REGULAMIN POSTEPOWANIA W SPRAWACH

UCHWAŁA NR 313/30/15
ZARZĄDU WOJEWÓDZTWA POMORSKIEGO
z dnia 7 kwietnia 2015 r.
w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych
o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty
30.000 euro w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Pomorskiego.
Na podstawie art. 15, 18, 19, 20 i 21 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych
1
(tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zmianami ), uchwala się co następuje:
§ 1. Wprowadza się Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości przekraczającej
wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30.000 euro w Urzędzie Marszałkowskim Województwa
Pomorskiego stanowiący załącznik Nr 1 do niniejszej uchwały.
§ 2. Wykonanie uchwały powierza się kierownikom komórek organizacyjnych.
§ 3. Zobowiązuje się Dyrektora Departamentu Zamówień Publicznych i Administracji do przekazania
niniejszej uchwały wszystkim komórkom organizacyjnym Urzędu Marszałkowskiego Województwa
Pomorskiego w terminie 2 dni od daty jej podjęcia.
§ 4. Traci moc obowiązująca uchwała nr 160/291/10 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia
9 lutego 2010 r. w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim oraz
Regulaminu Komisji Przetargowej, a także zmiany do tej uchwały wprowadzone: uchwałą
nr 703/323/10 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 1 czerwca 2010 r. w sprawie zmiany
uchwały w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim oraz
Regulaminu Komisji Przetargowej, uchwałą nr 1348/364/10 Zarządu Województwa Pomorskiego
z dnia 19 października 2010 r. w sprawie zmiany uchwały w sprawie zasad udzielania zamówień
publicznych w Urzędzie Marszałkowskim oraz Regulaminu Komisji Przetargowej.
§ 5. Uchwała wchodzi w życie po 14 dniach od dnia podjęcia.
1
Zmiany: Dz. U. z 2013 r. poz. 984, poz. 1047, poz. 1473, z 2014 r. poz. 423, poz. 811, poz. 915, poz. 768, poz. 1146,
poz. 1232
1
UZASADNIENIE
Proponuje się wprowadzić zmiany w zasadach udzielania zamówień publicznych o wartości
przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30.000 euro. Uzasadnieniem jest konieczność
usprawnienia systemu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa
Pomorskiego.
Zmianie ulega sposób powołania komisji przetargowej, wyznacza się nowe zasady opracowywania planu
zamówień publicznych, wprowadza się wniosek o wszczęcie procedury o udzielenie zamówienia publicznego
na dostawy, usługi lub roboty budowlane o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość
30.000 euro. Wniosek precyzuje informacje oraz dokumenty jakie muszą być dostarczone do Departamentu
Zamówień Publicznych i Administracji w celu uruchomienia postępowania o
udzielenie zamówienia
publicznego.
Nowy regulamin precyzuje prawa i obowiązki kierowników komórek organizacyjnych oraz pracowników
referatu zamówień.
Dodatkowo zmienia się zasady i terminy sporządzania planów zamówień publicznych oraz upoważnia się
Dyrektora Generalnego Urzędu oraz jego zastępcę do powoływania komisji przetargowej w postępowanich
o udzielenie zamówienia publicznego
2
ZAŁĄCZNIK NR 1
do Uchwały nr 313/30/15
Zarządu Województwa Pomorskiego
z dnia 7 kwietnia 2015 r.
Regulamin
udzielania zamówień publicznych o wartości przekraczającej
wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30.000 euro
w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Pomorskiego.
3
§1
Zakres zastosowania
1. Regulamin
określa
zasady
udzielania
zamówień
publicznych
na dostawy, usługi i roboty budowlane w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Pomorskiego.
2. Regulamin nie ma zastosowania do zamówień, o których mowa w art. 4 pkt 8 ustawy.
3. Użyte w tekście nazwy oznaczają:
1) Departament Zamówień – Departament Zamówień Publicznych i Administracji Urzędu
Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego;
2) Dyrektor Departamentu Zamówień – Dyrektor Departamentu Zamówień Publicznych
i Administracji Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego;
3) Dyrektor Generalny – Dyrektor Generalny Urzędu – Sekretarz Województwa lub jego
zastępca;
4) Kierownik komórki organizacyjnej – dyrektor departamentu, kierownik samodzielnego biura,
lub inna osoba wskazana w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Marszałkowskiego
Województwa Pomorskiego – jako kierująca pracą departamentu, biura lub innej samodzielnej
komórki organizacyjnej;
5) Komórka organizacyjna - komórka organizacyjna Urzędu Marszałkowskiego Województwa
Pomorskiego,
tj.
departament,
samodzielne
biuro,
oddział
zamiejscowy
Urzędu
Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego, merytorycznie właściwa ze względu na
przedmiot zamówienia;
6) Kryteria oceny ofert – kryteria oceny ofert takie jak cena albo cena i inne kryteria odnoszące
się do przedmiotu zamówienia, w szczególności jakość, funkcjonalność, parametry
techniczne, aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne, serwis, termin wykonania
zamówienia oraz koszty eksploatacji. Kryterium ceny może być zastosowane jako jedyne
kryterium oceny ofert, jeżeli przedmiot zamówienia jest powszechnie dostępny oraz ma
ustalone standardy jakości, z zastrzeżeniem postanowień dotyczących licytacji elektronicznej
wskazanych w ustawie;
7) Marszałek – Marszałek Województwa Pomorskiego;
8) Referat zamówień - referat zamówień publicznych Departamentu Zamówień Publicznych
i Administracji;
9) Regulamin – niniejszy regulamin;
10) SIWZ – specyfikacja istotnych warunków zamówienia;
11) Uchwała – niniejsza uchwała;
12) Urząd Marszałkowski – Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego;
13) Ustawa - ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r.
poz. 907 ze zm.);
14) Wniosek o wszczęcie procedury – Wniosek o wszczęcie procedury o zamówienie publiczne
na dostawy, usługi lub roboty budowlane;
15) Wspólny Słownik Zamówień - Rozporządzenie nr 2195/2002 z dnia 5 listopada 2002 r.
w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (Dz. Urz. WE L 340 z 16.12.2002, str. 1 i n., ze
zmianami);
16) Zarząd - Zarząd Województwa Pomorskiego.
4
§2
Planowanie zamówień
1. Pracownicy referatu zamówień przygotowują projekt Planu Zamówień na kolejny rok w terminie
do 2 grudnia danego roku. Projekt opracowywany jest w oparciu o Plan Zamówień obowiązujący
w danym
roku budżetowym
i dotyczy zamówień powtarzających się
lub zamówień
zidentyfikowanych do realizacji w kolejnym roku budżetowym.
2. Projekt Planu Zamówień przekazywany jest do kierowników komórek organizacyjnych w celu
zweryfikowania i wniesienia propozycji zmian poszczególnych pozycji lub wnioskowania
o wprowadzenie nowych pozycji, w oparciu o zidentyfikowane potrzeby na zamówienia publiczne.
3. Kierownicy komórek organizacyjnych, każdy w zakresie zadań jakie zostały mu powierzone,
zobowiązani są do przygotowania propozycji zmian lub wnioskowania o wprowadzenie nowych
pozycji w terminie do 12 grudnia danego roku w oparciu o przewidywane środki finansowe,
planowane zadania oraz na podstawie wielkości zamówień realizowanych w roku poprzednim.
Informacja przekazywana jest do Dyrektora Departamentu Zamówień.
4. Plan Zamówień zostaje przygotowany przez pracowników referatu zamówień przy uwzględnieniu
propozycji zmian oraz wniosków wniesionych przez kierowników komórek organizacyjnych w
terminie do 31 grudnia danego roku. Plan Zamówień przekazany zostaje do wiadomości
kierowników komórek organizacyjnych w terminie 7 dni od dnia zatwierdzenia. Wzór Planu
Zamówień stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.
5. Zatwierdzenia Planu Zamówień dokonuje Dyrektor Departamentu Zamówień lub jego zastępca
w terminie 7 dni od daty sporządzenia.
