Załącznik Nr 1 do SOPZ zmieniony (26.11.2014 r.).

Załącznik Nr 1 do Zapytania Ofertowego
ZMIENIONY
Numer sprawy WO-ZP.2320.25.2014
ZAPYTANIE OFERTOWE
na usługę kompleksowej organizacji uroczystości wyróżnienia najaktywniejszych podkarpackich
beneficjentów PO KL w dniu 18 grudnia 2014 r.
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Zamówienie obejmuje kompleksową organizację Uroczystości wyróżnienia najaktywniejszych
podkarpackich Beneficjentów PO KL. Uroczystość jest organizowana w ramach działań
upowszechniających efekty realizacji projektów dofinansowanych ze środków Europejskiego
Funduszu
Społecznego
w
ramach
Programu
Operacyjnego
Kapitał
Ludzki
2007-2013.
Przedsięwzięcie niniejsze zainicjowane jest przez Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie i
zaplanowane na dzień 18 grudnia 2014 roku. Jego celem jest zaprezentowanie tych Beneficjentów z
woj. podkarpackiego, którzy zawarli największą ilość umów w ramach PO KL, a także przybliżenie
znaczenia realizacji tych umów w środowiskach lokalnych.
Usługa obejmuje:
I.
Organizację uroczystości pod kątem merytorycznym, w tym:
1. zaproszenie Beneficjentów i gości/uczestników Uroczystości; Wykonawca zobowiązany będzie
do przygotowania i rozesłania pocztą tradycyjną, listem priorytetowym 80 szt. zaproszeń wraz z
kopertami (okładka zaproszenia złożona wys. 10 cm, szer. 19,5 cm +/- 5 mm, okładka
zaproszenia po rozłożeniu wys. 10 cm, szer. 39 cm +/- 10 mm; papier o gramaturze 250 g/m2,
kolor papieru zostanie uzgodniony po zawarciu umowy) do wskazanych przez
Zamawiającego osób/instytucji, których treść (uwzględniająca 3 logotypy oraz informację o
współfinansowaniu
materiału
ze
środków
Unii
Europejskiej)
uzgodniona
zostanie
z
Zamawiającym bezpośrednio po zawarciu umowy i które przed wysłaniem przekazane zostaną do
Zamawiającego celem podpisania przez Dyrekcję;
2. wprowadzenie przez konferansjera (prowadzącego uroczystość) uczestników w tematykę PO KL
i organizowanych konkursów dot. wyłonienia potrzebnych w regionie projektów, zaprezentowanie
poszczególnych Beneficjentów i ich dokonań, podsumowanie znaczenia aktywności w zakresie
opracowywania i składania projektów rozwiązujących niektóre, istotne problemy społeczne i
___________________________________________________________________________________________
Strona 1 z 4
Zamówienie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
zawodowe mieszkańców Podkarpacia. Prowadzący uroczystość winien posiadać doświadczenie w
zakresie prowadzenia podobnych imprez oraz przygotować się z tematyki, której dotyczy zlecane
przedsięwzięcie. Kandydatury osób prowadzących (min. dwie) winny być przedstawione
Zamawiającemu wraz z opisem prowadzonych imprez i doświadczenia w tym zakresie
bezzwłocznie po zawarciu umowy. Zamawiający wybierze konferansjera, który poprowadzi
uroczystość. Niezbędne informacje dot. Beneficjentów, ich projektów, realizacji PO KL na
Podkarpaciu Zamawiający usługę dostarczy Wykonawcy bezpośrednio po zawarciu z Wykonawcą
umowy;
3. przygotowanie w formie dyplomów (wielkość - format A4, papier o gramaturze ok. 170-250
g/m2, kolor papieru zostanie uzgodniony po zawarciu umowy), w ilości 27 szt., podziękowania
za zaangażowanie w aplikowaniu o środki finansowe EFS dla zaproszonych Beneficjentów,
których treść (uwzględniająca 3 kolorowe logotypy oraz informację o współfinansowaniu
materiału ze środków Unii Europejskiej) uzgodniona zostanie z Zamawiającym bezpośrednio po
zawarciu z Wykonawcą umowy, dyplomy winny być przed rozdaniem przekazane do
Zamawiającego celem podpisania przez Dyrekcję; struktura i gramatura papieru musi zostać
uzgodniona z Zamawiajacym;
4.
