Kodeks dobrych praktyk w zakresie funkcjonowania zamówień

ZAŁĄCZNIK NR 2 .1
DO REGULAMINU UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ O WARTOŚCI NIE PRZEKRACZAJĄCEJ WYRAŻONEJ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚCI KWOTY
30 000 EURO PRZYJĘTEGO ZARZĄDZENIEM NR ON.120.25.2014.ON PREZYDENTA MIASTA BIELSKA-BIAŁEJ Z DNIA 6 MAJA 2014 ROKU
Oznaczenie sprawy: PZE.605.1.2015
PZE.KW.2015.00018
Bielsko-Biała, dnia 21.04.2015 r.
ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY CENOWEJ
Miasto Bielsko-Biała, Urząd Miejski w Bielsku-Białej
Plac Ratuszowy 1, 43-300 Bielsko-Biała
zaprasza do złożenia oferty cenowej na wykonanie zamówienia:
organizacja i promocja gry miejskiej dla mieszkańców Bielska-Białej
pod nazwą: Zapanuj nad energią
(na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy − Prawo zamówień publicznych)
1.
a.
b.
c.
Sposób przygotowania i złożenia oferty cenowej:
w jednej zamkniętej kopercie, w siedzibie zamawiającego: Plac Ratuszowy 6, 43-300 Bielsko-Biała,
faksem na numer: ............../.......................,
e-mailem na adres: [email protected] .
2. Na kopercie /faksie/ w e-mailu należy umieścić nazwę i adres zamawiającego, nazwę i adres
wykonawcy oraz zapis:
„Oferta Cenowa”
organizacja i promocja gry miejskiej dla mieszkańców Bielska-Białej
pod nazwą „Zapanuj nad energią”
3. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest organizacja gry miejskiej dla mieszkańców Bielska-Białej oraz promocja
tego wydarzenia.
Miasto Bielsko-Biała opracowało i przygotowuje się do wdrożenia Planu Gospodarki Niskoemisyjnej dla
Bielska-Białej (PGN), którego główny filar stanowią właśnie mieszkańcy miasta. Treść PGN jest dostępna
pod następującym linkiem:
http://bip.um.bielsko.pl/#Z2V0Q29udGVudCgxMzgzODQp
Jest to jeden z elementów projektu „Aktualizacja SEAP dla Bielska-Białej w kierunku przekształcenia w
Plan Gospodarki Niskoemisyjnej” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej - Europejskiego
Funduszu Spójności i środków własnych Miasta Bielska-Białej.
Istotą gry miejskiej jest zapoznanie mieszkańców z ideą PGN poprzez zawarcie elementów związanych
z jego treścią w programie gry (zadaniach do wykonania). Gra ma mieć charakter zabawowy, ale
utrzymany w klimacie rywalizacji pomiędzy zespołami.
Lokalizacja i czas trwania gry:
teren miejskiego Parku Słowackiego, dnia 19.06.br, godz.16.30 – 20.00.
Przewidywana liczba uczestników ok. 200-300 osób (rodziny, znajomi, przyjaciele).
3.1 Szczegóły prowadzenia gry
3.1.1 Opracowanie i przeprowadzenie gry miejskiej polegającej na wykonaniu przez uczestniczące
zespoły mieszkańców zadań z tematyki oszczędzania energii (prądu, wody, ciepła, gazu, paliwa
transportowego) i gospodarki odpadami oraz wykorzystania odnawialnych źródeł energii; czas trwania
gry – ok. 2 godziny
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności
w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko
3.1.2 Zorganizowanie atrakcji sportowych, kulturalnych, naukowych, edukacyjnych dla rywalizujących
grup, powiązane z tematyką dotyczącą oszczędzania energii, ograniczania niskiej emisji, gospodarki
odpadami i innych działań służących zmniejszeniu emisji zanieczyszczeń do powietrza w atmosferze
zabawy i/lub konkursów z drobnymi nagrodami; atrakcje powinny być dostosowane do przyjmowanej
grupy uczestników; liczba jednocześnie trwających atrakcji powinna wynosić nie mniej niż 6; każda
z atrakcji dla pojedynczej grupy powinna trwać nie mniej niż 10 minut, ale nie więcej niż 15 minut.
Za atrakcje nie uznaje się punktów o charakterze statycznym np. wystaw; atrakcje stanowić mają
wypełnienie czasu oczekiwania grup na wyniki dotyczące zwycięzców gry oraz dla obserwatorów gry.
Wśród atrakcji należy zapewnić:
- wyświetlić kilkuminutowy film dotyczący Bielska-Białej dostarczony przez Zamawiającego.
3.1.3 Zorganizowanie i przeprowadzenie obrad jury rozstrzygającego wyniki gry miejskiej;
czas trwania obrad - max 30 minut.
3.1.4 Zorganizowanie nagród dla 3 zwycięskich grup oraz 5-10 wyróżnień, przygotowanie grafiki
dyplomów, a także wyprodukowanie dyplomów dla zwycięzców.
3.1.5 Zorganizowanie i przeprowadzenie wręczenia w/w nagród i wyróżnień; czas trwania wręczenia max 20 minut.
3.1.6. Zapewnić co najmniej:
- 1 ekspozycję lub inny element statyczny dostosowany do tematyki gry miejskiej,
- 1 ekspozycję interaktywną.
3.1.7. Inne propozycje uatrakcyjnienia wydarzenia.
3.2 Koncert muzyczny / występ artysty dla obecnych uczestników
zaproponowanie i zorganizowanie koncertu muzycznego/występu artysty dostosowanego charakterem
do klimatu wydarzenia oraz uczestników; koncert powinien się odbyć w trakcie obrad jury; czas trwania ok. 30 minut.
3.3 Promocja medialna wydarzenia
Uwaga: wszystkie materiały promocyjne powinny mieć spójną konwencję graficzną z logo „Bielsko-Biała
chroni klimat”, a na materiałach trwałych należy podać informacje o instytucji dofinansowującej zadanie
(informacje dostarczone będą przez Zamawiającego).
3.3.1 Akcje promocyjne przed wydarzeniem:
- przygotowanie graficzne oraz druk bannerów, zaproszeń, ulotek, itp.,
- dystrybucja spersonalizowanych zaproszeń i ulotek,
- promocja imprezy – w ciągu co najmniej 2 tygodni przed wydarzeniem,
- inne formy promocji imprezy.
3.3.2 Promocja w trakcie imprezy:
- banner promujący przesłanie Planu Gospodarki Niskoemisyjnej dla Bielska-Białej w postaci
chwytliwego hasła/zdania o treści przystępnej dla mieszkańców,
- ulotka dotycząca PGN o treści przystępnej dla mieszkańców,
- materiał reportażowy w trakcie imprezy (zdjęcia, video-rejestracja, udział lokalnej/regionalnej telewizji)
do późniejszej produkcji video clipu o grze miejskiej,
- produkcja video clipu (max 5 minut trwania)
3.4 Sprawy techniczno-organizacyjne:
 oznakowanie w graficznej konwencji kampanii „Bielsko-Biała chroni klimat” punktów programu
imprezy oraz ekipy prowadzącej zajęcia,
 dokumentowanie przebiegu i wizualizacji wydarzenia na potrzeby sponsorów (fotografie lub ujęcia
filmowe roll-upów, znaków firmowych i logotypów itp.),
 przygotowanie czytelnego programu imprezy,
 zapewnienie obsługi animatorów zajęć,
 zapewnienie materiałów warsztatowych dla uczestników,
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności
w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko



zapewnienie obsługi, nagłośnienia oraz odpowiedniej scenotechniki imprezy,
zapewnienie drobnych nagród dla uczestników ufundowanych przez pozyskanych przez
Zleceniobiorcę sponsorów lub zakupionych ze środków własnych Zleceniobiorcy,
zapewnienie obsługi konferansjerskiej imprezy odpowiedniej dla w/w grupy odbiorców.
4.


Termin realizacji zamówienia:
Gra miejska dla mieszkańców w dniu 19 czerwca 2015 r.
Produkcja video clipu z wydarzenia do dnia 22 lipca 2015 r.
Przyjmuje się, że wartość produkcji wideoklipu stanowi 5% wartości zamówienia.
5.
Warunki płatności: przelewem 14 dni po bezusterkowym odbiorze pracy i dostarczeniu faktury
końcowej. Dopuszcza się wcześniejszą płatność cząstkową odpowiadającą wykonanym na danym
etapie pracom materialnym.
6.
Opis sposobu przygotowania oferty cenowej:
Ocenie komisyjnej będzie podlegać zarówno cena (50%) jak i zawartość merytoryczna oferty (40%)
w zakresie proponowanych szczegółów programu oraz akcji promocyjnej, a także portfolio (10%).
Składając ofertę należy dostarczyć:
- wypełniony Wzór Oferty Cenowej,
- proponowany program imprezy (w tym elementy gry miejskiej) wraz z ich opisem oraz
z wyodrębnionym rozdziałem „inne propozycje uatrakcyjniające wydarzenie”,
- proponowany kształt akcji promocyjnej wydarzenia,
- portfolio z organizacji wydarzeń o podobnej tematyce i charakterze potwierdzające wykonanie
w ostatnich 5 latach przynajmniej 3 podobnych akcji.
7.
Termin i miejsce złożenia oferty cenowej:
Ofertę należy przesłać w terminie do dnia 30.04.2015 r., do godz. 10.00 e-mailem na adres:
[email protected] oraz dodatkowo pocztą tradycyjną lub osobiście z oryginalnymi podpisami.
Za termin doręczenia ofert do oceny uznajemy otrzymanie wiadomości e-mailem. Przesyłka pocztą
tradycyjną powinna dotrzeć nie później niż do 06.05.2015 r.
8.
Osobą uprawnioną do kontaktów z wykonawcami jest:
Piotr Sołtysek i Katarzyna Kordas, Urząd Miejski w Bielsku-Białej, Plac Ratuszowy 6,
43-300 Bielsko-Biała, pok. nr 510, V piętro, tel.33 49 71 518.
9.
Informacje dotyczące zawierania umowy:
Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, ale dopiero po otrzymaniu oryginału oferty
zamawiający wyśle do wykonawcy zamówienie/zlecenie/umowę w sprawie zamówienia
publicznego*.
10. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty cenowej.
11. Termin związania ofertą: 14 dni.
W załączeniu:
1. Wzór Oferty Cenowej.
* niepotrzebne skreślić
Podpisał w imieniu zamawiającego
Piotr Sołtysek
Pełnomocnik Prezydenta Miasta ds. zarządzania energią
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności
w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko