docuwagi_zasady_fin - Program Kapitał Ludzki
download 
Reklamacja Transkrypt
uwagi_zasady_fin - Program Kapitał Ludzki
KONSULTACJE ZEWNĘTRZNE ZASADY FINANSOWANIA PO KAPITAŁ LUDZKI (wersja 5) Lp. 1 Podmiot zgłaszający Urząd Marszałkowski w Łodzi DWF (MPiPS) Podrozdział, którego dotyczy uwaga Spis treści 1.1.3, str. 5 2 Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 1.1.3 Str. 6 Coroczne zawieranie z samorządem województwa umowy na wysokość środków dla komponentu regionalnego Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 1.1.3 Str. 6 Delegowanie zadań w formie porozumień 3 4 Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 5 1.1.4 Treść uwagi Uzasadnienie Stanowisko Instytucji Zarządzającej Brak ppkt 1.3.1 Uzupełnienie Uwaga uwzględniona …rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 czerwca 2007 r. w sprawie decyzji dotyczących zapewnienia finansowania Dlaczego wysokość tych środków ma być ustalana corocznie? Powinna być zawarta umowa ramowa na cały okres programowania oparta o wskaźniki alokacji poszczególnych lat tego okresu z moŜliwością dokonywania zmiany. System umów corocznych stawia pod znakiem zapytania płynność finansową a więc w pewnym sensie równieŜ legalność zawieranych przez samorząd wieloletnich umów projektowych. Jest to ponadto nieefektywne. Konieczność corocznego przygotowywania dokumentacji, opiniowania umów itp. W kontekście wieloletnich prognoz finansowych wymaganych od samorządu nową ustawą o finansach publicznych roczne umowy równieŜ pozostają wątpliwe. Porozumienie powinno być przyjęte uchwałą albo innym rozstrzygnięciem zarządczym organu nadrzędnego w województwie w stosunku do własnej jednostki organizacyjnej. Forma porozumienia w takich przypadkach nie jest formą prawnie skuteczną. Doprecyzowania wymaga kwestia zaciągania zobowiązań przez IP/IP2 w ramach budŜetu środków europejskich, których Samorząd nie będzie miał w planie finansowym Omyłka pisarska w wyrazie „zapewnienie” Uwaga uwzględniona Uwaga nieuwzględniona: System corocznego przyznawania środków opiera się na załoŜeniu, Ŝe Planu Działania są roczne a ogólna kwota do dyspozycji dla województwa wynika z zawartego porozumienia. Nie moŜna zatem mówić o problemie z zachowaniem płynności finansowej. Uwaga uwzględniona PowyŜsze wynika z Ustawy o naruszeniu dyscypliny fin publicznych a dokładnie z Art. 15, zgodnie z którym Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest zaciągnięcie zobowiązania bez upowaŜnienia albo z przekroczeniem zakresu upowaŜnienia do zaciągania zobowiązań jednostki sektora finansów publicznych, gdzie upowaŜnienie traktowane jest Uwaga uwzględniona 1 WUP Kraków 1.1.4 NaleŜy dopisać do jakiej wysokości mogą zaciągać zobowiązania Instytucje Pośredniczące. Proponujemy taki zapis: „[…] instytucje uczestniczące w realizacji PO KL mogą zaciągać zobowiązania, rozumiane jako suma limitów wydatków wynikających z decyzji o dofinansowaniu lub umów z beneficjentami programów finansowanych z udziałem środków europejskich, do wysokości łącznej kwoty wskazanej w porozumieniu z IZ lub IP z uwzględnieniem wieloletnich limitów zobowiązań i wydatków określanych w załączniku do ustawy budŜetowej, o których dana instytucja jest informowana przez Ministra Rozwoju Regionalnego zgodnie z art. 143 UFP.” 1.1.4 –str.6 …do 70% środków… 1.1.5 Zapis „Informacje na temat planowanych w danym roku wydatków w ramach poszczególnych Działań/Priorytetów PO KL zawarte są w Planie działania, corocznie przygotowywanym przez IP dla kaŜdego Priorytetu” NaleŜy dopisać, czy w przypadku braku współfinansowania (dotacji celowej) na rachunku IP naleŜy wstrzymać przekazywanie płatności wystawianie zleceń). Brak zapisów czy musi być zachowana zasada jednoczesnego przekazania środków europejskich i współfinansowania krajowego. Jak ma postąpić beneficjent jeŜeli nie otrzyma jednocześnie 100% dofinansowania.(problem dotyczy równieŜ pkt.1.3.4) 6 7 Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego Ministerstwo Sprawiedliwości 8 WUP Kraków 1.2 BAF MSWiA 1.2 w kategorii planu finansowego Zapis: „[…] instytucje uczestniczące w realizacji PO KL mogą zaciągać zobowiązania […] do wysokości łącznej kwoty wydatków określonych dla całego Programu z uwzględnieniem wieloletnich limitów zobowiązań i wydatków określanych w załączniku do ustawy budŜetowej” nie precyzuje do jakiej wysokości mogą zaciągać zobowiązania poszczególne instytucje. Jest:…70%... 10 Uwaga nieuwzględniona: Zapis mówi o przekroczeniu 70% więc dopisanie „do” jest niezasadne. Dla działania 5.3 nie istnieje IP Uwaga uwzględniona IP nie moŜe mieć pewności o wpływie środków dotacji celowej, natomiast zlecenia płatności muszą być wystawione z wyprzedzeniem, naleŜy zatem wskazać jak ma postępować IP(IP2). 9 Brak rozwiązań w zakresie sposobu ujednolicenia terminu przekazywania współfinansowania krajowego wraz z płatnościami przekazywanymi przez BGK. Uwaga uwzględniona Zasady finansowania POKL są wytycznymi uściślającymi i precyzującymi zapisy przepisów prawa, w tym ustawy o finansach publicznych. Przyjęte rozwiązanie nie wprowadza Ŝadnych rozwiązań zmierzających do ujednolicenia terminu przekazywania środków z dwóch roŜnych źródeł, tym samym nakładając Uwaga nieuwzględniona Z uwagi na bardzo róŜne sposoby zapewniania współfinansowania krajowego, nie zakłada się ustalania jednego moŜliwego sposobu dokonywania płatności przy czym jako zasadę przyjmuje się dokonywanie wypłat części unijnej i współfinansowania krajowego w tym samym czasie. Uwaga nieuwzględniona Z uwagi na bardzo róŜne sposoby zapewniania współfinansowania krajowego, nie zakłada się ustalania jednego moŜliwego sposobu dokonywania płatności przy czym jako zasadę przyjmuje się dokonywanie wypłat części unijnej i współfinansowania krajowego w tym samym czasie. 2 DWF (MPiPS) 1.2. str. 9 Zasady przekazywania środków, Zamiast: „W takim przypadku, zgodnie z art. 192 ust. 2 UFP BGK będzie prowadzić obsługę wypłat na współfinansowanie PO KL.” na dysponentów „przymus” zawarcia umowy z BGK. Właściwe odesłanie do art. 192 ust. 3 UFP. Uwaga uwzględniona Powinno być: „W takim przypadku, zgodnie z art. 192 ust. 3 UFP, BGK będzie prowadzić obsługę wypłat na współfinansowanie PO KL. 11 Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 12 Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 1.2 str. 9 Zasady przekazywania środków „(…) dysponent na podstawie art.192 ust. 4 UFP zleci BGK dokonywanie wypłat w ramach współfinansowania przekazując na rachunek prowadzony przez BGK środki przeznaczone na ten cel”. 1.2 Str. 9 Zasady przekazywania środków „NiezaleŜnie od przyjętego rozwiązania w zakresie współfinansowania krajowego, IP / IW (IP 2) powinna dąŜyć do tego, aby środki dla beneficjentów były wypłacane w tym samym czasie”. 13 Czy jednostka budŜetowa, na podstawie zapisu przytaczanego artykułu, moŜe utworzyć rachunek w BGK na obsługę współfinansowania, a pominięciem ustawy Prawo zamówień publicznych? Tak, przy czym dotyczy to wyłącznie dysponenta części, a zatem nie samorządów województw. IP 2 w pełni zgadza się z załoŜeniem IZ, iŜ środki przekazywane do Beneficjenta w zakresie płatności i współfinansowania krajowego powinny być przekazywane w tym samym czasie. Niemniej jednak, naleŜy równieŜ rozwaŜyć sytuację, kiedy z przyczyn niezaleŜnych od IW, środki trafią do Beneficjenta w róŜnych terminach, lub trafi tylko jedno źródło finansowania. - Czy pomimo otrzymania płatności w róŜnych okresach, np. „8” dn. 10 lutego, a „9” dn. 25 lutego, to naleŜy przyjąć, iŜ wydatek poniesiony 15 lutego był sfinansowany w podziale 85 / 15, czy teŜ naleŜy wskazać faktyczne źródło sfinansowania wydatku, w tym przypadku „8”? - Czy i w jaki sposób wyróŜnić we wniosku o płatność, w załączniku 1 źródło sfinansowania wydatku? Do tej pory, projekty w 100 % finansowane z dotacji rozwojowej, w źródle finansowania wskazywał y BP (budŜet państwa), jak naleŜy postępować po 1.01.2010 roku? Proponuje się Uwaga nieuwzględniona Z uwagi na bardzo róŜne sposoby zapewniania współfinansowania krajowego, nie zakłada się ustalania jednego moŜliwego sposobu dokonywania płatności przy czym jako zasadę przyjmuje się dokonywanie wypłat części unijnej i współfinansowania krajowego w tym samym czasie. Jednocześnie z uwagi na brak stanowiska MF odnośnie zwrotów pozostawiono tymczasowy ogólny zapis w Zasadach finansowania PO KL. 3 następujący zapis: 1. w przypadku gdy, obydwa strumienie płatności wpłynęły na konto Beneficjenta a Beneficjent deklaruje, Ŝe wszystkie wydatki poniósł zachowując proporcję 85/15 (oświadczenie takie moŜe załączać do wniosku o płatność), w załączniku 1 do wniosku o płatność nie musi wykazywać kaŜdej płatności dwukrotnie, ze wskazaniem odpowiednich źródeł finansowania 2. w przypadku gdy, płatność i współfinansowanie wpłynęło na konto Beneficjenta w terminie uniemoŜliwiającym dokonanie płatności z zachowaniem proporcji 85/15 lub gdy Beneficjent faktycznie poniósł wydatki pokrywając je z jednego źródła finansowania, we wniosku o płatność, w załączniku 1, kol. 11 dotyczącej źródeł finansowania powinien wydatek taki wykazać tyle razy, z ilu źródeł finansowania go pokrył, kaŜdorazowo wskazując rzeczywiste źródło finansowania. Opis źródeł finansowania moŜe odbywać się na osobnym piśmie składanym wraz z wnioskiem o płatność, w którym beneficjent zadeklaruje którą pozycje zał. 1 pokrył z jakiego źródła. Zasada taka mogłaby obowiązywać do momentu dokonania przez IZ zmian w GWP, który powinien uwzględnić nowe źródło finansowania projektu. - Czy w przypadku stwierdzenia niekwalifikowaności wydatku sfinansowanego wyłącznie z jednego źródła (np. „8”), zwrotu naleŜy dokonać wyłącznie na konto BGK, czy teŜ pomimo tego faktu, zwrot powinien nastąpić proporcjonalnie 85 % do BGK,15 % na konto, z którego Beneficjent otrzymał współfinansowania? Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku 14 1.2 – str.9 1.2.2 – str.11 NaleŜy wskazać konkretny wymóg przekazywania płatności i współfinansowania (dotacji celowej ) w tym samym czasie. Wskazanie iŜ naleŜy dąŜyć do zapewnienia spójności terminów przekazywania środków rodzi wątpliwości, w sytuacji gdy środki zostaną przekazane w dwóch róŜnych terminach będzie problem z rozliczeniem na koniec roku oraz naliczeniem odsetek. Beneficjent będzie musiał posiadać wiedzę jaka cześć przekazanego mu dofinansowania podlega obowiązkowi zwrotu z końcem roku (środki dotacji celowej). Uwaga nieuwzględniona Z uwagi na bardzo róŜne sposoby zapewniania współfinansowania krajowego, nie zakłada się ustalania jednego moŜliwego sposobu dokonywania płatności przy czym jako zasadę przyjmuje się dokonywanie wypłat części unijnej i współfinansowania krajowego w tym samym czasie. 4 Ministerstwo Zdrowia 1.2 15 Ministerstwo Sprawiedliwości 1.2.1 16 DWF (MPiPS) 1.2.1.1. Państwowe jednostki budŜetowe, str. 9 Błędne powołanie się na art. 192 ust 2 UFP ; Winno być: „BGK będzie prowadzić obsługę wypłat na współfinansowanie PO KL zgodnie z art. 192 ust . 3” Zapis „W ramach komponentu centralnego PO KL IP/IW (IP2) zapewnia środki publiczne na finansowanie projektów zgodnie z przepisami UFP” „Rachunek na współfinansowanie otwierany jest w BGK przez dysponenta głównego. W przypadku gdy IW (IP2) nie jest dysponentem głównym części budŜetowej, umowa zawierana przez dysponenta z BGK powinna zakładać moŜliwość otwierania rachunków dla dysponentów niŜszego stopnia (np. CRZL).” Konieczne jest aby wyplata środków dokonywana była z jednego źródła. Inne zasady obowiązują w przypadku rozliczania dotacji celowej i inne w przypadku rozliczania części dofinansowania (tzw. płatności) chociaŜby na koniec roku. Błąd pisarski Uwaga uwzględniona Dla działania 5.3 nie istnieje IP Uwaga uwzględniona Z punktu widzenia obowiązujących przepisów w zakresie księgowości i sprawozdawczości proponowane rozwiązanie jest bardziej odpowiednie. Kwestia pozostaje do uregulowania przez poszczególnych dysponentów bezpośrednio z BGK. Prosimy o rozwaŜenie wprowadzenia dodatkowo alternatywnego zapisu, Ŝe w przypadku gdy IW (IP2) nie jest dysponentem głównym części budŜetowej, umowa z BGK moŜe być zawierana takŜe przez dysponentów niŜszego stopnia na podstawie upowaŜnienia dysponenta głównego. Z punktu widzenia obowiązujących przepisów w zakresie księgowości i sprawozdawczości proponowane rozwiązanie jest bardziej odpowiednie. Ponadto, proponowany zapis jest zgodny ze stanowiskiem MF: Pytanie nr 9 IV. Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko (Stan na 28 października 2009 r.) Jaki przepływ środków został przewidziany dla jednostek budŜetowych – dysponentów środków budŜetu państwa III stopnia? Odpowiedź MF: 17 PJB będące dysponentami będą na podstawie upowaŜnień otrzymanych od instytucji, z którymi podpisały umowę o dofinansowanie same zlecać płatności w ramach 5 realizowanych przez siebie projektów. W zakresie współfinansowania system powinien zostać określony przez dysponenta: albo współfinansowanie będą przekazywane jak obecnie przez PJB do wykonawcy, albo dysponent części otworzy rachunek w BGK do obsługi współfinansowania, przy czym moŜe to być jeden rachunek do obsługi całości współfinansowania w danej części (wówczas zlecenia w tym zakresie wystawia na wniosek PJB dysponent części lub bezpośrednio PJB upowaŜniona przez dysponenta części), albo rachunki pomocnicze na współfinansowanie zostaną otwarte przez poszczególne PJB – jako dysponentów II lub III stopnia. DWF (MPiPS) 1.2.1.1 str. 9 ….części finansowania EFS jak i…. 1.2.1.1 Zapis „NaleŜy jednak dąŜyć do tego, aby środki przekazywane były beneficjentom /wykonawcom w tym samym terminie”. 18 Ministerstwo Sprawiedliwości Omyłka pisarska w wyrazie „EFS” Brak działań zapobiegawczych, jeśli środki nie są przekazywane w tym samym terminie. Uwaga uwzględniona W wyniku ustaleń pomiędzy PARP a MPiPS został ujednolicony sposób przekazywania środków na finansowanie w projektach konkursowych i systemowych. Zadecydowano, Ŝe środki na współfinansowanie nie będą wypłacane z rachunku MPiPS w BGK . Współfinansowanie będzie wypłacane na wskazany rachunek PARP Uwaga uwzględniona 19 DWF (MPiPS) 20 1.2.1.2 Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, str. 10 Zamiast zapisu: „W celu obsługi środków na współfinansowanie MPiPS jako dysponent części budŜetowej otwiera rachunek pomocniczy w BGK na wypłatę współfinansowania. Umowa z BGK powinna zakładać moŜliwość otwarcia rachunku na współfinansowanie dla PARP. W takiej sytuacji system wypłaty współfinansowania będzie analogiczny do wypłaty płatności i zapewni spójność strumieni środków przekazywanych przez PARP do beneficjentów. W praktyce zlecenie płatności wystawione przez PARP, będzie równieŜ obejmować kwoty współfinansowania. Jednocześnie środki na współfinansowanie krajowe dla PARP stanowią dotację celową. Umowa dotacji celowej zawierana jest corocznie pomiędzy MPiPS a PARP.” W przypadku współfinansowania naleŜy wprowadzić zapis analogiczny, jak w przypadku projektów systemowych PARP. Współfinansowanie będzie wypłacane na wskazany rachunek PARP. Uwaga nieuwzględniona Z uwagi na bardzo róŜne sposoby zapewniania współfinansowania krajowego, nie zakłada się ustalania jednego moŜliwego sposobu dokonywania płatności przy czym jako zasadę przyjmuje się dokonywanie wypłat części unijnej i współfinansowania krajowego w tym samym czasie. Ponadto proponujemy dodanie zapisu o zapewnianiu spójności w finansowaniu projektów i zapisu o rozliczaniu dotacji celowej analogicznych, jak w przypadku podrozdziału 6 Proponowany zapis brzmi: Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 21 DWF (MPiPS) 1.2.3. Zlecenie płatności Str.11 Realizacja zleceń przekazanych w danym okresie następuje w terminach wskazanych przez BGK na stronie internetowej. 1.2.3. Zlecenie płatności, str. 11 „W celu wypłaty środków na współfinansowanie MPiPS jako dysponent części budŜetowej zawiera z PARP umowę/umowy dotacji celowej. Środki na współfinansowanie będą przekazywane na wskazany rachunek/rachunki PARP. Z tych rachunków będą realizowane płatności dla beneficjentów/wykonawców. Umowa dotacji celowej zawierana jest corocznie. Środki dotacji celowej podlegają rozliczeniu zgodnie z art. 168 UFP, co oznacza, Ŝe środki dotacji celowej, które nie zostały wykorzystane w danym roku budŜetowym podlegają zwrotowi z końcem roku i mogą podlegać zgłoszeniu do rozporządzenia, o którym mowa w art. 181 UFP. NaleŜy zaznaczyć, Ŝe PARP powinien dąŜyć do zapewnienia spójności terminów przekazywania do beneficjentów/wykonawców środków na realizację projektów w części dotyczącej płatności oraz części dotyczącej współfinansowania.” Zgodnie z deklaracją BGK, przedstawiona na spotkaniu w Warszawie dnia 17.11.2009 roku, w uzasadnionych przypadkach, termin realizacji płatności moŜe być krótszy. Będzie to miało zastosowanie w przypadku np. krótkich terminów płatności na fakturach, na pokrycie których Beneficjent będzie wystawiał zlecenie płatności do BGK (w przypadku projektów własnych samorządów województw). IP 2 proponuje doprecyzować te ustalenie z BGK i zapisać je w Zasadach finansowania. Treść tego podrozdziału moŜe ulec zmianie, zgodnie z zapisami ostatecznej wersji rozporządzenia, m.in. zapisy: 1) Jednocześnie naleŜy zauwaŜyć, iŜ informacje przekazywane w ramach systemu sprawozdawczości określonego powyŜszym rozporządzeniem stanowią podstawę dla ewidencji księgowej pozabilansowej wydatków w ramach PO KL oraz wykonania budŜetu środków europejskich. 2)Schemat: Termin „niezwłocznie” zostanie zastąpiony zwrotem „pierwszego dnia roboczego”. 22 1.2.2 Komponent regionalny Uwaga nieuwzględniona: Obecny zapis jest zgodny z przyjętymi ustaleniami w zakresie terminów na dokonywanie płatności 1)Treść § 14 rozporządzenia została zakwestionowana przez RCL i została wycofana z projektu rozporządzenia. Uwaga uwzględniona 2) W rozporządzeniu termin „niezwłocznie” zostanie zastąpiony terminem „pierwszego dnia roboczego” Ponadto zmianie ulegną wymogi dot. formy przekazania poszczególnych informacji tj. pisemna, elektroniczna przy poszczególnych informacjach. 7 DWF (MPiPS) 1.2.3. Zlecenie płatności, str. 11 „KaŜdy podmiot upowaŜniony do wystawiania zleceń płatności w ramach danej części budŜetowej podpisuje z BGK umowę, na podstawie której BGK dostarcza osobom upowaŜnionym wymagane karty i czytniki słuŜące do sporządzania oraz autoryzacji zleceń płatności.” Uwaga uwzględniona NaleŜy ponownie przeanalizować zapisy. Uwaga uwzględniona Proszę o doprecyzowanie, Ŝe chodzi tu o umowę o świadczenie usług w portalu komunikacyjnym. 23 WUP Kraków 1.2.4 24 DAP MSWiA /BAF MSWiA 1.2.4 Obowiązki sprawozdawcze 25 IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 1.2.4. Obowiązki sprawozdawcze JeŜeli Iś korzysta z informacji przekazywanych przez IP/IP2 to chyba jest pomyłka w terminach, ponadto nie jest to spójne z zapisami w pkt. 1.2.4.2 IP i IP2 w V Priorytecie będą zobowiązane do przekazywania do IZ kwartalnych prognoz płatności do 20 dnia miesiąca poprzedzającego dany kwartał, natomiast MRR przekazuje MF kwartalne prognozy płatności w terminie do 15 dnia miesiąca poprzedzającego dany kwartał - niezgodność dat. Prognozy płatności będą przekazywane przez MRR do MF przed otrzymaniem prognoz płatności otrzymanych od IP (IW). Diagram dotyczący obowiązków sprawozdawczych nie uwzględnia zapisu, Ŝe IP (IW) przekazuje do Instytucji Zarządzającej kwartalne prognozy płatności. Wątpliwość IP budzi termin przekazania zbiorczego zestawienia płatności dla UMWP DEFS (IP) i WUP-u (PI 2) do 5-ego dnia kaŜdego miesiąca 26 Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 1.2.4 Obowiązki sprawozdawcze 27 MEN 28 Doprecyzowanie 1.2.3 oraz 1.2.4.1 Proponuje się rozszerzenie zakresu wzoru zlecenia płatności oraz informacji zwrotnej o dokonanych zleceniach płatności o dodatkowe pole dotyczące środków Uwaga uwzględniona Czy w sprawozdaniu (zbiorcza informacja o zleceniach do BGK) IP będzie ujmować równieŜ IP 2? JeŜeli tak, to dane od IP2 powinny wpływać do IP wcześniej, tak by do 5 dnia następnego miesiąca przekazać całość sprawozdania. NaleŜy zwrócić uwagę na fakt nakładania się terminów, w których Instytucja Pośrednicząca informuje Instytucję Zarządzającą, która z kolei w tym samym dniu ma przekazać informację dysponentowi. Propozycja MEN związana jest bezpośrednio z koniecznością comiesięcznego sprawozdawania i rozliczania Uwaga uwzględniona Jednocześnie zakres informacji wymaganych przez MRR będzie moŜliwy do określenia po otrzymaniu wskazówek od MF. Uwaga uwzględniona Wyjaśnienie W zleceniu płatności jest informacja na temat źródła finansowania tj. część budŜetowa lub rezerwa celowa. 8 pochodzących z rezerwy celowej 29 Ministerstwo Zdrowia Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 1.2.3. 1.2.4.1. Informacje przekazywane przez BGK Str.13 „(…)w przypadku dokonania przez beneficjenta zwrotu środków na rachunek w BGK, BGK niezwłocznie informuje o tym fakcie dysponenta oraz instytucję będącą stroną umowy. W przypadku gdy zwrot środków nie zawiera wszystkich niezbędnych informacji, BGK zwraca się do beneficjentów o przedstawienie tych informacji”. Proponowana zmiana „….zlecenie płatności o którym mowa w art. 188 ust. 1 dotyczy…..” IP 2 pragnie zauwaŜyć, iŜ fakt pozyskania przez BGK informacji odnośnie przyczyn dokonania przez Beneficjenta zwrotu, nie jest w Ŝaden sposób uregulowana prawnie – BGK nie ma podstaw prawnych do Ŝądania od Beneficjenta jakichkolwiek informacji. Po drugie, pozyskane informacje naleŜy zweryfikować, poniewaŜ informacje przekazywane przez beneficjentów są często niezgodne z prawdą. W kwestii zwrotów pozostaje do uregulowania kilka kwestii (poniŜej wskazuję na ustną deklarację przedstawicieli MF, odnośnie sposobu rozwiązania problemów zwrotu, przedstawioną na spotkaniu 17.11): 1. w przypadku gdy, Beneficjent zwrócił do BGK środki, a IW określi, Ŝe jest to zwrot dotyczący środków z roku poprzedniego, przekazuje do BGK taką informację, a ta środki te przekazuje na rachunek dochodów budŜetu środków europejskich, 2. w przypadku gdy, Beneficjent zwróci do BGK środki, a IW określi, Ŝe jest to zwrot dotyczący środków z bieŜącego roku, BGK uwzględni ten zwrot i „powiększy” limit przyznany danej instytucji na przekazywanie zleceń płatności w danym roku 3. w przypadku gdy, Beneficjent dokona zwrotu środków do BGK w wysokości wyŜszej niŜ było to konieczne, o zwrot nadwyŜki do Beneficjenta, IW musi wystąpić na zasadzie kolejnego zlecenia płatności. wykorzystania środków pochodzących z rezerwy celowej budŜetu państwa Błąd pisarski Uwaga uwzględniona Uwaga nieuwzględniona Z uwagi na bardzo róŜne sposoby zapewniania współfinansowania krajowego, nie zakłada się ustalania jednego moŜliwego sposobu dokonywania płatności przy czym jako zasadę przyjmuje się dokonywanie wypłat części unijnej i współfinansowania krajowego w tym samym czasie. Jednocześnie z uwagi na brak stanowiska MF odnośnie zwrotów pozostawiono tymczasowy ogólny zapis w Zasadach finansowania PO KL. PowyŜsze ustalenia powinny zostać potwierdzone i zapisane w zasadach finansowania, poniewaŜ uregulowane zostały w ustawie kwestie płatności, natomiast Ŝaden dokument nie reguluje kwestii zwrotów, a występują one równie często lub częściej niŜ płatności. Do uregulowania pozostaje nadal kwestia odsetek (zwrócone przez Beneficjenta odsetki nie mogą powiększać limitu płatności na dany rok, a nadpłacone odsetki, nie mogą być zwracane na konto Beneficjenta zleceniem płatności). 30 Z uwagi na problemy ze zwrotami, IP 2 proponuje wprowadzenie nastepującgo mechanizmu: 9 Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 1.2.4.1. Informacje przekazywane przez BGK Str.13 Informacja o wykonaniu lub niewykonaniu zlecenia przekazywana jest niezwłocznie instytucjom wystawiającym zlecenia w formie elektronicznej. 31 W przypadku stwierdzenia konieczności dokonania przez beneficjenta zwrotów, IW wzywa Beneficjenta do zwrotu środków na konto IW (mogą być to rachunki prowadzone w związku z współfinansowaniem). IW określa, co zostało zwrócone (środki z roku bieŜącego, poprzedniego, wysokość odsetek) i rozdysponowuje te środki poprzez ewentualny zwrot nadpłaty do Beneficjenta, zwrot części 85 % do BGK, zwrot odsetek na rachunek JST itd. Takie rozdysponowywanie zwrotami przez instytucje, która orientować będzie się najlepiej w tytułach zwrotów wydaje się najsensowniejszym wyjściem. Z uwagi na fakt, iŜ wartość środków przekazanych Beneficjentowi stanowi jedną z najwaŜniejszych informacji we wniosku o płatność i ma bezpośredni wpływ na zatwierdzenie do wypłaty kolejnej transzy lub nie, niezadowalającym jest zapis o niezwłocznym informowaniu instytucji wystawiającej zlecenia o zrealizowanej bądź niezrealizowanej płatności. W umowie współpracy z BGK termin ten powinien zostać doprecyzowany. Najlepszym system informacji wydawałoby się jest zwrotna informacja elektroniczna w dniu realizacji płatności, np. jeŜeli zgodnie z kalendarzem płatności BGK, płatność ma zostać uruchomiona 8.01, to w dniu uruchamiania płatności informacja elektroniczna powinna wpływać do IW odnośnie zrealizowanej płatności (brak informacji będzie rozumiany jednoznacznie z niezrealizowaniem płatności). Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 1.2.4.1 Informacje przekazywane przez BGK „(…) w przypadku dokonania przez beneficjenta zwrotu środków na rachunek BGK, BGK niezwłocznie informuje o tym fakcie dysponenta oraz instytucję będącą stroną umowy. W przypadku, gdy zwrot środków nie zawiera wszystkich niezbędnych informacji, BGK zwraca się do beneficjentów o przedstawienie tych informacji” WUP Kraków 1.2.4.1 Instytucja powinna przekazać środki współfinansowania w tym samym dniu, kiedy BGK powinien dokonać wypłaty płatności środków europejskich, zgodnie z terminarzem. Informacje jednak o tym czy BGK dokonał wypłaty instytucja otrzyma zapewne najwcześniej w następnym dniu. Co się stanie, jeŜeli wypłacone zostanie współfinansowanie z dotacji celowej a środki europejskie z BGK nie zostaną 32 33 Termin jest określony w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie płatności (…) Proponuje się doprecyzowanie terminu dokonania wyjaśnień i przekazania ich do instytucji będących stroną umowy. Zdaniem IP informacja powinna zawierać te same elementy, co zlecenia płatnicze, w szczególności klasyfikacje budŜetową, źródło finansowania oraz podział zwracanych środków na naleŜność główną i odsetki. Brak zapisów o moŜliwych do zaistnienia sytuacjach; naleŜy określić jak wówczas naleŜy postąpić. Zapis jest zgodny z ostateczną wersją rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie płatności (…) Uwaga nieuwzględniona Z uwagi na bardzo róŜne sposoby zapewniania współfinansowania krajowego, nie zakłada się ustalania jednego moŜliwego sposobu dokonywania płatności przy czym jako zasadę przyjmuje się dokonywanie 10 wypłat części unijnej i współfinansowania krajowego w tym samym czasie. przekazane. WUP Kraków 1.2.4.1 Zwroty środków przez beneficjentów na rachunek BGK zwroty środków od beneficjentów do BGK nawet jak będą opisane, to mogą być opisane nieprawidłowo. NaleŜy rozwaŜyć moŜliwość zwrotu środków europejskich do IP2, która następnie mogłaby odprowadzać te środki do BGK lub wprost na konto MF. MoŜna byłoby uniknąć wielu wyjaśnień i dokonywania zmian. JeŜeli pozostanie utrzymana propozycja zwrotu przez beneficjentów do BGK, to naleŜy w Zasadach finansowania POKL określić: 1) w jakim trybie dokonywane będą zmiany w klasyfikacji określonej przez beneficjenta. RóŜnice mogą dotyczyć: - kwoty zwrotu naleŜności głównej i odsetek, w tym kwoty odsetek karnych - roku, z którego pochodzą środki (beneficjent moŜe pomyłkowo zwrócić do BGK dotacje rozwojową), - niewłaściwej kwoty środków europejskich (nieprawidłowo dokonany podział zwracanych środków na współfinansowanie i środki europejskie) - pomyłkowego zwrotu współfinansowania (dotacji celowej) na rachunek BGK, - niewłaściwego źródła finansowania 2) w jakim trybie dokonywane będą ewentualne zwroty do beneficjenta nadpłaconych zwrotów naleŜności głównej (środków europejskich, dotacji celowej, dotacji rozwojowej) i odsetek 3) W jaki sposób nastąpi ujęcie w ewidencji księgowej pomyłkowy zwrot środków do BGK jeŜeli beneficjent zwróci środki przekazane do 31 grudnia 2009 lub środki dotacji celowej. 1.2.4. Obowiązki sprawozdawcze, str 12 „Dodatkowo zgodnie z UFP Minister Rozwoju Regionalnego przekazuje Ministrowi Finansów kwartalne prognozy płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich w terminie do 15 dnia miesiąca poprzedzającego dany kwartał. W związku z powyŜszym, IP oraz IW (IP 2) w Priorytecie V będą zobowiązane do przekazywania do Instytucji Zarządzającej kwartalnych prognoz płatności do 20 dnia miesiąca poprzedzającego dany kwartał.” 34 DWF (MPiPS) 35 Dotychczasowa praktyka wskazuje, Ŝe są liczne pomyłki w opisie przelewów środków zwracanych przez beneficjentów, a wyjaśnianie tytułu zwrotów trwa niekiedy stosunkowo długo (do czasu weryfikacji wniosku o płatność lub zakończenia kontroli) Jednocześnie z uwagi na brak stanowiska MF odnośnie zwrotów pozostawiono tymczasowy ogólny zapis w Zasadach finansowania PO KL. Niespójne terminy przekazywania prognoz Uwaga uwzględniona Zwracamy uwagę na niespójne terminy dotyczące kwartalnych prognoz płatności. Z zapisu wynika, Ŝe MRR 11 przekazuje do MF prognozy we wcześniejszym terminie, niŜ prognozy otrzymane od IP i IP2. KPRM Wskazana jest korekta terminów w akapicie „Dodatkowo zgodnie z UFP Minister Rozwoju Regionalnego przekazuje Ministrowi Finansów kwartalne prognozy płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich w terminie do 15 dnia miesiąca poprzedzającego dany kwartał. W związku z powyŜszym, IP oraz IW (IP 2) w Priorytecie V będą zobowiązane do przekazywania do Instytucji Zarządzającej kwartalnych prognoz płatności do 20 dnia miesiąca poprzedzającego dany kwartał.” 36 UM Łódź 1.2.4 (str. 12) Jednocześnie naleŜy zauwaŜyć, iŜ informacje przekazywane w ramach systemu sprawozdawczości określonego powyŜszym rozporządzeniem stanowią podstawę dla ewidencji księgowej pozabilansowej wydatków w ramach PO KL oraz wykonania budŜetu środków europejskich”. 37 Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego 1.2.4.2 – str.13 Uwaga uwzględniona NaleŜy doprecyzować - Czy ewidencję księgową pozabilansową z wykonania budŜetu środków europejskich w ramach PO KL będzie prowadzić dysponent środków, którym jest MRR czy Instytucja Pośrednicząca (IP) Urząd Marszałkowski? Wszelkie wnioski i informacje dla Zarządu Województwa są przedkładane w formie pisemnej zgodnie z procedura ISO na posiedzenia Zarządu. Zapis został usunięty z rozporządzenia MF w sprawie płatności (…) NaleŜy doprecyzować - W jakim celu Instytucja Pośrednicząca (IP) Urząd Marszałkowski ma niezwłocznie przekazywać informacje o zleceniach płatności do zarządu województw ? Czy nie naleŜy ująć w/w zapisie " z wyłączeniem Instytucji Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona W przypadku UMWD informowanie Zarządu w formie elektronicznej jest niemoŜliwe. 38 UM Łódź 39 „Obowiązki w zakresie sprawozdawczości nałoŜone zostały na równieŜ na instytucję będącą stroną umowy, która przekazuje niezwłocznie do dysponenta (lub/oraz zarządu województwa w przypadku zlecń płatności w ramach komponentu regionalnego PO KL) w formie elektronicznej zbiorczą informację o zleceniach płatności przekazanych do BGK.” Terminy nie są spójne z ustaloną sekwencją zdarzeń. 1.2.4.2 (str.14) Obowiązki z zakresu sprawozdawczości nałoŜone zostały równieŜ na instytucję będącą stroną umowy, która przekazuje niezwłocznie do dysponenta (lub/oraz zarządu województwa w przypadku zleceń płatności w ramach komponentu regionalnego PO KL)”. 12 DWF (MPiPS) 1.2.4.1, str. 13 40 Ministerstwo Sprawiedliwości 1.2.4.1 41 DWF (MPiPS) 1.2.4.2. Informacje przekazywane przez IP/ IW (IP 2), str. 14 W jakim terminie BGK będzie umieszczał na swojej stronie internetowej „kalendarz zleceń”? Czy te terminy mogą się zmienić w ciągu roku budŜetowego? Zapis „Niewykonanie zlecenia moŜe wynikać w szczególności z przyczyn technicznych lub braku przekazania środków na rachunek przeznaczony do obsługi płatności przez Ministra Finansów. Przed dokonaniem płatności BGK nie weryfikuje Ŝadnych dokumentów projektu oprócz weryfikacji formalnej samego zlecenia. Informacja o wykonaniu lub niewykonaniu zlecenia przekazywana jest niezwłocznie instytucjom wystawiającym zlecenia w formie elektronicznej”. „Instytucja będąca stroną umowy / samorząd województwa przekazuje ponadto dysponentowi części budŜetowej lub/oraz do zarządu województwa, w terminie do 5 dnia kaŜdego miesiąca, zbiorcze harmonogramy wydatków wynikających z podpisanych umów.” NaleŜy uwzględnić zbiorcze harmonogramy wydatków na wykresie/w schemacie. 42 DWF (MPiPS) 1.2.4.2. Informacje przekazywane przez IP/ IW (IP 2), str.14 Pośredniczącej (IP)"? Nie dookreślono w projekcie zasad. Kwestia pozostaje do ustalenia z BGK Brak środków zaradczych, jeśli zlecenie płatności nie jest wykonane a upłynął termin płatności faktury. MoŜe to powodować postanie karnych odsetek z tytułu niedotrzymania terminu. Uwaga nieuwzględniona Adresatem pytania jest Ministerstwo Finansów Uzupełnienie informacji na wykresie/schemacie, spójność z informacjami w tekście. Uwaga nieuwzględniona Schemat przedstawia wyłącznie system sprawozdawczy dotyczący zleceń płatności i BGK. Nieznany zakres informacji w zbiorczych harmonogramach wydatków wynikających z podpisanych umów. Prosimy wyjaśnienie, czy „harmonogramy wydatków wynikające z podpisanych umów” to ten sam dokument co „harmonogramy płatności”? Zasadniczo tak. Ponadto prosimy o informację, jaki będzie zakres przekazywanych informacji w zbiorczych harmonogramach wydatków i naleŜy wziąć pod uwagę, Ŝe harmonogramy płatności (stanowiące załącznik do umów o dofinansowanie projektu) podlegają zmianom/aktualizacji w trakcie realizacji projektu. Uwaga uwzględniona Zapis powinien brzmieć: „Obowiązki w zakresie sprawozdawczości nałoŜone zostały równieŜ na instytucję będącą stroną umowy, która przekazuje niezwłocznie do dysponenta (lub/oraz zarządu województwa w przypadku zleceń płatności w ramach komponentu regionalnego PO KL) w formie elektronicznej zbiorczą informację o zleceniach płatności przekazanych do BGK pomiędzy terminami płatności.” NaleŜy dodać „pomiędzy terminami płatności” zgodnie z zapisem § 8 projektu rozporządzenia. Analogiczna zmiana do naniesienia na schemacie/wykresie Uwaga uwzględniona 1) zapis nieprecyzyjny Zakres informacji, które będą przekazywane będzie określony przez 43 WUP Kraków 44 1.2.4.2 1) NaleŜy doprecyzować czy informacja przekazywana do 5-go dnia kaŜdego miesiąca ma zawierać 100% 13 dofinansowania z podziałem na środki europejskie i dotacje celową, a ponadto naleŜy dopisać na jaki okres ten harmonogram ma być sporządzany ( czy wydatki na dany miesiąc?) 2) Czy rzeczywiście informacja przekazywana do 5-go dnia kaŜdego miesiąca ma dotyczyć wyłącznie umów podpisanych? JeŜeli IP nie przekazuje wydatków wynikających z umów planowanych do zawarcia to naleŜy w umowach dofinansowania wydłuŜyć termin przekazania zaliczki (I transzy). 3) Brak zapisu czy w informacji składanej do 5-go dnia danego miesiąca naleŜy ująć projekty konkursowe Państwowych jednostek budŜetowych BAF MSWiA 1.3.1 Decyzja, o której mowa na str. 15 projektu zasad finansowania POKL nie jest zgodne z pojęciem decyzji, o której mowa w ustawie o zasadach prowadzenia polityki rozwoju MEN 1.3.1 Proponuje się ujednolicenie nazewnictwa odnośnie harmonogramu płatności. 45 46 MF, przy czym dotyczyć on będzie 85% (EFS). 2) Nie będzie zabezpieczonych środków jeŜeli harmonogramy będą podstawą przekazania środków przez dysponenta 3) nieprecyzyjne zapisy Zgodnie z art. 30 ust. 2 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, umowa lub decyzja określają warunki dofinansowania projektu, a takŜe prawa i obowiązki beneficjenta z tym związane. Decyzją administracyjną organ wydający nie powinien nakładać na samego siebie obowiązki bądź decyzja powinna być wydawana przez inny organ aniŜeli przez IP (IW). Tak skonstruowana w projekcie Zasad finansowania POKL „decyzja” nie jest zgodna takŜe z potocznie przyjmowaną w słownikach definicją decyzji, jako jednoosobowego rozstrzygnięcia przyjętej sprawy. W Podrozdziale 1.3.1 w informacji co powinna zawierać umowa o dofinansowanie projektu (str. 14, tiret 2) jest mowa o harmonogramie dokonywania wydatków …, natomiast na str. 15 w przypadku decyzji funkcjonuje Decyzja o której mowa w ustawie o zasadach prowadzenia polityki rozwoju nie jest decyzją administracyjna. Uwaga uwzględniona 14 termin harmonogram płatności. Dodatkowo w zał. 4 do wzoru minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie równieŜ zastosowano termin harmonogram płatność. NaleŜy ujednolicić. 1.3.1 Umowa/decyzja o dofinansowanie projektu Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy w Wałbrzychu Filia Wrocław 47 UM Łódź (…) W przypadku określonych typów projektów, dla których zawarcie umowy o dofinansowanie projektu nie jest moŜliwe, np. ze względu na wspólne kierownictwo, podstawą realizacji projektu jest decyzja o dofinansowanie projektu wydawana przez IP lub IW (IP2), zgodnie z art. 5 pkt. 9 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. W opinii IW (IP2) naleŜy, oprócz decyzji o dofinansowanie, wskazać takŜe uchwałę Zarządu Województwa, gdyŜ w przypadku województwa dolnośląskiego to właśnie uchwała określa współpracę pomiędzy IW (IP2) a beneficjentem systemowym (ROPS), który jest takŜe jednostką podległą pod IP (Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego). W celu zgodności zawieranych umów/decyzji o dofinansowanie IW (IP2) proponuje dodanie zapisu mówiącego, iŜ oprócz umów/decyzji moŜe zostać przyjęta uchwała Zarządu Województwa określająca współpracę między instytucją wdraŜającą (Instytucją Pośredniczącą II stopnia) a beneficjentem, z którym nie moŜna było podpisać zwykłej umowy. Uchwala Zarządu Województwa musi zostać przyjęta, w sytuacji gdy IW (IP2) jest taką samą jednostką podległą IP, jak beneficjent realizujący projekt. Uwaga uwzględniona 1.3 - str. 18 Błąd w numeracji przypisów Uwaga uwzględniona 1.3.1 „…harmonogram dokonywania wydatków, obejmujący okres co najmniej jednego kwartału”. W miejsce „co najmniej” powinno być „co najwyŜej”, poniewaŜ obecny kształt zdania sugeruje, Ŝe najkrótszym okresem rozliczeniowym jest kwartał. „Przedmiotowa decyzja powinna określać w szczególności…” W związku z obowiązkiem przekazywania w sprawozdaniu z Działania informacji o kontrolach prowadzonych u Uwaga uwzględniona 48 WUP Opole 49 15 Beneficjentów przez NIK, UKS itp. proponuje się zmieszczenie w zapisach umowy obowiązku przekazywania przez Beneficjenta informacji z przeprowadzonych u niego kontroli. DWF (MPiPS) 1.3.1, str. 14 „…. umowa powinna zawierać min. harmonogram płatności, obejmujący okres co najmniej jednego kwartału.” 50 Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 1.3.1 Umowa/decyzja o dofinansowanie projektu „Beneficjent, którego projekt został wyłoniony do dofinansowania w ramach PO KL, w określonym przez IP lub IW (IP 2) terminie podpisuje z właściwą instytucją umowę o dofinansowanie projektu. Wskazane jest, Ŝe umowa powinna zawierać min. harmonogram dokonywania wydatków, obejmujący okres co najmniej jednego kwartału. Czy to jest nowy dokument, czy teŜ powinien to być harmonogram płatności? Zapis niezasadny z uwagi na fakt, iŜ we wzorze umowy o dofinansowanie projektu nie zawarto informacji nt. opisu projektu/zadania. Uwaga uwzględniona Niespójność zapisów dotyczących zabezpieczeń w przypadku projektów, w ramach których kwota dofinansowania nie przekracza 10 mln zł. Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona PowyŜsza umowa powinna nakładać na beneficjenta obowiązki wynikające z programu, w szczególności powinna zawierać: opis projektu lub zadania, w tym cel, na jaki przyznano środki, i termin jego realizacji;” 51 DWF (MPiPS) 1.3.2. Zabezpieczenie środków na finansowanie projektów PO KL, str. 16 i 17 „W przypadku gdy wartość dofinansowania przyznanego w umowie o dofinansowanie nie przekracza 10 mln PLN, zabezpieczenie ustanawiane jest w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową.” (…) Natomiast, w przypadku projektów, w ramach których dofinansowanie nie przekracza 10 mln zł, Instytucja Zarządzająca zaleca aby: minimalna kwota, na jaką opiewa zabezpieczenie nie była niŜsza niŜ 150% średniej wysokości transzy w ramach projektu (w przypadku gdy beneficjentowi przekazywana jest więcej niŜ jedna transza); maksymalna kwota, na jaką opiewa zabezpieczenie nie była wyŜsza niŜ wartość dofinansowania na ten rok realizacji projektu (w przypadku projektów dłuŜszych niŜ 1 rok kalendarzowy), w którym wartość dofinansowania jest najwyŜsza. Zalecenia dotyczące kwoty zabezpieczenia nie są zasadne w przypadku zastosowania weksla in blanco. 52 16 NaleŜy jednak zaznaczyć, Ŝe decyzja co do wysokości zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu naleŜy do instytucji przyznającej beneficjentowi środki na realizację projektu.” W przypadku projektów, w których dofinansowanie nie przekracza 10 mln zabezpieczenie ustanawiane jest w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową. Zalecenia dotyczące kwoty zabezpieczenia nie są zasadne w przypadku zastosowania weksla in blanco. 1.3.2 Brak informacji jakie są wymagane formy zabezpieczeń w przypadku, gdy wartość dofinansowania w ramach jednej umowy przekracza 10 mln PLN. WUP Toruń 53 KPRM 54 1.3.2 Zabezpieczenie środków na finansowanie projektów PO KL oraz Załącznik nr 2 – minimalny wzór umowy o dofinansowanie projektu - §15 umowy Wątpliwości budzi skuteczność zabezpieczenia wekslem in blanco zwrotu przyznanych środków (weksel in blanco jako zabezpieczenie roszczenia ma z reguły charakter pomocniczy jako instrument ułatwiający procesowe dochodzenie roszczenia, nie dający jednak gwarancji wyegzekwowania Ŝądanej kwoty w szczególności w zakresie stosunków z podmiotami gospodarczymi innymi niŜ osoby fizyczne).Wątpliwość budzi równieŜ brak umoŜliwienia w zakresie minimalnych warunków umowy zastosowania alternatywnych form zabezpieczenia w zaleŜności od charakteru zawieranego stosunku prawnego (takŜe z wyłączeniem weksla in blanco, w miejsce którego zastosowane zostałyby pewniejsze instrumenty finansowe). Zasady mówią o sytuacji, gdy wartość dofinansowania przyznanego w umowie nie przekracza 10 mln PLN a następnie gdy w ramach kilku umów o dofinansowanie łączna wartość dofinansowania przekracza 10 mln PLN. Rozporządzenie w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek w ramach programów… stanowi równieŜ o wymaganych formach zabezpieczenia w przypadku przyznania dofinansowania w ramach jednej umowy w wysokości przekraczającej 10 mln PLN. Poddaje się pod rozwagę rozszerzenie katalogu dopuszczalnych zabezpieczeń i umoŜliwienie zastosowania alternatywnie równieŜ innych form zabezpieczeń przyjmując, iŜ weksel in blanco stanowi rozwiązanie fakultatywne, bądź teŜ obligatoryjne (jeŜeli takie rozwiązanie posiada odpowiednie uzasadnienie) ale obok innej formy zabezpieczenia zwrotu udzielonych dotacji. Na Uwaga uwzględniona Uwaga nieuwzględniona Zapis jest zgodny z ostateczną wersją rozporządzenia MRR w sprawie zaliczek (...) 17 wypadek, gdyby jednak weksel własny miał pozostać jedyną dopuszczalną formą zabezpieczenia celowym byłoby utworzenie jednolitego wzoru weksla oraz deklaracji wekslowej, zgodnie z § 4 ust 3 projektu Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego (art. 189 ust 4 UFP). Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku 1.3.2. Zabezpieczenie środków na finansowanie projektów PO KL Str. 17 Proponuję uszczegółowić zapis mówiący beneficjentowi złoŜonego zabezpieczenia o zwrocie Przed zmianą: „…Instytucja Pośrednicząca lub Instytucja WdraŜająca (Instytucja Pośrednicząca II stopnia) zwraca beneficjentowi dokument stanowiący zabezpieczenie umowy na pisemny wniosek beneficjenta po ostatecznym rozliczeniu umowy o dofinansowanie projektu, tj. po zatwierdzeniu końcowego wniosku o płatność w projekcie. W związku z powyŜszym zabezpieczenie prawidłowej realizacji projektu powinno pokrywać okres realizacji projektu oraz okres jego ostatecznego rozliczenia. …” 55 WUP Kraków 56 1.3.3. Wkład własny oraz Załącznik nr 2 „Wzór minimalnego zakresu umowy” § 4. Beneficjent zobowiązuje się do wniesienia wkładu własnego w kwocie ………… PLN (słownie: … ), co stanowi … % wydatków kwalifikowalnych Projektu, z następujących źródeł: 1) … w kwocie … PLN (słownie …); 2) … w kwocie … PLN (słownie …). W przypadku niewniesienia wkładu własnego w ww. kwocie, Instytucja WdraŜająca (Instytucja Pośrednicząca II stopnia) moŜe kwotę przyznanego dofinansowania, o której mowa w § 2 proporcjonalnie obniŜyć, z zachowaniem udziału procentowego określonego w § 2. Wkład własny ze środków publicznych, który zostanie rozliczony w wysokości przekraczającej 15% wydatków Projektu sfinansowanych ze Zatwierdzenie wniosku końcowego nie jest jednoznaczne z rozliczeniem się beneficjenta z otrzymanego dofinansowania, brak powiązania z podrozdziałem 3.1.8 Rozliczenie końcowe projektu str. 56 Z rozliczenia końcowego moŜe wynikać, iŜ są środki do zwrotu Proponujemy zapis iŜ po sporządzeniu dla Beneficjenta informacji o ostatecznym rozliczeniu projektu (m.in. dokonanie wszystkich zwrotów np. niewykorzystane środki) Taka konstrukcja powoduje sytuację, Ŝe Beneficjent jest zmuszony do wniesienia odpowiedniej kwoty wkładu własnego, nawet w sytuacji, gdy są oszczędności w wydatkowaniu kwoty dofinansowania. Beneficjent wnosi więc odpowiednią zadeklarowaną wcześniej wysokość wkładu własnego (kwotę) nawet jeŜeli przekracza ona 15 % wydatków kwalifikowanych pochodzących ze środków Uwaga uwzględniona Uwaga nieuwzględniona Zapis nie jest moŜliwy do wdroŜenia z praktycznego punktu widzenia. 18 57 58 Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego WUP Poznań środków publicznych jest niekwalifikowalny publicznych, tak aby uczynić zadość zapisom umowy. Wkład ten wniesiony często jest tylko po to Ŝeby mógł być uznany za niekwalifikowany. Propozycja: Wprowadzenie konstrukcji umoŜliwiającej proporcjonalne rozliczanie wkładu własnego w stosunku do poniesionych wydatków z kwoty dofinansowania. 1.3.3 – str. 17 Niepotrzebna numeracja – przypis nr „3” Jest nr przypisu ( nr 3), który nie jest objaśniony w przypisach w stopce Uwaga uwzględniona Podrozdział 1.3.3 – Wkład własny Brak zasadności wnoszenia wkładu własnego w formie opłat pobieranych od uczestników projektu. W oddanych do konsultacji Zasadach finansowania… uszczegółowiono, Ŝe wkład w formie finansowej i niepienięŜnej niekoniecznie musi być wnoszony przez Beneficjenta przy czym moŜe pochodzić z opłat pobieranych od uczestników. NaleŜy rozwaŜyć zasadność przedmiotowych opłat z uwagi na charakter działań podejmowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, których nadrzędnym celem jest wyrównywanie szans oraz dodatkowo na źródła finansowania działań/poddziałań. PowyŜsze załoŜenie podwaŜa zatem nieodpłatny charakter zajęć/szkoleń realizowanych w ramach projektu i moŜe generować problemy związane z rekrutacją uczestników, którzy niechętnie będą uczestniczyć w odpłatnych zajęciach. Ponadto w Uwaga nieuwzględniona Pobieranie opłat jest elementem motywującym do pozostawania uczestników w projektach zatem nie moŜna go zabronić, przy czym dodano Ŝe są to „symboliczne” opłaty. 