Zapytanie ofertowe

Sygnatura akt: CEZAMAT/PU/29/2014
Warszawa, dn. 26.09.2014 r.
Zapytanie ofertowe
I.
Nazwa i adres Zamawiającego:
CEZAMAT PW Sp. z o.o., ul. Polna 50, 00-644 Warszawa.
II.
Nazwa przedmiotu zamówienia:
Wykonanie i dostarczenie materiałów poligraficznych na konferencję dla CEZAMAT PW Sp. z o.o.
III.
Opis przedmiotu zamówienia:
1. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania i dostarczenia materiałów poligraficznych
na konferencję dla CEZAMAT PW Sp. z o. o.
2. Termin realizacji zamówienia: 7 dni od dnia zawarcia umowy.
3. Wymagania Zamawiającego:
1) Plakaty:
a) plakat graficzny w postaci jednego arkusza formatu A1 (594 ×841 mm) o gramaturze min.
220 g,
b) satyna,
c) zadrukowany jednostronnie,
d) z nadrukiem w pełnym kolorze w palecie CMYK,
e) adaptacja projektu i układu graficznego, przedłożonego przez Zamawiającego,
f) przygotowanie do druku, przekazanie projektów w formacie wymaganym przez drukarnię
i nadzór nad drukiem,
g) nakład: 20 sztuk;
2) Zakładki do książki:
a) prostokątna zakładka do książki,
b) format: 20 x 5 cm,
c) materiał: papier dwustronnie kredowany; gramatura: 300 g,
d) nadruk: kolorowy, 4+4,
e) powierzchnia zakładki uszlachetniona folią,
f) opakowanie: pakowane pojedynczo w folię,
g) znakowanie: grafika naniesiona obustronnie metodą druku offsetowego,
h) projekt graficzny oznakowania zostanie przygotowany przez Wykonawcę na bazie
materiałów przekazanych przez Zamawiającego,
i) nakład: 300 sztuk;
3) Wizytówki:
a) adaptacja projektu i układu graficznego, przedłożonego przez Zamawiającego,
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
b) z nadrukiem w pełnym kolorze,
c) format wizytówki 84 x 44 mm,
d) papier satyna lub kreda 300-350 g matowy, powlekany,
e) pudełko kartonowe w komplecie,
f) druk dwustronny (dwujęzyczny),
g) nakład: dla 7 osób w łącznym nakładzie 850 sztuk.
4. Wykonawca zobowiązuje się do bieżącej współpracy z Zamawiającym oraz do wykonania
wszystkich prac związanych z zamówieniem i dostawą gotowych materiałów poligraficznych
(zwanych dalej materiałami) w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.
5. Zamawiający przekaże Wykonawcy wsad merytoryczny w formie elektronicznej lub papierowej
do wszystkich materiałów będących przedmiotem umowy w następnym dniu po podpisaniu umowy.
6. Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania projektów graficznych, przygotowania do druku
i druku (w tym również wydruków próbnych) oraz do przekazania Zamawiającemu projektów
w formie elektronicznej, w tym w formie umożliwiającej ich dalsze zmienianie (np. w postaci plików
Adobe Photoshop *.psd 300 dpi z wyodrębnieniem warstw oraz w postaci plików *.tiff 300 dpi) – w
terminie 2 dni roboczych od otrzymania wsadu merytorycznego od Zamawiającego.
7. Przed rozpoczęciem druku Wykonawca zobowiązany jest do przesłania w formie elektronicznej
i jeśli tak określi Zamawiający, również w formie papierowej (wydruk próbny) projektu
przygotowanego materiału, w celu akceptacji przez Zamawiającego. Nakład może być
wydrukowany dopiero po uzyskaniu akceptacji przesłanej przez osobę wskazaną w par. 5
ust. 1 umowy.
8. Miejsce dostarczenia przedmiotu umowy: siedziba CEZAMAT PW Sp. z o.o. ul. Polna 50, 00-644
Warszawa, w miejsce wskazane przez Zamawiającego.
9. Koszty transportu i wniesienia druków we wskazane miejsce pokrywa Wykonawca.
10.W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego wadliwej partii dostarczonego towaru, reklamacja
zostanie zgłoszona na piśmie (faksem lub pocztą elektroniczną na adres wskazany w umowie)
w ciągu 3 dni od dnia dostawy.
11.Za wadliwą partię dostarczonego towaru uznaje się w szczególności dostawę materiałów
poligraficznych niezgodnych z zaakceptowanym projektem, zawierających błędy lub dostarczonych
w niewłaściwej ilości, w niewłaściwym formacie.
