DQS Polska sp. z o.o. jako jednostki bezstronnej i
niezależnej,
8. nie oferować certyfikacji innym jednostkom certyfikującym systemy
zarządzania
9. reagować na jakiekolwiek zgłaszane i zidentyfikowane ryzyka
10. nie angażowanie się w działalność, która może zagrozić niezależności osądów
i wiarygodności w związku z czynnościami w ramach oceny zgodności, w
zakresie których jesteśmy notyfikowani (Rozp.920/2013/UE wym. 1.3a)
11. że nie oferujemy ani nie świadczymy żadnych usług, które mogą podważać
zaufanie co do ich niezależności, bezstronności i obiektywizmu. W
szczególności DQS Polska i personel DQS Polska nie świadczy ani nie oferuje
i w ciągu ostatnich 3 lat usług doradczych wytwórcy, jego upoważnionemu
przedstawicielowi, dostawcy ani konkurentowi handlowemu w zakresie
wymogów Unii w odniesieniu do projektu, konstrukcji, wprowadzania do obrotu
lub utrzymywania ocenianych produktów lub procesów Rozp.920/2013/UE
wym. 1.3b, oraz ISO/IEC 17065 pkt. 4.2.6.
12. że, uruchomione procedury dla zachowania bezstronności są zapewniają
Uruchomione wewnętrzne procedury w tym zakresie gwarantują przestrzeganie
ustanowionych zasad i zapewniają podejmowanie decyzji na podstawie
obiektywnych dowodów, tworząc tym samym przejrzystość prowadzenia działań,
odpowiedzialność społeczną i etykę postępowania.
Przyjęte zasady są ważnym elementem naszej codziennej pracy i są gwarantem
eliminacji wpływu innych interesów lub stron na podejmowane decyzje.
wydanie 09/2016
16/69
Measures to preserve the impartiality and objectivity of the ongoing processes of
certification and conformity assessments. The management and staff DQS Poland
and each participant audit by DQS provides that performs certification of the actions
of the strictest impartiality, objectively, without external pressures confidentiality in
accordance with the signed contract auditor.
The certification process includes various stages (first and second), surveillance
audits and re-certification audit carried out by the audit team is evaluated for
completeness by Customer Support and verified by the internal verifier system DQS
Holding GmbH, verifier who was not involved in the certification. Verification
involves assessing the ongoing stages of certification and compliance with
certification requirements.
For certification of organic farming products, conformity assessment process is
carried out according to a fixed program and certification procedures, which include
the stages involved in submitting an application, review the obtained information
and the evaluation of the proposal and the recommendation and certification
decision.
Internal procedures in this regard are to assess impartiality, objectivity and
accuracy of certification.
Działania na rzecz zachowania bezstronności i obiektywności w realizowanych
procesach certyfikacyjnych i ocenach zgodności.
Kierownictwo i personel DQS Polska oraz każdy uczestnik auditu ze strony DQS
zapewnia, że realizowane działania certyfikacyjne realizuje z zachowaniem
bezstronności, obiektywnie, bez nacisków zewnętrznych z zachowaniem poufności
zgodnie z podpisaną umową auditora.
Proces certyfikacji obejmujący poszczególne etapy (pierwszy i drugi), audity
nadzoru i audit ponownej certyfikacji realizowany przez zespół auditorów jest
oceniany pod względem kompletności przez Obsługę Klienta i weryfikowany w
ramach wewnętrznego systemu DQS Holding GmbH, przez weryfikatora, który nie
uczestniczył w danej certyfikacji. Weryfikacja obejmuje ocenę poprawności
realizowanych etapów certyfikacji i zgodności z wymaganiami certyfikacyjnymi.
Dla certyfikacji produktów rolnictwa ekologicznego proces oceny zgodności odbywa
się według ustalonego programu certyfikacji i procedur postępowania, które
obejmują etapy związane z składaniem wniosku, przeglądem uzyskanych
informacji i oceną wniosku oraz rekomendacji i decyzji certyfikacyjnej.
Wewnętrzne procedury w tym zakresie mają na celu ocenę bezstronności,
obiektywności i poprawności certyfikacyjnej.
wydanie 09/2016
17/69
A.3 - Corporate values
A.3 - Wartości korporacyjne
Values – Our corporate values drive common attitudes:
Wartości - Nasze wartości korporacyjne prowadzą do wspólnej postawy:
Quality
Jakość
Quality is the foundation of our company – we take responsibility for the quality
of our work, our results and our behavior.
Jakość jest fundamentem naszej firmy - ponosimy odpowiedzialność za jakość
naszej pracy, naszych wyników i naszego zachowania.
Respect
Poszanowanie
We treat people with respect, always.
Traktujemy ludzi zawsze z szacunkiem.
Customer focus
Orientacja na klienta
Customer needs come first – we generate value for our customers.
Potrzeby klienta stawiamy na pierwszym miejscu - generujemy wartość dodaną dla
naszych klientów.
Credibility
Independence, competence and attitude ensure credibility of DQS.
Success
We strive for sustainable success, just like our customers and business partners.
Wiarygodność
Niezależność, kompetencje i postawy zapewniają wiarygodność DQS.
Powodzenie
Dążymy do trwałego sukcesu, podobnie jak nasi klienci i partnerzy biznesowi.
A.4 – Vision, strategy and key indicators
A.4 - Wizja, strategia i kluczowe wskaźniki
The vision drives development of DQS. It reflects the expectations of all relevant
stakeholders:
Wizja napędza rozwój DQS. Odzwierciedla on oczekiwania wszystkich
zainteresowanych stron:
We are the preferred partner for certification, auditing, and assessments;
Jesteśmy preferowanym partnerem dla certyfikacji, auditów i ocen;
recognized for our competence
in supporting business success and organizational health of our
customers.
· focussing on processes and management systems
· doubling our revenue in five years with sustainable profitability
· providing attractive working, learning, and development opportunities.
uznawane naszych kompetencji
w wspieraniu sukcesu biznesowego i kondycji organizacyjnej naszych
klientów.
·
·
·
skupienie się na procesach i systemach zarządzania
podwajając nasze przychody w ciągu pięciu lat utrzymując stabilną
rentowność
zapewnienie atrakcyjnych warunków pracy, możliwość uczenia się i
rozwoju.
wydanie 09/2016
18/69
Strategy
Strategia
To reach the desired state of our vision DQS will focus on four selected fields of
service delivery, all based on high-value for customers:
Aby osiągnąć pożądany stan wizji DQS skupia się na czterech wybranych
dziedzinach świadczonych usług, oparte na wysokiej wartości dla klientów:
First, the well-established field of management system certification represents
the existing, successful, traditional business, in which DQS has built its recognized
brand name. This business shall be continued as the backbone of the company’s
service portfolio.
Po pierwsze, ugruntowana pozycja certyfikacji systemów zarządzania
reprezentuje istniejący, sukces, tradycyjny biznes, w którym DQS zbudowała swoją
rozpoznawalną markę. Działalność ta powinna być kontynuowana jako podstawę
portfela dla świadczonych usług.
Second, to enhance the existing service portfolio, DQS will pursue growth
opportunities in related auditing and assessment fields, in which the company
can use its existing strengths and capabilities.
Po drugie, w celu wzmocnienia istniejącej oferty usług, DQS będzie wykorzystywać
szanse rozwoju w pokrewnych dziedzinach auditowych i ocenach, w którym
firma może wykorzystać swoje mocne strony i możliwości istniejących.
In addition to continuing and enhancing existing certification, auditing and
assessment services, DQS shall develop new services to support business
success and organizational health of its customers. Such innovative services
shall be linked closely to management systems and generate direct value to
customers. This field may include risk based assessment services as well as webbased assessment tools. Offering management system related training will
promote DQS auditing and certification services in some local markets.
Oprócz kontynuowania i wzmacniania istniejącej certyfikacji, auditów i ocenia, DQS
dostarczy nowe usługi w celu wspierania organizacyjnego swoich klientów.
Takie innowacyjne usługi powinny być ściśle związane z systemami zarządzania i
powinny generować bezpośrednie wartości dla klientów, Te usługi mogą
obejmować zagrożenia, jak również oceny oparte na narzędziać webowych.
Oferując system zarządznia w powiązaniu ze szkoleniami DQS będzie promować
na niektórych loklanych rynkach usługi certyfikacyjne i oceniania.
wydanie 09/2016
19/69
Key indicators
Kluczowe wskaźniki
Eight key performance indicators ensure a balanced approach in pursuing
sustainable business success in all business units of DQS. These eight indicators
provide structure and content for business planning, reporting and monitoring of
business development.
Osiem kluczowe wskaźniki zapewnienia zrównoważone podejścia do realizacji
stabilnego sukcesu we wszystkich jednostkach biznesowych DQS. Te osiem
wskaźników pokrywa strukturę i zakres bussinesplanu, raportowania i
monitorowania rozwoju biznesowego.
1. Customer satisfaction
How satisfied are customers with the organisation’s performance?
2. Market position
How strong is the organisation compared to its competitors in its market?
3. Innovation
How well does the organisation develop to meet future market needs?
4. Attractiveness as employer
How well does the organisation attract and maintain committed and
competent employees?
5. Productivity
How effectively does the organisation use its resources?
6. Cash flow
How dependent or independent is the organisation from external capital
providers?
7. Profitability
How much profit is generated to serve current and future capital needs?
8. Compliance
How effectively does the organisation deploy external and internal
requirements?
1. Satysfacja klienta
Czy klienci są zadowoleni z działalności organizacji?
2. Rynek
Jak silna jest organizacja w porównaniu do konkurentów na swoim rynku?
3. Innowacje
Jak dobrze organizacja rozwijana się pod kątem przyszłych potrzeb rynku?
4. Atrakcyjność jako pracodawcy
Jak dobrze organizacja przyciągnięcia i utrzymuje pracowników
zaangażowanych i kompetentnych?
5. Wydajność
Jak skutecznie organizacja wykorzystuje swoje zasoby?
6. Cash flow
Jak organizacja jest zależna lub niezależna od zewnętrznych dostawców
kapitału?
7. Rentowność
Ile zysku generowany jest by obsłużyć bieżące i przyszłe potrzeby kapitałowe?
8. Compliance
Jak skutecznie organizacja ma wdrożone wymagania zewnętrzne i
wewnętrzne?
A.5 - Scope and Services
A.5 - Zakres i Usługi
The services offered by DQS companies are assessments, audits and
certifications of management systems and related processes to recognized
standards, technical specifications, or other regulations. These may address
normative or customer-specific requirements. DQS services relate to quality,
environmental, safety and other management systems of any kind of organization.
Usługi oferowane przez firmy DQS to oceny, audity i certyfikacja systemów
zarządzania i procesów związanych z uznanymi normami, specyfikacjami
technicznymi lub innymi przepisami. Mogą one dotyczyć wymagań normatywnych
lubmogą być specyficzne dla klienta. Usługi DQS odnoszą się do jakości,
środowiska, bezpieczeństwa i innych systemów zarządzania wszelkiego rodzaju
organizacji.
The scope of DQS management system is “design, development and provision of
assessments, audits and certification services with main focus on management
systems”.
Zakres systemu zarządzania DQS to "projektowanie, rozwój i dostarczanie ocen,
auditów i usług certyfikacyjnych z głównym naciskiem na systemy zarządzania".
wydanie 09/2016
20/69
Scope DQS Polska sp. z o.o also includes:
Zakres DQS Polska sp. z o.o. obejmuje również:
•
Certification of products to standards designed for the food industry.
· Certyfikację wyrobów dla standardów przeznaczonych dla branży spożywczej.
•
Certification of medical devices within the scope of authorization.
· Certyfikację wyrobów medycznych zgodnie z zakresem autoryzacji.
•
Certification of medical devices within the scope of authorization.
· Certyfikację produktów rolnictwa ekologicznego zgodnie z zakresem akredytacji.
•
The implementation of open trainings dedicated to clients and potential
clients DQS. The training programs include the standards, and changes in
requirements.
· Realizację szkoleń otwartych dedykowana klientom i potencjalnym klientom
DQS. Programy szkoleń obejmuje wymagania standardów i zmiany w
wymaganiach.
•
DQS Forum, which is an agreement independent, operating on a voluntary
basis. Adopted mission is to support development initiatives and
management systems process approach in the awareness of enterprises and
market development and customer of the business. DQS Forum is open to
representatives and representatives of companies supported by DQS
•
Employee Satisfaction Rating - independent study, designed to familiarize
employers with the level of satisfaction of its employees in selected areas of
the business.
•
Participation in education campaigns aimed at promoting such. Energy
management, ecology, waste management and so on.
•
SEDEX - in assessing the ethical and social requirements in the production
process within the supply chain.
·
Evaluation of sanitary-hygienic - the process of assessing the barber shop,
cosmetics, tattoo, tanning and wellness center - the foundation of this
assessment is carried out to confirm the accuracy of hygienic procedures in
service delivery in order to improve the image of the plant and gain the
confidence of existing customers and potential customers seeking safe and
reliable services.
·
Audits of suppliers in VDA 6.3
· DQS Forum, które jest porozumieniem niezależnym, działającym na zasadach
dobrowolności. Przyjętą misją jest wspieranie inicjatywy w zakresie rozwoju
systemów zarządzania i podejścia procesowego w świadomości
przedsiębiorstw oraz rozwoju rynku klienta i prowadzonego biznesu. DQS
Forum skierowane jest do pełnomocników i przedstawicieli firm obsługiwanych
przez DQS.
· Ocena Satysfakcji Pracowników - niezależne badanie, mające na celu
zapoznanie pracodawcy z poziomem zadowolenia swoich pracowników w
zakresie wybranych obszarów działalności firmy.
· Udział w kampaniach edukacyjnych mających na celu promowanie np.
zarządzania energią, ekologią, zarządzanie odpadami itd.
· SEDEX – ocena spełnienia wymagań etyczny i społecznych w procesie
produkcji w ramach łańcucha dostaw.
· Ocena sanitarno-higieniczna – proces oceny zakładu fryzjerskiego,
kosmetycznego, tatuażu, solarium i odnowy biologicznej - założeniem
przeprowadzonej oceny jest potwierdzenie prawidłowości realizowanych
procedur sanitarno-higienicznych w zakresie świadczonych usług w celu
poprawy wizerunku zakładu i zdobycia zaufania obecnych klientów oraz
potencjalnych klientów, poszukujących bezpiecznych i sprawdzonych usług.
·
Audits of suppliers in the field of VDA 6.3
wydanie 09/2016
21/69
A.6 - Organization / Structure
DQS Holding GmbH is a limited liability company according to German law.
A.6 - Organizacja/Struktura
DQS Holding GmbH to według prawa niemieckiego spółka z ograniczoną
odpowiedzialnością.
llustration I – Organization DQS Holding GmbH – A current version is maintained as separate
controlled document.
Rysunek nr 1 – Organizacja DQS Holding GmbH - Aktualna wersja jest utrzymywana jako odrębny
dokument nadzorowany.
The company’s highest governing body is the Shareholder Assembly. Executive
management of DQS Holding GmbH is responsible for all business activities; it is
composed of Managing Directors. In addition shareholder assembly has
established a Shareholder Committee to interact with executive management
between ordinary shareholder meetings.
Najwyższym organem Spółki jest Zgromadzenie Akcjonariuszy. Organem
zarządzającym jest DQS Holding GmbH które jest odpowiedzialne za wszystkie
działania biznesowe; składa się ona z Dyrektorów Zarządzających. Ponadto
zgromadzenie akcjonariuszy ustanowiło Komitet Akcjonariusza do współdziałania
zarządem w pomiędzy zwykłym zgromadzenia akcjonariuszy. Stosowne dokumenty
DQS statutu, niemiecka ustawa o spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością
Spółka (GmbHG), regulaminy Komitetu Akcjonariuszy DQS. Statut stanowią
ramy prawne dla wszystkich rodzajów działalności DQS.
Applicable documents are the DQS Statutes, the German Limited Liability
Company Law (GmbHG), the By-laws of the DQS Shareholder Committee.
The Statutes provide the legal framework for all business activities of DQS.
wydanie 09/2016
22/69
Shareholder Assembly
The shareholders of DQS Holding GmbH comprise the three major shareholders
Akcjionariusze
Wśród acjionariuszy DQS Holding GmbH znajdują się trzej główni akcjonariusze:
· DGQ (German Society for Quality)
· DIN (German Institute for Standardization)
· UL (Underwriters Laboratories)
As well as the following industry and trade associations as minor shareholders:
· German Association for Optical, Medical and Mechatronical
Technologies (SPECTARIS)
· German Machinery and Plant Manufacturer‘s Association (VDMA)
· German Electrical and Electronic Manufacturer‘s Association (ZVEI)
· German Construction Industries Federation (HDB).
The duties and responsibilities of the Shareholder Assembly are defined in the
DQS Statutes and the German Limited Liability Company Law (GmbHG).
· DGQ (Niemieckie Stowarzyszenie Jakości)
· DIN (Niemiecki Instytut Normalizacyjny)
· UL (Underwriters Laboratories)
Obok powyższych do grona akcjionariuszy należą również, jako mniejszościowi
udziąłowcy, stowarzyszenia przemysłowe i handlowe:
· Niemieckie Związek Przemysłu Optycznego, Medycznego i Technologii
Mechatronicznych (SPECTARIS)
· Niemiecki Związek Producentów Maszyn i Linii Produkcyjnych (VDMA)
· Niemiecki Związek Producentów Elektroniki (ZVEI)
· Niemiecka Federacja Przemysłu Budowniczego (HDB).
Obowiązki i uprawnienia Zgromadzenia akcjinariuszy są określone w Statusie DQS i
niemieckim prawie dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (GmbHG).
Shareholder Committee
Komitet Akcjinariuszy
The Shareholder Committee consists of up to four members from different
shareholders, appointed by the Shareholder Assembly. Duties and responsibilities
have been defined in the By-laws for the DQS Shareholder Committee.
Komitet Akcjinariuszy składa się z 4 członków wydelegowanych spośród różnych
akcjonariuszy, mianowanych przez Zgromadzenie Udziałowców. Obowiązki
i odpowiedzialność zostały określone w By-laws for the DQS Shareholder
Committee.
wydanie 09/2016
23/69
DQS Group, Subsidiaries, Partners
Grupa DQS, filie, partnerzy
The DQS Group is composed of its corporate headquarters (DQS Holding GmbH),
its subsidiaries and license partners worldwide.
Grupa DQS składa się z centrali korporacyjnej (DQS Holding GmbH), jej spółek
zależnych i licencjonowanych partnerów na całym świecie.
All group companies of DQS, whether owned by DQS Holding or contracted as
license partner, are fully integrated into one global DQS organization with one
consistent corporate management system and identical key processes worldwide.
Wszystkie spółki grupy DQS, niezależnie czy są właśnością DQS Holding czy są
wystepują jako partner licencyjny są w pełni zintegrowane w jednej globalnej
organizacji DQS w jeden spójny system zarządzania oraz prowadzą identyczne
kluczowe procesy na całym świecie.
The corporate management system sets out fundamental requirements for
relevant operational processes, management processes and support processes.
DQS certification services are carried out by several subsidiaries with specific
accreditations and/or authorizations which are legally responsible for their
certification activities. The accredited subsidiaries maintain with their customers
legally enforceable agreements for the provision of certification activities,
containing rules for granting, suspending, withdrawing or reducing the scope of
certification and they retain the authority for all its decisions relating to certification.
The subsidiaries and partners operate under one consistent brand “DQS”.
Korporacyjny system zarządzania określa podstawowe wymagania dla odpowiednich
procesów operacyjnych, procesów zarządczych oraz procesów wspierających.
Usługi certyfikacyjnych DQS są przeprowadzone przez spółeki zależne ze
specyficznymi akredytacjami i / lub zezwoleniami, które są prawnie odpowiedzialne
za swoją działalność certyfikacyjną. Akredytowane podmioty zależne utrzymują ze
swoimi klientami prawnie obowiązujące umowy o świadczenie działalności
certyfikacyjnej, zawierające zasady przyznawania, zawieszania, cofania lub
ograniczania zakresu certyfikacji oraz zachowują uprawnienia dla wszystkich swoich
decyzji dotyczących certyfikacji. Spółki zależne i partnerzy działają w ramach jednej
wspólnej marki "DQS".
DQS
Holding GmbH
International DQS
Subsidiaries
International DQS Partner
Companies
Illustration II – Organization DQS Group
Rysunek II – Organizacja Grupy DQS
Each operational unit ensures that basic functions are organized and aligned with
corporate business processes (refer to B1). While larger organizations will have
individual departments, smaller units may combine multiple functions into one
department, one group or even one single person. Some processes may require
managing an interface with external service providers.
Każda jednostka operacyjna sprawia, że podstawowe funkcje są zorganizowane i
dostosowane do korporacyjnych procesów biznesowych (patrz B1). Choć większe
organizacje będą miały poszczególne działy, mniejsze jednostki mogą łączyć wiele
funkcji w jednym dziale, jedną grupę, a nawet w jedną osobę. Niektóre procesy mogą
wymagać zarządzania interfejsu z zewnętrznymi dostawcami usług.
wydanie 09/2016
24/69
DQS Polska sp.z o.o. – Organization
llustration IIa– Organization DQS Polska sp. z o.o.
DQS Polska sp. z o.o. – schemat organizacyjny
Rysunek nr IIa – Schemat organizacyjny DQS Polska sp. z o.o..
wydanie 09/2016
25/69
Steering Committees / Committees for safeguarding impartiality
Komitety Zarządzające / Komitety Chroniące Bezstronność
Each accredited subsidiary of the DQS maintains a specific steering committee
to ensure the impartiality of their certification activities. The duties and
responsibilities of the committee as well as its composition and the nomination
procedure are defined in accordance with the Corporate Directive - Steering
Committees. Exceptionally, a steering committee of one accredited subsidiary
can exercise functions for another accredited company of DQS Group.
Każdy akredytowany podmiot DQS utrzymuje Komitet Zarządzający/Komitety Chroniący
Bezstronność celem zapewnienia bezstronności jego działalności certyfikacyjnej.
Obowiązki i odpowiedzialność komitetów, jak również jego skład i procedura
powoływania są określone w dyrektywie korporacyjnej dla Komitetów Zarządzających
Corporate Directive - Steering Committees. Wyjątkowo dopuszcza się sytuację, w
której Komitet Zarządzający jednego z akredytowanych podmiotów może prowadzić
działania na rzecz innego członka Grupy DQS.
Boards of Arbitration
Komisja Arbitrażowa
Each accredited subsidiary of the DQS implements a procedure for a
neutral/impartial Board of Arbitration which, on a mutually agreed-upon
arbitration agreement, may act in cases of conflict involving the
recommendation of auditors, the issue (appeals), withdrawal or suspension of
certificates. Customers are informed about the Board of Arbitration by General
Business Conditions or individual contracts.
Każdy akredytowany podmiot DQS wdraża procedurę dotyczącą neutralnej/bezstronnej
Komisji Arbitrażowej, która, na postawie wzajemnie zatwierdzonej umowy arbitrażowej,
może działać w przypadku konfliktu dotyczącego oceny auditorów, wydawania
certyfikatów (odwołań) czy wycofania lub zawieszenia certyfikatów.
Program Board of DQS Polska sp. z o.o.
Rada Programowa DQS Polska sp. z o.o.
Program Board serves to protect the impartiality of the Committee in
accordance with section 6.2 of the PN-EN ISO / IEC 17021:2011 and point 5.2
ISO/IEC 17065:2012 against which DQS Polska demonstrate its impartiality.
Program Board is independent from the management body DQS Polska, which
includes a substantially interested parties. Members are appointed from among
persons who know the subject of management systems and related standards.
Basic activities are described in the Regulations of the Programme Council.
Rada Programowa pełni funkcję Komitetu chroniącego bezstronność zgodnie z punktem
6.2 normy PN-EN ISO/IEC 17021:2011 oraz z punktem 5.2 normy ISO/IEC 17065:2012
przed którym DQS Polska wykazuje swoją bezstronność. Rada Programowa jest
niezależnym od kierownictwa DQS Polska organem, w skład którego wchodzą istotnie
zainteresowane strony. Członkowie są powoływani spośród osób znających tematykę
systemów zarządzania i związanych z tym normami. Podstawy działalności opisane
zostały w Regulaminie Rady Programowej.
A.7 - Communication
DQS determines its internal and external communication at corporate and at
company level. Key processes K1 to K6 as well as defined management and
supporting processes contain explicit requirements to communicate. In
general, the following principles shall apply:
A.7 – Komunikacja
DQS decyduje o wewnętrznej i zewnętrznej komunikacji w korporacji i na poziomie
przedsiębiorstwa. Definiuje kluczowe procesy K1 do K6, a także procesy zarządcze i
procesy wspierające określając jednoznaczne wymogi dotyczące komunikowania się.
Na ogół stosuje się następujące zasady:
wydanie 09/2016
26/69
External communication
Komunikacja zewnętrzna
Every DQS company shall determine individual authority to enter into contractual
arrangements with
Każda firma DQS ustala indywidualne uprawnienia do zawarcia umów z
·
·
·
·
customers (e.g. who is entitled to sign a customer contract?),
auditors (part-time and full-time),
suppliers (e.g. who orders office material?),
other parties (e.g. banks, accreditation bodies, etc.).
Authority for signing company documents and for entering into commercial
agreements shall be determined explicitly.
Every DQS company shall determine, how requests from legal authorities and
from press are to be handled, ensuring that every employee and auditor is fully
aware of these principles.
·
·
·
·
klientami (np kto jest uprawniony do podpisania umowy z klientem?),
auditorów (na pełny etat lub częściowy)
dostawcy (np kto zamawia materiały biurowe?),
inne osoby (na przykład banki, jednostki akredytujące, etc.).
Autoryzację do podpisywania dokumentów firmowych oraz do zawierania umów
handlowych ustala się w sposób jawny.
Każda firma DQS określa, w jaki sposób wnioski z organami prawnymi oraz z prasą
mają być obsługiwane, zapewniając, że każdy pracownik i audytor jest w pełni
świadomy tych zasad.
Internal communication
Komunikacja wewnętrzna
Structured communication usually includes a defined set of participants, an
agenda and minutes of results, including action planning. At DQS corporate level
structured communication is defined as follows:
Struktura komunikacji zazwyczaj obejmuje określony zestaw uczestników, porządek
obrad i protokołów z wynikami, w tym planowane działania. Na poziomie
korporacyjnym DQS komunikacja skonstruowana jest i zdefiniowana w następujący
sposób:
· IMM: international management meeting for executive country manager,
annually
· TTAT: international training for auditor managers or trainers, annually
· Business planning, annually
· Quarterly reporting on financial and operational performance, quarterly
· Corporate database, capturing relevant data on certifications, audits and
auditors at operational level, ongoing
· IMM: roczne międzynarodowe spotkania zarządu z country manager
wykonawczej rocznie
· TTAT: roczne międzynarodowe szkolenie auditor manager dla trenerów
· Roczny bussines plan
· kwartalne sprawozdania dotyczące wyników finansowych i operacyjnych
· Baza Corporacyjna, zawierająca odpowiednie dane na temat certyfikatów,
auditów i auditorów na poziomie operacyjnym
wydanie 09/2016
27/69
At DQS Holding structured communication also includes:
·
·
·
·
·
Shareholder meetings (twice per year, spring and fall)
Management review (twice per year, usually 4 to 6 weeks prior to
shareholder meeting)
CQQR: corporate quarterly quality review, quarterly
MD meeting of Managing Directors, monthly
MT meeting of management team, quarterly
In addition, there is unplanned communication based on ongoing and
spontaneous business needs, addressing risks and opportunities at an
operational level. Respective communication principles may be addressed in local
job descriptions, processes or other local documentation.
Struktura komunikacyjna DQS Holding obejmuje również:
·
·
·
·
·
walnym zgromadzeniu (dwa razy w roku, wiosną i jesienią)
Przegląd zarządzania (dwa razy w roku, zazwyczaj od 4 do 6 tygodni przed
walnym zgromadzeniu)
CQQR: korporacyjne kwartalne przeglądy jakości, kwartalnie
MD Spotkanie Dyrektorów Zarządzających, miesięczne
MT spotkanie zespołu kierownictwa, kwartalne
Ponadto, odbywają się nieplanowane spotkania związane z bieżącymi potrzebami
biznesowymi i spontaniczne związane z rowiązywanie zagrożeń i możliwości na
poziomie operacyjnym. Odpowiednie zasady komunikacji mogą być w lokalnych
firmach przypisane do zakresów obowiązków stanowisk pracy, procesów lub innej
lokalnej dokumentacji.
wydanie 09/2016
28/69
DQS Polska provides information accurate and not misleading.
DQS Polska dostarcza informacje rzetelne i niewprowadzające w błąd.
A.8 - Management system
A.8 – System Zarządzania
The DQS management system is a tool used to realize the organization’s goals.
It sets out fundamental requirements for operational procedures used and
supports operational processes. This takes place through the implementation of
organizational rules related to structures and processes, and through the
implementation of an internal monitoring structure using a process-specific system
of key indicators. The Management system can achieve its intended effect only if
all significant processes are identified and described and if the system itself is
integrated in the management of the whole DQS Group. The required
transparency is achieved through adequate documentation. Only when all these
requirements are met, we are able to conduct analyses and improvement
measures.
System zarządzania DQS jest narzędziem stosowanym do osiągania celów
organizacyjnych. Ustala fundamentalne wymagania w stosunku do używanych
procedur operacyjnych i wspiera procesy operacyjne. Odbywa się to poprzez
wdrażanie zasad organizacyjnych opartych o strukturę i procesy oraz poprzez
wdrażanie wewnętrznego monitoringu przy użyciu odpowiedniego dla danego
procesu systemu kluczowych wskaźników. System zarządzania może osiągać
zamierzone efekty tylko pod warunkiem, że istotne procesy są zidentyfikowane i
opisane, natomiast system zarządzania jest zintegrowany i zarządzany w całej DQS.
Wymagana przejrzystość jest osiągana poprzez odpowiednią dokumentację.
Jedynie wtedy, kiedy spełnione są wszystkie powyższe wymagania, jesteśmy w
stanie prowadzić analizę i doskonalenie podejmowanych działań.
In structuring the management system of DQS Group, the following standards
have been taken into account, among others:
Przy ustanawianiu systemu zarządzania DQS zostały uwzględnione między innymi
poniższe normy:
· ISO 9001
Quality management systems, Requirements
· ISO 9001 System zarządzania jakością. Wymagania
· ISO 9004
Quality management systems, Guidelines for performance
improvements
· ISO 9004 System zarządzania jakością. Wytyczne dotyczące doskonalenia
efektywności
· ISO 19011
Guidelines for quality and/or environmental management
systems auditing
· ISO 19011 Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania jakością
i/lub zarządzania środowiskowego
· ISO/IEC 17021-1 Conformity assessment - Requirements for bodies
providing audit and certification of management systems
· ISO/IEC 17021-1 Ocena zgodności – Wymagania dla jednostek prowadzących
auditowanie i certyfikację systemów zarządzania (obowiązuje od
· ISO/IEC 17021-2 Requirements for bodies providing audits and certification
of management systems. The requirements for the competence of the
auditing and certification of environmental management systems.
· ISO/IEC 17021-2 Wymagania dla jednostek prowadzących audity i certyfikację
systemów zarządzania. Wymagania dotyczące kompetencji do auditowania i
certyfikacji systemów zarządzania środowiskowego.
· ISO/IEC 17021-3 Requirements for bodies providing audits and certification
of management systems. The requirements for the competence of the
auditing and certification of quality management systems. Implementation of
requirements to 31.03.2015
· ISO/IEC 17021-3 Wymagania dla jednostek prowadzących audity i certyfikację
systemów zarządzania. Wymagania dotyczące kompetencji do auditowania i
certyfikacji systemów zarządzania jakościowego. Wdrożenie wymagań do
31.03.2015.
When implementing and maintaining its own Management Systems, the
accredited subsidiaries of DQS Group, irrespective of any accreditation or legal
requirements that apply in each case, consider the above mentioned standards
and the mandatory rules described in the present Corporate Management Manual.
Podczas wdrażania i utrzymywania własnych systemów zarządzania, akredytowane
filie Grupy DQS, niezależnie od akredytacji lub wymogów prawnych, które mają
zastosowanie w każdym przypadku należy wziąć pod uwagę wyżej wymienione
standardy i obowiązkowych zasad opisanych w niniejszej Księdze Zarządzania.
wydanie 09/2016
29/69
• ISO / IEC 17065 Conformity assessment. Requirements for CB certifying
products, processes and services.
· ISO/IEC 17065 Ocena zgodności . Wymagania dla jednostek certyfikujących
wyroby, procesy i usługi.
As part of certification DQS Poland applices requirements as part of
accreditation documentation PCA such as; DAC 13 “Accreditation CB reference
organic farming” and DACW-01 “Accreditation CB certifying products” and
requirements mentioned in the above documents.
W ramach prowadzonej certyfikacji DQS Polska stosuje wymagania wynikające z
dokumentów akredytujących PCA taklich jak: DAC 13 „AKREDYTACJA
JEDNOSTEK CERTYFIKUJĄCYCH W ZAKRESIE ROLNICTWA
EKOLOGICZNEGO” oraz DACW-01 „AKREDYTACJA JEDNOSTEK
CERTYFIKUJĄCYCH WYROBY” i wymagań przywołanych w powyższych
dokumentach
DQS Poland sp. z o.o. appointed member of the management as a Manager of
the Management Board of Quality System and Product Certification, who
independently of other liability has responsibility and authority to:
DQS Polska sp. z o.o. wyznaczyło członka kierownictwa jako Menadżera Zarządu
ds. Systemu Jakości oraz Certyfikacji Wyrobów, który niezależnie od innej
odpowiedzialności posiada odpowiedzialności i uprawnienia do:
1. Ensure that processes and procedures needed for the management system are
established, implemented and maintained.
