Składanie wniosku - Gdybym ja to wiedział

Gdybym ja to wiedział!
Finanse i organizacja
Składanie wniosku
Wnioskowanie - jak, gdzie i kiedy?
Wymiana szkolna czy nie?
Ponieważ PNWM wspiera nie tylko wymianę szkolną, lecz także organizacje młodzieżowe,
stowarzyszenia i kluby, które chcą przeprowadzić wspólny program polsko-niemiecki, może
zdarzyć się, że projekt, w którym bierze udział szkoła niemiecka lub polska, zostanie
zakwalifikowany jako wymiana pozaszkolna. Nie oznacza to utraty możliwości dofinansowania
spotkania, a tylko zmianę miejsca, w którym odbywać się będzie dalsza procedura opracowania
wniosku i wydania decyzji finansowej. O zmianie tej zostaną Państwo w odpowiednim czasie
poinformowani.
Gdzie składać wniosek?
Opracowanie wszystkich wniosków o dofinansowanie polsko-niemieckich spotkań uczniów leży
w gestii warszawskiego biura PNWM. W niektórych regionach i obszarach PNWM współpracuje
ściśle z tzw. jednostkami centralnymi. W Polsce jednostki centralne znajdują się głównie
w obszarze przygranicznym. Euroregiony Nysa, Nysa-Szprewa-Bóbr, Viadrina i Pomerania
odpowiadają za szkoły objęte terenem działania danego euroregionu. Poza tym za szkoły
katolickie odpowiada Stowarzyszenie Chrześcijańskich Dzieł Wychowania (SChDW).
W Niemczech są to najczęściej instytucje regionalnie odpowiedzialne za wymianę
międzynarodową szkół, czyli związkowe ministerstwa oświaty w Badenii-Wirtembergii, SzlezwikuHolsztynie, Turyngii, Meklemburgii-Pomorzu Przednim i Nadrenii-Palatynacie, poza tym regionalnie
działające jednostki centralne pracujące w imieniu krajów związkowych – Bayerischer Jugendring
w Bawarii i Spohns Haus Gehrsheim w Kraju Saary. Do tego dochodzą jednostki o szczególnym
statusie: Aktionsgemeinschaft Dienst für den Frieden (AGDF) odpowiedzialna jest za opiekę nad
podróżami do miejsc pamięci, Arbeitsgemeinschaft katholisch-sozialer Bildungswerke (AKSB)
odpowiada za wymianę niemieckich szkół katolickich.
Jeśli Państwa szkoła leży w jednym z wyżej wymienionych regionów, bądź jest katolicką placówką
oświatową, lub też planują Państwo podróż do miejsc pamięci, Państwa wniosek powinien zostać
skierowany do jednej z jednostek centralnych. Jeżeli nadal nie są Państwo pewni, dokąd się
zwrócić, prosimy o kontakt z pracownikami warszawskiego referatu wspierania, którzy chętnie
udzielą Państwu informacji na temat procedur składania wniosków.
Termin składania wniosku
Kompletny wniosek powinien zostać złożony w PNWM najpóźniej na trzy miesiące przed
spotkaniem.
Wspólny wniosek, wypełniony w całości i podpisany przez upoważnione osoby ze szkoły polskiej
i niemieckiej, powinien najpóźniej trzy miesiące przed rozpoczęciem spotkania trafić do biura
PNWM. Odchylenia od tego terminu wymagają pisemnego wyjaśnienia i mogą oznaczać
wykluczenie wniosku z dalszej procedury dofinansowania.
Prosimy pamiętać, że program spotkania jest integralną częścią wniosku i jako taki musi zostać
przedłożony razem z wnioskiem. Prosimy używać aktualnych formularzy PNWM dostępnych na
stronie internetowej.
Natalia Hoffmann
www.polsko-niemiecka-wymiana-szkolna.pl
1 Gdybym ja to wiedział!
Finanse i organizacja
Zanim złożę wniosek...
Plany kosztów i stabilność finansowa.
Chyba każdemu z nas się to kiedyś przydarzyło, że wszystko idzie jak po sznurku, aż do momentu
pojawienia się nieoczekiwanych kosztów, które przeciążają nasz budżet ...
Tego chcielibyśmy oczywiście w sytuacji wymiany polsko-niemieckiej uniknąć. Już na samym
początku przygotowań, podczas omawiania planowanych punktów programu, powinni Państwo
zacząć myśleć o finansach i możliwych sponsorach. Radzimy otwarcie rozmawiać z partnerem
o ewentualnych dziurach w budżecie, które mogłyby pojawić się w wyniku zmian zaplanowanego
programu. Pamiętajmy także, że planujemy wspólny projekt, obie strony odpowiadają zatem za
jego powodzenie! Jeżeli jeden z partnerów ma trudności finansowe, to drugi powinien mu pomóc,
ale nie należy z takimi hiobowymi wieściami czekać do ostatniej chwili, lecz odpowiednio wcześnie
sygnalizować problemy.
Polsko-niemiecka wymiana szkolna może czerpać z różnych źródeł. Jednak, mimo to, często
słychać głosy, że zagwarantowane środki nie zawsze wystarczają. Czasem dochodzi nawet do
sytuacji, kiedy po zakończeniu programu organizatorzy muszą szukać dalszych sponsorów - czy to
dlatego, że dotacja była niższa niż oczekiwano, czy to ze względu na dziurawy plan finansowy,
który nie uwzględnił całości wydatków. Do tego doliczyć należy uregulowanie dla niemieckich
szkół, według którego PNWM nie móże przyznawać dotacji uczniom niemieckim.
Kiedy program zaczyna nabierać kształtów, pora zastanowić się, z jakimi kosztami będzie się on
dla nas jako gospodarzy czy gości wiązał, i w jaki sposób zamierzamy te wydatki pokryć. Jeżeli
występują Państwo w roli gospodarza, warto podczas planowania pamiętać o przynajmniej o
następujących pozycjach:
Wydatki
Pozycje
Kwota
zakwaterowanie (jeśli dotyczy)
zakwaterowanie opiekunów w hotelu i całej
grupy w schronisku młodzieżowym
wyżywienie
wspólne posiłki, pizza, pożegnalna kolacja,
wyjście na lody
transport
dojazd gości autobusem, tramwajem do
szkoły
koszty przejazdów (wycieczki)
kolej, autobus
wstępy
basen, muzea, wystawy
materiały
materiały do pracy projektowej
inne
nieoczekiwane wydatki
łącznie
Natalia Hoffmann
www.polsko-niemiecka-wymiana-szkolna.pl
2 Gdybym ja to wiedział!
Finanse i organizacja
Wpływy
Kwota
wkład własny uczniów
podmiot prowadzący szkołę, rada rodziców
dotacje od samorządu (miasto, gmina)
prywatni sponsorzy
PNWM
łącznie
Jeżeli łączna kwota wydatków miałaby być wyższa niż suma wpływów i nie przewidujemy dalszych
źródeł finansowania, to warto jeszcze raz zastanowić się nad planowanym programem, poszukać
punktów, w których można by zredukować koszty, zamienić na przykład kolejną wycieczkę na
wspólną pracę nad projektem, co nie tylko przyniesie frajdę młodzieży, ale i pozwoli odciążyć
budżet. Unikajmy sytuacji, w której są Państwo samodzielnie odpowiedzialni za całe przygotowanie
i przeprowadzenie programu i jeszcze muszą organizować brakujące finanse.
Strona przyjeżdżająca na program w roli gości, zwyczajowo musi zatroszczyć się o wybór środka
transportu i pokryć koszty podróży. Plan wpływów i wydatków po tej stronie będzie wyglądał zatem
prościej:
Wydatki
Kwota
Koszty podróży
Ubezpieczenie
inne (wyżywienie podczas podróży, opłaty parkingowe)
wiza (dla uczniów z innym obywatelstwem)
Łącznie
Natalia Hoffmann
www.polsko-niemiecka-wymiana-szkolna.pl
3 Gdybym ja to wiedział!
Finanse i organizacja
Wpływy
Kwota
wkład własny uczniów
podmiot prowadzący szkołę, rada rodziców
dotacje od samorządu (miasto, gmina)
prywatni sponsorzy
PNWM
Łącznie
Program
Program spotkania jest oczywiście kluczowy dla przygotowania planu wpływów i wydatków, od
jego kształtu zależeć będzie także wysokość dotacji przyznanej przez PNWM. W momencie
złożenia wniosku program powinien już być gotowy, dopuszczalne są oczywiście małe zmiany
i przesunięcia. Jednak jeśli dotyczyć one będą długości trwania programu bądź liczby uczestników,
oznaczać to będzie zmianę wysokości dofinansowania, a tym samym całego planu finansowania.
Jeśli wnioskowali Państwo o dofinansowanie pięciu dni programu i na taki okres przyznana została
decyzja wstępna, program jednak trwał ostatecznie tylko cztery dni, to muszą Państwo liczyć się
z odpowiednim do tego obniżeniem dotacji. W przypadku odwrotnym, jeśli program trwał dłużej niż
wynikało to z wniosku, nie należy automatycznie wychodzić z założenia, że przy wystawianiu
decyzji ostatecznej zostanie to przez PNWM uwzględnione. Dlatego apelujemy, żeby zmiany
dotyczące długości trwania programu oraz liczby osób uczestniczących zgłaszać w PNWM jeszcze
przed rozpoczęciem programu. Prosimy pamiętać o załączeniu informacji, które punkty programu
realizowane będą wspólnie, a które w osobnych grupach narodowych - informacje te pozwolą na
wyliczenie dni programu spełniających kryteria dofinansowania, a tym samym ustalenie kwoty
dotacji. Aktualny formularz wniosku pozwala na umieszczenie danych o programie bezpośrednio
w formularzu wniosku.
Natalia Hoffmann
www.polsko-niemiecka-wymiana-szkolna.pl
4