1 Tyczyn, dnia 10 czerwca 2016 roku ZAPYTANIE

Tyczyn, dnia 10 czerwca 2016 roku
ZAPYTANIE OFERTOWE NR 98/RTRP/SC/2016
NA ORGANIZACJĘ RAJDU ROWEROWEGO NA TERENIE CZTERECH GMIN DOLINY STRUGU
WRAZ Z PRZEPROWADZENIEM DZIAŁAŃ PROMOCYJNYCH ORAZ IMPREZY
PODSUMOWUJĄCEJ WYDARZENIE.
1. Zamawiający
Regionalne Towarzystwo Rolno –Przemysłowe „Dolina Strugu”, 36-030 Błażowa, ul. Myśliwska 16.
Osoba upoważniona przez Zamawiającego do bieżących kontaktów, w tym udzielania odpowiedzi na
zapytania oferentów: Przemysław Grzebyk, tel. 17 230 55 77, e-mail: [email protected]
2. Tryb udzielenia zamówienia
Zamawiający realizując niniejsze postępowanie nie jest zobowiązany stosować przepisów ustawy
Prawo zamówień publicznych. W celu zapewnienia wydatkowania przyznanych środków w sposób
celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady terminowego uzyskiwania najlepszych efektów z danych
nakładów oraz zasady uczciwej konkurencji, transparentności i równego traktowania potencjalnych
wykonawców niniejsze postępowanie toczy się w oparciu o zasadę konkurencyjności – tj.
skierowania zapytania ofertowego o identycznej treści, do co najmniej 3 oferentów.
3. Tytuł projektu
Wieloaspektowy Program Rozwoju „Sami Sobie” w mikroregionie „Dolina Strugu”, realizowany
przez Regionalne Towarzystwo Rolno –Przemysłowe „Dolina Strugu”, współfinansowany przez
Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii
Europejskiej.
4. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest organizacja rajdu rowerowego na terenie Doliny Strugu w związku z
realizacją projektu pn. Wieloaspektowy Program Rozwoju „Sami Sobie” w mikroregionie „Dolina
Strugu”, realizowanego przez Regionalne Towarzystwo Rolno – Przemysłowe „Dolina Strugu”,
współfinansowanego przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi
krajami członkowskimi Unii Europejskiej.
5. Zakres zamówienia:
5.1 Organizacja rajdu rowerowego na terenie Doliny Strugu obejmująca w szczególności :
a. wytyczenie i oznaczenie tras przejazdu składającego się z czterech etapów obejmujących
odcinki na terenie miasta Rzeszowa oraz gmin Tyczyn, Błażowa, Hyżne, Chmielnik;
b. zawiadomienie o wydarzeniu odpowiednich urzędów i służb właściwych dla lokalizacji
organizowanej imprezy (urzędy gmin, policja, straż pożarna);
DOLINA S TR UGU
Regionalne Towarzystwo Rolno-Przemysłowe „Dolina Strugu”
ul. Myśliwska 16; 36-030 Błażowa
tel.: +48 17 230 55 77, fax : +48 17 230 12 10
www.portal.strug.net e-mail: [email protected]
1
c. wytyczenie na trasie przejazdu uczestników min. dwóch miejsc dla postoju, zlokalizowanych w
gminach Doliny Strugu. Punkty te powinny być odpowiednio oznaczone poprzez umieszczenie
tabliczek z informacją "Punkt postoju", "Rajd rowerowy Doliny Strugu" oraz oznaczeniami programu
szwajcarskiego. Każdy z punktów powinien być obsługiwany przez min. jedną osobę.
d. zorganizowanie na trasie przejazdu uczestników dwóch punktów bufetowych z zapewnieniem
napojów oraz poczęstunkiem dla uczestników. Bufet powinien obejmować wodę mineralną, napoje
niegazowane o pojemność 0,5 l w łącznej ilości 200 szt. oraz drożdżówki w łącznej ilości 100 szt.
e. Zorganizowanie dodatkowego postoju w połowie trasy z dostępnością gorących napojów tj.
kawa, herbata po 50 porcji.
f. zabezpieczenie rajdu poprzez dostępność samochodu jadącego za kolumną uczestników w celu
umożliwienia przewiezienia uczestników wraz z rowerami, którzy nie będą mogli dokończyć rajdu z
uwagi np. na usterkę roweru, brak kondycyjny;
g. uzyskanie zgody od właścicieli nieruchomości, na których będą zlokalizowane punkty postojowe .