1. Zapewnienia, aby procesy i procedury potrzebne w systemie zarządzania były
ustanowione, wdrożone i utrzymane.
2. Submission reports to the Management of DQS Poland sp. z o.o. on the
functioning of the management and the needs of its improvement.
2. Składania Zarzadowi DQS Poska sp. z o.o. sprawozdań dotyczących
funkcjonowania systemu zarządzania i wszelkich potrzeb jego doskonalenia.
3. Ensuring compliance of DQS Poland sp. z o.o. management system with the
requirements of accreditation supporting established organization system.
3.
4. Ensuring the dissemination of customer orientation in whole organization.
5. Ensuring the integration of management system, if changes in the system are
planned and implemented.
Zapewnienie zgodności systemu zarządzania DQS Polska sp. z o.o. z
wymaganiami norm akredytacyjnych i przedmiotowych wspierających
ustanowiony w organizacji system.
4. Zapewnienia upowszechniania orientacji na klienta w cłej organizacji.
5. Zapewnienie utrzymania integracji systemu zarzadzania, jeżeli zaplanowane są
i wdrożone zmiany w systemi.
wydanie 09/2016
30/69
Management Representative
Przedstawiciel kierownictwa
DQS Holding GmbH has nominated a Management Representative with the
following authorities and responsibilities:
DQS Holding GmbH wyznaczyła Pełnomocnik Zarządu z następującymi
upoważnieniami i obowiązków:
·
·
·
·
Maintaining adequate corporate management system documentation
and communicating its requirements effectively throughout the entire
DQS Group;
Ensuring compliance and integrity of the management system, including
updating the system based on changes in external and internal
conditions;
Planning, coordinating and executing corporate internal audits;
Reporting on the performance of the management system to Managing
Directors, as well as organizing corporate quarterly quality reviews
(CQQR).
·
·
·
·
Utrzymywanie odpowiedniej dokumentacji systemu zarządzania i
skutecznie komunikować swoje wymogi w całej Grupie DQS;
Zapewnienie zgodności i integralności systemu zarządzania, w tym
aktualizowanie systemu opartego na zmianych warunkach zewnętrznych i
wewnętrznych;
Planowanie, koordynowanie i wykonywanie korporacyjnych auditów
wewnętrznych;
Raportowanie z funkcjonowania systemu zarządzania do Dyrektorów
Zarządzających, a także organizowanie firmowych kwartalnych przeglądy
jakości (CQQR).
Each accredited subsidiary of the DQS Group nominates its own Management
Representative with appropriate authority and responsibility for the accredited
organization.
Każda akredytowana jednostka Grupy DQS nominuje własnego Pełnomocnik
Zarządu z właściwymi uprawnieniami i odpowiedzialnością za spełnenie wymagań
akredytacyjnych organizacji.
Global program management
Globalne zarządzanie programem
DQS nominated global program managers for the main certification
schemes/programs covered by the global management system. Their main
responsibilities and authorities include the assurance and definition of globally
harmonized certification processes (e.g. directives, procedures, forms,
competence requirements, KPIs,..) under consideration of different local
accreditation requirements and local needs. The global program managers have
to cooperate with the local program/product managers of the accredited DQS
subsidiaries and have to assure that the relevant national accreditation
requirements are reflected in the global program definitions. The local
program/product managers shall deliver the necessary input and participate in the
process for definition of global requirements.
DQS nominowany globalnych menedżerów głównych programów/produktów
certyfikacyjnych objętych globalnym systemem zarządzania. Ich główne zadania i
upoważnienia obejmują zapewnienie zharmonizowanych definicji i globalnych
procesów certyfikacji (np dyrektyw, procedur, formularzy, wymagań
kompetencyjnych, KPI, ..) przy uwzględnieniu różnych lokalnych wymogów
akredytacyjnych i potrzeb lokalnych. Globalni kierownicy programów muszą
współpracować z lokalnymi menedżerami programu / produktu akredytowanych
zależnych spółek DQS i muszą zapewnić, że odpowiednie krajowe wymogi
akredytacyjne znajdują odzwierciedlenie w globalnej definicji programu. Lokalni
menedżerowie programu / produktu dostarczają niezbędnych informacji oraz
uczestniczą w procesie definiowania wymagań globalnych.
wydanie 09/2016
31/69
Accreditations / Authorizations
Subsidiaries of the DQS Group maintain several accreditations and
authorizations, confirming their capacity as certification bodies for several
standards and in the voluntary, compulsory and regulated area. The document
Accreditations / Authorizations of DQS Group contains an overview of all
accreditations / authorizations currently held within the DQS Group.
Akredytacje/ Autoryzacje
Oddziały Grupy DQS utrzymują kilka akredytacji i autoryzacji, potwierdzających ich
możliwości jako jednosteki certyfikujące w odniesieniu do wielu standardów i w
obszarze dobrowolnym, obowiązkowym oraz regulowanym. Dokument DQS
Accreditations /Authorizations of Grupy DQS zawiera przegląd wszystkich
akredytacji/autoryzacji aktualnie utrzymywanych przez Grupę DQS.
Fundamentals of accreditation DQS Polska Sp z o. o.
Podstawy akredytacji DQS Polska sp. z o.o.
DQS Polska under the License Agreement in its action relies on the accreditation
of DQS GmbH.
DQS Polska na mocy Umowy licencyjnej w swych działaniach powołuje się na
akredytacje DQS GmbH.
From 21 December 2001, DQS Polska Ltd. is accredited by Polish Centre for
Accreditation (PCA). It confirms the competence DQS Polska to conduct
certification activities in accordance with the requirements of ISO / IEC 17021, the
certification of management systems according to ISO 9001, ISO 14001, PN-N18001, in the industries according to the EAC code.
Od dnia 21 grudnia 2001 roku, DQS Polska sp. z o.o. posiada akredytację Polskiego
Centrum Akredytacji (PCA). Potwierdza ona kompetencje DQS Polska do
prowadzenia działalności certyfikacyjnej, zgodnie z wymaganiami normy ISO/IEC
17021, w zakresie certyfikacji systemów zarządzania według: ISO 9001, ISO 14001,
PN-N-18001, w branżach według kodu EAC.
From 10 January 2007, the Polish Centre for Accreditation (PCA) DQS Polska has
granted accreditation for EMAS Regulation as an institutional EMAS verifier.
Od 10 stycznia 2007 r., Polskie Centrum Akredytacji (PCA) udzieliło DQS Polska
akredytację w zakresie rozporządzenia EMAS jako instytucjonalny weryfikator
EMAS.
In 2009, DQS Polska sp z o. o. has taken action to extend the accreditation of the
quality management system certification in the medical sector, based on the
standard: ISO 13485 and has obtained accreditation in this area in 2011, while the
distance requirements ISO 15378 accreditation gained in 2012.
W 2009 roku DQS Polska sp. z o.o. podjęła działania zmierzające do rozszerzenia
akredytacji w zakresie certyfikacji systemów zarządzana jakością w sektorze
medycznym, w oparciu o normę: ISO 13485 i uzyskała akredytację w tym zakresie w
2011 natomiast dla wymagań ISO 15378 akredytację uzyskaliśmy w roku 2012.
Authorization for DQS Polska Sp z o.o. the certification of medical devices
in accordance with Directive 93/42/EEC for medical devices in Annex II and
V.
Autoryzacja dla DQS Polska sp. z o.o. w zakresie certyfikacji wyrobów
medycznych zgodnie z dyrektywą dla wyrobów medycznych 93/42/EWG
załącznik II i V.
In 2009, DQS Polska Sp z o.o. has made efforts to obtain authorization for the
certification of medical devices in accordance with the requirements of Directive
93/42/EEC for medical devices in Annex II and V. The authority competent in this
field in Polska is the Minister for Health.
W 2009 roku DQS Polska sp. z o.o. podjęła działania mające na celu uzyskanie
autoryzacji w zakresie certyfikacji wyrobów medycznych zgodnie z wymaganiami
dyrektywy dla wyrobów medycznych 93/42/EWG załącznik II i V. Organem
kompetentnym w tym zakresie w Polsce jest Minister do spraw Zdrowia.
Authorization was granted DQS Polska Ltd. 17/09/2010.
Autoryzacja została przyznana DQS Polska sp. z o.o. 17.09.2010.
Contrast, 03/01/2011 The European Commission continued DQS Polska sp.z
o.o.. number of the notified body, our number is: 2282.
Natomiast 01.03.2011 Komisje Europejską nadała DQS Polska sp. z o.o. numer
jednostki notyfikowanej, nasz numer to: 2282.
wydanie 09/2016
32/69
Accreditation in the field of organic farming products.
Akredytacja w zakresie produktów rolnictwa ekologicznego.
At the beginning of 2016 DQS Poland sp. z o.o. launched the process of
management system accreditation according to requirements of ISO/IEC 17065
norm in the field of processing of organic products and the production of feed and
yeast.
Z początkiem 2016 roku DQS Polska sp. z o.o. uruchomiło proces akredytacji
systemu zarządzania wg. wymagań normy ISO/IEC 17065 w obszarze przetwórstwa
produktów ekologicznych oraz produkcji pasz i drożdży.
Change of certification requirements
Designated DQS product or program manager(s) have the responsibility to ensure
availability and distribution of any information regarding changes to standards and
certification rules. They, with support of the local Marketing & Communication
team, ensure that relevant information is forwarded to the respective target groups
(customers, auditors, employees), as needed.
Environmental protection at DQS
Zmiana wymagań certyfikacyjnych
Wyznaczony w obrębie DQS menager produktu jest odpowiedzialny za
zapewnienie dostępności i rozpowszechnianie wszelkich informacji dotyczących
zmian w zasadach certyfikacyjnych oraz zmian w normach. Osoba ta przy wsparciu
lokalnych zespołów Marketing & Communication, zapewnia, że odpowiednie
informacje stosownie do potrzeb są przekazywane zainteresowanym grupom
(klientom, auditorom, pracownikom).
Ochrona środowiska w DQS
DQS auditing and certification services are largely environmentally neutral in
nature. The only relevant impact on environment is caused by traveling activities
of auditors and experts. Indirectly, though, DQS assessment services assist in
environmental protection when their results (particularly in connection with EM
systems and energy management) contribute to an improved environmental
performance at certified customer organizations.
Usługi audytu i certyfikacja DQS mają neutralny charakter dla środowiska.
Jedyne istotne oddziaływanie na środowisko jest spowodowane podróżami
auditorów i ekspertów. Pośrednio DQS, ma wpływ na środowisko naturalne
poprzez usługi w zakresie oceny oddziłaywania środowiskowego, (zwłaszcza
w połączeniu z systemami zarządzania energią) wnosząc wkład w poprawę
działań na rzecz ochrony i poprawy środowiska u naszych klientów.
In providing auditing and certification services, significant environmentally relevant
aspects of DQS activities are:
Do znaczących aspektów środowiskowych działalności DQS przy zapewnianiu tych
usług należą:
·
·
·
Travel activities of auditors and experts
Consumption of energy at offices and of office materials
Wear and tear on standard office equipment, including IT equipment
All employees of the DQS group are requested to conserve energy and material.
In business travel, public transportation will be used subject to comparable
expenditure of time and adequate availability. Company cars have to be low CO2
emissions. In purchasing office material, other tools and print media, environmentfriendly materials are taken into consideration. In order to ensure environmentfriendly disposition, removal of waste and defective installations is handled by
specialized organizations.
·
·
·
Zużycie energii w biurach i poprzez czynności związane z podróżami
Zużycie materiałów biurowych
Zużycie standardowego wyposażenia biurowego, włączając sprzęt
komputerowyOd wszystkich pracowników DQS wymaga się oszczędnego
zużywania energii i materiałów. W podróżach biznesowych, transport publiczny
będzie używany z zastrzeżeniem porównywalnego nakładu czasu oraz
odpowiedniej dostępności. Przy zakupie materiałów biurowych i innych narzędzi
oraz mediów drukowanych, pod uwagę brane są materiały nieszkodliwe dla
środowiska. W celu zapewnienia przyjaznego dla środowiska postępowania,
usuwanie odpadów i wadliwych instalacji jest prowadzone przez
wyspecjalizowane organizacje.
wydanie 09/2016
33/69
Workplace safety
Bezpieczeństwo w miejscu pracy
The design of operational infrastructure and processes takes into account
workplace safety, in accordance with pertinent national legal requirements and
regulations. Fire protection measures have been implemented in accordance with
legal requirements. All Managers are responsible for adherence. The nominated
safety engineer is called upon to inform, initiate, report, monitor and control.
Projektowanie infrastruktury i procesów operacyjnych uwzględnia bezpieczeństwo w
miejscu pracy, zgodnie ze stosownymi krajowymi wymaganiami prawnymi i
przepisami. Środki ochrony przeciwpożarowej zostały zrealizowane zgodnie z
wymaganiami prawnymi. Wszyscy kierownicy są odpowiedzialni za przestrzeganie.
Wyznaczony inżynier bezpieczeństwa jest wezwany do poinformowania, inicjowanie,
raport, monitorowania i kontroli.
A.9 - IQNet Network
DQS is founding member of IQNet, the leading international network of
certification bodies. In accordance with its corporate policy, DQS Group
cooperates with organizations who are partners of the IQNet network.
In doing so, DQS Holding GmbH
·
Adheres to the statutes and by-laws of IQNet
·
Having signed the multi-lateral recognition agreement, recognizes
partner certificates
·
Supports ethical principles and objectives of IQNet
·
Observes the rules for cooperation
All relevant IQNet documents are available through the DQS Intranet of DQS
Holding GmbH.
A.9 – IQNet Network
DQS jest członkiem założycielem IQNet, wiodącej międzynarodowej sieci
jednostek certyfikujących. Zgodnie z polityką firmy, DQS Grupa współpracuje
z organizacjami, które są partnerami sieci IQNetW ramach tej współpracy DQS
Holding GmbH:
· Przestrzega statutów i regulaminów IQNet
· Zostało podpisane porozumienie o wzajemnym uznawaniu, dlatego też uznaje
certyfikaty wydawane odpowiednio przez partnerów w ramach IQNet
· Wspiera zamierzenia IQNet
· Przestrzega zasad etycznych IQNet
· Przestrzega zasad współpracy.
Wszystkie dokumenty związane z IQNet są dostępne w Intranecie DQS GmbH.
wydanie 09/2016
34/69
Part B: DQS processes
B.1 - Process map
All operational companies of the DQS Group proceed according to the following
process model. Individual processes may be outsourced; nevertheless for
accreditation purposes each accredited organization is responsible for all its
processes. In the case of outsourcing the accredited company shall have a
process in which it describes the conditions under which outsourcing may take
place. A legally enforceable agreement shall cover the arrangements, including
confidentiality and conflict of interests. The certification decision will never be
outsourced.
Część B: Procesy DQS
B.1 – Mapa procesów
Wszystkie oddziały DQS działają zgodnie z poniższą mapą procesów. Poszczególne
procesy mogą być zlecane na zewnątrz, jednak dla celów akredytacji każda
akredytowana organizacja jest odpowiedzialna za wszystkie procesy. W przypadku
outsourcingu każda spółka określa procesy, w których opisuje warunki, w których
outsourcing może mieć miejsce, zasady określające warunki, w tym poufności i
konfliktu interesów. Decyzja certyfikacji nigdy nie może być zlecana na zewnątrz.
wydanie 09/2016
35/69
Illustration III. – DQS process map
Rysunek nr III – Mapa procesów DQS
Documented procedures and the required resources are intended to ensure that
all activities for the assessment of management systems are being conducted
according to the Corporate Policy as defined in this manual.
Udokumentowane procedury i wymagane zasoby są planowane celem zapewnienia,
że wszystkie czynności związane z ekspertyzą systemów zarządzania są
prowadzone zgodnie z Polityką Korporacyjną, tak jak to opisano w niniejszej księdze.
wydanie 09/2016
36/69
For each Key process (K1 – K6) a detailed process description according to the
“DQS turtle”-model is available, defining input, output, activities, objectives,
resources and interfaces. Turtles may be adopted in consideration of
organizational differences, always considering the minimum content of the
corporate “turtles”. Processes (e.g. K3 Customer service and K4 Planning) may
be handled together (depending on office size and organizational structure); subprocesses may be established when necessary. For other processes the “turtle
approach” is recommended.
