ZAPYTANIE OFERTOWE NR 9/KLASTAL/2013 z dnia 13.06.2013 r.

1
Fundusze Europejskie – dla rozwoju Polski Wschodniej
Projekt finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
Stalowa Wola, dnia 13.06.2013 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
NR 9/KLASTAL/2013
z dnia 13.06.2013 r.
dotyczące usługi organizacji misji gospodarczej do Hiszpanii do Barcelony
w ramach Projektu „Klaster Spawalniczy „KLASTAL” – integracja i wzrost
konkurencyjności branży spawalniczej w Polsce Wschodniej” Programu
Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej, Oś priorytetowa I Nowoczesna Gospodarka,
działanie I.4 „Promocja i współpraca”, komponent: Współpraca, obszar Tworzenie i
rozwój klastrów.
I.
Informacje ogólne
Zamawiający:
Regionalna Izba Gospodarcza w Stalowej Woli
Adres zamawiającego: ul. 1-go Sierpnia 26 b, 37-450 Stalowa Wola, telefon/fax: 015 844-03-57,
email: [email protected], www.rig-stw.pl ,NIP 865-20-39-216, REGON 830374880, KRS 0000072702.
II.
Opis przedmiotu zamówienia
A. Informacje ogólne o przedmiocie zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja 5 dniowej wyjazdowej misji
gospodarczej do Hiszpanii do Barcelony dla członków Klastra Spawalniczego
KLASTAL w trzeciej dekadzie września, bądź w pierwszej dekadzie października 2013
roku ,realizowanej w ramach projektu „Klaster Spawalniczy „KLASTAL” – integracja i
wzrost konkurencyjności branży spawalniczej w Polsce Wschodniej” współfinansowanego
ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
2. Zamawiający informuje, iż głównym celem podróży będą wizyty w zagranicznych
klastrach w celu wymiany doświadczeń, zapoznania się z zakresem i sposobem
działalności zagranicznych porozumień kooperacyjnych, zasad wewnętrznej kooperacji
partnerów poznanie stosowanych na zachodzie technologii spawania. Celem wizyty będzie
również obejrzenie parków maszynowych i zapleczy badawczo-rozwojowych firm
stosujących nowoczesne technologie spawalnicze.
Dodatkowo celem misji będzie nawiązanie kontaktów biznesowych poszczególnych
członków klastra z potencjalnymi partnerami gospodarczymi, w tym odbiorcami produktów
finalnych lub wybranych usług spawalniczych, a także poznanie wymagań w zakresie
niezbędnych do podjęcia współpracy handlowej z tamtejszymi firmami certyfikacji/uznań na
określone usługi spawalnicze (w związku z działalnością w specjalnej, wysoko
wymagającej branży, np. kolej szybkobieżna, lotnictwo).
Zamawiający oczekuje, iż Wykonawca uwzględni to przy tworzeniu programu
wyjazdu oraz doborze hiszpańskich firm i partnerów do wszystkich spotkań dla
polskich uczestników misji.
Regionalna Izba Gospodarcza, ul. 1-go Sierpnia 26 b, 37-450 Stalowa Wola, tel. 15 844 03 57
Strona | 1
2
Fundusze Europejskie – dla rozwoju Polski Wschodniej
Projekt finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
3. Zamawiający informuje, że maksymalna liczba osób biorących udział w misji wyniesie
24 osoby. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczby uczestników misji
(+/- 2 osoby)
4. Zamawiający oczekuje, iż misja będzie trwała około 5 dni (wraz z przylotem
i wylotem), z czego co najmniej 3 dni będą wypełnione merytorycznymi wydarzeniami,
według ramowego planu:
I dzień: przylot, odbiór z lotniska, przejazd na trasie lotnisko-hotel
II, III oraz IV dzień: wizyty w klastrach, firmach, spotkania bilateralne
V dzień: odbiór z hotelu, przejazd na trasie hotel-lotnisko, wylot
5. Zamawiający wymaga, iż wykonawca na etapie składania oferty (Załącznik nr 6)
zaproponuje dokładny termin oraz wstępne miejsca spotkań, wizyt z krótkim
(kilkuzdaniowym) uzasadnieniem wyboru. Zaproponowany termin (w trzeciej dekadzie
września lub pierwszej dekadzie października) powinien być jak najbardziej dogodny do
przeprowadzenia ww. wyjazdu oraz uwzględniać takie wydarzenia, jak: przerwy, ferie,
święta narodowe i lokalne, zwrócić uwagę na duże i ważne imprezy i targi istotne z punktu
widzenia polskich przedstawicieli członków Klastra Spawalniczego.