6. Kierownik komórki organizacyjnej po powzięciu informacji o konieczności zmiany Planu
Zamówień (np. zmiana wysokości finansowania, zmiana przedmiotu zamówienia, powzięcie
informacji o konieczności realizacji nowego zamówienia, rezygnacja z realizacji zamówienia
i inne) wnioskuje do Dyrektora Departamentu Zamówień o korektę Planu Zamówień w terminie
7 dni od dnia powzięcia tych informacji. Wzór wniosku o zmianę Planu Zamówień stanowi
załącznik nr 1.1.
7. Zmian w Planie Zamówień dokonują pracownicy referatu zamówień, a zatwierdza Dyrektor
Departamentu Zamówień
lub jego
zastępca. Informacja o zmianie Planu Zamówień
przekazywana jest do wiadomości kierownikom komórek organizacyjnych.
8. Złożenie wniosku o wszczęcie procedury skutkuje zmianą Planu Zamówień tylko w przypadku
gdy dane zamówienie nie zostało w tym planie uwzględnione.
9. Opracowanie Planu Zamówień ma za zadanie usystematyzowanie udzielania zamówień
publicznych w Urzędzie Marszałkowskim i zapewnienie kierownikom komórek organizacyjnych
terminowości realizacji zadań, dlatego też zobowiązuje się ich do przestrzegania terminów
dotyczących Planu Zamówień.
5
§3
Wszczęcie procedury postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
1. Kierownik komórki organizacyjnej w celu uruchomienia procedury postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego składa wniosek o wszczęcie procedury stanowiący załącznik nr 2 do
Regulaminu do Dyrektora Departamentu Zamówień.
2. Wniosek o wszczęcie procedury podlega ewidencjonowaniu w referacie zamówień.
3. Dla swojej poprawności wniosek o zamówienie podpisywany jest przez kierownika komórki
organizacyjnej lub przez jego zastępcę oraz zawiera informacje dotyczące:
1) komórki organizacyjnej realizującej zamówienie;
2) pozycji planu zamówień;
3) przedmiotu zamówienia;
4) wartości szacunkowej zamówienia (bez podatku od towarów i usług);
5) okresu przechowywania dokumentacji;
6) proponowanego składu komisji;
7) źródła finansowania;
8) wymaganego terminu realizacji;
9) proponowanego trybu udzielenia zamówienia publicznego.
4. Do wniosku o wszczęcie procedury obowiązkowo dołączane są następujące dokumenty:
1) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia;
2) pisemna wycena wartości przedmiotu zamówienia wraz z dokumentacją dotyczącą szacowania
wartości;
3) logotypy i inne wymagane oznaczenia do zamieszczenia w postępowaniu o udzielenie
zamówienie publicznego w formie listownika;
4) proponowane warunki udziału w postępowaniu i opis sposobu dokonania ich oceny;
5) proponowany wykaz oświadczeń i dokumentów na potwierdzenie spełniania warunków udziału
w postępowaniu;
6) projekt umowy lub istotne postanowienia umowy,
7) propozycje kryteriów oceny ofert i opis sposobu dokonania ich oceny,
8) inne dokumenty niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia procedury o zamówienie.
5.
W przypadku braków formalnych wniosku o wszczęcie procedury, polegających na niespełnieniu
warunków, o których mowa w ust. 3 i 4 Dyrektor Departamentu Zamówień lub jego zastępca
odsyła wniosek o wszczęcie procedury bez rozpatrzenia lub wnioskuje o uzupełnienie wniosku
o wszczęcie procedury (w przypadku braków nieistotnych, tj. takich, które pozostają bez
znaczenia dla wszczęcia procedury o zamówienie).
6. Dyrektor Departamentu Zamówień lub jego zastępca wskazuje na wniosku o wszczęcie
procedury osobę odpowiedzialną za sprawny przebieg procedury o zamówienie. Osoba ta
6
wyznaczana jest z grona pracowników referatu zamówień i pełni rolę sekretarza w powołanych
komisjach przetargowych.
7. Prawidłowo sporządzony wniosek o wszczęcie procedury, zawierający wymagane dokumenty
jest podstawą do uruchomienia procedury postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
a w szczególności powołania komisji przetargowej i opracowania SIWZ.
§4
Komisja Przetargowa
1. Komisja Przetargowa, zwana dalej „Komisją” przeprowadza postępowanie o udzielenie
zamówienia publicznego w zakresie określonym w Regulaminie.
2. W postępowaniach, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy o wartości szacunkowej
przedmiotu zamówienia nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej
na podstawie przepisów wydanych w oparciu o art. 11, ust. 8 ustawy można nie powoływać komisji
przetargowej. Za czynności związane z przeprowadzeniem postępowania należące do obowiązków
komisji odpowiada wówczas kierownik komórki organizacyjnej.
3. Komisja składa się co najmniej z pięciu członków.
4. Dla ważności prac Komisji wymagana jest obecność co najmniej 3 członków komisji.
5. Propozycję składu Komisji przedstawia kierownik komórki organizacyjnej:
1) przewodniczącym Komisji Przetargowej jest kierownik komórki organizacyjnej wnioskującej
o udzielenie zamówienia publicznego, jego zastępca lub osoba wyznaczona przez kierownika
komórki organizacyjnej;
2) sekretarzem Komisji Przetargowej jest pracownik referatu zamówień, którego zakres
obowiązków obejmuje organizację postępowań o zamówienie publiczne;
3) członkami komisji są wyznaczeni pracownicy komórki organizacyjnej, a w przypadku
organizowania procedury wspólnej dla kilku komórek organizacyjnych, członkami komisji
przetargowej są wyznaczeni pracownicy tych komórek organizacyjnych. Członkami komisji
mogą być także inni pracownicy Urzędu Marszałkowskiego lub osoby nie zatrudnione w
Urzędzie Marszałkowskim.
6. Członków Komisji Przetargowej, w tym przewodniczącego i sekretarza powołuje i odwołuje
Dyrektor Generalny lub jego zastępca.
7. Członkami Komisji Przetargowej mogą być wyłącznie osoby dające gwarancję bezstronności
i obiektywizmu.
8. Tryb pracy Komisji Przetargowej określa Regulamin Komisji Przetargowej stanowiący załącznik
nr 3 do Regulaminu.
7
§5
Przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
1. Komórki organizacyjne przygotowują dokumentację potrzebną do wszczęcia postępowania o
udzielenie zamówienia publicznego we współpracy z wyznaczonymi pracownikami referatu
zamówień.
2. Zarząd
może
udzielić
pełnomocnictwa
do
przygotowania
albo
przygotowania
i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego innym podmiotom i jego
komórki organizacyjne.
3. W sytuacji, o której mowa w ust. 2, jeśli niezbędny jest udział w postępowaniu pracownika
wyznaczonego z referatu zamówień, wymagana jest akceptacja Dyrektora Departamentu
Zamówień lub jego zastępcy.
4. W przypadku zamówienia udzielanego wspólnie z innym zamawiającym Zarząd zawiera
z nim porozumienie. Porozumienie zawiera w szczególności zapis wskazujący zamawiającego
upoważnionego do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia wspólnego.
5. Komórka organizacyjna:
dokonuje opisu przedmiotu zamówienia zgodnie z art. 29 i 30 ustawy, przy zastosowaniu nazw
1)
i kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień z uwzględnieniem opisu części
zamówienia, jeżeli dopuszcza się składnie ofert częściowych;
2) w
za
i
przypadku
pomocą
odbioru
zamówień
dokumentacji
robót
na
roboty
projektowej
budowlanych.
Jeżeli
budowlane
oraz
ustala
specyfikacji
przedmiotem
przedmiot
zamówienia
technicznych
wykonania
zamówienia
jest
zaprojektowanie
i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane,
przedmiot zamówienia opisywany jest za pomocą programu funkcjonalno-użytkowego;
3) ustala wartość szacunkową przedmiotu zamówienia, zgodnie z zasadami wyrażonymi
w art. 32 - 35 ustawy, sporządzając pisemną wycenę wartości przedmiotu zamówienia. Wartość
szacunkowa nie zawiera podatku od towarów i usług. Pisemna wycena wartości przedmiotu
zamówienia, podpisana przez osobę dokonującą szacowania wartości, stanowi załącznik do
wniosku o wszczęcie procedury. Pisemna wycena przekazywana jest wraz z dokumentacją
dotyczącą szacowania wartości przedmiotu zamówienia do Departamentu Zamówień.
