Związek Komunalny Gmin Ziemi Lubartowskiej ul. Lubelska 68, 21

Związek Komunalny Gmin Ziemi Lubartowskiej
ul. Lubelska 68, 21-100 Lubartów
tel. / fax. 81 854 36 15, e-mail: [email protected]
Lubartów, 25.04.2013 r.
ZKGZL 271.08. 2013
Zapytanie ofertowe
na świadczenie usługi polegającej na dostawie i wdrożeniu systemu informatycznego dla
Związku Komunalnego Gmin Ziemi Lubartowskiej do obsługi gospodarki odpadami wraz z
asystą techniczną
Postępowanie nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych -wartość
zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty 14.000 euro (art.4 pkt 8 ustawy).
1. Beneficjent (Zamawiający):
Związek Komunalny Gmin Ziemi Lubartowskiej
ul. Lubelska 68, 21- 100 Lubartów
NIP: 714-188-86-46, REGON: 432725102
2.
Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest wdrożenie systemu informatycznego do obsługi gospodarki
odpadami dla Związku Komunalnego Gmin Ziemi Lubartowskiej. Dostarczone oprogramowanie
będzie służyło Zamawiającemu do realizacji zadań związanych z odbiorem nieczystości stałych od
właścicieli nieruchomości zamieszkałych zgodnie z zapisami ustawy z dnia 13 września 1996r.
o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz.U. z 2012 r. poz. 391), zapisami „Planu
gospodarki odpadami dla województwa lubelskiego 2017". uchwalonego uchwałą Sejmiku
Województwa Nr XXIV/396/2012 , oraz przepisami Regulaminu utrzymania czystości i porządku
na terenie Związku Komunalnego Gmin Ziemi Lubartowskiej.
Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje:
2.1. Dostarczenie pełnej wersji systemu informatycznego, wraz z jego instalacją na stanowiskach
w siedzibie zamawiającego (7 stanowisk) oraz w siedzibach gmin członkowskich – z
ograniczoną funkcjonalnością (6) stanowisk. Stanowiska z ograniczoną funkcjonalnością
nie będą miały możliwości zmiany danych, powinny pozwalać generować zastawienia i
raporty dotyczące: ilości odbieranych odpadów, ilości osób zamieszkujących poszczególne
nieruchomości.
2.2. Przeszkolenie w siedzibie zamawiającego personelu obsługującego system: użytkownicy: 11
osób, administratorzy: 2 –wymagane na etapie wdrażania.
2.3. Zapewnienie asysty technicznej dla oprogramowania w okresie 2 lat od podpisania umowy.
Asysta powinna obejmować zarówno zdalne konsultacje, jak również pomoc przy
występujących na bieżąco problemach związanych z użytkowaniem systemu. W ramach
asysty zamawiający będzie żądał od Wykonawcy: dodatkowego szkolenia powdrożeniowego
(2 miesiące od uruchomienia systemu), oraz szkolenia kończącego pierwsze półrocze
użytkowania systemu. Zamawiający nie wymaga wizyt osobistych w ramach asysty
technicznej (rozwiązywanie bieżących problemów).
2.4. Wymagany przez Zamawiającego czas reakcji na zgłoszenie telefoniczne o występującym
problemie w ramach asysty technicznej nie może przekroczyć 3 godzin.
2.5. Zamawiający wymaga aby system informatyczny znajdował się na serwerze zewnętrznym.
2.6. System informatyczny obsługiwać będzie: moduł dotyczący gospodarki odpadami, moduł
ewidencji ludności/deklaracji, moduł księgowy, moduł kasowy.
2.7. Wykonawca ma obowiązek rozpoznać samodzielnie możliwości importu danych do systemu
informatycznego baz danych użytkowanych przez gminy członkowskie.
Związek Komunalny Gmin Ziemi Lubartowskiej
ul. Lubelska 68, 21-100 Lubartów
tel. / fax. 81 854 36 15, e-mail: [email protected]
2.8. Na etapie wdrażania Wykonawca dokona stosownego eksportu umożliwiającego stworzenie
deklaracji dotyczących uczestnictwa w nowym systemie gospodarki odpadami właścicieli
nieruchomości zamieszkanych.
