Wystąpienie -

Warszawa, 4 grudnia 2008 r.
NAJWYśSZA IZBA KONTROLI
DELEGATURA W WARSZAWIE
ul. Filtrowa 57, 00-950 Warszawa
tel. 444 - 57 - 72
fax. 444 - 57 - 62
P/08/174
LWA – 41039-2-2008
Pan
Prof. dr hab. Wiesław Bogdanowicz
Dyrektor Muzeum i Instytutu Zoologii
Polskiej Akademii Nauk
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie
Kontroli1, zwanej dalej „ustawą o NIK”, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Warszawie
przeprowadziła kontrolę w Muzeum i Instytucie Zoologii Polskiej Akademii Nauk
w Warszawie (dalej „Instytut”) w zakresie gospodarowania wybranymi składnikami majątku
trwałego Polskiej Akademii Nauk (dalej PAN) w okresie od 14 grudnia 1998 r. do I połowy
2008 r.
W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli
podpisanym 28 października 2008 r. NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy
o NIK, przekazuje Panu Dyrektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne.
NajwyŜsza Izba Kontroli negatywnie ocenia działalność Instytut w kontrolowanym
zakresie, a w szczególności z uwagi na:
− niedokonywanie wyceny administrowanych nieruchomości,
− nieprzeprowadzanie w obiektach budowlanych wszystkich wymaganych kontroli
okresowych.
1
Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz.1701.
1
Instytut uzyskał osobowość prawną z dniem wpisania go w dniu 14 grudnia 1998 r. do
rejestru instytutów Polskiej Akademii Nauk na podstawie art. 46 ust. 1 ustawy z dnia
25 kwietnia 1997 r. o Polskiej Akademii Nauk2 (dalej „ustawa o PAN”).
Według stanu na dzień zakończenia kontroli, Instytut był uŜytkownikiem
17 nieruchomości (6 gruntów oraz 11 obiektów budowlanych), z czego PAN (Skarb Państwa)
był właścicielem 16 ww. nieruchomości, a Instytut właścicielem jednego budynku. Prezes
PAN przekazał Instytutowi w formie uŜyczenia 9 z 16 nieruchomości będących własnością
PAN. Stan formalno-prawny pozostałych 7 nieruchomości, do czasu zakończenia kontroli, nie
był uregulowany, pomimo iŜ Instytut 4 z nich uŜytkował od 15 miesięcy (zabudowane tereny
połoŜone na działce nr 31 i 33 w Gdańsku w obrębie Górki Wschodnie wraz
z posadowionymi na nich 3 budynkami), a pozostałe 3 nieruchomości od 36 miesięcy (tereny
mieszkaniowe połoŜone na działce nr 806 w Ustrzykach Dolnych przy ul. Ogrodowej 10 wraz
z posadowionym na nich budynkiem).
Oceniając działalność Instytutu z punktu widzenia legalności, NajwyŜsza Izba Kontroli
stwierdziła następujące przypadki naruszenia prawa:
1. W okresie od 14 grudnia 1998 r. do grudnia 2006 r. nie zostały określone w sposób
pisemny przyjęte przez Instytut zasady (polityka) rachunkowości, co naruszało art. 10 ust.
1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości3.
„Zasady (polityka) rachunkowości Muzeum i Instytutu Zoologii PAN” (dalej „Zasady
rachunkowości”) wprowadzone zostały dopiero z dniem 7 grudnia 2006 r., jednakŜe
do momentu zakończenia kontroli w Instytucie stosowany był Plan Kont niezgodny
z Zakładowym Planem Kont określonym w Zasadach Rachunkowości. W stosowanym
Planie Kont brak było kont pozabilansowych, w tym konta 091, na którym
ewidencjonowane powinny być obce środki trwałe uŜytkowane przez Instytut,
a stanowiące własność innego podmiotu i przez ten podmiot amortyzowane.
2. W kontrolowanym okresie, wbrew obowiązkowi określonemu w art. 28 ust. 1 pkt
1-1a ustawy o rachunkowości, Instytut nie dokonywał wyceny nieruchomości.
Za
wykonywanie
obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą,
zgodnie z art. 4 ust. 5, odpowiedzialność ponosi Dyrektor Instytutu i fakt wykonywania
2
3
Dz. U. Nr 75, poz. 469 ze zm.
Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.
2
np. wyceny majątku przez „Biuro Majątku PAN”, jak to podniósł Dyrektor
w wyjaśnieniach, nie zwalnia go z tego obowiązku.