12.Wykonawca zobowiązuje się do wymiany lub uzupełnienia wadliwego towaru, co, do którego
Zamawiający zgłosił reklamację w terminie 2 dni od dnia jej zgłoszenia.
13.Zamówienie realizowane jest w ramach projektu Centrum Zaawansowanych Materiałów
i Technologii, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
IV.
Wymagania związane z wykonaniem:
W ramach realizacji przedmiotowego zamówienia do obowiązków Wykonawcy należało
będzie:
Sposób realizacji przedmiotowego zamówienia określają istotne postanowienia umowy, zawarte
w części V zapytania ofertowego.
V.
Istotne postanowienia umowy:
§1
Przedmiot umowy
1. Przedmiotem umowy jest wykonanie i dostarczenie materiałów poligraficznych na konferencję
dla CEZAMAT PW Sp. z o.o.
2. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy zgodnie z opisem przedmiotu
zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy.
3. Wykonawca oświadcza, że przed złożeniem oferty Zamawiającemu zapoznał się ze wszystkimi
warunkami, które są niezbędne do wykonania przez niego niniejszej umowy, bez konieczności
ponoszenia przez Zamawiającego jakichkolwiek dodatkowych kosztów.
§2
Termin i miejsce realizacji umowy
1. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać zamówienie w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy.
2. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia przedmiotu umowy do siedziby CEZAMAT PW
Sp. z o.o., tj. na adres: ul. Polna 50, 00-644 Warszawa, pokój 503 (5. piętro).
§3
Warunki i zasady realizacji przedmiotu umowy
1. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać przedmiot umowy z należytą starannością.
2. Koszty transportu i wniesienia wydrukowanych materiałów we wskazane przez Zamawiającego
miejsce ponosi Wykonawca.
3. Zamawiający przekaże Wykonawcy wsad merytoryczny w formie elektronicznej lub papierowej
do wszystkich materiałów będących przedmiotem umowy w następnym dniu po podpisaniu umowy.
4. Wykonawca zobowiązuje się do współpracy z Zamawiającym na bieżąco oraz do wykonania
wszystkich prac związanych z zamówieniem i dostawy gotowych materiałów w terminie wyznaczonym
przez Zamawiającego.
5. Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania projektów graficznych, przygotowania do druku i druku
(w tym również wydruków próbnych) oraz do przekazania Zamawiającemu projektów w formie
elektronicznej, w tym w formie umożliwiającej ich dalsze zmienianie (np. w postaci plików Adobe
Photoshop *.psd 300 dpi z wyodrębnieniem warstw oraz w postaci plików *.tiff 300 dpi) w terminie 2
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
dni roboczych od otrzymania wsadu merytorycznego od Zamawiającego.
6. Po realizacji przedmiotu zamówienia Strony podpiszą protokół odbioru. Przedmiot umowy musi być
zgodny z charakterystyką zawartą w opisie przedmiotu zamówienia.
7. Wykonawca jest zobowiązany na żądanie Zamawiającego niezwłocznie
udostępnić do wglądu
wszelkie informacje i dokumenty mające związek z realizacją umowy.
8. W każdym przypadku Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za tę część przedmiotu
zamówienia, którą powierza Podwykonawcom.
9. Zlecenie wykonania części zamówienia Podwykonawcy nie wpływa na zmianę treści zobowiązań
Wykonawcy wobec Zamawiającego za wykonanie tej części zamówienia. Wykonawca ponosi
odpowiedzialność za działania, zaniechania, uchybienia i zaniedbania Podwykonawcy i jego
pracowników, tak jakby to były działania, zaniechania, uchybienia i zaniedbania jego własne lub jego
własnych pracowników lub przedstawicieli.
10. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków
określonych umową, w tym również za szkody wyrządzone przez osoby przez niego oddelegowane
i osoby działające w imieniu lub na rzecz Wykonawcy.
§4
Wynagrodzenie i warunki płatności
1. Wykonawca zrealizuje niniejszą umowę za cenę netto .............. zł (słownie: ............................ złotych).
2. Do ceny, o której mowa w ust. 1 Wykonawca doliczy …% VAT w kwocie .... zł (słownie złotych:……...).
3. Po doliczeniu podatku VAT, o którym mowa w ust. 2, cena całkowita umowy wynosi ……………… zł
(słownie: …………………………………………………………………………………………….…... złotych).
4. Po podpisaniu przez Strony protokołu odbioru, o którym mowa w § 3 ust. 6, bez zastrzeżeń,
Wykonawca wystawi fakturę VAT.
