FAQ dot. oferty przetargowej

Pytania i odpowiedzi ws. przetargu
1. Proszę o wyjaśnienie jak będzie oceniana przez Państwa efektywność kosztowa działań?
Efektywność kosztowa będzie oceniana zgodnie z zapisami SIWZ w oparciu o ilość i jakość
zaproponowanych rozwiązań zwiększających efektywność kosztową w obrębie kwot i działań
podanych w Opisie programu.
2. Czy oczekują Państwo niższych cen niż te podane w kosztorysach SIWZ?
Propozycja zwiększenia efektywności kosztowej założonych działań nie może ingerować w
rodzaj działania ani w założony budżet przedstawiony w Załączniku nr 1 do SIWZ.
3.
Czy dwa pierwsze punkty 6.4 b) SIWZ (realizacja co najmniej 1 kampanii dotyczącej branży
spożywczej (promująca i informująca o produktach, ich jakości lub właściwościach),
prowadzonej na rynku lub rynkach zagranicznych, o budżecie co najmniej 3 mln PLN brutto
oraz realizacja co najmniej 1 kampanii, o wartości powyżej 4 mln PLN brutto) tyczą się
kampanii zagranicznych, czy kampania powyżej 4 mln może być kampanią zrealizowaną na
terenie Polski lub nie dotyczyć branży spożywczej?

Obie wymienione w tym punkcie kampanie po winny by ć zrealizowane na rynku
bądź rynkach zagranicznych.
 Kampania powyżej 4 mln PLN nie może być zrealizowana na terenie Polski.
 Kampania powyżej 4 mln PLN może dotyczyć branży innej niż spożywcza .
4. Czy oba wyżej wymienione punkty może pokryć jedna kampania?
Nie, obu wymienionych punktów nie może pokryć jedna kampania. Zgodnie z SIWZ muszą to
być dwie różne kampanie.
5. Czy kampania może nadal trwać, jednocześnie spełniając powyższe wymagania?
Nie, kampania czy kampanie nie mogą obecnie trwać, zgodnie z SIWZ muszą to być kampanie
zakończone, zrealizowane.
6. W załączniku 4 par. 3 widnieje stwierdzenie, że budżet kampanii obejmuje kwoty netto
(1 329 623,00 EUR w 1-ej fazie i 1 012 254,00 EUR w 2-ej fazie), oraz przypadający podatek
VAT (łącznie 538 631,71 EUR). Jednak w tym samym załączniku par 12 ust. 1 jest
stwierdzenie: „1. Jeśli Zleceniobiorca jest zobowiązany do zapłaty podatku od wartości
dodanej w Rzeczpospolitej Polskiej, odpowiadająca kwota nie kwalifikuje się do
sfinansowania jej z budżetu przedmiotowego programu.”
Par. 12 ust. 1 dotyczy sytuacji, w której Zleceniobiorca jest zobowiązany dokonać na rzecz np.
swojego podwykonawcy płatności zawierającej m.in. podatek VAT. W takiej sytuacji jako
wydatek kwalifikowany, o którym mowa w par. 5 ust. 1 możliwe będzie przedstawienie
jedynie kwoty netto. Oczywiście ta kwota netto jako koszt kwalifikowany poniesiony przez
Zamawiającego będzie powiększona o obowiązujący Zamawiającego podatek VAT zgodnie z
par. 5 ust 4. Nie będzie natomiast możliwa sytuacja, w której jako koszt kwalifikowany
przedstawiana jest kwota brutto z faktury od podwykonawcy i dodatkowo naliczany jest od
tej kwoty VAT należny Zleceniobiorcy z myśl par. 5 ust. 4.
7. Czy to oznacza, że mimo założenia w budżecie sumy 538 631,71 EUR na VAT, polski
podatnik VAT - jak nasza firma - nie może wystawiać faktur z VAT, gdyż dla UPEMI to koszt
niekwalifikowany?