2.9. Zamawiający zapewni następującą funkcjonalność systemu informatycznego w ramach
modułu ewidencji ludności/deklaracji:
- import i obróbkę danych z ewidencji ludności gmin członkowskich ZKGZL,
- import i obróbkę danych z ewidencji gruntów i budynków gmin członkowskich ZKGZL,
- import i obróbkę danych z ewidencji adresów jeśli takową używają gminy członkowskie,
- import danych powinien spełniać wymagania prawne w zakresie ochrony danych
osobowych określone w ustawie o ochronie danych osobowych (Dz. u. 1997 nr. 133 poz.
883),
- wygenerowanie na podstawie ewidencji gruntów i budynków z gmin członkowskich
wzorów deklaracji,
- generowanie pism, zawiadomień, wezwań do zapłaty, informacji o stanie płatności,
zmianie deklaracji, decyzji o zmianie wysokości opłaty dotyczących obsługi systemu,
- filtrowanie, wyszukiwanie po adresie nieruchomości, ilości mieszkańców, gminie i eksport
danych do formatu Excel (pakiet Office),
- tworzenie nowych mechanizmów wyszukiwania (filtry),
2.10.
Zamawiający zapewni następującą funkcjonalności systemu informatycznego w
ramach modułu gospodarki odpadami:
- ewidencje odpadów odbieranych z nieruchomości zamieszkałych na podstawie danych
dostarczonych przez firmę odbierającą odpady,
- automatyczne generowanie identyfikacyjnych kodów kreskowych dla poszczególnych
nieruchomości,
- wydruk identyfikacyjnych kodów kreskowych,
- kody identyfikacyjne będą drukowane w siedzibie zamawiającego na wodoodpornych
naklejkach, oraz dystrybuowane przez Zamawiającego mieszkańcom. Każdy właściciel
otrzyma naklejkę z kodem głównym (na pojemnik służący do odbioru niesegregowanych
odpadów komunalnych) oraz naklejki na worki do selektywnej zbiórki odpadów w
odpowiednich kolorach (frakcja sucha, szkło, odpady zielone, popiół),
- na podstawie danych zebranych podczas skanowania odbieranych worków i pojemników
firma odbierająca odpady sporządzi raporty miesięczne zawierające dane identyfikujące ilość
poszczególnych frakcji odpadów odbieranych z nieruchomości zamieszkałych,
- generowanie raportów kwartalnych dla gmin członkowskich,
- generowanie sprawozdań rocznych o realizacji zadań z zakresu gospodarki odpadami
komunalnymi, przedkładanych Marszałkowi Województwa Lubelskiego ora Lubelskiemu
Wojewódzkiemu Inspektoratowi Ochrony Środowiska,
- automatyczną identyfikację sprzeczności z deklaracją – wykazywanie administratorów
nieruchomości nie wywiązujących się z obowiązku segregacji odpadów,
- wyszukiwanie i filtrowanie pozycji zgodnie z adresem, ilością osób, obowiązkiem
segregacji,
- mechanizm samodzielnego tworzenia filtrów.
2.11.
Zamawiający zapewni następującą funkcjonalność systemu informatycznego w
ramach modułu księgowego:
- naliczanie wysokości opłaty na podstawie złożonych deklaracji,
- generowanie not obciążeniowych, nakazów zapłaty,
- obsługę kont wirtualnych administratorów nieruchomości,
- automatyczne księgowanie wpłat na konta administratorów,
- naliczanie należności zaległych wraz z odsetkami,
- generowanie druków zapłaty,
- generowanie i księgowanie danych w systemie finansowo – księgowym FK
2.12.
Zamawiający zapewni następującą funkcjonalność systemu informatycznego w
ramach modułu kasy:
- przyjmowanie wpłat w kasie na podstawie kodu kreskowego,
- przekazywania danych o zapłacie do modułu księgowego FK wraz z ich zaksięgowaniem.
2.13.
Dostarczone oprogramowanie powinno współpracować z używanym przez
zamawiającego t.j. program finansowo księgowy FK(dostarczony przez firmę Mikrobit) w
zakresie importu, eksportu i obróbki danych.
