Pobierz

Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego – Kompleksowa organizacja i obsługa misji
przyjazdowej indyjskich przedsiębiorców do województwa dolnośląskiego
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Nazwa zamówienia: Kompleksowa organizacja i obsługa misji przyjazdowej indyjskich
przedsiębiorców do województwa dolnośląskiego.
Na potrzeby realizacji projektu systemowego Ministra Gospodarki pod nazwą „Sieć Centrów Obsługi
Inwestorów i Eksporterów COIE” finansowanego w ramach poddziałania 6.2.1. Programu
Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013, Centrum Obsługi Inwestorów i Eksporterów
Dolnośląskiej Agencji Współpracy Gospodarczej kieruje zaproszenie do złożenia oferty na usługę
związaną z organizacją przez Centrum Obsługi Inwestorów i Eksporterów we Wrocławiu organizacji
i obsługi gospodarczej misji przyjazdowej przedsiębiorców z Indii do województwa
dolnośląskiego
I.
1.
Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie i obsługa gospodarczej misji przyjazdowej
przedsiębiorców z Indii do województwa dolnośląskiego. Liczba uczestników misji gospodarczej
ze strony Indyjskiej to sześciu przedsiębiorców/kontrahentów oraz 1 reprezentant Wydziału
Promocji Handlu i Inwestycji Ambasady Rzeczypospolitej Polskiej z New Delhi.
2.
Misja trwać będzie 4 dni robocze – z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, wraz
z przylotem i wylotem, w tym 2 dni przewidziane na spotkania merytoryczne. Zamawiający
dopuszcza przedłużenie trwania misji o 1 dzień roboczy, w przypadku niemożności
skoordynowania
logistyki
przelotów
wszystkich
uczestników
misji
ze
strony
zagranicznej/indyjskiej. W takim przypadku Wykonawca zobligowany jest w dodatkowym dniu
do pokrycia kosztów zakwaterowania, wyżywienia a także zapewnienia niezbędnego transportu
po województwie dolnośląskim dla indyjskich uczestników misji. Zamawiający dopuszcza
możliwość przylotu uczestników misji w czasie weekendu poprzedzającego dni merytoryczne
misji.
3.
Termin realizacji misji: 21.09. - 24.09.2015 r.
4.
Język misji: język angielski.
1
II.
1.
Obowiązki Wykonawcy
Wykonawca
zobowiązuje
się
zrealizować
ramowy
plan
misji
według
wytycznych
Zamawiającego:
a)
I dzień: przylot do Polski preferowany w godzinach przedpołudniowych i przejazd do
Wrocławia, koordynowany przez Wykonawcę w porozumieniu z Zamawiającym, transfer
do hotelu we Wrocławiu, zakwaterowanie w hotelu, kolacja integracyjna.
b)
II dzień: spotkanie indyjskich uczestników misji z przedstawicielami samorządu
województwa dolnośląskiego oraz organizacja spotkania informacyjnego w godzinach
przedpołudniowych; organizacja spotkań match-makingowych indyjskich uczestników
misji z firmami z województwa dolnośląskiego, uroczysta kolacja z przedstawicielami
samorządu.
c)
III dzień: organizacja wizyt indyjskich uczestników misji w 2 - 4 przedsiębiorstwach/
zakładach produkcyjnych z terenu woj. dolnośląskiego z ewentualną zamianą przez
Zamawiającego wizyty w 2 z firm na wizytę w 2 instytucjach otoczenia biznesu z terenu
woj. dolnośląskiego działającej w obszarze przepływu wiedzy i technologii pomiędzy
jednostkami naukowymi a przedsiębiorstwami (instytucja typu: park naukowotechnologiczny, itp.)
d)
IV dzień: transfer z hotelu na lotnisko wylotu, wylot z Polski.
