Lublin - Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w Lublinie

Lublin, 31 grudnia 2014 r.
KA-I.1711.37.2014.JS
Pani
Agnieszka Zadura
Dyrektor
Muzeum Nadwiślańskiego
w Kazimierzu Dolnym
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie uchwały Nr CCXVII/4005/2013 Zarządu Województwa Lubelskiego
z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie przyjęcia Planu kontroli wojewódzkich samorządowych
jednostek organizacyjnych Województwa Lubelskiego na rok 2014, zmienionej uchwałami
Zarządu Województwa Lubelskiego Nr CCXXXI/4661/2014 z dnia 25 lutego 2014 r.,
Nr CCL/5205/2014 z dnia 10 czerwca 2014 r., oraz Nr CCLVIII/5357/2014 z dnia 15 lipca
2014 r. przeprowadzona została kontrola sprawdzająca po kontroli finansowej w Muzeum
Nadwiślańskim w Kazimierzu Dolnym.
Kontrolę przeprowadzili w okresie od 6 października do 24 października 2014 r., Artur
Jaśkowski oraz Jerzy Ciucias – główni specjaliści w Departamencie Kontroli i Audytu
Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego - na podstawie
upoważnienia Nr 81/2014 z dnia 30 września 2014 r. podpisanego przez Dyrektora
Departamentu Kontroli i Audytu Wewnętrznego.
Zakresem kontroli objęto sprawdzenie realizacji zaleceń pokontrolnych po kontroli
finansowej zawartych w wystąpieniu pokontrolnym, znak: KA-I.1711.60.2013.EWP z dnia
25 września 2013 r.
W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne Dyrektor Muzeum, pismem z dnia 7 stycznia
2014 r. (znak: MNK-III- 0910/1/20/2014), poinformowała Zarząd Województwa Lubelskiego
o sposobach realizacji poszczególnych zaleceń pokontrolnych.
Przeprowadzona kontrola sprawdzająca w Muzeum Nadwiślańskim w Kazimierzu
Dolnym wykazała, że z 8 zaleceń pokontrolnych zrealizowano 2 zalecenia, 2 zalecenia
zrealizowano częściowo, 4 zaleceń nie zrealizowano.
Zalecenie Nr 1
Przestrzegać zapisów ustalonych w „Instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego
zarachowania” w zakresie kontroli druków biletów/karnetów wstępu do Muzeum.
Inwentaryzację druków przeprowadzać zgodnie z zapisami zawartymi w ww. Instrukcji,
tak, aby na podstawie danych z inwentaryzacji oraz księgi druków ścisłego
zarachowania było możliwe ustalenie faktycznej liczby sprzedanych w danym roku
poszczególnych rodzajów biletów/karnetów wstępu.
Szczegółowej kontroli poddano inwentaryzację biletów i karnetów w dwóch oddziałach:
Muzeum Czartoryskich w Puławach i Muzeum Przyrodnicze (konto 700-1-1).
W dniu 2 stycznia 2014 r. komisja inwentaryzacyjna powołana zarządzeniem Nr 17/2013
Dyrektora Muzeum z dnia 11.10.2013 r. w sprawie harmonogramu inwentaryzacji składników
majątkowych oraz powołanych zespołów spisowych, przeprowadziła inwentaryzację w kasie
Muzeum Nadwiślańskiego – Oddział Muzeum Przyrodniczego (w tym biletów wstępu
do muzeum wg stanu na dzień 31 grudnia 2013 r.) oraz w kasie Muzeum Nadwiślańskiego Oddział Muzeum Czartoryskich w Puławach sporządzając z przeprowadzonych czynności
protokół. Z protokołu wynika, że inwentaryzację przeprowadzono w obecności osób
materialnie odpowiedzialnych.
Komisja inwentaryzacyjna z przeprowadzonego spisu z natury nie sporządziła arkuszy
inwentaryzacyjnych sprzedanych biletów i karnetów zgodnie z obowiązującą „Instrukcją
ewidencji i kontroli druków ścisłego.
