usługa produkcji i koordynacji trasy koncertowej

PUNKT EKLEKTIK SESSION
Projekt finansowany z funduszy EOG, pochodzących z Islandii, Liechtensteinu i Norwegii,
oraz budżetu Państwa i środków Gminy Wrocław
Załącznik nr 1
do zapytania ofertowego
z dnia 05.09.2014 r.
Nazwa zamówienia:
Usługa produkcji i koordynacji trasy koncertowej festiwalu Punkt Eklektik Session
Przedmiotem zamówienia jest organizacja, produkcja wykonawcza i koordynacja trasy koncertowej 5 koncertów, obejmująca kompleksową organizację koncertów w miejscu ich realizacji, zapewnienie
transportu pomiędzy miejscami poszczególnych występów, zakwaterowania i wyżywienia
dla uczestników projektu wskazanych przez Zamawiającego (usługa transportowa, hotelowa
i gastronomiczna) w ramach projektu PUNKT EKLEKTIK SESSION finansowanego z funduszy EOG,
pochodzących z Islandii, Liechtensteinu i Norwegii, oraz budżetu Państwa i środków Gminy Wrocław.
Określenie przedmiotu zamówienia łącznie z wyszczególnieniem wszelkich dodatkowych usług, które
mają być wykonane w ramach umowy.
Szczegółowe określenie przedmiotu zamówienia:
1. Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem zorganizuje i opłaci sale
koncertowe zlokalizowane w:
1.1. Krakowie, realizacja koncertu w dniu 9 listopada 2014 r.,
1.2. Rzeszowie, realizacja koncertu w dniu 10 listopada 2014 r.,
1.3. Łodzi, realizacja koncertu w dniu 11 listopada 2014 r.,
1.4. Gdańsku, realizacja koncertu w dniu 12 listopada 2014 r.,
1.5. Warszawie, realizacja koncertu w dniu 13 listopada 2014 r;
które będą spełniały poniższe wymagania:
1.1. ilość miejsc siedzących – minimum 300,
1.2. rozmiar sceny: minimum 60 metrów kwadratowych,
1.3. sala koncertowa zostanie udostępniona od godziny 10 do godziny 24 według harmonogramu
wskazanego powyżej.
W przypadku trudności organizacyjno – technicznych, związanych z brakiem możliwości
technicznych zapewnienia w danym mieście Sali koncertowej spełniającej wymogi określone
w niniejszym OPZ, Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany miast wyznaczonych na trasę
koncertową po uprzednim zgłoszeniu przez Wykonawcę propozycji zmiany, jednocześnie może
to nastąpić najpóźniej do 30 września 2014 r.
PUNKT EKLEKTIK SESSION
Projekt finansowany z funduszy EOG, pochodzących z Islandii, Liechtensteinu i Norwegii,
oraz budżetu Państwa i środków Gminy Wrocław
Do dnia 30 września 2014 r. Wykonawca przekaże Zamawiającemu do akceptacji propozycję sal
koncertowych w poszczególnych miastach. Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia
propozycji Wykonawcy w sytuacji, w której proponowana sala koncertowa nie będzie zgodna
co do standardu z poziomem wydarzeń artystycznych realizowanych w ramach projektu.
Informacje o wydarzeniach
www.eklektiksession.com.
projektowych
dostępne
są
na
stronie
internetowej
2. Wykonawca w ramach wynagrodzenia i własnym staraniem zorganizuje w dniu koncertu, w tym
samym budynku, w którym znajduje się sala koncertowa:
2.1. pomieszczenie magazynowe o powierzchni minimum 4 metrów kwadratowych,
2.2. garderobę dla 17 artystów/specjalistów;
3. Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem podczas wszystkich
5 koncertów zorganizuje i zrealizuje oświetlenie, nagłośnienie i pozostałą obsługę techniczną
według załącznika nr 1 i 2 do OPZ – rider techniczny, jednocześnie Zamawiających zastrzega sobie
możliwość zmiany ridera technicznego, przy zachowaniu zaproponowanej przez Wykonawcę ceny
oferty,
4. Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem podczas wszystkich
5 koncertów zapewni:
4.1. ochronę i zabezpieczanie p.poż budynku, w którym znajduje się sala kinowa,
4.2. obsługę widowni;
5. Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem zorganizuje sprzedaż
biletów na koncerty w ramach trasy koncertowej , w cenach podanych przez Zamawiającego
za pośrednictwem kas położonych w miejscach odbywania się koncertów i/lub poza nimi oraz
serwisów internetowych. O terminie rozpoczęcia sprzedaży biletów oraz ich cenie Wykonawca
zostanie poinformowany do 30 września 2014 r.;
Sprzedaż biletów będzie dokonywana w imieniu i na rzecz Zamawiającego. Wykonawca do dnia
22 listopada 2014 r. przedstawi Zamawiającemu oświadczenie informujące o wysokości przychodu
ze sprzedaży biletów. Przychód ze sprzedaży biletów zostanie przekazany Zamawiającemu do dnia
29 listopada 2014 r., o sposobie rozliczenia przychodu Wykonawca zostanie poinformowany
najpóźniej do 30 września 2014 r.
6. Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem zorganizuje i zrealizuje
usługę transportu osobowego dla 17 osób według poniższej specyfikacji:
6.1. transport wykonywany będzie według poniższego harmonogramu:
PUNKT EKLEKTIK SESSION
Projekt finansowany z funduszy EOG, pochodzących z Islandii, Liechtensteinu i Norwegii,
oraz budżetu Państwa i środków Gminy Wrocław
Data i miejsce wyjazdu
Data, godzina i miejsce
przyjazdu
09.11.2014 r.
09.11.2014 r.
Wrocław
godz. 10
Kraków
10.11.2014 r.
10.11.2014 r.
Kraków
godz.10
Rzeszów
11.11.2014 r.
11.11.2014 r.
Rzeszów
godz. 10
Łódź
12.11.2014 r.
12.11.2014 r.
Łódź
godz. 10
Gdańsk
13.11.2014 r.
13.11.2014 r.
Gdańsk
godz. 10
Warszawa
14.11.2014 r.
14.11.2014 r.
Warszawa
godz. 15
Wrocław
6.2. Wykonawca pozostawi w dyspozycji Zamawiającego środki transportu wraz z kierowcami
spełniające następujące minimalne wymagania:
6.2.1.trzy busy osobowe z minimum 8 miejscami siedzącymi w każdym z nich z wyłączeniem
miejsca kierowcy,
6.2.2.przestrzeń bagażowa każdego z busów wystarczająca dla transportu instrumentów
muzycznych, w tym instrumentów wielkogabarytowych dla minimum 8 przewożonych
pasażerów, o minimalnych wymiarach przestrzeni bagażowej wskazanych poniżej
w punkcie 6.2.3.; przewóz osób musi się odbywać zawsze łącznie z instrumentami,
Zamawiający nie dopuszcza możliwości przewozu osób i instrumentów w odrębnych
środkach transportu,
6.2.3.przestrzeń bagażowa każdego z busów wymagana jest w twardej zabudowie, oddzielona
od przestrzeni osobowej stałą ścianą grodziową, minimalne wymiary przestrzeni
bagażowej: długość 1,5 mb, szerokość 1,4 mb, wysokość 1,8 mb,
6.2.4.pojazdy sprawne technicznie, posiadające:
6.2.4.1.
aktualne badania techniczne,
6.2.4.2.
aktualnie zarejestrowane na terenie Polski lub posiadające wszystkie
niezbędne dokumenty obowiązujące polskim prawem do rejestracji pojazdu
na terenie kraju,
PUNKT EKLEKTIK SESSION
Projekt finansowany z funduszy EOG, pochodzących z Islandii, Liechtensteinu i Norwegii,
oraz budżetu Państwa i środków Gminy Wrocław
6.2.4.3.
pasy bezpieczeństwa dla każdego pasażera, oraz pasy zabezpieczające
przewożone instrumenty muzyczne w ilości, co najmniej 6 sztuk,
6.2.4.4.
aktualne ubezpieczenia, w tym w szczególności ubezpieczenie od następstw
nieszczęśliwych wypadków, obejmujące wszystkich pasażerów;
6.2.5.kierowcy zapewnieni przez Wykonawcę będą posiadać odpowiednie wymagane
przepisami prawa uprawnienia, doświadczenie oraz wiedzę i orientację w terenie,
w ramach którego będzie wykonywana usługa.
6.3. Wykonawca w ofercie poda koszty realizacji usługi transportowej z uwzględnieniem kosztów
paliwa, opłat parkingowych oraz wszelkich innych opłat, w tym za przejazd drogami szybkiego
ruchu, niezbędnych do realizacji usługi.
7. Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem udostępni lub zakupi
miejsca hotelowe w pokojach z łazienkami dla 17 osób wskazanych przez Zamawiającego, według
poniższego harmonogramu:
Rozpoczęcie
doby Zakończenie
doby Miasto
hotelowej w dniu:
hotelowej w dniu:
09.11.2014 r.
10.11.2014 r.
Kraków
Specyfikacja pokoi
11 pokoi jednoosobowych
3 pokoje dwuosobowe
10.11.2014 r.
11.11.2014 r.
Rzeszów
11 pokoi jednoosobowych
3 pokoje dwuosobowe
11.11.2014 r.
12.11.2014 r.
Łódź
11 pokoi jednoosobowych
3 pokoje dwuosobowe
12.11.2014 r.
13.11.2014 r.
Gdańsk
11 pokoi jednoosobowych
3 pokoje dwuosobowe
13.11.2014 r.
14.11.2014 r.