Dokumentami na podstawie, których dokonuje się szacowania wartości przedmiotu zamówienia
mogą być między innymi faktury, notatki służbowe z telefonicznego rozpoznania rynku, wydruki
cenników ze stron internetowych itp..
4) określa termin wykonania zamówienia;
5) w przypadku współfinansowania zamówienia ze środków unijnych informuje referat zamówień
o procentowym udziale tych środków oraz przekazuje odpowiednie logotypy i inne wymagane
oznaczenia
zgodne
z
wytycznymi
w
celu
prawidłowego
oznakowania
dokumentacji
przetargowej;
6) wskazuje propozycję warunków udziału wykonawców w postępowaniu oraz propozycję opisu
sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków;
7) wskazuje propozycję oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu
potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu;
8
8) jest odpowiedzialna za przygotowanie istotnych postanowień umowy, ogólnych warunków
umowy lub wzoru umowy stanowiących element SIWZ;
9) proponuje kryteria oceny ofert wraz z opisem sposobu dokonania ich oceny;
10) w przypadku negocjacji bez ogłoszenia i zamówienia z wolnej ręki jest odpowiedzialna
za
przygotowanie
informacji
niezbędnych
do
przeprowadzenia
postępowania
w tym za wskazanie podmiotu, z którym mają być prowadzone negocjacje ;
11) przygotowuje informację o przewidywanych zamówieniach uzupełniających, jeżeli przewiduje
się udzielenie takich zamówień;
12) opracowuje opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim
muszą odpowiadać oferty wariantowe, jeżeli dopuszcza się ich składanie;
13) przygotowuje informacje dotyczące walut obcych, w jakich mogą być prowadzone rozliczenia
między zamawiającym a wykonawcą, jeżeli przewiduje się rozliczenia w walutach obcych;
14) przygotowuje projekt uzasadnienia faktycznego i prawnego wyboru trybu udzielenia zamówienia
publicznego we współpracy z pracownikami referatu zamówień.
6. Kierownik komórki organizacyjnej odpowiada za wykonanie czynności określonych w ust. 5
z należytą starannością.
7. Na podstawie prawidłowo złożonego wniosku o wszczęcie procedury, dokumentów oraz
informacji określonych w ust. 5 Komisja Przetargowa w terminie 7 dni roboczych od momentu jej
powołania:
1) przygotowuje SIWZ (w trybach gdzie wymagana jest SIWZ),
2) przygotowuje zaproszenie do negocjacji, projekty wniosków o dopuszczenie do udziału
w postępowaniu i zaproszeń wymaganych dla danego trybu postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego.
8. Przewodniczący Komisji Przetargowej przygotowuje i przekazuje do zatwierdzenia Zarządowi
projekt uchwały w sprawie zatwierdzenia trybu postępowania.
9. Projekt uchwały Zarządu, o którym mowa w ust. 8, powinien zawierać:
1) wskazanie zadania realizowanego przez komórkę merytoryczną, któremu ma służyć
udzielenie zamówienia,
2) wskazanie trybu udzielenia zamówienia publicznego,
3) załączniki niezbędne do przeprowadzenia postępowania, w tym:
a) dla przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego oraz zapytania o cenę
przygotowany przez komisję przetargową projekt SIWZ,
b) dla negocjacji bez ogłoszenia i zamówienia z wolnej ręki, przygotowaną przez komisję
przetargową lub osobę upoważnioną do prowadzenia postępowania o zamówienie
propozycję zaproszenia do negocjacji wraz z informacjami niezbędnymi do przeprowadzenia
postępowania, w tym istotnymi postanowieniami umowy, ogólnymi postanowieniami umowy
lub wzorem umowy, ze wskazaniem podmiotu, z którym mają być prowadzone negocjacje,
9
c) dla negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego oraz licytacji elektronicznej
przygotowane przez komisję przetargową projekty wniosków o dopuszczenie do udziału
w postępowaniu.
4) uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu udzielenia zamówienia publicznego oraz
informację o umieszczeniu w Planie Zamówień.
10. Projekt uchwały, o którym mowa w ust. 8, przed jego zatwierdzeniem przez Zarząd powinien
być zaopiniowany przez:
1) Biuro Radców Prawnych pod względem formalno-prawnym;
2) Skarbnika Województwa, który potwierdza dostępność środków finansowych, zgodnie
ze wskazanym źródłem finansowania zamówienia.
11. Projekt SIWZ musi spełniać wymogi art. 36 ustawy.
12. Projekt SIWZ, lub jej odpowiednik w innych trybach parafuje przewodniczący komisji
przetargowej. Na projekcie SIWZ wyznaczony pracownik referatu zamówień dokonuje
wskazania zgodności realizacji zamówienia z ustawą.
13. Zarząd podejmuje uchwałę w sprawie wyboru trybu zamówienia publicznego oraz zatwierdzenia
SIWZ.
14. W przypadku zamówień udzielanych na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy, w razie
konieczności ograniczenia lub usunięcia skutków awarii, zdarzenia losowego, w szczególności
zagrażających życiu, zdrowiu ludzi lub grożącego powstaniem szkody w mieniu, postępowanie
może zostać wszczęte niezwłocznie przez kierownika komórki organizacyjnej, po uzyskaniu
akceptacji Dyrektora Departamentu Zamówień i uzyskaniu zgody Dyrektora Generalnego lub
uzyskaniu akceptacji tylko Dyrektora Generalnego i powiadomieniu Dyrektora Departamentu
Zamówień. Czynności podjęte w postępowaniu podlegają zatwierdzeniu przez Zarząd,
w najbliższym możliwym terminie, w drodze uchwały.
§6
Rejestr, ewidencja zamówień oraz przechowywanie i udostępnianie dokumentacji
1. W
Departamencie
Zamówień
prowadzi
się
Rejestr
Zamówień
Publicznych.
Wpisu
do
wymienionego rejestru dokonują pracownicy referatu zamówień.
2. Dokumenty dotyczące postępowań o udzielenie zamówienia, w szczególności: zaproszenia do
udziału w postępowaniu, specyfikację istotnych warunków zamówienia, protokół postępowania,
oświadczenia i zawiadomienia kierowane do wykonawców, oznacza się numerem nadanym przez
referat zamówień.
3. Kompletna dokumentacja postępowania (wraz z ofertami), po jego zakończeniu, przechowywana
jest w Departamencie Zamówień w sposób gwarantujący jej nienaruszalność przez okres 4 lat od
zakończenia postępowania, z zastrzeżeniem ust. 4;
4. Dokumenty z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dotyczące zamówień
współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej przechowuje się przez okres 5 lat lub przez
10
okres jaki jest wymagany w przypadku danego projektu, odpowiednio do regulacji dotyczących
środków zagranicznych. Kierownik komórki organizacyjnej wskazuje okres przechowywania
dokumentów we wniosku o wszczęcie procedury.
5. Referat
zamówień
udostępnia
protokół
postępowania
oraz
załączniki
do
protokołu
na wniosek zainteresowanych, zgodnie z art. 96 ust. 3 ustawy, w trybie określonym
w § 5 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu
postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2010 r. Nr 223 poz. 1458).
§7
Ogłoszenia i obowiązki publikacyjne w sprawach zamówień publicznych
1.
Ogłoszenia, SIWZ, wyjaśnienia, zawiadomienia i informacje podlegające, zgodnie z ustawą,
udostępnieniu na stronie internetowej, zamieszczane są na stronie internetowej Województwa
Pomorskiego (zwanej dalej „stroną internetową”) przez wyznaczonego pracownika departamentu
odpowiedzialnego
za redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej.
Odpowiada on
za
zamieszczenie i utrzymywanie, przekazanych przez referat zamówień publicznych dokumentów
na stronie internetowej, w miejscu wydzielonym dla zamówień publicznych.
2.