3. W okresie objętym kontrolą Instytut nie prowadził ewidencji majątku uŜyczonego mu
przez Prezesa PAN a dokumentacja, na podstawie której istniałaby moŜliwość
odtworzenia środków trwałych Instytutu, tj.: Księga Środków Trwałych, „Sprawozdanie
finansowego Instytutu za rok 2007”, informacja dodatkowa do tego sprawozdania oraz
protokoły z przeprowadzonych spisów z natury − prowadzone i sporządzone były
w sposób nierzetelny z naruszeniem art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
•
W Księdze Środków Trwałych nie wyszczególniono 5 z 6 gruntów oraz 7 z 10
budynków uŜytkowanych przez Instytut, a ponadto zapisów dokonywano w niej
z naruszeniem art. 23 i art. 25 ustawy o rachunkowości, tj.: w sposób nietrwały
(ołówkiem), a poprawki zapisów błędnych nie były dokonywane przez skreślenie
dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu
oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.
•
W „Sprawozdaniu finansowym Instytutu za rok 2007” Instytut nie wykazał:
− 3 gruntów uŜytkowanych przez Instytut, poniewaŜ – jak wyjaśnił Dyrektor – nie są
one jeszcze uŜyczone Instytutowi, natomiast inna nieruchomość gruntowa, która
równieŜ nie została Instytutowi uŜyczona, została wykazana – co z kolei Dyrektor
tłumaczył poleceniem biura majątkowego PAN,
− 5 obiektów budowlanych, poniewaŜ - jak wyjaśnił Dyrektor – nie zostały one
uŜyczone Instytutowi przez PAN w dniu składania sprawozdania finansowego.
•
W spisie z natury w roku 2007 nie wykazano: Ŝadnego z 6 gruntów oraz 5 spośród 11
budynków uŜytkowanych przez Instytut.
•
Mimo iŜ Instytut nie amortyzował budynków ani gruntów stanowiących własność
PAN, to jednak w „Nocie 43” stanowiącej informację dodatkową do „Sprawozdania
finansowego Instytutu za rok 2007”, wpisana została wartość ewidencyjna budynków,
co – jak wyjaśnił Dyrektor – nastąpiło „na zlecenie” PAN.
4. W okresie objętym kontrolą Instytut nie poddał 8 z 11 obiektów budowlanych okresowym
kontrolom, o których mowa w art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. a-c oraz w art. 62 ust. 1 pkt 2 ustawy
z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane4, co Dyrektor tłumaczył brakiem środków
finansowych.
4
Dz. U. z 2006 r. Nr 156, poz. 1118 ze zm.
3
Ponadto, dla budynku gospodarczego o pow. 39 m2 połoŜonego na zabudowanym
terenie na działce nr 106 w Jerzwałdzie w gminie Zalewo, nie została załoŜona ksiąŜka
obiektu budowlanego, co było niezgodne z art. 64 ust. 1 ustawy Prawo budowlane.
Do Ŝadnej z ksiąŜek obiektów budowlanych nie dołączono dokumentów, o których
mowa w art. 63 wymienionej ustawy.
Kontrola wykazała, Ŝe wewnętrzna organizacja Instytutu nie została określona
regulaminem organizacyjnym, co naruszało § 20 Statutu „Muzeum i Instytutu Zoologii
Polskiej Akademii Nauk” zatwierdzony przez Prezesa PAN w dniu 31 lipca 2006 r. W ocenie
NIK brak regulaminu organizacyjnego mógł mieć wpływ na sposób zarządzania przez Instytut
nieruchomościami, poniewaŜ w Ŝadnym innym dokumencie nie zostało określone kto
sprawuje nadzór nad gospodarowaniem majątkiem trwałym Instytutu.
Ponadto uwagi NIK dotyczą:
I.
Zakupu 23 listopada 2005 r. na rzecz PAN zabudowanej działki nr 806 w Ustrzykach
Dolnych za kwotę 389.680 zł.
Instytut nie przedstawił dokumentów potwierdzających oszacowanie wartości
nieruchomości, przed przystąpieniem do prowadzenia negocjacji, chociaŜ, udzielone
Dyrektorowi Instytutu, pełnomocnictwo Prezesa PAN z 16 listopada 2005 r. do dokonania
tej transakcji,
obejmowało równieŜ upowaŜnienie m.in. do prowadzenia negocjacji,
ustalenia warunków oraz zawierania umów sprzedaŜy, w tym przedwstępnej umowy
sprzedaŜy za cenę nie wyŜszą, niŜ kwota 430.000 zł uzyskana ze wcześniejszej sprzedaŜy
(na rzecz Powiatu Bieszczadzkiego)
prawa uŜytkowania wieczystego działek gruntu
połoŜonych w Ustrzykach Dolnych .
II.
Zawierania
przez
Instytut
umów
najmu
i
dzierŜawy
pomieszczeń
wraz
z wyposaŜeniem w siedzibie Instytutu oraz poboru opłat z tego tytułu.
