Zarzadzenie Nr 53/2016 z dnia 6 pazdziernika 2016 r.

ZARZĄDZENIE NR 53/2016
WÓJTA GMINY KARCZMISKA
z dnia 6 października 2016 r.
w sprawie wdrożenia nowych zasad rozliczeń podatku od towarów i usług (VAT) w Gminie Karczmiska
Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2016 r. poz. 446,
z późn. zm.) (dalej: „USG”) oraz w związku z brzmieniem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r.
o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2016 r. poz. 710, z późn. zm.) (dalej: „UVAT”) w rozumieniu nadanym
mu przez uchwałę składu siedmiu sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 czerwca 2013 r.
(sygnatura akt: I FPS 1/13) oraz wyroku Trybunału Sprawiedliwości z dnia 29 września 2015 r. (sygnatura akt:
C-276/14), zgodnie z którym jednostka samorządu terytorialnego i jej jednostki budżetowe stanowią jednego
podatnika, Gmina Karczmiska jest wyłącznym podatnikiem podatku VAT i winna prowadzić rozliczenia
podatkowe z uwzględnieniem rozliczeń jej jednostek budżetowych (rozliczenie skonsolidowane), jak również w
świetle przepisów ustawy z dnia 5 września 2016 r. o zasadach rozliczeń w podatku od towarów i usług oraz
dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem
środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia
o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz.U.z 2016 r., poz. 1454) (dalej: „Ustawa
konsolidacyjna”), precyzującej zasady rozliczeń podatku VAT przez jednostki samorządu terytorialnego zarządzam, co następuje:
§ 1. 1. Niniejsze zarządzenie ma na celu wstępne przygotowanie gminy i jej jednostek budżetowych do
prowadzenia rozliczeń podatku VAT przez gminę, zgodnie z przepisami prawa i z uwzględnieniem procesu
przejścia z odrębnych rozliczeń gminy i jej jednostek budżetowych do rozliczenia skonsolidowanego gminy.
2. Kompleksowy opis sposobu postępowania dla pracowników gminy i jej jednostek budżetowych
przedstawiony zostanie podczas odrębnego spotkania, na którym przekazane zostaną szczegółowe zasady
dotyczące praktycznego postępowania przy prowadzeniu skonsolidowanego rozliczenia gminy.
§ 2. Zasady określone w niniejszym zarządzeniu obowiązują zajmujących się rozliczeniami podatku VAT
pracowników Urzędu Gminy oraz pracowników pozostałych jednostek budżetowych gminy.
§ 3. Kierownicy jednostek budżetowych gminy zobowiązani są wyznaczyć osoby odpowiedzialne za
prawidłowość rozliczeń podatku od towarów i usług VAT w jednostce i przekazanie tych danych do Referatu
Finansowego Urzędu Gminy.
§ 4. Kierownicy jednostek budżetowych gminy zobowiązani są wdrożyć „Instrukcję określającą dane
zawarte w fakturach wystawianych i otrzymywanych przez jednostki budżetowe Gminy Karczmiska po
konsolidacji, to jest od dnia 01 stycznia 2017 roku”, która określa wyłącznie obowiązujący, ujednolicony sposób
wskazywania danych sprzedawcy (w przypadku faktur wystawianych) lub nabywcy (w przypadku faktur
otrzymywanych przez) przez jednostki budżetowe Gminy Karczmiska po konsolidacji, to jest od dnia 1 stycznia
2017 r. oraz określa stosowne czynności przygotowujące (Instrukcja stanowi załącznik do niniejszego
zarządzenia).
§ 5. Kierownicy jednostek budżetowych gminy zobowiązani są zweryfikować poprawność danych na
umowach dotyczących jednostki budżetowej, a w razie potrzeby zawrzeć stosowne aneksy do umów, w których
sprecyzuje się, że stroną zawierającą umowę jest Gmina Karczmiska oraz podać dane gminy i jednostki
budżetowej, jak przy opisie faktury według Instrukcji z § 4 powyżej.
§ 6. Kierownicy jednostek budżetowych gminy zobowiązani są do przeprowadzenia i udokumentowania
analizy źródeł dochodów budżetowych jednostki budżetowej objętych podatkiem VAT oraz ustalenia, czy dane
transakcje:
1) podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT;
2) są zwolnione z opodatkowania podatkiem VAT;
3) są objęte ustawową stawką podatku VAT, a jeżeli tak, to w jakiej wysokości.