Ogłoszenia dotyczące zamówień publicznych przeznaczone do druku w prasie zlecane są za
pośrednictwem Biura Prasowego. Biuro Prasowe odpowiada za przekazanie zlecenia prasie,
w terminach wskazanych przez referat zamówień.
3.
Ogłoszenia przekazywane do publikacji Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich
lub zamieszczane w Biuletynie Zamówień Publicznych na stronach portalu internetowego Urzędu
Zamówień Publicznych, sporządza, przekazuje lub zamieszcza, zgodnie z ustawą, sekretarz
Komisji Przetargowej danego postępowania o zamówienie lub inny pracownik referatu zamówień.
4.
Ogłoszenia mogą być przekazywane do publikacji Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot
Europejskich lub zamieszczane w Biuletynie Zamówień Publicznych na stronach portalu
internetowego Urzędu Zamówień Publicznych tylko po podjęciu uchwały przez Zarząd w sprawie
wyboru trybu zamówienia publicznego oraz zatwierdzenia SIWZ, w terminie ważności wyceny
przedmiotu zamówienia (szacunek).
5.
W celu sprawnego przekazywania ogłoszeń o udzieleniu zamówienia publicznego do publikacji
Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich lub zamieszczenia w Biuletynie
Zamówień Publicznych na stronach portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych,
kierownik komórki organizacyjnej przekazuje do sekretarz Komisji Przetargowej danego
postępowania o zamówienie lub pracownika referatu zamówień kopie umowy w sprawie
zamówienia publicznego. Przekazanie kopii umowy powinno nastąpić niezwłocznie po zawarciu
umowy. W przypadku zwłoki w przekazaniu kopii umowy, kierownik przekazuje informacje o
przyczynach tej zwłoki.
6.
Zmiany i sprostowania ogłoszeń, o których mowa w ust. 3, sporządza i odpowiednio: przekazuje
do publikacji lub zamieszcza sekretarz Komisji Przetargowej danego postępowania o zamówienie
lub inny pracownik referatu zamówień.
7.
Pracownik referatu zamówień pełniący funkcję sekretarza Komisji Przetargowej przekazuje treść
ogłoszenia do Kancelarii Ogólnej w celu zamieszczenia na tablicy ogłoszeń w holu budynku
11
Urzędu Marszałkowskiego przy ul. Okopowej 21/27 w Gdańsku, jeżeli zgodnie z ustawą
wymagane jest umieszczenie ogłoszenia w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie
zamawiającego.
8.
Po wyborze oferty najkorzystniejszej pracownik Departamentu Zamówień wyznaczony w danym
postępowaniu jako sekretarz Komisji Przetargowej odpowiedzialny jest za skompletowanie
i zarchiwizowanie dokumentacji postępowania.
9.
W sytuacji, gdy postępowanie prowadzone jest przez inne podmioty obowiązki, o których mowa
w ust.1-7 wykonuje podmiot prowadzący postępowanie.
10. Po zakończeniu roku kalendarzowego Deparatment Zamówień sporządza roczne sprawozdanie
o udzielonych zamówieniach i przekazuje do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w terminie
do 1 marca roku następującego po roku kalendarzowym. Sprawozdanie o udzielonych
zamówieniach zatwierdza Marszałek.
§8
Pozostałe czynności wykonywane w związku z procedurą udzielania zamówienia publicznego.
1.
Do obowiązków Komisji Przetargowej należy udzielanie odpowiedzi na pytania zadane w toku
postępowania o zamówienie. Komisja przetargowa może także w uzasadnionych przypadkach
dokonywać modyfikacji i zmian pierwotnej treści SIWZ. Pismo zawierające odpowiedzi na zadane
pytania, zmiany i modyfikacje treści SIWZ podpisuje Przewodniczący Komisji Przetargowej,
a w przypadku jego nieobecności członek Komisji Przetargowej lub sekretarz Komisji
Przetargowej, z zastrzeżeniem ust. 2.
2.
W przypadku istotnych zmian lub modyfikacji treści SIWZ przewodniczący Komisji Przetargowej
zobowiązany jest do poinformowania Zarządu Województwa o tych zmianach lub modyfikacjach.
3.
Do obowiązków Departamentu Finansów należy przyjmowanie, deponowanie i wydawanie
wadium wniesionego w formie pieniężnej oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy
wniesionego w formie pieniężnej lub weksla z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej
kasy oszczędnościowo kredytowej, natomiast wadia oraz zabezpieczenia należytego wykonania
umowy wnoszone w pozostałych, określonych ustawą formach deponowane są w Departamencie
Zamówień.
4.
Zwrot wadium w formie pieniężnej następuje niezwłocznie na pisemny wniosek pracownika
referatu zamówień skierowany do Departamentu Finansów. Wniosek akceptuje Dyrektor
Departamentu Zamówień lub jego zastępca.
5.
Zwrotu wadium w formie niepieniężnej dokonuje pracownik referatu zamówień po akceptacji
Dyrektora Departamentu Zamówień lub jego zastępcy.
6.
Kierownik komórki organizacyjnej informuje Dyrektora Departamentu Zamówień o należytym
wykonaniu zamówienia w czasie umożliwiającym terminowe dokonanie zwrotu zabezpieczenia
należytego wykonania umowy. Terminy zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy
reguluje ustawa.
7.
Do zadań Kancelarii Ogólnej należy:
1) przyjmowanie i wysyłka korespondencji związanej z postępowaniem;
2) przyjmowanie i rejestrowanie ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;
12
3) poświadczenie na każdej z kopert daty i godziny złożenia oferty lub wniosku;
4) wydawanie potwierdzenia złożenia oferty na wniosek wykonawcy;
5) przekazywanie ofert w nienaruszonym stanie do sekretariatu Departamentu Zamówień;
§9
Dialog techniczny
1. Zarząd może przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia wyznaczyć osoby do
przeprowadzenia dialogu technicznego.
2. Wyznaczone przez Zarząd osoby, o których mowa w ust. 1, opracowują warunki udziału
w dialogu technicznym, a następnie zwracają się do przedsiębiorców funkcjonujących na rynku o
doradztwo lub udzielenie informacji w zakresie niezbędnym do przygotowania opisu przedmiotu
zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub określenia warunków umowy.
3. Dialog techniczny prowadzi się w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz
równe traktowanie potencjalnych wykonawców i oferowanych przez nich rozwiązań.
4. W przypadku prowadzenia dialogu technicznego zamieszcza się informację o zamiarze
przeprowadzenia dialogu technicznego oraz o jego przedmiocie na stronie internetowej Urzędu
Marszałkowskiego.
5. Informację o zastosowaniu dialogu technicznego zamieszcza się także w ogłoszeniu
o zamówieniu, którego dotyczył dialog techniczny.
§ 10
Umowy
1.
Przy zawieraniu umów i umów ramowych w sprawach udzielania zamówień publicznych stosuje
się przepisy ustawy.
2.
Kierownik komórki organizacyjnej odpowiada za zawarcie umowy w terminie określonym ustawą.
3.
Umowy sporządzane są w dwóch egzemplarzach, dla:
1) Departamentu Finansów;
2) wykonawcy.
4.
W przypadku, gdy zawarcie umowy jest uzależnione od wniesienia zabezpieczenia jej należytego
wykonania, umowa nie może zostać podpisana przed wniesieniem przez wykonawcę
zabezpieczenia
w
wymaganej
formie
i
wysokości.
Pracownik
komórki
organizacyjnej
przygotowujący umowę niezwłocznie przekazuje do referatu zamówień publicznych potwierdzenie
wniesienia zabezpieczenia.
5.
Po podpisaniu umowy, kierownik komórki organizacyjnej przekazuje kopię umowy do referatu
zamówień w czasie umożliwiającym zachowanie „niezwłoczności”, o której mowa w ustawie,
w celu zamieszczenia lub przekazania do publikacji ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.
6.
Zmiany zawartej umowy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego mogą być dokonywane
wyłącznie w granicach określonych w ustawie i wymagają uzgodnienia z referatem zamówień.
7.
Nadzór nad realizacją umowy prowadzi właściwa komórka organizacyjna.