19 przypadku wprowadzenia moŜliwości pobierania opłat od uczestników, konieczne jest uwzględnienie niniejszej propozycji w Wytycznych… oraz uszczegółowienie jakiego typu są to opłaty. Uwaga uwzględniona 1.3.3 Zgodnie z niniejszymi Zasadami IW (IP2) nie będzie sporządzać Poświadczenia i deklaracji wydatków od Instytucji WdraŜającej (IP 2) – jedynie w przypadku Priorytetu V ww. dokument ma być sporządzany. W związku z powyŜszym wydaje się zasadne doprecyzowanie: Poświadczenia i deklaracji wydatków od Instytucji WdraŜającej (IP 2) w zakresie Priorytetu V. 1.3.3 W przypisie 4 dotyczącym wkładu w formie finansowej i niepienięŜnej pojawił się zapis, iŜ moŜe on pochodzić np. z opłat pobieranych od uczestników projektu. Zgodnie przekazywanymi przez Instytucję Zarządzającą interpretacjami, nie ma moŜliwości pobierania opłat od uczestników projektu. 1.3.3 Wkład własny Usunięcie przypisu nr 3. Przypis nr 3 dotyczy wkładu prywatnego opisywanego w dalszej części Rozdziału, nie ma natomiast odniesienia i zastosowania w przypadku wkładu własnego wnoszonego w formie niepienięŜnej. Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego 59 Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego 60 (…) Wkład własny moŜe być wnoszony w formie: 4 finansowej ; Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy w Wałbrzychu Filia Wrocław 61 Uwaga nieuwzględniona Pobieranie opłat jest elementem motywującym do pozostawania uczestników w projektach zatem nie moŜna go zabronić, przy czym dodano Ŝe są to „symboliczne” opłaty. Uwaga nieuwzględniona Zgodnie ze wstępem w podrozdziale wkład własny wnoszony jest równieŜ ze środków prywatnych. 3 niepienięŜnej (np. w formie świadczeń wykonywanych przez wolontariuszy) – szczegółowe zasady wnoszenia wkładu niepienięŜnego zawarte są w Wytycznych w zakresie 20 kwalifikowania wydatków w ramach PO KL; (…) Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 1.3.3. Wkład własny 62 Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 1.3.3 Wkład własny „Instytucja będąca stroną umowy zobowiązana jest monitorować wysokość wkładu własnego w projektach i przy końcowym rozliczeniu projektu powinna mieć na uwadze fakt, Ŝe nie jest moŜliwe przekroczenie wkładu własnego ze środków publicznych powyŜej 15% wydatków uznanych za kwalifikowalne na etapie weryfikacji wniosków o płatność. W przypadku gdy poziom wkładu własnego np. ze środków jednostki samorządu terytorialnego przekracza 15% wydatków kwalifikowalnych ze środków publicznych, naleŜy odpowiednią wysokość wkładu własnego finansowanego ze środków publicznych uznać za niekwalifikowalną. W przypadku, gdy we wniosku o płatność nie jest moŜliwe pomniejszenie wkładu własnego, odpowiednia róŜnica powinna zostać wykazana w rejestrze obciąŜeń na projekcie jako kwota wycofana”. „Wkład własny moŜe być wnoszony w formie: Konieczne wydaje się doprecyzowanie, czy moŜliwe jest przekroczenie wkładu własnego ze środków publicznych powyŜej 15% wydatków rozliczanych w poszczególnych wnioskach o płatność, zachowując równocześnie wymagany limit przy całościowym (końcowym) rozliczeniu projektu. Wyjaśnienie Doprecyzowano, Ŝe wymóg 15% dotyczy wyłącznie końcowego rozliczenia projektu co automatycznie oznacza, Ŝe nie ma takiego wymogu w przypadku poszczególnych wniosków o płatność. Błędna numeracja przypisu. Powinno być: Uwaga uwzględniona 4 finansowej ; 3 niepienięŜnej (np. w formie świadczeń wykonywanych przez wolontariuszy) – szczegółowe zasady wnoszenia wkładu niepienięŜnego zawarte są w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL;” „Wkład własny moŜe wnoszony w formie: być 4 finansowej ; niepienięŜnej (np. w formie świadczeń wykonywanych przez wolontariuszy) – szczegółowe zasady wnoszenia wkładu niepienięŜnego zawarte są w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL;” 5 63 64 Urząd Marszałkowski Województwa 1.3.3 Wkład własny „(...) W przypadku, gdy we wniosku o płatność nie jest moŜliwe pomniejszenie wkładu własnego, odpowiednia róŜnica powinna zostać wykazana w rejestrze obciąŜeń na Zapis ten naleŜy doprecyzować czy mowa tutaj o końcowym wniosku o Uwaga uwzględniona 21 Śląskiego DWF (MPiPS) projekcie jako kwota wycofana” 1.3.3 Wkład własny, str. 17 65 WUP Poznań 1.3.3. - Wkład własny (str.17) Prosimy o doprecyzowanie zapisu: „Wkład prywatny podlega rozliczeniu we wnioskach o płatność, nie jest jednak agregowany na wyŜszym poziomie poświadczania wydatków w ramach programu, czyli nie jest wykazywany ani w Poświadczeniu i deklaracji wydatków od Instytucji WdraŜającej (IP 2) dla Działań Priorytetu V (z wyjątkiem Działania 5.3) ani w Poświadczeniu i deklaracji wydatków od Instytucji Pośredniczącej.” Na str. 17 Zasad finansowania podano błędny przypis nr 3. 66 WUP Szczecin 1.3.3 Wkład własny NaleŜy określić rodzaje wkładu własnego tj. wkład własny dzieli się na wkład finansowy, wkład niepienięŜny, wkład w postaci dodatków lub wynagrodzeń oraz wkład prywatny. 67 68 Świętokrzyskie Biuro Rozwoju Regionalnego – Biuro PO KL Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku 1.3.3. Wkład własny, str. 18 tiret 1 i 2 błąd w numeracji przypisów. 1.3.3. Wkład własny str. 18 Przed zmianą: „… 69 3 niepienięŜnej wykonywanych szczegółowe (np. w formie świadczeń przez wolontariuszy) – zasady wnoszenia wkładu płatność. Doprecyzowanie Uwaga uwzględniona NaleŜy uaktualnić zapis z uwagi na zmianę systemu sporządzania poświadczeń przez IW/IP2, zgodnie z zapisami na str. 57 W sytuacji, gdy mowa jest o wkładzie własnym, który moŜe być wnoszony w formie niepienięŜnej przywołano przypis o treści „projekty realizowane równolegle w czasie to projekty, których okres realizacji nakłada się na siebie. Niejasny podział wkładu jest duŜym problem dla beneficjentów podczas wypełniania wniosku. Szczególnie dotyczy to projektodawców aplikujących do róŜnych IP, gdyŜ np. niektóre IP kaŜą wkład prywatny w postaci wynagrodzeń wykazywać jako zarówno wkład niepienięŜny oraz wkład prywatny. Postaje potem problem na etapie procedury odwoławczej. Uwaga uwzględniona Uwaga nieuwzględniona Zapis jest precyzyjny, natomiast błędnie rozumiany przez instytucje. Uwaga uwzględniona Uwaga dotyczy przypisu dolnego nr 3 - na dole strony brak odniesienia ponadto przypis nr 3 jest juŜ na str. 16 i dotyczy czegoś innego, takŜe proponuję usunąć przypis bądź, jeśli planowane było Uwaga uwzględniona 22 niepienięŜnego zawarte są w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL; …” IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 1.3.3. Wkład własny Dot. dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią Zapis „Wkład własny w formie dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią naleŜy odnosić do wysokości wynagrodzenia uczestników projektu w momencie udzielania im danej formy wsparcia. Wkład ten powinien zostać wyliczony proporcjonalnie do czasu udziału w projekcie” proponujemy uzupełnić o kwestię kwalifikowania wynagrodzenia uczestników za dni wolne od pracy. wyjaśnienie do tego punktu w przypisach dolnych, to zmienić numerację Celem uwagi jest doprecyzowanie zasad. Propozycja wynika z licznych zapytań Beneficjentów kierowanych do IOK w przedmiotowym zakresie. Uwaga uwzględniona W art. 181 ust.6 UFP wskazano, iŜ środki niewygasające w przypadku projektów związanych z integracją społeczną, poprawą jakości kształcenia i rozwojem potencjału adaptacyjnego pracowników i przedsiębiorstw mogą w przypadku stosownej decyzji RM, pozostać na rachunkach beneficjentów. Naszym zdaniem uzasadnione jest, aby zwolnienie z obowiązku zwrotu środków niewygasających dotyczyło równieŜ projektów realizowanych w ramach rynku pracy. Wprawdzie w UFP wymieniono tylko 3 ww. obszary, jednakŜe w art. 181 ust. 6 pkt. 2 dopuszcza się moŜliwość pozostawienia środków niewygasających na koncie w szczególnie uzasadnionych przypadkach, co pozwalałoby na pozostawienie środków Uwaga uwzględniona 70 1.3.4 71 W Zasadach finansowania PO KL nie zawarto zapisu dot. moŜliwości pozostawienia w szczególnych przypadkach środków niewygasających z upływem roku budŜetowego na rachunkach beneficjentów, w związku z czym o ile to moŜliwe zapis taki powinien znaleźć się w zaktualizowanej wersji Zasad. 23 WUP Toruń 1.3.4 oraz §8 ust. 9 wzoru umowy Proponujemy zobowiązanie beneficjentów do ewentualnego zwrotu zgłoszonych środków niewygasających w terminie późniejszym od terminu wskazanego w art. 181 ust. 2 UFP (tj. po 15 grudnia danego roku). WUP Toruń 1.3.4 Brak informacji nt. sposobu zapotrzebowywania środków dotacji celowej, które nie zostaną zgłoszone jako wydatki niewygasjące (chodzi o zachowanie proporcji 85% i 15% pomiędzy płatnościami a dotacją celową). niewygasających na kontach w przypadku projektów realizowanych w zakresie rynku pracy (Priorytet VI). JednakŜe w Zasadach finansowania PO KL nie zawarto zapisu dot. moŜliwości pozostawienia w szczególnych przypadkach środków niewygasających na rachunkach beneficjentów, w związku z czym o ile to moŜliwe zapis taki powinien znaleźć się w zaktualizowanej wersji Zasad. Beneficjenci na podstawie Zasad finansowania PO KL i zapisów umowy o dofinansowanie są zobowiązani do zwrotu środków zgłoszonych jako niewygasające w terminie do 30 listopada. Wydania rozporządzenia RM najczęściej następuje po terminie wymaganego zwrotu tych środków (termin wynikający z ustawy UFP – do 15 grudnia danego roku). Tym samym beneficjenci realnie nie mają moŜliwości skorzystania z moŜliwości jakie daje zapis art. 181 ust.6 UFP. MoŜliwość pozostawienia tych środków na kontach beneficjentów uprości przepływy finansowe oraz rozliczanie projektów. Pozostawiono tymczasowo dotychczasowe zapisy z uwagi na brak stanowiska MF odnośnie moŜliwości uznania dotacji celowej za wykorzystaną jeŜeli wydatki w danym roku przekroczą łączną wartość środków otrzymanych z dotacji celowej. Niemniej jednak, uwaga zostanie rozwaŜona przy kolejnej aktualizacji Zasad finansowania PO KL. 72 73 Plan finansowy na realizację PO KL na kolejny rok budŜetowy ustalany jest w połowie poprzedniego roku (w postaci planu do BP oraz tabel finansowych ujętych w Planie Uwaga nieuwzględniona Zapisy zostaną doprecyzowane po otrzymaniu stanowiska MF. 24 UMWM / WUP Kraków 1.3.4 W sytuacji, gdy środki europejskie mogą pozostać na rachunkach bankowych beneficjentów z końcem roku, a dotacja celowa musi być zwrócona naleŜy określić, czy beneficjent moŜe ponosić wydatki wyłącznie ze środków europejskich, które będzie miał do dyspozycji, czy teŜ powinien z własnych środków finansować część dotycząca współfinansowania. Dlaczego został wyłączony priorytet VI z moŜliwości pozostawienia środków dotacji celowej na rachunkach beneficjentów w przypadku zgłoszenia w wykazie środków niewygasających z upływem roku budŜetowego i wydania rozporządzenia Rady Ministrów na podstawie art. 181 ust. 2 UFP.? 74 DAP MSWiA 1.3.4 Obowiązek zwrotu środków z końcem roku budŜetowego W przypadku zwrotu niewykorzystanych środków dotacji celowej z dniem 31 grudnia danego roku budŜetowego – zwrócone środki podlegają zwrotowi do Beneficjenta w tej samej wysokości niezwłocznie z początkiem kolejnego roku budŜetowego, pod warunkiem dostępności środków. PowyŜszy zapis nie precyzuje jednak, kto będzie dokonywał przedmiotowego zwrotu. 75 Działania). Do tej pory wymagane było zachowanie parytetu wydatków w kaŜdym roku budŜetowym. W sytuacji gdy płatności pozostaną na kontach beneficjentów a dotacja celowa będzie musiała zostać zwrócona a następnie przekazana jako wydatki kolejnego roku parytet nie zostanie zachowany. Na początku roku mogą być opóźnienia w przekazaniu dotacji celowej. NaleŜy zatem uregulować jak powinien beneficjent postąpić. Dotyczy to równieŜ sytuacji, gdy w ciągu roku nie będą przekazane jednocześnie środki europejskie i dotacji celowej (uwaga dot.pkt.1.2). Niezachowanie proporcji źródeł finansowania przy ponoszeniu wydatków, moŜe powodować skutki niekorzystne dla beneficjenta (np. w przypadku stwierdzenia niekwalifikowaności wydatku poniesionego w 100% ze środków europejskich będzie zachodziła konieczność uznania za niekwalifikowane dodatkowo odpowiednia kwotę wkładu krajowego). W opinii IP2, z uwagi na fakt, iŜ z dniem 1 stycznia 2010 r. płatności będą dokonywane przez BGK – doprecyzować naleŜy, iŜ przedmiotowych zwrotów dokonywał będzie równieŜ BKG (lub w przypadku w którym IP/IP2 nie otworzy rachunku na obsługę współfinansowanie – przedmiotowych zwrotów Uwaga nieuwzględniona Zapisy zostaną doprecyzowane otrzymaniu stanowiska MF. po Uwaga nieuwzględniona Doprecyzowanie nie jest niezbędne poniewaŜ jest system finansowania jest opisany i jasno z dokumentu wynika Ŝe to BGK będzie dokonywać płatności. 25 dokonywać będzie IP / IP2). Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 76 Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 1.3.4 Obowiązek zwrotu środków z końcem roku budŜetowego str.19 1.3.4. Obowiązek zwrotu środków z końcem roku budŜetowego str.19 W przypadku gdy beneficjent nie otrzymuje środków niewygasających a jednocześnie dokonał zwrotu niewykorzystanych środków dotacji celowej z dniem 31 grudnia danego roku, zwrócone środki podlegają zwrotowi do beneficjenta w tej samej wysokości niezwłocznie z początkiem kolejnego roku budŜetowego, pod warunkiem dostępności środków. Beneficjent nie wnioskuje ponownie o przedmiotowe środki, w szczególności przekazanie środków dla beneficjenta nie wymaga złoŜenia wniosku o płatność. 77 Proponuje się skrócić Beneficjentom termin zwrotu środków dotacji celowej niewydatkowanej do końca danego roku do dnia 30 grudnia danego roku. Zwrot w terminie do 30 grudnia pozwoli na przekazanie zwróconych środków przez IP 2 do końca danego roku. Taki mechanizm, mówiący o tym, Ŝe Beneficjent o te środki nie wnioskuje, tylko dostaje je automatycznie w momencie, gdy środki takie są w dyspozycji IW, budzi wątpliwość, co naleŜy wpisać w zleceniu [płatności – nie jest to ani płatność zaliczkowa, ani na podstawie zatwierdzonego wniosku o płatność; nie moŜna równieŜ wpisać nr wniosku o płatność, na podstawie którego środki te zostały przekazane juŜ Beneficjentowi po raz pierwszy, poniewaŜ takie zlecenie płatności zawierałoby błąd formalnym. Sensowniejszym wydawałoby się pomniejszenie we wniosku o płatność wartości środków dotychczas przekazanych Beneficjentowi i uwzględnienie kwoty zwróconej we wnioskowanej. Z punktu widzenia Beneficjenta nie sprawia mu to zbyt duŜej róŜnicy: w wariancie przyjętym przez IZ beneficjent dostanie te środki z powrotem, w momencie kiedy IW będzie je miało w dyspozycji. Przymując, Ŝe „8” idą razem z „9” a „9” to dotacja celowa, środki w roku budŜetowym będą uruchomione nie szybciej niŜ w lutym. W lutym równieŜ są zatwierdzane WBOP za okres do 31.12, składane w terminie do 15.01; tym to wnioskiem o płatność Beneficjent mógłby wnioskować o wypłatę środków. Takie rozwiązanie sprawy ułatwiłoby równieŜ egzekucję zapisów ustawy mówiącej o naliczaniu odsetek od wydatków nieponiesionych w wysokości minimum 70 % pobranych dotychczas środków – wnioskiem o płatność za I kwartał danego roku Beneficjent musiałby bowiem rozliczyć 70 % środków pobranych jako zaliczka z wniosku za okres do 31.12, powiekszonych o zwrócone środki – nie będzie to dla Beneficjenta jasna sytuacja, np. wnioskiem o płatność za okres do 31.12 rozliczył poprzedni rok budŜetowy, zwrócił 40 zł, dostał je powrotem w styczniu i w lutym roku bieŜącego pobrał zaliczkę w wysokości 100 zł. Z jego punktu widzenia, wnioskiem o płatność za okres do 31.03 musi rozliczyć 70 zł (70 % tego co pobrał), natomiast w rzeczywistości będzie musiał rozliczyć 70 % ze 140 złotych; gdyby od razu miał wpisane w kwotę wnioskowaną 140 zł (40 zł z roku poprzedniego i 100 zł z roku bieŜącego), wniosek o płatność, rozliczenie roku poprzedniego i zobowiązania do rozliczenia w bieŜącym kwartale byłyby Uwaga nieuwzględniona Nie ma takiej konieczności aby IP2 dokonywała zwrotu do końca roku. Uwaga nieuwzględniona To jest techniczna kwestia wprowadzenia zlecenia płatności do systemu o czym była mowa na spotkaniach Iś. 26 czytelniejsze. Zwrot do beneficjenta na początku roku budŜetowego środków które oddał on w poprzednim roku budŜetowym. Z jakich pieniędzy ma być sfinansowany ten zwrot. czy naleŜy rozumieć Ŝe równieŜ automatycznie o te środki będzie powiększany plan finansowy IW na następny rok? JeŜeli harmonogram przewiduje wykorzystanie danych środków w starym roku budŜetowym to czy IW oddaje beneficjentowi środki a jednocześnie nalicza odsetki za okres od powtórnego przekazania do momentu rozliczenia (art. 189 ust.4 UFP). Na jakiej podstawie opiera się moŜliwość uznania dotacji za poniesioną określona w przypisie do ww. punktu i co oznacza określenie dotacja celowa poniesiona. Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 1.3.4. Obowiązek zwrotu środków z końcem roku budŜetowego Str.18 „W przypadku gdy beneficjent nie otrzymuje środków niewygasających a jednocześnie dokonał zwrotu niewykorzystanych środków dotacji celowej z dniem 31 grudnia danego roku, zwrócone środki podlegają zwrotowi do beneficjenta w tej samej wysokości niezwłocznie z początkiem kolejnego roku budŜetowego, pod warunkiem dostępności środków. Beneficjent nie wnioskuje ponownie o przedmiotowe środki, w szczególności przekazanie środków dla beneficjenta nie wymaga złoŜenia wniosku o płatność.” Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 1.3.4. Obowiązek zwrotu środków z końcem roku budŜetowego str.18 Jak ma się zapis o niepodleganiu zwrotowi środków przekazanych beneficjentowi jako dofinansowanie do art. 184 ust. 2 UFP, w którym wskazano, Ŝe przy wydatkowaniu ww. środków stosuje się odpowiednio zasady rozliczania określone dla dotacji z budŜetu państwa? 1.3.4. Obowiązek zwrotu środków z końcem roku budŜetowego, str. 19 Proponujemy ująć takŜe zapisy art. 181 ust. 6 pkt 2) UFP, mówiące o innych szczególnie uzasadnionych przypadkach, w których środki mogą pozostać na rachunkach beneficjentów. Wyjaśnienie Zwrot w nowym roku finansowany jest ze srodków, ktorymi dany urząd dysponuje w następnym roku (niewygasy lub środki budŜetowe). Odnośnie naliczania odsetek – zapisy zostaly doprecyzowane w 3 rodziale 78 79 DWF (MPiPS) 80 Adresatem pytania jest MF. Doprecyzowanie Uwaga uwzględniona 27 DWF (MPiPS) 1.3.4. Obowiązek zwrotu środków z końcem roku budŜetowego, str. 19 „W przypadku, gdy beneficjent nie otrzymuje środków niewygasających a jednocześnie dokonał zwrotu niewykorzystanych środków dotacji celowej z dniem 31 grudnia danego roku, zwrócone środki podlegają zwrotowi do beneficjenta w tej samej wysokości niezwłocznie z początkiem kolejnego roku budŜetowego, pod warunkiem dostępności środków. Beneficjent nie wnioskuje ponownie o przedmiotowe środki, w szczególności przekazanie środków dla beneficjenta nie wymaga złoŜenia wniosku o płatność.” Wyjaśnienie i doprecyzowanie zapisu Uwaga nieuwzględniona Wyjaśnienie Uwaga nieuwzględniona Zapis zostanie doprecyzowany po otrzymaniu stanowiska MF 1) Zapis w cytowanym brzmieniu moŜe oznaczać, Ŝe beneficjenci nie będą zgłaszali środków niewygasających, skoro i tak IP/IP2 musi wypłacić im środki na początku przyszłego roku budŜetowego. 2)Prosimy o wyjaśnienie, czy opisana sytuacja odnosi się takŜe do beneficjentów, którzy niedoszacowali kwoty środków zgłaszanych do rozporządzenia o środkach niewygasających, a resztę musieli zwrócić na koniec roku budŜetowego? Czy środki te beneficjenci otrzymają ponownie na początku kolejnego roku budŜetowego? 81 DWF (MPiPS) 1.3.4. Obowiązek zwrotu środków z końcem roku budŜetowego, str. 19 82 Prosimy o wyjaśnienie w Zasadach finansowania PO KL, jak powinna być określana kwota zgłoszona do rozporządzenia, w przypadku np. NGO? Dotychczas nie było obowiązku monitorowania na poziomie beneficjenta, w jaki sposób beneficjent faktycznie finansuje wydatki i jaka kwota dotyczy środków do refundacji, a jaka - środków na współfinansowanie. Czy zatem przyjmujemy/zakładamy, Ŝe beneficjent finansuje kaŜdy wydatek proporcjonalnie i w takiej proporcji szacuje środki do zwrotu z końcem roku budŜetowego? WUP Kraków 1.4. Finansowanie projektów w ramach PO KL 83 Brak doprecyzowania kwestii dot. naliczania odsetek w sytuacji nieterminowego złoŜenia wniosku o płatność bądź złoŜenia wniosku o płatność na kwotę inną niŜ wskazaną w zatwierdzonym przez IP2 harmonogramie płatności. Problem związany z rozdzieleniem źródeł finansowania projektów na płatności, które nie wygasają z końcem roku i na współfinansowanie. Przedstawione zasady naliczania odsetek są nieprecyzyjne i uniemoŜliwiają jednoznaczną interpretacje zapisów co moŜe skutkować przyjęciem IP2 błędnych procedur naliczania odsetek.W związku z powyŜszym wnosi się o doprecyzowanie kwestii dot. naliczana odsetek w Uwaga uwzględniona 28 sytuacji rozliczania projektu niezgodnie z harmonogramem płatności KPRM 1.4 Proszę o uzupełnienie wyliczenia sposobów finansowania projektów o projekty konkursowe realizowane przez państwowe jednostki budŜetowe w komponencie centralnym. Zgodnie z projektem Zasad, „ze względu na sposób finansowania projektów, w ramach PO KL moŜna wyróŜnić: 1) projekty konkursowe realizowane przez beneficjentów innych niŜ państwowe jednostki budŜetowe; 2) projekty systemowe państwowych jednostek budŜetowych w komponencie centralnym; 3) projekty konkursowe państwowych jednostek budŜetowych w komponencie regionalnym; 4) inne projekty systemowe.” Brak opisu finansowania projektów konkursowych realizowanych przez państwowe jednostki budŜetowe w komponencie centralnym. Tymczasem IP2 w KPRM ogłasza konkurs, w którym mogą brać udział państwowe jednostki budŜetowe. Uwaga uwzględniona 1.4 Finansowanie projektów w ramach PO KL oraz 1.4.3 Projekty konkursowe Wśród wyliczenia projektów w ramach PO KL brakuje projektów konkursowych państwowych jednostek budŜetowych w komponencie centralnym (jest tylko wymieniony komponent regionalny). IP2 dla Działania 5.2 realizuje projekty konkursowe dla jst, RIO, SKO oraz słuŜb nadzorowanych przez ministra Uwaga uwzględniona 84 DAP MSWiA 85 29 WUP Toruń państwowych jednostek budŜetowych (komponent regionalny) 1.4.1 właściwego wewnętrznych. NaleŜałoby doprecyzować jakie konsekwencje powoduje ujęcie we wniosku o płatność wydatku poniesionego po upływie 3 miesięcy od dnia jego poniesienia (dot. jednostek sektora finansów publicznych) - np. niekwalifkowalność wydatku? 86 WUP Toruń 1.4.1 NaleŜy doprecyzować, iŜ odsetki będą naliczane od kwoty pozostającej do rozliczenia 70 % łącznej kwoty dotychczas otrzymanych środków. 1.4.1. Projekty konkursowe realizowane przez beneficjentów innych niŜ państwowe jednostki budŜetowe „Harmonogram płatności moŜe podlegać aktualizacji we wniosku o płatność przed przekazaniem kolejnej transzy środków, pod warunkiem akceptacji zmienionego harmonogramu przez instytucję będącą stroną umowy. Zmiana harmonogramu w tym trybie nie wymaga formy aneksu do umowy o dofinansowanie projektu.” (skreślenie zapisu) do spraw Zgodnie z art. 190 UFP beneficjent będący jednostką sektora finansów publicznych powinien ująć kaŜdy wydatek kwalifikowany we wniosku o płatność w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia. Czy zapis tego artykułu oznacza, Ŝe dopuszczalne są sytuacje, w których wydatek zostanie ujęty po upływie 3 miesięcy od jego poniesienia – bez Ŝadnych konsekwencji? Z projektu Zasad finansowania PO KL wynika, iŜ w przypadku niezłoŜenia wniosku o płatność na kwotę i w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności nalicza się odsetki, liczone od dnia przekazania środków do dnia złoŜenia wniosku o płatność rozliczającego dany wydatek. Zgodnie ze stanowiskiem MF nie ma Ŝadnych sankcji za nieujęcie wydatku we wniosku o płatność w terminie wynikającym z ustawy o finansach publicznych. Uwaga uwzględniona 87 WUP Kraków 88 Skoro od nierozliczonych a zaplanowanych do wydatkowania środków mają być naliczane odsetki to, dlaczego zostawiono moŜliwość zmiany harmonogramu? wtedy jak naliczać odsetki? Od zaktualizowanego harmonogramu? dopiero od następnego okresu po zmianie? Kwestia nie została wyjaśniona w Zasadach. Uwaga uzasadniona, przy czym moŜliwość zmiany dotyczy wyłącznie przyczyn obiektywnych – patrz podrozdzial 3.1.5. 30 WUP Kraków 1.4.1. Projekty konkursowe realizowane przez beneficjentów innych niŜ państwowe jednostki budŜetowe „Jednocześnie jednostki sektora finansów publicznych powinny mieć na uwadze Ŝe zgodnie z art. 190 UFP, kaŜdy wydatek kwalifikowalny powinien zostać rozliczony we wniosku o płatność w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia.” Zachodzi wątpliwość czy moŜliwe jest takie zobowiązanie równieŜ dla innych beneficjentów niŜ jednostki samorządu terytorialnego. Ponadto, czy nie naleŜałoby określić, Ŝe wydatki naleŜy rozliczyć w okresie 3 miesięcy od ich refundacji z dotacji rozwojowej, poniewaŜ w przypadku opóźnień w przekazaniu transzy moŜe nie być to moŜliwe. Zgodnie z UFP przedmiotowy przepis dotyczy jednostek sektora finansów publicznych 89 WUP Opole 1.4.1 Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego DAP MSWiA 1.4.1 90 91 92 1.4.1 Projekty konkursowe realizowane przez beneficjentów innych niŜ państwowe jednostki budŜetowe Dopuszcza się w uzasadnionych przypadkach przekazywanie pierwszej transzy w wysokości 100% wartości dofinansowania. Zgodnie z minimalnym wzorem umowy zawartym w niniejszych Zasadach nierozliczenie 70% przekazanych środków skutkować będzie naliczeniem odsetek. Czy będzie to równieŜ obowiązywać w powyŜszym przypadku? Ponadto zasadne byłoby równieŜ ujęcie we wzorze informacji dla Beneficjentów o nowej ustawie o finansach publicznych zapisu dot. moŜliwości składania przez Beneficjentów wniosków cząstkowych rozliczających mniej niŜ 70% pod warunkiem zaakceptowania harmonogramu płatności w takiej formie. Zapis o szczegółowych zasadach naliczania odsetek zawartych w podrozdziale 3.1.5 – brak takich zapisów we wskazanym podrozdziale „Zgodnie z art. 189 ust 3 UFP w przypadku niezłoŜenia wniosku o płatność na kwotę i w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności (nie dłuŜszym jednak niŜ 3 miesiące), od środków pozostałych do rozliczenia naliczane będą odsetki jak dla zaległości podatkowych…” – naleŜy skreślić informację w nawiasie (nie dłuŜszym jednak niŜ 3 miesiące) oraz dostosować zapis do art. 189 ust 3 UFP oraz § 10 ust 6 umowy o dofinansowanie (uwaga w kolumnie obok i poniŜej). Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona Umowa o dofinansowanie oraz art. 189 ust. 3 nie określają, iŜ beneficjent zobowiązany będzie do zapłaty odsetek z tytułu dłuŜszego okresu rozliczeniowego, zaakceptowanego przez IW w Harmonogramie płatności. Ze względu na szczególne okoliczności (opóźnienia w podpisaniu umowy o dofinansowanie, brak środków na rachunku dysponenta) Uwaga uwzględniona 31 okres rozliczeniowy moŜe ulec wydłuŜeniu. W ww. sytuacji (według Zasad finansowania) beneficjent zobowiązany będzie do zapłaty odsetek. Ponadto, zapis, iŜ beneficjent zobowiązany jest do złoŜenia wniosku o płatność na kwotę wskazaną w zaakceptowanym Harmonogramie płatności (w kolumnie – Kwota planowanych wydatków do rozliczenia) – oznacza, iŜ Beneficjent zobowiązany jest do złoŜenia wniosku o płatność dokładnie na kwotę określoną w zatwierdzonym wcześniej Harmonogramie płatności. W związku z faktem, iŜ w Harmonogramie płatności beneficjent określa planowaną kwotę wydatków do rozliczenia i w praktyce nie ma moŜliwości rozliczenia kwoty „co do złotówki” - oznacza to (zgodnie z zapisem w Zasadach), iŜ za kaŜdym razem będzie musiał płacić odsetki. Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 93 Str. 20 1.4.1. Projekty konkursowe realizowane przez beneficjentów innych niŜ państwowe jednostki budŜetowe Do umowy o dofinansowanie projektu załączony jest harmonogram płatności wskazujący zakładane wartości Proponuje się zapis uzupełnić: „Do umowy o dofinansowanie projektu załączony jest harmonogram płatności wskazujący zakładane wartości zaliczek dla beneficjenta w poszczególnych okresach rozliczeniowych, wypłacane zgodnie z warunkami umowy ” Uwaga uwzględniona IW spotyka się z zarzutami ze strony beneficjentów, o niedochowywaniu terminów przewidzianych w harmonogramie płatności stanowiącym załącznik do umowy. KaŜdorazowo trzeba tłumaczyć, Ŝe wypłata środków dla Beneficjenta jest uwarunkowana jeszcze innymi elementami, jak rozliczenie pobranych środków, dostępność środków na koncie IW itd., a harmonogram w umowie jest 32 DWF (MPiPS) zaliczek dla beneficjenta w poszczególnych okresach rozliczeniowych. 1.4.1, str. 20 tylko pewnym hipotetycznym załoŜeniem. Zgodnie z art. 189 ust. 3 w przypadku niezłoŜenia wniosku o płatność na kwotę lub w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności... Zgodnie z brzmieniem ustawy o finansach publicznych. Uwaga uwzględniona 1)Wyjaśnienie Zapisy zostały doprecyzowane 94 DWF (MPiPS) 1.4.1. Projekty konkursowe realizowane przez beneficjentów innych niŜ państwowe jednostki budŜetowe, str. 21 „Harmonogram płatności moŜe podlegać aktualizacji we wniosku o płatność przed przekazaniem kolejnej transzy środków, pod warunkiem akceptacji zmienionego harmonogramu przez instytucję będącą stroną umowy. Zmiana harmonogramu w tym trybie nie wymaga formy aneksu do umowy o dofinansowanie projektu.” 1)Prosimy o wyjaśnienie, czy złoŜenie wniosku o płatność po terminie wg bieŜącego harmonogramu ale zgodnie z nowym harmonogramem płatności załączonym do tego wniosku skutkuje nałoŜeniem odsetek, o których mowa w art. 189 ust. 3? 2)Prosimy o uwzględnienie w tym miejscu omawianej na ostatnim spotkaniu grupy roboczej ds. finansowych moŜliwości składania zaktualizowanych harmonogramów płatności poza wnioskiem o płatność z zaznaczeniem, Ŝe akceptacja harmonogramu w tym, trybie nie wymaga formy aneksu do umowy. Ponadto prosimy o określenie terminu składania harmonogramów w tym trybie np. nie później niŜ na miesiąc przed terminem złoŜenia wniosku o płatność wg bieŜącego harmonogramu. 2) Beneficjent składa wniosek o płatność zazwyczaj raz na kwartał, nie ma moŜliwości poinformowania o przesunięciach wydatków i zmianie harmonogramu płatności poza terminami składania wniosków o płatność, a złoŜenie wniosku o płatność niezgodnie z harmonogramem wiąŜe się z karą w postaci odsetek. Czy zapis na stronie w rozdziale 3.1.5, na str. 47 odnosi się do harmonogramu płatności czy harmonogramu realizacji projektu? 95 33 WUP Warszawa 1.4.1 Nie jasne sformułowanie, kiedy naleŜy naliczać odsetki od środków pozostałych do rozliczenia. Zgodnie z zapisem dokumentu w przypadku nie złoŜenia wniosku o płatność na kwotę i w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności od środków pozostałych do rozliczenia naliczane będą odsetki jak dla zaległości podatkowych. Na podstawie wyŜej przytoczonego zapisu nie moŜna jednoznacznie stwierdzić czy Beneficjent rozliczając 70% kwoty z harmonogramu w ustalonym terminie uniknie odsetek, czy moŜe powinien rozliczyć jednak 100% kwoty z harmonogramu w określonym terminie aby odsetki te nie były naliczane. Poza tym wątpliwości budzi równieŜ sformułowanie „na kwotę i w terminie”. Sugeruje on bowiem, Ŝe oba te wymagania muszą być spełnione. Co się natomiast stanie jeŜeli Beneficjent spóźni się z wnioskiem, którym rozlicza 100% otrzymanej zaliczki. Logika nakazuje przypuszczać, Ŝe odsetki nie zostaną naliczone, jednak przytoczony zapis moŜna zinterpretować zupełnie inaczej. W związku z powyŜszym sugeruje się doprecyzowanie przytoczonych zapisów. Uwaga uwzględniona 96 34 WUP Warszawa 1.4.1. Projekty konkursowe realizowane przez beneficjentów innych niŜ państwowe jednostki budŜetowe Doprecyzowanie czy kaŜda róŜnica kwotowa skutkuje naliczaniem odsetek. Beneficjent nie jest wstanie zaplanować co do złotówki przyszłych wydatków. Uwaga uwzględniona Opisując dwa strumienie dofinansowania (środki EFS oraz dotacja celowa w części odpowiadającej współfinansowaniu krajowemu), naleŜałoby takŜe uwzględnić sytuację, gdy projekt obok EFS (85%) współfinansowany jest z innego źródła, jakim jest budŜet jednostki samorządu terytorialnego (15%). NaleŜy zatem uszczegółowić, Ŝe dwa strumienie środków dotyczą wyłącznie przypadków, gdy Beneficjent otrzymuje środki z EFS i z budŜetu państwa. Przedstawiona sytuacja ma miejsce w przypadku Działania 9.4, w ramach którego realizujący projekty Beneficjenci zobligowani są do wniesienia wkładu w wysokości 15% wartości projektu z budŜetu jednostek samorządu terytorialnego. Uwaga uwzględniona O ile to moŜliwe, płatności w ramach projektu powinny być regulowane za pośrednictwem tego rachunku. W przypadku ponoszenia wydatków z innych niŜ wyodrębniony na cele projektu rachunków bankowych, beneficjent jest zobowiązany do refundacji poniesionych wydatków z przekazanych mu środków w części odpowiadającej dofinansowaniu.” Zapis wymaga doprecyzowania, czy Beneficjent ma obowiązek ponosić wydatki z wyodrębnionego konta, czy teŜ moŜe ponosić z jakichkolwiek a i tak koszty będą kwalifikowalne. Uwaga nieuwzględniona Zapis wydaje się być wystarczająco precyzyjny i jednoznaczny. Co w przypadku gdy Beneficjent ponosi wydatki przed podpisaniem umowy na własne ryzyko, więc nie ma jeszcze podpisanej umowy. Czy w związku z powyŜszym przedmiotowy zapis będzie miał zastosowanie? Uwaga uwzględniona 97 WUP Poznań Podrozdział 1.4.1 Projekty konkursowe realizowane przez Beneficjentów innych niŜ państwowe jednostki budŜetowe Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 1.4.1 Projekty konkursowe realizowane przez beneficjentów innych niŜ państwowe jednostki budŜetowe Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 1.4.1 Projekty konkursowe realizowane przez beneficjentów innych niŜ państwowe jednostki budŜetowe 98 99 „KaŜdy wydatek kwalifikowalny poniesiony przez OPS i PCPR w związku z realizacją projektu powinien zostać ujęty we wniosku o płatność w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia.” 100 35 Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku 1.4.1. Projekty konkursowe realizowane przez beneficjentów innych niŜ państwowe jednostki budŜetowe str. 20 Brak odniesienia jakiej ustawy dotyczy przywołany artykuł Przed zmianą: „..Przekazanie kolejnej (kolejnych) transzy uzaleŜnione jest od rozliczenia we wnioskach o płatność co najmniej 70% łącznej kwoty dotychczas otrzymanych środków tj. wykazanie przez beneficjenta wydatków kwalifikowalnych sfinansowanych z dofinansowania co najmniej w tej wysokości we wniosku o płatność i ich zatwierdzenie przez instytucję weryfikującą wniosek o płatność. Jednocześnie zgodnie z art. 189 ust. 3 w przypadku niezłoŜenia wniosku o płatność na kwotę i w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności (nie dłuŜszym jednak niŜ 3 miesiące)…” Brak odniesienia do ustawy której dotyczy przywołany artykuł. Ponadto zgodnie z art. 189 ust.3 ustawy o finansach publicznych „w przypadku niezłoŜenia wniosku o płatność na kwotę lub w terminie….” NaleŜy traktować te dwa warunki rozłącznie. One nie muszą być spełnione razem. Zapewnienie zgodności zasad finansowania PO KL z ustawą o finansach publicznych. Uwaga uwzględniona Proponowana zmiana: „..Przekazanie kolejnej (kolejnych) transzy uzaleŜnione jest od rozliczenia we wnioskach o płatność co najmniej 70% łącznej kwoty dotychczas otrzymanych środków tj. wykazanie przez beneficjenta wydatków kwalifikowalnych sfinansowanych z dofinansowania co najmniej w tej wysokości we wniosku o płatność i ich zatwierdzenie przez instytucję weryfikującą wniosek o płatność. Jednocześnie zgodnie z art. 189 ust. 3 UFP w przypadku niezłoŜenia wniosku o płatność na kwotę lub w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności (nie dłuŜszym jednak niŜ 3 miesiące)…” 101 Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze Str. 20 1.4.1 Projekty konkursowe realizowane przez beneficjentów innych niŜ państwowe jednostki budŜetowe Czy w przypadku nie przekazania do beneficjenta środków beneficjent złoŜy wniosek o płatność w terminie wynikającym z harmonogramu płatności ale bez rozliczenia zakładanej w harmonogramie wysokości środków naleŜy naliczać odsetki? Fakt nie rozliczenia środków wysokości zakładanej, nie wynika z jego winy. Uwaga uwzględniona 102 36 Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 103 Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 104 Str. 20 1.4.1. Projekty konkursowe realizowane przez beneficjentów innych niŜ państwowe jednostki budŜetowe Pierwsza transza środków w uzasadnionych przypadkach moŜe dotyczyć 100% wartości dofinansowania. Str. 20 1.4.1. Projekty konkursowe realizowane przez beneficjentów innych niŜ państwowe jednostki budŜetowe „(…)zgodnie z art. 189 ust. 3 w przypadku niezłoŜenia wniosku o płatność na kwotę i w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności (nie dłuŜszym jednak niŜ 3 miesiące), od środków pozostałych do rozliczenia naliczane będą odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złoŜenia wniosku o płatność Przy istniejących zapisach UFP, naleŜałoby równieŜ w tym punkcie zasad zastrzec, podkreślić, iŜ Beneficjent musi we wniosku o płatność rozliczyć minimum 70 % pobranych środków. Pobranie transzy w wysokości 100 % dofinansowania jest zagroŜeniem dla Beneficjenta, który moŜe nie mieć takiej świadomości, Ŝe nie moŜe wziąć 100 % i rozliczać to przez cały rok; 70 % musi rozliczyć w najbliŜszym wniosku. Uwaga uwzględniona Zapisy art. 189 UFP są róŜnie interpretowane. Uwaga uwzględniona Nie złoŜenie przez Beneficjenta wniosku o płatność na określoną kwotę, powoduje konieczność naliczenia mu odsetek od pozostałej części, ale czy odniesieniem do wartości na jaką powinien złoŜyć wniosek jest 70 % zaliczki, czy wartość wydatków planowana do poniesienia w danym okresie rozliczeniowym, zadeklarowana w ostatnim obowiązującym harmonogramie? np. Beneficjent przewiduje pobranie zaliczki w wysokości 100 zł, i rozliczać ją w czterech kwartałach po 25 zł. w kaŜdym. Czy jeŜeli Beneficjent złoŜy wniosek o płatność za I kwartał na kwotę 25 zł to nalicza mu się odsetki (złoŜył na kwotę, jaką planował rozliczyć, chociaŜ nie jest to kwota stanowiąca 70 % pobranej zaliczki). Proszę o wyjaśnienie tej kwestii. 37 rozliczającego dany wydatek”. Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze Ponadto, beneficjenci będący jednostką sektora finansów publicznych zobowiązani są, zgodnie z art. 190 UFP, ująć kaŜdy wydatek kwalifikowalny we wniosku o płatność w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia. 105 Ministerstwo Sprawiedliwości 106 Str. 20 1.4.1. Projekty konkursowe realizowane przez beneficjentów innych niŜ państwowe jednostki budŜetowe 1.4.2 Zgodnie ze stanowiskiem MF nie zakłada się sankcji za nieujęcie wydatku we wniosku o płatność w terminie wynikającym z UFP. Zapis art. 190 UFP mówi, iŜ kaŜdy wydatek jednostki przynaleŜnej do sektora finansów publicznych powinien zostać ujęty we WBOP niepóźniej niŜ 3 miesiące od daty poniesienia, jednakŜe w tym artykule jest słowo „powinien”, a nie „musi”. Czy IZ przewiduje w minimalnym wzorze umowy, i jeŜeli tak, to jakie sankcje za naruszenie przez Beneficjentów z sektora finansów publicznych, zapisów tego artykułu? Czy oznacza to automatyczne uznawanie takich wydatków za niekwalifikowane? Zapis „Natomiast w przypadku projektów Ministra Sprawiedliwości w ramach Priorytetu V ukierunkowanych na usprawnienie sądownictwa, środki zabezpieczane są przez Ministra Sprawiedliwości w ramach dwóch części budŜetowych tj. cz. 15 Sądy powszechne oraz cz. 37 Sprawiedliwość. Ministerstwo Sprawiedliwości lub sądy apelacyjne jako wskazani przez Ministra Sprawiedliwości zamawiający będą właściwe do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych, których przedmiotem będą usługi/towary związane z realizacją projektów PO KL wykonywanych na rzecz sądów powszechnych. Po wyłonieniu wykonawcy płatności będą dokonywane w ramach danego zamówienia przez sądy apelacyjne tj. dysponentów głównych części budŜetu Zapis w obecnej postaci wskazuje tylko jednego zamawiającego dla wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, zarówno realizowanych na rzecz Ministerstwa Sprawiedliwości sensu stricto, jak i resortu sprawiedliwości w rozumieniu jednostek sądownictwa powszechnego na szczeblu apelacji, okręgu i rejonu w całych kraju. Proponowana zmiana Uwaga uwzględniona 38 odpowiadającej obszarowi apelacji, enumeratywnie wymienionych w załączniku do umowy z wykonawcą zawieranej przez Ministra Sprawiedliwości z wykonawcą projektu. Pozostałe płatności będą realizowane przez Ministra Sprawiedliwości w ramach cz. 37 Sprawiedliwość” Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze Str. 21-22 1.4.2. Projekty systemowe państwowych jednostek budŜetowych (komponent centralny) przyczyni się do usprawnienia postępowań przetargowych realizowanych przede wszystkim na rzecz jednostek wymiaru sprawiedliwości w ramach części 15 budŜetu państwa, odciąŜając procedury przetargowe prowadzone przez centralę (MS). Są to wydatki dysponenta części i będą ujmowane w ich sprawozdawczości. Nie wpływa to w Ŝaden sposób na samorząd województwa akceptujący projekt do realizacji. Jak naleŜy traktować wydatki realizowane z budŜetu środków europejskich - czy są to wydatki tej PJB zawarte w jej planie finansowym i będą ujmowane w jej sprawozdawczości budŜetowej czy teŜ nie. Jak traktować zapis o regulowaniu zobowiązań dotyczących wynagrodzeń pracowników PJB z rachunku dysponenta nadzorującego PJB? . 107 Ministerstwo Zdrowia 1.4.2. Zmiana zapisu „… BGK przekazuje środki z budŜetu europejskiego na wskazany rachunek pomocniczy..” na „ … BGK przekazuje środki z budŜetu europejskiego na wskazany rachunek bankowy…” 108 Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego 1.4.3 „W przypadku projektów państwowych jednostek budŜetowych zawierana jest umowa lub wydawana jest decyzja o dofinansowaniu projektu systemowego, zgodnie z art. 5 pkt 9 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Szczegółowy zakres zapisów przedmiotowej decyzji opisany został w podrozdziale 1.3.1.” Zgodnie z zasadami finansowania PO KL (1.2.1.1.) dysponent części budŜetowej moŜe otworzyć rachunek pomocniczy w BGK na wypłatę współfinansowania. Nie ma jednak zapisów świadczących o obowiązku prowadzenia rachunku pomocniczego dla środków dot. wynagrodzeń i rozliczeń gotówkowych. Czy rzeczywiście umowy z PJB naleŜy traktować jako projekty systemowe? Z uwagi na sposób finansowania wydaje się to niezasadne, chyba Ŝe to tylko kwestia nazewnictwa. Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona 109 39 Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego 1.4.3 Jest: W przypadku projektów państwowych jednostek budŜetowych zawierana umowa jest lub wydawana decyzja o dofinansowaniu projektu systemowego (…). Winno być: W przypadku projektów państwowych jednostek budŜetowych zawierana umowa jest lub wydawana decyzja o dofinansowaniu projektu konkursowego (…). Uwaga uwzględniona WUP Kraków 1.4.3 Z uwagi na znaczne róŜnice w przepływie środków w projektach konkursowych państwowych jednostek budŜetowych, winien być odrębny wzór umowy dofinansowania jako załącznik do Zasad finansowania POKL Przejrzystość zasad Uwaga nieuwzględniona Umowa na finansowanie projektów konkursowych pjb wydaje się być umową prostą, którą moŜna wzorować na umowie konkursowej. Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 1.4.3. Projekty konkursowe państwowych jednostek budŜetowych (komponent regionalny) Czy oznacza to Ŝe zobowiązania z tytułu wynagrodzeń jednej jednostki będzie realizowała inna jednostka? Na jakiej podstawie i jak będą te rozrachunki ewidencjonowane? W której jednostce? Pracownicy PJB nie są związani w Ŝaden sposób z jej dysponentem nadzorującym Str. 22 1.4.3. Projekty konkursowe państwowych jednostek budŜetowych (komponent regionalny) IP 2 wnioskuje o nie zawęŜanie kategorii wydatków, które mogą być płacone z tzw. rachunków pomocniczych (z zaliczek) do wynagrodzeń wraz z pochodnymi, rozliczeń gotówkowych oraz dewizowych. Mogą równieŜ bowiem wystąpić takie płatności jak stypendia dla uczniów, którzy nie posiadają rachunków bankowych, do których pieniądze będzie naleŜało przesłać przekazem pocztowym i wiele innych, których trudno będzie uregulować przelewem. Zapis tego punktu powinien mieć charakter otwarty: w kaŜdym przypadku w którym płatność na rzecz wykonawcy lub inna jest niemoŜliwa lub znacznie utrudniona, istnieje moŜliwość regulowania zobowiązań za pomocą rachunku pomocniczego. 110 111 Po otrzymaniu wyjaśnień z MF na temat finansowania projektów pjb IZ przekaŜe odpowiednie wyjaśnienia i przy najbliŜszej sposobności zostaną doprecyzowane Zasady finansowania PO KL. 112 Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 113 Odrębne zasady mają zastosowanie w odniesieniu do wydatków ponoszonych przez państwowe jednostki budŜetowe w związku IZ zgłaszała do MF konieczność elastycznego podejścia do określania kategorii wydatków które mogą być płacone z rachunków pomocniczych. 40 z wypłatą wynagrodzeń wraz z pochodnymi, rozliczeniami gotówkowymi oraz dewizowymi. W zakresie ww. wydatków BGK przekazuje środki z budŜetu europejskiego na wskazany rachunek pomocniczy dysponenta nadzorującego daną państwową jednostkę budŜetową, skąd następnie regulowane są ww. płatności lub dokonywana jest ich refundacja. 1.4.3 Projekty konkursowe państwowych jednostek budŜetowych (komponent regionalny) Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy w Wałbrzychu Filia Wrocław 114 (…) Przeformułowanie zapisu. IW (IP2) proponuje usunięcie lub przeniesienie do rozdziału 1.4.2 Projekty konkursowe państwowych jednostek budŜetowych (komponent centralny) zapisu dotyczącego wydawanej decyzji o dofinansowanie projektu systemowego. Uwaga uwzględniona W przypadku projektów państwowych jednostek budŜetowych zawierana jest umowa lub wydawana jest decyzja o dofinansowaniu projektu systemowego, zgodnie z art. 5 pkt. 9 41 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 1.4.3. Projekty konkursowe państwowych jednostek budŜetowych (komponent regionalny) W ramach zapisu „W przypadku projektów państwowych jednostek budŜetowych zawierana jest umowa lub wydawana jest decyzja o dofinansowaniu projektu systemowego, zgodnie z art. 5 pkt 9 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Szczegółowy zakres zapisów przedmiotowej decyzji opisany został w podrozdziale 1.3.1.” odwołanie się do projektów systemowych w rozdziale dot. projektów konkursowych nie jest zasadne. Celem uwagi jest systematyzacja zapisów pod katem zachowania czytelności i spójności treści zasad w odniesieniu do zakresu i tematyki danego rozdziału. Uwaga uwzględniona Literówka w wyrazie Regionalnego Błąd pisarski Uwaga uwzględniona Błąd pisarski Uwaga uwzględniona 115 Ministerstwo Zdrowia 1.4.4.1 Ministerstwo Zdrowia 1.4.4.1 116 Zmiana zapisu ….