Transport lokalny oraz wszelkie koszty z nim związane, a wynikające ze szczegółowego
programu misji, zorganizuje i pokryje Wykonawca.
6. Zamawiający oczekuje, iż Wykonawca przekaże w ciągu 7 dni od daty podpisania
Umowy, ramowy plan wyjazdu, zawierający wstępne założenia i terminy realizacji
poszczególnych punktów misji gospodarczej wraz z planowanymi nazwami firm i
instytucji, z którymi będą odbywały się spotkania, wraz z miejscem spotkania i
terminem. Zamawiający w przeciągu maksymalnie 2 dni roboczych od dnia przedstawienia
ramowego planu wyjazdu przez Wykonawcę, zobowiązuje się do jego akceptacji lub
przedstawi swoje uwagi, wątpliwości lub sugestie. Wykonawca ma obowiązek
uwzględnienia wszystkich uwag Zamawiającego w przeciągu 2 dni roboczych. W
przypadku jakichkolwiek ewentualnych powstałych rozbieżności (niezależnych od
Wykonawcy) lub braku możliwości realizacji zgłoszonych przez Zamawiającego uwag do
ramowego planu misji, Zamawiający wspólnie z Wykonawcą uzgodni ostateczny kształt
realizowanej misji. Wykonawca zobowiązuje się do pozostania z Zamawiającym w stałym
kontakcie i do informowania go na bieżąco o stanie przygotowań do misji, ewentualnie
powstałych zmianach do ramowego planu (z podaniem przyczyn) i o wszystkich
potwierdzonych spotkaniach, zaproszonych gościach i instytucjach i firmach lokalnych
zainteresowanych spotkaniami i misją.
7.
B.
1.
Zamawiający wymaga również, iż Wykonawca przekaże na 14 dni przed
rozpoczęciem misji gospodarczej szczegółowy i ostateczny haromonogram misji,
zawierający wszystkie niezbędne szczegóły, w tym konkretne, potwierdzone i
ostateczne godziny i miejsca spotkań, wizyt oraz konkretne, potwierdzone i
ostateczne nazwy firm i instytucji, z którymi odbędą się odbywały spotkania.
Kompleksowa usługa będzie obejmować:
Zapewnienie transportu dla uczestników misji gospodarczej ze Stalowej Woli do
Hiszpanii do Barcelony wraz z drogą powrotną. Zamawiający dopuszcza
wykorzystanie następujących środków transportu:
a) Wynajęty autobus na trasie: Stalowa Wola – lotnisko, lotnisko – Stalowa Wola ( autobus
Regionalna Izba Gospodarcza, ul. 1-go Sierpnia 26 b, 37-450 Stalowa Wola, tel. 15 844 03 57
Strona | 2
3
Fundusze Europejskie – dla rozwoju Polski Wschodniej
Projekt finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
powinien posiadać sprawną klimatyzację, być w pełni sprawny, schludny i czysty).
b) Samolot – wylot i powrót na trasie: Polska – Hiszpania - Barcelona, Hiszpania – Barcelona
– Polska.
