Koszty osobowe

Ministerstwo Rozwoju Regionalnego 14 czerwca 2013 r.
1
Rozliczanie kosztów osobowych
w ramach dotacji udzielanych ze
środków POPT 2007-2013
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego 14 czerwca 2013 r.
2
Rozliczanie kosztów osobowych
Prowadzenie ewidencji czasu pracy:
Prowadzenie ewidencji czasu pracy w postaci kart czasu pracy nie jest
wymagane.
W przypadku zatrudniania personelu projektu na podstawie stosunku
pracy należy pamiętać o udokumentowaniu zatrudnienia lub
oddelegowania pracownika do pełnienia zadań w ramach projektu
poprzez odpowiednie zapisy, uzasadniające wymiar zaangażowania
pracownika w realizację projektu, w umowie o pracę, zakresie czynności
służbowych pracownika lub opisie stanowiska pracy.
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego 14 czerwca 2013 r.
3
Rozliczanie kosztów osobowych
Kwalifikowalność składników wynagrodzeń pracowników
płaca zasadnicza,
dodatki do wynagrodzenia: funkcyjny, stażowy, zadaniowy, specjalny
składki na ubezpieczenia społeczne i fundusze pozaubezpieczeniowe, płacone
przez pracodawcę,
składka na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
wynagrodzenie chorobowe płacone przez pracodawcę.
Inne wydatki związane z wynagrodzeniami, np. dodatkowe wynagrodzenie roczne,
nagrody, premie mogą być finansowane pod warunkiem ich ujęcia w szczegółowym
budżecie projektu.
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego 14 czerwca 2013 r.
4
Rozliczanie kosztów osobowych
Przykładowe wydatki niekwalifikowalne związane z wynagrodzeniami
pracowników:
odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych;
świadczenia finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń
socjalnych;
nagrody jubileuszowe;
godziny nadliczbowe;
składki na PFRON;
odprawy;
wynagrodzenie płacone w okresie wypowiedzenia bez obowiązku świadczenia
pracy.
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego 14 czerwca 2013 r.
5
Rozliczanie kosztów osobowych
Koszty umów cywilno-prawnych
Kwalifikowalny jest koszt wynagrodzenia osób nie będących pracownikami
instytucji zatrudnionych na podstawie umów cywilno-prawnych, zawartych
zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności z przepisami prawa pracy
oraz regulacjami dotyczącymi udzielenia zamówień publicznych, w tym
zasadami dotyczącymi uczciwej konkurencji i równego traktowania.
Niekwalifikowalne są wydatki poniesione na wynagrodzenia osób wykonujących
zadania na podstawie umowy cywilno-prawnej na rzecz instytucji, której
jednocześnie są pracownikami.
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego 14 czerwca 2013 r.
6
Pytania i odpowiedzi
Czy zapis w Przewodniku dla beneficjenta POPT 2007-2013 wykluczający
możliwość zawierania umów cywilno prawnych z własnymi pracownikami
bezwzględnie dotyczy również dotacji i w związku z tym żaden pracownik
Wnioskodawcy nie będzie mógł być zatrudnionym na umowę zlecenie jako
personel projektu? W projekcie ujęte zostały wyłącznie umowy cywilnoprawne natomiast osoba z zewnątrz nie spełni funkcji koordynatora
gminnego?
Zasady opisane w Przewodniku… dotyczą wszystkich beneficjentów POPT.
Natomiast forma zaangażowania w projekt określona we wniosku
o dofinansowanie nie jest obligatoryjna, można więc rozważyć oddelegowanie
części etatu pracowników Wnioskodawcy do projektu lub przyznanie im dodatków
zadaniowych/specjalnych, oczywiście w ramach limitu środków dla danego
stanowiska w budżecie projektu.
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego 14 czerwca 2013 r.
7
Pytania i odpowiedzi
Czy gminnych koordynatorów - dla każdego partnera projektu (gminy)
zatrudnia wnioskodawca, czy dany partner? Jeżeli jest możliwość zmiany
formy zatrudnienia z umowy cywilno-prawnej na dodatek do wynagrodzenia,
to kto go powinien wypłacać?
W tej sytuacji dopuszczalne jest podpisanie umowy cywilnoprawnej między
Wnioskodawcą a pracownikami partnerów. Jeżeli partnerzy zdecydują się na
wypłacanie dodatków do wynagrodzenia, należy te wydatki zrefundować
z rachunku projektu na podstawie dokumentu typu nota obciążeniowa.
W jaki sposób należy rozliczać czas pracy pracownika Wnioskodawcy
zatrudnionego do realizacji jednego projektu na pełen etat i drugiego
(finansowanego z dotacji) na 1/3 etatu?
