2_szczegółówy opis zamówienia

KM/ZP/U–335–30/09
____________Załącznik Nr 2 do SIWZ
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest usługa w zakresie rezerwacji, wystawiania, sprzedaŜy oraz
dostarczania biletów lotniczych oraz biletów kolejowych na trasach zagranicznych wraz
z ubezpieczeniem.
CPV: 63512000–1 usługi sprzedaŜy biletów podróŜnych i pakietów wycieczkowych
63500000–4 usługi biur podróŜy, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej
Przedmiot zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie rezerwacji, wystawiania, sprzedaŜy
i dostarczania biletów lotniczych oraz biletów kolejowych na trasach zagranicznych wraz
z ubezpieczeniem na czas trwania podróŜy, które będą wykonywane sukcesywnie w 2009 roku
wraz z prowadzeniem wszystkich związanych z tym formalności.
2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy są członkami IATA /International
Air Transport Association – Międzynarodowe Zrzeszenie Przewoźników Powietrznych/ - lub
posiadają waŜną akredytację IATA.
3. Termin wykonania zamówienia liczy się od dnia następnego po zawarciu umowy do momentu
wyczerpania wartości umowy. W przypadku nie wykorzystania do końca 2009 roku środków
przeznaczonych na realizację zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie moŜliwość podpisania
z Wykonawcą aneksu do umowy dotyczącego wykorzystania pozostałych środków finansowych.
4. Przewidywana liczba biletów określona w tabeli słuŜy jedynie do obliczenia wartości oferty
i umowy. Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić najtańsze ceny na trasach wskazanych w
tabeli niezaleŜnie od liczby zakupionych biletów Zamawiający zastrzega sobie moŜliwość
dostosowania ilości kupowanych biletów do rzeczywistych potrzeb Zamawiającego (tzn.
zmniejszenia lub zwiększenia ich liczby na danej trasie), w ramach przeznaczonych na ten cel
środków finansowych tj. ogólnej wartości zamówienia zaoferowanej przez Wykonawcę.
5. Koszt ww. biletów będzie wyczerpywał sukcesywnie wartość umowy.
6. Wartość oferty musi być podana w PLN brutto za realizację całego przedmiotu zamówienia
i zawierać stawki podatku VAT, wszelkie koszty związane z realizacja niniejszego przedmiotu
zamówienia w szczególności: opłaty transakcyjne, opłaty lotniskowe, wszelkie upusty i rabaty.
Wykonawca kalkulując cenę oferty powinien przewidzieć moŜliwość zmian ww. pozycji
kalkulacji przez przewoźników lotniczych lub kolejowych.
7. Zamawiający zastrzega, iŜ ze względu na brak moŜliwości kompleksowego zaplanowania
wszystkich podróŜy, w trakcie realizacji umowy mogą następować zmiany dotyczące lotów
docelowych, w przypadku korzystania z przelotów na trasach inne niŜ wskazane
w tabeli. Zamawiającemu naleŜy dostarczyć najtańsze bilety na danej trasie wraz
z ubezpieczeniem podróŜy. Zlecenia będą następowały sukcesywnie w miarę potrzeb
Zamawiającego.
8. W nieprzewidzianych sytuacjach Zamawiający moŜe odwołać rezerwację, zmienić trasę, termin
podróŜy, klasę lub dane osobowe pasaŜera, o ile Wykonawca zostanie o tym fakcie
powiadomiony nie później niŜ 24 godziny przed rozpoczęciem podróŜy. JeŜeli powyŜsze zmiany
będą się wiązać z koniecznością dokonania rekalkulacji ceny biletu Zamawiający zobowiązany
będzie do pokrycia udokumentowanej powstałej z tego tytułu niedopłaty, zaś Wykonawca do
zwrotu ewentualnej nadpłaty. Poza tym Wykonawca nie będzie pobierał z tego tytułu
dodatkowych opłat i nie przysługuje mu dodatkowe wynagrodzenie.
