I. Przepisy wstępne

Załącznik do zarządzenia nr 8
Szefa Kancelarii Sejmu
z dnia 8 marca 2013 r.
INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI
I SPOSOBU REALIZACJI ZADAŃ W ARCHIWUM SEJMU
Rozdział 1
-2-
Przepisy ogólne
§ 1.
Instrukcja w sprawie organizacji i sposobu realizacji zadań w Archiwum Sejmu, zwana dalej
„Instrukcją archiwalną”, określa organizację, zadania i zakres działania Archiwum Sejmu,
zwanego dalej „archiwum”, oraz zasady i tryb postępowania z wszelką dokumentacją spraw
zakończonych, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej i informacji w niej
zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
§ 2.
Ilekroć w Instrukcji archiwalnej jest mowa o:
1)
dokumentacji niearchiwalnej – należy przez to rozumieć dokumentację mającą
czasowe, praktyczne znaczenie dla jej twórcy, podlegającą brakowaniu po upływie
określonego przepisami okresu przechowywania;
2)
ekspertyzie archiwalnej – należy przez to rozumieć badanie dokumentacji w celu oceny
jej wartości i ustalenia kwalifikacji archiwalnej;
3)
jednostce archiwalnej – należy przez to rozumieć odrębną fizycznie jednostkę
materiałów archiwalnych lub dokumentacji niearchiwalnej (najmniejszą jednostkę
ewidencyjną w archiwum), w szczególności: dokument, księgę, poszyt, wiązkę, teczkę,
mapę, rysunek, fotografię, taśmę magnetofonową lub filmową, płytę CD lub DVD;
4)
kategoriach archiwalnych – należy przez to rozumieć grupy dokumentacji wyróżnione
w zależności od przyporządkowanej im wartości historycznej lub praktycznej, oznaczone
symbolami literowymi A, B, BE, Bc i literowo-cyfrowymi B2, B5, B10, B25, B50,
przy czym liczba oznacza okres ich przechowywania;
5)
serii dokumentacji – należy przez to rozumieć szereg jednostek archiwalnych w zespole
(zbiorze) archiwalnym stanowiących ciąg związanych analogią treści lub formy
zewnętrznej bądź analogią obu tych elementów (np. seria protokołów z posiedzeń
Sejmu, ustaw, interpelacji poselskich itp.);
6)
zasobie archiwum – należy przez to rozumieć całość dokumentacji zgromadzonej
w archiwum.
Rozdział 2
Organizacja i zakres działania archiwum
-3-
§ 3.
1. Archiwum jest archiwum wyodrębnionym, o którym mowa w art. 29 ust. 1 pkt 1 ustawy
z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r.
Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016), podległym Szefowi Kancelarii Sejmu i przez niego
nadzorowanym.
2. Archiwum w strukturze organizacyjnej Kancelarii Sejmu stanowi wydział Biblioteki
Sejmowej.
3. Za całokształt pracy archiwum bezpośrednio odpowiedzialny jest naczelnik archiwum.
§ 4.
1. Archiwum gromadzi dokumentację wytworzoną w wyniku działalności Sejmu i jego
organów oraz Kancelarii Sejmu, oznaczoną symbolami, o których mowa w § 2 pkt 4,
stanowiącą materiały archiwalne lub dokumentację niearchiwalną.
2. Archiwum gromadzi również dokumentację wytworzoną w wyniku działalności biur
poselskich. Do dokumentacji biur poselskich przepisy Instrukcji archiwalnej stosuje się
odpowiednio.
§ 5.
Do zadań archiwum należy:
1) przejmowanie dokumentacji;
2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej
ewidencji;
3) przeprowadzanie skontrum dokumentacji;
4) nadzorowanie postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych Kancelarii
Sejmu i w biurach poselskich oraz udzielanie konsultacji i prowadzenie szkoleń w tym
zakresie;
5) nadzorowanie postępowania związanego z brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej;
6) opracowywanie dokumentacji i w miarę możliwości jej konserwacja;
7) przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego;
8) udostępnianie przechowywanej dokumentacji;
9) sporządzanie uwierzytelnionych kopii dokumentacji z zasobu archiwum;
-4-
10) pozyskiwanie materiałów archiwalnych lub ich kopii dokumentujących historię polskiego
parlamentaryzmu;
11) przygotowywanie edycji źródeł do historii parlamentaryzmu;
12) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum i stanu zachowania
zgromadzonej w nim dokumentacji;
13) prowadzenie działalności informacyjnej o zasobie archiwum i jego popularyzacja;
14) współpraca z archiwami krajowymi oraz udział w pracach Sekcji Archiwów Parlamentów
i Partii Politycznych Międzynarodowej Rady Archiwów (ICA);
15) przygotowywanie
projektów
przepisów
w
zakresie
czynności
kancelaryjnych
i archiwalnych Kancelarii Sejmu;
16) udział w pracach powoływanej w odrębnym trybie Komisji do spraw zakupu muzealiów i
archiwaliów;
17) udział w pracach powoływanej w odrębnym trybie komisji do spraw brakowania
dokumentacji niearchiwalnej kategorii archiwalnej Bc zawierającej informacje niejawne.
§ 6.
W celu realizacji swoich zadań archiwum wykorzystuje również dostępne narzędzia
informatyczne.
§ 7.
1.
W przypadku zmiany na stanowisku naczelnika archiwum przekazanie zasobu archiwum
jego następcy lub osobie wskazanej przez dyrektora Biblioteki Sejmowej odbywa się
protokolarnie.
2. Protokół, o którym mowa w ust. 1, powinien zawierać aktualne dane o stanie zasobu
archiwum oraz wykaz spraw, które nie zostały zakończone. Protokół przechowuje się
w archiwum.
Rozdział 3
Lokal i wyposażenie archiwum
§ 8.
1. Lokal archiwum składa się z:
-5-
1) pomieszczeń magazynowych, w których przechowywana jest dokumentacja, zwanych
dalej „magazynami”, w tym magazynu do przechowywania dokumentacji
zawierającej informacje niejawne;
2) pracowni audiowizualnej;
3) pomieszczeń do udostępniania dokumentacji, w tym dokumentacji zawierającej
informacje niejawne – pracowni naukowych, zwanych dalej „czytelniami”;
4) pomieszczeń biurowych dla pracowników.
2. Wielkość magazynów powinna być dostosowana do ilości zgromadzonej dokumentacji
i jej przewidywanego przyrostu. Magazyny powinny być wydzielone pod względem
pożarowym, usytuowane na poziomie budynku o odpowiedniej wytrzymałości stropów
oraz powinny być suche, widne, zabezpieczone przed bezpośrednim działaniem promieni
słonecznych, z oświetleniem sztucznym, wolne od przewodów wodno-kanalizacyjnych
i gazowych, wentylowane, z równomierną w ciągu całego roku temperaturą.
3. W magazynach należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury powietrza
właściwe dla przechowywanych nośników informacji, a w szczególności:
1) dla dokumentacji na nośniku papierowym - temperatura od 14C do 18C przy
dopuszczalnych wahaniach dobowych do 1C a wilgotność względna od 30 % RH do
50 % RH, przy dopuszczalnych wahaniach dobowych do 3 % RH;
2) dla dokumentacji audiowizualnej:
a) fotografii czarno-białej (negatywy i pozytywy) - temperatura od 3C do 18 C
przy dopuszczalnych wahaniach dobowych do 2C a wilgotność względna od
20 % RH do 50 % RH, przy dopuszczalnych wahaniach dobowych do 5 % RH,
b) fotografii kolorowej (negatywy i pozytywy) i taśm filmowych - temperatura od
3C do 18 C przy dopuszczalnych wahaniach dobowych do 2C a wilgotność
względna od 20 % RH do 50 % RH, przy dopuszczalnych wahaniach dobowych
do 5 % RH,
c) taśm magnetycznych do analogowego zapisu obrazu lub dźwięku - temperatura
od 8 C do 18 C przy dopuszczalnych wahaniach dobowych do 2C a wilgotność
względna od 20 % RH do 50 % RH, przy dopuszczalnych wahaniach dobowych
do 5 % RH;
3) dla informatycznych nośników danych - temperatura od 12C do 18C przy
dopuszczalnych wahaniach dobowych do 2C a wilgotność względna od 30 % RH do
40 % RH, przy dopuszczalnych wahaniach dobowych do 5 % RH.
-6-
4. Lokal archiwum powinien być wyposażony w szczególności w:
1) system sygnalizacji pożarowej;
2) urządzenia gaśnicze;
3) podręczny sprzęt przeciwpożarowy zgodnie z obowiązującymi przepisami;
4) system kontroli dostępu;
5) system antywłamaniowy, monitorowany całodobowo przez Straż Marszałkowską;
6) drzwi antywłamaniowe, wyposażone w co najmniej dwa zamki, zgodnie
z obowiązującymi przepisami;
7) okna
zabezpieczone
kratami
lub
szybami
(powłokami)
antywłamaniowymi
(w przypadku gdy lokal znajduje się w suterenie lub na parterze), zgodnie
z obowiązującymi przepisami.
5. Magazyny do przechowywania dokumentacji zawierającej informacje niejawne oraz
czytelnie przeznaczone do udostępniania tej dokumentacji powinny spełniać warunki
ochrony określone w odrębnych przepisach.
6. Magazyny powinny być wyposażone w:
1) metalowe
regały
stacjonarne
lub
kompaktowe,
lub
inne
urządzenia
do
przechowywania dokumentacji, rozmieszczone w sposób umożliwiający łatwy dostęp
do akt, nieprzylegające do sufitu, ścian, okien, grzejników (odstępy między regałami
powinny być nie mniejsze niż 70 cm, zaś najniższa półka regału powinna znajdować
się co najmniej 20 cm od podłogi); regały powinny zapewniać możliwość stałego
dostępu do całości przechowywanej dokumentacji bez konieczności przestawiania
części dokumentacji w celu dotarcia do innej;
2) sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności powietrza;
3) odkurzacz elektryczny;
4) drabinki lub schodki umożliwiające dostęp do wyżej usytuowanych półek.
7. Regały magazynowe oznacza się cyframi rzymskimi, a ich półki cyframi arabskimi.
8. W magazynach nie mogą być przechowywane przedmioty niestanowiące ich wyposażenia
lub niezwiązane bezpośrednio z przechowywaniem dokumentacji lub pracą z nią
związaną.
9. W
lokalu
archiwum
zabrania
się
przechowywania
i wybuchowych oraz palenia wyrobów tytoniowych.
§ 9.
materiałów
łatwopalnych
-7-
Prawo wstępu do magazynów mają pracownicy archiwum i ich przełożeni, a inne
upoważnione osoby - tylko w obecności pracownika archiwum.
§ 10.
Po zakończeniu pracy magazyny muszą być zamknięte i zabezpieczone.
Rozdział 4
Przejmowanie dokumentacji przez archiwum
§ 11.
Przejęcie dokumentacji przez archiwum oznacza uznanie jej za dokumentację archiwum.
§ 12.
1. Przekazywanie dokumentacji do archiwum odbywa się na podstawie spisu zdawczoodbiorczego, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do Instrukcji archiwalnej.
2. Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w ust. 1, sporządzany jest w trzech
egzemplarzach, odrębnie dla materiałów archiwalnych i dla dokumentacji niearchiwalnej.
Dwa egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego przeznaczone są dla archiwum, jeden
egzemplarz zatrzymuje komórka organizacyjna przekazująca dokumentację.
3. Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w ust. 1, podpisują: dyrektor komórki
organizacyjnej przekazującej dokumentację, pracownik tej komórki przekazujący
dokumentację oraz pracownik archiwum przyjmujący dokumentację.
4. W ramach podziału, o którym mowa w ust. 2, można sporządzać odrębne spisy dla
specyficznych rodzajów dokumentacji.
5. Każda jednostka archiwalna zawierająca materiały archiwalne ewidencjonowana jest
w spisie zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w ust. 1, pod kolejną liczbą porządkową
i posiada odrębną sygnaturę archiwalną.
§ 13.
1. Przekazywanie dokumentacji do archiwum odbywa się po wcześniejszym uzgodnieniu
terminu przekazania z pracownikiem archiwum. Akta należy przekazywać kompletnymi
rocznikami, dołączając wszelkie pomoce ewidencyjne (rejestry, kartoteki itp.).
-8-
2. Dokumentację spraw zakończonych niezbędną do pracy bieżącej można pozostawić
w komórce organizacyjnej na zasadzie wypożyczenia z archiwum, to jest po dokonaniu
formalności jej przekazania (umieszczeniu odpowiedniej adnotacji w spisie zdawczoodbiorczym, o którym mowa w § 12).
3. W przypadku braku części dokumentacji w teczce pracownik przekazujący ją sporządza
pisemne oświadczenie, w którym podaje rodzaj dokumentacji, przyczynę braku i termin
jej dostarczenia.
§ 14.
1. Archiwum przejmuje wyłącznie akta uporządkowane. Przez uporządkowanie akt rozumie
się:
1) wyłączenie zbędnych kopii tej samej dokumentacji oraz usunięcie części metalowych
i plastikowych;
2) ułożenie dokumentacji w kolejności spisu spraw, a wewnątrz spraw - chronologicznie
tak, aby na wierzchu znajdowało się pismo najwcześniejsze, a na spodzie ostatnie
(układ książkowy), a w przypadku dokumentacji Sejmu i jego organów – w porządku
przewidzianym w obowiązującej w Kancelarii Sejmu Instrukcji kancelaryjnej;
3) opisanie teczek, zawierających dokumentację Kancelarii Sejmu, według wzoru
stanowiącego załącznik nr 2 do Instrukcji archiwalnej; na okładce powinny znajdować
się następujące oznaczenia:
a) na środku u góry: "Kancelaria Sejmu" oraz nazwa komórki organizacyjnej
i ewentualnie komórki wewnętrznej, z której pochodzą akta,
b) w lewym górnym rogu: znak akt złożony z symbolu komórki organizacyjnej
i ewentualnie komórki wewnętrznej oraz symbolu hasła według obowiązującego
w Kancelarii Sejmu jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej „wykazem
akt”,
c) w prawym górnym rogu: kategoria archiwalna akt, a przy dokumentacji kategorii B
również okres ich przechowywania,
d) na środku: tytuł akt, tj. pełne hasło według wykazu akt, uzupełnione o rodzaj akt
zawartych w teczce,
e) pod tytułem: daty skrajne, tj. daty założenia pierwszej i ostatniej sprawy;
4) ponumerowanie zapisanych stron w teczkach zawierających materiały archiwalne
(kategoria archiwalna A);
-9-
5) ułożenie teczek w porządku ustalonym w wykazie akt.
2. Materiały archiwalne Sejmu i jego organów archiwum przejmuje w formie tomów, przy
czym:
1) na początku każdego tomu umieszcza się spis zawartości, sporządzony według wzoru
stanowiącego załącznik nr 3 do Instrukcji archiwalnej;
2) na zewnętrznej stronie okładki i grzbiecie każdego tomu umieszcza się oznaczenia:
a) u góry: "Sejm RP", oznaczenie kadencji oraz daty roczne początku i końca kadencji,
b) w lewym górnym rogu: symbol klasyfikacyjny według wykazu akt,
c) na środku: tytuł tomu, numer tomu (w ramach serii i kadencji) oraz daty skrajne akt
zawartych w tomie; wzory opisu tomów określają załączniki nr 4-7 do Instrukcji
archiwalnej;
3) na końcu każdego tomu umieszcza się klauzulę następującej treści: "Tom zawiera
................... (słownie ........................ ) ponumerowanych stron";
4) pod klauzulą, o której mowa w pkt 3, umieszcza się podpis dyrektora komórki
organizacyjnej lub osoby przez niego wyznaczonej oraz pieczątkę tej komórki.
3. Nagrania audio i wideofoniczne, stanowiące materiały archiwalne Sejmu i jego organów
(w tym przekazane zbiorczo na zewnętrznym nośniku danych), powinny zawierać co
najmniej: informacje o organie Sejmu (nazwę), datę, godzinę oraz miejsce posiedzenia.
4. Fotografie, stanowiące materiały archiwalne, opisuje się wskazując co najmniej:
oznaczenie podmiotu, który je przekazał, tytuł, datę i miejsce wydarzenia oraz imię
i nazwisko autora zdjęć.
§ 15.
Materiały archiwalne powinny być przekazywane wyłącznie w bezkwasowych teczkach
wiązanych lub pudłach archiwalnych.
§ 16.
Archiwum może odmówić przejęcia dokumentacji, jeżeli:
1) nie została ona uporządkowana w sposób określony w § 14;
2) spisy zdawczo-odbiorcze, o których mowa w § 12, zawierają błędy lub braki;
3) dokumentacja nie odpowiada zapisom w spisach zdawczo-odbiorczych, o których mowa
w § 12.
- 10 -
Rozdział 5
Przechowywanie i ewidencja dokumentacji w archiwum
§ 17.
1.
Dokumentację przechowywaną w archiwum można układać:
1) według wydzielonych w archiwum serii dokumentacji;
2) według podziału na poszczególne komórki organizacyjne, pozostawiając rezerwę
miejsca na kolejne dopływy.
2.
Układ teczek z dokumentacją na regałach może być pionowy (system biblioteczny) –
od lewej strony ku prawej stronie, lub poziomy (system archiwalny) - teczka na teczce,
od dołu ku górze (według kolejności sygnatur), od lewej strony ku prawej stronie.
3.
Materiały archiwalne oraz dokumentację niearchiwalną przechowuje się odrębnie,
w oddzielnych częściach magazynu lub na oddzielnych regałach. Odrębnie przechowuje
się informatyczne nośniki danych.
4.
Dokumentacja zgromadzona w archiwum jest poddawana okresowemu przeglądowi
w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek lub pudeł na nowe.
§ 18.
1. Ewidencję dokumentacji w archiwum stanowią następujące pomoce ewidencyjne:
1) spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w § 12;
2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, którego wzór stanowi załącznik nr 8 do
Instrukcji archiwalnej;
3) karta udostępniania akt, której wzór stanowi załącznik nr 9 do Instrukcji archiwalnej;
4) spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub
zniszczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 10 do Instrukcji archiwalnej;
5) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, którego wzór stanowi załącznik nr 11 do
Instrukcji archiwalnej;
6) spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum
państwowego, którego wzór stanowi załącznik nr 12 do Instrukcji archiwalnej.
2. Pomoce ewidencyjne wymienione w ust. 1, z wyjątkiem karty udostępniania akt, o której
mowa w ust. 1 pkt 3, stanowią kategorię archiwalną A. Przechowuje się je w oddzielnych
teczkach (segregatorach), które nie mogą być wynoszone poza lokal archiwum.
- 11 -
3. Karta udostępniania akt, o której mowa w ust. 1 pkt 3, otrzymuje w ciągu roku kolejny
numer bieżący i zgodnie z tą kolejnością przechowywana jest przez dwa lata, licząc od
daty zwrotu akt, a następnie brakowana.
4. Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w § 12, rejestruje się w wykazie spisów
zdawczo-odbiorczych, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, w kolejności wpływu do archiwum
i nadaje się kolejny numer z tego wykazu. Numeracja spisów zdawczo-odbiorczych
w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych jest numeracją ciągłą.
§ 19.
Archiwum prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych:
1) zbiór pierwszy na pierwsze egzemplarze (oryginały) spisów zdawczo-odbiorczych,
które ułożone są według kolejności numerów porządkowych, pod którymi zostały
zarejestrowane w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych;
2) zbiór drugi na drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych, które przechowywane
są w teczkach założonych oddzielnie dla serii dokumentacji lub dla poszczególnych
komórek organizacyjnych.
§ 20.
Archiwum może stosować inne, niż wymienione w § 18, dodatkowe pomoce ewidencyjne.
§ 21.
1. Przed umieszczeniem dokumentacji na regałach należy każdą jednostkę archiwalną
oznaczyć sygnaturą archiwalną składającą się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego,
o którym mowa w § 12, łamanego przez numer pozycji w tym spisie.
2. Po umieszczeniu teczek na regałach w spisie zdawczo-odbiorczym, o którym mowa
w § 12, w rubryce nr 7 należy odnotować numer magazynu i regału, na którym są one
przechowywane.
Rozdział 6
Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum
§ 22.
- 12 -
1. Materiały archiwalne przechowywane w archiwum udostępnia się w sposób i w trybie
określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie
sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach
wyodrębnionych (Dz. U. Nr 196, poz. 1161) oraz w niniejszym rozdziale.
2. Dokumentację niearchiwalną przechowywaną w archiwum udostępnia się w sposób
i w trybie określonych w niniejszym rozdziale.
§ 23.
1. Dokumentację niearchiwalną udostępnia się pod nadzorem pracownika archiwum na
miejscu w archiwum w czytelni, albo przez przekazanie informacji zawartych w tej
dokumentacji w postaci jej reprodukcji, albo w postaci pisemnej odpowiedzi na zapytanie,
a w szczególnych przypadkach - przez jej wypożyczenie poza lokal archiwum.
2. Udostępnienie dokumentacji niearchiwalnej przez jej wypożyczenie poza lokal archiwum
wymaga odrębnej zgody dyrektora Biblioteki Sejmowej.
§ 24.
1. Dokumentację niearchiwalną dotyczącą osób fizycznych udostępnia się w pełnym zakresie
tym osobom do celów własnych, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów
państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli, danych osobowych zawartych w tej
dokumentacji lub innych informacji podlegających ograniczonemu dostępowi.
2. W przypadku gdy dokumentacja niearchiwalna, o której mowa w ust. 1, zawiera dane osób
trzecich, udostępnia się ją po anonimizacji tych danych, a w przypadku, gdy
przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne na podstawie odrębnych przepisów po odebraniu od użytkownika stosownego oświadczenia o wykorzystaniu jej w sposób
nienaruszający prawnej ochrony dóbr osobistych i danych osobowych tych osób, chyba że
z przepisów szczególnych wynika obowiązek udostępnienia dokumentacji.
3. Anonimizacji danych, o której mowa w ust. 2, dokonuje pracownik archiwum.
4. Obowiązek anonimizacji danych, o której mowa w ust. 2, nie dotyczy danych osób
trzecich związanych z pełnieniem przez nie funkcji publicznych.
§ 25.
1. Dokumentację niearchiwalną udostępnia się na pisemny wniosek zainteresowanego.
2. Wniosek o udostępnienie dokumentacji niearchiwalnej, o którym mowa w ust. 1, powinien
zawierać:
- 13 -
1) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji –
jeżeli wniosek składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel;
2) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej
osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości jej
upoważnionego przedstawiciela, któremu ma być udostępniona dokumentacja
niearchiwalna – jeżeli wniosek składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna
nieposiadająca osobowości prawnej;
3) wskazanie
dokumentacji
niearchiwalnej
lub
określenie
tematu
i
zakresu
przedmiotowego, której ona dotyczy;
4) określenie celu udostępnienia dokumentacji niearchiwalnej;
5) wskazanie okresu, jakiego dokumentacja niearchiwalna dotyczy;
6) nazwisko promotora - w przypadku pracy naukowej lub podmiotu, na którego rzecz
praca jest realizowana;
7) proponowany sposób udostępnienia dokumentacji niearchiwalnej;
8) oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie przez Kancelarię Sejmu zawartych
we wniosku danych osobowych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia
1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, Nr 153,
poz. 1271, z 2004 r. Nr 25, poz. 219 i Nr 33, poz. 285, z 2006 r. Nr 104, poz. 708
i 711, z 2007 r. Nr 165, poz. 1170 i Nr 176, poz. 1238, z 2010 r. Nr 41, poz. 233,
Nr 182, poz. 1228 i Nr 229, poz. 1497 oraz z 2011 r. Nr 230, poz. 1371), w celu
udostępnienia dokumentacji niearchiwalnej z zasobu archiwum.
3. Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, załącza się upoważnienie dla przedstawiciela,
o którym mowa w ust. 2 pkt 1 i 2.
§ 26.
1. Wniosek o udostępnienie dokumentacji niearchiwalnej zawierającej informacje stanowiące
tajemnice prawnie chronione powinien zawierać:
1)
imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji
– jeżeli wniosek składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel;
2)
nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej
osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości jej
upoważnionego przedstawiciela, któremu ma być udostępniona dokumentacja
- 14 -
niearchiwalna – jeżeli wniosek składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna
nieposiadająca osobowości prawnej;
3)
wskazanie
dokumentacji
niearchiwalnej
lub
określenie
tematu
i
zakresu
przedmiotowego, której ona dotyczy;
4)
określenie celu i sposobu wykorzystania dokumentacji niearchiwalnej;
5)
wskazanie okresu, jakiego dokumentacja niearchiwalna dotyczy;
6)
nazwisko promotora - w przypadku pracy naukowej lub podmiotu, na którego rzecz
praca jest realizowana;
7)
tytuł uprawniający do uzyskania dostępu do informacji stanowiących tajemnice
prawnie chronione;
8) oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie przez Kancelarię Sejmu zawartych
we wniosku danych osobowych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia
1997 r. o ochronie danych osobowych, w celu udostępnienia dokumentacji
niearchiwalnej z zasobu archiwum.
2. Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, załącza się, z zastrzeżeniem wyjątków
przewidzianych w ustawie z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych
(Dz. U. Nr 182, poz. 1228), kopie ważnych poświadczeń bezpieczeństwa wydanych przez
właściwą służbę, instytucję lub pełnomocnika ochrony w rozumieniu tej ustawy,
odpowiednich do klauzuli tajności dokumentacji niearchiwalnej, o której udostępnienie
wystąpiono, dotyczące odpowiednio osoby fizycznej i upoważnionego przedstawiciela,
o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, a także osób fizycznych wchodzących w skład
organów zarządzających osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej
osobowości prawnej, o których mowa w ust. 1 pkt 2, kopię aktualnego zaświadczenia
stwierdzającego odbycie szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych, o którym
mowa w ustawie z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, oraz
upoważnienie dla przedstawiciela, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 i 2.
3. Dokumentację niearchiwalną zawierającą informacje niejawne udostępnia się pod
nadzorem pracownika archiwum na miejscu w archiwum w czytelni przeznaczonej do
udostępniania
dokumentacji
niejawnej,
przez
bezpośredni
wgląd
w
oryginały
dokumentów lub ich kopie.
4. Dokumentację niearchiwalną zawierającą informacje niejawne udostępnia się w zakresie
niezbędnym do osiągnięcia celu, o którym mowa w ust. 1 pkt 4.
- 15 -
5. Fakt udostępnienia dokumentu niearchiwalnego zawierającego informacje niejawne,
którym nadano klauzulę „ściśle tajne”, „tajne” albo „poufne”, podlega odnotowaniu
w karcie zapoznania się z dokumentem, o której mowa w odrębnych przepisach.
6. Fakt udostępnienia dokumentu niearchiwalnego zawierającego informacje niejawne,
którym nadano klauzulę „zastrzeżone”, podlega odnotowaniu na wniosku, o którym mowa
w ust. 1, poprzez umieszczenie przez osobę, której udostępnia się dokument, jej imienia,
nazwiska i podpisu wraz z datą udostępnienia.
§ 27.
1. Udostępnianie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się za zgodą dyrektora Biblioteki
Sejmowej, a w przypadku gdy jest to dokumentacja niearchiwalna zawierająca informacje
niejawne - za zgodą Szefa Kancelarii Sejmu.
2. Dokumentację niearchiwalną na miejscu w archiwum udostępnia się po okazaniu przez
zainteresowanego dokumentu potwierdzającego tożsamość, a w przypadku dokumentacji
niearchiwalnej
zawierającej
informacje
niejawne,
z
zastrzeżeniem
wyjątków
przewidzianych w ustawie z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych,
także oryginału ważnego poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do
informacji niejawnych i aktualnego zaświadczenia stwierdzającego odbycie szkolenia
w zakresie ochrony informacji niejawnych, o których mowa w ustawie z dnia 5 sierpnia
2010 r. o ochronie informacji niejawnych.
