Regulamin korzystania z materiałów archiwalnych w pracowniach

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 14
Dyrektora Archiwum Narodowego
w Krakowie z dnia 9 lipca 2013 r.
Regulamin korzystania z materiałów archiwalnych
w pracowniach naukowych Archiwum Narodowego w Krakowie
§1
1. Regulamin określa sposób, tryb i zakres korzystania z materiałów archiwalnych
w pracowniach naukowych Archiwum Narodowego w Krakowie, a także
wymagania porządkowe związane z korzystaniem z materiałów archiwalnych.
2. W sprawach nie określonych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy
zawarte w Zarządzeniu Nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia
1 lutego 2013 roku w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych
w archiwach państwowych.
§2
1. Osoba przystępująca do korzystania z materiałów archiwalnych lub ich reprodukcji
w pracowni naukowej Archiwum Narodowego w Krakowie wypełnia Zgłoszenie
użytkownika zasobu archiwalnego (zwane dalej: Zgłoszenie), którego wzór stanowi
załącznik nr 1 do Regulaminu. Obejmuje ono dane użytkownika oraz charakterystykę
zamierzonych poszukiwań archiwalnych.
2. W odniesieniu do archiwaliów zawierających dane prawnie chronione wymagane
jest dodatkowo wypełnienie przez użytkownika Zgłoszenia w części dotyczącej
zobowiązania odnośnie sposobu i zakresu wykorzystania tych danych. Niezależnie
od tego Archiwum może zażądać złożenia przez użytkownika wyjaśnień,
oświadczeń lub dokumentów na potwierdzenie posiadania uprawnień do
zapoznania się z treścią tego typu archiwaliów (w tym pisemnej rekomendacji od
opiekuna naukowego).
3. W odniesieniu do archiwaliów szczególnie cennych (dokumenty pergaminowe
i papierowe, akta staropolskie, luźne pieczęcie, tłoki pieczętne, miscellanea, itp.)
Archiwum może poprosić użytkownika o przedłożenie pisemnej rekomendacji do
prowadzenia badań (np. od przełożonego, promotora, wydawcy, itp.).
3. Podanie w Zgłoszeniu informacji niezbędnych dla bieżącego zarządzania
udostępnianiem archiwaliów jest obligatoryjne. Pozostałe pola Zgłoszenia, graficznie
wyróżnione na formularzu, wypełniane są opcjonalnie. Informacje należące do tej
drugiej grupy służą analizie potrzeb badawczych, a ich ewentualne pominięcie nie
powoduje ograniczenia uprawnień do korzystania z materiałów archiwalnych.
4. Użytkownik może w każdej chwili zaktualizować dane wpisane w Zgłoszeniu,
podając datę modyfikacji.
5. Zgłoszenie uważa się za aktualne przez 12 miesięcy, licząc od ostatniej wizyty
użytkownika w pracowni naukowej Archiwum.
1
Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 14
Dyrektora Archiwum Narodowego
w Krakowie z dnia 9 lipca 2013 r.
§3
1. Informacje o materiałach archiwalnych niezbędne do złożenia zamówienia
użytkownik wyszukuje samodzielnie.
2. Podstawową pomoc w wyszukiwaniu materiałów archiwalnych stanowią posiadane
przez Archiwum środki ewidencyjne i opracowania informacyjne, udostępniane
w formie papierowej lub elektronicznej.
3. Pomoce ewidencyjno-informacyjne, o ile nie zawierają danych prawnie chronionych,
są udostępniane przed złożeniem Zgłoszenia.
4. Ogólnych informacji o zasobie Archiwum, dostępnych pomocach ewidencyjnoinformacyjnych i o zasadach udostępniania archiwaliów udzielają pracownicy
Archiwum dyżurujący w pracowni naukowej.
§4
1. Materiały archiwalne lub ich reprodukcje udostępniane są na podstawie Zamówienia
użytkownika (rewersu), którego wzór stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.
Zamówienia wypełnia się osobno dla każdej jednostki archiwalnej. Dopuszcza się,
po konsultacji z dyżurującym pracownikiem, wypełnienie jednego rewersu dla ciągu
kilku jednostek archiwalnych o kolejnych sygnaturach.
2. Każda udostępniana jednostka archiwalna opatrzona jest drukiem Rejestru
udostępnienia materiałów archiwalnych (metryczką jednostki archiwalnej), którego wzór
stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu. Użytkownik zasobu powinien wpisać
w odpowiednich polach datę korzystania z jednostki oraz swoje imię i nazwisko;
może też podać temat swojej pracy (przedmiot badań).
§5
1. Materiały archiwalne, z których sporządzono reprodukcje (kserokopie, mikrofilmy,
kopie cyfrowe), udostępniane są w takiej postaci. Udostępnienie tych materiałów
w formie oryginałów wymaga każdorazowo zgody Dyrektora Archiwum.
2. Na wniosek użytkownika Archiwum może czasowo sprowadzić reprodukcje
materiałów archiwalnych z innych archiwów państwowych, a w szczególnych
przypadkach także z innych instytucji na podstawie porozumienia. Użytkownik
pokrywa koszty opłaty pocztowej za przysłanie i odesłanie reprodukcji.
§6
1. Zamówione materiały archiwalne lub ich reprodukcje wydawane są uprawnionemu
użytkownikowi przez dyżurującego pracownika z podręcznego depozytu pracowni
przy każdorazowym korzystaniu z tych materiałów.
2. Maksymalna liczba oryginalnych jednostek archiwalnych, jaka może być
udostępniona jednej osobie w ciągu dnia wynosi 10 j.a. Ograniczenie wynika
z wymogów zabezpieczenia zasobu. W uzasadnionych przypadkach liczba ta może
zostać zmieniona przez kierownika oddziału aktowego lub ekspozytury.
2
Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 14
Dyrektora Archiwum Narodowego
w Krakowie z dnia 9 lipca 2013 r.
3. Zamówione materiały archiwalne udostępniane są użytkownikowi kolejno, po jednej
jednostce archiwalnej. Po zwróceniu wykorzystanej jednostki użytkownik otrzymuje
następną. W szczególnie uzasadnionych przypadkach kierownik oddziału aktowego
lub ekspozytury może wyrazić zgodę na odstąpienie od tej zasady.
4. W wypadku jednostek zawierających akta luźne o szczególnej wartości
(np. dokumenty papierowe, druki ulotne, materiały ikonograficzne) udostępniane są
kolejno pojedyncze dokumenty lub karty.
5. Materiały szczególnie cenne (dokumenty pergaminowe i papierowe, akta
staropolskie – księgi i akta luźne, zbiory specjalne – np. luźne pieczęcie, tłoki
pieczętne, miscellanea, afisze, plakaty, druki ulotne, zbiory ikonograficzne,
fotograficzne, kartograficzne, sfragistyczne) udostępniane są wyłącznie na dyżurach
przedpołudniowych.
6. W przypadku korzystania ze szczególnie cennych materiałów (wymienionych
w pkcie 5) użytkownik przerywający pracę nad nimi i na krótki czas opuszczający
pracownię naukową, może zostać zobowiązany do każdorazowego ich deponowania
u dyżurującego.
7. Po każdorazowym zakończeniu pracy korzystający z materiałów archiwalnych
w pracowni naukowej zwraca je dyżurującemu, z dyspozycją ich zwrotu do
magazynu lub zachowania w depozycie pracowni naukowej.
8. Jeżeli przerwa w korzystaniu z materiałów znajdujących się w podręcznym
depozycie przekracza dwa tygodnie, są one zwracane do magazynu bez dyspozycji
użytkownika. Podjęcie pracy nad nimi wymaga złożenia ponownego zamówienia.
§7
1. Na miejsce zajmowane w pracowni naukowej nie wolno wnosić przedmiotów
i substancji mogących spowodować uszkodzenie archiwaliów (w tym artykułów
spożywczych) a także teczek i toreb.
2. Użytkownik korzysta z udostępnionych materiałów w ramach złożonego Zgłoszenia,
nie ingerując w ich układ i treść, zachowując dbałość o ich stan fizyczny
i bezpieczeństwo.
3. W odniesieniu do wymagających tego materiałów archiwalnych użytkownik
korzysta z rękawic ochronnych, które zapewnia Archiwum.
4. Użytkownik może sporządzać notatki na luźnych kartkach papieru, wyłącznie przy
użyciu ołówka lub używając w tym celu przenośnego komputera.
5. Korzystanie z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej powinno być
prowadzone w sposób nie zakłócający pracy innych użytkowników.
6. Wynoszenie poza pomieszczenie pracowni naukowej materiałów archiwalnych
i pomocy ewidencyjno-informacyjnych przez użytkowników jest zabronione.
3
Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 14
Dyrektora Archiwum Narodowego
w Krakowie z dnia 9 lipca 2013 r.
§8
1. W toku korzystania z materiałów archiwalnych w pracowniach naukowych
użytkownicy mogą nieodpłatnie wykonywać ich kopie cyfrowe własnym sprzętem,
z zastrzeżeniem, że samodzielne kopiowanie:
1) jest dopuszczalne w zakresie niekomercyjnego użytku osobistego,
w szczególności dla wspierania pracy badawczej użytkownika, i nie ma na celu
uzyskania reprodukcji o szczególnych cechach jakościowych, zwłaszcza do celów
publicystycznych i wydawniczych,
2) jest prowadzone przy użyciu aparatu fotograficznego w trybie cichym, bez
stosowania statywu i dodatkowego oświetlenia, na stole, na którym materiały są
wykorzystywane przez użytkownika, bez ingerowania w ich układ i formę (bez
dodatkowego dociskania, prostowania, obciążania, itp.),
3) jest prowadzone przy użyciu rękawic ochronnych, o ile jest to wskazane ze
względu na rodzaj i stan zachowania materiałów archiwalnych, z których
wykonywane są kopie,
4) nie może być przesłanką do udostępniania oryginałów materiałów archiwalnych
posiadających reprodukcje,
5) nie powoduje dodatkowego ryzyka naruszenia wolności i praw osób, których
dane znajdują się w materiałach archiwalnych.
