Znak sprawy: DZ 281-9 /08

Znak sprawy: DZ-2710-66/14
ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY
Postępowanie powadzone na podstawie zapisów art. 5a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (j.t.: Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.)
Instytut Nafty i Gazu - Państwowy Instytut Badawczy w Krakowie, przy ul. Lubicz 25 A,
tel: 12/421-00-33, fax: 12/430 38 85, http://www.inig.pl , e-mail [email protected],
zwany dalej Zamawiającym, zaprasza do złożenia oferty
na usługę restauracyjną dla uczestników spotkania jubileuszowego
organizowanego w Krakowie
przez Instytut Nafty i Gazu - Państwowy Instytut Badawczy
w dniu 08 stycznia 2015r.
DANE DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA:
Oznaczenie wg Wspólnego Słownika Zamówień:
kod CPV 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
1. Opis przedmiotu zamówienia – warunki i wymagania
Przedmiotem zamówienia jest:
a.
Usługa restauracyjna polegająca na udostępnieniu lokalu oraz zapewnieniu poczęstunku dla
uczestników spotkania jubileuszowego organizowanego przez Instytut Nafty i Gazu - Państwowy Instytut
Badawczy w Krakowie w dniu 08 stycznia 2015r. dla ok. 500 osób (Zamawiający szacuje, że w spotkaniu
uczestniczyć będzie nie mniej niż 350 osób i nie więcej niż 500 osób).
Spotkanie i kolacja zasiadana (w ustawieniu bankietowym).
Kolacja w formie stołu szwedzkiego musi się składać z: bufetu ciepłego tj; dania głównego na gorąco
(danie mięsne, danie rybne, danie wegetariańskie) ok. godz. 18:00-24:00.
Po kolacji w formie szwedzkiego stołu:
bufet zimny (mięsa, wędliny, sery, sałatki, pieczywo, masło) i
bufet deserowy ciasta
napoje - bez ograniczeń: zimne (soki, woda mineralna) i gorące (kawa, herbata) oraz napoje alkoholowe
piwo, wino białe, czerwone, wódka.
1
Wykonawca zobligowany jest do przedstawienia w ofercie trzech propozycji menu do wyboru dla
Zamawiającego.
Proponowane menu winno odpowiadać charakterowi spotkania –uroczysta kolacja.
Zamawiający zgłosi Wykonawcy ilość osób i rodzaj wybranych zestawów do dnia uzgodnionego z
Wykonawcą.
Wykonawca może rozszerzyć proponowane menu o dodatkową propozycję w ramach oferowanej ceny.
Wymagany kompleksowy serwis gastronomiczny: niezbędna obsługa kelnerska i barmańska, dekoracja
stołów; nakrycie stołów; zastawa – nie dopuszcza się naczyń jednorazowego użytku.
Czas trwania spotkania w godz. 18:00-24:00. Dokładny czas podawania posiłków i inne ustalenia do
uzgodnienia z Zamawiającym po zawarciu umowy.
Zakładany maksymalny, koszt za w/w usługę restauracyjną na jedną osobę – 140,00 zł brutto.
b.
Wynajem sali restauracyjnej na wyłączność w godz. 18:00 do 24:00 w dniu 08.01.2015r.
Obiekt ma być ogrzewany i klimatyzowany. Sala musi pomieścić 500 osób siedzących przy stołach
(ustawienie stołów-bankiet). Nie dopuszcza się umieszczenia stolików w korytarzach, tarasach,
pomieszczeniach przylegających i innych.
Wykonawca musi zapewnić wydzielone miejsce do tańca, mogące pomieścić 300 osób jednocześnie oraz
wydzielone miejsce dla zespołu muzycznego – z możliwością podłączenia urządzeń elektrycznych do
prądu i z wydzielonym, niewielkim pomieszczeniem, stanowiącym zaplecze dla zespołu muzycznego
(zespół zapewnia Zamawiający we własnym zakresie).
Obiekt musi posiadać niezależne w pełni dostępne toalety oraz szatnię z obsługą (preferowane numerki
dla każdego z uczestników).
Obiekt musi być zlokalizowany nie dalej niż 3 km od Rynku Głównego (liczone jako odległość drogowa
dla pieszego - dojazd do Dworca Głównego bezpośr. linią MPK).
Zamawiający przed dokonaniem wyboru przeprowadzi wizję w zaproponowanym miejscu (lokalu).
2. Warunki wymagane od Wykonawców

Ofertę należy sporządzić na piśmie, w języku polskim, w formie zapewniającej pełną czytelność jej
treści. Oferta ma być podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz.

Jako opis obiektu lokalu/sali uznane będą prospekty, katalogi i inne materiały Wykonawcy, jeżeli
zostaną złożone wraz z ofertą.

Treść oferty musi odpowiadać treści i zaproszenia do złożenia oferty.

Do oferty należy załączyć proponowane menu - trzy propozycje.
2
3. Sposób sporządzenia oferty
Formularz ofertowy zawierający:
 nazwę i adres Wykonawcy,
 łączną cenę brutto za zrealizowanie całego przedmiotu zamówienia na podstawie załączonego
formularza - załącznik nr 1
- Cenę oferty należy podać w złotych polskich (PLN).
- Cena oferty musi być wyrażona w kwocie netto oraz brutto. Do porównania cen w ofertach przyjmuje
się cenę brutto.
- Cena oferty powinna uwzględniać również wszelkie inne, nie wymienione w formularzu, a konieczne
do poniesienia zdaniem Wykonawcy koszty, związane z realizacją opisanej w zaproszeniu usługi.
- Cenę oferty należy skalkulować i podać w ofercie stosownie do wymagań Zamawiającego.
Podana cena jest obowiązująca w całym okresie ważności umowy.
4. Kryteria oceny ofert
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium:
- cena ogółem brutto (cena oferty obejmująca całość wyspecyfikowanego przedmiotu zamówienia)
10%
Według kryterium cena oferty /z VAT/ łącznie
cena minimalna
Wc = --------------------------------------------------
10
cena przedstawiona w ofercie
- funkcjonalność i estetyka sali 40%
Oferta może uzyskać od każdego członka Komisji Przetargowej 40 punktów. Ocenę stanowić będzie
średnia punktów otrzymanych od Członków Komisji. Ocena zostanie dokonana na podstawie
przeprowadzonej wizji w zaoferowanym lokalu.
- proponowane menu 50%
Oferta może uzyskać od każdego członka Komisji Przetargowej 50 punktów. Ocenę stanowić będzie
średnia punktów otrzymanych od Członków Komisji.
Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która w sumie uzyska największą ilość punktów.
5. Wymagany termin realizacji zamówienia
08 stycznia 2015r. w godz. od 18.00-24.00.
6. Termin związania ofertą: 30 dni
Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
3
7. Miejsce oraz termin składania ofert
Ofertę należy złożyć w siedzibie Instytutu – Kraków, ul. Lubicz 25 A, sekretariat – pok.113, I piętro do
dnia 14 listopada 2014 r. do godz. 11.00 w zamkniętej kopercie opatrzonej: napisem „Oferta na usługę
restauracyjną dla uczestników spotkania jubileuszowego organizowanego w Krakowie przez Instytut Nafty
i Gazu- Państwowy Instytut Badawczy w dniu 08 stycznia 2015r.”

Jeżeli oferta wpłynie do Zamawiającego pocztą lub inną drogą (np. pocztą kurierską) – o terminie
złożenia oferty decyduje termin jej dostarczenia do siedziby Zamawiającego, a nie data stempla
pocztowego czy zlecenia dostarczenia pocztą kurierską.

Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca.
Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami:
Monika Stachnik
tel. (12) 617 76 42
Elżbieta Turek
tel. 12/ 617 76 50
Magdalena Szymanik
tel. 12/ 617 76 43
Tomasz Kusia
tel. 12/ 617 76 44
poniedziałek-piątek
w godz. 8:00-14:00
poniedziałek-piątek
w godz. 9:00-13:00
poniedziałek-piątek
w godz. 8:00-12:00
poniedziałek-piątek
w godz. 8:00-14:00
fax. 12/ 430 38 85
[email protected]
fax. 12/ 430 38 85
[email protected]
fax. 12/ 430 38 85
[email protected]
fax. 12/ 430 38 85
[email protected]
15. Warunki umowy, które zostaną wprowadzone do umowy
 Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę

Umowa zawarta zostanie z uwzględnieniem postanowień i wymagań wynikających z treści
niniejszego zaproszenia i złożonej oferty przez Wykonawcę. - wzór umowy stanowi załącznik nr 3.
8. Załączniki do Zaproszenia
Nr 1 Formularz ofertowy.
Nr 2 Wzór umowy
...........................................................................
zatwierdzam – podpis kierownika jednostki Zamawiającej
Kraków, dnia 6 listopada 2014r.
4
Załącznik nr 1
FORMULARZ OFERTOWY
.................................................................................................
.................................................................................................
................................................................................................
(nazwa i siedziba Wykonawcy, tel/fax)
składa ofertę
na usługę restauracyjną dla uczestników spotkania jubileuszowego organizowanego w Krakowie
przez Instytut Nafty i Gazu- Państwowy Instytut Badawczy w dniu 08 stycznia 2015r.
na następujących warunkach:
1.
Usługa restauracyjna polegająca na zapewnieniu poczęstunku dla uczestników spotkania
jubileuszowego
1.1. Cena brutto usługi restauracyjnej zgodnie z pkt 1a Zaproszenia za 1 osobę:
.............................. zł /słownie:.................................................................................................................
Zakładany maksymalny koszt na 1 osobę – 140,00 zł brutto.
1.2. Łączna cena brutto usługi restauracyjnej zgodnie z pkt 1a Zaproszenia za 350 osób:
.............................. zł /słownie:.................................................................................................................
2.
Rezerwacja i udostępnienie sali na 500 osób zgodnie z pkt. 1b Zaproszenia obejmująca również
wszystkie inne konieczne do poniesienia przez Zamawiającego koszty.
Cena brutto za wynajem sali w dniu 8 stycznia 2015r.:
............................ zł /słownie:..................................................................................................................
Łączna cena za zrealizowanie całego przedmiotu zamówienia
netto: ……………………………. + VAT
brutto: ………………………… zł/ słownie:………………...……………………………...............….
* należy zsumować punkt 1.2. i 2
Wymagane załączenie do oferty szczegółowej propozycji menu (3 warianty) jakie zawiera się w
powyższych cenach.
Miejsce realizacji: ………………………………………………………………………………………..
Zamawiający przez dokonaniem wyboru przeprowadzi wizję w zaproponowanym miejscu.
Wykonawca gwarantuje niezmienność cen przez cały okres obowiązywania umowy.
5
Liczba uczestników spotkania winna być podana przez Zamawiającego do dn. …………..
Rozliczenie z Wykonawcą za świadczone usługi odbędzie się na podstawie ostatecznej liczby
uczestników spotkania uzgodnionej przez Zamawiającego z Wykonawcą.
Osoba do kontaktu: ……………………………………………………
tel. …………………………….., fax/e-mail ……………………………………..
Załącznikami do niniejszego formularza ofertowego są:

