pobierz plik

Konfederacja Lewiatan, luty 2014
wersja robocza
I.
Kryteria oceny systemów popytowych, wspierających przedsiębiorców korzystających z usług szkoleniowych i
doradczych - Test Lewiatana
Test przeprowadzony dla każdego systemu regionalnego:
 przez grupę ekspertów ( 5 osób: Lewiatan, MRR, PIFS, 2 x HR);
 ocena na zasadzie konsensusu – odpowiedź TAK/NIE;
 na podstawie opisu przedstawionego przez właściwą instytucji przygotowanego w oparciu o zestaw pytań;
 na podstawie danych uzyskanych samodzielnie (mystery shopper);
Efekt spełnienia kryteriów: System popytowy jest bezpieczny, tzn. przedsiębiorca, który korzysta z dostępnego wsparcia w sposób prawidłowy i przestrzega zasad
dotyczących rejestracji, płatności lub dokumentacji powinien otrzymać finansowanie w wysokości właściwej dla danej usługi czy podmiotu.
Kryterium
Na co zwracamy uwagę
Dostęp do wsparcia w wymiarze finansowym i instytucjonalnym
1. Zachęty dla inwestycji przedsiębiorstw w rozwój i kształcenie mają charakter:
 finansowy: EFS oferuje pokrycie części kosztów związanych z inwestycją,
alokacja i wysokość indywidualnych zachęt (wymiar finansowy) umożliwiają
wsparcie szerokiej grupy zainteresowanych przedsiębiorstw; oznacza to
konieczność dostosowania dostępnej alokacji do prognoz dotyczących popytu,
System popytowy musi być dostępny. O tym, czy jest dostępny decyduje to jak
wiele przedsiębiorstw może realnie liczyć na wsparcie (tu liczy się alokacja i
wysokość indywidulanych zachęt) i jak trudno jest je otrzymać (tu liczy się
organizacja procesu). Oferta, z której skorzystają nieliczne firmy (np. w
konkursie, w którym wsparcie otrzyma 10% ubiegających się o wsparcie), lub
1
Konfederacja Lewiatan, luty 2014
wersja robocza
a wobec braku wiarygodnych prognoz, konieczność elastycznego dostosowania która jest na tyle skomplikowana, że wymaga pośrednika („piszący wnioski”) nie
budżetu do popytu faktycznego.
jest dostępna.
 instytucjonalny: bieżący dostęp do oferty oraz łatwa obsługa w tym formularze Aby zagwarantować, że system jest dostępny, należy zaprojektować takie
warunki finansowe, które maksymalizują liczbę potencjalnych beneficjentów i
internetowe, zapewniona możliwość korespondencji mejlowej.
dostarczyć takich rozwiązań, w których usługi pośredników polegające na
interpretacji wymogów/ kryteriów, są zbędne.
Najprostszym sposobem, aby umożliwić skorzystanie ze wsparcia dużej liczbie
firm jest ograniczenie wartości wsparcia na firmę i wprowadzenie wymogu
wkładu własnego. To drugie wzmacnia inwestycyjny charakter wydatków na
rozwój pracowników i sprzyja racjonalizacji decyzji.
Jednocześnie alokacja przeznaczona na adaptacyjność, przy określonych
warunkach finansowych (intensywność wsparcia, maksymalna kwota na
przedsiębiorcę/ pracownika), powinna umożliwiać wsparcie co najmniej 10-15%
MSP aktywnych w regionie.
Zasadniczą sprawą, jeśli chodzi o dostępność instytucjonalną jest taka
organizacja procesu, aby firmy mogły się ubiegać o wsparcie, wtedy kiedy
potrzebują usługi rozwojowej. To gwarantuje system „ciągłego naboru”, który
kończy się w momencie wyczerpania alokacji na dany rok. Takie rozwiązanie nie
jest porównywalne z konkursami otwartymi z PO KL 2007-2013, ponieważ
mówimy o stosunkowo niewielkich kwotach na przedsiębiorcę i konieczności
wniesienia wkładu własnego. Oba te warunki powinny ograniczać popyt,
pozwalać na jego bardziej równomierne rozłożenie w czasie.
Warunki komunikacji z właściwą instytucją, zwłaszcza możliwość załatwienia
większości spraw „przez internet”, szybkość komunikacji to kolejne elementy
determinujące dostępność oferty.
2
Konfederacja Lewiatan, luty 2014
wersja robocza
Przejrzystość informacji o wysokości wsparcia
2. Wysokość zachęt finansowych musi zostać ustalona w sposób przejrzysty, np.
poprzez określenie maksymalnej intensywności wsparcia, maksymalnego
pułapu wsparcia na przedsiębiorstwo lub powiązanie maksymalnej możliwej
wartości wsparcia z liczbą pracowników oraz na takim poziomie, aby
zagwarantować wsparcie jak największej liczbie firm, na przestrzeni całego
okresu programowania 2014-2020.
Właściwa instytucja powinna udostępnić informacje o tym, jak określono
wsparcie przypadające na przedsiębiorcę/ pracownika (algorytm) oraz o
poszczególnych elementach, które mają służyć określeniu wysokości
indywidulanego wsparcia (zwłaszcza intensywność w %, maksymalna kwota na
pracownika, preferencje). Przedsiębiorcy powinni również mieć
zagwarantowany dostęp do informacji, jaki jest budżet przeznaczony na
wsparcie adaptacyjności w wymiarze rocznym oraz na lata 2014-2020.
Precyzyjna informacja o warunkach otrzymania wsparcia
3. Przedsiębiorcy, podejmując decyzję o skorzystaniu ze wsparcia EFS (wybór
oferty), powinni znać zasady dotyczące rejestracji, płatności lub dokumentacji
oraz wiedzieć jaki jest zakres ich odpowiedzialności i jakie sytuacje pociągają
za sobą konsekwencje finansowe.
Przewidywalność systemu
4. System wspierający firmy powinien być stabilny i przewidywalny –
przedsiębiorcy muszą wiedzieć kiedy wsparcie będzie udostępniane, zarówno
w perspektywie roku jak i w perspektywie wieloletniej.
Właściwa instytucje powinna publikować roczne harmonogramy, w których
wskazane będą terminy udostępniania wsparcia w danym roku. Publikacja musi
następować z wyprzedzeniem, np. dla roku 2015, najpóźniej w listopadzie 2014.
Harmonogram wieloletni powinien być dostępny przed pierwszym
3
Konfederacja Lewiatan, luty 2014
wersja robocza
uruchomieniem wsparcia. Zmiana harmonogramu rocznego i wieloletniego
powinna być poprzedzona akceptacją właściwego KM.
Czas konieczny do udostepnienia wsparcia dla indywidulanego
przedsiębiorcy
5. System wspierający firmy musi działać szybko, tzn. moment realizacji usługi
musi być bliski momentowi zdiagnozowania potrzeby (maksymalnie 30 dni).
Ograniczenie negatywnego wpływu na konkurencję firm działających na tym
samym rynku
6. Zachęty finansowe powinny być, co do zasady, równe dla przedsiębiorstw o
podobnej wielkości czy działających na tym samym rynku.
Warunek jest zrealizowany przy ustalonej intensywności wsparcia oraz przy
maksymalnej kwocie wsparcia na przedsiębiorcę/ pracownika.
Uzasadnione preferencje
7. Wyższa niż przeciętna wysokość wsparcia powinna mieć uzasadnienie na
poziomie strategicznym. Zadaniem administracji jest określenie branż/
sektorów, kategorii firm, w których inwestycje w kształcenie są szczególnie
istotne i powinny korzystać ze szczególnego wsparcia. Decyzje te muszą być
uzasadnione i oparte o dowody.
Uzasadnienie preferencji – wskazanie grup firm lub pracowników, którym
przysługuje wyższy poziom wsparcia, musi być uzasadnione danymi, które, np.
pokazują sytuację danej branży/ sektora, wyjaśniają ich rolę dla gospodarki
regionu i potrzebę większego niż w przypadku innych kategorii firm i
pracowników wsparcia.
Powszechność
4
Konfederacja Lewiatan, luty 2014
wersja robocza
8. Problem niskiego zainteresowania kształceniem jest powszechny w grupie
MŚP, dlatego preferencje określane przez administrację nie mogą prowadzić
do wykluczenia ze wsparcia przedsiębiorców spoza obszarów/ grup
preferowanych.
System popytowy nie może mieć charakteru elitarnego lub być dostępny dla
niewielkich grup/ kategorii MŚP.
Pozytywny efekt EFS i zwiększenie zainteresowania kształceniem będą tylko
wtedy możliwe, jeśli MŚP zaczną utożsamiać EFS z instrumentem
przeznaczonym i dostępnym dla nich. System wykluczający większość
potencjalnych beneficjentów nie przyniesie oczekiwanych zmian
świadomościowych. Koncentracja wsparcia na grupach kluczowych powinna
odbywać się poprzez preferencje. Takie podejście jest zbieżne z ideą systemu
popytowego – nie ograniczając wsparcia do określonych grup, nie determinuje
się podaży (sytuacja przeciwna ma miejsce, kiedy wyznaczenie określonej
kategorii MŚP jako jedynego beneficjenta wsparcia EFS powoduje napływ oferty
doradczo szkoleniowej przekraczającej potrzeby i możliwości absorpcyjne tej
kategorii).