2. Zapewnienie noclegów dla uczestników misji.
Wykonawca zapewni uczestnikom w całym okresie pobytu (4 noclegi) zakwaterowanie w jednym
obiekcie zapewniającym uczestnikom dobre warunki pobytu (hotel o standardzie przynajmniej 3
gwiazdkowym, w 4 pokojach jednoosobowych a pozostałe pokoje mają być dwuosobowe z
pojedynczymi łóżkami. Każdy z pokojów musi być wyposażony w łazienkę z pełnym węzłem
sanitarnym);
3. Zapewnienie wszelkich transferów na miejscu.
Zapewnienie transportu lokalnego w postaci autokaru dla polskiej delegacji (autokar musi
pomieścić minimum 35 osób, miejsca siedzące) każdego dnia trwania misji, obejmujących
przejazdy na trasach: lotnisko - hotel w dniu przylotu, hotel – miejsca spotkań, wizyt – hotel, hotel lotnisko w dniu wylotu oraz ewentualnie innych trasach, a wymaganych zgodnie z programem misji.
Koszty związane z zatrudnieniem i ubezpieczeniem kierowcy (kierowców), opłatami parkingowymi
oraz innymi związanymi ze świadczoną usługą ponosi Wykonawca. Autokar powinien posiadać
sprawną klimatyzację, być w pełni sprawny, schludny i czysty. Zamawiający zastrzega sobie prawo
do zgłaszania tras przejazdu autokaru na terenie Hiszpanii na bieżąco, w razie potrzeby.
4. Zapewnienie wyżywienia dla uczestników misji gospodarczej.
Wykonawca zobowiązany jest zapewnić pełne wyżywienie składające się ze śniadania, obiadu
dwudaniowego zawierającego przynajmniej jeden ciepły posiłek, dodatkowo zupę lub
przystawkę, a także deser, napoje oraz kolacji . Śniadanie będzie wydawane w hotelu. Pozostałe
posiłki (obiad i kolacja) powinny być realizowane poza miejscem zakwaterowania uczestników
misji gospodarczej np. w lokalnej restauracji o uznanej renomie i prestiżu.
5. Zapewnienie personelu.
Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia:
a) przewodnika grupy, który zajmie się opieką nad uczestnikami misji gospodarczej.
Przewodnik grupy może dołączyć do grupy na miejscu. W takim wypadku Wykonawca jest
zobowiązany zapewnić wszelkie wsparcie uczestnikom misji gospodarczej do momentu
rozpoczęcia podróży aż do jej zakończenia w miejscu przeprowadzenia wizyty.
Przewodnik grupy powinien posiadać wiedzę nt. lokalnej obyczajowości, komunikacji w
miejscu przeprowadzania misji gospodarczej i być dostępnym pod numerem telefonu, pod
który uczestnicy wyjazdu mogą zgłaszać wszelkie problemy i niejasności.
b) 2 tłumaczy z minimum 2-letnim doświadczeniem wykonującym tłumaczenia
konsekutywne polsko-hiszpańsko-polskie, który zapewni tłumaczenie w trakcie spotkań
merytorycznych. Osoby te muszą władać biegle językiem hiszpańskim w mowie i w piśmie
oraz posiadać doświadczenie w kojarzeniu partnerów handlowych.
Personel zorganizuje i pokryje Wykonawca.
6. Organizacja podczas trwania misji minimum 2 wizyt polskich przedsiębiorców w
różnych klastrach lub powiązaniach kooperacyjnych lub firmach z sektora
metalowo-maszynowego stosujących różne technologie spawalnicze w celu wymiany
doświadczeń, zapoznania się z zakresem i sposobem działalności zagranicznych
porozumień kooperacyjnych, zasad wewnętrznej kooperacji partnerów poznanie
stosowanych na zachodzie technologii spawania, obejrzenia parków maszynowych i
zapleczy badawczo-rozwojowych firm stosujących nowoczesne technologie spawalnicze
zainteresowanych nawiązaniem współpracy z polskimi przedsiębiorcami, obejmujących
oprowadzenie po obiekcie wraz z opiekunem, obsługę konsekutywną 2 tłumaczy (polsko hiszpańsko- polskiego, posiadających minimum 2 lata doświadczenia w obsłudze
tłumaczeń konsekutywnych podczas podobnego rodzaju wydarzeń) przez cały czas
Regionalna Izba Gospodarcza, ul. 1-go Sierpnia 26 b, 37-450 Stalowa Wola, tel. 15 844 03 57
Strona | 3
4
Fundusze Europejskie – dla rozwoju Polski Wschodniej
Projekt finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
trwania wizyty.
7. Organizacja podczas trwania misji minimum 2 sesji bilateralnych B2B obejmujących
każdorazowo:
 zapewnienie co najmniej 2 firm hiszpańskich dla jednego przedsiębiorcy
polskiego,
 obsługę dwóch tłumaczy konsekutywnych przez cały czas trwania spotkań
bilateralnych (polsko-hiszpańsko-polskich, posiadających minimum 2 lata
doświadczenia w obsłudze tłumaczeń konsekutywnych podczas podobnego
rodzaju wydarzeń),
 wynajęcie klimatyzowanych sal do spotkań w standardzie biznesowym, wraz z
niezbędnym wyposażeniem technicznym (podłączenie do Internetu, mikrofony,
rzutnik z ekranem i podłączeniem do komputera, itp.) dostosowane do
zorganizowania ww. spotkań z uwzględnieniem wszystkich niezbędnych wymagań
dotyczących organizacji ww. spotkań oraz wymaganej liczby gości,
 odpowiednie przygotowanie sali do spotkań, tj. odpowiednie ustawienie stołów i
krzeseł do rozmów, odpowiednie oznaczenie każdej z polskich firm (np. w formie
tzw. „koziołków” z nazwami i logami firm oraz imieniem i nazwiskiem
reprezentanta),
 zapewnienie przez cały czas trwania spotkań kawy (z ekspresu), herbaty, wody
gazowanej i niegazowanej, soków owocowych, ciastka, przekąski.
 każde ze spotkań bilateralnych musi być moderowane (tj. doprowadzenie
przedsiębiorców polskich na spotkanie z hiszpańskimi, wzajemne przedstawienie
sobie przedsiębiorców, uczestników misji, etc.) przez osobę zapewnioną przez
Wykonawcę (tłumacz).
Zamawiający informuje, iż zapewnienie co najmniej 2 firm hiszpańskich na jedną
polską firmę biorącą udział w wyjeździe, oznacza zapewnienie nie mniej niż 15
różnych firm hiszpańskich zainteresowanych ofertami inwestycyjnymi i współpracą
z polskimi, w sposób umożliwiający odbycie 2 spotkań przez każdego polskiego
uczestnika wyjazdu podczas jednego spotkania bilateralnego. Zamawiający
informuje, iż w ramach firm o podobnym profilu działalności, możliwe jest odbycie
przez tą samą firmę hiszpańską spotkań z kilkoma przedsiębiorcami z Polski
Wschodniej. Wybór hiszpańskich uczestników spotkań B2B jest powiązany z
profilami i zainteresowaniami polskich uczestników (w celu ustalenia szczegółów z
tym związanych Wykonawca pozostanie w ścisłym kontakcie z uczestnikami misji i
Zamawiającym).
8. Zapewnienie odpowiedniego oznaczenia uczestników misji gospodarczej w formie
identyfikatorów imiennych. Liczba identyfikatorów równa jest liczbie uczestników misji tj.
24 osoby (+/- 2 osoby). Etui na identyfikatory powinno być wykonane ze sztywnej
obustronnie przezroczystej folii z klipsem i agrafką.
Wkład do identyfikatorów (biała sztywna kartka) powinien zawierać:
 ·Imię i nazwisko uczestnika misji,
 Stanowisko oraz nazwę i logo firmy reprezentowanej przez uczestnika,
 Logotyp klastra w kolorze,
 Logotypy zgodnie z wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach
Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej.
Ostateczny projekt i wykonanie identyfikatorów nastąpi po konsultacji projektów i jego
akceptacji przez Zamawiającego.
9.
Ubezpieczenie uczestników misji gospodarczej od następstw nieszczęśliwych
wypadków, kosztów leczenia oraz utraty bagażu.
Regionalna Izba Gospodarcza, ul. 1-go Sierpnia 26 b, 37-450 Stalowa Wola, tel. 15 844 03 57
Strona | 4
5
Fundusze Europejskie – dla rozwoju Polski Wschodniej
Projekt finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
Wykonawca zobowiązany jest do ubezpieczenia każdego z uczestników misji gospodarczej od
następstw nieszczęśliwych wypadków, jak również od kosztów leczenia . Ponadto zobowiązany jest
ubezpieczyć bagaż każdego z uczestników misji gospodarczej.
III.
Termin realizacji zamówienia:
Termin wykonania przedmiotu zamówienia trzecia dekada września lub pierwsza dekada
października.
IV.
Opis sposobu przygotowania oferty:
1)Ofertę należy sporządzić w języku polskim w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
2) Wymaga się by oferta była przygotowana na piśmie, w formie zapewniającej pełną czytelność
treści. Oferta może mieć postać wydruku komputerowego, może być napisana na maszynie do
pisania, ręcznie długopisem lub nieścieralnym atramentem i podpisana.
3) Treść oferty musi odpowiadać wymogom określonym w niniejszym zapytaniu.
4) Oferta a także wszelkie składane oświadczenia muszą być podpisane przez osobę lub osoby
upoważnione do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z reprezentacją wynikającą z
właściwego rejestru i opatrzone imienną pieczątką.
5) W przypadku podpisania oferty, oświadczeń i dokumentów przez osoby inne niż wskazane
w odpowiednim rejestrze, przedstawiciele bądź pełnomocnicy działający w imieniu Wykonawcy
muszą posiadać pełnomocnictwa do działania w imieniu Wykonawcy podpisane przez osoby
wskazane w pkt 4.
Pełnomocnictwo winno być dołączone do oferty w oryginale lub kopii uwierzytelnionej przez
mocodawcę lub notariusza.
6) Wymaga się aby wszelkie poprawki (zmiany) dokonywane w treści oferty, były dokonywane
w sposób czytelny i parafowane przez osoby wskazane w pkt. 4 lub 5. Brak parafy powoduje
uznanie poprawki za nieistniejącą.
7) Zaoferowane ceny powinny uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności świadczonych
na warunkach określonych w ofercie.
8) Ceny należy wyrazić w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
9) Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w PLN.
10) W przypadku gdy osoba podpisująca ofertę nie jest upoważniona do zaciągania zobowiązań
w imieniu Wykonawcy należy dołączyć właściwe pełnomocnictwo.
11) Sposób przygotowania oferty:

Wykonawca powinien sporządzić ofertę na formularzu załączonym do niniejszego
zapytania (załącznik nr 1)

Wykonawca nie jest podmiotem powiązanym osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym
(załącznik nr 2).
 Aktualny odpis z właściwego rejestru, albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji
działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub
zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej (załącznik nr 3).
 Wykaz usług wraz z referencjami, protokołami potwierdzającymi należyte wykonanie co
najmniej 2 usług odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia w okresie
ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia
działalności przez Wykonawcę jest krótszy – w tym okresie, tzn. przygotowania misji
gospodarczej (podczas których Wykonawca miał za zadanie zorganizowanie spotkania
B2B), wizyty studyjnej na terenie Hiszpanii lub we współpracy z hiszpańskim podmiotem
(załącznik nr 4 )
Regionalna Izba Gospodarcza, ul. 1-go Sierpnia 26 b, 37-450 Stalowa Wola, tel. 15 844 03 57
Strona | 5
6
Fundusze Europejskie – dla rozwoju Polski Wschodniej
Projekt finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego


12)
V.
Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia tj. przewodnika grupy,
który zajmie się opieką nad uczestnikami misji gospodarczej, który powinien posiadać
wiedzę nt. lokalnej obyczajowości, komunikacji w miejscu przeprowadzania misji
gospodarczej i być dostępnym pod numerem telefonu, pod który uczestnicy wyjazdu mogą
zgłaszać wszelkie problemy i niejasności oraz 2 tłumaczy z
minimum 2-letnim
doświadczeniem wykonującym tłumaczenia konsekutywne polsko-hiszpańsko-polskie,
którzy zapewnią tłumaczenie w trakcie spotkań merytorycznych, osoby te muszą władać
biegle językiem hiszpańskim w mowie i w piśmie oraz posiadać doświadczenie w
kojarzeniu partnerów handlowych wraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi
osobami (załącznik nr 5 )
Dokładny termin oraz wstępne miejsca spotkań, wizyt z krótkim (kilkuzdaniowym)
uzasadnieniem wyboru. Zaproponowany termin (w trzeciej dekadzie września lub
pierwszej dekadzie października) powinien być jak najbardziej dogodny do
przeprowadzenia ww. wyjazdu oraz uwzględniać takie wydarzenia, jak: przerwy, ferie,
święta narodowe i lokalne, zwrócić uwagę na duże i ważne imprezy i targi istotne z punktu
widzenia polskich przedstawicieli członków Klastra Spawalniczego (załącznik nr 6 ).