W miejscu postoju powinna być dostępna przestrzeń dla uczestników rajdu w liczbie min. 100 osób,
h. zabezpieczenie służb medycznych dostępnych w trakcie wydarzenia, tj. minimum jednej karetki
pogotowia;
i. zorganizowanie biura rajdu przed startem w celu zweryfikowania startujących osób;
j. zapewnienie obsługi technicznej dla zawodników biorących udział;
k. wynajęcie instruktora jazdy rowerem.
l. organizacja dwóch pokazów rowerowych z konkursem dla uczestników rajdu, każdy po 30 minut.
ł. zapewnienie punktu serwisowego umożliwiającego każdemu z uczestników naprawę usterki lub
skonsultowanie się z mechanikiem.
m. organizacja gier i zabaw dla dzieci i młodzieży w czasie odbywania się przejazdu rowerowego .
n. Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić odpowiedni teren dla organizacji zabaw i gier,
o. Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia zabezpieczenia miejsca odbywania pokazów,
gier i zabaw, w sposób gwarantujący bezpieczeństwo uczestnikom.
5.2. przeprowadzenie działań promocyjnych, w tym :
a. opracowanie i dystrybucja materiałów promocyjnych i informacyjnych:
- plakaty : 100 szt., papier 130 g, format A3, pełny kolor, opracowanie projektu plakatu,
- ulotki 500 szt. format A4, obustronna, składana w „Z”, pełny kolor, gramatura papieru : min.
130 g, opracowanie projektu ulotki,
- opracowanie graficzne mapy z naniesieniem trasy rajdu w celu zamieszczenia jej na plakatach i
ulotkach.
Ostateczna wersja projektu plakatu i ulotki do zatwierdzenia przez Zamawiającego,
Dystrybucja plakatów oraz ulotek na 6 dni przed wydarzeniem.
b. Opracowanie i emisja reklamy w radio, internet.
- reklama na portalu internetowym o zasięgu regionalnym (np. portal internetowy jednego z
dzienników regionalnych) : informacja oraz zaproszenie do udziału w wydarzeniu. Ostateczna
wersja treści reklamy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Treść reklamy dostarcza
Zamawiający. Po stronie Wykonawcy leży zamówienie powierzchni reklamowej na portalu
DOLINA S TR UGU
Regionalne Towarzystwo Rolno-Przemysłowe „Dolina Strugu”
ul. Myśliwska 16; 36-030 Błażowa
tel.: +48 17 230 55 77, fax : +48 17 230 12 10
www.portal.strug.net e-mail: [email protected]
2
ustalonym z Zamawiającym, dostarczenie treści reklamy. Reklama ma obejmować wynajem
powierzchni reklamowej w postaci billboardu umieszczonego na stronie głównej portalu. Liczba
wyświetleń - minimum 5000 szt..
- reklama w radio : liczba emisji : 14, czas trwania każdej emisji : min. 15-20 s., dni emisji: od 25
lipca do 30 lipca 2016 r. w godz. 12:00-20:00, ostateczna wersja treści reklamy oraz harmonogramu
emisji do zatwierdzenia przez Zamawiającego.
c. wyprodukowanie koszulek dla uczestników rajdu :
 30 szt. w rozmiarze S, 40 szt. w rozmiarze M, 30 szt. w rozmiarze L
 nadruk na koszulce jednostronny w dwóch kolorach (czarny, czerwony)
 gramatura 170 g
d. przeprowadzenie reportażu po imprezie w postaci filmu (3 min, wywiad z organizatorem,
uczestnikami).
Wszelkie opracowania graficzne objęte zamówieniem powinny być sporządzone zgodnie z
wytycznymi w zakresie Informacji i promocji dla beneficjentów Szwajcarsko-Polskiego Programu
Współpracy.
e. Brama pneumatyczna z Informacjami o rajdzie (duży napis na górnej części bramy "Rajd
rowerowy Doliną Strugu", na dwóch ścianach bocznych loga Gmin oraz Partnerów)
5.3. Organizacja spotkania na podsumowanie imprezy:
- uzyskanie zgody od właściciela nieruchomości, na której będzie zlokalizowana impreza
podsumowująca rajd,
- zaproszenie gości oficjalnych,
- rozdanie nagród dla uczestników rajdu,
- osoba prowadząca część oficjalną wraz m.in. z powitaniem gości, prowadzeniem konkursów,
zapowiedzi od organizatorów w trakcie trwania całej imprezy.
- organizacja cateringu.
Poczęstunek w formule obiadu dla wszystkich uczestników rajdu w liczbie 100 osób. Poczęstunek
obejmuje dla pojedynczego uczestnika danie ciepłe wraz z napojami, jak np. kompot, kawa,
herbata, woda i soki (wszystko jednak w limicie do 30 zł/osobę).
Oferta powinna zawierać następujące menu:
 Danie ciepłe - grochówka – 100 porcji,
 sok 0,33/na osobę,
 zamówienie obejmuje również przygotowanie stołów,
 korzystanie z cateringu powinno być potwierdzone przez uczestników konferencji (podpis
uczestnika),
 posiłki dla uczestników będą wydawane po okazaniu bloczka. Posiłek w postaci dania
obiadowego.
DOLINA S TR UGU
Regionalne Towarzystwo Rolno-Przemysłowe „Dolina Strugu”
ul. Myśliwska 16; 36-030 Błażowa
tel.: +48 17 230 55 77, fax : +48 17 230 12 10
www.portal.strug.net e-mail: [email protected]
3
- organizacja Biura Rajdu - pełniącego funkcje informacyjne, prowadzącego rozdawnictwo koszulek
i numerów dla uczestników, rozdawnictwo gadżetów, wydawanie bloczków z przydziałem na posiłek
dla uczestników, udostępnienie listy uczestników, na której podpisy będą składać uczestnicy
odbierający komplet gadżetów, numery startowe oraz bloczki do posiłków.
- wynajęcie ławek i stołów na czas imprezy podsumowującej, (dla pomieszczenia ok. 100 osób)
- rozdanie upominków dla wszystkich uczestników na łączną kwotę 3000,00 złotych
- rozdanie nagród w konkursie (np. bidony, pompka, vouchery, bon na zakupy w sklepie
rowerowym/sportowym). Wartość nagród na łączną kwotę 2000,00 złotych.
- zorganizowanie koncertu w godzinach 18.00-22.00. Rodzaj muzyki prezentowany przez zespoły
powinien obejmować następujące gatunki : folk, rock, muzyka góralska lub muzyka łącząca
powyższe gatunki muzyczne. Koncert powinien obejmować występ od dwóch do trzech zespołów
muzycznych.
- wynajęcie sceny, zabezpieczenie sceny, oświetlenia, nagłośnienia na scenie w trakcie imprezy.
- sporządzenie list potwierdzających odbiór gadżetów i nagród przez uczestników.
6. Terminy realizacji zamówienia :
Realizacja działań 5.1, 5.2 c, 5.2 d, 5.2.e, 5.3 ma zostać przeprowadzona w terminie do 31 lipca
2016 r.
Termin realizacji działań 5.2.a. 25 lipca 2016 r.
Termin realizacji działania 5.2.b w okresie od 25 lipca do 30 lipca 2016 r.
7. Wymagania w stosunku do Wykonawcy
Wykonawca ma obowiązek wykonania wszelkich prac związanych z realizacją przedmiotu
zamówienia zgodnie z postanowieniami umowy, ze złożoną ofertą, z niniejszym zakresem zadań,
oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się
osoby prawne lub osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które spełniają
następujące warunki:
 posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli
przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień - załączą odpis
zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub KRS,
 posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie, szczególnie w zakresie wykonywania
podobnych usług oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do
wykonania zamówienia. (Oświadczenie Wykonawcy – załącznik nr 3),
 Wykonawca może powierzyć wykonanie zamówienia lub jego części podwykonawcom.