Warszawa
11 pokoi jednoosobowych
3 pokoje dwuosobowe
7.1. pokoje hotelowe powinny odpowiadać standardowi pokoi obiektu (***) trzy gwiazdkowego,
7.2. Zamawiający nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów wygenerowanych przez gości
hotelowych w trakcie całego pobytu (np. koszty połączeń telefonicznych, korzystanie
z płatnego barku, itp.), Wykonawca zobowiązuje się poinformować o tym fakcie gości
hotelowych w momencie zameldowania w hotelu/wydania kluczy do pokoju.
8. Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem udostępni lub zakupi
usługi restauracyjne dla 17 osób wskazanych przez Zamawiającego według poniższego
harmonogramu:
PUNKT EKLEKTIK SESSION
Projekt finansowany z funduszy EOG, pochodzących z Islandii, Liechtensteinu i Norwegii,
oraz budżetu Państwa i środków Gminy Wrocław
Data
Ilość i rodzaj posiłków dla 1 osoby
09.11.2014 r.
10.11.2014 r.
11.11.2014 r.
obiadokolacja
śniadanie i obiadokolacja
śniadanie i obiadokolacja
12.11.2014 r.
śniadanie i obiadokolacja
13.11.2014 r.
śniadanie i obiadokolacja
14.11.2014 r.
śniadanie
8.1. usługa restauracyjna będzie obejmować posiłki wraz z napojami zimnymi i gorącymi,
8.2. usługa restauracyjna będzie realizowana w miejscu realizacji usługi hotelarskiej opisanej
w pkt. 7 powyżej lub w odległości do 5 km od niej, przy czym Wykonawca zapewni i opłaci
transport z miejsca świadczenia usługi hotelarskiej do miejsca świadczenia usługi
restauracyjnej.
9. Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem podczas wszystkich
5 koncertów zorganizuje usługę cateringową, która będzie polegała na przygotowaniu
i dostarczeniu do miejsca odbywania się koncertu, poczęstunku dla artystów oraz pozostałych
wskazanych uczestników projektu, łącznie 17 osób. Dzienny zestaw cateringowy, będzie się
składał z minimum:
9.1. ciepłej kawy, herbaty bez ograniczeń dostępnych przez cały czas trwania prób i koncertów,
czyli przez: minimum 10 godzin - maksimum 12 godzin,
9.2. niegazowanej wody mineralnej bez ograniczeń w plastikowych butelkach o pojemności
0,5 l dostępnej przez cały czas trwania prób i koncertów, czyli przez minimum 10 godzin maksimum 12 godzin
9.3. przekąsek w postaci kanapek podawanych na zimno lub ciepło i sałatek w ilości 1 porcja
na osobę.
10. Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem będzie promował trasę
koncertową Punkt Eklektik Session przy wykorzystaniu nośników, mediów, kanałów
informacyjnych należących do instytucji (dysponujących salami koncertowymi wskazanymi
w pkt 1 OPZ) , w których będą organizowane koncerty, w szczególności:
10.1.
poprzez umieszczenie dostarczonego przez Zamawiającego winylowego banera przed
salą koncertową, w której będzie odbywać się koncert,
10.2.
poprzez umieszczenie dostarczonych przez Zamawiającego winylowych banerów
na wejściem głównym do instytucji,
10.3.
poprzez umieszczenie informacji o festiwalu w drukowanym i elektronicznym
programie instytucji począwszy od dnia podpisania umowy z instytucją,
PUNKT EKLEKTIK SESSION
Projekt finansowany z funduszy EOG, pochodzących z Islandii, Liechtensteinu i Norwegii,
oraz budżetu Państwa i środków Gminy Wrocław
10.4.
poprzez ekspozycję w budynku instytucji ulotek i plakatów promujących trasę
koncertową dostarczonych przez Zamawiającego,
10.5.
poprzez dystrybucję materiałów promujących trasę koncertową dostarczonych przez
Zamawiającego, w łącznej ilości:
10.5.1. plakat B2 – 2 500 szt.,
10.5.2. plakat B3 – 500 szt.,
10.5.3. książka programowa – 1 000 szt.
Wykonawca zobowiąże się do współpracy w zakresie opisanym powyżej ze wskazaną przez
Zmawiającego agencją PR.
11. Umowy z artystami wykonawcami i twórcami biorącymi udział w realizacji koncertów zawiera
Zamawiający we własnym zakresie.
12. Zamawiający we własnym zakresie zawiera umowy z następującymi osobami biorącymi udział
w realizacji koncertów jako obsługa realizacyjno– techniczna, w tym obsługa sprzętu wskazanego
w załączniku nr 2 do OPZ: obsługa realizacyjno-techniczna wizualizacji.
13. Umowy z pozostałymi osobami niezbędnymi do realizacji koncertów i trasy koncertowej zawiera
w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem Wykonawca we własnym imieniu
i na własną rzecz.