5. Wynagrodzenie za realizację przedmiotu umowy, zostanie zapłacone na podstawie prawidłowo
wystawionej i dostarczonej przez Wykonawcę faktury VAT, po prawidłowym zrealizowaniu przedmiotu
umowy, o którym mowa w § 1.
6. Faktura VAT za realizację przedmiotu umowy wystawiona będzie na adres: CEZAMAT PW Sp. z o.o.,
ul. Polna 50, 00-644 Warszawa, NIP: 701-034-61-75, REGON: 146180411, oraz dostarczona zostanie
na adres: CEZAMAT PW Sp. z o.o., ul. Polna 50, 00-644 Warszawa, pok. 503, 5 piętro.
7. Zamawiający zapłaci Wykonawcy należność, o której mowa w ust. 3 przelewem na rachunek bankowy
Wykonawcy wskazany na fakturze VAT. Za dzień zapłaty strony ustalają dzień, w którym Zamawiający
wydał swojemu bankowi polecenie przelewu należności na rachunek bankowy Wykonawcy.
8. Należność Wykonawcy z tytułu realizacji części przedmiotu niniejszej umowy będzie płatna w ciągu 14
dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT zgodnie z ust. 5 i 6.
9. Faktura VAT powinna zawierać dodatkowo:
1) nazwę przedmiotu zamówienia,
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
2) numer umowy,
3) informację: Projekt Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii,
4) numer konta Wykonawcy,
5) termin płatności zgodnie z postanowieniami ust. 8,
6) kod CPV: 79800000-2.
11. Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą będą dokonywane w złotych polskich.
12. Przy zleceniu Podwykonawcy wykonania części zamówienia, koszty usług zleconych pokrywa
Wykonawca.
§5
Nadzór nad prawidłowym wykonaniem umowy
1. Osobami odpowiedzialnymi za prawidłową realizację niniejszej umowy są:
1)
ze strony Wykonawcy będzie Pan(i) …..…………………………………………..
numer telefonu ………………………… adres e-mail …………………………………….;
2)
ze strony Zamawiającego będzie Pan(i) …………………………….…….……
numer telefonu ………………………. adres e-mail ………………………….……..……
2. Wymiana przez Strony bieżących informacji związanych z wykonaniem umowy może być dokonywana
w każdej powszechnie przyjętej formie, w szczególności za pośrednictwem faksu, poczty
elektronicznej oraz telefonicznie, poprzez bezpośredni kontakt w siedzibie Zamawiającego lub
Wykonawcy.
3. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2 nie stanowi zmiany umowy i wymaga jedynie
pisemnego oświadczenia złożonego drugiej stronie.
§6
Wypowiedzenie i odstąpienie od umowy
1. Zamawiający ma prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku
nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę, a w szczególności w razie 3-dniowej zwłoki
w wykonywaniu przedmiotu umowy, wobec terminów określonych w umowie, w tym w załącznikach
do umowy, lub wyznaczonych przez Zamawiającego na jej podstawie lub w przypadku
niezrealizowania innych zobowiązań określonych w opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym
załącznik nr 1 do umowy.
2. Zamawiający ma prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:
1) zajęcia majątku Wykonawcy w stopniu uniemożliwiającym mu wykonanie umowy;
2) nieprzystąpienia przez Wykonawcę do wykonania postanowień umowy;
3) nienależytego wykonania umowy.
3. Wykonawca ma obowiązek niezwłocznie, tj. w terminie 48 godzin, zawiadomić Zamawiającego
o zaistnieniu zdarzenia opisanego w ust. 2 pkt 1.
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
§7
Kary umowne
1. Wykonawca zobowiązany jest zapłacić Zamawiającemu kary umowne, o których mowa w pkt. 1)-3)
bez względu na to, czy szkoda faktycznie zaistniała:
1) w razie wypowiedzenia niniejszej umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie
Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 20%
wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 3 niniejszej umowy;
2) z tytułu zwłoki w wykonywaniu przez Wykonawcę przedmiotu niniejszej umowy, Wykonawca
zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 5% wynagrodzenia, o którym mowa
w § 4 ust. 3 niniejszej umowy, w stosunku do terminów określonych w niniejszej umowie
lub na jej podstawie;
3) w wysokości 20% wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 3 niniejszej umowy za każdy inny
przypadek niż określone w pkt. 1 i 2 przypadki niewykonania lub nienależytego wykonania
niniejszej umowy, w szczególności za dostawę materiałów poligraficznych niezgodnych
z zaakceptowanym projektem lub dostarczonych w niewłaściwej ilości, w niewłaściwym
formacie, w przypadku nieuwzględnienia wcześniej zgłoszonej reklamacji.