13
§ 11
Konkurs
1. Przy organizacji konkursu stosuje się przepisy ustawy.
2. Organizacja konkursu wymaga podjęcia przez Zarząd uchwały w sprawie powołania sądu
konkursowego oraz określenia organizacji, składu i trybu pracy sądu konkursowego.
3. Projekt uchwały Zarządu, o którym mowa w ust. 2, powinien także zawierać:
1)
uzasadnienie organizacji konkursu;
2)
projekt regulaminu konkursu.
4. Ponadto do projektu uchwały, o której mowa w ust. 2 dołącza się informację zwierającą wskazanie
wartości konkursu, ustalonej zgodnie przepisami ustawy oraz zastosowaniem zasad określonych
w niniejszym regulaminie.
§ 12
Postanowienia końcowe
1. W celu realizacji postanowień niniejszego Regulaminu Marszałek i Zarząd realizują swoje
uprawnienia na podstawie § 28 ust. 1 pkt 3 i ust. 3 pkt 1 Statutu Województwa Pomorskiego.
2. W sprawach udzielenia zamówień publicznych nieuregulowanych niniejszą uchwałą mają
zastosowanie przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych oraz
aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie.
14
Załącznik nr 1 do Regulaminu
PLAN ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH na ……..
Lp
Przedmiot zamówienia
Rodzaj
zamówienia
1
2
3
Kod CPV
Planowana wartość
zamówienia
(netto)
Planowana wartość
zamówienia w ramach
jednego projektu
współfinansowanego ze
środków UE
Planowany tryb
zamówienia
Planowany termin
wszczęcia
postępowania
(kwartał)
Aktualizacja
4
5
6
7
8
9
Zatwierdził:
Aktualizacja na dzień:
1)
15
Załącznik nr 1.1. do Regulaminu
…………...…………………..
(komórka organizacyjna)
Wniosek
o zmianę w planie zamówień publicznych na rok …………..
□ Zmiana planu zamówień
□ Wykreślenie zamówienia z planu zamówień
A. Wprowadzenie nowej pozycji (zmiana pozycji):
Lp
Przedmiot zamówienia
1
2
B. Wykreślenie pozycji:
(dostawa, usługa,
robota budowlana)
Planowana
wartość
zamówienia
Planowana
wartość
zamówienia w
ramach
jednego
projektu
współfinansowa
nego ze
środków UE 1)
Planowany
termin
wszczęcia
postępowania
(miesiąc)
(m.in. wskazanie
pozycji
zmienianej w
planie zamówień)
3
4
5
6
7
Rodzaj
zamówienia
UWAGI
2)
Pozyc
ja w
planie
Przedmiot zamówienia
1
2
Rodzaj
zamówienia
(dostawa, usługa,
robota budowlana)
3
Planowana
wartość
zamówienia
4
Planowana wartość
zamówienia w
Planowany termin
ramach jednego
wszczęcia
projektu
postępowania
współfinansowaneg
(miesiąc)
o ze środków UE 1)
5
6
UWAGI
7
1) Wartość wpisać jedynie w przypadku współfinansowania ze środków UE
2) Tabelę wypełnić w przypadku gdy zrezygnowano z realizacji zamówienia ujętego uprzednio w planie zamówień
data: ………………….
……………………………………………
(podpis Dyrektora Departamentu)
16
Załącznik nr 2 do Regulaminu
Pozycja planu zamówień: ................
WNIOSEK
o wszczęcie procedury o zamówienie publiczne na dostawy, usługi lub roboty budowlane o wartości
przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość 30.000 EURO.
1. Komórka organizacyjna realizująca zamówienie: ..............................................................................
2
2. Przedmiot zamówienia : ...................................................................................................................
3
3. Wartość szacunkowa zamówienia (bez podatku od towarów i usług) : ...........................................
4
4. Źródło finansowania (wpisać jaki projekt, czy jest to pomoc techniczna) : .......................................
5. Proponowany tryb udzielenia zamówienia publicznego: ..................................................................
6. Wymagany termin realizacji: ........................... 7. Okres przechowywania dokumentacji: .............
8.
Załączone dokumenty:
5
□ opis przedmiotu zamówienia ,
□ pisemna wycena wartości przedmiotu zamówienia,
□ logotypy i inne wymagane oznaczenia do zamieszczenia w postępowaniu o zamówienie
□ proponowane warunki udziału w postępowaniu i opis sposobu dokonania oceny,
□ proponowany wykaz oświadczeń i dokumentów na potwierdzenie spełnienia warunków,
□ projekt umowy lub istotne postanowienia umowy,
□ propozycje kryteriów oceny ofert i opis sposobu dokonania ich oceny,
□ inne: .................................................................................................................................
9. Proponowany skład komisji przetargowej:
□ .......................................
□ .......................................
□ .......................................
□ .......................................
Gdańsk, dnia ……….. / ….
……………………………….……………………………
Podpis Dyrektora komórki organizacyjnej
Data wpływu do DAZ: ……… / ….
10. Wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za przeprowadzenie procedury o udzielenie zamówienia
publicznego: ........................................................................................................................................................
11. Proponowany tryb udzielenia zamówienia publicznego: ....................................................................
……….……………………………
Podpis Dyrektora DAZ
Należy podać „tytuł” zamówienia. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik do wniosku.
Należy do wniosku dołączyć pisemną wycenę wartości przedmiotu zamówienia podpisaną przez kierownika komórki organizacyjnej lub
wyznaczoną przez niego osobę. Wartość szacunkowa przedmiotu zamówienia powinna być ustalona zgodnie z art. 32-35 ustawy pzp.
4
Należy podać czy zamówienie będzie finansowane w ramach wydatków bieżących czy też jest współfinansowane ze środków Unii
Europejskiej
2
3
17
Załącznik nr 3 do Regulaminu
Regulamin Komisji Przetargowej
Rozdział 1
Postanowienia Ogólne
§1
Tryby postępowania
Komisja Przetargowa, zwana dalej ”Komisją” przeprowadza postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego w trybie:
1)
przetargu nieograniczonego,
2)
przetargu ograniczonego,
3)
negocjacji z ogłoszeniem,
4)
dialogu konkurencyjnego,
5)
negocjacji bez ogłoszenia
6)
zapytania o cenę,
7)
licytacji elektronicznej,
8)
zamówienia z wolnej ręki, z zastrzeżeniem § 4 ust. 2 Regulaminu.
§2
Obowiązki członków Komisji
1. Członek Komisji rzetelnie wykonuje powierzone mu czynności kierując się wyłącznie przepisami
prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem.
2. Do obowiązków członka Komisji należy w szczególności:
1) udział w pracach Komisji,
2) wykonywanie poleceń Przewodniczącego Komisji w zakresie jej prac, w tym zadań związanych
z procesem badania ofert,
3) niezwłoczne informowanie Przewodniczącego Komisji o okolicznościach uniemożliwiających
mu wykonywanie obowiązków członka Komisji.
3. Pracami Komisji kieruje jej przewodniczący.
4. Do obowiązków przewodniczącego Komisji należy w szczególności:
1) wyznaczanie terminów posiedzeń Komisji, oraz ich prowadzenie;
2) podział pracy między członków Komisji, w tym podział zadań i przypisanie odpowiedzialności
za czynności związane z procesem badania ofert;
3) odebranie od członków Komisji oświadczeń, o których mowa w § 6 ust. 1 Regulaminu Komisji
Przetargowej oraz informowanie Dyrektora Generalnego, o okolicznościach, o których mowa
w § 6 ust. 2 Regulaminu Komisji Przetargowej;
4) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
w szczególności rzetelnego prowadzenia dokumentacji;
Opisu przedmiotu zamówienia należy dokonać zgodnie z art. 29 i 30 ustawy pzp; w przypadku robót budowlanych opisu przedmiotu
zamówienia należy dokonać za pomocą dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych,
a w przypadku zaprojektowania i wykonania robót budowlanych – za pomocą programu funkcjonalno - użytkowego
5
18
5) wnioskowanie do Zarządu o powołanie biegłych w sytuacji, gdy podjęcie czynności
w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych;
6) kierowanie do wykonawców informacji, zaproszeń, zawiadomień, wezwań w przypadkach
wskazanych w niniejszym regulaminie,
7) informowanie zarządu o istotnych zmianach siwz,
8) informowanie Zarządu o problemach związanych z pracami Komisji w toku postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego.