zakupienie 11 szt. szklanych lub z pleksy statuetek na podstawce w kształcie konturów mapy
Podkarpacia (wys. statuetki bez podstawki min. 16,5 cm, szer. min. 14 cm, grubość do 1 cm;
wysokość podstawki ok. 3-4 cm, szer. ok. 11 cm, głębokość ok. 5,5 cm), na statuetce
zamieszczony zostanie tekst gratulacyjny – treść opracowana zostanie przez Zamawiającego i
przekazana Wykonawcy po zawarciu umowy. Na podstawce, z przodu statuetki winna zostać
zamieszczona informacja o współfinansowaniu materiału ze środków Unii Europejskiej wraz z 3
logotypami (stosowana informacja wraz z logotypami zostanie przekazana Wykonawcy po
podpisaniu umowy). Nadruk na statuetce i podstawce winien zostać wykonany grawerem.
Propozycje dot. ostatecznej wielkości statuetek Wykonawca winien przedstawić Zamawiającemu
do akceptacji bezpośrednio po zawarciu umowy.
II.
Organizację uroczystości pod kątem organizacyjnym, w tym:
Uroczystość będzie zorganizowana dla 80 osób w Rzeszowie, w odległości nie większej
niż 1,5 ( półtora ) kilometra od Dworców Głównych PKS i PKP.
Czas trwania Uroczystości: ok. 2-3 godziny zegarowe. Przewidywany czas rozpoczęcia Uroczystości
godz. 17:00, (kawa na przywitanie) winna być gotowa na godzinę 16:30.
1. zapewnienie klimatyzowanej sali/auli w hotelu lub centrum konferencyjno-hotelowym o
standardzie odpowiadającym co najmniej 3 gwiazdkom, posiadającym restaurację w tym samym
___________________________________________________________________________________________
Strona 2 z 4
Zamówienie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
budynku (bez konieczności przechodzenia uczestników do innego budynku) wraz z następującym
wyposażeniem:
a)
wielkość sali dostosowana do 80 uczestników Uroczystości,
b)
miejsca siedzące (ustawienie kinowe) dla 80 uczestników Uroczystości,
c)
nagłośnienie – 2 mikrofony bezprzewodowe dla prowadzących Uroczystość,
d)
projektor multimedialny,
e)
ekran (widoczność ekranu musi zostać zapewniona z każdego miejsca siedzącego
umieszczonego w sali),
f)
miejsce (stolik) na laptopa,
g)
okablowanie,
h)
scena/podest z mównicą,
i)
odpowiednie oświetlenie z możliwością zaciemnienia na potrzeby prezentacji
multimedialnej,
j)
zapewnienie miejsca przed salą/aulą na rejestrację uczestników Uroczystości (stół wraz z
miejscami siedzącymi dla 2 osób),
2. zapewnienie miejsca przed salą/aulą na rozmieszczenie materiałów informacyjno-promocyjnych
(stoliki lub stojaki),
3. zapewnienie szatni wraz z obsługą,
4. zapewnienie parkingu na minimum 30 samochodów,
5. zapewnienie profesjonalnego fotografa, który wykona zdjęcia podczas trwania Uroczystości;
zdjęcia winny zostać przekazane Zamawiającemu na płycie DVD w terminie do 2 dni roboczych
od dnia organizacji Uroczystości – min. 30 zdjęć,
6. sala winna być dostępna dla Zamawiającego w godzinach 16:00 – 20:30,
7. zapewnienie posiłku dla 80 uczestników Uroczystości:
a)
„kawa na przywitanie”:
gorąca kawa i herbata – mleko do kawy, cukier, cytryna (1 kawa oraz 1 herbata na
osobę),
soki w butelkach (minimum dwa rodzaje) – 0,3 lub 0,33 l/osobę,
woda mineralna (niegazowana i gazowana) w butelkach 0,5 l – 1 butelka/osobę,
3 rodzaje ciast: sernik, pychotka, ciasto biszkoptowe z owocami i galaretką – po 1
porcji z każdego rodzaju na osobę, (1 porcja minimum 150g +/- 20g),
Kawa winna być serwowana z ekspresu ciśnieniowego, Wykonawca zapewni osobę do
obsługi ekspresu.