Podczas kontroli ustalono, że komisja inwentaryzacyjna sporządzała inną dokumentację,
tj. protokoły z inwentaryzacji poszczególnych kas. W sporządzanych protokołach
nie podawała numerów biletów i karnetów znajdujących się w kasie na dzień inwentaryzacji
oraz nie wymieniała ich liczby a także nie sporządzała wyceny. W protokołach podawano
jedynie „numery ostatnio sprzedanych” biletów i karnetów oraz stan kasy w PLN.
Główna księgowa przedstawiła sześciostronicowy „Wykaz biletów znajdujących się
w oddziałach Muzeum Nadwiślańskiego” w którym wymieniono numerację biletów
znajdujących się we wszystkich oddziałach na dzień 2 stycznia 2014 r. Załącznik został
podpisany tylko przez przewodniczącą zespołu spisowego, brakowało podpisów pozostałych
członków zespołu spisowego, a także podpisów osób materialnie odpowiedzialnych.
Z § 5 „Instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania” wynika, że komisja
inwentaryzacyjna miała obowiązek sporządzić arkusze inwentaryzacyjne, a w w/w arkuszach
należało podać rodzaje, serie, i numery druków (biletów) oraz wymienić ich liczbę.
W/w instrukcja w powyższym zakresie jest także niezgodna z art. 26 ust 1 pkt 1 ustawy z
dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.), gdyż nie
przewiduje wyceny spisywanych artykułów.
Należy więc stwierdzić, że w jednostce nadal nie przestrzega się przepisów
zawartych w „Instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania”.
Zalecenie pokontrolne nie zostało zrealizowane.
Zalecenie Nr 2
Uregulować w formie dokumentu wewnętrznego sposób potwierdzania wykonania
świadczonej usługi noclegowej w pokojach gościnnych i jej rozliczania. Pobyt każdej
osoby potwierdzać stosownym dokumentem, ze wskazaniem zajmowanego pokoju.
W Muzeum obowiązuje zarządzenie Nr 21/2014 z dnia 1 października 2014 r.
Dyrektora Muzeum w sprawie nadania Regulaminu korzystania z pokoi gościnnych
Wystąpienie pokontrolne po kontroli sprawdzającej w Muzeum Nadwiślańskim w Kazimierzu Dolnym
KA-I.1711.37.2014.JS
Strona 2/7
w Oddziale Dom Marii i Jerzego Kuncewiczów. Zarządzenie to dotyczy tylko udostępniania
pokoi gościnnych będących w dyspozycji Muzeum Nadwiślańskiego Oddział Marii i Jerzego
Kuncewiczów a nie całego Muzeum. Muzeum do dnia dzisiejszego nie opracowało
jednolitego regulaminu udostępniania wszystkich pokoi dostępnych w Muzeum.
Kontrolującym przedstawiono książkę zameldowań założoną w dniu 21.06.2013 r.
z Muzeum Nadwiślańskiego – Oddziału Dom Marii i Jerzego Kuncewiczów. Książka zawiera
następujące rubryki: liczbę porządkową, nazwisko i imię (imiona), imiona rodziców, data
i miejsce urodzenia, data przybycia, zamierzony czas pobytu (czasowego), adres miejsca
pobytu stałego, oznaczenie dokumentu stwierdzającego tożsamość, numer pokoju, w domu
lokalu, podpis osoby przyjmującej zgłoszenie, uwagi. Kontrolujący stwierdzili, że w książce
zameldowań prowadzonej przez Muzeum Nadwiślańskie Oddział Dom Marii i Jerzego
Kuncewiczów pobyt każdej osoby potwierdzany jest wpisem ze wskazaniem zajmowanego
pokoju. Książka prowadzona jest w sposób czytelny i przejrzysty.
Zalecenie pokontrolne zostało zrealizowane częściowo.
Zalecenie Nr 3
Należności Muzeum dochodzić w terminach wynikających z zawartych umów.