3. Po uzyskaniu zgody, o której mowa w ust. 1, występujący o udostępnienie dokumentacji
niearchiwalnej na miejscu w archiwum wypełnia zgłoszenie użytkownika, którego wzór
stanowi załącznik nr 13 do Instrukcji archiwalnej.
§ 28.
1. Wykorzystywanie dokumentacji do celów służbowych w Kancelarii Sejmu odbywa się za
zgodą dyrektora komórki organizacyjnej, z której ta dokumentacja pochodzi,
z zachowaniem przepisów dotyczących ochrony informacji stanowiących tajemnice
prawnie chronione.
2. Zamówienia na dokumentację wykorzystywaną do celów służbowych składa się z co
najmniej jednodniowym wyprzedzeniem. W uzasadnionych przypadkach okres ten za
zgodą archiwum może zostać skrócony.
- 16 -
3. Dokumentacja do celów służbowych w szczególnych przypadkach może być wypożyczona
poza lokal archiwum, z tym że wyłącznie w obrębie pomieszczeń zajmowanych przez
Kancelarię Sejmu.
4. Dokumentację do celów służbowych udostępnia pracownik archiwum na podstawie karty
udostępniania akt, o której mowa w § 18 ust. 1 pkt 3, wkładając w miejsce wyjętej
dokumentacji zakładkę (zastawnik) z oznaczeniem daty wydania akt oraz sygnatury teczki.
§ 29.
1. Udostępnianie dokumentacji użytkownikom na miejscu w archiwum odbywa się od
poniedziałku do piątku, w godzinach 8.30 - 15.30, w czytelni, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Użytkownicy zewnętrzni korzystają z czytelni od poniedziałku do piątku, w godzinach
9.00 - 15.00, z wyjątkiem dni posiedzeń Sejmu.
3. Pierwszeństwo w kolejności realizowania zamówień mają posłowie oraz osoby działające
w ich imieniu.
4. Użytkownik może zamówić jednorazowo do 10 jednostek archiwalnych. W uzasadnionych
przypadkach liczba udostępnionych jednostek archiwalnych za zgodą archiwum może być
zwiększona.
5. O zakończeniu korzystania z dokumentacji albo przerwie w korzystaniu z dokumentacji
przez okres dłuższy niż miesiąc użytkownik zawiadamia pracownika archiwum.
6. Użytkownikowi zabrania się:
1) udostępniania dokumentacji innym użytkownikom czytelni;
2) dokonywania zmian w układzie nadanym dokumentacji;
3) umieszczania na dokumentacji notatek, zapisów, znaków itp. oraz innego szkodliwego
oddziaływania na dokumentację;
4) wynoszenia dokumentacji poza czytelnię.
7. W przypadku naruszenia zakazów, o których mowa w ust. 6, odpowiednio Szef Kancelarii
Sejmu albo dyrektor Biblioteki Sejmowej, mogą pisemnie cofnąć użytkownikowi zgodę
na korzystanie z dokumentacji.
§ 30.
- 17 -
1. Okres wypożyczenia dokumentacji poza lokal archiwum nie powinien przekraczać 30 dni
kalendarzowych. W uzasadnionych przypadkach archiwum może przedłużyć okres
wypożyczenia dokumentacji poza lokal archiwum.
2. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za wypożyczoną poza lokal
archiwum dokumentację oraz jest obowiązany do jej zwrotu w terminie wyznaczonym
przez pracownika archiwum.
3. Nie wolno wypożyczać poza lokal archiwum:
1) dokumentacji, którą zastrzegła w tym zakresie komórka organizacyjna przekazująca tę
dokumentację;
2) dokumentacji zawierającej informacje stanowiące tajemnice prawnie chronione;
3) materiałów archiwalnych, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w § 28 ust. 3;
4) akt uszkodzonych;
5) nagrań dźwiękowych i wideofonicznych;
6) mikroform i baz danych.
§ 31.
1. Pracownik archiwum sprawdza stan udostępnianej dokumentacji przed jej udostępnieniem
oraz po jej zwrocie.
2. Fakt zwrotu dokumentacji pracownik archiwum odnotowuje na zgłoszeniu lub wniosku,
o których mowa odpowiednio w § 4–6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 czerwca
2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących
się w archiwach wyodrębnionych, oraz na wniosku, o którym mowa w § 25 i 26, i na
karcie udostępniania akt, o której mowa w § 28 ust. 4.
3. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanej dokumentacji albo zagubienia
wypożyczonej poza lokal archiwum dokumentacji pracownik archiwum sporządza
protokół, w którym zamieszcza co najmniej: datę sporządzenia, dane osoby, która
uszkodziła lub zagubiła dokumentację oraz opis przedmiotu uszkodzenia lub zagubienia.
4. Protokół, o którym mowa w ust. 3, sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden
umieszcza się w miejsce brakującej dokumentacji, a drugi, na podstawie którego
archiwum przeprowadza postępowanie wyjaśniające, przechowuje się w przeznaczonej na
ten cel teczce.
§ 32.
1. Ogólnej oceny dopuszczalności udostępnienia dokumentacji dokonuje naczelnik
- 18 -
archiwum, który zaznacza brak zastrzeżeń odpowiednią adnotacją na zgłoszeniu lub
wniosku, o których mowa odpowiednio w § 4–6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia
22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych
znajdujących się w archiwach wyodrębnionych, oraz na wniosku, o którym mowa w § 25
i 26 i na karcie udostępniania akt, o której mowa w § 28 ust. 4.
2. W celu dokonania oceny, o której mowa w ust. 1, naczelnik archiwum może zwrócić się
do występującego o udostępnienie dokumentacji o uzupełnienie zgłoszenia lub wniosku,
o których mowa odpowiednio w § 4–6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 czerwca
2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących
się w archiwach wyodrębnionych oraz wniosku, o którym mowa w § 25 i 26 i karty
udostępniania akt, o której mowa w § 28 ust. 4, lub o złożenie dodatkowych wyjaśnień.
§ 33.
W sprawach nieuregulowanych w niniejszym rozdziale do udostępniania dokumentacji
niearchiwalnej stosuje się odpowiednio przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22
czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych
znajdujących się w archiwach wyodrębnionych.
Rozdział 7
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
§ 34.
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania jest ustalony
w wykazie akt, odbywa się co najmniej raz w roku i obejmuje:
1) wyłączenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął;
2) wyłączenie dokumentacji niearchiwalnej kategorii archiwalnej BE, podlegającej
ekspertyzie archiwalnej w danym roku;
3) przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia.
§ 35.
- 19 -
1. Czynności, o których mowa w § 34, dokonuje - na wniosek pracownika archiwum komisja oceny dokumentacji niearchiwalnej, zwana dalej „Komisją”.
2. W skład Komisji wchodzą: naczelnik archiwum - jako przewodniczący, pracownik
komórki organizacyjnej, z której dokumentacja niearchiwalna pochodzi oraz pracownik
archiwum, o którym mowa w ust. 1. Imienny skład Komisji wyznacza dyrektor Biblioteki
Sejmowej.