8. Kryteria oceny oferty:
a) Przy ocenie oferty brane pod uwagę będą następujące elementy:
• spełnianie wymienionych kryteriów formalnych,
• przedstawiona oferta cenowa - 100 %
b) ceny nie podlegają zmianom przez cały okres trwania umowy.
9
Sposób przygotowania oferty
a) Oferent ma prawo złożyć tylko jedną ofertę
DOLINA S TR UGU
Regionalne Towarzystwo Rolno-Przemysłowe „Dolina Strugu”
ul. Myśliwska 16; 36-030 Błażowa
tel.: +48 17 230 55 77, fax : +48 17 230 12 10
www.portal.strug.net e-mail: [email protected]
4
b) Oferta powinna mieć formę pisemną i być napisana w języku polskim na maszynie do pisania,
komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką oraz podpisana (własnoręczny podpis)
c) Składający ofertę musi przedłożyć:
 wypełniony formularz ofertowy (według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego
zapytania ofertowego)
 podpisaną klauzulę antykorupcyjną (Załącznik nr 2)
 podpisane oświadczenie oferenta o spełnianiu warunków (Załącznik nr 3)
 parafowany wzór umowy (Załącznik nr 4)
 odpis KRS lub inny dokument rejestrowy (dotyczy osób prawnych)
d) Sposób i termin składania ofert
Pisemne oferty prosimy przesyłać lub dostarczyć w zaklejonej kopercie do siedziby Biura Projektu,
ul. Kościuszki 8, 36-020 Tyczyn w terminie do dnia 17 czerwca 2016 r. do godziny 12:00 z
dopiskiem na kopercie KONKURS nr 98/RTRP/SC/2016 , decyduje data wpływu do biura.
e) Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi osobę, której oferta została wybrana
w terminie do 7 dni roboczych od ostatniego dnia, w którym mija termin przyjmowania ofert.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od zawarcia umowy z ważnych przyczyn, w
szczególności w przypadku gdy najkorzystniejsza oferta przekracza kwotę zaplanowaną przez
Zamawiającego na sfinansowanie niniejszego zamówienia. W sytuacji gdy cena oferty przekroczy
kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia Zamawiający może
prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, którego oferta została uznana za
najkorzystniejszą.
f) Niniejsze zapytanie ofertowe umieszczono na stronie: www.portal.strug.net
Do niniejszego formularza są załączone następujące dokumenty:
1. Formularz ofertowy (Załącznik nr 1)
2. Klauzula antykorupcyjna (Załącznik nr 3)
3. Oświadczenie (Załącznik nr 4)
4. Wzór umowy (Załącznik nr 5)
DOLINA S TR UGU
Regionalne Towarzystwo Rolno-Przemysłowe „Dolina Strugu”
ul. Myśliwska 16; 36-030 Błażowa
tel.: +48 17 230 55 77, fax : +48 17 230 12 10
www.portal.strug.net e-mail: [email protected]
5
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
----------------------------Pieczęć firmowa
Ja, niżej podpisany
OFERTA WYKONAWCY
działając w imieniu i na rzecz (dane Wykonawcy):
Nazwa
Adres siedziby
NIP
Odpowiadając na zapytanie ofertowe nr 98/RTRP/SC/2016 na: Organizację rajdu rowerowego
na terenie czterech gmin Doliny Strugu wraz z przeprowadzeniem działań promocyjnych oraz
imprezy podsumowującej wydarzenie.
w związku z realizacją projektu pn. „Wieloaspektowy Program Rozwoju „Sami Sobie” w
mikroregionie „Dolina Strugu” współfinansowanego przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego
programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej, składam ofertę na
wykonanie przedmiotu zamówienia objętego zapytaniem ofertowym za cenę brutto w kwocie
…………… zł (słownie:…………………………………………………………………………………………….……………. zł).
1. Zaproponowana cena uwzględnia wszystkie koszty związane z realizacją umowy.
2. Zaoferowana cena jest ceną stałą w okresie obowiązywania umowy.
3. Oświadczam, ze zapoznałem się z treścią zapytania ofertowego i załącznikami oraz przyjmuję
bez zastrzeżeń wymagania zawarte w jej treści.
4. Zobowiązuje się, w przypadku wyboru mojej osoby, do zawarcia umowy w terminie wskazanym
przez zamawiającego.