5. Sekretarz Komisji:
1) informuje o terminie posiedzenia komisji,
2) opracowuje projekty pism komisji,
3) prowadzi dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
4) sporządza protokół z postępowania,
5) odpowiada za nienaruszalność protokołu, ofert oraz innych dokumentów związanych z
postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego,
6) odpowiada za zamieszczanie (publikowanie) ogłoszeń związanych z udzielaniem zamówienia
publicznego.
6. W przypadku, gdy istnieje pilna potrzeba dokonania czynności zastrzeżonych w niniejszym
regulaminie do kompetencji przewodniczącego Komisji, podczas jego nieobecności może je wykonać
sekretarz lub inny członek Komisji. W przypadku czynności podejmowanych przez sekretarza lub
innego członka Komisji dla swej ważności wymagają one potwierdzenia przez przewodniczącego
Komisji.
Rozdział 2
Prowadzenie postępowania
§3
Wszczęcie postępowania
1. Komisja rozpoczyna działalność z dniem powołania.
2. Postępowania w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji
z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, licytacji elektronicznej wszczyna się przez zamieszczenie
przez Komisję odpowiedniego ogłoszenia w formie, terminie i miejscu określonym w ustawie
dla danego trybu.
3. Postępowania w trybie negocjacji bez ogłoszenia i zapytania o cenę wszczyna się poprzez
skierowanie do wykonawców (w liczbie nie mniejszej aniżeli wskazanej w ustawie), przez
przewodniczącego Komisji, odpowiednio zaproszenia do negocjacji, lub zaproszenia do składania
ofert.
4. Ogłoszenie i zaproszenia, o których mowa w ust. 2 i 3 sporządzane są przez komisję przetargową
oraz publikowane i przekazywane wykonawcom.
5.
za
Przewodniczący
pośrednictwem
Komisji
referatu
zawiadamia
zamówień,
w
Prezesa
terminie
i
Urzędu
w
sposób
Zamówień
określony
Publicznych
odpowiednio
w art. 62 ust. 2, art. 67 ust. 2 ustawy, o wszczęciu postępowania:
19
1) w trybie negocjacji bez ogłoszenia jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza
wyrażoną w złotych równowartość kwoty określonej na podstawie przepisów wydanych w oparciu
o art. 11, ust. 8 ustawy;
2) w trybie zamówienia z wolnej ręki, jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza
wyrażoną w złotych równowartość kwoty określonej na podstawie przepisów wydanych
w oparciu o art. 11, ust. 8 ustawy.
6.
Przed
wszczęciem
postępowania
w
trybie
negocjacji
bez
ogłoszenia
na
podstawie
art. 62 ust. 1 pkt 1 ustawy, jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych
równowartość kwoty określonej na podstawie przepisów wydanych w oparciu o art. 11, ust. 8 ustawy,
Przewodniczący Komisji obowiązany jest przekazać Komisji Europejskiej, za pośrednictwem referatu
zamówień informację o unieważnieniu postępowania, jeżeli Komisja Europejska wystąpi o jej
przekazanie.
§4
Przekazywanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia i zaproszeń
1.
Specyfikację
istotnych
warunków
zamówienia
(SIWZ)
oraz
zaproszenia
do
udziału
w postępowaniu przekazuje wykonawcom przewodniczący Komisji. Sekretarz Komisji zapisuje
w protokole z postępowania nazwę, dokładny adres wykonawcy oraz datę przekazania dokumentacji.
Wykonawca odbierający
SIWZ kwituje jej
odbiór
własnoręcznym
podpisem. Jeżeli
SIWZ
lub zaproszenie są przekazywane wykonawcy w inny sposób, w szczególności za pośrednictwem
poczty, do protokołu dołącza się potwierdzenie wysłania.
2. SIWZ do przetargu nieograniczonego, z wszystkimi załącznikami, podlega obowiązkowemu
udostępnieniu na stronie internetowej Województwa Pomorskiego, zwanej dalej „stroną internetową”,
w terminach określonych w art. 42 ust. 1 ustawy.
3. SIWZ w pozostałych trybach może być udostępniana na stronie internetowej.
4. Jeżeli wykonawca zwrócił się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ, Komisja niezwłocznie
przygotowuje odpowiedź.
5. Treść zapytania wraz z wyjaśnieniami przewodniczący Komisji przekazuje jednocześnie wszystkim
wykonawcom bez ujawniania źródła zapytania.
6. W razie zwołania przez przewodniczącego Komisji zebrania wszystkich wykonawców, sekretarz
Komisji sporządza informację zawierającą zgłoszone podczas zebrania pytania oraz odpowiedzi,
bez wskazywania źródeł zapytań. Po jednym egzemplarzu informacji przewodniczący Komisji
przekazuje niezwłocznie wykonawcom.
7. W przypadku zmiany treści SIWZ, przewodniczący Komisji przekazuje niezwłocznie tą zmianę
wszystkim wykonawcę wraz z informacją o przedłużeniu terminu składania ofert, jeżeli zostało
zastosowane. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio. Jeżeli w postępowaniu prowadzonym w trybie
przetargu nieograniczonego zmiana treści SIWZ prowadzi do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu,
komisja dokonuje sporządzenia i publikacji zmiany ogłoszenia.
8. Jeżeli
SIWZ jest udostępniana na stronie
internetowej, sekretarz
Komisji przekazuje
do departamentu odpowiedzialnego za redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej, w celu
udostępnienia na stronie internetowej:
1) treść zapytania wykonawcy, o którym mowa w ust. 4 wraz z wyjaśnieniami;
20
2) informację o terminie zebrania i informację z zebrania, o których mowa w ust. 6;
3) zmiany i modyfikację oraz informację o przedłużeniu terminu składania ofert, o których mowa
w ust. 7.
§5
Otwarcie ofert
1. Komisja dokonuje otwarcia ofert w terminie i miejscu określonym w ogłoszeniu i SIWZ.
2. Otwarcie ofert następuje w dniu w którym upływa termin ich składania.
3. Przewodniczący Komisji:
1)
w postępowaniu o wartości szacunkowej mniejszej niż równowartość kwoty określonej
na podstawie przepisów wydanych w oparciu o art. 11, ust. 8 ustawy ofertę złożoną po terminie
niezwłocznie zwraca wykonawcy;
2)
w postępowaniu o wartości szacunkowej równej lub większej niż równowartość kwoty
określonej na podstawie przepisów wydanych w oparciu o art. 11, ust. 8 ustawy niezwłocznie
zawiadamia wykonawcę o złożeniu oferty po terminie oraz zwraca ofertę po upływie terminu
przewidzianego na wniesienie odwołania.
4. Przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 1 nie można zapoznać się z zawartością ofert.
5. Otwarcie ofert jest jawne. Komisja nie może nikomu odmówić prawa obecności przy otwarciu ofert.
6. Bezpośrednio przed otwarciem ofert przewodniczący Komisji podaje kwotę jaką zamawiający
zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
7. Przy otwieraniu ofert sekretarz Komisji wpisuje na każdej kopercie oraz na pierwszej stronie oferty
jej numer, w kolejności otwierania.
8. Po otwarciu oferty przewodniczący Komisji podaje nazwę (firmę), adres (siedzibę) wykonawcy,
którego oferta jest otwierana, cenę oferty, termin wykonania zamówienia, okres gwarancji i warunki
płatności zawarte w ofercie. Informacje te oraz wszelkie oświadczenia wykonawców odnotowuje
sekretarz Komisji w protokole postępowania.
9. Na wniosek wykonawców, którzy nie byli obecni przy otwarciu ofert przewodniczący Komisji
niezwłocznie doręcza im informacje, o których mowa w ust. 6 i 8.
§6
Oświadczenia członków Komisji
1. Członkowie Komisji składają pisemne oświadczenia o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności,
o których mowa w art. 17 ustawy.