„JednakŜe dotacja celowa z bieŜącego roku dotację moŜe być przeznaczona na bieŜące wypłaty dokonywane przez samorząd województwa w ramach projektów PO KL.” Błąd składniowy winno być „JednakŜe dotacja celowa z bieŜącego roku moŜe być przeznaczona na bieŜące wypłaty dokonywane przez samorząd województwa w ramach projektów PO KL.” 117 42 1.4.4.1 Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego Zapisy podrozdziału odnośnie przekazywania środków na realizację projektu są niezgodne z interpretacją przekazaną drogą mailową, zamieszczoną na Bazie Wiedzy oraz pismem DZF-IV-92262-527-IK/09 NK: 131670/09 z dnia 26.08.2009r. Zgodnie z przekazanymi interpretacjami przy projektach własnych samorządu województwa nie ma systemu zaliczkowego, przekazanie transzy dotacji nie jest uzaleŜnione od rozliczenia 70% otrzymanych środków. System finansowania projektów samorządów województw jest zmieniany w związku ze zmianami UFP. 118 Str. 23 1.4.4.1. Projekty własne samorządu województwa Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 119 Str. 23 1.4.4.1. Projekty własne samorządu województwa Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 120 121 Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona W przypadku niezłoŜenia wniosku o płatność na kwotę i w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności (…) 1.4.4.1 Projekty własne samorządu województwa Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy w Wałbrzychu Filia Wrocław Beneficjent wystawia zlecenie płatności które jest realizowane. Pozyskanie nowych środków warunkowane jest teŜ rozliczeniem 70% środków dotychczas otrzymanych. Powstają więc dwa pytania. Po pierwsze czy te dwa mechanizmy – złoŜenie zlecenia płatności i wniosku beneficjenta o płatność są jakoś powiązane. I pytanie drugie. JeŜeli beneficjent rozlicza 70% środków nabywa prawo do uzyskania następnej transzy. Jednocześnie rozliczenie 70% wskazuje Ŝe nie rozliczono całości środków przewidzianych w harmonogramie a więc jest podstawa do naliczenia karnych odsetek. Proponuje się ujednolicenie zapisów Zasad finansowania z zapisami UFP „W przypadku niezłoŜenia wniosku o płatność na kwotę lub w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności (…)”. 1) Brak zapisu, mówiącego o tym, iŜ w przypadku projektu systemowego ROPS w ramach Poddziałania 7.1.3 (jest to projekt systemowy realizowany zgodnie z Zasadami przygotowania, realizacji i rozliczania projektów systemowych Ośrodków Pomocy Społecznej, Powiatowych centrów Pomocy Rodzinie oraz Regionalnego Ośrodka Pomocy Społecznej w ramach PO KL) beneficjent, analogicznie jak w przypadku projektów systemowych OPS i PCPR, otrzymuje środki w ramach dofinansowania raz w roku. 1) Z uwagi na to, Ŝe projekt systemowy ROPS - ów jest takŜe projektem systemowym, wskazane jest przekazanie beneficjentowi jednej transzy. Projekty systemowe w ramach Poddziałania 7.1.3 powinny być realizowane jak najszybciej, m.in. poprzez przeszkolenie kadry OPS - ów, PCPR - ów do realizacji Ad 1) Projekt ROPS jest traktowany jak kaŜdy inny projekt własny samorządu województwa. Zapisy dotyczące projektów systemowych OPS i PCPR nie mają tutaj zastosowania. 43 projektów systemowych. Przekazanie całej transzy pozwoli beneficjentom realizującym „duŜe” szkolenia i pozostałe formy wsparcia (wybór wykonawców w drodze duŜych przetargów) na uniknięcie problemów z płatnościami. 2) W odniesieniu do zapisu: (…) „Ponadto jednostki organizacyjne samorządu województwa realizujące projekt systemowy powinny, zgodnie z art. 190 UFP, ująć kaŜdy wydatek kwalifikowalny we wniosku o płatność w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia”. W opinii IW (IP2) powyŜszy zapis nie ma zastosowania w przypadku projektu systemowego realizowanego w ramach Poddziałania 7.1.3. 2) W opinii IW (IP2) nie jest moŜliwe w przypadku projektów systemowych realizowanych w ramach Poddziałania 7.1.1, 7.1.2 oraz 7.1.3 ujmowanie wydatków poniesionych przez beneficjentów w terminie do 3 miesięcy od dnia ich poniesienia. Ad 2) Uwaga uwzględniona Realizacja projektu systemowego następuje zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie na dany rok budŜetowy. Wniosek jest składany w terminie określonym przez IP bądź IW (IP2). W roku 2009 był to m-c luty. Wniosek jest sprawdzany przez pracowników IW (IP2) a następnie do beneficjenta wysyłane są uwagi i poprawki, jakie naleŜy nanieść wyjaśnić w ramach niniejszego wniosku. Po uwzględnieniu uwag – beneficjent ponownie składa poprawiony wniosek o dofinansowanie do momentu otrzymania dofinansowania/ zatwierdzenia. W związku z powyŜszym, 44 podpisanie umowy ramowej w przypadku projektów systemowych OPS/PCPR bądź przyjęcie uchwały Zarządu Województwa w przypadku projektów systemowych realizowanych przez ROPS-y następuje w II kwartale, a okres realizacji i ponoszenia wydatków przez beneficjenta trwa od 1 stycznia. Podpisanie/przyjęcie umowy/uchwały Zarządu Województwa w II bądź w III kwartale, skutkuje tym, iŜ pierwszy wniosek o płatność jest składany dopiero w ciągu 10 dni roboczych od dnia zakończenia II czy III kwartału. Wniosek obejmuje wydatki ponoszone od stycznia (chociaŜby wynagrodzenia kadry w projekcie) zatem występuje niezgodność z niniejszym zapisem zawartym w niniejszych Zasadach. W tej sytuacji beneficjent nie ma moŜliwości wykazania we wniosku o płatność wszystkich wydatków poniesionych do 31.03. danego roku. Co więcej, w przypadku duŜej ilości błędów stwierdzonych we wnioskach o dofinansowanie, zatwierdzenie wniosku następuje pod koniec II kwartału, w związku z czym podpisanie umowy po dostarczeniu niezbędnych załączników następuje juŜ w III kwartale danego roku. W takiej sytuacji beneficjent systemowy 45 dopiero na początku października składa 1 wniosek o płatność za okres od 01.01.2009r. do 30.09.2009r., w którym musi ująć/wykazać te wydatki jakie poniósł w danym okresie (np. wynagrodzenie osób zaangaŜowanych w realizację projektu systemowego wypłacane np. od m-ca stycznia). Wskazane terminy stoją w sprzeczności z zapisami zawartymi w niniejszym dokumencie oraz UFP. Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku 1.4.4.1. Projekty własne samorządu województwa Str.23 Brak odniesienia jakiej ustawy dotyczy przywołany artykuł Przed zmianą: „…Środki na finansowanie projektów własnych samorządu województwa, pochodzące z budŜetu środków europejskich będą wypłacane przez BGK na podstawie zleceń płatności wystawianych przez Zarząd Województwa lub inny podmiot upowaŜniony przez niego (na podstawie art. 188 ust. 1)….” Brak odniesienia do ustawy której dotyczy przywołany artykuł. Uwaga uwzględniona Zmiana zapisu na odpowiedni Uwaga uwzględniona Proponowana zmiana: „…Środki na finansowanie projektów własnych samorządu województwa, pochodzące z budŜetu środków europejskich będą wypłacane przez BGK na podstawie zleceń płatności wystawianych przez Zarząd Województwa lub inny podmiot upowaŜniony przez niego (na podstawie art. 188 ust. 1 UFP)….” 122 DWF (MPiPS) 1.4.4.2. Projekty systemowe PFRON, str. 24 NaleŜy zmienić zapis: „Środki na refundację dla PFRON powinny zostać uwzględnione w limicie wydatków dla CRZL.” Proponujemy zapis: 123 „Środki na refundację dla PFRON zapewnione są w części 44. CRZL wystawia zlecenia płatności do BGK i przekazuje refundację dla PFRON na podstawie upowaŜnienia MPiPS.” Środki na refundację zapewnione są w części 44 budŜetu środków europejskich. CRZL otrzyma zgodę/upowaŜnienie dysponenta głównego tej części (MPiPS) do wystawiania zleceń płatności dotyczących 46 Ministerstwo Zdrowia 1.4.4.5. „zatwierdzeniu przez IW (IP2) / IP wniosku o dofinansowanie projektu dany rok” Błąd pisarski winno być: „zatwierdzeniu przez IW (IP2) / IP wniosku o dofinansowanie projektu na dany rok” refundacji dla PFRON. Środki te nie są uwzględnione w limicie wydatków dla CRZL. Błąd pisarski Uwaga uwzględniona 124 1.4.4.5 W przypadku projektów systemowych ośrodków pomocy społecznej i powiatowych centrów pomocy rodzinie Zasady finansowania wskazują, iŜ wnioski o dofinansowanie projektu zatwierdzane są na kaŜdy rok budŜetowy. Wątpliwość Instytucji Pośredniczącej budzi fakt zamieszczenia powyŜszego zapisu, gdyŜ w przypadku wyraŜenia zgody IP na realizacje przez OPS i PCPR projektów dłuŜszych niŜ 1 rok, wnioski będą składane np. na 2 lata. Uwaga uwzględniona 1.4.4.5 Projekty systemowe ośrodków pomocy społecznej i powiatowych centrów pomocy rodzinie W opinii IW (IP2) niemoŜliwym jest zachowanie terminów wskazanych w zapisie w odniesieniu do projektu systemowego realizowanego w ramach Poddziałania 7.1.1, 7.1.2, a takŜe Poddziałania 7.1.3. W przypadku projektów systemowych realizowanych w ramach Poddziałania 7.1.1, 7.1.2 oraz 7.1.3 ujmowanie wydatków poniesionych przez beneficjentów z zachowaniem terminu do 3 miesięcy od dnia ich poniesienia jest niemoŜliwe. Zapisy doprecyzowano Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego 125 (…) Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy w Wałbrzychu Filia Wrocław 126 KaŜdy wydatek kwalifikowalny poniesiony przez OPS i PCPR w związku z realizacją projektu powinien zostać ujęty we wniosku o płatność w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia. Realizacja projektu systemowego następuje zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie na dany rok budŜetowy. Wniosek jest składany w terminie określonym przez IP bądź IW (IP2). W tym roku był to m-c luty 2009. Wniosek jest sprawdzany przez pracowników IW (IP2), a następnie do beneficjenta wysyłane są uwagi i poprawki jakie naleŜy nanieść w ramach niniejszego wniosku. Po uwzględnieniu uwag – 47 beneficjent ponownie składa poprawiony wniosek o dofinansowanie, do momentu otrzymania dofinansowania/ zatwierdzenia. W przypadku stwierdzenia błędów we wnioskach o dofinansowanie, zatwierdzenie wniosku następuje pod koniec II kwartału, w związku z czym podpisanie umowy po dostarczeniu niezbędnych załączników następuje juŜ w III kwartale danego roku. Na początku października beneficjent systemowy składa 1 wniosek o płatność za okres od 01.01.2009r. do 30.09.2009r., w którym musi ująć/wykazać te wydatki jakie poniósł w danym okresie (chociaŜby wynagrodzenie osób zaangaŜowanych w realizację projektu systemowego wypłacane np. od m-ca stycznia). W związku z powyŜszym umowa ramowa w przypadku projektów systemowych OPS/PCPR bądź uchwała Zarządu Województwa, w przypadku projektów systemowych realizowanych przez ROPS-y, podpisywana jest w II bądź III kwartale, a okres realizacji i ponoszenia wydatków przez beneficjenta trwa od 1 stycznia. Podpisanie/przyjęcie umowy/uchwały Zarządu Województwa w II bądź w III kwartale, skutkuje tym, iŜ 48 pierwszy wniosek o płatność jest składany dopiero w ciągu 10 dni roboczych od dnia zakończenia II czy III kwartału (w lipcu bądź w październiku). Wniosek obejmuje wydatki ponoszone od stycznia (chociaŜby wynagrodzenia kadry w projekcie) zatem występuje niezgodność z niniejszym zapisem zawartym w tych zasadach. Beneficjent nie ma moŜliwości wykazania we wniosku o płatność wszystkich wydatków poniesionych do 31.03., a nawet do 30.06.2009 w ramach danego roku. Wskazane terminy stoją zatem w sprzeczności z zapisami zawartymi w niniejszym dokumencie oraz UFP. Mając na uwadze powyŜsze, IW (IP2) proponuje usunięcie powyŜszego zapisu (lub zamieszczenia wyjątków od tej reguły). MJWPU 127 pkt 1.4.4.5 (przypis 12) str. 24 przekazanie środków na kolejny rok budŜetowy moŜe nastąpić po złoŜeniu przez OPS lub PCPR wniosku o płatność na kwotę wydatków stanowiącą rozliczenie (bez konieczności ich zatwierdzenia?!) co najmniej 70% środków otrzymanych w poprzednich latach budŜetowych W projektach systemowych OPS i PCPR, w których ze względu na zagwarantowane środki jakość realizowanych projektów często stoi na niskim poziomie uzaleŜnienie przekazania kolejnej dotacji od rozliczenia poprzedniej z reguły jest jedynym czynnikiem motywującym OPS’y do pozytywnej pracy na rzecz projektu. Jeśli ten czynnik zostanie wyeliminowany jakość pracy beneficjentów Uwaga nieuwzględniona: Zapis jest wynikiem konsultacji przy wcześniejszej aktualizacji i nie były zgłaszane do niego uwagi 49 Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 128 WUP Opole 129 1.4.4.5 Projekty systemowe ośrodków pomocy społecznej i powiatowych centrów pomocy rodzinie Doprecyzowania wymaga postępowanie z projektami systemowymi 7.1.1 i 7.1.2 , (które co do zasady otrzymają jednorazowo 100% dofinansowania) a nie dokonają rozliczenia 70% otrzymanej transzy 2.1.1 „Wykazanie przez kontrolę uchybień bądź nieprawidłowości, w tym w ramach zadań wykonywanych przez personel zatrudniony do realizację projektu, daję podstawę do uznania wydatków związanych z ich wynagrodzeniem za niekwalifikowalne” -- naleŜy określić na jakiej podstawie (sposób wyliczenia, metodologia, narzędzie) uznać za niekwalifikowalną część wynagrodzenia personelu (np. w przypadku notorycznego nieprzestrzegania terminów wyznaczanych przez IW/IP2). Zasadne byłoby równieŜ wprowadzenie ograniczenia kwotowego lub liczbowego w zakresie pełnienia funkcji/zadań jakie jedna osoba np. koordynator/kierownik projektu, mógłby pełnić w ramach projektu tak, aby rzetelnie wypełniał swoje obowiązki. Proponuje się równieŜ wprowadzenie limitu dla kosztów zarządzania projektem w przypadku projektów poniŜej 200 tys. zł. Zasadne wydaje się równieŜ usunięcie treści: „...przy czym nie obowiązuje limit kwotowy ustalony dla projektów o wartości powyŜej 1 mln zł.” w zakresie partnerstwa. systemowych na rzecz projektów zdecydowanie się pogorszy przez co rozliczanie projektów moŜe trwać nawet do 1 roku - teraz zajmuje to około 6-7 miesięcy przy składanych średnio 5-6 poprawach wniosków o dofinansowanie. kwestia naliczania odsetek jak dla zaległości podatkowych od nierozliczonej części dofinansowania Uwaga uwzględniona Zapisy zmieniono 50 Str. 27 2.1.1. Koszty bezpośrednie 130 Jednocześnie, w celu zapewnienia prawidłowej obsługi projektu beneficjent powinien weryfikować czy personel projektu nie wykonuje innych funkcji/zadań w ramach innych projektów, które mogą powodować uszczerbek dla wykonywania zadań z projektem. Weryfikacja powinna odbywać się na podstawie oświadczeń składanych przez personel projektu. Dodatkowo, wykazanie przez kontrolę projektu uchybień bądź nieprawidłowości, w tym w ramach zadań wykonywanych przez personel zatrudniony do realizacji projektu, daje podstawę do uznania wydatków związanych z ich wynagrodzeniem za niekwalifikowalne. Po pierwsze, sformułowanie „powinien” daje pewną dowolność Beneficjentowi w sposobie postępowania. Aby zapis był jasny, zapis „powinien” naleŜy zastąpić na „musi” i zrobić z tego obowiązek a nie powinność. Uwaga nieaktualna Po drugie, obowiązki beneficjenta określa umowa; jeŜeli obowiązek / powinność taka nie znajdzie zapisów w umowie, trudno będzie egzekwować wykonanie takiej czynności. Po trzecie, nie zostały określone Ŝadne normy regulujące treść ewentualnych oświadczeń osób zaangaŜowanych w realizację projektu – podejście do kaŜdego oświadczenia będzie indywidualne – jedna osoba zadeklaruje pracę na trzech stanowiskach, w trzech projektach i Beneficjent uzna, Ŝe jest to zbyt duŜe obciąŜenie dla tej osoby i nie zatrudni jej do kolejnego projektu, pomimo wysokich kompetencji takiej osoby i faktu, Ŝe poradziłaby ona sobie z kolejnym zleceniem. Inny Beneficjent weźmie oświadczenie od potencjalnego pracownika, gdzie wymienione zostanie 20 zleceń i uzna, Ŝe nie widzi przeciwwskazań do podpisania 21 zlecenia z tą osobą. W Ŝaden sposób nie będziemy w stanie udowodnić, Ŝe zatrudnienie tej czy tamtej osoby było nieuzasadnione. Inaczej, jak osoba taka nie będzie wywiązywała się z nowych obowiązków. I to tu powinniśmy skupić swoją uwagę – nie na zaangaŜowaniu takiej osoby w inne prace zlecone, ale w jakość wykonywanych przez nią zadań. Ponadto, w jaki sposób Beneficjent, czy komórka kontrolna zweryfikuje prawdziwość składanych przez potencjalną kadrę projektu oświadczeń i jakie konsekwencje wystosuje wobec niej, skoro IW z pracownikiem nie łączą Ŝadne prawne stosunki (umowa o pracę, zlecenie lub dzieło podpisywane jest pomiędzy Beneficjentem a pracownikiem, a nie IW a pracownikiem). Zapis wytycznych proponuje się skrócić do elementu związanego z kontrolą jakości wykonywanych zadań przez poszczególne osoby zatrudnione w projekcie. 51 Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego 2.1.1.1 Brak wskazania limitu procentowego kosztów zarządzania projektem obowiązującego w przypadku projektów o wartości poniŜej 200 tys. zł Proponuje się rozwaŜenie moŜliwości zwiększenia limitu procentowego środków przeznaczonych na zarządzanie projektem w przypadku projektów długoterminowych, trwających 3-4 lata np. do 15% dla projektów powyŜej 1 mln. Konieczność uszczegółowienia wytycznych w tej kwestii. Uwaga nieaktualna Wartość środków przeznaczonych na zarządzanie projektem jednorocznym będzie znacząco wyŜsza niŜ wartość tych środków dla projektów 3-4 letnich. 131 Str. 27-28 2.1.1.1. Zarządzenie projektem 132 Zdaniem IP 2 wartość % wydatków związanych z zarządzaniem projektem powinna odnosić się do wartości zadań bezpośrednio związanych z realizację projektu (koszty bezpośrednie). ZałóŜmy następującą sytuację: 1. zadanie „zarządzanie projektem” 2. zadania merytoryczne 3 pośrednie rozliczane ryczałtem Uwaga nieaktualna Przy kaŜdorazowym pomniejszeniu kosztów w zadaniach merytorycznych naleŜy pomniejszyć koszty zarządzania i pośrednie ryczałtem. Ale co od czego liczyć? Wysokość kosztów zarządzania projektem liczona jest od wartości projektu ogółem, ale po pomniejszeniu wydatków na zadania merytoryczne, musimy pomniejszyć wydatki na zadania związane z zarządzaniem projektem. Tak utworzona wartość musi stanowić podstawę do ponownego przeliczenia wydatków pośrednich ryczałtem, a po pomniejszeniu wydatków pośrednich rozliczanych ryczałtem znowu zmienia nam się wartość projektu i znów naleŜy przeliczyć koszty zarządzania projektem. I tak w kółko. 52 Str. 27-28 2.1.1.1. Zarządzenie projektem Wydatki poniesione w trakcie realizacji projektu powyŜej wyznaczonego limitu nie mogą zostać uznane za kwalifikowane. 133 MJWPU pkt 2.1.1.1 str. 26 MJWPU pkt 2.1.1.1 str. 26 Wydaje się nieuzasadnionym obniŜanie kosztów związanych z wynagrodzeniem personelu, w trakcie realizacji projektu, na etapie rozliczenia, jeŜeli koszty ogółem projektu ulegną zmianie. NaleŜy bowiem stwierdzić, Ŝe realizacja zadań merytorycznych (kosztów bezpośrednich), w trakcie trwania projektu zawsze generuje oszczędności i prawie nigdy Beneficjent nie wydaje 100 % planowanych wydatków. To z kolei z automatu będzie powodowało, Ŝe wartość wydatków w ramach zadania „Zarządzanie projektem”, w końcowym rozliczeniu projektu ulegnie zmianie. Obawą jest celowe wydatkowanie przez Beneficjentów jak największej ilości środków z zadań innych aby jak najwięcej pozyskać w ramach zadania związanego z zarządzaniem projektem, a przecieŜ poziom realizacji wydatków związanych np. ze zwrotem kosztów dojazdu nie powinien mieć wpływ na poziom rozliczonych wynagrodzeń personelu projektu. NaleŜałoby doprecyzować maksymalną ilość projektów koordynowanych przez 1 osobę. 134 Koszty zarządzania projektem nie mogą przekraczać: a) 20% wartości projektu w przypadku projektów o wartości do 500 tys. zł włącznie; Uwaga nieaktualna Coraz częściej Instytucje WdraŜające mają do czynienia z przypadkami kiedy 1 osoba jest koordynatorem w kilku (56 projektach) co powoduje, iŜ w rzeczywistości nie jest w stanie fizycznie koordynować pracę w kilku jednostkach realizujących projekty i sprowadza się do tego, Ŝe jest tylko koordynatorem „na papierze”. Projekty takie są fatalnie prowadzone, zawierają mnóstwo błędów a rozliczanie ich przeciąga się duŜą liczbą poprawek i korekt składanych przewaŜnie nieterminowo i powielających te same błędy. NaleŜy próg 20% zastosować takŜe do mniejszych projektów poniŜej 200 tys. gdyŜ kontrole projektów systemowych w ramach Priorytetu VII POKL wykazały duŜy odsetek naduŜyć w tym zakresie. Uwaga nieuwzględniona Uwaga niemoŜliwa do uwzględnienia z uwagi na róŜna specyfikę projektów w PO KL. Uwaga nieaktualna 135 53 MJWPU pkt 2.1.1.1 str. 26 1) Koszty zarządzania projektem obejmują : a) wynagrodzenia koordynatora/kierownika projektu lub innej osoby mającej za zadanie koordynowanie lub zarządzanie projektem w postaci miesięcznego wynagrodzenia za pracę wykonaną na rzecz projektu . DWF (MPiPS) 2.1.1.1, str. 27 Zasadne wydaje się doprecyzowanie zapisu, w jakich przypadkach promocja moŜe być odrębnym zadaniem merytorycznym? 136 Powstaje coraz więcej naduŜyć w związku z zapisami zasad finansowania, iŜ kwalifikowalne są zarówno umowy zlecenia, dodatki ja równieŜ nagrody. Coraz częściej Wydziały WdraŜania maja do czynienia z sytuacją kiedy beneficjenci zawyŜają sobie podczas konstruowania budŜetu stawki dodatków specjalnych z tytułu zwiększenia obowiązków z góry zakładając iŜ planowana podwyŜka w roku następnym pozwoli im na wykorzystanie maksymalnego 40% dodatku do podstawy wynagrodzenia, a później kiedy okazuje się, iŜ w rzeczywistości zawyŜyli sobie za duŜo i w roku wdraŜania dodatek ten przekracza jednak zakładane 40% próbują ukryć ten fakt prosząc o zmianę dodatku zaplanowanego na 12 miesięcy na jednorazową nagrodę wypłacaną na koniec projektu. Ta sama sytuacja ma miejsce w przypadku dodatków do wynagrodzenia pracowników socjalnych realizujących kontrakty w ramach projektów Priorytetu VII POKL. Z tekstu wynika, iŜ promocja moŜe być wyodrębnionym zadaniem tylko w przypadku działań informacyjnopromocyjnych, natomiast przy projektach kompleksowych gdzie promocja stanowi wyraźne działanie niedoprecyzowano, jak naleŜy postąpić. Takie sytuacje powinny podlegać ocenie na etapie weryfikacji wniosku o płatność. Uwaga nieuwzględniona Takie przypadki naleŜy traktować indywidualnie w zaleŜności od konstrukcji budŜetu. Niemniej jednak, z uwagi na rezygnację z limitów na koszty zarządzania – uwaga staje się bezprzedmiotowa. 137 54 UM Łódź 2.1 - str. 27 - punkt 2.1.1.1 Brak sformułowania, które jednoznacznie zobowiązywałoby do tworzenia w kaŜdym projekcie zadania „Zarządzanie projektem” Przy obecnym zapisie, w przypadku nie ponoszenia przez beneficjenta kosztów wskazanych w podpunkcie 2.1.1.1, istnieje moŜliwość rezygnacji z zadania „Zarządzanie projektem” Wyjaśnienie: Nie ma Ŝadnego obowiązku aby beneficjent wpisywał do projektu koszty zarządzania. MoŜe je ponosić we własnym zakresie. Wprowadzone ograniczenia (w postaci zaniŜonych limitów procentowego udziału kosztów zarządzania projektem) mogą skutkować nieprzystąpieniem beneficjentów systemowych w ramach Działania 7.1 do realizacji projektu zarówno w roku 2010, jak i w kolejnych latach wdraŜania PO KL. Z doświadczenia z rozliczania projektów systemowych wnioskować moŜna, iŜ najwięcej projektów systemowych oscyluje przy wartościach powyŜej 200 tys., a niektórzy z beneficjentów systemowych realizują projekty powyŜej 500 tys. zł. Biorąc pod uwagę projekt powyŜej 200 tys. zł (np. 220 tys. zł) koszty zadania zarządzanie projektem nie będą mogły przekroczyć 44 Uwaga nieaktualna 138 2.1.1.1 Zarządzanie projektem Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy w Wałbrzychu Filia Wrocław 139 (…) O ile beneficjent planuje ponosić wydatki w ww. zakresie, powinien je wykazać w zadaniu „zarządzanie projektem”. Jednocześnie koszty zarządzania projektem nie mogą przekraczać: a)20% wartości projektu w przypadku projektów o wartości powyŜej 200 tys. i do 500 tys. zł włącznie; b)15% wartości projektu w przypadku projektów W opinii IW (IP2) w przypadku projektów systemowych realizowanych w ramach Działania 7.1, wskazane limity procentowego udziału kosztów zarządzania projektem są zaniŜone, a pozostawienie ich w podanych wartościach skutkować moŜe nieprzystąpieniem beneficjentów do realizacji projektów w roku 2010. W związku z powyŜszym z zapisu powinny zostać zwolnione projekty systemowe w ramach Działania 7.1 (projekty systemowe realizowane przez OPS - y, PCPR - y, ROPS – y) lub powinny być wprowadzone wyŜsze limity, odpowiednio: a) b) c) 30% 25% 15%. 55 o wartości powyŜej 500 tys. i do 1 mln zł włącznie; c)10% wartości projektu w przypadku projektów o wartości powyŜej 1 mln zł, ale nie więcej niŜ 200 tys. zł. rocznie. tys. zł. Zakładając iŜ przy realizacji projektu miałby być wykazane koszty koordynatora projektu, wówczas wynagrodzenie miesięczne wynosiłoby ok. 3600 zł brutto brutto. Istnieje zatem obawa, Ŝe kadra zaangaŜowana w realizację i rozliczanie projektu nie będzie w stanie za tak małe pieniądze podjąć zatrudnienia u beneficjenta. NaleŜy pamiętać takŜe m.in. o zakupach sprzętu w ramach tego zadania, bądź wykazaniem innych osób zaangaŜowanych w koordynowanie i zarządzanie projektem (np. specjalista ds. zamówień publicznych, pracownik ds. monitoringu bądź ewaluacji). W przypadku projektu systemowego realizowanego przez ROPS w ramach Poddziałania 7.1.3 budŜet skalkulowany jest zawsze powyŜej kwoty 5 mln PLN, z czego wydatki na kadrę zaangaŜowaną w zadanie zarządzania projektem oraz zakupy widniejące w ramach tego zadania mogą stanowić nie więcej niŜ 200 tys. rocznie. Projekt realizowany jest i tak tylko przez rok, a biorąc pod uwagę realizację projektu przez beneficjenta systemowego w ramach tego roku, koszty zadania zarządzanie projektem są duŜo wyŜsze. Zakładając, Ŝe realizacja projektu systemowego 56 w kolejnych latach będzie wynosiła zawsze powyŜej kwoty 5 mln zł beneficjent moŜe z gorszym powodzeniem realizować projekt systemowy bądź odstąpić od jego realizacji. Mając na uwadze powyŜsze uzasadnienie oraz szczególny i specyficzny charakter projektów systemowych w ramach Działania 7.1, naleŜy odpowiednio zwiększyć wskazane w zapisie limity na zadanie zarządzanie projektem lub umieścić zapis mówiący o tym, iŜ nie dotyczą one projektów systemowych realizowanych w ramach Działania 7.1. Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku 2.1.1.1 Zarządzanie projektem wynagrodzenia innego personelu bezpośrednio zaangaŜowanego w realizację projektu, np. pracownik ds. obsługi finansowej projektu, o ile jego zatrudnienie jest wymagane specyfiką projektu i nie wykonuje on zadań związanych np. z obsługą finansową podstawowej działalności beneficjenta; Zgodnie z wcześniejszymi Zasadami finansowania osoba taka nie mogła wykonywać zadań związanych z podstawową działalnością beneficjenta. Uwaga nieuwzględniona Nie było powiedziane, Ŝe nie moŜe wykonywać takich zadań. JeŜeli w pewnym procencie wynagrodzenie takiej osoby wliczane jest do projektu – jest to dopuszczalne. UM Łódź 2.1 - str. 27/28 Brak sztywnego limitu na „Zarządzanie projektem” dla projektów poniŜej 200 tys. zł Brak limitu w tej wartości projektów sugeruje w tej kategorii elastyczne podejście do oceny struktury budŜetu. Zapis taki zwiększy prawdopodobnie ilość mniejszych projektów, a zmniejszy liczbę projektów większych, kompleksowych. Wprowadzenie limitu w kategorii projektów poniŜej 200 tys. zł (np. 30%) zwiększy efektywność i wzmocni rezultaty wszystkich projektów. Uwaga nieaktualna UM Łódź 2.1 - str. 29 W Jednostki miary np. wynajem sali szkoleniowej wyraŜany w Uwaga uwzględniona 140 141 142 przykładzie budŜetu wpisane są jednostki miary 57 wymagające dodatkowego uzasadnienia Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 143 Str. 27 2.1.1. Koszty bezpośrednie Jednocześnie, w celu zapewnienia prawidłowej obsługi projektu beneficjent powinien weryfikować czy personel projektu nie wykonuje innych funkcji/zadań w ramach innych projektów, które mogą powodować uszczerbek dla wykonywania zadań z projektem. Weryfikacja powinna odbywać się na podstawie oświadczeń składanych przez personel projektu. Dodatkowo, wykazanie przez kontrolę projektu uchybień bądź nieprawidłowości, w tym w ramach zadań wykonywanych przez personel zatrudniony do realizacji projektu, daje podstawę do uznania wydatków związanych z ich wynagrodzeniem za niekwalifikowalne. Po pierwsze, sformułowanie „powinien” daje pewną dowolność Beneficjentowi w sposobie postępowania. Aby zapis był jasny, zapis „powinien” naleŜy zastąpić na „musi” i zrobić z tego obowiązek a nie powinność. sztukach, mogą być nieczytelne zwłaszcza dla początkującego projektodawcy i dla takiej grupy potencjalnych beneficjentów PO KL nie jest to szablonowy przykład. Uwaga uwzględniona Po drugie, obowiązki beneficjenta określa umowa; jeŜeli obowiązek / powinność taka nie znajdzie zapisów w umowie, trudno będzie egzekwować wykonanie takiej czynności. Po trzecie, nie zostały określone Ŝadne normy regulujące treść ewentualnych oświadczeń osób zaangaŜowanych w realizację projektu – podejście do kaŜdego oświadczenia będzie indywidualne – jedna osoba zadeklaruje pracę na trzech stanowiskach, w trzech projektach i Beneficjent uzna, Ŝe jest to zbyt duŜe obciąŜenie dla tej osoby i nie zatrudni jej do kolejnego projektu, pomimo wysokich kompetencji takiej osoby i faktu, Ŝe poradziłaby ona sobie z kolejnym zleceniem. Inny Beneficjent weźmie oświadczenie od potencjalnego pracownika, gdzie wymienione zostanie 20 zleceń i uzna, Ŝe nie widzi przeciwwskazań do podpisania 21 zlecenia z tą osobą. W Ŝaden sposób nie będziemy w stanie udowodnić, Ŝe zatrudnienie tej czy tamtej osoby było nieuzasadnione. Inaczej, jak osoba taka nie będzie wywiązywała się z nowych obowiązków. I to tu powinniśmy skupić swoją uwagę – nie na zaangaŜowaniu takiej osoby w inne prace zlecone, ale w jakość wykonywanych przez nią zadań. Ponadto, w jaki sposób Beneficjent, czy komórka kontrolna zweryfikuje prawdziwość składanych przez potencjalną kadrę projektu oświadczeń i jakie konsekwencje wystosuje wobec niej, skoro IW z pracownikiem nie łączą Ŝadne prawne stosunki (umowa o pracę, zlecenie lub dzieło podpisywane jest pomiędzy Beneficjentem a pracownikiem, a nie IW a pracownikiem). Zapis wytycznych proponuje się skrócić do elementu związanego z kontrolą jakości wykonywanych zadań przez poszczególne osoby zatrudnione w projekcie. 58 Ministerstwo Sprawiedliwości 2.1.1 Zapis dotyczący uchybień personelu projektu powinien wskazywać o jaki rodzaj uchybień chodzi, np. istotne, powaŜne Ministerstwo Sprawiedliwości 2.1.1 Zapis dotyczący wykonywania funkcji w ramach róŜnych projektów nie jest spójny ze zmianami proponowanymi w wytycznych dot. kwalifikowalności, które w pkt 8 podrozdziału 4.5 wyraźnie nie wskazują, Ŝe chodzi o funkcje wykonywane wyłącznie w ramach róŜnych projektów Ministerstwo Sprawiedliwości 2.1.1 Zapis „Weryfikacja powinna odbywać się na podstawie oświadczeń składanych przez personel projektu” 2.1.1. Koszty bezpośrednie Wydatki poniesione w trakcie realizacji projektu powyŜej wyznaczonego limitu nie mogą zostać uznane za kwalifikowalne”. 144 145 146 Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 147 KaŜde uchybienie w projekcie moŜna przypisać personelowi, a rzadko kiedy kontrola nie wykazuje Ŝadnych uchybień. PoniewaŜ uchybienia te mogą mieć róŜny cięŜar gatunkowy, naleŜałoby zróŜnicować sankcje, zastrzegając te najsurowsze (np. proponowane uznanie wydatków za niekwalifikowane) dla powaŜnych uchybień. Zapisy wytycznych powinny być spójne Konieczne jest doprecyzowanie kto powinien składać oświadczenia czy dotyczy to tylko personelu zatrudnionego na podstawie umów cywilno-prawnych czy równieŜ pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę Czy oznacza to, iŜ oszczędności powstałe w toku realizacji projektu skutkować mogą brakiem moŜliwości rozliczenia zadania „Zarządzanie projektem” w zaplanowanej we wniosku o dofinansowanie wartości (nawet przy zrealizowaniu pełnego zakresu rzeczowego projektu)? Proponuje się usunięcie niejednoznacznego zapisu. Limit zadania „Zarządzanie projektem” powinien być weryfikowany włącznie na etapie oceny wniosku o dofinansowanie. Zapis jest zgodny z Wytycznymi. Uwaga uwzględniona Uwaga nieaktualna Uwaga nieaktualna 59 2.1.1. Koszty bezpośrednie „Jednocześnie, w celu zapewnienia prawidłowej obsługi projektu beneficjent powinien weryfikować czy personel projektu nie wykonuje innych funkcji/zadań w ramach innych projektów, które mogą powodować uszczerbek dla wykonywania zadań z projektem. Weryfikacja powinna odbywać się na podstawie oświadczeń składanych przez personel projektu. Dodatkowo, wykazanie przez kontrolę projektu uchybień bądź nieprawidłowości, w tym w ramach zadań wykonywanych przez personel zatrudniony do realizacji projektu, daje podstawę do uznania wydatków związanych z ich wynagrodzeniem za niekwalifikowalne NaleŜy doprecyzować czy stwierdzenie takich uchybień/nieprawidłowości moŜe mieć miejsce na etapie rozliczania wniosku o płatność lub w wyniku bieŜących kontaktów z beneficjentem, co dałoby podstawę do uznania kosztów wynagrodzenia za niekwalifikowalne. Zapis zmieniono IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 2.1.1.Koszty bezpośrednie W opinii IP, beneficjent powinien weryfikować na podstawie złoŜonego oświadczenia czy personel projektu nie wykonuje innych funkcji/zadań w ramach róŜnych projektów. Wskazane jest uzupełnienie zaproponowanego zapisu o informację, Ŝe oświadczenia będą podlegały kontroli na miejscu tj. (…) beneficjent powinien weryfikować czy personel projektu nie wykonuje innych funkcji/zadań w ramach innych projektów, które mogą powodować uszczerbek dla wykonywania zadań z projektem. Weryfikacja powinna odbywać się na podstawie oświadczeń składanych przez personel projektu. Oświadczenia te będą podlegały kontroli na miejscu. (…) Uwaga nieaktualna Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze Str. 27-28 2.1.1.1. Zarządzenie projektem Zdaniem IP 2 wartość % wydatków związanych z zarządzaniem projektem powinna odnosić się do wartości zadań bezpośrednio związanych z realizację projektu (koszty bezpośrednie). ZałóŜmy następującą sytuację: 1. zadanie „zarządzanie projektem” 2. zadania merytoryczne 3 pośrednie rozliczane ryczałtem Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 148 149 150 Uwaga nieaktualna Przy kaŜdorazowym pomniejszeniu kosztów w zadaniach merytorycznych naleŜy pomniejszyć koszty zarządzania i pośrednie ryczałtem. Ale co od czego liczyć? Wysokość kosztów zarządzania projektem liczona jest od wartości projektu ogółem, ale po pomniejszeniu wydatków na zadania merytoryczne, musimy pomniejszyć wydatki na 60 Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze Str. 27-28 2.1.1.1. Zarządzenie projektem Wydatki poniesione w trakcie realizacji projektu powyŜej wyznaczonego limitu nie mogą zostać uznane za kwalifikowane. 151 WUP Warszawa 2.1.1.1 Ministerstwo Sprawiedliwości 2.1.1.1 WUP Warszawa 2.1.1.1 zadania związane z zarządzaniem projektem. Tak utworzona wartość musi stanowić podstawę do ponownego przeliczenia wydatków pośrednich ryczałtem, a po pomniejszeniu wydatków pośrednich rozliczanych ryczałtem znowu zmienia nam się wartość projektu i znów naleŜy przeliczyć koszty zarządzania projektem. I tak w kółko. Wydaje się nieuzasadnionym obniŜanie kosztów związanych z wynagrodzeniem personelu, w trakcie realizacji projektu, na etapie rozliczenia, jeŜeli koszty ogółem projektu ulegną zmianie. NaleŜy bowiem stwierdzić, Ŝe realizacja zadań merytorycznych (kosztów bezpośrednich), w trakcie trwania projektu zawsze generuje oszczędności i prawie nigdy Beneficjent nie wydaje 100 % planowanych wydatków. To z kolei z automatu będzie powodowało, Ŝe wartość wydatków w ramach zadania „Zarządzanie projektem”, w końcowym rozliczeniu projektu ulegnie zmianie. Obawą jest celowe wydatkowanie przez Beneficjentów jak największej ilości środków z zadań innych aby jak najwięcej pozyskać w ramach zadania związanego z zarządzaniem projektem, a przecieŜ poziom realizacji wydatków związanych np. ze zwrotem kosztów dojazdu nie powinien mieć wpływ na poziom rozliczonych wynagrodzeń personelu projektu. Nie wskazano dopuszczalnej stawki procentowej dla projektów o wartości poniŜej 200 tyś. zł. Czy oznacza to, iŜ dla takich projektów nie obowiązuje Ŝaden limit kosztów zarządzania projektem i mogą one wynieść przykładowo 40% kosztów ogółem dla projektu o wartości 190 000 zł. Uwaga nieaktualna Konieczność doprecyzowania zapisów Uwaga nieaktualna Koszty związane z zarządzaniem projektem Z zadania zarządzanie projektem zostały usunięte koszty ewaluacji, czy nie jest to wydatek związany z zarządzania projektem Wskazano, Ŝe w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie ww. limity (dopuszczalnych kosztów zarządzania projektem) zwiększają się o dwa punkty procentowe, przy czym nie obowiązuje limit kwotowy wskazany w lit. c. (tj. 10 % wartości projektu w przypadku Konieczność doprecyzowania zapisów Nie, koszty ewaluacji nie są standardowym kosztem w projekcie, przy czym finansowanie ewaluacji w projekcie musi mieć określony cel i powinno być wykorzystane do dalszych działań. W takiej sytuacji wydaje się zasadne wyłączenie ewaluacji z katalogu kosztów zarządzania projektem. Uwaga nieaktualna 152 153 154 61 WUP Warszawa 2.1.1.1 UM Łódź 2.1.1.1. Zarządzanie projektem projektów o wartości powyŜej 1 mln zł, ale nie więcej niŜ 200 tyś. zł rocznie). Wobec powyŜszego jaki limit procentowy obowiązuje dla projektów realizowanych w partnerstwie o wartości powyŜej 1 mln? Usunięto ewaluacje projektu. Czy oznacza to, Ŝe IZ odstąpiła od stanowiska, Ŝe ewaluacja wiąŜe się „ściśle z zarządzaniem projektem i nie stanowi jego głównego celu”? Czy pominięcie tej pozycji stanowi wskazówkę dla wnioskodawców, iŜ przeprowadzenie ewaluacji nie jest zalecane? Konieczność doprecyzowania zapisów Nie, koszty ewaluacji nie są standardowym kosztem w projekcie, przy czym finansowanie ewaluacji w projekcie musi mieć określony cel i powinno być wykorzystane do dalszych działań. W takiej sytuacji wydaje się zasadne wyłączenie ewaluacji z katalogu kosztów zarządzania projektem. Pytanie: co w przypadku projektów o wartości do 200 tyś ? Uwaga nieaktualna NaleŜy dodać zapis dotyczący moŜliwych oszczędności w projekcie w przełoŜeniu na koszty zarządzania projektem. W przypadku oszczędności w projekcie na zadaniach merytorycznych moŜe okazać się iŜ koszty zarządzania projektem przekroczyły limit (mimo nie zwiększania ich wartości) Czy naleŜy część kosztów uznać za niekwalifikowane czy podobnie jak w przypadku cross-financingu beneficjenta obowiązuje wartość kosztów, a nie limit procentowy? Uwaga nieaktualna Niejasno sformułowana treść składanych przez personel. Nie ma przeciwwskazań, by personel zatrudniony przy realizacji projektu 155 „Jednocześnie koszty zarządzania projektem nie mogą przekraczać: a) 20% wartości projektu w przypadku projektów o wartości powyŜej 200 tys. i do 500 tys. zł włącznie; b) 15% wartości projektu w przypadku projektów o wartości powyŜej 500 tys. i do 1 mln zł włącznie; 10% wartości projektu w przypadku projektów o wartości powyŜej 1 mln zł, ale nie więcej niŜ 200 tys. zł rocznie.” 156 WUP Szczecin 2.1.1.1 WUP Poznań Podrozdział 2.1.1 – Koszty bezpośrednie 157 158 odnośnie oświadczeń Uwaga nieaktualna 62 (jeśli jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy) nie mógł wykonywać innych funkcji w ramach innych projektów. Ponadto wątpliwości budzi zapis, iŜ Beneficjent powinien weryfikować czy personel projektu nie wykonuje innych funkcji/zadań w ramach innych projektów, które mogą powodować uszczerbek dla wykonywania zadań z projektem - co w sytuacji, gdy Beneficjent nie dokonana prawidłowej weryfikacji? WUP Poznań Podrozdział 2.1.1.1 – Zarządzanie projektem WUP Poznań Podrozdział 2.1.1.1. – Zarządzanie projektem Proponuje się uściślić zasad na jakich personel projektu moŜe wykonywać zadania w ramach innych projektów, tak aby nie powodowało to uszczerbku dla realizacji zadań związanych z projektem. 159 160 Proponuje się rozszerzenie zakresu kwotowego dla kosztów zarządzania projektem równieŜ w przypadku projektów o wartości poniŜej i do 200 tys. Zbyt ogólne wytyczne w niniejszej kwestii nie wyjaśniają, czy istnieje moŜliwość zatrudnienia tej samej osoby przy realizacji kilku projektów lub u róŜnych Beneficjentów w niepełnym wymiarze czasu pracy. Uwaga nieaktualna Brak określenia przedziału poniŜej 200 tys. zł. mogłoby powodować zawyŜanie kosztów związanych z zarządzaniem w małych projektach, które z reguły są ograniczone do ok. 12 miesięcy. Proponowane ograniczenie nie powinno negatywnie wpłynąć na poziom merytoryczny Uwaga nieaktualna 63 zatrudnionego personelu. MEN 161 2.1.1.1 Proponuje się zniesienie zapisu dotyczącego ograniczenia kwotowego podpunkcie c), str. 27-28. Określenie limitu % dla kosztów zarządzania projektu w podpunkcie c) jest uzasadnione, natomiast ograniczenie ww. limitu do 200 tys. zł rocznie jest niezasadne. W przypadku duŜych projektów, których wartość znacznie przewyŜsza 1 mln zł, koszty zarządzania projektem niejednokrotnie mogą przekraczać ustalony przez Instytucje Zarządzającą limit kwotowy. Związane jest to z tym, Ŝe tego typu projekty są przede wszystkim bardziej zróŜnicowane oraz wymagają zatrudnienia większej ilości osób niŜ w projektach lekko powyŜej lub równych wartości 1 mln zł. Ponadto w projektach tych, we wstępnej fazie ich realizacji koszty te mogą być wyŜsze z uwagi na podejmowanie działań związanych m.in. z wyposaŜeniem biura, wniesieniem zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy, czy podejmowaniem działań informacyjnopromocyjnych. Nie jest moŜliwe jednoznaczne stwierdzenie, Ŝe koszty zarządzania dla projektu o wartości 3 mln są takie Uwaga nieaktualna 64 same jak koszty zarządzania projektu o wartości 30 mln i wyŜej. W związku z czym, proponuje się usunięcie ww. zapisu. Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 2.1.1.1. Zarządzanie projektem a)„(...) Jednocześnie koszty zarządzania projektem nie mogą przekraczać: a) 20% wartości projektu w przypadku projektów o wartości powyŜej 200 tys. i do 500 tys. zł włącznie (...) Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 2.1.1.1. Zarządzanie projektem „(...) W przypadku projektów realizowanych w partnerstwie, ww. limity zwiększają się o dwa punkty procentowe, przy czym nie obowiązuje limit kwotowy ustalony dla projektów o wartości powyŜej 1 mln zł.” Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 2.1.1.1. Zarządzanie projektem Przypis nr 14 w brzmieniu: „O ile nie są celem projektu i tym samym nie stanowią zadania merytorycznego” UMWM 2.1.1.1 Zarządzanie projektem NaleŜy wyraźnie odnieść się takŜe do projektów o wartości poniŜej 200 tys. Zł Uwaga nieaktualna 162 NaleŜy doprecyzować czy limity zwiększają się o dwa punkty procentowe za kaŜdego partnera (np. trzech partnerów w projekcie oznacza dodatkowych 6 punktów procentowych) czy w ogóle niezaleŜnie od ilości partnerów limit zostanie zwiększony o dwa punkty procentowe. Uwaga nieaktualna 163 NaleŜy doprecyzować czy zapis ten dotyczy tylko projektów o charakterze informacyjnopromocyjnym. 164 165 NaleŜy zastąpić dotyczący kosztów zarządzania zapisem: 1) Koszty zarządzania projektem nie mogą przekraczać: a) W przypadku projektów poniŜej 200 tys. zł – brak limitu b) W przypadku projektów o wartości pomiędzy 200 tys. zł a 500 tys. zł 20% wartości projektów c) W przypadku projektów o wartości pomiędzy 500 tys. zł a 1 mln zł – 100 tys. zł + 15% z Zmiana ta spowoduje, Ŝe nie będzie „gwałtownych” przeskoków pomiędzy kolejnymi progami. Przy propozycji MRR projekt na 500 tys. zł moŜe mieć 100 tys. zł na cele zarządzania projektem, a projekt na 550 tys. 82,5 tys. Przy propozycji UMWM projekt ten miałby 107,5 tys. (100 tys. Uwaga nieuwzględniona Niekoniecznie miałoby to dotyczyć wyłącznie projektów o charakterze informacyjno-promocyjnym poniewaŜ moŜe być projekt kompleksowy w ramach którego szeroka akcja informacyjno-promocyjna stanowi jedno z zadań projektu. Uwaga nieaktualna 65 d) WUP Kraków 2.1.1.1 Koszty bezpośrednie Urząd Marszałkowski w Łodzi 2.1.1.1. róŜnicy pomiędzy wartością projektu a 500 tys. zł W przypadku projektów o wartości powyŜej 1 mln zł – 175 tys. + 10% z róŜnicy pomiędzy wartością projektu a 1 mln zł Zapis: „Dodatkowo, wykazanie przez kontrolę projektu uchybień bądź nieprawidłowości, w tym w ramach zadań wykonywanych przez personel zatrudniony do realizacji projektu, daje podstawę do uznania wydatków związanych z ich wynagrodzeniem za niekwalifikowalne.” 