Pobierz fragment

ontrole
K w firmie
czerwiec 2014
issn 2300-1445
Przykłady Rozwiązanie problemów Komentarze Porady
Rozmowa z Agnieszką Królikowską, wiceminister finansów
w numerze
Mandat za niezarejestrowanie transakcji
w kasie może wynieść nawet 3.360 zł
ZASADY EWIDENCJI
Wpisy w ewidencji przebiegu pojazdu
są różne, zależnie od tego, kto ich
dokonuje – pracownik
lub zleceniobiorca
2
DOKUMENTOWANIE TRANSAKCJI
Faktura korygująca powinna zawierać
aktualne dane, tj. po dokonanej
zmianie w nazwie i adresie
4
ODPOWIEDZIALNOŚĆ PODATNIKÓW
Złożenie zaległej informacji dotyczącej
pojazdu może zminimalizować
odpowiedzialność przedsiębiorcy
5
ROZLICZENIA VAT
Samo zawarcie umowy najmu, nawet
po otrzymaniu zapłaty „na zachętę”,
nie stanowi świadczenia usług
i nie musi być opodatkowane VAT
6
Podatnik stosujący metodę kasową
odliczy VAT naliczony w okresie
rozliczeniowym, w którym dokonał
zapłaty za towary
7
Ewidencja przebiegu pojazdu musi być
rzetelna, by wykluczyć użycie pojazdu
do celów niezwiązanych
z prowadzeniem działalności
8
ROZWIĄZYWANIE UMÓW
Można poinformować podwładnego
ustnie o natychmiastowym rozstaniu
10
ZAKRES OBOWIĄZKÓW
Obowiązków pracownika nie można
dowolnie mnożyć
12
DNI WOLNE
Choroba pracownika podczas korzystania
przez niego z urlopu bezpłatnego
nie przerywa tego urlopu
13
CZAS PRACY
Trzeba dać wolne podwładnemu
i na ślub, i na pogrzeb
14
Zaplanowany wcześniej urlop czasem
trzeba przełożyć
16
Z początkiem wakacji przedsiębiorcy mogą spodziewać
się wzmożonych wizyt urzędników ze skarbówki. Będą oni
sprawdzać m.in. ewidencję w kasach fiskalnych. Za niedopełnienie tych obowiązków kontrolerzy wystawią mandat.
Przypomnijmy: kto powinien stosować
kasę fiskalną?
Każdy, kto prowadzi zarobkową działalność handlową w sposób zorganizowany
i ciągły – choćby nie była ona zarejestrowana. Wobec tego każdy, kto uzyskuje
dochód z prowadzonej działalności, musi
go opodatkować. Obowiązek ten dotyczy
wszystkich podatników na tych samych
zasadach. Również tych, którzy dokonują
sprzedaży za pośrednictwem Internetu,
na bazarach, czy w punktach handlowych.
Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz
osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są zobowiązani co do zasady,
do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot
podatku należnego przy zastosowaniu
kas rejestrujących. Do określenia tego
obowiązku istotne znaczenie ma wysokość uzyskiwanego obrotu z tej działalności. Tym samym podatnicy, których
obrót z firmy przekroczy w poprzednim
roku 20.000 zł, są zobowiązani do ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu
kasy rejestrującej. To oznacza, że muszą nabyć kasę fiskalną i wypełnić związane z tym obowiązki, rejestrować przy
jej użyciu każdą transakcję i wydawać
klientom paragony fiskalne. Dlatego
też dla inspektorów kontroli skarbowej
prowadzących kontrole w zakresie ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu
kasy fiskalnej, istotne jest, czy sprzedawca działa w charakterze podatnika
i czy prowadzi działalność gospodarczą.
Bezwzględnie należy podkreślić, że nie
podlega ewidencjonowaniu w kasie rejestrującej sprzedaż na rzecz podmiotów
gospodarczych, także w przypadkach,
gdy są to osoby fizyczne. Kasa fiskalna
powinna znajdować się w każdym miejscu prowadzenia sprzedaży.
A co w sytuacji, gdy kasa nie działa?
Obowiązek ewidencjonowania określonego rodzaju sprzedaży w kasie ma
charakter bezwzględny. W sytuacji gdy
ewidencjonowanie obrotu w kasie jest
niemożliwe (np. kasa jest uszkodzona
lub brak jest prądu), podatnik nie może
dokonywać sprzedaży. Sprzedaż z pominięciem kasy rejestrującej jest przez ustawodawcę zabroniona, nawet w sytuacji,
gdy podatnik mógłby zaewidencjonować
sprzedaż w inny sposób, np. w zeszycie.
Pewne wyjątki wiążą się ze sprzedażą niektórych grup towarów, np. papierosów, alkoholu. Jakie?
Obowiązek sprzedaży papierosów i alkoholu za pomocą kasy fiskalnej powstaje
bez względu na wysokość obrotu. Warto pamiętać, że przy sprzedaży wyrobów
tytoniowych i wyrobów alkoholowych zawsze powinniśmy otrzymać paragon.
Jeśli więc przedsiębiorca prowadzący
sklep spożywczy, w którym oferuje alkohol, postanowi wziąć udział w festynie i wystawi swój namiot z piwem, musi
tam użytkować kasę fiskalną. Warto dodać, że musi ją mieć zarówno w sklepie,
jak i w namiocie na festynie. Kasa fiskalna powinna znajdować się w każdym
miejscu prowadzenia sprzedaży. Z kolei przedsiębiorca, który prowadzi kiosk
z prasą i zdecyduje się rozszerzyć swój
asortyment o papierosy, również będzie
musiał zakupić kasę fiskalną i ewidencjonować na niej całą sprzedaż, wraz
z wyrobami tytoniowymi.
Dokończenie na str. 15
2
Zasady ewidencji
Do wakacji warto dobrze
się przygotować
Tomasz Ciechanowski
redaktor prowadzący
Zmiany w zakresie odliczania VAT od samochodów wciąż budzą emocje wśród
przedsiębiorców. Ponieważ zbliża się
sezon wakacyjny i wiele firm będzie
zatrudniać pracowników sezonowych,
przygotowaliśmy poradę, jak należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, jeśli służbowym autem jeździ pracownik
firmy, a jak, jeśli wykorzystuje go osoba
zatrudniona tylko na zlecenie.
Wiele firm kupuje specjalne programy
komputerowe, by ułatwić sobie wystawianie faktur. Mają one funkcję automatycznego uaktualniania danych klientów.
To z pewnością duże ułatwienie, ale trzeba pamiętać, że w przypadku wystawiania duplikatów faktur dane powinny być
takie same, jak na fakturze pierwotnej.
Łatwo więc o pomyłkę, jeśli dane kontrahenta się zmieniły.
W numerze nie zabrakło również porad
prawa pracy, jakie znaczenie dla pracownika korzystającego z urlopu bezpłatnego ma fakt, że w jego trakcie był chory,
jakie okazje uprawniają zatrudnionych
do skorzystania z urlopu okolicznościowego oraz kiedy pracodawca może przełożyć urlop pracownika.
Zapraszamy do korzystania
z Telefonicznego Pogotowia
Księgowego
Dyżury odbywają się
w godz. 11.00–13.00.
Najbliższe dyżury ekspertów z zakresu VAT,
PIT i CIT odbędą się 4 i 18 czerwca 2014 r.,
a z rachunkowości 11 i 25 czerwca 2014 r.
pod numerem tel. 22 318 07 36.
Wydawca: Norbert Pawlikowski
Redaktor: Tomasz Ciechanowski
Druk: Paper&Tinta
Nakład: 1500 egz.
Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a
Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10
e-mail: [email protected]
NIP: 526-19-92-256
Numer KRS: 0000098264
– Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
Sąd Gospodarczy XIII
Wydział Gospodarczy Rejestrowy
Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł
Wpisy w ewidencji przebiegu pojazdu są różne,
zależnie od tego, kto ich dokonuje
– pracownik lub zleceniobiorca
Problem Firma prowadzi usługi serwisowe. Na stałe zatrudnia dwóch
pracowników. Ponieważ używa samochodów tylko w celu prowadzenia
działalności gospodarczej (odlicza cały VAT naliczony), prowadzi ewidencję
przebiegu tych pojazdów. Jednak w okresie wzmożonych zamówień firma będzie
musiała zatrudnić także osoby na umowę cywilnoprawną (np. umowę zlecenia).
Czy są jakieś różnice w wymaganiach dotyczących ewidencji przebiegu,
w przypadku gdy wypełnia ją podatnik lub jego pracownik i w przypadku gdy robi
to osoba niebędąca pracownikiem?
Odpowiada ekspert
Adam Stułka
menedżer w Dziale Doradztwa
Podatkowego w BDO
Tak. Różnice dotyczą przede wszystkim
dwóch spraw.
Ważne
Nieco inaczej określony jest zakres danych
i informacji, które są wymagane z tytułu
prowadzenia ewidencji przebiegu w przypadku
korzystania z samochodu odpowiednio przez
pracownika i osobę niebędącą pracownikiem.
Inaczej określone jest także to, kto prowadzi ewidencję i dokonuje w niej wpisów,
a także to, czy wymagane jest dodatkowe
potwierdzanie autentyczności wpisów.
Co do pierwszej kwestii – to należy zauważyć,
że przepisy określają pewien zakres danych
i informacji, który jest wymagany w każdym
przypadku (tzn. niezależnie od tego, kto
korzysta z samochodu – pracownik bądź
niepracownik). „Część wspólna” danych objętych obowiązkiem ewidencjonowania obejmuje m.in. numer rejestracyjny samochodu,
dzień rozpoczęcia i zakończenia ewidencji
oraz dane dotyczące przebiegu samochodu
(„początkowy”, „okresowy” i „końcowy” stan
licznika, a także liczba przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu i na koniec prowadzenia ewidencji).
PAMIĘTAJ
Zasadnicze różnice dotyczą głównej części
ewidencji, czyli kolejnych wpisów dokumentujących poszczególne jazdy samochodem. W tym
zakresie pewne elementy są również wspólne
dla obu sytuacji (pracownik i niepracownik)
– np. kolejny numer wpisu, data i cel jazdy,
liczba przejechanych kilometrów czy imię
i nazwisko kierującego.
Charakterystyczne różnice w tym zakresie dotyczą natomiast:
• opisu trasy (skąd – dokąd) – jest on wymagany w przypadku ewidencji przebiegu, jeżeli kierowcą jest pracownik,
natomiast nie wymaga się go w przypadku jazdy niepracownika;
• stanu licznika na początku i końcu korzystania z samochodu – niewymagany
w przypadku korzystania z samochodu
przez pracownika, a z kolei obowiązkowy, jeżeli kierującym jest niepracownik
(niezależnie od obowiązku wskazania
liczby przejechanych kilometrów).
Warto też zwrócić uwagę na pewne różnice nomenklaturowe – w przypadku ewidencji prowadzonej dla jazd odbywanych
przez pracownika, mowa jest np. o „celu
wyjazdu” i „osobie kierującej pojazdem”.
W przypadku ewidencji dotyczącej niepracownika w przepisach mowa jest odpowiednio o celu udostępnienia i o osobie,
której został udostępniony pojazd. Można zakładać, że różnice te nie mają większego znaczenia merytorycznego – ale
warto o nich pamiętać i zadbać o właściwą terminologię używaną w ewidencji
(np. na wypadek, gdyby organy podatkowe egzekwowały rygorystycznie formalną
poprawność ewidencji, w tym np. nazewnictwo rubryk itp.).
