Centralna baza danych wojskowych twórców akt. Cel powstania i

Elżbieta Młynarska-Kondrat
CENTRALNA BAZA DANYCH WOJSKOWYCH TWÓRCÓW AKT
CEL POWSTANIA I ZASADY FUNKCJONOWANIA
Informatyka coraz szerzej wkracza w wiele dziedzin naszego życia. Wzrost
mocy obliczeniowych i rozwój środków komunikacji komputerów pozwolił na
efektywne zastosowanie informatyki zarówno do skomplikowanych prac naukowo —
technicznych, jak i do zautomatyzowania znacznej części rutynowych prac biurowych.
Rosnąca pojemność pamięci zewnętrznych systemów komputerowych umożliwiła
tworzenie stosunkowo dużych baz danych.
Badania nad komputeryzacją zbiorów archiwalnych prowadzone są w wielu
krajach. Zajmował się tym Międzynarodowy Kongres Archiwistów w Montrealu w
1993 roku, gdzie opracowano podstawy informatycznej standaryzacji archiwów. W
Polsce również rozpoczęto prace nad tym zagadnieniem. Centralny Ośrodek
Informacji Archiwalnej przy Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych opracował
pierwszą ogólnopolską bazę danych dla archiwów państwowych „SEZAM”. Drugi
ośrodek to Uniwersytet im. Mikołaja Kopernika w Toruniu, gdzie zespół pod
kierunkiem prof. Bohdana Ryszewskiego stworzył informatyczny model opisu
archiwów „FOPAR”.
W Centralnym Archiwum Wojskowym, w 1994 r. przystąpiono do tworzenia
baz danych zasobu archiwalnego. Specyfika archiwaliów wojskowych, a tym samym
różnorodność dokumentacji, nie pozwoliła na wykorzystanie wymienionych wyżej
programów komputerowych. Trzeba było tworzyć je od podstaw. Pierwszym krokiem
było opracowanie aplikacji „Kolekcja materiałów z archiwów rosyjskich” stworzonej
dla potrzeb Wojskowej Komisji Archiwalnej. Pociągnęło to za sobą nową aplikację tj.
„Kartoteka personalna jeńców i internowanych w ZSRR w latach 1939—1948”. Obie
te aplikacje funkcjonują już z powodzeniem w CAW, chociaż w dalszym ciągu trwają
prace nad ich uzupełnieniem.
Coraz większe zainteresowanie aktami wojskowymi zgromadzonymi w CAW
i jego filiach spowodowało potrzebę usprawnienia dostępu do niezbędnych danych.
Dlatego stworzono aplikację „Centralna Baza Danych Wojskowych Twórców Akt”
(WTA), która zawiera informacje o organizacji jednostek i instytucji wojskowych oraz
wytworzonych przez nich aktach. Prace nad przygotowaniem tej aplikacji prowadził
zespół pracowników CAW pod kierunkiem mjr Zdzisława Kowalskiego z udziałem
Marii Ciesielskiej i Elżbiety Młynarskiej-Kondrat oraz Marka Gruchala zajmującego
się stroną informatyczną.
Dotychczas aby uzyskać pełną informację trzeba było korzystać z trzech
podstawowych kartotek. Pierwsza to kartoteka organizacyjna zawierająca dane o
sformowaniu, przeformowaniu, rozformowaniu, dyslokacji itp. danej jednostki
wojskowej. Druga kartoteka kart B, tzn. kart na których naniesione są informacje o
wytworzonych
aktach,
roku
ich
powstania,
stanie
zachowania,
miejscu
przechowywania. Trzecia to karty A dla zespołów opracowanych tzn. takich z których
mogą korzystać użytkownicy. Jak widać wyszukanie informacji wymagało zarówno
od pracowników CAW, jak i użytkowników znacznej ilości czasu. Wprowadzenie tej
aplikacji umożliwi wyszukiwanie danych w stosunkowo krótkim czasie i daje
pewność uzyskania pełnej informacji. Usprawni ona również pracę wydziału kwerend
osobowych, gdzie potwierdzenie służby lub pracy w wojsku wymaga przeszukiwania
kartotek i dotarcia do niezbędnych akt.
Zespół autorski aplikacji WTA założył, że przyszła baza musi obejmować
jednostki i instytucje wojskowe działające zarówno w okresie międzywojennym jak i
powojennym, a więc obejmować cały zasób aktowy CAW i filii. Informacje powinny
być podawane w jak najprostszej formie, bez natłoku zbędnych danych, przy czym
powinny odnosić się do zasadniczych zmian organizacyjnych. Na plan pierwszy
wysunięto
daty
sformowania
i
rozformowania
jednostek.
Przeformowania
uwzględnione zostały tylko wtedy, gdy niosły za sobą zmianę nazwy jednostki lub
instytucji. Zrezygnowano z informacji o zmianach etatów, uznano że podanie tej
informacji pozbawi dane przejrzystości.
Zasada dostępności uwzględniająca różne przygotowanie użytkowników,
zobligowała twórców WTA do opracowania prostych, przejrzystych formularzy.
Ekran podzielono na rozwijalne okna, przy których umieszczona jest informacja o
ilości wpisanych pozycji. Aplikacja przeznaczona jest do pracy w środowisku systemu
operacyjnego UNIX w trybie wielodostępowym i napisania jest w języku INFORMIX.
4.20. UE 1.
*
Instrukcja użytkowania
Aplikacja Centralna Baza Danych Wojskowych Twórców Akt (WTA)
udostępnia zainteresowanym osobom informacje o instytucjach wojskowych, których
akta przechowywane są w CAW i jego filiach. Głównym użytkownikiem aplikacji
będą osoby zainteresowane informacjami zgromadzonymi w bazie danych, które
uzyskają przez wybór opcji związanych z udostępnieniem danych (Zapytanie,
Przeglądanie). Informacje te wprowadzane będą do bazy danych przez operatora
systemu przy użyciu opcji: Dopisanie, Aktualizacja. Opcje umożliwiające zmiany w
bazie danych dostępne są tylko dla operatora. Osoba nieuprawniona nie ma
technicznych możliwości na wprowadzenie zmian w bazie danych. Wybranie przez
nią opcji przeznaczonych dla operatora spowoduje wyświetlenie komunikatu o braku
upoważnienia do zmian.
I Uruchomienie aplikacji
W celu uruchomienia aplikacji WTA należy:
1. Po komunikacie longin: wpisać nazwę identyfikatora konta użytkownika
2. Po komunikacie Password: wpisać aktualne hasło
3. Po symbolu zachęty => wpisać tekst „spis”
Czynności te wykonują osoby obsługujące bazę.
Na ekranie pojawi się menu główne, wówczas można rozpocząć pracę.
Przerwanie pracy w dowolnym momencie następuje po naciśnięciu klawiszy „CTRL”
i „I”
II. Menu główne
Menu główne składa się z następujących opcji: Zapytanie, Dopisanie,
Rozkazy organizacyjne, Słownik filii, Aktualizacja, Wyjście.
1. Opcja Dopisanie dostępna jest tylko dla operatora. Po wybraniu pojawia się
menu: Jednostkowe wojskowe, Akta przekazane, Wyjście. Wybór opcji następuje
poprzez:
— Przesunięcie kursora przy pomocy klawiszy strzałek na wybraną opcję i
wciśnięcia klawisza Enter.
— Wciśnięcie klawisza z dużą literą, która występuje w nazwie wybranej
opcji.
Wybranie opcji Jednostki wojskowe spowoduje pojawienie się formularza
(rys. 1) z następującymi polami do wprowadzania informacji.
a) Kod (pole wypełnione przez program po wprowadzeniu danych do
pozostałych pól)
b) Numer poczty polowej (pole cyfrowe, pięcioznakowe, po wprowadzeniu
informacji naciśnij Enter. Może być pominięte przez naciśnięcie klawisza Enter bez
tekstu)
c) Numer jednostki wojskowej (pole cyfrowe, czteroznakowe, wypełniane,
jw.)
Wszystkie następne pola są rozwijalne. Po wprowadzeniu informacji do
wiersza i naciśnięciu Enter na ekranie pojawia się następny wiersz, ich liczba jest
dowolna. Przejście do następnego pola następuje przez wciśnięcie Esc. Po
wypełnieniu wszystkich widocznych pól na ekranie ukażą się następne. Do tych pól
należy wpisywać następujące informacje.
Rys. 1
Kod [
]
Numer poczty polowej [
]
Numer jednostki wojskowej [
Nazwa jednostki
[
[
miejsce postoju [
[
Dowódcy
[
[
Sztandary i odznaczenia
[
[
Podległość
[
[
Udział w wojnie
[
]
]
]
]
]
]
]
]
]
]
]
]
r – rozkazy w- wyjście
d) Nazwana jednostki (nazwa jaką nadano jednostce w akcie formowania
wraz z datą. dzienną, miesięczną i roczną. Wpisywanie dat ważne jest ze względu na
powtarzające się nazwy.)
e) Miejsce postoju (pole rozwijalne, nazwa miejsca postoju jednostki oraz
dyslokacje i ich daty, jeżeli jest to do ustalenia)
f) Dowódcy (imię i nazwisko dowódcy oraz daty określające czas pełnienia tej
funkcji)
g) Sztandary i odznaczenia (odznaczenia, którymi została uhonorowana
jednostka, fundatorów sztandarów, daty)
h) Podległość (nadrzędne jednostki lub instytucje z uwzględnieniem zmian
podległości, daty)
i) Udział w wojnie (informacje w ramach jakich działań uczestniczyła
jednostka)
Mylnie wpisane dane kasuje się klawiszami „Ctrl” i „C”. Po wypełnieniu
ostatniego pola w dole formularza pokaże się menu: r — rozkazy o zmianach, w —
wyjście. Opcję należy wybrać naciskając klawisz z literą r lub w i klawisz Enter.
Wybranie opcji w spowoduje wyjście do menu opcji
Rys. 2
Kod [
]
Numer poczty polowej
[
Numer jednostki wojskowej [
Nazwa jednostki
[
[
]
]
]
]
ROZKAZY O ZMIANACH ORGANIZACYJNYCH
^-nazwa jednostki. &-poczta. *-nr jedn woj. #-m post jw. –sygnatura
!-nazwisko dowódcy. @-sztandary i odznaczenia. –udział w wojnie.
%-podległość
-----------------------------------------------------------------------------------[
][
[
][
[
][
[
][
]
]
]
]
Dopisywanie. Wybranie opcji r — rozkazy powoduje pojawienie się
formularza (rys. 2)
W wierszach rozwijalnego pola ekranu należy wpisywać treść rozkazów,
kolejnych przeformowań jednostki, której nazwa i numer podana jest w górnej części
ekranu. Każdy rozkaz należy poprzedzić kolejnym numerem (począwszy od 2)
wpisanym w pierwszej rubryce. Jeśli treść rozkazu nie mieści się w jednym wierszu,
należy wypełnić kolejne, pozostawiając pola numeru niewypełnione. W środku ekranu
widoczny jest wykaz separatorów. Informacja umieszczona pomiędzy separatorami
będzie automatycznie wprowadzona do bazy danych. Powrót do menu następuje po
naciśnięciu Esc. Bezpośrednio po wyjściu z opcji Jednostki wojskowe w polu Nazwa
jednostki
wojskowej
wyświetlona
jest
nazwa
jednostki
wyprowadzonej
z
poprzedniego ekranu. Po wybraniu opcji Akta przekazane pojawia się wiersz z
zapytaniem o nazwę jednostki (jeśli wywołanie tego menu nie było kontynuacją
wprowadzenia jednostki). Nazwę należy wpisywać bez spacji, kolejno numery i
pierwsze duże litery nazwy z gwiazdką — „*”
Np. wpisanie hasła 1 *D*P* pozwala wyszukać nazwy:
1 Dywizja Piechoty
1 Dywizjon Piechoty
1 Dywizjon Techniczny OPL
15 Dywizja Piechoty itd.
Operując kursorem należy wybrać właściwą nazwę i nacisnąć klawisz Enter.
Wtedy pojawi się formularz (rys. 3) w postaci tabeli.
Rubryka Sygnatura przeznaczona jest do wpisywania informacji o rodzaju
akt tzn. sygnatura, teczki akt personalnych (tap) itd. Zakończenie wprowadzania
informacji i powrót do menu następuje po naciśnięciu klawisza Esc.
2. Opcja Rozkazy organizacyjne — po wybraniu pojawia się formularz przy
pomocy którego można wyszukać jednostkę. Opcję tę wykorzystuje się do pisania
nowych informacji z zastosowaniem separatorów.
3. Opcja Słownik filii — wybranie je powoduje pojawienie się formularza, w
którym należy wpisać nazwy archiwów.
4. Opcja Aktualizacja — wybranej tej opcji powoduje pojawienie się
zapytania o nazwę jednostki, w której należy dokonać zmian. Po wyborze nazwy
ukazuje się menu : Numer jednostki wojskowej, Numer poczty polowej, Nazwy
jednostki wojskowej, Miejsce postoju, Dowódcy, Sztandary i odznaczenia, Udział
w wojnie, Podległość, Rozkazy, Sygnatury, Akta, Wyjście. Po wybraniu opcji od 1
do 8 pokazuje się menu: Przejrzyj, Aktualizuj, Dopisz, Wyjście.
W opcji Rozkazy pojawia się menu: Przejrzyj, Aktualizuj. Jeżeli wybierze
się opcję Przejrzyj na ekranie ukażą się wszystkie wpisane dane. Kursorem należy
wybrać właściwy wiersz i wyjść przy pomocy klawisza Esc. Wchodzimy do opcji
Aktualizuj, na ekranie pojawia się jeden wiersz, w którym można dokonać zmian. Na
tym samym ekranie jest istotna uwaga:
Opcja ta przeznaczona jest do korekty tekstów rozkazów nie
zmieniających bazy danych (poza separatorami). Tekst między separatorami
należy aktualizować przez odpowiednie opcje menu Aktualizacja. Wpisane dane
mogą obejmować więcej niż jeden ekran. Ekrany można przeglądać naciskając
klawisz funkcyjny F5 (następna strona), powrót lub poprzednia strona klawisz
funkcyjny F4.
Opcja Sygnatury — dopisać należy sygnatury akt opracowanych, te które
wpisane były w opcji Dopisanie — Akta przekazane — rubryka Uwagi (patrz rys. 3).
Rys. 3
Nazwa jednostki
[
]
[
]
[
]
FILIA [
]
|
| Pozycja | Akta z lat | Aktualny |
| Nr rok | od | do | od r. | do r.| stan | Sygnatura
[
][
][ ][
][
][
][
[
][
][ ][
][
][
][
[
][
][ ][
][
][
][
[
][
][ ][
][
][
][
[
][
][ ][
][
][
][
[
][
][ ][
][
][
][
[
][
][ ][
][
][
][
[
][
][ ][
][
][
][
[
][
][ ][
][
][
][
[
][
][ ][
][
][
][
[
][
][ ][
][
][
][
|
]
]
]
]
]
]
]
]
]
]
]
Opcja Akta — aby sprawdzić wpisane dane należy wejść w opcję
Przeglądanie. Na ekranie pojawi się okno z nazwami archiwów, kursorem należy
wybrać właściwe i nacisnąć klawisz Enter. Na ekranie pojawi się formularz — tabela.
Aby nanieść poprawki należy postępować jak wyżej.
Rys. 4
Nazwa jednostki ilość pozycji [
2]
[4 Pułk Piechoty 19.08.1943 r.
[4 Pułk Zmechanizowany 7.03.1962 r.
[
N-ry poczty polowej, ilość [ 1] [73645][
N-ry jedn. wojskowej, ilość [ 2] [2359][
[Kielce
[
[
]
]
]
][
][
][
][
]
]
Miejsce postoju ilość pozycji [ 1]
]
]
]
Podległość ilość pozycji [ 5]
[2 Dywizja Piechoty
[6Dywizja Piechoty 21.09.1955 r.
[9 Dywizja Piechoty 2.04.1957 r.
[DOW IV 3.11.1953 r.
[DOW I 21.09.1955 r.
]
]
]
]POLE ROZWIJALNE
Dowódcy
ilość pozycji [
5]
[mjr Marceli Domaredzki 24.08.1943 r. – 11.12.1943 r.
[ppłk Jerzy Dudziński 11.12.1943 r. – 9.06.1944 r.
[ppłk Mieczysław Melans 10.06.1944 r. – 5.04.1945 r.
[mjr Walerian Kuczyński 5 – 10.04.1945 r.
[mjr Bazyli Jefimow 24.04.1945 r. do końca wojny
]
]
]
]
]
Odznaczenia
ilość pozycji
[ 1]
[Sztandar ufundowało społ. m. Kielce dn. 11.11.1945 r.
[
]
]
Wyjście M_post. Nazwy_jedn. Poczta Rozkazy D_cy Oddz. Udz._woj. podL Syg. Akta
Powyższe czynności wykonują jedynie osoby obsługujące bazę. Użytkownik
będzie miał dostęp do uruchomionego komputera (terminala).
5. Zapytanie tylko ta opcja dostępna jest dla użytkownika.
Wybór jej spowoduje wyświetlenie menu: Poszukiwanie według: Nazwy
JW, Numer JW, Numer poczty polowej, Wyjście
Aby wyszukać odpowiednie dane — nazwy i numery należy wpisywać tak jak
wyżej omówiono. Operując kursorem trzeba wybrać właściwą pozycję i nacisnąć
Enter. Pojawia się formularz (rys. 4) z menu na dole ekranu, w którym duże litery
oznaczają sposób wejścia w poszczególne okna. Każde z nich posiada informację:
ilość pozycji, która jest ważna ze względu na to, że okna są rozwijalne. Z takich okien
składa się ekran główny (rys. 4), ale w menu są jeszcze inne opcje. Jeśli użytkownik
wejdzie w opcję Rozkazy pojawi się ekran (rys. 5) z wpisanymi zmianami
organizacyjnymi oraz rubryka informująca o ilości wpisanych pozycji.
Rys. 5
4 Pułk Piechoty 19.08.1943 r.
4 Pułk Zmechanizowany 7.03.1962 r.
Rozkazy ilość pozycji [
3]
[Sform. 19.08.1943 r.
]
[Zmiana nr JW. 2359 do dn. 30.06.1958 r.
]
[Przeform. 4 Pułk Zmechanizowany 7.03.1962 r. (do dn. 30.10.1962 r.) ]
[
]
[
]
[
]
[
]
[
]
[
]
ESC – aby zakończyć przeglądanie
W opcji Zapytanie uzyskuje się zarówno odpowiedź na pytanie czy akta są
opracowane, a tym samym czy mogą być udostępnione? Aby się o tym przekonać
należy wejść do opcji Sygnatury, wówczas na ekranie pojawią się numery sygnatur.
Jeżeli akta nie są opracowane można uzyskać informację o miejscu ich
przechowywania, numerze spisu przekazanych akt oraz o dacie ich powstania. Po
wybraniu opcji Akta pojawia się informacją: podaj lata wyszukiwanych akt od roku
............. do roku ............ można więc dokonać selekcji akt ze względu na datę ich
powstania. Aby zobaczyć całą listę (rys.6) należy w polu „Podaj lata .........” dwa razy
nacisnąć klawisz Enter.
Z opcji wychodzi się przez dwukrotne naciśnięcie klawisza Esc (pierwszy raz
kursor powraca na początek listy, drugi wychodzi z opcji).
Rys. 6
Akta
Pozycja
z lat
Aktualny
Nr rok
od
do
od r.
do r.
stan
Sygnatura
Filia
---------------------------------------------------------------------------------------------------------[
][
1][
101][ 1943][ 1947][ 101][ III.24.-1011][
CAW]
[ 21/52][
12][
48][ 1944][ 1946][ 10][
][
CAW]
[ 35/53][
127][
189][ 1946][ 1949][ 17][
][
CAW]
[ 12096][
1][
56][ 1964][ 1964][ 10][
][ F2 WOW]
[ 12097][
1][
48][ 1965][ 1965][
4][
][ F2 WOW]
[
][
][
][
][
][
][
][
]
[
][
][
][
][
][
][
][
]
Należy zaznaczyć, iż odeszliśmy od zasad pisowni nazw jednostek
wojskowych, względu na konieczność stworzenia jednolitej listy, np. wpisując: 1
Dywizja Piechoty i 1 dywizjon artylerii lekkiej nie uzyskamy listy z obydwiema
nazwami. Wydaje, nam się, że omówiona aplikacja wyczerpuje wszystkie, a w
każdym razie większość zapytań o organizację i funkcjonowanie jednostek i instytucji
wojskowych oraz o akta przez nie wytworzone. Jak już zaznaczono aplikacja WTA
jest prosta w obsłudze, co jest jej niewątpliwym atutem. W miarę uzupełnienia będzie
coraz bardziej pomocna zarówno dla użytkowników jak i pracowników CAW.
Powinna ona przybliżyć metody dostępu do zbiorów archiwalnych do światowych
standardów.