b)
kolacja w formie stołu szwedzkiego (dania ciepłe podane w estetycznych
podgrzewaczach) w sali restauracyjnej (każda osoba musi mieć zapewnione miejsce
siedzące przy stole):
krem pieczarkowy, porcja 200 ml +/- 25 ml na osobę,
___________________________________________________________________________________________
Strona 3 z 4
Zamówienie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
pierś z kurczaka lub filet z indyka faszerowany serem Mozzarella oraz suszonymi
pomidorami (porcja minimum 150g +/- 10g – na osobę),
ryba (sola lub dorsz – do uzgodnienia z Zamawiającym) w sosie (porcja minimum
100g +/- 10g – na osobę),
opiekane ziemniaki lub frytki (porcja minimum 100g +/- 10g – na osobę),
ryż (porcja minimum 80g +/- 10g – na osobę),
bukiet warzyw gotowanych na parze (porcja minimum 100g +/- 10g – na osobę),
mix surówkowy: z białej kapusty, z marchwi z mandarynką, z ogórka kiszonego z
cebulką, z czerwonej kapusty, z selera, z pora z kukurydzą (porcja minimum 50g +/10g – na osobę),
2 rodzaje sosów (dipów), Wykonawca zaproponuje 4 rodzaje sosów, z czego
Zamawiający wybierze 2 rodzaje,
ciasto – dwa rodzaje (sernik i szarlotka) – po 1 porcji z każdego rodzaju na osobę,
(1 porcja minimum 150g +/- 20g),
napoje zimne (sok pomarańczowy, kompot, woda mineralna z cytryną lub z miętą)
ustawione w dzbankach na stołach – po 150 ml/osobę każdego rodzaju napoju,
gorąca kawa i herbata – mleko do kawy, cukier, cytryna (1 kawa oraz 1 herbata na
osobę),
8. zapewnienie obsługi sali restauracyjnej w trakcie trwania kolacji,
9. szczegóły odnośnie dań obiadowych zostaną uzgodnione po wyborze oferty,
10. serwis gastronomiczny (przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa – z wyłączeniem naczyń
jednorazowego użytku, serwowanie dań oraz sprzątanie),
11. zapewnienie sali (w niedużej odległości od sali, w której odbędzie się Uroczystość), w której
odbędzie się konferencja prasowa z udziałem gości i dziennikarzy (należy przewidzieć miejsce
dla około 50 osób), Wykonawca winien zapewnić projektor i ekran, laptop, 2 mikrofony
bezprzewodowe, stół prezydialny dla 5 osób i krzesełka oraz obsługę techniczną,
12. zapewnienie obsługi technicznej Uroczystości (przed rozpoczęciem Uroczystości oraz w trakcie
jej trwania musi być niezwłocznie dostępna na wezwanie przedstawiciela Zamawiającego osoba
odpowiedzialna za uruchomienie i działanie sprzętu zapewnionego przez Wykonawcę jak również
dostarczonego przez Zamawiającego, osoba ta będzie również czuwać nad poprawnym działaniem
sprzętu zapewnionego przez Wykonawcę, a w razie awarii usunie niezwłocznie powstałe usterki).
Z up. Dyrektora
Jerzy Cypryś
Wicedyrektor Wojewódzkiego Urzędu Pracy
___________________________________________________________________________________________
Strona 4 z 4
Zamówienie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego