protokół lustracji sm grajewo 2010

Protokół
z lustracji pełnej Spółdzielni Mieszkaniowej Lokatorsko-Własnościowej w Grajewie ul.
Osiedle Południe 36, zwanej dalej „Spółdzielnią”, przeprowadzonej w okresie od 4 maja
do 16 czerwca 2010 roku przez lustratora Jerzego Telszewskiego, posiadającego uprawnienia lustracyjne Nr 5633/08, nadane przez Krajową Radę Spółdzielczą w Warszawie.
Lustrację przeprowadzono na podstawie upoważnienia z dnia 19 kwietnia 2010
roku, wydanego przez Dyrektora Spółdzielczego Regionalnego Związku Rewizyjnego w
Białymstoku.
W toku lustracji ustalono, co następuje:
I. Informacje wstępne
1. Spółdzielnia posiada:
- Numer Identyfikacji podatkowej NIP 719-000-18-67, nadany przez Urząd Skarbowy
w Grajewie.
- REGON 000483079, nadany przez Urząd Statystyczny w Łomży.
2. Lustrację przeprowadzono stosownie do zawartej w dniu 25 stycznia 2010 roku umowy pomiędzy Spółdzielczym Regionalnym Związkiem Rewizyjnym w Białymstoku i
Zarządem Spółdzielni.
3. Lustracją objęto całokształt działalności Spółdzielni za okres od 1 lipca 2007 roku do
31 grudnia 2009 roku.
4. W trakcie lustracji Spółdzielnię reprezentowali i wyjaśnień udzielali:
− Prezes Zarządu Pan Stanisław Korycki, pełniący tę funkcję od dnia 1 listopada
1995 roku,
− Z-ca Prezesa Zarządu i jednocześnie gł. księgowa Pani Halina Rostkowska, pełniąca obowiązki wice prezesa od dnia 24 stycznia 2001 roku,
− Członek Zarządu Pani Danuta Stefan – specjalista Działu CzłonkowskoMieszkaniowego i Pracowniczego – pełniąca tę funkcję od dnia 1 maja 2008 roku.
Poprzednio członkiem zarządu w okresie od 24 stycznia 2001 roku do 30 kwietnia
2008 roku była Zofia Regina Sulewska.
Członkowie Zarządu Spółdzielni, w wyżej wymienionym składzie, wykazani zostali, z
zachowaniem obowiązujących w tym zakresie wymogów i w sposób prawidłowy, w
Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) pod Nr 0000031016, prowadzonym przez Sąd
Rejonowy Sąd Gospodarczy Białymstoku XII Wydział Gospodarczy.
5. Tematykę lustracji przedstawiono Zarządowi Spółdzielni w dniu jej rozpoczęcia, tj. 4
maja 2010 roku.
2
6. O rozpoczęciu lustracji powiadomiono Radę Nadzorczą Spółdzielni za pośrednictwem
jej Przewodniczącego Pana Daniela Bobrowicza, zapoznając go w dniu 4 maja 2010
roku z tematyką badań lustracyjnych.
7. Ostatnia pełna lustracja Spółdzielni przeprowadzona została przez Spółdzielczy Regionalny Związek Rewizyjny w Białymstoku w dniach od 14 września 2007 roku do
31 października 2007 roku i obejmowała całokształt działalności za okres od 1 lipca
2004 roku do 30 czerwca 2007 roku. Ponadto w dniach od 17 do 30 września 2008
roku Spółdzielnia objęta została kontrolą częściową w zakresie działalności inwestycyjnej za okres od 1 lipca 2007 roku do 30 czerwca 2008 roku. W wyniku tych lustracji Związek Rewizyjny sformułował ogółem 11 wniosków polustracyjnych. Przeprowadzona przez lustratora analiza stanu realizacji tych wniosków wykazała, że Zarząd
wnioski polustracyjne zrealizował. I tak:
•
zaległe urlopy wypoczynkowe, w tym także zaległe urlopy wypoczynkowe członków Zarządu, wykorzystano do końca 2008 roku,
•
ceny wywoławcze lokali wystawianych przez Spółdzielnię na zbycie ustalane były
do 50 % wyżej od cen wynikających z operatów szacunkowych, sporządzanych
przez rzeczoznawców majątkowych,
•
wniosek dotyczący ustalania w treści umów na budowę lokali, zawieranych z
przyszłymi użytkownikami, wstępnego i ostatecznego kosztu budowy, zrealizowano częściowo. Przyjęto, bowiem zasadę, wpisywania do umów, że koszt wstępny budowy jest równy kosztowi ostatecznemu,
•
do kalkulacji kosztów obsługi inwestycyjnej ujmowane są wszystkie koszty ponoszone przez Spółdzielnię na tą działalność,
•
zmodyfikowano zasady kwalifikowania części kosztów utrzymania zaplecza technicznego, a do dnia 21 grudnia 2009 roku całkowicie zlikwidowano funkcjonowanie zaplecza technicznego,
•
skorygowano i odstąpiono od odnoszenia części kosztów ogólnych w ciężar zakupu ciepła,
•
wyeliminowano nieprawidłowości w naliczaniu stawek roboczogodzin w wykonawstwie własnym,
•
przy sporządzaniu kalkulacji stawek opłat za użytkowanie lokali, narzut kosztów
ogólnych stosowano do wszystkich kategorii lokali, w tym także do garaży,
•
z dniem 1 stycznia 2008 roku zmniejszono do 8 % zaliczki pobierane za dostawę
ciepła do lokali znajdujących się w zarządzie Spółdzielni,
3
•
objęto dodatkowym nadzorem działania w zakresie windykacji z tytułu opłat za
lokale,
•
uzyskane w skali roku nadwyżki przychodów nad kosztami były zagospodarowywane zgodnie z zapisami ustawy Prawo Spółdzielcze oraz ustawy o spółdzielniach
mieszkaniowych oraz decyzjami Zebrania Przedstawicieli, a następnie Walnego
Zgromadzenia.
8. W badanym okresie zewnętrzne organy inspekcyjno-kontrolne przeprowadziły w
Spółdzielni łącznie 5 kontroli. I tak:
•
Powszechna Kasa Oszczędności-Bank Polski S.A. Oddział w Białymstoku przeprowadziła 3 kontrole w dniach 4 lipca 2007 roku, 10 lipca 2008 roku i 18 września 2009 roku w zakresie „Realizacja przepisów ustawy z dnia 30 listopada 1995
roku o pomocy państwa w spłacie kredytów”. Nieprawidłowości nie stwierdzono,
wniosków pokontrolnych nie zredagowano. Każdorazowo potwierdzono, że
„Spółdzielnia prowadzi ewidencję analityczną zgodnie z wymogami przewidzianymi w ww. ustawie”.
•
Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Białymstoku w dniach 05-12 maja
2008 roku przeprowadził kontrolę „Prawidłowości i rzetelności obliczania, potrącania i opłacania składek i wypłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład
oraz zgłaszania do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego”. Nieprawidłowości nie stwierdzono, wniosków pokontrolnych nie zredagowano,
•
Państwowa Inspekcja Pracy w Białymstoku Oddział w Łomży przeprowadziła
kontrolę w dniach 13-14 stycznia 2009 roku w temacie „Prawna ochrona pracy”.
W wyniku przeprowadzonej kontroli zredagowano jeden wniosek dotyczący naliczenia i wypłacenia byłemu pracownikowi Mirosławowi Krzyżanowskiemu nagrody jubileuszowej za 20 lat pracy. Wniosek został zrealizowany. Należne pracownikowi wynagrodzenie naliczono i wypłacono.
9. Fakt przeprowadzenia lustracji odnotowany został w prowadzonej przez Spółdzielnię
książce kontroli pod poz. 12.
II. Podstawy prawne i zakres działalności.
1. W badanym okresie Spółdzielnia prowadziła działalność w oparciu o Statut uchwalony
uchwałą Nr 1/2001 Zebrania Przedstawicieli Członków Spółdzielni z dnia 17 grudnia
2001 roku i zarejestrowany postanowieniem Sądu Rejonowego w Białymstoku XII
Wydział Gospodarczy w dniu 29 stycznia 2002 roku, a następnie zmieniony uchwałą
Nr 12/2006 Zebrania Przedstawicieli z dnia 26 maja 2006 roku i ponownie zarejestrowany postanowieniem Sądu Rejonowego w dniu 20 lipca 2006 roku. Następna
4
zmiana i nowelizacja treści Statutu została dokonana na podstawie uchwały Nr 3/2007
Zebrania Przedstawicieli z dnia 29 listopada 2007 roku. Zmiany te, postanowieniem
Sądu Rejonowego w Białymstoku z dnia 5 maja 2008 roku, zostały zarejestrowane w
Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) pod numerem 0000031016 i dotyczyły głównie
zmian w organach Spółdzielni (w miejsce Zebrania Przedstawicieli Członków wpisano Walne Zgromadzenie jako najwyższy organ Spółdzielni) oraz celu i przedmiotu jej
działalności. I tak m.in. w miejsce działalności Spółdzielni w zakresie,
− wykonywania robót ogólnobudowlanych związanych ze wznoszeniem budynków,
wykonywaniem robót budowlanych w zakresie montażu i wnoszenia budynków i
budowli z elementów prefabrykowanych oraz wykonywania robót budowlanych
murarskich, wpisano – „zaspokajanie potrzeb mieszkaniowych i innych potrzeb
członków oraz ich rodzin poprzez dostarczanie członkom lokali mieszkalnych lub
domów jednorodzinnych, a także lokali o innym przeznaczeniu oraz zarządzanie
nieruchomościami”,
− zagospodarowania i sprzedaży nieruchomości na własny rachunek, kupna i sprzedaży nieruchomości na własny rachunek, wpisano – „prowadzenie działalności
inwestycyjnej na zasadach developerskich oraz budowanie lub nabywanie budynków w celu ustanowienia na rzecz członków spółdzielczych praw do znajdujących
się w tych budynkach lokali, a także budowanie domów jednorodzinnych w celu
przeniesienia na rzecz członków własności tych domów”.
Z przeprowadzonej przez lustratora analizy treści Statutu wynika, że zawarte w nim
zapisy były kompletne i zgodne z postanowieniami ustawy „Prawo spółdzielcze” i
ustawy z dnia 15 grudnia 2000 roku o spółdzielniach mieszkaniowych1.
2. Spółdzielnia z zachowaniem wymogów Statutu posiadała łącznie 21 regulaminów
wewnętrznych normujących zakres funkcjonowania Spółdzielni oraz jej organów kolegialnych: Walnego Zgromadzenia, Rady Nadzorczej i Zarządu Spółdzielni. Porównanie treści ww. 3 regulaminów z wymogami określonymi dla nich w Statucie Spółdzielni wykazało, że zapisy znajdujące się w tych regulaminach były wewnętrznie
spójne i zgodne z obowiązującym prawem oraz były aktualizowane w miarę potrzeb.
Dotyczyło to także innych regulaminów wewnętrznych, których potrzeba aktualizacji
wynikała z wejścia w życie ustawy z dnia 14 czerwca 2007 roku o zmianie ustawy o
spółdzielniach mieszkaniowych oraz o zmianie niektórych innych ustaw. I tak np.:
− Zebranie Przedstawicieli Członków uchwałą Nr 14/2007 z dnia 29 marca 2007 roku uaktualniło regulamin Rady Nadzorczej, a Walne Zgromadzenie Spółdzielni,
1
t. j. Dz. U z 2003 r. nr 119, poz. 1116 ze zm.
5
uchwałą Nr 1/2009 z dniem 23 marca 2009 roku, uaktualniło regulaminy Walnego
Zgromadzenia,
− Rada Nadzorcza, uchwałą Nr 6/2007 z dnia 1 lipca 2007 roku, uaktualniła i dostosowała do obowiązujących przepisów „Regulamin rozliczania kosztów gospodarki
zasobami Spółdzielni i lokalami stanowiącymi mienie innych osób oraz ustalania
opłat za użytkowanie lokali”,
− Rada Nadzorcza, uchwałą Nr 10/2008 z dnia 28 listopada 2008 roku, zmieniała i
dostosowała do obowiązujących przepisów prawa „Regulamin rozliczania kosztów energii cieplnej w Spółdzielni Mieszkaniowej Lokatorsko-Własnościowej w
Grajewie”,
− Rada Nadzorcza, uchwałą Nr 1/2010 z dnia 29 stycznia 2010 roku, zmieniała i dostosowała do obowiązujących przepisów prawa „Regulamin przeprowadzania
przetargów na roboty, dostawy lub usługi na rzecz Spółdzielni Mieszkaniowej Lokatorsko-Własnościowej w Grajewie”.
Obowiązujące w Spółdzielni regulaminy były kompletne i prawidłowo normowały
zagadnienia występujące w jej bieżącej działalności, z wyjątkiem § 7 „Regulaminu
Rady Nadzorczej”, w którym m.in. zapisano, że: „za każdy udział w posiedzeniu Rady
Nadzorczej ustala się wynagrodzenie miesięczne w formie ryczałtu: przewodniczącemu rady - 500 zł miesięcznie netto, przewodniczącemu komisji 400 zł miesięcznie netto
i członkom 350 zł miesięcznie netto” oraz, że „za nieobecność na posiedzeniu Rady
Nadzorczej lub komisji potrąca się 50 % wynagrodzenia w danym miesiącu, a za nieobecność w uczestnictwie komisji (np. odbioru robót, przetargu)potrąca się 25 % wynagrodzenia w danym miesiącu. Natomiast z zapisów art. 82 ustawy z dnia 15 grudnia
2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych2 wynika, że wynagrodzenie członkom organów spółdzielni może być wypłacane w formie miesięcznego ryczałtu jedynie za
udział w posiedzeniu, a w przypadku nieobecności członka wynagrodzenie nie przysługuje i winno być potrącone w całości a w miesiącach, w których posiedzenia nie
odbywały się, wynagrodzenia ryczałtowe członkom rady, nie przysługują.
3. Zgodnie z postanowieniami statutu, Spółdzielnia, której czas działania jest nieograniczony, działała na terenie miasta Grajewo, a przedmiotem działania było w szczególności:
− budowanie lub nabywanie budynków w celu ustanawiania na rzecz członków
spółdzielczych praw do znajdujących się w tych budynkach lokali,
2
przypis 1
6
− budowanie lub nabywanie budynków w celu ustanawiania na rzecz członków odrębnej własności znajdujących się w tych budynkach lokali mieszkalnych lub lokali o innym przeznaczeniu /w tym garaże/,
− budowanie domów jednorodzinnych w celu przeniesienia na rzecz członków własności tych domów,
− udzielanie pomocy członkom w budowie przez nich budynków mieszkalnych lub
domów jednorodzinnych,
− budowanie lub nabywanie budynków w celu wynajmowania znajdujących się w
tych budynkach lokali mieszkalnych lub lokali o innym przeznaczeniu /w tym garaże/,
− prowadzenie innej działalności gospodarczej na zasadach określonych w odrębnych przepisach.
III. Organizacja wewnętrzna Spółdzielni, zatrudnienie i sprawy pracownicze.
1. Spółdzielnia posiadała opracowaną i zatwierdzaną przez Radę Nadzorczą wewnętrzną
strukturę organizacyjną w postaci opisowej oraz szczegółowego schematu graficznego, przy czym w 2007 roku oraz w okresie od 1 stycznia do 24 lipca 2008 roku obowiązywała struktura zatwierdzona przez Radę Nadzorczą uchwałą Nr 1/2001 z dnia
24 stycznia 2001 roku, a od 25 lipca 2008 roku struktura, zatwierdzana przez Radę
Nadzorczą uchwałą Nr 5/2008, która następnie została zmieniona uchwałą Nr 8/2008
z dnia 28 listopada 2008 roku.
Właściwą, obowiązującą w Spółdzielni organizację pracy, wraz z zakresem obowiązków dla poszczególnych komórek i stanowisk oraz zasadami ich współdziałania, zawarto w regulaminach organizacyjnych, zatwierdzanych każdorazowo przez Radę
Nadzorczą uchwałami przyjmującymi zmiany w strukturze organizacyjnej Spółdzielni.
Pracownicy zatrudnieni na poszczególnych stanowiskach pracy wykonywali powierzone im zadania na podstawie uprawnień określonych w regulaminie oraz zgodnie z
zakresem powierzonych zadań i odpowiedzialności zawartych w zakresach czynności.
I tak: prezes Zarządu bezpośrednio nadzorował Dział członkowsko-mieszkaniowy i
samorządowy, zastępca prezesa Zarządu – gł. księgowy – Dział finansowy, a członek
Zarządu – Dział ds. pracowniczych oraz techniczny.
W badanym okresie (załącznik nr 1 do protokołu lustracji) Spółdzielnia nie przekroczyła planowanej średniorocznej liczby etatów. Na planowane zatrudnienie 40 etatów
w 2007 roku i 2008 roku wykorzystano odpowiednio 38 i 37 etatów, a w 2009 roku,
na plan 38 etatów wykorzystano 30 etatów. Na wykazany w poszczególnych latach
7
poziom wykorzystania planowanych etatów bezpośrednio miał wpływ fakt likwidacji
grupy remontowo-budowlanej, przejście 1 osoby na emeryturę oraz 1 osoby na zasiłek
przedemerytalny.
2. Obowiązujący w Spółdzielni „Regulamin Pracy”, Zarząd uzgodnił z zakładową organizacją związkową „Solidarność” i wprowadził jego treść uchwałą Nr 29 z dnia 16
grudnia 2002 roku. Następnie treść regulaminu zmieniono aneksami Nr 1/2004 z dnia
4 października 2004 roku i Nr 2/2006 z dnia 4 października 2004 roku, dostosowując
zapisy do zmian ustawy – Kodeks Pracy. Integralną częścią kodeksu pracy stanowiły
załączniki zawierające dane dotyczące oceny ryzyka zawodowego, w tym ryzyka zawodowego oraz zagrożeniami występującymi na poszczególnych stanowiskach pracy,
wraz z pisemnymi potwierdzeniami pracowników o zapoznaniu się z występującymi
zagrożeniami na zajmowanym stanowisku.
Z ustaleń zawartych w protokóle kontroli Państwowej Inspekcji Pracy przeprowadzonej w dniach 13-14 stycznia 2009 roku w temacie „Prawna ochrona pracy”, wynika,
że postanowienia przyjętego „Regulaminu Pracy”, były przez Spółdzielnię przestrzegane.
3. Dokumentację osobową pracowników przechowywano w wydzielonym pomieszczeniu w szafie metalowej zamykanej na typową zasuwę i zatrzask typu „Yale”, do której
dostęp (klucz) miał tylko pracownik odpowiedzialny za prowadzenie akt osobowych.
Sprawdzenie łącznie 5 z 20 akt osobowych (teczek), w tym 4 z 15 teczek pracowników zatrudnionych na stanowiskach nierobotniczych i 1 z 5 teczek pracowników na
stanowiskach robotniczych wykazało, że w każdej z tych teczek podzielonych na trzy
części (A, B i C) znajdowały się wymagane prawem aktualne dokumenty ponumerowane chronologicznie, potwierdzające m. in. zasadność dopuszczenia do pracy poszczególnych osób na zajmowanych stanowiskach, a w szczególności:
•
pisemne umowy o pracę i zmiany w angażach,
•
aktualne zakresy czynności zawierające obowiązki pracowników, potwierdzone
pisemnie przez nich w dniu im przekazania oraz zobowiązaniem do przestrzegania
regulaminu pracy, porządku i dyscypliny pracy oraz tajemnicy państwowej i służbowej oraz przepisów i zasad bhp i p.poż.,
•
zaświadczenia o wykształceniu i ukończeniu kursów uprawniających do wykonywania powierzonych im obowiązków służbowych,
•
świadectwa aktualnych okresowych badań lekarskich pracowników potwierdzających brak przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywania pracy na zajmowanym
stanowisku,
8
•
zaświadczenia o ukończeniu szkoleń w zakresie bhp i ppoż..
