Przebieg spotkania w ramach badania jakości

Raport badania fokusowego ewaluującego poziom wdrożenia modelu
administracji publicznej i organizacji pozarządowych w Gminie Szczebrzeszyn
współpracy
Termin badania fokusowego: 24 czerwiec 2015
Model współpracy administracji publicznej i organizacji pozarządowych opiera tytułową
współpracę na trzech płaszczyznach: Współpraca jednostek samorządu terytorialnego i organizacji
pozarządowych w zakresie tworzenia polityk publicznych, Współpraca jednostek samorządu
terytorialnego i organizacji pozarządowych w zakresie realizacji zadań publicznych oraz
Infrastruktura współpracy, tworzenie warunków do społecznej aktywności. Podczas badania
fokusowego każdą z w/w płaszczyzn zanalizowano wg. jednolitego schematu – za pomocą analizy
jej części składowych – tzw. obszarów i weryfikacji poprzez dialog, swobodną rozmowę, spełnienia
wskaźników modelu, które stanowią podstawę pomiaru tego: czy i w jakim zakresie realizowana
jest współpraca na danym obszarze.
Pierwszą badaną płaszczyzną modelu współpracy jednostek samorządu terytorialnego oraz
organizacji pozarządowych w Gminie Szczebrzeszyn była Współpraca jednostek samorządu
terytorialnego i organizacji pozarządowych w zakresie tworzenia polityk publicznych. Zgodnie z
modelem politykę publiczną rozumiemy, jako: „sumę systemowych i porządkowych działań, które
podejmowane są dla rozwiązywania najważniejszych problemów, które dotykają mieszkańców
lokalnych społeczności.” Płaszczyzna zawiera opis rozwiązań, które dotyczą udziału organizacji
pozarządowych i władz samorządowych w kształtowaniu polityk publicznych, strategii
(długofalowych zamierzeń dotyczących celów i realizacji polityk) i programów (bieżących i
wieloletnich planów działań podporządkowanych strategiom). W ramach płaszczyzny
wyszczególniono sześć obszarów.
Na podstawie badania i opinii jego uczestników wykazuje się, iż istnieje współpraca
samorządu terytorialnego i organizacji pozarządowych przy diagnozowaniu lokalnych problemów i
wyzwań (1 obszar), jako że samorząd dysponuje wskaźnikami diagnozy społeczności (m.in. danymi
nt. bezrobocia, warunków mieszkaniowych, aktywności obywatelskiej) jak również istnieje
wspólny samorządowo/pozarządowy zespół ds. diagnozowania problemów lokalnych. Przykładem
takiego zespołu na obszarze Gminy jest Gminna Komisja ds. Rozwiązywania Problemów
Alkoholowych. Ponadto samorząd terytorialny i organizacje pozarządowe wzajemne informują się
o planach, zamierzeniach i kierunkach działań (2 obszar) poprzez strony internetowe jednostek
samorządowych oraz organizacji pozarządowych czy też Biuletyn Informacji Publicznej (BIP)
Urzędu Gminy Szczebrzeszyn. Samorząd dysponuje lokalną bazą teleadresową organizacji
działających na swoim terenie. Na stronach internetowych samorządu istnieje miejsce, w którym
organizacje mogą zamieszczać informacje – jest to zakładka Stowarzyszenia, która w najbliższym
czasie zostanie zaktualizowana, jako że w tym momencie brakuje informacji wewnątrz zakładki.
1
Na obszarze Gminy Szczebrzeszyn samorząd terytorialny i organizacje pozarządowe
współtworzą strategie i programy realizacji polityk publicznych oraz rozwiązań instytucjonalnych
(3 obszar). Uczestnicy badania deklarowali, że samorząd i organizacje wspólnie ustalają
najważniejsze kierunki polityki lokalnej, omawiając przy tym również kwestie finansowe.
Przykładem takiego działania w Gminie było tworzenie obecnego Programu Współpracy z
Organizacjami Pozarządowymi czy tez Gminnej Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych,
które zostały wypracowane w ramach projektu metodą warsztatową przy uczestnictwie różnych
grup społecznych i reprezentantów zarówno III jak i I sektora. Ze względu na pozytywny oddźwięk,
jaki taka forma współpracy zyskała w Gminie planuje się kontynuowanie tej formy współtworzenia
polityk publicznych przez JST i NGO. Obecnie spotkania te nie są jednak regularne.
