Szczecin, dnia 28 lipca 2009 r. WK-0913

Szczecin, dnia 28 lipca 2009 r.
Prezes
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Szczecinie
WK-0913-911/21/D/2009
Szanowny Pan
Eugeniusz Jasiewicz
Burmistrz Wolina
Uprzejmie informuję Pana Burmistrza, że Regionalna Izba Obrachunkowa w
Szczecinie na podstawie art. 5 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o
regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn.
zm.) przeprowadziła w terminie od 06 kwietnia 2009 r. do 05 czerwca 2009 r.
kontrolę doraźną gospodarki finansowej Gminy Wolin za lata 2007 – 2008 w
zakresie wniesionym we wniosku Rady Miejskiej w Wolinie z dnia 16 marca
2009 roku.
Protokół kontroli został podpisany w dniu 05 czerwca 2009 r.
Przedmiotem kontroli były wydatki na:
-podróże służbowe pracowników za 2008 r.,
-zadania inwestycyjne zrealizowane w 2008 r., pn:
•„Modernizacja ul. Słowiańskiej w Wolinie wraz z jej odwodnieniem”,
•„Budowa dróg i ciągów pieszych w ulicy Krzywoustego i Wiejskiej w
Wolinie wraz z wykonaniem odwodnienia”,
•„Budowa sieci wodociągowej z Korzęcina do Korzęcin – Kolonia z rur
PE 0 50 i 63 i z Korzęcina do Jarzębowa z rur PE 125 i 160 wraz z
budową przyłączy do posesji”.
-eksploatację samochodów służbowych,
-usługi transportowe; wynajem samochodów na potrzeby Gminy w latach
2007-2008.
-umowy zlecenia dotyczące wykonywania prac urzędniczych,
-udzielanie zaliczek na wydatki do rozliczenia za 2008 r.,
-remonty świetlic środowiskowych,
-dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych w zakresie
dzierżawy gruntów przez Węglobud SA Przedsiębiorstwo Handlowe z
siedzibą w Szczecinie.
Z ustaleń zawartych w protokole kontroli wynika, że w okresie objętym
kontrolą miały miejsca następujące nieprawidłowości i uchybienia:
I.
W zakresie wydatków na podróże służbowe pracowników
1. W wyniku kontroli 669 wydanych poleceń wyjazdu służbowego w 2008 r.
na ogólną kwotę 52.182,03zł ustalono iż:
-w 5 przypadkach wyjazd służbowy pracownikom został zlecony przez
Kierownika referatu nie posiadającego upoważnienia do wystawiania
delegacji,
-w 1 przypadku brak było podpisu osoby zlecającej wyjazd służbowy –
w 30 przypadkach nie został określony przez pracodawcę środek
komunikacji,
-w 3 przypadkach nie określono celu podróży służbowej, czym
naruszono §2, §5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz
warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi
zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z
2002 r. Nr 236 poz.1990 ze zm.), oraz przepisy art. 775 §1 ustawy z dnia
26 czerwca 1974 roku Kodeks Pracy, (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94
ze zm.),
-na 307 poleceniach wyjazdu służbowego odbywanego samochodem nie
będącym własnością pracodawcy nie wpisano pojemności skokowej
silnika, od której zależne jest wyliczenia kosztów według stawek za 1
kilometr przebiegu pojazdu, czym naruszono §2 rozporządzenia
Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków
ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do
celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów
niebedących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271
ze zm.), za co odpowiedzialność ponosi główna księgowa, a z tytułu
nadzoru Burmistrz, str. 4 - 14 protokołu kontroli.
2. W procedurze rozliczania wyjazdów służbowych ustalono następujące
nieprawidłowości:
-w 39 przypadkach nie wpisano czasu trwania podróży służbowej, co
uniemożliwiło ustalenie prawidłowego obliczenia diety, czym naruszono
przepisy §3, §4 i §8a ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz
warunków
ustalania
należności
przysługujących
pracownikowi
zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej
z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236
poz.1990 ze zm.), za co odpowiedzialność ponosi Główny Księgowy, a z
tytułu nadzoru Skarbnik, str. 4 – 14 protokołu kontroli,
-w 4 przypadkach rozliczenie kosztów wyjazdu służbowego zostało
dokonane po przewidzianym przepisami 14 dniowym terminie, tj. od 5 do 14
dni,
-w 1 przypadku nie załączono biletów komunikacji publicznej
potwierdzających poniesione wydatki.
