Zapytanie ofertowe o świadczenie usług w zakresie obsługi prawnej

Świerzawa, dnia 4 listopada 2015r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
Gmina Świerzawa zaprasza do złożenia oferty w postępowaniu na wybór Wykonawcy usługi
o wartości poniżej 30 tysięcy euro pod nazwą:
„Stała obsługa prawna Urzędu Miasta i Gminy w Świerzawie”
1. Nazwa oraz adres Zamawiającego.
Gmina Świerzawa, Plac Wolności 60, 59-540 Świerzawa
Telefon: (75) 71 35 360, fax. (75) 71 35 390 wew. 21
E-mail: [email protected] , [email protected]
2. Opis przedmiotu zamówienia.
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie stałej obsługi prawnej na rzecz Urzędu Miasta i
Gminy w Świerzawie. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zamieszczony został w
Załączniku nr 5 do niniejszego zapytania ofertowego.
3. Termin wykonania zamówienia: 12 miesięcy od daty podpisania umowy.
4. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania
tych warunków.
4.1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki
dotyczące:
4.1.1. Posiadania uprawnień do wykonywania działalności lub czynności, jeżeli
przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
Wykonawca winien wykazać, że posiada uprawnienia do świadczenia obsługi
prawnej zgodnie z obowiązującymi przepisami.
4.1.2. Posiadania wiedzy i doświadczenia.
Wykonawca winien wykazać, że w okresie ostatnich trzech lat przed
upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest
krótszy – w tym okresie, wykonał co najmniej:
a) na podstawie umowy przez okres minimum 24 miesięcy usługę stałej
obsługi prawnej jednostki samorządu terytorialnego w zakresie obsługi
komórek organizacyjnych zajmujących się co najmniej: gospodarką
finansowo-podatkową, gospodarką komunalną, inwestycjami i
zamówieniami publicznymi;
b) świadczył na rzecz jednostki samorządu terytorialnego kompleksową
obsługę prawną (na etapie postępowania o zamówienie publiczne,
wykonania i rozliczenia) co najmniej jednej inwestycji finansowanej ze
środków pochodzących z Unii Europejskiej o wartości brutto powyżej
3.000.000,00 zł (słownie: trzech milionów złotych);
c) występował jako pełnomocnik jednostki samorządu terytorialnego
minimum 5 razy przed Krajową Izbą Odwoławczą;
d) występował jako pełnomocnik jednostki samorządu terytorialnego
minimum 5 razy przed sądami powszechnymi.
4.1.3. Dysponowania odpowiednim potencjałem
zdolnymi do wykonania zamówienia.
technicznym
oraz
osobami
Wykonawca powinien wykazać się:
a) biurem położonym w odległości nie większej niż 50 km od siedziby
Zamawiającego (odległość mierzona w linii drogowej) tak, aby w
nagłych przypadkach, Wykonawca mógł dotrzeć do siedziby
Zamawiającego w ciągu 1 godziny od powiadomienia;
b) co najmniej jedną osobą posiadającą uprawnienia radcy prawnego/
adwokata, która świadczyła usługę stałej obsługi prawnej przez okres
minimum 24 miesięcy na rzecz jednostki samorządu terytorialnego w
zakresie opisanym w pkt 4.1.2.
4.1.4. Sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których
spełnienie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.
4.2. Zamawiający, na podstawie złożonych przez Wykonawcę dokumentów, dokona
oceny spełniania warunków podmiotowych według formuły „spełnia – nie spełnia” w
oparciu o informacje zawarte w wymaganych dokumentach i oświadczeniach
określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym. Oświadczenia i dokumenty oceniane
będą pod względem ich aktualności i treści odnoszącej się do warunków udziału w
postępowaniu i powinny potwierdzać spełnianie tych warunków. Warunki określone
w Zapytaniu ofertowym i sposób dokonania oceny ich spełniania mają na celu
zweryfikowanie zdolności Wykonawcy do należytego wykonania zamówienia
będącego przedmiotem niniejszego postępowania. Nie wykazanie spełnienia
chociażby jednego warunku skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z
postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego z postępowania uzna się za
odrzuconą.
5. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu
potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu.
5.1. W celu wykazania spełniania przez Wykonawcę warunków określonych w
niniejszym Zapytaniu ofertowym do oferty należy dołączyć:
5.1.1. Podpisane oświadczenie o spełnianiu warunków i braku podstaw do
wykluczenia – wzór: Załącznik nr 2.
5.1.2. Aktualny odpis z listy radców prawnych /adwokatów/, prawników
zagranicznych wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem
terminu składania ofert.
5.1.3. Wykaz wykonanych, a przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych
również wykonywanych usług w okresie ostatnich trzech lat przed upływem
terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy
- w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i
podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane – wzór: Załącznik nr 3.