166 167 Nie wykazano ewaluacji, czy zatem moŜe ona stanowić część zarządzania projektem czy ma być osobnym zadaniem czy dopisanym do zadań merytorycznych, których dotyczy? + 15% z 50 tys. zł). Zapobiegnie to takŜe sztucznemu „odchudzaniu” części merytorycznej projektu, w celu uzyskania większej kwoty na obsługę projektu. Ponadto, ograniczenie kosztów zarządzania do określonej kwoty, tj. 200 tys. zł rocznie, bez uwzględnienia wielkości i specyfiki projektu, wydaje się niezasadne. Nie bierze się tu pod uwagę takŜe poziomu kosztów w danym rejonie Polski. NaleŜy pamiętać, iŜ roczny koszt wynagrodzenia pracownika, którego wynagrodzenie miesięczne wynosi 4 tys. brutto, bez uwzględnienia nagród, premii i 13-tego wynagrodzenia, to kwota ok. 56 tys. zł. Wynika z tego, iŜ do obsługi projektu moŜna będzie zatrudnić maksymalnie 3 osoby. W przypadku, gdy jest to uzasadnione powinna istnieć moŜliwość zatrudnienia większej liczby pracowników do obsługi projektu. Uwaga: Istnieje konieczność doprecyzowanie w jakim zakresie, za jaki okres te wydatki miałyby być uznane za niekwalifikowane, aby wyeliminować uznaniowość. Inna jest bowiem ranga uchybień, a inna wydatków niekwalifikowanych i konsekwencje z tym związane Prośba o doprecyzowanie. W opinii Instytucji Zarządzającej nie ma moŜliwości wyeliminowania uznaniowości w ocenie projektów jak i wydatków ponoszonych na etapie ich realizacji. Koszty ewaluacji nie są standardowym kosztem w projekcie, przy czym finansowanie ewaluacji w projekcie musi mieć określony cel i powinno być 66 UMWM / WUP Kraków 2.1.1.1 Zapis: zakup lub amortyzacja sprzętu lub wartości niematerialnych i prawnych niezbędnych do zarządzania projektem; 168 UMWM/ WUP Kraków 2.1.1.1. Zarządzenie projektem Doprecyzowania wymaga pojęcie "personelu bezpośrednio zaangaŜowanego w realizację projektu" 169 WUP Kraków 170 2.1.1.1. Zarządzenie projektem Zasadne wydaje się doprecyzowanie kosztów zarządzania wskazanie, nie tyle kosztów, które powinny być w ramach tego zadania ujęte, ile tych kosztów, które bezwzględnie muszą być wykazane w zadaniu związanym z zarządzaniem (o ile oczywiście Wnioskodawca takie koszty planuje w ramach projektu), a nie mogą być kwalifikowane w ramach innych zadań. Wytyczne nie łączą pojęć sprzęt, meble, pojazdy. Taki zapis sugeruje, Ŝe w ramach zarządzania projektem nie będzie moŜna zakupić mebli. Nie wiadomo, czy naleŜy przez to rozumieć równieŜ np. koordynatora ds. szkoleń, którego wynagrodzenie do tej pory mogło być ujęte w ramach zadania związanego z przeprowadzeniem szkoleń. W związku z tym, iŜ wprowadzono ograniczenia wartości kosztów zarządzania – propozycja patrz pkt wyŜej, istnieje duŜe prawdopodobieństwo "omijania" ww. limitów. Przykładowo, Wnioskodawcy chcąc by koszty zatrudnienia koordynatora ds. merytorycznych szkolenia X nie były liczone do limitu kosztów zarządzania - mogą umieszczać takie koszty w ramach zadania związanego z prowadzeniem szkolenia X, podobnie np. koszty monitoringu róŜnych zadań mogą być wykazywane odrębnie w ramach tych zadań, nie zaś w ramach zarządzania projektem. W związku z powyŜszym konieczne wydaje się doprecyzowanie kosztów zarządzania - wskazanie, nie tyle kosztów, które powinny być w ramach tego zadania wykorzystane do dalszych działań. W takiej sytuacji wydaje się zasadne wyłączenie ewaluacji z katalogu kosztów zarządzania projektem i wskazanie jej jako odrębne zadanie. Zapisy doprecyzowano Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona 67 ujęte, ile tych kosztów, które bezwzględnie muszą być wykazanie w zadaniu związanym z zarządzaniem (o ile oczywiście Wnioskodawca takie koszty planuje w ramach projektu), a nie mogą być kwalifikowane do w ramach innych zadań. WUP Kraków 2.1.1.1. Zarządzenie projektem WUP Kraków 2.1.1 171 W przypadku, gdy wydatki w ramach zadania „zarządzanie projektem” wykraczają poza wyznaczone w Wytycznych limity, wydatki te są obniŜane na etapie oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie" - naleŜy doprecyzować, co w sytuacji, gdy ww. obniŜenie będzie wyŜsze niŜ 25% wartości projektu. Zgodnie z Zasadami dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL: "Zmniejszenie wartości projektu nie moŜe być jednak wyŜsze niŜ 25% początkowej wartości projektu". W związku z powyŜszym, w przypadku, gdy obniŜenie kosztów zarządzania byłoby wyŜsze niŜ 25% wartości projektu - np. Wnioskodawca zaplanował koszty zarządzania na poziomie 50% wartości projektu, wartość projektu wynosi 300 tys. zł czyli dopuszczalny limit kosztów zarządzania = 20% wartości projektu - a więc naleŜy pomniejszyć te koszty o 30%. W tej sytuacji pomniejszenie dokonane juŜ na samych kosztach zarządzania przewyŜsza dopuszczalne 25% limitu negocjacyjnego. Wówczas taki projekt powinien być odrzucony na polu IV Wydatki projektu. Zapis: Jednocześnie, w celu zapewnienia prawidłowej obsługi projektu beneficjent powinien weryfikować czy personel projektu nie wykonuje innych funkcji/zadań w ramach innych projektów, które mogą powodować uszczerbek dla wykonywania zadań z projektem. Weryfikacja powinna odbywać się na podstawie oświadczeń składanych przez personel projektu*. Dodatkowo, wykazanie przez kontrolę projektu uchybień bądź nieprawidłowości, w tym w ramach zadań wykonywanych przez personel zatrudniony do realizacji projektu, daje podstawę do uznania wydatków związanych z ich wynagrodzeniem za niekwalifikowalne. *Czy nie byłoby celowe uzupełnić zapis o konieczności potwierdzania tego aspektu kwalifikowalności przy wnioskach o płatność? 172 Uwaga nieaktualna 1. Niewłaściwe wykonywanie zadań w projekcie moŜe wynikać nie tylko z zaangaŜowania w inny projekt, ale równieŜ wykonywania innej pracy np. na umowę o pracę w szkole czy teŜ innym zakładzie pracy. W związku z tym niewłaściwe jest ograniczenie do osób pracujących w innych projektach. 2. Pytania listy kontrolnej zobowiązują do potwierdzenia Zapisy zmieniono częściowo w Wytycznych i Zasadach 68 kwalifikowalności wszystkich wydatków. Przy braku takich jednoznacznych informacji trudno będzie to potwierdzić. WUP Kraków 2.1.1.2 Zapis: Oprócz zadania „zarządzanie projektem”, w budŜecie projektu są wykazywane pozostałe zadania merytoryczne. Tekst jest interpretowany róŜnie: w tym określa się zarządzanie projektem jako jedno z zadań merytorycznych Uwaga uwzględniona NaleŜy doprecyzować, kiedy kampania informacyjno – promocyjna będzie stanowić odrębne zadanie merytoryczne. W przeciwnym razie beneficjenci będą umieszczać promocję w osobnym zadaniu tylko dlatego, Ŝe zarządzanie ograniczone jest limitem. Będzie to zaleŜało od specyfiki projektu. Niemniej jednak limit na koszty zarządzania tymczasowo wstrzymano więc uwaga stała się nieaktualna. W celu dokonania oceny racjonalności poziomu wynagrodzenia personelu zaangaŜowanego w realizację projektu, w Szczegółowym budŜecie projektu naleŜy określić formę zatrudnienia wskazanych osób. W przypadku zatrudnienia na umowę o pracę naleŜy podać wymiar etatu, natomiast w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej szacunkową liczbę godzin pracy w miesiącu. Personel jest zdefiniowany w Wytycznych. W przypadku projektów systemowych realizowanych przez OPS/PCPR istnieje moŜliwość kalkulacji budŜetu w sposób szczegółowy, przy czym samo zadanie „rozwoju i Zadania są opisywane zgodnie z Zasadami realizacji projektów OPS i PCPR. 173 WUP Kraków 2.1.1.2 Inne zadania merytoryczne Zapis – „organizacja kampanii informacyjno-promocyjnych, o ile stanowią one odrębne zadania merytoryczne ramach projektu”. 2.1.1.2., str. 28 W przykładzie szczegółowego budŜetu w załączniku do wniosku o dofinansowanie realizacji projektu naleŜy uszczegółowić formę zatrudnienia personelu. 2.1.1.2 Inne zadania merytoryczne Wykazywanie kosztów jednostkowych w załączniku do wniosku o dofinansowanie realizacji projektu nie jest wymagane wyłącznie w przypadku projektów systemowych powiatowych urzędów pracy w ramach Poddziałania 6.1.3 PO KL, niemniej jednak z uwagi na konstrukcję aplikacji internetowej Generatora 174 DWF (MPiPS) 175 176 Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy w Wałbrzychu Filia Wrocław Kwoty wykazywane w budŜecie 69 WUP Poznań 177 zadaniowym zawartym w części IV wniosku o dofinansowanie projektu powinny wynikać ze szczegółowego budŜetu zawartego w załączniku do wniosku o dofinansowanie projektu, który wskazuje poszczególne koszty jednostkowe związane z realizacją odpowiednich zadań i jest podstawą do oceny kwalifikowalności wydatków projektu na etapie weryfikacji wniosku o dofinansowanie projektu. Wniosków wypełnienie załącznika jest niezbędne w celu wypełnienia budŜetu projektu w cz. IV wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. Podrozdział 2.1.1.2 Inne zadania merytoryczne Brak informacji o konstrukcji szczegółowego budŜetu w przypadku projektów, gdy koszty bezpośrednie rozliczane są ryczałtowo Co zatem z projektami systemowymi realizowanymi przez OPS/PCPR w ramach Działania 7.1, które w ramach zadania „rozwój i upowszechnianie aktywnej integracji” mają moŜliwość skalkulowania w sposób ryczałtowy kosztów poniesionych na realizację kontraktu socjalnego? upowszechniania aktywnej integracji” moŜe zostać sporządzone w sposób ryczałtowy, poprzez załoŜenie np. kwoty na uczestnika projektu do wartości 5 tys. zł przemnoŜonej przez liczbę osób. W części merytorycznej beneficjent wskazuje opis zastosowanych działań/instrumentów w ramach zadania „rozwoju i upowszechniania aktywnej integracji”. W jaki sposób zatem będzie się to odnosiło do kosztów jednostkowych? Przypis 16 (str.27) informuje, Ŝe wykazywanie kosztów jednostkowych w załączniku do wniosku o dofinansowanie realizacji projektu nie jest wymagane wyłącznie w przypadku projektów systemowych powiatowych urzędów pracy w ramach 6.1.3 PO KL. PowyŜsze jest niezgodne z Podrozdziałem 2.1.1.3 dotyczącym kosztów bezpośrednich rozliczanych ryczałtowo (Działania 6.3, 7.3, 9.5), w którym zaprezentowane przykłady nie wskazują na obowiązek wykazywania kosztów jednostkowych w BudŜecie Uwaga nieuwzględniona: W kwotach ryczałtowych wskazywane są koszty jednostkowe. 70 szczegółowym. Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 2.1.1.2 Inne zadania merytoryczne W przykładzie szczegółowości budŜetu w załączniku do wniosku o dofinansowanie realizacji projektu w przypadku określenia jednostki miary przy koszcie „wynajem sali szkoleniowej” ujęto: „szt.” NaleŜy zweryfikować poprawność wskazanej jednostki miary. Bardziej zasadnym przy tym rodzaju kosztu byłby wymiar godzinowy. Uwaga uwzględniona Proponujemy uzupełnić przykładowy katalog zadań merytorycznych w ramach projektów PO KL o zadanie dot. ewaluacji projektu Ewaluacja stanowi często wykazywane przez Beneficjentów zadanie w ramach realizacji projektu, ponadto stanowi istotny element monitoringu Zapis „Dla kaŜdego zadania wskazywany jest limit kosztów, które zostaną poniesione na jego realizację” proponujemy uzupełnić o informację wskazującą, Ŝe limit kosztów wynika z wydatków określanych przez Beneficjanta w ramach danego zadania w budŜecie szczegółowym projektu. W ostatnim myślniku – brak „w” przy „ramach projektu” Uwaga ma na celu doprecyzowanie podmiotu, który określa limit kosztów zadaniowych Koszty ewaluacji nie są standardowym kosztem w projekcie, przy czym finansowanie ewaluacji w projekcie musi mieć określony cel i powinno być wykorzystane do dalszych działań. W takiej sytuacji wydaje się zasadne wyłączenie ewaluacji z katalogu kosztów zarządzania projektem i wskazanie jej jako odrębne zadanie. Uwaga uwzględniona Jest „(…) zadania merytoryczne ramach projektu” Uwaga uwzględniona Zapisy tego podrozdziału stanowią, iŜ „beneficjent przedstawia kalkulację kosztów w szczegółowym budŜecie projektu dla kaŜdego zadania. Zatwierdzony budŜet projektu stanowi kwotę ryczałtową, która wypłacana jest beneficjentowi”. Nie ma odniesienia do kosztów pośrednich, które przecieŜ nie są traktowane zadaniowo. Czy w związku z powyŜszym naleŜy uznać, iŜ nie ma moŜliwości ponoszenia kosztów pośrednich w przypadku projektów rozliczanych za pomocą kwot ryczałtowych? W projekcie wytycznych stosuje się zamiennie terminy „koszty bezpośrednie na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków” i „koszty bezpośrednie rozliczane na zasadach ogólnych” W projekcie wytycznych stosuje się terminy: „wykonanie rezultatów/produktów/zadań” „wykonanie projektu/zadania” oraz „zrealizowanie zadania merytorycznego”, bez podania ich definicji. NaleŜy podkreślić, iŜ dokumenty programowe w Działaniu 6.3, 7.3 oraz 9.5 (w działaniach, w których wydatki będą mogły być rozliczane tylko za pomocą kwot ryczałtowych) przewidują koszty pośrednie. Uwaga uwzględniona W całych zasadach powinno się stosować jednolitą terminologię. Uwaga uwzględniona W projekcie zasad nie wskazano czy terminy te są równoznaczne czy teŜ dotyczą innych sytuacji. Uwaga uwzględniona 178 IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 2.1.1.2 Inne zadania merytoryczne IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 2.1.1.2 Inne zadania merytoryczne 179 180 181 Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego WUP Toruń 2.1.1.2 – str.27 WUP Kraków 2.1.1.3 WUP Kraków 2.1.1.3 2.1.1.3 182 183 184 71 WUP Kraków 2.1.1.3. Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtowo Zachodzi wątpliwość, czy poniŜsze zapisy nie są ze sobą sprzeczne: „Ponadto, zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL beneficjenci/partnerzy będący państwowymi jednostkami budŜetowymi nie mogą rozliczać kosztów ryczałtowo. RównieŜ beneficjenci, którzy z uwagi przyjętą w ich jednostce politykę rachunkowości mogą mieć trudności w księgowaniu środków otrzymanych z tytułu kosztów rozliczanych ryczałtowo, powinni rozwaŜyć odstąpienie od takiego sposobu rozliczania wydatków w projekcie.” Projekt zasad nie zawiera takŜe wyjaśnienia, kiedy naleŜy uznać zadanie merytoryczne za zrealizowane. W projektach np. w ramach Działania 9.5 mogą pojawić się takŜe beneficjenci będący państwowymi jednostkami budŜetowymi, którzy – jako takie nie mogą rozliczać kosztów ryczałtowo. Nasuwa się zatem pytanie - skoro taki sposób rozliczenia jest obligatoryjny w działaniu 9.5 – jak mają się rozliczać te podmioty? Uwaga uwzględniona „MoŜliwość rozliczania kosztów bezpośrednich kwotą ryczałtową dotyczy wyłącznie projektów realizowanych w ramach Działania 6.3, Działania 7.3 oraz Działania 9.5 PO KL, czyli tzw. inicjatyw oddolnych. Jednocześnie ten sposób rozliczania wydatków w ww. projektach jest obligatoryjny, tj. nie ma moŜliwości rozliczania kosztów na podstawie wydatków rzeczywiście poniesionych.” 185 UMWM / WUP Kraków 2.1.1.3 186 WUP Kraków 187 2.1.1.3. Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtowo I. Kwoty ryczałtowe Zapis: Beneficjent w trakcie realizacji projektu nie ma moŜliwości zmiany sposobu rozliczania kosztów bezpośrednich rozliczanych ryczałtem na koszty bezpośrednie rozliczane na zasadach ogólnych. Zapis niespójny z konsultowanymi „Wytycznymi kwalifikowalności…” str. 21 pkt.8 Wątpliwości budzi zapis - "MoŜliwość rozliczania kosztów bezpośrednich kwotą ryczałtową dotyczy wyłącznie projektów realizowanych w ramach Działania 6.3, Działania 7.3 oraz Działania 9.5 PO KL, czyli tzw. inicjatyw oddolnych. Jednocześnie ten sposób rozliczania wydatków w ww. projektach jest obligatoryjny, tj. nie ma moŜliwości rozliczania kosztów na podstawie wydatków rzeczywiście poniesionych". Przytoczony pkt. wytycznych daje beneficjentom uprawnienia do dokonywania zmian, które Zasady finansowania zastrzegają jako nieuprawnione. Uwaga uwzględniona Zapis o tym, ze ryczałt dotyczy tylko 7.3, 6.3 i 9.5 powinien znaleźć się na początku podrozdziału 2.1.1.3. „Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtowo”, a nie dopiero we wskazanym miejscu. Ponadto, OPS w ramach 7.1.1 równieŜ powinni mieć moŜliwość ryczałtowego rozliczania (rozliczane były do tej pory Uwaga uwzględniona 72 koszty uczestnictwa BO w KIS właśnie w sposób ryczałtowy). Brak równieŜ informacji czy moŜna część kosztów rozliczać ryczałtem a część nie. W konsultowanych Wytycznych kwalifikowalności wydatków jest zapis, Ŝe w przypadku rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem nie ma moŜliwości ponoszenia wydatków w ramach crossfinancingu. Czy to oznacza , iŜ np. w Działaniu 7.3 crossfinancingu w ogóle nie moŜe występować (z Zasad Finansowania wynika, iŜ ryczałt w oddolnych inicjatywach jest obligatoryjny). Takie rozwiązanie moŜe znacznie ograniczyć moŜliwość realizacji projektów w ramach „oddolnych inicjatyw”. WUP Opole 2.1.1.3 „Beneficjent powinien posiadać odpowiednią dokumentację potwierdzającą wykonanie rezultatów ...” NaleŜy określić jaka dokumentacja jest odpowiednia by potwierdzić wykonanie rezultatów/produktów/ zadań. 188 WUP Kraków 2.1.1.3. Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtowo I. Kwoty ryczałtowe Rozliczenie kwoty ryczałtowej (tj. uznanie kwalifikowalności) uzaleŜnione jest od zrealizowania zadania merytorycznego określonego w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie. WUP Kraków 2.1.1.3. Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtowo I. Kwoty ryczałtowe W przypadku projektów rozliczanych w oparciu o kwoty ryczałtowe koszty zarządzania projektem są kwalifikowalne proporcjonalnie do zrealizowanych przez Beneficjenta zadań. Oznacza to, iŜ w przypadku niewykonania danego 189 190 Uwaga uwzględniona Jak postępować w przypadku, jeśli beneficjent zrealizował szkolenie, a celem było ukończenie szkolenia i cześć uczestników zrezygnuje? czy wydatki na szkolenie trzeba proporcjonalnie obniŜyć? (Trener otrzymuje wynagrodzenie bez względu na to ile osób uczestniczyło w szkoleniu). Jeśli zrezygnują BO to personel, któremu Beneficjent zapłacił ma oddać pieniądze? ( beneficjenci w ramach w 7.3 Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona 73 WUP Kraków 2.1.1.3 zadania pomniejsza się koszty zarządzania projektem wg proporcji w jakiej wykonano zadania merytoryczne projektu. najczęściej nie mają środków własnych na pokrycie wydatków lub nie chcą ryzykować uznania wydatków za niekwalifikowalne). Beneficjent powinien posiadać odpowiednią dokumentację potwierdzającą wykonanie rezultatów/produktów/zadań uzgodnionych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie. NaleŜy doprecyzować (podać przykłady) jaka dokumentacja będzie właściwa dla potwierdzenia wykonania rezultatów/produktów/zadań. W przeciwnym razie beneficjenci nie będą pewni, czy posiadana przez nich dokumentacja jest odpowiednia i będzie uznana. Z uwagi na małą wartość projektów, brak doświadczenia Beneficjentów aplikujących o dofinansowanie w Działaniach 6.3, 7.3 i 9.5 i składnie wniosków o dofinansowanie równieŜ przez jednostki samorządu terytorialnego nie jest zasadne stosowanie tylko jednego sposobu rozliczania kosztów bezpośrednich. Uwaga uwzględniona Zakładając, Ŝe stawki jednostkowe będą wyŜsze od stawek rynkowych zachwiana będzie zasada racjonalności wydatków. Z kolei, jeśli stawki te będą niŜsze niŜ rzeczywisty koszt przeprowadzenia usługi moŜe to spowodować realizowanie jej po najmniejszych kosztach i poniŜej standardów. Brak potwierdzenia poniesienia wydatku w przypadku stawek jednostkowych moŜe równieŜ powodować zachwianie zasady racjonalności. Uwaga nieaktualna 191 WUP Opole 2.1.1.3 I. Kwoty ryczałtowe W odniesieniu do projektów wdraŜanych w ramach Działań: 6.3,7.3 i 9.5 proponuje się wprowadzenie rozliczania kwotami ryczałtowymi jako nieobligatoryjnego. W przypadku rozliczania kosztów bezpośrednich kwotami ryczałtowymi za nieuzasadnione wydaję się uznanie za niekwalifikowalną całość zadania (zgodnie z przykładem zamieszczonym w Zasadach), które tylko w części nie zostało zrealizowane. W takiej sytuacji wydatki powinny być kwalifikowalne proporcjonalnie do wykonania. Ponadto wątpliwości budzą wyliczenia matematyczne w tab. 3 na str. 30 konsultowanego dokumentu. WUP Opole 2.1.1.3 II. jednostkowe. Zastosowanie stawek jednostkowych w projektach moŜe powodować szereg naduŜyć w związku, z czym nieuzasadnione jest ich wprowadzanie. Uwaga uwzględniona 192 193 Stawki 74 2.1.1.3 Podrozdział Kwoty ryczałtowe – przykład nr 3, podpunkt 3 – wyliczenia niezgodne z zasadami matematyki Zasadnym wydaje się aby ustalenie proporcji w jakiej zrealizowano zadania merytoryczne odnosić do wartości zadań merytorycznych a nie do wartości całego projektu. Tzn. 20.000/40.000= 50% Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego - jeŜeli nie zrealizowano jednego z dwóch zadań merytorycznych to zadania merytoryczne w projekcie zrealizowano w 50%. 31.000zł + 3.875zł = 34.875zł, a nie 22.222,22zł Z opisanego przykładu wynika następujące działanie matematyczne: 20.000zł + 2.222,22zł = 22.222,22zł Przykład usunięto JeŜeli nie zrealizowano jednego z dwóch zadań merytorycznych to zadania merytoryczne w projekcie zrealizowano w 50%. Stosując metodę wyliczenia zapisaną w zasadach w przypadku zrealizowania 100% zadań merytorycznych powstaje poniŜsze równanie: 40.000/45.000=88,88% W ten sposób nigdy nie zostaną uznane w całości za kwalifikowalne koszty zarządzania. 194 Str. 30 2.1.1.3. Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtowo Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 195 Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 196 Str. 30 2.1.1.3. Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtowo Ponadto róŜnica pomiędzy wydatkami rzeczywiście poniesionymi a kwotą Jak ta metodologia ma się do określonych w rozporządzeniu 1083/06 zasad kwalifikowalności. Kwalifikowalne są wydatki faktycznie poniesione z wyjątkami opisanymi w rozporządzeniu. Jednocześnie zasady kwalifikowalności określone na poziomie krajowym nie mogą naruszać zasad określonych w rozporządzeniu? Jak się mają zapisy UFP o zasadach rozliczania jak dla dotacji celowych z budŜetu państwa. Czy dopuszczalna jest sytuacja dla projektu realizowanego w partnerstwie, Ŝe beneficjent będzie rozliczał ryczałt a partnerzy wydatki lub odwrotnie? Pomimo tego, Ŝe róŜnica pomiędzy wydatkami poniesionymi rzeczywiście a kwotami ryczałtowymi nie stanowi przychodu w rozumieniu wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL nie oznacza, Ŝe nie stanowi ona przychodu w rozumieniu podatkowym. Beneficjenci będą zobligowani do odprowadzenia od uzyskanego przychodu podatku. Rozliczanie dotacji następuje zgodnie z zasadami w programie. Tak Kwestia zostanie uregulowana w terminie późniejszym. 75 kosztów rozliczanych ryczałtowo nie stanowi przychodu projektu w rozumieniu Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. Str. 30 2.1.1.3. Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtowo Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 197 198 Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy w Wałbrzychu Filia Wrocław 2.1.1.3 Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtowo I. Kwoty ryczałtowe, przykład 3 Uwaga uwzględniona. Przykład usunięto. Błędne wartości podane w przykładzie (błędnie wyliczony procent kosztów zarządzania i ostateczna suma wysokości kosztów kwalifikowanych). Podany przykład nie stanowi takŜe logicznego powiązania z przykładem przedstawionym powyŜej dla Działania 6.3. MJWPU 2.1.1.3 str. 29 MoŜliwość rozliczania kosztów bezpośrednich kwotą ryczałtową dotyczy wyłącznie projektów realizowanych w ramach Działania 6.3, Działania 7.3 oraz Działania 9.5 PO KL, czyli tzw. inicjatyw oddolnych. Jednocześnie ten sposób rozliczania wydatków w ww. projektach jest obligatoryjny, tj. nie ma moŜliwości rozliczania kosztów na podstawie wydatków rzeczywiście poniesionych. DWF (MIPS) 2.1.1.3, str. 30 Na jakiej podstawie podmiot będący stroną umowy podczas sprawdzania wniosku o płatność weryfikuje wykonanie rezultatów/produktów /zadań? 199 200 Uwaga uwzględniona Ustalono, Ŝe ten sposób rozliczania wydatków jest obligatoryjny dla działania 6.3, 7.3 i 9.5. NaleŜy wziąć pod uwagę fakt, iŜ projekty te realizowane są często przez podmioty przynaleŜne do sektora finansów publicznych, a te z kolei mogą mieć problem z zaksięgowaniem tych wydatków. Mogą to być podmioty, które z uwagi przyjętą w ich jednostce politykę rachunkowości mogą mieć trudności w księgowaniu środków otrzymanych z tytułu kosztów rozliczanych ryczałtowo i powinni rozwaŜyć odstąpienie od takiego sposobu rozliczania wydatków w projekcie. Obligatoryjne rozliczanie projektów w tych działaniach kosztami ryczałtowymi stoi w sprzeczności z koniecznością rozwaŜenia przez te podmioty takiej metodologii, z uwagi na przyjętą politykę rachunkowości. Mając na uwadze doświadczenie przy realizowaniu projektów inicjatyw oddolnych naleŜałoby umoŜliwić rozliczanie projektów takŜe na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków. Czy weryfikacja będzie odbywać się na podstawie postępu rzeczowego we wniosku o płatność czy teŜ na podstawie innych dokumentów, które będzie zobowiązany dołączać beneficjent? Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona 76 DWF (MIPS) 2.1.1.3, str. 30 DWF (MIPS) 2.1.1.3, str. 31 DWF (MIPS) 2.1.1.3, str. 31 201 202 ….. RównieŜ beneficjenci którzy z uwagi na przyjętą w ich jednostce politykę rachunkowości… Czy przy kosztach bezpośrednich rozliczanych ryczałtem beneficjent będzie mógł równieŜ rozliczać ryczałtem koszty pośrednie? Przykład: 2.przemnoŜenie kosztów zarządzania wg proporcji zrealizowanych zadań merytorycznych: 44,4% * 5 000 zł = 2 220,00 zł. 2.1.1.3. Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtowo II. Stawki jednostkowe Omyłka pisarska, brak przyimka „na” Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona Błąd rachunkowy w przykładzie Przykład usunięto 3. ustalenie ostatecznej wysokości kosztów kwalifikowalnych projektu, tj. kwoty ryczałtowej: 31 000 zł + 3 875 zł = 34 875,00 zł. Rozliczenie wydatków bezpośrednich danego działania / zadania przez Beneficjenta dokonywane jest według ustalonej stawki w zaleŜności od faktycznie wykonanej ilości dóbr / usług w ramach danego działania / zadania Doprecyzowanie daty zapłaty we wniosku o płatność po wykonaniu zadania czy przy rozpoczęciu zadania. 203 UM Łódź 2.1.1.3 koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtem UM Łódź 2.1.1.3 koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtem 204 205 Ponadto, zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL beneficjenci/partnerzy będący państwowymi jednostkami budŜetowymi nie mogą rozliczać kosztów ryczałtowo. RównieŜ beneficjenci, którzy z uwagi na przyjętą w ich jednostce politykę rachunkowości mogą mieć trudności w księgowaniu środków otrzymanych z tytułu kosztów rozliczanych ryczałtowo, powinni rozwaŜyć odstąpienie od takiego sposobu rozliczania wydatków w pytanie: czy twórcy tej koncepcji uwzględnili ryzyko obniŜania poziomu realizowanych projektów (np. szkoleń, warunków, w jakich się będą odbywały) i wpływ na efektywność wydawanych na ten cel pieniędzy? Uwaga nieaktualna - brak „na” Uwaga uwzględniona 77 projekcie.” Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 2.1.1.3 Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtowo Zdanie: „(...) Beneficjent powinien posiadać odpowiednią dokumentację potwierdzającą wykonanie rezultatów/produktów/zadań uzgodnionych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie. Podmiot będący stroną umowy podczas sprawdzania wniosku o płatność oraz kontroli na miejscu weryfikuje realizację rezultatów/produktów/zadań w ramach projektu” jest sprzeczne z pkt. 3.1.2. „ We wniosku o płatność beneficjent wykazuje postęp finansowy i rzeczowy z realizacji projektu, przy czym obowiązuje zasada, zgodnie z którą postęp rzeczowy powinien korespondować z przedstawionymi wydatkami (postępem finansowym). Zasada ta nie dotyczy kosztów bezpośrednich rozliczanych ryczałtem.” Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 2.1.1.3 Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtowo Zgodnie z konsultowanymi Zasadami (…) w punkcie 2.1.1.3. Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtem (…) beneficjenci/partnerzy będący państwowymi jednostkami budŜetowymi nie mogą rozliczać kosztów ryczałtowo. RównieŜ beneficjenci, którzy z uwagi przyjętą w ich jednostce politykę rachunkowości mogą mieć trudności w księgowaniu środków otrzymanych z tytułu kosztów rozliczanych ryczałtowo, powinni rozwaŜyć odstąpienie od takiego sposobu rozliczania wydatków w projekcie. Jednocześnie w punkcie I Kwoty ryczałtowe dotyczącym kwot ryczałtowych zapisano: (…)MoŜliwość rozliczania kosztów bezpośrednich kwotą ryczałtową dotyczy wyłącznie projektów realizowanych w ramach Działania 6.3, Działania 7.3 oraz Działania 9.5 PO KL, czyli tzw. inicjatyw oddolnych. Jednocześnie ten sposób rozliczania wydatków w ww. projektach jest obligatoryjny, tj. nie ma moŜliwości rozliczania kosztów na podstawie wydatków rzeczywiście poniesionych. PowyŜsze zapisy wskazują na fakt , Ŝe jednostki budŜetowe oraz beneficjenci, którzy ze względu na przyjętą w ich jednostce polityce rachunkowości mogą mieć trudności w księgowaniu środków otrzymanych z tytułu kosztów rozlicznych ryczałtowo zostają wykluczeni z moŜliwości otrzymać dofinansowania w ramach Działania 6.3, 7.3, 9.5. Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego Urząd 2.1.1.3 – str.29 2.1.1.3- str.30 206 207 208 209 NaleŜy doprecyzować poszczególne zapisy tak by nie były one ze sobą sprzeczne. Uwaga uwzględniona Zapisy wskazujące na wykluczenie pewnych grup Beneficjentów z moŜliwości ubiegania się o dofinansowanie w ramach działania 6.3, 7.3, 9.5 Uwaga uwzględniona …z uwagi na przyjętą… Jest:..z uwagi przyjętą… Uwaga uwzględniona Błędne kwoty przy ustaleniu ostatecznej wysokości kosztów W 3 wyliczeniu ma być :20 Uwaga uwzględniona 78 Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego kwalifikowanych projektu- 3 przykład 000,00 + 2222,22 =22 222,22 zł 2.1.1.3 Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtowo I. Kwoty ryczałtowe „(…) 3) ustalenie ostatecznej wysokości kosztów kwalifikowalnych projektu, tj. kwoty ryczałtowej: 31 000 zł + 3 875 zł = 22 222,22 zł” Wyliczenie jest nieprawidłowe. Powinno być: 44,4% * 5 000,00 = 2 220,00 zł 20 000 zł + 2 220,00 zł = 22 220,00 zł Uwaga uwzględniona WUP Szczecin 2.1.1.3 I Kwoty ryczałtowe Rozliczanie kosztów bezpośrednich kwotami ryczałtowymi powinno być dobrowolne dla Beneficjenta, a nie obligatoryjne. Obowiązek rozliczania kosztów bezpośrednich kwotami ryczałtowymi moŜe ograniczyć niektórym podmiotom moŜliwość aplikowania o środki w ramach wymienionych Działań. Uwaga uwzględniona WUP Poznań Podrozdział 2.1.1.3 – Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtowo Doprecyzowanie sposobu postępowania w przypadku, gdy Beneficjent rozliczający wydatki ryczałtowo poniesie rzeczywiście wydatki w kwocie mniejszej niŜ ustalona w umowie o dofinansowanie. Brak szczegółowego opisu postępowania w niniejszej sytuacji moŜe doprowadzić do naduŜyć. Z obecnego zapisu wynika, Ŝe za kwalifikowalną naleŜy, w takiej sytuacji, uznać kwotę wydatków określoną w umowie. Natomiast róŜnica między wydatkami faktycznie poniesionymi a określonymi we wniosku o dofinansowanie na podstawie którego podpisywana jest umowa, nie stanowi przychodu projektu, więc nie podlega zwrotowi. Uwaga uwzględniona WUP Poznań Podrozdział 2.1.1.3 – Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtowo Trudność oceny kwot ryczałtowych – koszty bezpośrednie. Brak obowiązku wykazywania metodologii wyliczeń kwot ryczałtowych w przypadku kosztów bezpośrednich uniemoŜliwia prawidłową ocenę wysokości i zasadności kosztów. Uwaga uwzględniona WUP Poznań Podrozdział 2.1.1.3 – Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtowo ZastrzeŜenia rodzi koncepcja zryczałtowanego rozliczania kosztów bezpośrednich w małych projektach (do 50 tys.). Procedura wydatkowania środków jest w chwili obecnej wystarczająco liberalna i nie powinna utrudniać Uwaga uwzględniona 210 211 212 213 214 79 prawidłowego rozliczenia środków, natomiast proponowane zapisy niemal całkowicie uniemoŜliwiają weryfikację poniesionych wydatków. W przypadku projektów małych zagroŜenie nie otrzymania transzy z powodu nie rozliczenia któregokolwiek zadania jest zbyt duŜe. Dlatego teŜ wybór sposobu rozliczania w przypadku projektów o wartości do 50 tys. PLN powinien zostać po stronie Beneficjenta. WUP Poznań Podrozdział 2.1.1.3 – Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtowo Błędy w przykładzie liczbowym nr 3 na stronie 30. 3) 2 222,00 22 222,00 215 WUP Poznań Podrozdział 2.1.1.3 – Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtowo Niestosowanie zasady racjonalnego i efektywnego wydatkowania w przypadku rozliczania kosztów bezpośrednich ryczałtowo. WUP Poznań Podrozdział 2.1.1.3 – Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtowo Wykluczenie części Beneficjentów w zakresie realizowania projektów w ramach Działania 6.3, Działania 7.3 oraz Działania 9.5 POKL. 216 217 1) 20 000/45 000= 44,44% 2) 44,44% * 5 000= 2 222,00 + Uwaga uwzględniona 20 000,00= W przypadku gdy Beneficjent rozlicza koszty bezpośrednie ryczałtowo zaznaczono, Ŝe bez względu na fakt, iŜ Beneficjent poniósł rzeczywiście wydatki w kwocie mniejszej niŜ kwota wydatków ustalonych ryczałtowo w umowie o dofinansowanie, za kwalifikowalną naleŜy uznać kwotę wskazaną w umowie. PowyŜsze nie ma odzwierciedlenia w zasadzie kwalifikowania wydatków dotyczącej racjonalnego i efektywnego wydatkowania. Uwaga uwzględniona Informacja o obligatoryjnym sposobie rozliczania kosztów bezpośrednich kwotą Uwaga uwzględniona 80 WUP Poznań ryczałtową i braku moŜliwości rozliczania ich na podstawie wydatków rzeczywiście poniesionych wyklucza beneficjentów/partnerów będących państwowymi jednostkami budŜetowymi (Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL), którzy nie mogą rozliczać kosztów ryczałtowo, oraz tych którym przyjęta polityka rachunkowości utrudnia księgowanie środków otrzymanych z tytułu kosztów rozliczanych ryczałtem, wyklucza z realizacji projektów w ramach Działania 6.3, Działania 7.3 oraz Działania 9.5 POKL. Podrozdział 2.1.1.3 – Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtowo WUP Poznań Podrozdział 2.1.1.3 – Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtowo Nie określono czy w ramach jednego budŜetu mogą wystąpić zarówno koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtem na podstawie stawek jednostkowych oraz rozliczane na podstawie poniesionych wydatków. WUP Poznań Podrozdział 2.1.1.3 – Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtowo Nie sprecyzowano, czy wypłata kwoty dofinansowania (transz dotacji) będzie zaliczką czy refundacją kosztów dla Działania 6.3, Działania 7.3 oraz Działania 9.5 POKL 218 219 W związku z tym, iŜ Instytucja Zarządzająca zamierza określić katalog kosztów, do których będą miały zastosowanie stawki jednostkowe, naleŜy doprecyzować, czy koszty bezpośrednie w ramach jednego projektu mogą być zarówno rozliczane w oparciu o stawki jednostkowe jak i na zasadach ogólnych (dotyczy przypadków, w których Beneficjent uwzględni w budŜecie wydatek nieokreślony w przedmiotowym katalogu). Uwaga uwzględniona NaleŜy doprecyzować kiedy będzie wypłacana kwota dofinansowania/kolejna transza dotacji – przed czy po rozliczeniu realizacji Uwaga uwzględniona 81 projektu/poszczególnych zadań. IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 2.1.1.3. Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtowo Kwoty ryczałtowe str. 31 przykład 2 220 IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 221 2.1.1.3. Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtowo Proponujemy dokonać zmian w strukturze podrozdziału w sposób wskazujący enumeratywnie na dwa formy rozliczania ryczałtowego (kwoty ryczałtowe, stawki jednostkowe). Jednocześnie w odniesieniu do kwot ryczałtowych wskazać iŜ ten sposób rozliczania dot. Beneficjent rozliczając projekt wskazuje wydatki, które rzeczywiście poniósł w ramach zadania. Zakładając Ŝe Beneficjent nie zrealizował zadania w całości IP kwalifikuje wydatki w tej części zadania, która została zrealizowana. Podobna sytuacja powinna mieć miejsce w przypadku rozliczania kwot ryczałtowych w odniesieniu do kaŜdego zadania. JeŜeli Biuro Aktywizacji Zawodowej (str. 31 przykład 2) funkcjonowało 2 miesiące to w tej części wydatki powinny być kwalifikowane (2 miesiące*4000zł =8000zł), a nie jak podano w przykładzie koszty związane z utworzeniem i prowadzeniem biura przez 2 miesiące są niekwalifikowalne. Ostateczne przeliczenie zrealizowanych zadań w projekcie oraz wyliczenie kosztów zarządzania powinna odnosić się do zadań zrealizowanych w całości oraz w części. NaleŜy poprawić błędne wyliczenia w przykładzie dotyczącym ustalenia ostatecznej wysokości kosztów kwalifikowanych projektu Celem uwagi jest doprecyzowanie i usystematyzowanie dokumentu. Uwaga uwzględniona Uwaga nieaktualna 82 wyłącznie inicjatyw oddolnych. IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 2.1.1.3. Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtowo 222 IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 2.1.1.3. Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtowo W ramach zapisu „Jednocześnie naleŜy wskazać, iŜ w ramach kwoty ryczałtowej mogą być ujęte takŜe koszty zarządzania projektem” proponujemy doprecyzować, Ŝe ww. informacja dotyczy tych projektów, w których występują koszty dot. zarządzania projektów lub ewentualnie proponujemy usunąć ww. zdanie. Ponadto zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków proponujemy dodać zapis określony w Podrozdz. 4.2.1, sekcja 1, pkt. 4 w brzmieniu „Koszty zarządzania projektem, o których mowa w podrozdziale 4.3, są kwalifikowalne proporcjonalnie do zrealizowanych przez Beneficjenta zadań. W przypadku niewykonania danego zadania pomniejsza się koszty zarządzania projektem proporcjonalnie do wartości jaką stanowi dane zadanie w stosunku do całkowitej wartości projektu”. - Punkt naleŜy uzupełnić o wskazanie rodzaju dokumentacji, poświadczającej wykonanie danego projektu/zadania; -Brak zabezpieczenia niezmienności wniosku o dofinansowanie w zakresie rezultatów/produktów/ działań dodać zapis „W przypadku rozliczania kosztów bezpośrednich ryczałtem nie ma moŜliwości zmiany wniosku o dofinansowanie w zakresie rezultatów/ produktów/ zadań”; - Dodać zapis określający sposób w jaki naleŜy dzielić cząstkowe wykonanie rezultatów/ produktów/zadań 223 Celem uwagi jest doprecyzowanie i usystematyzowanie dokumentu w odniesieniu do wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków. Uwaga uwzględniona Wskazanie chociaŜby przykładowych dokumentów jakimi powinien dysponować beneficjent w celu udokumentowania danego wydatku umoŜliwi/ułatwi weryfikację kwalifikowalności wydatku podczas kontroli w siedzibie beneficjenta; Beneficjent otrzymując zaliczkę rozlicza się z wykonanych rezultatów/produktów/zadań w ramach projektu, które są uzgadnianie na etapie zatwierdzania wniosku o dofinansowanie projektu. Brak niezmienności wniosku o dofinansowanie umoŜliwia manipulację rezultatami i czasem; - Stwierdzenie, Ŝe beneficjent powinien posiadać odpowiednią dokumentację potwierdzającą wykonanie rezultatów/produktów/zadań uzgodnionych w zatwierdzonym wniosku o Uwaga uwzględniona 83 dofinansowanie – z punktu widzenia kontroli na miejscu weryfikowana jest rezultatów/produktów/zadań – w jaki jasny sposób dzielić cząstkowe wykonanie - czy ma być to %, tak jak w przypadku kosztów zarządzania projektem? Co w przypadku nieprawidłowo skonstruowanych wniosków o dofinansowanie? IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 2.1.1.3. Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtowo II. Stawki jednostkowe 224 UM Łódź 2.1.1. Koszty bezpośrednie UM Łódź 2.1.1. Koszty bezpośrednie Zapis „MoŜliwość zastosowania stawek jednostkowych dotyczy wyłącznie tych dóbr/usług w ramach projektu, które zostały wskazane przez Instytucję Zarządzającą. Stawki jednostkowe dla usług wybranych przez Instytucję Zarządzającą ogłaszane są na stronie internetowej www.efs.gov.pl” proponujemy zgodnie z treścią wytycznych kwalifikowlaności uzupełnić informację o kwestę indeksacji stawek jednostkowych. Celem uwagi jest doprecyzowanie i usystematyzowanie dokumentu w odniesieniu do wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków. Uwaga nieaktualna Czy w przypadku kosztów bezpośrednich rozliczanych ryczałtem Beneficjent będzie musiał przygotowywać metodologie podobnie jak w przypadku kosztów pośrednich, czy cały projekt jest metodologią? Uwaga uwzględniona zbyt duŜa uznaniowość, wydaje się, Ŝe kwestia ta wymaga doprecyzowania w formie jakiegoś taryfikatora. Nie ma moŜliwości wyeliminowania uznaniowości w ocenie wydatków kwalifikowalnych. 225 226 Dodatkowo, wykazanie przez kontrolę projektu uchybień bądź nieprawidłowości, w tym w ramach zadań wykonywanych przez personel zatrudniony do realizacji projektu, daje podstawę do uznania wydatków związanych z ich wynagrodzeniem za niekwalifikowalne.” 84 2.1.2 i 3.1.6 NaleŜy doprecyzować sytuację, w której, wartość projektu w trakcie jego realizacji ulegnie zmniejszeniu, w związku z czym beneficjent byłby uprawniony do rozliczenia kosztów pośrednich na wyŜszym poziomie. Wątpliwość budzi czy w tej sytuacji naleŜy umoŜliwić beneficjentowi rozliczenie kosztów pośrednich na wyŜszym poziomie niŜ ten, który był pierwotnie określony we wniosku o dofinansowanie projektu (na stronie str. 48 zasad ujęty jest zapis iŜ „nie ma moŜliwości dokonywania zmiany kosztów pośrednich ustalonych na etapie wniosku o dof., chyba Ŝe wynika to ze zmiany zakresu zadań zlecanych w projekcie”). Uwaga uwzględniona 2.1.2 Zgodnie z zapisami Zasad finansowania PO KL „niedopuszczalna jest sytuacja, w której te same koszty są jednocześnie wykazywane w ramach kosztów bezpośrednich oraz kosztów pośrednich, powodując w konsekwencji podwójną refundację wydatków. Oznacza to, Ŝe podmiot dokonujący oceny kwalifikowalności na etapie wyboru projektu ma obowiązek zweryfikować, czy w ramach zadań określonych w budŜecie projektu (w kosztach bezpośrednich) nie zostały wykazane koszty, które stanowią koszty pośrednie (…)”. JednakŜe moŜliwość zweryfikowania dublowania się kosztów pośrednich w kosztach bezpośrednich będzie moŜliwa tylko w przypadku rozliczania kosztów pośrednich na podstawie poniesionych wydatków. Beneficjenci we wniosku o dofinansowanie nie będą wykazywali metodologii kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem, w związku z czym oceniający wniosek nie będą w stanie zweryfikować, czy te same koszty są jednocześnie wykazywane w ramach kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem i kosztach bezpośrednich. Uwaga nieaktualna 227 228 85 2.1.2 Propozycja zawarcia informacji, czy koszty pośrednie rozliczane na podstawie poniesionych wydatków naleŜy traktować jako zadanie i czy w związku z tym istnieje moŜliwość przesunięć (do 10%) środków między zadaniami a kosztami pośrednimi rozliczanymi na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków. 2.2.1 „zadań z projektem „ zamienić na „zadań w projekcie” 2.1.2 Korygowanie kosztów pośrednich. Zgodnie z zapisami zawartymi w Zasadach finansowania PO KL w przypadku korekt finansowych/nieprawidłowości naleŜy ustalić równieŜ w jakiej wysokości naleŜy pomniejszyć kwotę kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtowo wykazanych we wniosku o płatność, którego dotyczy korekta finansowa lub nieprawidłowość i tak ustaloną kwotę kosztów pośrednich naleŜy wprowadzić do rejestru obciąŜeń w KSI SIMIK 07-13. Czy oznacza to, Ŝe nie ma moŜliwości pomniejszenia kosztów pośrednich we wniosku o płatność, w którym wykazana została korekta finansowa/nieprawidłowość, tak aby narastająco koszty pośrednie w ramach projektu były zatwierdzone prawidłowo? 229 230 231 Urząd Marszałkowski w Łodzi WUP Toruń W wersji Zasad finansowania PO KL z 15 września 2008 r. zawarto zapis mówiący, iŜ „w przypadku rozliczania kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, zasady dotyczące kosztów pośrednich są analogiczne jak w przypadku kosztów bezpośrednich. Ponadto moŜliwe jest dokonywanie przesunięć środków między zadaniami a kosztami pośrednimi rozliczanymi na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków…”. JednakŜe takiego zapisu nie ma juŜ w Zasadach finansowania PO KL z dnia 25 marca 2009 r., jak równieŜ w projekcie Zasad finansowania, który obecnie podlega konsultacjom. Błąd gramatyczny Przyjęcie takiego rozwiązania wydaje się nam moŜliwe a jednocześnie uprościłoby sposób rozliczania projektu nie byłoby konieczności wprowadzania skorygowanych kosztów pośrednich do Rejestru obciąŜeń na projekcie, gdyŜ ich korekta odbywałaby się na bieŜąco we wniosku o płatność. Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona 86 WUP Kraków 2.1.2. Koszty pośrednie „… właściwy limit procentowy: i. ulega obniŜeniu o 50% w przypadku zlecania w ramach projektu wykonawcom zadań merytorycznych o wartości przekraczających 50% kosztów bezpośrednich” 232 WUP Kraków 2.1.2. Koszty pośrednie I. Rozliczanie kosztów pośrednich ryczałtem 233 MoŜe pojawić się problem z określaniem limitu wydatków zlecanych podwykonawcom. W związku z ograniczeniem kosztów pośrednich naleŜy doprecyzować zapis dotyczący zlecania zadań merytorycznych. Czy odnosi się to do całego zadania czy jego części? Jeśli Beneficjent realizuje zadanie „aktywna integracja” i robi szkolenia, doradztwo zawodowe i psychologiczne, z czego największą wartość stanowi doradztwo psychologiczne i jest zlecona usługą to mówimy juŜ o zleceniu zadania merytorycznego czy nie? Uwaga nieaktualna Limit procentowy dla kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem ulegać ma zmniejszeniu w zaleŜności od ilości zadań merytorycznych zlecanych w projekcie podwykonawcom. Wnioskodawca na etapie pisania wniosku moŜe nie być w stanie określić, które zadania lub ich części będą podzlecane. Wnioskodawcę obowiązuje zasada konkurencyjności, zgodnie z którą beneficjent powinien wysłać zapytanie ofertowe do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców. A zatem na etapie pisania wniosku Wnioskodawca moŜe nie być w stanie przewidzieć czy usługa prowadzenia szkolenia zostanie zlecona trenerowi – osobie fizycznej czy osobie prowadzącej działalność gospodarczą. Uwaga nieaktualna 87 WUP Kraków 2.1.2. Koszty pośrednie NaleŜy pozostawić zapis o moŜliwości kumulatywnego rozliczania kosztów pośrednich. 234 Brak moŜliwości kumulatywnego rozliczania kosztów pośrednich we wnioskach o płatność moŜe powodować problemy w zatwierdzaniu niektórych wniosków (np. gdzie rozliczany jest tylko wkład własny lub gdy % kosztów pośrednich przewidziany na dany rok jest róŜny od uśrednionego % zapisanego w umowie). WUP Kraków Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona 2.1.2 - II. Rozliczanie kosztów pośrednich na podstawie poniesionych wydatków Propozycja przywrócenia zapisów dot. kumulatywnego rozliczenia pośrednich rozliczanych ryczałtowo. Zniesie moŜliwości kumulatywnego rozliczania kosztów pośrednich w utrudni i wydłuŜy proces rozliczania projektu. 235 WUP Kraków 2.1.2. Koszty pośrednie WUP Opole 2.1.2 WUP Opole 2.1.2 I. Rozliczanie kosztów pośrednich ryczałtem 236 237 238 " Nie jest moŜliwa zmiana sposobu rozliczania kosztów pośrednich w trakcie realizacji projektu" – jednakŜe czy na etapie oceny i negocjacji budŜetu wniosku jest moŜliwe wprowadzenie zmiany sposobu rozliczenia kosztów pośrednich - np. wtedy, gdy negocjacjom podlega metodologia sposobu ich wyliczenia? Z uwagi na szeroką interpretację zamkniętego katalogu przez beneficjentów naleŜy uszczegółowić katalog kosztów pośrednich w kaŜdej kategorii. Z uwagi na katalog zamknięty zasadne wydaje się jednak, aby beneficjent na etapie wniosku aplikacyjnego w przypadku rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem wymienił enumeratywnie jakie koszty pośrednie planuje rozliczać w projekcie. Brak wyjaśnienia poruszanej kwestii w treści Zasad. Proponuje się zapis: Wysokość kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem nie jest moŜliwa w przypadku zlecania w ramach projektu wykonawcom zadań merytorycznych o wartości przekraczającej 80% kosztów bezpośrednich”. Zmiana stylistyczna Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona Uwaga nieaktualna 88 DAP MSWiA 2.1.2 Koszty pośrednie I. Rozliczanie kosztów pośrednich ryczałtem Według IP2 - limit procentowy w wysokości 5% kosztów bezpośrednich pomniejszonych o wydatki cross-financingu dla projektów o wartości powyŜej 2 i do 5 mln zł włącznie jest zbyt niski. Str. 33 2.1.2. Koszty pośrednie I. Rozliczanie kosztów pośrednich ryczałtem NaleŜy zauwaŜyć, iŜ często jest tak, Ŝe tylko pewna kategoria wydatków w ramach zadania merytorycznego jest zlecana wykonawcom zewnętrznym, a nie całe zadanie, np. w zadaniu „szkolenie”, w szczegółowym budŜecie wskazano pozycje 1. przeprowadzenie szkolenia (usługa zlecona) – 50 tyś., catering – 3 tyś., zwrot kosztów dojazdu – 2 tyś., dodatki szkoleniowe – 10 tyś. Łączna wartość zadania merytorycznego wynosi 65 tyś. i nie moŜna powiedzieć, Ŝe zadanie merytoryczne będzie zlecone; część zadania będzie zlecona. Dlatego proponuje się skorygowanie zapisu i wskazanie, Ŝe właściwy limit ulega obniŜeniu o 50 % w przypadku gdy, suma faktur za wartość zadań zleconych przekracza 50 % kosztów bezpośrednich. 