Wzór umowy po poprawkach - załącznik nr 1 do SIWZ

UMOWA nr DSK/
/2014
zawarta w dniu ....................................... w Warszawie między:
Skarbem Państwa – Ministerstwem Środowiska z siedzibą w Warszawie, przy ul. Wawelskiej
52/54, kod pocztowy 00-922, NIP 526 – 16 – 47 – 453, w imieniu i na rzecz którego działa Pani
Aleksandra Malarz, Zastępca Dyrektora w Departamencie Strategii i Komunikacji, na podstawie
pełnomocnictwa nr 57 z dnia 27 czerwca 2014 r., zwanym dalej „Zamawiającym”,
a
………………………., z siedzibą w ……………, przy ul. ……………….., kod pocztowy
……………….., NIP: ………………, REGON: ……………., wpisaną do ……………….. pod nr
…………, reprezentowaną przez ……………….., zwaną dalej w treści umowy „Wykonawcą”.
§ 1.
1. Zamawiający zamawia, a Wykonawca zobowiązuje się wykonać na rzecz Zamawiającego
Zamówienie pn. „Świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych wraz z usługami
towarzyszącymi przygotowaniu, organizacji i obsłudze międzynarodowej dwóch konferencji
pn.: "Razem ku Zielonej Przyszłości – NMF i MF EOG 2009-2014 w sektorze środowiska"
oraz VII międzynarodowej konferencji „Dbając o Zieloną Przyszłość”, promujących Program
Infrastruktura i Środowisko oraz fundusze norweskie i Europejskiego Obszaru
Gospodarczego pochodzące z Islandii, Liechtensteinu oraz Norwegii, zwane w dalszej treści
umowy „Zamówieniem", w zakresie określonym w Opisie Przedmiotu Zamówienia,
stanowiącym załącznik nr 1 do umowy.
2. Zamawiający oświadcza, że niniejsze Zamówienie jest współfinansowane przez Unię
Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu
Infrastruktura i Środowisko oraz ze środków funduszy Europejskiego Obszaru
Gospodarczego 2009-2014, pochodzących z Islandii, Liechtensteinu oraz Norwegii.
3. Termin realizacji zamówienia określa się od dnia zawarcia umowy do dnia 5 grudnia 2014 r.;
a terminy konferencji to …………………. 2014 r. i ………………….2014 r.
§ 2.
Wykonawca zobowiązuje się przystąpić do realizacji Zamówienia od dnia zawarcia niniejszej
umowy.
§ 3.
1. W terminie pięciu dni od dnia zawarcia umowy, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu
do zatwierdzenia:
1) miejsce organizacji konferencji i seminarium wraz z oprawą wizualną;
2) miejsce organizacji kolacji wraz oprawą wizualną;
3) miejsce i program wizyty studyjnej;
4) propozycje menu;
5) projekt formularza zgłoszeniowego dla uczestników konferencji, seminarium
opracowany w formie elektronicznej;
6) projekt zaproszeń na konferencje w języku polskim i angielskim,
7) projekt identyfikatorów;
str. 1
8) wzór ankiety do oceny konferencji oraz list obecności.
2. Zamawiający zaakceptuje miejsce organizacji konferencji, seminarium oraz wizyty studyjnej
na które składają się: hotele, w których będą zakwaterowani goście i pracownicy
Zamawiającego, sale konferencyjne, miejsce organizacji kolacji oraz menu w trakcie
konferencji, seminarium i materiały, o których mowa w ust. 1 i wszystkie pozostałe elementy
związane z organizacją Zamówienia, w terminie trzech dni od dnia przedstawienia propozycji
przez Wykonawcę. W przypadku wniesienia przez Zamawiającego uwag do propozycji, o
których mowa w ust. 1, Wykonawca jest zobowiązany do wprowadzenia zmian w terminie
trzech dni roboczych. Wykonawca będzie zobowiązany poprawiać materiały, proponować
nowe menu, nowe miejsce konferencji i kolacji, aż do otrzymania ostatecznej akceptacji
Zamawiającego.
3. Nie później niż w terminie dwóch dni od dnia zakończenia konferencji i seminarium
Wykonawca przekaże Zamawiającemu pisemny raport z realizacji Zamówienia, do którego
będą dołączone:
1) listy obecności podpisane przez uczestników konferencji;
2) ankiety oceny konferencji wypełnione przez uczestników;
3) rejestrację audio - video nakręconą w trakcie konferencji na płycie DVD, bądź innym
nośniku elektronicznym umożliwiającym jego odtwarzanie;
4) 200 szt. broszury promującej fundusze norweskie i EOG.
§ 4.
1. Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia z tytułu realizacji Zamówienia,
zgodnie z kosztorysami powykonawczymi, przedstawionymi przez Wykonawcę,
w wysokości nie większej niż ………………. złotych brutto (słownie złotych:
……………………………….. 00/100), z zastrzeżeniem ust. 2.
2. W przypadku zmiany liczby uczestników dopuszcza się obniżenie ostatecznego kosztu
wykonania Zamówienia dotyczącego wyżywienia oraz noclegów w hotelu, zgodnie z pozycją
jednostkową zawartą w kosztorysie (załącznik nr 2 do umowy). O takiej zmianie
Zamawiający powiadomi Wykonawcę mailem lub faksem, w terminie dwóch dni przed
terminem konferencji i seminarium.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do całkowitej rezygnacji z następujących usług:
tłumaczenia symultanicznego, konsekutywnego i biletów lotniczych, wynajmu sali na
konferencję prasową, sprzętu na oprawę multimedialną konferencji, bez ponoszenia
jakichkolwiek kosztów. Zmiana ta jest możliwa do 7 dni przed rozpoczęciem konferencji.
4. Wynagrodzenie zostanie wypłacone po wykonaniu Zamówienia i po podpisaniu protokołu
zdawczo-odbiorczego, potwierdzającego realizację Zamówienia, w terminie do 21 dni od dnia
dostarczenia do Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. Podstawą wystawienia
faktury będzie podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego, który będzie zawierał
w szczególności:
1) dzień i miejsce jego sporządzenia;
2) informację o realizacji Zamówienia;
3) liczbę uczestników konferencji.
5. Za dzień zapłaty kwoty wskazanej w ust. 1 uważa się dzień złożenia przez Zamawiającego
dyspozycji przelewu na wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy.
§ 5.
1. Wykonawca jest zobowiązany do informowania, że Zamówienie jest realizowane z udziałem
środków finansowych pochodzących z Unii Europejskiej oraz środków finansowych
str. 2
pochodzących z funduszy Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2009-2014, pochodzących
z Islandii, Liechtensteinu oraz Norwegii.
2. Wykonawca jest zobowiązany do postępowania zgodnie z „Księgą Identyfikacji Wizualnej
Narodowej Strategii Spójności", „Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu
Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013” oraz „Podręcznikiem komunikacji
i identyfikacji wizualnej oraz wymogami dotyczącymi informacji i promocji funduszy EOG
i norweskich”.
3. Zamawiający na potrzeby realizacji niniejszego Zamówienia przekaże Wykonawcy w wersji
elektronicznej obowiązujące logo Programu Infrastruktura i Środowisko, flagę UE, logo
funduszy EOG i norweskich oraz logo Zamawiającego.
4. Wykonawca zapewni ubezpieczenie konferencji, dwudniowego seminarium i wizyty
studyjnej. Ubezpieczenie będzie obejmowało szkody osobowe i rzeczowe wyrządzone
osobom trzecim w związku z prowadzoną działalnością, wraz z ujęciem szkód powstałych
w związku z organizacją imprez, z włączeniem szkód wyrządzonych osobom trzecim przez
uczestników konferencji.
§ 6.
1. Wykonawca jest zobowiązany informować Zamawiającego o wszelkich trudnościach
i przeszkodach w realizacji Zamówienia.