Zamawiający nie dopuszcza skrócenia czasu trwania części merytorycznej misji. Zamawiający
zastrzega, że podany ramowy plan misji stanowi wersję roboczą, Zamawiający dopuszcza
możliwość zmiany ramowego planu misji gospodarczej, na wypadek uwzględnienia zmian, które
mają na celu lepsze gospodarowanie czasem oraz służą wzbogaceniu programu misji. Zastrzega
się, że wszelkie zmiany dotyczące planu pobytu misji zagranicznej w woj. dolnośląskim
Wykonawca musi uzgodnić z Zamawiającym. Zamawiający przekaże Wykonawcy w terminie do
15 dni kalendarzowych od daty zawarcia Umowy ramowy plan misji, zawierający założenia
realizacji misji wraz z opisem realizowanych wydarzeń, ich proponowanym terminem i miejscem
realizacji w województwie dolnośląskim. Wykonawca winien realizować misję zgodnie z planem
przekazanym przez Wykonawcę. W razie wątpliwości co do planu Wykonawca winien
skonsultować się w tym zakresie z Zamawiającym i pozostaje związany uzyskanymi
wyjaśnieniami ze strony Zamawiającego.
2.
Na czas trwania misji (od chwili wylotu z Indii do Polski do chwili wylotu z Polski do Indii)
Wykonawca zapewni bezpośredni nadzór nad logistycznym przebiegiem misji i pobytem grupy
z Indii. W tym celu Wykonawca zapewni opiekuna, który będzie czuwał nad prawidłowym
wykonaniem usługi. Opiekun reprezentować będzie Wykonawcę i jest odpowiedzialny za
2
dopilnowanie wszelkich spraw związanych z przebiegiem misji oraz pobytem zagranicznych
uczestników w Polsce, planowanymi spotkaniami misji, sprawnym i terminowym przebiegiem
realizacji zatwierdzonego planu misji i rozwiązywaniem ewentualnych problemów, które
wynikną w trakcie jego realizacji. Wszystkie koszty związane z osobą opiekuna, jego
wynagrodzeniem, ubezpieczeniem, kosztami transportu, noclegiem i wyżywieniem ponosi
Wykonawca. Osoba pełniąca funkcję opiekuna musi znać język angielski w stopniu
pozwalającym na swobodną komunikację z uczestnikami misji oraz być do dyspozycji
i świadczyć usługę tłumaczenia konsekutywnego (następczego) na potrzeby grupy zagranicznej
z Indii podczas trwania całej misji.
Opiekun powinien posiadać stały kontakt z uczestnikami misji ze strony Indyjskiej oraz
przedstawicielami COIE Dolnośląskiej Agencji Współpracy Gospodarczej.
3.
Wykonawca oprócz opiekuna zapewni i opłaci jednego tłumacza podczas merytorycznych 2 dni
misji przyjazdowej, maksymalnie 3 dni w przypadku gdy czas trwania misji przedłuży się
o 1 dzień. Tłumacz będzie świadczył usługi tłumaczenia konsekutywnego z j. angielskiego na
j. polski i z j. polskiego na j. angielski. Tłumacz musi posiadać co najmniej roczne,
udokumentowane
doświadczenie
zawodowe
w
zakresie
wykonywania
tłumaczeń
konsekutywnych o tematyce biznesowej oraz znajomość języka hindu. Tłumaczenia związane
z ww. tematyką odbywać się będą przez 2 (lub 3) dni merytoryczne trwania misji, w tym tłumacz
będzie do dyspozycji przedsiębiorców, tytułem przeprowadzenia tłumaczeń konsekutywnych
podczas spotkań match-makingowych przedsiębiorców dolnośląskich z przedsiębiorcami z Indii
do ich oficjalnego zakończenia w tym dniu oraz podczas spotkań w przedsiębiorstwach/instytucji
otoczenia biznesu. Opieka tłumaczeniowa powinna być dostępna do 10 godz. dziennie przez
2 (lub 3) dni merytoryczne misji. Wszystkie koszty związane z osobą tłumacza, jego
wynagrodzeniem, ubezpieczeniem, kosztami transportu, noclegiem i wyżywieniem ponosi
Wykonawca.
4.
Wykonawca przeprowadzi rekrutację uczestników misji wśród przedsiębiorców dolnośląskich
oraz indyjskich. Zamawiający wskaże Wykonawcy wybrane branże, wśród których będzie on
musiał pozyskać minimum 18 dolnośląskich przedsiębiorców reprezentujących 18 (osiemnaście)
różnych przedsiębiorstw (uczestników misji). Następnie Wykonawca pozyska 6 indyjskich
przedsiębiorstw (uczestników misji), odpowiednio dobranych profilem do dolnośląskich
uczestników misji. Listę uczestników musi zaakceptować Zamawiający.
