docTekst zarządzenia - Ministerstwo Środowiska
download 
Reklamacja Transkrypt
Tekst zarządzenia - Ministerstwo Środowiska
Z A R Z Ą D Z E N I E Nr 41 MINISTRA ŚRODOWISKA z dnia 10 czerwca 2005 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego w Ministerstwie Środowiska Na podstawie art. 6 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r., Nr 171, poz. 1396, z póżn. zm.) zarządza się, co następuje: § 1. 1. W Ministerstwie Środowiska, zwanym dalej „Ministerstwem”, wprowadza się: 1) instrukcję kancelaryjną Ministerstwa, która jest określona w załączniku nr 1 do zarządzenia; 2) rzeczowy wykaz akt dla Ministerstwa , który jest określony w załączniku nr 2 do zarządzenia; 3) instrukcję o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Ministerstwa, która jest określona w załączniku nr 3 do zarządzenia. 2. Przez rzeczowy wykaz akt dla Ministerstwa, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, należy rozumieć tematyczny podział akt powstających w czasie działalności Ministerstwa stanowiący jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej Ministerstwa, klasyfikację archiwalną akt, oznaczony w poszczególnych pozycjach symbolem klasyfikacyjnym, hasłem klasyfikacyjnym i kategorią archiwalną. § 2. Informacji w zakresie stosowania: 1) instrukcji kancelaryjnej, o której mowa w § 1 pkt 1 - udziela komórka organizacyjna Ministerstwa, obsługująca Dyrektora Generalnego Ministerstwa; 2) instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Ministerstwa, o której mowa w § 1 pkt 3 - udziela komórka organizacyjna prowadząca archiwum zakładowe Ministerstwa. § 3. Traci moc zarządzenie nr 189 Ministra Ochrony Środowiska, Zasobów Naturalnych i Leśnictwa z dnia 29 grudnia 1997 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego.1) § 4. Zarządzenie wchodzi w życie w terminie 30 dni od dnia podpisania. M I N I S T E R ŚRODOWISKA W porozumieniu: Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych ________________________________ 1) Zmienione zarządzeniem Nr 57 Ministra Środowiska z dnia 27 listopada 2000 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego. 18 Załącznik nr 2 RZECZOWY WYKAZ AKT DLA MINISTERSTWA I. Tytuły klas pierwszego rzędu 0 – Zarządzanie 1 – Kadry 2 – Środki rzeczowe 3 – Ekonomika 4 – Ochrona Środowiska 5 – Gospodarka wodna 6 – Leśnictwo 7 – Integracja europejska i fundusze Unii Europejskiej II. Tytuły klas pierwszego i drugiego rzędu 0 – Zarządzanie 00 – Organy kolegialne Ministerstwa 01 – Organizacja 02 – Akty prawne. Obsługa prawna Ministerstwa 03 – Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka 04 – Informatyka 05 – Skargi i wnioski 06 – Prace naukowo-badawcze, studialne, ekspertyzy, wydawnictwa i popularyzacja. Upowszechnianie informacji o działalności Ministerstwa 07 – Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi 08 – Współpraca z zagranicą 09 – Kontrole 1 – Kadry 10 – Ogólne zasady pracy i płac 11 – Zatrudnienie 12 – Ewidencja osobowa 13 – Bezpieczeństwo i higiena pracy 14 – Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników 15 – Dyscyplina pracy 16 – Sprawy socjalno-bytowe 17 – Ubezpieczenia osobowe 19 2 – Środki rzeczowe 20 – Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi 21 – Inwestycje i remonty (kapitalne) 22 – Administracja nieruchomości 23 – Gospodarka materiałowa 24 – Źródła zaopatrzenia 25 – Transport i łączność 26 – Gospodarka energetyczna 27 – Ochrona zakładu pracy 28 – Sprawy z zakresu orzecznictwa administracyjnego dotyczące ochrony środowiska 3 – Ekonomika 30 – Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe 31 – Finanse, księgowość 32 – Księgowość finansowa 33 – Rozliczenia płac 34 – Księgowość materiałowo-towarowa 35 – Budżet centralny 36 – Fundusze specjalne 37 – Inwentaryzacja 38 – Gospodarka pozabudżetowa 4 – Ochrona Środowiska 40 – Strategia i polityka w zakresie ochrony środowiska 41 – Formy ochrony przyrody 42 – Ochrona gatunkowa fauny i flory 43 – Organizmy genetycznie modyfikowane (GMO) 44 – Konwencje i porozumienia międzynarodowe 45 – Oceny oddziaływania na środowisko 46 – Edukacja i współpraca z organizacjami ekologicznymi 47 – Geologia 5 – Gospodarka wodna 50 – Zarządzanie zasobami wodnymi 51 – Utrzymanie śródlądowych wód powierzchniowych i urządzeń wodnych 52 – Ochrona przed powodzią i skutkami suszy 53 – Powódź i jej skutki 54 – Spółki wodne i związki wałowe 6 – Leśnictwo 60 – Polityka leśna i programy rządowe 61 – Urządzanie lasu 62 – Hodowla lasu i zadrzewienia 63 – Ochrona lasu 64 – Użytkowanie lasu 65 – Ochrona gruntów leśnych i obrót nieruchomościami leśnymi 66 – Analizy i oceny gospodarki leśnej 67 – Łowiectwo 68 – Orzecznictwo w zakresie leśnictwa 20 7 – Integracja europejska i fundusze Unii Europejskiej 70 – Proces dostosowawczy 71 – Ekologiczny Fundusz Partnerski 72 – ISPA-Fundusz Spójności 73 – Fundusze Strukturalne 74 – Fundusz Spójności i fundusze strukturalne 75 – Fundusze przedakcesyjne i poakcesyjne 76 – Fundusz LIFE 77 – Udział w pracach instytucji Unii Europejskiej 21 Symbole klasyfikacyjne 1 2 3 0 4 Hasła kwalifikacyjne 5 Kategoria archiwalna w komórce w innych merytorycz- komórkach nej 6 7 Uwagi 8 Zarządzanie 00 000 Organy kolegialne Ministerstwa Organy uchwałodawcze 0000 Posiedzenia Kolegium resortu A Bc 0001 Materiały na posiedzenia Kolegium resortu A Bc Organy doradcze Ministra (Rady, Komisje, Zespoły) 0010 Posiedzenia 0011 Materiały na posiedzenia 002 Komisje własne (stałe i doraźne) A A A Bc Bc Bc 003 Komisje międzyresortowe i międzyzakładowe A Bc 004 Zjazdy, konferencje, itp. A Bc 005 Udział w pracach obcych organów kolegialnych A Bc 006 007 008 Narady pracownicze Rady pracownicze i inne Obsługa organizacyjnotechniczna organów kolegialnych A A Bc Bc Bc Bc 001 Dla każdego organu prowadzi się odrębne teczki. Skład, porządek obrad (posiedzenia), lista uczestników, referaty, głosy w dyskusji, inne wystąpienia, wnioski, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy i relacje z realizacji uchwał. Do kategorii A zalicza się opracowania problemowe sporządzone specjalnie na określone posiedzenia. Jak przy klasie 000. Jak przy klasie 0000. Jak przy klasie 0001. Jak przy klasie 000. Skład, protokoły posiedzeń, referaty, opracowania, sprawozdania, wnioski i postulaty. Jak przy klasie 002. Do kategorii A kwalifikuje się materiały w tej jednostce organizacyjnej, przy której działa sekretariat danej komisji; w pozostałych jednostkach – tylko własne opracowania i teksty wystąpień na posiedzeniach oraz sprawozdania i relacje z przebiegu obrad. Programy, referaty, wnioski, uchwały, listy uczestników, stenogramy, protokoły, sprawozdania z realizacji uchwał. Własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania. Protokoły, sprawozdania, wnioski. Jak przy klasie 006. Korespondencja operatywna. 22 1 2 3 01 010 011 012 013 4 5 6 7 A Bc A Bc B5 Bc A Bc A Bc A Bc B3 Bc A Bc 0161 Formularze 0162 Wzory odciskowe pieczęci 0163 Terminarze, dowody doręczeń, opłat pocztowych 0164 Ewidencja archiwum zakładowego B5 A Bc Bc Bc A - 0165 Przyjmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego B5 Bc 0166 Udostępnianie akt w archiwum Ministerstwa 0167 Gromadzenie zbioru bibliotecznego 0168 Ewidencja zbioru bibliotecznego B3 - Spisy zdawczo-odbiorcze oraz ich wykaz, protokoły brakowania i spisy akt wybrakowanych, spisy akt przekazanych do archiwum państwowego, kontrole działania archiwum przeprowadzone przez Archiwum Akt Nowych. Korespondencja bieżąca archiwum, protokoły przyjęcia na stan dokumentacji zlikwidowanych firm resortowych. Zezwolenia, karty udostępnienia. B5 - Korespondencja. BE50 - Księgi inwentarzowe, katalogi. Kwalifikacja zależna od rangi bibliotek. W bibliotekach naukowych – kategoria A. Organizacja Podstawy prawne działania Ministerstwa Podstawy prawne działania jednostek podległych i nadzorowanych Organizacja władz i organów nadrzędnych Organizacja Ministerstwa 0130 Organizacja urzędu Ministra (ogólna) 0131 Organizacja wewnętrzna Ministerstwa (podział szczegółowy na departamenty/biura) 014 Organizacja jednostek podległych i nadzorowanych 015 Organizacja innych jednostek 016 Organizacja biurowości, archiwum zakładowe, biblioteka 0160 Przepisy kancelaryjnoarchiwalne 8 Przepisy ogólnopaństwowe, resortowe, branżowe, itp., dotyczące bezpośrednio działania własnej jednostki, w tym akty erekcyjne. Jak przy klasie 010. Statuty, schematy organizacyjne itp. Statuty, schematy i regulaminy organizacyjne, księgi służb, zakresy działania, rejestracja własnej jednostki itp. Jak przy klasie 012 oraz ewidencja tych jednostek. Jak przy klasie 012. Instrukcja kancelaryjna, wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Opracowanie wzorów. 