239 Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 240 „(…) przy czym właściwy limit procentowy: i. ulega obniŜeniu o 50% w przypadku zlecania w ramach projektu wykonawcom zadań merytorycznych o wartości przekraczających 50% kosztów bezpośrednich;” W Zasadach obowiązujących obecnie dla projektów o wartości pomiędzy 2-5 mln zł wyznaczony jest limit w wysokości 15 % (jest to duŜa róŜnica w stosunku do nowego procentu wyznaczonego na poziomie 5 %). Beneficjent nie będzie w stanie rozliczać w kosztach pośrednich wydatków według wszystkich kategorii wydatków, które są wymienione w Zasadach w katalogu kosztów pośrednich. Uwaga nieaktualna Uwaga nieaktualna Ponadto, wyliczenie wysokości kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem, określana jest na etapie weryfikacji merytorycznej wniosku o dofinansowanie dokonywanej przez KOP. NaleŜy doprecyzować , czy na etapie realizacji projektu, jeŜeli w trakcie weryfikacji wniosku o płatność zostanie stwierdzone zlecenie zadania merytorycznego podmiotowi zewnętrznemu, naleŜy dokonać korekty wartości procentowej kosztów pośrednich. PowyŜsze wnika z faktu, ze nie we wszystkich zadaniach związanych z realizacją projektu moŜna przewidzieć z góry sposób jego realizacji (samodzielne lub zlecenie na zewnątrz). 89 Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze Str. 34 2.1.2. Koszty pośrednie II. Rozliczanie kosztów pośrednich na podstawie poniesionych wydatków 241 2.1.2 Koszty pośrednie Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy w Wałbrzychu Filia Wrocław (…) Nie jest moŜliwa zmiana sposobu rozliczania kosztów pośrednich w trakcie realizacji projektu. Proponuje się zapisać w Zasadach finansowania, Ŝe na etapie realizacji projektu Beneficjent ma moŜliwość rozliczania kategorii wydatków pośrednich w wysokości innej niŜ załoŜona we wniosku o dofinansowanie, oraz rozliczanie innych kategorii wydatków, niŜ było to przewidziane we wniosku o dofinansowanie (pod warunkiem, Ŝe wydatek ten przynaleŜy do katalogu kosztów pośrednich i nie został przedstawiony do rozliczenia w kosztach bezpośrednich), poniewaŜ Beneficjenta obowiązuje jedynie limit wartościowy kosztów pośrednich i tego nie moŜe przekroczyć. Zapis o niemoŜliwości zmiany sposobu rozliczania kosztów pośrednich sprzeczny z zapisami konsultowanych Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki – str. 21 Podrozdział 4 - Koszty pośrednie. 242 2.1.2 Koszty pośrednie Rozdział I Rozliczanie kosztów pośrednich ryczałtem Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy w Wałbrzychu Filia Wrocław Doprecyzowanie zapisu. Uwaga uwzględniona Dokumenty sprzeczne. Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki nie dają moŜliwości zmiany, w przeciwieństwie do Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. W opinii IW (IP2) istnieje konieczność doprecyzowania, czy w przypadku, o którym mowa w zapisie nie stosuje się rozliczania ryczałtem. Uwaga uwzględniona Uwaga nieaktualna Wysokość kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem ustalona jest wg następujących limitów: (…) 243 ii. nie ma zastosowania w przypadku zlecania w ramach projektu wykonawcom zadań merytorycznych o 90 wartości przekraczających 80% kosztów bezpośrednich. 2.1.2 Koszty pośrednie I. Rozliczanie kosztów pośrednich ryczałtem W Zasadach zrezygnowano z zapisów o moŜliwości kumulatywnego rozliczania kosztów pośrednich. W PO KL koszty pośrednie rozliczane metodą ryczałtową traktuje się jako poniesione. Praktyka jednak dowodzi, iŜ z racji odrębnych przepisów księgowi projektów nie zgadzają się na księgowanie kwot ryczałtowych w wysokości, które nie zostały poniesione. Tym samym moŜliwość kumulatywnego rozliczania kosztów pośrednich była zasadna i w opinii IW (IP2) naleŜałoby rozwaŜyć moŜliwość utrzymania powyŜszego. 2.1.2. Koszty pośrednie, str. 33 Nie jest moŜliwa zmiana sposobu rozliczania kosztów pośrednich w trakcie realizacji projektu. Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy w Wałbrzychu Filia Wrocław 244 DWF (MPiPS) Sprzeczność z zapisami wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków str. 21 i 22 (43. pkt 8): „Beneficjent moŜe wnioskować o zmianę sposobu rozliczania kosztów pośrednich z ryczałtu na koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków. (..) Zapis dotyczący moŜliwości kumulatywnego rozliczania kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem rozwiązywał problem rozliczania kosztów w wartościach niŜszych niŜ przysługujący ryczałt – i dawał moŜliwość rozliczenia ich kumulatywnie w innym wniosku. Traktowanie kosztów rozliczanych ryczałtem jako poniesione jest oczywiste dla PO KL, ale niekoniecznie dla pozostałych przepisów rachunkowości. Uwaga uwzględniona Sprzeczność z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków str. 21 i 22 (43. pkt 8) Uwaga uwzględniona Nie jest moŜliwa zmiana w trakcie realizacji projektu sposobu rozliczania kosztów pośrednich dokumentowanych na podstawie wydatków. rzeczywiście poniesionych na koszty pośrednie rozliczne ryczałtem.” 245 WUP Warszawa 246 2.1.2. –Koszty pośrednie Usunięto zapisy dot. konieczności przedstawienia we wniosku o dofinansowanie metodologii wyliczenia wartości kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem. Zatem na jakiej podstawie podczas oceny merytorycznej ma być zweryfikowana wartość w/w kosztów Potencjalne trudności w ocenie wysokości kosztów pośrednich podczas oceny merytorycznej Pojawił się zapis mówiący o zadaniach merytorycznych. Nie została jednak zamieszczona ich definicja. Doprecyzowanie zapisów Uwaga nieuwzględniona. Definicja zawarta jest w Wytycznych. 91 WUP Warszawa 2.1.2 Koszty pośrednie W przypadku rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem, procentowy limit kosztów pośrednich jest wskazany w umowie o dofinansowanie projektu W przypadku rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem, procentowy limit kosztów pośrednich jest wskazany w umowie o dofinansowanie projektu powinien być taki sam w latach i ogółem w budŜecie projektu. Uwaga nieuwzględniona i nieuzasadniona. Koszty mogą być róŜne w róŜnych latach we wniosku o dofinansowanie, przy czym na etapie realizacji obowiązuje jeden ustalony dla projektu limit wynikający z zawartej umowy o dofinansowanie. NaleŜy dookreślić sytuację czy w takim przypadku nie ma w ogóle moŜliwości rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem. Uwaga nieaktualna W przypadku rozliczania kosztów bezpośrednich stawką jednostkową, jak często będa aktualizowane te stawki i w oparciu o jakie ceny (z jakich województw)? Uwaga nieaktualna Dlaczego została zlikwidowana moŜliwość zmiany sposobu rozliczania kosztów pośrednich w trakcie realizacji czy nie warto by przywrócić to rozwiązanie które obecnie funkcjonuje? Uwaga nieaktualna Dlaczego ograniczono moŜliwość rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem państwowym jednostkom budŜetowym? Z uwagi na zgłaszane trudności w księgowaniu tych wydatków. Czy w przypadku kosztów bezpośrednich rozliczanych ryczałtem Beneficjent będzie Uwaga nieaktualna 247 UM Łódź 2.1.2. Koszty pośrednie (...) właściwy limit procentowy: 1. ulega obniŜeniu o 50% w przypadku zlecania w ramach projektu wykonawcom zadań merytorycznych o wartości przekraczających 50% kosztów bezpośrednich; 2.nie ma zastosowania w przypadku zlecania w ramach projektu wykonawcom zadań merytorycznych o wartości przekraczających 80% kosztów bezpośrednich. 248 UM Łódź 2.1.2. Koszty pośrednie 249 UM Łódź 2.1.2. Koszty pośrednie 250 UM Łódź 2.1.2. Koszty pośrednie 251 UM Łódź 252 2.1.2. Koszty pośrednie 92 musiał przygotowywać metodologie podobnie jak w przypadku kosztów pośrednich, czy cały projekt jest metodologią? WUP Poznań Podrozdział 2.1.2 – Koszty pośrednie Brak zasadności w stosowaniu tylu limitów dla kosztów pośrednich Podrozdział 2.1.2 – Koszty pośrednie Wśród katalogu kosztów pośrednich naleŜałoby uwzględnić wydatki związane z leasingiem operacyjnym. Podrozdział 2.1.2 – Koszty pośrednie Nierówne traktowanie Beneficjentów w zakresie limitów kosztów pośrednich w trakcie tego samego okresu programowania 2007-2013. 253 WUP Poznań 254 WUP Poznań 255 Zbyt duŜa liczba limitów moŜe przyczynić się do pomyłek przy wyliczaniu wysokości kosztów pośrednich. Zgodnie z pismem MRR o sygn. DZF-IV-92261-76-TK/09 z dnia 13.05.2009 r. ze względu na charakter leasingu operacyjnego wydatki z nim związane moŜna rozliczać jako koszty pośrednie. Wprowadzenie nowych wysokości stawek ryczałtowych kosztów pośrednich spowoduje, Ŝe w jednym roku realizowane będą projekty zgodnie z poprzednimi Wytycznymi…, których stawki ryczałtowe znacznie odbiegają od zaproponowanych stawek w Wytycznych… przekazanych do konsultacji. NaleŜałoby takŜe rozwaŜyć kwestie związane z aneksowaniem umów dostosowujący realizację projektu do nowych zasad finansowania (m.in. wprowadzających instytucję Płatnika - BKG). W szczególności naleŜy się zastanowić czy Beneficjenci, których projekty zostały przyjęte do realizacji zgodnie z poprzednimi stawkami kosztów pośrednich obowiązującymi na dzień podpisania umowy, będą zobligowani do dostosowania kosztów pośrednich do nowych zasad. PowyŜsze rodzi wiele Uwaga nieaktualna Nie ma takiej konieczności. Uwaga nieaktualna 93 Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 2.1.2. Koszty pośrednie Nie jest moŜliwa zmiana sposobu rozliczania kosztów pośrednich w trakcie realizacji projektu”, 256 Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 2.1.2 Koszty pośrednie Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 2.1.2 Koszty pośrednie Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 2.1.2 Koszty pośrednie Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 2.1.2 Koszty pośrednie I. Rozliczanie kosztów pośrednich ryczałtem 257 258 Określono progi procentowe biorąc pod uwagę równieŜ w przypadku wartości zlecenia wykonawcom zadań merytorycznych. NaleŜy uściślić jak naleŜy postąpić w przypadku gdy IP/IPII juŜ w trakcie realizacji projektu wyda zgodę na zlecenie wykonawcom zadań merytorycznych i zostanie przekroczona wartość 80% kosztów bezpośrednich. „(…) Podczas kontroli na miejscu jest moŜliwe jednak zweryfikowanie prawidłowości wyboru odpowiedniej stawki ryczałtowej kosztów pośrednich, którą Beneficjent przedstawił na etapie wnioskowania o środki w ramach PO KL”. 259 260 Proponuje się uwzględnić w dokumencie, iŜ w ramach kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem nie moŜna rozliczać wkładu własnego. W przypadku kosztów pośrednich rozliczanych na faktycznie poniesionych wydatkach moŜna rozliczyć wkład własny pod warunkiem wątpliwości z uwagi na fakt, iŜ zaproponowane stawki w nowych Wytycznych… działają na niekorzyść Beneficjenta i powodują w znacznym stopniu obniŜenie wartości kosztów pośrednich. Konieczne jest odniesienie do wieloletnich projektów systemowych i dopuszczenie moŜliwości zmiany sposobu rozliczania w poszczególnych latach realizacji projektu. Ze względu na brak kumulatywnego rozliczania kosztów pośrednich do stycznia 2010 roku, naleŜy wskazać sposób postępowania (w okresie przejściowym) dla projektów, których rozliczanie zostało rozpoczęte w 2009 r. i trwa nadal. NaleŜy uściślić zapisy Zasad o podanie sytuacji czy i kiedy taka zmiana będzie moŜliwa. NaleŜałoby doprecyzować jak Beneficjent powinien wskazywać sposób wyboru odpowiedniej stawki ryczałtowej kosztów pośrednich we wniosku o dofinansowanie, skoro nie ma metodologii wyliczenia tych kosztów. Obecne zapisy nie precyzują kwestii rozliczania wkładu własnego w ramach kosztów pośrednich. Na etapie kontroli projektu w przypadku kosztów pośrednich rozliczanych Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona Uwaga nieaktualna Uwaga nieaktualna Uwaga nieaktualna 94 finansowania wydatku ze środków własnych Beneficjenta. Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 2.1.2 Koszty pośrednie „Jednocześnie w przypadku zlecania zadań merytorycznych beneficjent powinien mieć na uwadze, iŜ zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków PO KL informacja o ich zleceniu wykonawcy powinna zostać zawarta we wniosku o dofinansowanie projektu”. 261 IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 2.1.2. Koszty pośrednie Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków PO KL informacja o zlecaniu zadań merytorycznych powinna zostać zawarta we wniosku o dofinansowanie projektu. Jednocześnie wskazuje się, aby w przypadku zlecania zadania lub jego istotnej części w budŜecie beneficjent zawarł informację, iŜ jest to „usługa zlecona”. 262 IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 2.1.2. Koszty pośrednie I.Rozliczanie kosztów pośrednich ryczałtem 263 IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 2.1.2. pośrednie IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Rozdz.2.1.2. Koszty pośrednie Koszty I.Rozliczanie kosztów pośrednich ryczałtem W zapisie „Jednocześnie w przypadku zlecania zadań merytorycznych beneficjent powinien mieć na uwadze, iŜ zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków PO KL informacja o ich zleceniu wykonawcy powinna zostać zawarta we wniosku o dofinansowanie projektu” proponujemy doprecyzować pojecie „zadanie merytoryczne” – czy np. ewaluacja , promocja są zadaniami merytorycznym? Z obecnych zapisów wynika, Ŝe nie istnieje juŜ wymóg przedstawiania metodologii wyliczenia kosztów pośrednich, co uniemoŜliwia weryfikację kwalifikowalności kosztów pośrednich pod względem katalogu oraz ewentualnego „dublowania’ tych kosztów z kosztami bezpośrednimi. ryczałtem wkład własny nie jest widoczny, co powoduje brak moŜliwości stwierdzenia czy wkład własny nie został poniesiony w ramach dotacji Czy jest moŜliwe dokonywanie zmian w tym zakresie w trakcie realizacji projektu i jakie powoduje to konsekwencje? Jeśli tak to jak to się ma do ustalonych na etapie zatwierdzania wniosku o dofinansowanie limitu procentowego kosztów pośrednich. Konieczne jest doprecyzowanie przywołanego zapisu i sformułowanie w taki sposób, który będzie jednoznacznie określał, Ŝe beneficjent jest zobowiązany do wskazania, które zadania merytoryczne zlecane są wykonawcom. Celem uwagi jest doprecyzowanie i usystematyzowanie dokumentu. Uwaga nieaktualna Uwaga nieaktualna Uwaga nieaktualna Celem uwagi doprecyzowanie usystematyzowanie dokumentu. jest i Uwaga nieaktualna Celem uwagi doprecyzowanie usystematyzowanie dokumentu. jest i Uwaga nieaktualna 264 265 II.Rozliczanie kosztów pośrednich na podstawie Cytat: „Rozliczanie kosztów pośrednich na podstawie poniesionych wydatków jest moŜliwe w szczególności w przypadku gdy wyliczone koszty pośrednie beneficjenta są wyŜsze niŜ limity kosztów pośrednich, które moŜna rozliczać ryczałtem”. 95 poniesionych wydatków Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 2.1.2 Przykład dla stawek jednostkowych str.32 Urząd Marszałkowski w Łodzi UMWM 2.1.2 266 267 269 Uwaga nieaktualna Prośba o doprecyzowanie. Uwaga nieaktualna 2.1.3 Zapis: „sprzęt” w ramach cross – financingu naleŜy rozumieć jako środki trwałe (z wyłączeniem pojazdów i mebli) Zapis nie jest jasny. Prośba o doprecyzowanie Uwaga nieaktualna 2.1.3 Cross – financing Doprecyzowanie zapisów. W opinii IW (IP2) istnieje potrzeba ujednolicenia zapisów dotyczących wartości wydatków planowanych we wniosku o dofinansowanie projektu w ramach crossfinancingu. W tym samym rozdziale widnieją zapisy odnoszące wartość powyŜszych wydatków do wszystkich wydatków kwalifikowalnych, jak równieŜ do wartości projektu. Uwaga nieuwzględniona 268 Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy w Wałbrzychu Filia Wrocław Z uwagi na brak wskazywania metodologii i kalkulacji kosztów pośrednich rozlicznych ryczałtem (tj. brak listy tych kosztów) nie ma moŜliwości weryfikacji przez IOK ww. zakresu. NaleŜy zatem doprecyzować, Ŝe odbiorca ww. zapisu jest Projektodawcą. Czy w tym przykładzie istotne jest ile osób szkolenie ukończyło czy ile osobogodzin zostało zrealizowanych? Czy jeŜeli osoba ma usprawiedliwioną nieobecność zgodnie z zasadami przyjętymi przez szkolącego nie eliminującymi go ze szkolenia (przykładowo zasady te mogą wskazywać Ŝe do 30% nieobecności wynikających z waŜnych powodów przy załoŜeniu uzupełnienia samodzielnego wiedzy i zaliczenia testu końcowego daje moŜliwość otrzymania poświadczenia ukończenia szkolenia)? Czy w takim przypadku liczy się liczba osobogodzin czy ilość wydanych poświadczeń? Czy moŜna przesuwać środki między kosztami pośrednimi i bezpośrednimi. Wartość wydatków planowanych we wniosku o dofinansowanie projektu w ramach cross-financingu nie moŜe stanowić więcej niŜ 10% wszystkich wydatków kwalifikowalnych stanowiących budŜet projektu. W przypadku Działań w ramach Priorytetów dotyczących integracji społecznej (Działanie 1.3 w ramach Priorytetu I i wszystkie Działania w ramach Priorytetu Terminy te są równowaŜne. 96 VII), moŜliwe jest kwalifikowanie wydatków w ramach cross-financingu do 15% wydatków kwalifikowalnych projektu. (…) We wniosku o dofinansowanie projektu wykazywana jest wartość kosztów w ramach crossfinancingu oraz procent tych kosztów w stosunku do kosztów ogółem (nie więcej niŜ 10/15% w stosunku do wartości projektu). Koszty te podlegają weryfikacji przez odpowiednią instytucję weryfikującą wniosek o dofinansowanie projektu. UM Łódź 2.1.3. Cross-financing 270 UM Łódź 271 Zgodnie z przyjętą przez Instytucję Zarządzającą interpretacją, jako „sprzęt” w ramach cross-financingu naleŜy rozumieć środki trwałe[1], (z wyłączeniem pojazdów i mebli), których wartość początkowa jest wyŜsza od 10% kwoty określonej w przepisach podatkowych, [2] uprawniającej do dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego [3]. 1 2.1.3. Cross-financing „ Wydatek na zakup oprogramowania, bez względu na jego wartość, nie stanowi wydatku w ramach cross-financingu, przy czym w przypadku zakupu przez beneficjenta komputera wraz z oprogramowaniem, do limitu crossfinancingu zaliczyć moŜna łączną wartość ww. wydatku, o ile oprogramowanie zwiększa wartość początkową środka trwałego (komputera). NaleŜy dookreślić czy pojazdów i mebli nie dotyczy wartość 10% kwoty określonej, czy nawias dotyczy czegoś innego. Uwaga uwzględniona mało precyzyjne sformułowanie „wraz z oprogramowaniem”; czy chodzi tu o system operacyjny, czy o programy uŜytkowe; czy sformułowanie to odnosi się do zakupu komputera i Uwaga uwzględniona 97 IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 2.1.3 cross financing - Sformułowanie „środki trwałe” określić wprost w treści cytowanego zdania, a nie za pomocą przypisu; - Określić wprost, o które przepisy podatkowe chodzi; - Uwaga dot. odpisu amortyzacyjnego informująca o sposobie traktowania wydatku na zakup oprogramowania powinna znaleźć się bezpośrednio w treści omawianego punktu; - Do określenia „remont budynku” dodać definicję z ustawy Prawo budowlane oprogramowania w ramach jednej faktury, czy moŜe moŜliwy jest zakup np. oprogramowania u tego samego (bądź innego sprzedawcy) na inna fakturę ? - Przypis zastosowany w takiej formie jest dla beneficjentów nieczytelny – proponowany zapis: „środki trwałe, tj. rzeczowe aktywa trwałe….” - Sformułowanie „w przepisach podatkowych” jest nieprecyzyjne, a umieszczenie jedynie w przypisie odwołania do konkretnej ustawy jest nieczytelne. Proponowany zapis: „określonej w art. Ustawy z dnia i art. Ustawy z dnia ..” - W ten sposób wszystkie zagadnienia dot. kwalifikowania wydatków w ramach cross financingu będą uporządkowane i bardziej czytelne. Beneficjenci często nie czytają informacji umieszczonych w przypisach, które są zamieszczane drobnym drukiem. Uwaga nieuwzględniona Uwaga nieuwzględniona – zapis jest wystarczająco precyzyjny Uwaga uwzględniona Uwaga nieuwzględniona 272 - Jeśli w innych sytuacjach odwołujemy się do wskazania definicji ustawowych to w przypadku remontu jest to takŜe wskazane. W potocznym języku słowo remont jest bardzo szeroko rozumiane, a wymienienie przykładowego katalogu w Zasadach…. nie określa precyzyjnie co naleŜy przez to sformułowanie rozumieć. Podobnie jest ze 98 MEN 2.1.3 Proponuję zniesienie zapisu dotyczącego sztywnego określenia minimalnej wartości sprzętu kwalifikowanego do wydatków w ramach cross-financingu 273 DWF (MPiPS) 274 I. Rozliczanie kosztów pośrednich ryczałtem, str. 34 „W przypadku uznania za niekwalifikowalne kosztów bezpośrednich, w stosunku do których zostały naliczone koszty pośrednie, odpowiedniemu pomniejszeniu powinny ulec takŜe koszty pośrednie. W związku z powyŜszym, właściwa instytucja wprowadzając kwotę korekty finansowej lub nieprawidłowości do rejestru obciąŜeń w KSI SIMIK 0713 powinna takŜe ustalić w jakiej wysokości naleŜy pomniejszyć kwotę kosztów pośrednich rozliczanych sformułowaniem „dostosowanie pomieszczeń”. Dookreślenie obu sformułowań ułatwi weryfikację wydatków poniesionych z tego tytułu przez beneficjentów w ramach cross financingu Propozycja MEN związana jest bezpośrednio z trudnościami na jakie napotyka IP podczas weryfikacji wniosków o płatność, w ramach których beneficjenci rozliczają wydatki, które zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie stanowią cross-financing, ale w związku z uzyskaniem ceny jednostkowej niŜszej (często minimalnie) od tej ujętej w Zasadach finansowania PO KL, nie zostają w efekcie zakwalifikowane do tych wydatków. Konsekwencją tego w przypadku kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem jest „sztuczna” dysproporcja pomiędzy wnioskami (o dofinansowanie oraz o płatność), ale przede wszystkim naleŜy mieć na względzie zapis z Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, zgodnie z którym nie ma moŜliwości finansowania w ramach EFS m.in. sprzętu Wyjaśnienie Uwaga nieuwzględniona Zapisy nie są kwestionowane przez Ŝadną z pozostałych instytucji zatem nie ma podstaw do zmiany gdyŜ wymagałoby to odrębnych konsutlacji Uwaga nieuwzględniona Do ustalenia przez kaŜdą IP/IW 99 ryczałtowo wykazanych we wniosku o płatność, którego dotyczy korekta finansowa lub nieprawidłowość. Jednocześnie tak ustaloną kwotę kosztów pośrednich naleŜy wprowadzić do rejestru obciąŜeń w KSI SIMIK 0713.” Proszę o wyjaśnienie, czy cytowany zapis oznacza, Ŝe kwotę kaŜdej korekty/nieprawidłowości naleŜy wprowadzać do KSI w rozbiciu na kwotę kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtowo i kwotę kosztów bezpośrednich? W KSI w rejestrze obciąŜeń na projekcie nie ma pola dotyczącego kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtowo. Kwotę korekty kosztów pośrednich moŜna ująć łącznie z kwotą korekty wydatków bezpośrednich. O ile wymagane jest wyodrębnienie, kaŜda korekta/nieprawidłowość musiałaby być wprowadzana dwoma kwotami tj. osobno kwota korekty wydatków bezpośrednich/osobno kwota korekty wydatków pośrednich rozliczanych ryczałtowo. DWF (MPiPS) 1.4.4.3. Projekty systemowe PARP, str. 24 NaleŜy zmienić zapis: „Finansowanie projektów PARP odbywa się w ramach środków przyznanych a następnie przekazywanych zaliczkowo na realizację Działań. Na PARP spoczywa zatem obowiązek odpowiedniego oszacowania środków w trakcie zgłaszania do Instytucji Pośredniczącej (MPIPS) zapotrzebowania zarówno na środki na projekty konkursowe jak i systemowe na kolejny rok budŜetowy.” Proponujemy doprecyzowanie lub wykreślenie powyŜszych zapisów. 275 WUP Poznań 2.2.1 – Okres kwalifikowania wydatków Doprecyzowanie zapisu „Co do zasady, środki na finansowanie projektu mogą być przeznaczone na sfinansowanie przedsięwzięć zrealizowanych w ramach projektu przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, o ile wydatki zostaną uznane za kwalifikowalne oraz dotyczyć będą okresu realizacji projektu”. Str. 36 2.2.1. Okres Problemem jest rozliczenie kosztów związanych z obsługą rachunku bankowego, utworzonego przed zawarciem 276 277 Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Konieczne jest doprecyzowanie lub wykreślenie zapisów. Tylko środki na współfinansowanie będą przekazywane „z góry”, w formie dotacji celowej na rachunek PARP. Natomiast środki na płatności z budŜetu środków europejskich nie będą przekazywane zaliczkowo do PARP. PARP będzie wystawiał zlecenia płatności do BGK na podstawie dokumentów finansowych np. faktur wykonawców. Z doświadczenia WUP wynika, iŜ zapis wymaga doprecyzowania – Beneficjenci naduŜywają moŜliwości wydatkowania środków po zakończeniu realizacji projektu co nie zawsze znajduje uzasadnienie. Uwaga uwzględniona Uwaga nieuwzględniona Zapis jest bardzo czytelny i jasny i daje moŜliwość beneficjentom zapłaty dokumentów przed złoŜeniem wniosku o płatność końcową. Uwaga nieuwzględniona Beneficjent moŜe otworzyć później 100 Górze UMWM kwalifikowania wydatków Co do zasady, środki na finansowanie projektu mogą być przeznaczone na sfinansowanie przedsięwzięć zrealizowanych w ramach projektu przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, o ile wydatki zostaną uznane za kwalifikowalne oraz dotyczyć będą okresu realizacji projektu. 2.2.1 okres kwalifikowania wydatków Proponuje się doprecyzować, iŜ w szczególnych sytuacjach dopuszczone jest kwalifikować wydatki wychodzące poza okres realizacji projektu, jeŜeli ponoszenie tych wydatków związane jest z realizacją projektów i wywiązywaniem się podmiotu z wymogów formalnych związanych z projektem (punkt 5 mówi o kwalifikowalności wydatków, ponoszonych przed dniem podpisania umowy, a uwaga IP 2 odnosi się do kwalifikowalności wydatków ponoszonych przed dniem rozpoczęcia realizacji projektu). Brak dokładnej daty kwalifikowania wydatków. 278 Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze Str. 36 2.2.2. Przychód i trwałość projektu Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze Str. 36 2.2.2. Przychód i trwałość projektu 279 280 rachunek bankowy albo wynegocjować warunki, zgodnie z którymi nie będzie ponosił opłat za utrzymanie rachunku. umowy, na potrzeby tej umowy, jednakŜe przed datą rozpoczęcia realizacji projektu, np. data załoŜenia rachunku 12 X, data podpisania umowy 20 X, data ponoszenia kosztów z tytułu prowadzenia rachunku – 30 X, data rozpoczęcia realizacji projektu 1 XII. Jaka jest podstawa dla tego zapisu wytycznych? Art. 55 rozporządzenia 1083/06 wyraźnie wyłącza projekty EFS z katalogu projektów generujących dochód. Nie ma teŜ delegacji dla krajowych instytucji do określenia innych przypadków powstawania dochodu w projekcie. Egzekwowanie zwrotu tych środków w sposób nieuprawniony pomniejsza dofinansowanie beneficjenta. Nie wnosi istotnej wartości zapis Ŝe trwałość projektu winna być zachowana zgodnie z art. 57 rozporządzenia 1083/06. Stosowanie tego rozporządzenia nie wymaga potwierdzenia go w wytycznych. Istotne jest natomiast pytanie jak w POKL rozumieć i stosować zasadę trwałości. Projekty POKL w większości kończą się wraz z zaprzestaniem ich finansowania; czy moŜna więc mówić o trwałości projektu który juŜ nie funkcjonuje, nie istnieje? Szkolenie Beneficjent musi mieć pełną wiedzę na temat zasad kwalifikowalności wydatków, a te są ustalane niniejszymi wytycznymi. Stosowanie odstępstw od zasady, w szczególności, gdy będą one ujęte w róŜnych dokumentach, moŜe prowadzić do zwiększonej ilości nieprawidłowości. Okres kwalifikowania wydatków jest bardzo czytelny a jedyne zasady w tym zakresie wynikają bezpośrednio z Wytycznych. Zasada efektywnego zarządzania finansami i stanowisko Komisji Europejskiej. Wyjaśnienie zostanie zawarte po wejściu w Ŝycie przepisu nowelizującego art. 57 (ma być wiąŜący od początku okresu programowania) 101 przeprowadzono, uczestnicy zajmują się innymi sprawami. Czy wzorem ZPORR naleŜy mierzyć trwałość projektu przez zabezpieczenie sprzętu zakupionego do jego realizacji? Większość świadomych beneficjentów po zakończeniu projektu zwyczajnie ten sprzęt zlikwiduje. Jak więc oceniać trwałość projektów EFS w kontekście warunków określonych w art. 57? WUP Poznań 281 2.2.2 Brak interpretacji art. 57 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 w stosunku do projektów „miękkich”. Powołanie się na art. 57 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 w przypadku obowiązku zachowania trwałość projektu jest niewystarczające. NaleŜałoby dodatkowo zamieścić interpretację przedmiotowego artykułu, tak by Beneficjenci nie mieli Ŝadnych wątpliwości co do jego stosowania oraz by zachować jednolite podejście. Sugeruje się precyzyjnie wskazać w jakim terminie naleŜy utrzymać inwestycję, ponadto naleŜy wyjaśnić czy dotyczy to wszystkich projektów „miękkich” realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i w jakim zakresie. We wcześniejszej wersji Wytycznych… zaznaczono, Ŝe aktywa wytworzone lub nabyte nie mogą zostać zbyte w okresie 5 lat od zakończenia realizacji projektu. Biorąc pod uwagę, Ŝe w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki nie realizuje się projektów inwestycyjnych (crossfinancing do 10%/15% wartości projektu), wskazane jest zatem doprecyzowanie zapisów art. 57 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 i wyjaśnienie czy w okresie 5- Wyjaśnienie zostanie zawarte po wejściu w Ŝycie przepisu nowelizującego art. 57 (ma być wiąŜący od początku okresu programowania) 102 letnim naleŜy utrzymać jedynie aktywa wytworzone/nabyte w ramach projektu czy okres 5letni dotyczy utrzymania rezultatów wypracowanych w projekcie. Ponadto naleŜy określić jak zapisy cytowanego rozporządzenia odnoszą się w szczególności do projektów edukacyjnych realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, w ramach których realizowany jest na przykład program rozwojowy szkoły. Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze Str. 38 2.2.4. Zasada konkurencyjności MJWPU pkt 3.1.1.7 str. 51 Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 3.1.1 – str. 39 282 283 284 285 Str. 39 3.1.1. Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków przez beneficjentów JeŜeli niezachowanie tej zasady grozi niekwalifikowalnością wydatków to konieczne jest rozstrzygnięcie następujących kwestii. Kto jest potencjalnym wykonawcą? W dobie swobody prowadzenia działalności gospodarczej, gdzie większość podmiotów wpisuje w swój zakres działalności handel, usługi i produkcję w zakresie nieobjętym koncesjami, naleŜałoby uznać Ŝe kaŜdy podmiot takim potencjalnym wykonawcą jest. I druga wątpliwość. Jak dokumentować fakt wysłania zapytania? Nawet potwierdzenie z placówki pocztowej nie opisuje treści. O ile wytyczne wskazują Ŝe wybór oferty jest dokumentowany w protokole, chociaŜ mając do dyspozycji treść ofert ewentualna kontrola nawet bez protokołu moŜe ustalić czy wybór był właściwy o tyle, w opisie sposobu wypełnienia kluczowego obowiązku przesądzającego o konkurencyjności praktycznie brak wskazówek. przy korektach finansowych naleŜałoby doprecyzować czy moŜliwe jest dokonanie zwrotu środków na konto projektu czy na rachunek BGK? W pierwszym zdaniu na stronie – brak zamknięcia nawiasu Skąd została zaczerpnięta definicja prowadzenia i nieprowadzenia pełnej księgowości? Ustawa o rachunkowości wskazuje kto prowadzi księgi rachunkowe. Z dalszego opisu w wytycznych wynika Ŝe podział raczej moŜna określić na podmioty prowadzące księgi rachunkowe i nie prowadzące ksiąg rachunkowych. PoniewaŜ sporządzanie kumulatywnych zestawień techniką Uwaga nieuwzględniona Zapisy są wystarczająco precyzyjne. Uwaga uwzględniona Dotyczy pierwszego zdania na stronie – Uwaga uwzględniona Zasady finansowania PO KL nie definiują „prowadzenia lub nieprowadzenia pełnej księgowości”. Zapisy zostały oparte o obowiązujące przepisy rachunkowości i dotyczą prowadzenia ewidencji wydatków zgodnie z wymogami KE. 103 286 Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego WUP Toruń 3.1.2 – str. 40 3.1.2, wzór umowy o dofinansowanie projektu 287 UMWM / WUP Kraków 3.1.2. Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność komputerową nie moŜe być określane niepełną księgowością, to z ewidencją księgową nie ma nic wspólnego. Tymczasem w ustawie o rachunkowości jest przepis wymagający aby podmioty otrzymujące z budŜetu państwa lub jednostki samorządu terytorialnego dotację prowadziły księgi rachunkowe. Pkt III, przecinek ma być „dla projektów, w ramach których(…)” Zapisy Zasad finansowania PO KL i umowy o dofinansowanie nie są dostosowane do sposobu rozliczania projektu za pomocą kwot ryczałtowych (w tym harmonogram płatności). NaleŜy wskazać jakie elementy wniosku o płatność będą musiały być wypełnianie w projektach rozliczanych w ww. sposób, nie występuje potrzeba załączania do wniosku o płatność zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, wyciągów bankowych itp. Zapis: „...zmuszony jest finansować podejmowane działania z własnych środków z uwagi na nieotrzymanie kolejnych transz dofinansowania na realizację projektu, we wniosku o płatność mogą być wykazywane wydatki sfinansowane z własnych środków beneficjenta.” jest niezgodny z przyjętym systemem finansowania POKL (patrz rozdział 1.1.3). Środki prywatne nie są źródłem finansowania POKL, a więc nie jest moŜliwe wprowadzenie do KSI SIMIK wniosku oraz nie moŜliwe jest ujęcie tego wniosku w deklaracji wydatków do Iś. W celu wprowadzenia tego typu zmian naleŜy wprowadzić zmianę do instrukcji wypełniania wniosku o płatność polegającą na zmianie zapisów obligujących do wpisywania źródeł finansowania na obligowanie do wprowadzania docelowych źródeł finansowania oraz rodzaju płatności. 288 289 Urząd 3.1.2 Jest „dla projektów w ramach, których (…)” Uwaga uwzględniona Zakłada się, Ŝe kwestie te zostaną uregulowane odrębnie w sposób szczegółowy w styczniu 2010 r. Wydatek jest kwalifikowalny w momencie gdy został zapłacony i jeŜeli następuje taka konieczność zrefundowany. Wówczas ujmujemy go we wniosku o płatność i rozliczamy. Ponadto w liście kontrolnej przy dokonywaniu weryfikacji wniosków beneficjentów o płatność nie będzie moŜliwe udzielenie pozytywnej odpowiedzi na następujące pytania: 10) Czy w pkt 2.8 wniosku o płatność wskazano odpowiedni rodzaj płatności? – nie będzie moŜna wpisać tu: zaliczka 17) Czy prawidłowo wskazano źródła sfinansowania wydatków w pkt 8? – nie będzie moŜna wpisać tu: budŜet państwa Decyzja IP/ IP II moŜe być ZałoŜenie jest takie, Ŝe nawet jeŜeli beneficjent finansuje projekt ze środków własnych i otrzymuje zaliczkę na refundację wydatków, to we wniosku o płatność wskazuje wszystkie informacje tak, jakby te wydatki finansował z dofinansowania. Analogicznie trzeba do tego podejść podczas weryfikacji wniosku. Uwaga uwzględniona 104 Marszałkowski Województwa Opolskiego Zasady dają moŜliwość zwolnienia przez IP/ IP II Beneficjenta z obowiązku złoŜenia wniosku w terminie zgodnym z Zasadami. Pytanie: jak w takim przypadku traktować zapis UFP o naliczaniu odsetek za złoŜenie wniosku o płatność niezgodnie z terminem wskazanym w harmonogramie płatności? „waŜniejsza” od zapisów UFP? Czy w sytuacji, gdy IW (IP II)/ IP zwolni Beneficjenta z obowiązku składania wniosku o płatność zgodnie z „Zasadami” Beneficjentowi nalicza się odsetki zgodnie z art. 189 ust. 3 UFP? Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego 3.1.2 Czy w zasadach nie powinien znaleźć się zapis zobowiązujący Beneficjentów do załączenia w wersji elektronicznej zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki w formie tabeli zapisanej w formacie Excel? Na potrzeby kontroli krzyŜowych? Zapisy dotyczące kontroli krzyŜowych zawarte są w odrębnym rozdziale Systemu realizacji PO KL. 3.1.2. Czy wykazanie wydatku we wniosku o płatność przez jednostki sektora finansów publicznych po upływie 3 miesięcy powoduje niekwalifikowalność danego wydatku? Jakie groŜą konsekwencje za niedotrzymanie terminu wskazanego w art. 190 UFP? Zgodnie ze stanowiskiem MF nie przewiduje się sankcji za nieujęcie wydatku we wniosku o płatność. 290 Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego JeŜeli ujęcie wydatku przez jednostki sektora finansów publicznych po terminie 3 m-cy od daty jego poniesienia powoduje niekwalifikowalność wydatku to jak traktować wydatki rozliczane przez beneficjentów spoza sektora finansów publicznych po terminie 3 m-cy, w kontekście zasady równego traktowania beneficjentów? Jak naleŜy rozumieć zapis iŜ wydatek powinien zostać „rozliczony” w terminie 3 m-cy od daty jego poniesienia. Uwaga uwzględniona Czy pod pojęciem rozliczony wydatek naleŜy rozumieć, iŜ wydatek został ujęty we wniosku o płatność? Czy pod pojęciem rozliczony wydatek naleŜy rozumieć wydatek zatwierdzony przez IW (IP II) / IP? Jak naleŜy liczyć termin 3 m-cy? 291 Czy wydatek poniesiony 1 stycznia a rozliczony we wniosku o płatność za okres 1.01-31.03, złoŜonym zgodnie z 105 DAP MSWiA 3.1.2 Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność DAP MSWiA 3.1.2 Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność oraz § 10 ust 7 umowy o dofinansowanie 292 293 Zasadami w terminie 10 dni roboczych od zakończenia okresu sprawozdawczego naleŜy uznać za wydatek rozliczony zgodnie z art. 190 UFP? Zgodnie z punktem III. Beneficjent załącza do wniosku o płatność – „dla projektów w ramach, których przekazywana jest zaliczka – wyciągi bankowe…” – taki zapis sugeruje, iŜ tylko wtedy, kiedy beneficjent wnioskuje o kolejną transzę zaliczki przedstawia wyciągi bankowe – prośba o przeredagowanie zapisu. „jednostki sektora finansów publicznych powinny mieć na uwadze, Ŝe zgodnie z art. 190 UFP, kaŜdy wydatek kwalifikowalny powinien zostać rozliczony we wniosku o płatność w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia” – zapis wymaga doprecyzowania. Uwaga uwzględniona W Działaniu 5.2 odbiorcami wsparcia są głównie jednostki samorządu terytorialnego oraz ich pracownicy, w związku z tym problem konsekwencji i niedoprecyzowania zapisu jest dla Instytucji znaczny. PowyŜszy zapis jest niewystarczający w kontekście następujących sytuacji: - zgodnie z § 9 ust. 1 pkt 4 umowy o dofinansowanie – dostępność środków na finansowanie Działania na rachunku bankowym IP2 jest warunkiem koniecznym, aby przekazać beneficjentowi środki transzy – wobec braku ww. środków powstają opóźnienia w projekcie i beneficjent nie moŜe zrefundować wydatków – zapis w Zasadach o 3 miesiącach zmusza beneficjenta do ponoszenia wydatków z własnych środków i rozliczania ich jako dofinansowanie; - zgodnie z § 8 ust. 4 umowy o dofinansowanie dofinansowanie na realizację projektu moŜe być przeznaczone na sfinansowanie przedsięwzięć zrealizowanych w ramach projektu przed podpisaniem umowy o ile będą dotyczyć Uwaga uwzględniona 106 okresu realizacji projektu (okresu kwalifikowania wydatków dla projektu) – oznacza to, iŜ w przypadku opóźnień w podpisaniu umowy beneficjent mógł kwalifikować wydatki poniesione przed podpisaniem umowy – zapis o 3 miesiącach stoi w sprzeczności z ww. zasadą refundacji wydatków przed podpisaniem umowy (to ograniczenie nie dotyczy podmiotów spoza sektora finansów publicznych); - w przypadku błędów w składanych wnioskach o płatność beneficjent składa kilka wersji wniosków o płatność – moŜe to powodować opóźnienia, gdyŜ IP2 ma 20 dni na weryfikację kaŜdej wersji – zapis o trzech miesiącach zmusza beneficjenta do składania kolejnego wniosku do IP2 mimo niezatwierdzenia poprzedniego (co powoduje kolejne opóźnienia związane z faktem, iŜ beneficjent nie mając informacji o wynikach weryfikacji poprzedniego wniosku, moŜe nie uwzględnić wyników weryfikacji w kolejnym wniosku. Ponadto, termin weryfikacji kolejnego wniosku upływa, mimo iŜ IP2 weryfikuje poprzedni wniosek). Powinny być dodatkowe uregulowania w Zasadach finansowania (odwołujące się do powyŜszych sytuacji). 294 Wojewódzki Urząd Str. 40 3.1.2. Zasady Jaki sens ma zawarty w opisie sposobu konstruowania budŜetu projektu, określanie i negocjowanie jego Uwaga nieuwzględniona 107 Pracy w Zielonej Górze sporządzania wniosku beneficjenta o płatność Str. 40 3.1.2. Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze We wniosku o płatność beneficjent wykazuje postęp finansowy i rzeczowy z realizacji projektu, przy czym obowiązuje zasada, zgodnie z którą postęp rzeczowy powinien korespondować z przedstawionymi wydatkami (postępem finansowym). Zasada ta nie dotyczy kosztów bezpośrednich rozliczanych ryczałtem. szczegółowości o oceny jego kwalifikowalności na etapie oceny merytorycznej KOP, jeŜeli beneficjent moŜe go dowolnie zmienić byle utrzymać limity poszczególnych zadań. Jest to niepotrzebna praca KOP wywołująca teŜ nieprzychylne reakcje beneficjentów, którzy wiedząc o braku obowiązku trzymania się szczegółowego budŜetu nie kryją pełnej obojętności dla tego, co oceniający wskazują podczas oceny merytorycznej. Zmiana do budŜetu zostanie wprowadzona a wykonanie i tak będzie takie jak to sobie beneficjent ustalił. Stąd potrzebna byłaby konsekwencja w podejściu wytycznych i wybór jednej z opcji. Pragnę zauwaŜyć, iŜ ocena postępu rzeczowego weryfikowana jest poprzez porównanie opisu z wniosku o płatność do załoŜeń z wniosku o dofinansowanie i harmonogramu realizacji projektu. W przypadku gdy, Beneficjent nie ujmie we wniosku o płatność, w tabeli 5_Postęp rzeczowy projektu, informacji o zrealizowanym szkoleniu, a realizacja takiego była załoŜona we wniosku o dofinansowanie i harmonogramie realizacji projektu, IW zwróci się z zapytaniem o przyczyny nieopisania / niezrealizowania zadania. Opisywanie postępu rzeczowego w oparciu o postęp finansowy jest nieuzasadnione i niepraktyczne. Fakt, Ŝe wydatki na etapie realizacji mogą odbiegać od pierwotnych załoŜeń nie oznacza Ŝe w konsekwencji beneficjent ponosi zupełnie inne wydatki poniewaŜ obowiązują go ogólne zasady wynikające z Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. Uwaga uwzględniona 295 Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 296 Str. 41 3.1.2. Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność II. załącznik pt. Szczegółowa charakterystyka Co do zasady, projekty o charakterze innowacyjno – promocyjnym nie muszą załączać załącznika 2 do wniosku o płatność. W praktyce jednak, w tabeli 6, załącznika 2 jest miejsce na wpisanie i monitorowanie Innych wskaźników określonych na poziomie projektu, a takie posiada kaŜdy projekt – równieŜ innowacyjno – promocyjny – i chodźby z tego powodu zał. 2 musi być dołączony do kaŜdego rodzaju wniosku. Uwaga uwzględniona 108 udzielonego wsparcia, który wypełniany jest przez beneficjenta realizującego wsparcie na rzecz osób lub instytucji; wzór załącznika stanowi załącznik do Zasad systemu sprawozdawczości PO KL (z wyłączeniem projektów badawczych i informacyjnopromocyjnych). 3.1.2 Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy w Wałbrzychu Filia Wrocław Uwaga analogiczna do uwag wskazanych powyŜej, do części dotyczącej Podrozdziału 1.4.4.1 oraz Podrozdziału 1.4.4.5. Analogiczna uwaga/uzasadnienie o niemoŜliwości stosowania tego zapisu w przypadku projektów systemowych OPS/PCPR/ROPS do uwag wskazanych powyŜej, w części dotyczącej Podrozdziału 1.4.4.1 oraz Podrozdziału 1.4.4.5. Uwaga uwzględniona Jednocześnie jednostki sektora finansów publicznych powinny mieć na uwadze ze zgodnie z art. 190 kaŜdy wydatek powinien być ujęty we wniosku o płatność w terminie 3 miesięcy od dnia jego poniesienia a nie jak zostało wskazane rozliczony. Zgodnie z brzmieniem ustawy o finansach publicznych. Uwaga uwzględniona (…) Jednocześnie jednostki sektora finansów publicznych powinny mieć na uwadze Ŝe zgodnie z art. 190 UFP, kaŜdy wydatek kwalifikowalny powinien zostać rozliczony we wniosku o płatność w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia. 297 DWF (MPiPS) 3.1.2, str. 42 298 109 Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku 3.1.2-str.42 Słowo rozliczony zastąpić słowem ujęty we wniosku o płatność w zdaniu: „Jednocześnie jednostki sektora finansów publicznych powinny mieć na uwadze, Ŝe zgodnie z art. 190 UFP, kaŜdy wydatek powinien zostać rozliczony we wniosku o płatność……” Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku 3.1.2. Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność Beneficjent załącza do wniosku o płatność: (…) III. dla projektów w ramach, których przekazywana jest zaliczka – wyciągi bankowe/potwierdzenia transakcji lub inny dokument potwierdzający poniesienie wydatku (kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem) z wyodrębnionego rachunku projektu oraz – o ile Instytucja Pośrednicząca / Instytucja WdraŜająca (Instytucja Pośrednicząca II stopnia) tego wymaga – wyciągi bankowe/potwierdzenia transakcji lub inny dokument potwierdzający poniesienie wydatku z innych rachunków bankowych potwierdzające poniesienie wydatków ujętych we wniosku o płatność (…) 299 300 Zgodnie z art. 190 UFP „…..kaŜdy wydatek kwalifikowany powinien zostać ujęty we wniosku o płatność…” doprecyzowanie słowa jest istotne ze względu na fakt iŜ rozliczony oznacza zatwierdzony. Dodano słowa „potwierdzenie transakcji lub inny dokument potwierdzający poniesienie wydatku” ze względu na fakt, iŜ w poprzednim okresie programowania Beneficjent mógł przedstawić zarówno przelew bankowy/potwierdzenie transakcji do potwierdzenia poniesionego wydatku. W chwili obecnej Zasady finansowania w ramach PO KL ograniczają składnie tylko wyciągów bankowych lub zbiorczego zestawienia wydanego przez bank stanowiącego historię rachunku bankowego. Wątpliwość powstała ze względu na fakt, iŜ na początku realizacji projektów w ramach POKL WUP w Gdańsku otrzymał odpowiedź w postaci e-mail od pracownika MRR, iŜ do wniosku o płatność naleŜy dołączyć wyciągi bankowe za kaŜdy dzień okresu objętego wnioskiem (oczywiście z wyłączeniem świąt i dni ustawowo wolnych od pracy). Czy to znaczy, Ŝe Instytucja Pośrednicząca / Instytucja WdraŜająca (Instytucja Pośrednicząca II stopnia) powinna monitorować tylko Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona 110 WUP Warszawa 3.1.2. Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność Beneficjent moŜe zatem ponosić i rozliczać wydatki, które nie zostały uwzględnione w szczegółowym budŜecie pod warunkiem, Ŝe są one niezbędne do realizacji i związane z zadaniami wskazanymi w budŜecie projektu oraz są zgodne z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. wydatki rozliczane we wniosku o płatność czy teŜ powinna monitorować rachunek projektu za cały okres objęty wnioskiem? Wydatki wykazane w budŜecie szczegółowym weryfikowane są na etapie oceny merytorycznej w związku z tym weryfikacja wniosku o płatność powinna być prowadzona w oparciu o budŜet szczegółowy projektu. MoŜe zdarzyć się, Ŝe wydatek rozliczany we wniosku o płatność zostałby zakwestionowany podczas KOP. Uwaga nieuwzględniona Fakt, Ŝe wydatki na etapie realizacji mogą odbiegać od pierwotnych załoŜeń nie oznacza Ŝe w konsekwencji beneficjent ponosi zupełnie inne wydatki poniewaŜ obowiązują go ogólne zasady wynikające z Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. 301 WUP Szczecin 3.1.2. Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność Generator wniosków płatniczych powinien uwzględniać w kwocie pozostałej do rozliczenia przez Beneficjenta korekty finansowe dotyczących wniosków płatniczych rozliczonych i zweryfikowanych (za okresy poprzednie). 302 Ministerstwo Sprawiedliwości 3.1.2 W Zasadach finansowania jest zapis: „Jednocześnie jednostki sektora finansów publicznych powinny mieć na uwadze Ŝe zgodnie z art. 190 UFP, kaŜdy wydatek kwalifikowany powinien zostać rozliczony we wniosku o płatność w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia”. 303 WUP Poznań Podrozdział 3.1.2 – Zasady sporządzania wniosku Beneficjenta o płatność 304 Niezasadne wyłączenie projektów badawczych i informacyjno – promocyjnych z obowiązku składania załącznika pt. Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia W wyniku nie uwzględnienia korekt finansowych dotyczących okresów poprzednich, Beneficjentowi pozostaje do rozliczenia mniejsza kwota wydatków kwalifikowanych, niŜ rzeczywiście powinna podlegać rozliczeniu, mimo Ŝe korekty finansowe zostały potrącone z bieŜących płatności. Zapis ten jest niespójny z przywołanym art. 190 UFP, mówi, Ŝe „… kaŜdy wydatek kwalifikowany powinien zostać ujęty we wniosku o płatność w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia”. Projekty badawcze i informacyjno – promocyjne równieŜ są zobowiązane do składania Załącznika pt. Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia. Dane te mogą zostać zawarte w Informacji o wynikach weryfikacji wniosku. Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona 111 WUP Poznań Podrozdział 3.1.2 – Zasady sporządzania wniosku Beneficjenta o płatność (str.41) Doprecyzowanie zapisu odnośnie 2 załącznika do wniosku Beneficjenta o płatność Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia, tak aby nie sugerował iŜ przedmiotowy załącznik w całości nie dotyczy projektów badawczych i informacyjno – promocyjnych 305 DWF (MPiPS) 3.1.2 oraz 3.1.6 Zasadne wydaje się przesyłanie uaktualnionego o wprowadzone zmiany, nowe podkategorie wniosku o dofinansowanie najpóźniej z końcowym wnioskiem o płatność Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 3.1.2. Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność „Jednocześnie jednostki sektora finansów publicznych powinny mieć na uwadze Ŝe zgodnie z art. 190 UFP, kaŜdy wydatek kwalifikowalny powinien zostać rozliczony we wniosku o płatność w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 3.1.2. Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 3.1.2. Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność „(...) Jednocześnie jednostki sektora finansów publicznych powinny mieć na uwadze Ŝe zgodnie z art. 190 UFP, kaŜdy wydatek kwalifikowalny powinien zostać rozliczony we wniosku o płatność w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia”. Wszystkie projekty w ramach PO KL (zarówno konkursowe jak i systemowe, w tym w ramach pomocy technicznej) są rozliczane na podstawie wniosku beneficjenta o płatność. We wniosku o płatność beneficjent wykazuje postęp W tabeli 6 uwzględnione są wskaźniki określone przez Beneficjenta w pkt.3.4 wniosku o dofinansowanie W załączniku nr 2 do wniosku Beneficjenta o płatność Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia, tabela Osiągnięte wartości wskaźników wypełniana jest przez wszystkich Beneficjentów, równieŜ tych realizujących projekty badawcze i informacyjno – promocyjne. Przesyłanie uaktualnionych wniosków o dofinansowanie znacznie ułatwia weryfikacje wniosków o płatność poprzez monitorowanie poziomu kosztów zawartych w budŜecie jak i procent zmiany ogólnych kosztów przeznaczonych na zadania. Uwaga uwzględniona Uwaga nieuwzględniona Przy załoŜonej w PO KL elastyczności budŜetu wydaje się to zbędny wymów. 306 307 308 309 Sugeruje się zapis zgodny z UFP: „Jednocześnie jednostki sektora finansów publicznych powinny mieć na uwadze Ŝe zgodnie z art. 190 UFP, kaŜdy wydatek kwalifikowalny powinien zostać ujęty we wniosku o płatność w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia”. NaleŜy jednoznacznie doprecyzować, czy przekroczenie tego terminu powoduje uznanie wydatku za niekwalifikowalny. Winno znaleźć się doprecyzowanie: „Zasada ta nie dotyczy Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona Uwaga nieuwzględniona We wniosku o płatność wykazywane powinny być wszystkie informacje bez względu na sposób rozliczenia 112 finansowy i rzeczowy z realizacji projektu, przy czym obowiązuje zasada, zgodnie z którą postęp rzeczowy powinien korespondować z przedstawionymi wydatkami (postępem finansowym). Zasada ta nie dotyczy kosztów bezpośrednich rozliczanych ryczałtem.” WBoP składany jest w wersji papierowej i elektronicznej kosztów bezpośrednich oraz pośrednich rozliczanych ryczałtem.” projektu. IP zaleca aby powyŜszy zapis uszczegółowić i nadać mu brzmienie: „WBoP składany jest w wersji papierowej i elektronicznej (w formacie XML i PDF)” Brak dokumentu w wytycznych w Zasadach realizacji PT, jak równieŜ w Zasadach finansowania. Umieszczenie go w dokumentacji POKL jest niezbędne poniewaŜ moŜna go otrzymać tylko od KOEFS. W ten sposób moŜna ułatwić osiągalność dokumentu. Wniosek o rozliczenie wydatków ROEFS w sposób istotny róŜni się od WBoP. Uwaga nieuwzględniona IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 3.1.2. Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 3.1.2. Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność Brak wskazania, Ŝe projekt w ramach pomocy technicznej dot. ROEFS moŜe być rozliczony na podstawie Wniosku o rozliczenie płatności. Brak wzoru wniosku. IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 3.1.2. Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność Brak wniosku o rozliczenie wydatków dla ROEFS. Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego WUP Toruń 3.1.3 – str. 42 W punkcie 1 zamknięcie nawiasu – powinno być po słowie „-gotówka”” Jest – na końcu ustępu 3.1.3 Opis dokumentu potwierdzający poniesiony wydatek powinien zawierać równieŜ źródło poniesienia wydatku, tzn. płatność w części dotyczącej współfinansowania z EFS, dotacja celowa w części dotyczącej współfinansowania krajowego. PowyŜsze oznaczenie jest niezbędne do określenia konta, na które powinny być dokonane ewentualne zwroty, które pojawią się w trakcie realizacji projektu (szczególnie z końcem roku – w części dot. dotacji celowej). W przypadku, gdyby nie wprowadzono obowiązku opisywania dokumentów ze względu na źródło jego poniesienia, czy naleŜy/moŜna uznać, iŜ: 1. wydatki w ramach projektów w pierwszej kolejności były ponoszone z dotacji celowej a kwota pozostała na rachunku projektu dotyczy płatności w związku z czym nie podlega zwrotowi z 310 311 312 313 314 Uwaga nieuwzględniona Zasady rozliczania pomocy technicznej reguluje odrębny rozdział Systemu realizacji PO KL. Uwaga nieuwzględniona Zasady rozliczania pomocy technicznej reguluje odrębny rozdział Systemu realizacji PO KL. Uwaga uwzględniona Kwestia zwrotów zostanie uregulowana po otrzymaniu stanowiska MF. 113 upływem roku budŜetowego? 2. niewykorzystane środki podzielić proporcjonalnie i część odpowiadającą dotacji celowej zwrócić na konto? Lepszym rozwiązaniem ze względu na zapewnienie płynności finansowej w projekcie byłoby rozwiązanie zaproponowane w pkt 1, jednakŜe czy dopuszczalnym w ramach systemu finansowania PO KL? Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze Str. 43 3.1.3. Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków 315 Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 316 Str. 43 3.1.3. Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków Proponuje się wprowadzić zapis, mówiący o tym, iŜ wydatek moŜe zostać przedstawiony do rozliczenia jedynie wówczas, gdy został zapłacony w całości; w przypadku wynagrodzeń – kwota wynagrodzenia netto wraz z wszystkimi pochodnymi. Z praktyki wynika, Ŝe jest to zasada stosowana przez większość instytucji, jednakŜe nie została ona nigdzie zapisana. Taka zasada była zapisana w instrukcji wypełniania wniosku o płatność w ramach ZPORR i wynikała z uzasadnienia mówiącym o tym, iŜ tylko pełna zapłata za fakturę stanowi podstawę do roszczenia towaru / usługi, która była przedmiotem usługi. Ponadto, fakt rozliczania wynagrodzeń wraz z pochodnymi w znaczny sposób ułatwia weryfikującym wniosek powiązanie ze sobą wydatków, a takŜe daje pewność, co do regulacji na bieŜąco wszystkich płatności na rzecz personelu, co przekłada się na prawidłowość zarządzania projektem. Obowiązek archiwizowania dokumentów w siedzibie beneficjenta wydaje się nadmiernym uszczegółowieniem. Niektórzy beneficjenci zwłaszcza korzystający z outsourcingu księgowego przechowują dokumenty w siedzibie biura rachunkowego. Wytyczne mogłyby jedynie odnosić się do obowiązku przechowywania dokumentów nie przesądzając o miejscu, jednocześnie zobowiązując beneficjenta do aktualizowania informacji o miejscu przechowywania. Uwaga nieuwzględniona Przyjecie propozycji mogłoby niepotrzebnie obniŜyć rozliczenia wydatków w projekcie. Uwaga uwzględniona 114 3.1.3 Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków Dokumenty księgowe dotyczące wydatków rozliczanych ryczałtem (tj. koszty pośrednie, kwoty ryczałtowe lub zgodnie z określonymi stawkami jednostkowymi) nie są monitorowane i opisane zgodnie wyŜej opisanymi zasadami. Niemniej jednak, w przypadku kosztów bezpośrednich rozliczanych… mogą być weryfikowane informacje i dokumenty potwierdzające wykonanie zrealizowanych rezultatów, produktów i celów określonych we wniosku o dofinansowanie. W przypadku ich realizacji, określone koszty ryczałtowe są uznawane za poniesione i nie podlega weryfikacji to ile kosztów w tym zakresie realnie poniósł beneficjent. Str. 44 3.1.4. Wymagania w odniesieniu do informatycznego systemu finansowoksięgowego beneficjenta 3.1.4. Wymagania w odniesieniu do informatycznego systemu finansowoksięgowego Beneficjenta Przykład w wytycznych wskazujący głównego księgowego jako osobę uprawnioną do reprezentowania jednostki jest bardzo mylący. W większości przypadków główni księgowi takiego uprawnienia nie posiadają i nie daje go równieŜ ani ustawa o finansach publicznych, ani o rachunkowości ani ład organizacyjny jednostek. brakuje „ryczałtem” Uwaga uwzględniona 317 318 Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego Uwaga uwzględniona Proponuje się umieścić wymagania odnośnie systemu finansowo-księgowego Beneficjenta w przypadku gdy Beneficjent nie zakłada przedstawianie wraz z wnioskiem o płatność wydruku z ewidencji księgowej w formacie PDF. Obecne zapisy nie precyzują przedmiotowej kwestii. Uwaga niezasadna. Nie ma takiej potrzeby. 3.1.5 – str. 48 Pierwszy ustęp, na końcu – powinno być słowo „powyŜej” Jest „poniŜej” Uwaga uwzględniona 3.1.5 Ostatnie zdanie tego podrozdziału powinno chyba brzmieć: MoŜliwe jest składanie (…) i nie powoduje naliczania odsetek, o których mowa powyŜej? „MoŜliwe jest składanie przez beneficjenta wniosków „cząstkowych” nie rozliczających 70% środków, przy czym ich zatwierdzenie nie stanowi podstawy do przekazania środków dla beneficjenta i nie powoduje naliczania odsetek, o których mowa poniŜej” Propozycja zmiany zapisu z „poniŜej” na „powyŜej” Str. 47- Informacja do beneficjenta o wynikach weryfikacji wniosku o płatność powinna zawierać: - rozliczenie środków, które beneficjent otrzymał w formie zaliczki na dzień zatwierdzenia wniosku o płatność z Błąd pisarski. Uwaga uwzględniona Błąd pisarski Uwaga uwzględniona Miedzy dniem złoŜenia wniosku o płatność a dniem zatwierdzenia wniosku o płatność mogą być Uwaga nieuwzględniona Kwestia ta pozostaje do uregulowania we własnym zakresie przez instytucje będące stroną umowy. 319 320 Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego WUP Toruń 321 Ministerstwo Zdrowia 3.1.5 WUP Kraków 3.1.5 322 323 115 wyszczególnieniem (po 1 stycznia 2010) środków europejskich i współfinansowania z dotacji celowej, przy czym beneficjent wskazuje kwotę środków otrzymanych na dzień sporządzenia wniosku o płatność. WUP Kraków 3.1.5. Weryfikacja i zatwierdzanie wniosku beneficjenta o płatność W katalogu informacji które powinny być ujęte w Informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność nie wskazano wymogu zamieszczenia informacji o moŜliwości ponownego wykorzystania zwróconych do IP2 środków korekty finansowej 324 UMWM / WUP Kraków 3.1.5. Weryfikacja i zatwierdzanie wniosku beneficjenta o płatność 325 WUP Opole 326 3.1.5 Harmonogram realizacji projektu w uzasadnionych przypadkach moŜe być aktualizowany takŜe poza wnioskiem o płatność. KaŜdorazowo jednak zmiana harmonogramu płatności wymaga zgody IP/IW (IP2) będącej stroną umowy o dofinansowanie projektu. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione i objęte wnioskiem wydatki moŜe być poprawiane w zakresie oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych. Proszę o określenie, co moŜe być poprawiane i w jaki sposób wprowadzić do KSI poprawiony załącznik nr 1. Informacja o wynikach weryfikacji wniosku ma zawierać dane w podziale na płatność i dotację celową, brak jednak w tym zakresie spójności z wnioskiem o płatność beneficjentowi przekazane środki (np. oddanie środków zwróconych na koniec roku, wypłata kolejnej transzy po dniu sporządzenia wniosku o płatność – tak moŜe być w przypadku braku środków na rachunku bankowym IP2). W związku ze zmianami od 1 stycznia beneficjent powinien wiedzieć jakie kwoty zostały zatwierdzone z poszczególnych źródeł finansowania (z dotacji celowej i środków europejskich, a takŜe z dotacji rozwojowej w przypadku beneficjentów realizujących projekty przed 1 stycznia 20010r.) i ile ewentualnie podlega zwrotowi do BGK i na rachunek IP2. Kwestia ponownego wykorzystania środków pochodzący z korekt finansowych ma zasadnicze znaczenie dla realizacji projektu (postępu rzeczowego i finansowego) dlatego teŜ informacja taka powinna zostać ujęta w Informacji o wynikach…. Powinno być „harmonogram płatności”. Uwaga nieuwzględniona Korekty zawsze mogą być wykorzystywane ponownie przez beneficjenta. Uwaga uwzględniona Uwaga nieuwzględniona Wydaje się, Ŝe zapis jest wystarczająco precyzyjny. Jednocześnie kwestia moŜliwości korygowania danych w KSI jest przedmiotem uzgodnień z IC i IK NSRO. 116 Uwaga uwzględniona Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego 3.1.5 Brak szczegółowych zapisów mówiących o sposobie naliczania odsetek zgodnie z art.189 ust.3 UFP. Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego 3.1.5 „Informacja o wynikach weryfikacji wniosku o płatność” czy nie powinna zostać poszerzona o informację o naliczonych odsetkach za złoŜenie wniosku na kwotę niezgodną z harmonogramem i w terminie niezgodnym z harmonogramem? Uwaga uwzględniona Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego DAP MSWiA 3.1.5 Czy Harmonogram realizacji projektu = harmonogram płatności? Uwaga uwzględniona 3.1.5 Weryfikacja i zatwierdzenie wniosku beneficjenta o płatność Zgodnie z Zasadami Instytucja weryfikująca wniosek ma prawo prosić Beneficjenta o przesłanie brakujących informacji, udzielenie niezbędnych wyjaśnień, przesłania wybranych dokumentów – zgodnie z powyŜszym powinna się znaleźć informacja, Ŝe w przypadku ww. czynności proces weryfikacji wniosku moŜe ulec wydłuŜeniu. DAP MSWiA 3.1.5 Weryfikacja i zatwierdzenie wniosku beneficjenta o płatność „Jednocześnie, w przypadku przedstawienia przez beneficjenta zaniŜonych kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem istnieje konieczność odesłania błędnego wniosku o płatność do poprawy do beneficjenta” – zapis nie powinien nakładać na IP2 obowiązku odesłania wniosku. Powinna być moŜliwość poprawienia kwoty przez IP2 zgodnie z limitem procentowym, określonym w umowie o W związku z brakiem zapisów odnośnie sposobu naliczania odsetek zgodnie z art. 189 ust.3 UFP wnosi się o zamieszczenie przykładów pokazujących jak liczyć odsetki: - beneficjent składa wniosek na kwotę inną niŜ w harmonogramie płatności; - beneficjent składa wniosek na kwotę zgodną z harmonogramem ale w terminie późniejszym niŜ w harmonogramie (tzn. po upływnie 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego); - beneficjent składa wniosek na kwotę inną niŜ przewidziana w harmonogramie oraz w terminie innym niŜ przewidziany w harmonogramie (tzn. po upływnie 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego). 327 328 329 330 331 W sytuacjach licznych, powtarzających się błędów we wnioskach o płatność oraz konieczności występowania przez IP2 po dodatkowe wyjaśnienia, często ze względów czysto technicznych IP2 nie jest w stanie wywiązać się z warunków umowy o dofinansowanie i zweryfikować wniosek w ciągu 20 dni. Wprowadzony zapis wydłuŜa procedurę weryfikacji wniosku o płatność, co jest niespójne z nowymi zapisami np. dot. rozliczenia wydatków przez jsfp we wniosku o płatność w terminie do 3 miesięcy od dnia Uwaga nieuwzględniona W opinii IZ obecne zapisy są wystarczająco precyzyjne, gdyŜ jeŜeli są uwagi do wniosku termin 20 dni ponownie jest naliczany. Uwaga nieuwzględniona Nie ma moŜliwości zatwierdzenia wniosku o płatność z kwotą wyŜszą niŜ kwota na jaką złoŜony jest wniosek a do takich sytuacji mogłoby prowadzić gdyby uregulowania proponowanego przez IZ nie było. 117 Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze Str. 46 3.1.5. Weryfikacja i zatwierdzanie wniosku beneficjenta o płatność 332 Str. 47 3.1.5. Weryfikacja i zatwierdzanie wniosku beneficjenta o płatność Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 333 Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 334 Jednocześnie, w przypadku przedstawienia przez beneficjenta zaniŜonych kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem istnieje konieczność odesłania błędnego wniosku o płatność do poprawy do beneficjanta. Przedmiotowa zasada obowiązuje takŜe w stosunku do ryczałtowych kosztów bezpośrednich. Str. 47-48 3.1.5. Weryfikacja i zatwierdzanie wniosku beneficjenta o płatność Harmonogram realizacji projektu w uzasadnionych dofinansowanie wraz z informacją dla beneficjenta o konieczności przeksięgowania pozostającej do zrefundowania kwoty z tytułu kosztów pośrednich (w przypadku, kiedy beneficjent nie dokonał pełnego przeksięgowania z rachunku projektu). Przywołanie zasady dwóch par oczu i zastosowanie jej do weryfikacji dokonywanej przez przełoŜonego nie do końca jest uzasadniona. Nadzór przełoŜonego jest elementem weryfikacji zarządczej. Często ze względu na ilość podwładnych przełoŜony nie jest fizycznie w stanie powtórzyć ich weryfikacji co jest wpisane w zasadę dwóch par oczu. IP 2 sugeruje umoŜliwienie instytucjom weryfikującym wniosek o płatność dokonywanie korekt we wniosku o płatność, równieŜ w sytuacji wykazania przez beneficjenta wydatków rozliczanych ryczałtem w zbyt niskiej wysokości (korekta na plus). IP 2 nie zgadza się ze stanowiskiem, iŜ Beneficjent ma prawo dokonywania zmian w harmonogramie płatności nawet poza wnioskiem o płatność. Dopuszczenie takiej moŜliwości spowoduje bardzo duŜy bałagan w dokumentach, a ponadto, będzie stanowiło furtkę wyjścia celem ominięcia zapisów art. 189 UFP, poniewaŜ przed złoŜeniem wniosku o płatność na kwotę niŜszą niŜ wynika to z poprzednio zatwierdzonego harmonogramu, Beneficjent złoŜy prośbę o wprowadzenie zmian do harmonogramu, a ich poniesienia (vide: uwaga w pkt nr 7) lub zapisami dot. odsetek za nieterminowe składanie przez beneficjenta wniosków. Jednocześnie uszczegółowiono interpretację art. 190 UFP. Uwaga nieuwzględniona Zapis obowiązuje od pierwszej wersji Zasad finansowania PO KL i Ŝaden organ kontrolny nie zakwestionował dotychczas tej zasady. Uwaga nieuwzględniona Nie ma moŜliwości zatwierdzenia wniosku o płatność z kwotą wyŜszą niŜ kwota na jaką złoŜony jest wniosek a do takich sytuacji mogłoby prowadzić gdyby uregulowania proponowanego przez IZ nie było. Uwaga uwzględniona częściowo 118 Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy w Wałbrzychu Filia Wrocław 335 336 337 Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku przypadkach moŜe być aktualizowany takŜe poza wnioskiem o płatność. KaŜdorazowo jednak zmiana harmonogramu płatności wymaga zgody IP/IW (IP2) będącej stroną umowy o dofinansowanie projektu. tym samym po złoŜeniu przez Beneficjenta wniosku o płatność na tą niŜszą kwotę, uniknie on naruszenia zapisów art. 189 UFP. Artykuł ten w ustawie został zapisany, aby zmobilizować Beneficjentów do racjonalnego gospodarowania pieniędzmi, w związku z tym proponuje się nie wprowadzać w zasady zapisów umoŜliwiających mu ominięcie tej regulacji. Nadmieniam, Ŝe Instytucje WdraŜające niekoniecznie dysponują argumentami mającymi przekazać beneficjenta, Ŝe proponowana zmiana w harmonogramie jest nieuzasadniona. Odrzucenie zgody na dokonanie zmian w harmonogramie będzie odczytywane jako zwykła złośliwość urzędnika. 3.1.5 Weryfikacja i zatwierdzanie wniosku beneficjenta o płatność W opinii IW (IP2) istnieje konieczność zmiany zapisu. (…) Jednocześnie, w przypadku przedstawienia przez beneficjenta zaniŜonych kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem istnieje konieczność odesłania błędnego wniosku o płatność do poprawy do beneficjanta. Przedmiotowa zasada obowiązuje takŜe w stosunku do ryczałtowych kosztów bezpośrednich. 3.1.5 – str.49 3.1.5. Weryfikacja i zatwierdzanie „…. I nie powoduje naliczania odsetek o których mowa poniŜej” powinno być powyŜej Brak odniesienia jakiej ustawy dotyczy przywołany artykuł Przed zmianą: Zapis mówiący o odsyłaniu wniosków o płatność do poprawy w sytuacji, gdy rozlicza się koszty pośrednie ryczałtem w wysokości niŜszej niŜ wynika z ryczałtu moŜe budzić sprzeciw księgowych spowodowany argumentacją o której mowa powyŜej (uwaga do pkt. 11). Wyjaśnienie Definicja ryczałtu jest powszechnie znana. Zatem jeŜeli beneficjenci nie do końca zgadzają się na system zaproponowany przez Iś – niech rozliczają koszty pośrednie na podstawie wydatków rzeczywistych. Błąd literowy Uwaga uwzględniona Brak odniesienia do ustawy której dotyczy przywołany artykuł. Ponadto zgodnie z art. 189 Uwaga uwzględniona 119 wniosku beneficjenta o płatność Str. 48 „…Jednocześnie zgodnie z art. 189 ust. 3 w przypadku niezłoŜenia wniosku o płatność na kwotę i w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności (nie dłuŜszym jednak niŜ 3 miesiące), od środków pozostałych do rozliczenia naliczane będą odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złoŜenia wniosku o płatność rozliczającego dany wydatek…” Proponowana zmiana: ust.3 ustawy o finansach publicznych „w przypadku niezłoŜenia wniosku o płatność na kwotę lub w terminie….” NaleŜy traktować te dwa warunki rozłącznie. One nie muszą być spełnione razem. Zapewnienie zgodności zasad finansowania PO KL z ustawą o finansach publicznych. „…Jednocześnie zgodnie z art. 189 ust. 3 UFP w przypadku niezłoŜenia wniosku o płatność na kwotę lub w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności (nie dłuŜszym jednak niŜ 3 miesiące), od środków pozostałych do rozliczenia naliczane będą odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złoŜenia wniosku o płatność…” Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 3.1.5. Weryfikacja i zatwierdzanie wniosku beneficjenta o płatność Harmonogram realizacji projektu w uzasadnionych przypadkach moŜe być aktualizowany takŜe poza wnioskiem o płatność”. Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 3.1.5. Weryfikacja i zatwierdzanie wniosku beneficjenta o płatność MoŜliwe jest składanie przez beneficjenta wniosków „cząstkowych” nie rozliczających 70% środków, przy czym ich zatwierdzenie nie stanowi podstawy do przekazania środków dla beneficjenta i nie powoduje naliczania odsetek, o których mowa poniŜej”. IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 3.1.5. Weryfikacja I zatwierdzanie wniosku beneficjenta o płatność Wytyczne wskazują, iŜ IP moŜe odesłać do Beneficjenta błędnie wypełniony Wniosek Beneficjenta o Płatność 338 339 340 Zmiana redakcyjna, powinno być: „Harmonogram płatności w uzasadnionych przypadkach moŜe być aktualizowany takŜe poza wnioskiem o płatność”. Zmiana redakcyjna, powinno być: MoŜliwe jest składanie przez beneficjenta wniosków „cząstkowych” nie rozliczających 70% środków, przy czym ich zatwierdzenie nie stanowi podstawy do przekazania środków dla beneficjenta i nie powoduje naliczania odsetek, o których mowa powyŜej W przypadku złoŜenia przez Beneficjenta błędnego WBoP do Beneficjenta przesyłana jest wyłącznie informacja o weryfikacji WBoP zawierająca uwagi do złoŜonego WBoP. Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona Uwaga nieuwzględniona Zapis Zasad finansowania PO KL mówi, iŜ „W przypadku stwierdzenia błędów lub braków w złoŜonym wniosku o płatność, instytucja weryfikująca wniosek moŜe wystąpić do beneficjenta z prośbą o poprawę wniosku, 120 przesłanie brakujących informacji lub udzielenie niezbędnych wyjaśnień, wskazując termin przekazania odpowiedzi przez beneficjenta.” IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 341 3.1.5. Weryfikacja I zatwierdzanie wniosku beneficjenta o płatność W przypadku projektów, na dofinansowanie których beneficjent otrzymał środki w formie zaliczki, tabela przedstawiająca szczegółowe rozliczenie środków, które Beneficjent otrzymał na realizację projektu zawiera m.in. informację nt. kwoty otrzymanych środków w ramach projektu na dzień sporządzenia wniosku Ze względu na znaczny odstęp czasowy pomiędzy dniem sporządzania WBoP oraz Informacji o wynikach weryfikacji WBoP wskazane jest wprowadzenie zmiany w przytoczonym zapisie, w efekcie której zapis będzie brzmiał: „W przypadku projektów, na dofinansowanie których beneficjent otrzymał środki w formie zaliczki, tabela przedstawiająca szczegółowe rozliczenie środków, które Beneficjent otrzymał na realizację projektu zawiera m.in. informację nt. kwoty otrzymanych środków w ramach projektu na dzień sporządzenia Informacji o Wynikach Weryfikacji WBoP „ Modyfikacja w/w zapisu pozwoli na uniknięcie pojawiania się rozbieŜności, które w przypadku utrzymania dotychczasowego jego brzmienia wpływają na powstawanie rozbieŜności pomiędzy danymi faktycznymi, a wykazanymi we WBoP ( w wielu przypadkach ma miejsce sytuacja, Ŝe Beneficjentowi w okresie od dnia sporządzenia WBoP do dnia wystawienia Informacji o wynikach Weryfikacji WBoP przekazywane są środki; wskazane zatem jest Uwaga uwzględniona 121 342 ujmowanie w Informacji o Wynikach Weryfikacji WBoP danych potwierdzających stan faktyczny na dzień sporządzenia informacji.) W treści wytycznych błędnie wskazano „harmonogram realizacji projektu”. Powinno być „harmonogram płatności”. Brak dokumentu w wytycznych w Zasadach realizacji PT, jak równieŜ w Zasadach finansowania. Umieszczenie go w dokumentacji POKL jest niezbędne poniewaŜ moŜna go otrzymać tylko od KOEFS. W ten sposób moŜna ułatwić osiągalność dokumentu. Weryfikacja wniosku o rozliczenie wydatków ROEFS mimo, Ŝe wydatki realizowane są w ramach PT-wymaga równieŜ weryfikacji pod względem osiągniętych rezultatów i opisanych działańlista wskazywałaby na minimalny zakres w/w weryfikacji. IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 3.1.5. Weryfikacja i zatwierdzanie wniosku beneficjenta o płatność 3.1.5. Weryfikacja i zatwierdzenie wniosku beneficjenta o płatność IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 3.1.5. Weryfikacja i zatwierdzenie wniosku beneficjenta o płatność Brak wzoru listy kontrolnej do weryfikacji wniosku o rozliczenie wydatków ROEFS WUP Opole 3.1.6 W przypadku zgłoszenia zmian do projektu, beneficjent składając wniosek o płatność odnosi go do aktualnej wersji wniosku o dofinansowanie projektu zatwierdzonej przez IW/IP2. NaleŜy określić czy dotyczy to wersji aktualnej na ostatni dzień okresu rozliczeniowego, czy na dzień składania wniosku. Uwaga nieuwzględniona Wydaje się, Ŝę zapis jest wystarczająco precyzyjny i zrozumiały. DAP MSWiA 3.1.6 Wprowadzanie zmian do projektu „nie ma moŜliwości dokonywania zmiany wartości kosztów pośrednich ustalonych na etapie zatwierdzania wniosku o dofinansowanie, chyba Ŝe wynika to ze zmiany zakresu zadań zlecanych w projekcie” – zapis wymaga doprecyzowania, iŜ w przypadku ustalenia w trakcie czynności kontrolnych nieprawidłowej metodologii wyliczenia kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem moŜliwa jest ww. zmiana, Uwaga nieaktualna Harmonogram realizacji projektu w przypadkach moŜe być aktualizowany (…) uzasadnionych Brak informacji i wzoru listy kontrolnej do weryfikacji wniosku o rozliczenie płatności ROEFS. 343 344 Uwaga uwzględniona Uwaga nieuwzględniona Zasady rozliczania projektów w ramach pomocy technicznej reguluje odrębny rodział Systemu realizacji PO KL. Uwaga nieuwzględniona Zasady rozliczania projektów w ramach pomocy technicznej reguluje odrębny rodział Systemu realizacji PO KL. 345 346 122 Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze Str. 49 3.1.6. Wprowadzanie zmian do projektu Zgody wymaga równieŜ zwiększenie łącznej kwoty wydatków przeznaczonych na wynagrodzenie personelu w ramach zadania „Zarządzanie projektem”. 347 WUP Warszawa 3.1.6 WUP Szczecin 3.1.6 Wprowadzanie zmian do projektu Uwaga nieuwzględniona Propozycja jest sprzeczna z ideą elastyczności budŜetu w ramach PO KL Zgody powinno wymagać zwiększenie jakiegokolwiek wynagrodzenia jednostkowego, odnoszącego się do przewidzianego w projekcie stanowiska, bowiem, jeŜeli w projekcie zakładano, w zadaniu zarządzanie projektem, zatrudnienie 4 osób, których wynagrodzenie równe będzie po 2,5 tyś. to limitu, którego nie moŜe Beneficjent przekroczyć wynosi 10 tyś., ale nie oznacza to, Ŝe nie moŜe koordynator wypłacić sobie 4 tyś, a pozostałym pracownikom obniŜyć wynagrodzenie do 2 tyś. Ponadto, zgodna na zwiększenie wynagrodzenia personelu powinna dotyczyć nie tylko zadania związanego z zarządzaniem projektem, poniewaŜ praktyką jest zatrudnianie do niektórych zadań, osób odpowiedzialnych za realizację tego zadania, i jest to wówczas równieŜ personel projektu, np. zadanie „organizacja konferencji informacyjnej”, jeden z kosztów „koszt wynagrodzenia osoby do zorganizowania konferencji”, lub zadanie „doradztwo zawodowe”, jedne z kosztów „wynagrodzenie doradcy”. IP 2 postuluje, aby niemoŜliwym było zwiększania bez zgody instytucji wdraŜającej jakichkolwiek kosztów personelu. Czy w ramach przesunięć, o których mowa w niniejszym podrozdziale, zwiększenie wynagrodzeń personelu uwzględnionego w ramach innych zadań niŜ „Zarządzanie projektem” nie wymaga zgody IP 2. ZawęŜenie tego obowiązku tylko do przesunięć na wynagrodzenie personelu wykazanego w ramach w/w zadania wydaje się nietrafne, gdyŜ przy budŜecie zadaniowym koszty personelu są rozbite na poszczególne zadania, np. koszt zatrudnienia specjalisty ds. promocji i rekrutacji będzie uwzględniony w ramach zadania promocja i rekrutacja a nie zarządzanie projektem. Doprecyzowanie zapisów Zgodnie z brzmieniem rozdziału 3.1.6 wymóg zgody na zwiększenie wydatków na personel dotyczy wyłącznie zadania „zarządzenie projektem” a nie zadań merytorycznych. Zapis w dotychczasowym brzmieniu moŜe prowadzić do przyznawania pomocy publicznej przez projektodawcę w sposób nieprawidłowy oraz nie wynikający z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie. Uwaga nieuwzględniona Zapis jest precyzyjny 348 349 Przesunięcia w budŜecie projektu nie wymagają informowania, jeśli nie wpływają „na wysokość i przeznaczenie pomocy publicznej przyznanej beneficjentowi w ramach projektu”. NaleŜy doprecyzować, iŜ dotyczy to beneficjenta pomocy publicznej (czyli zarówno beneficjenta otrzymującego środki od IP/IPII jak równieŜ beneficjenta otrzymującego środki w ramach projektu) 123 Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 3.1.6. Wprowadzanie zmian do projektu Niemniej jednak, w uzasadnionych przypadkach IP/IW(IP2) moŜe wrazić zgodę na wprowadzanie zmian do projektu w terminie późniejszym.” Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 3.1.6 Wprowadzanie zmian do projektu Dopuszczalne jest dokonywanie przez beneficjenta przesunięć w budŜecie projektu określonym w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu, którego suma kontrolna została zapisana w umowie o dofinansowanie projektu, do 10% wartości środków alokowanych na zadanie, z którego przesuwane są środki oraz na zadanie/zadania, na które przesuwane są środki. Dokonywanie takich przesunięć nie wymaga informowania IW (IP2) / IP lub IZ, pod warunkiem, Ŝe przesunięcia te: nie zwiększają łącznej wysokości wydatków dotyczących cross-financingu w ramach projektu; 350 nie zwiększają łącznej „Zarządzanie projektem”; nie wpływają na wysokość i przeznaczenie pomocy publicznej przyznanej beneficjentowi w ramach projektu wartości DWF (MPiPS) 3.1.5. Weryfikacja i zatwierdzanie wniosku beneficjenta o płatność, str. 47 352 DWF (MPiPS) 3.1.5. Weryfikacja i zatwierdzanie wniosku beneficjenta o płatność, str. 47 Proszę o wyjaśnienie w Zasadach finansowania PO KL , czy złoŜenie wniosku o płatność po terminie wg bieŜącego harmonogramu, ale zgodnie z nowym harmonogramem płatności załączonym do tego wniosku skutkuje nałoŜeniem odsetek, o których mowa w art. 189 ust. 3? Przykład: Beneficjent złoŜył wniosek o płatność nr 3 po terminie i do tego wniosku załączył nowy harmonogram, z którego wynika nowy termin złoŜenia wniosku o płatność nr 3. Czy instytucja moŜe zaakceptować taki harmonogram i nienaliczyć odsetek od wniosku o płatność nr 3? „Harmonogram realizacji projektu w uzasadnionych przypadkach moŜe być aktualizowany takŜe poza wnioskiem o płatność. KaŜdorazowo jednak zmiana harmonogramu płatności wymaga zgody IP/IW (IP2) będącej stroną umowy o dofinansowanie projektu.” „Niemniej jednak, w uzasadnionych przypadkach IP/IW(IP2) moŜe wyrazić zgodę na wprowadzanie zmian do projektu w terminie późniejszym.” Konieczność uszczegółowienia zapisu jakiej części zadań rozliczanych ryczałtowo wprowadzanie zmian nie dotyczy (w przypadku ostatniego punktu). Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona zadania nie dotyczy zadań lub części zadań rozliczanych ryczałtowo. Harmonogram płatności 351 Omyłka pisarska. Winno być: Uwaga została zgłoszona takŜe w odniesieniu do zapisów w rozdziale 1.4.1. Uwaga uwzględniona Wyjaśnienie i ewentualnie uzupełnienie zapisu. Podobna uwaga została zgłoszona takŜe do zapisów w rozdz. 1.4.1 Uwaga uwzględniona 353 124 Prosimy o wyjaśnienie, czy chodzi tu o harmonogram realizacji projektu, czy o harmonogram płatności? Uwaga nieuwzględniona: Pozostawia się to do decyzji IP /IW Proponujemy podanie terminu, w jakim naleŜy złoŜyć nowy harmonogram płatności poza wnioskiem o płatność np. nie później niŜ na miesiąc przed terminem złoŜenia wniosku o płatność wg bieŜącego harmonogramu. Harmonogram wymagałby akceptacji instytucji będącej stroną umowy. W przeciwnym wypadku, beneficjent mógłby składać nowy harmonogram np. na dzień przed terminem złoŜenia wniosku o płatność. DWF (MPiPS) 3.1.5, str. 47 354 DWF (MPiPS) 3.1.5. Weryfikacja i zatwierdzanie wniosku beneficjenta o płatność, str. 48 W informacji dla beneficjenta powinien się znaleźć min podział na źródła finansowania wydatków zatwierdzonych (lit. e). Czy oznacza to podział na płatność z BGK i dotację celową? NaleŜy rozwaŜyć, czy powinniśmy przekazywać taką informację beneficjentowi (szczególnie NGO), skoro nie wymaga się od niego wyodrębniania obu źródeł na dokumentach księgowych w trakcie dokonywania wydatków a takŜe we wnioskach o płatność? „Co do zasady, wnioski o płatność zatwierdzone w KSI oraz ujęte w deklaracjach wydatków wprowadzonych do KSI o statusie „przekazana” i „zatwierdzona” nie mogą podlegać modyfikacji. Niemniej jednak, w uzasadnionych przypadkach np. w wyniku błędów stwierdzonych we wniosku o płatność w trakcie prowadzonej kontroli, dopuszczalne jest ich korygowanie w KSI, ale wyłącznie w zakresie nie mającym wpływu na proces certyfikacji wydatków w ramach PO KL. W związku z tym dopuszcza się modyfikowanie wyłącznie następujących danych: ” Doprecyzowanie Jest zapis, Ŝe podział ma być na dofinansowanie i dotację celową poniewaŜ umowa o dofinansowanie wskazuje na ten podział. Doprecyzowanie zapisów Zakres zmian, które mogą być wprowadzane do KSI jest obecnie przedmiotem konsultacji z IK NSRO i IC. Istnieje uzasadniona obawa, Ŝe wprowadzanie zmian do KSI przez IP2 moŜe wymknąć się spod kontroli IP, w przypadku gdy IP2 nie będą sporządzały własnych poświadczeń i deklaracji wydatków. Prosimy o wykreślenie z pierwszego zdania: „oraz ujęte w deklaracjach wydatków wprowadzonych do KSI o statusie „przekazana” i „zatwierdzona”, poniewaŜ sytuacja ta odnosiłaby się wyłącznie do poziomu Poświadczeń od IP do IZ, ponadto IP2 nie będzie wiedziała o tym, czy dany wniosek został ujęty w poświadczeniu sporządzanym przez IP. Reasumując, przy obecnym zapisie IP nie miałaby Ŝadnych mechanizmów kontrolowania IP2 w zakresie poprawności wprowadzania danych do KSI. 355 Ponadto prosimy o wprowadzenie do Zasad finansowania PO KL następującego zdania poniŜej cytowanego zapisu: 125 IP2 zobowiązana jest do informowania na bieŜąco IP w formie pisemnej lub elektronicznej o kaŜdej modyfikacji danych w KSI odnoszącej się do wniosków o płatność i kwot podlegających zwrotowi. DWF (MPiPS) 3.1.5. Weryfikacja i zatwierdzanie wniosku beneficjenta o płatność, str. 48 „Jednocześnie zgodnie z art. 189 ust. 3 w przypadku niezłoŜenia wniosku o płatność na kwotę i w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności (nie dłuŜszym jednak niŜ 3 miesiące), od środków pozostałych do rozliczenia naliczane będą odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złoŜenia wniosku o płatność rozliczającego dany wydatek.” Zapis w UFP brzmi: „w przypadku niezłoŜenia wniosku o płatność na kwotę lub w terminie…” Ponadto powyŜszy zapis pozostawia wątpliwości, jak naleŜy interpretować zwrot „ na kwotę określoną w zaakceptowanym harmonogramie płatności”. Jest to: a) planowana konkretna kwota rozliczenia wpisana do harmonogramu płatności? b) minimalna kwotę rozliczenia wymagana do przekazania kolejnej transzy tj. 70 % dotychczas przekazanych środków? NaleŜy doprecyzować zapis, aby był zgodny z UFP. Zapis w UFP: „w przypadku niezłoŜenia wniosku o płatność na kwotę lub w terminie…” Uwaga uwzględniona Brakuje wyjaśnienia przepisów na podstawie przykładów. MoŜe to spowodować kłopoty w interpretacji przepisów UFP i róŜnice w naliczaniu odsetek w róŜnych instytucjach. Prosimy takŜe o potwierdzenie i wprowadzenie do Zasad finansowania PO KL zapisu, Ŝe odsetki dotyczą tylko projektów, w których dofinansowanie przekazywane jest w formie zaliczki i odnoszą się do środków pozostałych do rozliczenia (łącznie płatności i dotacji celowych). 356 Zapis ujęty w w §10 ust.6 wzoru umowy o dofinansownie projektu jest z naszego punktu widzenia bardziej czytelny: „W przypadku niezłoŜenia wniosku o płatność na kwotę stanowiącą co najmniej 70% łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz dofinansowania lub w terminie wynikającym z harmonogramu płatności, od środków pozostałych do rozliczenia, przekazanych w ramach zaliczki, nalicza się odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złoŜenia wniosku o płatność.” NiezaleŜnie od powyŜszego, prosimy o wyjaśnienie i podanie przykładów, jak naleŜy naliczać odsetki w następujących sytuacjach: 126 1) w przypadku złoŜenia wniosku w terminie ale na kwotę niŜszą niŜ wymagane 70%, nalicza się odsetki od róŜnicy pomiędzy kwotą rozliczoną a kwotą wymaganą do rozliczenia (70%)? Np. Beneficjent złoŜył wniosek w terminie, otrzymał narastająco środki w wys. 100, rozliczył narastająco środki w wys. 65, odsetki naliczamy od kwoty w wys.70-65 tj. od kwoty w wys. 5? Alternatywa: odsetki naliczamy od kwoty: 100-65, tj. 35? 2) w przypadku złoŜenia wniosku w późniejszym terminie ale na wymaganą kwotę (tj. min. 70%), odsetki nalicza się od dnia przekazania środków do dnia złoŜenia wniosku o płatność rozliczającego dany wydatek od kwoty środków pozostałych do rozliczenia? Np. Beneficjent złoŜył wniosek po terminie, otrzymał narastająco środki w wys. 100 , rozliczył środki w wys. 80, odsetki naliczamy od kwoty 10080 tj. od 20? 3)W przypadku złoŜenia wniosku na niŜszą kwotę i nie w terminie? DWF (MPiPS) 3.1.5. Weryfikacja i zatwierdzanie wniosku beneficjenta o płatność str. 49 357 WUP Warszawa 3.1.5. Weryfikacja i zatwierdzanie wniosku beneficjenta o płatność „MoŜliwe jest składanie przez beneficjenta wniosków „cząstkowych” nie rozliczających 70% środków, przy czym ich zatwierdzenie nie stanowi podstawy do przekazania środków dla beneficjenta i nie powoduje naliczania odsetek, o których mowa poniŜej.” NaleŜy dodać warunek: MoŜliwe jest składanie przez beneficjenta wniosków „cząstkowych” nie rozliczających 70% środków, pod warunkiem uwzględnienia wniosków cząstkowych w harmonogramie płatności. Uzupełnienie i doprecyzowanie zapisu o wnioskach „cząstkowych”. W szczególnie uzasadnionych przypadkach w zaliczkowych projektach PO KL istnieje moŜliwość refundacji ze środków dofinansowania wydatków ponoszonych ze środków własnych beneficjenta. . Doprecyzowanie jaka data zapłaty w załączniku nr 1 powinna być wykazywana czy refundacji czy poniesienia wydatku(zapłaty za fakturę). Proponuje się doprecyzowanie zapisów dotyczących naliczania odsetek w przypadku nie rozliczenia we wniosku o płatność, zgodnie z harmonogramem, wydatków w wysokości 70% - czy odsetki naliczane są od kwoty stanowiącej róŜnicę, od dnia przekazania transzy do dnia złoŜenia wniosku, w którym nie rozliczono wydatków, czy Obecny zapis jest nieczytelny –odsetki naliczane są od środków pozostałych do rozliczenia od dnia przekazania środków do dnia złoŜenia wniosku o płatność Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona, niemniej w innym podrozdziale. 358 359 Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa WyŜszego – Departament WdroŜeń i Innowacji Zasady finansowania PO KL – Podrozdział 3.1.5 Weryfikacja i zatwierdzanie wniosków o płatność Uwaga uwzględniona 127 teŜ do dnia złoŜenia kolejnego wniosku, w którym beneficjent rozliczy 70% otrzymanych transz. Powstaje równieŜ problem naliczania odsetek w przypadku, gdy środki – płatność i dotacja celowa - wpłyną na rachunek beneficjenta w róŜnych terminach. KPRM 3.1.6 rozliczającego dany wydatek – czyli do dnia rozliczenia 70%. Ze spotkań z beneficjentami, wynika, iŜ zapis ten interpretowany jest niejednoznacznie – brak jest wyraźnego wskazania, iŜ „wniosek o płatność rozliczający dany wydatek” to kolejny wniosek. Proszę o uzupełnienie zdania „Dokonywanie przez beneficjenta przesunięć wydatków pomiędzy latami realizacji projektu (poprzez zmianę w składanym wniosku harmonogramu płatności (…)” o informację, Ŝe jest to zmiana w składanym wniosku o płatność. Uwaga uwzględniona 360 WUP Warszawa 3.1.6 Dokonywanie przez beneficjenta przesunięć wydatków pomiędzy latami realizacji projektu (poprzez zmianę w składanym wniosku harmonogramu płatności załączonego do umowy) jest moŜliwe za zgodą instytucji będącej stroną umowy, bowiem instytucja ta moŜe nie mieć zabezpieczonych środków na realizację projektów w ramach Działania/Priorytetu. Wskazania czy zmiana ta wymaga aneksu Uwaga nieuwzględniona Bezpośrednio z umowy o dofinansowanie wynika Ŝe zmiana nie wymaga aneksu. 361 Ministerstwo Zdrowia 362 3.1.7 Skorygować zapis dotyczący nie naliczaniu odsetek bankowych od korekt finansowych/wykreślić słowo bankowych Uwaga uwzględniona 128 UM Łódź 3.1.7. Kwoty odzyskane i kwoty wycofane 363 Za nieprawidłowość naleŜy uwaŜać „jakiekolwiek naruszenie przepisów prawa wspólnotowego wynikające z działania lub zaniedbania ze strony podmiotu gospodarczego, które powoduje lub mogłoby spowodować szkodę w ogólnym budŜecie Unii Europejskiej w drodze finansowania nieuzasadnionego wydatku z budŜetu ogólnego”. Przykładowo, nieprawidłowością w projektach PO KL moŜe być: 1. naruszenie przepisów w zakresie zamówień publicznych przy zakupie dóbr lub zlecaniu usług podlegających tym przepisom; 2. udzielanie wsparcia niekwalifikowalnym uczestnikom projektu (w tym brak dokumentów potwierdzających kwalifikowalność uczestników projektu); 3. finansowanie w ramach projektu wydatków niezwiązanych z realizacją zadania / projektu; 4. celowe ujmowanie tych samych dokumentów księgowych we wnioskach o płatność (w szczególności wykryte podczas kontroli IW (IP 2) / IP) UM Łódź 3.1.7. Kwoty odzyskane i kwoty wycofane Proszę wskazać jakie przepisy prawa są naruszane poprzez udział w projekcie niekwalifikowanego uczestnika. Czy nie powinna to być korekta finansowa ? Wytyczne kwalifikowalności w ramach PO KL. Skoro nieprawidłowość i korekty finansowe dotyczą tylko wydatków z zatwierdzonych wniosków o płatność proszę sprecyzować czym będzie wydatek niekwalifikowany wykryty w trakcie kontroli na miejscu na niezatwierdzonym wniosku o płatność (np. w trakcie kontroli doraźnej) ? Będzie naruszeniem art. 207 UFP tj. środkami wykorzystanymi niezgodnie z przeznaczeniem lub z naruszeniem procedur. Czy zatem tak dokonany zwrot moŜna uznać jest zgodny z Zasadami finansowania Do ustalenia odrębnie. 364 Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 365 3.1.7 Kwoty odzyskane i kwoty wycofane Doprecyzować naleŜy postępowanie w przypadku realizacji projektów własnych IP/IP2, gdzie kwesta zwrotów nieprawidłowości czy korekt finansowych w danym roku budŜetowym rozwiązywana jest poprzez dokonanie stosownych przeksięgowań i tym samym zasilenia rachunków projektów środkami własnymi zgromadzonymi na rachunku bieŜącym danej jednostki. podobnie sytuacja wygląda w Pomocy Technicznej; Ponadto naleŜy ustalić tryb postępowania w przypadku konieczności zastosowania art. 55 129 Ordynacji podatkowej, w przypadku zwrotu środków z dwóch źródeł na dwa odrębne rachunki-kwestia klasyfikacji budŜetowej oraz bieŜącego przekazywania informacji przez BGK celem sprawdzenia poprawności kwoty i rozbicia na naleŜność główną i odsetki dokonanego przez Beneficjenta zwrotu. 366 Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego 3.1.7.1 – str. 51 „Od korekt finansowych nie są beneficjentowi naliczane odsetki bankowe.” Bez „bankowe” 3.1.7.1 – str. 50 „… podlegają zwrotowi przez beneficjenta wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania środków, na rachunek wskazany przez instytucję przekazująca środki.” Uwaga uwzględniona Zapis nielogiczny Uwaga uwzględniona Zmiana zapisu na odpowiedni Uwaga uwzględniona W trakcie realizacji PO KL pojawiły się liczne przypadki zwracania na konto projektu tylko tej części korekty, która w danym okresie rozliczeniowym została zwrócona przez uczestnika projektu bądź nie została mu umorzona. W trakcie realizacji PO KL pojawiło się kilka przypadków śmierci uczestników projektu i w związku z tym liczne pytania od Beneficjentów realizujących projekty w Priorytecie VI. W Poddziałaniu 6.1.3 zastosowanie ma Uwaga uwzględniona Winno być od dnia przekazania środków na rachunek beneficjenta do dnia przekazania środków na rachunek wskazany przez instytucje przekazującą te środki 367 DWF (MPiPS) 3.1.7.1. Środki podlegające zwrotowi, str. 51 368 WUP Poznań „Od korekt finansowych nie są beneficjentowi naliczane odsetki bankowe.” Zapis powinien brzmieć: Od korekt finansowych nie są beneficjentowi naliczane odsetki jak dla zaległości podatkowych. Podrozdział 3.1.7.1 – Środki podlegające zwrotowi Doprecyzowanie w pkt. Ad 2, iŜ korekty finansowe w przypadku projektów realizowanych w Podziałaniu 6.1.3 powinny zostać zwrócone w całej wykazanej we wniosku o płatność kwocie, bez względu na sposób odzyskania jej od uczestnika projektu. Podrozdział 3.1.7.1 – Środki podlegające zwrotowi Proponuje się wskazanie drogi postępowania w przypadku nie rozliczenia dotacji udzielonej uczestnikowi projektu na podjęcie działalności gospodarczej z powodu np. śmierci tegoŜ uczestnika lub innych niezaleŜnych od niego przyczyn losowych. 