W gminie istnieje sposób postępowania, procedura tworzenia strategii, programów, planów,
pozwalający organizacjom na zgłaszanie własnych projektów uchwał, a tym samym na wpływanie
na kształt polityk publicznych. W trakcie przygotowywania projektu uchwały dokonywane są jego
konsultacje. W sposób mailowy stowarzyszenia i organizacje z obszaru gminy mogą zgłaszać uwagi
do projektu uchwały.
Większość organizacji aktywnie uczestniczy w konsultacjach planów, strategii, programów
opisujących miejscowe polityki publiczne. Badani jednogłośnie stwierdzili, że większość planów,
strategii i programów jest konsultowana z organizacjami pozarządowymi, kształt dokumentów,
uchwał opisujących lokalne polityki podlega konsultacjom, co najmniej dwojakiego rodzaju (m.in.
konsultacjom pisemnym i wysłuchaniu), a wyniki konsultacji są publikowane wraz z uzasadnieniem
przyjętych/odrzuconych propozycji i uwag na stronie BIP Urzędu Gminy Szczebrzeszyn, są
również dostępne w wersji papierowej w siedzibie urzędu Gminy.
Samorząd i NGO współpracują przy wdrażaniu polityk publicznych (5 obszar), jest to
widoczne poprzez fakt istnienia rocznego programu współpracy z organizacjami pozarządowymi,
ujmującego również zasady współpracy przy realizacji lokalnych polityk publicznych. Był on
tworzony metodą warsztatową, wspólnie przez przedstawicieli I i III sektora. Podobnie powstawał
w Gminie inny dokument polityki publicznej tj. Gminna Strategia Rozwiązywania problemów
Społecznych, który był tworzony podczas szkolenia z doradcą przez wszystkie chętne osoby z
obszaru Gminy. Tworząc polityki publiczne, organizacje współpracują z samorządem w ramach
komisji konkursowych.
Organizacje pozarządowe uczestniczą w ocenie realizacji polityk i programów (6 obszar).
Plany, strategie, programy są opracowywane tak, żeby była możliwa ich ewaluacja według
wcześniej przyjętych wskaźników, czego przykładem jest m.in. Program współpracy z
Organizacjami Pozarządowymi, który jest raportowany przez Burmistrza do kwietnia roku
następnego. Raport zatwierdzany jest drogą pisemną przez Radę Miejską.
Organizacje monitorują oraz uczestniczą w ewaluacji planów, strategii i programów.
Samorząd upowszechnia wyniki ewaluacji realizowanych przez siebie lokalnych polityk
publicznych na stronie internetowej Urzędu Gminy.
2
Drugą badaną płaszczyzną modelu współpracy jednostek samorządu terytorialnego oraz
organizacji pozarządowych w Gminie Szczebrzeszyn była Współpraca samorządu z organizacjami
pozarządowymi w zakresie realizacji zadań publicznych.
Zgodnie z modelem zadania publiczne to działania, które podejmuje administracja
samorządowa w ramach ustaw określających zakres ich kompetencji. Płaszczyzna zawiera opis
współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi przy realizacji zadań publicznych z
wykorzystaniem różnych form współpracy finansowej i niefinansowej. Współpraca samorządu z
organizacjami pozarządowymi odbywa się w trzech obszarach: Realizacja zadań publicznych z
wykorzystaniem form finansowych (I obszar), Realizacja zadań publicznych z wykorzystaniem
form niefinansowych (II obszar), Partnerstwo projektowe w realizacji zadań publicznych (III
obszar).
W ramach pierwszego obszaru II płaszczyzny Gmina Szczebrzeszyn spełnia wszystkie
określone w modelu wskaźniki minimalne. Uczestnicy badania (reprezentujący zarówno I jak i II
sektor) jednomyślnie stwierdzili, iż organizacje pozarządowe wykonują powierzane im zadania
publiczne według ustalonych standardów. Organizacje, które otrzymują dofinansowanie z tytułu
wygranej w otwartym konkursie ofert podpisują z Urzędem Gminy umowę na realizacje
określonych zadań, dotychczas nie zauważono wśród organizacji odstępstw od realizacji zapisów
umowy.