3 propozycje menu
(pieczęć i podpis)
6
Załącznik nr 2
WZÓR UMOWY
zawarta w dniu .................... r. w Krakowie pomiędzy:
Instytutem Nafty i Gazu – Państwowym Instytutem Badawczym z siedzibą w Krakowie, ul. Lubicz 25
A, zarejestrowanym w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem KRS 0000075478, reprezentowanym
przez:
1. Dyrektora Instytutu prof. dr hab. inż. Marię Ciechanowską
2.
zwanym w dalszej części "Zamawiającym" z jednej Strony
oraz
Firmą .....................................,zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem KRS
....................................... reprezentowaną przez
1.................
zwana w dalszej części "Wykonawcą" z drugiej Strony
wyłonionym w postępowaniu o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty
30.000 euro. W niniejszym postępowaniu nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r.
Prawo zamówień publicznych (j.t.: Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.) – art. 4 pkt. 8.
zwani w dalszej części łącznie "Stronami"
Zamawiający zleca a Wykonawca przyjmuje do realizacji
§1
Wykonawca zobowiązuje się do:
realizacji usługi restauracyjnej dla uczestników spotkania jubileuszowego organizowanego w
Krakowie przez INIG-PIB w dniu 8.01.2015r.
na warunkach określonych w Zaproszeniu oraz w złożonej ofercie, stanowiącej załącznik do niniejszej
umowy.
§2
1. Zgodnie ze złożoną ofertą Zamawiający zapłaci za przedmiot umowy, cenę podaną w ofercie
Wykonawcy.
2. Cena, o której mowa w § 2 ust. 1 wynosi ......... PLN/1 osobę, (słownie: ..................................................)
i zawiera podatek VAT.
3. Strony umowy ustalają, że cena podana w § 2 ust.2 może ulec korekcie (zmianie) po wykonaniu
przedmiotu zamówienia na zasadach ustalonych w § 2 ust. 4.
4. Kwota do wypłaty zostanie ustalona na podstawie rozliczenia według ostatecznej liczby osób
uczestniczących w spotkaniu uzgodnionej przez Zamawiającego z Wykonawcą. Liczba uczestników
zostanie podana przez Zamawiającego do …………………….. r.
7
5. Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy przelewem na konto wskazane na fakturze w
terminie 14 dni licząc od dnia otrzymania przez Zamawiającego faktury VAT.
6. Zamawiający dopuszcza wypłatę zaliczki przed realizacją przedmiotu zamówienia, o którym mowa w
niniejszej umowie, w wysokości maksymalnie do 50% ceny.
§3
Wykonawca gwarantuje niezmienność cen przez cały okres Umowy.
§4
1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:
a) za odstąpienie od umowy w wysokości 10% ceny określonej w § 2 ust. 2;
b) za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy w wysokości 10% ceny określonej
w § 2 ust. 2;
c/ za niedotrzymanie przez Wykonawcę zobowiązań i niewłaściwe wykonanie obowiązków przedmiotu
umowy określonego w § 2 ust. 2 w wysokości 1% wartości umowy.
2. Zamawiający zapłaci Wykonawcy kary umowne z tytułu nieuzasadnionego odstąpienia od umowy w
wysokości 10% ceny określonej w § 2 ust. 2.
3. W przypadku naliczenia kar umownych określonych Zamawiający zastrzega sobie prawo ich potrącenia
z wynagrodzenia należnego Wykonawcy.
4. Strony mogą dochodzić na ogólnych zasadach odszkodowania przewyższającego kary.
§5
1. W razie powstania sporu na tle wykonania niniejszej umowy strony zobowiązują się do
wyczerpania drogi postępowania reklamacyjnego i polubownego załatwienia sporu.
2. Reklamację, wykonuje się poprzez skierowanie do drugiej strony konkretnego roszczenia na
piśmie.
3. W sprawach, których nie reguluje niniejsza umowa, będą miały zastosowanie odpowiednie
przepisy Kodeksu
4. Wykonawca nie może bez pisemnej zgody Zamawiającego przenosić na osoby trzecie praw i
obowiązków wynikających z niniejszej umowy.
5. Niniejszą umowę wraz z załącznikiem sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach: po
jednym egzemplarzu dla Wykonawcy i dla Zamawiającego.
WYKONAWCA:
ZAMAWIAJĄCY:
8