9. Zamawiający ustala, Ŝe zamawiane bilety lotnicze to „bilety elektroniczne”. JeŜeli na danej trasie
nie jest dostępny „bilet elektroniczny”, Wykonawca zaoferuje bilet papierowy.
10. Zamawiający zastrzega, iŜ wylot oraz powrót moŜe następować w kaŜdym dniu tygodnia,
w terminie podanym w zleceniu, z uwzględnieniem obowiązującego na danej trasie rozkładów
lotów. Zamawiający przewiduje iŜ 90 % podróŜy odbywać się będzie w powszednie dni tygodnia
tj. od poniedziałku do piątku.
_________________________________________________________________________________________________________________
Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie
Strona 1 z 3
KM/ZP/U–335–30/09
____________Załącznik Nr 2 do SIWZ
11. Zamawiający zakłada, Ŝe podróŜ zaczyna się i kończy: w Porcie Lotniczym im.
F. Chopina Warszawa-Okęcie / na Dworcu Centralnym w Warszawie.
12. Zamawiający zastrzega, iŜ miejscem docelowym podróŜy w krajach zleconych przez
Zamawiającego są główne porty lotnicze/dworce główne.
13. Zamawiający dokonywać będzie zlecenia zamówienia na bilety wraz z ubezpieczeniem
w terminie nie krótszym niŜ 48 godzin przed planowanym terminem podróŜy.
14. Zamawiający zastrzega sobie jednodniowy termin odstąpienia od złoŜonego zlecenia zamówienia
bez koniczności ponoszenia dodatkowych kosztów.
15. W ramach przedmiotu zamówienia wykonawca zobowiązany będzie do:
a. rezerwacji i sprzedaŜy biletów lotniczych oraz kolejowych w klasach zleconych przez
zamawiającego;
b. przedstawiania Zamawiającemu minimum dwóch wariantów połączeń, z uwzględnieniem
najkorzystniejszej dostępnej taryfy przewoźnika i promocji, długości trasy oraz czasu podróŜy;
c. zapewnienia rezerwacji, wystawienia i sprzedaŜy biletów najtańszych z dostępnych na rynku
taryf publikowanych i stawek negocjowanych oraz stawek promocyjnych na danej trasie,
zachowując jednocześnie wymagany standard podróŜy w klasach zlecanych przez
Zamawiającego, bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloetapowych i najkrótszych połączeń na
danej trasie, dokonanie optymalnego wyboru przewoźnika oraz trasy pod względem ceny
i czasu trwania podróŜy;
d. potwierdzenia (e-mailem lub faksem w ciągu maksymalnie 2 godzin od momentu otrzymania
zgłoszenia) Zamawiającemu informacji o otrzymaniu zgłoszenia rezerwacji oraz
potwierdzenia rezerwacji;
e. przypominania w formie telefonicznej lub e-mailowej o zbliŜających się terminach wykupu
biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach;
f. zapewnienia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi
przepisami krajów docelowych /dot. wszelkiego rodzaju opłat np. opłat lotniskowych czy
podatków/;
g. bezpłatnej dostawy zamówionych biletów wraz z ubezpieczeniem podróŜy do siedziby
Zamawiającego w terminie uzgodnionym z zamawiającym, ale nie później niŜ 24 godziny
przed terminem planowanej podróŜy, której dotyczy rezerwacja i zakup biletu lub biletów
wraz z ubezpieczeniem;
h. bezpłatnego dostarczenia w nagłych sytuacjach biletu/biletów wraz z ubezpieczeniem podróŜy
do siedziby Zamawiającego nie później niŜ w ciągu 2 godzin;
i. w wyjątkowych sytuacjach gdy podróŜ będzie się rozpoczynać w innym miejscu niŜ
Warszawa bądź poza granicami kraju bilet powinien być dostępny w przedstawicielstwie linii
lotniczej na lotnisku w miejscu wylotu lub dostarczony odbiorcy w inny sposób,
umoŜliwiający rozpoczęcie podróŜy, uzgodniony z Zamawiającym;
