REGULAMIN XIV Spotkania „DzieńOtwartych Drzwi w Dąbrowicach

REGULAMIN
XIV Spotkania „DzieńOtwartych Drzwi w Dąbrowicach”
2 czerwca 2011 r.
1. Organizator:
Instytut Ogrodnictwa
ul. Konstytucji 3 Maja 1/3, 96-100 Skierniewice,
tel./ fax. 46 832 57 50, email: [email protected]
2. Termin imprezy
2 czerwca 2011 r. (czwartek) godz. 09.00 – 15.00
3. Lokalizacja
Sad Doświadczalny w Dąbrowicach
4. Warunki uczestnictwa osób indywidualnych
Uczestnictwo w Dniu Otwartych Drzwi osób indywidualnych jest bezpł
atne.
5. Warunki uczestnictwa Wystawców
5.1 Wystawca zgł
asza udziałw Dniu Otwartych Drzwi w formie wypeł
nionego i podpisanego
przez osoby upoważnione do reprezentowania Wystawcy formularza zgł
oszeniowego wg
wzoru stanowiącego Zał
ącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu w terminie do 27 maja 2011r.
5.2 OryginałKarty Zgł
oszenia należ
y przesł
aćfaxem na numer 46 832 57 50 lub e-mailem
na adres: [email protected]
5.3 Zgł
oszenie uczestnictwa jest równoznaczne ze zgł
oszeniem oferty uczestnictwa w Dniu
Otwartych Drzwi.
5.4 Wypeł
niając i podpisując formularz zgł
oszeniowy Wykonawca oświadcza, że zapoznał
sięz niniejszym Regulaminem, nie wnosi do niego żadnych zastrzeżeńoraz że zobowiązuje
siędo jego stosowania.
5.5 Zgł
oszenia udział
u w Dniu Otwartych Drzwi przyjmowane będą w kolejnoś
ci ich
napł
ywania.
5.6 Organizator poinformuje Wystawcęo przyjęciu oferty uczestnictwa w Dniu Otwartych
Drzwi przesył
ając pocztąelektronicznąlub faxem „Potwierdzenie przyjęcia zgł
oszenia”.
5.7 O przyznaniu powierzchni i lokalizacji stoiska wystawienniczego decyduje kolejność
zgł
oszeń.
5.8 Wszelkie zmiany powierzchni wystawienniczej i regulaminu wymagająformy pisemnej
pod rygorem nieważ
ności.
5.9 Sponsorzy podlegająwewnętrznym umowom i mająpierwszeństwo wyboru powierzchni.
1
6. Warunki pł
atności
6.1 Opł
atęza wynajętąpowierzchnię oraz dodatkowe opł
aty wynikające ze zgł
oszenia
Wystawcy dokonywać będą przelewem na konto Organizatora w banku PEKAO S.A.
O/Skierniewice 42 1240 3321 1111 0000 2853 6660 z adnotacją„DzieńOtwartych Drzwi”.
Organizator wystawi, prześle lub doręczy Wystawcy fakturęVAT z ostatecznym rozliczeniem
kosztów za udziałw Spotkaniu w terminie 10 dni roboczych od daty jej zakończenia.
6.2 Opł
ata za wynajem powierzchni wystawienniczej obejmuje ogólne sprzątanie stoisk,
wywóz ś
mieci, oznakowanie stoisk, reklamę, promocjęoraz koszty związane z organizacją
imprezy.
7. Odwoł
anie uczestnictwa
7.1 Odwoł
anie oferty uczestnictwa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważ
ności.
7.2 Wystawcom, którzy odwoł
ali ofertęuczestnictwa w Dniach Otwartych Drzwi w terminie
do 7 dni przed jej rozpoczęciem zostanie zwrócona opł
ata za wynajętąpowierzchnię.
7.3 W przypadku odwoł
ania oferty uczestnictwa w terminie krótszym niż 7 dni przed
rozpoczęciem Dni Otwartych Drzwi, opł
ata za wynajem powierzchni wystawienniczej nie
podlega zwrotowi Wystawcy.
7.4 Podmiotom, które odwoł
ał
y ofertęuczestnictwa nie przysł
ugująświadczenia objęte opł
atą
okreś
lonąw pkt 6 Regulaminu.
8. Forma udział
u
8.1 Wystawca bierze udziałw Konferencji we wł
asnym imieniu i na wł
asnąrzecz.
8.2 Wystawca nie może bez pisemnej zgody Organizatora podnajmowaćlub oddawaćdo
bezpł
atnego uż
ytku części wynajętej powierzchni. Zgł
oszenie podwykonawcy wymaga formy
pisemnej.
9. Powierzchnia wystawiennicza i stoisko
9.1 O lokalizacji i kształ
cie stoiska decyduje Organizator na podstawie kolejnoś
ci zgł
oszeń.
Życzenia i sugestie Wystawcy dotyczące stoiska Organizator będzie realizowałw miarę
moż
liwoś
ci technicznych i organizacyjnych.
9.2 Organizator dostarczy Wystawcy program Drzwi Otwartych w Dąbrowicach oraz
lokalizacjęstoiska najpóźniej na tydzieńprzed jej rozpoczęciem.
9.3 Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany wielkości zamówionej powierzchni lub
lokalizacji stoiska po terminie określonym w pkt. 9.2, jeż
eli zaistnieje taka konieczność
wynikająca z warunków techniczno – organizacyjnych. O dokonanej zmianie Organizator
powiadomi niezwł
ocznie Wystawcę.
10. Cennik za wynajmowanąpowierzchnię(Koszt netto):
10.1 Wystawca może wynająć:
2
a) Stoisko reklamowe mał
e (1 stolik z krzesł
ami) – koszt 350,00 zł
b) Stoisko reklamowe duż
e (2 stoliki z krzesł
ami) – koszt 550,00 zł
2
c) Ekspozycja maszyn i sprzętu (powierzchnia > 20 m ) – koszt 650,00 zł
10.2 W ramach opł
aty za powierzchnięwystawiennicząOrganizator zapewnia:
a) Wynajęcie powierzchni wystawienniczej w dniu 2.06.2011 r. (godz.9.00-15.00)
b) ReklamęSpotkania oraz reklamęFirmy w radiowęź
le na terenie Sadu Doś
wiadczalnego w
Dąbrowicach
c) Informacjęo Konferencji kierowanądo potencjalnych klientów,
d) Sprzątanie ciągów komunikacyjnych i terenu Konferencji,
10.3 Wszelkie dodatkowe usł
ugi związane z urządzeniem i wyposażeniem stoiska są
odpł
atne.
11. Zabudowa stoiska
Organizator nie przewiduje wykonania zabudowy stoisk.
12. Zasady reprezentacji eksponatów i usł
ug
12.1 Wystawca zobowiązany jest do prezentacji swojej oferty zgodnej z zakresem
tematycznym Konferencji. Na ż
ądanie Organizatora Wystawca zobowiązany jest do
usunięcia ekspozycji niezgodnej z zakresem tematycznym. W przypadku niedopeł
nienia ww.
obowiązku Organizator ma prawo usunąćeksponaty z powierzchni wystawienniczej lub
dokonaćjej zamknięcia na koszt i ryzyko Wystawcy.
12.2
Wystawca
zobowiązany
jest
do
poinformowania
Organizatora
o
zamiarze
eksponowania elementów, których waga przekracza 700 kg/1m 2 .
13. Reklama
13.1 Wystawca ma prawo do reklamy swojej firmy i jej produktów na terenie wynajętej przez
siebie powierzchni wystawienniczej poprzez:
a) Materiał
y poligraficzne: ulotki, oferty, plakaty, foldery, mapy, zdjęcia itp.;
b) Reklamęaudiowizualną(przy uż
yciu komputerów, odtwarzaczy audio video, rzutników,
monitorów)
13.2 Wystawca realizuje reklamęna wł
asny koszt i odpowiedzialność
.
13.3 Reklama na terenie Sadu Doświadczalnego w Dąbrowicach, poza wynajętą
powierzchnię wystawienniczą, jest odpł
atna. Wszelkie dział
ania reklamowe realizowane
poza powierzchniąwystawiennicząWystawcy wymagająpisemnej zgody Organizatora.
13.4 Reklama nie moż
e kolidowaćz ogólnąkoncepcjąDni Otwartych Drzwi, przepisami BHP
i porządkowymi oraz byćuciąż
liwa dla innych Wystawców i zwiedzających.
14. Przepisy porządkowe i organizacyjne
3
14.1 Wystawca ma obowiązek zgł
osić się do biura Organizatora bezpoś
rednio po
przyjeź
dzie na teren Konferencji, celem dokonania rejestracji i przekazania mu powierzchni
wystawienniczej.
14.2 Montażeksponatów odbywa sięw dniu 2.06.2011 r. w godzinach od 7.00 do 9.00.
Demontażeksponatów i wyposażenia z powierzchni wystawienniczej można rozpocząćod
godziny 15.00. Demontażnależ
y zakończyćdo godziny 17.00 w dniu 2.06.2011 r.
14.3 Wystawca jest odpowiedzialny za likwidację, demontażoraz wywiezienie elementów
wyposaż
enia i eksponatów. Niedopeł
nienie tego obowiązku skutkuje obciążeniem Wystawcy
kosztami usunięcia wymienionych wyż
ej elementów.
14.4 Wystawca jest zobowiązany do utrzymania czystości na swoim stoisku na wł
asny koszt.
15. Przepisy przeciwpoż
arowe
15.1 Na terenie Sadu Doś
wiadczalnego w Dąbrowicach, obowiązuje zakaz używania ognia
oraz wykonywania czynności, które mogąspowodowaćpoż
ar oraz jego rozprzestrzenienie.
15.2 Elementy wyposaż
enia i eksponatów powinny być zmontowane w sposób
niestwarzający zagrożenia dla innych Wystawców i zwiedzających.
15.3 Zastawianie lub zasł
anianie urządzeńp/poż
. (gaś
nice, przyciski sygnalizacyjne, czujki,
hydranty) oraz dróg poż
arowych jest zabronione.
15.4 W przypadku zauważ
enia pożaru należ
y:
a) Niezwł
ocznie powiadomićosoby znajdujące sięw pobliżu miejsca zagrożenia, Państwową
StrażPoż
arnąi Organizatora;
b) Zachowaćspokój i nie dopuścićdo paniki;
c) Podporządkowaćsiękierującemu akcjąratowniczą.
16. Przepisy BHP
16.1 Wystawcy ponoszącał
kowitąodpowiedzialnoś
ćza bezpieczeństwo i higienąpracy
swoich pracowników wykonujących prace na terenie Sadu Doświadczalnego w Dąbrowicach
podczas montaż
u i demontaż
u oraz trwania Dni Otwartych Drzwi.
16.2 W zakresie spraw dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy nieobjętych niniejszym
regulaminem majązastosowanie przepisy ogólne BHP obowiązujące w Polsce.
17. Ubezpieczenie i wył
ączenie odpowiedzialności
17.1 Wystawca powinien we wł
asnym zakresie ubezpieczyćsięz tytuł
u odpowiedzialności
cywilnej oraz ubezpieczyćswoje mienie znajdujące sięna terenie Sadu Doświadczalnego w
Dąbrowicach, podczas trwania Dnia Otwartych Drzwi, a takż
e w okresie montażu i
demontażu.
17.2 Organizator nie ponosi odpowiedzialnoś
ci za utratę, uszkodzenie lub zniszczenia
eksponatów i rzeczy pozostawionych na powierzchni wystawienniczej oraz wypadki osób
4
zaistniał
e na terenie Sadu Doś
wiadczalnego, podczas trwania Dnia Otwartych Drzwi, a takż
e
w okresie montażu i demontażu.
17.3 Organizator nie odpowiada za szkody i straty poniesione przez Wystawcęw wyniku:
kradzież
y, pożaru, powodzi, wichury, eksplozji, przerwy w dostawie prądu, a także sił
y
wyż
szej. Wystawca ma obowiązek ubezpieczyćeksponaty na wł
asny koszt.
18. Reklamacje
18.1 Wystawca ma prawo do zł
oż
enia pisemnej reklamacji w związku z zastrzeż
eniami
wobec usł
ug wystawienniczych realizowanych przez Organizatora w terminie 14 dni od
zakończenia Dnia Otwartych Drzwi.
18.2 Reklamacje będąrozpatrywane w terminie 30 dni od daty wpł
ynięcia do siedziby
Organizatora. Wystawca otrzyma pisemnąodpowiedźdotyczącązgł
oszonych zastrzeżeń.
18.3 Reklamacje skł
adane po wyżej okreś
lonym terminie nie będąrozpatrywane.
19. Ochrona danych
Wystawca wyraż
a zgodęna przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora w celu
wykonywania niniejszego regulaminu oraz organizacji kolejnych edycji Dni Otwartych Drzwi.
20. Postanowienia końcowe
20.1 Organizator zastrzega sobie, w przypadku zaistnienia okolicznoś
ci od niego
niezależnych, prawo do odwoł
ania, częś
ciowego zamknięcia, skrócenia lub przesunięcia
terminu imprezy. W takich przypadkach Wystawcy nie przysł
uguje prawo do odszkodowania
lub zmniejszenia opł
at za powierzchnięwystawienniczą.
20.2 Wszelkie dodatkowe zalecenia niezawarte w niniejszym regulaminie przedstawione
przez Organizatora Wystawcy w formie pisemnej sąobowiązujące.
20.3 Organizator nie ponosi odpowiedzialności za stan prawny oraz jakośćprezentowanych
eksponatów przez Wystawców.
20.4 W stosunkach prawnych pomiędzy Wystawcąa Organizatorem majązastosowanie
przepisy Kodeksu Cywilnego, zaśewentualne spory rozstrzygać będzie sąd wł
aściwy
miejscowo dla Organizatora.
5