Piotr Malec 24 października 2013

Zarządzanie zmianą
Piotr Malec
24 października 2013
1
Monday, October 28, 13
1
Piotr Malec, PMO
•
Piotr Malec posiada szerokie doświadczenie w zakresie opracowania wymagań systemowych,
budowania koncepcji i założeń wdrożeń systemów oraz ich wdrożeń w wielu bankach oraz
instytucjach sektora finansowego w Polsce i USA. Szczególnie duże doświadczenie w zakresie:
•
Analizy oraz reorganizacji procesów.
•
Specyfikacji wymagań, procesu wyboru oraz negocjacji
kontraktowych z dostawcami systemów informatycznych.
•
Nadzoru, kierowania wdrożeniami, kontroli jakości wdrożeń
systemów informatycznych.
•
Prowadzenie PMO.
•
Audytu projektów informatycznych.
•
Tworzenia systemów klasy MIS, EIS, Hurtownie Danych.
•
Definiowania i integracji systemów informatycznych.
•
Zajmował wysokie stanowiska kierownicze w firmach takich jak: Deloitte, UNISYS, BOŚ Bank, BI
Insight, Project
Managemet Institute Poland Chapter.
•
Obecnie pracuje jako EMEA AML Transformation Programme Head w Citibank International PLC
Zarządzanie zmianą
Monday, October 28, 13
2
(c) 2013 Piotr Malec
2
Co rozumiemy prez
zarządzanie zmianą?
• Zmiany w systemach
• Zmiany projektu: zakresu, budżetu,
harmonogramu, (jakości, zasobów)
• Zmiany procesów - REORGANIZACJA
• Zmiany systemu / technologii wytwarzania
• Zmiany organizacji - Transformacja
Zarządzanie zmianą
Monday, October 28, 13
3
(c) 2013 Piotr Malec
3
Proces zarządzania
zmianami w systemach
•
Proces zgłaszania Żądań Zmian,
•
Ocenę zgłoszeń Żądań Zmian:
•
Błąd,
•
Żądanie Zmian Bezpłatne,
•
Żądanie Zmian Płatne,
•
Rozszerzenie wymagań (Płatne).
•
Priorytetyzację Żądań Zmian,
•
Prowadzenia analizy wpływu (na system, harmonogram, spójność architektury, wydajność, itp),
•
Ocenę za i przeciw skutków wprowadzenia zmiany,
•
Proces podejmowania decyzji i akceptacji, odłożenia lub odrzucenia proponowanej zmiany,
•
Proces aktualizacji dokumentacji,
•
Proces monitorowania Żądań Zmian.
•
Wskazane aby Żądania Zmiany były oddzielone (np. w innym systemie niż zgłaszane błędy)
Zarządzanie zmianą
Monday, October 28, 13
4
(c) 2013 Piotr Malec
4
Atrybuty żądania
zmiany
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ID
Referencja do zmienianego wymagania
Skrócone podsumowanie (do ok. 100 znaków) – czego dotyczy
Opis
Data zgłoszenia
Data aktualizacji
Status
Priorytet
Dokładny opis
MoSCoW (Must, Should, Could, Won’t)
Opis wpływu
•
•
•
•
•
•
•
Zasadność techniczna
Koszt
Harmonogram
Jakość
Wydajność systemu
Zgodność z architekturą
Wpływ na inne systemy
• Oczekiwany termin realizacji
• Data decyzji pozytywnej lub negatywnej i sama decyzja
• Data zamówienia
Zarządzanie zmianą
• Planowany na Release lub planowana5 data realizacj
Monday, October 28, 13
(c) 2013 Piotr Malec
5
Kontrolowanie zmian
Złożone żądanie
zmiany
Przyjęta
Ocena żądania
zmiany przez CCB
Przeprowadzona
analiza zmiany
Zalecenia
przekazane
Żadnych
dalszych działań
Odrzucona
CCB
podejmuje
decyzję
Przyjęta
Zmiana zostaje
włączona
Aktualizacja
dokumentacji
Zarządzanie zmianą
Monday, October 28, 13
6
(c) 2013 Piotr Malec
6
Zarządzanie zmianami
w projektach
analogicznie jak w przypadku zmian w systemach
ale ....
7
Monday, October 28, 13
7
Projekt i procesy wg PMI
9 10 procesów zarządzania projektem
1
Zarządzanie
Zmianą
2
integralnością
3
Zarządzanie
10
Zarządzanie
zakresem
Zarządzanie
czasem
4
Zarządzanie
kosztami
Zarządzanie
Zarządzanie
5
projektem
jakością
8
6
Zarządzanie
Zarządzanie
zasobami
7
Zarządzanie
komunikacją
ryzykiem
9
Zarządzanie
podwykonawcami
8
Monday, October 28, 13
8
Kontrola zmian w
projektach
•
Każdy projekt, niezależnie od okoliczności, podlega zmianom.
•
Dobry menedżer projektu rozumie wagę procesu kontrolowania zmian i zapewnia
jego zgodność z zasadami kontroli zmian.
•
Dostawcy zaniżając cenę początkową, próbują odzyskać utracone korzyści w
postaci rozszerzeń systemu;
•
Niedokładna specyfikacja powoduje powstawanie wątpliwości, a co nie spisane to
kosztuje;
•
Poziom wiedzy merytorycznej (biznesowej) deweloperów znacząco obniżył się
wraz z ich wiekiem i posiadanym doświadczeniem;
•
W niektórych projektach dochodzą różnice kulturowe (np. programiści z Indii, Chin)
•
Rozszerzenia kosztują podwójnie: zwiększają koszt projektu, oraz powiększają
wartość systemu od której naliczana jest opłata serwisowa.
Zarządzanie zmianą
Monday, October 28, 13
9
(c) 2013 Piotr Malec
9
Kontrola zmian w
projektach
• Lepsze jest wrogiem dobrego - w ilu znanych Ci projektach,
wolumen zmian był bliski lub przekroczył pierwotny zakres projektu ?
• System kontroli zmian – zbiór procedur określających sposoby
nadzorowania i oceny wykonania projektu oraz nadzorowania
zmian.
• Dodatkowe planowanie – aktualizacja planu projektu. Jednym z
najważniejszych wyzwań stojących przed procesem integracji w
projekcie jest utrzymanie integralności wszystkich „podplanów” .
• Powołaj Komitet Zarządzania Zmianami CCB (Change Control
Board)– jedyne ciało, które ma prawo zatwierdzać zmiany i
rozszerzenia.
Zarządzanie zmianą
Monday, October 28, 13
10
(c) 2013 Piotr Malec
10
“Złote myśli” o
zmianach w projektach
•
„Zamrożona specyfikacja wymagań w projekcie i śnieżny bałwan są do siebie podobne stanowią mit i topią się, gdy robi się gorąco.”
•
„Jeśli dopuści się do swobodnych zmian projektu ich tempo przekroczy tempo postępów
prac.”
•
„Czego nie zapisano, tego nie powiedziano.”
•
Naucz się mówić NIE. (czy naprawdę ta zmiana jest konieczna?)
•
Bardzo często później (np. po wdrożeniu) oznacza NIGDY
Zarządzanie zmianą
Monday, October 28, 13
11
(c) 2013 Piotr Malec
11
Koszty wprowadzania
zmian
•  Ilość zmian w projekcie średniej wielkości nie powinna przekroczyć 25% wymagań
•  Różnica zdań w interpretacji wymagań !!!!!
•  Żądanie klienta/użytkownika
•  Żądanie menedżera projektu
•  Wymagania systemu (np. wydajność, niezgodność w dokumentacji)
•  Wymuszenie, które tworzy
–  środowisko
–  prawo
–  polityka
Zarządzanie zmianą
Monday, October 28, 13
12
(c) 2013 Piotr Malec
12
Zmiany po
zakończeniu projektu
•
Wynagrodzenie zapłacone – brak środków nacisku na dostawcę
•
Wszystko kosztuje i trwa znacznie dłużej
•
•
Brak entuzjazmu
•
Brak budżetu
•
Konieczność występowania o dodatkowe środki wydłuża i komplikuje proces
Presja aby dostarczać szybkie poprawki – FIXy na produkcję
•
Znacznie mniejszy zakres
•
Problemy z przetestowaniem
•
Oprogramowania zaczyna przypominać połatany patchwork
•
Problemy ze stworzeniem odpowiedniej platformy testowej i znalezieniem testerów
•
Często zapomina się o zgłoszonych Żądaniach do czasu, aż stają się naprawdę niezbędne (na
wczoraj)
Zarządzanie zmianą
Monday, October 28, 13
13
(c) 2013 Piotr Malec
13
Zmiany procesów
Continuous improvement
• Opis stanu obecnego “As is”
• Opis stanu docelowego “To be”
• Analiza luki “Gap analysis”
• Plan wdrożenia i studium opłacaloności
• Plan komunikacji
• EAR (eliminate, automate, relocate)
Zarządzanie zmianą
Monday, October 28, 13
14
(c) 2013 Piotr Malec
14
Zmiana organizacji
Transformacja
15
Monday, October 28, 13
15
Etapy wprowadzania
zmian a reakcje ludzi
Ślepy
Emocje
Entuzjazm
Zaangarzowan
ie
Optymizm
Nadzieja
Nadzieja
Złość
Pesymizm
Frustracja
1. Forming
2. Storming
3. Norming
4. Performing
Czas
Zarządzanie zmianą
Monday, October 28, 13
16
(c) 2013 Piotr Malec
16
Dlaczego ludzie rozumiejący
konieczność zmian zachowują się
jakgdyby je bojkotowali
• Konflikt interesów
• Sprzeczność z wewnętrznymi przekonaniami
• Brak zaufania
• Przyzwyczajenie
Zarządzanie zmianą
Monday, October 28, 13
17
(c) 2013 Piotr Malec
17
8 kroków koniecznych do sukcesu
zmiany Organizacji
"Leading Change" by John P.Kotter
1. Establish a sense of urgency
2. Forming a powerful guiding coalition
3. Creating a vision
4. Communicating the vision
5. Empowering others to act on the vision
6. Planning for crating short-term wins
7. Consolidating improvements and producing still more change
8. Institutionalizing new approaches
Zarządzanie zmianą
Monday, October 28, 13
18
(c) 2013 Piotr Malec
18
Rola leadera we
wprowadzaniu zmian
• Budowanie wizji
• Znalezienie wsparcia i stworzenie koalicji
• Monitorowanie nastrojów ludzi
• Rozwiązywanie konfliktów i aktywne
zarządzanie ryzykami
• Sprzedaż osiągnięć i celebracja sukcesów
Zarządzanie zmianą
Monday, October 28, 13
19
(c) 2013 Piotr Malec
19