Odpowiedzi na pytania - postępowanie nr 3_ORE_PN_UE_2016

Warszawa, 4 kwietnia 2016 r.
ZZP/2611/3/2016/IKG
ODPOWIEDZI NA PYTANIA 1 – 9
ZMIANA TREŚCI SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA
Dotyczy: postępowania Nr 3/ORE/PN/UE/2016 prowadzonego w trybie przetargu
nieograniczonego pn. „Organizacja szkoleń dla pracowników placówek doskonalenia
nauczycieli, poradni psychologiczno-pedagogicznych, bibliotek pedagogicznych oraz
trenerów oświaty”.
Ośrodek Rozwoju Edukacji, zwany dalej „Zamawiającym”, uprzejmie informuje, że
Wykonawca zwrócił się z prośbą o wyjaśnienie treści Specyfikacji Istotnych Warunków
Zamówienia.
Zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 2164), zwanej dalej „ustawą”, Zamawiający
przedstawia poniżej treść zapytań wraz z udzielonymi odpowiedziami.
Pytanie 1.:
Czy ceny o których mowa w części VIII SIWZ tj.:
- przerwa kawowa - 15 zł na osobą na dzień szkoleniowy;
- obiad - 35 zł. na osobę;
- kolacja - 35 zł. na osobę;
- nocleg wraz ze śniadaniem (pokój dwuosobowy) - 360 zł. za 2 osoby;
- nocleg wraz ze śniadaniem (pokój jednoosobowy) - 250 zł. za 1 osobę.
są cenami netto czy brutto? Jeśli brutto to jaką uwzględniają stawkę VAT?
Odpowiedź.:
Podane ceny są cenami brutto.
Jednocześnie należy zaznaczyć że realizacja przedmiotowej usługi (jako całości) winna być
opodatkowana 23 % stawką podatku VAT, wynika to z art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca
2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2015.211 z późn. zm.) podstawowa stawka
podatku VAT wynosi 23%. Poszczególne świadczenia wchodzące w skład pakietu
konferencyjnego (usługa hotelowa, gastronomiczna, serwis kawowy, zapewnienie sali
plenarnej i sal warsztatowych, obsługa administracyjno-organizacyjna) opodatkowane są
różnymi stawkami VAT. Jednak w przypadku uznania, że organizacja konferencji stanowi
jedno świadczenie główne, na które składają się poszczególne świadczenia pomocnicze, cała
usługa jest opodatkowana stawką 23%. Europejski Trybunał Sprawiedliwości w wyroku w
sprawie C-349/96 stwierdził, iż w sytuacji gdy kilka świadczeń obejmuje z ekonomicznego
punktu widzenia jedną usługę, usługa ta nie powinna być sztucznie dzielona dla celów
podatkowych. Zdaniem Trybunału pojedyncza usługa w sensie ekonomicznym ma miejsce
zwłaszcza wtedy, gdy jeden lub więcej elementów uznaje się za usługę zasadniczą podczas
gdy inne usługi lub elementy traktuje się jako usługi/elementy pomocnicze. Usługę należy
uznać za pomocniczą w stosunku do usługi zasadniczej, jeśli nie stanowi ona dla
Zamawiającego celu samego w sobie, lecz jest środkiem do lepszego wykorzystania usługi
zasadniczej.
1
Pytanie 2.:
Z uwagi na limity na wyżywienie: obiad, kolacja, przerwa kawowa wnosimy o zmianę
specyfikacji gastronomi, w tym asortymentu tj.
- przerwa kawowa bez owoców i świeżego ciasta - należy mieć na uwadze, że przerwa kawowa
ma być całodniowa jest to cena nierynkowa, chyba, że limit dotyczy jednorazowego podania
a nie przerwy ciągłej - całodniowej. Prosimy o zmianę .
- obiad bez deseru i soków
- kolacja bez owoców i soków.
Odpowiedź.:
Zamawiający uznaje częściowo uwagi Wykonawcy i zmienia wymogi dotyczące usługi
restauracyjnej w punkcie IV Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia tj.;
- przerwa kawowa - Zamawiający wyraża zgodę na nie podawanie świeżego ciasta, ale
muszą zostać podane owoce oraz drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche
ciastka;
- obiad – Zamawiający wyraża zgodę, aby do obiadu nie podawać deseru i soków;
- kolacja - Zamawiający wyraża zgodę, aby do kolacji nie podawać deseru i soków.
Pytanie 3.:
Zamawiający określa limity w poz. koszty organizacji Wydarzenia na maks. 1% wartości
brutto Oferty. Równocześnie w przypadku gdy obiekt zlokalizowany jest powyżej 5km
Wykonawca zobowiązany jest w ramach swojego "zysku" uwzględnić koszt transportu, co w
przypadku spotkania na 250 osób stanowić może kwotę około 7 000 zł (obiekt może być
zlokalizowany do 50 km). W ramach "zysku" należy także uwzględnić identyfikatory,
wywieszki, obsługę recepcji, koordynatora - a przyjmując np. iż Zamawiający przewidział np.
900 000 zł brutto - 1% to kwota 9000 zł brutto, jest to kwota niewystarczająca, tym bardziej
na bardzo niskie limity na wyżywienie przy bogatej specyfikacji. Prosimy o podwyższenie
limitu o którym mowa w pytaniu.
Odpowiedź.:
Zamawiający zmienia zapisy dotyczące punktu VIII Warunki finansowe realizacji zadania
opisane w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia na:
Obsługa Wydarzenia nie może przekroczyć 2% łącznego wynagrodzenia Wykonawcy.
Pytanie 4.:
Czy wg Zamawiającego przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi kompleksowej
organizacji wydarzeń i poszczególne usługi świadczone są dla osiągnięcia jednego celu, a co
za tym idzie wartość całej usługi winna być opodatkowana stawką VAT 23%?
Odpowiedź.:
Na podstawie art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług
(Dz.U. 2015.211 z późn. zm.) podstawowa stawka podatku VAT wynosi 23%. Poszczególne
świadczenia wchodzące w skład pakietu Wydarzenia (usługa hotelowa, gastronomiczna,
serwis kawowy, zapewnienie sali plenarnej i sal warsztatowych, obsługa administracyjnoorganizacyjna) opodatkowane są różnymi stawkami VAT. Jednak w przypadku uznania,
że organizacja konferencji stanowi jedno świadczenie główne, na które składają się
poszczególne świadczenia pomocnicze, cała usługa jest opodatkowana stawką 23%.
Europejski Trybunał Sprawiedliwości w wyroku w sprawie C-349/96 stwierdził,
iż w sytuacji gdy kilka świadczeń obejmuje z ekonomicznego punktu widzenia jedną usługę,
usługa ta nie powinna być sztucznie dzielona dla celów podatkowych. Zdaniem Trybunału
pojedyncza usługa w sensie ekonomicznym ma miejsce zwłaszcza wtedy, gdy jeden lub
2
więcej elementów uznaje się za usługę zasadniczą podczas gdy inne usługi lub elementy
traktuje się jako usługi/elementy pomocnicze. Usługę należy uznać za pomocniczą
w stosunku do usługi zasadniczej, jeśli nie stanowi ona dla Zamawiającego celu samego
w sobie, lecz jest środkiem do lepszego wykorzystania usługi zasadniczej.
Pytanie 5.:
SOPZ III Sale plenarne/sale warsztatowe pkt 8 Zamawiający pisze: „odpowiednio
udekorowany stół prezydialny”. Proszę o wyjaśnienie co Zamawiający rozumie przez to
określenie.
Odpowiedź.:
W opinii Zamawiającego udekorowany stół plenarny oznacza:
- stół pokryty suknem lub jednokolorowym obrusem (np. w kolorze ciemnej zieleni),
- krzesła dla prelegentów ustawione za stołem,
- woda mineralna i szklanki dla prelegentów na stole,
- tzw. koziołki z nazwiskami prelegentów ustawione na stole.
Pytanie 6.:
Czy sala plenarna ma być dostępna przez cały czas trwania wydarzenia?
Odpowiedź.:
Tak, sala plenarna ma być dostępna przez cały czas trwania zajęć.
Pytanie 7.:
Czy sala plenarna może być wykorzystana jako sala warsztatowa?
Odpowiedź.:
Tak, sala plenarna może być wykorzystana jako sala warsztatowa pod warunkiem, że w dniu,
w którym sala plenarna będzie wykorzystywana jako warsztatowa, jej cena będzie liczona jak
za sale warsztatowe proporcjonalnie do ilości zaadaptowanych/przerobionych sal
warsztatowych.
Zamawiający informuje, że w związku z odpowiedzią na pytanie nr 7 modyfikuje zapisy
Formularza cenowego w zakresie „Sala warsztatowa” zapis „za wszystkie dni” zostaje
zastąpiony zapisem „za jeden dzień”. Aktualny Formularz cenowy stanowi załącznik do
niniejszego pisma.
Pytanie 8.:
Bardzo proszę o wyjaśnienie zapisu dotyczącego warunków udziału w postępowaniu:
„Wykonawca musi spełnić następujący warunek (w przypadku wspólnego ubiegania się
dwóch lub więcej Wykonawców o udzielenie niniejszego zamówienia, oceniany będzie ich
łączny potencjał techniczny i doświadczenie): wykonać w okresie ostatnich trzech lat przed
upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym
okresie, usługi odpowiadające przedmiotowi niniejszego zamówienia, tj. wykonał co
najmniej 2 usługi polegające na organizacji spotkań (np. konferencji lub szkoleń), przy czym:
- wartość każdej z usług wynosiła nie mniej niż 300 000,00 zł brutto;
- każda z usług obejmowała udział minimum 100 uczestników jednocześnie;
- każda z usług obejmowała: noclegi, wyżywienie, materiały szkoleniowe dla uczestników.
W celu potwierdzenia spełniania niniejszego warunku Wykonawcy zobowiązani są
przedłożyć, odpowiednio wypełniony, wykaz wykonanych głównych usług sporządzony
według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 4 do Formularza Oferty oraz dowody
potwierdzające, że usługi te zostały wykonane należycie.”
3
Czy pod pojęciem „usługa” Zamawiający rozumie pojedyncze działanie czy też umowę
obejmującą swoim zakresem wymienione wyżej warunki?
Odpowiedź.:
Przez „usługę” Zamawiający rozumie organizację pojedynczego spotkania (szkolenia,
konferencji seminaria itp.), które spełnia łącznie wymagania określone w Specyfikacji
Istotnych Warunków Zamówienia tj:
- wartość każdej z usług (spotkania) wynosiła nie mniej niż 300 000,00 zł brutto;
- każda z usług (spotkanie) obejmowała udział minimum 100 uczestników jednocześnie;
- każda z usług (spotkanie) obejmowała: noclegi, wyżywienie, materiały szkoleniowe dla
uczestników.
Pytanie 9.:
Czy zakładacie Państwo, że materiały szkoleniowe dla wszystkich 750 uczestników
planowanego cyklu spotkań będą miały identyczną treść merytoryczną bez względu na typ
konfiguracji wydarzenia (a, b, c) opisanych na str. 23 SzOPZ, rozdział II?
Tj. czy Wykonawca będzie mógł dokonać jednorazowego wydruku 750 identycznych
materiałów szkoleniowych wg norm technicznych określonych w SzOPZ , czy też z uwagi na
zmienne treści merytoryczne każdego z wydarzeń będzie zobowiązany do wydruków
częściowych – adekwatnych do ostatecznie przyjętej realizacji konfiguracji wydarzeń (a, b
lub c).
Odpowiedź.:
Materiały na każde wydarzenie oraz dla każdej z grup warsztatowych będą miały inną
zawartość merytoryczną. Zamawiający przed każdym Wydarzeniem będzie przesyłał
Wykonawcy materiały z informacją, w ilu egzemplarzach, który materiał ma zostać
wydrukowany.
Na podstawie art. 38 ust. 4 ustawy, Zamawiający w zakresie udzielonych wyjaśnień
dokonuje zmiany treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.
Zgodnie z art. 38 ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j.
Dz. U. z 2015 r. poz. 2164), zwanej dalej „ustawą”, Zamawiający zmienia treść Specyfikacji
Istotnych Warunków Zamówienia w następującym zakresie:
1. Do punktu II Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia – Liczba
uczestników, miejsce i czas organizacji Wydarzeń - Zamawiający dodaje zapis:
„Zamawiający planuje organizację Wydarzeń w następujących terminach:
L.p.
Termin Wydarzenia
Wydarzenie nr 1
Wydarzenie nr 2
Wydarzenie nr 3
Wydarzenie nr 4
Wydarzenie nr 5
7 - 9 lipca 2016 r.
19 – 21 sierpnia 2016 r.
26 – 28 sierpnia 2016 r.
9 – 11 września 2016 r.
16 – 18 września 2016 r.
4
Liczba osób uczestniczących
w Wydarzeniu
250 osób
125 osób
125 osób
125 osób
125 osób
2. Do Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia dodaje punkt IX Wymagania wykonawcy w celu realizacji przedmiotu zamówienia– aspekty
społeczne – o następującym brzemieniu:
1. W celu realizacji zamówienia Wykonawca jest zobowiązany na podstawie art. 29 ust. 4
ustawy – Prawo zamówień publicznych zatrudnić co najmniej jedną osobę bezrobotną oraz na
podstawie:
a) skierowania z powiatowego urzędu pracy, zgodnie z ustawą z dnia 20 kwietnia 2004 r. o
promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2015 poz. 149), lub
b) właściwego dokumentu kierującego bezrobotnego do pracodawcy, wystawionego przez
organ zajmujący się realizacją zadań z zakresu rynku pracy, określony w analogicznych
przepisach państwa członkowskiego UE lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
2. Wyżej wskazana osoba ma być zatrudniona w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty
podpisania umowy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, nieprzerwanie przez cały
okres trwania umowy.