Nie, zgodnie z par. 5 ust. 4 w przypadku gdy Zleceniobiorca jest zobowiązany do naliczenia
podatku VAT, płatność z tego tytułu zostanie uregulowana przez UPEMI.
8. Czy UPEMI zaakceptuje faktury bez VAT wystawione przez naszego partnera z Brukseli?
TAK, jeżeli będzie to wynikało z dokumentów złożonych w przetargu.
9.
Czy jeśli podwykonawcą Lidera Konsorcjum jest firma polska, np. wykonawca filmu
promocyjnego, czy gadżetów to ta firma wystawi Liderowi konsorcjum fakturę z VAT, ale
Lider może wystawić Zamawiającemu jedynie faktur bez VAT? W związku z tym pojawia się
kolejne pytanie: o ile wynagrodzenia są płacone w trybie kwartalnym, to jak z kosztami?
Np. jeśli mamy w koszty udziału w targach w wys. 50 000 EUR (sala, catering, hostessy itp.), a
targi przypadły w pierwszym miesiącu kwartału, to czy faktura na te 50 000 może zostać
wystawiona od razu po zakończeniu targów i zebraniu faktur podwykonawców, czy dopiero
wraz z upływem kwartału?
Wszystkie kwestie dotyczące wzajemnych rozliczeń pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą
wynikające z realizacji umowy szczegółowo opisuje załącznik nr 4 - Wzór Istotnych
Postanowień Umowy i na tym etapie sądzimy, że jest on wyczerpujący. Wszelkie
doprecyzowania zapisów tej umowy będą uzgadniane już po zakończeniu postępowania z
wybranym oferentem.
10. Budżety na targi i kongresy przewidują jedynie tzw. koszty zewnętrzne. Z jakiej pozycji
budżetowej będzie opłacony czas pracy osób, które będą odpowiedzialne za organizację
(budowę, funkcjonowanie) stoiska i udziału w targach oraz za zorganizowanie kongresów?
Czy z pozycji 13% wynagrodzenia dla organizacji wdrażającej?
Wszystkie koszty określone w pozycjach dotyczących targów oraz kongresów to całość
budżetu na wszystkie działania i prace gwarantujące właściwe wykonanie działania.
Organizacja wdrażająca angażuje podwykonawców niezbędnych do realizacji założonych
działań. Całość prac zleconych podwykonawcom, pod warunkiem że ich zakres wpisuje się w
poszczególne pozycje określone w budżecie danego działania, jest pokrywana z budżetów dla
poszczególnych pozycji.
Wynagrodzenie organizacji wdrażającej pokrywa natomiast pracę ludzi oraz wszystkie koszty
firmy lub firm, w przypadku konsorcjum, które zostaną stroną umowy na realizację kampanii.
Organizacja wdrażająca ma obowiązek wskazania podwykonawców, których zaangażuje wraz
z
informacją
na
temat
prac,
które
zostaną
przez
nich
wykonane.
11. Odnośnie zakupu i transportu mięsa na potrzeby pokazów na targach – czy mięso będzie
transportowane z Polski? Jeżeli tak – czy będą Państwo pomagać w wypełnianiu
dokumentacji, uzyskaniu certyfikatów itp., koniecznych do transportu i wpuszczenia
towaru do kraju docelowego?
Budżet i opis programu nie zawierają pozycji wskazujących na indywidualną wysyłkę towaru
na potrzeby kampanii. Sposób i źródło zakupu towaru będzie ustalane na etapie realizacji
programu z wykonawcą wybranym w postępowaniu. W praktyce zazwyczaj zakupujemy
towar z UE dostępny na rynku docelowym.
12. Odnośnie imprez targowych ujętych w harmonogramie – z uzyskanych przez nas informacji
wynika, ze targi w RPA zmieniły nazwę i datę. W opisie programu ujęte są targi IFEA
planowane na listopad 2015. Połączyły się one z targami Hostex, tworząc nowe
wydarzenie: Food & Hospitality Africa (http://www.foodandhospitalityafrica.co.za/),
planowane na 3-5 maja 2016. Zwracam się z prośbą o potwierdzenie tej informacji i
ewentualną modyfikację harmonogramu.