W przypadku nieterminowych płatności naliczać odsetki za zwłokę, mając
na względzie, że niedochodzenie należności jednostki stanowi naruszenie dyscypliny
finansów publicznych.
Kontrolujący sprawdzili realizację zalecenia biorąc pod uwagę pierwsze półroczne
2014 r. W tym okresie jak wynika z dziennika korespondencji - rejestr umów, Muzeum
zawarło 4 umowy najmu. W przypadku umowy najmu MNK.MZJ.-2015/2/139/2014 z dnia
9 czerwca 2014 r. (pozycja nr 139 w rejestrze) pomiędzy Muzeum Nadwiślańskim
w Kazimierzu Dolnym a Panią A.D. reprezentowaną przez Pana A.S. (Najemca) należność
wobec Muzeum wpłynęła po umownym siedmiodniowym terminie płatności. Muzeum
naliczyło należne odsetki w kwocie 2,45 zł. Odsetki zostały uregulowane w dniu 8
października 2014 r.
Z realizacją tej umowy wiąże się ponadto następujące ustalenie:
Fakturę za wynajęcie elementów konstrukcji zadaszenia sceny zwanych
„kratownicami” wystawił oddział, który nie jest do tego uprawniony. Faktura VAT została
wystawiona przez Muzeum Zamek w Janowcu - Oddział Muzeum Nadwiślańskiego zamiast
przez Muzeum Nadwiślańskie w Kazimierzu Dolnym (pieczęć na fakturze niezgodna
z nazewnictwem Muzeum ze statutu). Fakturę podpisała pani M. B. – zatrudniona na
stanowisku kwalifikowany opiekun ekspozycji – kasjer, do czego nie była upoważniona.
Zakres czynności Pani B. podpisany dnia 11.04.2014 r. w zakresie obowiązków w pkt 4
stanowi, że do jej obowiązków należy tylko „wystawianie faktur za wstęp do muzeum,
wynajem placu i pokoi gościnnych”. Pomimo że umowa została zawarta z Muzeum
Nadwiślańskim w Kazimierzu Dolnym, Oddział Muzeum Zamek w Janowcu wystawiając
fakturę VAT posłużył się numerem NIP Muzeum Nadwiślańskiego, tj. 716-22-70-928.
Wystąpienie pokontrolne po kontroli sprawdzającej w Muzeum Nadwiślańskim w Kazimierzu Dolnym
KA-I.1711.37.2014.JS
Strona 3/7
W przypadku umowy dzierżawy nieruchomości zawartej w dniu 11.06.2014 r.
(pozycja nr 142 w rejestrze) pomiędzy Muzeum Nadwiślańskim w Kazimierzu Dolnym
(Wydzierżawiający) a firmą Klavo Sp. z o.o. zarejestrowaną w KRS pod numerem
0000502396 stwierdzono, że należności z faktur VAT nr 107/AD/2014 z dnia 01.07.2014 r.
(kwota 1978,66 zł brutto), nr 108/AD/2014 z dnia 01.07.2014 r. (kwota 3124,20 zł brutto ) i nr
129/AD/2014 z dnia 04.08.2014 r. (3124,20 zł brutto) wpłynęły po umownym terminie.
Od w/w kwot Muzeum naliczono odsetki za nieterminową wpłatę w łącznej wysokości 47,22
zł. Pismem znak: MNK-II-31/3117/941/2014 z dnia 01.10.2014 r. (data wysłania 06.10.2014
r.) Muzeum Nadwiślańskie w Kazimierzu Dolnym wezwało firmę Klavo Sp. z o.o. do zapłaty
odsetek w/w kwocie w terminie 7 dni od daty otrzymania wezwania. Do dnia zakończenia
kontroli kwota naliczonych odsetek nie wpłynęła do Muzeum.
