Łosice,22.05.2013r. ZAPYTANIE OFERTOWE Łosickie

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Łosice,22.05.2013r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
Łosickie Stowarzyszenie Rozwoju - EQUUS kieruje zapytanie ofertowe dotyczące
zorganizowania wycieczki dwudniowej na Mazury dla uczestników projektu „KIS – wyjście
na prostą” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VII Działanie 7.2 „Przeciwdziałanie
wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej”, Poddziałanie 7.2.1 „Aktywizacja
zawodowa i społeczna osób zagrożonych wykluczeniem społecznym.”
I. ZAMAWIAJĄCY
Łosickie Stowarzyszenie Rozwoju - EQUUS z siedzibą w Łosicach
ul. Piłsudskiego 6, 08-200 Łosice
NIP: 4960196702 REGON: 140000566 KRS: Nr 0000218409,
II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA
Zamówienie poniżej 14 tys. euro nie podlega zasadzie konkurencyjności oraz ustawie Prawo
Zamówień Publicznych. Ze względu na konieczność ekonomicznego wydatkowania środków
publicznych, zapytanie jest wysyłane do potencjalnych oferentów oraz umieszczone na
stronie: www.lsr.losice.pl
III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest usługa organizacji wycieczki dwudniowej na Mazury dla
uczestników projektu „KIS – wyjście na prostą” współfinansowanego ze środków
Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki,
Priorytet VII Działanie 7.2 „Przeciwdziałanie wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii
społecznej”, Poddziałanie 7.2.1 „Aktywizacja zawodowa i społeczna osób zagrożonych
wykluczeniem społecznym.”, zgodnie z poniższymi założeniami.
Celem wycieczki jest pokazanie uczestnikom projektu jak można spędzać wolny czas oraz
zapewnienie integracji i wypoczynku dla uczestników projektu.
ZAŁOŻENIA ORGANIZACYJNE:
Wykonawca zapewnia:
Termin
Czas trwania
czerwiec 2013 r.
(Wykonawca ma prawo żądać zmiany dokładnej daty określonej w
ofercie, jeżeli podany termin będzie kolidował z innymi zajęciami
prowadzonymi w ramach projektu)
2 dni
Projekt ”KIS – Wyjście na prostą” realizowany na podstawie umowy
z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych, pełniącą rolę Instytucji Pośredniczącej II stopnia
w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet VII
Działanie 7.2 „Przeciwdziałanie wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Miejscowość/miejsce
Program
Uczestnicy
Wyżywienie
Mazury
- propozycję programu szczegółowego przedstawia biuro podróży
(Wykonawca),
- ze względu na sugestię uczestników, żeby wycieczka była
atrakcyjna, ale jednocześnie nie była męcząca, program nie
powinien być nastawiony na męczące i długotrwałe wycieczki
piesze
- atrakcyjność (z uwzględnieniem stopnia trudności/wpływu na
zmęczenie uczestników) programu będzie oceniana podczas
wyboru oferty
- 26 osób (w tym 24 uczestników projektu KIS – Wyjście na prostą
oraz 2 opiekunów-pracowników projektu)
- osoby pełnoletnie: 26 osób
1 dzień:
- śniadanie (kanapki na drogę, po 3 szt. dla uczestnika)
- obiad (w formie stołu szwedzkiego, do wyboru min. 2 zupy, 3
dania II w tym jedno lekkostrawne, napoje, kawa, herbata, deser,
owoce)
- kolacja integracyjna (lub ognisko lub grill) (w formie stołu
szwedzkiego, do wyboru min.5 potraw, napoje, kawa, herbata)
możliwość wspólnego spędzenia czasu (przy kolacji należy
zapewnić atrakcje, np. możliwość tańczenia przy magnetofonie lub
przy kapeli ludowej, karaoke, zoorganizowanie gier/zabaw lub inne
atrakcje)
2 dzień:
- śniadanie (w formie stołu szwedzkiego, do wyboru min. 4
potrawy, napoje, kawa, herbata)
- obiad (w formie stołu szwedzkiego, do wyboru min. 2 zupy, 3
dania II w tym jedno lekkostrawne, napoje, kawa, herbata, deser,
owoce)
- kolacja (w zależności od programu i godziny wyjazdu
dopuszczalna jest kolacja na miejscu lub kolacja po drodze)
Nocleg:
W przypadku wystąpienia wśród uczestników uczulenia na
produkty spożywcze lub stosowania diety (np. cukrzycowej)
konieczne będzie zapewnie dla tych osób posiłku dostosowanego
do ich potrzeb, o czym biuro podróży zostanie poinformowane
przed zorganizowaniem wycieczki.
- 1 nocleg
- Pokoje 2-4 osobowe, z łazienką
- pokoje z pościelą, ręcznikiem i mydłem dla każdego uczestnika
- kobiety i mężczyźni w oddzielnych pokojach (20 kobiet i 6
mężczyzn) (w przypadku rotacji uczestników, Wykonawca zostanie
Projekt ”KIS – Wyjście na prostą” realizowany na podstawie umowy
z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych, pełniącą rolę Instytucji Pośredniczącej II stopnia
w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet VII
Działanie 7.2 „Przeciwdziałanie wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Transport
poinformowany o zmianie)
- hotel ***
- miejsce noclegu: miejscowość na Mazurach, położona w pobliżu
zwiedzanych miejsc
Przejazd autokarem na trasie: miejsce zamieszkania uczestników
wycieczki powiat łosicki* – Mazury (miejsce zakwaterowania) –
miejsce zamieszkania uczestników wycieczki powiat łosicki* oraz
dowóz do miejsc prowadzenia zajęć/zwiedzanych miejsc i
miejscowości
* „miejsce zamieszkania uczestników powiat łosicki” obejmuje
poniższe miejscowości (w przypadku złożenia rezygnacji przed
któregoś z uczestnika projektu i przyjęcie w jego miejsce innej
osoby, Wykonawca zostanie poinformowany o zmianie wykazu
poniższych miejscowości i będzie go obowiązywał aktualny
wykaz):
Hruszew
Nowosielec
Hadynów
Olszanka
Falatycze
Rudka
Stara Kornica
Nowa Kornica
Terlików
Grzybów
Kisielew
Platerów
Hruszniew
Łosice
Informujemy, że w ramach realizowanego projektu, uczestnicy są
dowożeni na inne zajęcia do Łosic przez lokalnego przewoźnika,
który zna uczestników, ich miejsce zamieszkania i miejsce
wsiadania przez nich na przystankach w poszczególnych
miejscowościach. Jeżeli firma składająca ofertę, chce ułatwić
logistykę, może zwrócić się do tego lokalnego przewoźnika z
prośbą o dowiezienie uczestników do Łosic, gdzie przesiądą się do
autokaru Wykonawcy oraz o odwiezienie ich po powrocie do Łosic
(ewentualny dowóz do Łosic/ do miejsc zamieszkania uczestników
podlegałby wewnętrznemu rozliczeniu Wykonawcy i lokalnego
przewoźnika).
1 autokar, klimatyzowany, liczba miejsc dostosowana do liczy
Projekt ”KIS – Wyjście na prostą” realizowany na podstawie umowy
z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych, pełniącą rolę Instytucji Pośredniczącej II stopnia
w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet VII
Działanie 7.2 „Przeciwdziałanie wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
uczestników (min. jedno miejsce na jednego uczestnika), liczba
kierowców zgodna z obowiązującymi przepisami, autokar sprawny,
spełniający obowiązujące przepisy
Ponadto biuro podróży zapewnia:
- ubezpieczenie uczestników wycieczki (26 osób)
- opłaty za parkingi
- opiekę przewodnika turystycznego/pilota wycieczki
- bilety wstępu do zwiedzanych miejsc/obiektów dla wszystkich uczestników wycieczki
- posiadanie apteczki pierwszej pomocy
Pozostałe warunki realizacji zamówienia:
Przed podpisaniem umowy Wykonawca w terminie 3 dni od dnia pozyskania informacji o
wyborze najkorzystniejszej oferty, jest zobowiązany dostarczyć Zamawiającemu:
a) aktualny odpisu z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji
działalności gospodarczej, jeśli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia
do ewidencji działalności gospodarczej. Dokument może być złożony w formie oryginału lub
kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania
Wykonawcy, wskazaną w zaświadczeniu o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub
w odpisie z właściwego rejestru.
b) wpis do Rejestru Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych (kopia
poświadczona za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania
Wykonawcy)
c) kopie innych dokumentów wymaganych prawem.
Nie dostarczenie przez Wykonawcę w/w dokumentów, będzie skutkowało odstąpieniem przez
Zamawiającego od podpisania umowy.
Przed rozliczeniem finansowym przedmiotu zamówienia Zamawiający w formie protokołu
dokona odbioru zadania zleconego.
