Wzór umowy

Załącznik do SIWZ – Wzór umowy
U M O W A NR 40/ZP/2011
zawarta w dniu ............. 2011 r. w Skierniewicach, pomiędzy:
Instytutem Ogrodnictwa z/s 96-100 Skierniewice, ul. Konstytucji 3 Maja 1/3 wpisanym do
Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000375603,
NIP 8361848508, REGON 101023342, zwanym w dalszej części umowy „Zamawiającym”,
reprezentowanym przez:
Dyrektora Instytutu Ogrodnictwa - Prof. dr hab. Franciszka Adamickiego
a .............................................................................................................................................,
zwanym w dalszej części umowy „Wykonawcą”, reprezentowanym przez:
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
o treści następującej:
POSTANOWIENIA UMOWY
§1
Na podstawie wyniku postępowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego
w oparciu o Ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U.
z 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), Wykonawca zobowiązuje się zrealizować Usługę
polegającą na kompleksowej obsłudze organizacyjnej międzynarodowego sympozjum – 24th
International EUCARPIA Symposium Section Ornamentals „Ornamental Breeding
Worldwide”, zwanym dalej Sympozjum, a w szczególności na:
Część A - Stworzenie i prowadzenie strony internetowej Sympozjum w języku angielskim
Część B - Wynajem miejsca obrad i obsługa techniczna Sympozjum
Część C - Materiały informacyjne i promocja
Część D - Organizacja i zapewnienie cateringu wraz z serwisem kelnerskim dla uczestników
Sympozjum
dla planowanej liczby uczestników – 150 osób.
Część E– Organizacja i obsługa wycieczek posympozjalnych (odpłatnie z wpłat
uczestników)
Szczegółowy zakres przedmiotu umowy określa specyfikacja istotnych warunków
zamówienia oraz oferta Wykonawcy, stanowiące integralną część Umowy.
1.
2.
§2
Miejsce realizacji usługi: Warszawa …………………………………………...
Termin realizacji usługi: od dnia podpisania Umowy do dnia 31.10.2012 r., w tym:
1) Przygotowanie i uruchomienie strony internetowej Sympozjum z wybranych przez
Zamawiającego dwóch wariantów – w terminie do dnia ………. 2011r. (
maksymalnie 3 tygodnie od daty zawarcia umowy),
2) Potwierdzenie rezerwacji miejsca obrad w .................................– w terminie do dnia
…………… 2011 r. (dokument o dokonaniu rezerwacji należy dostarczyć w terminie
– do 14 dni od daty zawarcia umowy),
1
3) Przedstawienie do akceptacji propozycji lokalu gastronomicznego na zorganizowanie
bankietu sympozjalnego wraz z menu - dwa warianty – w terminie do dnia
…………. 2011 r. (do czterech tygodni od daty zawarcia umowy),
4) Rezerwacja lokalu gastronomicznego na zorganizowanie bankietu sympozjalnego – w
terminie do dnia ……… 2011 r. (do dwóch miesięcy od daty zawarcia umowy),
5) Przedstawienie do akceptacji propozycji hoteli dla uczestników Sympozjum i
organizacji wycieczek posympozjalnych w terminie ……… 2011 r. (do dwóch
miesięcy od daty zawarcia umowy),
6) Przedstawienie do akceptacji projektów materiałów promocyjnych, w terminie – do
dnia 01.07.2012 r.,
7) Przygotowanie materiałów promocyjnych w terminie – do dnia 15.08.2012 r.,
8) Przedstawienie do akceptacji propozycji menu cateringowego podczas przyjęcia
powitalnego w dniu 02.09.2012r oraz podczas Sympozjum w dniach 3 - 5.09.2012 r.
– do dnia 01.07.2012 r.,
9) Przedstawienie do akceptacji propozycji menu podczas bankietu konferencyjnego w
terminie do dnia - 01.07.2012 r.
10) Obsługa konferencji wraz z kateringiem – do dnia 5.09.2012 r. (włącznie),
11) Organizacja wycieczek posympozjalnych w dniach 6 i 7.09.2012 r.,
12) wprowadzanie zmian i nowych treści na stronie internetowej Sympozjum, przekazanie
strony www. na serwer www.inhort.pl – do dnia 31.10.2012 r.
1.
2.
3.
§3
Wykonawca oświadcza, że dysponuje wiedzą i doświadczeniem oraz osobami
i zapleczem technicznym do wykonania przedmiotu Umowy z należytą starannością, z
uwzględnieniem standardów przyjętych w obsłudze sympozjów naukowych o randze
międzynarodowej, zgodnie z warunkami SIWZ.
Wykonawca oświadcza, że przyjmuje do realizacji wszystkie obowiązki niezbędne do
wykonania przedmiotu Umowy, wyszczególnione w SIWZ i ofercie.
Wykonawca zobowiązuje się w szczególności do:
1) Przekazania Zamawiającemu potwierdzenia zarezerwowania miejsca obrad
wskazanego w ofercie Wykonawcy,
2) Przygotowania i uruchomienia strony internetowej Sympozjum;
3) Przekazania Zamawiającemu potwierdzenia zarezerwowania miejsca na bankiet;
4) Informowania Zamawiającego o wszelkich trudnościach w wykonywaniu przez
Wykonawcę przedmiotu umowy,
5) Umożliwienia Zamawiającemu sprawdzania stanu zgłoszeń i rejestracji uczestników
na bieżąco bez ograniczeń czasowych,
6) Przedłożenia do wyboru i akceptacji dwóch wariantów graficznych i modelowych
strony www Sympozjum w terminie umożliwiającym przygotowanie strony zgodnie z
Umową,
7) Przedkładania Zamawiającemu szczegółowych propozycji menu w minimum dwóch
wariantach dla każdego przewidzianego posiłku, o stopniu szczegółowości łącznie ze
wskazaniem, np. herbata Lipton, kawa Jacobs Cronat Gold itp.,
8) Udzielania pełnej informacji na temat postępu i zakresu wykonywanego przez
Wykonawcę przedmiotu Umowy na każde żądanie Zamawiającego lub osoby
upoważnionej przez Zamawiającego, w terminie 2 dni od dnia wniesienia żądania,
9) Uzyskiwania akceptacji Zamawiającego (dwuosobowo) w składzie przedstawionym
w § 7 wszelkich decyzji, a w szczególności: wybór wariantu graficznego i
modelowego strony Sympozjum, wybór miejsca na bankiet, wybór elementów
składowych menu, materiałów promocyjnych, szczegółów wycieczek, itp.,
2
10) Posprzątania i usunięcia śmieci po zakończeniu serwowania wyżywienia,
11) Zapewnienia obsługi, w tym personalnej i technicznej, Sympozjum:
a) dwóch osób do obsługi recepcji oraz koordynatora, wszyscy z biegłą
znajomością języka angielskiego,
b) laptopy - 2 szt., drukarka laserowa -1 szt. do obsługi recepcji,
c) dwóch stanowisk komputerowych z dostępem do internetu dla uczestników
Sympozjum, w przypadku gdy w miejscu obrad nie będzie bezpłatnego
dostępu do bezprzewodowego Internetu,
d) terminalu do przyjmowania opłat kartą płatniczą,
13) Zapewnienia wyposażenia sali obrad w ekran widoczny z każdego miejsca,, projektor
multimedialny, dwa mikrofony bezprzewodowe,
14) Przygotowania i wyprodukowania materiałów promocyjnych, w tym wydrukowania
książki abstraktów,
15) Przygotowania miejsc posterowych i miejsca dla mini wystawy kwiatów w miejscu
obrad
16) Przekazania Zamawiającemu książek abstraktów, które nie zostały wydane
uczestnikom Sympozjum,
17) umieszczenia informacji o Sympozjum w dniu otwarcia i przez okres trwania w
miejscu obrad przez umieszczenie informacji o Sympozjum, zgodnie z warunkami
SIWZ.
4. Wykonawca oświadcza, że miejsce obrad odpowiada warunkom opisanym w przedmiocie
zamówienia i z tego tytułu ponosi pełną odpowiedzialność.
5. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za ogólną i techniczną kontrolę nad
wykonaniem przedmiotu Umowy.
6. Wykonawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za nadzór nad zatrudnionym personelem
oraz zobowiązany jest do wypełnienia wszystkich prawnych zobowiązań związanych z
zatrudnieniem personelu.
7. Wykonawca oświadcza, że znane Mu są przepisy regulujące ochronę praw autorskich, w
tym odpowiedzialność karna za naruszenie praw autorskich i nieuprawnione
rozpowszechnianie, utrwalanie lub rozpowszechnianie cudzych utworów.
8. Wykonawca zobowiązuje się z dniem 1 listopada 2012 roku, w ramach wynagrodzenia
określonego w § 6 ust. 4 pkt. 1, przenieść stronę Sympozjum na serwer Zamawiającego
- Instytutu Ogrodnictwa i przekazać niezbędne informacje/dane umożliwiające
Zamawiającemu umieszczanie na przedmiotowej stronie informacji związanych z
Sympozjum przez okres 24 miesięcy od daty zakończenia realizacji umowy, tj. do dnia 31
października 2014 roku.