5.
W trakcie drugiego dnia misji Wykonawca zorganizuje spotkanie informacyjne podczas którego
odbędą się dwie prelekcje: I – o potencjale handlowym, gospodarczym oraz inwestycyjnym
3
województwa dolnośląskiego oraz II – na temat różnic kulturowych między Polską a Indiami
poprowadzona przez prelegenta (specjalistę) zaproponowanego przez Wykonawcę.
6.
Obowiązki Wykonawcy w zakresie obsługi logistycznej misji, organizacji wiz i ubezpieczeń dla
uczestników:
a)
Wykonawca zarezerwuje i poniesie koszt zakupu biletów lotniczych i ewentualnych opłat
lotniskowych dla 7 zagranicznych uczestników misji z Indii w terminach i na trasach
uzgodnionych z Zamawiającym (przelot samolotem rejsowym z Indii do Polski
i z powrotem w klasie ekonomicznej). Wykonawca dostarczy bilety bezpośrednio
wybranym uczestnikom misji przyjazdowej w sposób umożliwiający im skorzystanie
z transportu lotniczego. Po uzgodnieniu z Wykonawcą, w przypadku niemożności
skoordynowania logistyki przelotów dla jednego samolotu Zamawiający dopuszcza zmianę
warunku. Dla Wykonawcy zobowiązująca jest akceptacja zmiany warunku przez
Zamawiającego.
b)
Wykonawca jest odpowiedzialny za przeprowadzenie wszystkich wymaganych procedur
niezbędnych do prawidłowego wystawienia odpowiednich wiz dla wszystkich indyjskich
uczestników misji oraz opłacenia wszystkich kosztów z tym związanych. Wszelkie
dodatkowe koszty związane z procedurą wizową dla uczestników misji z Indii leżą po
stronie Wykonawcy.
c)
Wykonawca jest zobowiązany aby wszyscy uczestnicy misji przyjazdowej z Indii
w komplecie oraz w ustalonym wcześniej z Zamawiającym terminie dotarli do Polski.
W przypadku rezygnacji uczestnika zagranicznego z udziału w misji Wykonawca
zobowiązany jest do zapewnienia kompetentnej osoby jako jego zastępcy oraz
poinformowania o takim przypadku Zamawiającego. Osoba skierowana na zastępstwo za
rezygnującego uczestnika misji zagranicznej po stronie Indyjskiej zostanie ostatecznie
uzgodniona w porozumieniu z Zamawiającym. Koszty związane ze zmianą rezerwacji
biletów lotniczych lub ich zwrotem w związku z nieobecnością uczestnika ponosi
Wykonawca.
d)
Wykonawca zobowiązany będzie do ubezpieczenia uczestników misji ze strony
zagranicznej na czas przejazdu i pobytu w Polsce oraz zgodnie z wymaganiami wizowymi
oraz ubezpieczenie bagażu każdego z uczestników misji zagranicznej na kwotę nie
mniejszą niż 3 tys. zł. Wykonawca jest zobowiązany do przedłożenia Zamawiającemu
kopii polis/polisy ubezpieczeniowej potwierdzonej za zgodność z oryginałem najpóźniej
w terminie 5 dni przed rozpoczęciem Misji.
4
e)
Wykonawca jest zobowiązany podczas trwania misji zapewnić transport wszystkim
uczestnikom misji z Indii, opiekunowi oraz tłumaczowi i przedstawicielom COIE
Dolnośląskiej Agencji Współpracy Gospodarczej podczas wykonywania planu trwania
misji przyjazdowej w woj. dolnośląskim, w zakresie wynikającym z tego planu.