……………………………
(miejscowość, data)
……..……………………….
czytelny podpis osoby upoważnionej
do reprezentowania Wykonawcy
Do niniejszego formularza są załączone i stanowią integralną część niniejszej oferty, następujące
dokumenty:
1. Podpisana klauzula antykorupcyjna (Załącznik nr 1)
2. Podpisane oświadczenie oferenta o spełnianiu warunków (Załącznik nr 3)
3. Parafowany wzór umowy (Załącznik nr 5)
4. Odpis KRS lub inny dokument rejestrowy
DOLINA S TR UGU
Regionalne Towarzystwo Rolno-Przemysłowe „Dolina Strugu”
ul. Myśliwska 16; 36-030 Błażowa
tel.: +48 17 230 55 77, fax : +48 17 230 12 10
www.portal.strug.net e-mail: [email protected]
6
Załącznik nr 3
Klauzula antykorupcyjna
Oświadczam, że nie oferowałem ani nie dawałem żadnych korzyści majątkowych w celu wpłynięcia
na postępowanie/a o udzielenie zamówienia/zamówień publicznego/ych 98/RTRP/SC/2016 w
ramach Projektu pn. Wieloaspektowy Program rozwoju „Sami Sobie” w mikroregionie „Dolina
Strugu” w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy lub wynik takiego postępowań/nia w
sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami oraz, że nie brałem udziału w jakichkolwiek
porozumieniach lub ustaleniach pomiędzy Wykonawcami, które miałyby na celu wpłynięcie na
postępowanie/a o udzielenie zamówienia/zamówień publicznego/ych lub wynik takiego
postępowań/nia w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami.
……………………………………
miejscowość, data
DOLINA S TR UGU
……………………………………
czytelny podpis osoby upoważnionej
do reprezentowania Wykonawcy
Regionalne Towarzystwo Rolno-Przemysłowe „Dolina Strugu”
ul. Myśliwska 16; 36-030 Błażowa
tel.: +48 17 230 55 77, fax : +48 17 230 12 10
www.portal.strug.net e-mail: [email protected]
7
Załącznik nr 4
……………………………
Miejscowość i data
OŚWIADCZENIE O SPEŁNIANIU WARUNKÓW
Oświadczam, iż uczestnicząc w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia spełniam
warunki udziału w postępowaniu, określone w zapytaniu ofertowym nr 98/RTRP/SC/2016, tj.
1. Posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy
nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,
2. Posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuję potencjałem technicznym i
osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
3. Nie podlegam wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia z powodu otwarcia w
stosunku do mnie likwidacji lub ogłoszenia upadłości,
………………………………………..
czytelny podpis
DOLINA S TR UGU
Regionalne Towarzystwo Rolno-Przemysłowe „Dolina Strugu”
ul. Myśliwska 16; 36-030 Błażowa
tel.: +48 17 230 55 77, fax : +48 17 230 12 10
www.portal.strug.net e-mail: [email protected]
8
Załącznik nr 5
WZÓR UMOWY NR …
Zawarta w dniu
w
pomiędzy
Regionalnym Towarzystwem Rolno - Przemysłowym „Dolina Strugu”,
36-030 Błażowa, ul. Myśliwska 16, NIP 813 11 01 2 43
reprezentowanym przez:
1. Kazimierza Jaworskiego – Prezesa Zarządu
2. Kazimierę Zaborowską – Skarbnika
zwanym dalej Zamawiającym.
a
zwanym dalej Wykonawcą,
§1
1. Strony oświadczają, że Umowa została zawarta w wyniku postępowania konkursowego.
§2
Przedmiotem umowy, zwanym dalej „Zamówieniem” jest: Organizacja rajdu rowerowego
na terenie czterech gmin Doliny Strugu wraz z przeprowadzeniem działań promocyjnych
oraz imprezy podsumowującej wydarzenie.
1. w ramach projektu pt. „Wieloaspektowy Program Rozwoju „Sami Sobie” w
mikroregionie „Dolina Strugu”, realizowanego przez Regionalne Towarzystwo Rolno –
Przemysłowe “Dolina Strugu” współfinansowanego przez Szwajcarię w ramach
szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii
Europejskiej.
