Starostwo Powiatowe w Suchej Beskidzkiej

Starostwo Powiatowe
w Suchej Beskidzkiej
ISO 9001:2008
Opracował: Pełnomocnik
ds. SZJ Sekretarz Powiatu
Zatwierdził
Starosta Suski
Data. 18.02.2011
Data. 18.02.2011
……………....
……………....
podpis
podpis
Wydanie 2, Egz. nr 1, Stron: 18, Data: 18.02.2011r.
1. Zakres Systemu Zarządzania Jakością w Starostwie Powiatowym w Suchej
Beskidzkiej:
Wydawanie
decyzji
administracyjnych
w
trybie
procedury
administracyjnej
wynikającej z Kodeksu Postępowania Administracyjnego albo innych przepisów
szczególnych.
1.1. Definicje, terminologia.
Audit -
systematyczny,
niezależny
i
udokumentowany
proces
obejmujący
obiektywną ocenę stopnia spełnienia kryteriów auditu, stanowi niezależne badanie
systemu Zarządzania jakością,
Działanie korygujące - działanie w celu wyeliminowania przyczyny wykrytej
niezgodności lub innej niepożądanej sytuacji,
Działanie zapobiegawcze – działanie w celu wyeliminowania przyczyny potencjalnej
niezgodności lub innej potencjalnej sytuacji niepożądanej,
Identyfikowalność – zdolność do prześledzenia historii, zastosowania lub lokalizacji
tego co jest przedmiotem rozpatrywania,
Infrastruktura – (organizacja) system urządzeń, wyposażenia i obsługi niezbędny do
działania organizacji,
Kompetencje – wykazana zdolność stosowania wiedzy i umiejętności,
Komórka organizacyjna (KO) - wydział lub samodzielne stanowisko pracy w
Starostwie,
Kierownik Komórki Organizacyjnej (KKO) – osoba, która zgodnie z zajmowanym
stanowiskiem kieruje i odpowiada za prawidłowość pracy komórki organizacyjnej
Kryteria auditu - zestaw polityk, procedur lub wymagań, stosowanych jako
odniesienie,
Księga Jakości - dokument, w którym określono system Zarządzania jakością.
Zawiera zakres systemu Zarządzania jakością, przywołuje udokumentowane
procedury i opisuje wzajemne oddziaływanie między procesami systemu zarządzania
jakością, określa również zakres wyłączonych zagadnień,
Niezgodność – niespełnienie wymagania ,
Organizacja – grupa ludzi i infrastruktura, z przypisaniem odpowiedzialności,
uprawnień i powiązań – Starostwo,
Strona 2 z 18
Planowanie jakości – część systemu zarządzania jakością ukierunkowana na
ustalenie celów dotyczących jakości i określająca procesy operacyjne i związane z
nimi zasoby niezbędne do osiągnięcia celów dotyczących jakości,
Polityka jakości – ogół zamierzeń i ukierunkowanie organizacji dotyczące jakości
formalnie wyrażone przez najwyższe kierownictwo,
Pełnomocnik ds. SZJ – osoba z kierownictwa odpowiedzialna za wdrożenie i
utrzymanie systemu Zarządzania jakością w Starostwie Powiatowym w Suchej
Beskidzkiej,
Procedura – ustalony sposób przeprowadzenia działania lub procesu.
Proces – to zbiór działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziaływujących,
które przekształcają dane wejściowe poprzez działanie w wyjście, np. w postaci
decyzji, postanowienia, zaświadczenia (oczekiwany efekt końcowy). W Starostwie są
to powiązane ze sobą czynności, mające na celu wykonanie określonych zadań przy
wykorzystaniu odpowiednich zasobów.
Wyrób - wynik procesu,
Zarządzanie jakością - skoordynowane działania dotyczące kierowania organizacją
i jej nadzorowania w odniesieniu do jakości,
Zapisy – wszelkie utrwalone pisemnie czynności związane z funkcjonowaniem
systemu zarządzania jakością.
Zasoby - to kadra pracownicza, środki finansowe, wyposażenie,
Zgodność – spełnienie wymagania.
Niezgodność – niespełnienie wymagania
2. Wyłączenia wymagań normy PN-EN ISO 9001:2009 wraz z uzasadnieniem:
Lp. Nr i tytuł punktu normy
PN-EN ISO 9001
1.
7.3 Projektowanie i rozwój.
2.
7.5.2 Walidacja procesów
produkcji i dostarczenia usługi.
Uzasadnienie
Starostwo nie wykonuje prac projektowych i
prac rozwojowych w odniesieniu do zakresu
objętego Systemem Zarządzania Jakością.
Wyniki procesów można zweryfikować
poprzez monitorowanie tych procesów.