IV. WARUNKI WZIĘCIA UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
Warunkiem ubiegania się o ofertę jest:
1. Złożenie Formularza ofertowego, który jest załącznikiem do niniejszego zapytania.
2. Opracowanie i załączenie programu wycieczki
3. Zamawiający nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub
kapitałowo. Projekt ”KIS – Wyjście na prostą” realizowany na podstawie umowy z
Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych, pełniącą rolę Instytucji
Pośredniczącej II stopnia w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet VII
Działanie 7.2 „Przeciwdziałanie wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu
Społecznego
4. O realizację zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie biura podróży działające legalnie,
zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Projekt ”KIS – Wyjście na prostą” realizowany na podstawie umowy
z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych, pełniącą rolę Instytucji Pośredniczącej II stopnia
w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet VII
Działanie 7.2 „Przeciwdziałanie wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
V. KRYTERIA I SPOSÓB OCENY OFERTY
1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami i ich
wagami:
Lp. Nazwa kryterium Waga
1. Cena brutto 40 %
2. Atrakcyjność programu wycieczki (z uwzględnieniem stopnia trudności/wpływu na
zmęczenie uczestników) 40%
3. Doświadczenie przy realizacji podobnych wyjazdów 20%
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów
obliczonych w oparciu o ustalone kryteria. Jeżeli najkorzystniejsza oferta będzie opiewała na
cenę przewyższającą zaplanowane w budżecie na ten cel środki, firma, która uzyska
najwyższą ofertę zostanie zaproszona do negocjacji. W przypadku braku porozumienia
podczas jednorazowych negocjacji, do negocjacji zostanie zaproszona następna firma mająca
kolejną największą liczbę punktów.
VI. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY.
1. Oferta musi być przygotowana zgodnie z wymaganiami zapytania ofertowego.
2. Warunki formalne sporządzenia oferty, których niespełnienie może spowodować
odrzucenie oferty:
1) Oferta musi być przygotowana w języku polskim pisemnie na papierze i podpisana.
2) Każda poprawka w ofercie musi być parafowana.
3) Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, w której będzie zaoferowana jedna cena na
uczestnika oraz na całość zamówienia.
4) Oferta musi być złożona Zamawiającemu w zaklejonym lub zszytym nienaruszonym
opakowaniu opatrzonym:
a) Nazwą firmy Oferenta, dokładnym adresem wraz z numerem telefonu.
b) napisem: „Oferta na zorganizowanie wycieki dwudniowej na Mazury”
3. Wszelkie kserokopie dokumentów w ofercie mają być potwierdzone ZA ZGODNOŚĆ Z
ORYGINAŁEM przez Oferenta.
VII. ZAKRES WYKLUCZENIA
Zamawiający nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub
kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania
między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu
Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z
przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą,
polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta,
pełnomocnika;
Projekt ”KIS – Wyjście na prostą” realizowany na podstawie umowy
z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych, pełniącą rolę Instytucji Pośredniczącej II stopnia
w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet VII
Działanie 7.2 „Przeciwdziałanie wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w
linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w
stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
VIII. WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z
OFERENTAMI.
Osobą uprawnioną przez Zamawiającego do porozumiewania się z Oferentami jest
Koordynator projektu Pani Elżbieta Roszczak, tel. 693 570 205 lub Pani Joanna Kamińska
885 766 377 (Joanna Kamińska w godz. 15.30-20.00) .
Biuro projektu: Łosice, ul. Rynek 12
IX. MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERT
1. Ofertę należy złożyć do dnia 06.06.2013r. do godz. 10.00 w siedzibie Łosickiego
Stowarzyszenia Rozwoju - EQUUS ul. Piłsudskiego 6/10, 08-200 Łosice.
2. Oferty dostarczone po tym terminie nie będą rozpatrywane.
X. WYBÓR OFERTY
1. O wyborze oferty Zamawiający powiadomi Oferentów, którzy ubiegali się o zamówienie.
2. Niniejsze zapytanie ma formę porównania ofert. Nie stanowi zapytania ofertowego w
rozumieniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych i nie daje żadnemu z oferentów prawa
roszczenia udzielenia zamówienia.
Elżbieta Roszczak
Koordynator Projektu
Projekt ”KIS – Wyjście na prostą” realizowany na podstawie umowy
z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych, pełniącą rolę Instytucji Pośredniczącej II stopnia
w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet VII
Działanie 7.2 „Przeciwdziałanie wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej”