Sprawozdanie Komisji Rewizyjnej Chorągwi Ziemi Lubuskiej

Sprawozdanie
Komisji Rewizyjnej Chorągwi Ziemi Lubuskiej Związku Harcerstwa Polskiego
za okres od 11 grudnia 2010r. do 15 listopada 2014r.
Komisja Rewizyjna Chorągwi Ziemi Lubuskiej działając na podstawie § 62 ust. 2 pkt 5
Statutu ZHP, przedstawia Zjazdowi Chorągwi Ziemi Lubuskiej ZHP
1. Sprawozdanie ze swej działalności za kres kadencji.
2. Ocenę działalności Komendanta Chorągwi i Komendy Chorągwi w okresie kadencji
i wniosek w sprawie absolutorium.
I.
Sprawozdanie z działalności Komisji Rewizyjnej Chorągwi Ziemi Lubuskiej ZHP
Dnia 11.12.2010r. Zjazd Chorągwi Ziemi Lubuskiej ZHP dokonał wyboru Komisji
Rewizyjnej Chorągwi Ziemi Lubuskiej ZHP która podczas pierwszego posiedzenia
ukonstytuowała się w składzie:
hm Stanisława Niemira - przewodnicząca, Hufiec Babimojsko –Sulechowski ZHP
hm. Bogdan Rejer - wiceprzewodniczący
hm. Maria Jaworska - sekretarz Hufiec Słubice ZHP
hm. Adam Szczaus - członek, Hufiec Strzelce Krajeńskie ZHP
phm. Karol Szczerbo – brak aktywności w pracach KRCH
Komisja Rewizyjna Chorągwi Ziemi Lubuskiej ZHP realizowała swoje statutowe zadania na
posiedzeniach plenarnych, przez działalność kontrolno-rewizyjną, współpracę z komisjami
rewizyjnymi hufców oraz CKR, aktywną współpracę z władzami ZHP, udział w zebraniach
komendantów hufców, posiedzeniach Rady Chorągwi Ziemi Lubuskiej ZHP oraz
w przedsięwzięciach programowych i organizacyjnych Chorągwi Zieli Lubuskiej ZHP.
W czasie kadencji Komisji Rewizyjnej Chorągwi Ziemi Lubuskiej ZHP odbyło się
20 posiedzeń plenarnych w tym: 2011 r. - 5 posiedzeń, 2012 r. - 4 posiedzenia, 2013 r. –
6 posiedzeń, 2014 r. - 5 posiedzeń
Trzy posiedzenia plenarne odbyły się z udziałem przedstawicieli komisji rewizyjnych hufców
po jednym w 2011 r., 2012 r., 2013 r. Roczne plany pracy Komisji przyjęto na posiedzeniach
planarnych na rok 2011 – 29.01.2011, na rok 2012- 21.01.2012, na rok 2013 – 26.01.2012, na
rok 2014 – 13.02.2014.
W czasie kadencji Chorągwi Komisja Rewizyjna przeprowadziła kontrole placówek
wypoczynku letniego usytuowanych w pasie nadmorskim oraz jeziorami: 2012 r. –
7 placówek, 2013 r. – 7 placówek, 2014 r. – 6 placówek.
Głównym tematem kontroli było bezpieczeństwo na placówkach, realizacja programu oraz
dokumentacja finansowa obozów.
Komisja w trakcie przeprowadzonych kontroli zgłosiła następujące uwagi i wnioski:
 brak obozów o charakterze szkoleniowym,
 minimalna jest ilość obozów organizowana przez szczepy, drużyny,
 obserwuje się mało techniki obozowej, pionierki i zdobnictwa obozowego,
 dążyć do pozyskiwania nowego sprzętu obozowego, zwłaszcza namiotów, środki
uzyskane z wpływów przeznaczyć na zakup sprzętu obozowego,
 przestrzegać zasad bezpieczeństwa uczestników w zakresie korzystania z energii
elektrycznej, uwzględniając zasady stosowania urządzeń zabezpieczających.
Podczas wizytacji nie stwierdzono większych nieprawidłowości. Komisja zaniepokojona jest
malejącą liczbą uczestników na placówkach. Dlatego uważa, że należy dążyć do łączenia
Hufców w wspólną organizację obozów, a w szczególności nad morzem.
