Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia na szkolenia dla liderów

OP-IV.272.95.2013.WIR
Załącznik nr 1 do SIWZ
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
na szkolenia dla liderów działających na rzecz rozwoju obszarów wiejskich
wspierające proces utworzenia szlaku Greenways
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA – od podpisania umowy do 15 grudnia 2013
Organizacja warsztatów szkoleniowych dla 27 przedstawicieli z 9 LGD
Etapy realizacji
Wykonawca przedmiotu zamówienia zobowiązany będzie do umieszczenia na
wszelkich materiałach informacyjnych, promocyjnych, szkoleniowych i banerach
reklamowych informacji o źródle finansowania oraz do należytego wyeksponowania
udziału Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich i Województwa Lubelskiego na każdym
etapie trwania przedsięwzięcia (szkolenia),a w szczególności umieszczenia flagi
UE, herbu województwa lubelskiego, logotypów KSOW i PROW, zgodnie
z aktualną księgą wizualizacji PROW 2007-2013 dostępną na stronie
www.minrol.gov.pl.
Wykonawca do 15 grudnia 2013 r. wykona z całości przedmiotu zamówienia
pełne sprawozdanie w wersji papierowej i elektronicznej, w sprawozdaniu winny
znaleźć się informacje i materiały z kolejnych etapów przedmiotu zamówienia
(miejsce, termin, podpisane przez uczestników szkolenia listy obecności zgodne ze
wzorem przekazanym przez Zamawiającego, wszelkie materiały informacyjne,
promocyjne i szkoleniowe oraz dokumentacja fotograficzna z każdego etapu
szkolenia). Wszystkie materiały użyte w czasie szkolenia winny zawierać
informację o źródle finansowania z widocznymi logotypami zgodnymi z aktualną
księgą wizualizacji PROW 2007-2013. Sprawozdanie winno być przekazane
Zamawiającemu w wersji papierowej i elektronicznej na nośniku (po trzy
egzemplarze, jeden egzemplarz musi zawierać oryginalne listy obecności dwa
pozostałe kopie list obecności).
Etap I
Faza przygotowawcza
- przeprowadzenia badania ankietowego dotyczącego potrzeb związanych
z rozwojem, pod kątem turystycznym, podmiotów i osób fizycznych z obszaru
działania 9 LGD - LGD Dolina Giełczwi, LGD Krasnystaw PLUS, LGD Nasza
Nadzieja, LGD Polesie, LGD Poleska Dolina Bugu, LGD Promenada S12, LGD
Zapiecek, LGD Jagiellońska Przystań, LGD Doliną Wieprza i Leśnym Szlakiem.
Badanie ankietowe na grupie min. 90 podmiotów i osób fizycznych wybranych
przez LGD (po min. 10 podmiotów z każdego LGD)
- przeprowadzenia analizy dziedzictwa kulturowego i przyrodniczego, atrakcji
turystycznych oraz zagospodarowania turystycznego z obszaru działań 9 LGD
uczestniczących w projekcie.
- na podstawie przeprowadzonych badan ankietowych i przeprowadzonej analizy,
przygotowanie wstępnych założeń koncepcyjnych do planowanego szlaku
oraz programu warsztatów, w formie papierowej i elektronicznej w ilości 12
egzemplarzy, do akceptacji Zamawiającego.
Termin realizacji fazy przygotowawczej – 14 dni od daty podpisania umowy.
Zamawiający ma termin 1 tygodnia do zaakceptowania wstępnych założeń
i programu warsztatów od daty otrzymania materiałów.
Etap II
Zorganizowanie konferencji poświęconej tworzeniu Szlaku Greenways na
Lubelszczyźnie.
Termin: wrzesień
Miejsce: Muzeum Wsi Lubelskiej (Lublin)
Nabór uczestników konferencji.
W ramach zadania Wykonawca zapewni nabór 60 uczestników konferencji, w tym:
a) w konferencji winny wziąć osoby z Lokalnych Grup Działania z terenu
województwa Lubelskiego, samorządów gminnych i powiatowych, przedstawicieli
Samorządu Województwa Lubelskiego, organizacji turystycznych i kulturalnych
działających na terenie województwa. Wśród zaproszonych osób powinni znaleźć
się szefowie wymienionych organizacji i instytucji, członkowie zarządów i aktywni
działacze, przedstawiciele świata i nauki zainteresowani przedmiotem konferencji,
parlamentarzyści, europarlamentarzyści oraz osoby reprezentujące Ministerstwo
Rolnictwa i Rozwoju Wsi, Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego,
Ministerstwo Sportu i Turystyki, KSOW oraz 5 osób będących przedstawicielami
mediów.