3. Wykonawca w terminie o którym mowa w ust. 2zobowiązuje się przedłożyć
Zamawiającemu komplet dokumentów stwierdzających zatrudnienie osoby bezrobotnej, tj.:
a) odpis skierowania osób bezrobotnych przez powiatowy urząd pracy do pracodawcy;
b) umowę o pracę.
4. Zamawiający uprawniony będzie w czasie trwania umowy do kontroli spełnienia przez
Wykonawcę wymagań dotyczących zatrudnienia osoby, na podstawie art. 29 ust. 4 ustawy –
Prawo zamówień publicznych.
5. W przypadku niezatrudnienia wymaganej liczby osób bezrobotnych Zamawiający będzie
naliczał Wykonawcy co miesiąc karę na podstawie § 5 ust 8 umowy do momentu spełnienia
przez Wykonawcę warunku, o którym mowa w pkt 1.
6. Dopuszcza się zmianę osoby wykonującej przedmiot zamówienia, z zastrzeżeniem
wymagań określonych w pkt 1. W przypadku wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy
z osobą biorącą udział przy realizacji zamówienia. Wykonawca jest zobowiązany powiadomić
Zamawiającego o tym fakcie (pisemnie) w terminie do 3 dni, licząc od dnia, w którym
nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy.
7. Wykonawca w terminie do 14 dni od dnia powiadomienia, o którym mowa w pkt 6 jest
zobowiązany zatrudnić osobę bezrobotną, na podstawie pkt 1 i w terminie do 21 dni
przedłożyć dokumenty, o których mowa w pkt 3.
3. Do Projektu umowy - §5 Obowiązki Wykonawcy – Załącznik nr 2 do Specyfikacji
Istotnych Warunków Zamówieni – Zamawiający dodaje następujące zapisy:
5. Na podstawie art. 29 ust. 4 ustawy – Prawo zamówień publicznych, Zamawiający będzie
wymagał, aby wśród osób bezpośrednio uczestniczących w wykonywaniu zamówienia
zatrudnionych była minimum 1 osoba bezrobotna. Osoba winna być zatrudniona w jednej z
poniższych form:
a) skierowania z powiatowego urzędu pracy, zgodnie z ustawą z dnia 20 kwietnia 2004 r. o
promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2015 r. poz. 149), lub
b) właściwego dokumentu kierującego bezrobotnego do pracodawcy, wystawionego przez
organ zajmujący się realizacją zadań z zakresu rynku pracy, określony w analogicznych
przepisach państwa członkowskiego UE lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
6. Zatrudnienie wskazanej osoby powinno trwać nieprzerwanie przez cały okres trwania
umowy, z zastrzeżeniem, że zatrudnienie powinno nastąpić w terminie 14 dni od daty
zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego. W tym terminie
5
Wykonawca będzie zobowiązany przedstawić Zamawiającemu komplet dokumentów
stwierdzających zatrudnienie osoby bezrobotnej. Niezastosowanie się do tego obowiązku
będzie uprawniało Zamawiającego do naliczenia kary o której mowa w ust. 8 niniejszego
paragrafu.
7. Zamawiający uprawniony będzie do kontroli spełniania przez wykonawcę wymagań
dotyczących zatrudniania ww. osoby. Na żądanie zamawiającego wykonawca obowiązany
będzie niezwłocznie udokumentować fakt zatrudniania ww. osoby, w szczególności przez
przedłożenie umów o pracę oraz dokumentów poświadczających status osób zatrudnionych.
8. W przypadku niezatrudniania w sposób nieprzerwany przy realizacji zamówienia
wymaganej liczby wskazanych osób (chyba że nastąpiło to z przyczyn nieleżących po stronie
Wykonawcy), Zamawiający będzie uprawniony do odstąpienia od umowy z winy
Wykonawcy, bez zachowania okresu wypowiedzenia. Ponadto za każdy miesiąc
kalendarzowy, w którym Wykonawca nie zatrudniał w sposób nieprzerwany wymaganej
liczby osób, Zamawiający obciąży Wykonawcę karą umowną w wysokości iloczynu
aktualnie obowiązującej kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz brakującej liczby
osób zatrudnionych w sposób nieprzerwany do liczby wymaganej przez Zamawiającego.
6