2. Do kontaktów w sprawie niniejszego Zamówienia upoważnione są następujące osoby:
1) ze strony Wykonawcy – koordynator:
……………………..
tel.: ……………
e-mail: ………………………
adres do korespondencji:
………………………………………………
2) ze strony Zamawiającego:
…………………..
tel.: ……………….
e-mail: ……………..
adres do korespondencji:
Ministerstwo Środowiska
ul. Wawelska 52/54,
00-922 Warszawa,
fax: (22) 57 92 629
§ 7.
1. Wykonawca może powierzyć realizację całości lub części wykonania Zamówienia osobom
trzecim (podwykonawcom).
2. W każdym przypadku, Wykonawca ponosi odpowiedzialność za działania lub zaniechania
osób trzecich działających na jego zlecenie, jak za własne działania lub zaniechania.
§ 8.
1. W wyniku realizacji Zamówienia powstaną utwory w postaci:
1) płyty DVD podsumowującej konferencje w technice audio-video;
2) zaproszeń;
3) broszury promującej fundusze norweskie i EOG;
str. 3
2.
3.
4.
5.
6.
4) identyfikatorów.
Wykonawca przekaże Zamawiającemu utwory, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, zarówno w
formie papierowej, jak i elektronicznej, w terminie do 14 dni po zakończeniu konferencji.
Z chwilą zapłaty wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 1, Wykonawca przenosi
na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do korzystania i rozpowszechniania utworów,
o których mowa w ust. 1, w całości i fragmentach, jako utworów odrębnych lub wspólnie
z innym utworem, na cały okres ochrony autorskich praw majątkowych, na wszystkich polach
eksploatacji na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim
i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631, z późn. zm.), a w szczególności do:
1) utrwalania i zwielokrotniania egzemplarzy bez ograniczeń ilościowych techniką
drukarską, techniką cyfrową, do zapisu magnetycznego, a także do utrwalenia
w pamięci komputerów, w tym spełniających rolę serwerów, jak i w sieciach
multimedialnych, w tym typu Internet, a także poprzez wydruk komputerowy, na
każdym znanym w dacie zawarcia niniejszej umowy nośniku;
2) publicznej prezentacji (na ekranie), w tym podczas seminariów i konferencji;
3) rozpowszechniania bez żadnych ograniczeń ilościowych, odrębnie lub w ramach
utworów zbiorowych, w szczególności poprzez wprowadzenie do obrotu, najem
lub użyczenie oryginału lub egzemplarzy, na których ich fragmenty utrwalono
(w szczególności utrwalonych technikami, o których mowa w pkt 1;
4) wykorzystywania i rozpowszechniania we wszelkiego rodzaju mediach
audiowizualnych oraz sieci szerokiego dostępu (Internet);
5) zezwalania na kompilację.
Wykonawca oświadcza, że:
1) wszelkie utwory w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych,
jakimi będzie się posługiwał w toku realizacji Zamówienia objętego niniejszą
umową, a także powstałych w jej trakcie lub wyniku, będą oryginalne, bez
niedozwolonych zapożyczeń z utworów osób trzecich oraz nie będą naruszać praw
przysługujących osobom trzecim;
2) nabędzie prawa, w tym autorskie prawa majątkowe dotyczące utworów, którymi
będzie posługiwać się przy tworzeniu materiałów, o których mowa w ust. 1;
3) nie dokonał i nie dokona rozporządzeń prawami, w tym autorskimi prawami
majątkowymi do materiałów w zakresie, jaki uniemożliwiłby ich nabycie przez
Zamawiającego.
Wykonawca odpowiada za naruszenie dóbr osobistych lub praw autorskich i pokrewnych
osób trzecich, spowodowane w trakcie lub w wyniku realizacji Zamówienia objętego umową
lub dysponowania przez Zamawiającego materiałami, o których mowa w ust. 1,
a w przypadku skierowania z tego tytułu roszczeń przeciwko Zamawiającemu, Wykonawca
zobowiązuje się do całkowitego zaspokojenia roszczeń osób trzecich, a także zwrotu
Zamawiającemu poniesionych z tego tytułu kosztów.
Wynagrodzenie z tytułu przeniesienia autorskich praw majątkowych, mieści się
w wynagrodzeniu, o którym mowa w § 4 ust. 1.
§ 9.
1. Wykonawca zapewni niezbędny personel oraz narzędzia dla właściwego i terminowego
wykonania Zamówienia.
2. Wykonawca dołoży wszelkich starań, aby czynności związane z przygotowaniem,
organizacją i realizacją Zamówienia nie naruszały zasad ochrony środowiska.
str. 4
3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za ogólną i techniczną kontrolę nad wykonaniem
Zamówienia określonego w umowie.
4. Wykonawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za nadzór nad zatrudnionym personelem
oraz zobowiązany jest do wypełnienia wszystkich prawnych zobowiązań związanych
z zatrudnieniem personelu.
§ 10.
1. W razie niewykonania Zamówienia, jego nienależytego wykonania, bądź nie wywiązania się
z któregokolwiek z postanowień umowy, a także jeśli wobec Wykonawcy zostało wszczęte
postępowanie likwidacyjne, Zamawiający może wypowiedzieć umowę ze skutkiem
natychmiastowym, żądając zapłaty przez Wykonawcę kary umownej w wysokości 20%
kwoty wynagrodzenia brutto, o której mowa w § 4 ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. W razie nienależytego wykonania Zamówienia polegającego na niezapewnieniu
którejkolwiek
z usług
lub
zapewnieniu
jej/ich
w
sposób
niezgodny
z wymaganiami Zamawiający może:
1) wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym, żądając zapłaty kary umownej
w wysokości 20% kwoty wynagrodzenia brutto, o której mowa w § 4 ust. 1; albo
2) pomniejszyć wynagrodzenie, o którym mowa w § 4 ust. 1, o koszt danej usługi,
określony w kosztorysie (załącznik nr 2 do umowy).
3. Zamawiający może dochodzić od Wykonawcy odszkodowania przewyższającego wysokość
zastrzeżonych kar umownych na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego.
§ 11.
Spory wynikłe na tle umowy będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby
Zamawiającego.
§ 12.
Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 13.
1. Wykonawca oświadcza, że zapoznał się z Polityką Środowiskową Zamawiającego i że jest
świadomy znaczenia zgodności z Polityką przy realizacji postanowień zamówienia.
2. Wykonawca zobowiązuje się do zagospodarowania odpadów, powstałych w wyniku realizacji
umowy, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
3. Wykonawca zobowiązuje się aby transport sprzętu i innych artykułów dla celów konferencji
i seminarium powinien odbywać się w pojemnikach transportowych wielokrotnego użytku,
a dostawy realizowane poza godzinami szczytu, tj. w godzinach od 9.00 – 14.00.
4. Niniejsza umowa została zawarta w wyniku rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie
Zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie
z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r.-Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907,
z późn. zm.).
§ 14.
W sprawach nieuregulowanych umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy
z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych.
str. 5
§ 15.
Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze
stron.
WYKONAWCA
str. 6
ZAMAWIAJĄCY
Załącznik 1 do umowy DSK/ /2014
z dnia …………..2014 r.
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Część I – Międzynarodowa Konferencja pn. "Razem ku Zielonej Przyszłości – NMF i MF EOG
2009-2014 w sektorze środowiska" promująca fundusze norweskie i EOG pochodzące z Islandii,
Liechtensteinu oraz Norwegii.
Zamówienie przewiduję wizytę studyjną w przeddzień konferencji, konferencję a następnie
dwudniowe seminarium naukowe.
1. Uczestnicy konferencji (120 osób – konferencja, 80 osób - seminaria) będą reprezentować
poniższe grupy docelowe:

Beneficjenci i potencjalni beneficjenci funduszy EOG i norweskich oraz partnerzy
beneficjentów,

Goście specjalni, prelegenci, eksperci,

Organizatorzy (MŚ),

Darczyńcy,

Przedstawiciele instytucji w systemie zarządzania funduszami norweskimi i EOG ( m.in.