W aktach osobowych, z wyjątkiem specjalisty Działu Członkowsko-Mieszkaniowego
i Pracowniczego, brak było imiennych oświadczeń pracowników o ochronie danych
osobowych. Według sporządzonej przez Spółdzielnię „Ewidencji osób zatrudnionych
przy przetwarzaniu danych osobowych w Spółdzielni”, tego typu oświadczania złożyło tylko 2 pracowników, tj. wymieniony pracownik ds. pracowniczych oraz pracownik
ds. płac. Pozostali pracownicy, mający dostęp do danych osobowych, wymaganych
oświadczeń, nie złożyli. Nieprawidłowość ta została usunięta w trakcie trwania lustracji, co opisano w p.pkt. 5 niniejszego protokółu lustracji.
Przeprowadzona przez lustratora analiza z zakresu posiadanych przez pracowników
umysłowych kwalifikacji zawodowych do wykonywania powierzonych im obowiązków wykazała, że wszyscy pracownicy spełniali wymogi określone dla nich w obowiązującym taryfikatorze kwalifikacyjnym.
4. Przeprowadzona przez lustratora analiza stanu przestrzegania przez Spółdzielnię przepisów w zakresie ustawodawstwa pracy wykazała, że:
•
w badanych latach w Spółdzielni wystąpiły przypadki niewykorzystania przez
pracowników, w ustawowym terminie, tj. do 31 marca następnego roku, urlopów
wypoczynkowych. I tak: przysługujących urlopów wypoczynkowych za 2007 rok
nie wykorzystało łącznie 6 pracowników w przedziale od 48 do 3 dni, za 2008 rok
10 pracowników w przedziale od 31 do 4 dni i w 2009 roku 6 pracowników w
przedziale od 32 do 4 dni, w tym prezes Zarządu 32 dni, gł. księgowy z-ca prezesa
– 27 dni i specjalista ds. pracowniczych – 15 dni (załącznik nr 2 do protokołu lustracji). Zaległe urlopy wypoczynkowe za 2007 i 2008 rok, na wniosek pracowników zostały wykorzystane w terminach późniejszych, tj., po 31 marca 2008 roku i
31 marca 2009 roku. W Spółdzielni czas pracy ewidencjonowano na typowych
kartach pracy poszczególnych pracowników, założonych wg wzoru określonego
rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku, na
podstawie, których sporządzano zestawienia roczne z wykorzystania czasu pracy
pracowników;
•
w zakresie postępowania przy przyjmowaniu do pracy ustalono, że naboru kandydatów dokonywano na podstawie potrzeb występujących w Spółdzielni i własnego
rozeznania na rynku pracy oraz przydatności poszczególnych kandydatów na proponowane stanowiska. W badanym okresie przyjęto w ten sposób do pracy dwie
osoby. Natomiast umowy o prace rozwiązano łącznie z 18 osobami, w tym w 1
przypadku na prośbę pracownika, który przeszedł na zasiłek przedemerytalny, w 1
9
ze względu na przejście pracownika na emeryturę i w 16 przypadkach na skutek
likwidacji etatów związanych z rozwiązaniem grupy remontowo-budowlanej. We
wszystkich przypadkach, w których Spółdzielnia przyjmowała pracowników do
pracy jak i w przypadku rozwiązywania umów o pracę, przepisy prawa pracy były
przestrzegane;
•
przestrzeganie zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy realizowano z zachowaniem przepisów prawa oraz „Regulaminu dostarczania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego”, uzgodnionego z
zakładową organizacją związkową „Solidarność” i przyjętego uchwałą Zarządu z
dnia 1 lipca 1996 roku. Zadania te realizowano m.in. poprzez:
a) przeszkalanie z tego zakresu wszystkich pracowników (umysłowych co 6 lat, a
fizycznych i bhp-owca co 5 lat) przez uprawniony Ośrodek Szkolenia Kursowego w Grajewie,
b) wyposażenie pracowników w wymagany na poszczególnych stanowiskach
pracy sprzęt, narzędzia, odzież ochronną wraz z obuwiem i środkami ochrony
indywidualnej,
c) wydawanie napoi podczas upałów letnich,
d) szkolenie nowo zatrudnianych pracowników na poszczególnych stanowiskach
pracy i pisemnego ich zobowiązania do przestrzegania przepisów oraz zasad
bhp i p. poż.,
W latach 2007 – 2009 W spółdzielni odnotowano łącznie 4 wypadki w tym 2 w drodze do pracy i 2 podczas pracy (skręcenie przez pracownika stawu skokowego nogi i
ręki podczas schodzenia po schodach).
5. Przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych uregulowano w trakcie trwania lustracji poprzez pobranie od wszystkich 16 pracowników zajmujących się przetwarzaniem danych osobowych, brakujących oświadczeń, w których potwierdzili, że
zapoznali się z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych określonych
ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz. U. Nr 133 z 1997 roku) i Rozporządzeniem
Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 03 czerwca 1998 roku (Dz. U.
Nr 80 z 1998 roku i zobowiązali się do ich przestrzegania. Ponadto stwierdzono, że
dokumentacja zawierająca dane osobowe przetrzymywana jest w szafach w poszczególnych pokojach, zamykanych na zamki typu „Yale” uniemożliwiających dostęp
osób nieupoważnionych.
6. Obowiązujący w Spółdzielni system płacowy określony został w „Regulaminie wynagradzania pracowników Spółdzielni”, uzgodnionym z zakładową organizacją związ-
10
kową „Solidarność” i przyjętym przez Zarząd uchwałą Nr 2 z dnia 16 stycznia 2003
roku, a następnie zmienionym aneksami Nr 1/2006 z dnia 16 stycznia 2006 roku i Nr
2/2008 z dnia 18 kwietnia 2008 roku oraz „Regulaminie zasad pracy i płacy Zarządu”,
zatwierdzonym przez radę Nadzorczą Spółdzielni uchwałą Nr 3/2004 z dnia 28 września 2004 roku.
W oparciu o te regulaminy Zarząd ustalał warunki pracy i płacy wszystkim pracownikom zatrudnionym na podstawie umów o pracę, a Zarządowi warunki te ustalane były
przez Radę Nadzorczą. Ustalone stawku wynagrodzenia były zgodne z obowiązującymi zapisami regulaminowymi i tabelą wynagrodzeń.
Dokumentację płacową, z zachowaniem wymogów zawartych w tych regulaminach,
stanowiły indywidualne karty pracy i listy obecności, w przypadku osób zatrudnionych na stanowiskach robotniczych oraz listy obecności, w przypadku pracowników
umysłowych. Dokumentacja ta była podstawą do wypłaty wynagrodzeń pracownikom
fizycznym – do 10 dnia miesiąca następnego i pracownikom umysłowym – do 30 dnia
miesiąca bieżącego. Składnikami wynagrodzenia było: wynagrodzenie zasadnicze,
dodatek za staż pracy od 5 do 20 %, dodatek funkcyjny i premia uznaniowa od 20 do
30 %.
Przeciętne miesięczne wynagrodzenie w 2007 roku (załącznik nr 1 do protokołu lustracji) wynosiło 2.795,51 zł, co stanowiło 99,9 % kwoty planowanej, w 2008 roku
2.752,74 zł – 104,9 % planu, a w 2009 roku 3.366,11 zł – 125,8 planu. Przekroczenie
planowanego wynagrodzenia w 2008 i 2009 roku miało wpływ na zwiększone wydatkowanie osobowego funduszu płac, który w 2008 roku przekroczono o 37.783,81 zł w
stosunku do planu, a w 2009 roku o – 8.200,88 zł. Przekroczenie planowanego wynagrodzenia i bezosobowego funduszu płac wynikało głównie z konieczności wypłacenia należnych nagród jubileuszowych i odpraw zwalnianym pracownikom brygady
remontowo-budowlanej w wysokości 66.452,75 zł w 2008 roku i 119.541 zł w 2009
roku.
7. Organizację i funkcjonowanie kontroli wewnętrznej Spółdzielni, nad działalnością
której, bezpośredni nadzór sprawuje prezes Zarządu, określono w zakresach obowiązków służbowych i odpowiedzialności na poszczególnych stanowiskach, stanowiących
załączniki do „Struktury Organizacyjnej Spółdzielni”. Z zachowaniem wymogów
znajdujących się w tych zakresach, kontrola wewnętrzna działalności finansowej
sprawowana była przez gł. księgowego – z-cę prezesa Zarządu i kierownika Działu
Finansowego, a kontrola działalności gospodarczej przez specjalistę ds. pracowniczych – członka Zarządu oraz kierownika Działu Technicznego.
11
Ponadto kontrola działalności Spółdzielni sprawowana była również przez Radę Nadzorczą oraz w jej imieniu przez Komisję Rewizyjną, w zakresie gospodarki finansowej i prawidłowości inwentaryzacji majątku oraz Komisję Inwestycyjną, w zakresie
przebiegu realizacji inwestycji i gospodarki zasobami mieszkaniowymi.
IV. Działalność organów samorządowych.
Według zapisu § 92 Statutu, do maja 2008 roku, organy samorządowe Spółdzielni
stanowiły: Zebranie Przedstawicieli Członków, Rada Nadzorcza, Zarząd, Zebranie Grupy
Członkowskiej, a od czerwca 2008 roku (również § 92 Statutu) Walne Zgromadzenie,
Rada Nadzorcza i Zarząd.
Z przeprowadzonej przez lustratora analizy treści zapisów statutowych, w zakresie kompetencji poszczególnych organów wynika, że były one zgodne z postanowieniami ustawy
– Prawo Spółdzielcze i nie wykraczały poza ustalenia prawne.
Badania działalności organów samorządowych dokonano na podstawie dokumentacji
okazanej lustratorowi. I tak:
1. W badanym okresie Zarząd, z zachowaniem wymogów Statutowych, zwołał 3 Zebrania Przedstawicieli Członków (ZPCz) oraz 1 Walne Zgromadzenie. Zebrania Przedstawicieli Członków odbyły się w dniach 29 marca i 29 listopada 2007 roku (dotyczące zmian w Statucie) oraz 14 marca 2008 roku, a Walne Zgromadzenie w dniach od
20 do 23 kwietnia 2009 roku. Zebrania Przedstawicieli poprzedzone zostały odbyciem
Zebrań Grup Członkowskich, w których uczestniczyli delegaci, prawidłowo wybrani
przez Zebrania Grup. Ilość delegatów, uprawnionych do uczestnictwa w Zebraniach
Przedstawicieli, ustalała Rada Nadzorcza, stosownymi uchwałami, proporcjonalnie do
ilości członków wg stanu na dzień 2 stycznia danego roku.
Przeprowadzona przez lustratora analiza dokumentacji dotyczącej obrad ZPCz oraz
Walnego Zgromadzenia wykazała, że sposób zwoływania, przebieg i dokumentowanie tych obrad nie budziło zastrzeżeń. I tak:
•
zawiadomienia o miejscu i czasie odbycia posiedzeń przekazywane były członkom Spółdzielni, zgodnie z postanowieniami Statutu, w terminach 14 dni przed
terminem odbycia Zebrań Przedstawicieli oraz 21 dni przed terminem odbycia
Walnego Zgromadzenia, poprzez ich wywieszenie w siedzibie Spółdzielni i na tablicach ogłoszeń w poszczególnych budynkach mieszkalnych,
•
obrady prowadzone były w oparciu o uchwalone regulaminy, zgodnie z przyjętym
porządkiem obrad, w którym ujęto sprawy należące, w świetle postanowień Statutu, do wyłącznej kompetencji tego organu,
12
•
protokóły z obrad, podpisane przez sekretarza i przewodniczącego, prawidłowo
odzwierciedlały przebieg posiedzeń,
•
frekwencja na posiedzeniach była zróżnicowana i wynosiła:
− 91,7 % (na 60 uprawnionych przedstawicieli, obecnych było 55) na posiedzeniu ZPCz w dniu 29 marca 2007 roku,
− 61,7 % (na 60 uprawnionych przedstawicieli, obecnych było 37) na posiedzeniu ZPCz w dniu 29 listopada 2007 roku,
− 65,0 % (na 60 uprawnionych przedstawicieli, obecnych było 39) na posiedzeniu ZPCz w dniu 14 marca 2008 roku,
oraz 2,4 % (na 3.329 uprawnionych, obecnych było 80 członków) na posiedzeniach Walnego Zgromadzenia w dniach 20, 21, 22 i 23 kwietnia 2009 roku,
•
Walne Zgromadzenie, zgodnie z postanowieniami Statutu, podzielono na 4 części,
z których sporządzono odrębne protokóły oraz protokół zbiorczy, sporządzony
przez kolegium zwołane na podstawie § 101 ust. 4 Statutu, w terminie 7 dni po
odbyciu ostatniej części Walnego Zgromadzenia,
•
niezbędne materiały, przygotowywane i przedkładanie na posiedzenia tych organów, takie jak:
− informacje z wykonania uchwał i wniosków przyjętych na posiedzeniach
ZPCz,
− sprawozdania z działalności Rady Nadzorczej i Zarządu,
− programy działania,
były sporządzone prawidłowo zarówno pod względem formalnym, jak i merytorycznym. Materiały te zostały udostępnione wszystkim członkom, poprzez ich wyłożenie w siedzibie Spółdzielni i zawiadomienie członków o ich prawie, do zapoznania się z tymi materiałami. Poinformowano także członków Spółdzielni o wynikającym ze Statutu prawie zgłaszania wniosków o uzupełnienie porządku obrad,
na 12 dni przed terminem obrad ZPCz i na 15 dni przed terminem obrad Walnego
Zgromadzenia,
•
uchwały podjęte przez ZPCz i Walne Zgromadzenie były prawomocne, zostały
podjęte zgodnie z prawem i Statutem i dotyczyły spraw objętych porządkiem obrad. Według § 98 ust 3 „Walne Zgromadzenie jest ważne niezależnie od liczby
obecnych na nim członków, w tym zdolne do podejmowania uchwał bez względu
na liczbę obecnych członków Spółdzielni na poszczególnych częściach Walnego
Zgromadzenia. W badanym okresie wymienione organa podjęły łącznie 45
uchwał, w tym 21 w 2007 roku, 12 w 2008 roku i 12 w 2009 roku. Z ogólnej licz-
13
by 45 uchwał podjętych przez ZPCz i Walne Zgromadzenie - 23 dotyczyło spraw
formalno-prawnych, takich m.in. jak: zatwierdzenia sprawozdań Zarządu i Rady
Nadzorczej, udzielenia absolutorium członkom Zarządu, wyboru delegata na
Zjazd Związku Rewizyjnego, czy też uchwalenia programu działania Spółdzielni,
a pozostałe 22 uchwały zalecały Zarządowi podjęcie stosownych działań. Według
informacji z wykonania uchwał i wniosków przyjętych na ZPCz i Walnym Zgromadzeniu, składanych przez Zarząd wynika, że wszystkie wnioski zalecające Zarządowi podjęcie stosownych działań, zostały wykonane. I tak przykładowo:
− uchwała Nr 9/2007 ZPCz z dnia 29 marca 2007 roku dotycząca upoważnienia
Zarządu do przeksięgowania nadwyżki bilansowej powstałej w okresie od
1.01.2006 do 31.12. 2006 r. w kwocie 308.287,84 zł na zwiększenie funduszu
remontowego, została wykonana. Wnioskowana kwota została przeksięgowana na zwiększenie funduszu remontowego,
− uchwała Nr 17/2007 ZPCz z dnia 29 marca 2007 roku zobowiązująca Radę
Nadzorczą i Zarząd do wykonania wiatrołapów w budynkach, które ich nie posiadały oraz podjęcia działań organizacyjno-technicznych w kierunku zapewnienia monitoringu na Os. Centrum w Grajewie, została wykonana. Brakujące
wiatrołapy wykonano w budynkach Nr 10, 14 i 15 na Os. Południe oraz podjęto rozmowy z władzami miasta w sprawie objęcia monitoringiem wszystkich
osiedli.
2. Rada Nadzorcza, w 12 osobowym (niezmienianym) składzie, działająca w Spółdzielni
w okresie objętym kontrolą, została wybrana, zgodnie z postanowieniami Statutu, w
głosowaniu tajnym na 4 letnią kadencję (lata 2007 – 2010), przez ZPCz w dniu 29
marca 2007 roku.
W skład prezydium Rady weszli: przewodniczący, jego zastępca, sekretarz i przewodniczący Komisji Rewizyjnej. Prezydium Rady Nadzorczej odpowiadało za organizację i koordynację działalności Rady i jej komisji oraz wykonywanie czynności zleconych przez Radę.
Z przeprowadzonej przez lustratora analizy dokumentacji dotyczącej pracy Rady
Nadzorczej i komisji wynika m.in., że:
•
podstawę pracy Rady stanowił Statut Spółdzielni, Regulamin Rady uchwalony
przez ZPCz w dniu 27 maja 2002 roku i zmieniony uchwałą w dniu 29 marca
2007 roku, (określający zakres kompetencji, tryb zwoływania posiedzeń oraz podejmowania uchwał) oraz roczne plany pracy (ujmujące tematykę posiedzeń plenarnych) każdorazowo zatwierdzane uchwałami Rady. Tematyka posiedzeń, ujęta
14
w tych planach, w pełni wyczerpywała sprawy podlegające wyłącznemu rozpatrzeniu przez Radę, określone w Statucie i regulaminie,
•
Rada Nadzorcza w pełni zrealizowała liczbę odbytych posiedzeń przewidzianych
w Statucie i regulaminie. Na wymagane Statutem (§ 110) i regulaminem (§ 5) odbycie, co najmniej 4 posiedzeń w roku, do planów pracy przyjmowano od 6 do 10
posiedzeń, a faktycznie odbyto 11 posiedzeń w 2007 roku, 9 w 2008 roku i 7 w
2009 roku, podczas których przyjęto łącznie 30 uchwał, w tym 12 formalnych
przyjmujących i zatwierdzających stosowne dokumenty oraz 18 zalecających Zarządowi podjęcie stosownych działań (załącznik Nr 3 do niniejszego protokółu lustracji). Podjęte uchwały były prawomocne, zostały podjęte przy obecności, co
najmniej połowy liczby członków Rady i dotyczyły spraw objętych porządkiem
obrad, podanym do wiadomości członkom Rady. Spośród 18 uchwał Rady Nadzorczej, które w badanym okresie zalecały Zarządowi podjęcie stosownych działań w bieżącej działalności, oceną stanu ich realizacji pod względem terminowości
i merytorycznej poprawności lustrator objął łącznie 4 losowo wybrane uchwały. I
tak:
− uchwała Nr 5/2007 z dnia 18 maja 2007 roku dotycząca wprowadzenia zmian
wysokości stawek eksploatacyjnych dla lokali mieszkalnych w kwocie 1,10
zł/m2 pow. użytkowej i lokali użytkowych własnościowych w kwocie 1,25
zł/m2 pow. użytkowej oraz opłat za podgrzanie wody (czynnik grzewczy) w
wysokości 18 zł za m3 wody, została wykonana. Stawki, w proponowanych,
wysokościach zostały wprowadzone z dniem 1 lipca 2007 roku,
− uchwała Nr 3/2008 z dnia 15 lutego 2008 roku dotycząca przywrócenia członkowstwa Eugeniuszowi Borys, została wykonana. Członkowstwo zostało
przywrócone,
− uchwała Nr 9/2008 z dnia 28 listopada 2008 roku dotycząca wyboru firmy
„DORADCA” Sp. Z o.o. Biuro Biegłych Rewidentów z Suwałk do badania
sprawozdania finansowego, została wykonana. Wymienione Biuro przeprowadziło badanie sprawozdania finansowego Spółdzielni,
− uchwała Nr 6/2009 z dnia 12 października 2009 roku zobowiązująca Zarząd do
podjęcia działań mających na celu wyeliminowanie w przyszłości wszelkich
nieprawidłowości przy przygotowaniu i organizowaniu przetargów na roboty
remontowe i budowlane w zasobach Spółdzielni, została wykonana. Wprowadzono zmiany w Regulaminie przetargów oraz zmieniono skład komisji przetargowych, eliminując tym samym występujące nieprawidłowości.
15
•
przedkładane przez Zarząd materiały na posiedzenia Rady były wyczerpujące i
sporządzone rzetelnie, zgodnie ze stanem faktycznym. Miało to m.in. odzwierciedlenie we wnioskach zgłaszanych na ZPCz i Walne Zgromadzenie o udzielenie
absolutorium członkom Zarządu za lata 2007 – 2008,
•
protokóły z posiedzeń plenarnych Rady sporządzono starannie, nadano im kolejną
numerację i datę odbycia. Zawierały imienny wykaz uczestników posiedzeń, porządek obrad, wynikający z planu pracy i bieżących potrzeb, a także szczegółowo
odzwierciedlały przebieg obrad i dyskusji przed podjęciem uchwał. Protokóły,
zgodnie z regulaminem Rady, każdorazowo podpisywali jej przewodniczący i sekretarz. Kolejno ponumerowane protokóły z posiedzeń Rady przechowywano w
zeszycie w kratkę formatu A4, a uchwały, w odrębnych teczkach, ułożone chronologicznie, według dat ich przyjęcia. Przedmiotem rozpatrzenia i podejmowania
uchwał były w szczególności zagadnienia związane z bieżącą działalnością Spółdzielni, tj. m.in.:
− okresowe i roczne analizy i oceny wykonania planów i wyników finansowych,
− analiza wykonania prac remontowych,
− zmiany organizacyjne związane z prywatyzacją poszczególnych grup pracowników na stanowiskach robotniczych,
− zmiany opłat za lokale mieszkalne i użytkowe,
− wybór podmiotu do badania sprawozdania finansowego,
− ustalenie procentowego wskaźnika kosztów pośrednich,
− nabycie własności działek,
•
w badanych latach roczne sprawozdania Rady Nadzorczej zatwierdzano z zachowaniem wymogów statutu. I tak: zatwierdzenie sprawozdanie Rady za 2007 rok
nastąpiło uchwałą Nr 2/2008 Zebrania Przedstawicieli Członków Spółdzielni z
dnia 14 marca 2008 roku, za 2008 rok uchwałą Nr 3/2009 Walnego Zgromadzenia
z dnia 22 kwietnia 2009 roku, a za 2009 rok uchwałą Nr 3/2010 Walnego Zgromadzenia z dnia 25 marca 2010 roku,
•
Rada Nadzorcza, w ramach sprawowanego nadzoru nad działalnością Spółdzielni i
pracą Zarządu, dokonywała okresowych analiz z postępu realizacji przypisanych
temu organowi zadań, nie wnosząc uwag, co do rzetelności i terminowości ich
wykonywania. Nie odnotowano przypadków ewentualnego dyscyplinowania Zarządu w tym zakresie. Przedstawione opinie Rada Nadzorcza każdorazowo potwierdzała w rocznych sprawozdaniach ze swojej działalności, przedkładanych
pod obrady ZPCz oraz Walnego Zgromadzenia,
16
•
w Spółdzielni funkcjonowały 2 komisje: rewizyjna i inwestycyjna. Powołanie tych
komisji przez Radę Nadzorczą zostało odnotowane w protokóle Nr 4 Rady Nadzorczej w dniu 29 marca 2007 roku. Odrębnych uchwał w sprawie wyboru komisji, Rada nie podejmowała. Komisja Rewizyjna i Komisja inwestycyjna działały w
4 osobowym składzie. Komisje te działały na podstawie planów pracy, zatwierdzanych przez radę Nadzorczą. Komisja rewizyjna odbyła łącznie 15 posiedzeń
(po 4 w 2007 i 2008 roku oraz 7 w 2009 roku), a Komisja inwestycyjna - 10 posiedzeń (5 w 2007 roku, 2 w 2008 roku i 3 w 2009 roku). Przedmiotem posiedzeń
były zagadnienia dotyczące działalności Spółdzielni, wynikające z zakresu ich
kompetencji.
3. W latach 2007 – 2009 Zarząd pracował w 3 osobowym składzie. Skład ten z dniem 30
kwietnia 2008 roku uległ zmianie. Ze składu Zarządu odwołano Zofię Sulewską, w
związku z jej odejściem na emeryturę i w jej miejsce powołano Danutę Stefan. Zmiana składu Zarządu dokonana została, zgodnie z postawieniami Statutu, na podstawie
uchwały Rady Nadzorczej Nr 4/2008 z dnia 18 kwietnia 2008 roku. Dokonane zmiany
zostały prawidłowo wykazane w Krajowym Rejestrze Sądowym.
W tym czasie Zarząd działał w oparciu o Statut oraz „Regulamin Zarządu”, uchwalony uchwałą Nr 3/2004 Rady Nadzorczej w dniu 28 września 2004 roku, i odbył łącznie 71 posiedzeń (23 w 2007 roku, 24 w 2008 roki i również 24 w 2009 roku). Przedmiotem posiedzeń były sprawy dotyczące bieżącej działalności Spółdzielni wynikające z posiadanych kompetencji, określonych prawem i Statutem.
Protokóły z posiedzeń sporządzono starannie, nadano im kolejną numerację i datę odbycia. Zawierały imienny wykaz uczestników, porządek obrad, a także szczegółowo
odzwierciedlały przebieg posiedzeń. Protokóły, zgodnie z regulaminem, każdorazowo
podpisywali wszyscy członkowie Zarządu. Kolejno ponumerowane protokóły z posiedzeń Zarządu przechowywano w zeszycie w kratkę formatu A4. Uchwały Zarządu
zapadały, zgodnie z wymogami regulaminu, większością głosów, a w przypadkach
nieobecności jednego z członków, w sposób jednomyślny
4. Zebrania Grup Członkowskich, jako organa, funkcjonowały w strukturze Spółdzielni
w 2007 i 2008 roku. W zebraniach grup uczestniczyli członkowie zaliczeni do danych
grup. Podziału członków Spółdzielni na określone grupy członków dokonywała Rada
Nadzorcza przed każdym Zebraniem Przedstawicieli. I tak:
•
uchwałą Nr 3/2007 z dnia 28 lutego Rada dokonała podziału członków na 4 grupy
członkowskie w ilości przedstawicieli, reprezentujących grupę, odpowiednio: 5,
17
22, 15 i 18 w danej grupie, tj. łącznie 60 przedstawicieli upoważnionych do reprezentowania 3.324 członków Spółdzielni na Zebraniu Przedstawicieli Członków,
•
uchwałą Nr 2/2008 z dnia 15 lutego 2008 roku również podziału członków na 4
grupy członkowskie w ilości przedstawicieli, reprezentujących grupę, odpowiednio: 5, 22, 15 i 18 w danej grupie, tj. łącznie 60 przedstawicieli upoważnionych do
reprezentowania 3.316 członków Spółdzielni na Zebraniu Przedstawicieli Członków.
Podziału na grupy i wyboru przedstawicieli dokonano zgodnie z ustaleniami Statutu.
Frekwencja na Zebraniach grup członkowskich była zróżnicowana i wahała się do 1,8
% do 3,6 % w 2007 roku i od 1,4 % do 2,1 % w 2008 roku.
Uchwały podjęte przez Zebrania grup członkowskich były prawomocne, zostały podjęte zgodnie z postanowieniami Statutem i dotyczyły zagadnień ujętych w porządku
obrad. Zastrzeżeń do przeprowadzenia zebrań i prowadzonej dokumentacji nie wniesiono.
5. W badanych latach na terenie działania Spółdzielni nie funkcjonowały rady osiedli ani
też rady członków poszczególnych nieruchomości.
V. Zagadnienia członkowsko-mieszkaniowe.
1. W latach 2007 – 2009 zagadnienia członkowsko-mieszkaniowe, zgodnie z przyjętym
podziałem zadań, nadzorowane były przez Prezesa Zarządu. W tym zakresie, Spółdzielnia prowadziła dokumentację w postaci rejestrów, takich jak:
− rejestr członków,
− rejestr założonych ksiąg wieczystych,
− rejestr mieszkań z uzysku,
− rejestr mieszkań przekazanych na podstawie umów,
− rejestr osób wykluczonych,
− rejestr mieszkań przekształconych na własność,
− rejestr mieszkań nabytych na rynku wtórnym,
− rejestr umów o ustanowienie praw do lokalu,
− rejestr mieszkań dla których ustanowiono odrębną własność.
Przeprowadzona przez lustratora analiza dotycząca stanu i poprawności w zakresie
prowadzenia tych rejestrów wykazała, że był one prowadzone starannie (bez skreśleń i
poprawek), w odrębnych zeszytach formatu A4 i A5 oraz kompletne i systematycznie
uzupełniane, w zależności od zaistniałych zmian i potrzeb. I tak przykładowo „Rejestr
członków”, prowadzony z zachowaniem obowiązującego trybu, zawierał: kolejne numery, imiona i nazwiska członków, datę urodzenia, miejsce zamieszkania, liczbę za-
18
deklarowanych i wniesionych udziałów, datę przyjęcia w poczet członków oraz datę
ustania członkowstwa i przyczyny ustania członkowstwa, a „Rejestr założonych ksiąg
wieczystych” – imiona i nazwiska członków, adresy zamieszkania, daty wpisu i numery ksiąg wieczystych.
2. Według stanu na dzień 31 grudnia 2009 roku (załącznik nr 4 do protokołu lustracji)
ogólna liczba członków wzrosła o 55 członków (z 3.343 w 2007 roku do 3.398 w 2009
roku). Wzrosła także o 14 osoby (z 3.220 do 3.234) liczba członków zamieszkałych z
prawem do lokalu. Zmniejszyła się natomiast o 3 osoby (z 123 do 120) liczba członków nie posiadających mieszkań.
Zmianom uległa także struktura posiadanych praw do zajmowanych lokali, poprzez
zmniejszenie o 136 (z 276 do 140) liczby członków zamieszkałych na zasadach lokatorskiego prawa do lokalu oraz o 83 (z 2.044 do 1.961) liczby członków zamieszkałych na zasadach własnościowego prawa do lokalu. Wzrosła natomiast o 312 (z 589
do 901) liczba członków zamieszkałych na zasadach odrębnej własności.
3. Według zapisów znajdujących się w „Rejestrze członków”, Spółdzielnia w latach
2007 – 2009 przyjęła łącznie 189 członków, w tym 65 w 2007 roku, 73 w 2008 roku i
51 w 2009 roku. Z przeprowadzonej przez lustratora analizy 12, losowo wybranych,
akt członkowskich o numerach: 6047, 6039, 1373, 6003, 4923, 5987, 5941, 5486,
5913, 5964, 6046 i 5935, członków przyjętych w tym czasie do Spółdzielni wynika,
że: we wszystkich przypadkach przyjmowania członków zachowano zasady określone
w Statucie. Przyjęcie w poczet członków następowało na podstawie pisemnych deklaracji zawierających imię i nazwisko osoby ubiegającej się o członkowstwo, miejsce
zamieszkania, datę i miejsce urodzenia oraz ilość zadeklarowanych udziałów, a przyjęcie w poczet członków było potwierdzone na deklaracji dwoma podpisami członków
Zarządu, z podaniem daty przyjęcia na członka. We wszystkich przypadkach, zainteresowani, zostali pisemnie poinformowani o fakcie ich przyjęcia na członka Spółdzielni.
4. Według zapisów konta 801 – Fundusz udziałowy, w badanym okresie Spółdzielnia
zrealizowała ogółem 10 podań o zwrot udziałów na łączną kwotę 520 zł, w tym 5 podań na kwotę 280 zł w 2007 roku, 1 podanie na kwotę 40 zł w 2008 roku i 4 podania
na kwotę 200 zł w 2009 roku. Analiza 8 (z 10) podań o zwrot udziałów wykazała, że
w 3 przypadkach wypłata udziałów nastąpiła po przyjęciu sprawozdań finansowych,
w 1 przypadku, przed przyjęciem sprawozdania finansowego, tj. w tym samym dniu,
w którym wpłynęło podanie, a w pozostałych 4 przypadkach, również przed przyjęciem sprawozdań finansowych, w terminie od 16 do 120 dni od wpływu podań. Wy-
19
płata udziałów nastąpiła na podstawie podań potwierdzonych aktami notarialnymi i
niezbędnymi zaświadczeniami sądowymi o sprzedaży mieszkań na rzecz osób trzecich. We wszystkich przypadkach osoby, które nabyły mieszkania, złożyły wymagane
deklaracje przystąpienia do Spółdzielni i decyzjami Zarządu, zostały przyjęte na
członków.
5. W badanym okresie w Spółdzielni nie odnotowano przypadków wykreśleń i wykluczeń z członkowstwa. Z prowadzonego rejestru wynika, że ostatnich wykreśleń z
członkowstwa (w liczbie 12 osób) dokonano 23 i 24 października 2006 roku. W tym
czasie odnotowano jedynie 12 przypadków wystąpienia ze Spółdzielni na własną
prośbę członków.
6. Według prowadzonych rejestrów Spółdzielnia zawarła z członkami ogółem 51 umów,
w tym 24 umów (13 w 2007 roku, 5 w 2008 roku i 6 w 2009 roku) o ustanowienie lokatorskiego prawa do lokalu i 27 umów (25 w 2007 roku i po 1 w 2008 i 2009 roku) o
ustanowienie własnościowego prawa do lokalu (załącznik nr 4 do protokołu lustracji).
Wnioski te zrealizowano w pełni w latach ich złożenia.
Przeprowadzona przez lustratora analiza 9 (z 27), losowo wybranych wniosków o
przekształcenie praw do lokali mieszkalnych z lokatorskich na własnościowe, znajdujących się w aktach członkowskich o numerach: 207, 2142, 3412, 5810, 1805, 2415,
1628, 3347, 4846 i 3198, pod względem prawidłowości ich realizacji oraz prawidłowości zawierania umów w tym zakresie wykazała, że we wszystkich przypadkach
Spółdzielnia dopełniła wymagań określonych w art. 11 ustawy z dnia 15 grudnia 2000
roku o spółdzielniach mieszkaniowych (Dz. U. z 2001 roku, Nr 4, poz. 27 ze zm.), ponieważ:
− sporządzono wyceny lokali, w formie operatów szacunkowych, stanowiących
podstawę do określenia kwoty wkładu budowlanego jaką wnioskodawcy zobowiązani byli wnieść przed zawarciem umowy,
− naliczone kwoty wkładów budowlanych, przypadających do wniesienia przez
wnioskodawców, były zgodne z operatami, opracowanymi przez uprawnionych
rzeczoznawców majątkowych,
− umowy o przekształcenie praw do lokali zawierano po wygaśnięciu praw do tych
lokali przez poprzednich właścicieli oraz wpłacie na konto Spółdzielni naliczonych wkładów budowlanych.
7. Z zapisów znajdujących się w „Rejestrze mieszkań, dla których ustanowiono odrębną
własność” wynika, że Spółdzielnia zawarła ogółem 901 umów (588 w 2007 roku, 109
w 2008 roku i 203 w 2009 roku) o ustanowienie odrębnej własności lokali. Analiza
20
10, losowo wybranych akt członkowskich nr: 3316, 1337, 5304, 2517, 4878, 1195,
2153, 3738, 1631 i 3043 osób ubiegających się o przeniesienie własności lokali w odrębną własność, wykazała, że we wszystkich przypadkach wnioskodawcom przysługiwało spółdzielcze własnościowe prawo do zajmowanego lokali, a przeniesienie własności nastąpiło w formie umowy notarialnej, sporządzonej w obecności 2 członków
Zarządu, po uprzednim uregulowaniu przez wnioskodawców wszelkich zobowiązań
wobec Spółdzielni.
8. Zabezpieczenie ochrony danych osobowych członków Spółdzielni nie budziło zastrzeżeń. Teczki z danymi osobowymi były przechowywane w drewnianych szafach
zamykanych na zamki typu „Yale”.
9. W badanym okresie odnotowano 4 przypadki zamiany mieszkań. Zamian tych dokonano na podstawie notarialnych umów ustanowienia odrębnej własności i przeniesienia własności lokali, po uprzednim podjęciu stosownych uchwał przez Zebranie
Przedstawicieli Członków i Walnego Zgromadzenia, dotyczących zbycia prawa użytkowania wieczystego działek na rzecz innych użytkowników oraz uchwał Zarządu w
sprawie określenia przedmiotu odrębnej własności.
VI. Gospodarka zasobami mieszkaniowymi.
1. Z danych zawartych w załączniku Nr 5 do niniejszego protokółu lustracji, sporządzonego na podstawie dokumentacji znajdującej się w Spółdzielni wynika m.in., że:
− według stanu na dzień 31 grudnia 2009 roku w eksploatacji było 86 (o 2 więcej w
porównaniu do 2007 roku) budynków o łącznej powierzchni użytkowej
164.243,22 m2, w tym 81 budynków mieszkalnych o powierzchni 152.925,9 m2,
zlokalizowanych na 126 nieruchomościach stanowiących mienie Spółdzielni, w
tym 64 nieruchomościach oznaczonych, w których ustanawia się odrębną własność lokali mieszkalnych,
− spośród 3002 lokali mieszkalnych, 140 lokali (4,7 %) posiadało status lokatorski,
1.961 (65,3 %) status własnościowy, a 901 (30 %) posiadało odrębną własność,
− w ogólnej liczbie 65 lokali o innym przeznaczeniu, 29 (44,6 %) posiadało status
własnościowego prawa do lokalu, 11 (16,9 %) posiadało odrębną własność, a 25
(38,5 %) znajdowało się w wynajmie,
− ogólna powierzchnia zasobów wynosiła 164.243,22 m2, w tym 152.925,9 m2
93,1%) stanowiła powierzchnia lokali mieszkalnych i 11.317,32 m2 (6,9 %) powierzchnia lokali o innym przeznaczeniu.
2. Według stanu na dzień 31 grudnia 2009 roku (załącznik nr 6 do protokołu lustracji),
Spółdzielnia posiadała łącznie 30,37 ha gruntów, które w całości znajdowały się w
21
wieczystym użytkowaniu, z czego 29,26 ha były zabudowane, a 0,88 ha stanowiły rezerwę pod planowaną zabudowę. Łączna wartość 0,07 ha gruntów, zakupionych notarialnie na cele inwestycyjne, wynosiła 13.856 zł i w całości została sfinansowana
wkładami budowlanymi osób uczestniczących w budowie lokali mieszkalnych i garaży. Zakupu tych gruntów dokonano za zgodą Rady Nadzorczej, która zgodę nabycia
gruntów wraz z ceną ich nabycia, wyraziła w formie stosownej uchwały.
Z powyższego wynika, że mimo obowiązku, wynikającego z ustawy o spółdzielniach
mieszkaniowych, stan prawny gruntów nie został uregulowany. Podejmowane przez
Spółdzielnię próby uregulowania stanu prawnego gruntów, poprzez ich zakup, nie dały rezultatu, ze względu na to, iż Rada Miasta Grajewo zaproponowała znacznie niższe bonifikaty w stosunku do udzielanych bonifikat na zakup gruntów innym podmiotom. W związku z tym Zarząd odstąpił od zakupu gruntów, będących w wieczystym
użytkowaniu Spółdzielni.
3. Proces wyodrębniania 126 nieruchomości, stanowiących mienie Spółdzielni i oznaczenia przedmiotu odrębnej własności lokali położonych w obrębie poszczególnych nieruchomości, zakończono w 2003 roku. Oznaczanie przedmiotu odrębnej własności
dokonywano zgodnie z postanowieniami art. 42 i 43 ustawy z dnia 15 grudnia 2000
roku o spółdzielniach mieszkaniowych, na podstawie stosownych uchwał Zarządu,
które były poprzedzone projektami uchwał. Projekty te zostały wyłożone do wglądu
osobom, których dotyczyły i którym, zgodnie z ustawą, przysługiwało prawo żądania
przeniesienia na nich własności poszczególnych lokali. Uchwały Zarządu stanowiły
podstawę oznaczenia lokali i przypadających na każdy lokal udziałów w nieruchomościach wspólnych przy zawieraniu umów o ustanowieniu odrębnej własności lokali na
rzecz członków Spółdzielni oraz o przeniesienie własności tych lokali przez Spółdzielnię na rzecz członków lub innych osób.
4. Według struktury organizacyjnej i regulaminu organizacyjnego zarządzanie zasobami
mieszkaniowymi było scentralizowane (bez wyodrębniania osiedli pod względem organizacyjnym i ekonomicznym) i nadzorowane bezpośrednio przez Prezesa Zarządu.