5.1.4. Dowody potwierdzające, że usługi określone w pkt 5.1.3. zostały wykonane
lub są wykonywane należycie. Dowodami tymi są:
a) poświadczenie, z tym że w odniesieniu do nadal wykonywanych usług
okresowych lub ciągłych poświadczenie powinno być wydane nie
wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;
b) oświadczenie wykonawcy - jeżeli z uzasadnionych przyczyn o
obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać
poświadczenia, o którym mowa w pkt 5.1.4.a.
c) W przypadku gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi
wskazane w wykazie, o którym mowa w pkt 5.1.3 zostały wcześniej
wykonane, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, o
których mowa w pkt 5.1.4 a) i b).
5.2. Zamawiający może wezwać, w wyznaczonym przez siebie terminie, do złożenia
przez Wykonawcę wyjaśnień dotyczących załączonych do oferty oświadczeń lub
dokumentów.
6. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz
przekazywania oświadczeń i dokumentów.
6.1. Strony w toku postępowania porozumiewają się na piśmie. Istotne informacje
dotyczące postępowania, adresowane do wszystkich Wykonawców, Zamawiający
zamieszczał będzie na stronie http://www.bip.swierzawa.pl w zakładce przetargi.
6.2. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz inne informacje przekazane za pomocą
faksu lub drogą elektroniczną uważać się będzie za złożone w terminie, jeżeli ich
treść dotarła do adresata przed upływem terminu. Każda ze stron - na żądanie drugiej
- niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. Zasada ta nie dotyczy oświadczeń,
dokumentów i pełnomocnictw składanych przez Wykonawcę w odpowiedzi na
wezwanie Zamawiającego, o którym mowa w pkt 5.2. niniejszego Zapytania
ofertowego. W tym przypadku zastosowanie mają zasady określone w pkt 8.5 – 8.8.
6.3. W przypadku podmiotów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia
wszelka korespondencja będzie prowadzona wyłącznie z Pełnomocnikiem.
7. Termin związania ofertą.
7.1. Składający ofertę jest nią związany przez okres 7 dni. Bieg terminu zaczyna się wraz
z upływem terminu składania ofert.
8. Opis sposobu przygotowania ofert.
8.1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej, na maszynie do
pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką. Dokumenty sporządzone
w języku obcym muszą być złożone w formie oryginału, odpisu, wypisu, wyciągu lub
kopii wraz z tłumaczeniem na język polski poświadczonym przez Wykonawcę.
8.2. Każdy Wykonawca może złożyć jedną ofertę, zarówno indywidualnie, jak również
jako partner w ofercie składanej wspólnie z innymi podmiotami (Joint Venture,
Konsorcjum, spółka cywilna, itp.). Złożenie więcej niż jednej oferty spowoduje
odrzucenie wszystkich ofert, w które Wykonawca będzie zaangażowany.
8.3. Kompletna oferta musi zawierać:
8.3.1. Wypełniony Formularz oferty – Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania
ofertowego.
8.3.2. Załącznik(-i) do Formularza oferty,
8.3.3. Stosowne dokumenty wymienione w pkt 5.
8.3.4. Pełnomocnictwo(a) - w przypadku, gdy upoważnienie do podpisania oferty
nie wynika bezpośrednio ze złożonego w ofercie odpisu z właściwego rejestru.
8.4. Treść oferty musi odpowiadać treści Zapytania ofertowego.
8.5. Formularz oferty i wymagane załączniki muszą być podpisane przez osobę(-y)
upoważnioną(e) do reprezentowania Wykonawcy.
8.6. Wzory dokumentów dołączonych do niniejszego zapytania powinny zostać
wypełnione przez Wykonawcę i dołączone do oferty, bądź też przygotowane przez
Wykonawcę w formie i treści zgodnej z niniejszym Zapytaniem ofertowym.
8.7. Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedstawiane w formie oryginałów
lub poświadczonych przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem kopii.
Oświadczenia sporządzane na podstawie wzorów stanowiących załączniki do
niniejszego Zapytania ofertowego muszą być złożone w formie oryginału. Zgodność
z oryginałem wszystkich zapisanych stron kopii dokumentów wchodzących w skład
oferty musi być potwierdzona przez osobę (lub osoby, jeżeli do reprezentowania
Wykonawcy upoważnione są dwie lub więcej osoby) podpisującą (-e) ofertę, zgodnie
z treścią dokumentu określającego status prawny Wykonawcy lub treścią załączonego
do oferty pełnomocnictwa.
8.8. Wszelkie poprawki lub zmiany w treści oferty muszą być naniesione czytelnie
i opatrzone podpisem osoby (osób) uprawnionej(-ych) do reprezentowania
Wykonawcy.
8.9. Zaleca się, aby wszystkie dokumenty tworzące ofertę były spięte (zszyte) i posiadały
kolejno ponumerowane strony.
8.10. Zaleca się złożenie oferty w następujący sposób:
8.10.1. W dwóch zamkniętych kopertach, pierwsza – zewnętrza oznakowana wg
treści:
Gmina Świerzawa
Plac Wolności 60
59-540 Świerzawa
„Oferta - stała obsługa prawna Urzędu Miasta i Gminy w Świerzawie”
Nie otwierać przed 12.11.2015 r. godz. 14:15
8.10.2. Druga - wewnętrzna, wg treści:
Nazwa Wykonawcy
ulica, nr budynku
Kod pocztowy, miejscowość
„Oferta - stała obsługa prawna Urzędu Miasta i Gminy w Świerzawie”
8.10.3. W
przypadku
nieprawidłowego
zaadresowania
lub
zamknięcia
koperty/opakowania Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za złe
skierowanie przesyłki i jej przedterminowe otwarcie.
8.11. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
9. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert.
9.1. Miejsce oraz termin składania ofert.
9.1.1. Ofertę należy złożyć osobiście w siedzibie Zamawiającego (pokój nr 10 –
Sekretariat) lub listownie (przesyłką) na adres Zamawiającego. Termin składania
ofert upływa 12.11.2015r. o godz. 1400.
9.1.2. Każdy Wykonawca składający ofertę otrzyma od Zamawiającego
potwierdzenie z numerem wpływu, jakim została oznakowana oferta.
9.1.3. Oferty, które wpłyną do Zamawiającego za pośrednictwem polskiej placówki
operatora publicznego lub innej firmy kurierskiej po wyznaczonym, w pkt. 9.1.1.
terminie, będą zwracane niezwłocznie. Oferty przesłane faxem nie będą
rozpatrywane.
9.2. Zmiana i wycofanie oferty
9.2.1. Wykonawca może
zmienić/zmodyfikować
Zamawiającego.
przed upływem terminu na składanie ofert,
ofertę za pomocą pisemnego powiadomienia
9.2.2. Wykonawca może wycofać ofertę za pomocą pisemnego powiadomienia
Zamawiającego, przed upływem terminu składania ofert.
9.2.3. Powiadomienia o zmianie lub wycofaniu powinny być przygotowane i
oznaczone zgodnie z pkt. 8.10. niniejszego zapytania i dodatkowo opisane:
„ZMIANA” lub „WYCOFANIE”, z podaniem numeru wpływu na otrzymanym
potwierdzeniu, o którym mowa w pkt.9.1.2.
9.3. Miejsce oraz termin otwarcia ofert.
15
9.3.1. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 12.11.2015 roku, o godzinie 14 , w siedzibie
Zamawiającego pokój nr 14.
9.3.2. Oferty oznaczone „WYCOFANIE” otwierane będą w pierwszej kolejności po
stwierdzeniu poprawności postępowania Wykonawcy oraz zgodności ze
złożonymi ofertami. Koperty wewnętrzne ofert wycofywanych nie będą
otwierane.
9.3.3. Oferty oznaczone „ZMIANA” zostaną otwarte przy otwieraniu oferty
Wykonawcy, który wprowadził zmiany i po stwierdzeniu poprawności procedury
dokonania zmian zostaną dołączone do oferty.
10. Opis sposobu obliczenia ceny.
10.1. Kalkulacja ceny oferty musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego
zapytania oraz obejmować wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu
należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami i umową realizacji przedmiotu
zamówienia.
10.2. Podane brutto oraz wartość netto i wartości jednostkowe muszą być wyrażone w
polskich złotych z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
10.3. Ceną oferty zamówienia jest cena brutto wymieniona w pkt 5 Załącznika nr 1
do niniejszego zapytania ofertowego - Formularz oferty.
11. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz
z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert.
11.1. Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które:
11.1.1. Zostaną złożone przez Wykonawców nie wykluczonych przez Zamawiającego
z niniejszego postępowania,
11.1.2. Nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego.
11.2. Postępowanie zostanie rozstrzygnięte w przypadku złożenia co najmniej jednej
oferty nie podlegającej odrzuceniu.
11.3. Przy wyborze oferty dla każdego zadania Zamawiający będzie się kierował
następującym kryterium:
cena oferty (brutto) -
znaczenie 85%
doświadczenie
znaczenie 15%
-
11.4. Ocena ofert będzie się odbywała wg następującej zasady:
W kryterium „cena” (Kc), Zamawiający dokona oceny punktowej każdej z ofert
zgodnie z formułą:
Kc 
cena najnizsza
cena oferty badanej
* 100 pkt * 85%
W kryterium „doświadczenie” (Kd) Zamawiający dokona oceny punktowej każdej z
ofert biorąc pod uwagę doświadczenie wykonawcy odnoszące się do obsługi prawnej
zgodnie z formułą:
Za każdy rok świadczenia obsługi prawnej na rzecz JST – powyżej wymaganych
2 lat, za każdą dodatkowo wykonaną usługę obsługi prawnej inwestycji
finansowanych ze środków unijnych oraz dodatkowe wystąpienie jako
pełnomocnik przed Krajową Izbą Odwoławczą ponad limit określony w
warunkach udziału w niniejszym postępowaniu Zamawiający przyzna 1 pkt maksymalnie 15 pkt.
UWAGA: usługi należy przedstawić w „Wykazie wykonanych usług” –
stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.
Ocena punktowa oferty będzie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku liczbą. Za
ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska największą ilość
punktów zgodnie ze wzorem: Kw = Kc + Kd, gdzie Kw oznacza kryterium wyboru
oferty. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta została oceniona
jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryterium wyboru.
11.5. Jeżeli nie można będzie dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to,
że zostaną złożone oferty o tej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców,
którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego
ofert dodatkowych. Wykonawcy w ofertach dodatkowych nie będą mogli zaoferować
cen wyższych niż zaoferowane wcześniej w złożonych ofertach. W przypadku, gdy
złożone zostaną oferty dodatkowe o takiej samej cenie, Zamawiający w celu wyboru
oferty może prowadzić negocjacje dotyczące ceny.
12. Informacja o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty
w celu zawarcia umowy w sprawie zapytania ofertowego.
12.1. W przypadku podmiotów (partnerów) ubiegających się wspólnie o udzielenie
zamówienia warunkiem podpisania umowy jest przedłożenie umowy regulującej
współpracę podmiotów występujących wspólnie.
13. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej
umowy, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli Zamawiający wymaga, aby
wykonawca zawarł z nim umowę na takich warunkach.
13.1. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zawarł z nim umowę na warunkach
określonych we Wzorze umowy, stanowiącym Załącznik nr 4 do niniejszego
zapytania ofertowego.
14. Informacje pozostałe.
14.1. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:
14.1.1. jest niezgodna z postanowieniami niniejszego zapytania ofertowego;
14.1.2. jej treść nie odpowiada warunkom zamówienia, w szczególności ze względu
na jej niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia;
14.1.3. jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o
zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
14.1.4. zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia;
14.1.5. została złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o
udzielenie zamówienia lub nie zaproszonego do składania ofert;
14.1.6. zawiera błędy w obliczeniu ceny;
14.1.7. wykonawca w terminie wskazanym w zawiadomieniu o poprawieniu innej
omyłki polegającej na niezgodności oferty z treścią zapytania ofertowego, nie
zgodził się na jej poprawienie;
14.1.8. jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.
14.2. Zamawiający unieważnia postępowanie, jeżeli:
14.2.1. nie złożono co najmniej jednej oferty niepodlegającej odrzuceniu;
14.2.2. cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę,
którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba
że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty;
14.2.3. jeżeli zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie;
14.2.4. wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie
postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym lub
interesie Zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć;
14.2.5. postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą
zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy.
14.3. Niezwłocznie po unieważnieniu postępowania Zamawiający zamieszcza informacje
o unieważnieniu na stronie www.bip.swierzawa.pl lub w miejscu publicznie
dostępnym w swojej siedzibie albo zawiadamia równocześnie wszystkich
wykonawców, którzy:
14.3.1. ubiegali się o udzielenie zamówienia - w przypadku unieważnienia
postępowania przed upływem terminu składania ofert;
14.3.2. złożyli oferty - w przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu
składania ofert;

podając uzasadnienie faktyczne i prawne.
15. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz
przekazywania oświadczeń i dokumentów.
15.1. Strony w toku postępowania porozumiewają się na piśmie.
15.2. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz inne informacje przekazane za pomocą
faksu lub drogą elektroniczną uważać się będzie za złożone w terminie, jeżeli ich
treść dotarła do adresata przed upływem terminu i została niezwłocznie potwierdzona
na piśmie.
15.3. W przypadku podmiotów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia
wszelka korespondencja będzie prowadzona wyłącznie z Pełnomocnikiem.
16. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami.
Osobami uprawnionymi do porozumiewania się z Wykonawcami są:
Ireneusz Maciejczyk – e-mail: [email protected], tel. (75) 71 35 360 wew. 25,
fax. (75) 71 35 390 wew. 21.
UWAGA!!! Do niniejszego postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29
stycznia 2004r. – Prawo zamówień publicznych.
Załączniki do zapytania ofertowego:
1. Formularz oferty;
2. Oświadczenie o spełnieniu warunków i braku podstaw do wykluczenia;
3. Wykaz wykonanych usług;
4. Wzór umowy;
5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.