Osobą wyznaczoną do kontaktów z wykonawcami jest Małgorzata Szczepańska
([email protected]). Informacje są udzielane również w Biurze Projektu, adres: ul. 1go Sierpnia 26B, 37-450 Stalowa Wola.
Wymagania związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia:
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają niżej wymienione
warunki dotyczące:
1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli
przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;
2) posiadania wiedzy i doświadczenia tj. wykażą, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem
terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności przez Wykonawcę jest
krótszy – w tym okresie należycie wykonali co najmniej 2 usługi odpowiadające swoim
rodzajem przedmiotowi zamówienia, tzn. przygotowania misji gospodarczej (podczas
których Wykonawca miał za zadanie zorganizowanie spotkania B2B), wizyty studyjnej na
terenie Hiszpanii lub we współpracy z hiszpańskim podmiotem
3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do
wykonania zamówienia, tj. wykażą, iż dysponują lub będą dysponować: przewodnik grupy,
który zajmie się opieką nad uczestnikami misji gospodarczej, który powinien posiadać
wiedzę nt. lokalnej obyczajowości, komunikacji w miejscu przeprowadzania misji
gospodarczej i być dostępnym pod numerem telefonu, pod który uczestnicy wyjazdu mogą
zgłaszać wszelkie problemy i niejasności
i 2 tłumaczy z minimum 2-letnim
doświadczeniem wykonującymi tłumaczenia konsekutywne polsko-hiszpańsko-polskie osoby te muszą władać biegle językiem hiszpańskim w mowie i w piśmie oraz posiadać
doświadczenie w kojarzeniu partnerów handlowych.
4) jest w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej wykonanie przedmiotu
zamówienia,
5) przedstawi odpis z właściwego rejestru, albo aktualne zaświadczenie o wpisie do
ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru
lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej.
2. Zapytanie ofertowe kierowane jest do wykonawców zarówno polskich jak i zagranicznych.
3. Cena zaproponowana i ustalona w ofercie jest ceną brutto (zawierającą obowiązujący podatek
VAT) i musi zawierać wszelkie koszty niezbędne do zrealizowania zamówienia.
4. Sposób i termin zapłaty: Na podstawie faktury VAT, w terminie 30 dni od dnia podpisania
protokołu odbioru przez Zamawiającego, przelewem na rachunek bankowy wskazany w
Regionalna Izba Gospodarcza, ul. 1-go Sierpnia 26 b, 37-450 Stalowa Wola, tel. 15 844 03 57
Strona | 6
7
Fundusze Europejskie – dla rozwoju Polski Wschodniej
Projekt finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
fakturze VAT.
5. Inne elementy związane z realizacją przedmiotu zamówienia:
a)
Rozliczenia między zamawiającym a Wykonawcą prowadzone będą wyłącznie w PLN.
b)
Wykonawca związany jest ofertą 30 dni od daty terminu składnia ofert. Bieg terminu
rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
Strona | 7
Termin i miejsce składania oferty
VI.
1. Ofertę w odpowiedzi na otrzymane zapytanie należy składać pocztą lub osobiście na adres
Regionalna Izba Gospodarcza, ul. 1-go Sierpnia 26 b, 37-450 Stalowa Wola w terminie do
dnia 27.06.2013r. do godz. 13.00 z dopiskiem „Oferta na zapytanie ofertowe nr
9/KLASTAL/2013 z dnia 13.06.2013 r - misja gospodarcza - Hiszpania”
Oferta powinna zawierać cenę brutto wyżej wymienionej usługi.