MiR, NFOŚiGW),

osoby zainteresowane Programami dofinansowanymi z funduszy EOG i norweskich
i zagadnieniami poruszanymi w trakcie konferencji i seminarium.
2. Miejsce konferencji i seminarium naukowego – Warszawa.
Wymagania odnośnie do obiektu, w którym odbywać się będzie konferencja i seminarium naukowe
(dwudniowe) musi spełniać następujące wymogi:
 zlokalizowany jest w Warszawie w promieniu do 10 km w linii prostej od Dworca
Centralnego lub dopuszcza się odległość nie większą niż 10 km w przypadku dotarcia do
obiektu nie więcej niż jednym środkiem transportu publicznego;
 w obiekcie świadczy się usługi konferencyjne w sposób regularny;
 obiekt musi być przystosowany dla osób niepełnosprawnych;
 zaplecze sanitarne dostosowane do liczby uczestników; osobne toalety dla mężczyzn, kobiet –
znajdujące się w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej;
 obiekt posiada zaplecze umożliwiające wcześniejsze dostarczenie i przechowywanie
materiałów konferencyjnych.
Sale konferencyjne – Wykonawca zobowiązany jest zapewnić:
 salę konferencyjną dostosowaną do liczby uczestników o powierzchni nie mniejszej niż 200
m2,
 salę klimatyzowaną z możliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego,
 miejsca siedzące dla uczestników w liczbie co najmniej odpowiadającej liczbie uczestników
w ustawieniu teatralnym,
 stół prezydialny z miejscami siedzącymi dla 6 osób, widoczny dla każdego uczestnika
z każdego miejsca sali,
 nagłośnienie: dwa mikrofony stacjonarne oraz dwa mikrofony mobilne (bezprzewodowe),
nagłośnienie zapewniające dobrą słyszalność w każdym punkcie sali;
 projektor multimedialny oraz ekran (obraz na ekranie widoczny dla każdego uczestnika
z każdego miejsca sali),
str. 7
 pomieszczenie na konferencję prasową na co najmniej 20 osób.
3. Wykonawca zapewni bezpłatne miejsca parkingowe dla uczestników konferencji w promieniu
500 metrów od miejsca konferencji.
WIZYTA STUDYJNA
Wykonawca zorganizuje wizytę studyjną dla 20 uczestników (przedstawiciele 20 osób
Darczyńców i przedstawiciele instytucji w systemie wdrażania funduszy norweskich i
EOG) na dzień przed konferencją. Wizyta studyjna na terenie Warszawy bądź okolic
(do 70 km) ma na celu ukazanie uczestnikom wizyty efektów przedsięwzięć
dofinansowanych z funduszy europejskich, funduszy norweskich i EOG oraz ma na
celu wymianę doświadczeń. Wykonawca zapewni transport, opiekę pilota-tłumacza (z
języka angielskiego na język polski i z języka polskiego na język angielski), który
będzie oprowadzał gości po odwiedzanych obiektach. W programie wizyty studyjnej
należy uwzględnić zaprezentowanie informacji o odwiedzanym regionie, ciekawostki
turystyczne, kulturalne i gospodarcze. Ponadto Wykonawca zapewni uczestnikom
atrakcję kulturalno-naukową. Wizyta studyjna rozpocznie się na dzień przed
konferencją o godzinie 12.00 – wyjazd spod hotelu, w którym zakwaterowani będą
goście. Wykonawca zapewni transport dla uczestników oraz obiad w trakcie wizyty
(Zamawiający akceptuje propozycję restauracji i menu). Czas trwania wizyty
studyjnej – co najmniej w godz. 12.00 – 19.00.
ZAKWATEROWANIE
Wykonawca zapewni 3 noclegi w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do 30 dób
pojedynczego wykorzystania dla 10 osób wskazanych przez Zamawiającego. Pokoje 1 hotelowych
osobowe lub do pojedynczego wykorzystania w hotelu o standardzie co najmniej
czterogwiazdkowym ze śniadaniem (zgodnie z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia
Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów
hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie Dz. U. z
2006 r. Nr 22, poz. 169, z późn. zm.) dla uczestników konferencji, położonym
maksymalnie 2 km od miejsca konferencji (odległość obliczana jako odległość
pomiędzy adresem miejsca konferencji, a adresem hotelu, za pomocą narzędzia
maps.google.pl, trasa piesza).
Kolacja w dniu poprzedzającym konferencję
Zorganizowanie kolacji wraz z obsługą kelnerską w dzień przed konferencją dla 20 osób
organizatorów, prelegentów i gości VIP oraz przedstawicieli instytucji w systemie
wdrażania funduszy EOG i norweskich. Zamawiający zastrzega, że kolacja zostanie
podana w pomieszczeniach zarezerwowanych wyłącznie dla uczestników konferencji.
Zamawiający akceptuje miejsce kolacji.
Wykonawca zapewni kolację składającą się przynajmniej z: przystawki, zupy, dania
głównego, deseru, zimnej płyty, a także świeżo parzonej gorącej kawy i herbaty, wody
mineralnej gazowanej i niegazowanej oraz soków owocowych 100%. Wykonawca
str. 8
zapewni również menu wegetariańskie oraz menu specjalne dla osób cierpiących na
alergię pokarmową (według wcześniejszych zgłoszeń). Liczba dań wegetariańskich i
specjalnych zostanie określona na podstawie zgłoszeń uczestników w formularzach
zgłoszeniowych.
KONFERENCJA
Wykonawca zorganizuje rekrutację na konferencję przez stworzenie strony lub
podstrony www, przez którą uczestnicy będą zgłaszać swój udział wypełniając
formularz zgłoszeniowy. Strona, zaproszenia i formularze muszą być dostępne
również w języku angielskim. Zamawiający zastrzega sobie możliwość weryfikacji
zgłoszeń.
Koszty wynajmu sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem leżą po stronie
Wykonawcy. Wykonawca zapewni oprawę wizualną sali konferencyjnej
(przynajmniej: recepcja, oświetlenie na sali konferencyjnej, oznakowanie,
nagłośnienie, itp.). Ponadto Wykonawca zapewni na stole prezydialnym dla co
najmniej 6 osób wodę niegazowaną i gazowaną w szklanych małych butelkach 0,33 l
w ilości co najmniej 0,5 l na osobę wraz z liczbą szklanek odpowiadającej liczbie
prelegentów oraz będzie odpowiadał za ich wymianę i uzupełnianie w trakcie
konferencji. Aranżacja sali konferencyjnej będzie podlegała akceptacji
Zamawiającego.
Konferencja będzie się odbywać w godzinach 10.00 – 17.00 z dwiema przerwami
kawowymi i obiadem.
Wykonawca w trakcie realizacji zamówienia zapewni:



oznakowanie sali konferencyjnej oraz drogi do sali zgodnie z wytycznymi
Zamawiającego;
obsługę akustyczno-techniczną podczas konferencji;
obsługę szatni dla 120 uczestników konferencji.
Organizacja recepcji (liczba stanowisk umożliwiająca swobodną rejestrację 120
uczestników konferencji, oznaczenie recepcji w języku polskim oraz angielskim,
miejsce na 120 materiałów konferencyjnych dla uczestników) oraz zapewnienie
obsługi recepcji (również w języku angielskim) w godzinach 09:00-18:00.
Zapewnienia osoby do obsługi technicznej wydarzenia odpowiedzialnej za:
a) sprawne funkcjonowanie całej infrastruktury technicznej dostarczanej przez
Wykonawcę,
b) dbałość o prawidłową organizację wydarzenia pod względem technicznym, w tym
wykonywanie czynności związanych z przeprowadzeniem paneli dyskusyjnych oraz
wystąpień podczas konferencji, takich jak instalowanie prezentacji poszczególnych
prelegentów, przełączanie slajdów itp.