Wykonawca zapewnia uczestnikom indyjskim odbiór z lotniska, transport na trasie lotnisko
przylotu do Polski – miejsce zakwaterowania we Wrocławiu i z powrotem, odpowiednio
w pierwszym i ostatnim dniu misji. Wszystkim uczestnikom misji (przedstawiciele
indyjskich firm, WPHI, COIE, opiekun i tłumacz) Wykonawca zobowiązuje się zapewnić
transport na i z miejsc spotkań, wizyt u przedsiębiorców i/lub w instytucji IOB. Transport
uczestników ma się odbywać komfortowym busem lub autokarem (z wyłączeniem
transportu publicznego). Wykonawca zapewni 2 kierowców, którzy posiadają co najmniej
2–letnie doświadczenie w prowadzeniu tego rodzaju pojazdów wraz z ważnymi badaniami
psychotechnicznymi, oraz jako środek transportu: 2 pojazdy typu autokar/bus (liczba
miejsc w pojedynczym pojeździe: nie mniej niż 8), są fabrycznie wyposażone w sprawną
klimatyzację. Pojazdy mają posiadać ważne badania techniczne i być dopuszczone do
ruchu zgodnie z przepisami prawa polskiego.
Pojazdy oraz kierowcy pozostaną do dyspozycji Zamawiającego przez cały okres trwania
misji – od momentu przylotu zagranicznych uczestników na lotnisko w Polsce, aż do
momentu wylotu do Indii. Zakwaterowanie oraz wyżywienie zapewnia kierowcom
Wykonawca.
Opiekun reprezentujący Wykonawcę będzie posiadał stały kontakt z kierowcami pojazdów.
W przypadku awarii podstawionego do wykonania usługi pojazdu, powodującej, że
niemożliwe
jest
uruchomienie
pojazdu
lub
jazda
nim
naraża
pasażerów
na
niebezpieczeństwo bądź niemożliwe jest dotarcie uczestników misji do miejsca na czas
(wg ramowego planu misji), na Wykonawcy spoczywa obowiązek niezwłocznego
zapewnienia innego pojazdu o tych samych parametrach i tym samym standardzie, na koszt
Wykonawcy.
O
zaistniałej
sytuacji
Wykonawca
niezwłocznie
poinformuje
Zamawiającego. Wykonawca pokrywa koszty ubezpieczenia kierowców oraz wszelkich
opłat parkingowych i mandatów oraz opłat za autostradę/ dostęp do dróg.
7.
Zapewnienie zakwaterowania dla uczestników misji.
Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia zakwaterowania dla 7 osób (uczestnicy misji
z Indii), tj. zarezerwuje i pokryje koszt 3 noclegów dla każdego z uczestników misji w pokojach
jednoosobowych z węzłem sanitarnym (łazienką), ze śniadaniem, w hotelu o standardzie
5
minimum 3 gwiazdkowym na terenie Wrocławia, z zastrzeżeniem, że wszyscy uczestnicy misji
przyjazdowej muszą zostać zakwaterowani w tym samym hotelu. Hotel musi być usytuowany
w odległości nie większej niż 2 km w linii prostej od Rynku we Wrocławiu. Zamawiający nie
dopuszcza zmiany miejsca zakwaterowania w trakcie trwania misji.
Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia, w tym opłacenia 1 dodatkowego noclegu dla
uczestników misji z Indii w sytuacji, kiedy Zamawiający dopuści przedłużenie trwania misji
o 1 dzień roboczy, w przypadku niemożliwości skoordynowania przez Wykonawcę logistyki
przelotów wszystkich uczestników misji ze strony grupy z Indii. Zamawiający zastrzega, że
dodatkowy nocleg musi być zapewniony w hotelu, w którym uczestnicy misji byli zakwaterowani
przez całą misję.
Wykonawca poinformuje Zamawiającego najpóźniej do 7 dni kalendarzowych przed
rozpoczęciem misji o miejscu noclegu dla misji zagranicznej. Miejsce noclegu dla uczestników
misji musi zostać zaakceptowane ostatecznie przez Zamawiającego.
8.
Zapewnienie wyżywienia
Wykonawca jest odpowiedzialny za zapewnienie i pokrycie kosztu usług cateringowych dla
wszystkich uczestników misji oraz gości spotkań z uczestnikami misji każdego dnia trwania
misji. Forma i miejsce wszystkich posiłków zostaną ustalone z Zamawiającym, z zastrzeżeniem,
że kolacje mają mieć miejsce w hotelu, w którym grupa z Indii zostanie zakwaterowana lub
w restauracji znajdującej się w odległości nie większej niż 500 metrów liczonej w linii prostej od
hotelu zakwaterowania uczestników misji.