Związek Komunalny Gmin Ziemi Lubartowskiej
ul. Lubelska 68, 21-100 Lubartów
tel. / fax. 81 854 36 15, e-mail: [email protected]
3. Obowiązki Wykonawcy przed rozpoczęciem i w trakcie realizacji zamówienia
3.1 Wykonawca zobowiązany jest do informowania o zmianach w programie, oraz dostarczenie
odpowiednich plików instalacyjnych oraz instrukcji.
3.2 Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie
zaprojektowanych skryptów, oraz szkody wynikłe z nieprawidłowego funkcjonowania
systemu nie będące wynikiem działań Zamawiającego.
3.3 Wykonawca ma obowiązek w terminie maksymalnie 24 godzin od zgłoszenia wyeliminować
powstające z winy oprogramowania błędy w funkcjonowaniu systemu.
4. Inne istotne warunki opisujące zamówienie
4.1. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. Zamawiający nie
dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.
4.2. Zamawiający przewiduje udzielania zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67
ust. 1 pkt 6 ustawy p.z.p. W przypadku oddania do użytku nowych budynków jedno i
wielorodzinnych, sumarycznie wielkość zamówień uzupełniających nie przekroczy 15%
wartości zamówienia w okresie obowiązywania umowy.
4.3. Zamawiający nie przewiduje wyboru oferty najkorzystniejszej z zastosowaniem aukcji
elektronicznej oraz zawarcia umowy ramowej.
5. Kod wg CPV :
72.26.30.00 - Usługi wdrażania oprogramowania
72.00.00.00 - Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania,
internetowe i wsparcia
8.00.00.00 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne
48.61.00.00 - Systemy baz danych
72.26.80.00 - Usługi dostawy oprogramowania
6. Termin wykonania zamówienia .
Wymagany termin realizacji zamówienia:
1) w zakresie wdrożenia systemu: od daty podpisania umowy do dnia 31.08.2013 r.
2) w zakresie obsługi systemu (asysta techniczna) 01.06.2013 – 30.06.2015 r.
7. Wymagane dokumenty
Propozycja cenowa ma zawierać następujące dokumenty :
a). Formularz propozycji w/g załączonego wzoru zgodnie z załącznikiem nr 1.
b). Kserokopie aktualnego wpisu dla prowadzonej działalności lub odpis z KRS sądowego, jeśli
dotyczy,
c). Udokumentowanie posiadania minimum 2 – letniego doświadczenia w zakresie: dostawy i
projektowania systemów informatycznych, wraz z wdrożeniami z wyszczególnieniem nazwy
zadań – zgodnie z załącznikiem nr 2 na kwotę co najmniej 40 000 zł . Doświadczenie powinno
być poparte stosownymi referencjami.
8. Opis sposobu obliczenia ceny w składanej propozycji cenowej:
8.1. W cenę propozycji należy wliczyć:
a) wartość usługi określoną w oparciu o przedmiot zamówienia,
b) obowiązujący podatek od towarów i usług VAT , jeśli dotyczy.
8.2. Cena podana przez Wykonawcę jest ceną brutto obowiązującą przez okres umowy i nie
będzie podlegała zmianie. Podana cena zawiera wszystkie podatki, opłaty i koszty niezbędne
do realizacji zamówienia.
8.3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
Związek Komunalny Gmin Ziemi Lubartowskiej
ul. Lubelska 68, 21-100 Lubartów
tel. / fax. 81 854 36 15, e-mail: [email protected]
9. Kryterium oceny:
- najniższa cena wdrożenia – 50%,
- czas wdrożenia w dniach: od podpisania umowy do pełnego wdrożenia systemu i szkoleń – 25%
- koszt asysty w okresie 01.06.2013 – 30.06.2015 – 25 %
O wyborze najkorzystniejszej oferty zadecyduje suma punktów uzyskanych zgodnie z poniższym
wzorem. Zleceniodawca wybierze ofertę, która uzyska największą ilość punktów.
Uzyskana ilość punktów =[ Cno/Cbo *50]+[ Indwo/ Idwbo *25]+[ Cna/ Cba *0,25]
Cbo –Cena wdrożenia badanej oferty
Cno – cena wdrożenia najniższej oferty
Idwbo – ilość dni wdrażania w badanej ofercie
Indwo – najmniejsza zaproponowana przez wykonawców ilość dni wdrażania
Cba – cena asysty w badanej ofercie
Cna – najniższa zaproponowana cena przez wykonawcę w postępowaniu.
10. Miejsce i termin złożenia propozycji cenowej :
10.1. Propozycję cenową należy złożyć w terminie do dnia 10.05.2013 r. do godz. 15:30 w
siedzibie Zamawiającego tj. Związek Komunalny Gmin Ziemi Lubartowskiej ul. Lubelska
68, 21- 100 Lubartów, w zaklejonej kopercie zaadresowanej do Zamawiającego z dopiskiem
„Wdrożenie i dostawa systemu informatycznego dla ZKGZL”.
10.2. Propozycja otrzymana przez Zamawiającego po terminie podanym powyżej zostanie zwrócona
Wykonawcy bez otwierania. Oferta niespełniająca wymagań zamawiającego podanych w
zapytaniu zostanie odrzucona i nie będzie podlegała ocenie, o czym wykonawca zostanie
poinformowany.
10.3.Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie propozycję przed
terminem upływu jej składania.
10.4. Informacja o wyniku postępowania zostanie przekazana wykonawcom, którzy złożyli oferty
oraz zamieszczona na stronie internetowej zamawiającego. Umowa z wybranym wykonawcą
zostanie podpisana w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego. W przypadku
odmowy zawarcia umowy przez wybranego wykonawcę Zamawiający wybierze następną w
kolejności najkorzystniejszą ofertę.
11. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji zamówienia bez
podania przyczyny oraz unieważnienie postępowania w przypadku, gdy zaproponowana cena
przekroczy kwotę, jaką zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
12. Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami jest :
Krzysztof Grzegorczyk , tel. 81 854 36 15, tel. 515 966 203
W załączeniu :
- druk dla oferty cenowej.
- druk doświadczenia
sporządził
Specjalista ds. inwestycji
(-)
Krzysztof Grzegorczyk
zatwierdził
Przewodniczący Zarządu ZKGZL
(-)
Radosław Szumiec
Związek Komunalny Gmin Ziemi Lubartowskiej
ul. Lubelska 68, 21-100 Lubartów
tel. / fax. 81 854 36 15, e-mail: [email protected]
Załącznik nr 1
………………………..
(miejscowość, data )
.......................................
Pieczątka Wykonawcy,
(nazwa, adres, tel, fax)
Związek Komunalny Gmin
Ziemi Lubartowskiej
ul. Lubelska 68
21-100 Lubartów
OFERTA CENOWA
Odpowiadając na zaproszenie do złożenia propozycji cenowej na usługi polegającej na wdrożeniu i
dostawie systemu informatycznego dla Związku Komunalnego Gmin Ziemi Lubartowskiej do
obsługi gospodarki odpadami wraz z asystą techniczną
oferuję wykonanie w/w zadania zgodnie z wymogami przedstawionymi w zaproszeniu do złożenia
propozycji cenowej:
1. Wdrożenie systemu informatycznego za kwotę w wysokości :
brutto: ……………… zł (słownie ………………………………………………
...………………………………………………………………………………….).
2. Wdrożenie systemu w dniach od daty podpisania umowy: …………………………..
3. Sprawowanie asysty technicznej w kwocie za miesiąc:
brutto: ……………… zł (słownie ………………………………………………
...………………………………………………………………………………….).
Oświadczam że:
posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zadania będącego przedmiotem
zamówienia.
…………………………............
( podpis i pieczątka Wykonawcy )
Związek Komunalny Gmin Ziemi Lubartowskiej
ul. Lubelska 68, 21-100 Lubartów
tel. / fax. 81 854 36 15, e-mail: [email protected]
Załącznik nr 2.
………………………..
(miejscowość, data )
.......................................
Pieczątka Wykonawcy,
(nazwa, adres, tel, fax)
Doświadczenie
Lp.
Nazwa zadania wraz z krótkim opisem
dostarczonego systemu
informatycznego
Okres realizacji
Kwota brutto umowy za
wykonanie zadnia bez asysty
technicznej
( podpis i pieczątka Wykonawcy)
Związek Komunalny Gmin Ziemi Lubartowskiej
ul. Lubelska 68, 21-100 Lubartów
tel. / fax. 81 854 36 15, email: [email protected]