Z realizacją tej umowy wiąże się ponadto następujące ustalenie:
Stwierdzono, że w umowie z firmą Klavo Sp. z o.o. Muzeum oświadczyło,
że w imieniu właściciela – Samorządu Województwa Lubelskiego zarządza Zamkiem
w Janowcu nad Wisłą, który stanowi Oddział Wydzierżawiającego. Jak wynika z decyzji
Wojewody Lubelskiego znak: RR.GN.GT.7720/75/02 z dnia 15.07.2002 r. na mocy art. 202
ust.1 i ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami Wojewoda Lubelski stwierdził nabycie
z mocy prawa z dniem 22 kwietnia 1992 roku przez Muzeum Nadwiślańskie w Kazimierzu
Dolnym prawa użytkowania wieczystego gruntu stanowiącego własność Skarbu Państwa
położonego we wsi Oblasy objętego księgą wieczystą KW Nr 11195, prowadzoną przez Sąd
Rejonowy w Puławach Wydział Ksiąg Wieczystych oznaczonego w ewidencji gruntu jako
działka nr 865/1 o obszarze 14,43 ha, działka nr 1117 o obszarze 2,11 ha o łącznej
powierzchni 16,54 ha. Natomiast z decyzji Wojewody Lubelskiego znak: RR.GN.GT.77233/118i/02 z dnia 13.11.2002 r. wynika, że z dniem 1 stycznia 1999 r. mienie Skarbu Państwa
będącego we władaniu Muzeum Nadwiślańskiego w Kazimierzu Dolnym stało się z mocy
prawa mieniem Województwa Lubelskiego. W skład przekazanego mienia wchodzi: prawo
własności nieruchomości gruntowej położonej we wsi Oblasy gmina Janowiec pozostającej
w użytkowaniu wieczystym Muzeum Nadwiślańskiego w Kazimierzu Dolnym.
Zalecenie pokontrolne zostało zrealizowane.
Zalecenie Nr 4
Zobowiązania jednostki regulować w terminie. Z uwagi na fakt, że odsetki
od zobowiązań za wykonane usługi kontrahent może naliczyć w okresie trzech lat
od ich powstania, w przypadku płatności po terminie każdorazowo uzyskiwać
od kontrahenta pisemną zgodę o nie naliczanie odsetek za zwłokę.
Ustalono, że:
1) 4 faktury VAT wystawione przez firmę MACROLOGIC S.A. ul. Kłopotowskiego 22,
03717 Warszawa były płacone po terminie. Firma MAGROLOGIC S.A. nie naliczyła
ustawowych odsetek od przeterminowanych zobowiązań. Muzeum nie zwróciło się
do w/w firmy o pisemną zgodę na nienaliczanie odsetek za zwłokę zgodnie
z zaleceniem pokontrolnym;
Wystąpienie pokontrolne po kontroli sprawdzającej w Muzeum Nadwiślańskim w Kazimierzu Dolnym
KA-I.1711.37.2014.JS
Strona 4/7
2) na 11 rachunków do umowy o dzieło w 5 przypadkach Muzeum nie wystąpiło
do wykonawcy z prośbą o przesunięcie terminu płatności i o niewnoszenie o wypłatę
odsetek za nieterminową zapłatę ani nie uzyskało zgody na przesunięcie terminu
płatności i zapewnienia, że wykonawcy nie będą dochodzić odsetek wynikających
z jego przesunięcia;
3) na 5 faktur VAT za wynajem działki o nr ewidencyjnym 315 w 3 przypadkach
płatność nastąpiła po umownym między stronami terminie. Muzeum wystąpiło
do wynajmującego z prośbą o wyrażenie zgody na przesunięcie terminu płatności.
Muzeum w tych 3 przypadkach taką zgodę uzyskało od wynajmującego.
Zalecenie pokontrolne nie zostało zrealizowane.
Zalecenie Nr 5
Postanowienia § 9 ust. 1, § 11 ust. 2 lit. c oraz § 12 ust. 3 Regulaminu Zakładowego
Funduszu Świadczeń Socjalnych dostosować do przepisów zawartych w art. 2 pkt 5
i art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
W kontrolowanym okresie obowiązywał Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń
Socjalnych Muzeum, stanowiący załącznik nr 14 do zarządzenia Dyrektora z dnia
24 kwietnia 2009 r.