3. W 2008 r. z ustalonego ryczałtu za korzystanie z samochodów prywatnych
do celów służbowych, nie dokonano potrącenia ryczałtu z tytułu podróży
służbowej trwającej co najmniej 8 godzin, Burmistrzowi za 7 dni w kwocie
79,80zł i zastępcy Burmistrza za 6 dni w kwocie 68,40zł, łącznie 148,20zł,
czym naruszono §4 ust. 2 rozporządzenia ministra infrastruktury z dnia 25
marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania
zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych,
motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, za co
odpowiedzialność ponosi inspektor, a z tytułu nadzoru Skarbnik, str. 15 – 23
protokołu kontroli.
II.
W zakresie wydatków majątkowych na zadania inwestycyjne
1. W 2008 r. wydatki na realizację zadania inwestycyjnego pn. „Modernizacja i
odwodnienie ul. Słowiańskiej w Wolinie na odcinku od studni S-1 poprzez
studnię D-42 do D-46 i dalej do granicy działki nr 155/2 wraz z budową
zbiornika retencyjnego” zostały określone uchwałą budżetową w wysokości
857.955,00zł. W wyniku zlecenia robót dodatkowych nie przewidzianych w
kosztorysie ofertowym określonych w protokole konieczności z dnia
21.08.2008 r. Burmistrz wystąpił do Rady Miejskiej o zwiększenie środków
na finansowanie zadania o kwotę 47.731,36zł. Pomimo, że wniosek
Burmistrza z dnia 22.12.2008 r. w sprawie zwiększenia środków
finansowych nie został przez Radę Miejską uwzględniony, Burmistrz
zrealizował zadanie wraz z robotami dodatkowymi ponosząc koszty w
wysokości 943.701,06 zł przekraczając zaplanowane wydatki na realizację
zadania o kwotę 85.746,06 zł, czym naruszono przepisy art. 35 ust. 1 ustawy
z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr
249, poz. 2104), za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz, str. 25 – 26
protokołu kontroli.
2. W przeprowadzonym w 2008 r. postępowaniu o udzielenie zamówienia
publicznego na „Budowę kanalizacji deszczowej w ulicy Słowiańskiej w
Wolinie na odcinku od ul. Parkowej (studnia D-46 poprzez D-42 do S-1) i
od ulicy Jaracza (studnia D-10 do studni D-42) wraz z budową do rowu
retencyjnego” odpowiedzi i wyjaśnienia na zadane pytania w toku
postępowania, dotyczące Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia
oraz związane z tymi wyjaśnieniami zawiadomienie o przedłużeniu terminu
składania ofert wysłano do trzech zamiast do pięciu oferentów, którzy
pobrali SIWZ, co było niezgodne z przepisami art. 38 ust. 2, 4 i 7 ustawy
Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm)
oraz zapisami punktu 7 Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, za
co odpowiedzialność ponosi inspektor, a z tytułu nadzoru Burmistrz, str.
27 – 28 protokołu kontroli.
III.
W zakresie eksploatacji samochodów służbowych
1. Kierownik Gminnego Biura Administracyjnego Szkół, po zwiększeniu
wynagrodzenia kierowców samochodów służbowych, które stanowiło jeden
ze składników wyliczenia kosztów wynajmu samochodów nie wystąpił do
Burmistrza o dokonanie zmiany zarządzenia Nr 3/08 Burmistrza Wolina z
dnia 25 stycznia 2008 r. w sprawie zasad wynajmowania środków transportu
będących własnością gminy na potrzeby jednostek organizacyjnych gminy i
organizacji pozarządowych, w zakresie dotyczącym wynagrodzenia
kierowców, w wyniku czego za 2008 r. zostały zaniżone dochody budżetowe
z tytułu wynajmu samochodów służbowych organizacjom i instytucjom nie
będącym jednostkami organizacyjnymi gminy o kwotę 105,45zł, za co
odpowiedzialność ponosi Kierownik GBAS, a z tytułu nadzoru Burmistrz,
str. 2 załącznika nr 2 do protokołu kontroli.
