Protokół nr 25 Komisji Rewizyjnej odbytej w dniu 14 grudnia 2016 r

Protokół nr 25
Komisji Rewizyjnej odbytej
w dniu 14 grudnia 2016 r. w godz. 12.00 – 13.20
w sali posiedzeń Starostwa Powiatowego w Krotoszynie
Zawiadomienie o terminie posiedzenia Komisji Rewizyjnej stanowiące załącznik nr 1 do
protokołu radni otrzymali drogą elektroniczną.
Na ogólną liczbę 5 w posiedzeniu uczestniczyli wszyscy członkowie Komisji zgodnie z listą
obecności, która stanowi załącznik nr 2 do protokołu.
Ponadto w posiedzeniu udział wzięli:
 Ewa Lindner – Graf
- radca prawny,
 Anna Koźmińska
- główny specjalista – Stanowisko ds. kontroli,
 Elżbieta Płóciennik
- dyrektor I Liceum Ogólnokształcącego w Krotoszynie,
 Agnieszka Rogowska
- główna księgowa w I LO w Krotoszynie.
Na wstępie pan Dariusz Rozum, przewodniczący Komisji Rewizyjnej – powitał wszystkich
serdecznie i zaproponował następujący porządek obrad:
1. Otwarcie posiedzenia i przyjęcie porządku obrad.
2. Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia.
3. Zapoznanie z odpowiedzią dyrektora I Liceum Ogólnokształcącego w Krotoszynie na
zalecenia pokontrolne oraz z wyjaśnieniami dotyczącymi informacji zawartych
w protokole z kontroli.
4. Omówienie kontroli przeprowadzonej w Zespole Szkół Specjalnych w Krotoszynie
w zakresie składników majątku po przeprowadzonym spisie z natury w 2015 r.
5. Sprawy organizacyjne.
6. Wolne głosy i wnioski.
Porządek obrad został przyjęty jednogłośnie (przy 3 obecnych).
Punkt 2
Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia
Pan Przewodniczący – poinformował, że zapoznał się z protokołem z poprzedniego posiedzenia
i stwierdził, że został on spisany zgodnie z przebiegiem obrad.
Do protokołu, który został przyjęty jednogłośnie (przy 3 obecnych), nikt nie wniósł uwag.
Punkt 3
Zapoznanie z odpowiedzią dyrektora I Liceum Ogólnokształcącego w Krotoszynie
na zalecenia pokontrolne oraz z wyjaśnieniami dotyczącymi informacji zawartych
w protokole z kontroli.
Pan Dariusz Rozum – przypomniał, że na posiedzeniu w dniu 21 listopada 2016 roku, po
zapoznaniu się z ustaleniami zawartymi w protokole kontroli przeprowadzonej w I Liceum
Ogólnokształcącym w Krotoszynie wydano zalecenia pokontrolne i zobowiązano panią Dyrektor
do powiadomienia Komisji oraz Zarządu Powiatu o sposobie realizacji wniosków i zaleceń w
terminie 10 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z przedłożonej odpowiedzi
wynikało, że dyrektor I LO w Krotoszynie przychyla się do sformułowanych zaleceń i zapewnia
o ich realizacji. Niemniej jednak pani Dyrektor przedłożyła wyjaśnienia uzupełniające i
sprostowujące informacje niezgodne ze stanem faktycznym, a ujęte w protokole kontroli Komisji
Rewizyjnej, gdyż zależy jej na tym, aby protokół rzetelnie odzwierciedlał stan faktyczny
dokumentacji znajdującej się w jednostce.
Pani Elżbieta Płóciennik – wyjaśniła, że nie miała możliwości dokładnego zweryfikowania treści
protokołu i wniesienia zastrzeżeń przed jego podpisaniem. Niezgodności ze stanem faktycznym
przedstawionym w protokole z kontroli dotyczą kwestii finansowych, dlaczego też o
szczegółowe ich omówienie poprosiła panią Agnieszkę Rogowską, główną księgową.
Pani Ewa Lindner – Graf – zgodnie ze Statutem Powiatu Krotoszyńskiego zespół kontrolny
sporządza protokół z kontroli, który podpisują członkowie zespołu oraz kierownik kontrolowanej
jednostki i na etapie jego podpisywania może wnieść zastrzeżenia do protokołu. Kierownik
kontrolowanej jednostki, do którego zostało skierowane wystąpienie pokontrolne, jest
zobowiązany zawiadomić Komisję Rewizyjną i Zarząd Powiatu o sposobie realizacji wniosków
i zaleceń pokontrolnych. Ponadto w terminie 7 dni od otrzymanego wystąpienia pokontrolnego
może odwołać się do Rady. Statut nie przewiduje odwołania się od zapisów zawartych w
protokole z kontroli po jego podpisaniu przez obydwie strony. W związku z powyższym
zaproponowała, aby zespół kontrolny w tym samym składzie udał się do I Liceum
Ogólnokształcącego w Krotoszynie i jeszcze raz sprawdził dokumentację, o której wspomina
pani Dyrektor w przedłożonych wyjaśnieniach. Natomiast z czynności kontrolnych zostałby
sporządzony protokół uzupełniający.
Pan Dariusz Rozum – zgodził się z opinią i propozycją radcy prawnego, gdyż Komisja nie jest
w stanie rozstrzygnąć tej sprawy bez powtórnego zweryfikowania dokumentacji znajdującej się
w I LO w Krotoszynie. Ewentualne niezgodności ze stanem faktycznym znajdujące się
w protokole z kontroli zostaną uwzględnione w protokole uzupełniającym.
Pan Andrzej Serek – przyznał, że dokumentacja w jednostce jest obszerna i nieświadomie mógł
pominąć niektóre dokumenty. Niemniej jednak stoi na stanowisku, że powinno się przestrzegać
zasad zawartych w regulaminie zamówień publicznych do 30.000 euro. Jeśli na zamówienia
2
poniżej określonego progu kwotowego (30.000 euro) dokonuje się zapytania ofertowego, to
powinno się to czynić każdorazowo.
Pan Dariusz Rozum – biorąc pod uwagę ustalenia zawarte w innych protokołach z kontroli
uważał, że nieprawidłowości dotyczące dokumentacji finansowej w I LO w Krotoszynie zawarte
w protokole nie są aż tak poważne.
Pani Ewa Lindner – Graf – podkreśliła, że w protokole zwrócono uwagę na pewne
nieprawidłowości i braki w dokumentacji, których w opinii pani Dyrektor nie ma. Dyrektorowi
jednostki zależy na tym, aby w protokole ujęto poprawne informacje dotyczące dokumentacji
znajdującej się w szkole.
Pan Dariusz Rozum – biorąc pod uwagę wypowiedź radcy prawnego zaproponował, aby zespół
kontrolny w tym samym składzie udał się do I LO w Krotoszynie i z czynności kontrolnych
sporządził protokół uzupełniający. Być może okaże się, że spostrzeżenia pani Dyrektor są
słuszne i w natłoku dokumentów pominięto niektóre z nich. Ponadto dodał, że kserokopia
dokumentów, o których wspomina pani Dyrektor powinna zostać dołączone jako załączniki do
sporządzonego protokołu z kontroli uzupełniającej. Jeśli w protokole pojawiły się
nieprawidłowości, to kwestie tę należy wyjaśnić.
Pani Ewa Linder-Graf – udzielając odpowiedzi panu Andrzejowi Serkowi wyjaśniła, że z
powtórnych czynności kontrolnych powinien zostać sporządzony protokół. W zaistniałej sytuacji
wyjaśnienia dotyczące kontrolowanych zagadnień powinny zostać ujęte w protokole z kontroli,
gdyż nie wystarczy uwzględnić ich w protokole z posiedzenia Komisji. Zespół kontrolny
powinien jeszcze raz udać się do szkoły i zweryfikować znajdującą się tam dokumentację i
potwierdzić, że w czasie kontroli zostały one przeoczone.
Pani Agnieszka Rogowska – nawiązując do kwestii wymiany okien w szkole wyjaśniła, że
problematyka związana z realizację zadania jest złożona. Każdą wymianę okien należy
poprzedzić nowym kosztorysem inwestorskim. Oczekiwania konserwatora zabytków dotyczące
ich wymiany są duże. Pani Rogowska przyznała, że w przypadku jednego z zamówień na
wymianę okien nie dokonano zapytania ofertowego. Jednakże argumentując powyższe
wyjaśniła, że tego samego typu okna wymieniane były w tym samym roku więc uznano, że nie
ma potrzeby dokonywania kolejnego rozpoznania cenowego. Remonty w salach lekcyjnych
przeprowadzane są w sposób kompleksowy począwszy od wymiany okien. Etapowanie
wymiany okien sprawia jednostce dużo kłopotów, co potwierdza dokumentacja znajdująca się w
szkole.
Pan Dariusz Rozum – zapytał, czy zakupując po raz pierwszy okna dokonano rozpoznania
cenowego i czy na tym etapie postępowano zgodnie z procedurą zamówień publicznych.
Pani Agnieszka Rogowska – odpowiadając na powyższe pytania potwierdziła, że w przypadku
pierwszego zakupu okien dokonano rozpoznania cenowego, które poprzedzono kosztorysem
inwestorskim. Wówczas zapytanie o cenę skierowano do trzech firm, z czego wpłynęły dwie
3
oferty. W trybie postępowania wyłoniono najbardziej korzystną ofertę i zawarto umowę z
wykonawcą. Zgodnie z regulaminem w przypadku zakupu tożsamych okien istniały przesłanki
ku temu, aby odstąpić od zapytania cenowego, gdyż zadanie realizował ten sam wykonawca.
Cenę za trzy okna podzielono na sztuki i złożono zamówienie wykonawcy na wymianę
kolejnych okien. Pierwszej wymiany okien dokonano w 2011 roku na kwotę ok. 150.000 zł. W
kolejnych latach również stopniowo wymieniano okna na kwotę ok. 30.000 zł – 60.000 zł
rocznie.
W toku dyskusji pan Dariusz Rozum zapytał, czy na etapie kolejnych wymian wzrosła cena
okien.
Ustosunkowując się do powyższego pytania pani Rogowska – wyjaśniła, że dodatkowe koszty
generuje opracowanie nowych kosztorysów inwestorskich i ofertowych. Kosztorysy muszą
stanowić załącznik do zapytania ofertowego. Pierwszy kosztorys z 2011 roku obejmuje
przedmiot robót na całość budynku. W przypadku zapytania ofertowego na trzy okna niezbędne
jest przedłożenie wykonawcy dokumentu w formie kosztorysu przedmiaru robót.
W opinii pana Przewodniczącego rezygnując z rozpoznania cenowego pani Dyrektor pozbawia
się możliwości pozyskania korzystniejszej oferty, chyba że prowadzono negocjacje z tym
samym wykonawcą, który już wcześniej dokonywał wymiany okien. Dokonując etapowej
wymiany okien należy wziąć także pod uwagę wskaźnik inflacji, który ulega ciągłej zmianie.
Pani Rogowska – wyjaśniła, że omawiana sytuacja miała miejsce jednorazowo. W kolejnych
etapach wymiany okien dokonywano już zapytania ofertowego. W kolejnym roku w planie
finansowym nie zabezpieczono wystarczających środków na wymianę okien, dlatego też środki
zaoszczędzone pod koniec roku z innych paragrafów przesunięte zostały na realizację tego
zadania. Niezbędne jest zatwierdzenie prototypu okna przez konserwatora zabytków i w
przypadku wyłonienia innego wykonawcy konieczne jest jego powtórne opracowanie. W dalszej
części kontynuowano temat prototypów okien i kosztów związanych z ich przygotowaniem. Z
toczącej się rozmowy wynikało, że jeśli na etapie zapytania ofertowego zostanie określony
prototyp okna, to przedsiębiorcy przygotowujący ofertę mogą obciążyć szkołę kosztem jego
opracowania.
Pani Elżbieta Płóciennik – przyznała, że brak środków na jednorazową wymianę wszystkich
okien w szkole stanowi duży problem.
Pan Andrzej Serek – podczas kontroli zwrócił szczególną uwagę na brak środków na
kompleksowe przeprowadzanie remontów i inwestycji.
Zabierając ponownie głos pan Dariusz Rozum – przyznał, że placówki powiatowe wymagają
ciągłych nakładów. W jego opinii remonty w rozłożeniu na etapy generują większe koszty i
sprawiają wiele kłopotów.
4
W dalszej części dyskutowano na temat procedury zamówień publicznych do 30.000 euro. Pan
Dariusz Rozum zastanawiał się dlaczego w niektórych przypadkach dokonuje się zapytania
ofertowego, nawet jeśli zgodnie z regulaminem nie jest to konieczne. Rozsądnym jest
przeprowadzanie zapytania ofertowego, w przypadku gdy kwota zamówienia jest wyższa.
Członkowie Komisji uważali, że jeśli wychodzi się ponad regulamin i dokonuje się zapytania
ofertowego na zamówienia do 30.000 euro, to powinno się tak postępować w każdym
przypadku. Jednakże z opinii radcy prawnego wynikało, że dyrektor dokonując dodatkowo
rozpoznania rynku na wybrane zamówienie do 30.000 euro nie łamie w ten sposób regulaminu,
co potwierdził również pan Przewodniczący Komisji. Dalej wyraził przekonanie, że jeśli
dokonuje się rozpoznania cenowego w przypadku zamówienia za niższą kwotę, to tym bardziej
powinno się go dokonywać na zamówienia o wyższej wartości.
W toku dyskusji ustalono, że zespół kontrolny Komisji Rewizyjnej powołany do
przeprowadzenia kontroli w I Liceum Ogólnokształcącym w Krotoszynie po uzgodnieniu z panią
Elżbietą Płóciennik, dyrektor szkoły w tym samym składzie przeprowadzi kontrole
uzupełniającą. Wówczas zapozna się z dokumentacją załączoną przez panią Dyrektor w piśmie
skierowanym do Komisji Rewizyjnej, która jej zdaniem podczas kontroli była dostępna w
szkole. Wszelkie wyjaśnienia zostaną zawarte w protokole uzupełniającym z kontroli.
Powyższe ustalenia przyjęto jednogłośnie.
Punkt 4
Omówienie kontroli przeprowadzonej w Zespole Szkół Specjalnych w Krotoszynie
w zakresie składników majątku po przeprowadzonym spisie z natury w 2015 r.
Pani Anna Koźmińska – przedmiotem kontroli było sprawdzenie składników majątku po
przeprowadzonym spisie z natury w 2015 roku. Podczas kontroli zauważono, że ze względu na
wcześniejszą likwidację niektórych składników majątku polegającą jedynie na wyksięgowaniu
ich stanu z ksiąg rachunkowych, a nie doprowadzeniu do ich fizycznej likwidacji, niektóre z nich
zostały spisane podczas spisu z natury w 2015 roku i uznane za ujawnione. Dalej podała
przykład bindownicy, która została poddana ekspertyzie i uwzględniona podczas spisu z natury.
Bindownica nie została oddana do utylizacji, nie widnieje na ewidencji pozostałych środków
trwałych (ze względu na niską wartość), ani na ewidencji pozabilansowej. Bindownica nie
znajduje się także na terenie szkoły. Dlatego też trudno stwierdzić co stało się ze wspomnianym
przedmiotem. Ponadto kontroli poddano protokół likwidacji pozostałych środków trwałych z 24
czerwca 2016 roku na kwotę 25.252,34 zł. W tym przypadku zgodnie z zapisami uchwały Nr
135/15 Zarządu Powiatu Krotoszyńskiego z dnia 23 września 2015 roku w sprawie zasad
gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego będącego własnością powiatu
krotoszyńskiego zwrócono się do Zarządu Powiatu o wyrażenie zgody na dokonanie odpisu
składników majątku ruchomego, którą uzyskano. W wyniku analizy stwierdzono, że ekspertyzie
nie został poddany każdy likwidowany sprzęt. Pani Koźmińska zwróciła szczególną uwagę na
kino domowe, ponieważ nie udało się ustalić w jakich okolicznościach i kiedy trafiło ono do
5
szkoły. Nie znana jest również data jego zakupu, dlatego też trudno stwierdzić dlaczego zostało
zlikwidowane.
Pan Dariusz Rozum – dodał, że szkoła nie dysponuje również notatką z przyjęcia darowizny w
postaci kina domowego. Można przypuszczać, że nie znajdowało się ono na terenie szkoły.
Pani Anna Koźmińska – część zlikwidowanego sprzętu w czerwcu br. poddano ekspertyzie. Z
uzyskanej informacji podczas kontroli wynikało, że nie dokonywano ekspertyzy na sprzęt, który
został uznany za bezużyteczny przez komisję inwentaryzacyjna podczas spisu z natury.
W opinii pani Koźmińskiej mienie szkoły jest nieodpowiednio oznakowane. Nie posiada
numerów inwentarzowych, dlatego też trudno zidentyfikować gdzie się znajduje i kto ponosi za
nie odpowiedzialność. Biorąc pod uwagę obecną sytuację, nie można ustalić osoby
odpowiedzialnej za określone niedobory np. bindownica. Pani Koźmińska zaproponowała, aby
wszystkie składniki mienia zostały uporządkowane do 30 kwietnia 2017 roku.
Pan Dariusz Rozum – uważał, że polecenia służbowe wydawane przez byłą panią Dyrektor nie
zawsze były zgodne z obowiązującym prawem, co doprowadziło do powstania
nieprawidłowości. Nawiązał także do pisma …* skierowanego do obecnej pani Dyrektor, w
którym prosi, aby osoby kontrolujące jednostkę już jej „nie nękały”. Powyższe stwierdzenie
bardzo zaskoczyło kontrujących, gdyż zadane pytania dotyczyły okresu, w którym …* pełniła
jeszcze funkcję dyrektora jednostki. Posiłkując się tym samym pismem zwrócił uwagę na zdanie,
w którym …* sugeruje że od dnia 1 września 2016 roku stan faktyczny i dokumentacja mogła
ulec zmianie, co w opinii pana Rozuma jest absurdalne. Pan Przewodniczący uważał również, że
w nieprawidłowy sposób …* przekazała obowiązki nowemu dyrektorowi.
W toku dyskusji pani Anna Koźmińska odpowiadając na pytanie pana Hejdysza wyjaśniła, że
nie było możliwości przeprowadzenie spis natury z dniem 31 sierpnia br. W spisach z natury
ujęto majątek na kwotę ponad ok. 95.000 zł. W związku z nieuporządkowanym mieniem szkoły
pojawiły również inne wątpliwości, o których już wcześniej wspominała. Biorąc pod uwagę
powyższe braki żaden spis z natury nie odzwierciedlałby faktycznego stanu majątku.
Pan Dariusz Rozum – podczas trwania czynności kontrolnych stwierdzono nieprawidłowości
występujące w rozliczeniu środków finansowych gromadzonych przez Radę Rodziców. Wydatki
dokonywane ze środków finansowych obejmowały dofinasowanie uroczystości związanych z
pożegnaniem odchodzącej …*, wówczas dyrektor szkoły. Wydatki te nie dotyczyły działalności
statutowej szkoły i nie były też związane z bieżącymi potrzebami szkoły. Należy zaznaczyć, że z
posiedzenia Rady Rodziców, na którym zdecydowano o dofinasowaniu uroczystości związanych
z pożegnaniem odchodzącej dyrektor nie sporządzono protokołu. W opinii pana Rozuma
odpowiedzialność za powyższe działania ponosi była już Przewodnicząca Rady Rodziców. Ze
względu na fakt, iż kwestia ta wykraczała poza zakres przedmiotowej kontroli sprawdzającej, do
której Komisja Rewizyjna Rady Powiatu posiada upoważnienie, nie pozostając w obojętności
przedłożyła jedynie powyższe ustalenia. Wobec powyższego pan Dariusz Rozum zapytał jakie
jest stanowisko członków Komisji w tym zakresie.
6
W toku dyskusji członkowie Komisji postanowili o niezawiadamianiu Urzędu Skargowego o
zaistniałej sytuacji, ponieważ nie posiadają pełnej dokumentacji w zakresie stwierdzonych
nieprawidłowości w funkcjonowaniu Rady Rodziców, która powinna zostać przekazana wraz z
zawiadomieniem do Urzędu Skarbowego. Ponadto zastanawiano się, czy ewentualne
zawiadomienie byłoby wzięte pod uwagę przez urząd przy niskiej kwocie na jaką one opiewają.
Członkowie Komisji wskazywali na niepodjęcie działań przez Rzecznika Dyscypliny Finansów
Publicznych w przypadku skierowanego zawiadomienia o naruszeniu dyscypliny finansów
publicznych przez poprzedniego dyrektora Zespołu Szkół Specjalnych w Krotoszynie.
Pan Wiesław Szeszycki – wyraził przekonanie, że trudno jest pozyskać chętne osoby do pracy w
Radzie Rodziców. Bywa tak, że nie orientują się oni, na jakie cele powinny być przeznaczane
zgromadzone środki finansowe.
Pan Dariusz Rozum – zaproponował, aby w wystąpieniu pokontrolnym zwrócić się o
powiadomienie właściwych organów Rady Rodziców o ustaleniach zawartych w protokole z
kontroli Komisji Rewizyjnej.
Pani Beata Antczak – zgodziła się z wypowiedzią pana Szeszyckiego, że trudno jest pozyskać
osoby chętne do pracy w Radzie Rodziców. Upominki przekazywane przez uczniów powinny
być przeznaczane na rzecz szkoły.
Pani Anna Koźmińska – odpowiadając na pytanie pana Andrzeja Hejdysza wyjaśnił, że zebrane
środki finansowe przez Rade Rodziców były potwierdzone dowodami wpłaty, a więc powinny
się one znaleźć w księdze przychodów i rozchodów.
Pani Ewa Lindner - Graf – uważała, że w obliczu zaistniałych wątpliwości Komisja Rewizyjna
może zwrócić się do dyrektora jednostki o wyjaśnienie kwestii związanych z funkcjonowaniem
Radą Rodziców i przesłanie stosownych wyjaśnień w tym zakresie.
W wyniku dyskusji członkowie Komisji Rewizyjnej przyjęli jednogłośnie następujące
zaleceniami:
1. Doprowadzić do uporządkowania mienia szkoły poprzez nadanie jej składnikom
właściwych numerów identyfikacyjnych oraz przypisanie składników mienia osobom
odpowiedzialnym w celu wyeliminowania w przyszłości bliżej nieokreślonych
niedoborów (np. bindownica) w nieprzekraczalnym terminie do 30 kwietnia 2017 r.
2. W ramach współpracy Dyrektora z Radą Rodziców poinformować właściwe organy
Rady Rodziców o ustaleniach zawartych w protokole z kontroli Komisji Rewizyjnej
Rady Powiatu Krotoszyńskiego oraz doprowadzić do wyjaśnienia kwestii niezgodnych
z przepisami ustawy o systemie oświaty, jak również z regulaminem Rady Rodziców
i statutem szkoły, wydatków dokonanych ze środków finansowych zgromadzonych przez
Radę Rodziców. Ponadto Komisja Rewizyjna zaleca w terminie do 31 marca 2017 r.
podjęcie działań kontrolnych gospodarki finansowej funduszu Rady Rodziców przez
organ do tego zobowiązany tj. Komisję Rewizyjną Rady Rodziców.
7
Punkt 5
Sprawy organizacyjne
W tym punkcie ustalono, że jeśli będzie taka potrzeba, to kolejne posiedzenie Komisji
Rewizyjnej odbędzie się 30 grudnia br. (przed sesją).
Punkt 6
Wolne głosy i wnioski
Pan Dariusz Rozum – stwierdził, że porządek obrad został wyczerpany i zamknął posiedzenie
Komisji. W związku z zbliżającymi się Świętami Bożego Narodzenia przekazał wszystkim
obecnym na posiedzeniu życzenia oraz podziękował za całoroczną pracę w Komisji.
Protokołowała
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
/-/ Ewa Banaszek
/-/ Dariusz Rozum
*[wyłączenie jawności w zakresie danych osobowych; na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września
2001 r. o dostępie do informacji publicznej ( Dz. U. z 2015 r., poz. 2058 ze zm.); jawność wyłączyła
Joanna Dymarska-Kaczmarek – inspektor w Biurze Rady]
8