Wykonawca zapewni podczas konferencji konferansjera prowadzącego konferencję.
str. 9
1 dzień
Wybór konferansjera musi być uzgodniony z Zamawiającym. Zamawiający wymaga,
by była to osoba z kilkuletnim doświadczeniem w pracy w branży dziennikarskiej
i/lub estradowej, posiadająca podstawową wiedzę z zakresu zagadnień biznesowych,
ekonomicznych, środowiskowych. Ponadto osoba ta powinna kojarzyć się z promocją
ekologicznego stylu życia. Wykonawca przedstawi propozycje konferansjerów i
Zamawiający dokona wyboru. W przypadku braku akceptacji ze strony
Zamawiającego Wykonawca przedstawi kolejnych kandydatów na konferansjera do
momentu ostatecznego wyboru prowadzącego przez Zamawiającego.
KOLACJA W DNIU KONFERENCJI
Zorganizowanie kolacji wraz z obsługą kelnerską w dniu konferencji dla prelegentów
i ekspertów, którzy zgłosili się do udziału w seminarium. Zamawiający zastrzega, że
kolacja zostanie podana w pomieszczeniach zarezerwowanych wyłącznie dla
uczestników konferencji.
Miejsce zorganizowania kolacji musi uzyskać akceptację Zamawiającego.
Wykonawca zapewni kolację składającą się przynajmniej z: przystawki, zupy, dania
głównego, deseru, zimnej płyty, a także świeżo parzonej gorącej kawy i herbaty, wody
mineralnej gazowanej i niegazowanej oraz soków owocowych 100%. Wykonawca
zapewni również menu wegetariańskie oraz menu specjalne dla osób cierpiących na
alergię pokarmową (według wcześniejszych zgłoszeń). Liczba dań wegetariańskich i
specjalnych zostanie określona na podstawie zgłoszeń uczestników w formularzach
zgłoszeniowych.
20 osób
KONFERENCJA PRASOWA W TRAKCIE KONFERENCJI
Wykonawca zapewni salę lub przestrzeń dostosowaną do zorganizowania godzinnej
konferencji prasowej w trakcie, przed lub po konferencji. Zamawiający zastrzega
sobie możliwość rezygnacji z sali lub przestrzeni konferencyjnej na konferencję
prasową.
1 godz.
DWUDNIOWE SEMINARIUM NAUKOWE
Wykonawca zapewni obsługę dwudniowego seminarium naukowego dla
potencjalnych beneficjentów, beneficjentów funduszy EOG i norweskich, partnerów
beneficjentów, przedstawicieli Darczyńców, ekspertów i instytucji wdrażających
fundusze EOG i norweskie. Wykonawca zorganizuje rekrutację na seminarium przez
stworzenie strony lub podstrony www, przez którą uczestnicy będą zgłaszać swój
udział wypełniając formularz zgłoszeniowy. Strona, zaproszenia i formularze muszą
być dostępne również w języku angielskim. Zamawiający zastrzega sobie możliwość
weryfikacji zgłoszeń.
Koszty wynajmu sali wraz z wyposażeniem leżą po stronie Wykonawcy. Wykonawca
zapewni oprawę wizualną sali (recepcja, oświetlenie na sali konferencyjnej,
str. 10
2 dni
(2x80 osób)
oznakowanie, nagłośnienie, itp.) wraz materiałami seminaryjnymi (notesy, długopisy,
torby oznakowane zgodnie z Wytycznymi Zamawiającego). Ponadto Wykonawca
zapewni na stole prezydialnym dla co najmniej 6 osób wodę niegazowaną i gazowaną
w szklanych małych butelkach 0,33 l w ilości co najmniej 0,5 l na osobę wraz z liczbą
szklanek odpowiadającej liczbie prelegentów oraz będzie odpowiadał za ich wymianę
i uzupełnianie w trakcie konferencji. Aranżacja sali będzie podlegała akceptacji
Zamawiającego.
Seminaria będą odbywać się w godzinach 10.00 – 17.00 z dwiema przerwami
kawowymi i obiadem w każdym dniu.
Wykonawca w trakcie realizacji zamówienia zapewni:



oznakowanie sali oraz drogi do sali zgodnie z Wytycznymi Zamawiającego;
obsługę akustyczno-techniczną podczas konferencji;
obsługę szatni dla uczestników seminarium.
Organizacja recepcji (liczba stanowisk umożliwiająca swobodną rejestrację 80
uczestników konferencji, oznaczenie recepcji w języku polskim oraz angielskim,
miejsce na 80 materiałów seminaryjnych dla uczestników) oraz zapewnienie obsługi
recepcji również w języku angielskim w godzinach 09:00-18:00.
Zapewnienia osoby do obsługi technicznej wydarzenia odpowiedzialnej za:
a) sprawne funkcjonowanie całej infrastruktury technicznej dostarczanej przez
Wykonawcę,
b) dbałość o prawidłową organizację wydarzenia pod względem technicznym, w tym
wykonywanie czynności związanych z przeprowadzeniem paneli dyskusyjnych oraz
warsztatów podczas seminariów, takich jak instalowanie prezentacji poszczególnych
prelegentów, przełączanie slajdów itp.
ORGANIZACJA
Wykonawca zapewni możliwość przeprowadzenia warsztatów podczas seminarium
tj. odpowiednie ułożenie stołów i krzeseł, udostępnienie flipchartu itp. Do
obowiązków Wykonawcy należeć będzie również uzgodnienie programu seminarium
z Zamawiającym. Zarys programu zostanie przekazany Wykonawcy niezwłocznie po
podpisaniu umowy i będzie zawierał godzinowy harmonogram seminarium.
DOJAZDY I TRANSFERY
Bilety lotnicze
Wykonawca zakupi bilety lotnicze do Warszawy w dwie strony dla maksymalnie 10
osób (Bruksela - 2 bilety, Norwegia – 4 bilety, Islandia – 2 bilety, miasto europejskie2 bilety).
str. 11
2x10 szt.
USŁUGA TRANSPORTOWA /PRZEWÓZ OSÓB
Zapewnienie transportu uczestników konferencji (VIP, prelegenci, MŚ) w trakcie
trwania konferencji, polegającego na oddaniu do dyspozycji Zamawiającego kierowcy
i samochodu mieszczącego min. 8 pasażerów przez 4 dni (średni limit 200 km/dzień,
czyli 800 km/4 dni).
4 dni
USŁUGA TŁUMACZEŃ
1. Wykonawca zapewni tłumacza konsekutywnego (język angielski) w dniu
konferencji i przez dwa dni seminarium w godz. 09.00 do 17.00.
2. Wykonawca zapewni tłumaczenie symultaniczne (min. 2 tłumaczy) w trakcie
konferencji i seminarium: z języka angielskiego na język polski i z języka
polskiego na język angielski wraz z niezbędnym do tego sprzętem. Usługa
tłumaczenia obejmuje zapewnienie sprzętu niezbędnego do prawidłowej realizacji
usługi, czyli między innymi: kabiny do tłumaczenia symultanicznego, słuchawki
oraz obsługi technicznej sprzętu. Za sposób zabezpieczenia aparatów/słuchawek
do tłumaczeń symultanicznych odpowiada Wykonawca. Czas trwania konferencji
i seminarium: od godz. 10.00 do 17.00.
3 dni
Serwis kawowy
W ramach świadczonej usługi cateringowej wykonawca zapewni:

serwis kawowy dla uczestników, serwowany podczas przerw kawowych (przy
rejestracji i 3 przerwy kawowe w trakcie konferencji i po 3 przerwy kawowe
każdego dnia seminarium) w pomieszczeniu odrębnym od sali, w której
prowadzona jest konferencja:
 świeżo parzona gorąca kawa i herbata (co najmniej 4 rodzaje herbat
w torebkach), cukier, cytryna do herbaty, mleko do kawy;
 sok owocowy 100% - co najmniej 3 rodzaje, woda gazowana i niegazowana;
 ciasta, kruche ciastka, owoce.
3x120 szt.
3x80 szt.
Obiad
Przygotowanie dogodnej przestrzeni wraz ze stosowną dekoracją stołów do
świadczenia usługi cateringowej (obrus, dekoracja ze świeżych kwiatów, zastawa,
itp.).
Wykonawca zapewni obiad w formie bufetu, składający się z minimum 2 dań ciepłych
z możliwością dowolnego wyboru zestawu obiadowego, spośród co najmniej
2 propozycji składających się z pierwszego i drugiego dania oraz minimum 1 dania
wegetariańskiego na ciepło. W ramach obiadu wykonawca zapewni również deser,
gorącą świeżo parzoną kawę i herbatę, sałatki (min. dwa rodzaje) deser (wyroby
cukiernicze, owoce), sok owocowy 100% - 3 różne smaki, woda mineralna
niegazowana i gazowana. Dodatkowo Wykonawca przewidzi możliwość zgłoszenia
przez uczestników zapotrzebowania na indywidualne dania dla osób cierpiących na
str. 12
120 szt.
2x80 szt.
alergię pokarmową – na min. 2 dni robocze przed konferencją i seminarium. Obiad
serwowany będzie w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników
konferencji, odrębnym od sali, w której prowadzona jest konferencja. Wykonawca
zapewni serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów
oraz sprzątanie).
Obsługa konferencji i seminarium
Wykonawca zapewni pełną obsługę Konferencji tj.: przygotowanie i wysyłkę
zaproszeń (w tym zaproszeń dla gości zagranicznych w języku angielskim),
przyjmowanie zgłoszeń na wizytę studyjną, konferencję i dwudniowe seminarium
(ostatecznie Zamawiający akceptuję listy uczestników), konfekcjonowanie
przekazanych przez Zamawiającego akcesoriów konferencyjnych oraz innych
materiałów informacyjno-promocyjnych (w tym imiennych identyfikatorów,
oznakowanych papierowych toreb konferencyjnych) w pakiety konferencyjne dla
uczestników. Zapewnienie obsługi personelu technicznego podczas wizyty studyjnej
oraz przed i w trakcie konferencji. Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia
recepcji konferencji i seminarium tj.: w godzinach 09.00-17.30, w tym m.in.
rejestracja uczestników, dystrybucja materiałów konferencyjnych, rozdanie
identyfikatorów, udzielanie uczestnikom wszelkich informacji organizacyjnych w
trakcie trwania konferencji również w języku angielskim, zmiana tabliczek na stole
prezydialnym i inne prace zlecane recepcji na bieżąco przez Zamawiającego w trakcie
trwania konferencji.
Elementy do opracowania przez Wykonawcę: opracowanie koncepcji graficznej
i udźwiękowienia przygotowanych prezentacji, slajdów tytułowych przygotowanych
na potrzeby organizacji konferencji i seminarium.
Wszystkie powyższe elementy składowe powstałych animacji graficznych oraz
aranżacji pomieszczeń muszą być uzgodnione i zatwierdzone przez Zamawiającego.
Rejestracja audio-video konferencji oraz montaż maksymalnie 10 minutowego filmu
z lektorem podsumowującego konferencję i seminarium 5 i 1-minutowego skrótu
filmowego. Ponadto Wykonawca dostarczy krótki film z wizyty studyjnej u
beneficjentów funduszy EOG i norweskich obejmujący opis projektów oraz krótkie
wypowiedzi podsumowujące wrażenia uczestników po wizycie. (film zmontowany w
wersji polskiej i angielskiej). Wykonawca dostarczy również minimum 50 zdjęć
ukazujących wszystkich prelegentów, najważniejsze wydarzenia w trakcie konferencji
i seminarium. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru zdjęć spośród
wykonanych.
Wykonawca zaprojektuje i wykona zabudowę i/lub oznakowanie recepcji oraz
oznaczenie stanowisk, strzałki kierunkowe, tablice informacyjne, oznaczenie szatni,
toalet, odpowiednie oświetlenie itp. w liczbie zapewniającej właściwe oznakowanie
konferencji i seminarium.
str. 13
1 usługa
Wykonawca wskaże koordynatora, który będzie sprawował nadzór nad pracą
wszystkich osób i służb zaangażowanych w organizację konferencji i seminarium
(obsługa techniczna, obsługa gastronomiczna, tłumacze i pozostałe oraz informowanie
Zamawiającego i personelu o każdej zmianie programu, opóźnieniu itp.).
Zaprojektowanie i wydruk materiałów obejmuje: imienne identyfikatory
zaproszenia na wizytę studyjną, konferencję, seminarium w języku polskim i
angielskim oraz przygotowanie elektronicznej wersji formularza zgłoszeniowego,
zaproszenia do wysyłki drogą mailową (w języku polskim i angielskim), ankiety
ewaluacyjne w języku polskim i angielskim, notatniki (120 szt., 80 szt. +10%),
oznakowane torby papierowe (120szt., 80 szt. +10%), listy obecności, zawierające co
najmniej następujące informacje: imię i nazwisko, nazwę instytucji, podpis, email,
oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby organizacji
konferencji.
Dodatkowo Wykonawca opracuje i wydrukuje materiały w postaci broszury na temat
funduszy EOG i norweskich. Opracowanie w liczbie 200 szt. będzie zawierało oprócz
istotnych treści, krótkich informacji nt. aplikowania o środki w ramach Programów,
efekty dotychczas zrealizowanych inwestycji również zdjęcia oraz grafiki, infografiki.
Opracowanie graficzne, skład i wydruk leży po stronie Wykonawcy po wcześniejszej
akceptacji Zamawiającego. Wymagania minimalne: publikacja w formacie A4, liczba
stron opracowania co najmniej 24 plus okładka, druk 4+4, druk offsetowy, zszycie
zeszytowe, środki: papier - kreda mat, gramatura nie mniej niż 170 gram, okładka:
papier kreda mat, gramatura nie mniej niż 200 gram, uszlachetnienie folia matowa,
lakier UV wybiórczo. Wizualizacja publikacji będzie zgodna z Podręcznikiem
Komunikacji i Identyfikacji wizualnej oraz wymogami dotyczącymi informacji i
promocji w ramach funduszy EOG i norweskich.
200 szt.
(+10%)
Część II – VII Międzynarodowa Konferencja Dbając o Zieloną Przyszłość - fundusze UE
w sektorze środowiska" promującej POIiŚ w Krakowie
1. Uczestnicy spotkania będą reprezentować poniższe grupy docelowe:
 Organizatorzy (Ministerstwo Środowiska) - ok. 10 osób,
 Beneficjenci środowiskowych priorytetów i Instytucje Wdrażające POIiŚ - ok. 130 osób,
 Goście specjalni, prelegenci (VIP) - ok. 10 osób.
2. Miejsce konferencji – Kraków.
Miejsce konferencji musi spełniać łącznie poniższe warunki:
 obiekt musi być przystosowany do przeprowadzenia konferencji dla 150 osób. Sala konferencyjna
powinna być przestronna (bez filarów i innych tego typu konstrukcji, które w jakikolwiek sposób
mogłyby utrudniać uczestnictwo i odbiór treści przekazywanych w trakcie konferencji, w tym np.
przesłaniać widok) wyposażona w odpowiednie nagłośnienie i klimatyzację. Obiekt – miejsce
str. 14
spotkania musi cechować się funkcjonalnością, nowoczesnością formy, wyposażenia
i architektury wnętrz, aby przyciągnąć zainteresowanie uczestników konferencji, zwiększając
prawdopodobieństwo jak najliczniejszego udziału,
 obiekt musi być zlokalizowany w odległości nie większej niż 10 km od głównego dworca PKP
w Krakowie z możliwością dojazdu komunikacją miejską,
 obiekt musi być przystosowany dla osób niepełnosprawnych,
 zaplecze sanitarne dostosowane do liczby uczestników; osobne toalety dla mężczyzn, kobiet –
znajdujące się w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej,
 możliwość wcześniejszego dostarczenia i przechowywania materiałów konferencyjnych.
Sale konferencyjne – Wykonawca zobowiązany jest zapewnić:
 stół prezydialny z miejscami siedzącymi dla 6 osób, widoczny dla każdego uczestnika
z każdego miejsca sali,
 salę klimatyzowaną z możliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego,
 miejsca siedzące dla uczestników w odpowiedniej liczbie w ustawieniu teatralnym,
 nagłośnienie: dwa mikrofony stacjonarne oraz dwa mikrofony mobilne (bezprzewodowe),
nagłośnienie zapewniające dobrą słyszalność w każdym punkcie Sali,
 projektor multimedialny oraz ekran (obraz na ekranie widoczny dla każdego uczestnika
z każdego miejsca sali),
4. Wykonawca zapewni bezpłatne miejsca parkingowe dla wszystkich uczestników konferencji
w promieniu 50 metrów od miejsca konferencji.
KOLACJA DZIEŃ PRZED ROZPOCZĘCIEM KONFERENCJI
Zorganizowanie kolacji w przeddzień konferencji dla beneficjentów środowiskowych
priorytetów POIiŚ, organizatorów, prelegentów i gości VIP oraz przedstawicieli instytucji w
systemie wdrażania POIiŚ.
Wynajem sali wraz z oprawą artystyczną, niezbędnym sprzętem i obsługą techniczną.
Sala na kolację (gala dinner) w dniu poprzedzającym konferencję musi być pomieszczeniem
mogącym pomieścić 150 osób w układzie bankietowym.
Zamawiający zastrzega, że kolacja ma być podana w pomieszczeniach zarezerwowanych
wyłącznie dla uczestników konferencji. Wykonawca zapewni również szatnię dla
uczestników kolacji.
Miejsce organizacji kolacji wymaga akceptacji Zamawiającego.
150
osób
Kolacja wraz z obsługą kelnerską
Wykonawca zapewni kolację składającą się przynajmniej z: przystawki, zupy, dania
głównego, deseru, zimnej płyty, a także kawy nierozpuszczalnej, herbaty, wody mineralnej 150
gazowanej i niegazowanej oraz innych napoi (soki owocowe100%). Wykonawca zapewni osób
również menu wegetariańskie oraz menu specjalne dla osób cierpiących na alergię
pokarmową (według wcześniejszych zgłoszeń). Liczba dań wegetariańskich i specjalnych
zostanie określona na podstawie zgłoszeń uczestników w formularzach zgłoszeniowych.
KONFERENCJA
Wynajem sali konferencyjnej z wyposażeniem i oprawą wizualną
Sala konferencyjna na 150 osób w układzie teatralnym.
Sala konferencyjna powinna być przestronna (bez filarów i innych tego typu konstrukcji, 1 dzień
które w jakikolwiek sposób mogłyby utrudniać uczestnictwo i odbiór treści przekazywanych
w trakcie konferencji, w tym np. przesłaniać widok).
str. 15
Sala będzie wyposażona w następujące elementy: nagłośnienie, stół prezydialny dla
prelegentów i gości specjalnych (min. 6 osób), mikrofony stacjonarne (min. 2 szt.)
i przenośne (min. 2 szt.), ekran, projektor multimedialny, komputer/laptop, flipchart,
flamastry, klimatyzację. Ponadto Wykonawca zapewni na stole prezydialnym dla co
najmniej 6 osób wodę niegazowaną i gazowaną w szklanych małych butelkach 0,33 l w
ilości co najmniej 0,5 l na osobę wraz z liczbą szklanek odpowiadającej liczbie prelegentów
oraz będzie odpowiadał za ich wymianę i uzupełnianie w trakcie konferencji. Aranżacja sali
konferencyjnej będzie podlegała akceptacji Zamawiającego.
Konferencja będzie się odbywać w godzinach 9.00 – 18.00 z ciągłą przerwą kawową
i przerwą na obiad.
Wykonawca w trakcie realizacji zamówienia zapewni:
 oznakowanie sali konferencyjnej oraz drogi do sali zgodnie z Wytycznymi
Zamawiającego;
 obsługę akustyczno-techniczną podczas konferencji (w tym obsługę oświetlenia).
Wykonawca zapewni osoby do obsługi technicznej wydarzenia odpowiedzialne za:
 sprawne funkcjonowanie całej infrastruktury technicznej dostarczanej przez
Wykonawcę,
 dbałość o prawidłową organizację wydarzenia pod względem technicznym, w tym
wykonywanie czynności związanych z przeprowadzeniem paneli dyskusyjnych oraz
wystąpień podczas konferencji, takich jak instalowanie prezentacji poszczególnych
prelegentów, przełączanie slajdów itp.
Wynajem powierzchni wystawienniczej
Wynajem na terenie obiektu, w którym będzie odbywać się konferencja dodatkowej
powierzchni wystawienniczej, znajdującej się przed wejściem na salę konferencyjną lub
osobnego otwartego pomieszczenia znajdującego się w bezpośrednim sąsiedztwie sali
konferencyjnej na potrzebny ok. 10 beneficjentów wskazanych przez Zamawiającego,
którzy rozmieszczą tam swoje instalacje (stoiska, standy, ścianki, etc) i inne obiekty służące
do prezentacji realizowanych projektów. Powierzchnia wystawiennicza może również
stanowić część sali konferencyjnej, jednak musi być od niej wyraźnie oddzielona, aby nie
utrudniać przebiegu konferencji. Miejsce powinno być dostępne dla beneficjentów, jak i
wszystkich uczestników konferencji, na godzinę przed jej rozpoczęciem i godzinę po
1 dzień
zakończeniu. Wskazani przez Zamawiającego beneficjenci w celu przygotowania swoich
instalacji będą mieć zapewniony dostęp do powierzchni wystawienniczej dzień przed
konferencją w godzinach 18:00-21:00. W trakcie trwania konferencji, Wykonawca zapewni
odpowiednią obsługę, która przejmie nadzór nad pozostawionymi instalacjami i wszelkim
sprzętem beneficjentów służącym do promocji projektów. Dostępna powierzchnia
wystawiennicza powinna liczyć około 100 m2. Rozmieszczenie instalacji powinno
umożliwić swobodne przemieszczanie się między nimi. Instalacje powinny być
rozmieszczone jedna obok drugiej. Każdy beneficjent powinien otrzymać dostęp do sieci
elektrycznej oraz internetowej w celu podłączenia do nich sprzętu elektronicznego.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z przestrzeni wystawienniczej.
Oprawa multimedialna konferencji
Wykonawca podczas trwania konferencji zapewni minimum 3 telewizory LCD/LED
(minimum 40 cali każdy z nich) rozstawione na odpowiednich stelażach w sali
konferencyjnej w sposób nieutrudniający odbiór przemówień prelegentów, z możliwością
1 dzień
odtworzenia materiałów multimedialnych (video, zdjęcia) z nośników danych typu pendrive
lub płyt CD/DVD dostarczonych przez Zamawiającego, a także posiadających możliwość
włączenia/wyłączenia dźwięku.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z wykorzystania ww. sprzętu RTV.
Transmisja online konferencji
Wykonawca zapewni przeprowadzenie transmisji video on-line konferencji w Internecie i na 1 dzień
stronie Zamawiającego wraz z zapewnieniem linka do strony transmisyjnej na stronie
str. 16
internetowej Zamawiającego. Transmisja powinna obejmować wystąpienia prelegentów
w sposób nieprzerwany przez cały czas trwania konferencji.
Serwisy kawowe w trakcie konferencji
150
Wykonawca zapewni ciągłą przerwę kawową, na którą składać się będą:
osób/1
 świeżo parzona gorąca kawa i herbata (co najmniej 4 rodzaje herbat w torebkach),
dzień
cukier, cytryna do herbaty, mleko do kawy;
 sok 100% - co najmniej 3 rodzaje, woda gazowana i niegazowana;
 ciasta, kruche ciastka, owoce.
