Zapytanie ofertowe

Sygnatura akt: CEZAMAT/PU/28/2014
Warszawa, dn. 25.09.2014 r.
Zapytanie ofertowe
I.
Nazwa i adres Zamawiającego:
CEZAMAT PW Sp. z o.o., ul. Polna 50, 00-644 Warszawa.
II.
Nazwa przedmiotu zamówienia:
Świadczenie usługi wypożyczenia mebli na konferencję organizowaną przez CEZAMAT PW
Sp. z o.o.
III.
Opis przedmiotu zamówienia:
1. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi wypożyczenia mebli na konferencję
organizowaną przez CEZAMAT PW Sp. z o.o.
2. Termin wydarzenia: 14 października 2014 r. od godz. 8.30, do ok. godz. 16.00.
3. Wykonawca ma obowiązek dostarczyć krzesła i stoły nie później na 1,5 godziny przed
planowaną godziną rozpoczęcia konferencji. Krzesła i stoły zostaną rozstawione nie później niż
na 20 minut przed planowaną godziną rozpoczęcia konferencji.
4. Liczba osób biorących udział w konferencji min. 200, maks. 250 osób.
5. W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zapewni:
1) 250 krzeseł w kolorze szarym lub granatowym – stelaż i obicie, do uzgodnienia
z Zamawiającym;
2) 5 foteli (jednoosobowych) – kolor do uzgodnienia z Zamawiającym;
3) 5 stołów w kolorze do uzgodnienia z Zamawiającym (trzy niskie, stojące w pobliżu foteli
podczas debat, dwa – recepcyjne);
6. Wszystkie meble muszą być rozstawione i przygotowane do użytku przed konferencją.
7. Wykonawca odpowiada przed Zamawiającym za jakość wypożyczonych mebli.
8. Wykonawca odpowiada przed Zamawiającym za porządek, estetykę i czystość pomieszczenia,
w którym zostaną rozstawione meble.
9. Wykonawca ponosi koszty dowozu, wyładunku, rozstawienia i uprzątnięcia wymaganych przez
Zamawiającego mebli.
10. Wykonawca po zakończeniu uroczystości doprowadzi miejsce świadczenia usługi do stanu
sprzed rozpoczęcia jej świadczenia (w szczególności odbierze meble oraz inne materiały
będące własnością Wykonawcy, wykorzystane w trakcie świadczenia usługi). Wykonawca
zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu uprzątnięte miejsce świadczenia usługi w dniu
świadczenia usługi (nie później niż do godz. 18.00).
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
11. Zamawiający, ze względu na specyfikę zamówienia, zastrzega sobie prawo do zmniejszenia lub
zwiększenia liczby zamawianych mebli, przy niezwiększonej wartości całego zamówienia,
jednak w przypadku zwiększenia liczba krzeseł nie przekroczy 10% zamówienia.
12. Zamawiający określi ostateczną liczbę uczestników konferencji nie później niż na 3 dni przed
planowanym terminem konferencji.
13. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu Centrum Zaawansowanych Materiałów
i Technologii, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.
IV.
Wymagania związane z wykonaniem:
W ramach realizacji przedmiotowego zamówienia do obowiązków Wykonawcy należało
będzie:
Sposób realizacji przedmiotowego zamówienia określają istotne postanowienia umowy, zawarte
w części V zapytania ofertowego.
V.
Istotne postanowienia umowy:
§1
Przedmiot umowy
1. Przedmiotem umowy jest świadczenie usługi wypożyczenia mebli na konferencję organizowaną przez
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
2. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy zgodnie z opisem przedmiotu
zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy.
3. Wykonawca oświadcza, że przed złożeniem oferty Zamawiającemu zapoznał się ze wszystkimi
warunkami, które są niezbędne do wykonania przez niego niniejszej umowy, bez konieczności
ponoszenia przez Zamawiającego jakichkolwiek dodatkowych kosztów.
§2
Termin i miejsce realizacji umowy
1. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać zamówienie w dniu 14 października 2014 r.
2. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotu zamówienia w Warszawie, w miejscu realizacji
konferencji (aktualnie Aula Wydziału Fizyki Politechniki Warszawskiej, przy ul. Koszykowej 75).
§3
Warunki i zasady realizacji przedmiotu umowy
1. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać przedmiot umowy z należytą starannością.
2. Wykonawca odpowiada przed Zamawiającym za jakość wypożyczonych mebli.
3. Wykonawca odpowiada przed Zamawiającym za porządek, estetykę i czystość pomieszczenia,
w którym zostaną rozstawione meble.
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
4. Po realizacji przedmiotu zamówienia Strony podpiszą protokół odbioru. Przedmiot umowy musi być
zgodny z charakterystyką zawartą w opisie przedmiotu zamówienia.
5. Wykonawca jest zobowiązany na żądanie Zamawiającego niezwłocznie udostępnić do wglądu
wszelkie informacje i dokumenty mające związek z realizacją umowy.
6. W każdym przypadku Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za tę część przedmiotu
zamówienia, którą powierza Podwykonawcom.
7. Zlecenie wykonania części zamówienia Podwykonawcy nie wpływa na zmianę treści zobowiązań
Wykonawcy wobec Zamawiającego za wykonanie tej części zamówienia. Wykonawca ponosi
odpowiedzialność za działania, zaniechania, uchybienia i zaniedbania Podwykonawcy i jego
pracowników, tak jakby to były działania, zaniechania, uchybienia i zaniedbania jego własne lub jego
własnych pracowników lub przedstawicieli.
8. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków
określonych umową, w tym również za szkody wyrządzone przez osoby przez niego oddelegowane
i osoby działające w imieniu lub na rzecz Wykonawcy.
§4
Wynagrodzenie i warunki płatności
1. Cena jednostkowa brutto za wypożyczenie jednego krzesła wynosi .......... zł (słownie: ........... złotych).
2. Cena brutto za wypożyczenie jednego fotela wynosi ……….. zł (słownie: ……………………… złotych).
3. Cena brutto za wypożyczenie jednego stołu wynosi ......... zł (słownie: .................................... złotych).
4. Wysokość wynagrodzenia za wykonanie usługi stanowi sumę iloczynu liczby osób uczestniczących
w uroczystości i ceny jednostkowej za wypożyczenie jednego krzesła, ceny brutto za wypożyczenie
pięciu foteli oraz ceny brutto za wypożyczenie pięciu stołów.
5. Całkowita wartość wynagrodzenia za wykonanie zamówienia nie może przekroczyć kwoty
brutto podanej w ofercie tj. ……………….. zł (słownie: ..................................................).
6. Po podpisaniu przez Strony protokołu odbioru, o którym mowa w § 3 ust. 4, bez zastrzeżeń,
Wykonawca wystawi fakturę VAT.
7. Wynagrodzenie za realizację przedmiotu umowy, zostanie zapłacone na podstawie prawidłowo
wystawionej i dostarczonej przez Wykonawcę faktury VAT, po prawidłowym zrealizowaniu przedmiotu
umowy, o którym mowa w § 1.
8. Faktura VAT za realizację przedmiotu umowy wystawiona będzie na adres: CEZAMAT PW Sp. z o.o.,
ul. Polna 50, 00-644 Warszawa, NIP: 701-034-61-75, REGON: 146180411, oraz dostarczona zostanie
na adres: CEZAMAT PW Sp. z o.o., ul. Polna 50, 00-644 Warszawa, pok. 503, 5 piętro.
9. Zamawiający zapłaci Wykonawcy należność, o której mowa w ust. 4 przelewem na rachunek bankowy
Wykonawcy wskazany na fakturze VAT. Za dzień zapłaty strony ustalają dzień, w którym Zamawiający
wydał swojemu bankowi polecenie przelewu należności na rachunek bankowy Wykonawcy.
10. Należność Wykonawcy z tytułu realizacji części przedmiotu niniejszej umowy będzie płatna w ciągu 14
dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT zgodnie z ust. 7 i 8.