Dla każdego procesu głównego (K1 - K6) dostępny jest szczegółowy opis przebiegu
według „modelu żółwia DQS" z określeniem wejścia, wyjścia, działań, celów,
zasobów i interfejsów. Model Żółwia może być przyjęty z uwzględnieniem różnic
organizacyjnych, zawsze z uwzględnieniem minimalnej zawartości korporacyjnych
„żółwia". Dla innych procesów „podejście żółwia" jest zalecane. Procesy (np K3
Obsługa klienta i K4 Planning) mogą być obsługiwane łącznie (w zależności od
wielkości i struktury organizacyjnej biura); mogą być tworzone w razie potrzeby
podprocesy. Dla innych procesów zaleca się "podejście żółwia".
The generic assessment process follows along the lines of a certification
according to ISO 9001. In case of other types of assessment, sequence and extent
of the assessment process may differ. The details of those procedures have been
documented in product specific supplementary documents.
Standardowy proces ekspertyzy prowadzony jest zgodnie z wytycznymi według ISO
9001. W przypadku innych typów oceny, porządek i zakres procesu może się różnić.
Szczegółowe dane dotyczące tych procedur zostały udokumentowane w
dokumentacji uzupełniającej dotyczącej produktu.
B.2 - Key processes
B.2. – Procesy główne
Marketing (K1)
Marketing (K1)
The main objective of the marketing process is to generate sales leads, requests
from potential customers, and a positive market image of the company.
Głównym celem procesu marketing jest tworzenie obszarów sprzedaży, klientów
zainteresowanych współpracą oraz budowanie pozytywnego wizerunku
przedsiębiorstwa.
All companies of the DQS Group monitor their markets and actively offer its
services. To do so, they participate in public events, such as trade fairs and
congresses, and organize its own events for customers and interested
organizations. Wherever customer need has been identified, DQS actively
participates in the innovative development of new assessment services.
Information about services is provided through printed and electronic media (e.g.:
newsletters). DQS Holding GmbH maintains an Internet presence and coordinates
the respective websites of its subsidiaries and partners. A convenient web based
electronic information platform for customers (MyDQS) was created, where,
among other information, certificates and audit reports are made available for
customers.
In addition to the corporate publications, local management may decide to publish
local or regional newsletters or publications.
Wszystkie spółki Grupy DQS monitorują swoje rynki i aktywnie oferują swoje usługi.
Aby to zrobić, uczestniczą w wydarzeniach publicznych, takich jak targi, kongresy i
organizować własne imprezy dla klientów i zainteresowanych organizacji. Wszędzie
tam, gdzie zostało zidentyfikowane potrzeby klienta, DQS aktywnie uczestniczy w
innowacyjnym rozwoju nowych usług związanych z oceną
Informacje o usługach są dostarczane poprzez media drukowane i elektroniczne (np.
newsletters). DQS Holding GmbH utrzymuje obecność w Internecie i koordynuje
indywidualne strony internetowe swoich oddziałów i współpracujących partnerów.
Została stworzona strona, oparta na platformie informacji elektronicznej dla klientów
(MyDQS), gdzie dostępne są dla klientów DQS różne informacje oraz między innymi
certyfikaty i raporty z auditów.
Oprócz wydawnictw korporacyjnych, lokalny zarząd może zadecydować o
opublikowaniu lokalnych lub regionalnych biuletynów i publikacji.
wydanie 09/2016
37/69
Sales new customers (K2)
The main objective of the sales new customers process is to generate orders from
new customers.
Upon request, the companies of DQS Group or DQS Holding GmbH itself,
representing its accredited subsidiaries provides offers (also referred to as quotes
or cost estimates) for services to be delivered to new or existing customers or
other interested organizations. To do so, basic data are collected, to provide the
basis for a qualified, customized offer.
Offers always take into account mandatory accreditation requirements for each
respective standard as well as other criteria, e.g. the involved risk. On request, the
offers may be presented to the customer on site. Accepted offers are reviewed
before proceeding with the service provision.
Details for activities and working steps are defined in the Corporate Directive CD02_Sales, Service and Planning.
Sprzedaż Nowi Klienci (2)
Głównym celem procesu sprzedaży nowi klienci jest generowanie zamówień i
dochodu oraz budowanie trwałych relacji z klientem.
Na życzenie, spółki Grupy DQS lub DQS Holding GmbH, przedstawią oferty
(kalkulacje i określą ceny) dla usług, które mają być dostarczone do nowych lub
istniejących klientów i innych zainteresowanych organizacji. . W tym celu zbierane
są, dane podstawowe, na podstawie których, sporządzana jest oferta.
Przygotowując ofertę zawsze należy brać pod uwagę obowiązujące wymagania
akredytacyjne dla każdego z tych standardów. Na życzenie, oferty mogą być
zaprezentowane klientowi na miejscu. Zaakceptowane oferty są weryfikowane
przed przystąpieniem do świadczenia usług.
Szczegóły dotyczące działań i kolejnych kroków podane są w Dyrekywie
Korporacyjnej CD02_Sprzedaż, serwis i planowanie.
All companies of the DQS Group maintain a professional contract management
system with its customers, in order to continuously identify their expectations,
necessary information and current needs.
Wszystkie spółki Grupy DQS utrzymują profesjonalny system zarządzania
umowami z klientami, w celu identyfikacji ich oczekiwań, gromadzi stale niezbędne
informacje i aktualne potrzeby.
Inquiries and requests are handled and responded to promptly. Customers of DQS
Group shall experience our customer focused service mentality. The extent of the
services as well as the rights and obligations (e.g.: confidentiality) of customers
and the accredited subsidiaries of DQS Group are defined in General Business
Conditions or individual contracts, according to the Corporate Directive CD01_Client agreements and use of certificates, marks and symbols.
Zapytania i wnioski są przetwarzane i odpowiedzi są możliwie szybko
przekazywane. Zakres usług, a także prawa i obowiązki (np .: poufność) klientów i
akredytowanych spółek zależnych Grupy DQS są określone w Ogólnych warunków
biznesowych lub indywidualnych umowach, zgodnie z Dyrektową Korporacyjną
CD01_Client agreements and use of certificates, marks and symbols.
All companies of the DQS maintain a professional contract management system
with its customers, in order to continuously identify their expectations, necessary
information and current needs. Inquiries and requests are handled and responded
to promptly. Customers of DQS shall experience our customer focused service
mentality.
Wszyscy członkowie DQS utrzymują profesjonalne systemy zarządzania
kontraktami z ich klientami celem ciągłego identyfikowania ich oczekiwań i
bieżących potrzeb. Reagowanie na zapytania jest realizowane odpowiednio
szybko. Klienci DQS otrzymują oferty przygotowywane indywidualnie.
The extent of the services as well as the rights and obligations (e.g.:
confidentiality) of customers and the accredited subsidiaries of DQS are defined
in General Business Conditions or individual contracts, according to the
Corporate Directive - Client agreements and use of certificates, marks and
symbols.
Zakres usług, jak również prawa i obowiązki (np. dotyczące poufności) z klientami i
akredytowanych spółek zależnych w DQS są określone w General Business
Conditions (Ogólnych Warunków Handlowych) lub w umowach indywidualnych,
zgodnie z dyrektywą - Corporate Directive - Client agreements and use of
certificates, marks and symbols.
wydanie 09/2016
38/69
Customer service (K3)
Serwis (K3)
The main objectives of the customer service process are to build lasting
relationships with customers, schedule due audit activities and sell additional
services to existing customers.
Głównymi celami procesu obsługi klienta jest budowania trwałych relacji z
klientami, planowanie auditów i sprzedaważ usług dodatkowych dla istniejących
klientów.
Inquiries and requests are handled and responded to promptly. Customers of DQS
Group shall experience our customer focused service mentality.
Zapytania i wnioski są przetwarzane i odpowiedział na szybko. Klienci Grupy DQS
musi doświadczyć naszego klienta koncentruje mentalność serwisowym.
Only auditors and experts appointed by accredited subsidiaries of the DQS Group
are assigned to conduct audits/assessments. To become appointed, they must
provide both evidence of their expertise in respect of each standard as well as an
adequate amount of business sector experience. On request, short biographies of
selected assessors are made available to relevant prospective customers.
Tylko auditorzy i eksperci powołani przez akredytowanych jednostek zależnych
wchodzących w skład Grupy DQS są przypisane do przeprowadzania auditów /
ocen. Aby zostać wyposażony, muszą zapewniać zarówno dowód swojej wiedzy w
odniesieniu do każdej normy, jak również odpowiednią ilość doświadczenia branży.
Na życzenie, krótkie biografie wybranych audiotów są udostępniane potencjalnym
klientom.
All companies of the DQS Group manage the existing contracts with its customers,
in order to continuously identify their expectations, necessary information and
current needs.
Wszystkie spółki Grupy DQS zarządzać istniejących umów z klientami, w celu
określenia ich oczekiwaniom stale niezbędnych informacji i aktualnych potrzeb.
Szczegóły dotyczące działań i kolejnych kroków podane są w Dyrektywie
Corporate - CD02 Sprzedaż, serwis i planowanie.
DQS Poland sp. z o.o. provides its services to all applicants whose activities
coincide with its scope of accreditation.
DQS Polska sp. z o.o. udostępnia swoje usługi dla wszystkich wnioskujących,
których działalność pokrywa się z jej zakresem posiadanej akredytacji.
wydanie 09/2016
39/69
Planning (K4)
Planowanie (K4)
The main objective of the planning process is to generate predictability and
reliability as a basis for customer satisfaction, resource planning and business
forecasting.
Głównymi celami procesu planowania jest tworzenie przewidywalności i
wiarygodności podstaw satysfakcji klienta, planowanie zasobów oraz prognoz
biznesowych.
Audits/Assessments are planned in writing and three months in advance where
reasonable. Large projects may be planned for one to three years in advance.
Customers receive a confirmation of audit dates in writing; assigned auditors also
receive their assignment orders in writing. Respective confirmations and
assignment orders contain all data relevant to the provision of services or make
reference to them; they are an essential part of audit planning. Planning also
ensures that the workload is adequately distributed among the available auditors.
Whenever a team of auditors has not been defined in the preceding sales process,
it will be composed during planning, based on individual customer data and
respective accreditation requirements.
Audity są planowane pisemnie i tam gdzie jest to uzasadnione - z trzymiesięcznym
wyprzedzeniem. Duże projekty auditowe mogą być planowane z wyprzedzeniem
od roku do trzech lat. Klienci otrzymują pisemne potwierdzenie terminu auditu,
informację o wyznaczonych auditorach oraz otrzymują potwierdzenie przyjęcia
zamówienia. Odpowiednie potwierdzenia zamówienia (umowy) zawiera wszystkie
dane dotyczące dostarczanych usług lub odwołują się do nich; Stanowią one
zasadniczą część planowania auditów. Planowanie zapewnia także, że obciążenie
pracą jest odpowiednio rozłożone pomiędzy dostępnych auditorów. W
przypadkach, kiedy zespół auditorów nie został określony w procesie
poprzedzającym sprzedaż, będzie on określony podczas planowania w oparciu
o dane podstawowe klienta i stosowne wymagania akredytacyjne.
Szczegóły dotyczące działań i kolejnych kroków podane są w Dyrektywie
Corporate - CD02 Sprzedaż, serwis i planowanie.
wydanie 09/2016
40/69
Audits / Assessments (K5)
Audity / Ekspertyzy (K5)
The main objective of the audit/assessment process is to generate an adequate
basis for a certification decision and customer satisfaction by performing a valueadding audit. The essential value generation for customers takes place during the
audit/assessment process. Significant success factors are the high level of
expertise among the assigned auditors and thorough planning.
Głównym celem procesu ekspertyzy/audity jest tworzenie odpowiednich podstaw
dla decyzji certyfikacyjnej i uzyskania satysfakcji klienta poprzez przeprowadzanie
generującej wartość dodaną auditu. Istotne generowanie wartości dla klienta
odbywa się podczas procesu auditu/ekspertyzy. Znaczącymi czynnikami
warunkującymi sukces jest wysoki poziom wiedzy specjalistycznej wyznaczonych
auditorów oraz rzetelne planowanie. Wyniki ekspertyz są zawsze dokumentowane
w pisemnych raportach.
The audit/assessment process comprises stage 1 audit (system analysis), stage
2 audit (system audit/assessment), surveillance audit and re-certification audit, in
accordance with the flow chart (see IV.).
As a rule, the services are performed on site. The main objective of the stage 1
audit is the verification of the readiness for the system assessment. During system
stage 2 audit, implementation and effectiveness of the management system will
be determined and evaluated. Improvement potential will be identified. In case of
identified non-conformities (non-fulfillment of requirements), corrective actions will
be defined and their implementation and effectiveness monitored. Nonconformities are classified into major and minor non-conformities. Nonconformities shall always be corrected before a certificate is issued. Usually, a
follow-up audit will be conducted on site.
The audit team analyses all information and evidences gathered during the stage
1 audit and stage 2 audit to review the audit findings and agree on the audit
conclusions. The results are always documented in a written report.
Details are defined in the Corporate Directive - CD03_Assessments / auditing
as well as in product-specific supplementary documents.
Proces auditu/ekspertyzy składa się z 1.etap auditu (analizę systemu), 2.etap
auditu (auditu certyfikacyjnego), nadzorów i auditu ponownej certyfikacji, zgodnie z
diagramem (patrz rysunek IV).
Zasadą jest prowadzenie auditu na miejscu (u klienta). Podczas 1.etapu auditu
(analizy systemu) oceniana jest gotować do procesu certyfikacji. Podczas auditu
certyfikującego (2.etapu auditu), zostaje określony i oceniony stopień wdrożenia i
skuteczności wdrożonego systemu zarządzania. Zostaną zidentyfikowane
potencjały doskonalenia. W przypadku stwierdzenia niezgodności (niespełnienia
wymagań), zostaną określone działania korygujące a ich wdrożenie i skuteczność
będą monitorowane. Niezgodności są klasyfikowane jako krytyczne oraz drobne.
Niezgodności muszą być zawsze skorygowane przed decyzją o wydanie certyfikatu.
Niezgodności są zamykane zazwyczaj podczas auditu dodatkowego na miejscu (u
klienta).
Zespół auditorów analizuje wszystkie informacje i zebrane dowody w trakcie 1 i 2
etapu auditu w celu dokonania przeglądu ustaleń auditowych i sformułowania
wniosków z auditu. Wyniki z auditu są zawsze udokumentowane w formie
pisemnego raportu.
Szczegóły w Corporate Directive – Assessments / auditing (Dyrektywie
korporacyjnej – Ekspertyzy – Audity) jak również w związanej dokumentacji
uzupełniającej.
wydanie 09/2016
41/69
Illustration IV – Audit service flow chart
Rysunek IV – Schemat przebiegiu audtu
wydanie 09/2016
42/69
Certification (K6)
Certyfikacja (K6)
The main objective of the certification process is to generate a certification
decision and to provide respective certification documents to customers within a
timely manner.
Głównym celem procesu certyfikacji jest wydanie decyzji certyfikacyjnej i
dostarczenie klientom odpowiednich dokumentów certyfikacyjnych ograniczonych
czasowo.
Based upon written evidence of the conduct and results of the assessment, the
accredited subsidiary decides on the issuance of a certificate, i.e. a confirmation
of conformity to the requirements of selected standards. To do so, technically
proficient, appointed experts are assigned, who shall always be independent of
all parties involved in the assessment process. This process is documented and
results are recorded in writing according to the rules defined in the Corporate
Directive - CD04_Certification Decision.
W oparciu udokumentowane postępowanie i wyniki oceny, akredytowanej jednostki
zależnej, decyduje o wydanie certyfikatu, czyli potwierdzeniu zgodności z
wymaganiami wybranych standardów. Aby zrobić to sprawnie, wyznaczono
ekspertów (weryfikatorów) którzy są kompetentni i którzy są zawsze bezstronni w
stosunku do ocenianego procesu oceny. Proces ten jest dokumentowany a wyniki są
zapisywane w formie pisemnej zgodnie z zasadami określonymi w Dyrektywie
korporacyjnej – CD04_Decyzja certyfikacyjna.
As a rule, certificates are valid for three years, provided that maintenance of the
management system is demonstrated at least annually.
Z reguły certyfikaty są wydawane na trzy letni okres ważności, pod warunkiem, że
utrzymanie systemu zarządzania jest co najmniej raz w roku poświadczone.
The accredited group company’s issue, depending on their accreditations or
authorizations, their own certificates, using the harmonized templates according
to illustration V.
Wydanie akredytowaną firmą z grupy, w zależności od ich akredytacji lub
zezwoleń, własnych certyfikatów, wykorzystując zharmonizowane szablony
według ilustracji V.
Certificates of compliance for medical devices in accordance with Directive for
medical devices 93/42/EEC in Annex II or V shall be issued for a period of 5
years provided that it continues to comply with the relevant directive is confirmed
through regular audits (usually on an annual basis).