23 1 2 3 4 5 0169 Udostępnianie zbioru bibliotecznego 017 Protokoły zmian na stanowiskach 6 7 Bc - B5 Bc 018 Pełnomocnictwa Ministra B5 Bc 019 Pełnomocnictwa Dyrektora Generalnego Ministerstwa B5 Bc B5 Bc 02 020 021 Akty prawne Obsługa prawna Ministerstwa Zbiór aktów prawnych władz nadrzędnych Zbiór aktów prawnych Ministra 0210 Zbiór aktów prawnych publikowanych 0211 Zbiór aktów prawnych niepublikowanych 022 Interpretacja przepisów prawnych 8 Protokoły zdawczo-odbiorcze wraz ze spisami przekazywanymi do akt. Komplet podpisanych upoważnień i materiały pomocnicze. Jak przy klasie 018. Komplet podpisanych przez Ministra rozporządzeń, zarządzeń, instrukcji, wytycznych, itp. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki. 1 egzemplarz normatywu wraz z materiałami źródłowymi rejestruje się i przechowuje w odpowiednich klasach rzeczowych. Do kat. A należy zakwalifikować także rejestry aktów prawnych Ministra. A B5 A B5 A Bc B10 Bc Opiniowanie projektów opracowań 0230 Opiniowanie opracowań własnych 0231 Opiniowanie opracowań zewnętrznych 024 Opinie prawne B5 Bc BE5 - 025 Sprawy cywilne B10 Bc 026 027 Sprawy gospodarcze Sprawy sądowo-administracyjne B3 B10 Bc Bc Wykładnia własnych aktów prawnych dotyczących merytorycznej działalności. 023 Okres przechowywania liczy się od wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy. Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy 24 1 2 3 03 4 5 6 7 030 Metodyka i organizacja planowania i sprawozdawczości (opisowej i statystycznej) 0300 Opracowania zewnętrzne 0301 Opracowania własne Ministerstwa 031 Prognozowanie i planowanie perspektywiczne 0310 Wersja ostateczna 0311 Materiały pomocnicze 0312 Opracowania jednostek podległych i nadzorowanych 0313 Opracowania innych resortów (jednostkowe) 0314 Opracowania zbiorcze 0315 Oceny, opinie i uwagi zewnętrzne 032 Plany i sprawozdania wieloletnie 0320 Projekty własne planów (jednostkowe i zbiorcze) 0321 Wersje ostateczne planów własnych 0322 Zmiany ustaleń planowych 0323 Sprawozdania wieloletnie własne 0324 Sprawozdania wieloletnie jednostek podległych i nadzorowanych 0325 Sprawozdania zbiorcze 0326 Materiały pomocnicze 033 Plany i sprawozdania roczne 0330 Projekty własne planu 0331 Wersje ostateczne planów własnych (jednostkowe i zbiorcze) 0332 Zmiany ustaleń planowych 0333 Plany jednostek podległych i nadzorowanych 0334 Plany zbiorcze i łączne 0335 Sprawozdania jednostek podległych i nadzorowanych 8 Dotyczy określonej gałęzi gospodarki narodowej, branży lub problemu. Dla każdego rodzaju (tematu) planów i sprawozdań zakłada się odrębne teczki. Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka B5 Bc A Bc Założenia, wskaźniki, instrukcje jednostek nadrzędnych. Do kat. A zalicza się wersje ostateczne; projekty wstępne i opracowania robocze – kat. B5 A B5 B10 Bc Bc Bc B5 Bc A B5 Bc Bc B5 Bc A Bc A A Bc Bc B10 Bc Jak przy klasie 0312. A Bc Opracowania etapowe i wersje ostateczne. Opracowania robocze – kategoria B5. B10 Bc B5 A Bc Bc A B10 Bc Bc Jak przy klasie 0312. A B10 Bc Bc Jak przy klasie 0312. Podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania tych materiałów u twórców aktów. 25 1 2 3 4 5 0336 Sprawozdania zbiorcze i łączne 0337 Materiały pomocnicze 034 Plany operacyjne i sprawozdania z ich realizacji 0340 Opracowania własne 0341 Opracowania jednostek podległych i nadzorowanych 0342 Opracowania zbiorcze 035 036 Plany i sprawozdania komórek organizacyjnych 0350 Plany pracy 0351 Sprawozdania z działalności Statystyka 0360 Żródłowe materiały statystyczne 0361 Statystyczne opracowania cząstkowe 0362 Opracowania statystyczne Analizy (kompleksowe i problemowe) 0370 Własne 0371 Jednostek podległych i nadzorowanych 0372 Zbiorcze 0373 Materiały pomocnicze (robocze) 038 Meldunki i raporty sytuacyjne 6 7 8 A Bc Sprawozdania ostateczne i etapowe, jeżeli nie znalazły odzwierciedlenia w wersjach ostatecznych. Opracowania robocze – kategoria B5. B10 Bc Miesięczne, kwartalne, półroczne. B5 B3 Bc Bc BE5 Bc B5 A Bc Bc B5 Bc B3 Bc A Bc A B10 Bc Bc A B3 BE5 Bc Bc Bc A Bc Do kategorii A kwalifikuje się opracowania półroczne lub kwartalne, w przypadku gdy występuje brak opracowań rocznych. Tylko sprawozdania roczne komórek merytorycznych. Sprawozdania komórek usługowych (administracyjnych, budżetowych itp.) – kategoria B5. Ankiety, karty i formularze statystyczne, sprawozdania. Okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego, obejmującego całość danych źródłowych. Kat. A dotyczy opracowań końcowych własnych i zbiorczych. 037 04 Informatyka 040 Projektowanie i koordynacja modułów, programów i systemów informatycznych 0400 Założenia koncepcyjne, analiza modułu, programu i systemu Jak przy klasie 0315. Kat. A dotyczy własnych opracowań lub wykonanych na zlecenie ministerstwa; opracowania zewnętrzne – kat. B5. 26 1 2 3 041 6 7 8 0401 Zamówienia i umowy na moduł, program i system 4 5 B5 Bc 0402 Dokumentacja dotycząca budowy modułu, programu i systemu B5 Bc 0403 Wdrażanie modułu, programu i systemu informatycznego B5 Bc Dokumenty przetargowe, umowy. Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy. Dokumentacja techniczna, protokóły dotyczące prototypów modułu, programu i systemu, wyniki testów Protokoły przekazania i odbioru, testy akceptacyjne, dokumentacja szkoleń B5 Bc B5 Bc B5 Bc A Bc A Bc B3 Bc A A Bc - A Bc A B5 Bc Bc Eksploatacja modułów, programów i systemów informatycznych 0410 Wytyczne i interpretacja eksploatacyjna dla użytkowników 0411 Administrowanie systemem komputerowym i łącznością teleinformatyczną 0412 Dokumenty dotyczące operacji na bazie danych 05 050 051 052 053 054 06 Skargi i wnioski Przepisy własne i ich interpretacja w sprawach załatwiania skarg i wniosków Skargi i wnioski załatwione bezpośrednio Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości Analizy skarg i wniosków Rejestry skarg i wniosków Prace naukowo-badawcze, studialne, ekspertyzy, wydawnictwa i popularyzacja. Upowszechnianie informacji o działalności Ministerstwa 060 Prace naukowo-badawcze i popularyzacyjne, opracowania problemowe (monograficzne) własne 0600 Metodologia prac 0601 Opracowania końcowe 0602 Materiały pomocnicze do opracowań własnych Instrukcje obsługi, karty gwarancyjne, wnioski o modyfikację lub zmianę modułu, programu i systemu Korespondencja na temat wprowadzania zmian w bazie danych W razie masowości tego typu spraw, do kategorii A kwalifikuje się przykładowo 5 – 10 %. Opracowania własne. Opracowania zewnętrzne – kategoria B5. Ankiety, ekspertyzy itp. 27 1 2 3 4 5 6 7 A Bc B5 A Bc Bc B10 A - A Bc 0641 Materiały powstające w związku z publikowaniem pozycji wydawniczych A - 0642 Wykonanie poligraficzne 0643 Rozpowszechnianie wydawnictw Informacje własne dla prasy, radia i telewizji Wycinki prasowe i zewnętrzne materiały informacyjne 0660 O działalności własnej 0661 O działalności jednostek podległych i nadzorowanych Odpowiedzi na krytykę prasową, konferencje prasowe, wywiady z kierownictwem i przedstawicielami własnej jednostki organizacyjnej Kroniki i monografie Wystawy, pokazy, odczyty i inne imprezy 0690 Imprezy własne B3 B3 - A Bc A B3 - A Bc A Bc A Bc 0691 Techniczna obsługa wystaw i pokazów 0692 Udział w obcych imprezach krajowych i zagranicznych B3 Bc A Bc Prace naukowo-badawcze i opracowania problemowe zewnętrzne 0610 Opracowania na zlecenie własnej jednostki 0611 Inne opracowania zewnętrzne 062 Opiniowanie prac naukowo-badawczych (własnych i zewnętrznych) 063 Ewidencja prac naukowo-badawczych 0630 Karty dokumentacyjne 0631 Serwis bibliograficzny 064 Wydawnictwa 0640 Program wydawnictw 8 061 065 066 067 068 069 Recenzje, koreferaty, opinie, itp. Badania potrzeb i ustalanie tematyki. Tzw. „teki wydawnicze”, zawierające dokumentację każdego tytułu (książki, czasopisma itp.): karty wydawnicze, umowy, opracowanie autorskie i redakcyjne, opinie, recenzje, projekty graficzne, opinie o wydanym tytule, itp. O działalności własnej. Obejmuje imprezy stałe i okolicznościowe. Programy, projekty plastyczne, scenariusze, teksty odczytów, własne plakaty i ulotki propagandowe, własne nagrania dźwiękowe itp. Do kategorii A zalicza się własne opracowania lub sprawozdania z czynnego uczestnictwa w tych imprezach. 