Jak wypełnić wniosek?

Gdybym ja to wiedział!
Finanse i organizacja
Jak wypełnić wniosek?
Jak wypełnić wniosek?
Zgodnie z procedurą wnioskowania PNWM należy stosować odpowiedni formularz, dostępny na
stronie internetowej. Na każd y program muszą złożyć Państwo osobny wniosek, nie można np.
łączyć wszystkich wymian planowanych w danym roku w jeden wniosek.
Wspólny wniosek nie musi być wspólnie wypełniany – wystarczy, że dane podane we wniosku
zostaną wspólnie przez obie strony ustalone. Obie szkoły partnerskie mogą złożyć do PNWM
osobne wnioski, wypełnione według pozycji goście i gospodarze. Obie "połówki" wniosku zostaną
w biurze PNWM połączone w całość.
Prosimy składać możliwie kompletnie wypełnione formularze wniosków. W przypadku brakujących
lub niejasnych informacji, zostaną Państwo poproszeni o ich dosłanie, co przedłuży proces
opracowywania Państwa wniosku.
Wspólny wniosek powinien zawierać następujące dane:
Numer identyfikacyjny wnioskodawcy
Każdy wnioskodawca, który po raz pierwszy składa wniosek do PNWM, otrzymuje numer
identyfikacyjny, którego należy używać przy składaniu kolejnych wniosków.
Goście i gospodarze
Należy podać wymagane informacje dotyczące szkoły w odpowiedniej rubryce formularza. Ważne
jest podanie pełnych danych obu szkół. Goście podają swój adres i liczbę uczestników udających
się na program, gospodarze podają adres swojej szkoły oraz liczbę przewidzianych uczestników
programu.
Informacje o programie
W odpowiednich polach formularza należy podać pełne dane odnośnie terminu, miejsca i ilości dni
programu, liczby uczestników i uczestniczek.
Program spotkania
Program spotkania jest integralną częścią wniosku. Należy przedstawić możliwie pełny programu
podzielony według dni i przewidzianych aktywności. Prosimy o zaznaczenie, które punkty
programu będą realizowane wspólnie, a które osobno.
Konto
Aby przelać przyznaną dotację, PNWM potrzebuje pełnych danych dotyczących konta bankowego
wnioskodawcy. Wypłata dofinansowania kosztów programu odbywa się na konto szkoły
goszczącej w walucie lokalnej, dotację do kosztów podróży szkoła z Polski otrzyma na swoje konto
w walucie swojego kraju.
Potwierdzenie obu partnerów
Podstawą opracowywania wniosku jest podpis osoby upoważnionej z pieczątką szkoły,
potwierdzający prawidłowość podanych we wniosku danych.
Plan kosztów i wpływów
Szkoła-gospodarz wnioskuje o dofinansowanie kosztów programu i w tym celu zamieszcza we
wniosku stosowny plan kosztów i wpływów, z danymi dotyczącymi planowanych wydatków,
oczekiwanych wpływów, dotacji PNWM i wkładu własnego wnioskodawcy.
Natalia Hoffmann
www.polsko-niemiecka-wymiana-szkolna.pl
1 Gdybym ja to wiedział!
Finanse i organizacja
Szkoła-gość wnioskuje o dofinansowanie kosztów podróży grupy wyjeżdżającej i umieszcza we
wniosku stosowny plan kosztów i finansowania, z podaniem danych odnośnie planowanych
wydatków, oczekiwanych wpływów, dotacji PNWM oraz wkład własnego wnioskodawcy.
Co się dalej dzieje z moim wnioskiem?
Rejestracja
Po otrzymaniu wniosku przez PNWM zostaje on zarejestrowany, otrzymuje odpowiedni numer
i poddany zostaje kontroli, w jakim stopniu spełnia kryteria dofinansowania. Jeżeli wniosek jest
niekompletny, otrzymają Państwo od PNWM pisemną prośbę o dosłanie brakujących dokumentów
lub ewentualnych wyjaśnień.
Decyzja finansowa
W przypadku, jeśli kompletny (bąź już uzupełniony wniosek) spełnia wymienione wcześniej
formalne i merytoryczne kryteria, PNWM lub jednostka centralna informują Państwa pisemnie
o wysokości przyznanej dotacji i ewentualnej zaliczki. W załączniku 1 do decyzji finansowej znajdą
Państwo formularz "Arkusz kontrolny", w którym zawarte są dokładne dane o wysokości
przyznanej stawki i zaliczki na program/podróż. W załączniku 2 do decyzji finansowej znajduje się
lista dokumentów koniecznych do rozliczenia dotacji. Ponadto korespondencja zawiera także
formularze do rozliczenia programu (wzór listy uczestników oraz sprawozdania końcowego). Jeżeli
składają Państwo wniosek w jednostce centralnej PNWM, forma pism oraz załączników może
odbiegać od tego opisu.
Zaliczka
Najczęściej na cztery tygodnie przed rozpoczęciem spotkania wypłacana jest Państwu zaliczka.
Warunkiem jej przyznania jest jednak terminowe złożenie kompletnego wniosku. Z reguły zaliczka
wynosi ok. 50 procent kwoty dofinansowania. Pozostała część dotacji wypłacana jest dopiero po
przedstawieniu rozliczenia i wystawieniu ostatecznej decyzji przez PNWM.
Jeżeli Państwa szkoła podlega pod jednostkę centralną, należy liczyć się z ewentualnymi
odstępstwami od wyżej wymienionej procedury, o które prosimy dopytać w jednostce centralnej.
O czym należy pamiętać przed spotkaniem lub w jego trakcie?
•
•
•
•
Listę uczestników (według formularza PNWM), muszą wypełnić i własnoręcznie podpisać
wszyscy uczestnicy, opiekunowie i pośrednicy językowi.
Nie zapominamy o budżecie!
Jeśli konieczne jest wprowadzenie znaczących zmian, należy niezwłocznie nawiązać
kontakt z PNWM/jednostką centralną.
Trzeba zbierać rachunki (forma rozliczenia musi odpowiadać standardom stosowanym
w szkole lub/oraz wymogom sponsorów, najlepiej ustalić to jeszcze przed spotkaniem
z administracją szkoły).
Natalia Hoffmann
www.polsko-niemiecka-wymiana-szkolna.pl
2