Obiad
Wykonawca zapewni obiad w formie bufetu, składający się z minimum 2 dań ciepłych
z możliwością dowolnego wyboru zestawu obiadowego, spośród co najmniej 2 propozycji
składających się z pierwszego i drugiego dania oraz minimum 1 dania wegetariańskiego na
ciepło. W ramach obiadu wykonawca zapewni również deser, świeżo parzoną gorącą kawę
i herbatę. Dodatkowo Wykonawca przewidzi możliwość zgłoszenia przez uczestników
zapotrzebowania na indywidualne dania dla osób cierpiących na alergię pokarmową – na 150 szt.
min. 2 dni robocze przed konferencją.
Przygotowanie dogodnej przestrzeni wraz ze stosowną dekoracją stołów do świadczenia
usługi cateringowej (obrus, dekoracja ze świeżych kwiatów, porcelanowa zastawa, itp.).
Obiad serwowany będzie w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników
konferencji, odrębnym od sali, w której prowadzona jest konferencja. Wykonawca zapewni
serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów oraz sprzątanie).
ZAKWATEROWANIE
Wykonawca zapewni nocleg w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do
pojedynczego wykorzystania dla 20 osób wskazanych przez Zamawiającego (VIP, MŚ,
prelegenci).
Pokoje 1-osobowe lub do pojedynczego wykorzystania (20 osób) w hotelu o standardzie co
najmniej czterogwiazdkowym ze śniadaniem (zgodnie z załącznikiem nr 1 do
rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów 20 szt.
hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie Dz. U. 2006 r.
Nr 22, poz. 169, z późn. zm.) dla uczestników konferencji (VIP, MŚ, prelegenci) na jedną
dobę hotelową, zlokalizowanym maksymalnie 2 km od miejsca konferencji (odległość
obliczana jako odległość pomiędzy adresem miejsca konferencji, a adresem hotelu, za
pomocą narzędzia maps.google.pl, trasa piesza).
BIURO KONFERENCJI, RECEPCJA KONFERENCJI
Organizacja i obsługa:
Biuro konferencji wyposażone w komputer ze skanerem, drukarkę kolorową (min.
15str/min) wraz z papierem (min. 2000 arkuszy A4) oraz dostępem do Internetu.
Obsługa recepcji konferencji wraz z obsługą techniczną pomieszczeń. Zapewnienie
obsługi personelu technicznego przed i w trakcie konferencji.
Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia recepcji konferencji przez cały czas trwania 1 dzień
konferencji, w godzinach 9.00-18.00 (w tym m.in. rejestracja uczestników, dystrybucja
materiałów konferencyjnych, rozdanie identyfikatorów, udzielanie uczestnikom wszelkich
informacji organizacyjnych w języku polskim i angielskim w trakcie trwania konferencji,
zmiana tabliczek na stole prezydialnym i inne prace zlecane recepcji na bieżąco przez
Zamawiającego w trakcie trwania konferencji).
Wykonawca zaprojektuje i wykona zabudowę i/lub oznakowanie recepcji oraz oznaczenie
1
stanowisk, strzałki kierunkowe, tablice informacyjne, oznaczenie szatni, toalet, odpowiednie
usługa
oświetlenie itp. w liczbie zapewniającej właściwe oznakowanie konferencji.
TŁUMACZENIA
str. 17
Zapewnienie tłumaczenia symultanicznego (min. 2 tłumaczy) podczas konferencji:
z języka angielskiego na język polski i z języka polskiego na język angielski, wraz
z niezbędnym do tego sprzętem. Usługa tłumaczenia obejmuje zapewnienie sprzętu
1 dzień
niezbędnego do prawidłowej realizacji usługi, czyli między innymi: kabiny do tłumaczenia
symultanicznego, słuchawek oraz obsługi technicznej sprzętu. Za sposób zabezpieczenia
aparatów/słuchawek do tłumaczeń symultanicznych odpowiada Wykonawca.
Tłumacz konsekutywny w trakcie uroczystej kolacji w dniu poprzedzającym konferencję
2x4
z języka angielskiego na język polski i z języka polskiego na język angielski.
godziny
MATERIAŁY
Wydruk materiałów: identyfikatory (150 szt.), zaproszenia na konferencję również
1
w wersji elektronicznej (150 szt.) i na uroczystą kolację (80 szt.), ankiety ewaluacyjne (150
usługa
szt.). Materiały drukowane i w wersji elektronicznej w języku polskim i angielskim.
Zapisanie materiałów na dostarczone przez Zamawiającego nośniki typu pendrive
(150 szt. )
1
Zapisanie na nośnikach elektronicznych dostarczonych przez Zamawiającego materiałów
usługa
konferencyjnych dla wszystkich uczestników konferencji - prezentacje prelegentów i inne
materiały konferencyjne.
USŁUGA TRANSPORTOWA/PRZEWÓZ OSÓB
Zapewnienie transportu uczestników konferencji (VIP, prelegenci, MŚ) w trakcie
trwania konferencji
2 dni
Polegające na oddaniu do dyspozycji Zamawiającego kierowcy i samochodu mieszczącego
min. 8 pasażerów przez 2 dni (średni limit 200 km/dzień, czyli 400 km/2 dni).
Transport materiałów informacyjno-promocyjnych z siedziby Zamawiającego na
miejsce konferencji i po konferencji do siedziby Zamawiającego
Transport z siedziby Zamawiającego banerów, publikacji, nośników elektronicznych,
materiałów szkoleniowych oraz innych materiałów dla uczestników konferencji
i dostarczenie ich na miejsce konferencji, a po zakończeniu przewóz banerów 2 kursy
i niewykorzystanych materiałów do siedziby Zamawiającego. Pojazd o maksymalnej masie
całkowitej do 3,5 t i objętości przestrzeni załadunkowej min. 6m3.
Kurs do Krakowa i z powrotem.
PRZYGOTOWANIE I ORGANIZACJA KONFERENCJI ORAZ KOLACJI
2 dni
Koordynacja konferencji
Wykonawca wskaże koordynatora, który będzie sprawował nadzór nad pracą wszystkich
osób i służb zaangażowanych w organizację konferencji i kolacji (obsługa techniczna,
obsługa gastronomiczna, tłumacze i pozostałe) oraz informował Zamawiającego i personel
o każdej zmianie programu, opóźnieniu itp..
Prace przygotowawcze przed i po konferencji, w tym m. in.:
Opracowanie i wydruk zgodnie z „Zasadami promocji projektów dla beneficjentów
Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013”:
 zaproszeń dla uczestników konferencji (w tym również ich wysyłka do
1
uczestników konferencji -150 szt.),
usługa
 formularzy zgłoszeniowych,
 imiennych identyfikatorów,
 notatników z nadrukiem informującym o konferencji,
 listy obecności na konferencji, zawierającej co najmniej następujące informacje:
imię i nazwisko, nazwę instytucji, oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych
osobowych na potrzeby organizacji konferencji.
Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie również uzgodnienie programu konferencji.
Zarys programu zostanie przekazany Wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy
i będzie zawierał godzinowy harmonogram konferencji.
str. 18
Przesłanie do uczestników konferencji zaproszeń (poczta tradycyjna i/lub kurier).
Przyjmowanie zgłoszeń uczestników konferencji.
Ustalenie zasad potwierdzania uczestnikom udziału w konferencji, uroczystej kolacji
w przeddzień konferencji, a następnie potwierdzanie uczestnikom udziału w konferencji
i kolacji.
Przygotowanie imiennych identyfikatorów dla uczestników, prelegentów i przedstawicieli
Zamawiającego, ewentualny dodruk identyfikatorów w trakcie konferencji.
Sporządzenie listy uczestników.
Konfekcjonowanie przekazanych przez Zamawiającego akcesoriów konferencyjnych oraz
innych materiałów informacyjno-promocyjnych (w tym identyfikatorów) w pakiety
konferencyjne dla wszystkich uczestników.
Zorganizowanie systemu oznakowania konferencji: sali konferencyjnej, powierzchni
wystawienniczej, recepcji, szatni, toalet itp.
Rejestracja audio-video konferencji oraz montaż maksymalnie 10 minutowego filmu
z lektorem podsumowującego Konferencję oraz 2-minutowej skróceni wersji filmu.
Wykonawca dostarczy również minimum 15 zdjęć ukazujących najważniejsze wydarzenia
w trakcie konferencji. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru zdjęć spośród
wykonanych.
Przekazanie Zamawiającemu raportu z wykonania Zamówienia z podsumowaniem ankiet
ewaluacyjnych oraz oryginalnych list obecności. Ankieta powinna oceniać minimum
następujące elementy: program konferencji, zdobycie nowej wiedzy przez uczestnika,
przydatność konferencji, stopień realizacji programu konferencji, organizację konferencji,
słabe i mocne strony konferencji.
Inspekcja i kontrola wszystkich wynajętych sal i sprzętu.
Zapewnienie kontroli dostępu do miejsca konferencji i uroczystej kolacji.
str. 19
Załącznik nr 2 do umowy DSK/ … /2014
z dnia…………………………2014 r.
.............................................................
(pieczęć Wykonawcy)
Kosztorysy zamówienia
Międzynarodowa Konferencja pn. "Razem ku Zielonej Przyszłości – NMF i MF EOG 20092014 w sektorze środowiska" promująca fundusze norweskie i EOG pochodzące z Islandii,
Liechtensteinu oraz Norwegii.
Zakres zamówienia*
(szczegóły realizacji zamówienia zostały określone
w Opisie przedmiotu zamówienia)
Liczba i
jednostka
Cena
jednostkowa
brutto
Łączna kwota
brutto*
I
II
III
(liczba x cena
jednostkowa brutto)
wizyta studyjna na terenie Warszawy bądź okolic dla 20
uczestników w godz. 12.00-19.00
transport uczestników wizyty studyjnej
20 osób
opieka pilota/tłumacza
1 usługa
lunch w trakcie wizyty studyjnej
20 osób
KOLACJA W DNIU POPRZEDZAJĄCYM
KONFERENCJĘ
Kolacja dla 20 osób wraz z obsługą kelnerską
20 osób
IV
WIZYTA STUDYJNA
20 osób
I DZIEŃ KONFERENCJI
Usługa konferansjera
Wynajem sali konferencyjnej pierwszego dnia
konferencji z wyposażeniem i oprawą wizualną dla 120
osób
Serwisy kawowe w trakcie konferencji
1 usługa
1 sala
Obiad w trakcie konferencji
360szt. (3x120
szt.)
120 szt.
kolacja w dniu konferencji
20 szt.
KONFERENCJA PRASOWA W TRAKCIE
KONFERENCJI
Wynajem sali lub przestrzeni konferencyjnej dla ok. 15
osób umożliwiającej przeprowadzenie konferencji
prasowej
DWUDNIOWE SEMINARIUM NAUKOWE
Wynajem sali konferencyjnej na dwa dni seminarium
wraz z wyposażeniem i oprawą wizualną dla 80 osób
dwa serwisy kawowe w trakcie każdego dnia
seminarium
Obiad w trakcie każdego dnia seminarium
1 usługa
(1 godz.)
1 sala x 2 dni
320 szt.(4x80szt)
160 szt. (2x80 szt.)
ZAKWATEROWANIE
Noclegi
w
pokojach
jednoosobowych
lub 30 dób hotelowych
dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania dla 10
osób wskazanych przez Zamawiającego (trzy doby)
RECEPCJA I BIURO KONFERENCJI I
SEMINARIUM
Zorganizowanie biura konferencji i seminarium, obsługi
3 dni
recepcji konferencji wraz z wyposażeniem i obsługą
str. 20
TŁUMACZENIA
Zapewnienie tłumaczenia symultanicznego (min. 2
tłumaczy) w trakcie konferencji i dwudniowego
seminarium
Tłumacz konsekutywny w trakcie konferencji i
dwudniowego seminarium
MATERIAŁY
Wydruk materiałów na konferencje i seminarium
Opracowanie i wydruk broszury promującej fundusze
norweskie i EOG
Zabudowa i/lub oznakowanie konferencji i seminarium
USŁUGA TRANSPORTOWA/PRZEWÓZ OSÓB
BILETY LOTNICZE
Bilety w dwie strony dla 10 osób
Zapewnienie transportu (goście i MŚ) w trakcie trwania
konferencji
Transport materiałów informacyjno-promocyjnych
z siedziby Zamawiającego na miejsce konferencji i po
konferencji do siedziby Zamawiającego
PRZYGOTOWANIE I ORGANIZACJA
KONFERENCJI
Rejestracja audio-video konferencji i seminarium oraz
montaż maksymalnie 10 minutowego filmu z lektorem,
5 i 1 minutowego skrótu filmowego. Film z wizyty
studyjnej u beneficjentów funduszy norweskich i EOG.
Koordynacja konferencji i seminarium
Prace przygotowawcze przed i po konferencji,
seminarium
Ubezpieczenie konferencji i seminarium
3 dni
3 dni
1 usługa
200 szt.
1 usługa
2x10 szt.
4 dni
2 kursy
1 usługa
3 dni
1 usługa
1 usługa
RAZEM
VII Międzynarodowa Konferencja Dbając o Zieloną Przyszłość - fundusze UE w sektorze środowiska"
promującej POIiŚ w Krakowie
Zakres zamówienia*
(szczegóły realizacji zamówienia zostały określone
w Opisie przedmiotu zamówienia)
I
Liczba
i jednostka
II
KOLACJA DZIEŃ PRZED ROZPOCZĘCIEM
KONFERENCJI
Wynajem Sali wraz z oprawą artystyczną
1 usługa
Kolacja dla 150 osób wraz z obsługą kelnerską
150 osób
KONFERENCJA
Wynajem sali konferencyjnej pierwszego dnia
konferencji z wyposażeniem i oprawą wizualną dla 150
osób
str. 21
1 usługa
Cena
jednostkowa
brutto
III
Łączna kwota
brutto*
IV
(liczba x cena
jednostkowa
brutto)
Oprawa multimedialna konferencji (wynajem 3
telewizorów LCD/LED)
3 sztuki/1 dzień
wynajem powierzchni wystawienniczej
1 dzień
transmisja online konferencji
1 dzień
rejestracja audio-video konferencji (zdjęcia i montaż)
1 usługa
serwisy kawowe przez cały czas trwania konferencji
150 szt.
obiad podczas konferencji
150 osób
ZAKWATEROWANIE
noclegi w pokojach jednoosobowych lub
dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania dla 20
osób wskazanych przez Zamawiającego (jedna doba)
TŁUMACZENIA
20 szt.
zapewnienie tłumaczenia symultanicznego (min.
2 tłumaczy) w trakcie konferencji
1 dzień
tłumacz konsekutywny
MATERIAŁY
wydruk i zapisanie materiałów na nośnikach typu
pendrive materiałów
2x4 godziny
1 usługa
USŁUGA TRANSPORTOWA/PRZEWÓZ OSÓB
zapewnienie transportu dla organizatorów (MŚ, goście)
w trakcie trwania konferencji
transport materiałów (Warszawa-Kraków-Warszawa)
2 dni
2 kursy
PRZYGOTOWANIE I ORGANIZACJA
KONFERENCJI
koordynacja konferencji
1 usługa
prace przygotowawczo-organizacyjne przed i po
konferencji
1 usługa
ubezpieczenie konferencji
1 usługa
RAZEM
…......................, dnia ....................
...................................................
podpis i pieczęć upoważnionego
przedstawiciela Wykonawcy
* należy podać kwotę różną od zera, w przypadku braku kosztów za daną pozycje należy wpisać „bezpłatnie”
str. 22