Zwiększenie odpowiedzialności MŚP za decyzje inwestycyjne
9. Przedsiębiorstwa muszą ponosić odpowiedzialność merytoryczną i finansową
za inwestycje w rozwój i kształcenie.
 Środki publiczne nie powinny zastępować środków prywatnych. Środki
publiczne muszą uzupełniać środki prywatne.
 Firmy mają prawo definiować swoje potrzeby rozwojowe i dobierać do
narzędzia pozwalające je zaspokoić (usługi) z szerokiej i profesjonalnej oferty.
 Administracja nie powinna oceniać potrzeb rozwojowych przedsiębiorstw ani
weryfikować doboru narzędzi pozwalających je zaspokoić.
Administracja nie ma narzędzi i kompetencji koniecznych do oceny potrzeb
rozwojowych przedsiębiorstw. Ta ocena i jej konsekwencje, w tym finansowe,
muszą leżeć po stronie firm.
Dlatego weryfikacja potrzeb przedsiębiorstw przez instytucje publiczne, czy to
poprzez ocenę analizy potrzeb, czy ocenę wniosku, jako warunku udzielenia
wsparcia, zawsze będzie iluzoryczna, obarczona dużym prawdopodobieństwem
błędu i ukierunkowana na formę, a nie treść (np. trafność doboru narzędzi dla
konkretnych potrzeb). Dodatkowo nie będzie przynosiła wartości dodanej
samym przedsiębiorstwom, np. w postaci rekomendacji czy propozycji takich
narzędzi.
5
Konfederacja Lewiatan, luty 2014
wersja robocza
Firmy muszą być świadomie swojej odpowiedzialności za wybór usług
rozwojowych, co oczywiście nie oznacza, że system nie powinien ich w tym
wyborze wspierać (poprzez narzędzia minimalizujące ryzyko).
Możliwość wyboru oferty w oparciu o kryteria określone przez
przedsiębiorcę
10. RUR będzie systemem umożliwiającym porównanie ofert. Dlatego wybór
oferty z RUR powinien być traktowany jako wybór przeprowadzony w oparciu
o rozeznanie rynku. Instytucje udzielające wsparcia nie powinny
kwestionować kryteriów tego wyboru (np. wskazując na istnienie innej,
tańszej oferty w RUR). Przedsiębiorca nie ma obowiązku wybrać ofertę
najtańszą, tylko adekwatną do potrzeb, spośród tych które zostały
udostępnione w systemie.
Wymóg przedstawienie uzasadnienia wyboru konkretnej oferty jest
dopuszczalny, ale wyłącznie w celach informacyjnych - może służyć zwiększeniu
wiedzy o preferencjach przedsiębiorców, kluczowych kryteriach wyboru itp.
W systemie popytowym, opartym o weryfikowaną bazę ofert i usługodawców,
zakładającym udział finansowy przedsiębiorcy w kosztach inwestycji w rozwój,
nie może być warunkiem przyznania wsparcia.
Dostępność narzędzi minimalizujących ryzyko
11.Ryzyko niewłaściwego zdefiniowania potrzeb lub niewłaściwego doboru
narzędzi jest normalnym ryzykiem wynikającym ze specyfiki kształcenia – nie
można go zlikwidować, można je minimalizować.
Analiza potrzeb rozwojowych powinna być postrzegana jako narzędzie
minimalizujące ryzyko błędnego wyboru narzędzi/ oferty rozwojowej. Dlatego
też firmy, które oczekują wsparcia w definiowaniu potrzeb rozwojowych,
powinny mieć do niego dostęp na szczególnie korzystnych zasadach (np. wyższy
niż przeciętny poziom wsparcia, do 100% kosztów usługi).
Kolejnym narzędziem jest dostęp do informacji o jakości usług świadczonych w
systemie, w tym o poziomie satysfakcji innych użytkowników. System
wspierający firmy powinien dostarczać informacji o cenach usług i umożliwiać
6
Konfederacja Lewiatan, luty 2014
wersja robocza
ich porównywanie w kilku wymiarach (cena, doświadczenie, zakres
programowy). Dzięki temu zmniejszeniu może ulec zasadnicza ułomność rynku
związana z niedoskonałą informacją, a wybory firm będą oparte na
obiektywnych przesłankach.
Brak regulacji podaży
12.Administracja nie powinna określać typów usług, standardów ich świadczenia
czy preferowanych form, ponieważ w ten sposób wywiera wpływ na podaż.
Oferta usług rozwojowych jest coraz bogata i często przygotowywana/
modyfikowana dla konkretnego odbiorcy lub grupy odbiorców. Coraz częściej
też instrumenty rozwojowe nie mają jednorodnego charakteru - powszechnie
łączy się typy usług, np. szkolenia z doradztwem czy coachingiem.
Administracyjne określenie typów usług możliwych do objęcia wsparciem nie
ma sensu - ryzyko popełnienia błędu przez administrację jest zbyt duże, rośnie
również „nierynkowa” presja na dostawców, aby nazywali swoje usługi zgodnie
z tymi wymogami.
Racjonalizacja wymogów formalnych
13.Każdy wymóg formalny, w tym zawłaszcza wymogi dokumentacyjne, muszą
mieć racjonalne uzasadnienia (cel), a ich wprowadzenie poprzedzać ocena
kosztów i korzyści ze stosowania danego wymogu. Wymogi, które nie
wynikają z przepisów prawa lub nie podnoszą efektywności czy skuteczności
wsparcia są nieuzasadnione.
Wymogi formalne muszą być uzasadnione – właściwe instytucje mają
obowiązek wyjaśniać czemu konkretny wymóg służy i jaki cel realizuje.
Dodatkowo, jeśli podobny proces jest realizowany przez różne instytucje w
różny sposób, benchmarkiem jest proces łatwiejszy dla przedsiębiorcy (np.
podpisanie umowy korespondencyjnie vs podpisanie umowy
korespondencyjnie pod warunkiem notarialnego potwierdzenia). W takim
przypadku wymóg bardziej restrykcyjny należy uznać za nieuzasadniony.
7
Konfederacja Lewiatan, luty 2014
wersja robocza
Elastyczność – fakultatywnie
14.System może różnicować poziom formalności dla przedsięwzięć o różnym
poziomie ryzyka. W przypadku przedsięwzięć o dużej wartości i
kompleksowych, zasadna może być weryfikacja diagnozy potrzeb i programu
rozwojowego przez eksperta (HR). Przedsiębiorcy korzystający z prostych
usług powinni korzystać z prostego i szybkiego dostępu do wsparcia.
II.
System wspierający inwestowanie w rozwój i kształcenie – krok po kroku: oferta dla wszystkich przedsiębiorców z
kategorii MŚP, o ograniczonej wartości. Odpowiednik projektów otwartych PO KL.
Krok 1
Region szacuje liczbę przedsiębiorstw, która może uzyskać wsparcie oraz maksymalną wartość wsparcia, które może przypaść na przedsiębiorstwo w danym roku:
Np. roczna alokacja EFS na wsparcie rozwoju kadr przedsiębiorstw / liczba przedsiębiorstw, które skorzystały ze wsparcia EFS w roku 2012 lub 2011 + 20% tej liczby.
Krok 2
Region szacuje maksymalną wartość wsparcia EFS, jaka może przypaść na pracownika
Np.: (roczna alokacja EFS na wsparcie rozwoju kadr przedsiębiorstw / liczba pracowników objętych wsparciem w schematach z pomocą publiczną w roku 2012 lub
2011) + 20% tej liczby.
Uwaga: ograniczenie kwoty na pracownika zachęca do poszerzania liczby pracowników szkolonych i daje możliwość premiowania, jeśli wsparciem zostają objęci
pracownicy z grup preferowanych, ale utrudnia wyliczenia i komunikację.
8
Konfederacja Lewiatan, luty 2014
wersja robocza
Krok 3
Region określa standardową intensywność wsparcia, jeśli jest inna od intensywności wynikającej z przepisów pomocowych (np. jeśli wsparcie jest w ramach pomocy
de minimis).
Krok 4
Region określa system preferencji – w zależności od potrzeb i polityki regionu:
a) Kategorie pracowników, dla których możliwe jest wyższe wsparcie kwotowe (w praktyce oznacza to, że pracownicy z określonych grup mogą otrzymywać
droższe wsparcie)
b) Kategorie firm, które mogą otrzymać wyższe wsparcie kwotowe,
c) Kategorie firm, które mogą otrzymać wyższą intensywność wsparcia
Krok 5
Region przygotowuje informację o ofercie EFS jaka jest dostępna dla firm w danym roku. Przedsiębiorcy powinni dowiedzieć się jaka jest maksymalna wartość
wsparcia na przedsiębiorcę w ich regionie – jaki budżet EFS może być do ich dyspozycji, jeśli zdecydują się na następny krok. Informacja powinna zachęcać do
zrobienia tego kroku, czyli musi być konkretna, dawać poczucie, że ta oferta jest realna.