2. Określone w ust. 1 kary umowne mogą być naliczane niezależnie od siebie. Zamawiający może
dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej.
3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Zamawiającego kar umownych z przysługującego
Wykonawcy wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 3 niniejszej umowy.
4. W przypadku naliczenia kar umownych, o których mowa w ust. 1, Zamawiający poinformuje
Wykonawcę za pośrednictwem faksu na nr ......................... potwierdzonego drogą pocztową,
o przyczynach naliczenia i wysokości kary umownej oraz obciąży Wykonawcę karą i potrąci ją
z wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 3 niniejszej umowy przy zapłacie faktury VAT wystawionej
zgodnie z § 4 niniejszej umowy, bądź w przypadku naliczenia kary umownej w sytuacji,
gdy Wykonawca nie jest jeszcze uprawniony do wystawienia faktury VAT – Wykonawca będzie
zobowiązany do zapłaty kary umownej na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez
Zamawiającego. W przypadku dokonania potrącenia, Wykonawcy zostanie doręczona nota
obciążeniowa wystawiona przez Zamawiającego. Jeżeli kwota kar umownych przewyższy należne
wynagrodzenie, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kwotę przewyższającą w terminie 7 dni
od otrzymania wezwania do zapłaty. Zamawiający poinformuje Wykonawcę na piśmie, o fakcie
pomniejszenia wynagrodzenia Wykonawcy, w związku z powstaniem obowiązku zapłaty kar
umownych.
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
§8
Postanowienia końcowe
1. W razie sporu związanego z realizacją niniejszej umowy, Strony będą dążyć do jego polubownego
rozstrzygnięcia, a w przypadku braku porozumienia Strony poddadzą spór pod rozstrzygnięcie sądu
powszechnego właściwego dla siedziby Zamawiającego.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową, zastosowanie mają w szczególności przepisy
ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.
3. Zmiana postanowień warunków umowy może nastąpić w następujących przypadkach:
1) w części dotyczącej sposobów realizacji poszczególnych czynności opisanych w umowie
w przypadku konieczności dostosowania tych zapisów do aktualnych standardów rynkowych lub
regulacyjnych wymaganych dla prawidłowego i akceptowalnego poziomu świadczonej dostawy;
2) w
zakresie
aktualizacji
danych
Wykonawcy
poprzez
zmianę
w
szczególności:
nazwy
przedsiębiorstwa, adresu siedziby, formy prawnej Wykonawcy;
3) w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa odnoszących się do niniejszego
zamówienia;
4) w zakresie terminu, w przypadku wystąpienia siły wyższej, przez co rozumie się katastrofalne
działania
przyrody (np.
niezwykłe
mrozy),
akty władzy ustawodawczej
i
wykonawczej
(np. wywłaszczenie) oraz niektóre zaburzenia życia zbiorowego (np. zamieszki uliczne)
z wyłączeniem protestów pracowniczych, powodującej konieczność zmiany pierwotnych warunków
realizacji
usługi
przewidzianej
w
opisie
przedmiotu
zamówienia,
gdy
realizacja
usługi
na dotychczasowych warunkach uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych
postanowień umowy, pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań;
5) w przypadku zaistnienia okoliczności, z przyczyn obiektywnych niezależnych od Stron
niniejszej umowy, powodujących konieczność zmiany pierwotnych warunków realizacji usługi
przewidzianej
w
załączniku
nr
1
do
niniejszej
umowy,
gdy dalsza
realizacja
usługi
na dotychczasowych warunkach uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych
warunków postanowień niniejszej umowy, pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań.
4. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Zamawiającego
i jeden dla Wykonawcy.
VI.
Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie się kierował kryterium:
1. Cena – 100%,
VII.
Ofertę należy złożyć w formie pisemnej pocztą elektroniczną na adres: [email protected],
w terminie do dnia 30 września 2014 r. do godziny 1200 na „Formularzu oferty”. W przypadku braku
możliwości realizacji zamówienia Zamawiający również zwraca się z prośbą o informację pocztą
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
elektroniczną. Decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego. Oferty przesłane po wyznaczonym
terminie nie będą rozpatrywane.
VIII.
Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami z ramienia Zamawiającego jest: Marika
Czarnecka, tel.: 22 234 7157, fax: 22 234 7153, e-mail: [email protected].
Mariusz Wielec
/-/
Prezes Zarządu
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
Jacek Kossut
/-/
Wiceprezes Zarządu ds.
Organizacji i Współpracy Zewnętrznej
CEZAMAT PW Sp. z o.o.