Do zarządzania zasobami wyodrębniono 20 osobowy Dział techniczny, zatrudniający:
kierownika, specjalistę ds. remontowo budowlanych i transportu, specjalistę ds. technicznych, specjalistę ds. zagospodarowania zieleni, specjalistę ds. eksploatacji, bhp i
p.poż., brygadę remontowo-budowlaną – 10 osób, kierowcę, konserwatorów: elektryków – 2 osoby, stolarzy – 2 osoby, hydraulików – 5 osób, sprzątaczkę biurową.
Bezpośrednią obsługą zasobów w mieszkaniowych Spółdzielni zajmowali się konserwatorzy i brygada remontowo-budowlana. Pracownicy ci zajmowali się bieżącą
22
konserwacją techniczną wszystkich budynków i budowli będących w zarządzaniu
Spółdzielni, a także wykonywali pomocnicze (drobniejsze) roboty remontowe oraz
pełnili dyżury w święta oraz tzw. „długie weekendy”, dyżurując (wg. przyjętego grafiku), w domach pod telefonem, wykonując pilne prace awaryjne. Natomiast codzienną obsługę zasobów w sytuacjach awaryjnych, poza urzędowymi godzinami pracy
Spółdzielni, zapewniali konserwatorzy na telefoniczne wezwanie lokatorów budynków. Numery telefonów do konserwatorów były udostępnione wszystkim mieszkańcom poprzez ich zamieszczenie na tablicach ogłoszeń, znajdujących się w budynkach
mieszkalnych.
Tego rodzaju zarządzanie zasobami Spółdzielni obowiązywało do marca 2009 roku.
W marcu 2009 roku sprywatyzowano wszystkich konserwatorów, pozostawiając brygadę remontowo-budowlaną, którą zlikwidowano z końcem 2009 roku, pozostawiając
do obsługi zasobów jedynie grupę 4 pracowników.
Od stycznia 2010 roku wszelkie usługi w zakresie konserwacji i remontów wykonywane były przez pracowników spoza Spółdzielni, którzy świadczyli usługi na podstawie zawartych umów, za które Spółdzielnia płaciła wynagrodzenie w formie miesięcznego ryczałtu.
Na wykonywanie usług w zasobach zawarto z podmiotami gospodarczymi 3 umowy.
Jedną na wykonywanie robót hydraulicznych i 2 na roboty elektryczne.
5. Przeprowadzone w dniu 27 maja 2010 roku oględziny stanu techniczno – porządkowego (załącznik Nr 13 do niniejszego protokołu lustracji) 6 budynków zawierających
256 mieszkań, co stanowiło 7,4 % zasobów mieszkalnych Spółdzielni wykazały, że
stan techniczny i porządkowo-estetyczny budynków nie budził zastrzeżeń. Tereny
przyległe do budynków jak i klatki schodowe utrzymywano w należytej czystości. Na
klatkach schodowych panował ład i porządek. Trawniki wykoszone. Drogi dojazdowe
w b. dobrym stanie, wyłożone polbrukiem, bez dziur i ubytków. Ogródki przydomowe
zadbane. Chwasty i trawa, wykoszone. Place zabaw utrzymane w należytym stanie.
Urządzenia służące do zabawy sprawne. Do mankamentów stwierdzonych podczas
oględzin należy jedynie zaliczyć: konieczność dokonania naprawy cokołów i wiatrołapów zewnętrznych oraz wymiany szyby w jednych drzwiach wejściowych bloku
zlokalizowanego przy ul. Południe 10, a także odnowienia 3 klatek schodowych w
budynku przy ul. Tysiąclecia 2. Naprawy te ujęto do planu na 2010 rok.
6. Według dokumentacji oraz danych znajdujących się w załączniku Nr 5 do protokółu
lustracji wynika, że na koniec 2009 roku wszystkie budynki, będące w zarządzie
Spółdzielni, zostały opomiarowane zużyciem ciepła i wody. Natomiast spośród 3.002
23
lokali, 2.999 (99,90 %) posiadało opomiarowanie zużycia ciepła, i 3.000 (99,93 %)
zużycia wody. Użytkownicy nieopomiarowanych lokali (3 bez podzielników ciepła i 2
bez liczników wody), do czasu zakończenia lustracji nie wyrazili zgody na zamontowanie w ich lokalach mierników ciepła i wody i – zgodnie z regulaminem, dotyczącym tego rodzaju przypadków zostali obciążeni stałą miesięczną stawką ryczałtową w
zależności od powierzchni zajmowanego lokalu.
7. Plany finansowe gospodarki zasobami mieszkaniowymi (gzm) były opracowywane
corocznie i przyjmowane stosownymi uchwałami Rady Nadzorczej. I tak: plan na
2007 rok przyjęto uchwałą Nr 18/2006 z dnia 29 grudnia 2006 roku, na 2008 rok Nr
11/2007 z dnia 18 grudnia 2007 roku, a na 2009 Nr 1/2009 z dnia 26 stycznia 2009
roku. Plany te uwzględniały: wykonanie planu za rok poprzedni oraz zakładane przez
dostawców usług podwyżki cen za dostawę wody, ciepła, energii elektrycznej, a także
za wywóz nieczystości, jak też wzrost cen na materiały remontowe oraz wzrost podatku od nieruchomości, mając na uwadze zachowanie płynności finansowej Spółdzielni.
Zawierały także: plan gospodarczo-finansowy wpływów, plan gospodarczo-finansowy
kosztów oraz plan rzeczowo-finansowy remontów zasobów mieszkaniowych, których
zakres w pełni obejmował gospodarkę rzeczowo-finansową Spółdzielni.
8. Przeprowadzona przez lustratora analiza kosztów gzm wraz ze stopniem pokrycia poniesionych kosztów ustalonymi i pobieranymi opłatami za użytkowanie lokali z
uwzględnieniem kosztów dostawy energii cieplnej, wody i wywozu nieczystości (załącznik Nr 7 do niniejszego protokołu lustracji) wykazała m.in., że:
•
w 2006 i 2007 roku na działalności gzm wystąpił niedobór odpowiednio 90.479,11
zł i 65.142,81 zł który, w łącznej wysokości 155.620,92 zł, pokryto nadwyżką bilansową za 2007 rok, na co uzyskano zgodę Zebrania Przedstawicieli Członków
Spółdzielni, zawartą w uchwale Nr 9/2008 z dnia 14 marca 2008 roku (załącznik
Nr 8 do niniejszego protokołu lustracji), natomiast w 2009 roku uchwałą 9/2009 z
23 kwietnia 2009 roku dokonano podziału nadwyżki bilansowej zwiększając wynik na działalności gzm o kwotę 122.577,30 zł (załącznik Nr 9 do niniejszego protokołu lustracji),
•
w 2007 roku ogólne koszty gzm wynosiły 9.023.180,14 zł, co stanowiło 93,6 %
założeń planowych, a przychody – 8.958.038,33 zł (90,1 % założeń planowych), w
wyniku czego odnotowano niedobór na działalności gzm w wysokości 155.620,92
zł. Na wynik ten wpływ miał niedobór opłat uzyskanych w zakresie: eksploatacji
w wysokości 114.472,40 zł, dostaw zimnej wody w wysokości 41.310,09 zł, zużycia energii cieplnej w lokalach użytkowych własnościowych w wysokości
24
2.023,33 zł oraz nadwyżka opłat za wywóz nieczystości stałych w wysokości
2.184,90 zł,
•
w 2008 roku ogólne koszty gzm wynosiły 9.403.960,49 zł, co stanowiło 96,2 %
założeń planowych, a przychody – 9.406.025,69 zł (94,7 % założeń planowych), w
wyniku czego odnotowano nadwyżkę na działalności gzm w wysokości 2.065,20
zł. Na wynik ten wpływ miała nadwyżka opłat uzyskanych w zakresie eksploatacji
w wysokości 63.164,49 zł, dostawie energii cieplnej w wysokości 8,68 zł, oraz
niedobór opłat w zakresie: dostaw zimnej wody w wysokości 43.240,99 zł, wywozu nieczystości stałych w wysokości 17.231,08 zł i dostawie energii elektrycznej
jako medium w wysokości 635,90 zł,
•
w 2009 roku ogólne koszty gzm wynosiły 10.273.333,56 zł, co stanowiło 96,3 %
założeń planowych, a przychody – 10.580.625,48 zł (92,5% założeń planowych),
w wyniku czego odnotowano nadwyżkę na działalności gzm w wysokości
307.291,92 zł. Na wynik ten wpływ miała nadwyżka opłat uzyskanych w zakresie:
eksploatacji w wysokości 309.773,89 zł, wywozu nieczystości w wysokości
9.083,59 zł, dostaw energii cieplnej w lokalach użytkowych własnościowych w
wysokości 962,30 zł i z innych tytułów w wysokości 11.782,99 zł oraz niedobór
opłat w zakresie: dostaw zimnej wody w wysokości 22.366,43 zł, i dostaw energii
elektrycznej jako medium w wysokości 1.944,42 zł,
•
w latach 2007 – 2008 koszty na poszczególnych nieruchomościach, przypadające
na 1 m2 powierzchni użytkowej wynosiły odpowiednio: 4,65, 4,77 i 5,10 zł/m2, a
uzyskane przychody odpowiednio: 4,60, 4,77 i 5,25 zł/m2, pomniejszone o dokonane zwroty za co,
•
uzyskane przychody na gzm pochodziły z: opłat od lokali mieszkalnych w wysokościach odpowiednio: 8.625.978,17 zł, 9.006.509,29 zł i 10.140.720,47 zł oraz
opłat od lokali użytkowych w wysokości: 332.060,16 zł, 399.516,40 zł i
428.122,01 zł.
Poniesione w badanych latach jednostkowe koszty eksploatacji (załącznik Nr 10 do
niniejszego protokołu lustracji) były zróżnicowane. I tak: w 2007 roku poniesiony
miesięczny koszt eksploatacji, liczony w zł/m2 wyniósł: 1,71 przy planowanym 1,80;
w 2008 roku odpowiednio 2,0 i 1,96, a w 2009 roku 1,91 i 1,93. Natomiast odpis na
fundusz remontowy utrzymywał się na zbliżonym poziomie i wynosił odpowiednio
0,58, 0,57 i 0,56 zł/m2. Koszty eksploatacji w 2009 roku, w porównaniu do 2007 roku,
wzrosły o 8,7 % (z 3.339.31,88 zł do 3.848.257,12 zł). Wzrosły także koszty centralnego ogrzewania (c.o.) o 11,5 % (z 3.223.571,16 zł do 3.643.672,81 zł) oraz koszty
25
dostawy ciepłej wody (c.w) o 17,7 % (z 1.360.037,29 zł do 1.652.980,91 zł). Udział
poszczególnych grup kosztów w kosztach ogółem przedstawiał się następująco:
Wyszczególnienie
Eksploatacja
Odpis na fundusz remontowy
Koszt c.o.
Koszt c.w.
2007 rok
37,0 %
12,2 %
35,7%
15,1 %
Lata
2008 rok
41,9 %
11,9 %
31,2 %
15,0 %
2009rok
37,5 %
11,0 %
35,5 %
16,1 %
Największy udział w kosztach ogółem stanowiły usługi komunalne, w tym zwłaszcza
dostawa c.o. oraz eksploatacja.
W okresie objętym lustracją ogólne koszty na pozostałej działalności gospodarczej
(załącznik Nr 11 do niniejszego protokołu lustracji) wynosiły odpowiednio:
1.818.239,75 zł (110,7 % założeń planowanych), 1.903.044,76 zł (108,7 % założeń
planowanych) i 1.592.973,77 zł (118,0 % założeń planowanych), a przychody:
2.138.386,72 zł (103,1 % założeń planowanych), 2.252.037,13 zł (106,5 % założeń
planowanych) i 1.817.059,44 (118,2 % założeń planowanych). W wyniku tego Spółdzielnia odnotowała wynik netto do podziału w wysokości: 247.728,97 zł, 239.077,37
zł i 139.874,58 zł. I tak:
•
nadwyżka bilansowa za 2007 rok w wysokości 247.728,97 zł, uchwałą Nr 9/2008
Zebrania Przedstawicieli Członków z dnia 14 marca 2008 roku została podzielona
w sposób następujący: kwotę 17.592,58 zł rozliczono zgodnie z dyspozycją art. 5
ust 1 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 roku o spółdzielniach mieszkaniowych, na
eksploatację i utrzymanie nieruchomości wspólnych, kwotę 138.028,34 zł przeznaczono na pokrycie wydatków z eksploatacją i utrzymaniem nieruchomości pozostałych, a pozostałą kwotę 92.108,05 zł przeznaczono na zwiększenie funduszu
remontowego,
•
nadwyżka bilansowa za 2008 rok w wysokości 239.077,37 zł, uchwałą Nr 9/2009
IV części Walnego Zgromadzenia z dnia 23 kwietnia 2009 roku została podzielona w sposób następujący: kwotę 10.754,96 zł rozliczono zgodnie z dyspozycją art.
5 ust 1 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 roku o spółdzielniach mieszkaniowych, na
eksploatację i utrzymanie nieruchomości wspólnych, kwotę 89.075,72 zł przeznaczono na pokrycie wydatków z eksploatacją i utrzymaniem nieruchomości pozostałych (zimna woda, wywóz nieczystości, energia elektryczna), kwotę 22.746,62
zł przeznaczono na cele związane z utrzymaniem zasobów mieszkaniowych, a pozostałą kwotę 116.500,07 zł pozostawiono nierozdysponowaną,
•
nadwyżka bilansowa za 2009 rok w wysokości 139.874,58 zł zł, uchwałą Nr
8/2010 IV części Walnego Zgromadzenia z dnia 25 marca 2010 roku została po-
26
dzielona w sposób następujący: kwotę 10497,85 zł jako dochód zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych przeznaczyć na cele związane z utrzymaniem zasobów mieszkaniowych, a pozostałą kwotę 129.376,73 zł
pozostawiono do rozdysponowania w latach następnych.
W tym czasie koszty zarządu ogólnego (załącznik Nr 12 do niniejszego protokołu lustracji) wynosiły odpowiednio: 1.353.111,25 zł, 1.309.524,45 zł i 1.356.323,16 zł.
Główny udział w tych kosztach stanowiły wynagrodzenia wraz z narzutami, które
wynosiły: 703.418,08 zł, 663.799,59 zł i 685.949,78 zł, wydatki administracyjne i gospodarcze wraz z wydatkami na utrzymanie pomieszczeń, wynoszące: 406.855,27 zł,
394.511,33 zł i 438.444,75 zł oraz pozostałe wydatki (odpisy na fundusze, amortyzacja, wydatki samorządowe, PFRON itp.) wynoszące:161.826,52 zł, 160.799,32 zł
i 144.205,01 zł.
Źródłem sfinansowania tych kosztów były głównie przychody uzyskane z eksploatacji
podstawowej w wysokości: 807.354,93 zł, 1.113.917,36 zł i 875.237,23 zł oraz działalności inwestycyjnej w wysokości:274.761,00 zł, 105.867,00 zł i 480.375,00 zł.
9. Zatwierdzone przez Radę Nadzorczą w latach 2007 – 2009 stawki opłat eksploatacyjnych w przeliczeniu na 1 m2 powierzchni użytkowej (załącznik Nr 14 do niniejszego
protokołu lustracji) od lokali mieszkalnych (bez względu na strukturę posiadanych
praw do zajmowanych lokali) w 2007 roku wynosiły od 1,0 do 1,10 zł oraz 1,30 zł w
2008 i 2009 roku, a stawki opłat eksploatacyjnych od lokali użytkowych (również bez
względu na strukturę posiadanych praw do zajmowanych lokali) w 2007 roku wynosiły od 1,25 do 2,63 zł, w 2008 roku od 1,45 do 2,95 zł i w 2009 roku od 1,45 do 2,95
zł. Natomiast faktyczne stawki opłat, wyliczone przez Zarząd, wynikające z planów
finansowych były wyższe. I tak stawki opłat eksploatacyjnych w 2007 roku wynosiły:
− 1,24 zł/m2 od lokali mieszkalnych,
− 1,38 zł/m2 od lokali użytkowych własnościowych,
− 1,77 zł/m2 od lokali użytkowych własnościowych – usług medycznych,
− 2,77 zł/m2 od pozostałych lokali użytkowych własnościowych,
− 4,06 zł/m2 od lokali będących w najmie.,
a w 2008 i 2009 roku wzrosły do:
− 1,30 zł/m2 od lokali mieszkalnych,
− 2,95 zł/m2 od lokali użytkowych własnościowych,
− 1,85 zł/m2 od lokali użytkowych własnościowych – usług medycznych,
27
Natomiast na niezmieniony poziomie 2,77 zł/m2 i 4,06 zł/m2 pozostały stawki opłat
eksploatacyjnych od pozostałych lokali użytkowych własnościowych i lokali będących w najmie.
Pozostawienie w 2009 roku stawek eksploatacyjnych na niezmienionym poziomie
wynikało z zakładanego, przez Zarząd, zmniejszenia kosztów ogólnych i uzyskania
nadwyżki przychodów nad kosztami.
Przy opracowywaniu stawek opłat eksploatacyjnych w 2007 i 2008 roku prawidłowo
uwzględniano niezbędne składniki kosztowe, takie m.in. jak: zużycie energii, ubezpieczenia majątkowe, utrzymania czystości oraz koszty technicznej i eksploatacyjnej
obsługi zasobów, koszty ogólne, podatek od nieruchomości, wieczyste użytkowanie
gruntów i koszty utrzymania Spółdzielni.
Przyjęcie przez Radę Nadzorczą niższych opłat eksploatacyjnych, w stosunku do faktycznych opłat wynikających z planów finansowo-gospodarczych Spółdzielni, spowodowało m.in. niedobór środków finansowych na gzm.
10. Według danych księgowych oraz załącznika Nr 15 do niniejszego protokółu lustracji
zaległości członków w opłatach za lokale mieszkalne w 2007 i 2008 roku stanowiły
4% rocznego wymiaru opłat, a w 2009 roku wzrosły do 6 %, podczas gdy w tym czasie zaległości w opłatach za lokale użytkowe wynosiły odpowiednio: 14 %, 8 % i
10%. W 2009 roku, w porównaniu do 2007 roku, wzrosła także z 765 do 1.021 liczba
lokali zalegających z opłatami i wynikała ze zmiany terminu rozliczania opłat energii
cieplnej.
W strukturze zaległości opłat, zaległości powyżej 3 miesięcy za: lokale mieszkalne w
2007 roku stanowiły 71,5 %, w 2008 roku – 75,6 % i 2009 roku – 70,2 %, a za lokale
użytkowe odpowiednio: 25,0 %, 36,9 %, i 44,6 %.
W odniesieniu do członków Spółdzielni, którzy zalegali z opłatami stosowano szereg
środków egzekucyjnych, włącznie z kierowaniem spraw do Sądu. I tak w 2007 roku
do Sądu skierowano 19 spraw, w tym m.in. - 6 o nakaz zapłaty i 3 o eksmisję, w 2008
roku 24 sprawy, w tym m.in. – 19 o nakaz zapłaty i 5 o eksmisję i w 2009 roku 14
spraw, w tym wszystkie o nakaz zapłaty. Spośród 8 spraw skierowanych do Sądu o
eksmisję, w 6 przypadkach wydano wyroki dotyczące przeprowadzenia eksmisji, z
czego fizyczną eksmisję przeprowadzono w stosunku do 2 lokali.
11. Podział obowiązków w zakresie utrzymania budynków i lokali pomiędzy Spółdzielnią
a członkami określono w „Regulaminie użytkowania lokali, porządku domowego i
obowiązków stron w zakresie napraw i remontów Spółdzielni”, uchwalonym przez
Radę Nadzorczą uchwałą Nr 3 z dnia 28 września 2004 roku.