Certyfikaty zgodności dla wyrobów medycznych zgodnie z dyrektywą dla wyrobów
medycznych 93/42/EWG załącznik II lub V wydawane są na okres 5 lat pod
warunkiem, że utrzymanie zgodności z odpowiednią dyrektywą jest potwierdzane w
trakcie regularnych auditów (z reguły w cyklu rocznym).
For certification of organic farming, conformity assessment is conducted in
accordance with applicable program No. 2007P1_Program certification of
organic farming, and the procedure No. 2007P2_Procedure registration,
conversion and certification. The conformity assessment process includes the
steps involved in submitting an application, review the obtained information and
the evaluation of the application,the recommendation and certification decision.
Dla certyfikacji produktów rolnictwa ekologicznego ocena zgodności przebiegoa
zgodnie z obowiazujacym programem nr 2007P1_Program certyfikacji rolnictwa
ekologicznego, oraz procedurą przedmiotową nr 2007P2_Procedura rejestracj,
konwersji i certyfikacji. Proces oceny zgodności obejmuje etapy związane z
składaniem wniosku, przeglądem uzyskanych informacji i oceną wniosku oraz
rekomendacji i decyzją certyfikacyjną.
The term of validity of the certificate in organic agriculture is no longer than 18
months and begins with the date of issue of the certificate.
Termin ważności certyfikatu w rolnictwie ekologicznym nie jest dłuższy niż 18
miesięcy i rozpoczyna się z datą wydania certyfikatu.
wydanie 09/2016
43/69
Illustration V. – DQS certificates (e.g. of DQS GmbH and DQS Inc.) & IQNet certificates
Rysunek V – Certyfikaty DQS (np. DQS GmbH I DQS inc.) & certyfikat IQNet
wydanie 09/2016
44/69
Certificates and use of logos / marks
Certyfikaty i korzystania z logo / znaków
DQS Group maintains a public directory (www.dqs-holding.com) of all organizations
with valid certificates and confirmations under different accreditations. On request
information to interested parties regarding suspended and withdrawn certificates is
provided.
DQS utrzymuje publicznie dostępny katalog (www.dqs-holding.com) wszystkich
organizacji z wydanymi ważnymi certyfikatami. Informacje w sprawie zawieszonych
i wycofywanych certyfikatów jest przekazywana na prośbę zainteresowanych stron.
In order to prevent potential misuse, DQS Holding GmbH has also established rules
for the use of certificates, marks and symbols. These rules are part of the
contractual agreements of the accredited subsidiaries with their customers and are
monitored during regular assessments. When necessary, certificates may also be
suspended or withdrawn; corresponding rules have been also specified in the
agreements between the accredited DQS subsidiaries and their customers.
DQS Polska publish on its website www.dqs.pl:
The list of suspended and withdrawn certificates.
1. The list of issued certificates in the field of organic farming products.
Legislation in this field are defined in the instructions:
1. 2007P2_2_Conducting supervision of the issued certificates.
2. 2007P2_10_Inadequate use certificates or marks in organic farming
3. 500P25_regulation use symbols certification DQS I IDNet..
W celu uniknięcia potencjalnych nadużyć, DQS Holding GmbH ustanowiła zasady
korzystania z certyfikatów, znaków i symboli. Zasady te są częścią umów zawartych
z klientami i są monitorowane w czasie regularnej oceny. W razie potrzeby,
certyfikaty mogą być również zawieszone lub wycofane, odpowiednie zasady
zostały również określone w umowach między akredytowanymi spółkami DQS i ich
klientami.
DQS Polska publikuje na swojej stronie internetowej www.dqs.pl :
Wykaz zawieszonych i wycofanych certyfikatów.
1. Wykaz wydanych certyfikatów w obszarze produktów rolnictwa ekologicznego.
Postępowanie w tym zakresie zostały uregulowane w instrukcjach:
1. 2007P2_2_Prowadzenie nadzoru nad wydanymi certyfikatami.
2. 2007P2_10_Niewłaściwe wykorzystanie certyfikatów lub znaków w rolnictwie
ekologicznym.
3. 500P25_Regulamin stosowania symboli certyfikacyjnych DQS i IQNet.
Particular assessment services
Poszczególne usługi w zakresie oceny
Multi-system (combined / integrated) assessments
Multi-System (połączone / zintegrowane) oceny
Assessments to different standards may be combined. Special attention to assure
the competence of the audit team for each standard is required.
Oceny dla różnych standardów mogą być łączone. Szczególną uwagę należy
zwrócić na zapewnienie odpowiedniego kompetenetnego zespołu auditorów.
Joint audits
Joint audity(audity połączone)
If necessary, DQS may cooperate with suitable partners. Joint audits are conducted
in cooperation with certification bodies/registrars in other countries. DQS Holding
GmbH maintains a list of its international cooperation partners. Prerequisites for
joint audits with IQNet partners have been defined in specific IQNet documents.
Jeśli to konieczne, DQS może współpracować z odpowiednimi partnerami.
Wspólne audity prowadzone są we współpracy z jednosteką certyfikującą /
rejestrującą w innych krajach. DQS Holding GmbH utrzymuje listę swoich
międzynarodowych partnerów. Wymagania do wspólnych kontroli z partnerami
IQNet zostały określone w szczegółowych dokumentach IQNet.
wydanie 09/2016
45/69
Co-certifications
Co- certyfikacja (wspólna)
Accredited certificates issued by one accredited subsidiary are recognized by all
other subsidiaries. Any accredited subsidiary may issue their own certificate based
on the assessment results of another subsidiary. All issuing subsidiaries are
responsible for their own certification decisions. Co-certification with IQNet partners
is regulated in the specific IQNet documents.
Wydawanie certyfikatów przez akredytowane oddziały oparte są na wynikach
auditów oddziałów jak również współpracujących partnerów, w szczególności
partnerów IQNet, co jest uzależnione od odpowiednich warunków. W każdym
przypadku, akredytowany oddział jest odpowiedzialny za decyzję certyfikacyjną.
Co-certyfikacja z partnerami IQNet jest uregulowana w określonych dokumentów
IQNet.
Equivalence Statement
Równoważne oświadczenie
Upon request, DQS Holding GmbH or one of its subsidiaries may issue an
Equivalence Statement to an IQNet partner’s certificate, which confirms the
equivalence of the certification for the organization named.
Na żądanie, DQS Holding GmbH wydaje równoważne oświadczenie w sprawie
certyfikatu wydanego przez partnera w ramach IQNet, który potwierdza
równoważność certyfikatu dla organizacji, której żądanie dotyczy.
Changes and/or extension of scope and/or standard
Zmiany i / lub rozszerzenie zakresu i / lub standardu
Requests for changes to the scope / standard are reviewed and the necessary steps
are determined. When necessary an on-site audit is carried out and a new
certification decision is taken.
Wnioski o zmianie zakresu / standardu są oceniane i ustalane są niezbędne
działania. W razie potrzeby prowadzony jest audit na miejscu i podejmowana jest
nową decyzja dotycząca wydania certyfikatu.
Extraordinary / special / short-notice audits
Audity niezapowiedziane/ specjalne / krótkim terminem powiadomieania
In the case of complaints, in response to changes, or as a follow up action,
extraordinary/special and/or short-notice audits may be conducted according to the
contractual requirements.
Audity niezapowiedziane (specjalne) z krótkim terminem powiadomienia są
prowadzone w przypadku skarg, w odpowiedzi na zmiany, i/lub w następstwie
działań poauditowych. Możliwość prowadzenia tego typu auditów jest zawarta z
umowie z klientami.
Customized assessment services
Niestandardowe usługi w zakresie ekspertyz
For customized services short project plans, depending on the complexity, shall be
developed.
Dla niestandardowych usług realizowanych dla klientów, są projektowane działania
uwzględniające stopień złożoności.
wydanie 09/2016
46/69
Product certifications
Certyfikacja wyrobów
In exceptional cases, DQS may offer product certification or product certification
related services. The responsible product managers define the conditions for their
areas (e.g. standard requirements, sampling, testing etc.). DQS ensures the
suitability and expertise of personnel and agencies taking part in the inspection,
testing and certification.
W wyjątkowych przypadkach, DQS może zaoferować certyfikację wyrobu lub usługi
związane z certyfikacją wyrobu. Odpowiedzialny menadżer produktu określa
warunki dla ich obszarów (np. wymagania normy, pobieranie próbek, testowanie,
itp.). DQS zapewnia przydatność i odpowiednią wiedzę specjalistyczną personelu
oraz agencji biorących udział w procesach inspekcji, testowania i certyfikacji.
Certification of medical devices by DQS Polska Ltd.
Certyfikacja wyrobów medycznych przez DQS Polska sp. z o.o.
DQS Polska Sp z o. o. the results obtained authorization certification for medical
devices in accordance with the requirements of Directive 93/42/EEC for medical
devices in Annex II and V.
DQS Polska sp. z o.o. w ramach uzyskanej autoryzacji prowadzi certyfikację
wyrobów medycznych zgodnie z wymaganiami dyrektywy dla wyrobów
medycznych 93/42/EWG załącznik II i V.
DQS Polska Sp z o. o. unit is notified and as our ID number is: 2282.
DQS Polska sp. z o.o. jest jednostka notyfikowaną i nasz numer identyfikacyjny to:
2282.
Way of conducting the evaluation, the duration of the evaluation and audit team
competence and experts is determined by the product manager for medical devices
in the DQS Polska Ltd. accordance with the applicable requirements in this regard.
Sposób prowadzenia oceny, czas trwania oceny i kompetencje zespołu auditów i
ekspertów jest określana przez menadżera produktu dla wyrobów medycznych w
DQS Polska sp. z o.o. zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie wymaganiami.
Certification of organic agricultural products.
Certyfikacja produktów rolnictwa ekologicznego.
DQS Poland sp. z o.o. started activities to the certification of organic agricultural
products based on requirements of ISO/IEC 17065. The way of assessments, the
duration of the inspections and the competence of DQS Poland personnel and
Inspectors involved in the conformity assessment process is defined in current
procedures.
DQS Polska sp. z o.o. podjęło działania na rzecz certyfikacji produktów rolnictwa
ekologicznego w oparciu o wymasgsnis normy ISO/IEC 17065. Sposób
prowadzenia ocen, czas trwania inspekcji oraz kompetencje personelu Biura DQS
Polska i Inspektorów zaangażowanych w proces oceny zgodności został
zdefiniowany w obowiazujacyxh w tym zakresie procedurach przedmiotowych.
wydanie 09/2016
47/69
B.3 - Management processes
B.3 – Procesy Zarządcze
Vision / Strategy / Objectives (M1)
Wizja / Strategia / Cele (M1)
- Refer to Part A -
- patrz część A
Business planning (M2)
Businss plan (M2)
Executive management, management team, planning
Zarząd, gremium kierownicze, planowanie
The Executive Management of DQS Holding GmbH is responsible for corporate
strategy and objectives. Together with the management team it plans and monitors
business and quality goals and coordinates and decides on current issues on group
level. The management team meets periodically, at least once quarterly. Minutes of
the meetings are kept as a record. Implementation of agreed-upon actions is
monitored during subsequent meetings.
Zarząd DQS Holding GmbH jest odpowiedzialny za strategię i cele firmy. Wraz z
zespołem zarządzającym planuje i monitoruje cele biznesowe i jakościowe oraz
koordynuje i decyduje o sprawach bieżących na poziomie grupy. Zespół
zarządzający spotyka się okresowo, co najmniej raz na kwartał. Protokoły z
posiedzeń są przechowywane. Realizacja uzgodnionych działań jest monitorowana
podczas kolejnych spotkań. Każda firma Grupy DQS ma zdefiniowaną kadry
zarządzającą z odpowiedzialnościami i uprawnieniami do opracowania i wdrożenia
strategii biznesowych i celów biznesowych, zgodnych ze strategią i celami
korporacji. Zarząd stosuje osiem zasad zarządzania jakością oraz metody
zarządzania jej rozwoju biznesowego - zrównoważoną karty wyników (BSC).
Each company of the DQS group has a defined executive management with the
responsibility and authority to establish and implement business strategies and
business objectives, consistent with corporate strategy and objectives. The
executive management applies the eight quality management principles and a
balanced scorecard method to manage its business development.
All DQS subsidiaries shall submit yearly a detailed financial planning according to
the rules established in the Corporate Directive - CD06_Business planning and
reporting. The planning will be approved by DQS Holding GmbH.
Wszystkie spółki DQS przedkładają corocznie szczegółowy planowan finansowy,
zgodnie z zasadami ustanowionymi w Dyrektywie Korporacyjnej CD06_Business
planning and reporting. Planowanie jest zatwierdzona przez DQS Holding GmbH.
Management of the organization DQS Polska sp o.o.
Zarządzanie organizacją DQS Polska sp. z o.o.
Steering committee
Gremium kierownicze
DQS Polska steering committee composed of the President, Director Member of
Board, Finance - Administrative Director and Certification Director and Product
Certification and Manager of the Board for Quality System. Executive committee
shall meet at least once a month to plan and control the business goals and quality,
as well as for making decisions about current affairs. Depending on the agenda and
topics discussed in meetings of the management may participate as experts both
internal and external.
Gremium kierownicze DQS Polska składa się z Prezesa, Dyrektora – Członka
Zarządu, Dyrektora Finansowo – Administracyjnego, Dyrektor ds. Certyfikacji
Wyrobów oraz Menadżera Zarządu ds. Systemu Jakości. Gremium kierownicze
zbiera się przynajmniej raz w miesiącu w celu planowania i kontrolowania
założonych celów handlowych oraz jakościowych, jak również w celu
podejmowania decyzji dotyczących spraw bieżących. W zależności od porządku
obrad i poruszanych tematów w spotkaniach kierownictwa mogą brać udział
eksperci zarówno wewnętrzni jak i zewnętrzni.
Controlling and Review (M3)
Controlling, monitoring
Controlling i przegląd (M3)
Controlling i monitorowanie
wydanie 09/2016
48/69
All DQS subsidiaries and international license partners report at least quarterly
about their process performance, by using group-wide standardized reporting
sheets. The DQS subsidiaries report also on financial performances. The results
are analyzed and summarized and submitted for review to the management team
of DQS Holding GmbH. After the end of each business year, all subsidiaries submit
to DQS Holding GmbH an audited balance sheet and financial report as well as the
report about the business year, including the 8 performance indicators.
Wszystkie oddziały DQS, międzynarodowi licencjonowani partnerzy raportują
swoje wyniki finansowe i procesowe, poprzez użycie ogólnokorporacyjnych
ujednoliconych formularzy raportowych. Wyniki są analizowane i oceniane przez
controlling i poddawane przeglądowi przez Zarząd DQS Holding GmbH. Po
zakończeniu każdego roku biznesowego, wszystkie oddziały przedstawiają DQS
Holding GmbH swoje zbadane wyniki bilansowe i raport finansowy oraz 8
wskaźników wydajności.
Details are defined in the Corporate Directive - CD06_Business planning and
reporting.
Szczegółowe dane są zawarte w Dyrektywie Korporacyjnej - CD06_Business
planning and reporting.
DQS Polska in the framework of the Program Council presents the sources of
funding and income, which are evaluated by the Programme Council.
DQS Polska w ramach posiedzenia Rady Programowej prezentuje źródła
finansowania i dochodu, które są poddawane ocenie przez Radę Programową.
Evaluation of the DQS management system (Management Review)
Ocena systemu zarządzania DQS (Przegląd zarządzania)
All organizations of the DQS group are required to carry out a Management Review
in the first quarter of each year in order to ensure the continuing suitability and
effectiveness of their management systems as well as to safe-guard adherence to
the corporate policy and accreditation body requirements. The review has to cover
the whole previous calendar year and the report has to be send to DQS Holding
GmbH (in English or German language) by using a group-wide standardized
reporting template as input to the group review.
Wszystkie organizacje Grupy DQS są wymagane do przeprowadzenia przeglądu
zarządzania w pierwszym kwartale każdego roku, w celu zapewnienia ciągłej
przydatności i skuteczności ich systemów zarządzania, a także przestrzeganie
polityki korporacyjnej i wymogów akredytacyjnych. Przegląd musi obejmować cały
poprzedni rok kalendarzowy a raport ma być wysłany DQS Holding GmbH (w języku
angielskim lub niemieckim), stosując standardowy formularz sprawozdawczy Grupy
jako dane wejściowe do przeglądu Grupy.
Management Reviews and the follow up of any defined action are carried out,
considering at least the requirements listed in ISO 9001. Accredited subsidiaries
shall also consider all additional accreditation requirements (e.g. as defined in
ISO/IEC 17021-1 or ISO/TS 16949 Rules).
Przeglądów zarządzania i działania wynikające z niego są przeprowadzane, biorąc
pod uwagę co najmniej wymagania określone w założeniach ISO 9001.