Preferowana forma cateringu dla uczestników misji:
a)
I dzień: - dla 7 uczestników:

obiad – w przypadku jeśli uczestnicy misji przyjadą do Wrocławia i zostaną
zakwaterowani w hotelu przed godziną 17:00.

kolacja integracyjna - w formie szwedzkiego bufetu, dla 12 osób, forma
integracyjnego przywitania uczestników misji.
b)
II dzień:

serwis kawowy - dostępny przez cały czas trwania spotkań z przedstawicielami
samorządu oraz spotkań match-makingowych - przygotowany na min. 40 osób

obiad w formie szwedzkiego bufetu po zakończeniu spotkań match-makingowych przygotowany na 40 osób.

uroczysta kolacja - przygotowana dla 20 osób.
6
c)
III dzień:

serwis kawowy zapewniony dla uczestników misji podczas wizyty w dolnośląskich
firmach - przygotowany na 12 osób

obiad – dla 12 osób (w tym przypadku Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany
miejsca podania obiadu, zależnie od topografii i terminarza wizyt w firmach, do
uzgodnienia
Wykonawcy
6 przedstawicieli
firm
z
Zamawiającym
indyjskich,
opiekun,
udział
tłumacz,
w
obiedzie
przedstawiciel
weźmie
WPHI
i przedstawicieli Zamawiającego)

kolacja - dla 12 osób (6 przedstawicieli firm indyjskich, opiekun, tłumacz,
przedstawiciel WPHI, przedstawiciele zamawiającego)
d)
IV dzień:

obiad - dla 12 osób (6 przedstawicieli firm indyjskich, opiekun, tłumacz,
przedstawiciel WPHI, przedstawiciele zamawiającego). Obiad dla uczestników misji
w przypadku jeśli transfer uczestników na lotnisko nie wymaga wyjazdu z Wrocławia
przed godz. 12:00.
Zamawiający zastrzega o możliwości zmiany formy cateringu misji gospodarczej, na wypadek
zmian w programie pobytu misji w woj. dolnośląskim.
Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia i opłacenia dodatkowych posiłków (kolacja
w IV dniu misji oraz obiad i kolacja w V dniu misji) dla uczestników misji z Indii w sytuacji,
kiedy Zamawiający dopuści przedłużenie trwania misji o 1 dzień roboczy, w przypadku
niemożliwości skoordynowania przez Wykonawcę logistyki przelotów wszystkich uczestników
misji ze strony indyjskiej.
Wykonawca zapewnia, że w ostatnim dniu misji, przy wymeldowywaniu się z hotelu wszyscy
indyjscy (wraz z przedstawicielem WPHI) uczestnicy otrzymają na drogę pakunki z suchym
prowiantem. Dla każdego uczestnika misji: opakowane 2 gotowe kanapki/bułki (masło, żółty ser,
sałata, pomidor, ogórek, itp.), jabłko, 2 wody mineralne – gazowana i niegazowana, w butelkach
o pojemności 0,5 l każda), opakowanie z ciastkami. Nie dopuszcza się kanapek z wieprzowiną
lub wołowiną lub produktów z dodatkami na bazie mięsa wieprzowego lub wołowego (w tym
także żelatyny wieprzowej i wołowej).
Serwis kawowy: w formie szwedzkiego bufetu: kawa i herbata (w pojemnikach umożliwiających
utrzymanie wysokiej temperatury), cukier, mleko do kawy, cytryna, woda mineralna butelkowana
(gazowana i niegazowana w proporcji 50/50– łącznie 0,33 l na osobę), soki owocowe 100%
7
w dzbankach 2 rodzaje: pomarańczowy i jabłkowy (łącznie 0.5 l na osobę), ciastka kruche
3 rodzaje (15 dkg/osobę), 2 rodzaje ciasta (szarlotka i sernik) – 1 kawałek ciasta pieczonego na
osobę (80 g/kawałek). Serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania spotkań. Zamawiający
preferuje aby catering został przygotowany w pomieszczeniu /sali sąsiadującej bezpośrednio
z salą, w której mają odbywać się spotkania.
Obiad: 2 dania główne - ciepłe do wyboru (mięsne i wegetariańskie, filet rybny: łosoś, sola,
pstrąg) – w proporcji 50/50) – w bemarze umożliwiającym utrzymanie wysokiej temperatury na
czas serwowania posiłku – 1 rodzaj dania 150 g/osobę; zestaw dodatków skrobiowych w bemarze
umożliwiającym utrzymanie wysokiej temperatury na czas serwowania posiłku (150 g/osobę),
zestaw dodatków warzywnych (2 x 150 g/osobę), w tym jeden na ciepło w bemarze
umożliwiającym utrzymanie wysokiej temperatury na czas serwowania posiłku. Przez okres
trwania obiadu dostępne napoje: soki, woda mineralna (gazowana i niegazowana)
Kolacja: 1 danie ciepłe, 3 rodzaje zimnych przekąsek – przystawek (250 g/osobę), pieczywo,
2 sałatki do wyboru: mięsno-warzywna oraz sałatka grecka, deser oraz napoje: kawa, herbata,
woda, soki owocowe, cukier, cytryna, mleko do kawy.
Wykonawca zapewnia obiady oraz kolacje w formie szwedzkiego bufetu. Uroczysta kolacja
podczas pierwszego dnia misji oraz pierwszego dnia merytorycznego misji musi być zasiadana
oraz dania muszą być serwowane z karty dań – menu (menu w składzie: 2 rodzaje przystawek –
zimnych zakąsek do wyboru; 2 rodzaje zup do wyboru; 2 rodzaje dań ciepłych – mięsne
i bezmięsne do wyboru; deser 2 rodzaje do wyboru, podczas trwania uroczystej kolacji dostępne
dla gości napoje alkoholowe: wino białe i czerwone do wyboru, bezalkoholowe: kawa, herbata,
soki, woda do wyboru, dostępne w miejscu restauracyjnym).
Dokładne menu w przypadku każdego obiadu oraz kolacji Wykonawca przedstawi do akceptacji
Zamawiającego na min. 7 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem misji. Nie dopuszcza się
w menu posiłków wieprzowych lub wołowych lub produktów z dodatkami na bazie mięsa
wieprzowego (w tym także żelatyny wieprzowej i wołowej).
Usługa cateringowa podczas trwania misji powinna obejmować także serwis gastronomiczny
(przygotowanie, obsługa kelnerska (min. 2 osoby), nakrycie stołów, zastawa) wraz z serwisem
sprzątającym. W odniesieniu do zastawy stołowej używanej podczas świadczenia usług
gastronomicznych. Wykonawca w ramach cateringu dla wszystkich posiłków zapewni:

zastawę stołową (ceramiczną lub porcelanową) – filiżanki, talerzyki, talerze,
odpowiednie do serwowanych dań.
8
9.
Organizacja spotkania informacyjnego
W trakcie drugiego dnia misji odbędzie się spotkanie informacyjne, a podczas niego dwie
prelekcje. I prelekcja o potencjale handlowym, gospodarczym oraz inwestycyjnym województwa
dolnośląskiego. Czas trwania I prelekcji – do 1,0 godziny zegarowej.
Po stronie Wykonawcy leży zapewnienie jednego prelegenta, który poprowadzi drugą prelekcję
nt. różnic kulturowych między Polską a Indiami. Czas trwania drugiej prelekcji od 1 do 1,5
godzin zegarowych. Prelegent (specjalista) powinien wykazać się doświadczeniem z tematyki
spotkania, co wynika bezpośrednio z przedłożonego CV prelegenta (specjalista). Prelegent
(specjalista)powinien posiadać udokumentowaną wiedzę z min. 5 letnim doświadczeniem oraz w
ostatnich trzech latach do momentu złożenia oferty przeprowadzili co najmniej 15 warsztatów,
spotkań, szkoleń, konferencji w zakresie zagadnień proeksportowych. CV prelegenta (specjalisty)
wraz z wykazem przeprowadzonych warsztatów, spotkań, szkoleń, konferencji zostaną
przedstawione Zamawiającemu przy składaniu oferty.
10.
Zapewnienie sali na potrzeby spotkań podczas dwóch dni merytorycznych misji przyjazdowej:
1)
Wykonawca zapewni i opłaci salę na potrzebę spotkania z przedstawicielami samorządu,
prezentacji uczestników ze strony Indii oraz spotkania informacyjnego – drugiego dnia
trwania misji. (I dzień merytoryczny misji)
Sala musi być wyposażona w: sprawną klimatyzację, miejsca siedzące dla min. 40 osób.
Ustawienie krzeseł na czas prezentacji: kinowe - frontem do ekranu. Sala w której odbywać
się będzie spotkanie oraz prezentacja, powinna być wyposażona w zestaw multimedialny
(projektor - rzutnik, ekran ścienny lub wolnostojący z podłączeniem do komputera, laptop,
2 mikrofony bezprzewodowe z nagłośnieniem) umożliwiający wyświetlanie prezentacji
multimedialnych, dostęp do Internetu. Lokalizacja spotkania musi zostać zaakceptowana
przez Zamawiającego. Zamawiający preferuje zorganizowanie spotkania w tym samym
obiekcie, w którym będą zakwaterowani uczestnicy misji, aczkolwiek nie jest to warunek
konieczny. Zamawiający zastrzega, że sala organizacji spotkania musi być zlokalizowana do
dwóch kilometrów od miejsca zakwaterowania uczestników misji, może być jednocześnie
później salą do spotkań match-makingowych uczestników misji.
Ustawienie krzeseł na spotkanie match-makingowe: 7 stolików z 4 krzesłami każdy,
ustawionymi w taki sposób, aby siedzące przy nich osoby mogły swobodnie prowadzić
rozmowę. Na każdym stoliku musi znaleźć się tabliczka z nazwą firmy, którą reprezentuje
uczestnik zagraniczny. Zamawiający przewiduje, że pojedyncze spotkanie w sesji powinno
trwać ok. 15 min (+/- 5 min) w kombinacji każdy uczestnik z Polski z wybranymi
9
uczestnikami zagranicznymi. Opracowanie agendy spotkania match-makingowego zostanie
uzgodnione przez Wykonawcę z Zamawiającym. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu
siatkę rozmów dwustronnych pomiędzy firmami do 7 dni przed terminem rozpoczęcia misji.
Przestrzeganie czasu trwania pojedynczego spotkania w ramach sesji leży po stronie
Wykonawcy.
2)
W pobliżu sali lub na sali wymienionej w pkt. 12 a). Wykonawca zapewni wydzielone
miejsce na zorganizowanie poczęstunku – tj. serwis kawowy (dostępny tylko dla
uczestników prezentacji i spotkań match-makingowych).
3)
Wykonawca zapewni stoisko do prowadzenia rejestracji uczestników i gości spotkań
organizowanych w pierwszym dniu merytorycznym misji, tj. podczas spotkania
z przedstawicielami samorządu oraz spotkań match-makingowych wraz z jego obsługą.
4)
Wykonawca zobowiązany jest zapewnić identyfikatory dla wszystkich uczestników.
Identyfikator musi zawierać imię i nazwisko uczestnika, nazwę firmy/instytucji oraz
logotypy wskazane przez Zamawiającego.
5)
W trzecim dniu trwania misji Wykonawca zapewni uczestnikom misji wizytę w 2-4
przedsiębiorstwach eksportujących lub zamierzających eksportować do Indii. Przedsiębiorcy
muszą pochodzić z terenu województwa dolnośląskiego. Zamawiający zastrzega sobie
możliwość zmiany wizyty w jednej z firm na wizytę w instytucji otoczenia biznesu
działającej w obszarze przepływu wiedzy i technologii pomiędzy jednostkami naukowymi
a przedsiębiorstwami. Plan wizyty będzie obejmował zwiedzanie przedsiębiorstwa
(względnie parków technologicznych) oraz rozmowy z ich przedstawicielami. W terminie
10 dni
od
dnia
podpisania
umowy
Wykonawca
zobowiązany
jest
przedstawić
Zamawiającemu 4 propozycje polskich przedsiębiorstw i 2 instytucje otoczenia biznesu
z województwa dolnośląskiego, w których może zostać przeprowadzona wizyta podczas
misji przyjazdowej. Plan wizyt w przedsiębiorstwach zostanie uzgodniony z Zamawiającym
przez Wykonawcę.
11.