Komisja Rewizyjna Chorągwi Ziemi Lubuskiej przeprowadziła następujące kontrole:
 kształcenie ZHP
 kontrola wykorzystania 1%
 ocena rentowności baz harcerskich – nie przeprowadzono oceny rentowności baz,
gdyż posiadane bazy nie są wyodrębnione księgowo co skutecznie uniemożliwia ich
analizę
Corocznie na zlecenie CKR ZHP, Komisja Rewizyjna Chorągwi Ziemi Lubuskiej ZHP
przeprowadzała
analizę
sprawozdania
finansowego
chorągwi.
Analiza
sprawozdań
finansowych w okresie 2010-2013:
Rodzaj przychodu
2010
2011
2012
2013
Przychody ogółem, w
tym:
2 819 052,81
2 743 708,22
3 134 145,19
2 382 778,83
Przychody statutowe
1 292 283,19
432 691,17
699 170,56
311 556,91
1 502 138,99
2 268 968,71
2 390 084,80
1 814 658,96
14 638,47
42 037,04
1 138,22
1 015,31
Przychody operacyjne
0,00
0,00
43 662,76
252 767,93
Przychody finansowe
9 992,16
11,30
88,85
2 779,72
Przychody pożytku
publicznego
Przychody netto ze
sprzedaży produktów,
usług, towarów i
materiałów
Przychody Chorągwi w 2013 roku, w stosunku do poprzednich trzech analizowanych lat, były
najniższe. Zmniejszyły się znacząco przychody statutowe, co wynika z przeniesienia
pewnych określonych przychodów do działalności operacyjnej. Zmniejszyły się znacznie
przychody pożytku publicznego przy porównaniu roku 2013 i 2012 - wartość 887 945,81
PLN, czyli o 24,08 %. Natomiast przy porównaniu roku 2013 i 2010 zmiana jest dodatnia
o wartość 312 519,97 PLN, czyli o 20,81 %.
Komendy Hufców i Komenda Chorągwi w roku bilansowym dzięki szerszej reklamie
pozyskały w ramach 1% kwotę:
Nazwa przychodu
Przychody działalności
nieodpłatnej - 1%
Koszty działalności nieodpłatnej
OPP pokryte z 1%
2010
2011
2012
2013
67 656,83
49 391,80
53 026,70
61 632,77
67 656,83
49 391,80
53 026,70
47 772,81
Przychody z akcji 1% pomogły w realizacji zadań śródrocznych, między innymi na zakup
materiałów programowych, zakup sprzętu, transport, szkolenia, pozostałe koszty. Do
rozliczenia środki z akcji 1% na 2014 rok pozostało 13 859,96 PLN.
Analiza kosztów w okresie 2010-2013.
Rodzaj kosztu
2010
2011
2012
2013
Koszty ogółem, w
tym:
3 338 439,30
2 873 681,84
2 986 347,34
2 440 387,76
Koszty statutowe
838 334,61
467 553,49
390 280,96
477 423,43
2 300 246,62
2 232 185,17
2 391 837,24
1 772 676,73
14 638,47
42 037,04
2 338,22
131,71
143 497,01
130 301,98
198 636,80
173 346,02
Koszty operacyjne
40 497,28
0,00
0,17
13 552,18
Koszty finansowe
1 225,31
1 604,16
3 253,95
3 257,69
Koszty działalności
pożytku publicznego
Koszty sprzedanych
produktów, usług,
towarów i materiałów
Koszty
ogólnoadministracyjne
Komisja zaobserwowała zintensyfikowane działania zmierzające do obniżania kosztów
z czego wynikiem było zmniejszenie strat. Jednakże wraz z obniżaniem kosztów nie
następowało zwiększenie wpływów. Podstawowym źródłem przychodów były środki
pozyskiwane z dotacji. Tym samym możliwość regulacji wysokości przychodów i kosztów
była ograniczona. Skupiono się na realizacji zadań publicznych, które posiadały narzuconą
z góry wielkość i rodzaj kosztów.
Stwierdzono, że koszty działalności statutowej malały na przestrzeni lat 2010-2013.
Przypuszcza się, że w 2010 roku zakwalifikowano do kosztów statutowych koszty, które
powinny mieć swoje odzwierciedlenie w kosztach działalności pożytku publicznego. Różnica
między rokiem pierwszym (2010 rok), a ostatnim badanym (2013 rok) w wyniosła 56,95% zmniejszenie o ponad połowę wartości. Inaczej przedstawia się sprawa, gdy będziemy badać
po kolei każdy rok. Największa różnica jest pomiędzy pierwszym rokiem analizowanym 2010, a drugim i kolejnymi. Koszty statutowe w latach 2011-2013 oscylują na podobnym
poziomie
Koszty działalności statutowej przewyższyły przychody statutowe o 34 862,32 PLN w 2011
roku, 165 866,52 PLN w 2013 roku. Natomiast w roku 2010 koszty statutowe były mniejsze
od przychodów statutowych o wartość 308 889,60 PLN, a w 2012 roku o 453 948,58 PLN.
Budżety Hufców i Komendy Chorągwi były sporządzane do końca każdego roku
kalendarzowego. Nie było tym samym możliwości przewidywania, jakie środki i na jaki
rodzaj zadań zostaną otrzymane dofinansowania. Wszystkie wartości oszacowywane były
zgodnie z zasadą ostrożności. Zauważono zwiększenie problemów z uzyskaniem środków
z tego tytułu. Z roku na rok zmniejszała się wartość dofinansowań, a co za tym szło,
zwiększenie liczby działań. Należy zastanowić się nad kierunkiem i sensem tego typu
działań. Nakład pracy, jaki należy włożyć w realizację zadania, rozliczenie i sporządzenie
sprawozdania, jest spory. Zdarzały się błędy w sprawozdaniach końcowych, dokumentach
rozliczeniowych, co powodowało obowiązek zwrotu części dotacji.
W wyniku analizy komisja postawiła następujące zalecenia:
 reaktywować pozyskiwanie środków z Europejskich Funduszy Strukturalnych oraz
innych funduszy;
 analizować za każdym razem opłacalność podejmowania zadań publicznych;
 kontynuować politykę monitoringu finansów Chorągwi;
 monitorować wpływ składek członkowskich bieżących i rozpocząć konkretny
i skuteczny dialog z hufcami, które zalegają ze składkami za lata ubiegłe, to jest za
okres sprzed 2007 roku, uzyskania odrębnej osobowości prawnej przez Chorągiew.
Ponadto komisja poprzedniej kadencji wnioskowała, by rozważyć możliwości wyodrębnienia
ewidencyjnego Ośrodka Szkoleniowo-Wypoczynkowego w Świbnej ze struktur Hufca Żary.
Wyodrębnienie to miało za zadanie prowadzenie analiz sytuacji ekonomiczno-finansowej
oraz rentowności placówki. Do tej pory nie zrobiono nic w tym zakresie. Komisja
podtrzymuje zalecenia i podtrzymuje potrzebę wdrożenia tych działań w trybie pilnym.
Proponuje się już wyodrębnienie tego ośrodka pod względem wartościowym już za 2014 rok.
Oceniając wykonanie wniosków i zaleceń z poprzedniej analizy zespół stwierdził, że:
1. Późno przyjmowano budżet oraz brak monitoringu finansów nie sprzyja równowadze
finansowej.
2. Komenda Chorągwi do dnia zakończenia analizy nie przedstawiła Komisji wyników
kwartalnego monitoringu finansów.
3. Analiza realizacji składek członkowskich nadal wykazuje nierozliczone składki za lata
ubiegłe. Próba rozwiązania problemu nierozliczonych składek za okres sprzed 2007 roku
skutkowała jedynie niewielkim odzyskiem środków.
4. Zespół ponadto stwierdził, że biorąc pod uwagę dalsze pogłębianie się zadłużenia
Chorągwi i występującą stratę bilansową, kontynuowanie działalności przez Chorągiew
może okazać się zagrożone.
Ocena zdolności do regulowania zobowiązań - w oparciu o przedstawioną dokumentację
można uznać, że Chorągiew posiada zdolność regulowania zobowiązań. Posiada linię
debetową w podstawowym rachunku bankowym obsługiwanym przez Bank Zachodni WBK
S.A. oddział w Zielonej Górze. Na dzień 30.09.2014 roku zadłużenie wynosi 77.312,04 PLN.
Na podstawie dostarczonych materiałów komisja nie była w stanie ocenić struktury
zobowiązań i należności długoterminowych i krótkoterminowych.
Komenda Chorągwi do dnia zakończenia analizy nie przedstawiła Komisji wyników
kwartalnego monitoringu finansów.
Zespół ponadto stwierdził, że biorąc pod uwagę utrzymującą się co roku stratę bilansową,
kontynuowanie działalności przez Chorągiew może okazać się zagrożone.
Podczas analizy rozrachunków z tytułu składek oraz innych rozliczeń, Komisja odnotowała
utrzymujące się zadłużenie dwóch hufców: Hufca Szprotawa ZHP i Hufca Gorzów Wlkp.
ZHP. Zobowiązania względem GK na dzień 30.09.2014 roku wysokość zadłużenia wynosi
20.618,45 PLN.
Komisja rozpatrzyła też kwestię związaną z własnością i zasadami korzystania ze sprzętu
żeglarskiego i obozowego Hufca Gorzów przez Harcerski Klub Żeglarski „Panta Rhei”.
W dniu 25 lipca 2014 r. zostało zawarte porozumienie między Komendą Chorągwi Ziemi
Lubuskiej ZHP, a Stowarzyszeniem Harcerskim Klub Żeglarski ”Panta Rhei”. Komisja
wyraża zadowolenie z tego, że porozumienie to pozwala na wzajemna współpracę
i możliwość korzystania z bazy HKŻ przez drużyny wodne Hufca ZHP Gorzów
Wielkopolski. Skontrolowano 7 hufców pod kątem właściwego prowadzenia dokumentacji.
Nie stwierdzono większych uchybień. Na bieżąco monitorowano opłacanie składek
członkowskich w poszczególnych latach. Komisja stwierdza, że niektóre jednostki
organizacyjne mają duże zaległości za lata 2002-2009 za członków drużyn harcerskich
i zuchowych którzy w ogóle nie zapłacili składek. Wysłano pisma z prośbą o wyjaśnienie
zaistniałej sytuacji, co skutkowało jedynie niewielkim odzyskaniem środków. Corocznie
przeprowadzaliśmy analizę wykorzystania 1% oraz rozliczania dotacji jednakże materiały
otrzymywane z hufców oraz brak materiałów z KCh uniemożliwiało rzetelną ocenę. Analizie
poddano również prawidłowość oraz terminowość regulowania zobowiązań publiczno prawnych przez KCH. Z informacji uzyskiwanych z referatu finansowego wynikało, że
składki ZUS oraz podatek dochodowy od osób fizycznych naliczone są prawidłowo oraz
przekazywane do odpowiednich urzędów. Komisja nie analizowała kwartalnych wyników
finansowych Chorągwi, bo nie otrzymywała ich z wydziału finansowego. Bolączką też jest
nie terminowe rozliczanie obozów i zimowisk przez niektóre Hufce.
II.
Ocena działalności Komendanta i Komendy Chorągwi Ziemi Lubuskiej ZHP oraz
wniosek w sprawie absolutorium.
Na podstawie przeprowadzonych kontroli, realizacji wniosków, obserwacji podczas
uczestnictwa w działaniach chorągwi, komendanta i komendy - Komisja Rewizyjna Chorągwi
Ziemi Lubuskiej ZHP na podstawie § 34 Statutu ZHP stwierdza, że zadania postawione przed
chorągwią, zostały zrealizowane następująco:
 w zakresie budowania wspólnoty instruktorskiej i wspólnoty hufców –prawidłowo,
 w zakresie inicjowania i wzmacniania działalności programowej i metodycznej –
prawidłowo,
 w zakresie kształcenia kadry instruktorskiej – prawidłowo,
 w zakresie koordynacji, nadzoru i systematycznej oceny komend hufców i jednostek
organizacyjnych – dostatecznie,
 w zakresie współpracy z władzami regionalnymi –prawidłowo,
 w zakresie pozyskiwania środków finansowych i materialnych – prawidłowo,
 w zakresie działalności finansowo-gospodarczej – dostatecznie,
 w zakresie realizacji uchwał poprzedniego Zjazdu Chorągwi ZHP – prawidłowo.