j. zapewnienia upowaŜnionemu pracownikowi Zamawiającego, moŜliwości całodobowego
dokonywania zmian dyspozycji związanych z wykupem biletów;
k. w przypadku zwrotu biletów z powodu odwołania wyjazdu, Wykonawca zwróci
Zamawiającemu część kosztów poniesionych przez Zamawiającego zgodnie z warunkami
zastosowanej taryfy. Zwrot kosztów powinien nastąpić w ciągu 14 dni kalendarzowych od
daty zwrotu biletu, na podstawie faktury korygującej;
l. wystawiania polis ubezpieczeniowych dla poszczególnych osób delegowanych za granicę,
w terminach wyznaczonych przez Zamawiającego, obejmujących cały okres trwania podróŜy –
średni czas trwania podróŜy to 3 dni (polisa ubezpieczeniowa powinna zawierać leczenie
szpitalne /ok. 40.000 Euro/, NNW /ok. 15.000 PLN/ oraz OC /ok. 30.000 PLN/);
m. przyjęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do linii
lotniczych, a zwłaszcza reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych
dotyczących przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych
u Wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy
przewoźnika lub ze względów losowych;
n. wyznaczenia pracowników i linii telefonicznych dla kontaktów z pracownikami
Zamawiającego, w tym i poza godzinami pracy biura w sytuacjach wymagających
natychmiastowej interwencji;
_________________________________________________________________________________________________________________
Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie
Strona 2 z 3
KM/ZP/U–335–30/09
____________Załącznik Nr 2 do SIWZ
o. dostarczenia Zamawiającemu do 10 dnia kaŜdego miesiąca lub kaŜdorazowo na Ŝyczenie
Zamawiającego sprawozdania z tytułu wykonania niniejszej umowy, sprawozdanie powinno
zawierać następujące informacji: imię i nazwisko pasaŜera, trasę podróŜy, daty i godziny
wylotu i powrotu, cenę jednostkową biletu uwzględniającą wszelkie opłaty oraz wartość
wystawionych polis ubezpieczeniowych.
Struktura zamówienia:
1. Przewidywana liczba przelotów: 150
/100 % - kl. ekonomiczna/
2. Przewidywana liczba przejazdów kolejowych: 30
/5% - I klasa, 95 % - II klasa/
3. Przewidywana liczba polis ubezpieczeniowych: 180
Lp.
Docelowe miejsce podróŜy∗
∗
Przewidywana
liczba przelotów
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Londyn /Anglia/
Bruksela /Belgia/
Helsinki /Finlandia/
ParyŜ /Francja/
Madryt /Hiszpania/
Amsterdam /Holandia/
Berlin /Niemcy/
Moskwa /Rosja/
Sztokholm /Szwecja/
Budapeszt /Węgry/
Praga /Czechy/
Seul /Korea Płd./
Lwów /Ukraina/
Kijów /Ukraina/
3
46
2
15
14
2
10
18
9
13
5
5
8
Przewidywana
liczba przejazdów
kolejowych
26
4
-
150
30
Razem
Przewidywana
liczba ubezpieczeń
3
46
2
15
14
2
36
18
9
13
4
5
5
8
180
∗ PodróŜ oznacza przelot/przejazd jednej osoby do głównych portów lotniczych/dworców
głównych wymienionych w tabeli miast w relacji „tam i z powrotem” z uwzględnieniem
przesiadek i przerw dotyczących tej samej podróŜy. Zamawiający zakłada, Ŝe podróŜ zaczyna i
kończy się: w Porcie Lotniczym im. F. Chopina Warszawa-Okęcie/ Dworcu Centralnym w
Warszawie, zaś miejscem docelowym podróŜy w krajach zleconych przez Zamawiającego są
główne porty lotnicze/dworce główne, średni czas trwania podróŜy to 3 dni.
_________________________________________________________________________________________________________________
Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie
Strona 3 z 3