Akredytowane firmy uwzględniają również wszelkie dodatkowe wymogi
akredytacyjne (np jak określono w normie ISO / IEC 17021-1 lub ISO / TS 16949
Rules).
wydanie 09/2016
49/69
Objectives for the following year are derived from the data analyzed during the
reviews. Objectives are supplemented by measurable criteria, responsible
individuals and deadlines. They are presented to the employees during one of the
next employee presentations. The objectives, along with the individual measures
are documented, along with the necessary resources. Designated responsible
individuals not only handle the follow-up of objectives and measures but also report
on their level of attainment. This way, the management team is kept abreast of the
current attainment status.
Cele na rok następny wynikają z danych analizowanych podczas przeglądów. Cele
są uzupełniane przez mierzalne kryteria, ustalenie odpowiedzialnych osób i
terminów. Są one przedstawione pracownikom podczas prezentacjach
pracowniczych. Cele, wraz z poszczególnymi środkami są udokumentowane, wraz
z niezbędnymi zasobami. Wyznaczone osoby odpowiedzialne za realziację, nie
tylko dziłąnia i środki, ale również sprawozdanie na temat poziomu ich realizacji. W
ten sposób zespół zarządzający jest stale aktualnie informowany o aktualnym
stanie wyników.
DQS Holding carries out a formal management review twice per year, usually 4 to
6 weeks prior to shareholder meeting. The review includes a review of the group
activities and the results of other group management reviews.
DQS Holding przeprowadza formalny przegląd zarządzania dwa razy w roku,
zazwyczaj od 4 do 6 tygodni przed walnym zgromadzeniem. Przegląd obejmuje
przegląd wyników Grupy oraz wyniki innych przeglądów zarządzania członków
Grupy.
In addition, DQS Holding carries out a “Corporate Quarterly Quality Review”
(CQQR) with detailed analysis of group quality performance.
Management review DQS Polska sp. z o.o.
To ensure the usefulness and effectiveness of the management system and
compliance with the adopted policy of the company and its processes as well as the
requirements for accreditation bodies and authorizing at least once a year carry out
a review of the Company's management system.
Basis for management review are:
1. The action taken as a result of the previous review
2. The financial results achieved, realized goals and tasks in management
system
3. Results of internal audits
4. Results of accreditation bodies
5. The results of the control
6. Status of corrective and preventive actions
7. Indicators of processes, realization of the goals
8. The evaluation of DQS Poland by customers
9. The evaluation of auditors
Ponadto DQS Holding przeprowadza “Corporate Quarterly Quality Review”
(Korporacyjny Kwartalny Przegląd Jakości) (CQQR) ze szczegółową analizę
jakości wykonania Grupy.
Przegląd systemu zarządzania DQS Polska sp. z o.o.
By zapewnić przydatność i skuteczność systemu zarządzania oraz przestrzeganie
przyjętej polityki firmy i jej procesów jak również wymagań jednostek
akredytacyjnych i autoryzujących, przynajmniej raz w roku przeprowadza się
przegląd systemu zarządzania Spółki.
Podstawy do przeglądu zarządzania to:
1. Działania podjęte w wyniku poprzedniego przeglądu
2. Osiągnięte wyniki finansowe, realizowane cele i zadania w systemie
zarzadzania, polityki DQS
3. Wyniki auditów wewnętrznych
4. Wyniki oceny jednostek akredytacyjnych
5. Wyniki kontroli
6. Status działań korygujących i zapobiegawczych
7. Wskaźniki procesów, realizacja celów
8. Ocena usług DQS Polska przez klientów
9. Ocena auditorów
wydanie 09/2016
50/69
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
The results of market analysis and feedback from the impartiality ensuring
The results of analyzes of potential conflicts of interest
Feedback from partners DQS Poland and the Program Council
Overview and type of reported appeals, complaints, incidents
Changes. Which may affect the management system
Recommendations for improvement
The program of business development for each year
Feedback information from clients and interested parties regarding the
fulfillment of the requirements of ISO-IEC 17065
18. The findings, further action.
From the above mentioned data, facts and information are defined in the output of
the review relating to min.:
1. Improvement of the efficiency of the management system and its processes
2. Improvement of the organizational structure for meeting the requirements of the
standard ISP-IEC 17065
3. Development of technical resources, organizational and human resources
Based on the data output from the review there are defined targets for the next
calendar year. For the objectives are established criteria for their measurement, the
persons responsible for their implementation and deadlines. This information is
communicated to all staff during meetings.
The objectives, as well as resulting from the review of the operation and the
necessary resources are documented. The designated person responsible for
implementing the objectives and implementation of agreed actions, to keep
management informed about the current state of implementation of activities.
10. Wyniki analizy rynku i informacji zwrotnej z obszaru zachowania
bezstronności
11. Wyniki analiz potencjalnych konfliktów interesów,
12. Informacje zwrotne od partnerów DQS Polska i Rady Programowej
13. Przegląd i rodzaj zgłoszonych odwołań, skarg, incydentów
14. Zmiany. Które mogą mieć wpływ na system zarządzania
15. Zalecenia dotyczące doskonalenia
16. Program rozwoju biznesu na dany rok kalendarzowy
17. Informacji zwrotnej od klientów i stron zainteresowanych dotyczących
spełnienia wymagań normy ISO-IEC 17065
18. Ustalenia, dalsze działania
Z powyżej przedstawionych danyc, faktów i informacji zostają zdefiniowane dane
wyjściowe z przeglądu odnoszące się min. do:
1. Doskonalenia skuteczności systemu zarządzania i jego procesów
2. Doskonalenia struktury organizacyjnej w odniesieniu do spełnienia wymagań
normy ISP-IEC 17065
3. Rozwoju zasobów technicznych, organizacyjnych i kadrowych
W oparciu o dane wyjściowe z przeglądu definiuje się cele na rok następny rok
kalendarzowy. Dla przyjętych celów ustalane są kryteria ich pomiaru, osoby
odpowiedzialne za ich realizacje oraz terminy realizacji. Informacje te są
przekazywane wszystkim pracownikom podczas spotkań.
Cele, jak również wynikające z przeglądu działania oraz niezbędne zasoby są
dokumentowane. Wyznaczone osoby odpowiedzialne za realizację celów i
wdrażanie ustalonych działań, informują na bieżąco kierownictwo o aktualnym
stanie realizacji działań.
wydanie 09/2016
51/69
B.4 - Support processes
B.4 – Procesy wspomagające
Human resources (S1)
HR (S1) - Zarządzanie Zasobami Ludzkimi
The main objective of HR management at DQS is to employ highly competent and
dedicated employees, who actively contribute to customer satisfaction and business
success.
Głównym celem zarządzania kadrami w DQS jest zatrudnianie kompetentnych
i zaangażowanych pracowników, którzy w sposób aktywny wnoszą wkład w
osiąganie satysfakcji klienta i sukcesu gospodarczego.
The constant upgrading of the DQS service portfolio and associated duties and
responsibilities place continuously increasing demands on the flexibility of DQS
employees and their ability and willingness to adapt their competence to constantly
changing working conditions.
Ciągłe doskonalenie zakresu świadczonych usług DQS i związanych z tym
obowiązków i odpowiedzialności wymaga od pracowników DQS elastyczności
(łatwość przystosowania się) i ich zdolność oraz chęci adaptacji własnych
kompetencji do stale zmieniających się warunków pracy.
In selecting personnel, the main duties of DQS employees as defined in their job
descriptions provide the basis for competence profiles that are taken into account
in job advertisements. The respective managers determine the basic competence
requirements and are responsible for the selection of candidates. New employees
or employees in new functions are trained according to individual integration plans
prepared by the local management in order to make them familiar with the DQS
organization, requirements and processes.
Przy doborze pracowników, podstawą profilu kwalifikacji jakie uwzględnia się
w ofertach pracy, stanowią obowiązki pracowników DQS określone w ich zakresach
obowiązków i odpowiedzialności. Poszczególni kierownicy określają podstawowe
wymagania kwalifikacyjne i są odpowiedzialni za wybór kandydatów. Nowi
pracownicy są szkoleni według planów przygotowanych przez lokalne kierownictwo
celem zaznajomienia ich z organizacją DQS, wymaganiami i procesami.
By means of annual, individual progress reviews, employees receive structured
feedback from their supervisors on their perception of each employee’s
performance. At the same time, objectives for the future as well as necessary
professional development training, if any, will be agreed-upon.
Training and development needs are identified by the respective management and
forwarded to HR-responsible management, who will select providers for necessary
training and organize the activities together with the responsible supervisors.
The content of internal trainings required due to changing requirements of standards
or accreditation basics is specified and developed by the responsible product
manager. The local management is responsible for the organization of the training.
Records of all formal trainings are kept to evidence the contents and participants.
All customer information acquired by DQS employees is subject to the strictest
confidentiality. Hereby, in particular cases detailed regulations are stipulated in
contracts of employment or specific confidentiality terms.
HR administration is under the responsibility of the management of each group
company.
Further details are defined in the Corporate Directive - CD12_Competence
management.
Poprzez coroczne przeglądy indywidualnych postępów, pracownicy otrzymują
regularne i sformalizowane informacje zwrotne od swoich przełożonych dotyczące
ich wyników. Jednocześnie, cele na przyszłość jak również niezbędne dla rozwoju
zawodowego szkolenia.
Potrzeby szkoleniowe i rozwojowe są identyfikowane przez przełożonych i są
przekazywane menadżerowi odpowiedzialnemu za kadry, który wybiera
organizację szkoleniową i ustala sposób nadzoru.
Program wewnętrznych międzynarodowych szkoleń wymagany ze względu na
zmieniające się wymagania standardów lub wymagań akredytacyjnych jest
określany i opracowywany przez odpowiedzialnego menadżera produktu. Zapisy
dotyczące szkoleń są utrzymywane celem ewidencjonowania ich programu
oraz uczestników.
Wszystkie informacje od klientów wymagane przez pracowników DQS są
traktowane, jako ściśle poufne. Dlatego, w określonych przypadkach, w umowach
o pracę lub w warunkach zachowania poufności są określone szczegółowe
wymagania w tym zakresie.
Administracja HR jest w gestii Zarządu każdej spółki w grupie.
Szczegółowe dane są zawarte w Dyrektywie Korporacyjnej - CD12_Competence
management.
wydanie 09/2016
52/69
IT service (S2)
IT (S2)
The corporate IT department of DQS Holding maintains a central database for
business data relating to customers, certificates and auditors. Respective interfaces
and communication platforms are defined and established. Furthermore, corporate
IT ensures group wide compliance to defined IT standards and supports effective
implementation. Details are defined in the Corporate Directive - CD07_Policy for
Information Technology.
Korporacyjny Dział IT w DQS Holdingu utrzymuje centralną bazę danych dla danych
biznesowych związanych z klientami, certyfikatami i auditorami. Odpowiedni
interfejs i platformy komunikacyjne są określone i ustalone. Ponadto, Korporacyjne
IT zapewnia szeroką zdolność Grupy do określonych standardów informatycznych
oraz wspiera efektywne wdrażanie wymagań w zakresie IT. Szczegółowe dane są
zawarte w Dyrektywie Korporacyjnej - CD07_Polityka IT.
Auditor management (S3)
Zarządzanie autorami (S3)
The competence of DQS auditors are a decisive strength of DQS. To a large
degree, customer benefits and quality of services are subject to the technical and
social competence of the assigned auditors. General directives for the auditor
management are defined and described in the Corporate Directive CD08_Auditor management.
Wybór, kwalifikacja, szkolenia i rozwój auditorów DQS stanowią najsilniejszą stronę
DQS. Korzyści klienta i jakość usług, w dużym stopniu, są zależne od technicznych
i społecznych kompetencji powołanych auditorów. Ogólne wytyczne dotyczące
zarządzania auditorami w całej DQS są określone w Dyrektywie Korporacyjnej –
CD08- Zarządzanie Auditorami.
Appointment
Powoływanie
Selection criteria for the appointment of auditors include, among others:
· Successful participation in a recognized auditor training (EOQ, RABQSA,
IRCA, etc.)
· Completed higher education, e.g. college, university or similar
· Several years of practical working experience in a full-time position
· Leadership experience and demonstrated responsibility for management
systems or parts thereof
· Sound knowledge of applicable standards
Kryteria wyboru przy powoływaniu auditorów zawierają między innymi:
· Pozytywnie ukończone uznane szkolenie auditorskie (EOQ, RABQSA, IRCA,
itp.)
· Wyższe wykształcenie, np. ukończony college, uniwersytet lub tym podobne
· Kilka lat praktycznego doświadczenia zawodowego (praca na pełny etat)
· Doświadczenie na stanowisku kierowniczym i wykazana odpowiedzialność
za systemy zarządzania lub ich części
· dobra znajomość stosowanych standardów
DQS auditors shall always fulfill the applicable accreditation and authorization
requirements (e.g. ISO/IEC TS 17021-x, ISO/TS 16949 Rules).
Auditorzy DQS muszą zawsze spełniać wymagania (np. ISO/IEC 17021-x, ISO/TS
16949 Rules).
wydanie 09/2016
53/69
Ongoing education and training
Ciągłe kształcenie i szkolenia
With their auditor agreement, DQS auditors commit to continual ongoing
education. In addition to that, DQS requires all auditors to attend at least one
DQS internal training seminar annually or equivalent. Seminar contents arise
from the results of customer surveys and evaluations as well as innovations
and requirements arising from standards or accreditation requirements.
Zgodnie z umowami auditorskimi, auditorzy DQS zobowiązują się do ciągłego,
nieustannego kształcenia się. Ponadto, DQS wymaga od wszystkich auditorów
uczestnictwa w przynajmniej jednym wewnętrznym seminarium szkoleniowym DQS w
ciągu roku. Program seminariów jest rezultatem wyników badań i ocen klienckich, jak
również wprowadzanych innowacji i wymagań wynikających ze standardów lub
wymagań akredytacyjnych.
Minimum training content is defined by DQS Holding GmbH and multiplied to
international offices through a yearly Train-the-Auditor-Trainer (TTAT).
The implementation of training measures at the international offices of DQS is
in the hands of the local Managing Directors, who are also responsible for
locally archiving evidence of corresponding training records and their
respective upload into the Corporate Data Base. Observance of this
requirement will be verified during internal audits.
Minimalne wymagania szkoleniowe są definwane przez DQS Holding GmbH i
przekazywane w trakcie międzynarodowego rocznego szkolenia dla trenerów auditorów
(TTAT).
Realizacja działań szkoleniowych w międzynarodowych biurach DQS zależy od
dyrektorów zarządzających, którzy są również odpowiedzialni za archiwizację
dowodów prowadzonych szkoleń. Przestrzeganie tych wymagań jest weryfikowane
podczas auditów wewnętrznych.
Performance evaluation and monitoring
Performance evaluation and monitoring of DQS auditors is carried out in
different ways:
· Evaluations by DQS customers,
· Mutual evaluation of auditors,
· On site monitoring of auditor performance according to a specific
monitoring program,
· Evaluation of audit records,
· Yearly appraisals.
Ocena auditorów i monitoring
The auditors, inspectors and employees are undertaking to send information
about relationships with other organizations to Form Formal commitment at
least once a year.
Auditorzy, Inspektorzy i pracownicy są zobowiązaniu przesyłać informację o
powiązaniach z innymi organizacjami na formularzu Formalne Zobowiązanie
przynajmniej raz w roku.
Ocena działań i monitoring auditorów DQS jest prowadzony na cztery sposoby:
· Ocena przez klientów DQS
· Wzajemna ocena auditorów
· Monitoring działań auditora na miejscu według określonego programu monitoringu
· Ocena zapisówe z auditu
· Roczna ocena.
wydanie 09/2016
54/69
Confidentiality and impartiality of auditors
Poufność i bezstronność
All information about an organization received by DQS auditors is subject to
strict confidentiality. Detailed regulations are defined in the auditor contract.
Wszystkie informacje dotyczące organizacji otrzymywane przez auditorów i
pracowników DQS są traktowane jako poufne. Szczegółowe ustalenia określono w
umowie auditorskiej.
In order to avoid possible conflicts of interest for external DQS auditors, a
reminder is included in each assignment order concerning the corresponding
provisions of the auditor contract, such as unallowable consultancy at the
organization to be audited or other possible reasons that may affect the
impartiality. Unallowable consultancy is any consultancy within the last two
years prior to the audit to be conducted, unless other timeframes have been
specified by individual standards. All auditors shall obey the Corporate
Directive - CD11_Code of ethics.
Aby uniknąć możliwych konfliktów interesów dla zewnętrznych auditorów DQS, do
każdego zamówienia na wyznaczony projekt dołączane jest przypomnienie, które
dotyczy stosownych warunków w umowie auditorskiej, takich jak niedozwolone
doradztwo w auditowanej organizacji czy inne możliwe działania, które mogą wpływać
na bezstronność. Niedozwolone doradztwo to jakiekolwiek doradztwo w ciągu 2 lat
poprzedzających dany audit, chyba że zostały określone w danym standardzie inne ramy
czasowe. Wszyscy auditorzy muszą przestrzegać kodeksu etycznego obowiązuje
Dyrektywa Korporacyjna - CD11_Kodeks etyczny.