Zapisy powstające w trakcie monitorowania
potwierdzają zdolność procesów do osiągania
zaplanowanych wyników.
Strona 3 z 18
3. Procesy i oddziaływanie między nimi.
3.1. Procesy operacyjne:
KP - 01: Wydawanie pozwoleń i zaświadczeń przez Wydział Środowiska.
KP - 02: Wydawanie pozwoleń na budowę i rozbiórkę.
KP – 03: Zgłoszenie robót nie wymagających pozwolenia na budowę.
KP – 04: Ewidencja szkół i placówek niepublicznych.
KP – 05: Nadanie stopnia awansu zawodowego nauczyciela mianowanego.
KP - 06: Zatrzymywanie/zwrot prawa jazdy.
KP – 07: - Wydanie licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego rzeczy
i osób,
- Wydanie licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego rzeczy
w przypadku pośrednictwa przy przewozie rzeczy,
- Wydanie zezwoleń na wykonywanie przewozów osób, regularnych
i regularnych specjalnych w krajowym transporcie drogowym,
- Wyznaczenie jednostki do usuwania pojazdów z drogi i prowadzenie parkingu
strzeżonego,
- Rejestracja czasowa i stała pojazdu,
- Wydawanie praw jazdy,
- Wydanie legitymacji instruktora nauki jazdy,
KP – 08: Wydawanie decyzji dot. dróg powiatowych.
KP – 09: Wydawanie decyzji o zwrocie nieruchomości.
KP – 10: Wydawanie decyzji o wywłaszczeniu nieruchomości.
KP – 11: Wydawanie decyzji o ustaleniu i wypłacie odszkodowania za grunty zajęte pod
drogi publiczne.
KP – 12: Przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności
nieruchomości.
KP – 13: Zagospodarowanie wspólnot.
KP – 14: Scalania gruntów.
KP – 15: Klasyfikacja gruntów.
KP – 16: Aktualizacja ewidencji gruntów oraz ochrona gruntów rolnych.
KP – 17. Wydawanie pozwoleń i zaświadczeń na przewóz zwłok i szczątków ludzkich.
KP – 18: Wydawanie pozwolenia na zorganizowanie i przeprowadzenie zbiórki
publicznej.
KP – 19: Ewidencjonowania Uczniowskich Klubów Sportowych posiadają osobowość
prawną, a nie prowadzących działalności gospodarczej.
KP – 20: Przymusowe doprowadzenie do jednostki wojskowej.
KP – 23: Odwołanie od decyzji.
KP – 24: Tryb rozpatrywania zażalenia na postanowienie na które służy zażalenie.
KP - 26: Wydawanie zezwoleń na realizację inwestycji drogowych
3.2. Procesy pomocnicze.
KP – 21: Zakupy.
KP – 22: Infrastruktura.
3.3. Procesy zarządcze:
KP – 25: Analiza danych i przegląd zarządzania.
Strona 4 z 18
3.4. Sekwencja procesów:
Procesy zarządcze
Analiza danych i przegląd
zarządzania, KP-25
Strony
Wydawanie decyzji administracyjnych.
Procesy operacyjne, ( wykaz pkt. 3,1)
KP-01, KP-02, KP-03, KP-04, KP-05, KP06, KP-07, KP-08, KP-09, KP-10, KP-11,
KP-12, KP-13, KP-14, KP-15, KP-16,
KP-17, KP-18, KP-19, KP-20, KP-26
Proces
pomocniczy
Zakupy KP-21
Tryby odwoławczy,
KP- 23, KP-24
Organ odwoławczy
Strona
Proces
pomocniczy
Infrastruktura
KP-22
Powiązania procesów
Strona 5 z 18
4. Wymagania normy PN-EN ISO 9001:2009 – spełnienie wymagań.
Spełnienie wymagań.
Wymaganie.
4. System zarządzania jakością.
4.1 Wymagania
ogólne.
System zarządzania jakością został ustanowiony, udokumentowany,
wdrożony i jest stale doskonalony zgodnie z wymaganiami PN-EN
ISO 9001:2009. Zarządzenie Starosty Suskiego nr 49 z dnia 17
grudnia 2009 r. w sprawie wdrożenia i utrzymania Systemu
Zarządzania Jakością w Starostwie Powiatowym w Suchej
Beskidzkiej oraz powołania Pełnomocnika Starosty ds. Systemu
Zarządzania Jakością.
Zidentyfikowano procesy i określono sekwencję tych procesów i ich
wzajemne oddziaływanie. Określono kryteria i metody dla
zapewnienia skuteczności przebiegu i nadzorowania tych procesów.
Zapewniono zasoby dla procesów.