Co do drugiej sprawy – to różnica dotyczy tego, kto dokonuje wpisu w ewidencji, oraz potwierdzania autentyczności
wpisu.
Wpis pracownika
W przypadku korzystania z samochodu
przez pracownika wpisu dokonuje
z założenia on sam jako kierujący,
natomiast podatnik (pracodawca)
potwierdza autentyczność poszczególnych
wpisów na koniec każdego miesiąca/
kwartału rozliczeniowego. Nie jest przy tym
jednoznacznie określone, w jakiej formie
miałoby następować takie potwierdzenie.
Zasady ewidencji
3
Wskazówka
W przypadku korzystania z samochodu przez
niepracownika wpis do ewidencji jest dokonywany przez osobę, która udostępniła mu samochód. Dodatkowe potwierdzenie autentyczności
wpisu nie jest wymagane.
W praktyce wskazane powyżej różnice dotyczące ewidencji mogą powodować trudności praktyczne i techniczne
w możliwej sytuacji, w której jeden i ten
sam samochód jest używany naprzemiennie przez pracownika i np. przez
zleceniobiorcę.
Podstawa prawna
Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r.
nr 177, poz. 1054 ze zm.).
Poniżej przedstawiamy wzory ewidencji
dla pracownika i dla zleceniobiorcy
EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU – WARIANT DLA EWIDENCJI PROWADZONEJ PRZEZ NIEPRACOWNIKA (NP. ZLECENIOBIORCĘ)
numer rejestracyjny
dzień rozpoczęcia prowadzenia
ewidencji
stan licznika przebiegu na dzień
rozpoczęcia prowadzenia ewidencji
okres rozliczeniowy 1
stan licznika
imię i nazwisko osodata udostępcel udostępnienia
liczba przejechanych stan licznika na dzień
lp.
na dzień udostępnieby, której udostępnienia pojazdu
pojazdu
km
zwrotu pojazdu
nia pojazdu
niony został pojazd
1.
…
stan licznika przebiegu na koniec
liczba przejechanych km na kookresu rozliczeniowego
niec okresu rozliczeniowego
okres rozliczeniowy 2
stan licznika
imię i nazwisko osodata udostępcel udostępnienia
liczba przejechanych stan licznika na dzień
lp.
na dzień udostępnieby, której udostępnienia pojazdu
pojazdu
km
zwrotu pojazdu
nia pojazdu
niony został pojazd
1.
…
stan licznika przebiegu na koniec
liczba przejechanych km na kookresu rozliczeniowego
niec okresu rozliczeniowego
dzień zakończenia prowadzenia
ewidencji
stan licznika przebiegu na dzień zaliczba przejechanych km na dzień
kończenia prowadzenia ewidencji
zakończenia prowadzenia ewidencji
EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU – WARIANT DLA EWIDENCJI PROWADZONEJ PRZEZ PODATNIKA LUB PRACOWNIKA
numer rejestracyjny
dzień rozpoczęcia prowadzenia
ewidencji
stan licznika przebiegu na dzień
rozpoczęcia prowadzenia ewidencji
okres rozliczeniowy 1
lp.
data wyjazdu
cel wyjazdu
opis trasy
(skąd – dokąd)
liczba przejechanych imię i nazwisko osoby potwierdzenie autenkm
kierującej
tyczności wpisu
1.
…
stan licznika przebiegu na koniec
okresu rozliczeniowego
liczba przejechanych km na koniec okresu rozliczeniowego
okres rozliczeniowy 2
lp.
data wyjazdu
cel wyjazdu
opis trasy
(skąd – dokąd)
liczba przejechanych imię i nazwisko osoby potwierdzenie autenkm
kierującej
tyczności wpisu
1.
…
stan licznika przebiegu na koniec
okresu rozliczeniowego
dzień zakończenia prowadzenia
ewidencji
stan licznika przebiegu na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji
liczba przejechanych km na koniec okresu rozliczeniowego
liczba przejechanych km na dzień
zakończenia prowadzenia ewidencji