Może lepiej ustalić ryczałt

echo
www.roedl.pl
Rzeczpospolita z 09.01.2014
Może lepiej ustalić ryczałt
Najczęściej przyjmuje się, że prywatne użytkowanie pojazdu należącego do firmy wynosi około 300 km
miesięcznie.
Alternatywą dla ewidencji może być ustalenie miesięcznego ryczałtu kilometrów lub godzin, który po ustaleniu jego
wartości zgodnie z art. 11 ust. 2a ustawy o PIT byłby doliczony do wynagrodzenia pracownika. Zakres ryczałtu powinien
odpowiadać rzeczywistemu wykorzystywaniu samochodu służbowego przez pracownika. Zakres użytkowania można
oszacować na podstawie przypuszczalnych potrzeb pracownika lub zaczerpnąć z ewidencji, jeżeli były dotychczas
prowadzone i dane te są wiarygodne. Najczęściej przyjmuje się, że prywatne użytkowanie samochodu służbowego
wynosi około 300 km miesięcznie.
W przypadku ustalenia ryczałtu godzinowego należy w pierwszej kolejności rozróżnić:
 prywatne użytkowanie samochodu (jeżdżenie samochodem) i
 udostępnienie samochodu przez pracodawcę do użytkowania prywatnego (dysponowanie samochodem w czasie
prywatnym).
O ile użytkowanie dla celów prywatnych oznacza rzeczywiste korzystanie z samochodu w celu załatwiania prywatnych
spraw pracownika, o tyle udostępnienie do użytkowania w celach prywatnych obejmuje już sam fakt garażowania
samochodu poza godzinami pracy w domu pracownika, jeżeli pracodawca zawarł z pracownikiem takie ustalenie.
Rozróżnienie to jest istotne z tego względu, że w przypadku zobowiązania pracownika do garażowania samochodu
służbowego w miejscu zamieszkania (a nie na prywatnym parkingu spółki) sytuacja ta nie może jednocześnie skutkować
naliczaniem mu nieodpłatnego świadczenia z samego faktu, że poza godzinami pracy może on potencjalnie z tego
samochodu korzystać. Ustalenie ryczałtu godzinowego powinno zatem odnosić się do rzeczywistego czasu, w jakim
pracownik wykorzystuje to auto dla celów prywatnych. Wówczas ekonomicznie zostanie osiągnięty podobny rezultat,
jaki daje ustalenie ryczałtu kilometrowego, tj. opodatkowaniu będzie podlegało świadczenie obejmujące rzeczywiste
korzystanie z samochodu dla celów prywatnych. Należy mieć jednak na uwadze, że wśród stanowisk organów
podatkowych można natknąć się na stanowiska potwierdzające prawidłowość obliczania wartości nieodpłatnego
świadczenia przy uwzględnieniu czasu, w jakim auto jest dostępne do używania, czyli także wówczas, gdy stoi w garażu
pracownika (stanowisko Izby Skarbowej w Warszawie wyrażone w interpretacji z 10 sierpnia 2012 r., IPPB4/415-381/124/MP). W przypadku przekroczenia ustalonego limitu pracownik powinien być zobowiązany do poinformowania o tym
fakcie pracodawcy w celu odpowiedniego podwyższenia wysokości świadczenia doliczanego do wynagrodzenia.
Sytuacja taka może mieć miejsce wówczas, gdy pracownik pojedzie samochodem służbowym na urlop. Kalkulacja
nieodpłatnego świadczenia w przypadku przekazania pracownikowi do używania samochodu służbowego może wyglądać
tak jak w drugim przykładzie.
Przykład 1
Spółka ABC postanowiła sprawdzić, jak w praktyce sprawdza się system ewidencjonowania przez pracowników
przejechanych kilometrów. Okazało się, że jeden z pracowników zgubił swoją ewidencję, a pozostali narzekali, że
wpisywanie każdej jazdy odrębnie jest bardzo uciążliwe, i często zapominają o tym. Spółka stwierdziła, że musi znaleźć
rozwiązanie, które odciąży pracowników i członków zarządu od zbędnych czynności administracyjnych, a jednocześnie
pozwoli na ustalenie przychodu na poziomie możliwie zbliżonym do rzeczywistego przysporzenia.
Przykład 2
Pracownik użytkuje samochód służbowy wykorzystywany przez spółkę ABC na podstawie umowy leasingu
operacyjnego. W związku z utrzymaniem samochodu spółka ponosi następujące koszty:
 rata leasingowa miesięczna: 1500 zł,
echo informuje Państwa o wizerunku Rödl & Partner w mediach.
W Polsce osobą odpowiedzialną za echo jest Radosław Cichoń Rödl & Partner ul. Sienna 73, 00-833 Warszawa, tel. +48 22 696 28 00 E-mail: [email protected]


ubezpieczenie OC i AC rocznie: 2000 zł,
koszty napraw i przeglądów rocznie: 1000 zł.
Łączny roczny koszt utrzymania samochodu wynosi 21 000 zł. Spółka ustaliła, że wysokość nieodpłatnego świadczenia
będzie określana na podstawie uśrednionego miesięcznego kosztu utrzymania samochodu, stanowiącego 1/12 kosztów
ponoszonych w skali roku. Z umowy leasingu wynika, że rata leasingowa została obliczona przy założeniu, że samochód
będzie przejeżdżał maksymalnie 60 000 km rocznie. Miesięczny limit kilometrów wynosi zatem 5000.
Spółka założyła, że będzie rozliczała prywatne użytkowanie samochodu przez pracownika ryczałtowo i ustaliła, że nie
powinno ono w skali miesiąca przekroczyć 300 km. Przy założeniu, że pracownik nie będzie przejeżdżał miesięcznie
więcej niż ustalone 300 km miesięcznie, kalkulacja nieodpłatnego świadczenia podlegającego opodatkowaniu podatkiem
dochodowym i obowiązkowi w zakresie ZUS wygląda następująco:
Krok 1: Ustalenie średniomiesięcznego kosztu utrzymania samochodu
21 000 zł / 12 miesięcy = 1750 zł
Krok 2: Ustalenie udziału jazd prywatnych w całkowitym użytkowaniu samochodu (miesięcznie)
300 km / 5000 km = 0,06
Krok 3: Obliczenie wysokości nieodpłatnego świadczenia dla pracownika
1750 zł x 0,06 = 105 zł.
Katarzyna Gajda, doradca podatkowy Poznań, Rödl & Partner
Źródło: http://archiwum.rp.pl/artykul/1228858-Moze-lepiej-ustalic-ryczalt.html#.V20jf_5f3Dc
echo informuje Państwa o wizerunku Rödl & Partner w mediach.
W Polsce osobą odpowiedzialną za echo jest Radosław Cichoń Rödl & Partner ul. Sienna 73, 00-833 Warszawa, tel. +48 22 696 28 00 E-mail: [email protected]