Na Wykonawcy ciąży obowiązek przygotowania dokumentacji fotograficznej misji w postaci co
najmniej 30 zdjęć. Materiały fotograficzne mają dokumentować odbycie się każdego z punktów
harmonogramu misji oraz ukazywać właściwe umieszczenie logotypów potwierdzających
finansowanie wydarzenia ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego, w ramach poddziałania 6.2.1 PO IG. Wykonawca dostarczy dokumentację
fotograficzną w wersji elektronicznej do 3 dni kalendarzowych po zakończonym wydarzeniu,
tj. wyjeździe misji zagranicznej z Polski. Wykonawca zapewni i opłaci salę na potrzeby spotkania
10
z przedstawicielami samorządu, prezentacji uczestników ze strony Indii oraz spotkania
informacyjnego – drugiego dnia misji.
12.
Wykonawca jest zobowiązany do podawania informacji, że przedmiot zamówienia finansowany
jest ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach
poddziałania 6.2.1 PO IG Wsparcie dla sieci centrów obsługi inwestorów i eksporterów oraz
stosowania we wszystkich materiałach dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia logotypów
dostarczonych przez Zamawiającego.
III.
1.
Informacje dodatkowe
Wykonawca zobowiązany jest do pozostawania z Zamawiającym w stałym kontakcie i do
informowania go na bieżąco o stanie przygotowań do organizowanego wydarzenia.
2.
Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia podczas dwóch dni merytorycznych misji listy
obecności uczestników wszystkich spotkań, zawierającej co najmniej:
a. Imię i nazwisko uczestnika, nazwę instytucji/przedsiębiorstwa, adres e-mail
b. Fakt uczestnictwa w organizowanych wydarzeniach musi zostać potwierdzony przez
uczestnika własnoręcznym podpisem, złożonym na udostępnionej przez Wykonawcę
liście.
Lista obecności zostanie przekazana Zamawiającemu w terminie do 3 dni od zakończenia misji
(wyjazdu przedsiębiorców indyjskich z Polski).
Wykonawca jest zobowiązany do podania na przygotowanej liście obecności informacji
o współfinansowaniu wydarzenia ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, w ramach poddziałania 6.2.1 PO IG Wsparcie dla Sieci centrów obsługi
inwestorów i eksporterów oraz umieszczenia logotypów dostarczonych przez Zamawiającego.
3.
Wszystkie elementy związane z organizacją misji będą podlegały akceptacji ze strony
Zamawiającego.
4.
Wykonawca nie może pobierać gratyfikacji od uczestników w związku z ich udziałem w tym
wydarzeniu gospodarczym.
5.
Zamawiający nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych
wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane oraz kosztów np. związanych
z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub mini-baru. Ww. koszty zostaną opłacone
indywidualnie przez uczestników wyjazdu.
11
Wstępny ramowy plan misji przyjazdowej (godziny oraz punkty programu mogą ulec
zmianie):
Dzień I:
10:00 – przylot do Polski albo Niemiec.
10:30 – 15:30 – przejazd do Wrocławia
15:30 – 16:00 – zakwaterowanie w hotelu
16:00 – 17:00 – obiad
17:00 – 18.00 – czas wolny
18:00 – 19:00 – kolacja integracyjna
Dzień II:
08:30 – 09:00 – rejestracja uczestników, serwis kawowy
09:00 – 10:00 – spotkanie z samorządem województwa dolnośląskiego; prezentacja uczestników
z Indii
10:00 – 11:30 – spotkanie informacyjne
11:30 – 15:00 – spotkania match – makingowe przedsiębiorców
15:00 – 16:00 – obiad
16:00 – 18:00 – czas wolny
18:00 – 19:00 – uroczysta kolacja z przedstawicielami samorządu, dania serwowane z karty dań
Dzień III:
08:00 – 14:30 – wizyty uczestników misji w dolnośląskich przedsiębiorstwach, wizyta w IOB
w województwie dolnośląskim
14:30 – 15:30 – obiad
16:30 – 18:00 – czas wolny
18:00 – 19:00 – kolacja
Dzień IV:
10:00 – 15:00 – przejazd do miejsca wylotu
15:00 – 16:00 – obiad
16:00 – transfer na lotnisko
Wszystkie punkty programu realizowane przez Wykonawcę będą konsultowane na bieżąco
z Zamawiającym. Ostateczny program wizyty wymaga będzie akceptacji Zamawiającego.
12