IV.
W zakresie wydatków na usługi transportowe
1. Należność za fakturę nr 2/1/2008 z dnia 31.01.2008 r. za usługi transportowe
świadczone przez wykonawcę na rzecz Gminy została zawyżona o kwotę
359.95zł (tj. za 8 godzin pracy samochodu o ładowności 5 – 5,5 tony) w
wyniku ujęcia w dniu 10.01.2008 r. 2 kart drogowych w tych samych
godzinach pracy i za ten sam samochód z tym samym kierowcą, czym
naruszono przepisy art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o
rachunkowości (Dz. U. z 2002 r, Nr 76, poz. 694 ze zm.) za co
odpowiedzialność ponosi Kierownik Referatu Gospodarczego, a z tytułu
nadzoru Skarbnik, str. 70 – 71, 115 – 116 protokołu kontroli.
V.
W zakresie
urzędniczych
umów
zleceń
dotyczących
wykonywania
prac
1. Burmistrz powierzył w okresie od 01.04.2008 r. do 31.03.2009 r. (na kwotę
brutto 18.180,00 zł w 2008 r. i 6.060,00 zł w 2009 r.) pełnienie funkcji
Pełnomocnika ds. społecznych (objętej Regulaminem Organizacyjnym
Urzędu Miejskiego), na podstawie umowy zlecenia noszącej znamiona
umowy o pracę w zakresie: podporządkowania, nadzoru nad wykonywaniem
zadań, ciągłości i powtarzalności świadczenia pracy, co stanowi naruszenie
przepisów art. 22 §1, 1¹, 1² ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks
pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), za co odpowiedzialność
ponosi Burmistrz, str. 120 – 124 protokołu kontroli.
2. W 2008 r. osoba reprezentująca Gminę Wolin (Pełnomocnik ds.
społecznych) otrzymująca wynagrodzenie za powierzone zadania,
przeprowadzała zbiórki publiczne w Gminie Wolin tj. publiczne zbieranie
darów w naturze na z góry określony cel, tj. społeczno – opiekuńczy, bez
stosownej decyzji burmistrza, co stanowi naruszenie przepisów art.1 i art. 2
ustawy z dnia 15 marca 1933 roku o zbiórkach publicznych. Ponadto
zgodnie z art. 4 pozwolenie na zbiórkę publiczną może być udzielone
jedynie stowarzyszeniom i organizacjom posiadającym osobowość prawną.
W myśl art. 7 ust. 2 wymienionej ustawy osoby organizujące lub
przeprowadzające zbiórkę nie mogą za swe czynności otrzymać
wynagrodzenia. Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi
Burmistrz, str. 121 – 124 protokołu.
W celu realizacji, wyżej wykazanego, niezgodnego z prawem
przeprowadzania zbiórek publicznych gmina poniosła wydatki na
eksploatację samochodu służbowego Mercedes o numerze rejestracyjnym
ZKA A832 (przy ustalonej normie paliwa 10,39 l/100km oleju napędowego)
w dniach od 04.01.2008 do 22.12.2008 r.; łącznie 704 km przy zużyciu
71,78 litrów oleju napędowego przy uwzględnieniu ówczesnych cen paliwa
na ogólną wartość 273,28zł.
Ponadto zgodnie z wystawionymi fakturami przez wykonawcę usług
transportowych „Ciężarowe usługi transportowe Lech Czerec” z Kołczewa,
za transport do i ze Świnoujścia w celu zbierania i przewiezienia darów w
postaci mebli oraz odzieży samochodem ciężarowym o ładowności 5-5,5
tony, o numerze rejestracyjnym SCU 1064, przy stawce za 1 godzinę usługi
transportowej 45,00zł brutto Gmina poniosła koszty w łącznej wysokości
5.010,00zł za 111 godzin i 20 min usług transportowych, str. 70 – 114
protokołu kontroli.
3. W 2008 r. na miesięcznych rachunkach (na ogólną kwotę 18.180,00 zł)
wystawionych przez Pełnomocnika ds. społecznych za wykonanie zlecenia,
Kierownik Referatu Gospodarczego nie zamieścił, zgodnie z §4 umowy,
akceptacji i potwierdzenia wykonania czynności przez zleceniobiorcę, co
było niezgodne z § 2 pkt 10 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów w
Urzędzie Miasta Wolin stanowiącej załącznik nr 14 do Zarządzenia
Nr 149/2007 Burmistrza Wolina z dnia 31.12.2007 roku w sprawie polityki
rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi Kierownik Referatu
Gospodarczego, a z tytułu nadzoru Burmistrz, str. 124 protokołu.
VI. W zakresie udzielania zaliczek na wydatki do rozliczenia
1. Zaliczki na wydatki do rozliczenia, udzielone w 2008r. pracownikom zostały
rozliczone niezgodnie z uregulowaniami wewnętrznymi:
-w 13 przypadkach po określonym we wniosku terminie od 1 do 58 dni,
-z tego w 6 przypadkach zaliczki, pomimo zapisu o upoważnieniu do
potrącenia z najbliższego wynagrodzenia, nie zostały potrącone, co
stanowiło naruszenie §12 ust. 3 załącznika nr 14 do Zarządzenia
Nr 149/2007 Burmistrza Wolina z dnia 31 grudnia 2007 roku w sprawie
polityki rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi Główny Księgowy,
a z tytułu nadzoru Skarbnik, str. 125 – 128 protokołu kontroli.
2. W 2008 r. nieprawidłowo stosowano klasyfikację budżetową wydatków:
-w 6 przypadkach wydatki na zakup żywności zostały zaklasyfikowane w
§4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” zamiast w §4220 „Zakup środków
żywności” (łączna kwota wydatków 30313,61zł),
-w 3 przypadkach wydatki na zakup żywności zostały zaklasyfikowane w
dziale 921 „Kultura i ochrona dziedzictwa narodowego” w rozdziale 92195
„Pozostała działalność” zamiast w dziale 852 „Pomoc społeczna, rozdział
85395 „Pozostała działalność” (łączna kwota wydatków 14.809,74zł), czym
naruszono §1 ust. 1, 2, 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14
czerwca 2006 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów,
wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł
zagranicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 107, poz. 726), za co odpowiedzialność
ponosi Główny Księgowy, a z tytułu nadzoru Skarbnik, str. 125 – 130
protokołu kontroli.
3. Artykuły spożywcze zakupione przez Gminę dla osób ubogich na łączną
kwotę 22.798,61 zł oraz na dzień dziecka na kwotę 4.015,00 zł (poz. 6, 7,
21, 31 pobranych zaliczek oraz rozliczenie zaliczek, poz. 33 wykazu akt),
były wydawane przez Pełnomocnika ds. społecznych osobom fizycznym bez
przestrzegania wymogów określonych w ustawie z dnia 12 marca 2004 roku
o pomocy społecznej (Dz. U. Nr 64, poz. 593 z późn. zm.), za co
odpowiedzialność Burmistrz oraz Skarbnik, str. 125 – 128 protokołu
kontroli.
W pozostałych tematach, które były przedmiotem kontroli nie stwierdzono
nieprawidłowości.
W wyniku podjętych działań przez kierownictwo i pracowników Urzędu
Gminy część negatywnych ustaleń zawartych w protokole została
wyeliminowana, a w szczególności:
-dokonano wpłaty nienależnych środków finansowych z tytułu używania
pojazdów prywatnych do celów służbowych.
W celu usunięcia nieprawidłowości stwierdzonych w protokole kontroli
oraz usprawnienia pracy Urzędu niezbędne jest podjęcie następujących
działań:
I. W zakresie wydatków na podróże służbowe pracowników
1. Przestrzeganie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności
przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na
obszarze kraju w zakresie:
-podpisywania poleceń wyjazdu służbowego,
-dokumentowania kosztów wyjazdów służbowych,
-określania przez pracodawcę środka komunikacji,
-określania celu podróży służbowej,
-terminowego rozliczania wyjazdów służbowych,
-wpisywania czasu trwania podróży służbowej, w celu ustalenie prawa do
diety.
2. Przestrzegania przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25
marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania
zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych,
motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy w zakresie:
-potrącenia, z ustalonego ryczałtu za korzystanie z samochodów prywatnych
do celów służbowych określonych kwot z tytułu podróży służbowej
trwającej co najmniej 8 godzin,
-wpisywania pojemności skokowej silnika, od której zależne jest wyliczenia
kosztów według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu.
II.
W zakresie wydatków majątkowych na zadania inwestycyjne
1. Przestrzeganie przepisów ustawy o finansach publicznych w zakresie
wypełniania obowiązków organu wykonawczego dotyczących realizacji
uchwał Rady określających plan wydatków inwestycyjnych.
2. Przestrzeganie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych w zakresie
udzielania wszystkim oferentom biorącym udział w postępowaniu
przetargowym odpowiedzi i wyjaśnienia na zadane pytania, oraz
zawiadomienie o przedłużeniu terminu składania ofert w postępowaniu o
udzielenie zamówienia publicznego.
IV.
W zakresie wydatków na usługi transportowe
1. Przestrzegania przepisów ustawy o rachunkowości w zakresie sprawdzania
dowodów księgowych.
V.
W zakresie zawierania umów zleceń dotyczących wykonywania prac
urzędniczych
1. Przestrzeganie przepisów ustawy Kodeks pracy w zakresie zatrudniania
pracowników i podpisywania umów o pracę.
2. Przestrzeganie przepisów ustawy o zbiórkach publicznych w zakresie
nieprowadzenia zbiórek publicznych przez samorząd gminy oraz w zakresie
zezwoleń na prowadzenie zbiórek publicznych.
3. Przestrzeganie przepisów zarządzenia Burmistrza w sprawie polityki
rachunkowości dotyczących instrukcji obiegu dokumentów w zakresie
kontroli dokumentów przez osoby posiadające upoważnienie Burmistrza.
VI. W zakresie udzielania zaliczek na wydatki do rozliczenia
1. Przestrzeganie i egzekwowanie przepisów Zarządzenia Burmistrza Wolina w
sprawie polityki rachunkowości w zakresie rozliczania zaliczek na wydatki
do rozliczenia.
2. Stosowania prawidłowej klasyfikacji budżetowej wydatków zgodnie z
rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji
dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków
pochodzących ze źródeł zagranicznych.
3. Udzielanie pomocy społecznej zgodnie z przepisami ustawy o pomocy
społecznej szczególnie w zakresie rodzaju świadczeń, zasad ich udzielania
oraz organizacji pomocy.
Wyrażam przekonanie, że przeprowadzone czynności kontrolne oraz
powyższe wnioski przyczynią się do poprawy pracy Gminy.
Zgodnie z treścią art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do Kolegium
Izby, za moim pośrednictwem, zastrzeżeń do wniosków pokontrolnych
dotyczących zarzutów naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub
niewłaściwe stosowanie w niniejszym wystąpieniu w terminie 14 dni od daty
otrzymania tego wystąpienia.
Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych byłbym wdzięczny za powiadomienie mnie w terminie 30 dni
od daty otrzymania niniejszego pisma o sposobie wykonania zaleceń lub o
przyczynach ich nie wykonania.
Prezes
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Szczecinie:
mgr Józef Chodarcewicz
Do wiadomości:
Szanowna Pani
Ewa Halicka
Przewodnicząca
Rady Miejskiej w Wolinie