3. W przypadku gdy czynności, o których mowa w § 34, dotyczą dokumentacji
niearchiwalnej zawierającej informacje niejawne, Komisja składa się wyłącznie z osób
posiadających określone w ustawie z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji
niejawnych:
1) stosowne ważne poświadczenie bezpieczeństwa albo w przypadku dokumentacji
niearchiwalnej zawierającej informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”, pisemne
upoważnienie Szefa Kancelarii Sejmu - jeżeli nie posiadają one poświadczenia
bezpieczeństwa,
2) aktualne zaświadczenie stwierdzające odbycie szkolenia w zakresie ochrony
informacji niejawnych
a jej skład dodatkowo poszerza się o pracownika kancelarii tajnej. Imienny skład Komisji
wyznacza Szef Kancelarii Sejmu.
§ 36.
1. Do zadań Komisji należy:
1) kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej do brakowania lub ustalenie innego
okresu jej przechowywania;
2) sporządzanie - w dwóch egzemplarzach - protokołów oceny dokumentacji
niearchiwalnej, o których mowa w § 18 ust. 1 pkt 5, spisów dokumentacji
niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, o których mowa w § 18
ust. 1 pkt 4 oraz protokołów zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej zawierającej
informacje niejawne, o których mowa § 38 ust. 2.
2. Komisja nie jest uprawniona do zmiany kwalifikacji dokumentacji zaliczonej do kategorii
archiwalnej A; Komisja jest uprawniona do przedłużenia terminu przechowywania
dokumentacji niearchiwalnej kategorii archiwalnej B.
3. W przypadku błędnej kwalifikacji dokumentacji zaliczonej do kategorii archiwalnej A
decyzję o przekwalifikowaniu na kategorię archiwalną B - na wniosek Komisji -
- 20 -
podejmuje Szef Kancelarii Sejmu, po zasięgnięciu opinii dyrektora komórki
organizacyjnej, z której dokumentacja pochodzi.
§ 37.
1. Dokumentację
niearchiwalną
przeznaczoną
do
brakowania
należy
wydzielić
i przechowywać w kolejności umieszczenia jej w spisie, o którym mowa w § 36 ust. 1
pkt 2, do czasu jego zatwierdzenia przez Szefa Kancelarii Sejmu.
2. O zamiarze podjęcia czynności, o których mowa w § 34 pkt 1, archiwum powiadamia
dyrektora komórki organizacyjnej, z której dokumentacja pochodzi, przekazując
w załączeniu spis dokumentacji niearchiwalnej proponowanej do wybrakowania.
3. W przypadku gdy czynności, o których mowa w § 34 pkt 1, dotyczą dokumentacji
niearchiwalnej zawierającej informacje niejawne, archiwum powiadamia Pełnomocnika do
spraw Ochrony Informacji Niejawnych.
4. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej
przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, o których mowa w § 36 ust. 1 pkt 2,
Komisja przedkłada Szefowi Kancelarii Sejmu w celu zatwierdzenia.
5. Szef Kancelarii Sejmu może zlecić przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej dokumentacji
niearchiwalnej proponowanej do wybrakowania, w wyniku której może dokonać zmiany
jej kwalifikacji.
§ 38.
1. Pracownik archiwum, po zatwierdzeniu przez Szefa Kancelarii Sejmu protokołu i spisu,
o których mowa w § 36 ust. 1 pkt 2, dokonuje przekazania dokumentacji niearchiwalnej
do zniszczenia oraz odnotowuje w spisach zdawczo-odbiorczych, o których mowa w § 12,
fakt jej wybrakowania.
2. W przypadku dokumentacji niearchiwalnej zawierającej informacje niejawne zniszczenia
dokonuje Komisja, o której mowa w § 35 ust. 3, przy wykorzystaniu urządzenia
spełniającego wymogi bezpieczeństwa, w pomieszczeniu wskazanym przez Pełnomocnika
do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych. Z czynności zniszczenia dokumentacji
niearchiwalnej zawierającej informacje niejawne Komisja, o której mowa w § 35 ust. 3,
sporządza protokół, który przechowuje się w archiwum, oraz dokonuje stosownych
adnotacji we właściwych środkach ewidencyjnych. Wzór protokołu stanowi załącznik
nr 14 do Instrukcji archiwalnej.
- 21 -
3. Bezpośredni nadzór nad zniszczeniem lub przekazaniem do zniszczenia dokumentacji
niearchiwalnej sprawuje przewodniczący Komisji lub wskazany przez niego członek
Komisji. Dokumentację niearchiwalną niszczy się w sposób uniemożliwiający
odtworzenie jej treści.
§ 39.
1. Dokumentacja niearchiwalna o krótkotrwałym okresie przechowywania, która nie została
przekazana do archiwum przez komórkę organizacyjną, po upływie okresu jej
przechowywania podlega brakowaniu w tej komórce organizacyjnej, z zastosowaniem
przepisów § 34-37 i § 38 ust. 2 i 3, z zastrzeżeniem ust. 4.
2. O zamiarze podjęcia czynności, o których mowa w ust. 1, dyrektor komórki
organizacyjnej, z której dokumentacja pochodzi, powiadamia dyrektora Biblioteki
Sejmowej.
3. Pracownik komórki organizacyjnej, o której mowa w ust. 1, będący członkiem Komisji,
po zatwierdzeniu przez Szefa Kancelarii Sejmu protokołu i spisu, o których mowa
w § 36 ust. 1 pkt 2, dokonuje przekazania dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia,
a następnie odnotowuje ten fakt w prowadzonych przez siebie środkach ewidencyjnych.
4.
Dokumentacja niearchiwalna kategorii archiwalnej Bc podlega brakowaniu w komórkach
organizacyjnych bezpośrednio po utracie przez tę dokumentację przydatności praktycznej.
Szczegółowy tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii archiwalnej Bc
zawierającej informacje niejawne określają odrębne przepisy.
Rozdział 8
Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
§ 40.
1. Archiwum przekazuje materiały archiwalne do archiwum państwowego po uzyskaniu
zgody Szefa Kancelarii Sejmu, nie później niż po upływie 50 lat od daty ich wytworzenia,
o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa i obywateli.
2. Szef Kancelarii Sejmu powiadamia dyrektora archiwum państwowego o zamiarze
przekazania
materiałów
archiwalnych,
przedstawiając wraz z wnioskiem dwa
egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego sporządzonego według wzoru, o którym mowa
w § 18 ust. 1 pkt 6, podpisanego przez Szefa Kancelarii Sejmu.
- 22 -
3. Przekazanie materiałów archiwalnych odbywa się na podstawie spisu zdawczoodbiorczego, o którym mowa w ust. 2.
4. Archiwum uzgadnia z dyrektorem archiwum państwowego termin i miejsce przejęcia
materiałów archiwalnych.
5. Koszty związane z przygotowaniem i konserwacją materiałów archiwalnych oraz ich
przekazaniem ponosi Kancelaria Sejmu.
6. W przypadku odmowy przez dyrektora archiwum państwowego przejęcia materiałów
archiwalnych z powodu ich nieprawidłowego uporządkowania, archiwum zobowiązane
jest do dokonania odpowiednich zmian i poprawek w określonym przez archiwum
państwowe terminie.