28
Do obowiązków Spółdzielni należało m.in. dbanie o stan techniczny budynków, terenów zielonych, czystość w otoczeniu budynków, urządzeń stanowiących ich trwałe
wyposażenie oraz należyte utrzymywanie wspólnego użytku, jak korytarze piwniczne,
pralnie domowe, suszarnie, strychy itp.. Ponadto do obowiązków Spółdzielni należało
wykonywanie napraw, a w tym głównie:
− naprawa wszystkich przewodów instalacyjnych, znajdujących się w lokalu, wchodzących w zakres standardowego wyposażenia lokalu,
− naprawa całej wewnętrznej instalacji centralnego ogrzewania bez zaworów termostatycznych i podzielników ciepła,
− naprawa stolarki okiennej i drzwi balkonowych,
− naprawa polegająca na usunięciu zniszczeń powstałych wewnątrz lokalu na skutek
niewykonania napraw należących do obowiązków Spółdzielni (np. usunięcie zacieków powstałych na skutek nieszczelności dachów itp.).
Naprawy zaliczane do obowiązków Spółdzielni, do marca 2009 roku wykonywane
były przez konserwatorów zatrudnionych w Spółdzielni, a od kwietnia 2009 roku
przez konserwatorów prowadzących samodzielną działalność gospodarczą, z którymi
Spółdzielnia zawarła umowy na czas nieokreślony. Konserwatorzy ci wykonywali
niezbędne naprawy na zlecenie Spółdzielni, za które pobierali miesięczne wynagrodzenie zryczałtowane.
Do obowiązków członków Spółdzielni należało m.in. dbanie o należytą konserwację
zajmowanego mieszkania i innych przynależnych mu pomieszczeń oraz dokonywanie
napraw urządzeń technicznych stanowiących wyposażenie mieszkania oraz natychmiastowe zgłaszanie w administracji Spółdzielni zauważonych awarii oraz uszkodzeń
instalacji i urządzeń znajdujących się w budynkach lub jego otoczeniu.
Egzekwowanie obowiązków przypisanych mieszkańcom lokali sprowadzało się praktycznie do comiesięcznego sprawdzania wodomierzy zimnej i ciepłej wody oraz corocznego przeglądu w mieszkaniach stanu technicznego: drożności kanałów wentylacyjnych, szczelności instalacji gazowych butli i piecyków, a także, co 5 lat instalacji
elektrycznej. Wyniki tych przeglądów (załącznik Nr 16 do niniejszego protokołu lustracji) wykazały, że:
− z ogólnej liczby 2.889 mieszkań w 2007 roku, 2.908 w 2008 roku i 2.954 w 2009
roku, przeglądem sprawności kanałów wentylacyjnych objęto wszystkie 100%
mieszkań,
− spośród 2.464 mieszkań, w których korzystano z butli i piecyków gazowych,
przeglądem szczelności instalacji gazowych tych urządzeń w 2007 roku objęto
29
2.281 mieszkań (92,6 %), w 2008 roku spośród 2.483 mieszkań korzystających z
butli i piecyków gazowych, przeglądem objęto 2.292 mieszkań (92,3 %) i w 2009
roku na 2.529 takich mieszkań, przeglądem objęto 2.306 mieszkań (91,2 %). Przeglądem nie objęto 183 mieszkania w 2007 roku, 191 w 2008 roku i 223 w 2009
roku. W lokalach tych nie dokonano przeglądu, z uwagi na brak dostępu do
mieszkań z winy lokatorów,
− w ramach 5 letniego przeglądu instalacji elektrycznych i badań skuteczności pożarowej oraz pomiaru oporności, badaniami tymi w 2007 roku objęto 91,8 % mieszkań, w 2008 roku 87,7 % mieszkań i 2009 roku 89,3 % mieszkań. Przeglądem tym
nie objęto 29 mieszkań w 2007 roku, 78 w 2008 roku i 113 w 2009 roku. W lokalach tych nie dokonano przeglądu, z uwagi na brak dostępu do mieszkań z winy
lokatorów.
12. Według stanu na dzień 30 grudnia 2009 roku Spółdzielnia (załącznik Nr 5 do niniejszego protokołu lustracji) posiadała 65 lokali o innym przeznaczeniu o powierzchni
11.317,32 m2, co stanowiło 2,2 % lokali ogółem, w tym 29 lokali z własnościowym
prawem do lokalu, 11 z odrębną własnością oraz 25 w najmie. Umowami najmu objęto wszystkie lokale użytkowe zarządzane przez Spółdzielnię. Naboru najemców (bez
opracowanego w tym zakresie regulaminu) dokonywał Zarząd spośród podań (ofert)
składanych przez przyszłych najemców. Po raz pierwszy „Regulamin najmu lokali
użytkowych i garaży zarządzanych przez Spółdzielnię”, opracowano w 2010 roku i
przyjęto uchwałą Nr 7/2010 Rady Nadzorczej z dnia 17 maja 2010 roku. Do chwili
opracowania regulaminu odpłatność za lokale użytkowe określał Zarząd na podstawie
kalkulacji kosztów, ustalając minimalne stawki czynszu, kierując się atrakcyjnością i
położeniem danego lokalu użytkowego. Pozostałe składniki opłat (dostawa ciepłej i
zimnej wody, wywóz nieczystości) ustalane były na poziomie rzeczywistych kosztów
ponoszonych przez Spółdzielnię. Stawki czynszu, obejmujące wszystkie elementy
kosztowe, występujące na danym lokalu ujmowano w umowach zawieranych z najemcami lokali użytkowych.
Przeprowadzona przez lustratora analiza 5, losowo wybranych, umów najmu zawartych z: CEFARMAM z dnia 29 04.2002 roku, P.H.U Tele-Info z dnia 02.11.2002 r.,
Bożenną Klisiak z dnia 1.10.1996 roku, firmą MADAY s.c. A i A Rogulscy z dnia
12.11.2008 roku oraz Stowarzyszeniem WSPIERANIA Inicjatyw Społecznych Na
Rzecz Osób Niepełnosprawnych z dnia 02.10.2000 r. wykazała, że umowy należycie
zabezpieczały interes Spółdzielni. Umowy zawierane były na czas określony i nieokreślony i oprócz stawek czynszu zawierały wszystkie elementy kosztowe występu-
30
jące na danym lokalu takie m.in. jak: opłaty za c.o., dostawę wody, odprowadzanie
ścieków czy wywóz nieczystości. W treści umów zawarto także okresy ich wypowiedzenia, jak również stwierdzenia, że zwrot lokali może nastąpić w stanie nie pogorszonym, a przeróbki lub adaptacje mogą być wykonywane jedynie za zgodą Spółdzielni, na koszt najemcy. Zabezpieczono także możliwość naliczania odsetek za nieterminowe opłaty wynikające z umów jak też możliwość wypowiedzenia umowy w
razie wystąpienia zwłoki w zapłacie miesięcznych stawek opłat eksploatacyjnych za
okres 2 miesięcy.
13. Zgodnie z obowiązującą w Spółdzielni strukturą organizacyjną, do 30 marca 2009
roku w Dziale technicznym: na stanowiskach nierobotniczych, oprócz kierownika, zatrudnionych było 5 specjalistów ds.: remontowo-budowlanych i transportu, technicznych, zagospodarowania zieleni, administracyjnych oraz eksploatacji bhp i p.poż., a
na stanowiskach robotniczych: 2 elektryków, 2 stolarzy, 5 hydraulików, 1 kierowca, 1
sprzątaczka oraz 10 pracowników jako brygada remontowo-budowlana.
Od dnia 1 kwietnia 2009 roku, w wyniku przeprowadzonej reorganizacji, na stanowiskach robotniczych pozostało: 2 stolarzy i 1 sprzątaczka oraz 10 pracowników jako
brygada remontowo-budowlana.
Natomiast z dniem 1 stycznia 2010 roku, ponownie zmniejszono obsadę Działu Technicznego, zmniejszając zatrudnienie specjalistów o 1 osobę, pozostawiając zatrudnienie specjalistów w ilości 4 etatów, tj. ds.: remontowo-budowlanych i transportu, technicznych, zagospodarowania zieleni oraz specjalistę ds. administracyjnych i samorządowych, a na stanowiskach robotniczych pozostawiono 5 pracowników: 4 konserwatorów i sprzątaczkę.
Stosowana w Spółdzielni dokumentacja pracy konserwatorów to przede wszystkim
Dzienniki zgłoszenia usterek: elektrycznych, hydraulicznych, stolarskich, dachowych
i różnych oraz karty zgłoszenie – zlecenie.
W dziennikach zgłoszeń usterek odnotowywano wszystkie usterki zgłaszane przez lokatorów mieszkań, a następnie, na tej podstawie, wystawiano karty zgłoszenie – zlecenie, w których odnotowywano miejsce i rodzaj zgłoszonych usterek oraz uzgodnione termin ich wykonania, a także osobę bądź osoby wyznaczone do usunięcia usterki.
Następnie konserwatorzy, po wykonaniu zleconych zadań, uzupełniali karty zgłoszenie – zlecenie o opis wykonanych robót wraz z rodzajem, ilością i wartością zużytych
materiałów, a także czas pracy potrzebny na usunięcie usterki. Potwierdzenie wykonania pracy, każdorazowo zatwierdzała osoba nadzorująca pracę konserwatorów, poprzez potwierdzenie podpisem wraz z datą wykonania robót i ilością zużytego mate-
31
riału pobranego uprzednio z magazynu dokumentem RW – rozchód wewnętrzny. Dane z tych kart były podstawą do sporządzania zbiorczych miesięcznych rozliczeń
przerobowych grup konserwatorów i grupy remontowo-budowlanej, które stanowiły
podstawę do kwotowego obciążenia poszczególnych nieruchomości. Wyliczenia te
przekazywane były do księgowości w celu odnotowania w urządzeniach księgowych
wartości poniesionych robot.
Według zapisów znajdujących się w Dziennikach zgłoszenia usterek w 2009 roku odnotowano ogółem 2.422 usterki, w tym 392 elektrycznych, 886 hydraulicznych, 838
stolarskich, 93 dachowych i 213 różnych.
Przeprowadzona przez lustratora analiza terminowości usuwania w 2009 roku 21 usterek elektrycznych od nr 339 do nr 358 z listopada 2009 roku, 24 stolarskich od nr 809
do nr 832 z grudnia 2009 roku i 25 różnych od nr 1 do nr 25 ze stycznia 2009 roku,
wykazała, że wszystkie zgłaszane usterki usuwane były w terminach uzgodnionych z
mieszkańcami, tj. tego samego dnia, bądź w terminie od 1 do 5 dni od daty zgłoszenia.
Nieprawidłowości w tym zakresie nie stwierdzono.
14. Usługi komunalne na rzecz Spółdzielni świadczyły firmy działające na ryku lokalnym. I tak: w zakresie dostawy ciepła – Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Sp. z
o.o. w Grajewie, wywozu nieczystości – Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych Sp. z
o.o. w Grajewie oraz dostawy wody i odprowadzanie ścieków – Zakład Wodociągów i
Kanalizacji również w Grajewie. Usługi te świadczone były na podstawie wieloletnich
umów, które były aktualizowane stosownymi aneksami. I tak:
•
umowę z Przedsiębiorstwem Energetyki Cieplnej Sp. z o.o. w Grajewie na dostawę ciepła z sieci ciepłowniczej podpisano w dniu 1 lutego 2005 roku. W umowie
określono obowiązki dostawcy i odbiorcy oraz ilości pobranego ciepła, a także
wysokość opłat obliczanych na podstawie ustalonych w taryfie cen za zamówioną
moc cieplną, cen ciepła, cen nośnika ciepła oraz stawek stałych i zmiennych za
usługi przesyłowe oraz inne określone w umowie. Taryfy ciepła, wraz z rodzajami
oraz wysokością cen i stawek opłat, przedstawiane były do wiadomości Zarządu,
bez możliwości ich negocjacji. Przykładowo cena ciepła wzrosła z 23,01 zł/GJ w
2007 roku do 29,18 zł/GJ w 2009 roku, a cena nośnika ciepła odpowiednio z 11,08
do 12,00 zł/m3. Jedyną możliwością, którą udało się wynegocjować Spółdzielni
było zawarcie porozumienia w sprawie nie naliczania przez Przedsiębiorstwo
Energetyki, kar za przekroczenie zamówionej mocy cieplnej oraz obniżenie jej
wartości w stosunku do wcześniej zawartej umowy,
32
•
umowę z Przedsiębiorstwem Usług Komunalnych Sp. z o.o. w Grajewie na wywóz nieczystości stałych z pojemników podpisano w dniu 24 sierpnia 2000 roku.
W umowie zawarto m.in. zapisy dotyczące materialnej odpowiedzialności Przedsiębiorstwa za wszelkie zobowiązania karne obciążające Spółdzielnię z tytułu braku utrzymania czystości w obiektach i przy obiektach służących do składowania
nieczystości stałych, a także kary tytułem nienależytego wykonywania przedmiotu
umowy w wysokości potrącenia 5 % wynagrodzenia miesięcznego oraz obowiązek złożenie zabezpieczenia w postaci weksla „in blanco” na kwotę 30.000 zł.
Miesięczne wynagrodzenie za wykonanie wszystkich obowiązków wynikających
z umowy ustalono w wysokości 14.000 zł, którą po przeprowadzonych negocjacjach zwiększono kolejnymi aneksami do 33.000 zł w 2008 roku i 40.700 zł w
2009 roku. Podejmowane ze strony Spółdzielni próby zmiany usługodawcy, zmierzające do obniżenia cen za wywóz nieczystości stałych nie powiodły się, bowiem
firmy uczestniczące w rozmowach nie gwarantowały obniżenia kosztów ponoszonych przez Spółdzielnię,
•
umowę z Zakładem Wodociągów i Kanalizacji w Grajewie na dostawę wody i odprowadzanie ścieków podpisano w dniu 15 grudnia 2003 roku. W umowie zawarto m.in., że dostarczanie wody i odprowadzanie ścieków odbywać się będzie na
warunkach określonych ustawą z dnia 7 czerwca 2001 roku o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (dz. U. Nr 72 poz. 747) oraz
zgodnie z regulaminem dostarczania wody i odprowadzania ścieków zatwierdzonym uchwałą Nr 234/XLI/2002 Rady Miasta Grajewo z dnia 2 października 2002
roku. Do umowy wpisano m.in., że dostawa wody i odprowadzanie ścieków odbywać się będzie w sposób ciągły i niezawodny. Określono także obowiązki odbiorcy i dostawcy, którego m.in. zobowiązano do dostarczania wody należytej jakości, określonej w obowiązujących przepisach prawa oraz odbioru ścieków w
określonym stanie i składzie, a w przypadku przerwy w dostawie wody, trwającej
ponad 12 godzin, dostawca został zobowiązany do zapewnienia zastępczego punktu pobierania wody. Ilość pobieranej wody ustalana jest na podstawie wskazań
wodomierzy, a do rozliczeń z tytułu dostawy wody i odprowadzania ścieków mają
zastosowanie ceny i stawki opłat oraz zasady ich stosowania zawarte w obowiązującej taryfie zatwierdzonej przez Radę Miasta Grajewo, bądź wprowadzone w trybie art. 24 ust. 8 ustawy. W związku z tym należne opłaty, ustalane przez Radę
Miasta, przedstawiane były do wiadomości Zarządu bez możliwości ich negocjacji. I tak w badanym okresie obowiązywały następujące ceny: 1,84 zł za dostawę 1
33
m3 wody i 2,89 zł za odbiór 1 m3 ścieków w 2007 roku, 1,90 zł za dostawę wody i
3,00 zł za odbiór ścieków w 2008 roku i 2,09 zł za dostawę wody i 3,31 zł za odbiór ścieków w 2009 roku.
15. W latach 2007 – 2009 rozliczenia Spółdzielni z użytkownikami lokali z tytułu dostawy wody, energii cieplnej i energii elektrycznej prowadzono prawidłowo, zgodnie z
regulaminami: „Rozliczenia kosztów gospodarki zasobami mieszkaniowymi i ustalania opłat za użytkowanie lokali”, „Rozliczenia kosztów energii cieplnej”, „Rozliczania zużycia wody i odprowadzania ścieków” oraz „Rozliczania zużycia energii elektrycznej w garażach”. I tak:
•
podstawą do rozliczenia kosztów energii cieplnej była łączna ilość zużytej na cele
centralnego ogrzewania energii cieplnej, obliczonej według wskazań licznika ciepła zainstalowanego w węźle cieplnym oraz wskazań podzielników kosztów
ogrzewania, zainstalowanych na poszczególnych grzejnikach, których odczyt dokonywała firma specjalistyczna, a dla lokali „nieopomiarowanych” naliczany był
ryczałt ustalany jako miesięczny koszt ogrzewania 1 m2 powierzchni użytkowej,
przyjęty na dany rok uchwałą Rady Nadzorczej, powiększony współczynnikiem
1,60. Powstałe niedobory opłat w stosunku do wniesionych zaliczek regulowane
były przez członków w terminach ustalonych przez Spółdzielnię, a powstałe w
tym zakresie, nadpłaty zaliczano na poczet przyszłych należności eksploatacyjnych,
•
podstawą ustalania opłat za dostawę ciepła do podgrzewania zimnej wody była
łączna ilość zużytej energii cieplnej wg wskazań licznika ciepła zainstalowanego
w węzłach cieplnych oraz łączna ilość wody wg wskazań wodomierzy w wymiennikowniach, a dla lokali nieopomiarowanych – ryczałt zużycia przypadający na
jedną osobę,
•
rozliczenia za zużycie wody i odprowadzanie ścieków obejmowały opłaty za pobór wody zimnej i odprowadzanie ścieków, obliczanych na podstawie wskazań
wodomierzy dokonywanych cyklicznie w okresach miesięcznych oraz energię
cieplną zużytą do podgrzania wody, koszty różnic w zużyciu wody, a także opłatę
eksploatacyjną i inne opłaty wynikające z taryfy opłat za wodę i ścieki. Ilość zużytej wody w lokalu stanowiła suma ilości wody zimniej i ciepłej zużytej w danym
lokalu, a ilość odprowadzanych z lokalu ścieków przyjmowana była jako równa
ilości zużytej w tym lokalu wody. Powstałe niedobory opłat w stosunku do wniesionych zaliczek pokrywane były z nadwyżek bilansowych, a powstałe nadpłaty
zaliczane były na poczet przyszłych przychodów,
34
•
rozliczeń za dostawy energii elektrycznej do lokali mieszkalnych Spółdzielnia nie
prowadziła. Rozliczenia te prowadzone były bezpośrednio przez lokatorów na
podstawie liczników energii, których odczyt dokonywali pracownicy Zakładu
Energetycznego. Natomiast Spółdzielnia dokonywała jedynie rozliczeń energii
elektrycznej do garaży jako pośrednik pomiędzy dostawcą energii elektrycznej a
odbiorcami – użytkownikami garaży. Koszty zużycia energii elektrycznej, naliczane według wskazań licznika głównego, rozliczano odrębnie na wszystkich
użytkowników garaży. Koszty te obejmowały opłatę za zużycie energii elektrycznej oraz inne opłaty wynikające z taryfy opłat za energię elektryczną. Przyjęto
także zasadę, że koszty wynikające z różnicy wskazań pomiędzy licznikiem głównym a sumą wskazań podliczników garażowych naliczano równo na wszystkich
użytkowników garaży. W przypadkach gdy stany liczników nie zostaną podane
przez wszystkich użytkowników garaży, powstała różnica, wynikająca pomiędzy
licznikiem głównym a sumą podanych liczników, obciąża po równo osoby, które
nie podały stanów liczników.
16. Budynki mieszkalne zarządzane przez Spółdzielnie posiadają od 4 do 5 kondygnacji.
W związku z tym nie zachodziła konieczność montażu dźwigów i prowadzenia gospodarki w tym zakresie. Spółdzielnia nie prowadziła także działań związanych z eksploatacją domofonów, instalacji AZART oraz telewizji kablowej. Opłaty w tym zakresie uiszczane były indywidualnie przez członków, bez udziału Spółdzielni.
VII. Gospodarka remontowa.
1. Dział Techniczny Spółdzielni posiadał pełną dokumentację architektoniczno – budowlaną wszystkich budynków mieszkalnych i użytkowych, wraz z książkami obiektów
budowlanych oraz karty napraw tych obiektów. Dokumentacja prowadzona była odrębnie na każdy budynek i przechowywana w wydzielonej szafie drewnianej, zamykanej na zamek typu ”Yale”. Nieprawidłowości w tym zakresie nie stwierdzono.