Np.
„Sfinansujemy 80% kosztów szkolenia twoich pracowników.
Jedno przedsiębiorstwo może liczyć nawet na 500 pln wsparcia EFS na pracownika. Jeśli jest to pracownik o wykształceniu zawodowym (lub w wieku 45+, itp. ), limit
zwiększymy do 800 pln.
W 2015 r. jeden przedsiębiorca może otrzymać nawet do 3000pln, przedsiębiorcy prowadzący działalność na terenach wiejskich, nawet do 4000 pln.
Przedsiębiorcy, którzy chcą wspierać pracowników z wykształceniem zawodowych, mogą liczyć na 800 zł wsparcia na pracownika z takim wykształceniem.”
To może być informacja statyczna – region prezentuje wyliczenie lub dynamiczna – przedsiębiorca, korzystając z prostego kalkulatora lub pomocy doradcy z infolinii,
podając podstawowe dane, może wyliczyć jakim budżetem „dysponuje”.
Krok 6
9
Konfederacja Lewiatan, luty 2014
wersja robocza
Region określa pierwszy krok przedsiębiorcy – miejsce/ instytucję, z którą firma powinna się skontaktować, żeby podpisać umowę na wykorzystanie wsparcia EFS.
 Wskazuje stronę, na której można pobrać lub przesłać formularz zgłoszeniowy
 Wskazuję punkt kontaktowy, w której formularz można wypełnić i przekazać instytucji
 Wskazuje moment, w którym przedsiębiorca, może zacząć korzystać z usług (otrzymanie podpisanej przez instytucję umowy wraz z ID pomocy)
Krok 7
Region, na podstawie informacji wskazanych przez przedsiębiorcę (wielkość, lokalizacja, branża) określa:
 maksymalny budżet do wykorzystania przez danego przedsiębiorcę. Budżet faktyczny do rozliczenia nie może być większy niż ta kwota, ale może być
mniejszy, jeśli usługi z których skorzystał przedsiębiorca mają niższą wartość
 generuje umowę zawierającą powyższe informacje i określającą warunki rozliczenia, w której nadaje firmie ID pomocy, które powinno identyfikować
maksymalny budżet przypisany do danego przedsiębiorcy oraz termin na przekazanie dowodów uczestnictwa w usłudze (np. 3 miesiące od podpisanie
umowy)
 przesyła umowę na adres wskazany przez firmę z formularzu zgłoszeniowym, a po podpisaniu jej przez przedsiębiorcę i odesłaniu na wskazany adres (pocztą,
mejlem lub osobiście), rejestruje właściwe ID pomocy w RUR.
Region blokuje kwotę przypisaną przedsiębiorcy na czas wskazany w umowie.
Krok 8
Przedsiębiorca wchodzi do RUR i zapoznaje się z ofertą. Wybiera interesujące szkolenie/ usługę.
Wpisuje swoje ID, charakteryzuje uczestników wg kluczowych kategorii i otrzymuje informację, jakie wsparcie będzie dla niego dostępne w tym konkretnym
przypadku, po uwzględnieniu wartości granicznych specyficznych dla regionu, „zaszytych w ID”.
Zapisuje się na szkolenie/ usługę.
Do czasu upływu terminu może dobierać kolejne szkolenia lub obejmować wsparciem kolejnych pracowników, do wyczerpania budżetu wskazanego w umowie.
Przedsiębiorca ocenia każdą z usług, z których skorzystał (pracodawca + pracownicy, jeśli byli objęci wsparciem)
Pytania do RUR: Czy ID pomocy umożliwia zapisywanie danych o kosztach przypisanych do przedsiębiorcy (na podstawie dokonanych i potwierdzonych rejestracji) trudność z szacowaniem budżetu do dyspozycji
Uwaga: trudność z premią na pracownika, bo to dana najbardziej zmienna
10
Konfederacja Lewiatan, luty 2014
wersja robocza
Krok 9
Przed upływem określonym w umowie (automatyczne przypomnienie) przedsiębiorca przekazuje faktury za usługi z RUR + dodatkowe informacje niezbędne do
weryfikacji charakteru przedsiębiorcy lub kategorii pracowników, jeśli mają zastosowanie preferencje regionalne.
Krok 10
Instytucja na podstawie zapisów umowy, danych z RUR (weryfikacja stanu faktycznego) oraz faktur przekazanych przez przedsiębiorcę wylicza wartość wsparcia i
przekazuje ją na konto przedsiębiorcy.
Jeśli przedsiębiorca nie złoży dokumentów w terminie określonym w umowie, instytucje odblokowuje środki.
11