Instytut w okresie objętym kontrolą zawarł łącznie 43 umowy najmu i dzierŜawy
pomieszczeń wraz z wyposaŜeniem w siedzibie Instytutu oraz miejsc parkingowych na
terenie nieruchomości przy ul. Wilczej 64 w Warszawie i z tego tytułu uzyskał łączną
kwotę 627.741,71 zł.
Większość umów podpisana została przez upowaŜnionych przez Dyrektora Instytutu
Dyrektora Instytutu ds. Ogólnych i Głównego Księgowego. W jednym przypadku Główny
Księgowy samodzielnie reprezentował Instytut podpisując umowę najmu miejsca
4
parkingowego połoŜonego przy ul. Wilczej 64 w Warszawie, bez stosownego
upowaŜnienia Dyrektora.
Zgodnie z umową z dnia 5 stycznia 2001 r., na mocy, której Prezes PAN uŜyczył
Instytutowi nieruchomość połoŜoną przy ul. Wilczej 64 w Warszawie, opłaty z tytułu
wynajmu i dzierŜawy, przejściowo zbędnych części nieruchomości uŜyczonych
Instytutowi, powinien on pobierać na swój rachunek bankowy. Instytut nie zastosował się
do ww. uregulowań zamieszczając w umowach najmu i dzierŜawy (dotyczących miejsc
parkingowych, pomieszczeń wraz z wyposaŜeniem w siedzibie Instytutu) moŜliwość
wnoszenia opłat z tego tytułu do kasy Instytutu.
Ponadto Instytut w okresie od 31 grudnia 2004 r. do 13 kwietnia 2005 r. (tj. od daty
wygaśnięcia obowiązującej umowy uŜyczenia do podpisania aneksu terminowego
przedłuŜającego termin uŜyczenia) nadal pobierał opłaty z tytułu wynajmu i dzierŜawy
ww. nieruchomości. W tym okresie, łączna kwota środków uzyskanych z tytułu
bezumownego wynajmu, wyniosła 20.948 zł, co stanowiło 3% całości środków
uzyskanych z tytułu wynajmu i dzierŜawy w okresie objętym kontrolą.
Szczegółowe badanie 43 umów najmu miejsc parkingowych połoŜonych przy
ul. Wilczej 64 w Warszawie, z tytułu których Instytut pobrał kwotę 173.585 zł wykazało,
iŜ:
•
Wysokość stawek najmu nie była jednakowa dla wszystkich podmiotów, co – jak
wyjaśniła Zastępca Dyrektor ds. Ogólnych - zaleŜało od osoby wynajmującej.
•
Aneksy do ww. umów sporządzane były w sposób nierzetelny – w 7 przypadkach nie
zawierały daty podpisania, a w przypadku 6 umów Instytut pobierał opłaty przez okres
od 8 do 46 miesięcy od momentu wygaśnięcia umów najmu, tj. bez ich przedłuŜenia.
Łączna kwota środków pobranych z tego tytułu wyniosła 47.220 zł i stanowiła 27%
całości opłat z tytułu najmu miejsc parkingowych na terenie Instytutu w okresie
objętym kontrolą.
Przedstawiając powyŜsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o:
1. Podjęcie działań mających na celu uregulowanie stanu formalno-prawnego nieruchomości
uŜytkowanych przez Instytut oraz dokonanie wyceny administrowanych nieruchomości.
2. Dostosowanie Zakładowego Planu Kont do obowiązujących Zasad rachunkowości,
wyeliminowanie przypadków sporządzania błędnych i nietrwałych wpisów w Księdze
5
Środków Trwałych oraz przyjęcie jednolitych zasad dotyczących sporządzania
sprawozdań finansowych.
3. ZałoŜenie ksiąŜki obiektu budowlanego budynku w Jerzwałdzie w gminie Zalewo.
4. Przeprowadzanie okresowych
kontroli
stanu technicznego budynków oraz ich
dokumentowanie w ksiąŜkach obiektu budowlanego.
5. Opracowanie i wdroŜenie Regulaminu organizacyjnego Instytutu.
6. Pobieranie opłat z tytułu najmu i dzierŜawy przejściowo zbędnych części nieruchomości
połoŜonej przy ul. Wilczej w Warszawie, zgodnie z umową.
NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, zwraca się do Pana
Dyrektora o przedstawienia w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia
pokontrolnego,
informacji
o
sposobie
wykorzystania
uwag
i
wniosków
bądź
o podjętych działaniach na rzecz realizacji wniosków lub przyczynach nie podjęcia takich
działań.
Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania
niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje Panu Dyrektorowi prawo zgłoszenia na
piśmie do dyrektora Delegatury NIK w Warszawie umotywowanych zastrzeŜeń w sprawie
ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu.
W razie zgłoszenia zastrzeŜeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin
nadesłania informacji, o którym mowa wyŜej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej
uchwały właściwej komisji NIK.
6