Procedura Realizacji Zamówień ( PRZ ) - Feniks

Procedura Realizacji Zamówień ( PRZ )
ILLUMINATION
Cel procedury
Przedstawienie wszystkich czynności związanych z obsługą, przyjęciem i realizacją zamówienia.
Definicje;
FENIKS ILLUMINATION – Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością prowadzona pod firmą
FENIKS ILLUMINATION z siedzibą w Łodzi ul. Praska 5/7 działająca jako wyłączny
dystrybutor produktów firmy BELIGHT
BELIGHT – Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością prowadzona pod firmą BELIGHT z
siedzibą w Nadarzynie przy Pl. Poniatowskiego 8, producent opraw oświetleniowych.
Klient – osoba prawna lub osoba fizyczna dokonująca zakupu towaru znajdującego się w
ofercie FENIKS ILLUMINATION.
Zapytanie ofertowe – dokument sporządzony przez Klienta i wysłany do FENIKS
ILLUMINATION w celu ustalenia warunków sprzedaży i dostępności Produktu BELIGHT.
Dokument ten powinien zawierać dokładne określenie Klienta (adres, imię, nazwisko lub
nazwę przedsiębiorcy), wskazanie produktu i jego poszczególnych ilości oraz wnioskowany
termin dostawy.
Zamówienie – dokument sporządzony przez Klienta i wysłany do FENIKS ILLUMINATION w
celu zakupu Produktu BELIGHT. Dokument ten powinien zawierać dokładne określenie
Klienta(adres, imię, nazwisko lub nazwę przedsiębiorcy) wskazanie Produktu i jego
poszczególnych ilości ,wnioskowany termin i miejsce dostawy.
Oferta – dokument sporządzony przez FENIKS ILLUMINATION i przesłany do Klienta w celu
przedstawienia warunków sprzedaży i dostępności Produktu BELIGHT.
Dział realizacji dostaw – komórka organizacyjna FENIKS ILLUMINATION odpowiedzialna za
dystrybucję Produktu BELIGHT do Klienta.
Rozdział 1. Przyjęcie Zamówienia:
I.
Forma złożenia Zamówienia:
a. Zamówienia od Klienta przyjmowane są w formie pisemnej na adres e-mail:
[email protected]
b. Dopuszczalna jest możliwość przyjęcia Zamówienia w formie telefonicznej na nr
tel: 696 35 63 27; 696 35 63 63; 668-21-63-07 przy jednoczesnym podaniu przez Klienta
firmy, stanowiska i nr. kontaktowego do osoby składającej Zamówienie, informacja o tych
danych będzie odnotowana na Zamówieniu sporządzonym przez pracownika FENIKS
ILLUMINATION. Zamówienie złożone w sposób powyższy musi być potwierdzone przez
Klienta w formie pisemnej zgodnej z pkt. a, nie później niż wciągu 3 godzin od zgłoszenia
telefonicznego.
II.
Forma zmiany Zamówienia:
a. Modyfikacja Zamówienia przez Klienta przyjmowana jest w formie pisemnej na adres e-mail:
[email protected].
b. Dopuszczalna jest możliwość modyfikacji Zamówienia w formie telefonicznej na nr tel:
696 35 63 27; 696 35 63 63; 668 21 63 07 przy jednoczesnym podaniu przez Klienta firmy,
stanowiska i nr. kontaktowego do osoby modyfikującej Zamówienie, informacja o tych
danych będzie odnotowana w Zamówieniu. Taka modyfikacja musi być potwierdzona w
formie pisemnej zgodnej z pkt. a, nie później niż w ciągu 3 godzin od zgłoszenia
telefonicznego.
c. Modyfikacji podlegają tylko te Zamówienia, które nie zostały przekazane do działu realizacji
dostaw.
d. W razie niejasności co do treści Zamówienia FENIKS ILLUMINATION zobowiązuje się
niezwłocznie skontaktować z Klientem w celu ich wyjaśnienia.
Rozdział 2. Realizacja Zamówienia
I.
a.
b.
c.
d.
e.
Przyjęte Zamówienie zostanie niezwłocznie wprowadzone do systemu operacyjnego FENIKS
ILLUMINATION, a Klient otrzyma potwierdzenie zawierające przewidywany termin dostawy.
Wysłanie potwierdzenia Zamówienia przez FENIKS ILLUMINATION oznacza przyjęcie go do
realizacji, z wyjątkiem sytuacji gdy:
Z powodu braku któregoś z Produktów umieszczonych w Zamówieniu, Klientowi zostanie
zaoferowany zamiennik o zbliżonych parametrach technicznych – do czasu gdy zostanie on
zaakceptowany przez Klienta.
Klient nie zgodzi się na zastosowanie zamienników na Produkt, którego nie ma na stanie
magazynowym i zdecyduje się na wstrzymanie realizacji Zamówienia do momentu pełnej
dostępności towaru zawartego w Zamówieniu.
Klient nie zgodzi się na zastosowanie zamienników na Produkt, którego nie ma na stanie
magazynowym i zdecyduje się na realizację tylko tej części zamówienia, która jest dostępna.
Wówczas FENIKS ILLUMINATION realizuje dostępną część zamówienia, natomiast Produkt z
Zamówienia Klienta, którego w danej chwili nie ma na stanie magazynowym zostanie zgodnie
z dyspozycją Klienta pozostawiony do dalszej realizacji w momencie wejścia na stan
magazynowy lub usunięty z Zamówienia.
W przypadku gdy Klient składa Zamówienie na podstawie sporządzonej oferty podając jej
numer FENIKS ILLUMINATION zobowiązuje się utrzymać warunki określone dla Klienta w
Ofercie z wyjątkiem sytuacji gdy:
- ważność Oferty wygasła.
- ilość i rodzaj Produktu określony w Zamówieniu jest rozbieżny z ilością i rodzajem Produktu
zawartym w Ofercie.
Klient posiada przeterminowane płatności. Wówczas realizacja Zamówień zostanie
wstrzymana do momentu uregulowania należności.