2. W dniu 27.06.2013 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert.
3. Wybór i ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu
28.06.2013 r. O decyzji zamawiającego zostanie powiadomiony każdy uczestnik
postępowania.
4. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień
dotyczących treści złożonych ofert.
6. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: www.klastal.org w zakładce Zamówienia.
VII. Kryteria oceny ofert i ich waga
Ocenie zostaną poddane jedynie oferty spełniające wszystkie wymogi formalne. Zamawiający
dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej na podstawie
następujących kryteriów:
a) Formalne:

a Minimalne wymagania dotyczące Wykonawcy to wypełnienie Załączników 1, 2, 3, 4, 5 i
6 – warunek konieczny – oceniany na zasadzie spełnia/nie spełnia.

Oferty nie spełniające minimalnych wymogów zostaną odrzucone.
b) Merytoryczne:

Cena - waga procentowa kryterium – 60 %
Punkty za cenę zostaną przyznane według następującego wzoru:
Cena = najniższa cena brutto przedstawiona w ofercie / cena brutto oferty x 60 %

Doświadczenie Wykonawcy – 40 %
Punkty za doświadczenie zostaną przyznane według następującego wzoru:
Doświadczenie = liczba zorganizowanych wydarzeń do Hiszpanii przedstawiona w ofercie
(misje gospodarcze, wizyty studyjne) / najwyższa liczba zorganizowanych wydarzeń do
Hiszpanii (misje gospodarcze, wizyty studyjne) x 40 %
Doświadczenie Wykonawcy będzie mierzone liczbą zorganizowanych wydarzeń
wskazanych w wykazie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a
jeśli okres prowadzenia działalności przez Wykonawcę jest krótszy – w tym okresie
należycie wykonali co najmniej 2 usługi odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi
Regionalna Izba Gospodarcza, ul. 1-go Sierpnia 26 b, 37-450 Stalowa Wola, tel. 15 844 03 57
8
Fundusze Europejskie – dla rozwoju Polski Wschodniej
Projekt finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
zamówienia, tzn. przygotowania misji gospodarczej (podczas których Wykonawca miał za
zadanie zorganizowanie spotkania B2B), wizyty studyjnej na terenie Hiszpanii lub we
współpracy z hiszpańskim podmiotem .
Przyjmuje się, że 1 % = 1 pkt i tak zostanie przeliczona liczba punktów w/w kryterium.
Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej spośród ofert niepodlegających odrzuceniu.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów po
zsumowaniu kryterium Cena oraz kryterium Doświadczenie Wykonawcy.
W przypadku nie wybrania Wykonawcy (np. brak ofert, odrzucenie ofert) Zamawiający dopuszcza
możliwość ponownego rozpoczęcia procedury zapytania ofertowego.
VIII.
Przesłanki odrzucenia oferty:
Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:
1) jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego,
2) zostanie złożona po terminie składania ofert,
3) będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów,
4) występować będą powiązania kapitałowe lub osobowe pomiędzy Oferentem a
Zamawiającym.
5) Oferta będzie niekompletna.
IX.
Pozostałe informacje
1. W niniejszym postępowaniu Zamawiający dopuszcza możliwość przekazywania sobie
przez strony postępowania informacji za pomocą poczty elektronicznej na adres:
[email protected]
2. O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy zaoferują przedmiot zamówienia
zgodny z wymogami Zamawiającego określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym.
3. Oferty nie spełniające któregokolwiek z wymagań zostaną odrzucone.
4. Zamawiający dopuszcza wyłącznie składanie ofert obejmujących wykonanie całej usługi.
5. Wykonawcy nie przysługują żadne środki odwoławcze.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym jego
etapie bez podania przyczyny, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru ofert.
Informacji szczegółowych na temat zapytania można uzyskać pod numerem telefonu:
015 844-03-57
Regionalna Izba Gospodarcza, ul. 1-go Sierpnia 26 b, 37-450 Stalowa Wola, tel. 15 844 03 57
Strona | 8