9. Wykonawca zobowiązuje się nie podejmować żadnych decyzji i działań przed
uzyskaniem wymaganej niniejszą umową akceptacji i zgody Zamawiającego.
10. Wykonawca oświadcza, że nie będzie dochodził odszkodowania ani dodatkowego
wynagrodzenia (poza tym liczonym od liczby faktycznych uczestników) w przypadku
świadczenia usług dla uczestników Sympozjum w ilości innej niż planowana liczba
uczestników podana przez Zamawiającego.
11. Wykonawca zobowiązuje się do umieszczania na stronie internetowej Sympozjum
przekazanych przez Zamawiającego materiałów w terminie 24 godzin dla informacji
tekstowych, a dla pozostałych w terminie 5 dni roboczych od ich przekazania.
§4
1. Wykonawca może posługiwać się przy wykonywaniu
podwykonawcami w zakresie wskazanym w ofercie.
przedmiotu
umowy
3
2.
3.
4.
Za działania, uchybienia lub zaniechania podwykonawców Wykonawca ponosi
odpowiedzialność jak za własne działania, uchybienia lub zaniechania.
Do zawarcia przez podwykonawcę umowy z dalszym podwykonawcą jest wymagana
uprzednia pisemna zgoda obu Stron.
Jeżeli Wykonawca korzystał przy wykazaniu spełniana warunków z zasobów
podwykonawcy uczestniczącego w realizacji zamówienia, zmiana tego podwykonawcy
na nowego podwykonawcę może nastąpić za zgodą Zamawiającego wyrażoną na
piśmie, jeżeli Wykonawca wykaże, że nowy podwykonawca dysponuje zasobami nie
mniejszymi niż podwykonawca, z których zasobów Wykonawca korzystał.
§5
1. Zamawiający zobowiązuje się do aktywnego współdziałania z Wykonawcą w trakcie
realizacji przedmiotu Umowy, a w szczególności do:
1) Przekazywania materiałów do umieszczania na stronie www. w terminach:
a) materiały tekstowe do 24 godzin w dni robocze;
b) grafika, w zależności od stopnia komplikacji do 5 dni roboczych przed
planowanym terminem zamieszczenia.
2) Opiniowania i udzielania wyjaśnień w terminie 2 dni roboczych od daty zgłoszenia.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo wnoszenia uwag na każdym etapie realizacji
przedmiotu umowy oraz do bieżącego nadzoru nad jego realizacją poprzez udzielanie
wskazówek Wykonawcy drogą mailową, celem umożliwienia Wykonawcy zapoznania się
z nimi i podjęcia odpowiednich działań.
1.
2.
3.
4.
§6
Zamawiający zobowiązuje się zapłacić za prawidłowo wykonany przedmiot umowy
wynagrodzenie stanowiące kwotę będącą sumą:
1) kwoty ryczałtowej za przygotowanie i uruchomienie strony internetowej www.
Sympozjum,
2) kwoty ryczałtowej za wynajęcie miejsca obrad i obsługę techniczną obrad,
oraz
3) iloczynu liczby uczestników i ceny jednostkowej ryczałtowej brutto na jednego
uczestnika wskazanego w ofercie Wykonawcy.
Na dzień zawarcia umowy wynagrodzenie Wykonawcy wynosi brutto – .................. zł,
(słownie złotych: .............................. ) w tym podatek VAT (...%) w wysokości ................
zł, (słownie złotych: ....................................................................), zgodnie ze złożoną
ofertą.
Ostateczna kwota wynagrodzenia będzie zależeć od rzeczywistej liczby uczestników
Sympozjum i będzie stanowiła sumę kwot ryczałtowych brutto stałych oraz kwoty
stanowiącej iloczyn liczby uczestników i ceny jednostkowej ryczałtowej brutto na
jednego uczestnika.
Wynagrodzenie będzie płatne w następujących częściach i terminach:
1) część pierwsza za przygotowanie i uruchomienie strony internetowej – kwota
ryczałtowa zgodnie z ofertą (poz. 1 oferty) w terminie najpóźniej – do dnia
31.05.2012 r., nie wcześniej jednak niż 31.03.2012 r.;
2) część druga w wysokości 90% kwoty wynagrodzenia obliczonego zgodnie z § 6 ust.
3 za realizację usługi, pomniejszonego o kwotę określoną w ust. 4 pkt 1 – w
terminie 14 dni od zakończenia Sympozjum potwierdzonego bezusterkowym
protokołem odbioru częściowego;
3) część trzecia (rozliczenie końcowe) pozostałe 10%
kwoty wynagrodzenia
obliczonego zgodnie z § 6 ust. 3, pomniejszonego o kwotę określoną w ust. 4 pkt 1 -
4
5.