Id: E1D856DE-EB61-4CAE-893D-C7A553DF04E3
Strona 1
§ 7. Zarządzenie stanowi element polityki rachunkowości Urzędu Gminy Karczmiska i winno być
uwzględnione w polityce rachunkowości jednostek budżetowych przez ich kierowników, a w szczególności w
zakresie funkcjonowania kont związanych z rozliczeniem podatku VAT.
§ 8. 1. Kierownicy jednostek budżetowych gminy zobowiązani są do prowadzenia cząstkowych ewidencji
sprzedaży dla jednostki budżetowej za poszczególne miesiące rozliczeniowe, począwszy od stycznia 2017 r.
2. Wskazane ewidencje należy prowadzić z uwzględnieniem wszystkich sprzedażowych dokumentów
księgowych, to jest faktur, rachunków, wydruków z kas fiskalnych, kwitariuszy i innych.
§ 9. 1. Kierownicy jednostek budżetowych gminy zobowiązani są do prowadzenia cząstkowych ewidencji
zakupów dla jednostki budżetowej za poszczególne miesiące rozliczeniowe, począwszy od stycznia 2017 r.,
jeżeli jednostce budżetowej przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku
naliczonego. Prawo to należy rozpatrywać w kontekście:
1) czynności podlegających UVAT i opodatkowanych według stawek przewidzianych ustawą (art. 86 ust. 1
UVAT);
2) czynności podlegających UVAT, ale od opodatkowania zwolnionych, do których zastosowanie znajduje tzw.
współczynnik sprzedaży (art. 90 ust. 1 UVAT);
3) czynności w ogóle nie podlegających UVAT, do których zastosowanie znajdzie tzw. prewspółczynnik (art.
86 ust. 2a UVAT).
2. Wskazane ewidencje należy prowadzić z uwzględnieniem wyłącznie faktur, z których jednostka
budżetowa ma prawo do odliczenia podatku VAT.
§ 10. 1. Kierownicy jednostek budżetowych gminy zobowiązani są do przekazywania do Referatu
Finansowego Urzędu Gminy do dnia 15 każdego miesiąca podpisanych przez kierownika jednostki i głównego
księgowego jednostki następujących dokumentów za poprzedni miesiąc rozliczeniowy, począwszy od
rozliczenia miesiąca stycznia 2017 roku:
1) cząstkowych ewidencji sprzedaży;
2) cząstkowych ewidencji zakupów (w przypadku prawa do odliczenia);
3) tzw. „cząstkowych” deklaracji VAT dotyczących prowadzonej działalności, w których nie należy stosować
zaokrągleń kwot do pełnych złotych;
4) wydruków kont księgowych w zakresie rozliczenia podatku VAT.
2. Dokumenty wymienione w ust. 1 przekazywać należy również w wersji edytowalnej drogą elektroniczną
na adres: [email protected]
§ 11. 1. Kierownicy jednostek budżetowych zobowiązani są do przelewania obliczonej (w złotych
i groszach) kwoty podatku VAT za miesiąc poprzedni, wynikającej z rozliczenia podatku VAT przez jednostkę
budżetową, na rachunek Gminy Karczmiska do dnia 15 każdego miesiąca, począwszy od rozliczenia miesiąca
stycznia 2017 r. W treści przelewu należy wskazać: „VAT/rok/miesiąc” oraz nazwę jednostki budżetowej.
2. Numer rachunku bankowego, na który przekazywane będą kwoty, o których mowa w ust. 1, wskazany
zostanie kierownikom jednostek budżetowych gminy do dnia 10 stycznia 2017 r.
§ 12. Kierownicy jednostek budżetowych gminy zobowiązani są do przedłożenia do Referatu Finansowego
Urzędu Gminy wykazu kont bankowych jednostki budżetowej do dnia 1 stycznia 2017 r. i niezwłocznie
informować o każdej zmianie numerów kont.
§ 13. 1. Począwszy od dnia 1 stycznia 2017 roku wszelkie transakcje pomiędzy Gminą Karczmiska i jej
jednostkami budżetowymi, jak również pomiędzy tymi jednostkami, powinny być dokumentowane notami
księgowymi. Transakcji takich jednostka budżetowa nie ujmuje w ewidencjach ani w deklaracjach VAT-7.