28 1 2 3 07 4 5 6 7 070 071 072 073 074 075 076 077 078 079 08 080 081 082 083 084 Z Sejmem i Senatem RP Z Kancelarią Prezydenta RP Z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów Z ministerstwami i urzędami centralnymi Z terenową administracją rządową Z organami samorządu terytorialnego Z innymi urzędami i instytucjami oraz organizacjami społecznymi i partiami politycznymi Koordynacja i współpraca z jednostkami organizacyjnymi podległymi lub nadzorowanymi przez Ministra Środowiska 0770 Współpraca z organami nadzorowanymi przez Ministra Środowiska 0771 Współpraca z jednostkami naukowo-badawczymi Między komórkami organizacyjnymi Ministerstwa Reprezentacja Współpraca z zagranicą Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej Umowy wielostronne i dwustronne oraz ich realizacja Wymiana dokumentacji i informacji Współpraca wielostronna z organizacjami międzynarodowymi A Bc A A Bc Bc A Bc Jak przy klasie 070. A Bc Jak przy klasie 070. A Bc Jak przy klasie 070. B5 Bc A Bc Programy, umowy, porozumienia i ich realizacja. A Bc Jak w klasie 0770. B3 Bc B3 Bc Zaproszenia, życzenia, podziękowania i inna korespondencja kierownictwa jednostki organizacyjnej. A Bc Opracowania własne. Opracowania zewnętrzne – kategoria B5. A Bc A Bc A Bc A Bc Współpraca dwustronna 0840 Spotkania kierowników pokrewnych jednostek organizacyjnych 8 Obejmuje sprawy ogólne współpracy z jednostkami krajowymi, niezwiązane bezpośrednio z aktami innych klas. Korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych organów – kategoria A. Pozostałe materiały – kategoria B5 Jak przy klasie 070. Jak przy klasie 070. Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi Protokoły posiedzeń, analizy, opracowania problemowe. Referaty, opracowania, sprawozdania, wnioski. Dla każdego kraju zakłada się odrębne teczki. Opracowania i inne materiały do rozmów, protokoły, notatki, sprawozdania. 29 1 2 3 085 6 7 8 0841 Wspólne przedsięwzięcia 4 5 A Bc Opracowania, informacje, analizy, korespondencja merytoryczna. Zagraniczne wyjazdy służbowe 0850 Sprawozdania z wyjazdów A Bc Dotyczy sprawozdań pracowników własnych. Obejmuje również indywidualne instrukcje dla delegowanych i rejestry wyjazdów. B5 Bc A Bc B3 Bc B10 Bc A Bc 0851 Sprawy paszportowo-dewizowe 086 Przyjazdy delegacji zagranicznych 0860 Programy pobytu delegacji zagranicznych i sprawozdania z przebiegu rozmów 0861 Obsługa delegacji zagranicznych 087 Instrumenty finansowe pomocy zagranicznej (poza funduszami i programami UE) 09 090 091 092 093 094 095 096 Kontrole Zasady i tryb przeprowadzania inspekcji i kontroli Kontrole zewnętrzne Ministerstwa /Najwyższa Izba Kontroli itp./ Obejmuje również rejestr pobytu delegacji zagranicznych. Przepisy własne. Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia i wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji. Każda kontrola stanowi odrębną sprawę. Obejmujące całokształt działalności kontrolowanej jednostki. Jeśli dotyczą zagadnień merytorycznych, a nie usługowych. 0910 Kompleksowe A Bc 0911 Problemowe A Bc B5 BE5 B5 Bc Bc Bc B5 Bc Jak przy klasie 091. Jak przy klasie 091. A A B5 BE5 BE5 A B5 Bc Bc Bc Bc Bc Bc - Jak przy klasie 0910. Jak przy klasie 0911. BE5 Bc Protokoły, sprawozdania z zadań audytowych, wnioski i zarządzenia. 0912 Wycinkowe 0913 Doraźne Kontrole zewnętrzne w jednostkach podległych i nadzorowanych przez Ministerstwo Kontrole wewnętrzne Kontrole jednostek podległych i nadzorowanych 0940 Kompleksowe 0941 Problemowe 0942 Wycinkowe 0943 Doraźne 0944 Specjalne 0945 Sprawdzające Książki kontroli Audyt wewnętrzny 0960 Zadania audytowe Jak przy klasie 091. Jak przy klasie 0911. 30 1 2 3 4 5 0961 Audyt sprawdzający 1 6 7 BE5 Bc 8 Jak przy klasie 0960. Kadry 10 Dotyczy własnej jednostki i jednostek podległych. Ogólne zasady pracy i płac 100 101 102 103 A A A A Bc Bc Bc Bc Siatki płac, stawek, dodatki, itp. B3 Bc Oferty kandydatów – kategoria Bc. B3 Bc Opinie o pracownikach Rozmieszczenie pracowników Zatrudnianie specjalnych kategorii pracowników Oświadczenia majątkowe pracowników B5 Bc B3 - B5 - 116 Wykazy etatów A - 117 Prace zlecone Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych (klasa 120). Jak przy klasie 111. Przeniesienia, zastępstwa itp. Kobiet, młodocianych, inwalidów, rencistów, absolwentów szkół itp. Okres przechowywania liczy się od czasu ostatecznego rozliczenia podatkowego Zestawienie ilościowe, jakościowe i zbiorcze etatów własnych i jednostek podległych. Umowy cywilnoprawne, wynagrodzenia z funduszu bezosobowego, ewidencja prac zleconych. 1170 Ze składką na ZUS 1171 Bez składki na ZUS 118 Nagrody, odznaczenia, kary 1180 Nagrody B50 B5 - B10 - 1181 Odznaczenia państwowe 1182 Odznaczenia własne 1183 Kary 119 Wojskowe sprawy pracowników B5 BE5 B5 B5 - 11 110 111 112 113 114 115 Układy i umowy zbiorowe Taryfikatory kwalifikacyjne Regulaminy pracy Zasady wynagradzania i premiowania Zatrudnienie Zapotrzebowanie i werbunek pracowników Zwalnianie pracowników Kopie pism o przyznaniu nagród odkłada się do akt osobowych (klasa 120). Wnioski 31 1 2 3 12 120 121 13 14 4 5 Ewidencja osobowa Akta osobowe Pomoce ewidencyjne do akt osobowych Bezpieczeństwo i higiena pracy 130 Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy 131 Środki ochronne 132 Wypadki przy pracy 1320 Wypadki zbiorowe, śmiertelne, powodujące inwalidztwo 1321 Inne wypadki 1322 Analiza wypadków i chorób zawodowych Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników 140 Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego 1400 Zasady, formy, metody i treści szkolenia i wychowania 1401 Plany i programy nauczania 141 Rekrutacja uczestników szkolenia 142 Pomoce szkoleniowe i naukowe 143 Baza szkoleniowa własna 144 145 Ewidencja szkolonych Protokoły egzaminacyjne i zaświadczenia o ukończeniu kursów i szkoleń Staże zawodowe, praktyki, studia podyplomowe, specjalizacja Obsługa administracyjna kursów szkoleniowych 146 147 15 150 Dyscyplina pracy Dowody obecności w pracy 6 7 8 BE50 - B50 - Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą podanie o pracę, życiorys, ankiety, opinie, umowę o pracę i jej zmianę, odpisy akt stanu cywilnego i z przebiegu pracy (awanse, odznaczenia), świadectwa nauki i podnoszenia kwalifikacji. Skorowidze, karty personalne, wykazy imienne itp. A Bc Własne. A Bc Projekty własne. A Bc Dotyczy wypadków podczas pracy. B10 A Bc Bc A Bc Własne ustalenia. A B5 Bc Bc Jak przy klasie 1400. A Bc A Bc Własne opracowania lub na własne zlecenie oraz uwagi i opinie. Ewidencja ośrodków szkoleniowych, polityka nadzoru nad ośrodkami itp. B50 B50 - B5 - Bc - B3 - Listy obecności. 32 1 2 6 7 8 151 3 Absencja B3 - 152 Urlopy pracownicze B3 - 153 Ewidencja delegacji służbowych Bc - Dotyczy tylko zwolnień lekarskich. Urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia nieobecności. Listy, karty urlopowe i plany urlopów Rachunki kosztów podróży należą do dowodów księgowych – kategoria B5. 154 155 Zezwolenia na prace dodatkowe Analizy efektywnego czasu pracy B3 A - A B5 Bc Bc 16 160 161 162 4 5 Sprawy socjalno-bytowe Podstawowe zasady Mieszkania pracownicze B3 - 163 Zaopatrzenie rzeczowe pracowników Opieka nad pracownikami B3 - 164 Oświata i kultura pracowników B3 - 165 Realizacja spraw socjalnobytowych A - 170 Ubezpieczenia osobowe Przepisy ubezpieczeniowe B5 - 171 172 Ubezpieczenia społeczne Legitymacje ubezpieczeniowe B5 B5 - B50 B5 B10 - A BE20 Bc - 17 Dowody uprawnienia do zasiłków 1730 Zasiłki chorobowe 1731 Zasiłki rodzinne i pogrzebowe 174 Ubezpieczenia zbiorowe w instytucjach ubezpieczeniowych Własne ustalenia jednostki. Obejmuje mieszkania zastępcze i służbowe. Umundurowanie itp. Opieka zdrowotna, opieka nad dziećmi, inwalidami i rencistami. Świetlice, biblioteki, imprezy kulturalne, obchody itp. Analizy, sprawozdania, oceny itp. Instrukcje i wyjaśnienia ZUS i PZU oraz innych instytucji ubezpieczeniowych. Rejestry, skorowidze wydanych legitymacji lub duplikatów. 173 2 Okres przechowywania liczy się od upływu terminu umowy ubezpieczeniowej. Środki rzeczowe 20 200 201 Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi Własne ustalenia Dysponowanie majątkiem Skarbu Państwa oraz informacje o majątku Skarbu Państwa Nieruchomości i majątek ruchomy będący w dyspozycji jednostek resortu środowiska. 33 1 2 3 21 210 211 212 213 4 5 Inwestycje i remonty (kapitalne) Ogólne zasady inwestycji i kapitalnych remontów Dokumentacja prawna i techniczna obiektów własnych 2110 Budowle typowe 2111 Budowle nietypowe i zabytkowe Organizacja i programowanie prac projektowych Prace studialne 2130 Tematyka i zakresy opracowań projektów 2131 Ekonomika inwestycji oraz wskaźniki techniczno-ekonomiczne 2132 Projekty zewnętrzne 214 215 Ewidencja inwestycji Wykonawstwo i odbiór inwestycji 216 Przetargi (zamówienia publiczne) 2160 Udzielanie zamówień publicznych na zasadach szczególnych 2161 Inne tryby udzielania zamówień publicznych 2162 Umowy wynikające z rozstrzygnięć przetargowych 2163 Zamówienia publiczne na prace naukowo-badawcze i ekspertyzy z tym związane 22 6 7 8 A Bc Wytyczne własne, analizy potrzeb. Dla każdego obiektu prowadzi się odrębną teczkę. BE5 A A Bc Bc Bc A Bc A Bc BE5 - A B5 - B3 - B3 - B10 - B3 - Własne ustalenia. Własne ustalenia. Zewnętrzne – kategoria B5. Projekty budowli nietypowych i zabytkowych podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu ich zachowania u inwestora. Umowy, harmonogramy robót, protokoły zaawansowania prac projektowych, narady utorskie,itp. Oferty i korespondencja merytoryczna. A - Dokumentacja prawna i techniczna 221 Administracja nieruchomości Nabywanie i zbywanie nieruchomości Przydział i najem nieruchomości B5 - 222 Eksploatacja nieruchomości B5 - 223 Najem nieruchomości i lokali innym osobom prawnym lub fizycznym Podatki i opłaty publiczne B5 - B10 - Okres przechowywania liczy się od daty utraty lub wygaśnięcia umowy najmu. Konserwacja, remonty bieżące, oświetlenie, ogrzewanie itp. Umowy najmu, itp. Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy najmu. Deklaracje, wymiary podatkowe (z wyjątkiem dowodów księgowych). 220 224 34 1 2 3 23 4 5 6 7 8 Obejmuje zaopatrzenie w maszyny, narzędzia, materiały, opakowania i inne ruchomości. Przepisy i ustalenia własne. Gospodarka materiałowa 230 A Bc 231 Organizacja gospodarki materiałowej Zaopatrzenie B5 Bc 232 Magazynowanie i użytkowanie B5 Bc 233 Gospodarka odpadami /surowcami wtórnymi/ Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń Paszporty maszyn i urządzeń B3 Bc B10 - B5 - Konserwacja i remonty środków trwałych B3 Bc Źródła zaopatrzenia B3 Bc B3 - B3 - B10 - A Bc B3 - B3 - B10 - B10 - 234 235 236 24 25 250 251 252 26 260 261 27 270 271 272 Transport i łączność Eksploatacja własnych i obcych środków transportowych Eksploatacja środków łączności Eksploatacja specjalnych środków łączności Gospodarka energetyczna Ogólne zasady gospodarki energetycznej, cieplnej i paliwami Limitowanie paliw i energii Ochrona zakładu pracy Ochrona przeciwpożarowa, cywilna i inna Ubezpieczenia rzeczowe Ochrona informacji niejawnych 2720 Administrowanie danymi osobowymi Zapotrzebowanie, zamówienia, rozdzielniki. Gospodarka magazynowa, dostawa do miejsc pracy, eksploatacja. Okres przechowywania liczy się od zniszczenia maszyny. Dostawcy krajowi, zagraniczni, dostawy z własnej produkcji. Dotyczy również zamówień publicznych. Kolejowych, samochodowych, lotniczych, wodnych itp. Telefony, radiowęzły, dalekopisy, telewizja przemysłowa itp. Przepisy własne. Od ognia, kradzieży, itp. Dotyczy wyłącznie dokumentacji, która może być przekazana do Archiwum Ministerstwa Środowiska, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95, z późn. zm) 35 1 2 3 4 5 2721 Bezpieczeństwo osobowe 2722 Strefy bezpieczeństwa. Zabezpieczenie fizyczne 2723 Elektroniczny system dostępu 273 Ewidencja dokumentacji niejawnej 2730 Rejestry teczek dokumentów niejawnych 2731 Dzienniki korespondencji niejawnej 2732 Dzienniki ewidencji wykonanych dokumentów niejawnych 2733 Ewidencja wydawnictw, dokumentacji technicznej i materiałów filmowych 2734 Książki doręczeń miejscowych, wykazy przesyłek niejawnych 2735 Inne (pozostałe) dokumenty kancelarii tajnej 28 280 281 282 283 284 285 286 3 Sprawy z zakresu orzecznictwa administracyjnego dotyczące ochrony środowiska Ochrona powietrza Ochrona środowiska przed odpadami Ochrona środowiska przed hałasem i polami elektromagnetycznymi Gospodarowanie wodami Ochrona środowiska w procesie planistycznym i inwestycyjnym Pozwolenia zintegrowane Ochrona przyrody 6 7 8 B10 - Ankiety, certyfikaty, świadectwa bezpieczeństwa osobowego. Drugie egzemplarze dokumentacji nie są dołączane do akt osobowych B10 - B10 Jak w klasie 272. B20 - B10 - B10 - B10 - B5 - B10 - A - A - Decyzje, opinie, analizy itp. Ministra i wyroki sądów administracyjnych w tych sprawach Jak przy klasie 280. A - Jak przy klasie 280. A A - Jak przy klasie 280. Jak przy klasie 280. A A - Jak przy klasie 280. Jak przy klasie 280. A - W tym procedury kontroli finansowej i plan kont B5 - Plany i raporty kasowe, grzbiety książeczek czekowych, kopie asygnat i kwitariuszy. Ekonomika 30 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe 31 310 Finanse, księgowość Obrót gotówkowy 311 Finansowanie i kredytowanie 36 1 2 3 4 5 3110 Rozliczenia z budżetem 3111 Finansowanie własnej jednostki 3112 Finansowanie jednostek podległych i nadzorowanych 3113 Finansowanie inwestycji 3114 Finansowanie z kredytów zagranicznych i środków towarzyszących 32 6 7 B5 B5 B5 Bc Bc Bc B5 BE25 Bc Bc 8 Plany, sprawozdania i analizy finansowe – klasa 03. Księgowość finansowa 320 321 Dowody księgowe Dokumentacja księgowa B5 B5 - 322 Rozliczenia B5 - 323 Windykacja należności B5 - Bc B5 Bc B5 B10 B10 B10 B10 - Własne i obce Jak w klasie 321. Jak w klasie 322. Korespondencja B10 - Jak w klasie 325, inne zestawienia. Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii i potrąceń z płac (podatki, składki itp.) 324 325 Uzgadnianie sald Ewidencja syntetyczna lub analityczna 326 Sektorowy Program Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw 3260 Dowody księgowe 3261 Dokumentacja księgowa 3262 Rozliczenia 3263 Wnioski, umowy, decyzje, harmonogramy 3264 Ewidencja syntetyczna i analityczna 33 Księgi, rejestry, dzienniki, karty kontowe. Z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi, podatkowymi itp. Dokumenty związane z udowodnieniem zadłużeń i należności. Korespondencja. Księgi lub kartoteki finansowe. 330 Rozliczenia płac Dokumentacja płac B5 - 331 332 333 334 335 Deklaracje podatkowe Listy zaliczek na płace Listy płac Karty zbiorcze płac Zaświadczenia o płacach B5 B5 B50 B50 B10 - 336 337 Dowody księgowe Dokumentacja księgowa B5 B5 - Jak przy klasie 321. 340 Księgowość materiałowotowarowa Dowody księgowe B5 - Faktury własne i obce. 34 Kopie zaświadczeń lub ich rejestry, obejmuje również zaświadczenia do rent i emerytur (np. Rp-7) 37 1 2 6 7 341 3 Dokumentacja księgowa B5 - 350 351 Budżet centralny Decyzje Ministra Umowy i rozliczenia dotacji A B15 - B10 - B10 - A B10 - B10 - B10 - B10 - B10 - A Bc Własne ustalenia. B5 Bc Obejmuje fundusze rozwoju i rezerwy postępu technicznego, prac badawczych, zakładowy fundusz nagród, socjalny i mieszkaniowy, itp. A B5 A Bc - Własne wytyczne. 35 352 353 354 355 356 36 360 361 37 4 5 Rezerwy celowe i ich rozliczenia Analizy 3530 Jednostek podległych i nadzorowanych 3531 Zbiorcze Umowy i korespondencja z bankiem Zapotrzebowanie na środki budżetowe 3550 Zbiorcze zapotrzebowanie na środki budżetowe 3551 Zapotrzebowanie na środki budżetowe jednostek podległych i nadzorowanych 3552 Środki niewygasające z upływem roku budżetowego Korespondencja z jednostkami Fundusze specjalne Zasady gospodarowania funduszami Fundusze specjalne B5 - 374 Inwentaryzacja Ogólne zasady Spisy i protokoły remanentowe Zestawienie resortowe (zbiorcze) wyników powszechnej inwentaryzacji Sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne Wycena i przecena B10 Bc 380 Gospodarka pozabudżetowa Fundusze celowe B25 Bc 381 Środki specjalne B25 Bc 370 371 372 373 38 8 Karty ilościowo-wartościowe, analityczne, księgi, rejestry i inne. Okres przechowywania liczy się od czasu wygaśnięcia umowy. Jak przy klasie 351. Obejmuje Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej i inne Zasady gospodarowania, plany, realizacja, sprawozdania. 38 1 2 3 4 4 5 6 7 8 B10 Bc Korespondencja. A Bc A A Bc Bc Dotyczy opracowań własnych. Pozostała dokumentacja – kat. B10 Jak w klasie 4010. Jak w klasie 4010. A Bc BE10 Bc A Bc Jak w klasie 4010. A Bc Jak w klasie 4010. A Bc A Bc Jak w klasie 402. A Bc A A B5 Bc Bc Bc Wytyczne, opinie, opracowania, korespondencja. Wytyczne, uzgodnienia, zalecenia. Wnioski, zalecenia, analizy. Opinie, uwagi. B5 Bc Opracowania, analizy własne – kategoria A. A Bc Rozporządzenia Ministra. Dla każdego parku narodowego zakłada się odrębne teczki. A Bc B5 Bc A Bc Ochrona Środowiska 40 Strategia i polityka w zakresie ochrony środowiska 400 Paneuropejska Strategia Ochrony Różnorodności Biologicznej i Krajobrazowej 401 Krajowe programy ochrony przyrody 4010 Gospodarcze użytkowanie przyrody 4011 Zielone Płuca Polski 4012 Inne regionalne obszary funkcjonalne 4013 Badania naukowe i ekspertyzy 402 403 404 405 406 407 408 409 41 410 4014 Krajowa strategia ochrony i umiarkowanego użytkowania różnorodności biologicznej 4015 Strategie i plany działań ochronnych dla gatunków, siedlisk, ekosystemów Inne strategie i polityki ochrony przyrody Ochrona powietrza przed zanieczyszczeniem Ochrona przed hałasem i wibracjami Plany gospodarki odpadami Ochrona gleb Prace rekultywacyjne Ochrona środowiska w programach sektorowych Ochrona przed polami elektromagnetycznymi Formy ochrony przyrody Parki narodowe 4100 Podstawy prawne działania parków narodowych 4101 Polityka w zakresie parków narodowych 4102 Nadzór nad funkcjonowaniem i działalnością parków narodowych 4103 Plany ochrony, zadania ochronne i roczne zadania rzeczowe parków narodowych Opracowania, opinie, korespondencja. Projekty własne na posiedzenia Rady Ministrów, korespondencja Korespondencja, uzgodnienia i sprawy bieżące parków narodowych. Dla każdego parku narodowego zakłada się odrębne teczki. Zarządzenia i decyzje Ministra. Pozostała dokumentacja – kat. B10 39 1 2 3 411 412 413 414 42 4 5 4104 Interpelacje i wnioski w sprawach parków narodowych Parki krajobrazowe 4110 Podstawy prawne działania parków krajobrazowych 4111 Plany ochrony parków krajobrazowych 4112 Zagospodarowanie parków krajobrazowych Rezerwaty przyrody 4120 Polityka w zakresie rezerwatów przyrody 4121 Plany ochrony i zadania ochronne dla rezerwatów przyrody Inne formy ochrony przyrody Obszary Natura 2000 4140 Podstawy prawne działania obszarów Natura 2000 4141 Polityka w zakresie europejskiej sieci Natura 2000 4142 Plany ochrony obszarów sieci Natura 2000 4143 Oceny oddziaływania przedsięwzięć na obszary Natura 2000 Ochrona gatunkowa fauny i flory 420 Ochrona fauny 4200 Ochrona gatunków fauny 4201 Ogrody zoologiczne 4202 Ośrodki rehabilitacji zwierząt 421 Ochrona flory 4210 Ogrody botaniczne 4211 Ochrona gatunków flory 4212 Ochrona zieleni i zadrzewień 4213 Międzynarodowy obrót dzikimi zwierzętami i roślinami 43 430 431 44 440 Organizmy genetycznie modyfikowane (GMO) Polityka w zakresie GMO Zezwolenie na użycie GMO Konwencje i porozumienia międzynarodowe Konwencje i porozumienia przyrodnicze 6 7 BE10 Bc 8 B10 Bc Rozporządzenia wojewodów B10 Bc Korespondencja B10 Bc Jak w klasie 4111. A Bc B10 Bc B5 Bc B10 Bc A Bc A Bc B10 Bc A Bc A A Bc Bc A A B10 A Bc Bc Bc Bc Jak w klasie 4200. Jak w klasie 4200. Korespondencja Do kategorii A zalicza się zezwolenia i świadectwa wydane przez Ministra. Pozostała dokumentacja – kat. B10. A A Bc Bc Rozporządzenia Ministra Decyzje Ministra Zatwierdzenia Wojewody, opiniowanie i uzgodnienia Ministra. Rozporządzenia wojewodów Rozporządzenia Ministra. Pozostała dokumentacja – kat. B10 Korespondencja Decyzje Ministra, korespondencja merytoryczna Jak w klasie 4200. Jak w klasie 4200. 40 1 2 3 4 5 4400 Konwencja Waszyngtońska 4401 Konwencja o różnorodności biologicznej 4402 Konwencja o obszarach wodnobłotnych /Ramsarska/ 4403 Konwencja Berneńska 4404 Konwencja Bońska 4405 Porozumienia międzynarodowe o ochronie zwierząt 441 Inne konwencje 4410 Porozumienie “Zielone Płuca Europy” 4411 Konwencje z zakresu ochrony powietrza 4412 Konwencja Narodów Zjednoczonych w sprawie zwalczania pustynnienia w krajach dotkniętych poważnymi suszami 4413 Konwencja Helsińska 4414 Konwencja Paryska 4415 Konwencja Krajobrazowa 4416 Konwencja Karpacka 4417 Protokół Kartageński 442 Współpraca międzynarodowa w ochronie przyrody 4420 Współpraca przygraniczna 4421 Współpraca dwustronna 4422 Współpraca wielostronna 4423 Międzynarodowe Rezerwaty Biosfery 4424 Transgraniczne obszary chronione 45 450 451 452 453 46 460 Oceny oddziaływania na środowisko Przedsięwzięcia mogące znacząco oddziaływać na środowisko Wskazania lokalizacyjne dla autostrad i dróg ekspresowych System ocen oddziaływania na środowisko Plany i programy wymagające przeprowadzenia postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko Edukacja i współpraca z organizacjami ekologicznymi Edukacja ekologiczna 6 7 B10 B10 Bc Bc Korespondencja Jak w klasie 4400. 8 B10 Bc Jak w klasie 4400. B10 B10 B10 Bc Bc Bc Jak w klasie 4400. Jak w klasie 4400. Jak w klasie 4400. A Bc A Bc Protokoły z narad i inna dokumentacja. Jak w klasie 4400. B10 Bc Jak w klasie 4400. B10 B10 B10 B10 B10 Bc Bc Bc Bc Bc Jak w klasie 4400. Jak w klasie 4400. Jak w klasie 4400. Jak w klasie 4400. Jak w klasie 4400. A Bc A A A Bc Bc Bc Umowy, programy, korespondencja. Jak w klasie 4420. Jak w klasie 4420. Jak w klasie 4420. A Bc Jak w klasie 4410. A Bc A Bc Opracowania, decyzje, korespondencja. Inne opinie z poza klasy 024, uzgodnienia (ostateczne ministerstwa) Jak w klasie 450 A Bc Jak w klasie 450 A Bc A Bc Programy, broszury, foldery, informatory. 41 1 2 3 6 7 A A A Bc Bc Bc A Bc B50 Bc 4701 Współpraca z terenowymi służbami geologicznymi, itp. 471 Geologia inżynierska B5 Bc A Bc 472 473 474 475 Hydrogeologia Geologia złóż Kartografia geologiczna Przetargi na prace geologiczne A A A B10 Bc Bc Bc Bc 476 Rozporządzanie informacją geologiczną Koncesje geologiczne B10 Bc A Bc B10 Bc B10 Bc B50 Bc 461 462 463 464 47 470 477 478 4 5 Szkoły leśne Popularyzacja edukacji Działalność informacyjnopromocyjna Współpraca z pozarządowymi organizacjami i ruchami ekologicznymi Geologia Nadzór i koordynacja nad sprawami geologii w resorcie 4700 Kwalifikacje geologiczne Opłaty eksploatacyjne 4780 Opłata, wobec której organ koncesyjny jest organem podatkowym 4781 Opłata, wobec której organ koncesyjny nie jest organem podatkowym 479 Zatwierdzanie projektów prac i przyjmowanie dokumentacji geologicznych, uzupełnianie lub poprawianie dokumentacji, przyjmowanie projektów zagospodarowania złoża i dodatków do projektów zagospodarowania złoża, udzielanie zezwoleń na zmianę kryteriów bilansowości zasobów złóż kopalin 8 Wnioski, protokóły egzaminów, testy, kopie świadectw, korespondencja (teczki z w/w aktami). Narady, szkolenia, korespondencja. Roczne zestawienia tematyki prac geologicznych, korespondencja, itp. Jak w klasie 471. Jak w klasie 471. Oferty, zlecenia, umowy na prace geologiczne, itp. Obejmuje także przetargi na ustanowienie użytkowania górniczego Wyceny, umowy, dowody wpłat, korespondencja. Wnioski, decyzje, uzgodnienia, udzielanie, wygaszanie, zmienianie, przenoszenie. Informacje, opinie, decyzje, umowy, wierzytelności, tytuły wykonawcze, dowody wpłat, uzgodnienia, opracowania, korespondencja. Jak w klasie 4780. Protokoły z posiedzeń komisji, postanowienia, decyzje, wezwania, zezwolenia, zawiadomienia o przyjęciu dokumentacji geologicznej i pzz, oraz dodatki do pzz. 42 1 2 3 5 4 5 6 7 8 A Bc Opracowania własne. BE10 Bc Opracowania własne, wytyczne. BE10 Bc B5 - BE10 Bc Uzgodnienia, opinie, protokoły rozpraw, kopie pozwoleń. Okres przechowywania liczy się od daty utraty lub wygaśnięcia umowy. Opracowania własne, opinie, uzgodnienia. A Bc A A Bc Bc BE10 Bc BE5 Bc BE5 BE10 Bc Bc BE10 A Bc Bc BE10 Bc Jak w klasie 5110. Analiza stanu bezpieczeństwa budowli, sprawy dotyczące awarii i katastrof, itp. (własne). Jak w klasie 5110. A Bc Opracowania własne, opinie A Bc Jak w klasie 520. Gospodarka wodna 50 Zarządzanie zasobami wodnymi 500 Plany gospodarowania wodami 501 Regiony wodne 5010 Gospodarowanie wodami w regionach wodnych 5011 Pozwolenia wodno-prawne 5012 Rybackie korzystanie z wód 502 503 504 505 51 Gospodarowanie wodami morskich wód wewnętrznych i wodami morza terytorialnego Kontrola gospodarowania wodami Kataster wodny Ochrona wód przed zanieczyszczeniem Utrzymanie śródlądowych wód powierzchniowych i urządzeń wodnych 510 Drogi wodne 511 Rzeki i potoki 5110 Utrzymanie 5111 Likwidacja szkód górniczych 5112 Odbudowa ekosystemów zdegradowanych przez niewłaściwą eksploatację zasobów wodnych 512 Zbiorniki wodne i budowle piętrzące 5120 Instrukcja gospodarowania wodą 5121 Bezpieczeństwo budowli 5122 Remonty i eksploatacja 52 520 521 Ochrona przed powodzią i skutkami suszy Plany ochrony przeciwpowodziowej Plany przeciwdziałania skutkom suszy Kontrole problemowe dotyczące zagadnień merytorycznych. Oceny, wytyczne, opinie, opracowania. Harmonogramy, dokumentacja techniczna, uzgodnienia, zezwolenia, wykonawstwo; całość dokumentacji we właściwym RZGW. Jak w klasie 5110. Jak w klasie 5110. 43 1 2 3 522 523 4 5 Ośrodki koordynacyjno-informacyjne ochrony przeciwpowodziowej Lodołamanie 53 6 7 8 B10 Bc BE5 Bc Meldunki, informacje o sytuacji powodziowej, materiały dotyczące koordynacji działań. Plany, meldunki z przebiegu akcji. BE10 Bc Analizy przebiegu wezbrań, ewidencja strat. BE5 BE5 Bc Bc Opracowania własne. Materiały dotyczące finansowania, propozycji rozdziału środków, harmonogramy realizacji. A Bc Wytyczne, instrukcje. A A Bc Bc Analizy, opracowywania, ekspertyzy, uzgadnianie, koordynacja realizacji – kategoria A. Pozostałe akta – kategoria B5. Jak w klasie 60. Jak w klasie 60. A Bc Jak w klasie 60. Powódź i jej skutki 530 531 54 Straty Likwidacja skutków powodzi 5310 Plany i sprawozdania 5311 Finansowanie zadań związanych z usuwaniem skutków powodzi Spółki wodne i związki wałowe 6 Leśnictwo 60 Polityka leśna i programy rządowe 600 601 602 Polityka leśna państwa Polityka państwa w działach pokrewnych i zbieżnych z leśnictwem Programy rządowe w leśnictwie 610 611 Urządzanie lasu Podstawowe zasady Plany urządzenia lasu A A Bc Bc Instrukcje, wytyczne, itp. własne. Analizy, korespondencja, zatwierdzanie planów urządzania lasu. 620 621 Hodowla lasu i zadrzewienia Podstawowe zasady Zalesianie gruntów A A Bc Bc A Bc Wytyczne, instrukcje, itp. Nadzór nad dokumentacją i wykorzystaniem środków, analizy problemowe. Jak w klasie 621. A Bc B10 Bc A B5 Bc Bc 61 62 622 Odnowienia i przebudowa drzewostanów 623 Nasiennictwo leśne 6230 Opracowania końcowe, ostateczne 6231 Materiały pomocnicze 63 630 631 Ochrona lasu Podstawowe zasady Ochrona lasu przed czynnikami biotycznymi Wytyczne. Wytyczne, instrukcje, itp. Prognozy zagrożeń, działania zapobiegawcze, akcje ratownicze, korespondencja. 