2. Zakres zamówienia:
2.1 Organizacja rajdu rowerowego na terenie Doliny Strugu obejmująca w szczególności :
a. wytyczenie i oznaczenie tras przejazdu składającego się z czterech etapów
obejmujących odcinki na terenie miasta Rzeszowa oraz gmin Tyczyn, Błażowa, Hyżne,
Chmielnik;
b. zawiadomienie o wydarzeniu odpowiednich urzędów i służb właściwych dla lokalizacji
organizowanej imprezy (urzędy gmin, policja, straż pożarna);
c. wytyczenie na trasie przejazdu uczestników min. dwóch miejsc dla postoju,
zlokalizowanych w gminach Doliny Strugu. Punkty te powinny być odpowiednio oznaczone
poprzez umieszczenie tabliczek z informacją "Punkt postoju", "Rajd rowerowy Doliny
Strugu" oraz oznaczeniami programu szwajcarskiego. Każdy z punktów powinien być
obsługiwany przez min. jedną osobę.
c. zorganizowanie na trasie przejazdu uczestników dwóch punktów bufetowych z
zapewnieniem napojów oraz poczęstunkiem dla uczestników. Bufet powinien obejmować
DOLINA S TR UGU
Regionalne Towarzystwo Rolno-Przemysłowe „Dolina Strugu”
ul. Myśliwska 16; 36-030 Błażowa
tel.: +48 17 230 55 77, fax : +48 17 230 12 10
www.portal.strug.net e-mail: [email protected]
wodę mineralną, napoje niegazowane o pojemność 0,5 l w łącznej ilości 200 szt. oraz
drożdżówki w łącznej ilości 100 szt.
e. Zorganizowanie dodatkowego postoju w połowie trasy z dostępnością gorących napojów
tj. kawa, herbata po 50 porcji.
f. zabezpieczenie rajdu poprzez dostępność samochodu jadącego za kolumną uczestników
w celu umożliwienia przewiezienia uczestników wraz z rowerami, którzy nie będą mogli
dokończyć rajdu z uwagi np. na usterkę roweru, brak kondycyjny;
g. uzyskanie zgody od właścicieli nieruchomości, na których będą zlokalizowane punkty
postojowe . W miejscu postoju powinna być dostępna przestrzeń dla uczestników rajdu w
liczbie min. 100 osób,
h. zabezpieczenie służb medycznych dostępnych w trakcie wydarzenia, tj. minimum jednej
karetki pogotowia;
i. zorganizowanie biura rajdu przed startem w celu zweryfikowania startujących osób;
j. zapewnienie obsługi technicznej dla zawodników biorących udział;
k. wynajęcie instruktora jazdy rowerem.
l. organizacja dwóch pokazów rowerowych z konkursem dla uczestników rajdu, każdy po 30
minut.
ł. zapewnienie punktu serwisowego umożliwiającego każdemu z uczestników naprawę
usterki lub skonsultowanie się z mechanikiem.
m. organizacja gier i zabaw dla dzieci i młodzieży w czasie odbywania się przejazdu
rowerowego.
n. Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić odpowiedni teren dla organizacji zabaw i
gier,
o. Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia zabezpieczenia miejsca odbywania
pokazów, gier i zabaw, w sposób gwarantujący bezpieczeństwo uczestnikom.
2.2. przeprowadzenie działań promocyjnych, w tym :
a. opracowanie i dystrybucja materiałów promocyjnych i informacyjnych:
- plakaty : 100 szt., papier 130 g, format A3, pełny kolor, opracowanie projektu plakatu,
- ulotki 500 szt. format A4, obustronna, składana w „Z”, pełny kolor, gramatura papieru :
min. 130 g, opracowanie projektu ulotki,
- opracowanie graficzne mapy z naniesieniem trasy rajdu w celu zamieszczenia jej na
plakatach i ulotkach.
Ostateczna wersja projektu plakatu i ulotki do zatwierdzenia przez Zamawiającego.
Dystrybucja plakatów oraz ulotek na 6 dni przed wydarzeniem.
b. Opracowanie i emisja reklamy w radio, internet.
- reklama na portalu internetowym o zasięgu regionalnym (np. portal internetowy jednego
z dzienników regionalnych) : informacja oraz zaproszenie do udziału w wydarzeniu.