For the area of certification of medical devices in accordance with the
requirements of Directive 93/42/EEC for medical devices is valid for 3 years.
Dla obszaru certyfikacji wyrobów medycznych zgodnie z wymaganiami dyrektywy dla
wyrobów medycznych 93/42/EWG obowiązuje 3 lata.
The auditors and employees are undertaking to send information about
relationships with other organizations to Form Formal commitment at least
once a year.
Auditorzy i pracownicy są zobowiązaniu przesyłać informację o powiązaniach z innymi
organizacjami na formularzu Formalne Zobowiązanie przynajmniej raz w roku.
Practical-minded auditors
Auditorzy - praktycy
More than 2.300 experts for management systems have become auditors of
DQS. Many of them work for DQS as external auditors on contractual basis;
however they are not allowed to perform audits in behalf of competitors. Any
exceptions must be approved by the responsible for auditor management.
DQS privileges the appointment of auditors with management experience and
practical experience obtained in the relevant industry and service sectors. Our
customers value this „real-world“ approach.
Ponad 2 300 ekspertów z dziedziny systemów zarządzania zostało auditorami DQS.
Wielu z nich pracuje dla DQS jako audytorów zewnętrznych na podstawie
umowy; Jednak niedopuszczalne jest prowadzenie przez auditorów DQS
auditów dla klinkurencji. Wszelkie wyjątki muszą być zatwierdzone przez oaobę
zarządzająćą auditorami. DQS powołuje auditorów z doświadczeniem w
zarządzaniu i doświadczeniem praktycznym w odpowiednich sektorach
przemysłu i usług. Nasi Klienci cenią sobie nasze podejście w tym zakresie.
wydanie 09/2016
55/69
Auditor records
Zapisy dotyczące auditorów
Records in respect of education, training, standard-related qualifications,
business sector qualifications, appointment and monitoring are kept. Relevant
data are kept in the auditor data base. In order to ensure traceability at any
time, auditor records remain archived for during the nomination time plus 6
years.
Utrzymywane są zapisy i dowody dotyczące auditorów w zakresie ich szkoleń
zawodowych, kwalifikacji związanych ze standardami, dopuszczeniami do branż, czasu
trwania powołań, Curriculum Vitae oraz doświadczenia technicznego. Są one
przechowywane równolegle w postaci pisemnych dokumentów i w bazie auditorów
DQS. Aby zapewnić identyfikację, zapisy są archiwizowane przez przynajmniej okres
powołania + 6 lat.
In order to avoid the possibility of conflicts of interest, DQS customers may
request CV´s of nominated auditors, containing information about business
sector authorizations, training, professional and auditing experience.
Additional information may be provided upon request and subject to auditor
consent.
Celem uniknięcia konfliktu interesów, klienci DQS mogą otrzymywać skrócone CV
wyznaczonych auditorów, zawierające informacje na temat dopuszczeń do branż,
szkoleń, doświadczenia zawodowego oraz auditorskiego. Dodatkowe informacje mogą
być dostarczane na żądanie i po uzgodnieniu z auditorem.
Quality Management / Accreditation (S4)
Zarządzania Jakością / akredytacji (S4)
The main objective of the Corporate Quality Management is the
implementation and maintenance of the Corporate Quality Management
System as defined in this manual, including responsibility for control of
corporate system documents.
Głównym celem jest zarządzanie jakością wdrożonego i utrzymanego Korporacyjnego
Systemu Zarządzania Jakością zgodnie z definicją w tej dokumencie, w tym
odpowiedzialność za kontrolę dokumentów korporacyjnych systemu.
The main tasks include the organization of corporate internal audits, collection
and evaluation of KPI reports, internal audit reports and management review
reports. Results are analyzed and reported to the Executive Management.
Corporate Quality Management is also responsible for the coordination of
national accreditations and the support of international activities.
Through process-oriented, internal audits of products, processes and systems,
DQS verifies compliance to the requirements of applicable internal
requirements and external standards, in particular ISO/IEC 17021-x and
ISO/IEC 17065. Details are defined in the Corporate Directive CD09_Internal audits.
Główne zadania obejmują organizację auditów wewnętrznych, gromadzenie i oceny
wskaźników KPI, raportów z auditów wewnętrznych i sprawozdań z przeglądu
zarządzania. Wyniki są analizowane i przekazywane do Zarząd.
Korporacyjne Zarządzanie Jakością jest odpowiedzialne za koordynację akredytacji
krajowej i wsparcie działań międzynarodowych.
Dzięki zorientowanym procesowo, auditom wewnętrznym produktów, procesów i
systemów, DQS weryfikuje zgodność z wymaganiami obowiązujących wewnętrznych
wymogów i standardów zewnętrznych, w szczególności ISO/IEC 17021-x i ISO/IEC
17065. Szczegóły są określone w Dyrektywa Korporacyjna - CD09_Audity
wewnętrzne.
wydanie 09/2016
56/69
Managers of the Management Board of Quality System and Product
Certification are responsible for the management and compliance of the DQS
Poland accreditation requirements. DQS Poland is subject to internal audits of
DQS Holding GmbH.
Menadżerowie Zarządu ds. Systemu Jakości & Certyfikacji Wyrobów są odpowiedzialni
za system zarządzania i spełnienie przez DQS Polska wymagań akredytacyjnych. DQS
Polska jest objęta auditami wewnętrznymi DQS Holdning GmbH.
Customer satisfaction, improvement management and appeals
Satysfakcja klienta, doskonalenie zarządzanie i odwołania
All group companies are required to determine how customers perceive the
rendered services. They conduct systematic customer satisfaction evaluations
as well as manage any kind of complaints and appeals in a systematic way
according to the Corporate Directive - CD10_Customer Satisfaction and
Improvement Management. A description of the complaint and appeal
handling is open to the public. Customer satisfaction and any complaints and
appeals are part of the quarterly process performance reporting (see above).
Wymaga się od wszystkich firm grupy określenia w jaki sposób klienci oceniają
świadczone przez nich usługi. Firmy prowadzą systematyczne badania satysfakcji
klienta jak również odpowiadają na skargi i odwołania w sposób systematyczny, zgodnie
z Dyrektywą korporacyjną – CD10_Customer Satisfaction and Improvement
Management. Zasady postępowania ze skargami oraz sposób rozwiązania są dostępne
publicznie. Satysfakcja klienta i skargi bądź odwołania, stanowią część kwartalnego
raportowania (patrz powyżej).
Continuous improvement
Ciągłe doskonalenie
In addition to internal audits, DQS applies the following methods in order to
identify real or potential weaknesses and opportunities, at an early stage and
to initiate process improvement actions. The results of these actions are
analyzed and submitted to the executive management for decision making.
Among others the following methods are applied:
· Risk management
· Audit findings
· Regular meetings of the management team, recognizing feedback
from all interested parties, such as employees, auditors, customers
and others. During these meetings, improvement potentials for a more
efficient and effective design of internal DQS processes and its
management system will be determined.
· Corporate Quarterly Quality Reviews (CQQR)
· Surveys of customers and auditors in respect of their level of
satisfaction with DQS and its services.
· Improvement suggestions of employees and auditors.
Poza auditami wewnętrznymi, DQS stosuje również inne metody w celu określenia
rzeczywistych lub potencjalnych słabości i możliwości, na wczesnym etapie oraz do
podjęcia działań doskonalących proces. Wyniki tych działań są analizowane i
przekazywane Zarządowi celem podjęcia decyzji. Między innymi stosuje się poniższe
metody:
· Zarządzanie ryzykiem
· Zapisy auditowe
· Regularne spotkania zespołu zarządzającego, analiza informacji zwrotnych od
zainteresowanych stron takich jak pracownicy, auditorzy, klienci i inni. Podczas tych
spotkań, są określane potencjały doskonalenia celem bardziej skutecznego
i efektywnego projektowania wewnętrznych procesów DQS i jego systemu
zarządzania.
· Korporacyjne Kwartalne Przeglądy Jakościowe (CQQR)
· Badania klientów i auditorów w zakresie poziomu satysfakcji ze współpracy z DQS
i jego usług.
· Sugestie doskonalenia zgłaszane przez pracowników i auditorów.
Further details are described in the Corporate Directive - CD10_Customer
Satisfaction and Improvement Management.
Zasady zawarte są w Dyrektywa korporacyjna – CD10_ Customer Satisfaction and
Improvement Management.
Finance (S5)
Finase (S5)
All companies of the DQS Group plan their personnel and financial resources
based on the annual sales and cost forecast. Major projects are planned
Wszystkie firmy DQS planują swoje zatrudnienie i środki finansowe w oparciu o roczną
sprzedaż i prognozy kosztów. Znaczące projekty są planowane oddzielnie. Planowanie
wydanie 09/2016
57/69
separately. The planning is carried out according to corporate rules and
approved by headquarters. DQS Holding evaluates at least once a year the
risks arising from the certification activities of the DQS Group and maintains
insurances to cover possible liabilities. The evaluation of the financial situation
and of possible pressures which could compromise the impartiality of the
certification activities is part of the responsibilities of the DQS steering
committees. The corporate insurance covers the certification risk of all
accredited subsidiaries but, nevertheless the accredited subsidiaries are
responsible for adequate arrangements (e.g. insurance or reserves) to cover
liabilities arising from its operations.
jest prowadzane według zasad korporacyjnych i zatwierdzane przez centralę.
Przynajmniej raz do roku DQS Holding ocenia się co najmniej raz w roku ryzyko
związane z działalnością certyfikacyjną Grupy DQS i utrzymuje ubezpieczenia na
pokrycie ewentualnych zobowiązań. Ocenę sytuacji finansowej i ewentualnych
nacisków, które mogłyby zagrażać bezstronności działań certyfikacyjnych jest częścią
obowiązków komitetów sterujących DQS. Ubezpieczenie korporacyjna obejmuje ryzyko
związane z certyfikacją wszystkich akredytowanych jednostkach zależnych, niemniej
akredytowane jednostki zależne są odpowiedzialne za odpowiednie rozwiązania (np
ubezpieczenie lub rezerwy) na pokrycie zobowiązań wynikających z jej działalności.
DQS Polska sp. z o.o runs its own risk analysis, which is annually assessed.
DQS Polska sp. z o.o. prowadzi własną analizę ryzyka, która jest raz w roku poddawana
ocenie.
Innovation (S6)
Innowacje (S6)
Product development and innovation, always in accordance with the principles
of the corporate policy, is carried out by the different group companies under
coordination of the DQS Holding GmbH. The leading company for the
development of new services and programs for the certification of management
systems is appointed by headquarters.
Rozwój produktów i innowacje, są zawsze zgodne z zasadami polityki korporacyjnej,
wdrożonej przez spółek Grupy w koordynacji z DQS Holding GmbH, która ma wpływ
na rozwój nowych usług i programów certyfikacji systemów zarządzania. Usługi dla
danego rynku krajowego bez wpływu na inne rynki mogą być rozwijane i zmienione
pod wyłączną kontrolą lokalnej spółki. Centrala będzie informowana o takich
projektach.
Services for a specific national market without affecting other markets may be
developed and amended under the sole control of a local group company.
Headquarters shall be informed about such projects.
Each development of new services is planned, carried out and verified in
accordance with the principles of good project management. A project leader is
appointed and the respective resources are applied appropriately.
The validation of the development results occurs on completion of the
development and corresponding verification. In doing so, the effectiveness of the
developed service is tested and evaluated by the future user under real working
and application conditions.
Evidence of successful validation is a precondition for the ultimate approval by
the management. This approval enables the market launch. The project leader
will be discharged by the company management. At the latest after the
successful conclusion of the project, a product manager will be appointed. The
Każdy rozwój nowych usług jest planowany, realizowany i kontrolowany zgodnie z
zasadami good project management (dobrego zarządzania projektem). Wyznacza się
lidera projektu i określa się odpowiednie środki do realizacji.
Zatwierdzenie wyników odbywa się po zakończeniu projektu i na podstawie
odpowiedniego opracowania. Efektywność projektów oceniana jest w rzeczywistych
warunkach.
Dowody udanej walidacji jest warunkiem ostatecznego zatwierdzenia przez
kierownictwo. Zatwierdzenie projektu umożliwia wprowadzenie go na rynek.
Zatwierdzenia projektu dokonuje Zarząd. Najpóźniej po pomyślnym zakończeniu
projektu, menedżer produktu zostanie powołany. Menedżer produktu odpowiedzialny
jest za zmiany i modyfikacje istniejących usług certyfikacyjnych i programów.
wydanie 09/2016
58/69
product manager is responsible for changes and modifications of existing
certification services and programs.
Part C: Document management
CZĘŚĆ C: Zarządzanie dokumentacją
System documents
Dokumenty systemowe
The DQS document system is structured as follows, and is described in the
Corporate Procedure -– CP05_Document control system:
Dokumenty DQS system są skonstruowane zgodnie z zasadą opisaną w Procedurze
Korporacyjnej -– CP05_Document control system:
1. Group level
1. Poziom grupy
Corporate Management Manual:
Korporacyjna Księga Zarządzania
The corporate management manual is a fundamental description of the global
management system of the DQS with binding specifications at group level. It
sets out the directives to be followed in the introduction, development, and
improvement of management systems in all group companies and it defines
group-wide minimum requirements.
Elementarny opis globalnego systemu zarządzania DQS wraz z wymaganiami
obowiązującymi na poziomie grupy. Przedstawia on wytyczne, które muszą być
przestrzegane we wszystkich firmach korporacji podczas wdrażania, rozwoju i
doskonalenia systemów zarządzania oraz określa ogólnogrupowe minimalne
wymagania.
Corporate “DQS Turtles”:
Korporacyjny „DQS Żółw”:
The “DQS Turtle” is a diagram that illustrates the
elements of DQS processes. The use of the Turtle
Diagrams helps to identify the process owner,
responsibilities, resources, process indicators and
objectives etc. and shall be used to describe the
processes of DQS subsidiaries.
„DQS Turtle " jest diagram, który pokazuje elementy procesów
DQS. Korzystanie z diagramami Żółwia pomaga w identyfikacji
właściciela procesu, odpowiedzialności, zasobów, wskaźników
itd. celów i stosuje się do opisu procesów DQS.
Corporate Directives, Procedures, Guidelines and Forms:
Korporacyjne dyrektywy, procedury, przewodniki i formularze:
The corporate directives, procedures and forms contain mandatory
requirements for all group companies and are mandatory for the main
programs ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 50001 and ISO/TS 16949
under all accreditations and authorizations of the members of DQS Group.
Requirements for further certification programs will be controlled by the related
accredited DQS office.
Korporacyjne dyrektywy, procedury i formularze zawierają obowiązkowe wymagania dla
wszystkich spółek grupy i są obowiązkowe dla głównych programów ISO 9001, ISO
14001, OHSAS 18001, ISO 50001 oraz ISO / TS 16949. Wymagania dla dalszych
programów certyfikacji będą kontrolowane przez akredytowane biura DQS.
procesu
Wszystkie dokumenty na poziomie grupy są kontrolowane przez menedżera Systemu
Zarządzania Korporacyjnego i są dostępne za pośrednictwem intranetu Holdingu.
wydanie 09/2016
59/69
All documents on group level are controlled by the Manager of the Corporate
Management System and are available through the Holding intranet.
CM
C
D
C
D
C
D
C
D
C
D
C
D
C
D
CP & CF
further Local System
Documentation
C
D
C
D
CM-Corp.
Local
Manual
Supplements
CD-Corp.
Directives
CM – Księgą zarządzania korporacyjna
Lokalne uzupełnienie
CD – Dyrektywa korporacyjna
Lokalne uzupełnienie
Local
CP-Corp.
Supplements
Procedures
CF-Corp. Forms
CP – Procedura Korporacyjna
CF – Wzór korporacyjny
Dalszy system dokumentacji lokalnej
Illustration VI – Basic document structure
Rysunek nr VI – Podstawowa struktura dokumentu
2. Local level
2. Poziom lokalny
Each accredited company of DQS is responsible for its own system
documentation. Corporate documents shall be used directly or transcribed in the
local system documentation.
Każda akredytowana spółka DQS jest odpowiedzialna za własny system
dokumentacji. Dokumenty korporacyjne mogą być stosowane wprost lub
przenoszone do lokalnych systemów dokumentacji
wydanie 09/2016
60/69
Other documents
Inna dokumentacja
Each group company is in charge of controlling their working documents, such as
project documents, presentation slides, and instructions. Printed material, e.g.
brochures and flyers, is controlled by the respective Marketing & Communications
department. Corporate directives shall be observed.