Oceniając realizację zadań stawianych przed Komendantem Chorągwi zgodnie z § 61 Statutu
ZHP, Komisja Rewizyjna Chorągwi Ziemi Lubuskiej ZHP stwierdza, że:
Druh hm. Leszek Kornosz
 właściwie kierował pracą Komendy Chorągwi,
 właściwie kierował bieżącą działalnością Chorągwi,
 właściwie reprezentował Chorągiew,
 właściwie współpracował z władzami statutowymi chorągwi,
 systematycznie wydawał rozkazy,
 właściwie zarządzał majątkiem chorągwi i prowadził gospodarkę finansową.
W oparciu o § 60 Statutu ZHP, na podstawie przeprowadzonych kontroli Komisja Rewizyjna
Chorągwi Ziemi Lubuskiej ZHP stwierdza, że Komenda Chorągwi Ziemi Lubuskiej ZHP:
 odbywała posiedzenia,
 opracowała regulaminu pracy Komendy Chorągwi
 budowała wspólnotę instruktorską chorągwi i wspólnotę hufców,
 przyjęła plany pracy chorągwi,
 zatwierdzała budżety chorągwi na lata 2011 – 2014, mimo wykazanych strat Chorągiew
posiadała zdolności płatnicze.
 wspomagała, koordynowała i nadzorowała pracę komendantów hufców, jednostek
organizacyjnych i gospodarczych chorągwi oraz oceniała ich działalność,
 koordynowała działalność Ruchu Przyjaciół Harcerstwa,
 wykonywała inne zadania określone przez Zjazd ZHP, władze naczelne oraz wynikające
z potrzeb chorągwi
Komisja Rewizyjna Chorągwi Ziemi Lubuskiej ZHP stwierdza, że:
hm. Dariusz Zajączkowski – skarbnik Chorągwi Ziemi Lubuskiej
Nadzorował finansową działalność hufców, przygotowanie budżetu i bilansu Chorągwi.
Analizował wykorzystania środków finansowych i materialnych chorągwi.
Reprezentował Komendę Chorągwi podczas imprez chorągwianych, uroczystościach
państwowych. Promował podejmowane przez Chorągiew różnorodne działania. Brał udział
w posiedzeniach Komendy Chorągwi. Pomimo wielu wykonywanych czynności jego
postawa, działania, nie służyły budowaniu wspólnoty harcerskiej.
hm. Tadeusz Strażewicz - z-ca Komendanta Chorągwi, phm. Katarzyna Pawlak - z-ca
Komendanta Chorągwi, hm. Artur Doliński – członek Komendy Chorągwi, wspierali
Komendanta Chorągwi w wykonywaniu jego zadań statutowych, brali czynny udział w
realizacji podejmowanych zadań przez Komendę Chorągwi.
Przedstawiając powyższą ocenę pracy Komendanta i Komendy Chorągwi Ziemi Lubuskiej
ZHP oraz korzystając z uprawnień wynikających z § 62 Statutu Związku Harcerstwa
Polskiego – Komisja Rewizyjna Chorągwi Ziemi Lubuskiej ZHP przedstawia Zjazdowi
Chorągwi wnioski o udzielenie absolutorium za okres od 11 grudnia 2010r. do 15 listopada
2014r. następującym członkom Komendy Chorągwi Ziemi Lubuskiej ZHP:
 hm. Leszkowi Kornoszowi – Komendantowi Chorągwi
 hm. Dariuszowi Zajączkowskiemu – Skarbnikowi Chorągwi
 hm. Tadeuszowi Strażewiczowi - zastępcy Komendanta Chorągwi (grudzień 2010-marzec
2014)
 phm. Katarzynie Pawlak - zastępcy Komendanta Chorągwi
 hm. Arturowi Dolińskiemu – członkowi Komendy Chorągwi
Zielona Góra, 14.10.2014r.
Z upoważnienia Komisji
Przewodnicząca KRCH
Stanisława Niemira