Gmina podpisuje nie wieloletnie, a roczne umowy na realizację zadań publicznych, co
wynika faktu, iż budżet Gminy planowany jest na rok i wszystkie rozliczane zadania muszą
zamknąć się w roku budżetowym. Istnieją jawne, spisane zasady organizacji konkursów
precyzujące m.in. zasady wyboru komisji konkursowych, warunki składania wspólnych ofert przez
organizacje, czy kryteria wyboru ofert i są one konkretnie sprecyzowane w ogłoszeniu/ogłoszeniach
o konkursie.
Samorząd umożliwia organizacjom korzystanie z majątku komunalnego, publicznej
infrastruktury, oferuje pomoc jednostek organizacyjnych samorządu (2 obszar).
Gmina nie posiada spisanych procedur, ale wszyscy uczestnicy badania (reprezentanci
organizacji pozarządowych jak również przedstawiciele grupy roboczej) jednomyślnie stwierdzili,
że w Gminie istnieją przejrzyste i sprawdzone praktyki w tym zakresie: bezpośredni kontakt,
kontakt telefoniczny, czy w razie potrzeby umowa użyczenia. Ponadto samorząd udziela
organizacjom wsparcia merytorycznego, obecnie w wyniku realizacji projektu władze
reprezentujące JST zauważyły potrzebę wypracowywania metod mających na celu jeszcze bardziej
efektywne wsparcie merytoryczne.
Istnieje współpraca pomiędzy samorządem a organizacjami pozarządowymi w zakresie
promocji. Na wniosek organizacji, grupy nieformalnej przedstawiciele samorządu umieszczają
informacje o planowanych przez organizacje pozarządowe czy nawet grupy nieformalne (takie jak
m.in. KGW) inicjatywach i wydarzeniach na stronie internetowej urzędu gminy. Urząd Gminy
udziela swojego patronatu organizowanym i realizowanym na obszarze gminy wydarzeniom.
Realizując zadania publiczne, organizacje współpracują z samorządem w ramach komisji
konkursowych.
3
W ramach partnerstwa projektowego w realizacji zadań publicznych (3 obszar) Gmina
Szczebrzeszyn spełnia wskaźniki minimalne wdrożenia modelu. W samorządzie istnieje procedura
zawierania partnerstw w celu realizacji zadań publicznych i jest ona określona w Programie
Współpracy z organizacjami pozarządowymi. Istnieją również ogólnodostępne reguły realizacji
zadań w trybie inicjatywy lokalnej, uchwalone Uchwałą nr IX/82/2011 Rady Powiatu w Zamościu z
dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie określenia trybu i szczegółowych kryteriów oceny wniosków o
realizację zadania publicznego w ramach inicjatywy lokalnej.
Trzecią badaną płaszczyzną modelu współpracy jednostek samorządu terytorialnego oraz
organizacji pozarządowych w Gminie Szczebrzeszyn była Infrastruktura współpracy, tworzenie
warunków do społecznej aktywności.
Współpraca samorządu z organizacjami pozarządowymi bez wątpienia wymaga stworzenia
odpowiednich warunków – również warunków sprzyjających społecznej aktywności, ułatwiających
mieszkańcom podejmowanie inicjatyw obywatelskich i tworzenie organizacji pozarządowych,
wyrażanie swojej opinii, podejmowanie się realizacji zadań i usług publicznych oraz uczestnictwo
w zarządzaniu rozwojem lokalnym.
Współpraca samorządów i organizacji pozarządowych w realizacji tak zdefiniowanego celu
zweryfikowana została w ramach trzech obszarów: System wspierania inicjatyw obywatelskich i
organizacji pozarządowych (I obszar), Wspieranie Procesów Integracji sektora organizacji
pozarządowych (II obszar), Partnerstwo lokalne (III obszar).
Na system wspierania inicjatyw obywatelskich i organizacji pozarządowych (1 obszar) w
Gminie Szczebrzeszyn składa się kilka elementów. W samorządzie wyznaczona jest osoba
odpowiedzialna za współpracę z organizacjami pozarządowymi, program współpracy z
organizacjami pozarządowymi zawiera zadanie przewidujące działania na rzecz rozwoju organizacji
i inicjatyw obywatelskich poprzez szkolenia, doradztwo i animacje. Gmina wspiera III sektor
poprzez możliwość otrzymania przez NGO funduszu wkładu własnego będącego partnerskim
wkładem finansowym lub niefinansowym Gminy do realizowanych przez organizacje projektów i
inicjatyw.