Każda spółka grupy jest odpowiedzialna za kontrolę własnych dokumentów, takich
jak dokumenty projektu, prezentacji i instrukcje. Materiały drukowane, np. broszury
i ulotki, są nadzorowane przez odpowiednie Dział Marketingu i Komunikacji
(Marketing & Communications). Korporacyjne dyrektywy muszą być przestrzegane.
Documents of external origin
Zewnętrzne dokumenty - oryginalne
Product managers and local managers are responsible for the availability of
standards and other documents of external origin.
Menadżer produktu i lokalny menadżer są odpowiedzialni za dostępność
standardów i zewnętrznych dokumentów.
Control of records and data
Kontrola dokumentacji i zapisów
Records are kept to provide evidence of audit activities and results. Unless
otherwise provided for by law, all records are subject to confidentiality. Records are
treated and archived with care.
Zapisy są utrzymywane, w celu dostarczenia dowodów działań auditowych i
wyników prowadzonych ocen. Wszystkie zapisy są traktowane jako poufne,
z zastrzeżeniem określonym przez prawo. Zapisy są chronione i archiwizowane.
Records related to customer processes will be archived electronically or in paper
format, unless otherwise prescribed in legal or accreditation requirements.
Certification records are retained for the duration of the current cycle plus one full
certification cycle.
Zapisy związane z procesami klientów są archiwizowane w formie elektronicznej
lub w papierowej, chyba że określono specjalne wymagania prawne lub
akredytacyjne. Zapisy dotyczące certyfikacji są przechowywane przez bieżący
cykl certyfikacji plus jeden pełny cykl.
When records are being discarded or deleted, professional methods are applied to
ensure adequate data protection.
Gdy zapisy są usunięty, stosuje się profesjonalne metody w celu zapewnienia
odpowiedniej ochrony danych.
Each group company establishes procedures to define the controls needed for the
identification, storage, protection, retrieval, retention time and disposition of its
records. Retention times shall be consistent with contractual and legal obligations.
Access to these records shall be consistent with the confidentiality arrangements.
Każda spółka grupy określa procedury w celu określenia potrzebnego nadzoru
identyfikowania, przechowywania, ochrony, odzyskiwania, czasu przechowywania
oraz usuwania jej zapisów. Czas przechowywania zapisów jest zgodne z
zobowiązaniami zawartych w umownych i w wymaganiach prawnych. Dostęp do
tych rejestrów powinny być zgodne z zasadami poufności.
According to Corporate Directive - CD07_Policy for Information Technology
some data and audit records shall be uploaded into the Corporate Database or be
available at DQS Holding GmbH in a timely manner
Zgodnie z Dyrektywą Korporacyjną – CD07_Polityka IT niektóre dane i zapisy
kontrolne powinny być przesłane do bazy danych w firmie i być dostępne w DQS
Holding GmbH.
wydanie 09/2016
61/69
Part D: Remarks
Część D: Uwagi
D.1 - Coverage
D.1 – Zastosowanie
All descriptions and provisions contained in this management manual are binding
for all employees and auditors of the DQS Group within their respectively defined
scope of application.
Wszystkie opisy i postanowienia zawarte w niniejszej księdze zarządzania są
wiążące dla wszystkich pracowników i auditorów DQS w odpowiednim zakresie
stosowania.
D.2 - Personal designations
D.2 – Określenie personelu
Whenever there is mention of employees, auditors, users or other individuals in
DQS documentation, it is meant to include both female and male members of these
groups. The same applies to the use of „he, his or him“. When these individuals are
being mentioned in the plural, the provision applies to all members of the group
respectively.
Ilekroć w dokumentacji, wspomina się o pracownikach, auditorach, użytkownikach
lub innych osobach w DQS mowa jest zarówno o kobietach i mężczyznach. To
samo dotyczy użytych określeń „on, jego lub niego." Gdy osoby te są wymienione
w liczbie mnogiej, stosuje się do wszystkich członków grupy odpowiednio.
D.3 - Terms
Assessment/Audit:
Independent inspection of management systems of any kind (or parts thereof) or
other systems based on standards or other requirements.
Assessor/Auditor:
Subcontracted or salaried employee performing audits/assessments at the
customers’ on behalf of DQS. The generic term "Auditor" applies to auditors,
environmental auditors, assessors, experts etc.
DQS stakeholders:
D.3 – Terminologia
Ekspertyza/Audit:
Niezależne badanie różnych rodzajów systemów zarządzania (lub ich części) lub
innych systemów opartych na normach lub innych wymaganiach.
Rzeczoznawca/Audit:
Pracownik kontraktowany bądź otrzymujący pensję, wykonujący audit/ekspertyzę u
klienta w imieniu DQS. Ogólnie termin „auditor” odnosi się do auditorów, auditorów
środowiskowych, asesorów, rzeczoznawców, itp.
Zainteresowane strony DQS:
All individuals or organizations who are directly or indirectly of interest to DQS, such
as for example: clients, customers, employees, shareholders, suppliers, the public,
consultants, cooperation partners, accreditation bodies, NGOs, etc...
Wszystkie jednostki i organizacje, które w sposób bezpośredni lub pośredni są
zainteresowane DQS, np.: klienci, kontrahenci, pracownicy, udziałowcy, dostawcy,
społeczeństwo (w wymiarze ekonomicznym), konsultanci, współpracujący
partnerzy oraz jednostki akredytacyjne.
DQS=DQS Group:
DQS = Grupa DQS:
The DQS Group is composed of its corporate headquarters (DQS Holding GmbH)
and its subsidiaries and license partners worldwide.
Grupa DQS składa się z korporacyjnej centrali (DQS Holding GmbH), swoich filii
i licencjonowanych partnerów na całym świecie.
The text in the boxes refers only to actions performed by DQS Polska sp. z o.o..
Tekst umieszczony w ramkach odnosi się wyłącznie do działań realizowanych
przez DQS Polska sp. z o.o.
wydanie 09/2016
62/69
D.4 - Readers’ comments
D.4 – Uwagi czytelników
All readers of this manual are called upon to assist in the continual improvement
of the manual with their constructive criticism. This assistance is particularly
important to maintaining the “hands-on” approach. That is why in working with
DQS documents, we request everybody concerned to pay attention to the
following:
Wszystkim czytelnikom niniejszej księgi powierza się wsparcie w ciągłym jej
doskonaleniu poprzez wyrażanie konstruktywnej krytyki. Pomoc ta jest
szczególnie istotna dla utrzymania podejścia „praktycznego”. Dlatego właśnie
pracując z dokumentami DQS, wymagamy aby wszyscy mający kontakt z księgą
skupiali uwagę na:
·
·
·
·
Mistakes, including typographical errors
Contradictions
· in themselves
· to other documents
· to hands-on application
Błędach, włączając błędy drukarskie
Sprzecznościach
·
w samej księdze
·
w stosunku do innych dokumentów
·
w stosunku do podejścia “praktycznego”
Comments and suggestions for improvement may be submitted informally.
Recipient and point of contact for improvement suggestions is the responsible for
the corporate management system of DQS Holding GmbH, who is also
responsible for feedback to those making suggestions.
Komentarze i sugestie poprawy mogą być przedstawiane w sposób nieformalny.
Odbiorcą i równocześnie osobą, z którą należy się kontaktować w sprawie sugestii
dotyczących doskonalenia jest Pełnomocnik Zarządu ds. Jakości, który to jest
odpowiedzialny za informacje zwrotne dla czyniących takie sugestie.
D.5 - Management Manual
D.5 – Księga zarządzania
This management manual is published by
Niniejsza Księga została opublikowana przez
ul. Domaniewska 45
02-672 Warszawa
Polska / Polska
The Manager of the Corporate Management System controls this manual. He keeps
the original with the approval through the Managing Director signatures DQS Polska
sp. z o.o..
The manual is available to employees and auditors on HOLDING-Intranet. External
distribution, if necessary, is handled by the responsible for the corporate
management system.
Pełnomocnik Zarządu ds. Jakości jest odpowiedzialny za nadzór nad księgi
zarządzania. Księga zostało zatwierdzona podpisami dyrektora zarządzającego
DQS Polska sp. z o.o.. Oryginał jest przechowywany przez Pełnomocnika Zarządu
ds. Jakości.
Księga Jakości jest dostępny dla pracowników i auditorów na potalu HOLDINGIntranet. Zewnętrzne dystrybucji, jeśli jest konieczna, jest udostępniana przez
pełnomocnika korporacyjnego systemu zarządzania.
wydanie 09/2016
63/69
DQS Księga
Zarządzania
4.1
X
X
X
4.2
X
X
X
4.3
X
X
X
4.4
X
4.5
X
4.6
X
4.7
X
4.8
5.2
5.3
X
X
5.1
X
7.2
7.5
8.2
6.1
X
6.2
X
7.1
X
X
X
X
X
X
7.3
X
7.4
X
8.1
X
8.3
X
8.4
X
wydanie 09/2016
X
X
D Remarks/ Uwagi
C.1 Document
management/
Zarządzanie
dokumenmtami
B.4 Support processes/
Procesy wspierające
B.3 Management
processes /Zarządzanie
procesami
B.2 Key processes/
Wskaźniki procesów
B.1 Process map/ Mapa
Procesów
A.9 IQNet-Network/
IQNet
A.8 Management
system/ System
zarządzania
A.7 Communication/
Komunikacja
A.6 Organization and
Structure/ Struktura
organizacyjna
A.5 Scope and
Services/ Zakres i
usługi
Annex 1 Correspondence matrix:
Załącznik 1: Macierz powiązań
A.4 Vision, strategy and
key indicators/ Wizja,
strategia I wskaźniki
A.3 Corporate values/
Wartości korporacyjne
DQS Corporate
Management
Manual
A.2 Interested parties
and corporate policies/
Zainteresowane strony i
polityk korporacyjnych
ISO/IEC 17021-1
A.1 External and
internal issues/ Kwestie
zewnętrzne i
wewnętrzne
DQS Corporate Management Manual and ISO/IEC 17021-1
Illustration VII
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
64/69
8.5
X
X
X
X
9.1
X
X
9.2
X
X
9.3
X
X
X
X
X
X
9.4
X
9.5
X
9.6
X
X
9.7
X
9.8
X
9.9
X
10.1
X
10.2
10.3
X
X
X
X
X
X
wydanie 09/2016
X
X
65/69
ISO 9001:2015
DQS Corporate
Management
Manual
DQS Księga
Zarządzania
4.1
5.2
6.1
6.3
8.1
4.2
5.1
4.3
X
X
4.4
X
X
X
X
X
X
X
(X)
5.3
X
6.2
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
8.2
wydanie 09/2016
X
X
7.4
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
7.1
X
7.2
X
7.3
X
7.5
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
8.3
X
8.4
X?
8.5
X
X
8.6
X
X
X
66/69
D Remarks/ Uwagi
C.1 Document
management/
Zarządzanie
dokumenmtami
B.4 Support
processes/ Procesy
wspierające
B.3 Management
processes/
Zarządzanie
procesami
B.2 Key processes/
Wskaźniki procesów
B.1 Process map/
Mapa Procesów
A.9 IQNet-Network/
IQNet
A.8 Management
system/ System
zarządzania
A.7 Communication/
Komunikacja
A.6 Organization and
Structure/ Struktura
organizacyjna
A.5 Scope and
Services/ Zakres i
usługi
A.4 Vision, strategy
and key indicators/
Wizja, strategia I
wskaźniki
A.3 Corporate values /
Wartosci korporacyjne
A.2 Interested parties
and corporate
policies/
Zainteresowane
strony i polityk
A.1 External and
internal issues/
Kwestie zewnętrzne i
wewnętrzne
Annex 2 Correspondence matrix: DQS Corporate Management Manual and ISO 9001
Załącznik 2: Matryca powiązań
Illustration VIII
8.7
X
9.1
X
9.2
X
9.3
X
X
X
X
X
X
X
10.1
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
10.2
X
10.3
X
wydanie 09/2016
X
67/69
Annex 3: List of Corporate Directives & Procedures
Zalacznik 3 Lista dyrktyw korporacyjnych & procedur
Corporate Directive - CD06_Business planning and reporting
Corporate Directive - CD07_Policy for Information Technology (IT)
Corporate Directive - CD08_Auditor management
Corporate Directive - CD09_Internal auditing
Corporate Directive - CD10_Customer satisfaction, improvement management and appeals
Corporate Directive - CD11_Code of ethics for employees and auditors
Corporate Directive - CD12_Competence management
Corporate Procedure - CP01_ Audit timing and de-certification process
Corporate Procedure - CP02_Internal Witness Audits for TS16949
Corporate Procedure - CP03_External Witness Audits for TS16949
Corporate Procedure - CP04_IATF Database
Corporate Procedure - CP05_Document control system
Corporate Procedure - CP06_OPEN
Corporate Procedure - CP07_Transition Arrangements
Corporate Procedure - CP08_Competency Verifier
Corporate Procedure - CP09_Interaction between DQS offices and accredited offices
Corporate Procedure - CP10_Rules for certification and audits in China
Corporate Procedure - CP11_Website design
Corporate Procedure - CP12_Determination of audit time
Dok. PL
2007P1_Certyfication program OF
CD01_UmowyKlientStosCerZnakowSymboli
1031P_A_OgolneWarunki;
1031P_B_UzupelnienieOgolnychWarunkowEMAS_01_2013
1031P_C UzupelnienieOgolnychWarunkow_9342EWG
500P25_RegulaminStosowaniaSymboli
CD02_SprzedazSerwisPlanowanie_
CD03_EkspertyzyAudity
1032P2_ProceduraPlanowanieAudityCertyfikacja
CD04_DecyzjaCertyfikacyjnaWeryfikacja
CD05_KomitetChroniacyBezstronnosc
1013P_RegulaminRadyProgramowej
CD06_BusinessPlanRaportowanie
CD07_PoiltykaIT
CD08_ZarzadzanieAuditorami
CD09_AuditWewnetrzny
CD10 _SatysfakcjaKlienta
CD11_KodekEtyczny
CD12_Competence management
CP01_TerminAudituProcesDecertyfikacji
CP02_Internal Witness Audits for TS16949
CP03_External Witness Audits for TS16949
CP04_IATF Database
CP05_Document control system
CP07_ProceduraPrzejsciaISO9001_14001
CP08_Competency Verifier
CP09_Interaction between DQS offices and accredited offices
nd
CP11_Website design
CP12_UstalenieCzasuTrwaniaAuditu (Ustalenie czasu trwania auditu)
2007P1_ProgramCertyfikacji RE
Dok. PL
2007P2_ProceduraRejestracjiKonwersjiICertyfikacji RE
Corporate Directive - CD01_Client agreements and the use of certificates, marks, symbols
Corporate Directive - CD02_Sales, Service and Planning
Corporate Directive - CD03_Assessments / auditing (includes good audit practice)
Corporate Directive - CD04_Certification decision / Technical Reviewers
Corporate Directive - CD05_Steering committees
2007P2_Procedure of registration, conversion and certification OF
wydanie 09/2016
68/69
Dok. PL
2007P2_1_Instruction of control OF
2007P2_1_InstrukcjaPrzeprowadzaniaKontroli RE
Dok. PL
2007P2_2_Instruction of supervision of certificates OF
2007P2_2_InstrukcjaProwadzeniaNadzoruNadWydanymiCertyfikatami RE
Dok. PL
2007P2_3_Instruction of suspension and withdrawal of certificates OF
2007P2_3_InstrukcjaZawieszaniaICofaniaCertyfikatów RE
Dok. PL
2007P2_4_InstrukcjaPrzyjmowaniaIWstępnejOcenyWnioskówORejestrację
Dok. PL
2007P2_4_I Instruction of registration application, initial assessment
application, control, supervision and conformity assessment
2007P2_5_Instruction of conformity assessment OF
Dok. PL
2007P2_6_Instruction of finances OF
2007P2_6_InstrukcjaFinansowa w RE
Dok. PL
2007P2_7_Instruction of workflow documents OF
2007P2_7_InstrukcjaObieguDokumentów w RE
Dok. PL
2007P2_8_Instruction of appeals and complaints OF
2007P2_8_InstrukcjaOdwołaniaReklamacje w RE
Dok. PL
2007P2_9_Instruction of monitoring achivments and assessment competition
staff
2007P2_10_Instruction of misuse of a certificate or mark of conformity
2007P2_9_InstrukcjaMonitorowaniaOsiągnięćIOcenyKompetencjiPersonelu
Dok. PL
2007P2_5_InstrukcjaOcenyZgodności w RE
2007P2_10_InstrukcjaNiewłaściwegoWykorzystaniaCertyfikatuLubZnaków
wydanie 09/2016
69/69

DQS Polska sp. z o.o. Księga Zarządzania

Transkrypt

Podobne dokumenty

Czytaj on-line Wydanie Łódź

Folie 1