W ramach naboru Wykonawca przygotuje i wyśle zaproszenia do potencjalnych
uczestników konferencji na podstawie listy przygotowanej przez Zamawiającego.
Zaproszenia muszą zawierać logotypy zgodne z księgą wizualizacji znaku PROW
2007-2013 dostępną na stronie www.minrol.gov.pl
Wykonawca przedstawi Zamawiającemu listę podmiotów i osób, do których zostały
skierowane zaproszenia w terminie dwóch tygodni przed rozpoczęciem konferencji.
Organizacja konferencji.
W ramach zamówienia Wykonawca zapewni:
a) salę konferencyjną na co najmniej 60 osób oraz zaplecze socjalne (sala w której
serwowany będzie obiad, bezpłatną szatnię dla uczestników konferencji oraz
bezpłatne toalety);
Sala konferencyjna musi być oznaczona logotypami zgodnymi z księgą wizualizacji
znaku PROW 2007-2013 dostępną na stronie www.minrol.gov.pl
b) przeprowadzenie konferencji zgodnie ze szczegółowym planem konferencji
przedstawionym przez Wykonawcę w terminie 31 dni od dnia podpisania umowy.
c) zapewnienie panelistów, prelegentów, wykładowców oraz prowadzącego
konferencję. W wypadku, gdy któraś z wymienionych osób nie będzie posługiwała
się językiem polskim Wykonawca zapewni tłumaczenie konsekutywne na język
polski.
d) zgromadzenie i weryfikację merytoryczną referatów i prezentacji;
e) obiad dla 60 uczestników konferencji w dniu pierwszym i drugim konferencji w
formie bufetu szwedzkiego, w tym 2 rodzaje zupy, 2 rodzaje mięsa, ryba, warzywa
gotowane, 3 rodzaje surówek, danie wegetariańskie, deser, napoje;
f) dwukrotne podanie serwisu kawowego dla 60 uczestników konferencji: kawa,
herbata, woda, soki, drobne przekąski;
g) wodę mineralną na stole panelistów podczas całej konferencji;
h) wyprodukowanie 60 teczek i długopisów dla uczestników konferencji. Teczki
muszą być oznaczone logotypami oraz zawierać nazwę konferencji. W teczkach
Wykonawca umieści długopisy i materiały konferencyjno-promocyjne uzgodnione
z Zamawiającym.
i) przygotowanie na konferencję roll-up’a zawierającego tytuł konferencji
opatrzonego wymaganymi logotypami oraz informację o źródle finansowania
i ustawienie go w centralnym punkcie Sali konferencyjnej.
OP-IV.272.95.2013.WIR
Załącznik nr 1 do SIWZ – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.
Strona 2 z 6
Organizacja wydarzenia towarzyszącego konferencji.
W ramach zadania Wykonawca zorganizuje wydarzenie towarzyszące konferencji
w formie prezentacji LGD z terenu województwa Lubelskiego oraz kiermaszu na
którym prezentowane będą: rękodzieło ludowe i artystyczne, kuchnia regionalna,
produkty tradycyjne, prezentacje samorządów lokalnych szczebla gminnego
i powiatowego, organizacji i firm działających w sferze turystyki i kultury.
Wydarzenie to odbędzie się w salach i pomieszczeniach przylegających do sali
konferencyjnej oraz w plenerze.
Miejsca wydarzeń towarzyszących i punkty informacyjne muszą być oznaczone
logotypami zgodnie z księgą wizualizacji znaku PROW 2007-2013 dostępną na
stronie www.minrol.gov.pl oraz informacją o źródle finansowania
Przygotowanie komunikatu prasowego z konferencji.
W ramach zadania Wykonawca przygotuje komunikat prasowy z konferencji
i przekaże Zamawiającemu do godziny 14:00 w pierwszym dniu konferencji.
Minimalna długość komunikatu to 2400 znaków.
Tekst komunikatu musi być tekstem autorskim. Tekst, a także jego fragmenty, nie
może pochodzić z innych publikacji. Zamawiający wymaga przeniesienia autorskich
praw majątkowych do ww. komunikatu.
Komunikat zostanie opatrzony informacją o źródle finansowania oraz logotypami
zgodnymi z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie
www.minrol.gov.pl
Wykonanie dokumentacji filmowej i fotograficznej z konferencji.
W ramach zadania Wykonawca zapewni wykonanie co najmniej 100 zdjęć, w tym
występujących panelistów i widoku sali z uczestnikami konferencji oraz zdjęć
z imprezy towarzyszącej. Zdjęcia muszą zawierać widoczną na sali wizualizację
informacji o źródle finansowania oraz logotypów zgodnych z aktualną księgą
wizualizacji PROW 2007-2013. Ponadto Wykonawca zapewni wykonanie filmu
promocyjnego z podkładem muzycznym i lektorem o długości min. 10 minut. Film
musi zawierać informację o projekcie, uczestnikach projektu, zdjęcia nakręcone z
konferencji i imprezy towarzyszącej oraz informację o źródłach finansowania.
Zdjęcia muszą być przekazane Zamawiającemu na nośniku elektronicznym (płyta
DVD)w ilości 15 sztuk. Film musi być przekazany na nośniku elektronicznym (płyta
DVD) w opakowaniu twardym, z wydrukowaną okładką w ilości 50 sztuk. Projekt
okładki musi być uzgodniony z Zamawiającym.
Zamawiający wymaga przeniesienia autorskich praw majątkowych do ww. zdjęć i
filmu.
Przygotowanie szczegółowego programu konferencji.
W ramach zadania Wykonawca opracuje szczegółowy program konferencji.
Szczegółowy program konferencji zawierać musi listę prelegentów, panelistów
i wykładowców.
Program zostanie opatrzony odpowiednimi logotypami i wydrukowany w 60
egzemplarzach i rozdany uczestnikom konferencji przed jej rozpoczęciem.
Szczegółowy program konferencji zostanie przekazany do zatwierdzenia
Zamawiającemu najpóźniej w terminie 14 dni od daty podpisania umowy.
Zapewnienie obsługi medialnej konferencji.
W ramach zadania Wykonawca zapewni patronaty medialne co najmniej 1 stacji
TV, 2 stacji radiowych i 4 redakcji prasowych.
Etap III
Dwudniowe warsztaty dla liderów – grupa 30 osób z terenu 9 LGD (po 3
osoby z terenu każdego LGD + 3 osoby z Sekretariatu Regionalnego KSOW)
Miejsce warsztatów – kwatera agroturystyczna lub pokoje gościnne na terenach
OP-IV.272.95.2013.WIR
Załącznik nr 1 do SIWZ – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.
Strona 3 z 6
wiejskich objętych projektem, maksymalnie w dwóch oddzielnych budynkach
zlokalizowanych na tej samej posesji.
Termin - wrzesień 2013,
-przygotowanie oraz przeprowadzenie 14-sto godzinnego warsztatu (godzina
zegarowa) w ciągu dwóch dni przez 2 trenerów – w tym praktyka lub koordynatora
Zielonego Szlaku,
- zapewnienia sali szkoleniowej z wyposażeniem (miejsca siedzące dla 30 osób,
sala szkoleniowa z wyposażeniem: laptop, projektor multimedialny, ekran, flipchart,
dostęp do internetu),
- serwis kawowy x 2 dni w skład jego wchodzi: kawa rozpuszczalna i parzona,
herbata czarna, owocowa i zielona, soki min 3 rodzaje, woda mineralna gazowana
i niegazowana, cukier, cytryna, śmietanka do kawy, ciastka kruche – min. 4
rodzaje.
- zapewnienia wyżywienia dla uczestników
-śniadanie w stylu szwedzkim składające się z dwóch przystawek na ciepło,
wędlina min. 4 rodzaje, sałatki min. 3 rodzaje, kawa, herbata, cukier, śmietanka do
kawy, ser żółty, twarożek,
-obiad x 2 dni składający się z zupy, drugiego dania (danie mięsne, ziemniaki lub
frytki, surówki min. 2 rodzaje, deseru (ciasto) i kompotu,
-kolacja w stylu szwedzkim składające się z dwóch przystawek na ciepło, wędlina
min. 4 rodzaje, sałatki min. 3 rodzaje, kawa, herbata, cukier, śmietanka do kawy,
ser żółty,
- zapewnienia noclegów dla uczestników - kwatera agroturystyczna lub pokoje
gościnne na terenach wiejskich objętych projektem, maksymalnie w dwóch
oddzielnych budynkach zlokalizowanych na tej samej posesji.