Zawarcie z pracownikiem drugiej umowy jest dopuszczalne tylko w przypadku, gdy
rodzaj pracy jest wyraźnie inny niż uzgodniony i wykonywany w podstawowym
czasie pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 13 marca 1997 r., sygn. I PKN 43/97).
W przeciwnym razie pracodawca narusza przepisy o czasie pracy, w szczególności
te o pracy w godzinach nadliczbowych oraz gwarantowanym odpoczynku dobowym
i tygodniowym.
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego 14 czerwca 2013 r.
8
Pytania i odpowiedzi
Czy, a jeżeli tak to w jakiej formie powinny zostać opisane stanowiska pracy
finansowane z dotacji?
W przypadku zatrudniania personelu projektu na podstawie stosunku pracy należy
pamiętać o udokumentowaniu zatrudnienia lub oddelegowania pracownika do
pełnienia zadań w ramach projektu poprzez odpowiednie zapisy, uzasadniające
wymiar zaangażowania pracownika w realizację projektu, w umowie o pracę,
zakresie czynności służbowych pracownika lub opisie stanowiska pracy.
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego 14 czerwca 2013 r.
9
Pytania i odpowiedzi
Czy jeśli umowa dotacji zostanie podpisana 20 lipca 2013 a okres
realizacji projektu jest od 1 lipca 2013 r. to wynagrodzenia personelu
będą kwalifikowane od 1 czy od 20 lipca?
W przypadku projektów, których okres realizacji określony we wniosku
aplikacyjnym rozpoczyna się przed podpisaniem umowy, wydatki rozliczane
w projekcie mogą dotyczyć okresu od dnia podpisania umowy. W takiej
sytuacji okres realizacji projektu określony w umowie dotacji rozpoczyna się z
dniem podpisania umowy.
Czy w sytuacji, gdy asystent/ka projektu (1/4 etatu) przebywa na urlopie
macierzyńskim jest możliwe przyznanie do czasu powrotu tej osoby
dodatku do wynagrodzenia koordynatorowi projektu (1/2 etatu)?
Taka sytuacja jest dopuszczalna, jeżeli ma charakter czasowy. W przypadku
gdy pracownik nie będzie mógł wykonywać zadań w związku
z dłuższą nieobecnością, np. zwolnieniem lekarskim lub urlopem
macierzyńskim, beneficjent powinien zapewnić ciągłość realizacji zadań tego
personelu.
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego 14 czerwca 2013 r.
10
Pytania i odpowiedzi
Czy możliwe jest zaangażowanie w ramach personelu projektu tej samej
osoby na więcej niż jedną umowę cywilno-prawną, np. osoba
jednocześnie pełni rolę asystenta projektu oraz specjalisty ds. zamówień
publicznych?
IZ POPT nie dopuszcza takiej możliwości. Określenie we wniosku
aplikacyjnym kilku funkcji w ramach zarządzania projektem musi wynikać
z faktu, iż poszczególne osoby wnoszą do realizacji projektu umiejętności
i wiedzę, które nie są tożsame.
We wniosku o dofinansowanie założono finansowanie m.in. koordynatora
projektu (3000 zł/mies.) oraz księgowej (1500 zł/mies.). Czy w związku z
problemami z zatrudnieniem księgowej za takie wynagrodzenie jest
możliwe obniżenie wynagrodzenia koordynatora do 2000 zł/mies. i
podniesienie wynagrodzenia księgowej do 2500 zł/mies.?
Taka sytuacja jest dopuszczalna, ponieważ nie jest zwiększana łączna kwota
na wynagrodzenia. Zmiana wymaga uprzedniej zgody IZ POPT, która
podejmuje decyzję po przeanalizowaniu zapisów wniosku o udzielenie dotacji.
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego 14 czerwca 2013 r.
11
Pytania i odpowiedzi
Czy jest możliwe zatrudnienie pracownika do realizacji projektu
i przyznanie mu wynagrodzenia wyższego niż przewidziane w projekcie?
Różnica byłaby dopłacana ze środków własnych wnioskodawcy, nie
stanowiłaby wkładu własnego projektu.
Podwyższenie wynagrodzenia jest możliwe pod warunkiem, że poziom
zaangażowania w projekt (wymiar etatu) nie zmieni się w stosunku do wniosku
o dofinansowanie, np. zakładano cały etat i wynagrodzenie 3000 zł to jest
możliwe podwyższenie wynagrodzenia do 4000 zł, pod warunkiem nie będzie
się to wiązało z powierzeniem innych zadań niż realizacja projektu.
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego 14 czerwca 2013 r.
12
Dziękuję za uwagę
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego
Departament Programów Pomocowych i Pomocy Technicznej
ul. Wspólna 2/4
00-960 Warszawa
tel: 022 273 78 00
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego 14 czerwca 2013 r.
13