2. Prawidłowość i kompletność prowadzonych przeglądów technicznych wymaganych
przepisami ustawy – Prawo budowlane opisano w rozdziale V pkt. 11 niniejszego protokółu lustracji. Wymagane przeglądy dokonywały osoby posiadające odpowiednie
uprawnienia określone przepisami prawa.
3. Przeprowadzona przez lustratora analiza 7 (z 81), losowo wybranych „Książek obiektu
budowlanego” budynków mieszkalnych Nr 21 i 32 na Os. Centrum, Nr 53 i 28 na Os.
Południe, Nr 5 na Os. Broniewskiego oraz 6 i 7 na Os. 1000 – lecia wykazała, że:
− książki te założono wg wzoru ustalonego Rozporządzeniem Ministerstwa Spraw
Wewnętrznych i Administracji z 19 października 1998 roku (Dz. U. Nr 135, poz.
35
882 ze zm.) i zawierały kompletne wpisy o pracach remontowych wykonanych na
poszczególnych obiektach budowlanych,
− wpisów dokonywano zgodnie z wymogami prawa, systematycznie i chronologicznie kolejno w każdej z obowiązujących tabel, czytelnie bez skreśleń i poprawek,
− przeglądy techniczne przeprowadzano w ustawowych terminach (każdego roku
przegląd stanu technicznego budynku, wentylacji i szczelności butli i piecyków gazowych, a co 5 lat stanu technicznego przydatności obiektu budowlanego do użytku i instalacji elektrycznych). Przeglądy kończono protokołem nadając mu kolejny
numer wraz z datą przeprowadzenia oraz z podpisem osoby, dokonującej przegląd,
4. Nadzór, w imieniu Zarządu, nad stanem technicznym budynków mieszkalnych sprawował kierownik Działu Technicznego, posiadający uprawnienia konstrukcyjno – budowlane bez ograniczenia LOM-55 o numerze ewidencyjnym PDL/BO/0199/01 i specjalista ds. remontowo-budowlanych, który jest w trakcie uzyskiwania uprawnień
oraz, posiadający odpowiednie uprawnienia, elektrycy i hydraulicy, zgodnie z zawartymi przez Spółdzielnię umowami wieloletnimi.
5. Kwalifikacji potrzeb remontowych dokonywali każdorazowo członkowie Komisji
Inwestycyjnej Rady Nadzorczej w ramach prowadzonych przeglądów wiosennych i
jesiennych, przy udziale kierownika Działu Technicznego. Przeglądami obejmowano
stan techniczny budynków, w tym m.in. klatek schodowych, dachów, a także chodników, dróg osiedlowych, urządzeń zabawowych oraz zagospodarowania terenu. Przeglądy te stanowiły podstawę do opracowania planów rzeczowo-finansowych remontów na poszczególne lata, które zatwierdzane były przez Radę Nadzorczą łącznie z
planami finansowo-gospodarczymi.
W analizowanym okresie najwięcej środków finansowych przeznaczono na docieplenie stropodachów metodą wdmuchiwaną, malowanie klatek schodowych oraz wymianę okien na klatkach schodowych.
6. Z zapisów księgowych oraz danych znajdujących się w załączniku Nr 17 do niniejszego protokółu lustracji wynika, że wszystkie, ujawnione w trakcie przeglądów, potrzeby remontowe w wysokości 1.564.000 zł w 2007 roku, 1.115.000 zł w 2008 roku i
2.027.000 zł w 2009 roku, zostały ujęte do planów remontów opracowywanych na te
lata. Natomiast realizacja tych planów, w układzie finansowym, była zróżnicowana. I
tak w 2007 roku finansowy plan remontów zrealizowano w całości (100 %), w 2008
roku w 40,0% i w 2009 roku w 48,1 %. W 2008 roku finansowego planu remontów
nie wykonano m.in. w zakresie docieplenia dachów metodą wdmuchiwaną, malowania klatek schodowych, wymiany okienek na klatkach schodowych oraz prac remon-
36
towych zgłoszonych przez lokatorów, a w 2009 roku w zakresie malowania klatek
schodowych, wymiany okienek na klatkach schodowych oraz prac remontowych
zgłoszonych przez lokatorów. Niewykonanie planów remontowych w układzie finansowym w 2008 i 2009 roku spowodowane było wyborem wykonawców, którzy wykonali planowane prace za niższą kwotę w stosunku do planowanej oraz niepełne zrealizowanie planów w układzie rzeczowym. I tak na planowane do wykonania roboty
remontowe:
− w 2008 roku w zakresie: malowania 37 klatek schodowych za 350 tys. zł, wykonano malowanie w 10 (27,0 %) klatkach schodowych za 100 tys. zł. Nie wykonano także planowanych obróbek blacharskich w 1 budynku na kwotę 9 tys. zł. W
niepełnym zakresie wykonano także prace konserwacyjno-remontowe zgłaszane
przez lokatorów w ciągu roku,
− w 2009 roku w zakresie: malowania 39 klatek schodowych za 470 tys. zł, wykonano malowanie 22 (56,4 %) klatek schodowych za ok. 240 tys. zł. W niepełnym
zakresie wykonano także prace konserwacyjno-remontowe zgłaszane przez lokatorów w ciągu roku.
Niewykonane prace remontowe w 2008 i 2009 roku zostały wykonane w I kw. 2009 i
2010 roku.
7. W latach 2007 – 2008 potrzeby remontowe finansowane były w całości ze środków
funduszu remontowego. Wysokość funduszu remontowego (załącznik Nr 18 do niniejszego protokołu lustracji) w:
− 2007 roku wynosiła 1.497.777,15 zł i pochodziła z: odpisów od lokali mieszkalnych, usługowych i garaży w wysokości 1.100.462,04 zł oraz części nadwyżki bilansowej z 2006 roku w wysokości 308.287,84 zł przekazanej na fundusz remontowy uchwałą Zebrania Przedstawicieli Członków, a także wolnych środków pochodzących z przekształceń mieszkaniowych w wysokości 89.027,27 zł. Posiadane w 2007 roku środki funduszu remontowego wraz z nadwyżką tych środków,
pochodzących z roku poprzedniego w wysokości 543.289,87 zł, w całości pokrywały planowane nakłady remontowe na 2007 rok,
− 2008 roku wynosiła 1.209.444,52 zł i pochodziła z: odpisów od lokali mieszkalnych, usługowych i garaży w wysokości 1.117.336,47 zł oraz części nadwyżki bilansowej z 2007 roku w wysokości 92.108,05 zł przekazanej na fundusz remontowy uchwałą Zebrania Przedstawicieli Członków. Posiadane w 2008 roku środki
funduszu remontowego wraz z nadwyżką tych środków, pochodzących z roku po-
37
przedniego w wysokości 107.654,86 zł, w całości pokrywały planowane nakłady
remontowe na 2008 rok,
− 2009 roku wynosiła 1.138.000,00 zł i pochodziła w całości z odpisów od lokali
mieszkalnych, usługowych i garaży. Posiadane w 2009 roku środki funduszu remontowego wraz z nadwyżką tych środków, pochodzących z roku poprzedniego
w wysokości 871.359,67 zł, były niższe o 27.217,61 zł (o 1,4 %) od planowanych
nakładów remontowych na 2009 rok.
8. W badanym okresie roboty remontowe wykonywane były przez wykonawstwo własne
oraz w systemie zleconym. Wartość wykonanych robót, w układzie finansowym, z
podziałem na sposób wykonania przedstawiała się następująco:
dane w zł
Wyszczególnienie
Wykonawstwo własne
Wykonawstwo w systemie zleconym
Ogółem
2007
574.429,89
Lata
2008
282.849,55
2009
203.891,62
1.296.407,35
99.594,39
722.982,69
1.870.837,24
382.443,94
926.874,31
Wyboru wykonawców robót remontowych dokonywano zgodnie z wymogami zawartymi w „Regulaminie przeprowadzania przetargów na roboty, dostawy lub usługi na
rzecz Spółdzielni” zatwierdzonym uchwałą Nr 1/2005 Rady Nadzorczej z dnia 13
stycznia 2005 roku, z którego wynika m.in., że w przypadku, gdy wartość robót, dostaw lub usług przekracza wartość 20.000 zł wybór wykonawców lub dostawców poprzedzony jest postępowaniem przeprowadzonym w trybie: pisemnego przetargu nieograniczonego lub pisemnego przetargu ograniczonego.
Przeprowadzona przez lustratora analiza 3 losowo wybranych umów: 1 umowy na docieplenie szczytów w budynkach na Os. Centrum i Południe i 1 budynku na ul. Tysiąclecia oraz 2 umów na wymianę okien na klatkach schodowych i wiatrołapach w
budynkach na Os. Centrum i Południe, zawartych z wykonawcami robót remontowych wykazała, że:
•
we wszystkich przypadkach wyboru wykonawców robót dokonywano w trybie pisemnych przetargów nieograniczonych, z zachowaniem trybu i kryteriów określonych w obowiązującym w Spółdzielni regulaminie,
•
ogłoszenia o przetargach zamieszczano w regionalnej prasie i na tablicach ogłoszeń w Urzędzie Miasta i biurze Spółdzielni oraz w lokalnej sieci telewizji kablowej, z podaniem wykazu robót, terminu ich realizacji oraz miejsca złożenia pisemnych ofert i odbycia przetargu, a także złożenia wymaganych specyfikacji o
firmie i terminie ustalonej wpłaty wadium. Ponadto załączano informację o moż-
38
liwości odbioru specyfikacji istotnych warunków zamówienia w biurze Spółdzielni oraz o prawie odstąpienia przez Spółdzielnię od przetargu w całości lub części
bez podania przyczyn,
•
kryterium wyboru wykonawców była cena, okres gwarancji i termin wykonania
prac,
•
otwarcia ofert dokonywała komisja powołana przez Prezesa Zarządu, która rozpatrywała oferty spełniające kryteria podane w specyfikacji. Posiedzenia komisji,
każdorazowo dokumentowano w postaci protokółów, w których zawarte były dane
dotyczące rozpatrywanych ofert oraz decyzje dotyczące wskazania najkorzystniejszej oferty,
•
umowy zawierane z wykonawcami robót remontowych zapewniały ochronę interesów Spółdzielni. W umowach tych określono odpowiedzialność wykonawców z
tytułu nieterminowego, bądź nienależytego wykonania robót oraz możliwość naliczenia kar w wysokości 20 % wartości zamówienia wraz z ustawowymi odsetkami
i odstąpienie od umowy z wykonawcą oraz zwrot wpłaconego wadium z chwilą
wykonania przedmiotu umowy,
•
nadzór nad przebiegiem robót remontowych sprawował kierownik Działu Technicznego oraz specjalista ds. remontowo-budowlanych,
•
odbioru robót dokonywano komisyjnie z udziałem przedstawicieli Spółdzielni i
wykonawcy robót remontowych.
9. Zakupy materiałów, przeznaczonych do remontów wykonywanych w systemie własnym, dokonywane były przez pracowników Spółdzielni zatrudnionych w Dziale
technicznym. Zakupów tych dokonywano w hurtowniach i sklepach zlokalizowanych
na terenie Grajewa, a w przypadku zakupu materiałów o większej wartości, zakupów
dokonywano w trybie zapytania o cenę. Materiały zakupione do końca 2009 roku
przekazywane były, dowodami Pz – przyjęcie materiałów, na stan magazynowy, a od
stycznia 2010 roku, z chwilą likwidacji magazynu, materiały te przekazywane były
bezpośrednio wykonawcom. Rozliczenie czasu pracy pracowników wykonujących
prace remontowe oraz materiałów zużytych do wykonania tych prac następowało w
oparciu o wystawiane każdorazowo karty „Zgłoszenie – zlecenie”, w których odnotowywano rodzaj i zakres wykonywanych prac remontowych wraz z ilością i wartością
zużytych materiałów, a także niezbędny czas na wykonanie prac. Potwierdzenie wykonania pracy, każdorazowo zatwierdzała osoba nadzorująca pracę brygady remontowo-budowlanej, poprzez potwierdzenie podpisem wraz z datą wykonania robót i ilością zużytego materiału pobranego uprzednio z magazynu dokumentem RW – roz-
39
chód wewnętrzny. Dane z tych kart były podstawą do sporządzania zbiorczych, miesięcznych rozliczeń przerobowych grupy remontowo-budowlanej, które stanowiły
podstawę do kwotowego obciążenia poszczególnych nieruchomości. Wyliczenia te
przekazywane były do księgowości w celu odnotowania w urządzeniach księgowych
wartości poniesionych robót remontowych.
VIII. Działalność jednostek wykonawstwa własnego;
Wykonawstwo remontów w systemie własnym, do końca grudnia 2009 roku, prowadziła
brygada remontowo-budowlana w składzie 10 osobowym, a od stycznia 2010 roku, z
chwilą likwidacji brygady, prace remontowe wykonywane są wyłącznie w systemie zleconym. W związku z tym, że z dniem 31 grudnia 2009 roku zlikwidowano brygadę remontowo-budowlaną oraz magazyn, lustrator odstąpił od dokonania analizy działalności
jednostek wykonawstwa własnego oraz gospodarki magazynowej.
IX. Transport.
1. Do grudnia 2009 roku potrzeby transportowe Spółdzielni zabezpieczały następujące
środki transportowe: samochód dostawczy Lublin (rok produkcji 2001), samochód
ciężarowy Star 200 (rok produkcji 1999), samochód osobowy Lanos (rok produkcji
2001), ciągnik rolniczy C – 360 P (rok produkcji 1987), koparko-ładowarka „Białoruś” (rok produkcji 1988), spycharka gąsienicowa DT-75 (rok produkcji 1989), przyczepa W 225 (rok produkcji 1986) i przyczepa D 732 (rok produkcji 1986), a od
stycznia 2010 roku (po likwidacji brygady remontowo-budowlanej) w dyspozycji pozostały takie środki transportowe jak: samochód dostawczy Lublin, ciągnik rolniczy C
– 360 P wraz z przyczepami oraz samochód osobowy Lanos. Pozostały sprzęt transportowy sprzedano, za zgodą Rady Nadzorczej w dniu 29 października 2008 roku
oraz 25 lutego i 13 lipca 2009 roku.
Dokumentowanie pracy tego transportu prowadzono prawidłowo w oparciu o: karty
drogowe, raporty dzienne pracy sprzętu, miesięczne karty zużycia paliwa oraz rozliczenie kosztów transportu.
2. Według dziennych raportów pracy, stanowiących podstawę do sporządzenia zestawień z przerobu transportu w układzie miesięcznym, kwartalnym i rocznym, sprzęt
ten w I kw. 2010 roku wykorzystywany był w następującym zakresie: samochód dostawczy Lublin i samochód osobowy Lanos, wykorzystywany był codziennie w godzinach pracy, poza przypadkami wystąpienia awarii w jego pracy oraz okresowymi
przeglądami technicznymi, a ciągnik rolniczy w miarę potrzeb.
3. Według danych księgowych (załącznik Nr 19 do niniejszego protokołu lustracji),
koszty transportu poniesione przez Spółdzielnię w latach 2007 – 2009 wynosiły od-
40
powiednio 186.157,22 zł, 190.588,95 zł i 122.103,46 zł. Najwyższe koszty ponoszono
na płace wraz z narzutami oraz paliwo i materiały.
W tym czasie ogólne przychody transportu wynosiły: 205.380.58 zł w 2007 roku,
173.845,69 zł w 2008 roku i 137.968,70 zł w 2009 roku (załącznik Nr 19 A do niniejszego protokołu lustracji).
4. Stosowany w Spółdzielni system rozliczeń zużytego paliwa polegał na comiesięcznym sporządzeniu zestawienia zużycia materiałów pędnych przez poszczególne pojazdy, zgodnie z ustaloną dla nich normą. Karty drogowe pojazdów były przechowywane w segregatorach założonych na poszczególne pojazdy i stanowiły podstawę do
miesięcznych rozliczeń zużycia paliwa, w których odnotowywano wielkość zużytego
paliwa, jak również jego oszczędności i ponadnormatywne zużycie. I tak przykładowo:
•
ciągnik rolniczy w miesiącu styczniu 2010 roku zużył (wg normy 5,6 l/100 km)
łącznie 386,4 l oleju napędowego, z czego wyliczone oszczędności paliwa wynosiły 0,5 l i ponadnormatywne zużycie oleju napędowego wyniosło - 2,6 litra, a w lutym – 173,6 l oleju napędowego, z czego ponadnormatywne zużycie oleju wynosiło 2,9 l,
•
samochód Lublin w miesiącu lutym 2010 roku zużył (wg normy 13 l/100 km)
92,6l etyliny, z czego oszczędności paliwa wynosiły 1,3 l etyliny i ponadnormatywne zużycie etyliny 2,7 l, a w marcu – 93,2 l etyliny, z czego oszczędności wynosiły 1,6 l i ponadnormatywne zużycie - 2,9 l.
Za ponadnormatywne zużycie paliwa, wykazane w kartach miesięcznych, zostały wystawione wewnętrzne faktury obciążające poszczególnych kierowców wartością detaliczną nadmiernie zużytego paliwa.
X. Zagadnienia inwestycyjne.
A. Podstawy prawne i organizacyjne zabezpieczenie prowadzonej przez Spółdzielnię
działalności inwestycyjnej.
1. Podstawą prawną działalności Spółdzielni w zakresie realizacji inwestycji mieszkaniowych w 2009 roku (inwestycje prowadzone w latach 2007 i 2008 zostały
opisane w protokóle lustracji z dnia 30 września 2008 roku) był Statut oraz regulaminy:
•
rozliczeń inwestycji realizowanych w Spółdzielni,
•
rozliczeń finansowych z tytułu wkładów mieszkaniowych i budowlanych,
•
przyjmowania członków i ustanawiania na ich rzecz praw do lokali i zamian
mieszkań,
41
•
przeprowadzania przetargów na roboty, dostawy i usługi na rzecz Spółdzielni.
Z przeprowadzonej przez lustratora analizy treści tych regulaminów wynika, że
zapisy dokonane w tych unormowaniach były spójne i zgodne z postanowieniami
ustawy z dnia 15 grudnia 2000 roku o spółdzielniach mieszkaniowych3.
2. Obsługa działalności inwestycyjnej prowadzona była we własnym zakresie, bez
wydzielenia w strukturze organizacyjnej odrębnych komórek i stanowisk odpowiedzialnych za przygotowanie i przeprowadzenie inwestycji. Zadania w tym zakresie wykonywał bezpośrednio kierownik Działu technicznego pod nadzorem
członka Zarządu Spółdzielni, a w sprawach finansowych, związanych z inwestycjami, pod nadzorem zastępcy prezesa Zarządu – Głównej księgowej.
Koszty funkcjonowania własnej obsługi inwestycyjnej, zgodnie z „Regulaminem
rozliczeń inwestycji realizowanych w Spółdzielni”, i zapisami księgowymi, odnoszone były proporcjonalnie do wartości kosztów bezpośrednich ponoszonych na
dany środek trwały. Procentowy wskaźnik kosztów pośrednich do kosztów bezpośrednich, zatwierdzony uchwałą Nr 6/2008 Rady Nadzorczej z dnia 24 października 2008 roku, wynosił 21 % i dotyczył realizowanej inwestycji mieszkaniowej, tj.
budynku Nr 60 A na Os. Południe w Grajewie, jak również inwestycji realizowanych w przyszłości.
3. Nadzór inwestorski realizowany był w systemie zleconym, co opisano w części E
niniejszego protokółu lustracji.
4. Potrzeba prowadzenia działalności inwestycyjnej wynikała z bieżącego zapotrzebowania na mieszkania, sygnalizowane przez mieszkańców Grajewa oraz faktu, że
według stanu na dzień 31 grudnia 2008 roku, w Spółdzielni zarejestrowanych było
120 członków nie posiadających mieszkań,
5. Według danych zawartych w załączniku Nr 20 do protokółu lustracji wynika, że
Spółdzielnia w 2009 roku przekazała do użytku budynek mieszkalny wielorodzinny na os. Południe Nr 60A, w którym było łącznie 48 mieszkań o łącznej powierzchni 2.359,20 m2 oraz 36 garaży o pow. 591,9 m2. Wyboru wykonawcy budynku dokonano w ramach przetargu nieograniczonego, zgodnie z przyjętym regulaminem przeprowadzania przetargów na roboty, dostawy i usługi. Budynek został posadowiony, w całości, na gruntach znajdujących się w wieczystym użytkowaniu Spółdzielni.
3
t.j. Dz. U z 2003 r. nr 119, poz. 1116 ze zm.
42
W tym czasie Spółdzielnia nie rozpoczynała budowy innych (poza wymienionym
wyżej) budynków mieszkalnych, jak też nie kontynuowała budowy budynków
rozpoczętych przed 2009 rokiem.
B. Sprawy terenowo-prawne.
1. W 2009 roku Spółdzielnia nie dokonywała zakupu gruntów pod realizowane inwestycje mieszkaniowe. Tereny budowlane pod planowane do przekazania budynki mieszkalne i garaże nabywane były w latach poprzednich.
2. Z danych znajdujących się w Spółdzielni oraz załącznika Nr 6 do protokółu lustracji wynika, że według stanu na dzień 31 grudnia 2009 roku, Spółdzielnia posiadała
łącznie 30,37 ha gruntów będących w wieczystym użytkowaniu, które w całości
zostały zabudowane budynkami mieszkalnymi, usługowymi i garażami. Grunty
zakupione na cele inwestycyjne stanowiły zaledwie 0,07 ha, których koszty nabycia wynosiły 13.856 zł i w całości zostały sfinansowana wkładami budowlanymi
osób uczestniczących w budowie lokali mieszkalnych i garaży. Zakupu tych gruntów dokonano notarialnie za zgodą Rady Nadzorczej.
C. Przygotowanie inwestycji.
1. Sposób postępowania Spółdzielni w zakresie przygotowania inwestycji zbadano
na podstawie dokumentacji dotyczącej budowy budynku mieszkalnego, zlokalizowanego w Grajewie na Os. Południe 60 A, którego budowę rozpoczęto w dniu 8
września 2008 roku. Z analizy tej dokumentacji wynika m.in., że:
•
Spółdzielni uzyskała od właściwego organu, tj. Urzędu Miasta Grajewo, niezbędną decyzję dotyczącą warunków zabudowy wymienionego budynku
mieszkalnego. Decyzja ta wydana została w dniu 15 lipca 2008 roku na podstawie wniosku o ustalenie warunków zabudowy, opracowanego przez Spółdzielnię i przekazanego do Urzędu Miasta Grajewo w dniu 14 maja 2008 roku.
Zatwierdzenie projektu budowlanego i udzielenie pozwolenia na budowę budynku mieszkalnego wielorodzinnego 60 A, nastąpiło na podstawie decyzji Nr
210/08 Starosty Grajewskiego z dnia 18 sierpnia 2008 roku,
•
ogłoszenie dotyczące składania ofert na wykonanie dokumentacji technicznej i
odbioru specyfikacji, ukazało się w lokalnej prasie w dniu 6 marca 2008 roku
(przed terminem uzyskania decyzji o warunkach zabudowy). Ponadto ogłoszenie to wywieszono na tablicy ogłoszeń w siedzibie Spółdzielni oraz ukazało
się w telewizji osiedlowej. Według zapisów specyfikacji zakres robót, objętych przetargiem, dotyczył m.in. wykonania kompletnej dokumentacji tech-
43
nicznej wraz z infrastrukturą do 30 maja 2008 roku wraz z wystąpieniem do
Starostwa Powiatowego w celu uzyskania decyzji – pozwolenia na budowę,
•
wyboru wykonawcy na opracowanie dokumentacji technicznej, dokonano
zgodnie z regulaminem, w drodze pisemnego przetargu nieograniczonego i
negocjacji. Kryterium wyboru wykonawcy była cena i termin wykonania dokumentacji. Przetarg przeprowadziła 3 osobowa komisja powołana przez prezesa Zarządu. W wyznaczonym w specyfikacji terminie, oferty złożyło 3 wykonawców. Komisja przetargowa, jako najkorzystniejszą i spełniającą warunki
specyfikacji przyjęła ofertę firmy DOM-BUD z Suwałk, która zaproponowała
wykonanie dokumentacji za 34 zł/m2 w terminie do 10 czerwca 2008 roku,
podczas gdy Biuro Projektowe ABAKUS Andrzej Wojciech Janik z Ełku proponowało cenę 40 zł/m2 i termin do 30 czerwca 2008 roku, a Przedsiębiorstwo
Inwestycyjno Projektowe AC – system Sc z Suwałk – cenę 36 zł/m2 i termin
wykonania do 31 sierpnia 2008 roku,
•
w umowie na wykonanie 5 egzemplarzy projektu technicznego na budowę budynku mieszkalnego wielorodzinnego na osiedlu południe II, zawartej w dniu
10 kwietnia 2008 roku z firmą DOM-BUD z Suwałk, należycie zabezpieczono
interes Spółdzielni, zapisując w niej klauzulę dotyczącą kar umownych w wysokości 0,1 % wartości umowy za każdy dzień zwłoki oraz 20 % wartości
opracowania w przypadku odstąpienia od umowy,
•
kompletna dokumentacja techniczna wykonana została zgodnie z warunkami
umowy i przekazana Spółdzielni protokółem zdawczo-odbiorczym w dniu 17
lipca 2008 roku, tj. 98 dni po terminie umownym. Mimo to Spółdzielnia odstąpiła od naliczenia kar za nieterminowe przekazanie dokumentacji technicznej. Opóźnienie wykonania dokumentacji i odstąpienie od naliczania kar
umownych wynikało z faktu przedłużającego się terminu uzyskania decyzji
Urzędu Miasta Grajewo o warunkach zabudowy, którą Spółdzielnia uzyskała
dopiero w dniu 17 lipca 2008 roku, tj. w dniu przekazania dokumentacji technicznej.
2. Z zapisów księgowych oraz z faktury Nr 29/2008 wynika, że wypłacone wynagrodzenie za wykonanie dokumentacji technicznej wynosiło: 97.396,20 zł i było
zgodne z zawartą umową, tj. 33,00 zł za 1 m2, ustalone w trakcie negocjacji przeprowadzonej w dniu 8 kwietnia 2008 roku, przed podpisaniem umowy.
3. Według zapisów konta księgowego 083 – środki trwałe w budowie, całkowity
koszt przygotowania do budowy budynku mieszkalnego 60 A (bez kosztów opra-
44
cowania dokumentacji technicznej) wynosił łącznie 23.116,46 zł, w tym m.in.:
7.049,93 zł za opłatę przyłączy, 2.419 zł za sporządzenie map i ogłoszenia w prasie, 1.808,08 zł za uzyskanie wypisów z rejestru gruntów, 1.168,62 zł za uzyskanie map i 1.800 zł za usługi geodezyjne,
Koszty te w części pokryte zostały ze środków własnych Spółdzielni oraz w części
z rat wkładów budowlanych wpłacanych przez przyszłych użytkowników.
4. Rozpoczęcie robót budowlanych związanych z realizacją budynku mieszkalnego
wielorodzinnego na os Południe 60A nastąpiło w dniu 8 września 2008 roku, tj. 3
dni po uprawomocnieniem się decyzji Nr 210/08 Starosty Grajewskiego z dnia 18
sierpnia 2008 roku, zatwierdzającej projekt budowlany i udzielającej pozwolenie
na budowę. Z zapisów treści tej decyzji wynika, że Spółdzielnia została zobowiązana do: uzyskania ostatecznej decyzji o pozwoleniu na użytkowanie obiektu oraz
prowadzenia dziennika budowy. Zawiadomienie o terminie rozpoczęcia budowy
wraz z wymaganym oświadczeniem kierownika budowy o przejęciu obowiązków
i odpisem uprawnień budowlanych, przekazano Powiatowemu Inspektoratowi
Nadzoru Budowlanego w Grajewie w dniu rozpoczęcia budowy – 8 września 2008
roku.
D. Realizacja inwestycji.
1. Wyboru wykonawcy robót budowlanych budynku na os. Południe 60 A dokonano
zgodnie z obowiązującym regulaminem, w ramach pisemnego przetargu ofertowego nieograniczonego. I tak:
•
ogłoszenie na wykonanie budynku mieszkalnego wielorodzinnego i odbioru
dokumentacji wraz ze specyfikacją, ukazało się w lokalnej prasie w dniu 14
sierpnia 2008 roku. Ponadto ogłoszenie to wywieszono na tablicy ogłoszeń w
siedzibie Spółdzielni oraz ukazało się w telewizji osiedlowej. Według opracowanej specyfikacji kryterium wyboru wykonawcy była: cena 1 m2 powierzchni
użytkowej mieszkania, referencje wykonywanych robót i doświadczenie zawodowe, termin realizacji inwestycji oraz okres udzielonej gwarancji. Termin
realizacji inwestycji ustalono do dnia 31 sierpnia 2009 roku,
•
przetarg przeprowadziła 3 osobowa komisja powołana przez prezesa Zarządu,
przy udziale 3 członków Rady Nadzorczej, w tym jej przewodniczącego i zastępcy. W wyznaczonym w specyfikacji terminie, tj. do dnia 28 lipca 2008 roku oferty złożyło 2 wykonawców. Komisja przetargowa, jako najkorzystniejszą i spełniającą warunki specyfikacji, przyjęła ofertę Firmy Budowlanej INŻ.
– BUD Tadeusza Józefa Grygo z Ełku, która zaproponowała wykonanie 1 m2
45
powierzchni użytkowej mieszkania wraz z wykonaniem tarasów i infrastruktury towarzyszącej za 2.860 zł/m2 oraz termin rozpoczęcia robót w sierpniu 2008
roku i ich zakończenie 31 sierpnia 2009 roku oraz 3 letnią gwarancję, podczas
gdy drugi oferent – Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Sp. Z o.o. z Grajewa, zaproponowała wykonanie 1 m2 powierzchni użytkowej mieszkania wraz
z wykonaniem tarasów i infrastruktury towarzyszącej za 3.050 zł/m2 oraz termin zakończenia prac również do 31 sierpnia 2009 roku i 3 letnią gwarancję,
•
umowę nr 1/2008 na wykonanie budynku mieszkalnego na os. Południe zawarto, z wyłonionym w przetargu wykonawcą, w dniu 7 sierpnia 2008 roku. Z dokonanej przez lustratora analizy zapisów tej umowy wynika m.in., że:
− wykonawcę robót zobowiązano do wykonania przedmiotu umowy zgodnie
z dokumentacją techniczną i specyfikacją istotnych warunków zamówienia
oraz wiedzą techniczną i sztuką budowlaną przy zachowaniu obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa budowlanego, ppoż. i bhp,
− termin zakończenia inwestycji ustalono zgodnie z terminem proponowanym w ofercie, tj. do 31 sierpnia 2009 roku,
− wynagrodzenie za przedmiot umowy w formie ryczałtu za1 m2 powierzchni użytkowej mieszkania ustalono w wysokości 2.850 zł/m2, tj. o 10 zł/m2
mniej w stosunku do ceny oferowanej w przetargu. W związku z tym wartość umowna wykonania przedmiotu umowy, z uwzględnieniem powierzchni użytkowej, ustalona została na 6.723.720, 00 zł brutto,
− rozliczenie wynagrodzenia za wykonane roboty, następować miało fakturami przejściowymi w oparciu o harmonogram etapowania robót, stanowiący załącznik do umowy, według rzeczywistego zaawansowania wykonanych bezusterkowo robót, a rozliczenie ostateczne fakturą końcową
przedłożoną w terminie 1 miesiąca od dnia sporządzenia protokółu końcowego i bezusterkowego odbioru budynku,
− strony ustaliły, że w przypadku przerwy w wykonaniu robót z winy wykonawcy przez okres 30 dni lub zwłoki terminu o 30 dni w wykonaniu poszczególnych etapów robót ujętych w harmonogramie robót, zamawiający
ma prawo odstąpić od umowy i wykonawca obowiązany będzie do zapłaty
kar umownych w wysokości 10 % wartości robót pozostałych do wykonania na poszczególnych elementach. Ponadto ustalono dodatkowe zabezpieczenie w postaci kaucji gwarancyjnej w wysokości 50.000 zł, jako zabezpieczenie należytego wykonania zobowiązania, która miała zostać zwróco-
46
na po upływie 36 miesięcy. Ustalono także, że w przypadku zwłoki w realizacji umowy, wykonawca zapłaci kary umowne w wysokości 0,03 %
wartości brutto za każdy dzień zwłoki w wykonaniu poszczególnych etapów robót,
− wykonawca udzielił rękojmi i gwarancji na wykonywane roboty budowlane na okres 36 miesięcy, których bieg liczony będzie od daty spisania bezusterkowego protokółu końcowego odbioru robót,
− zakres rzeczowy robót, ujęty w umowie, był zgodny z opracowaną dokumentacją techniczną.
2. Z zapisów księgowych konta 083 – środki trwałe w budowie oraz 27 faktur dotyczących środków finansowych wypłaconych wykonawcy budynku mieszkalnego
wynika, że faktyczna wartość wynagrodzenia netto, wypłaconego wykonawcy za
wykonane prace budowlane, wynosiła łącznie 6.309.298 zł netto zł, tj. o 69.187,00
zł więcej w porównaniu do kwoty umownej (6.240.111,00 zł). Wypłacenie wyższego wynagrodzenia w stosunku do wartości umownej wynikało z konieczności
wykonania robót dodatkowych o wartości 119.187,00 zł, z czego potrącono kwotę
50.000 zł stanowiącą zabezpieczenie należytego wykonania robót umownych. Konieczność wykonania robót dodatkowych, wynikających z protokółu konieczności
z dnia 12 kwietnia 2009 roku, dotyczyła zmiany przeznaczenia poddasza, z nieużytkowego na użytkowe oraz modernizacji części komunikacyjnej, a także zmiany wykonania posadzek w pomieszczeniach użytkowych i gospodarczych z betonowych na wyłożone kamieniem sztucznym. Prace te nie były objęte dokumentacją techniczną oraz przetargiem nieograniczonym.
3. Z przeprowadzonej przez lustratora analizy wszystkich 27 faktur, dotyczących
środków finansowych wypłaconych wykonawcy budynku na os. Południe 60 A
(Załącznik Nr 21 do protokółu lustracji) wynika, że:
− wypłaty cząstkowych wynagrodzeń dokonywano na podstawie protokółów
odbioru podpisanych przez inspektorów nadzoru, w których wartość elementów robót była zgodna z wartością robót ujętych w kosztorysie wykonawczym
i zapisami w dzienniku budowy,
− we wszystkich przypadkach faktury zawierały zapisy dotyczące numeru identyfikacyjnego nadawanego przez główną księgową, daty sporządzenia dowodu
oraz ceny jednostkowej i wartości, a także potwierdzenia sprawdzenia ich pod
względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzenia sum
do wypłaty podpisane przez główną księgową i prezesa.
47
E. Nadzór inwestorski w trakcie inwestycji.
1. Nadzór inwestorski nad realizacją budynku mieszkalnego realizowanego w 2009
roku sprawowany był w systemie zleconym. Wyboru inspektora nadzoru dokonano, zgodnie z regulaminem, w drodze przetargu ofertowego nieograniczonego.
Przetarg przeprowadziła 3 osobowa komisja powołana przez prezesa Zarządu,
przy udziale 2 członków Rady Nadzorczej – przewodniczącego i jego zastępcy. W
wyznaczonym w ogłoszeniu terminie składania ofert, tj. do dnia 18 sierpnia 2008
roku, oferty złożyło 2 oferentów. Komisja przetargowa, jako najkorzystniejszą
przyjęła ofertę Pracowni Projektowej – Jerzy Małkowski z Ostrołęki, która zaproponowała wykonanie nadzoru inwestycyjnego w wysokości 0,92 % kwoty wartości inwestycji netto, podczas gdy firma Usługi Projektowo Inwestycyjne Sieci i
Instalacje Sanitarne Alina Dudzińska również z Ostrołęki, zaproponowała wykonanie usługi za 1,7 % kwoty wartości inwestycji netto.
Umowę, z wyłonioną w przetargu pracownią, dotyczącą pełnej obsługi inwestycyjnej w zakresie nadzoru budowlanego, instalacji sanitarnej i instalacji elektrycznej, podpisano w dniu 25 sierpnia 2008 roku. Z zapisów tej umowy wynika m.in.,
że:
− nadzór inwestorski będą prowadziły osoby posiadające wymagane uprawnienia budowlane i zrzeszone w Mazowieckiej Okręgowej Izbie Inżynierów Budownictwa,
− prace wynikające z umowy będą wykonywane w terminie od 1 września 2008
roku do 31 sierpnia 2009 roku,
− wynagrodzenie za wykonywane prace ustalono na 53.664 zł + podatek VAT,
płatne comiesięcznie, w 12 równych ratach, wynoszących 4.472,00 zł + VAT,
w zależności od zawansowania nadzoru określonego w protokółach odbioru
raportu miesięcznego,
− kary umowne, w przypadku nie wywiązania się zleceniobiorcy z warunków
umowy, określono w wysokości do 5 % ustalonego wynagrodzenia.
2. Z dokonanej przez lustratora analizy zapisów znajdujących się w dokumentacji i
dzienniku budowy nr 214/08 budynku mieszkalnego wraz z garażami na os Południe, założonego w dniu rozpoczęcia budowy, tj. 8 września 2008 roku wynika,
że:
− wymagane zawiadomienie o rozpoczęciu budowy, zgodnie z art. 41 ust. 4
ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku, przekazano Powiatowemu Inspektorowi Nadzoru Budowlanego w Grajewie w dniu 8 września 2008 roku,
48
− do dziennika budowy wpisano osobę sprawującą obowiązki kierownika budowy posiadającego wymagane uprawnienia budowlane oraz osoby sprawujące
nadzór budowlany wraz z numerami wymaganych uprawnień budowlanych,
− inspektorzy nadzoru dokonali 37 wpisów do dziennika budowy, w tym 10 dotyczących robót zanikowych,
− w dniu 24 kwietnia 2009 roku budowa kontrolowana była przez Powiatowego
Inspektora Nadzoru Budowlanego w Grajewie, który stwierdził, że stan zaawansowania robót był zgodny z wpisem w dzienniku budowy, a budowa
prowadzona była zgodnie z projektem i warunkami technicznymi oraz pozwoleniem na budowę.
F. Finansowanie inwestycji.
1. Z dokumentacji inwestycyjnej, zapisów ewidencji księgowej i danych zawartych
w załączniku Nr 22 do protokółu lustracji wynika, że według ostatecznego rozliczenia, wartość netto zadania inwestycyjnego, tj. budowy budynku mieszkalnego
zlokalizowanego na os. Południe 60 A, wynosiła łącznie 7.310.530,37 zł i została
sfinansowana do wysokości 3.708.195,27 zł (50,7 %) środkami finansowymi
wpłacanymi przez przyszłych użytkowników lokali mieszkalnych i garaży oraz do
3.602.335,25 zł (49,3 %) środkami własnymi Spółdzielni. Kredytów bankowych
na sfinansowanie inwestycji realizowanej w 2009 roku Spółdzielnia nie zaciągała.
Niepełne pokrycie kosztów budowy budynku, środkami finansowymi nabywców
mieszkań i konieczność zaangażowania środków własnych Spółdzielni, spowodowana była brakiem chętnych do zakupu wszystkich 48 mieszkań i 36 garaży. Według stanu na dzień 31 grudnia 2009 roku do sprzedaży pozostawało 17 lokali
mieszkalnych, 31 garaży i 5 poddaszy użytkowych. Do końca kwietnia 2010 roku
sprzedano 4 mieszkania. W związku z tym nadal, do zagospodarowania pozostaje
13 lokali mieszkalnych, 31 garaży i 5 poddaszy użytkowych.