6.
1.
2.
3.
4.
5.
w terminie 14 dni od dnia wykonania całości umowy,
potwierdzonego
bezusterkowym protokołem odbioru końcowego.
Podstawą zapłaty będą faktury VAT dostarczone Zamawiającemu wraz z podpisanymi
przez strony protokołami potwierdzającymi wykonanie usługi obejmującej płatność.
Wynagrodzenie będzie płatne w terminie 14 dni od daty dostarczenia Zamawiającemu
prawidłowych dokumentów rozliczeniowych określonych w ust. 5, przelewem na
rachunek
Wykonawcy
w
banku
..............................................
nr
konta
................................................................................... .
§7
Osobami upoważnionymi przez Zamawiającego do kontaktowania się i wszelkich
uzgodnień z Wykonawcą w przedmiocie realizacji niniejszej umowy są:
…………………………………………………………….
……………………………………………………………..
Osobami upoważnionymi przez Wykonawcę do obsługi Zamawiającego w trakcie
realizacji niniejszej umowy są:
Koordynator ........................................................... tel. .................................
Inna osoba upoważniona ............................................................ tel. .................................
Informatyk ........................................................... tel. ................................. .
Wskazane w ust. 1 i ust. 2 osoby będę za sobą na bieżąco współpracować przekazując
sobie wzajemnie wszystkie informacje i ustalenia dotyczące realizacji przedmiotu
umowy.
O każdej zmianie osób, o których mowa w ust. 1 Zamawiający zobowiązany jest
powiadomić na piśmie Wykonawcę. Zmiana osób nie stanowi zmiany niniejszej umowy.
Strony ustalają, iż miejscem spotkań roboczych będzie siedziba Zamawiającego lub
inne miejsce zaakceptowane przez Zamawiającego.
§ 8
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do bieżącej kontroli realizacji zamówienia.
2. W przypadku odstąpienia przez którąkolwiek ze Stron od umowy z przyczyn zależnych od
Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20%
wynagrodzenia brutto, określonego w § 6 ust. 2.
4. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wynagrodzenia
brutto określonego w § 6 ust. 2 :
1) za brak obsługi Sympozjum przez osoby proponowane w ofercie;
2) za stwierdzenie braku lub nieobecności koordynatora wskazanego w ofercie lub umowie
podczas trwania sympozjum,
3) za brak odpowiedniego wyżywienia, tj. gdy łącznie lub oddzielnie wystąpi jedna z
okoliczności: wyżywienie serwowane będzie inne niż zatwierdzone przez
Zamawiającego, w serwowanym wyżywieniu będzie nieświeży składnik, gdy będzie
brak odpowiedniej ilości obsługi do ilości uczestników, gdy będzie nieodpowiednia do
wymaganej SIWZ zastawa,
4) za brak materiałów sympozjalnych i promocyjnych oraz wydrukowanych książek
5) za wykonanie w mniejszej ilości lub nie we wszystkich asortymentach lub też innych
asortymentach, niż wymagane w SIWZ i zatwierdzone przez Zamawiającego materiały
sympozjalne lub promocyjne,
6) za brak zorganizowania lub zorganizowania w innym niż zatwierdzonym przez
Zamawiającego programie wycieczki z koncertem, wchodzącej w skład programu
Sympozjum;
7) za brak zorganizowania bankietu;
5
8)
za niezorganizowanie proponowanych wycieczek posympozjalnych, przy
zaakceptowanym minimum uczestników,
9) za brak przygotowania miejsca obrad, zgodnie z wymogami SIWZ,
10) za nie umieszczenie lub umieszczenie z przekroczeniem terminu na stronie
internetowej Sympozjum przekazanych przez Zamawiającego materiałów.
5. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy, innego niż
opisany w § 8 ust. 4 Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości
10% wynagrodzenia brutto określonego w § 6 ust. 2.
6. W przypadku gdy Wykonawca opóźnia się z realizacją zleconych mu czynności bez
uzasadnionej przyczyny w stosunku do terminów szczegółowo określonych w § 2 ust. 2
Zamawiający ma prawo naliczyć kary umowne za każdy dzień opóźnienia w wysokości
0,05% wynagrodzenia brutto określonego w § 6 ust. 2, liczoną odrębnie za każdy
przekroczony termin.
7. W przypadku braku możliwości dostępu Zamawiającego do strony internetowej
Sympozjum lub braku dostępu do danych na stronie internetowej, lub braku możliwości
dokonania rejestracji, lub innych wad strony internetowej Sympozjum Wykonawca
zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,05 % wynagrodzenia brutto
określonego w § 6 ust. 2 za każdy dzień wadliwej strony internetowej.