Ostateczna wersja treści reklamy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Treść reklamy
dostarcza Zamawiający. Po stronie Wykonawcy leży zamówienie powierzchni reklamowej
na portalu ustalonym z Zamawiającym, dostarczenie treści reklamy. Reklama ma
DOLINA S TR UGU
Regionalne Towarzystwo Rolno-Przemysłowe „Dolina Strugu”
ul. Myśliwska 16; 36-030 Błażowa
tel.: +48 17 230 55 77, fax : +48 17 230 12 10
www.portal.strug.net e-mail: [email protected]
obejmować wynajem powierzchni reklamowej w postaci billboardu umieszczonego na
stronie głównej portalu. Liczba wyświetleń - minimum 5000 szt..
- reklama w radio : liczba emisji : 14, czas trwania każdej emisji : min. 15-20 s., dni
emisji: od 25 lipca do 30 lipca 2016 r. w godz. 12:00-20:00, ostateczna wersja treści
reklamy oraz harmonogramu emisji do zatwierdzenia przez Zamawiającego.
c. wyprodukowanie koszulek dla uczestników rajdu :
 30 szt. w rozmiarze S, 40 szt. w rozmiarze M, 30 szt. w rozmiarze L
 nadruk na koszulce jednostronny w dwóch kolorach (czarny, czerwony)
 gramatura 170 g
d. przeprowadzenie reportażu po imprezie w postaci filmu (3 min, wywiad z
organizatorem, uczestnikami).
Wszelkie opracowania graficzne objęte zamówieniem powinny być sporządzone zgodnie
z wytycznymi w zakresie Informacji i promocji dla beneficjentów Szwajcarsko-Polskiego
Programu Współpracy.
2.3. Organizacja spotkania na podsumowanie imprezy:
- uzyskanie zgody od właściciela nieruchomości, na której będzie zlokalizowana impreza
podsumowująca rajd,
- zaproszenie gości oficjalnych,
- rozdanie nagród dla uczestników rajdu,
- osoba prowadząca część oficjalną wraz m.in. z powitaniem gości, prowadzeniem
konkursów, zapowiedzi od organizatorów w trakcie trwania całej imprezy.
- organizacja cateringu.
Poczęstunek w formule obiadu dla wszystkich uczestników rajdu w liczbie 100 osób.
Poczęstunek obejmuje dla pojedynczego uczestnika danie ciepłe wraz z napojami, jak np.
kompot, kawa, herbata, woda i soki (wszystko jednak w limicie do 30 zł/osobę).
Oferta powinna zawierać następujące menu:
 Danie ciepłe - grochówka – 100 porcji,
 sok 0,33/na osobę,
 zamówienie obejmuje również przygotowanie stołów,
 korzystanie z cateringu powinno być potwierdzone przez uczestników konferencji
(podpis uczestnika),
 posiłki dla uczestników będą wydawane po okazaniu bloczka. Posiłek w postaci
dania obiadowego.
- organizacja Biura Rajdu - pełniącego funkcje informacyjne, prowadzącego rozdawnictwo
koszulek i numerów dla uczestników, rozdawnictwo gadżetów, wydawanie bloczków z
przydziałem na posiłek dla uczestników, udostępnienie listy uczestników, na której
podpisy będą składać uczestnicy odbierający komplet gadżetów, numery startowe oraz
bloczki do posiłków.
DOLINA S TR UGU
Regionalne Towarzystwo Rolno-Przemysłowe „Dolina Strugu”
ul. Myśliwska 16; 36-030 Błażowa
tel.: +48 17 230 55 77, fax : +48 17 230 12 10
www.portal.strug.net e-mail: [email protected]
- wynajęcie ławek i stołów na czas imprezy podsumowującej, (dla pomieszczenia ok. 100
osób)
- rozdanie upominków dla wszystkich uczestników na łączną kwotę 3000,00 złotych
- rozdanie nagród w konkursie (np. bidony, pompka, vouchery, bon na zakupy w sklepie
rowerowym/sportowym). Wartość nagród na łączną kwotę 2000,00 złotych.