Kontrolującym nie przedstawiono regulaminu zakładowego funduszu świadczeń
socjalnych, w którym na podstawie nowego Zarządzenia Dyrektora dokonano zmian w § 9
ust. 1, § 11 ust. 2 lit. c oraz § 12 ust. 3 w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń
Socjalnych, zgodnie z zaleceniem pokontrolnym.
Zalecenie pokontrolne nie zostało zrealizowane.
Zalecenie Nr 6
Wysokość dopłat z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych uzależniać
wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do
korzystania z Funduszu.
Kontrolujący w próbie losowej wybrali pozycję z funduszu „Paczki noworoczne dla dzieci rok 2013 r.”.
W 2013 roku Muzeum przygotowało paczki noworoczne dla 26 dzieci 18 pracowników.
Wszystkie dzieci były w wieku do lat 13. Dofinansowanie paczki na jedno dziecko
pracownika w roku 2013 r. było zróżnicowane i wyniosło:
- dochód na jednego członka rodziny w grupie I – paczka w kwocie 58,50 zł,
- dochód na jednego członka rodziny w grupie II – paczka w kwocie 57,50 zł ,
- dochód na jednego członka rodziny w grupie III – paczka w kwocie 56,00 zł.
Ustalono jednocześnie, na podstawie oświadczeń o dochodach za ostatni okres
ostatniego roku kalendarzowego, listy pracowników Muzeum Nadwiślańskiego uprawnionych
do otrzymania paczek noworocznych – dofinansowanie z ZFŚS, wydruku wypłat oraz
zestawienia z działu księgowości, że na 18 pracowników 2 pracownikom wypłacono
zawyżoną kwotę dofinansowania a 1 pracownikowi zaniżoną kwotę.
Wystąpienie pokontrolne po kontroli sprawdzającej w Muzeum Nadwiślańskim w Kazimierzu Dolnym
KA-I.1711.37.2014.JS
Strona 5/7
Zalecenie zostało zrealizowane
Zalecenie Nr 7
Środki ZFŚS wydatkować zgodnie z planem.
Dla celów sprawdzenia prawidłowości wydatkowania przez Muzeum środków z ZFŚS
kontroli poddano wydatki z Funduszu przeznaczone na pożyczki mieszkaniowe i zapomogi.
W planie na 2014 r. na pożyczki przeznaczono kwotę 20 000,00 zł. Cała zaplanowana kwota
do czasu przeprowadzenia kontroli została wydatkowana zgodnie z planem.
W okresie od 01.01.2014 r. do 30.06.2014 r. Muzeum udzieliło 7 osobom – czterem
pracownikom i trzem emerytom - zapomóg bezzwrotnych na łączną kwotę 4200,00 zł, tj.
wysokość udzielonych zapomóg wahała się od 200,00 zł do 1 500,00 zł. Wszystkie osoby,
które wystąpiły z wnioskami o przyznanie zapomogi otrzymały taką pomoc. W planie na rok
2014 r. na zapomogi przeznaczono kwotę 6500,00 zł. Środki wydatkowane są zgodnie
z planem ZFŚS.
Ponadto stwierdzono że Plan rzeczowo-finansowy dochodów i wydatków z ZFSŚ
na 2014 rok został zatwierdzony przez Dyrektora Muzeum po terminie, gdyż został
on przedłożony do zatwierdzenia dopiero dnia 08.04.2014 r.. Zgodnie z § 5 pkt 3 regulaminu
Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Muzeum Nadwiślańskiego w Kazimierzu
Dolnym wprowadzonym zarządzeniem nr 14 Dyrektora Muzeum w dniu 24.04.2009 r.
„Zatwierdzenie planu następuje w terminie do 30 marca każdego roku”.
Zalecenie pokontrolne jest w trakcie realizacji.
Zalecenie Nr 8
Przekazywać do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie
sprawozdania kwartalne Rb-Z i Rb-N w terminie określonym w załączniku nr 8 do
rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów
publicznych w zakresie operacji finansowych, tj. po upływie okresu sprawozdawczego
nie później niż 14 dni.
Terminy przekazywania sprawozdań określono w załączniku nr 8 do rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów
publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43 poz. 247, z późn. zm.), tj. dla
sprawozdań RbZ i Rb-N za I, II i III kwartał - po upływie okresu sprawozdawczego nie
później niż 14 dni, a dla sprawozdań Rb-Z i Rb-N za IV kwartał nie później niż 37 dni.
Sprawozdania kwartalne Rb-Z i Rb-N za I, II kwartał 2014 r. r. Muzeum Nadwiślańskie
w Kazimierzu Dolnym przekazało do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego
w postaci papierowej i elektronicznie w dniu 15.04.2014 i 15.07.2014 r. tj. po terminie
określonym w załączniku nr 8 w/w rozporządzenia.
Sprawozdania za III kwartał przekazano do UMWL w formie dokumentu i elektronicznie
w dniu 16.10.2014 r. tj. po terminie określonym w załączniku nr 8 do w/w rozporządzenia.
Z wyjaśnień Głównej księgowej złożonych do protokołu kontroli wynika, że:
Wystąpienie pokontrolne po kontroli sprawdzającej w Muzeum Nadwiślańskim w Kazimierzu Dolnym
KA-I.1711.37.2014.JS
Strona 6/7
„Termin 14 dniowy nie pozwala na sporządzenie pełnego, zgodnego ze stanem
rzeczywistym sprawozdania, gdyż dokumenty dotyczące okresu za który jest ono
sporządzane spływają do muzeum do 20 dnia następnego miesiąca po zakończeniu
kwartału”.
„Do polityki rachunkowości sporządzony zostanie aneks zawierający zapis, że do
sprawozdań kwartalnych będą zaliczane te dokumenty, które wpłyną do muzeum do 10 dnia
miesiąca po zakończeniu kwartału. Pozostałe dokumenty będą ujmowane w kolejnym
kwartalnym okresie sprawozdawczym”.
Zalecenie pokontrolne nie zostało zrealizowane.
Przedstawiając powyższe poleca się:
1. Dostosować instrukcję dotyczącą ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania
do przepisów art. 26 ust.1 pkt 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330,
z późn. zm.) w zakresie wyceny spisywanych artykułów.
2. W zawieranych wszelkich umowach oraz używanych pieczęciach funkcjonujących
w Muzeum stosować w Muzeum jednolite nazewnictwo oddziałów zgodne ze
statutem Muzeum.
3. W zawieranych umowach najmu, dzierżawy itp. oświadczać właściwe władanie
nieruchomościami zgodnie z wydanymi decyzjami Wojewody.
4. Dofinansowanie do paczek noworocznych dla dzieci pracowników naliczać zgodnie
z przypisaną danemu pracownikowi grupą dochodów.
5. Zatwierdzać plan rzeczowo-finansowy dochodów i wydatków na dany rok zgodnie
z terminem wynikającym z § 5 pkt 3 regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń
Socjalnych Muzeum Nadwiślańskiego w Kazimierzu Dolnym
zarządzeniem nr 14 Dyrektora Muzeum w dniu 24 kwietnia 2009.
W
wprowadzonym
terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania niniejszego
wystąpienia
pokontrolnego, ma Pani Dyrektor prawo zgłosić do Marszałka Województwa Lubelskiego
umotywowane zastrzeżenia w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu.
Zarząd Województwa Lubelskiego oczekuje od Pani Dyrektor, w terminie
miesięcznym od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji
o podjętych działaniach na rzecz realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach
niepodjęcia takich działań.
z up. MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA
/-/ dr Krzysztof Grabczuk
Wicemarszałek
Wystąpienie pokontrolne po kontroli sprawdzającej w Muzeum Nadwiślańskim w Kazimierzu Dolnym
KA-I.1711.37.2014.JS
Strona 7/7