§ 41.
1. Uporządkowanie materiałów archiwalnych polega na podziale rzeczowym teczek
i prawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz teczek, ich opisaniu, nadaniu właściwego
układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu.
2. Materiały archiwalne powinny być ułożone wewnątrz teczek w kolejności spraw,
a w ramach sprawy - chronologicznie, poczynając od pierwszego pisma wszczynającego
sprawę. Poszczególne zapisane strony akt znajdujących się w teczce powinny być
opatrzone kolejnym numerem.
3. Opisanie materiałów archiwalnych wytworzonych w toku działalności Sejmu i jego
organów polega na umieszczeniu na wierzchniej stronie każdego tomu lub teczki:
1) nazwy: Sejm RP, nr kadencji oraz nazwy organu, w którym materiały powstały;
2) symbolu klasyfikacyjnego według wykazu akt;
3) tytułu tomu lub teczki, to jest nazwy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt
i informacji o rodzaju znajdujących się w nich materiałów archiwalnych;
4) rocznych dat krańcowych, to jest dat najwcześniejszego i najpóźniejszego materiału
archiwalnego w tomie lub teczce;
5) sygnatury tomu lub teczki, to jest numeru spisu zdawczo-odbiorczego, o którym mowa
w § 40 ust. 2 i numeru pozycji tomu lub teczki w spisie zdawczo-odbiorczym;
6) oznaczenia kategorii archiwalnej;
7) liczby zapisanych stron w tomie lub w teczce.
4. Opisanie materiałów archiwalnych wytworzonych w toku działalności Kancelarii Sejmu
polega na umieszczeniu na wierzchniej stronie każdej teczki:
- 23 -
1) nazwy: Kancelaria Sejmu i nazwy komórki organizacyjnej, w której materiały
powstały;
2) znaku akt, to jest symbolu literowego komórki organizacyjnej oraz symbolu
klasyfikacyjnego według wykazu akt;
3) tytułu teczki, to jest nazwy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt i informacji
o rodzaju materiałów archiwalnych znajdujących się w teczce;
4) rocznych dat krańcowych, to jest dat najwcześniejszego i najpóźniejszego materiału
archiwalnego w teczce;
5) sygnatury teczki, to jest numeru spisu zdawczo-odbiorczego, o którym mowa w § 40
ust. 2 i numeru pozycji teczki w spisie zdawczo-odbiorczym;
6) oznaczenia kategorii archiwalnej;
7) liczby zapisanych stron w teczce.
5. Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu polega na:
1) w odniesieniu do materiałów archiwalnych wytworzonych w toku działalności
Sejmu i jego organów – ułożeniu tomów lub teczek seriami;
2) w odniesieniu do materiałów archiwalnych wytworzonych w toku działalności
Kancelarii Sejmu – ułożeniu teczek zgodnie ze strukturą organizacyjną Kancelarii
Sejmu obowiązującą w czasie, w którym materiały te powstały, w ramach
poszczególnych
komórek
organizacyjnych
według
kolejności
symboli
klasyfikacyjnych wykazu akt.
§ 42.
1. Sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu ich w spisie
zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w § 40 ust. 2, wypełnionym pismem maszynowym
lub techniką elektroniczną, w kolejności zgodnej z nadanym im układem. W przypadku
sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego techniką elektroniczną jego zapis przekazuje się
archiwum państwowemu w postaci wydruku i na nośniku elektronicznym.
2. Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w § 40 ust. 2, sporządza się w trzech
egzemplarzach, z których dwa przeznaczone są dla archiwum państwowego, a jeden dla
archiwum.
3. Do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania
należy
dołączyć
informację
zawierającą
podstawowe
dane
dotyczące
zmian
- 24 -
organizacyjnych, jakie nastąpiły w czasie, z którego pochodzą przekazywane materiały
archiwalne.
4. Pracownik archiwum zamieszcza w spisie zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w § 12,
stosowną informację o przekazaniu materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.
§ 43.
Materiały archiwalne przekazywane do archiwum państwowego należy:
1) umieścić w odpowiednich opakowaniach wykonanych z materiałów chroniących przed
uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym;
2) zapakować w pudła lub paczki w postaci ustalonej w porozumieniu z dyrektorem
archiwum państwowego, w zależności od rodzaju materiałów archiwalnych, zaopatrzone
w etykiety z nazwą: Kancelaria Sejmu oraz sygnaturami tomów, teczek lub innych
materiałów archiwalnych.
§ 44.
Materiały archiwalne stanowiące dokumentację techniczną, fonograficzną i fotograficzną oraz
utrwaloną na innych nośnikach archiwum przygotowuje do przekazania w sposób uzgodniony
z dyrektorem archiwum państwowego.
Rozdział 9
Kontrola archiwum
§ 45.
1. Prawo kontroli archiwum mają osoby upoważnione przez Szefa Kancelarii Sejmu.
2. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół kontroli i wydaje stosowne zalecenia
pokontrolne.
3. Protokół kontroli, o którym mowa w ust. 2, podpisuje osoba kontrolująca, dyrektor
Biblioteki Sejmowej i naczelnik archiwum.
4. Za realizację zaleceń i wniosków pokontrolnych odpowiada naczelnik archiwum.
5. Kontrolę stanu ochrony informacji prawnie chronionych regulują odrębne przepisy.
Załącznik nr 1
do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu
realizacji zadań w Archiwum Sejmu
…………………………………
(oznaczenie „Kancelaria Sejmu”
Warszawa, dnia ……………… 20…r.
i nazwa komórki organizacyjnej)
Spis zdawczo-odbiorczy akt nr……..
Lp.
1
1.
Znak
teczki
Tytuł teczki lub tomu
Daty
skrajne
Kat. akt
Liczba
teczek
Miejsce
przechowywania
akt w archiwum
Data zniszczenia
lub przekazania
do archiwum
państwowego
2
3
4
5
6
7
8
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Ogółem ………. j.a. tj. ok. ……mb akt
Przekazujący dokumentację
……………………
(imię i nazwisko)
Dyrektor komórki
organizacyjnej
……………………….
(imię i nazwisko)
Przyjmujący dokumentację
……………………
(imię i nazwisko)
Załącznik nr 2
do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu
realizacji zadań w Archiwum Sejmu
Wzór opisu teczki aktowej
Kancelaria Sejmu
Biuro Gospodarczo-Techniczne
BGT – 331
KAT. B5
Zaopatrzenie
2006-2007
Załącznik nr 3
do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu
realizacji zadań w Archiwum Sejmu
Wzór spisu zawartości tomu
Tom zawiera protokoły:
Karta
113. posiedzenia w dniach 20, 21 i 22 stycznia 2010 r.
………………
114. posiedzenia w dniach 27, 28 i 29 stycznia 2010 r.
.………………
115. posiedzenia w dniach 11 lutego 2010 r.