- zorganizowanie koncertu w godzinach 18.00-22.00. Rodzaj muzyki prezentowany przez
zespoły powinien obejmować następujące gatunki : folk, rock, muzyka góralska lub muzyka
łącząca powyższe gatunki muzyczne. Koncert powinien obejmować występ od dwóch do
trzech zespołów muzycznych.
- wynajęcie sceny, zabezpieczenie sceny, oświetlenia, nagłośnienia na scenie w trakcie
imprezy.
- sporządzenie list potwierdzających odbiór gadżetów i nagród przez uczestników.
3. Terminy realizacji:
Realizacja działań 2.1, 2.2 c, 2.2 d, 2.2.e, 2.3 ma zostać przeprowadzona w terminie
do 31 lipca 2016 r.
Termin realizacji działań 2.2.a. 25 lipca 2016 r.
Termin realizacji działania 2.2.b w okresie od 25 lipca do 30 lipca 2016 r.
4. Wykonawca może powierzyć wykonanie zamówienia lub jego części podwykonawcom.
1.
2.
3.
4.
§3
Za realizację Zamówienia określonego w § 2, Strony ustalają wynagrodzenie w
wysokości
………………
zł.
brutto
(słownie:
………………………………………………………………………………
00/100).
Wynagrodzenie
uwzględnia wszystkie koszty związane z realizacją umowy.
Zapłata wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1, dokonana będzie przelewem na
rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę w terminie 14 dni kalendarzowych
od
dnia
otrzymania
przez
Zamawiającego
prawidłowo
wystawionego
rachunku/faktury, podpisaniu protokołu odbioru przedmiotu zamówienia bez
zastrzeżeń oraz dostarczeniu list potwierdzających odbiór zestawów gadżetów i
nagród przez uczestników.
Warunkiem dokonania płatności będzie dostępność środków na rachunku bankowym
Zamawiającego. Adresem dla doręczenia Zamawiającemu rachunku/faktury jest:
Biuro Projektu w Tyczynie, 36-020 Tyczyn, ul. Kościuszki 8. Jako dzień zapłaty
strony ustalają dzień wydania dyspozycji przelewu z rachunku bankowego
Zamawiającego.
Jako dzień zapłaty Strony ustalają dzień wydania dyspozycji przelewu z rachunku
bankowego Zamawiającego.
§4
1. Zamawiający w przypadku nie wykonania Zamówienia przez Wykonawcę, bądź
wykonania go w sposób nienależyty, ma prawo do wypowiedzenia umowy bez
odszkodowania.
DOLINA S TR UGU
Regionalne Towarzystwo Rolno-Przemysłowe „Dolina Strugu”
ul. Myśliwska 16; 36-030 Błażowa
tel.: +48 17 230 55 77, fax : +48 17 230 12 10
www.portal.strug.net e-mail: [email protected]
2. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów Ustawy z dnia 29 sierpnia
1997 r. o ochronie danych osobowych.
§5
1. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania Zamówienia Wykonawca zapłaci
Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wynagrodzenia, o którym mowa w
§ 3 ust. 1.
2. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowań przewyższających
zastrzeżone na jego rzecz kary umowne.
§6
Do współpracy w sprawach związanych z wykonaniem Umowy upoważnia się:
a) ze strony Zamawiającego: ………………………………….
b) ze strony Wykonawcy: ………………………………….
Zmiana osób, o których mowa w ust. 1, następuje poprzez pisemne powiadomienie drugiej
Strony i nie stanowi zmiany treści Umowy.
§7
Zmiany treści Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§8
W sprawach nie uregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy
Kodeksu cywilnego.
§9
Spory powstałe w związku z realizacją niniejszej Umowy będą rozpoznawane przez sąd
właściwy miejscowo ze względu na siedzibę Zamawiającego.
§ 10
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach: jeden dla Wykonawcy,
i jeden dla Zamawiającego
…………………………………….
Zamawiający
DOLINA S TR UGU
Regionalne Towarzystwo Rolno-Przemysłowe „Dolina Strugu”
ul. Myśliwska 16; 36-030 Błażowa
tel.: +48 17 230 55 77, fax : +48 17 230 12 10
www.portal.strug.net e-mail: [email protected]
………………………………
Wykonawca