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
11. Faktura VAT powinna zawierać dodatkowo:
1) nazwę przedmiotu zamówienia,
2) numer umowy,
3) informację: Projekt Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii,
4) numer konta Wykonawcy,
5) termin płatności zgodnie z postanowieniami ust. 10,
6) kod CPV: 39100000-3.
12. Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą będą dokonywane w złotych polskich.
13. Przy zleceniu Podwykonawcy wykonania części zamówienia, koszty usług zleconych pokrywa
Wykonawca.
§5
Nadzór nad prawidłowym wykonaniem umowy
1. Osobami odpowiedzialnymi za prawidłową realizację niniejszej umowy są:
1)
ze strony Wykonawcy będzie Pan(i) …..…………………………………………..
numer telefonu ………………………… adres e-mail …………………………………….;
2)
ze strony Zamawiającego będzie Pan(i) …………………………….…….……
numer telefonu ………………………. adres e-mail ………………………….……..……
2. Wymiana przez Strony bieżących informacji związanych z wykonaniem umowy może być dokonywana
w każdej powszechnie przyjętej formie, w szczególności za pośrednictwem faksu, poczty
elektronicznej oraz telefonicznie, poprzez bezpośredni kontakt w siedzibie Zamawiającego lub
Wykonawcy.
3. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2 nie stanowi zmiany umowy i wymaga jedynie
pisemnego oświadczenia złożonego drugiej stronie.
§6
Wypowiedzenie i odstąpienie od umowy
1. Zamawiający ma prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku
nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę, a w szczególności w razie 0,5-godzinnej zwłoki
w wykonywaniu przedmiotu umowy, wobec terminów określonych w umowie, w tym w załącznikach
do umowy, lub wyznaczonych przez Zamawiającego na jej podstawie lub w przypadku
niezrealizowania innych zobowiązań określonych w opisie przedmiotu zamówią, stanowiącym
załącznik nr 1 do umowy.
2. Zamawiający ma prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:
1) zajęcia majątku Wykonawcy w stopniu uniemożliwiającym mu wykonanie umowy;
2) nieprzystąpienia przez Wykonawcę do wykonania postanowień umowy;
3) nienależytego wykonania umowy.
3. Wykonawca ma obowiązek niezwłocznie, tj. w terminie 48 godzin, zawiadomić Zamawiającego
o zaistnieniu zdarzenia opisanego w ust. 2 pkt 1.
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
§7
Kary umowne
1. Wykonawca zobowiązany jest zapłacić Zamawiającemu kary umowne, o których mowa w pkt. 1)-3)
bez względu na to, czy szkoda faktycznie zaistniała:
1) w razie wypowiedzenia niniejszej umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie
Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 20%
wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 5 niniejszej umowy;
2) z tytułu zwłoki w wykonywaniu przez Wykonawcę przedmiotu niniejszej umowy, Wykonawca
zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 20% wynagrodzenia, o którym mowa
w § 4 ust. 5 niniejszej umowy, w stosunku do terminów określonych w niniejszej umowie
lub na jej podstawie;
3) w wysokości 15% wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 5 niniejszej umowy za każdy inny
przypadek niż określone w pkt. 1 i 2 przypadki niewykonania lub nienależytego wykonania
niniejszej umowy, w szczególności za dostarczenie krzeseł, foteli lub stołów niezgodnych
z opisem przedmiotu zamówienia lub dostarczonych w niewłaściwej liczbie, w niewłaściwej
formie.
2. Określone w ust. 1 kary umowne mogą być naliczane niezależnie od siebie. Zamawiający może
dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej.
3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Zamawiającego kar umownych z przysługującego
Wykonawcy wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 5 niniejszej umowy.
4. W przypadku naliczenia kar umownych, o których mowa w ust. 1, Zamawiający poinformuje
Wykonawcę za pośrednictwem faksu na nr ......................... potwierdzonego drogą pocztową,
o przyczynach naliczenia i wysokości kary umownej oraz obciąży Wykonawcę karą i potrąci ją
z wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 5 niniejszej umowy przy zapłacie faktury VAT wystawionej
zgodnie z § 4 niniejszej umowy, bądź w przypadku naliczenia kary umownej w sytuacji, gdy
Wykonawca nie jest jeszcze uprawniony do wystawienia faktury VAT – Wykonawca będzie
zobowiązany do zapłaty kary umownej na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez
Zamawiającego. W przypadku dokonania potrącenia, Wykonawcy zostanie doręczona nota
obciążeniowa wystawiona przez Zamawiającego. Jeżeli kwota kar umownych przewyższy należne
wynagrodzenie, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kwotę przewyższającą w terminie 7 dni
od otrzymania wezwania do zapłaty. Zamawiający poinformuje Wykonawcę na piśmie, o fakcie
pomniejszenia wynagrodzenia Wykonawcy, w związku z powstaniem obowiązku zapłaty kar
umownych.
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
§8
Postanowienia końcowe
1. W razie sporu związanego z realizacją niniejszej umowy, Strony będą dążyć do jego polubownego
rozstrzygnięcia, a w przypadku braku porozumienia Strony poddadzą spór pod rozstrzygnięcie sądu
powszechnego właściwego dla siedziby Zamawiającego.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową, zastosowanie mają w szczególności przepisy
ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.
3. Zmiana postanowień warunków umowy może nastąpić w następujących przypadkach:
1) w części dotyczącej sposobów realizacji poszczególnych czynności opisanych w umowie
w przypadku konieczności dostosowania tych zapisów do aktualnych standardów rynkowych lub
regulacyjnych wymaganych dla prawidłowego i akceptowalnego poziomu świadczonej dostawy;
2) w
zakresie
aktualizacji
danych
Wykonawcy
poprzez
zmianę
w
szczególności:
nazwy
przedsiębiorstwa, adresu siedziby, formy prawnej Wykonawcy;
3) w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa odnoszących się do niniejszego
zamówienia;
4) w zakresie terminu, w przypadku konieczności zmiany przez Zamawiającego terminu konferencji;
5) w zakresie terminu, w przypadku wystąpienia siły wyższej, przez co rozumie się katastrofalne
działania
przyrody (np.
niezwykłe
mrozy),
akty władzy ustawodawczej
i
wykonawczej
(np. wywłaszczenie) oraz niektóre zaburzenia życia zbiorowego (np. zamieszki uliczne)
z wyłączeniem protestów pracowniczych, powodującej konieczność zmiany pierwotnych warunków
realizacji
usługi
przewidzianej
w
opisie
przedmiotu
zamówienia,
gdy
realizacja
usługi
na dotychczasowych warunkach uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych
postanowień umowy, pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań;
6) w przypadku zaistnienia okoliczności, z przyczyn obiektywnych niezależnych od Stron
niniejszej umowy, powodujących konieczność zmiany pierwotnych warunków realizacji usługi
przewidzianej
w
załączniku
nr
1
do
niniejszej
umowy,
gdy dalsza
realizacja
usługi
na dotychczasowych warunkach uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych
warunków postanowień niniejszej umowy, pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań.
4. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Zamawiającego
i jeden dla Wykonawcy.
VI.
Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie się kierował kryterium:
1. Cena – 100%,
VII.
Ofertę należy złożyć w formie pisemnej pocztą elektroniczną na adres: [email protected],
w terminie do dnia 29 września 2014 r. do godziny 1100 na „Formularzu oferty”. W przypadku braku
możliwości realizacji zamówienia Zamawiający również zwraca się z prośbą o informację pocztą
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
elektroniczną. Decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego. Oferty przesłane po wyznaczonym
terminie nie będą rozpatrywane.
VIII.
Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami z ramienia Zamawiającego jest: Marika
Czarnecka, tel.: 22 234 7157, fax: 22 234 7153, e-mail: [email protected].
Mariusz Wielec
/-/
Prezes Zarządu
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
Jacek Kossut
/-/
Wiceprezes Zarządu ds.
Organizacji i Współpracy Zewnętrznej
CEZAMAT PW Sp. z o.o.