.………………
Załącznik nr 4
do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu
realizacji zadań w Archiwum Sejmu
Wzór opisu tomu
SEJM RP – VI KADENCJA
2007–2011
010
PROTOKOŁY POSIEDZEŃ SEJMU
Nr 2-4
12.01.2010 – 30.01.2010
TOM III
Załącznik nr 5
do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu
realizacji zadań w Archiwum Sejmu
Wzór opisu tomu
SEJM RP – VI KADENCJA
2007–2011
0140
PROTOKOŁY
KOMISJI SEJMOWYCH
KOMISJA SPRAW ZAGRANICZNYCH
Nr 22-25
12.06.2010 – 18.07.2010
TOM II
Załącznik nr 6
do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu
realizacji zadań w Archiwum Sejmu
Wzór opisu tomu
SEJM RP – VI KADENCJA
2007–2011
020
USTAWY
12.01.2010 – 15.01.2010
TOM II
Załącznik nr 7
do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu
realizacji zadań w Archiwum Sejmu
Wzór opisu tomu
SEJM RP – VI KADENCJA
2007–2011
023
INTERPELACJE*
12.01.2010 – 30.01.2010
TOM I
*Analogiczny opis tomu „Zapytania poselskie”
Załącznik nr 8
do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu
realizacji zadań w Archiwum Sejmu
Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
KANCELARIA SEJMU
Nr
spisu
Data przyjęcia
dokumentacji
Nazwa komórki organizacyjnej
przekazującej dokumentację
1
2
3
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
Liczba
poz. spisu
teczek/kaset
/płyt
4
5
Uwagi
6
Załącznik nr 9
do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu
realizacji zadań w Archiwum Sejmu
strona 1
……………………………….....
pieczątka komórki organizacyjnej
Karta udostępniania akt nr ……..
Termin zwrotu akt **)
data ……………………… 20…r.
Proszę o udostępnienie*) – wypożyczenie*) akt powstałych w komórce
organizacyjnej ………………………............. z lat ………………………
o znakach …………………………………………………………………...
i upoważniam do ich wykorzystania*) – odbioru*)
p. ……………………………………………………………………………
(imię i nazwisko)
………………………………..
data i podpis
Zezwalam na udostępnienie*) – wypożyczenie*) wymienionych wyżej akt
…...…………………
data i podpis
*) Zbędne skreślić
**) Wypełnia archiwum
strona 2
Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie
akt – tomów ……………..kart …………….
Data………………………..20….r.
Adnotacje o zwrocie akt:
Podpis…………………..
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
Akta zwrócono do
archiwum
……………………………………
podpis oddającego
dn. ……………………..20…..r.
……………………………………..
podpis odbierającego
Załącznik nr 10
do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu
realizacji zadań w Archiwum Sejmu
KANCELARIA SEJMU
SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ (AKTOWEJ)
PRZEZNACZONEJ NA MAKULATURĘ LUB ZNISZCZENIE
Lp.
Nr i poz.
spisu
zdawczoodbiorczego
Symbol
z
wykazu
akt
Tytuł teczki
Daty
skrajne
Liczba
tomów
Uwagi
1
2
3
4
5
6
7
Załącznik nr 11
do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu
realizacji zadań w Archiwum Sejmu
KANCELARIA SEJMU
PROTOKÓŁ OCENY
dokumentacji niearchiwalnej
Komisja w składzie (imiona i nazwiska członków komisji):
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
……………………………………………
dokonała przeglądu, oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub
zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości …………....mb i stwierdziła, że stanowi
ona dokumentację niearchiwalną, nieprzydatną dla celów praktycznych Kancelarii Sejmu
oraz, że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie
akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej.
Przewodniczący Komisji
………………………………
Członkowie Komisji
………………………………
(podpisy)
………………………………
………………………………
Zał. ……….kart spisu ………..poz. spisu
Załącznik nr 12
do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu
realizacji zadań w Archiwum Sejmu
Warszawa, dnia …………….20…r.
………………………………………..
(pieczątka Kancelarii Sejmu)
SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY nr ………….
materiałów archiwalnych ……………………………………………………….........................
…………………………………………………………………………………………………..
(nazwa komórki organizacyjnej)
przekazanych do archiwum państwowego: …………………………………………………….
Lp.
1
Znak teczki
(symbol
klasyfikacyjn
y z wykazu
akt)
2
Tytuł teczki
Daty
skrajne
Uwagi
3
4
5
Załącznik nr 13
do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu
realizacji zadań w Archiwum Sejmu
Warszawa, dnia….….…….. r.
ARCHIWUM SEJMU RP
Z g ł o s ze n i e u ży t k o wn i k a
………………………………………………………
(imię i nazwisko lub/i nazwa i siedziba osoby prawnej
lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej)
……………………………………………………………….
(rodzaj i nr dokumentu tożsamości)*
…………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………….
(adres do korespondencji)
Proszę o udostępnienie następującej dokumentacji z zasobu Archiwum Sejmu:
……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
Cel udostępnienia: ……………………………………………………………………………………………....................
……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
Sposób udostępnienia: ..…………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………………………………………
Zobowiązuję się do przestrzegania zasad udostępniania dokumentacji w Archiwum Sejmu
oraz oświadczam, że informacje o osobach zawarte w udostępnionej mi dokumentacji wykorzystane
zostaną zgodnie z celem wskazanym powyżej, w sposób nienaruszający prawnej ochrony dóbr
osobistych lub danych osobowych:
o wyniki moich badań będą opracowane w formie sumarycznej, bez ujawniania danych
jednostkowych,
o dane jednostkowe wykorzystam za zgodą osób, których dotyczą,
o nie będę publikować danych jednostkowych o osobach - uzyskanych z zasobu
Archiwum Sejmu. **
…………………………….
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w zgłoszeniu przez Kancelarię
Sejmu Warszawa, ul. Wiejska 4/6/8, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych
osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), w celu udostępnienia dokumentacji z zasobu
Archiwum Sejmu.
Osoba wyrażająca zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w zgłoszeniu ma prawo dostępu do ich
treści i ich poprawiania w Archiwum Sejmu, bud. K, pok. nr 443, od poniedziałku do piątku w godz. 9.00–
15.00.
…………………………….
_______________________________
* wypełnia się w przypadku, gdy wnioskodawcą jest osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel albo gdy występuje
on w imieniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej
2
** właściwe zakreślić
Załącznik nr 14
do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu
realizacji zadań w Archiwum Sejmu
KANCELARIA SEJMU
PROTOKÓŁ ZNISZCZENIA Nr …….
dokumentacji niearchiwalnej zawierającej informacje niejawne
Komisja w składzie (imiona i nazwiska członków komisji):
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
……………………………………………
dokonała w dniu/dniach ……………r. zniszczenia dokumentacji wymienionej w spisie
dokumentacji niearchiwalnej zawierającej informacje niejawne przeznaczonej do zniszczenia,
który stanowi załącznik do protokołu oceny tej dokumentacji z dnia …………………………
Powyższa dokumentacja została zniszczona w Pionie Ochrony przy wykorzystaniu
urządzenia spełniającego wymogi bezpieczeństwa wskazanego przez Pełnomocnika do spraw
Ochrony Informacji Niejawnych.
Przewodniczący Komisji
………………………………
Członkowie Komisji
………………………………
(podpisy)
………………………………
………………………………