369 WUP Poznań 370 W tym przypadku mowa jest o odsetkach jak dla zaległości podatkowych. Do uregulowania w terminie późniejszym. 130 MEN 3.1.7.1 Na str. 52 jest : „Od korekt finansowych nie są beneficjentowi naliczane odsetki bankowe.” 371 Świętokrzyskie Biuro Rozwoju Regionalnego – Biuro PO KL 3.1.7.1. Środki podlegające zwrotowi, str. 51 W przedmiotowym dokumencie są podane „trzy kryteria” (w formie 3 tiretów) wraz z informacją, iŜ wystąpienie któregokolwiek z ww. przypadków moŜe oznaczać stwierdzenie nieprawidłowości finansowej. Biorąc pod uwagę spotkanie Grupy roboczej ds. kontroli PO KL 20072013 z dnia 15.07.2009 r. na którym IZ PO KL przyjęła zatwierdzenie wydatku wniosku o płatność jako jedno z czterech kryteriów decydujących o fakcie zakwalifikowania danego przypadku jako nieprawidłowości finansowej. W rozumieniu Zasad raportowania…, aby uznać dany przypadek za nieprawidłowość finansową musi on spełniać wszystkie cztery kryteria łącznie. Rozporządzenie MPiPS z dn. 17.04.2009 (Dz. U. Nr 62, poz. 512) w związku z czym, naleŜy Ŝądać zwrotu od spadkobierców niewykorzystanej części dotacji. Natomiast w pozostałych Działaniach Priorytetu VI niniejszą dotację uznaje się za rozliczoną. NaleŜy poprawić, poniewaŜ beneficjentowi z tego tytułu,, nie są naliczane odsetki bankowe. UwaŜamy za zasadne dopisanie czwartego kryterium – i proponuje się uwzględnić stosowne zmiany zgodnie z przedmiotowymi ustaleniami. Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona 372 Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 3.1.7.1. Środki podlegające zwrotowi Pokazany na stronie 49 schemat środków podlegających zwrotowi w ramach projektu jest nieczytelny. Zachodzi konieczność przemodelowania wskazanego schematu w sposób czytelny dla odbiorcy. Uwaga nieuwzględniona Nie wskazano co jest nieczytelne Odsetki bankowe naliczane są jedynie od środków na rachunkach bankowych. Uwaga uwzględniona 373 Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku 3.1.7.1. Środki podlegające zwrotowi Str. 52 Przed zmianą: „…Od korekt finansowych nie są beneficjentowi naliczane odsetki bankowe…” Proponowana zmiana: „…Od korekt finansowych nie są beneficjentowi naliczane odsetki” 374 131 Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku 3.1.7.1 - str. 51 375 Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku 3.1.7.1 Środki podlegające zwrotowi Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku 3.1.7.1 Środki podlegające zwrotowi Zgodnie z art. 207 ust.2 zwrot środków moŜe zostać dokonany przez pomniejszenie kolejnej płatności na rzecz beneficjenta o kwotę podlegającą zwrotowi. Zgodnie z art. 207 ust. 8 „…instytucja, która podpisała umowę z beneficjentem, wzywa go do: Zwrotu środków lub, Do wyraŜenia zgody na pomniejszenie kolejnych płatności, o którym mowa w ust.2, w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania. NaleŜy wskazać w zasadach iŜ Instytucje mają moŜliwość pomniejszenia kolejnych płatności zgodnie z wyŜej wskazanymi art. Ustawy o finansach publicznych. W zasadach finansowania jest zapis:” Zgodnie z art. 206 UFP od niewykorzystanych środków dofinansowania zwróconych po terminie określonym w umowie o dofinansowanie projektu na rozliczenie końcowe projektu naliczane są odsetki za zwłokę począwszy od….” Art.206 UFP określa, co powinna zawierać w szczególności umowa o dofinansowanie projektu, nie ma w nim mowy o naliczaniu odsetek od nieterminowego zwrotu niewykorzystanych środków, tj. oszczędności powstałych w okresie realizacji projektu Zapewnienie zgodności zasad finansowania PO KL z ustawą o finansach publicznych Uwaga uwzględniona częściowo Nie uwzględnienie tego sposobu odzyskiwania środków wydłuŜy okres odzyskiwania środków od Beneficjentów (poza sytuacją przekazania wszystkich środków beneficjentowi) Brak odniesienia właściwego art. UFP do Uwaga uwzględniona 376 W treści Zasad jest następujący zapis: „…..W przypadku gdy beneficjent stwierdzi rozliczenie wydatku niekwalifikowanego w projekcie, moŜe-nie czekając na termin złoŜenia wniosku o płatność- poinformować pisemnie właściwą instytucję o takim przypadku. W przypadku .gdy wydatek niekwalifikowany zostanie uznany za nieprawidłowość, instytucja niezwłocznie wystawia beneficjentowi wezwanie do zwrotu nieprawidłowości wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych liczonymi od dnia przekazania transzy, z której wydatek został sfinansowany do dnia zwrotu.” W zasadach finansowania obowiązujących od 01.04.2009r. w przypadku wystąpienia takiej sytuacji, odsetki naliczane były do momentu zgłoszenia przez beneficjenta wydatku niekwalifikowanego. Wprowadzona zmiana powoduje bardziej restrykcyjne konsekwencje dla beneficjenta. Uwaga nieuwzględniona Zapis wynika z UFP. Proponowana zmiana: Pozostawienie zapisów z Zasad obowiązujących od 01.04.2009r. 377 132 Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku 3.1.7.1 Odzyskiwanie środków podlegających zwrotowi W treści Zasad jest następujący zapis: …”Zgodnie z art.61 UFP moŜliwość umorzenia dotyczy zarówno płatności jak i wkładu własnego.” Art.61 UFP mówi o organach pierwszej instancji właściwych do wydawania decyzji. Większa przejrzystość w stosowaniu. Uwaga uwzględniona Dodano informację, Ŝe „Beneficjent moŜe z własnych środków zwrócić wydatki podlegające zwrotowi, a następnie we własnym zakresie dochodzić ich zwrotu od uczestnika projektu” ze względu na fakt, iŜ np. Powiatowe Urzędy Pracy realizujące projekty systemowe, które są długoletnie oraz osoby weryfikujące takie projekty mogą mieć za kilka lat problem z zapamiętaniem, czy taki uczestnik zwrócił te środki czy teŜ nie, dlatego aby uniknąć pominięcia jakiegokolwiek zwrotu na konto projektu wydatku niekwalifikowanego, zachowując zasadę naleŜytej staranności naleŜałoby zwrócić korekty finansowe z chwilą ich wykrycia. Ponadto po zakończeniu np. w 2013 r. projektu systemowego, Beneficjent rozliczając w polu (7_) wniosku o płatność korektę finansową , na koncie projektu moŜe nie mieć odzyskanych jeszcze środków od uczestnika projektu. Zgodnie z zapisami Zasad kwota podlegająca zwrotowi powinna być definiowana jako Do uregulowania w terminie późniejszym. Proponowana zmiana: 378 Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku 3.1.7.1 Środki podlegające zwrotowi WUP Toruń 3.1.7.2 NaleŜy przywołać trzy art. UFP odnoszące się do kwestii umarzania, tj.55,61,64 UFP Ad.2. (…) Wydatki podlegające zwrotowi od uczestników projektu (korekta finansowa wykazywana jest w momencie stwierdzenia konieczności zwrotu środków przez uczestnika projektu bez względu na to, czy środki zostały odzyskane od uczestnika czy nie); Beneficjent moŜe z własnych środków zwrócić wydatki podlegające zwrotowi, a następnie we własnym zakresie dochodzić ich zwrotu od uczestnika projektu. 379 380 Czy nie ma juŜ moŜliwości odzyskania środków poprzez pomniejszenie kolejnej płatności? Uwaga uwzględniona 133 Ministerstwo Zdrowia 3.1.7.2 „… W związku z powyŜszym, w przypadku rejestracji w KSI SIMIK 07-13 ww. kwot naleŜy uznać te kwotyi za kwoty wycofane” Błąd w wyrazie kwoty kwota odzyskana (do odzyskania), czyli kwota, która pomniejszy wydatki kwalifikowalne zatwierdzane i certyfikowane do KE dopiero w momencie, kiedy zostanie odzyskana tj. wpłynie na właściwy rachunek wskazany przez IW (IP2)/IP. NaleŜy podkreślić, iŜ art. 207 ust. 2 przewiduje zwrot środków poprzez pomniejszenie kolejnej płatności na rzecz beneficjenta o kwotę podlegającą zwrotowi. Błąd pisarski Uwaga uwzględniona 381 IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 3.1.7.2. Kwoty odzyskane a kwoty wycofane Kwoty wycofane IP proponuje rozszerzenie katalogu kwot wycofanych o korekty finansowe dotyczące wydatków finansowanych z wkładu własnego 3.1.7.2. Kwoty odzyskane a kwoty wycofane Błąd literowy Błąd literowy 382 Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku – IP II stopnia Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona Str. 53 Przed zmianą: „…W związku z powyŜszym, w przypadku rejestracji w KSI SIMIK 07-13 ww. kwot naleŜy uznać te kwotyi za kwoty wycofane…” Proponowana zmiana: 383 384 385 Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego WUP Szczecin 3.1.7.3 3.1.7.3 Odzyskiwanie środków „…W związku z powyŜszym, w przypadku rejestracji w KSI SIMIK 07-13 ww. kwot naleŜy uznać te kwoty za kwoty wycofane…) Brak szczegółowych zapisów mówiących o sposobie naliczania odsetek zgodnie z art.189 ust.3 UFP MoŜliwość odzyskania środków jedynie poprzez wezwanie beneficjenta do zwrotu moŜe znacznie utrudnić ściąganie Uwaga uwzględniona W poprzednich Zasadach finansowania moŜliwe były 3 rozwiązania odzyskiwania Uwaga uwzględniona 134 podlegających zwrotowi WUP Poznań Podrozdział 3.1.7.3 – Odzyskiwanie środków podlegających zwrotowi naleŜności od Beneficjentów. Uściślenie kwestii umarzania i rozkładania na raty naleŜności Beneficjentów otrzymujących dotację na realizację projektu. w ramach Poddziałania 6.1.3 i pozostałych Działaniach Priorytetu VI. 386 IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 3.1.7.3. Odzyskiwanie środków podlegających zwrotowi Dodać informację o moŜliwości odraczania lub rozkładania naleŜności na raty w uzasadnionych wypadkach. Dodać w podrozdziale 3.1.7.3. Odzyskiwanie środków podlegających zwrotowi, następujący zapis: „ Umarzanie, odraczanie i rozkładanie na raty naleŜności z tytułu zwrotu płatności dokonywanych w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich moŜe zostać udzielone przez właściwy organ na wniosek zobowiązanego, zgodnie z art.64 uofp w zw. z art. 55 uofp ‘ środków. Nowe zasady przewidują jednie moŜliwość wezwania beneficjenta do zwrotu. Pomniejszenie kolejnej transzy było rozwiązaniem kompromisowym, jednak nowa UFP przewiduję, iŜ pomniejszenie transzy moŜe nastąpić po wyraŜeniu na to zgody Beneficjenta. W Zasadach nie ujęto takiej moŜliwości. Umarzanie i rozkładanie na raty naleŜności Beneficjentów związanych z realizacją projektów w ramach Priorytetu VI, regulowane jest przez róŜne przepisy prawa obowiązującego podmioty realizujące projekty w ramach Działań w Priorytecie VI PO KL (np. Powiatowe Urzędy Pracy stosują się do wytycznych Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej). Dlatego teŜ waŜnym jest jasne sprecyzowanie zasad obowiązujących te podmioty. Przedmiotowy zapis wprowadzi pewność co do moŜliwości stosowania takich rozwiązań na gruncie „nowej” ustawy o finansach publicznych, tym bardziej iŜ zagadnienie to było przedmiotem kilku zapytań. Dlatego teŜ wyjaśnienie tej kwestii jest w pełni uzasadnione. Kwestia zostanie uregulowana w najbliŜszej nowelizacji. Uwaga uwzględniona IP-Urz Pomor 387 Ministerstwo Zdrowia 388 3.1.7.4 W punkcie 3.1.7.4 nie jest doprecyzowane w jaki sposób IP 2 (Instytucja WdraŜająca) zostanie poinformowana przez IP o uwzględnieniu informacji na temat kwot podlegających zwrotowi (kwot odzyskanych oraz kwot wycofanych) w Informacja od IP w tym zakresie jest niezbędna do efektywnego monitorowania wydatków kwot odzyskanych i Uwaga uwzględniona 135 Poświadczeniu i deklaracji wydatków składanej przez Instytucji Pośrednicząca do Instytucji Zarządzającej. DWF (MPiPS) 3.1.7.4. Rejestr obciąŜeń na projekcie, str. 55 Zamiast zapisu: kwot wycofanych. Proponowane sformułowanie jest bardziej czytelne. Uwaga uwzględniona Ujednolicenie nazw instrukcji Uwaga nieuwzględniona Instrukcja wprowadzania danych do KSI to dokument opracowany w IZ. Brak odniesienia jakiej ustawy dotyczy przywołany artykuł Uwaga uwzględniona „W rejestrze obciąŜeń ujmowane są wszystkie kwoty podlegające zwrotowi rozliczone we wnioskach o płatność z wyjątkiem wydatków niekwalifikowalnych stwierdzonych podczas weryfikacji wniosku o płatność oraz kwoty wycofane.” Proponujemy: „W rejestrze obciąŜeń ujmowane są wszystkie kwoty podlegające zwrotowi rozliczone we wnioskach o płatność (w tym kwoty wycofane), z wyjątkiem wydatków niekwalifikowalnych stwierdzonych podczas weryfikacji wniosku o płatność.” 389 DWF (MPiPS) 3.1.7.4. Rejestr obciąŜeń na projekcie, str. 55 390 Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku – IP II stopnia 3.1.7.5. Rejestr podmiotów wykluczonych Str. 55 „Zasady rejestracji kwot podlegających zwrotowi w rejestrze obciąŜeń na projekcie zawarte są w instrukcji wprowadzania danych do KSI SIMIK 07-13.” Prosimy o zmianę nazwy instrukcji na: instrukcja uŜytkownika KSI SIMIK 07-13. Nazwa ta jest bardziej aktualna, została uŜyta w zdaniu na str. 57. Brak odniesienia jakiej ustawy dotyczy przywołany artykuł Przed zmianą: „…Zgodnie z art. 207 ust. 4, w przypadku gdy beneficjent wykorzysta środki na finansowanie projektu w sposób wskazany w ust. 1 tegoŜ art., zostaje wykluczony z moŜliwości otrzymania środków europejskich,…” Proponowana zmiana: „…Zgodnie z art. 207 ust. 4 UFP, w przypadku gdy beneficjent wykorzysta środki na finansowanie projektu w sposób wskazany w ust. 1 tegoŜ art., zostaje wykluczony z moŜliwości otrzymania środków europejskich,…” 391 392 393 WUP Opole 3.1.8 Beneficjent przedkłada wniosek końcowy o płatność i dokonuje zwrotu środków niewykorzystanych w terminie 30 dni kalendarzowych od zakończenia realizacji projektu, w sytuacji więc kiedy do zwrotu będzie kwota wyŜsza niŜ wskazana przez niego siłą rzeczy nie jest on w stanie dokonać tego zwrotu w tym terminie. Urząd 3.1.8. NaleŜy doprecyzować które środki powinny być zwrócone Zapisy podrozdziału nie są Uwaga nieuwzględniona Zapis jest wystarczająco precyzyjny a beneficjent powinien dokonywać rozliczenia końcowego projektu na tyle wcześnie aby móc dokonać zwrotu w terminie wynikającym z przyjętych zasad w programie. Uwaga nieuwzględniona 136 Marszałkowski Województwa Opolskiego WUP Szczecin 3.1.8 Rozliczenie końcowe projektu na tyle wcześnie aby IP/ IP II otrzymała je przed upływem 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji projektu. precyzyjne. Brak zapisów precyzujących sposób dokumentowania przez IP/IP2 kontroli na zakończenie projektu w postaci listy sprawdzającej (oraz brak minimalnego zakresu wzoru przedmiotowej listy) – zgodnie z pismem Instytucji Zarządzającej z sierpnia 2009r., znak: DZF-III-92241-88JF/09. IZ rekomendowała stosowanie załączonego do pisma znak: DZF-III-92241-88-JF/09 Wzoru Listy sprawdzającej do kontroli na zakończenie realizacji projektu, która nie została ujęta w konsultowanych zasadach. Biorąc pod uwagę termin składania końcowego WBoP oraz termin przeznaczony na jego weryfikację niemoŜliwe jest dotrzymanie 30 dniowego terminu, o którym mowa w Zasadach Finansowania PO KL Prośba o zlikwidowanie niekonsekwencji. 394 IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 3.1.8. Rozliczenie końcowe projektu Rozliczenie końcowe projektu: JeŜeli z rozliczenia końcowego będzie wynikać wyŜsza kwota do zwrotu niŜ ta, którą beneficjent przekazał na wskazany rachunek bankowy, jest on zobowiązany do zwrotu pozostającej części środków (…) na tyle wcześnie, aby IW/IP otrzymała środki przed upływem 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji Projektu. Urząd Marszałkowski w Łodzi 3.1.2, zał. 4 pkt 5) i zał. 5 pkt II, 3 Urząd Marszałkowski w Łodzi 3.1.2 Str 42 Urząd Marszałkowski w Łodzi 3.1.2 Str 48 Co w sytuacji, gdy beneficjent zrealizował szkolenie zgodnie z harmonogramem, ale jeszcze za to szkolenie nie zapłacił? Jeśli nie wykaŜe we wniosku o płatność, Ŝe zrealizował dane szkolenie w postępie rzeczowym, w liście kontrolnej do wniosku o płatność będziemy zmuszeni wykazać, Ŝe projekt jest realizowany niezgodnie z harmonogramem, co nie jest zgodne z prawdą. „Jednocześnie jednostki sektora finansów publicznych…” – nie jest to moŜliwe dla wynagrodzeń, poniewaŜ mogą one być wykazane we wniosku o płatność dopiero gdy są w całości poniesione, co moŜe powodować, Ŝe upłynie ok. 3,5 miesiąca. Podpunkt a „wydatki rozliczane ryczałtowo” – co w przypadku, gdy zmiana w.w wydatków wpływa na zmianę kwoty wydatków kwalifikowanych ogółem? Urząd Marszałkowski w Łodzi 3.1.2 Str 68 – 83 395 396 397 Zapis jest wystarczająco precyzyjny gdyŜ mowa o dofinansowaniu projektu, zdefiniowanym w mowie o dofinansowanie. Kwestie dotyczące kontroli na miejscu sa regulowane w innym dokumencie. Uwaga nieuwzględniona Zapis jest wystarczająco precyzyjny a beneficjent powinien dokonywać rozliczenia końcowego projektu na tyle wcześnie aby móc dokonać zwrotu w terminie wynikającym z przyjętych zasad w programie. Uwaga uwzględniona Prośba o wyjaśnienie W opinii Iś nie ma takiej konieczności Ŝeby wszystkie wydatki związane z wynagrodzeniem (np. składki) były zapłacone aby jedna z nich kwalifikować. Prośba o doprecyzowanie Uwaga niezrozumiała 398 399 W słowniczku jest tylko Instytucja Pośrednicząca i Zarządzająca a w treści umowy uŜyto takŜe sformułowań „Instytucja WdraŜająca” oraz „Instytucja Pośrednicząca II stopnia” IW (IP2) jest zdefiniowana w preambule umowy. 137 Ministerstwo Zdrowia 3.2.1 W punkcie 3.2.1 nie ma informacji w jaki sposób IP 2 (Instytucja WdraŜająca) zostanie poinformowana przez IP o wnioskach, które zostały załączone do Poświadczenia i deklaracji wydatków IP, które następnie zostanie przesyłane jest do Instytucji Zarządzającej Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego 3.2.1 Podano, iŜ Poświadczenie i deklaracja wydatków IP uwzględnia: - wnioski o płatność z danego priorytetu(ów) / komponentu regionalnego bez względu na zatwierdzający podmiot (IP/IW(IP2)) - wnioski o płatność w ramach pomocy technicznej IP/IW(IP2). Czy nie jest zasadnym, aby w miejscu tym dodać, iŜ deklaracja wydatków uwzględnia równieŜ pozycje z Rejestru obciąŜeń na projekcie, dotyczące kwot odzyskanych i wycofanych? 3.2.1. Poświadczenie i deklaracja wydatków IP, str. 56 W rozdziale brakuje informacji, jakie dokumenty i w jakim terminie powinny być przekazywane przez IP2 do poświadczeń IP. Ponadto brakuje informacji o zakresie weryfikacji danych ujętych w KSI do celów poświadczenia wydatków. 400 401 DWF (MPiPS) Proponujemy zapisanie w „Zasadach finansowania PO KL” konieczności przedkładania przez IP2 do IP w formie pisemnej i elektronicznej zestawienia wniosków o płatność w postaci wydruku do ujęcia w poświadczeniach IP za dany okres rozliczeniowy oraz innych dokumentów i informacji niezbędnych do poświadczeń IP w zakresie uzgodnionym pomiędzy IP i IP2. 402 Informacja od IP w tym zakresie jest niezbędna do monitorowania jakie wnioski o płatność zostały poświadczone. Brak takiej informacji uniemoŜliwia monitorowanie prognozy wydatków certyfikowanych do października.2010 r., do której zostaliśmy zobligowani. Ponadto takie informacje są niezbędne przy analizie korekt i nieprawidłowości. Jednocześnie pragnę zauwaŜyć, Ŝe takie informacje nie są dostępne w KSI dla z poziomu Instytucji Pośredniczącej II stopnia. Zgodnie z „Zasadami wprowadzania danych do KSI SIMIK 07-13 w ramach PO KL” deklaracja wydatków jest sporządzana równieŜ w oparciu o Rejestr obciąŜeń na projekcie (kwoty odzyskane i wycofane). IP powinna otrzymać informację od IP2, które wnioski o płatność IP2 naleŜy ująć w poświadczeniach oraz powinna mieć gwarancję, Ŝe dane wprowadzone do KSI przez IP2 nie ulegną zmianie bez wiedzy IP w trakcie sporządzania poświadczeń. Ponadto nie wszystkie dane niezbędne do weryfikacji poprawności danych dotyczących wniosków o płatność są ujęte w KSI np. koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona 138 poniesionych wydatków, wydatki niekwalifikowane itp. IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 403 3.2.1. Poświadczenie i deklaracja wydatków IP Wątpliwości IP budzi zaproponowany sposób ujmowania w poświadczeniu rozliczonych wydatków IP wraz z IP2, jak równieŜ zachowanie terminu sporządzenia Poświadczenia i deklaracji wydatków, tj. 11 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego. Z uwagi na fakt, Ŝe projekt Zasad finansowania zakłada przygotowanie wspólnego poświadczenia dla IP oraz IP2 przygotowywanego przez IP oraz z wynikającej z tego konieczności weryfikacji dokumentów otrzymanych od IW (IP 2), w przypadku zauwaŜenia nieprawidłowości, IP będzie zwracać się z oficjalnym pismem o przedłoŜenie stosownych wyjaśnień, co znacznie skomplikuje proces weryfikacji danych otrzymanych od IW (IP 2). Do tej pory IP weryfikowała poświadczenie IP2 pod kątem zgodności z KSI oraz pod względem rachunkowym bez konieczności weryfikacji kaŜdego dokumentu pod względem zgodności z KSI, gdyŜ poprzez złoŜenie podpisu Dyrektora IP2 poświadczającego wydatki oznaczało, Ŝe dane z Informacji o wynikach weryfikacji zostały Uwaga nieuwzględniona MoŜliwe jest wprowadzenie pewnych uregulowań w zakresie poświadczania wydatków w porozumieniu pomiędzy IP a IP2. 139 wprowadzone prawidłowo do KSI. W rezultacie, w opinii IP, zaproponowana przez IZ zmiana przygotowywania poświadczeń w całości przez IP wydłuŜy czas poświadczania wydatków zamiast go skrócić. Ponadto w opinii IP brak podstaw prawnych aby Instytucja poświadczała wydatki których rozliczane są przez inną jednostkę. Środki Funduszu Pracy w ramach 6.1.3 są przekazywane, zwracane, odzyskiwane oraz rozliczane całkowicie poza IP. Nasuwa się więc pytanie na jakiej podstawie IP miałaby być upowaŜnione do poświadczenia tych wydatków? Co więcej aby potwierdzić prawidłowość wprowadzenia danych do KSI, IP musiałaby kaŜdorazowo prosić o kserokopie Informacji o wynikach weryfikacji dla kaŜdego wniosku, kserokopię wyciągów bankowych potwierdzających przekazanie oraz zwrot środków z/na rachunek PUP-u, a to oznacza rozrost procesów biurokratycznych, kolokwialnie mówiąc gigantyczną "papierologię"... Ponadto w związku z tym, iŜ projekt nowych Zasad finansowania zakłada sporządzanie Poświadczenia i deklaracji wydatków przy uwzględnieniu wniosków o płatność zatwierdzane przez IP 140 i IW (IP 2), zachowanie dotychczasowego terminu na szczegółowe zweryfikowanie wszystkich danych ujętych w poświadczeniu, (w szczególności dotyczy to projektów systemowych 6.1.3, które w województwie pomorskim realizowane są przez IW (IP 2) ze środków pochodzących z Funduszu Pracy) jest bardzo trudne czy wręcz niemoŜliwe do wykonania przez IP w określonym terminie. IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 404 Czy Beneficjenci z którymi podpisane są umowy o dofinansowanie i którzy realizują projekty w ramach PO KL po wprowadzeniu nowych „Zasad finansowania PO KL”, będą zobligowani do składania stosownych oświadczeń o przyjęciu nowych Zasad i wyraŜeniu zgody na podpisanie aneksu do umowy? Ponadto zgodnie z art. 101 ust. 1 ustawy Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych cyt. „Z dniem 1 stycznia 2010 r. Bank Gospodarstwa Krajowego przejmuje dokonywanie płatności wynikających z umów o dofinansowanie oraz decyzji o dofinansowanie, o których mowa w art. 5 pkt 9 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju albo art. 9 pkt 4 ustawy z dnia 3 kwietnia 2009 r. o wspieraniu zrównowaŜonego rozwoju sektora rybackiego z udziałem Europejskiego Funduszu Rybackiego (Dz. U. Nr 72, poz. 619), odpowiednio zawartych lub wydanych przed dniem 1 stycznia 2010 r. Umowy te oraz decyzje nie wymagają zmian w tym zakresie”, zatem nie jest wymagane aneksowanie umów o dofinansowanie, stąd prosimy o wyjaśnienie, czy IZ bezwzględnie wymaga aneksowania wszystkich Podsumowując powyŜsze uwagi, IP wnosi o zachowanie dotychczasowego rozwiązanie, uwaŜając zaproponowane zmiany za szkodliwe dla procesu poświadczania wydatków w ramach POKL. zapisy art. 101 ust. 1 ustawy Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U Nr 157, poz. 1241) Kwestia uregulowana przez przepisy przejściowe do Zasad finansowania PO KL. 141 KPRM 3.2.1 Proponuje się zastąpienie w akapicie: „Jednocześnie jednostki sektora finansów publicznych powinny mieć na uwadze zgodnie z art. 190 UFP…..” wyrazu „rozliczony” wyrazem „ujęty”. 405 Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 3.2.1 Poświadczenie i deklaracja wydatków IP Treść Porozumienia IP-IP2 Załącznik nr 7 W Zasadach nie ujęto obowiązku składania Poświadczeń w ramach Działań wdraŜanych przez IP2, podczas gdy w treści Porozumienia IP - IP2 pozostawiono taki zapis oraz załącznik nr 7 - stanowiący podstawę składania Poświadczeń przez IW. Wątpliwość budzi fakt weryfikacji przez IP wniosków o płatność IP2 ujmowanych do poświadczeń oraz danych zawartych w rejestrze obciąŜeń, bez dostępu do dokumentów źródłowych i tym samym brakiem moŜliwości sprawdzenia poprawność danych wprowadzonych do KSI i włączonych do poświadczeń. Zgodnie z art. 190 UFP wydatki kwalifikowalne powinny zostać ujęte we wniosku o płatność w terminie trzech miesięcy od dnia jego poniesienia. Proponuje się ujednolicenie zapisu z zapisami UFP. Obawy IP budzi fakt braku moŜliwości weryfikacji poprawności wprowadzonych przez IP2 danych do KSI, z uwagi na brak dostępu do danych źródłowych; kwesta odpowiedzialności za powstałe w procesie certyfikacji błędy. Uwaga uwzględniona Uwaga nieuwzględniona Kwestia została przedyskutowana szeroko i uzyskała powszechną akceptację instytucji zaangaŜowanych w system wdraŜania PO KL. IZ nie widzi zatem powodów aby te ustalenia zmieniać. Jednocześnie w porozumieniu IP – IP2 mogą zostać wprowadzone zapisy umoŜliwiające zwiększenie odpowiedzialności IP2 za wprowadzanie danych do KSI. Ponadto czas przeznaczony na złoŜenie poświadczeń nie uległ zmianie i nadal wynosi 11 dni roboczych, podczas gdy na IP w świetle nowych zasad będzie spoczywał obowiązek weryfikacji danych w KSI oraz sporządzenia poświadczenia zarówno w zakresie danych IP jak i IP2. Wymaga to wydłuŜenia tego czasu. Nie został określony równieŜ minimalny czas na sporządzenie korekty poświadczenia (powinien on uwzględniać fakt, iŜ liczy się data faktycznego wpływu dokumentu do IZ, co skraca czas o co najmniej 1 dzień). 406 DWF (MPiPS) 3.2.2. Poświadczenie i deklaracja wydatków instytucji wdraŜającej – Priorytet V 407 Wobec powyŜszego IP wnioskuje o zachowanie dotychczasowego modelu certyfikacji wydatków, tj. zarówno na poziomie IP jak i IP2 1)Prosimy o wyjaśnienie, czy wnioski o płatność w ramach Pomocy Technicznej MPiPS (tj. zatwierdzone przez wyodrębnioną komórkę organizacyjną) uwzględniamy w poświadczeniach IP, czy w poświadczeniach IW? Zapisy w rozdziałach 3.2.1 i 3.2.2 nie są jasne. Do tej pory wszystkie wnioski o płatność zatwierdzone w ramach Pomocy Technicznej przez DWF uwzględniane były w poświadczeniu IP. Czy coś się zmienia w stosunku do Wyjaśnienie i doprecyzowanie zapisów Wnioski z pomocy technicznej uwzględniane są w poświadczeniu IP. 142 obecnego sposobu składania poświadczeń? 2) „W ramach Priorytetu V IW (IP2) przedstawiają do Instytucji Zarządzającej Poświadczenie i deklarację wydatków instytucji wdraŜającej łącznie dla Działania w ramach Priorytetu V oraz w ramach Pomocy Technicznej (dla zatwierdzonych przez wyodrębnioną organizacyjnie komórkę IW (IP 2) wniosków o płatność z pomocy technicznej).” Poświadczenie dla Działań 5.4 i .5.5 składane jest łącznie. Prosimy o doprecyzowanie, czy poświadczenia sporządzane są dla Działań łącznie (a więc dla 5.4 i 5.5 wspólne poświadczenie), czy teŜ zgodnie z powyŜszym zapisem, składa się odrębne poświadczenia dla kaŜdego Działania ? Ministerstwo Zdrowia Zał. Nr 1 § 6 ust 4 Ministerstwo Zdrowia Zał. Nr 1 § 7ust 1 c Ministerstwo Zdrowia Zał. Nr 1 § 8 ust 4 Ministerstwo Zdrowia Zał. Nr 1 § 9 ust 2 Ministerstwo Zdrowia Zał. Nr 1 § 30 Błąd pisarski Uwaga uwzględniona Błąd pisarski Uwaga uwzględniona Błąd pisarski Uwaga uwzględniona Błąd pisarski Uwaga uwzględniona Błąd pisarski Uwaga uwzględniona Ten zapis nie dotyczy komponentu centralnego. NaleŜy dodać odpowiedni przypis. Uwaga uwzględniona § 6 ust 4 wzoru porozumienia w sprawie dofinansowania działania uzupełnienie zapisu o nr ustępu w którym mowa o algorytmie 408 Błąd pisarski powinno być ” …. współfinansowaniu krajowemu są zapewniane przez Instytucję Pośredniczącą….” 409 Błąd pisarski w wyrazie środki powinno być : „….W zakresie środków, o których mowa w ust. 1 pkt 2 zastosowanie mają przepisy dotyczące dotacji celowej określone….” 410 Błąd pisarski, propozycja usunięcia jednego wyrazu prowadzi 411 412 DWF (MPiPS) 413 Błąd pisarski w wyrazie zawarte Załącznik nr 1 – Wzór minimalnego zakresu porozumienia w sprawie dofinansowania Działania w ramach PO KL, str. 60 §6 ust.3: Kwota, o której mowa w ust. 1, moŜe ulec zmianie w wyniku przesunięć dokonywanych pomiędzy Działaniami Priorytetu przez Instytucję Pośredniczącą, do wysokości 30% alokacji środków Działania, z którego realokowane są środki. Ten zapis nie dotyczy komponentu centralnego. 143 WUP Warszawa Załącznik nr 1 Rozdział III Punkt 2, Podpunkt 3 Jako jeden z powodów wypowiedzenia porozumienia wskazano brak przedłoŜenia w ustalonym terminie m.in. poświadczeń i deklaracji wydatków w ramach Działania. Jest to zapis sprzeczny z punktem 3.2 dokumentu. 414 DWF (MPiPS) Załącznik nr 1 – Wzór minimalnego zakresu porozumienia w sprawie dofinansowania Działania w ramach PO KL, str. 60 §7 ust. 1b) Środki europejskie na finansowanie projektów realizowanych w ramach Działania w części odpowiadającej finansowaniu z Europejskiego Funduszu Społecznego są zapewniane przez Ministra Finansów zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240) 1c) Środki dotacji celowej na finansowanie projektów realizowanych w ramach Działania w części odpowiadającej współfinansowaniu krajowemu są zapewniane przez Instytucję Pośredniczącą zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240) Zgodnie z punktem 3.2 Poświadczanie wydatków w ramach PO KL Instytucja wdraŜająca (Pośrednicząca II stopnia) nie będzie sporządzała poświadczeń i deklaracji wydatków w ramach Działania 6.1. Będzie to zadanie IP. Uwaga uwzględniona W §7 brak zapisów dotyczących PARP. Uwaga uwzględniona Zapisy przewidziane dla komponentu regionalnego w zakresie finansowania są takŜe adekwatne w przypadku finansowania działań PARP w komponencie centralnym. Przypisy nr 36 i 37 „Dotyczy wyłącznie przypadków, gdy porozumienie podpisywane jest z instytucją wdraŜającą (Instytucją Pośredniczącą II stopnia) w komponencie regionalnym.” Proponujemy zmienić treść przypisów nr 36 i 37 na: 415 Dotyczy wyłącznie przypadków, gdy porozumienie podpisywane jest z instytucją wdraŜającą (Instytucją Pośredniczącą II stopnia) w komponencie regionalnym oraz PARP w komponencie centralnym 144 DWF (MPiPS) Załącznik nr 1 – Wzór minimalnego zakresu porozumienia w sprawie dofinansowania Działania w ramach PO KL, str. 60 §8 ust.2 Konieczne jest uogólnienie, przypis. Uwaga uwzględniona Ten zapis nie jest odpowiedni dla projektów systemowych realizowanych przez IW/IP2 jak CRZL i PARP. Zadania tj. weryfikacja i zatwierdzanie wniosków o płatność zostały delegowane do tych jednostek. Uwaga uwzględniona „Na środki, o których mowa w ust. 1 pkt 1 Instytucja wdraŜająca (Instytucja Pośrednicząca II stopnia) wystawia do Banku Gospodarstwa Krajowego zlecenia płatności dla poszczególnych beneficjentów, z którymi zawarła umowę o dofinansowanie projektu na podstawie odrębnego upowaŜnienia Ministra Rozwoju Regionalnego.” NaleŜy uogólnić zapis dotyczący upowaŜnień, aby odnosił się do wszystkich instytucji. Ponadto ten zapis nie dotyczy projektów systemowych, gdy beneficjenci systemowi (np. pjb, PARP) na podstawie upowaŜnień IW i zgody dysponenta głównego będą wystawiały do BGK zlecenia płatności. 416 DWF (MPiPS) Załącznik nr 1 – Wzór minimalnego zakresu porozumienia w sprawie dofinansowania Działania w ramach PO KL, str. 64 §19 ust.4 „Instytucja wdraŜająca (Instytucja Pośrednicząca II stopnia) realizująca projekty systemowe, o których mowa w ust. 1 i 2, przedkłada do Instytucji Pośredniczącej w terminie 21 dni kalendarzowych od zakończenia okresu rozliczeniowego wnioski o płatność celem rozliczenia wydatków w ramach projektu, z zastrzeŜeniem ust. 5.” W przypadku projektów systemowych CRZL i PARP, drugi pion tych instytucji weryfikuje i zatwierdza wnioski o płatność. Zatem wnioski o płatność nie są przekazywane do IP (MPiPS) w celu rozliczenia wydatków. 417 UM Łódź 418 UM Łódź 419 Załącznik nr 1 Dotyczy wzoru porozumienia w sprawie dofinansowania działania w ramach PO KL W § 6 ust. 4 brak podanego numeru ustępu do którego naleŜy się odwołać, NaleŜy doprecyzować – uzupełnić Uwaga uwzględniona Załącznik nr 1 Dotyczy wzoru W § 7 ust.1c nastąpił błąd literowy zapisane jest „ są pewniane” winno być „ są zapewniane”, NaleŜy poprawić Uwaga uwzględniona 145 porozumienia w sprawie dofinansowania działania w ramach PO KL UM Łódź Załącznik nr 1 Dotyczy wzoru porozumienia w sprawie dofinansowania działania w ramach PO KL W § 9 ust.2 – „ Instytucja wdraŜająca (Instytucja Pośrednicząca II stopnia) prowadzi wyodrębnioną ewidencje księgową środków dotacji celowej otrzymanych i wydatkowanych ….”, 420 IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 421 WUP Opole NaleŜy doprecyzować Instytucja Pośrednicząca II stopnia (IP2) będzie prowadzić wyodrębnioną ewidencje księgową dla środków dotacji celowej, a czy pozabilansową ewidencją płatności z budŜetu środków europejskich z podziałem na poszczególne projekty będzie prowadzić MRR? Uwaga uwzględniona Forma uwzględnienia zmian zaleŜy od IP / IW (IP2) i powinna zostać uwzględniona w aneksie. W Zasadach finansowania PO KL ustalony jest jedynie minimalny wzór porozumienia. Załącznik nr 1 –Wzór minimalnego zakresu porozumienia w sprawie dofinansowania Działania w ramach PO KL Załącznik nr 2 Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu § 4 pkt 2. Zgodnie z zapisem § 30 zamieszczonego wzoru utraci moc dotychczas zawarte Porozumienie z IP II w związku z powyŜszym prosimy o wyjaśnienie, czy moŜliwym będzie zawarcie w treści nowego Porozumienia niestandardowych zapisów bez uzyskania uprzedniej zgody IZ, w sytuacji gdy uzyskały one wcześniejszą akceptację przed zawarciem stosownych aneksów do dotychczasowego Porozumienia. Koszty pośrednie projektu (…) pomniejszonych o kwotę wydatków sfinansowanych w ramach cross – financingu oraz zwrotów. NaleŜy określić, o jakie zwroty chodzi. Dotyczy § 30 Wzoru Porozumienia w sprawie dofinansowania Działania w ramach PO KL. Zał. 2 §8 ust. 1 W harmonogramie płatności nie ma terminu przekazania płatności – jest on określony w §10 ust.1. Zał. 2 2§8 ust. 10 Proponujemy umoŜliwienie beneficjentom wydatkowania niewygasów do terminu wskazanego w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 181 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Nieprecyzyjny zapis – w harmonogramie płatności wskazany jest okres rozliczeniowy. JeŜeli traktujemy beneficjenta jako „odbiorcę” środków niewygasających powinien obowiązywać go terminy wynikający z UFP (zwłaszcza Ŝe jest to termin bardzo krótki). 422 WUP Toruń 423 WUP Toruń 424 Uwaga częściowo uwzględniona: Usunięto zapis dotyczący zwrotów, przy czym doprecyzowano, Ŝe % liczony jest od zatwierdzonych wydatków bezpośrednich (co w przypadku jakichkolwiek pomniejszeń będzie uwzględniać wszelkie zwroty w ramach projektu). Uwaga uwzględniona Uwaga nieuwzględniona: PoniewaŜ termin na zwrot środków dotyczy dysponenta udzielającego dotację samorządom województw lub PARP, w tych przypadkach konieczne jest ustalenie takiego terminu aby środki zostały zwrócone do dysponenta w terminie umoŜliwiającym zwrot 146 WUP Toruń Zał. 2 §9 Zapisy §9 naleŜy dostosować do rozliczania projektów za pomocą kwot ryczałtowych (wniosek o płatność, załączniki do wniosku o płatność, przekazanie transzy). WUP Toruń Zał. 2 §9 ust. 3 pkt 2 NaleŜy ujednolicić zapisy dot. potwierdzenia płatności gotówkowych. WUP Toruń Zał. 2 §9 ust. 4 NaleŜy dąŜyć do przekazywania beneficjentowi transz dofinansowania w jednym terminie – najlepiej obu kwot za pośrednictwem BGK. Zał. 2 §10 ust.6 Harmonogram płatności nie wskazuje daty złoŜenia wniosku o płatność. Ponadto naleŜy doprecyzować, iŜ odsetki będą 425 426 427 428 WUP Toruń Wprowadzenie kwot ryczałtowych wymaga dostosowania wielu zapisów Zasad oraz minimalnego wzoru umowy do nowego sposobu rozliczania się. Występuje niespójność w zakresie dokumentów, które powinny być załączone do wniosku o płatność. W części ogólnej Zasad wskazano, iŜ w przypadku płatności gotówkowych do wniosku o płatność naleŜy załączyć poświadczone za zgodność kserokopie raportów kasowych (bez załączników lub podpisane przez beneficjenta zestawienie płatności gotówkowych objętych wnioskiem o płatność (kserokopia za zgodność z oryginałem). Natomiast wniosek o płatność oraz umowa o dofinansowanie nie przewidują konieczności załączania ww. dokumentów w przypadku płatności gotówkowych. Przekazywanie środków dotacji celowej i płatności w róŜnych terminach (z róŜnych kont) spowoduje wiele utrudnień związanych z rozliczaniem dofinansowania oraz dokonywaniem zwrotów. NaleŜy podkreślić, iŜ w ZPORR nie było moŜliwości przekazania dofinansowania z UE bez równoległego przekazania środków z budŜetu krajowego. Konieczność doprecyzowania zapisu. środków do MF. IZ opracuje odrębny wzór umowy dla projektów dotyczących inicjatyw oddolnych. Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona Uwaga nieuwzględniona Data złoŜenia wniosku o płatność 147 zawarta jest w treści umowy. naliczane od kwoty pozostającej do rozliczenia 70% łącznej kwoty dotychczas otrzymanych środków. WUP Toruń Zał 2 §11 ust.2 i 3 Błędne powołanie się na ustęp 13 § 8. WUP Toruń Zał 2 §12 ust.3 Błędne powołanie się na §9 ust.3 Urząd Marszałkowski w Łodzi Urząd Marszałkowski w Łodzi Zał 2 Par 11 ppkt 2, str 73 Odwołanie do par. 8 ust 13 a w par.. 8 jest tylko 12 ust. Zał 2 Par 10 ust 7 Co w sytuacji, gdy wydatek poniesiono 7 lipca a wniosek o płatność składa się w październiku – wniosek powinien być złoŜony co 3 miesiące maksymalnie ale ma takŜe czas na przygotowanie wniosku. Ponadto w zasadach finansowania – str. 42-napisano, Ŝe „wydatek powinien zostać rozliczony” Połączenie zapisów ust 2 i 3. podobnie jak w uwagach zgłoszonych do wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków. § 10 ust. 6 429 430 431 432 433 Urząd Marszałkowski w Łodzi Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego Zał 2 Par 25 str 80 Załącznik nr 2 W ust. 2 i 3 §11 powołano się na ustęp 13 § 8, którego jednak we wzorze umowy o dofinansowanie nie ma. §9 ust.3 nie wskazuje terminu, o którym mowa w §12 ust.3. Prośba o wyjaśnienie Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona Prośba o wyjaśnienie i doprecyzowanie/ujednolicenie zapisów Uwaga uwzględniona Niejasny jest zapis w dwóch odrębnych punktach. Uwaga niezrozumiała Nie spójne zapisy. Uwaga uwzględniona NaleŜy uzupełnić zapis paragrafu 3 o Zasady finansowania POKL gdyŜ dla wielu beneficjentów realizacja projektów POKL nie jest toŜsama ze stosowaniem się przy ich realizacji z zapisami ww. dokumentu. Uwaga nieuwzględniona System realizacji to dokument dla IW / IP a nie beneficjenta. „ W przypadku niezłoŜenia wniosku o płatność na kwotę stanowiącą co najmniej 70% łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz dofinansowania…” – Zasady pozwalają na składania wniosków rozliczających mniej niŜ 70% otrzymanych wcześniej transz dofinansowania jeśli jest to zaplanowane w harmonogramie płatności. „…liczone od dnia przekazania środków do dnia złoŜenia wniosku o płatność” – w treści Zasad jest zapis „do dnia złoŜenia wniosku o płatność rozliczającego dany wydatek” 434 MJWPU Załącznik nr 2– wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu w paragrafie 3 ust.2 „Beneficjent oświadcza, Ŝe zapoznał się z treścią wytycznych o których mowa w paragrafie 1 pkt 6 oraz z Zasadami finansowania POKL…..” MJWPU Załącznik nr 2– wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie w paragrafie 8 przy rachunku bankowym proponuje się dodać ustęp o rachunku bankowym na jaki mają być przekazywane środki dla jst 435 436 Do uregulowania we własnym zakresie przez IP w zaleŜności od projektu. 148 IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 437 IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego projektu Załącznik nr 2 -Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu Załącznik nr 2 -Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu 438 IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 439 IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Załącznik nr 2 –Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu Załącznik nr 2 –Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu § 12 ust 3 błędnie odsyła do § 9 ust 3 -powinno być § 9 ust 4. Uwaga uwzględniona Wprowadzić zapis scedowania na Beneficjenta obowiązku wynikającego z udzielania pomocy publicznej, w tym w szczególności obowiązku sporządzania i przedstawiania Prezesowi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej. Do uregulowania we własnym zakresie przez IP w zaleŜności od projektu. W § 28 ust. 1 i 2 proponujemy wprowadzić moŜliwość usunięcia zapisów dotyczących projektów innowacyjnych w sytuacji gdy nie dotyczą one danego projektu. Proponujemy umieścić we wzorze umowy fakultatywny zapis, iŜ w odniesieniu do Działania/Poddziałania 6.2 i 8.1.2 PO KL wszelkie udokumentowane przypadki naruszenia zasad rzetelności i bezstronności stwierdzone na etapie rekrutacji do projektu lub w trakcie przyznawania środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości mogą skutkować rozwiązaniem umowy o dofinansowanie projektu. Uwaga uwzględniona Zgodnie z zaleceniami Instytucji Zarządzającej PO KL z dnia 21 września 2009 r. w zakresie prawidłowości procedur przyznawania środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości na rzecz uczestników projektów w ramach Działania 6.2 i Poddziałania 8.1.2 PO KL przesłanymi w piśmie MRR z dnia 21.09.2009r. Nr DZF-I9220-1739-PM/09. Do uregulowania we własnym zakresie przez IP w zaleŜności od projektu. 440 IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 441 442 IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Załącznik nr 2 –Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu Załącznik nr 2 –Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie W treści umowy występują błędy w odwołaniach do poszczególnych paragrafów, np.: § 9 ust. 2, § 10 ust. 1, § 11 ust.3, § 12 ust.3. *W § 22 ust. 21 po słowach „sporządzonych w wyniku” naleŜy umieścić słowo „kontroli”. *Zapis w § 22 ust. 7 nie wskazuje drugiego, obok Instytucji WdraŜającej (Instytucji Pośredniczącej II Stopnia) podmiotu, Uwaga uwzględniona Wskazane jest uzupełnienie zapisów umowy i dodanie informacji: 1) beneficjent powinien Jest zapis w paragrafie 28 ust. 4 149 projektu który bierze udział w czynnościach, o których mowa w przedmiotowym ust. Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku – IP II stopnia Załącznik nr 2 Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu Par. 10 ust.6 – zapis „ …niezłoŜenie wniosku o płatność na kwotę stanowiącą co najmniej 70% łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz dofinansowania…”, nie uwzględnia moŜliwości składania tzw. wniosków „cząstkowych” (nie rozliczających 70% środków), o których mowa w Zasadach finansowania PO KL (str.20, 49) Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku – IP II stopnia Załącznik nr 2 Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu Brak moŜliwości monitorowania zapisów Art. 25 ust. 3 umowy o dofinansowanie, w którym zaznacza się, iŜ „Zwiększenie łącznej kwoty przeznaczonej na wynagrodzenia personelu w ramach zadania odnoszącego się do zarządzania projektem wymaga zgody Instytucji WdraŜającej (Instytucji Pośredniczącej II stopnia)” 443 444 dokonać rozliczenia dofinansowania w terminie 30 dni kalendarzowych od zakończenia realizacji projektu poprzez złoŜenie końcowego WBoP oraz zwrot niewykorzystanych środków, tj. oszczędności powstałych w okresie realizacji projektu. Oraz informacji 2) od niewykorzystanych środków dofinansowania, zwróconych po terminie określonym w umowie o dofinansowanie projektu na rozliczenie końcowe projektu, naliczane są odsetki za zwłokę począwszy od dnia następującego po dniu wskazanym w w/w umowie jako termin, w którym beneficjent zobowiązany był dokonać zwrotu niewykorzystanych środków Art. 189 ust.3 i 4 Ustawy o finansach publicznych , Projekt Rozporządzenia MRR w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność. W związku z faktem, iŜ w nowej wersji Generatora Wniosków Aplikacyjnych nie wyodrębnia się kosztów personelu w BudŜecie projektu, naleŜy wskazać: Na jakiej podstawie będzie określona łączna wartość kwoty na wynagrodzenia personelu w ramach zarządzania projektem? Uwaga uwzględniona IW / IP powinna sama wyliczyć wydatki związane z personelem. 150 Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku – IP II stopnia Załącznik nr 2 – Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu § 10 ust. 8 narzuca, Ŝe Beneficjent zobowiązany jest do rozliczenia 100 % otrzymanego dofinansowania w końcowym wniosku o płatność - czy moŜna zastąpić słowo zobowiązany słowem powinien. 445 DWF (MPiPS) Załącznik nr 2 – Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu Beneficjent rozliczając wniosek końcowy nie rozliczy zawsze 100 % otrzymanego dofinansowania ze względu na np. oszczędności w projekcie np. planował zakupić 100 szt. podręczników za 20 zł a zakupił np. za 15 zł. Zapis „rozliczenie” uwzględnia w sobie równieŜ moŜliwość zwrotu środków niewykorzystanych, co jest zawarte w paragrafie 28 wzoru umowy. Uwaga uwzględniona W § 1 pkt. 1 niniejszego wzoru błędnie wskazano dzień wydania decyzji Komisji Europejskiej nr K(2009) 6607. Wskazano dzień 24 sierpnia 2009 r. zamiast 21 sierpnia 2009 r. Wobec powyŜszego wnosimy o dokonanie zmiany ww dnia wydania niniejszej decyzji. 