44 1 2 3 632 633 634 635 64 640 641 65 4 5 Ochrona lasu przed innymi czynnikami abiotycznymi Ochrona lasu przed antropopresją Ochrona przeciwpożarowa lasu Lasy ochronne Użytkowanie lasu Podstawowe zasady Analizy gospodarowania surowcem drzewnym Ochrona gruntów leśnych i obrót nieruchomościami leśnymi 650 Ochrona gruntów leśnych 6500 Podstawowe zasady 6501 Przeznaczanie gruntów leśnych na cele nieleśne 6502 Przeznaczanie na cele nieleśne lasów ochronnych 6503 Wyłączanie gruntów leśnych z produkcji 6504 Rekultywacja i zagospodarowanie gruntów 6505 Wnioski lokalizacyjne 6506 Przeznaczenie gruntów leśnych na cele związane z obronnością i bezpieczeństwem państwa 651 Obrót nieruchomościami leśnymi 6510 Podstawowe zasady 6511 Sprzedaż gruntów 6512 Dzierżawa lasu 6513 Wyłączanie nieruchomości leśnych z zarządu Lasów Państwowych i przekazywanie w użytkowanie 6514 Dzierżawa, najem, wyłączanie nieruchomości leśnych na cele związane z obronnością i bezpieczeństwem państwa 652 Ochrona przeciwpożarowa lasu 66 660 661 662 Analizy i oceny gospodarki leśnej Monitorowanie zasobów leśnych Monitorowanie stanu lasów Oceny działalności Lasów Państwowych 6 7 B5 Bc Jak w klasie 631. 8 B5 Bc Jak w klasie 631. BE5 A Bc - Jak w klasie 631. Decyzje. A B10 Bc Bc Instrukcje, wytyczne, itp. Analizy planów pozyskania drewna i ich realizacji w aspekcie zapotrzebowania na surowiec drzewny. A A Bc Bc Zarządzenia, instrukcje itp. Decyzje. A Bc Decyzje. B25 Bc Korespondencja, decyzje, itp. A Bc Jak w klasie 6503. A A Bc Bc Jak w klasie 6503. A A A A Bc Bc Bc Bc Wytyczne, porozumienia itp. Decyzje zezwalające. Jak w klasie 6511. Decyzje. A Bc BE5 Bc A A A Bc Bc Bc Zarządzenia Ministra - kategoria A. 45 1 2 3 663 67 4 5 6 7 8 B10 Bc Decyzje o uruchomieniu środków. B10 Bc Jak w klasie 6630. A Bc Sprawy wymagające akceptacji Ministra. B10 Bc 6710 Obowiązujące B10 - 6711 Cofnięte 6712 Polowania dla cudzoziemców 6713 Hodowla i ochrona zwierzyny Obwody łowieckie 6720 Dzierżawa obwodów łowieckich 6721 Zmiana granic obwodów łowieckich Szkody łowieckie Państwowa Straż Łowiecka Ośrodki Hodowli Zwierzyny Rozwiązania systemowe i badania naukowe Analiza stanu prawnego Współpraca z ośrodkami naukowymi Orzecznictwo w zakresie gospodarki łowieckiej B10 B10 B10 Bc Bc Uchwały, wytyczne, regulamin, korespondencja. Dotyczy Polskiego Związku Łowieckiego, Urzędów Wojewódzkich i Lasów Państwowych. Zbiór zezwoleń wydanych zgodnie z ustawą Prawo Łowieckie. Okres przechowywania liczy się od daty ustania zezwolenia. Jak w klasie 6710. Decyzje administracyjne. Korespondencja. B10 A Bc Bc B5 B10 B10 BE10 Bc Bc Bc Bc B10 B10 Bc Bc A - A - B10 Bc Sprawy ekonomiczne 6630 Udział budżetu centralnego w finansowaniu działalności Lasów Państwowych 6631 Udział budżetu centralnego w finansowaniu lasów nie stanowiących własności Skarbu Państwa 6632 Opinie i decyzje dotyczące finansowania wewnętrznego Lasów Państwowych 670 Łowiectwo Nadzór w zakresie łowiectwa 671 Zezwolenia w zakresie łowiectwa 672 673 674 675 676 677 678 679 68 680 681 Orzecznictwo w zakresie leśnictwa Decyzje Ministra w sprawie zwrotów lasów Interpretacje w sprawie zwrotów lasów Korespondencja. Ekspertyzy. 46 1 2 3 7 4 5 6 7 8 Integracja europejska i fundusze Unii Europejskiej 70 Proces dostosowawczy 700 701 702 703 704 705 706 71 710 711 712 713 714 72 720 721 722 723 724 725 726 73 730 731 Prawo Realizacja Traktatu Akcesyjnego 7010 Nieprzestrzeganie prawa 7011 Plany implementacyjne 7012 Dokumenty strategiczne 7013 Notyfikacja Organy kolegialne 7020 Komitet Europejski Rady Ministrów 7021 Komitet Integracji Europejskiej Europejska Agencja Środowiska Raportowanie Ekspertyzy, opracowania, tłumaczenia aktów prawnych Wymiana dokumentów i informacji 7060 Opinie do materiałów wewnętrznych 7061 Opinie do materiałów zewnętrznych Ekologiczny Fundusz Partnerski Doradztwo i pomoc techniczna Analizy i publikacje Wzmocnienie instytucjonalne Promocja Stanowiska Negocjacyjnego w obszarze Środowisko Harmonogramy działań ISPA – Fundusz Spójności Programowanie i przygotowanie do wykorzystania środków Przygotowanie projektów Komitety Sterujące Wdrażanie i monitorowanie projektów Weryfikacja i potwierdzenie płatności Komitety Monitorujące Pomoc techniczna Fundusze Strukturalne Programowanie i przygotowania do wykorzystania środków Przygotowanie projektów A Bc A B10 A B10 Bc Bc Bc Bc B10 Bc B10 B10 A B10 Bc Bc Bc Bc B10 Bc B5 Bc B10 B10 B10 B10 Bc Bc Bc Bc B10 Bc B10 Bc B10 B10 B10 Bc Bc Bc B10 Bc B10 B10 Bc Bc B10 Bc B10 Bc Opracowania własne, pozostałe – kategoria B10. Dotyczy harmonizacji prawa – zagadnień ogólnych Jak w klasie 7000. Jak w klasie 7000. Jak w klasie 7000. 47 1 2 3 732 733 734 735 736 74 4 5 Komitety Sterujące Wdrażanie i monitorowanie projektów Weryfikacja i potwierdzenie płatności Komitety Monitorujące Pomoc techniczna 6 7 B10 B10 Bc Bc B10 Bc B10 B10 Bc Bc Informacja, promocja i szkolenia (poza szkoleniami dla pracowników Ministerstwa). Fundusz Spójności i fundusze strukturalne 740 741 742 Informacja Promocja Szkolenia 750 Fundusze przedakcesyjne i poakcesyjne Fundusz PHARE 75 7500 Phare 1998 7501 Phare 1999 7502 Phare 2000 7503 Phare 2001 7504 Phare 2002 7505 Phare 2003 751 Fundusz Transition Facility 7510 Transition Facility 2004 7511 Transition Facility 2005 7512 Transition Facility 2006 76 760 761 762 77 Fundusz LIFE Programowanie i przygotowanie do wykorzystania środków Weryfikacja i ocena projektów zgłoszonych do programu LIFE Natura Weryfikacja i ocena projektów zgłoszonych do programu LIFE Środowisko 8 B10 B10 B10 Bc Bc Bc Do kategorii A zalicza się wszelkiego rodzaju analizy, raporty kwartalne z wykonania zadań i raporty półroczne z wykonania budżetu i zrealizowanych działań oraz opracowania analityczne B10 B10 B10 B10 B10 B10 Bc Bc Bc Bc Bc Bc B10 B10 B10 Bc Bc Bc B10 Bc B10 Bc B10 Bc B10 Bc B10 Bc Jak w klasie 750. Udział w pracach instytucji Unii Europejskiej 770 Koordynacja polityki europejskiej 771 Komisja Europejska Zagadnienia ogólne. Dokumenty Unii Europejskiej. Obejmuje Europejską Wymianę Dokumentów – Polska (EWD-P) Jak w klasie 770. 48 1 2 3 4 5 Rada Unii Europejskiej 7720 Grupy Robocze 7721 COREPER – Komitet Stałych Przedstawicieli 7722 Rada ds. Środowiska 7723 Inne obszary 773 Stanowiska Rządu RP 6 7 772 8 Jak w klasie 770. B10 B10 Bc Bc B10 B10 B10 Bc Bc Bc 78 Budżet Unii Europejskiej B10 Bc Dokumentacja Unii Europejskiej 79 Nowa Perspektywa Finansowa (NPF) B10 Bc Jak w klasie 78. 49 Załącznik nr 3 INSTRUKCJA O ORGANIZACJI I ZAKRESIE DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO MINISTERSTWA Rozdział I Postanowienia ogólne § 1. 1. Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Ministerstwa, zwana dalej „instrukcją”, określa: 1) organizację i zakres działania archiwum zakładowego Ministerstwa; 2) zasady gromadzenia, przechowywania i udostępniania akt; 3) tryb przekazywania: a) materiałów archiwalnych do Archiwum Akt Nowych, b) dokumentacji niearchiwalnej do wybrakowania. 2. Tryb archiwizowania akt zawierających informacje niejawne, stanowiące tajemnicę państwową oznaczone klauzulami „ściśle tajne” i „tajne” oraz zawierających tajemnicę służbową, oznaczane klauzulą „zastrzeżone”, określają odrębne przepisy. 3. Archiwum zakładowe Ministerstwa, zwane dalej „archiwum”, podlega bezpośrednio kierownikowi komórki organizacyjnej Ministerstwa prowadzącej archiwum. Rozdział II Zakres działania i pracownicy archiwum § 2. 1. Archiwum gromadzi akta wytworzone w czasie działalności Ministerstwa, w szczególności materiały archiwalne (akta kategorii A) i dokumentację niearchiwalną (akta kategorii B). 2. Do zadań archiwum należy w szczególności: 1) przyjmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych Ministerstwa; 2) przechowywanie i zabezpieczanie przejętych akt oraz prowadzenie ich ewidencji; 3) udostępnianie akt; 4) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w ich komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę; 5) przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Akt Nowych. 3. Pracownik archiwum powinien posiadać co najmniej średnie wykształcenie i odpowiednie kwalifikacje zawodowe. 4. Do obowiązków pracownika archiwum należą zadania, o których mowa w ust. 2, oraz: 1) udzielanie pomocy pracownikom komórek organizacyjnych Ministerstwa przy przygotowywaniu akt przekazywanych do archiwum; 2) sporządzanie rocznego zestawienia ilościowego akt przyjętych do archiwum w podziale na kategorię A i B, akt udostępnionych i wypożyczonych oraz akt wybrakowanych; 3) dbanie o mienie i bezpieczeństwo zasobów archiwum. 5. Pracownik archiwum powinien znać strukturę organizacyjną Ministerstwa oraz obowiązujący system kancelaryjny (instrukcję kancelaryjną Ministerstwa i rzeczowy wykaz akt dla Ministerstwa). 6. W przypadku zmiany prowadzącego archiwum, powinno nastąpić protokolarne przekazanie zasobów jego następcy. 50 Rozdział III Pomieszczenie archiwum § 3. 1. Archiwum powinno się składać z: 1) magazynu archiwalnego; 2) pomieszczenia dla pracownika; 3) miejsca do udostępniania akt. 2. Magazyn archiwalny powinien być wyposażony w: 1) regały metalowe, między którymi odstęp powinien wynosić co najmniej 70 cm; 2) sprzęt przeciwpożarowy, w szczególności gaśnicę proszkową i koc przeciwpożarowy; 3) sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności powietrza, których wartości powinny wynosić: a) dla temperatury: 16-18 stopni Celsjusza, b) dla wilgotności: 55-65%. 3. W magazynie archiwalnym nie przechowuje się przedmiotów, które nie wchodzą w skład jego wyposażenia. 4. Magazyn archiwalny powinien być odpowiednio zabezpieczony drzwiami obitymi blachą i wyposażonymi w stosowne zamki oraz kratami w oknach (jeżeli magazyn znajduje się w suterenie bądź na parterze). 5. Po zakończeniu pracy, pracownik archiwum ma obowiązek plombowania pomieszczeń magazynu archiwalnego. Rozdział IV Przejmowanie akt do archiwum § 4. 1. W ustalonym z komórkami organizacyjnymi Ministerstwa terminie, archiwum przejmuje akta kompletnymi rocznikami. Z akt spraw zakończonych, wymaganych do wykonywania bieżących prac można korzystać w komórce organizacyjnej Ministerstwa, po dokonaniu ich formalnego przekazania, poprzez umieszczenie ich w spisie zdawczo-odbiorczym akt przekazywanych do archiwum zakładowego. 2. Akta przeznaczone do przekazania do archiwum powinny być uporządkowane przez komórkę organizacyjną Ministerstwa, w której powstały, zgodnie z § 29 ust. 1 instrukcji kancelaryjnej. 3. W przypadku braku niektórych akt w teczce aktowej, pracownik przekazujący akta sporządza pisemne oświadczenie, w którym podaje rodzaj akt, przyczynę ich braku oraz termin ich dostarczenia. 4. Poszczególne komórki organizacyjne Ministerstwa przekazują akta do archiwum na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych sporządzanych w czterech egzemplarzach dla akt kategorii A i w trzech egzemplarzach dla akt kategorii B. Spisy zdawczo- odbiorcze podpisują: pracownik zdający akta, kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa oraz pracownik archiwum. 5. Archiwum otrzymuje trzy egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych akt kategorii A (z których jeden przekazuje do użytku służbowego archiwum państwowego) i dwa egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych akt kategorii B. Komórka organizacyjna Ministerstwa przekazująca akta otrzymuje po jednym egzemplarzu spisu z każdej kategorii. 6. Akta kategorii A są przekazywane w teczkach wiązanych. 51 Rozdział V Przechowywanie i ewidencja akt w archiwum § 5. 1. Akta przechowywane w archiwum można układać: 1) według podziału na poszczególne komórki organizacyjne Ministerstwa, zostawiając rezerwę miejsca na przekazywane akta; 2) sukcesywnie – w miarę wpływu akt do archiwum – bez podziału na komórki organizacyjne Ministerstwa. 2. Układ teczek aktowych w regałach może być: 1) pionowy – systemem bibliotecznym, od lewej do prawej strony; 2) poziomy – teczka na teczce, ewentualnie teczki zapakowane w paczki od dołu do góry w kolejności sygnatur. 3. Akta kategorii A, zgodnie z przyjętym układem przechowuje się w jednej części magazynu, zaś akta kategorii B przechowuje się w drugiej części magazynu. § 6. 1. Wszystkie akta przechowywane w archiwum objęte są prowadzoną na bieżąco ewidencją. 2. Ewidencję akt w archiwum stanowią następujące pomoce ewidencyjne: 1) spisy zdawczo-odbiorcze – określone w załączniku nr 1 do instrukcji; 2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych – określone w załączniku nr 2 do instrukcji; 3) karta udostępniania akt – określona w załączniku nr 3 do instrukcji; 4) spisy dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie – określone w załączniku nr 4 do instrukcji; 5) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej – określone w załączniku nr 5 do instrukcji; 6) protokoły stwierdzające brak lub uszkodzenie akt; 7) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego – określone w załączniku nr 6 do instrukcji. 3. Pomoce ewidencyjne, o których mowa w ust. 2, z wyjątkiem kart udostępniania akt, stanowią kategorię A. Pomoce ewidencyjne nie mogą być wynoszone na zewnątrz, powinny być przechowywane w oddzielnych teczkach. 4. Kartom udostępniania nadaje się w ciągu roku kalendarzowego kolejne numery bieżące i według tej kolejności przechowuje przez okres dwóch lat, licząc od dnia zwrotu akt. 5. Spisy zdawczo-odbiorcze rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych w kolejności ich wpływu do archiwum i nadaje się im kolejne numery z tego wykazu. 6. Archiwum prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych: 1) zbiór I, który stanowią spisy zdawczo-odbiorcze ułożone według kolejności numerów porządkowych, pod którymi zostały zarejestrowane w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych; 2) zbiór II, który stanowią drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych przechowywane w teczkach założonych oddzielnie dla poszczególnych komórek organizacyjnych Ministerstwa (zbiór ten służy do udostępniania akt). 7. Przed umieszczeniem akt w regałach każdą teczkę aktową oznacza się sygnaturą archiwalną składającą się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego łamanego przez numer pozycji w tym spisie. 8. Po złożeniu teczek w regałach, w rubryce 7 spisu zdawczo-odbiorczego należy odnotować numer regału. 52 Rozdział VI Udostępnianie akt w archiwum § 7. 1. Akta przechowywane w archiwum mogą być udostępniane w szczególności dla celów służbowych i naukowo-badawczych. 2. Akta udostępnia się w archiwum, w wyznaczonym w tym celu miejscu. 3. W szczególnych okolicznościach akta mogą być udostępnione do celów służbowych poza lokalem archiwum, jednak w obrębie pomieszczeń Ministerstwa. 4. Udostępnienie akt do celów służbowych poza Ministerstwo może nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach na wniosek kierownika komórki organizacyjnej Ministerstwa, z której akta pochodzą i po uprzednim uzyskaniu zgody Dyrektora Generalnego Ministerstwa. 5. Zabrania się wypożyczania poza lokal archiwum: 1) akt zastrzeżonych przez przekazującą je komórkę organizacyjną Ministerstwa; 2) akt uszkodzonych; 3) ewidencji archiwum. 6. Archiwum wypożycza wyłącznie całe teczki aktowe. Archiwum nie wypożycza pojedynczych dokumentów. 7. Do celów służbowych akta są wypożyczane lub udostępniane przez pracownika archiwum: 1) na wniosek osoby, ubiegającej się o wypożyczenie lub udostępnienie akt; 2) na podstawie karty udostępniania akt. 8. Przy zwrocie akt pracownik archiwum po sprawdzeniu stanu akt, odnotowuje fakt zwrotu akt na karcie udostępniania w obecności osoby zwracającej akta. 9. Osoba korzystająca z akt ponosi pełną odpowiedzialność za udostępnione lub wypożyczone akta i ich zwrot w terminie. 10. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń udostępnionych akt pracownik archiwum sporządza protokół, który podpisuje osoba wypożyczająca akta, pracownik archiwum i jego bezpośredni przełożony. 11. Protokół, o którym mowa w ust. 10, sporządzany jest w trzech egzemplarzach, z których jeden umieszcza się w miejscu brakujących bądź uszkodzonych akt, drugi przechowuje się w archiwum, w przeznaczonej na ten cel teczce, trzeci przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej Ministerstwa, która akta wypożyczyła celem wyjaśnienia okoliczności sprawy. 12. Korzystanie z akt zgromadzonych w archiwum odbywa się zgodnie z przepisami: 1) ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95, z późn. zm.); 2) ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24, z późn. zm.); 3) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji i zadań rzeczników prasowych w urzędach organów administracji rządowej (Dz. U. Nr 4, poz. 36). Rozdział VII Wydzielanie i brakowanie akt § 8. W drugim półroczu każdego roku pracownik archiwum dokonuje przeglądu i wydzielenia akt. Przez wydzielenie akt rozumie się: 1) wyłączenie materiałów archiwalnych (akt kategorii A) podlegających przekazaniu do archiwum państwowego; 2) wyłączenie dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii B), której okres przechowywania minął; 3) wyłączenie akt kategorii BE, podlegających w danym roku kalendarzowym ekspertyzie. 53 § 9. 1. Wydzielania akt dokonuje Komisja, w której skład wchodzą: zwierzchnik pracownika archiwum, pracownik archiwum oraz przedstawiciele komórek organizacyjnych Ministerstwa, których akta podlegają przekazaniu do archiwum państwowego lub brakowaniu. 2. Do zadań Komisji należy: 1) typowanie materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum Akt Nowych; 2) kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, względnie ustalenia dla niej innego okresu przechowywania; 3) sporządzanie protokołów (w dwóch egzemplarzach) oceny dokumentacji niearchiwalnej i spisów dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie. 3. Komisja nie może zmienić kwalifikacji akt zaliczonych do kategorii A. § 10. 1. Akta przeznaczone do wybrakowania należy wydzielić i przechowywać w kolejności umieszczenia ich w spisie przesłanym do Archiwum Akt Nowych do czasu otrzymania zgody na ich zniszczenie. 2. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisem tej dokumentacji Komisja przedkłada w celu zatwierdzenia Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa, lub osobie przez niego upoważnionej. 3. Jeden egzemplarz protokołu, o którym mowa w ust. 2, i spisu dokumentacji niearchiwalnej należy przesłać do Archiwum Akt Nowych celem uzyskania decyzji na wybrakowanie tych akt. 4. Archiwum Akt Nowych może przeprowadzić ocenę akt proponowanych do wybrakowania, w wyniku której może zażądać zmiany kwalifikacji akt i przeprowadzenia nowego brakowania. § 11. 1. Archiwum Akt Nowych wydaje decyzję na wybrakowanie akt w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz pozostaje w archiwum zakładowym przy spisie wybrakowanych akt, drugi przeznaczony jest dla zbiornicy makulatury. 2. Pracownik archiwum, po otrzymaniu decyzji Archiwum Akt Nowych, dokonuje przekazania akt na makulaturę oraz dokonuje w spisach zdawczo-odbiorczych adnotacji o wybrakowaniu akt. Rozdział VIII Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Akt Nowych § 12. 1. Archiwum Ministerstwa przekazuje materiały archiwalne do Archiwum Akt Nowych w przeciągu 25 lat od ich wytworzenia – zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375). 2. Materiały archiwalne przekazuje się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych sporządzonych w trzech egzemplarzach, z których dwa przeznaczone są dla Archiwum Akt Nowych, a jeden dla archiwum zakładowego. 3. Materiały archiwalne przeznaczone do przekazania Archiwum Akt Nowych są porządkowane i zabezpieczane zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. 54 Rozdział IX Kontrola archiwum § 13. Prawo do kontroli archiwum Ministerstwa przysługuje: 1) osobom upoważnionym przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa; 2) przedstawicielom Archiwum Akt Nowych sprawującym nadzór nad archiwum Ministerstwa. § 14. Przedstawiciele Archiwum Akt Nowych sporządzają protokoły kontroli archiwum Ministerstwa i wydają zalecenia pokontrolne. Rozdział X Postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej Ministerstwa oraz reorganizacji lub ustania działalności Ministerstwa § 15. 1. W przypadku przejęcia części lub całości funkcji zreorganizowanej lub zlikwidowanej komórki organizacyjnej Ministerstwa przez jej prawnego następcę, należy postępować zgodnie z § 42 instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia. 2. W przypadku ustania działalności Ministerstwa postępowanie z aktami określa rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. 55 Załącznik nr 1 do Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Ministerstwa .................................................................................................. Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej Ministerstwa Spis zdawczo-odbiorczy akt nr.............. Lp. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne od-do 1 2 3 4 Kat. Liczba akt teczek 5 6 Miejsce przechowania akt w składnicy 7 Data zniszczenia lub przekazania do archiwum 8 56 Załącznik nr 2 do Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Ministerstwa Nr spisu 1 Data przyjęcia akt 2 Liczba Nazwa komórki organizacyjnej Ministerstwa przekazującej akta 3 poz. spisu teczek Uwagi 4 5 6 Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych 57 Załącznik nr 3 do Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Ministerstwa Karta udostępnienia akt nr.........................** ............................................................... (pieczątka komórki organizacyjnej Ministerstwa) ** ** Data ..............................200....... r. TERMIN ZWROTU AKT Proszę o udostępnienie – wypożyczenie* akt powstałych w komórce Organizacyjnej Ministerstwa ..................................................... z lat .......... o znakach ....................................................................................................... i upoważniam do ich wykorzystania – odbioru* ........................................... Pana(ią) ......................................................................................................... (imię i nazwisko) ............................... (podpis) Zezwalam na udostępnienie – wypożyczenie* wymienionych wyżej akt. * Niepotrzebne skreślić. ............................................... (data i podpis) ** Wypełnia składnica akt. Strona 1 Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie akt-tomów ............................... kart ................ Data: ......................... / ......................... 200......r. Podpis: ............................................ Adnotacje o zwrocie akt : ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. Akta zwrócono do składnicy ................................................ data........................................ (podpis oddającego) ................................... (podpis odbierającego) Strona 2 58 Załącznik nr 4 do Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Ministerstwa ................................................................... (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ (AKTOWEJ) PRZEZNACZONEJ NA MAKULATURĘ LUB ZNISZCZENIE Lp. 1 Symbol Nr i Lp. z spisu wykazu zdawczoodbiorczego 2 3 Daty skrajne Liczba tomów Uwagi 5 6 7 Tytuł teczki 4 59 Załącznik nr 5 do Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Ministerstwa ............................................................... (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ Komisja w składzie (imiona, nazwiska i stanowiska służbowe członków komisji): ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości ............mb*) i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej. Członkowie komisji ........................................ podpisy ........................................ ........................................ .............................................. (przewodniczący komisji) Zał. ........................ kart, ........................... pozycji spisu *) Materiały bieżące akt w rozumieniu Polskiego Słownika Archiwalnego 60 Załącznik nr 6 do Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Ministerstwa .................................. dnia ....................................... (miejscowość) .............................................................................. (pieczęć państwowej jednostki organizacyjnej przekazującej materiały archiwalne) SPIS ZDAWCZO – ODBIORCZY Nr ...................... materiałów archiwalnych .......................................................................................................... (nazwa komórki organizacyjnej Ministerstwa) przekazywanych do Archiwum Państwowego w ..................................................................... Lp. 1 Znak teczki (symbol klasyfikacyjny z wykazu akt) TYTUŁ TECZKI (hasło klasyfikacyjne z wykazu akt Daty skrajne od-do Uwagi 2 3 4 5 ....................................................................... (podpis odbierającego) ............................................................. (podpis przekazującego) 61 UZASADNIENIE Dotychczas obowiązująca Instrukcja Kancelaryjna i Instrukcja Archiwalna (zarządzenie nr 189 Ministra Ochrony Środowiska, Zasobów Naturalnych i Leśnictwa z dnia 29 grudnia 1997 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego) powstała w czasie obowiązywania rzeczowego wykazu akt wydanego rozporządzeniem Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. W międzyczasie utworzone zostało Ministerstwo Środowiska (rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 26 października 1999 r. w sprawie utworzenia Ministerstwa Środowiska, Dz. U. Nr 91 z dnia 10 listopada, poz. 1017) oraz weszło w życie rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375), uchylające dotychczas obowiązujące rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. W związku z powyższym wydanie nowej instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt i instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego dla Ministerstwa Środowiska jest w pełni uzasadnione. Wprowadzenie nowej Instrukcji nie spowoduje dodatkowych kosztów dla budżetu państwa.
![: beton towarowy : B10 : / : RMC : [m3] : 26.63.10-00.10 : 1484](http://s2pl.doczz.net/store/data/002994490_1-5aa7c0d4325420f4cf458b004c32b471-70x70.png ": beton towarowy : B10 : / : RMC : [m3] : 26.63.10-00.10 : 1484")