2. W przypadku złożenia przez członka Komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których
mowa w ust. 1, niezłożenia przez niego oświadczenia, albo złożenia oświadczenia niezgodnego
z prawdą, przewodniczący Komisji niezwłocznie wyłącza członka Komisji z dalszego udziału
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Informację o wyłączeniu członka Komisji,
przewodniczący przekazuje Dyrektorowi Generalnemu. Jeżeli z udziału w postępowaniu powinien
zostać wyłączony przewodniczący Komisji czynności wyłączenia dokonuje Dyrektor Generalny.
3. W przypadku wyłączenia przewodniczącego Komisji z prac Komisji wskazuje się członka Komisji,
który będzie pełnił funkcję przewodniczącego lub powołuje się osobę spoza składu Komisji do
pełnienia tej funkcji. Dyrektor Generalny może powołać nowego członka Komisji w miejsce osoby
wyłączonej.
21
4. Członek komisji, jest obowiązany w każdym czasie wyłączyć się z udziału w pracach Komisji,
niezwłocznie po powzięciu wiadomości o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 1, oraz
poinformować o tym przewodniczącego Komisji. Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio.
5. Czynności podjęte w postępowaniu przez członka Komisji podlegającego wyłączeniu, po powzięciu
przez niego wiadomości, stanowiących podstawę do wyłączenia z udziału w postępowaniu, powtarza
się, z wyjątkiem otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych nie mających wpływu na wynik
postępowania.
6. Oświadczenia, o których mowa w ust. 1, sekretarz Komisji włącza do dokumentacji postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego.
§7
Negocjacje i dialog
1. Negocjacje i dialog prowadzone przez Komisję z wykonawcami w postępowaniu w trybie negocjacji
z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia lub dialogu konkurencyjnego mają charakter poufny i winny
być prowadzone z zachowaniem zasady równego traktowania uczestników postępowania.
W szczególności członkowie komisji nie mogą bez zgody wykonawcy ujawnić informacji technicznych
i handlowych związanych z negocjacjami lub dialogiem a wszelkie wymagania, wyjaśnienia,
informacje i także dokumenty z nimi związane przewodniczący Komisji przekazuje wykonawcom na
równych zasadach.
2. Przed zaproszeniem do składania ofert Komisja może dokonać zmiany wymagań będących
przedmiotem dialogu. W przypadku negocjacji z ogłoszeniem Komisja może podjąć decyzję
o doprecyzowaniu lub uzupełnieniu SIWZ wyłącznie w zakresie, w jakim była ona przedmiotem
negocjacji. Nie może to jednak prowadzić do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu.
3. W przypadku gdy Komisja dokonała zmian, o których mowa w ust. 2, wraz z zaproszeniem
do składania ofert przewodniczący Komisji przekazuje zmienioną SIWZ lub zamieszcza ją na stronie
internetowej, jeżeli SIWZ jest udostępniana na tej stronie.
4. Zmiany, o których mowa w ust. 2, są uwidocznione w protokole postępowania (wyciągu) i podlegają
zatwierdzeniu przez Zarząd wraz z zatwierdzeniem wyniku postępowania.
5. W postępowaniu o udzielenie zamówienia z wolnej ręki przewodniczący Komisji odbiera
od wykonawcy:
1)
oświadczenie, o którym mowa w art. 68 ust. 2 ustawy,
2) w przypadku, gdy wartość szacunkowa przedmiotu zamówienia przekracza równowartość kwoty
określonej na podstawie przepisów wydanych w oparciu o art. 11, ust. 8 - dokumenty
potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
6. Komisja kończy negocjacje w trybie zamówienia z wolnej ręki jeżeli uzgodni treść przyszłej umowy.
Wynegocjowaną umowę Komisja przedstawia Zarządowi celem zatwierdzenia. Na posiedzenie
Zarządu do projektu umowy dołącza się protokół z negocjacji.
22
§8
Badanie ofert
1. Po złożeniu oświadczeń, o których mowa w § 6 ust. 1 Komisja dokonuje kwalifikacji wykonawców
ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz bada, czy oferty nie powinny zostać odrzucone
na podstawie art. 89 ust. 1 ustawy.
2. Kwalifikacja wykonawców polega na sprawdzeniu czy każdy z nich spełnia warunki udziału
w postępowaniu określone odpowiednio w ogłoszeniu o zamówieniu, zaproszeniu do negocjacji,
specyfikacji istotnych warunków zamówienia a także czy oferowane przez wykonawcę dostawy, usługi
lub roboty budowlane spełniają wymagania określone przez zamawiającego i odbywa się na
podstawie dokumentów i oświadczeń potwierdzających:
1) spełnianie warunków udziału w postępowaniu,
2) że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania określone przez
zamawiającego.
3. Przewodniczący Komisji wzywa wykonawców, w wyznaczonym terminie, do złożenia wyjaśnień
dotyczących oświadczeń i dokumentów, o których mowa w ust. 2.
4. Przewodniczący Komisji wezwie wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń
lub dokumentów, o których mowa w ust. 2, albo pełnomocnictw, lub którzy złożyli oświadczenia
i dokumenty, o których mowa w ust. 2, zawierające błędy, do ich złożenia w wyznaczonym terminie,
chyba że mimo ich uzupełnienia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu lub konieczne byłoby
unieważnienie postępowania.
5. W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem,
dialogu konkurencyjnego, przewodniczący Komisji niezwłocznie informuje wykonawców, którzy złożyli
wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, o wynikach oceny spełniania warunków udziału
w postępowaniu i otrzymanych ocenach spełniania tych warunków. Następnie przewodniczący Komisji
zaprasza wykonawców spełniających wymagane warunki, do złożenia ofert, do złożenia ofert
wstępnych, lub do dialogu odpowiednio do przepisów art. 51, 57 ust. 1- 4, 60d ust. 2-5 i 76 ust. 2
ustawy.
6. W
toku badania
i
oceny ofert
przewodniczący
Komisji może
wezwać
wykonawców
do udzielenia wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert. Jednakże niedopuszczalne jest
prowadzenie negocjacji między członkami Komisji a wykonawcą, dotyczących złożonej oferty
oraz dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w treści oferty, z zastrzeżeniem wyjątków określonych
w art. 87 ustawy.
7. W postępowaniu prowadzonym w trybie dialogu konkurencyjnego w toku badania i oceny ofert
komisja może żądać od wykonawców sprecyzowania i dopracowania treści ofert oraz przedstawienia
informacji
dodatkowych,
z
uwzględnieniem
zakazu
dokonywania
istotnych
zmian
w treści ofert oraz zmian wymagań zawartych w SIWZ.
8. Komisja zobowiązana jest do żądania udzielenia przez wykonawcę wyjaśnień w przypadku
o którym mowa w art. 89 ust. 1 pkt 4 ustawy, wyznaczając wykonawcy termin do ich udzielenia.
9. Komisja ocenia złożone wyjaśnienia zgodnie z dyspozycją art. 90 ust. 2 ustawy. Sekretarz Komisji
odnotowuje w protokole fakt niezłożenia wymaganych wyjaśnień przez wykonawcę.
10. Jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwotę określoną na podstawie przepisów
wydanych w oparciu o art. 11, ust. 8 ustawy, przewodniczący Komisji zawiadamia Prezesa Urzędu
23
Zamówień Publicznych oraz Komisję Europejską o odrzuceniu ofert, które zawierały rażąco niską
cenę z powodu udzielenia pomocy publicznej, a wykonawca, w terminie wyznaczonym przez
przewodniczącego Komisji nie udowodnił, że pomoc ta jest zgodna z prawem w rozumieniu przepisów
o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej.
11. Jeżeli w tekście oferty występują oczywiste omyłki pisarskie lub rachunkowe, albo inne omyłki
polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, niepowodujące
istotnych zmian w treści oferty, Komisja poprawia je z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych
dokonanych poprawek, niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została
poprawiona.
§9
Wybór oferty najkorzystniejszej
1. Po dokonaniu czynności, o których mowa w § 8 członkowie Komisji dokonują oceny ofert.
2. Ocena ofert odbywa się wyłącznie w oparciu o zasady oraz kryteria oceny określone
w ogłoszeniu i SIWZ.
3. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert
przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Komisja spośród tych ofert wybiera
ofertę z niższą ceną.
4. Jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena,
nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty
o takiej samej cenie, przewodniczący Komisji wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia
w określonym terminie ofert dodatkowych.
5. Przewodniczący Komisji przedkłada Zarządowi wniosek o zatwierdzenie wyników postępowania.
Stosownie do wyników postępowania wniosek zawiera:
1) propozycję wykluczenia z postępowania wykonawców, którzy nie spełniają warunków
o których mowa w § 8 ust. 2,
2) propozycję odrzucenia oferty, w przypadku o którym mowa w art. 89 ust. 1 ustawy,
3) propozycję wyboru oferty lub ofert najkorzystniejszych,
4) propozycję unieważnienia postępowania, w przypadkach , o których mowa w § 12 ust. 2,
5) uzasadnienie faktyczne i prawne wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty, wyboru oferty
lub ofert najkorzystniejszych bądź unieważnienia postępowania.
6. Wraz z wnioskiem, o którym mowa w ust. 5 przewodniczący Komisji przedkłada Zarządowi do
podpisu oświadczenia, o których mowa w art. 17 ust. 2 ustawy,
7. Niezwłocznie po zatwierdzeniu wniosku, o którym mowa w ust. 5 przewodniczący Komisji:
1) zawiadamia wykonawców, którzy złożyli oferty, o:
a) wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), siedzibę i adres wykonawcy,
którego ofertę wybrano i uzasadnienie jej wyboru, a także nazwy (firmy), siedziby i adresy
wykonawców, którzy złożyli oferty wraz z punktacją przyznaną ofertom w każdym kryterium
oceny ofert i łączną punktację.
b) wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne
odrzucenia ofert,
24
c) wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, podając
uzasadnienie faktyczne i prawne - jeżeli postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu
nieograniczonego, negocjacji bez ogłoszenia albo zapytania o cenę.
2) zamieszcza informacje, o których mowa w ust. 7 pkt 1 lit. a, również na stronie internetowej
oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego.
§ 10
Aukcja elektroniczna
1. W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego
lub negocjacji z ogłoszeniem na podstawie art. 55 ust. 1 pkt 1 ustawy, Komisja po dokonaniu oceny
ofert, przeprowadza aukcję elektroniczną, zgodnie z zasadami określonymi w art. 91a -91c ustawy,
w celu wyboru najkorzystniejszej oferty.
2. Aukcja elektroniczna jest dopuszczalna jeżeli złożono co najmniej 3 oferty niepodlegające
odrzuceniu i była ona przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu.
3. Przewodniczący Komisji zaprasza, drogą elektroniczną, do udziału w aukcji elektronicznej
wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu.
4. Wszelkie wnioski, oświadczenia i inne informacje związane z aukcją przewodniczący Komisji
przekazuje i przyjmuje drogą elektroniczną.
5. Przewodniczący Komisji zamyka aukcję elektroniczną w przypadkach określonych w art. 80 ust. 1
ustawy.
6. Bezpośrednio po zamknięciu aukcji elektronicznej sekretarz Komisji przekazuje do publikacji
na stronie internetowej zawiadomienie o nazwie (firmie) oraz adresie wykonawcy, którego ofertę
wybrano.
§ 11
Środki ochrony prawnej
1. Wszystkie czynności zamawiającego przewidziane w postępowaniu odwoławczym prowadzi
Komisja we współpracy z referatem zamówień.
2. Na podstawie informacji wykonawcy, o której mowa w art. 181 ustawy Komisja powtarza czynność
lub dokonuje czynności zaniechanej. Przewodniczący Komisji informuje o tym fakcie wykonawców
w sposób określony dla tej czynności w ustawie.
3. Po powzięciu wiadomości o wniesionym odwołaniu, przewodniczący Komisji niezwłocznie informuje
o
tym
fakcie
referat
zamówień
oraz
przesyła
kopię
odwołania
wszystkim
wykonawcom
uczestniczącym w postępowaniu w sposób określony w art. 185 ustawy. Na postawie art. 184
przewodniczący Komisji wzywa wykonawców, nie później niż na 7 dni przed upływem ważności
wadium do przedłużenia ważności wadium albo wniesienia nowego wadium na okres niezbędny
do zabezpieczenia postępowania do zawarcia umowy, pod rygorem wykluczenia z postępowania.
Jeżeli odwołanie wniesiono po wyborze oferty najkorzystniejszej, wezwanie kieruje jedynie
do wykonawcy, którego ofertę wybrano jako najkorzystniejszą. W przypadku wniesienia odwołania
po upływie terminu składania ofert informuje wykonawców, że bieg terminu związania ofert ulega
zawieszeniu do czasu ogłoszenia przez KIO orzeczenia.
25
4.
W
razie
wniesienia
do
reprezentowania
przez
wykonawcę
zamawiającego
w
odwołania,
postępowaniu
Zarząd
odwoławczym
udziela
pełnomocnictwa
pracownikom:
komórki
organizacyjnej, referatu zamówień lub innym pracownikom.
5. Osoby wymienione w ust. 4 mogą w imieniu Zarządu na podstawie udzielonego pełnomocnictwa
wnieść opozycje przeciwko przystąpieniu do postępowania odwoławczego innego wykonawcy, a także
pisemną odpowiedź na odwołanie.
6. O wniesieniu skargi do sądu, o której mowa w art. 198a ust. 1 ustawy, decyduje Zarząd.
Rozdział 3
Zakończenie postępowania
§ 12
Unieważnienie postępowania
1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego kończy się zawarciem umowy lub jego
unieważnieniem.
2. Przewodniczący Komisji wnioskuje do Zarządu o unieważnienie postępowania wyłącznie
w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 93 ustawy.
3. We wniosku o unieważnienie postępowania przewodniczący Komisji może zawrzeć propozycję
wszczęcia kolejnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli jego warunki nie
ulegną zmianie i przeprowadzi je ta sama Komisja.
4. Niezwłocznie po zatwierdzeniu wniosku przez Zarząd, przewodniczący Komisji zawiadamia
o unieważnieniu postępowania, równocześnie wszystkich wykonawców, którzy:
1) ubiegali się o udzielenie zamówienia – w przypadku unieważnienia postępowania przed
upływem terminu składania ofert;
2) złożyli oferty – w przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu składania ofert
– podając uzasadnienie faktyczne i prawne.
§ 13
Dokumentowanie postępowań i forma przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień
oraz informacji
1. Przebieg procedury udzielania zamówienia, opisuje sekretarz w protokole sporządzonym zgodnie
z art. 96 ustawy.
2. Kompletny protokół, o którym mowa ust. 1, zatwierdza Zarząd lub osoba przez niego upoważniona,
składając podpis na ostatniej stronie protokołu. Przewodniczący Komisji jest upoważniony
do podpisania pozostałych stron protokołu oraz załączników do protokołu, dokumentujących
poszczególne czynności Komisji, sporządzanych na odpowiednich drukach ZP.
3. Członkowie Komisji obowiązani są przekazywać oświadczenia, zawiadomienia oraz informacje
związane z postępowaniem pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną, zgodnie z wyborem
zamawiającego, wyrażonym w dokumentacji postępowania.
26
4. Sekretarz Komisji, lub inny jej członek wyznaczony przez przewodniczącego Komisji, na żądanie
wykonawcy, niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania faksem lub drogą elektroniczną, oświadczenia,
wniosku, zawiadomienia lub informacji.
5. W przypadku, gdy informacja o złożeniu wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
będzie przekazana przez wykonawcę telefonicznie, zgodnie z art. 27 ust. 5 ustawy, sekretarz Komisji
niezwłocznie odnotowuje ten fakt w protokole postępowania. Jeżeli informacja została przekazana
innemu członkowi Komisji ma on obowiązek niezwłocznie zawiadomić o tym fakcie sekretarza Komisji.
§ 14
Przepisy końcowe
W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy ustawy
z 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.).
27