Ponadto uczestnicy badania fokusowego reprezentujący sektor pozarządowy określili, iż
czują wsparcie samorządu w rozwoju zarówno wolontariatu jak również w zakresie inicjatyw
obywatelskich podejmowanych przez mieszkańców (2 obszar), jest to pomoc materialna bądź
niematerialna (użyczanie infrastruktury) potrzebnej do realizacji działań i w razie potrzeby wsparcie
informacyjne.
Samorząd wspiera i uczestniczy przynajmniej raz w roku w plenarnym spotkaniu
miejscowych organizacji. Na obszarze Gminy nie istnieje lokalna federacja, sieć, związek lokalnych
organizacji pozarządowych, natomiast każda gmina Powiatu Zamojskiego ma możliwość
przyłączenia się do Zamojskiego Forum Organizacji Pozarządowych lub Zamojskiego Forum
Inicjatyw Społecznych, które swoim zasięgiem obejmuje obszar Powiatu Zamojskiego a więc
wszystkich podległych mu gmin. W wyniku realizacji projektu i stworzenia płaszczyzny do dialogu
i spotkania się wielu podmiotów III sektora wcześniej niemających możliwości spotkania się,
4
powstał pomysł stworzenia gminnego związku lokalnych organizacji, po ty by móc wzajemnie się
wzmacniać, promować, zawiązywać partnerstwa oraz nie dublować swoich działań.
Partnerstwo lokalne (3 obszar), budowane jest poprzez wzajemną promocję swoich działań
w ramach lokalnych wydarzeń takich jak festyny, czy dożynki. Mimo iż, nie ma ogólnego
dokumentu określającego politykę samorządu w zakresie tworzenia i działania partnerstw
lokalnych, są one tworzone przez Urząd Gminy i organizacje. Partnerstwa te dotyczą często
konkretnych projektów, są zadaniowe. Jeżeli wniosek projektu wymaga jest ono tworzone wraz z
całą potrzebną dokumentacją.
Respondenci badania zapytani o ogólną ocenę oraz wrażenia związane z procesem
wdrażania modelu współpracy administracji publicznej i organizacji pozarządowych na obszarze
ich Gminy stwierdzili, że wdrożenie modelu przyczyniło się do rozwoju współpracy pomiędzy
samorządem a organizacjami. Stworzona została przestrzeń do ujawnienia wzajemnych potrzeb, do
analizy mocnych i słabych stron współpracy, do podejrzenia dobrych praktyk, które mogłyby
zafunkcjonować w Gminie. Przedstawicielka JST deklarowała, że widzi wymierne owoce działań
projektu – inicjatywy, które wpłynęły na jakość współpracy na obszarze gminy, poza tym
podkreślała wagę odbytych szkoleń, które pokazały wartość współpracy z samorządem. Inna
przedstawicielka NGO mówiła, że metody i formy zastosowane w projekcie były jak najbardziej
skuteczne, udało się jej podmiotowi zawiązać partnerstwo, odbyć coaching, który jak określiła: „dał
wiatr w żagle i spowodował, że dalej możemy się rozwijać”. Podkreślała również, że pozytywem
była możliwość uczestnictwa w konsultacjach z organizacjami pozarządowymi w zakresie
tworzenia gminnej strategii rozwiazywania problemów społecznych. Miała poczucie, ze jako
przedstawiciel III sektora współtworzyła strategię, miała realny wpływ na jej kształt, ale spotkanie
to dało również możliwość poznania innych przedstawicieli III sektora, co wpłynęło na zawarcie
partnerstw i zawiązanie relacji.
Przedstawicielka samorządu wskazała, że z jej perspektywy wartościowym elementem
projektu, którego zabrakło, mogłoby być spotkanie wszystkich gmin uczestniczących w projekcie,
podczas którego podzieliłyby się swoimi praktykami, wrażeniami z realizacji działań na obszarze
swojej gminy. Wskazała ona na owocną współpracę z doradcą nad tworzeniem dokumentów polityk
publicznych, która pomogła zaprojektować dokumenty odzwierciedlające rzeczywistą sytuację i
potrzeby Gminy. Wskazała na potrzebę kontynuowania działań, mówiąc, że „projekt trwający 20
miesięcy mógłby trwać kolejne 20 i mielibyśmy, co robić.”
5