Jeśli impreza targowa, w tym jej termin, zaplanowana na etapie tworzenia programu zostanie
zmieniona przez organizatora wówczas zmiana na inne, odbywające się w danym roku
kampanii oraz odpowiadające profilowi wydarzenie targowe, zostanie wprowadzona w
trakcie realizacji kampanii, po uzyskaniu zgody Agencji Rynku Rolnego i dokonaniu
odpowiednich zmian formalnych. Na etapie postępowania przetargowego punktem
odniesienia jest realizacja wydarzenia wskazanego w założeniach, zgodnie z jego opisem w
dokumentacji przetargowej.
13. Czy rok kampanii nie jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, tj. I rok kampanii to okres
lipiec 2015-lipiec 2016, a II rok kampanii to okres lipiec 2016-lipiec 2017?
Zgadza się, rok kampanii nie jest tożsamy z rokiem kalendarzowym i rozpocznie się w lipcu
2015.
14. W pkt. 6.4.c) SIWZ dotyczącym potwierdzenia dysponowania odpowiednim potencjałem
ludzkim Zamawiający wymaga „wykazu podwykonawców oraz partnerów na rynkach
docelowych, którym Oferent zamierza zlecić realizację działań w ramach programu”.
Rozumiemy, że tyczy się to sytuacji, w której Oferent zamierza przekazać część działań
organizacyjnych podwykonawcom bądź partnerom na rynkach docelowych, natomiast
jeżeli będzie bezpośrednio z Polski kontraktował usługi na rynkach docelowych, to nie jest
zobligowany do wskazywania konkretnych usługodawców na etapie oferty? Czy
Zamawiający w jakiś sposób definiuje pojęcia „podwykonawcy” i „usługodawcy”?
Zakładając, że realizacja projektu w ciągu dwóch lat może wymagać nabywania różnych
towarów i usług od kilkuset dostawców/usługodawców niemożliwe jest wskazanie
wszystkich na etapie oferty. Ponadto, czy możliwe jest wskazanie podwykonawcy
polskiego np. w zakresie przygotowania zabudowy targowej na różnych rynkach
zagranicznych?
Zgodnie z wymaganiami dotyczącymi prowadzenia kampanii każdy podwykonawca
wykonujący jakiekolwiek działanie lub usługę, który będzie występował w kampanii musi być
zgłoszony do Zamawiającego, niezależnie od kraju siedziby tego podmiotu z Polski, czy z
zagranicy.
Zgodnie z zapisami pkt. 6.4 c) SIWZ wszyscy podwykonawcy niezbędni do wykonania
działania bądź działań kampanii znani Oferentowi na etapie przedstawiania oferty powinni
zostać zaprezentowani Zamawiającemu. Natomiast w fazie realizacji projektu wybrany
wykonawca będzie zobowiązany do przedstawiania na bieżąco każdego podwykonawcy,
który będzie wykonywał działanie lub usługę na potrzeby kampanii. Aktualizacja listy
podwykonawców będzie wymagana na etapie podpisywania umowy pomiędzy Wykonawcą a
podwykonawcą.
Jednocześnie informuję, że podwykonawcy do wykonania poszczególnych usług np. w
zakresie przygotowania zabudowy targowej na różnych rynkach zagranicznych są wskazywani
bezpośrednio przez Państwa zgodnie z założeniami Państwa oferty niezależnie od kraju
siedziby podwykonawcy.5.
15. W pkt. 6.4.d) SIWZ dotyczącym potwierdzenia posiadania statusu przedsiębiorcy oraz
faktu, że sytuacja ekonomiczna i finansowa zapewni realizację przedmiotu zamówienia
Zamawiający wymaga przedstawienia „sprawozdania finansowego, (...), a w przypadku
Oferentów nie zobowiązanych do sporządzenia sprawozdania finansowego innych
dokumentów określających obroty (w wysokości nie mniejszej niż 4 000 000,00 PLN netto
(słownie: cztery miliony złotych) w każdym roku) oraz zobowiązania i należności – za okres
nie dłuższy niż ostatnie trzy lata obrotowe, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest
krótszy – za ten okres. W przypadku kiedy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie
zamówienia –dokument ten składa każdy z konsorcjantów”. Z zapisu tego wynika, że w
przypadku konsorcjum każdy z konsorcjantów składa sprawozdania finansowe lub
dokumenty równorzędne, jednak nie jest jasne, czy kwotą czterech milionów złotych
obrotu w każdym roku powinien wykazać się każdy z konsorcjantów osobno, czy
konsorcjanci powinni wykazać, że suma ich obrotów wynosiła minimum cztery miliony
złotych rocznie. Dodatkowo, jak należy rozumieć zapis o przedstawieniu dokumentów „za
okres nie dłuższy niż ostatnie trzy lata obrotowe”? Z tego zapisu wynikałoby, że możliwe
jest przedstawienie dokumentów np. wyłącznie za ostatni rok obrotowy.
Zgodnie z zapisami pkt. 6.4 d) SIWZ oferent zobowiązany jest do przedstawienia sprawozdań
finansowych lub dokumentów równorzędnych potwierdzających roczne obroty w wysokości
nie mniej niż 4 mln zł, jeżeli zaś wykonawcy ubiegają się wspólnie o udzielenie zamówienia to
każdy z konsorcjantów zobowiązany jest do przedstawienia sprawozdań finansowych lub
dokumentów równorzędnych potwierdzających roczne obroty w wysokości nie mniej niż 4
mln zł. Jednocześnie informuję, że zapis „za okres nie dłuższy niż ostatnie trzy lata obrotowe”
oznacza, że jeśli oferent prowadzi działalność 3 lata lub dłużej to dokumenty powinny
dotyczyć trzech ostatnich lat obrotowych. Natomiast jeśli oferent działa na rynku krócej niż 3
lata to dokumenty powinny dotyczyć całego okresu działalności.
16. Nawiązując do pkt. 5.7. 1 3 przetargu dotyczącego wizyty studyjnej w Polsce, chciałbym
zapytać, która ze stron ma dokonać wyboru zakładu mięsnego zwiedzanego przez grupy
docelowe? Czy organizacja, która wygra przetarg czy też UPEMI?
W nawiązaniu do opisu programu w punkcie 5.7.1.3 informuję, że wyboru zakładu mięsnego
zwiedzanego przez grupy docelowe dokonuje UPEMI.
17. Prezentacja załączników: czy propozycje kreatywne- pkt. 2 I., zwiększenia efektywności
kosztowa - pkt.2 II. oraz wymagane dokumenty- pkt. 6.4 maja znaleźć się w 3 oddzielnych
skoroszytach?
Prezentacja załączników - propozycje kreatywne pkt. 2 I., zwiększenia efektywności kosztowa pkt.2 II. oraz wymagane dokumenty pkt. 6.4 powinny stanowić 3 oddzielne skoroszyty.
18. Identyfikacja wizualna: czy propozycje tworzenia księgi znaku (sposobów użycia loga,
czcionki, kolorów) - pkt. 5.7.1.1 załącznika nr 1, są wymagane na etapie składnia ofert czy
też dopiero po wybraniu oferenta.
Identyfikacja wizualna, czyli propozycja stworzenia księgi znaku (sposobów użycia loga,
czcionki, kolorów) - pkt. 5.7.1.1 załącznika nr 1 jest wymagana na etapie realizacji programu,
czyli dopiero po wybraniu oferenta.
19. Czy można złożyć prezentacje do części kreatywnej w PowerPoint? Pkt. 6.6. SIWZ mówi o 2
egzemplarzach w pliku edytowalnym Word oraz pdf.
Prezentacje do części kreatywnej pkt. 6.6. SIWZ powinny być w pliku edytowalnym Word oraz
PDF i tylko takie pliki będą oceniane.