Regulamin obrad

Regulamin obrad
I.
Niniejszym na podstawie § 21 ust. 4 Statutu Stowarzyszenia "ProCAx" uchwala regulamin
głosowania za pomocą poczty elektronicznej lub informatycznego systemu głosowań;
II.
Regulamin głosowań elektronicznych za pomocą poczty elektronicznej lub informatycznego
systemu głosowań określa zasady oddawania głosów w formie elektronicznej przez członków
Stowarzyszenia "ProCAx";
III.
Uprawnieni do głosowań elektronicznych za pomocą pocztą elektronicznej
informatycznego systemu głosowań są członkowie Stowarzyszenia "ProCAx",
lub
IV.
Głosowanie Stowarzyszenia "ProCAx" za pośrednictwem poczty elektronicznej lub
informatycznego systemu głosowań odbywa się na wniosek zgłoszony przez Prezesa lub
Sekretarza Stowarzyszenia.
V.
Osoby zgłaszające wniosek dotyczący przeprowadzenia głosowania za pośrednictwem poczty
elektronicznej lub informatycznego systemu głosowań każdorazowo powinny określić
przedmiot głosowania;
VI.
W zakresie nie określonym w Regulaminie w kwestii głosowania stosuje się przepisy Statutu
Stowarzyszenia "ProCAx";
VII.
Głosowanie odbywać się będzie poprzez zaznaczenie/zakreślenie przez głosującego
właściwej odpowiedzi lub właściwego kandydata w ramach funkcjonalności poczty
elektronicznej lub informatycznego systemu głosowań. Każdorazowo przed głosowaniem
głosujący będą poinformowani jak w ramach funkcjonalności poczty elektronicznej lub
informatycznego systemu głosowań oddać ważny głos;
VIII.
W wypadku głosowania jawnego oddany przez glosującego głos będzie widoczny dopiero po
zakończeniu głosowania. Przekazanie informacji w przedmiocie głosowania odbywać się
będzie poprzez dokonanie przez administratora publikacji na stronie głosowania oraz
wysłanie informacji na e-mailową listę dyskusyjną "ProCAx";
IX.
W celu korzystania z prowadzonej przez Stowarzyszenie "ProCAx" usługi głosowania
tajnego za pomocą poczty elektronicznej lub informatycznego systemu głosowań członek
Stowarzyszenia zobowiązany jest podpisać stanowiące załącznik nr 1 do niniejszego
regulaminu oświadczenie o ,, wyrażeniu zgody na przetwarzanie przez Stowarzyszenie
"ProCAx" danych głosującego w zakresie informacji dotyczących oddanego przez niego
głosu w ramach przeprowadzonego za pomocą poczty elektronicznej lub systemu
informatycznego głosowania tajnego”;
X.
Podpisanie oświadczenia jest dobrowolne, lecz niezbędne do oddania głosu w głosowaniu
tajnym. Podpisanie oświadczenia uprawnia głosującego do każdorazowego udziału
w głosowaniu tajnym, oświadczenie może być odwołane przez głosującego w każdym
momencie;
XI.
Informację o podpisaniu ww. oświadczenia uprawnieni do głosowania tajnego członkowie
Stowarzyszenia przekazują w formie wiadomości e-mail na adres [email protected] lub
telefonicznie, w tym w formie wiadomości sms najpóźniej w dniu poprzedzającym planowane
głosowanie. Oryginał podpisanego oświadczenia ww. członkowie składają Zarządowi lub
bezpośrednio w siedzibie Stowarzyszenia.
XII.
Przetwarzać dane głosującego w zakresie informacji dotyczących oddanego przez niego głosu
w ramach przeprowadzonego za pomocą poczty elektronicznej lub systemu informatycznego
głosowania tajnego będzie mógł wyłącznie wyznaczony głosowaniem Zarządu
Stowarzyszenia "ProCAx" administrator, który podpisze klauzulę o zachowaniu poufności,
której treść stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu. Administrator jest powołany
bezterminowo, aż do chwili jego odwołania przez Zarząd Stowarzyszenia;
XIII.
Głosowanie, którego podmiotem jest Administrator nie może być przeprowadzone za pomocą
poczty elektronicznej lub informatycznego systemu głosowań;
XIV.
Administrator ma obowiązek przedstawić zbiorczą informację o wynikach głosowań
elektronicznych, która nie będzie zawierać danych osobowych osób biorących udział
w głosowaniu, w terminie nie dłuższym niż 24 h od chwili zakończenia głosowania;
XV.
Czas na oddanie głosu za pomocą poczty elektronicznej lub informatycznego systemu
głosowań wynosi, co najmniej 72 h od chwili ogłoszenia informacji o rozpoczęciu
głosowania, w wypadku przedłużenie niniejszego terminu głosujący zostaną poinformowani
przez Administratora. Administrator poinformuje każdorazowo głosujących o terminie
zakończenia głosowania za pomocą poczty elektronicznej lub elektronicznego systemu
głosowań.
XVI.
Członkowie Stowarzyszenia mają prawo wysłać swój głos tylko raz, niedopuszczalne jest
poprawianie pierwotnie wysłanego głosu. Oddanie ponownego głosu przez głosującego
będzie skutkować unieważnieniem jego głosu;
XVII.
Regulamin wchodzi z dniem ogłoszenia 20.06.2015r. i jest przyjęty na okres nieoznaczony.
XVIII.
Niniejszy regulamin jest dostępny do wglądu w siedzibie Stowarzyszenia "ProCAx" a także
na stronie internetowej www.procax.org.pl ;
XIX.
Zmiana regulaminu w formie elektronicznego głosowania jest niemożliwa.
Załącznik nr 1
Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie przez Stowarzyszenie
"ProCAx" danych głosującego w zakresie informacji dotyczących oddanego
przez niego głosu w ramach przeprowadzonego za pomocą poczty
elektronicznej lub systemu informatycznego głosowania tajnego
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Stowarzyszenie
"ProCAx", z Siedzibą na ul. Wiśniowa 56, 02-520 Warszawa, w celu korzystania
z prowadzonej przez Stowarzyszenie "ProCAx"usługi głosowania tajnego za pomocą poczty
elektronicznej lub informatycznego systemu głosowań. Zapoznałem/zapoznałam się
z pouczeniem dotyczącym prawa dostępu do treści moich danych i możliwości ich
poprawiania. Jestem świadom/świadoma, iż moja zgoda może być odwołana w każdym
czasie, co skutkować będzie zaprzestaniem przetwarzania moich danych w zakresie
informacji dotyczących oddanego przeze mnie głosu w ramach przeprowadzonego za pomocą
poczty elektronicznej lub systemu informatycznego głosowania tajnego. Jednocześnie mam
świadomości, iż wyrażenie zgody jest dobrowolne, albowiem w wypadku nie wyrażenia
przedmiotowej zgody będzie mi przysługiwać prawo alternatywnego głosowania w formie
pisemnej, lecz niezbędne do świadczenia przez Stowarzyszenie "ProCAx"
usługi
głosowania tajnego za pomocą poczty elektronicznej lub informatycznego systemy głosowań.
Data, miejsce………………………
Podpis...…………………
(imię i nazwisko)
Załącznik nr 2
Oświadczenie o zachowaniu poufności
Jako członek Stowarzyszenie "ProCAx" oświadczam, że zobowiązuję się do ścisłego
przestrzegania tajemnicy związanej z przetwarzaniem danych w zakresie informacji
dotyczących oddanego przez członka Stowarzyszenia głosu w ramach przeprowadzonego za
pomocą poczty elektronicznej lub systemu informatycznego głosowania tajnego.
Przyjmuję do wiadomości, że tajemnicą taką objęte są wszelkie informacje utrwalone
w jakiejkolwiek formie, z którymi się zapoznałem w jakikolwiek sposób podczas lub
w związku z wykonywaniem obowiązków administratora usługi głosowania tajnego za
pomocą poczty elektronicznej lub informatycznego systemu głosowań.
Obowiązek przestrzegania tajemnicy oznacza zakaz:
1) kopiowania Informacji w jakikolwiek sposób, bez uzasadnionej potrzeby;
2) udostępniania Informacji (przekazywania ich) w jakiejkolwiek formie (pisemnej, ustnej,
z wykorzystaniem urządzeń technicznych) innym osobom bądź podmiotom, chyba, że taki
obowiązek wynika z przepisów prawa;
3) wykorzystywania Informacji dla celów prywatnych administratora, niezwiązanych
z przedmiotem świadczonej usługi.
Powyższe zobowiązanie obejmuje okres obowiązywania w trakcie członkostwa
w Stowarzyszeniu "ProCAx", jak również czas po jego ustaniu. W przypadku
każdorazowego naruszenia niniejszego zobowiązania sprawę będzie rozpatrywał Sąd
koleżeński Stowarzyszenia "ProCAx".
Przyjmuję do wiadomości, że niezastosowanie się do powyższych obowiązków może
skutkować wykluczeniem mnie ze Stowarzyszenia. Nadto, przyjmuję do wiadomości, że
naruszenie niniejszej tajemnicy po ustaniu członkostwa będzie narażać mnie na
odpowiedzialność zarówno cywilną jak i karną.
Data, miejsce………………………
Podpis...…………………
(imię i nazwisko)