2. Powyższe uregulowania odnoszą się również do fotografowania obrazu z czytnika
mikrofilmowego oraz ekranu komputerowego.
§9
Zbiory biblioteczne Archiwum Narodowego w Krakowie udostępnia się osobom
korzystającym z materiałów archiwalnych. Do udostępniania zbiorów bibliotecznych
przepisy niniejszego Regulaminu stosuje się odpowiednio.
§10
Do udostępniania dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej przez Archiwum na
podstawie cywilnych umów przechowania, mają zastosowanie odrębne regulacje.
§11
Rażące nieprzestrzeganie przez użytkownika zasad korzystania z materiałów
archiwalnych może stanowić podstawę do wydania decyzji o odmowie udostępniania
materiałów archiwalnych.
4
Załącznik nr 1 do Regulaminu korzystania z materiałów archiwalnych w pracowniach naukowych Archiwum Narodowego w Krakowie
ZGŁOSZENIE UŻYTKOWNIKA ZASOBU ARCHIWALNEGO
ARCHIWUM NARODOWEGO W KRAKOWIE
(na podstawie Zarządzenia nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 1 lutego 2013 r. w sprawie
organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych)
Wypełnia Archiwum:
Znak ..............................................
 N
 G
 W
 S
 P
 I
Podanie tematu pracy albo celu badań (z wyjątkiem przypadków, gdy informacja ta jest prawnie wymagana), charakteru
zamierzonych badań archiwalnych oraz danych ułatwiających kontakt (e-mail, telefon) jest dobrowolne, a ich ewentualne
pominięcie nie powoduje ograniczenia uprawnień do korzystania z archiwaliów (pola formularza wyróżnione szarym tłem). Dane
osobowe podane w Zgłoszeniu są przetwarzane tylko w zakresie potrzeb bieżącego zarządzania udostępnianiem materiałów
archiwalnych. Użytkownik może w każdej chwili zaktualizować dane wpisane w Zgłoszeniu, podając datę modyfikacji.
W odniesieniu do archiwaliów o dostępności prawnie ograniczonej wymagane jest złożenie zobowiązania użytkownika do ochrony
informacji, ujęte na odwrocie Zgłoszenia. Niezależnie od tego Archiwum może zażądać od użytkownika złożenia dodatkowych
wyjaśnień, oświadczeń lub udokumentowania uprawnień do zapoznania się z treścią tego typu archiwaliów (w szczególności
poprzez przedłożenie pełnomocnictwa osoby uprawnionej).
DANE UŻYTKOWNIKA
imię i nazwisko
e-mail
adres
zamieszkania
telefon
adres do
korespondencji
(podać, jeśli inny niż adres
zamieszkania)
rodzaj i numer
dokumentu tożsamości
INFORMACJE O POSZUKIWANIACH ARCHIWALNYCH
temat pracy
(cel badań)
charakter zamierzonych badań archiwalnych:
 naukowe,
 genealogiczne,
 własnościowe,
 do celów publicystycznych,
 do celów socjalnych,
 inne – jakie? …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Zapoznałem się z Regulaminem korzystania z materiałów archiwalnych w pracowniach naukowych Archiwum Narodowego w Krakowie.
data
podpis
ADNOTACJE ARCHIWUM
Załącznik nr 1 do Regulaminu korzystania z materiałów archiwalnych w pracowniach naukowych Archiwum Narodowego w Krakowie
ZOBOWIĄZANIE UŻYTKOWNIKA DO OCHRONY INFORMACJI
(na podstawie Zarządzenia nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 1 lutego 2013 r. w sprawie
organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych)
Zobowiązanie należy wypełnić w odniesieniu do archiwaliów o dostępności prawnie ograniczonej.
Niezależnie od tego Archiwum może zażądać od użytkownika złożenia dodatkowych wyjaśnień, oświadczeń lub udokumentowania
uprawnień do zapoznania się z treścią tego typu archiwaliów (w szczególności poprzez przedłożenie pełnomocnictwa osoby
uprawnionej).
PRAWNA OCHRONA INFORMACJI
Zobowiązuję się do wykorzystania informacji uzyskanych na podstawie udostępnionych materiałów archiwalnych,
a mających znamiona aktualności, w sposób nienaruszający wolności albo praw, wynikających w szczególności
z przepisów chroniących dobra osobiste lub dane osobowe.
………………………………………….
data
……………………………………………………………………..
podpis
ADNOTACJE ARCHIWUM
Załącznik nr 2 do Regulaminu korzystania z materiałów archiwalnych
w pracowniach naukowych Archiwum Narodowego w Krakowie
Zamówienie użytkownika (rewers)
Załącznik nr 3 do Regulaminu korzystania z materiałów archiwalnych
w pracowniach naukowych Archiwum Narodowego w Krakowie
Rejestr udostępniania materiałów archiwalnych
(metryczka jednostki archiwalnej)
Nazwa zespołu (zbioru) archiwalnego
Imię i nazwisko
użytkownika zasobu
Temat pracy
Sygnatura
jednostki
Data
udostępnienia