2. Powyższe nie dotyczy transakcji z innymi jednostkami samorządu terytorialnego lub ich jednostkami
budżetowymi.
Id: E1D856DE-EB61-4CAE-893D-C7A553DF04E3
Strona 2
§ 14. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Wójt Gminy Karczmiska
Janusz Goliszek
Id: E1D856DE-EB61-4CAE-893D-C7A553DF04E3
Strona 3
INSTRUKCJA
określająca dane, które powinny być zawarte w fakturach wystawianych i otrzymywanych przez
jednostki budżetowe Gminy Karczmiska po konsolidacji, to jest od dnia 1 stycznia 2017 roku
I.
Wstęp
Zgodnie z brzmieniem art. 3 ustawy z dnia 5 września 2016 roku o szczególnych zasadach rozliczeń podatku
od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów
finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw
członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego
jednostka samorządu terytorialnego jest obowiązana do podjęcia rozliczania podatku od towarów
i usług („VAT”) wraz ze wszystkimi jednostkami budżetowymi najpóźniej od dnia 1 stycznia 2017 r.
W związku z rozpoczęciem traktowania Gminy Karczmiska i jej jednostek budżetowych, jako jednego
podatnika podatku VAT, zaistniała konieczność wprowadzenia ujednoliconego systemu opisu podatnika
i nabywcy towarów lub usług na wystawianych i otrzymywanych fakturach VAT .
Poniższy opis dotyczy zarówno faktur sprzedażowych, jak i zakupowych wystawianych i otrzymywanych
przez jednostki budżetowe Gminy Karczmiska po konsolidacji, to jest od dnia 1 stycznia 2017 r.
II.
Instrukcja
1. Wprowadza się wyłącznie obowiązujący, ujednolicony sposób wskazywania danych sprzedawcy
(w przypadku faktur wystawianych przez jednostki) lub nabywcy (w przypadku faktur
otrzymywanych przez jednostki) przez jednostki budżetowe Gminy Karczmiska po konsolidacji, to
jest od dnia 1 stycznia 2017 roku, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.
2. Powołany opis dotyczy wszystkich faktur wystawianych od dnia 1 stycznia 2017 r., niezależnie od
daty sprzedaży towaru lub wykonania usługi.
3. Kierownicy jednostek budżetowych gminy zobowiązani są od dnia 1 stycznia 2017 r. stosować ww.
sposób wskazania danych sprzedawcy lub nabywcy oraz zapewnić jego realizowanie przez
pracowników jednostki.
4. Kierownicy jednostek budżetowych gminy zobowiązani są niezwłocznie zapoznać właściwych
pracowników jednostki budżetowej z postanowieniami niniejszej instrukcji.
5. Kierownicy jednostek budżetowych gminy zobowiązani są najpóźniej do dnia 30 listopada 2016 r.
zapoznać wszystkich bieżących kontrahentów jednostki budżetowej ze sposobem wskazywania
nabywcy na wystawianych przez nich fakturach VAT. Poinformowanie powinno odbyć się co
1/4
Id: E1D856DE-EB61-4CAE-893D-C7A553DF04E3
Strona 1
najmniej przez przesłanie wiadomości e-mail z potwierdzeniem odbioru, według wzoru
stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji.
6. Kierownicy jednostek budżetowych gminy zobowiązani są czuwać nad bieżącym informowaniem
kontrahentów o sposobie wskazywania danych nabywcy opisanym w niniejszej instrukcji.
7. Kierownicy jednostek budżetowych gminy zobowiązani są podejmować działania mające na celu
korygowanie błędnie wystawionych faktur i dostosowanie ich do wymogów niniejszej instrukcji.
8. Niezależnie od powyższego, każda faktura powinna zawierać pozostałe elementy składowe
wymagane prawem dla danego typu faktury, to jest w szczególności elementy wskazane w art. 106e
lub 106f ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
9. Kierownicy jednostek budżetowych gminy zobowiązani są również zweryfikować poprawność
danych na umowach dotyczących jednostki budżetowej, a w razie potrzeby zawrzeć stosowne
aneksy do umów, w których sprecyzuje się, że stroną zawierającą umowę jest Gmina Karczmiska
oraz podać dane gminy i jednostki budżetowej, jak przy opisie faktury, mając na uwadze, że:
a) w umowach na dostawę towarów lub usług zawieranych przez jednostkę od 1 stycznia 2017 r.,
przy określeniu stron umowy winien znajdować się zapis, iż umowa zawierana jest przez Gminę
Karczmiska, reprezentowaną przez kierownika jednostki ……. (nazwa jednostki), działającego
z upoważnienia Wójta Gminy Karczmiska,
b) w przypadku umów dotyczących dostaw ciągłych (np. energia, usługi telekomunikacyjne, woda,
usługi sanitarne), należy podpisać aneksy do umów, na podstawie których zmianie ulegnie
nazwa nabywcy usług (Gmina Karczmiska) oraz wskazany zostanie odbiorca usług (nazwa
jednostki budżetowej dokonującej zakupu),
c) w procedurach zamówień publicznych, udzielanych przez jednostki od 1 stycznia 2017 r.
zawarte powinno być zastrzeżenie informujące, że dokumenty dostawy winny zawierać
oznaczenie jak przy opisie faktury.
2/4
Id: E1D856DE-EB61-4CAE-893D-C7A553DF04E3
Strona 2
Załącznik nr 1 do Instrukcji (opis faktury)
Prawidłowy sposób opisu na fakturze:
NABYWCA/SPRZEDAWCA:
Gmina Karczmiska
adres Gminy Karczmiska
NIP Gminy Karczmiska
REGON Gminy Karczmiska
ODBIORCA/WYSTAWCA:
nazwa jednostki budżetowej dokonującej zakupu lub sprzedaży opodatkowanej podatkiem VAT
adres jednostki budżetowej dokonującej zakupu lub sprzedaży opodatkowanej podatkiem VAT
Przykład:
NABYWCA/SPRZEDAWCA:
Gmina Karczmiska
Karczmiska Pierwsze ul. Centralna 17, 24-310 Karczmiska
NIP: 7171801265
REGON: 431019684
ODBIORCA/WYSTAWCA:
Zespół Szkół w Karczmiskach
Karczmiska Pierwsze ul. Szkolna 1, 24-310 Karczmiska
3/4
Id: E1D856DE-EB61-4CAE-893D-C7A553DF04E3
Strona 3
Załącznik nr 2 do Instrukcji (e-mail do kontrahentów)
Szanowni Państwo,
Informujemy, że w związku ze zmianą prawa, od dnia 1 stycznia 2017 roku nasza jednostka budżetowa –
(nazwa jednostki budżetowej) – jest obowiązana do podjęcia rozliczania podatku VAT wspólnie z Gminą
Karczmiska. W efekcie, zmianie powinien ulec sposób wskazania danych nabywcy na fakturach
wystawianych przez Państwa na rzecz naszej jednostki.
Powołana zmiana jest skutkiem wejścia w życie ustawy z dnia 5 września 2016 roku o szczególnych
zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych
przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii
Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki
samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1454).
Uprzejmie proszę, aby wszystkie faktury wystawiane nam przez Państwa od dnia 1 stycznia 2017 r.,
niezależnie od daty sprzedaży towaru lub wykonania usługi, które faktura dokumentuje, zawierały
następujący opis:
NABYWCA:
Gmina Karczmiska
Karczmiska Pierwsze ul. Centralna 17, 24-310 Karczmiska
NIP: 7171801265
REGON: 431019684
ODBIORCA:
(nazwa jednostki budżetowej dokonującej zakupu objętego podatkiem VAT)
(adres jednostki budżetowej dokonującej zakupu objętego podatkiem VAT)
Równocześnie same faktury VAT prosimy przesyłać na adres: (adres jednostki budżetowej dokonującej
zakupu objętego podatkiem VAT).
Powyższe dane stanowią w pierwszej kolejności dane Gminy Karczmiska, która od dnia 1 stycznia 2017 r.
traktowana jest jako wyłączny podatnik podatku VAT.
W przypadku pytań czy wątpliwości uprzejmie proszę o kontakt.
Z poważaniem
(imię i nazwisko kierownika jednostki budżetowej)
4/4
Id: E1D856DE-EB61-4CAE-893D-C7A553DF04E3
Strona 4