2. Z przeprowadzonej przez lustratora analizy wszystkich 35 umów o budowę lokali
mieszkalnych znajdujących się w budynku 60 A, w tym 31 zawartych do końca
2009 roku i 4 zawartych w 2010 roku wynika m.in., że:
•
we wszystkich przypadkach umowy zostały zawarte jako umowy ostateczne,
bez podpisywania umów wstępnych określających cenę 1 m2 powierzchni
użytkowej,
•
w 10 (na 35) przypadkach umowy zostały zawarte przed terminem rozpoczęcia
budowy budynku w granicach od 10 do 157 dni przed terminem, w 13 przy-
49
padkach w trakcie budowy, a w 12 przypadkach po jej zakończeniu, w granicach od 2 do 242 dni po terminie zakończenia budowy,
•
we wszystkich przypadkach umowy zawierane były z osobami fizycznymi,
•
we wszystkich przypadkach strony zobowiązały się ustanowić na rzecz członka odrębną własność lokalu opisanego w § 3 ust 1 umowy po uprzednim spełnieniu przez członka warunków wynikających z przepisów ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, Statutu i postanowień umowy,
•
wysokość wkładów budowlanych, wnoszonych przez poszczególnych członków, ustalana była do pełnej wysokości kosztów poniesionych przez Spółdzielnię na budowę poszczególnych lokali mieszkalnych, garaży bądź poddasza użytkowego,
•
członkowie zostali zobowiązani do wniesienia wkładów budowlanych, w ratach i w terminach określonych w umowach, a nie wniesienie którejkolwiek z
ustalonych rat w określonym terminie skutkowało naliczeniem przez Spółdzielnię ustawowych odsetek, bądź rozwiązaniem umowy ze skutkiem natychmiastowym,
•
podstawą do ustalenia pełnej wysokości kosztów budowy poszczególnych lokali były koszty bezpośrednie wynikające z zawartej umowy z wykonawcą
oraz poniesione koszty pośrednie, wraz z ich zróżnicowaniem, w zależności od
kondygnacji, zgodnie z kalkulacją zatwierdzoną przez Zarząd i regulaminem
ustalania wkładu budowlanego. Do pełnych kosztów budowy przyjmowano
wykonanie lokalu w stanie niewykończonym, tj. z wyłączeniem drzwi wewnętrznych lokalu, wierzchniej warstwy posadzek w mieszkaniu i na balkonie,
robót malarskich oraz białego osprzętu,
•
w przypadkach nieuregulowanych w umowach, odwołano się do odpowiednich postanowień zawartych w przepisach Kodeksu cywilnego, ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, Statutu i regulaminów oraz uchwał organów
Spółdzielni,
•
przekazanie lokali mieszkalnych, garaży i poddaszy użytkowych następowało
na podstawie protokółów zdawczo – odbiorczych, a wszyscy użytkownicy złożyli wymagane deklaracje członkowskie i zostali przyjęci w poczet członków
Spółdzielni,
•
w 25 przypadkach przekazanie powierzchni mieszkalnych nastąpiło po wpłacie przez członków pełnej wysokości zobowiązań finansowych określonych
umowami, a w pozostałych 7 – terminy wpłat zostały, za zgodą Spółdzielni,
50
przesunięte na terminy późniejsze, bądź terminy te nie zostały przekroczone w
stosunku do terminów określonych umowami,
•
w 28 (na 35) przypadkach z członkami zawarto wymagane umowy notarialne
ustanawiające odrębną własność lokali mieszkalnych, a w pozostałych 7,
umowy notarialne są w trakcie załatwiania.
3. Z ewidencji księgowej oraz danych zawartych w załączniku Nr 23 do protokółu
lustracji wynika, że według stanu na dzień 31 grudnia 2009 roku koszty rodzajowe
poniesione na zadanie inwestycyjne wynosiły ogółem 7.310.530,27 zł, w tym
koszty bezpośrednie 6.402.361,68 zł (87,6 %), obsługa inwestycyjna 480.375 zł
(6,6 %), dokumentacja 79.832,95 zł (1,1 %), nadzór inwestycyjny 62.664 zł (0,9
%) i zakup terenu pod realizowany budynek 172.235 zł (2,4 %) oraz koszty pozostałe 113.061,64 zł (1,5 %).
Według dokumentów księgowych na zadanie inwestycyjne realizowane w 2009
roku nie utworzono odrębnego rachunku inwestycyjnego, a środki finansowe,
wpłacane przez przyszłych użytkowników lokali mieszkalnych, księgowano na
koncie 136 – rachunek bieżący Spółdzielni.
G. Rozliczenie inwestycji, ustalenie wysokości wkładów oraz ich egzekwowanie.
1. Według dokumentacji inwestycyjnej i zapisów księgowych, Spółdzielnia w 2009
roku przekazała do eksploatacji i dokonała ostatecznego rozliczenia budynku
mieszkalnego na os. Południe 60 A. Inwestycje tą realizowano zgodnie z postanowieniami „Regulaminu rozliczeń finansowych z członkami z tytułu wkładów
mieszkaniowych i budowlanych w eksploatowanych zasobach mieszkaniowych”,
przyjętego uchwałą Nr 1/2005 Rady Nadzorczej z dnia 13 stycznia 2005 roku oraz
„Regulaminu rozliczeń inwestycji realizowanych w Spółdzielni”, przyjętego
uchwałą Rady Nadzorczej z dnia 26 stycznia 2007 roku z mocą obowiązującą od 1
stycznia 2007 roku.
Według tych regulaminów do kosztów bezpośrednich ujęto koszty bezpośrednio
związane z budową, a w szczególności:
•
koszty budowy obiektu kubaturowego,
•
koszty uzbrojenia terenu niezbędnego do funkcjonowania w zakresie ujętym w
pozwoleniu na budowę,
•
koszt planowanej infrastruktury towarzyszącej przedmiotowemu obiektowi,
a do kosztów pośrednich zaliczono m.in. koszty:
•
dokumentacji projektowej,
•
badań geodezyjnych i geologicznych,
51
•
nabycia gruntu,
•
przygotowania terenu,
•
prac rozbiórkowych,
•
związane z przesiedleniem dotychczasowych użytkowników,
•
ubezpieczenia inwestycji,
•
utrzymania własnej i zleconej służby inwestycyjnej.
Cenę 1 m2 powierzchni użytkowej budynku mieszkalnego, przekazanego do użytku w 2009 roku, ustalono na posiedzeniu Zarządu w dniu 29 lutego 2009 roku w
oparciu o koszty bezpośrednie, wynikające z zawartej umowy z wykonawcą oraz
zatwierdzoną przez Radę Nadzorczą, wraz ze zróżnicowaniem ceny w zależności
od kondygnacji. I tak: cenę 1 m2 pow. użytkowej parteru i I piętra ustalono na
2.888 zł/m2, II piętra na 2.833 zł/m2 i III piętra na 2.530 zł/m2.
Określono również wysokość wkładu budowlanego do wniesienia z rozłożeniem
na raty w terminach określonych w umowach. Koszt budowy, a tym samym wielkość wkładu budowlanego ustalano jako ostateczny, bez rozliczenia dwuetapowego (wstępnego i ostatecznego).
2. Zgodnie z zakładowym planem kont, przyjętym uchwalą Nr 7a/2008 Zarządu
Spółdzielni z dnia 2 stycznia 2008 roku, analityka rodzajowa kosztów inwestycyjnych prowadzona jest na koncie 083 – środki trwałe w budowie bez wyodrębnieniem kosztów na poszczególne lokale mieszkalne.
Z zapisów znajdujących się na tym koncie oraz w kalkulacji kosztów 1 m2 pow.
użytkowej budynku, oddanego do użytku w 2009 roku (załącznik Nr 24 i 25 do
protokółu lustracji) wynika, że ostateczna wartość kosztów budowy budynku
mieszkalnego wynosiła 7.868.291 zł brutto, w tym 6.723.719,50 zł stanowiły
koszty bezpośrednie (5.649.855 budowa budynku mieszkalnego, 346.555 zł budowy poddaszy i 727309,50 zł garaży) oraz 1.144.571,50 zł koszty pośrednie
(837.945 zł budowa budynku mieszkalnego, 95.183 zł poddaszy i 211.443,50 zł garaży).
Zatwierdzenie ostatecznego rozliczenia budowy budynku mieszkalnego nastąpiło
na posiedzeniu Zarządu Spółdzielni w dniu 25 lutego 2010 roku – 35 dni od daty
otrzymania przez Spółdzielnię decyzji Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Grajewie, udzielającej pozwolenie na użytkowanie tego budynku mieszkalnego.
3. Do dnia zakończenia lustracji Spółdzielnia nie dokonywała rozliczenia ewentualnie powstałych różnic w rozliczeniu końcowym inwestycji, bowiem nie wszystkie
52
mieszkania zostały sprzedane oraz nie wszyscy użytkownicy wpłacili pełne wkłady finansowe, ustalone umowami.
4. Po przekazaniu do użytku budynku mieszkalnego i dokonaniu ostatecznego rozliczenia budowy, wystawiono w dniu 31 grudnia 2009 roku wymagany dokument
OT – przyjęcie środka trwałego o numerze 8/09. Wartość środka trwałego wynosząca 7.310.530 zł, przyjęta w tym dowodzie, była zgodna z zapisami księgowymi
i rozliczeniem ostatecznym, a charakterystyka techniczna obiektu przyjętego na
stan Spółdzielni, odpowiadała opisom zawartym w protokóle odbioru i dokumentacji technicznej.
H. Przekazanie budynku do eksploatacji.
1. Termin odbioru budynku, realizowanego w 2009 roku, ustalono pisemnie po dacie
zgłoszenia przez kierownika budowy zakończenia robót budowlano – montażowych i gotowości budowy do odbioru, co nastąpiło w dniu 19 sierpnia 2009 roku i
zostało potwierdzone w dzienniku budowy stosownym wpisem inspektora nadzoru. Komisyjny odbiór końcowy budynku mieszkalnego Nr 60 A, zlokalizowanego
na osiedlu Południe w Grajewie nastąpił w dniu 31 sierpnia 2009 roku na podstawie protokółu Nr 1/2009. Z zapisów tego protokółu m.in. wynika, że roboty budowlane wykonano zgodnie z umową i projektem, bez wad trwałych, zgodnie z
zapisami w dzienniku budowy tom 1 str. 20 oraz w umownym terminie – do 31
sierpnia 2009 roku.
2. W dniu odbioru przekazano Spółdzielni wymagane prawem dokumenty takie
m.in. jak: kartę gwarancyjną określająca uprawnienia użytkownika z tytułu rękojmi za wady fizyczne budynku, protokóły odbioru instalacji i urządzeń wraz niezbędnymi kartami gwarancyjnymi, atesty i świadectwa jakości wbudowanych materiałów, oświadczenie kierownika budowy i kierowników robót o zgodności wykonania prac z projektem.
3. Inwestycja przekazana do użytkowania w 2009 roku, została zrealizowana w terminie umownym i nie zachodziła konieczność naliczania kar za nieterminowe jej
wykonanie.
4. Powierzchnie ustalone w protokóle odbioru budynku mieszkalnego były zgodne z
powierzchniami ujętymi do dowodu OT oraz umowami zawartymi z przyszłymi
użytkownikami.
5. Decyzja Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Grajewie udzielająca
pozwolenie na użytkowanie budynku mieszkalnego, wydana została w dniu 21
stycznia 210 roku.
53
I. Usuwanie wad i usterek w okresie rękojmi.
Z uwagi na krótki okres czasu, jaki upłynął od dnia zakończenia realizacji budowy
budynku mieszkalnego, do dnia zakończenia lustracji, Spółdzielnia nie przeprowadzała okresowych przeglądów z udziałem przedstawicieli generalnego wykonawcy, podwykonawców i inwestora. Przeglądy takie planowane są do przeprowadzenia w późniejszym czasie.
XI. Działalność społeczna i oświatowo-kulturalna.
Spółdzielnia w analizowanym okresie nie prowadziła działalności społecznej i oświatowo-kulturalnej i nie tworzyła na ten cel funduszy.
XII.
Gospodarka finansowa Spółdzielni.
1. Spółdzielnia w badanym okresie prowadziła rachunkowość zgodnie z ustawą z dnia
29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. Nr 76, poz. 694 z ze
zm.). W trybie art. 10 ust. 1 ww. ustawy wdrożono w życie zasady (politykę) rachunkowości, wprowadzone uchwałą Nr 10 Zarządu z dnia 17 lutego 2003 roku i zmienione uchwałą Nr 11 Zarządu z dnia 17 listopada 2008 roku wraz z Zakładowym Planem
Kont wg opracowania K.H. Dziewior Wydawnictwo Centrum w Warszawie.
Dokumentacja zasad rachunkowości zawierała uregulowania w zakresie:
− określenia roku obrotowego i okresów sprawozdawczych,
− metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
− zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym zakładowego planu kont, wykazu
ksiąg rachunkowych oraz opisu systemu przetwarzania danych.
Przyjęte zasady rachunkowości dostosowane były do specyfiki branżowej oraz potrzeb informacyjnych Spółdzielni.
System przetwarzania danych uwzględniał istotność i spełniał wymogi określone w
art. 13 i 14 ustawy o rachunkowości. Wprowadzony w Spółdzielni wykaz kont syntetycznych oraz zbiory kont analitycznych umożliwiały grupowanie operacji gospodarczych według zasad rachunkowości i były źródłem danych wprowadzanych do sprawozdań finansowych za dany rok. System zapisów pozwalał na kompletne ujęcie operacji gospodarczych z podziałem na poszczególne okresy sprawozdawcze i narastająco od początku roku.
2. Księgi rachunkowe prowadzone były rzetelnie, bezbłędnie i na bieżąco, na podstawie
sprawdzonych i zaakceptowanych do realizacji dowodów, zawierających klauzule o
przeprowadzonych kontrolach i dekretację pod względem rachunkowym i meryto-
54
rycznym oraz datę wpływu. Dowody księgowe przechowywano zgodnie z zasadami
określonymi w rozdziale 8 ustawy o rachunkowości.
3. Inwentaryzacja składników aktywów i pasywów prowadzono zgodnie z wymienioną
uchwałą Nr 11 z dnia 17 listopada 2008 roku. Środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych oraz rozrachunki z kontrahentami zinwentaryzowano drogą potwierdzenia sald, a pozostałe aktywa i pasywa zweryfikowano poprzez porównanie
zapasów ewidencji księgowej z dokumentami źródłowymi. Przeprowadzona inwentaryzacja potwierdziła realność sald. Według biegłych rewidentów, badających sprawozdania finansowe za lata 2007 – 2009, przebieg oraz dokumentowanie inwentaryzacji nie budziło zastrzeżeń i pozwalało na uznanie wykazanych w bilansie pozycji za
realne.
4. Spółdzielnia od 1 stycznia 2004 roku nie prowadziła gospodarki kasowej. Od stycznia
2004 roku opłaty, za użytkowanie lokali, pobierane są przez agencję Banku PKO B.P.
Oddział w Grajewie, zorganizowaną w biurze Spółdzielni.
5. W ocenie biegłych rewidentów, badających sprawozdania finansowe Spółdzielni za
2007, 2008 i 2009 rok, efektywność gospodarki finansowej jak też poprawność sporządzania sprawozdań finansowych nie budziła zastrzeżeń.
Według danych znajdujących się w (załączniku nr 26 do niniejszego protokołu lustracji) przychody finansowe uzyskane przez Spółdzielnię wynosiły 231.074,81 zł w 2007
roku, 250.809,36 zł w 2008 roku oraz 192.572,44 zł w 2009 roku i pochodziły od
udzielonych pożyczek i odsetek za zwłokę oraz z odsetek od lokat bankowych, których wartość wynosiła odpowiednio: 6.250.042,22 zł, 3.825.820,21 zł i 1.806.388,80
zł.
Natomiast w badanym okresie zysk netto wynosił odpowiednio: 247.728,97 zł,
239.077,37 zł i 139.874,58 zł.
Badania sprawozdań finansowych za lata 2007 – 2009 zostały przeprowadzone przez
Biuro Biegłych Rewidentów „DORADCA” Sp. z o.o. z siedzibą w Suwałkach, wpisaną na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów pod numerem 675. Badania prowadzili pracownicy
posiadający niezbędne uprawnienia, spełniający warunki niezbędne do wyrażenia bezstronnej i niezależnej opinii o badanym sprawozdaniu finansowym. Wyboru podmiotu
uprawnionego do przeprowadzania tych badań dokonywała każdorazowo Rana Nadzorcza na podstawie stosownych uchwał. Sprawozdania finansowe zostały przyjęte
stosownymi uchwałami: Zebrania Przedstawicieli Spółdzielni za 2007 rok i Walnego
55
zgromadzenia za 2008 i 2009 rok oraz złożone w Krajowym Rejestrze Sądowym i
Urzędzie Skarbowym w Grajewie.
XIII. Informacje końcowe.
1. Integralną część niniejszego protokołu lustracji stanowią następujące załączniki:
Nr 1; Wykonanie zatrudnienia i funduszu płac w latach 2007-2009,
Nr 2; Wykaz osób, które nie wykorzystały zaległych urlopów wypoczynkowych,
Nr3;Zestawienie odbytych posiedzeń i podjętych uchwał przez Radę Nadzorczą Spółdzielni,
Nr 4;Podstawowe informacje o członkach Spółdzielni,
Nr 5; Ogólna charakterystyka zasobów mieszkaniowych Spółdzielni,,
Nr 6; Zestawienie i stan prawnych gruntów,
Nr 7; Koszty i przychody gospodarki zasobami mieszkaniowymi,
Nr 8; Uchwała Nr 9/2008 Zebrania Przedstawicieli Członków Spółdzielni,
Nr 9; uchwała nr 9/2009 Walnego Zgromadzenia Spółdzielni,,
Nr 10; Koszty jednostkowe gospodarki zasobami mieszkaniowymi,
Nr11; Koszty i przychody pozostałej działalności gospodarczej (opodatkowanej)i
sprzedaży wewnętrznej za lata 2006-2008 ogółem i w przeliczeniu na m2 powierzchni użytkowej eksploatowanych zasobów,
Nr12; Koszty zarządu ogólnego Spółdzielni,
Nr13; Protokół z kontroli stanu techniczno-porządkowego zasobów Spółdzielni,
Nr14; Zestawienie najniższych i najwyższych stawek opłat eksploatacyjnych obowiązujących w nieruchomościach eksploatowanych przez Spółdzielnię,
Nr15; Kształtowanie się zaległości w opłatach eksploatacyjnych,
Nr16; Wykaz okresowych (rocznych) przeglądów stanu technicznego mieszkań,
Nr17; Zestawienie potrzeb remontowych Spółdzielni oraz zakres ich realizacji,
Nr18; Wykorzystanie środków funduszu remontowego Spółdzielni,
Nr19; Zestawienie kosztów grupy sprzętu,
Nr 19 A; Przychody transportu.
Nr20: Wykonanie planu rzeczowego inwestycji mieszkaniowych przekazanych w 2009
roku,
Nr21; Zestawienie faktur za roboty budowlane,
Nr22; Finansowanie kosztów poniesionych na realizację inwestycji przekazanych do
użytku w 2009 roku,
Nr 23; Koszty rodzajowe inwestycji przekazanych do użytku w 2009 roku,
56
Nr 24; Koszt 1 m2 powierzchni użytkowej mieszkań w budynku mieszkalnym,
Nr 25; Załącznik do kalkulacji utrzymania własnej służby inwestycyjnej
Nr 26; gospodarka finansowa Spółdzielni.
2. Przed podpisaniem protokółu lustracji Zarząd Spółdzielni został poinformowany o
przysługującym mu na mocy § 18 instrukcji w sprawie lustracji organizacji Spółdzielczych, zatwierdzonej uchwałą Nr 16/2005 Zebrania Ogólnego Krajowej Rady Spółdzielni z dnia 15 grudnia 2005 roku, prawie zgłaszania zastrzeżeń do konkretnych
sformułowań i danych zawartych w protokóle.
3. Protokół lustracji sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach i wręczono
je po jednym egzemplarzu Zarządowi i Radzie Nadzorczej Spółdzielni.
4. Do stwierdzeń zawartych w protokóle lustracji zastrzeżeń nie wnosimy.
Grajewo, dnia 16 czerwca 2010 roku.