8. Przewidziane wyżej kary umowne będą naliczane odrębnie z każdego tytułu i będą
podlegały sumowaniu.
9. Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego
wysokość ustalonych kar umownych.
10. Za niedotrzymanie terminu płatności Wykonawca może żądać od Zamawiającego
odsetek w wysokości ustawowej.
11. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Zamawiającego naliczonych kar
umownych z przysługującego Wykonawcy wynagrodzenia brutto, po wystawieniu noty
księgowej.
§9
Zamawiającemu przysługuje prawo rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy
Wykonawcy bez wypłaty jakiegokolwiek odszkodowania, w następujących przypadkach:
1) gdy Wykonawca bez uzasadnionych przyczyn niezależnych od Wykonawcy (np. siła
wyższa) nie przygotował w umownym terminie 3 tygodni od daty zawarcia umowy
strony internetowej Sympozjum w zakresie umożliwiającym umieszczanie przez
Zamawiającego informacji oraz rejestrację uczestników,
2) gdy Wykonawca realizuje umowę w sposób sprzeczny z prawem i postanowieniami
umowy i nie zmienia sposobu realizacji umowy w terminie wyznaczonym przez
Zamawiającego w wezwaniu,
3) gdy Wykonawca zaprzestanie realizacji umowy lub opóźnia się z realizacją umowy o
trzy tygodnie w stosunku do terminów podanych w § 2 ust. 2 pkt 2-5 umowy.
§ 10
1. Zamawiającemu przysługuje możliwość wypowiedzenia niniejszej Umowy zgodnie
z zasadami Kodeksu Cywilnego, w przypadku nieprzewidzianych okoliczności
zaistniałych w trakcie jej realizacji po stronie Zamawiającego, takich, jak zmiany
organizacyjno-prawne i restrukturyzacyjne Instytutu. W takim przypadku Zamawiający
może rozwiązać umowę za jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia ze skutkiem
rozwiązującym na koniec miesiąca kalendarzowego a Wykonawcy będzie przysługiwał
wyłącznie zwrot kosztów za udokumentowane poniesione koszty własne.
2. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie
leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy,
6
Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o
zaistnieniu tych okoliczności. W takim przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie
wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy do momentu otrzymania od
Zamawiającego zawiadomienia o odstąpieniu od umowy.
§ 11
1. Strony dopuszczają możliwość dokonania zmian postanowień zawartej Umowy
w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy
w następujących przypadkach:
1) zmiany urzędowej stawki podatku VAT, przy czym zmianie ulegnie wyłącznie cena
brutto, cena netto pozostanie bez zmian,
2) zmiana miejsca obrad będzie możliwa tylko w przypadku zamknięcia obiektu decyzją
administracyjną z powodu okoliczności, których nie można było przewidzieć w dacie
złożenia oferty lub gdy wystąpiły inne przyczyny uniemożliwiające korzystanie z
obiektu, które powstały po dacie zawarcia umowy i nie można ich było przewidzieć,
3) zmiana terminów pośrednich, o których mowa w § 2 ust. 2 może nastąpić o ile nie
spowoduje to zmiany terminu konferencji oraz terminu zakończenia realizacji umowy
i wynikać będzie z obiektywnych przeszkód uniemożliwiających podejmowanie
działań przez Wykonawcę; przesunięcie terminu może nastąpić nie więcej niż o 14
dni,
4) zmiana osób proponowanych w ofercie do realizacji zamówienia będzie możliwa, o ile
Wykonawca wskaże osoby do wykonania zamówienia z kwalifikacjami i
doświadczeniem nie mniejszym, niż osoby wskazane w ofercie,
5) zmiany danych adresowych i podmiotowych Zamawiającego i Wykonawcy,
6) zmiany adresu strony internetowej Zamawiającego i Wykonawcy.
2. Zmiany przewidziane w umowie oraz inne nieistotne wymagają zachowania formy
pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 12
W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy
Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 19, poz. 93 z późn.
zm.) i Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U.
z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.).
§ 13
Spory, jakie mogą wyniknąć z realizacji Umowy, strony poddają rozstrzygnięciu sądowi
właściwemu miejscowo dla Zamawiającego.
§ 14
Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Wykonawcy i dwa
egzemplarze dla Zamawiającego.
§ 15
Integralną częścią umowy jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia i oferta
Wykonawcy.
P O D P I S Y
WYKONAWCA
ZAMAWIAJĄCY
1. .....................................
...........................................
2. .....................................
7