- zapewnienie 30 kompletów materiałów warsztatowych (długopis, teczka, notatnik,
materiały szkoleniowe uzgodnione z Zamawiającym)
Zatrudnienie trenerów – odpowiedzialny jest Wykonawca
Specjalistów w dziedzinie tworzenia szlaków greenways oraz zagadnień objętych
warsztatami szkoleniami. Trenerzy muszą mieć doświadczenie z prowadzenia co
najmniej 3 szkoleń lub warsztatów związanych z tematyką tworzenia szlaków
greenways, bądź osoby, które stworzyły lub zarządzają takimi szlakami.
Etap IV
Terenowa wizyta ekspercka – polegająca na zorganizowaniu 9 spotkań na
terenie 9 LGD
Termin – październik 2013,
Miejsca – miejsca uzgodnione z Zamawiającym
Tematyka – dziewięć sześciogodzinnych sesji planistycznych z przedstawicielami 9
LGD (po jednym spotkaniu w ciągu jednego dnia, z przedstawicielami jednej LGD)
poświęconych tematyce tworzenia koncepcji szlaku greenways.
Głównym celem sesji będzie praca nad wstępną koncepcją funkcjonowania szlaku
Greenways na terenie omawianego obszaru, w tym praca nad sposobem
zarządzania i koordynowania działań na szlaku, przebiegiem głównej nitki szlaku
i ewentualnych pętli tematycznych oraz listą organizacji, instytucji, firm i osób
mogących włączyć się w tworzenie szlaku.
Program każdego spotkania musi być przedstawiony przez Wykonawcę na 1
tydzień przed planowanym pierwszym spotkaniem i zaakceptowany przez
Zamawiającego.
Ilość uczestników spotkania – 20 osób wskazanych z terenu danego LGD.
Usługa obejmuje:
przygotowanie
oraz
przeprowadzenie
dziewięciu
sześciogodzinnych
planistycznych spotkań z przedstawicielami każdej LGD przez 2 trenerów,
Kwalifikacje trenerów - Specjaliści w dziedzinie rozwoju i aktywizacji
mieszkańców obszarów wiejskich.
OP-IV.272.95.2013.WIR
Załącznik nr 1 do SIWZ – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.
Strona 4 z 6
Zapewnienie sali na spotkania - zapewnienie sali na każde spotkanie
z wyposażeniem (miejsca siedzące dla min 20 osób, sala musi posiadać
następujące wyposażeniem: laptop, projektor multimedialny, ekran, flipchart,
dostęp do internetu),
Zapewnienie serwisu kawowego na każde z 9 spotkań – w skład serwisu
wchodzi: kawa rozpuszczalna i parzona, herbata czarna, owocowa i zielona, soki
min 3 rodzaje, woda mineralna gazowana i niegazowana, cukier, cytryna,
śmietanka do kawy, ciastka kruche – min. 4 rodzaje.
Zapewnienie obiadu dla 20 uczestników spotkania, w tym: główne danie - mięsne,
ziemniaki/ryż, surówka, napoje/kompot;
Etap V
Dwudniowa sesja planistyczna - grupa 30 osób (27 osób z terenu 9 LGD + 3
osoby z Regionalnego Sekretariatu KSOW)
Miejsce warsztatów – kwatera agroturystyczna lub pokoje gościnne na terenach
wiejskich objętych projektem, maksymalnie w dwóch oddzielnych budynkach
zlokalizowanych na tej samej posesji.
Termin – listopad 2013,
Celem dwudniowej sesji planistycznej jest przedstawienie zebranych wniosków i
ustaleń z warsztatów dla liderów oraz 9 spotkań w ramach wizyty eksperckiej i
przedstawią je przedstawicielom LGD. Sesja planistyczna ma na celu ujednolicenie
planów i strategii całościowego, wspólnego produktu, turystycznego (Szlaku
Greenways) oraz wypracowanie wraz z reprezentantami każdej z 9-ciu LGD
założeń do przyszłego szlaku Greenways. Szczegółowy program sesji planistycznej
musi być przedstawiony przez Wykonawcę na 7 dni przed datą rozpoczęcia
warsztatów do akceptacji Zamawiającego.
-przygotowanie oraz przeprowadzenie w ciągu dwóch dni 14-sto godzinnego
warsztatu planistycznego (godzina zegarowa) przez 2 trenerów – w tym praktyka
lub koordynatora Zielonego Szlaku.