446 WUP Warszawa Załącznik nr 2 – Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu § 9 punkt 3 NaleŜy doprecyzować zapis dotyczący składania załączników do wniosku o płatność ( wydruku z ewidencji księgowej/ załącznika nr 1). Wnioskodawca jest zobowiązany składać wnioski w Generatorze Wniosków Płatniczych poniewaŜ cały wniosek jest importowany wraz z załącznikiem nr 1 do KSI Simik 07-13. W związku nie ma konieczności składania wydruku z ewidencji księgowej. Uwaga niezrozumiała WUP Warszawa Załącznik nr 2 – Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu Zmiany w Projekcie 5. Nie ma moŜliwości dokonywania zmiany wartości i % kosztów pośrednich ustalonych na etapie zatwierdzania wniosku o dofinansowanie, za wyjątkiem zmian wynikających z zakresu zadań zlecanych w projekcie. Uwaga nieaktualna WUP Warszawa Załącznik nr 2 – Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie Zmiany w Projekcie 4.c.d Renegocjowaniu nie podlegają elementy projektu, skutkujące przyznaniem Beneficjentowi premii Uwaga nieuwzględniona 447 448 449 151 projektu punktowej za spełnienie kryteriów strategicznych, określonych w dokumentacji konkursowej. WUP Warszawa Załącznik nr 2 – Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu § 11 ust.2 i 3 Odniesiono się do ust. 13 którego nie ma w § 8 Uwaga uwzględniona WUP Poznań Załącznik nr 2 – Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu We wzorze minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu w § 1 pkt 1 występuje rozbieŜność pomiędzy datą wskazaną w Zasadach finansowania, a pismem z MRR z dnia 22.10.2009 r., sygn. DZF-IV-92262-578-IK/09. Zgodnie z pismem MRR z dnia 22.10.2009 r., sygn. DZF-IV92262-578-IK/09, prawidłowe brzmienie § 1 pkt 1 umowy powinno być następujące: „1) „Programie” oznacza to Program Operacyjny Kapitał Ludzki zatwierdzony decyzją Komisji Europejskiej z dnia 28 września 2007 r. nr K (2007) 4547 zmienioną decyzją z dnia 21 sierpnia 2009 r. nr K(2009) 6607”. Uwaga uwzględniona WUP Poznań Załącznik nr 2 – Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu We wzorze minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu w § 30 pkt. 3 i 4 podano daty niezgodne ze znowelizowanymi aktami prawnymi. Obowiązującymi są: - Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (tekst jednolity – Dz. U. z 2009 r., Nr 84, poz. 712, z późn. zm.), - Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity – Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.). Uwaga uwzględniona WUP Poznań Załącznik nr 2 – Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu We wzorze minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu w przypisie 55 sugeruje się zmianę stylistyki zapisu „ NaleŜy wykreślić, w przypadku, gdy Instytucja Pośrednicząca / Instytucja WdraŜająca (Instytucja Pośrednicząca II stopnia) w dokumentacji konkursowej ograniczy moŜliwość kwalifikowania wydatków wstecz, Proponowany zapis „W przypadku, gdy Instytucja Pośrednicząca / Instytucja WdraŜająca (Instytucja Pośrednicząca II stopnia) w dokumentacji konkursowej Uwaga uwzględniona 450 451 452 453 152 ustęp naleŜy wykreślić”. Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego Załącznik nr 2 Umowa o dofinansowanie projektu w ramach PO KL ograniczy moŜliwość kwalifikowania wydatków wstecz, ustęp naleŜy wykreślić”. W opinii IP zasadne jest wskazanie w minimalnym wzorze umowy, iŜ kaŜdy zwrot środków otrzymanych jako płatność – tj. dofinansowanie ze środków EFS - następuje na rachunek prowadzony w BGK, natomiast współfinansowanie krajowe na rachunek IP/IP2, z którego Beneficjent otrzymał dofinansowanie; doprecyzowanie powyŜsze dotyczy równieŜ zwrotów przychodów oraz odsetek jak dla zaległości podatkowych; Uwaga nieuwzględniona z uwagi na brak stanowiska MF w tym zakresie. Paragraf 9, przypis 61 – W opinii IP 5 dni roboczych jest zbyt krótkim terminem na dokonanie płatności – naleŜy wydłuŜyć Termin dotyczy przygotowania zlecenia a nie płatności. Paragraf 10 – Wnioskuje się o wprowadzenie w umowie zapisu o naliczaniu odsetek za zwłokę od nieterminowego zwrotu środków niewykorzystanych na koniec realizacji projektu – art. 206 ustawy o finansach publicznych 454 DWF (MPiPS) Umowa o dofinansowanie §9 ust. 3 pkt 2) Beneficjent zobowiązuje się do przedkładania wraz z wnioskiem o płatność, o którym mowa w ust. 3 pkt 2): Jest w paragrafie 28 ust. 4. Zgodność z zapisami w zasadach finansowania, str. 41 Uwaga uwzględniona Został wprowadzony podział kwoty rozliczenia na źródła. Tak, poniewaŜ w umowie dofinansowanie otrzymuje z dwóch źródeł (paragraf 2). 1) poświadczonych za zgodność z oryginałem kserokopii wyciągów z rachunku bankowego, o którym mowa w § 8 ust. 5, lub historii z tego rachunku bankowego; NaleŜy uzupełnić listę wymaganych dokumentów o poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie raportów kasowych (bez załączników) lub podpisane przez beneficjenta zestawienie płatności gotówkowych objętych wnioskiem o płatność. 455 DWF (MPiPS) 456 Załącznik nr 2 – Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu, str. 73 §10 ust. 5 „Instytucja WdraŜająca (Instytucja Pośrednicząca II stopnia), po pozytywnym zweryfikowaniu wniosku o płatność, przekazuje Beneficjentowi w terminie, o którym mowa w ust. 2, informację o zatwierdzeniu całości lub części wniosku o płatność, zawierającą: 1) kwotę wydatków, które zostały uznane za niekwalifikowalne wraz z uzasadnieniem; NaleŜy rozwaŜyć, czy powinniśmy przekazywać taką informację beneficjentowi (szczególnie NGO), skoro nie wymaga się od niego 153 2) zatwierdzoną kwotę rozliczenia kwoty dofinansowania w podziale na środki, o których mowa w § 2 pkt 1 i 2 oraz wkładu własnego wynikającą z pomniejszenia kwoty wydatków rozliczanych we wniosku o płatność o wydatki niekwalifikowalne, o których mowa w pkt 1.” DWF (MPiPS) Załącznik nr 2 – Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu, str. 71 §13 ust. 4 Beneficjent dokonuje równieŜ zwrotu kwot korekt finansowych, oraz innych kwot zgodnie z § 18 ust. 4 oraz § 28 ust. 4. NaleŜy dodać zapis, Ŝe zwrot następuje na rachunki wskazane przez IW(IP2). Proponowany zapis: 457 DWF (MPiPS) 458 Umowa o dofinansowanie wyodrębniania obu źródeł na dokumentach księgowych w trakcie dokonywania wydatków a takŜe we wnioskach o płatność? Doprecyzowanie zapisów Istnieje ryzyko, Ŝe w przypadku korekt finansowych zgłoszonych przez beneficjenta, beneficjent dokonana zwrotu środków bez konsultacji z IW. §13 ust. 4 Beneficjent dokonuje równieŜ zwrotu kwot korekt finansowych, oraz innych kwot zgodnie z § 18 ust. 4 oraz § 28 ust. 4, na rachunki wskazane przez Instytucję WdraŜającą (Instytucję Pośredniczącą II Stopnia). NaleŜy dodać zapis, Ŝe zwrot na rachunki wskazane przez IW(IP2) §20 ust. 1 pkt 1)-3) Konkurencyjność Doprecyzowanie i zgodność z zapisami w Zasadach finansowania PO KL, str. 38 1. W przypadku realizacji zamówień przekraczających wyraŜoną w złotych równowartość kwoty 14 tys. euro netto wykonywanych przez podmioty prowadzące działalność gospodarczą Beneficjent stosuje się do następujących reguł: 1) zobowiązuje się do wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia; równocześnie beneficjent zobowiązany jest do zamieszczenia na swojej stronie internetowej (o ile posiada taką stronę) oraz w swojej siedzibie powyŜszego zapytania ofertowego; zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny oferty oraz termin składania ofert; 2) w przypadku gdy pomimo wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców Beneficjent otrzyma tylko jedną ofertę, uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną; Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona 154 3) Beneficjent wybiera najkorzystniejszą spośród złoŜonych ofert w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny; wybór oferty jest dokumentowany protokołem, do którego załączane są zebrane oferty; NaleŜy dodać zapis, Ŝe przepisy pkt. 1)-3) stosuje się odpowiednio do partnerów, o ile nie są zobowiązani do stosowania Prawa zamówień publicznych. DWF (MPiPS) 459 DWF (MPiPS) Umowa o dofinansowanie Umowa o dofinansowanie Uzupełnienie Uwaga uwzględniona Doprecyzowanie i zgodność z zapisami w Zasadach finansowania PO KL, str. 38 Uwaga uwzględniona Integralną część niniejszej umowy stanowią następujące załączniki: NaleŜy uporządkować numerację i kolejność załączników do umowy Uwaga uwzględniona Załącznik nr 4 do umowy: Wzór harmonogramu płatności Likwidacja rozbieŜności pomiędzy załącznikiem do umowy za załącznikiem do wniosku o płatność Uwaga uwzględniona Podstawę wpisania pkt. 6 i 7 w Załączniku nr 2 stanowi Instrukcja wypełniania formularza PEFS 2007 dla Uwaga uwzględniona §21 ust 1 Prawo zamówień publicznych Instytucja WdraŜająca (Instytucja Pośrednicząca II stopnia) w przypadku stwierdzenia naruszenia przez Beneficjenta przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655) moŜe dokonywać korekt finansowych. Przepisy § 13 ust. 3 stosuje się odpowiednio. Powinno być „Przez Beneficjenta/Partnerów” 460 DWF (MPiPS) 461 Załącznik nr 2 – Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu, str. 83 DWF (MPiPS) Załącznik nr 2 – Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu, str. 89 462 DWF (MPiPS) 463 § 20, brak punktu 4 Załącznik nr 2: Zakres danych osobowych powierzonych do W harmonogramie wymagane jest rozbicie kwoty dofinansowania na płatności i dotację celową. We wniosku o płatność takie informacje nie są wymagane. Proponujemy rezygnację z podawania tych danych przez beneficjenta. Źródła finansowania będą podawane w treści umowy o dofinansowanie, w wezwaniu do zwrotu i w informacji dla beneficjenta. W Pkt „Dane wspólne” w części pierwszej Dane instytucji objętych wsparciem, w tym ich pracowników oraz w części drugiej Dane osób objętych wsparciem jako niepracujące oraz pracujące, które uczestniczą we wsparciu z własnej 155 WUP Warszawa 464 MEN przetwarzania (załącznik do wzoru minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu) inicjatywy nie został wprowadzony pkt. 6 Liczba osób niepełnosprawnych objętych wsparciem w ramach projektu oraz pkt. 7 Liczba dzieci w wieku od 3 do 5 lat objętych wsparciem w ramach projektu. Wobec powyŜszego wnosimy o uzupełnienie Danych wspólnych o ww punkty. Załącznik nr 2 Dotyczy wzoru umowy o dofinansowanie projektu w ramach PO KL Załącznik nr 2 Dotyczy wzoru umowy o dofinansowanie projektu w ramach PO KL W § 11 w ust. 2 i 3 odwołanie jest do § 8 ust.13 Załącznik nr 2 Dotyczy wzoru umowy o dofinansowanie projektu w ramach PO KL Proponuje się wydłuŜenie terminu przekazania zlecenia płatności do BGK z 5 do 10 dni roboczych, o którym mowa w § 8 ust. 4 podpunkt 1). Proponuje się doprecyzowanie § 8 ust. 1. podpunkt 3) w zakresie dostępności środków na koncie BKG. 465 MEN 466 POKL z dnia 16 września br. przekazana Instytucjom Pośredniczącym i Instytucjom Pośredniczącym II-stopnia przez Instytucję Zarządzającą pismem z dnia 16 września br (znak: DZF – VIII – 8080-66 – Aso/09) NaleŜy doprecyzować uzupełnić w § 8 brak jest ust.13 W Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia … 2009 r. w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności (Dz. U. Nr , poz. ), w § 4 ust. 3 jest mowa o tym, iŜ BGK moŜe nie wykonać zlecenia płatności. Z tego teŜ względu wydaje się być zasadne, aby w umowie znalazł się zapis, który równieŜ warunkuje dokonanie płatności przez BKG po spełnieniu określonych warunków, w tym m.in. dostępność środków. Z uwagi na specyfikę instytucji centralnych, w których obieg dokumentów jest długi, zaproponowany termin 5 dni na przekazanie zlecenia płatności od dnia zatwierdzenia wniosku o płatność jest niewystarczający. Mając na uwadze równieŜ początkowy okres wdraŜania nowej ustawy o finansach Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona Uwaga nieuwzględniona 156 WUP Kraków Zał.2 - wzór umowy dofinansowania projektu 1) W §2 naleŜy równieŜ wskazać kwotę dotacji rozwojowej 2) W §7 ust.1 proponuje się wpisać obowiązek prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej Projektu (jest ewidencja wydatków) 3) W §9 ust.4 pkt.2 naleŜy dopisać „pod warunkiem posiadania środków” 467 MEN 468 Wojewódzki Urząd Pracy w Olsztynie 469 Załącznik nr 2 Dotyczy wzoru umowy o dofinansowanie projektu w ramach PO KL Załącznik nr 2 – Wzór minimalnego zakresu umowy o Proponuje się, aby w § 13 ust. 5 podpunkt 1) zamiast „…numer projektu” uŜyć numer umowy/decyzji. Nieprawidłowa data decyzji nr K(2009) 6607 Komisji Europejskiej zmieniającej decyzję Komisji Europejskiej z dnia 28 września 2007 r. nr K (2007) 4547 w sprawie zatwierdzenia PO KL. publiczny i dostosowanie się wszystkich instytucji do wymogów z nią związanych sugeruje się wydłuŜenie tego terminu do 10 dni roboczych. 1) W przypadku projektów realizowanych do 31.12.2009 r. dofinansowanie będzie w formie dotacji rozwojowej, płatności środków europejskich i dotacji celowej. 2) Tylko ujmowanie w wyodrębnionej ewidencji księgowej wszystkich operacji związanych z realizacja projektu zapewnia przejrzystość i pozwoli w trakcie kontroli ujawnić ewentualne przychody, niezgodność kosztów z wydatkami itp. W przypadku beneficjentów nie obowiązanych stosować ustawy o rachunkowości moŜna dać odnośnik, w którym będzie wskazany sposób prowadzenia wyodrębnionej ewidencji. W aneksie do umowy będzie ten podział. Zasady finansowania juŜ zawierają zapisy w tym zakresie. 3) IP/IP2 nie moŜe zobowiązać się do dochowania terminu jeŜeli środki dotacji celowej nie będą przekazane przez MRR Zgodnie z KSI SIMIK 20072013 kaŜdy projekt jest identyfikowany po numerze umowy bądź decyzji. Jest w umowie zastrzeŜenie, Ŝe aby dotacja została przekazana musi IW dysponować środkami. Zgodnie z informacją wcześniej przekazaną przez MRR decyzja nr K(2009) 6607 wydana została 21 a nie 24 Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona 157 dofinansowanie projektu sierpnia 2009r. UMWM / WUP Kraków Załącznik nr 3 – Wzór wniosku o płatność Brak informacji dotyczącej zasad sporządzania Wniosku o płatność przez Beneficjentów rozliczających koszty bezpośrednie ryczałtowo. W szczególności brak informacji czy w takim przypadku Beneficjent zobowiązany będzie wypełniać Załącznik nr 1 do wniosku. 470 WUP Opole Załącznik nr 3 Wzór wniosku o płatność 4_Postęp finansowy realizacji projektu Wydatki personelu powinny być monitorowane jedynie w odniesieniu do zadania zarządzanie projektem. WUP Opole Załącznik nr 3 Wzór wniosku o płatność 7_Korekty finansowe Załącznik nr 3 - wzór wniosku o płatność NaleŜy określić, w jaki sposób będą wykazywane korekty finansowe w przypadku kosztów rozliczanych wg stawek jednostkowych oraz kwot ryczałtowych. W przypadku WBoP dotyczącego PT w punkcie 4-Postęp finansowy Realizacji Projektu Kolumna 2 nie oznacza wydatków określonych we wniosku o dofinansowanie projektu lecz sumę wydatków zrealizowanych w latach poprzednich i plan wydatków określonych we wniosku o dofinansowanie roku bieŜącego lub bieŜącego i przyszłego. 471 472 IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 473 DWF (MPiPS) Załącznik nr 3 – Wzór wniosku o płatność, str.94 Załącznik nr 3 – Wzór wniosku o płatność 10_HARMONOGRAM PŁATNOŚCI NA KOLEJNE OKRESY ROZLICZENIOWE Wprowadzenie nowego systemu rozliczania kosztów bezpośrednich wiąŜe się z konicznością dostosowania formularzu wniosku o płatność do zmienionych zapisów Zasad finansowania … Jest to niezbędne dla prawidłowego rozliczania projektu. Uwaga uwzględniona Z uwagi na fakt, Ŝe definicja personelu w projekcie nie uznaje firmy (z wyjątkiem jednoosobowej działalności gospodarczej), której zleca się zadania, monitorowanie kosztów personelu nie daje prawdziwego obrazu kosztów. Ponadto koszty personelu nie są one określone we wniosku o dofinansowanie. Wymóg został zniesiony. Uwaga uwzględniona Pismo MRR z dnia 03-07-2009 DZF-II-9227-167-AO/09 Uwaga nieuwzględniona Instrukcja do wypełniania wniosku o płatność z pomocy technicznej jest w odrębnym dokumencie. Likwidacja rozbieŜności pomiędzy załącznikiem do umowy za załącznikiem do wniosku o płatność Uwaga uwzględniona W harmonogramie brakuje rozbicia kwoty dofinansowania na płatności i dotacje celowe. 474 RozbieŜność z harmonogramem płatności stanowiącym załącznik do umowy, w którym rozbicie na płatności i dotacje celowe jest wymagane. 158 Proponujemy rezygnację z podawania tych danych przez beneficjenta. Źródła finansowania będą podawane w treści umowy o dofinansowanie, w wezwaniu do zwrotu i w informacji dla beneficjenta. 475 Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego Załącznik nr 3 – Wniosek o płatność RozwaŜenia wymaga rozbicie we Wniosku źródeł finansowania na budŜet środków europejskich i współfinansowanie krajowe Pole (15_) Załączniki: (…) 2. Wyciągi bankowe /potwierdzenia transakcji lub inny dokument potwierdzający poniesienie wydatku z wyodrębnionego rachunku projektu lub wyciągi bankowe/potwierdzenia transakcji lub inny dokument potwierdzający poniesienie wydatku z innych rachunków bankowych potwierdzające poniesienie wydatków ujętych we wniosku o płatność Pole (15_) Załączniki: (…) 4 Raporty kasowe (bez załączników) lub podpisane przez beneficjenta zestawienie płatności gotówkowych objętych wnioskiem o płatność (kserokopia za zgodność z oryginałem) Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku – IP II stopnia Załącznik nr 3 – Wzór wniosku o płatność Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku – IP II stopnia Załącznik nr 3 – Wzór wniosku o płatność Urząd Marszałkowski w Łodzi Zał 3 Str 94 pkt 4 Usunąć wiersze „w tym wydatki personelu” Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku – IP II stopnia Załącznik nr 3 wzór wniosku o płatność oraz nr 4 Instrukcja wypełniania wniosku o płatność NaleŜy doprecyzować informację dotyczącą rozliczania wkładu niepienięŜnego we wniosku o płatność: 1) Czy powinno się uwzględniać wkład niepienięŜny w Tabeli 9? Zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie wkład własny dzieli się na : wkład niepienięŜny i wkład prywatny, natomiast zgodnie z wnioskiem o płatność (Tabela 9) wkład własny dzieli się na: budŜet państwa, budŜet jednostek samorządu terytorialnego, inne krajowe środki publiczne oraz wkład prywatny (nie wyróŜnia się pojęcia wkładu 476 477 Kwesta weryfikacji poprawności dokonywanych zwrotów na odpowiednie rachunki BGK oraz IP/IP2 Uwaga nieuwzględniona W konsekwencji do uwagi numer 5. Uwaga uwzględniona W związku z faktem, iŜ zgodnie z podrozdziałem 3.1.2 Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność w pkt III wymieniono raporty kasowe(bez załączników) lub podpisane przez beneficjenta zestawienie płatności gotówkowych objętych wnioskiem o płatność (kserokopia za zgodność z oryginałem) jako załącznik do wniosku o płatność – dodano brakujący załącznik nr 4. Próba o ujednolicenie – brak danych we wniosku o dofinansowanie Uwaga uwzględniona 478 479 Doprecyzowanie Instrukcji wypełniania wniosku o płatność Pole wypełniane jest w stosunku do tych projektów, w których jest obowiązek monitorowania tych wydatków w związku z zapisami dotyczącymi zmian w projecie. Tak, jako wkład własny prywatny lub jst. 159 niepienięŜnego) czy zatem wkład niepienięŜny naleŜy uwzględniać w tabeli 9 w kolumnie wkład prywatny ,czy teŜ nie? To jest koszt bezpośredni. 2) Załącznik 1 - zgodnie z instrukcją naleŜy ująć wkład niepienięŜny w „Kolumnie 1 – numer dokumentu potwierdzającego wydatkowanie środków lub wniesienie wkładu niepienięŜnego”, natomiast w związku z faktem, iŜ nie jest to ani koszt pośredni ani koszt bezpośredni nasuwa się wątpliwość: W której części Załącznika Nr 1 naleŜy wykazać wkład niepienięŜny: w kosztach pośrednich czy w kosztach bezpośrednich? 3 ) Czy jest konieczne wskazywanie źródła finansowania wkładu niepienięŜnego w kolumnie nr 10, czy naleŜy to pole pozostawić puste? Jeśli jest konieczne wskazywanie źródła finansowania, to czy w Tabeli 8 nie naleŜałoby zamieścić dodatkowej kolumny w tym wkład niepienięŜny? Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku – IP II stopnia Załącznik nr 3 wzór wniosku o płatność oraz nr 4 Instrukcja wypełniania wniosku o płatność Pkt 9 Rozliczenie kwoty dofinansowania i wkładu własnego wniosku beneficjenta o płatność. Zgodnie z instrukcją w wierszu 2 naleŜy wskazać środki otrzymane przez beneficjenta. W instrukcji naleŜałoby dodać iŜ są to środki otrzymane przez beneficjenta pomniejszone o zwrócone środki niewykorzystane. WUP Kraków Załącznik nr 4 – Instrukcja wypełniania wniosku o płatność (9_) Rozliczenie kwoty dofinansowania i wkładu własnego Powinno być jasno określone, Ŝe kwota jest pomniejszona o zwrócone przez beneficjenta nieprawidłowości, o ile nie zostały przekazane do ponownego wykorzystania. 480 (2)Środki przekazane dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki 481 Tak Jest to istotne ze względu na wiersz 6 kwota pozostająca do rozliczenia w kolejnym wniosku. JeŜeli zdarzy się tak, Ŝe beneficjent zwróci środki niewykorzystane w trakcie realizacji projektu, to kwota do rozliczenia powinna być pomniejszona o zwrócone środki, poniewaŜ oszczędności, czyli środki niewykorzystane i zwrócone traktowane są jako rozliczone. Uwaga uwzględniona Kwota faktycznie przekazanych transz dotacji wg harmonogramu płatności jest róŜna od kwoty, jaka pozostaje w przypadku gdy beneficjent zwróci wydatki niekwalifikowalne wynikające z nieprawidłowości. Wprowadza to beneficjenta w błąd i generuje nieprawidłowy % rozliczenia. Uwaga uwzględniona kwota 160 dofinansowania(PLN) : IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Załącznik nr 4 do umowy: Wzór harmonogramu płatności Planowane wydatki podzielić na dwie kolumny „planowane wydatki z dofinansowania” i „planowane wydatki w ramach wkładu własnego” Niezbędne przy ocenie wydatkowania projektów objętych pomocą publiczną. Wymóg zbędny, który obciąŜałby beneficjentów. niepotrzebnie Załącznik nr 3 – Wzór wniosku o płatność pkt. 10 Harmonogram 482 Urząd Marszałkowski w Łodzi Zał. 4 pkt 9 ppkt 2) WUP Toruń Załącznik nr 4 do umowy: Wzór harmonogramu płatności IP-Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Załącznik nr 4 -Instrukcja wypełniania WBoP IP-Urząd Marszałkowski Województwa Załącznik nr 4 -Instrukcja wypełniania WBoP 483 484 485 486 W przypadku przedłuŜającego się zatwierdzenia wniosku o płatność i wpływających kolejnych wniosków o płatność, zapis, Ŝe jest to łączna kwota otrzymanych transz na dzień sporządzenia pierwotnej wersji wniosku powoduje, Ŝe w wierszu „kwota pozostająca do rozliczenia w kolejnym wniosku” pojawia się kwota ujemna. Proponujemy zmianę wzoru harmonogramu płatności poprzez wypełnianie wszystkich pól w wierszu dot. 1 transzy. NaleŜy przyjąć, iŜ w przypadku I transzy w kolumnie: - Kwota transzy dofinansowania wskazuje się transzę, która zostanie przekazana beneficjentowi na podstawie umowy o dofinansowanie, - Okres za jaki będzie składany wniosek o płatność (od … do… – wskazany w ujęciu maksymalnie kwartalnym) wskazywał będzie okres w jakim rozliczana będzie ww. transza, - Kwota planowanych całkowitych wydatków do rozliczenia – wydatki, które zostaną poniesione w okresie wskazanym w kolumnie wcześniej i w odniesieniu do przekazanej transzy. Takie jest załoŜenie. Zmiana ta zwiększy przejrzystość i czytelność harmonogramu płatności. Uwaga nieuwzględniona Obecny sposób jest zrozumiały i czytelny dla większości a wprowadzenie zmian niepotrzebnie wzbudziłoby zamieszanie wśród beneficjentów. IP proponuje ujęcie w Instrukcji wypełniania wniosku o płatność informacji, iŜ WBoP musi być zgodny z Wnioskiem o Dofinansowanie Projektu obowiązującym na dzień sporządzania pierwotnej wersji WBoP Przykładowy harmonogram płatności jest niezgodny z załącznikiem nr 4 do umowy o Uwaga nieuwzględniona Zapis wynika z treści Zasad. Uwaga uwzględniona 161 Pomorskiego Wojewódzki Urząd Pracy w Olsztynie dofinansowanie projektu Załącznik nr 4 – Instrukcja wypełniania wniosku o płatność Przykład wypełniania Harmonogramu płatności (str. 103) przedstawiono na wzorze z poprzednich Zasad finansowania z 25.03.2009r.. 487 Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku – IP II stopnia Załącznik nr 4 – Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (15_) Załączniki: (…) Załącznik 3 Wyciągi bankowe bankowe /potwierdzenia transakcji lub inny dokument potwierdzający poniesienie wydatku (kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem) z wyodrębnionego rachunku projektu, w którym środki przekazywane są w formie zaliczki lub wyciągi bankowe/potwierdzenia transakcji lub inny dokument potwierdzający poniesienie wydatku z innych rachunków bankowych potwierdzające poniesienie wydatków ujętych we wniosku o płatność Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku – IP II stopnia Załącznik nr 4 – Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (15_) Załączniki: (…) Załącznik 4 Raporty kasowe (bez załączników) lub podpisane przez beneficjenta zestawienie płatności gotówkowych objętych wnioskiem o płatność (kserokopia za zgodność z oryginałem) Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku – IP II stopnia Załącznik nr 4 – Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta Ad. 1 Tabela „Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem” (do wyboru) Kolumna 1 – numer dokumentu potwierdzającego 488 489 490 Przykład wypełniania Harmonogramu płatności (str. 103) powinien być przedstawiony na nowym, zmienionym wzorze Harmonogramu płatności (ze str. 89). Zgodnie z Zasadami finansowania w ramach PO KL (podrozdział 3.1.2 Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność) Instytucja Pośrednicząca/Instytucja WdraŜająca (Instytucja Pośrednicząca II stopnia) moŜe wymagać wyciągi bankowe z innych rachunków bankowych potwierdzających poniesienie wydatków ujętych we wniosku o płatność, dlatego teŜ w polu (15_) nie moŜna ograniczać się tylko do wyciągów bankowych z wyodrębnionego rachunku projektu. W związku z faktem, iŜ zgodnie z podrozdziałem 3.1.2 Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność w pkt III wymieniono raporty kasowe(bez załączników) lub podpisane przez beneficjenta zestawienie płatności gotówkowych objętych wnioskiem o płatność (kserokopia za zgodność z oryginałem) jako załącznik do wniosku o płatność – dodano brakujący załącznik nr 4. Mając na uwadze dokonywanie przez IZ kontroli krzyŜowej wskazane byłoby, Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona 162 Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku – IP II stopnia o płatność w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Załącznik nr 4 – Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wydatkowanie środków lub wniesienie wkładu niepienięŜnego/amortyzacji (nie naleŜy podawać nazwy dokumentu) aby w tej kolumnie beneficjenci nie dopisywali np. lista płac, itp. Pkt (3_) Proszę dopisać: Nazwa Beneficjenta powinna być zgodna z nazwą wprowadzoną w umowie o dofinansowanie do KSI SIMIK Generator Wniosków Płatniczych nie pozwala eksportować do KSI SIMIK wniosku o płatność, gdy nazwa Beneficjent jest nie zgodna z umową o dofinansowanie wprowadzoną do KSI SIMIK (ta nazwa z kolei jest identyczna jak we wniosku o dofinansowanie wprowadzonym za pomocą GWA). Jest to niezbędne ze względu na fakt, iŜ GWP nie pozwala importować wniosku o płatność do KSI SIMIK, gdy np. numer księgowy jest nie wypełniony, a ma to czasami miejsce w przypadku np. rozliczania wkładu prywatnego. Ponadto w Zał. 1 przy rozliczaniu wkładu prywatnego Beneficjent nie wpisuje daty zapłaty więc znów jest niewypełnione pole. Natomiast Generator Wniosków Płatniczych nie pozwoli na wprowadzenie takiego wniosku o płatność, w związku z tym dobrze by było gdyby Instrukcja przewidziała jaką datę zapłaty naleŜy wprowadzić do zał. 1 jeśli takiej daty nie ma, a Generator Wniosków Płatniczych wyświetla kalendarz i jednocześnie nie pozwala na inne rozwiązanie. 491 Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku – IP II stopnia 492 Załącznik nr 4 – Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Ad. 1 Tabela „Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem” (do wyboru) Proszę o dopisanie, aby w zał. 1 nie pozostawiać pustego miejsca. Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona Jest to istotny problem, ze względu na fakt, Ŝe jeśli Wnioski o płatność nie będą 163 mogły zostać importowane do KSI SIMIK wówczas mimo, Ŝe wniosek Instytucja Pośrednicząca / Instytucja WdraŜająca zatwierdziła, nie moŜe zostać przedstawiony do refundacji wydatków. Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku – IP II stopnia Załącznik nr 4 – Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Ad. 1 Tabela „Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem” (do wyboru) Kolumna 5 – nazwa towaru lub usługi wykazanych w odpowiedniej pozycji w dokumencie księgowym; jeŜeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT, moŜliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z dokumentu księgowego (w przypadku wystąpienia róŜnych stawek, pozycje z faktury naleŜy pogrupować według stawek VAT). 493 Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy w Wałbrzychu – Filia Wrocław Uwaga nieuwzględniona Wydaje się, Ŝe nie ma takiej konieczności. Uwaga uwzględniona Załącznik nr 4 – Instrukcja wypełniania wniosku o płatność (10_) Harmonogram płatności na kolejne okresy rozliczeniowe Dodano (w przypadku wystąpienia róŜnych stawek, pozycje z faktury naleŜy pogrupować według stawek VAT), poniewaŜ zgodnie z Instrukcją, która jest w aktualnie obowiązującym Generatorze Wniosków Płatniczych 2.1.6 widnieje taki zapis, a w Zasadach finansowania brak tego zapisu. Poza tym zgodnie kolumną 8 kwota dokumentu netto róŜnica pomiędzy wartościami w kol. 7 i 8 moŜe wynikać wyłącznie z podatku VAT, co nie jest widoczne, poniewaŜ w tym VAT dotyczy kwoty kwalifikowalnej, która nie zawsze jest równa kwocie dokumentu brutto, poniewaŜ rozliczana jest wg innej stawki VAT niŜ cała wartość bruttto faktury, dlatego teŜ pogrupowanie wg stawek VAT w kol. 5 pozycji z faktur pozwoli na zidentyfikowanie kwoty netto i VAT. IW (IP2) proponuje zmianę zapisu: Harmonogramy płatności załączane są nie tylko do umów o dofinansowanie projektu, ale takŜe, m.in. do projektu/umowy ramowej/Uchwały. 494 164 Jako okresy rozliczeniowe w pkt. (10_) naleŜy rozumieć okresy rozliczeniowe wskazane w harmonogramie płatności załączonym do umowy o dofinansowanie projektu. Jako okresy rozliczeniowe w pkt. (10_) naleŜy rozumieć okresy rozliczeniowe wskazane w harmonogramie płatności załączonym do umowy o dofinansowanie projektu/umowy ramowej/Uchwały. Załącznik nr 4 – Instrukcja wypełniania wniosku o płatność (…) (2_(10)) Wnioskowana kwota: Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy w Wałbrzychu Filia Wrocław Szare pola powinny zostać wypełnione przez instytucję weryfikującą i zatwierdzającą wniosek o płatność: (…) (9b) – w części objętej pomocą publiczną (PLN) – naleŜy wpisać tę część wydatków z pkt 9a, które odnoszą się do udzielonej pomocy publicznej (a więc z wyłączeniem środków prywatnych); (…) 495 IW (IP2) proponuje zmianę zapisu: (…) (9b) – w części objętej pomocą publiczną (PLN) – naleŜy wpisać tę część wydatków z pkt 9a, które odnoszą się do udzielonej pomocy publicznej (a więc z wyłączeniem środków prywatnych) pomniejszoną o wydatki dotyczące pomocy publicznej wykazane w pkt. 7 wniosku o płatność; (…) Wprowadzone od 1 lipca br. zasady rozliczania korekt finansowych i nieprawidłowości regulują wprowadzanie danych do KSI SIMIK i rozliczanie wydatków oprócz prawidłowego wypełniania punktu 9b we wniosku beneficjenta . Zgodnie z przyjętymi zasadami moŜna określić wartość zrealizowanych wydatków w ramach projektu, którą stanowić będzie róŜnica poniesionych wydatków wprowadzonych do systemu (nie pomniejszonych o korekty finansowe i nieprawidłowości) i wydatków ujętych w rejestrze obciąŜeń na projekcie. Nie ma natomiast takiej moŜliwości odnośnie wydatków objętych pomocą publiczną. W korektach finansowych wniosku beneficjenta o płatność nie są zawierane dodatkowe informacje na temat tego, iŜ jest to wydatek związany z pomocą publiczną. Uwaga nieuwzględniona W pkt 9b mowa o wydatkach objętych wnioskiem a więc nie moŜna odjąć kwoty korekt finansowych. Ponadto, PUP ma obowiązek 165 wystawić zaświadczenie o udzielonej pomocy. Jednak w przypadku, gdy nastąpią zwroty, np. niewykorzystanych środków, PUP zobowiązany jest do skorygowania tego zaświadczenia. Z tego teŜ względu, jeŜeli w bazie danych z KSI podana zostanie beneficjentowi wartość udzielonej pomocy publicznej i następnie beneficjent określi udziału pomocy dla MSP w przekazanej pomocy publicznej oraz pomocy de minimis to będzie to wartość zawyŜona o wartości wydatków dotyczących pomocy publicznej wykazanej w korektach finansowych. Co więcej, jeŜeli w punkcie 9b wartości pomocy publicznej nie będzie pomniejszona o wykazane wydatki dotyczące pomocy publicznej ujęte w punkcie 7 wniosku o płatność to suma wartości z wniosków o płatność przewyŜszy zaplanowaną wartość pomocy publicznej z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie (wynika z faktu, iŜ dokonane zwroty środków roku bieŜącego na konto projektu mogą być wykorzystane w danym roku budŜetowym). 496 Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy w Wałbrzychu Filia Wrocław Załącznik nr 4 – Instrukcja wypełniania wniosku o płatność (9_) Rozliczenie Rozszerzenie zapisu. IW (IP2) proponuje rozszerzenie zapisu o projekty systemowe realizowane przez Powiatowe Urzędy Pracy w ramach Poddziałania 6.1.3. Uwaga uwzględniona 166 kwoty dofinansowania i wkładu własnego (…) W przypadku projektów systemowych ośrodków pomocy społecznej i powiatowych centrów pomocy rodzinie w Poddziałaniach 7.1.1 i 7.1.2 w pierwszym roku realizacji projektu systemowego naleŜy wykazać dane wynikające z wniosku o dofinansowanie projektu. Niemniej jednak w kolejnych latach budŜetowych do wydatków wynikających z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu na kolejne lata budŜetowe dodawane są wydatki zatwierdzone przez Instytucję Pośredniczącą / Instytucję WdraŜającą (Instytucję Pośredniczącą II stopnia) wykazane w rocznym bilansie realizacji projektu systemowego(wydatk 167 i kumulatywne). UMWM / WUP Kraków Załącznik nr 5 Pytanie 13 oraz 13.3 podobnie odnosi się do kolumny 4 tabeli 4. Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku – IP II stopnia Załącznik nr 5 Pytanie 13 oraz pytanie 13.3 dotyczą tego samego Załącznik nr 5 Wzór minimalnego zakresu listy kontrolnej do weryfikacji wniosku o płatność Pkt.13.5 weryfikacji formalnorachunkowej -str. 108 NaleŜy doprecyzować pytanie czy kwota wydatków pośrednich w przypadku rozliczania ryczałtem przekracza ustalony limit procentowy…” powinno być pytanie czy kwota wydatków pośrednich w przypadku rozliczania ryczałtem jest zgodna (tj. równa) z ustalonym limitem procentowym wskazanym w umowie o dofinansowanie…” 497 498 499 UM Łódź 500 PARP Załącznik nr 6 do umowy o dofinansowanie: Wzór oświadczenia o wyraŜeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych Cały dokument W dokumencie środki UE funkcjonują pod nazwą środki wspólnotowe. Określenie powinno brzmieć środki europejskie 501 WUP Poznań 502 Umieszczenie w Zasadach finansowania PO KL zapisu Wątpliwość: czy w pytaniu 13. zapis nie powinien być ogólniejszy, tym bardziej, Ŝe pozostałe pytania w ramach 13 nawiązują do róŜnych części tabeli. Proponuje się pozostawienie pytania 13.3 Pytanie 13 zawiera podpunkty odnoszące się do szczegółowej weryfikacji o której mowa w pkt 13. Zgodnie z zasadami nie będzie moŜna rozliczać wydatków pośrednich rozliczanych ryczałtem kumulatywnie, dlatego istotne jest doprecyzowanie iŜ kwota wydatków pośrednich rozliczanym ryczałtem nie moŜe przekraczać limitu ani tez nie moŜe być niŜsza bo beneficjent nie będzie miał moŜliwości rozliczenia kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem kumulatywnie na koniec realizacji projektu. w treści oświadczenia brak miejsca na wpisanie imienia i nazwiska uczestnika, co w przypadku złoŜenia przez uczestnika nieczytelnego podpisu (co się często zdarza) sprawia, Ŝe cały dokument nie jest identyfikowalny W 2010 Ustawa o finansach publicznych w związku z wprowadzeniem nowego systemu płatności wprowadzi definicję „środków europejskich” – art. 5 ust. 3 pkt 1, 2 i 4 ufp. Zgodnie z pismem MRR z dnia 14.09.2009 r. DZF-IV- Uwaga uwzględniona Pytanie 13 zawiera podpunkty odnoszące się do szczegółowej weryfikacji o której mowa w pkt 13. Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona 168 dotyczącego zakładania lokat bankowych od środków dotacji rozwojowej (w tym lokaty overnight). 92262562-AB/09 w nowelizacji Zasad finansowania PO KL miał zostać zamieszczony zapis dotyczący moŜliwości zakładania lokat od środków dotacji rozwojowej w przypadku projektów realizowanych przez jednostki samorządu terytorialnego (6.1.3). Załączniki W opinii IW (IP2) istnieje konieczność wprowadzenia do Zasad finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki załącznika zawierającego Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki dla beneficjentów będących państwowymi jednostkami budŜetowymi. W celu ujednolicenia wzorów dokumentów stosowanych przez wszystkie IP oraz instytucje wdraŜające (Instytucje Pośredniczące II stopnia) sugeruje się przygotowanie wzoru minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie dla beneficjentów będących państwowymi jednostkami budŜetowymi. Zasada konkurencyjności Beneficjent moŜe wprowadzić w zapytaniu ofertowym wymagania dotyczące zatrudnienia osób niepełnosprawnych, bezrobotnych lub osób o których mowa przepisach o zatrudnieniu socjalnym; Kryterium moŜe dotyczyć równieŜ wyboru ofert tylko złoŜonych przez podmioty ekonomii społecznej. Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy w Wałbrzychu – Filia Wrocław 503 Cezary MiŜejewski 504 Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 505 Kryteria oceny, o których mowa w pkt. 3) mogą określić wymagania dotyczące zatrudnienia osób niepełnosprawnych, bezrobotnych lub osób o których mowa przepisach o zatrudnieniu socjalnym. Kryterium moŜe dotyczyć równieŜ wyboru ofert tylko złoŜonych przez podmioty ekonomii społecznej. Wytyczne kompletnie nie odnoszą się do zakresu ewidencji, jaką mają prowadzić instytucje współpracujące z BGK jako IP, IW a takŜe realizujące projekty własne w oparciu o zlecenia płatności przekazywane do BGK. Pozostaje tu więc kwestia: - ewidencjonowania rozrachunków z wykonawcami - jeŜeli zostanie wystawiona faktura na beneficjenta to powstaje zobowiązanie które trzeba ująć bilansowo. Jak księgować Uwaga uwzględniona Uwaga nieuwzględniona Zapisy są zbyt szczegółowe i moŜliwe na podstawie obecnych zapisów. Szczegółowe kwestie księgowe nigdy nie były przedmiotem Zasad finansowania. Jednocześnie w zakresie projektów własnych SW ustalono system zaliczkowy, wiec wydatki będą ponoszone na dotychczasowych zasadach. 169 zapłatę z obcego rachunku bez wyciągu bankowego i jak uwolnić się od tego zobowiązania? - rozrachunki z pracownikami – opłacanymi z rachunku dysponenta wyŜszego stopnia. Jak księgować listę płac w kontekście zapłaty z obcego rachunku i braku wyciągów bankowych? W tych obydwu przypadkach istnieje oczywiście moŜliwość potraktowania płatności z konta środków europejskich jako swoistej cesji płatności. Wtedy jednak naleŜałoby samo wystawienie zlecenia potraktować jak powstanie naleŜności jednostki od funduszy a zrealizowanie płatności jako zrealizowanie tej naleŜności. Taki sposób ujęcia operacji pozwoliłby na realizację całego zobowiązania wobec dostawców /pracowników, a takŜe uzasadniałby rozliczenie całości kosztów projektu w ramach ewidencji jednostki. Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 506 Pozostaje teŜ kwestia instytucji wdraŜających przekazujących dofinansowanie beneficjentom wystawiając zlecenie płatności ze środków europejskich. - umowa finansowania projektu posługuje się określeniem przyznanie dofinansowania. I płatność jest podzielona. W części dokonywana przez podmiot nie będący stroną tej umowy. Jak jest odpowiedzialność za zaciągane zobowiązanie? Innymi słowy w przypadku sporu sądowego z beneficjentem i uzyskania przez niego klauzuli wykonalności np. w związku z przeciąganiem się opóźnień w finansowaniu, która jednostka zostanie wskazana w tej klauzuli? Idea wyłączenia środków projektowych z budŜetu jest bardzo właściwa w kontekście dotychczasowych doświadczeń i problemów. Idea ta materializuje się choćby w paragrafie 8 p. 12 minimalnego zakresu umowy finansowania projektu. Skoro więc w art. 184 ust. 1 nie dokonuje się rozróŜnienia na środki krajowe i dofinansowanie z UE ale uŜywa się jednego określenia wydatki na programy i projekty, czy nie byłoby moŜliwym określenie wspólnej procedury obowiązującej dla całości finansowania programu (wspólnotowego i krajowego). Konieczność zwracania z końcem roku budŜetowego 15% zdecydowanie komplikuje system rozliczeń niwelując pozytywny wpływ uproszczeń wprowadzanych w pozostałym zakresie. Zgodnie z wytycznymi proporcję 85/15 naleŜy utrzymywać na bieŜąco. Obowiązek rozliczania rocznego 15% będzie powodował brak moŜliwości korzystania przez beneficjenta z pozostających na rachunku Uwaga uwzględniona 170 DAP MSWiA § 9 ust 4 pkt 2 umowy o dofinansowanie DAP MSWiA § 12 ust. 3 umowy o dofinansowanie DAP MSWiA § 10 ust 6 umowy o dofinansowanie Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego Cały dokument Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa WyŜszego – Departament WdroŜeń i Innowacji Podrozdział 5 – Wynagrodzenia personelu 507 środków pochodzących z 85% do czasu do którego nie zostaną rozliczone i powtórnie przekazane środki finansowania krajowego. W art. 184 ust. 1 ustawa o finansach publicznych daje pełną swobodę takiego określenia procedur programowych aby słuŜyły one jak najlepiej realizacji tego programu. NaleŜałoby dąŜyć do wykorzystania tej moŜliwości. Zgodnie z Zasadami środki współfinansowania [krajowego] powinny zostać przekazane przez dysponenta (jeŜeli nie podpisał w tym zakresie stosownej umowy z BGK) w tym samym terminie co środki płatności – wobec powyŜszego określanie „sztywnego” terminu (do 10 dni roboczych)- w umowie o dofinansowanie jest bezpodstawne. Błędne odwołanie do § 9 ust.3 (powinno być § 9 ust.4) Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona 508 509 „W przypadku niezłoŜenia wniosku o płatność na kwotę stanowiącą co najmniej 70% łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz dofinansowania lub w terminie wynikającym z harmonogramu płatności, od środków pozostałych do rozliczenia, przekazanych w ramach zaliczki, nalicza się odsetki…” – naleŜy zaznaczyć w treści umowy, iŜ powyŜsze nie dotyczy wniosków, które nie rozliczają 70 % otrzymanych środków, co wynika z Harmonogramie płatności. NaleŜy ujednolicić stosowaną terminologię. Np. odnośnie harmonogramu płatności w „Zasadach…” uŜywane są następujące nazwy do ww. harmonogramu: - harmonogram dokonywania wydatków, - harmonogram płatności, - harmonogram realizacji projektu. Vide: przypis nr 8 Zasad finansowania PO KL (str. 19). Proponuje się uszczegółowienie pkt 8 o następujący zapis – „co do zasady osoby pobierające wynagrodzenie w ramach zadania zarządzanie projektem nie powinny wykonywać innych zadań/funkcji w projekcie”. Zapis w niniejszym punkcie dotyczy łączenia funkcji w kilku projektach. Proponuje się, aby powyŜsze odnosiło się takŜe do łączenia funkcji w ramach jednego projektu. Z doświadczeń wynikających z dotychczas realizowanych projektów w Priorytecie IV wynika, iŜ osoby z zarządzania projektem, wykonują wiele innych zadań i funkcji w pozostałych zadaniach, na podstawie odrębnych umów. W opinii MNiSW, wykonywanie przez osoby, które mają koordynować i dbać o prawidłową realizację projektu Uwaga uwzględniona Uwaga uwzględniona 510 511 Uwaga nieuwzględniona Zapis zgodny z Wytycznymi 171 WUP Kraków Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu § 9 ust 2 Wstawić przypis do § 9 ust 2 „Nie dotyczy Beneficjentów będących jednostkami sektora finansów publicznych” WUP Kraków Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu § 16 ust 2 i 3 Wstawić przypis do § 16 ust 2 i 3 „Nie dotyczy projektów badawczych lub informacyjno-promocyjnych” od strony administracyjnoorganizacyjnej, innych funkcji w projekcie, niesie za sobą ryzyko obniŜenia jakości wykonywanych zadań. Ponadto, na etapie realizacji projektu, niejednokrotnie okazuje się, iŜ rozbudowane struktury zarządzania projektem wskazane na etapie wnioskowania o środki, sprowadzają się do wykonywania zadań przez te same osoby. Zapis § 9 ust 2 nie dotyczy Beneficjentów będących jednostkami sektora finansów publicznych Uwaga uwzględniona 512 Zapis § 16 ust 2 i 3 nie dotyczy projektów badawczych lub informacyjno-promocyjnych Uwaga nieuwzględniona Wynika to bezpośrednio z formularzy. 513 UMWM / WUP Kraków 514 Wzór umowy o dofinansowanie Art.10 pkt 6 W przypadku niezłoŜenia wniosku o płatność na kwotę stanowiącą co najmniej 70% łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz dofinansowania lub w terminie wynikającym z harmonogramu płatności, od środków pozostałych do rozliczenia, przekazanych w ramach zaliczki, nalicza się odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złoŜenia wniosku o płatność. Czy to oznacza, Ŝe odsetki będą naliczane tylko w sytuacji, jeśli beneficjent nie rozliczy 70% transzy, a nie zawsze jeśli nie wykaŜe kwoty zgodnie z harmonogramem płatności? Czy w związku z powyŜszym, nie moŜna przekazać beneficjentowi transzy w wyŜszej wysokości, niŜ takiej, którą rozliczy w 70% w najbliŜszym wniosku o płatność tzn. nie ma moŜliwości ustalenia harmonogramu płatności tak, Ŝe beneficjent dostaje wysoką pierwsza transzę i pierwszym wnioskiem o płatność nie rozlicza 70% i nie wnioskuje o Uwaga uwzględniona 172 WUP Kraków 515 WUP Kraków Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu § 30 pkt 3 Instrukcja do WNP Ustawy z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. 2009r. Nr 84, poz 712) (2_(7)) NaleŜy wpisać okres realizacji projektu określony w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu. W przypadku projektów systemowych (7.1) naleŜy wskazać kumulatywnie okres realizacji projektu kolejną? Aktualizacja podstawy prawnej Całość wniosku o płatność wypełniana jest kumulatywnie w przypadku projektu systemowych w ramach Priorytetu VII, dlatego w pkt 2.7 równieŜ naleŜy brać pod uwagę kumulatywnie cały okres. Uwaga uwzględniona Uwaga niezrozumiała 516 WUP Toruń Wzór wniosku o płatność Proponujemy rozbicie kwoty wnioskowanej w harmonogramie płatności we wniosku o płatność na płatność i dotację celową. 517 WUP Toruń 518 WUP Toruń 519 WUP Toruń 520 W związku z faktem, iŜ od dnia 1 stycznia 2010 r. zaczną obowiązywać Zasady finansowania PO KL będące obecnie przedmiotem konsultacji, prosimy o udzielnie informacji, które Zasady będą obowiązywały w stosunku do projektów: • których realizacja rozpoczęła się w tym roku bądź w latach poprzednich, • które uzyskają dofinansowanie w 2010 r. w wyniku konkursów ogłoszonych w 2009 r. Ponadto czy w uzasadnionych przypadkach (niezaleŜnych od beneficjenta, np. przedłuŜająca się procedura przetargowa w ramach PZP) moŜliwe jest wyraŜenie zgody na zmianę harmonogramu, który pozwalałby na złoŜenie wniosku cząstkowego i tym samym na odstąpienie od naliczania odsetek? Termin złoŜenia wniosku o płatność wynika z umowy o dofinansowanie – a nie z harmonogramu płatności. Kwota transzy dofinansowania w harmonogramie płatności stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie wskazana jest w podziale na płatność i dotację celową, natomiast w harmonogramie płatności we wniosku o płatność nie ma podziału na ww. źródła. Nowe zasady dotyczące przepływów finansowych będą obowiązywały wszystkich od 1.01.2010 – co z pozostałymi zmianami (kwoty ryczałtowe, koszty pośrednie, koszty zarządzania itp). Wydaje się uzasadnione, aby w sytuacjach niezawinionych przez beneficjenta, na jego wniosek moŜliwe było zaakceptowanie takiej zmiany. W harmonogramie płatności wskazany jest okres rozliczeniowy za jaki składany jest wniosek o płatność. Uwaga nieuwzględniona Uregulowania w przepisach przejściowych. Uwaga uwzględniona DO decyzji IP /IW Uwaga słuszna ale nie wiadomo, do której części dokumentu jest ta uwaga. 173