- zapewnienia sali szkoleniowej z wyposażeniem (miejsca siedzące dla 30 osób,
sala szkoleniowa z wyposażeniem: laptop, projektor multimedialny, ekran, flipchart
dostęp do internetu),
- serwis kawowy x 2 dni składający się z: kawa rozpuszczalna i parzona, herbata
czarna, owocowa i zielona, soki min 3 rodzaje, woda mineralna gazowana i
niegazowana, cukier, cytryna, śmietanka do kawy, ciastka kruche – min. 4 rodzaje.
- zapewnienia wyżywienia dla uczestników
- śniadanie w stylu szwedzkim składające się z dwóch przystawek na ciepło,
wędlina min. 4 rodzaje, sałatki mni. 3 rodzaje, kawa, herbata, cukier, śmietanka do
kawy, ser żółty, twarożek,
-obiad x 2 dni składający się z zupy, drugiego dania (danie mięsne, ziemniaki lub
frytki, surówki min. 2 rodzaje, deseru (ciasto) i kompotu,
- kolacja w stylu szwedzkim składające się z dwóch przystawek na ciepło, wędlina
min. 4 rodzaje, sałatki mni. 3 rodzaje, kawa, herbata, cukier, śmietanka do kawy,
ser żółty,
- zapewnienia noclegów dla uczestników – kwatera agroturystyczna lub pokoje
gościnne na terenach wiejskich objętych projektem, maksymalnie w dwóch
oddzielnych budynkach zlokalizowanych na tej samej posesji.
- zapewnienie 30 kompletów materiałów warsztatowych (długopis, teczka, notatnik,
materiały szkoleniowe uzgodnione z Zamawiającym)
Zatrudnienie trenerów – odpowiedzialny jest Wykonawca
Specjalistów w dziedzinie tworzenia szlaków greenways oraz zagadnień objętych
warsztatami szkoleniami. Trenerzy muszą mieć doświadczenie z prowadzenia co
najmniej 3 szkoleń lub warsztatów związanych z tematyką tworzenia szlaków
greenways, bądź osoby, które stworzyły lub zarządzają takimi szlakami.
OP-IV.272.95.2013.WIR
Załącznik nr 1 do SIWZ – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.
Strona 5 z 6
Etap VI
Opracowanie studium wykonalności Szlaku Greenways i rozwoju produktów
turystycznych zawierające koncepcję szlaku obejmującą obszar wszystkich
gmin z terenu 9 Lokalnych Grup Działania objętych projektem
Termin:
- do 20 listopada 2013r. przedstawienie studium wykonalności (1 egz.) do
akceptacji przez Zamawiającego i wniesienia przez Zamawiającego w ciągu 14 dni
ewentualnych uwag.
- do 15 grudnia 2013r. ostateczne studium wykonalności szlaku z uwzględnieniem
ewentualnych uwag przekazanych przez Zamawiającego.
Opracowanie powinno zawierać następujące zagadnienia:
1. Rozwój obszaru i turystyki w strategiach gminnych, powiatowych i wojewódzkiej
na terenie 9 LGD objętych projektem.
2. Inwentaryzacja i diagnoza potencjału turystycznego obszaru (zasoby dziedzictwa
przyrodniczego i kulturowego, atrakcje turystyczne oraz istniejąca infrastruktura
turystyczna) z terenu 9 LGD objętych projektem.
3. Misja rozwoju turystyki w oparciu o szlak (cel, domeny rozwoju, wartości,
standardy zachowań)
4. Przebieg głównej osi szlaku i szlaków komplementarnych wraz z wizualizacją.
5. Programy i produkty turystyczne planowane na szlaku (atrakcje, oferty, imprezy,
produkty i usługi wraz z ich rozmieszczeniem wzdłuż szlaku)
6. Infrastruktura turystyczna szlaku (zasady znakowania, mała architektura na
szlaku, rozwój infrastruktury niezbędnej do funkcjonowania szlaku)
7. Plan operacyjny realizacji szlaku i produktów turystycznych (obszar, cel,
działanie, planowane rezultaty, kto odpowiada za wdrożenie)
8. Promocja i marketing.
9. Współpraca z innymi przedsięwzięciami turystycznymi w regionie.
Studium wykonalności szlaku greenways powinno być przedstawione w formie
papierowej (na papierze kserograficznym format A4, zbindowany) i elektronicznej
płyta DVD, po 15 egzemplarzy.
OP-IV.272.95.2013.WIR
Załącznik nr 1 do SIWZ – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.
Strona 6 z 6