4.2 Wymagania dotyczące dokumentacji.
Na dokumentację systemu zarządzania jakością składają się
następujące dokumenty:
- Polityka Jakości,
- Księga Jakości,
- Procedury systemowe,
- Karty procesów,
- Karty informacyjne,
- Zarządzenia Starosty Suskiego,
- Zapisy dokumentujące wykonanie czynności i ich sprawdzenie,
zgodnie wyszczególnionymi procesami,
Na dokumentację składają się także zewnętrzne normy i akty
prawne, powszechnie obowiązujące oraz wewnętrzne zasady
dotyczące funkcjonowania Starostwa.
4.2.2 Księga Jakości. Księga Jakości, wydanie II z dnia 18 lutego 2011r , określa zakres
systemu zarządzania jakością, wraz z uzasadnionymi wyłączeniami,
zidentyfikowane procesy oraz opis wzajemnego oddziaływania tych
proce-sów oraz przywołuje udokumentowane procedury systemowe.
4.2.3 Nadzór nad
Nadzorem objęto wszystkie dokumenty SZJ oraz dokumenty
dokumentacją.
związane z nimi. Komórki organizacyjne posiadają niezbędną
aktualną i kompletną dokumentację. Określono miejsca
przechowywania oraz zasady dostępu do wymaganej dokumentacji.
Określono zasady opracowania, zatwierdzania, oznaczania,
rozpowszechniania,
archiwizowania,
dokonywania
zmian,
wycofywania nieaktualnych dokumentów i odpowiedzialność osób
w tym zakresie, które ujęto w Procedurze: P – 4.2.3 „Nadzór nad
dokumentami”
4.2.4 Nadzór nad
Oprócz zapisów wymaganych i zarządzonych przepisami prawnymi,
4.2.1 Postanowienia
ogólne.
Strona 6 z 18
zapisami.
ustanowiono także odpowiednie własne zapisy dla dostarczenia
dowodów zgodności z wymaganiami i dowodów skuteczności SZJ.
Stosowane zapisy są czytelne, łatwe do zidentyfikowania i
odszukania oraz archiwizowane zgodnie z ustalonymi zasadami w
tym za-kresie. Określono także odpowiedzialność osób w tym
zakresie.
Wszystkie zasady zawarto w Procedurze: P – 4.2.4 „Zapisy
dotyczące jakości”
5. Odpowiedzialność kierownictwa.
5.1 Zaangażowanie
kierownictwa.
5.2 Orientacja na
Klienta
5.3 Polityka jakości
Kierownictwo Starostwa zaangażowało się w proces przygotowania
i wdrażania SZJ na szeroką skalę i w wielu aspektach. Został
powołany Pełnomocnik Starosty ds. SZJ (Zarządzenie Starosty
Suskiego nr 49/2009 z dnia 17 grudnia 2009r).
Na podstawie zadań statutowych starostwa, konsultacji z własnymi
pracownikami, a także opinii mieszkańców naszego powiatu,
wypracowano Politykę Jakości, która określa cele strategiczne
Starostwa Powiatowego w Suchej Beskidzkiej. Polityka Jakości
wprowadzona została zakomunikowana pracownikom starostwa
oraz zaprezentowana mieszkańcom Powiatu Suskiego. Na podstawie
celów strategicznych zostały opracowane cele operacyjne dla
poszczególnych procesów.
Określono także zasady przygotowania i przeprowadzenia
okresowych
przeglądów
systemu
zarządzania
jakością.
Kierownictwo stale monitorując potrzeby i ważność poszczególnych
procesów, zapewnia niezbędne zasoby dla tych procesów.
- Polityka Jakości, wydanie II z dnia 18.02.2011 r (Zarządzenie
Starosty Suskiego nr 10/2011 r w sprawie ustalenia polityki jakości
w Starostwie Powiatowym w Suchej Beskidzkiej),
- Cele dotyczące procesów określone zostały w Kartach Procesów,
- Przegląd zarządzania zgodnie z KP - 25 „Analiza danych i
przegląd zarządzania”,
- Zasoby do procesów zapewniają procesy: „Zakupy” (KP–21),
„Infrastruktura” (KP- 22).
W Zarządzeniach Starosty Suskiego, Kartach Procesów i w
procedurach uwzględniono wszystkie potrzeby i wymagania
wszystkich stron postępowania administracyjnego, począwszy od
pierwszego kontaktu, aż do wydania decyzji oraz ewentualnego
złożenia skargi, zażalenia lub odwołania przez strony postępowania.
Zadowolenie stron z pracy starostwa jest monitorowane.
Wizerunek starostwa budowany jest głównie w trakcie codziennych
kontaktów z mieszkańcami naszego powiatu, podczas których
odpowiednio przygotowani i kompetentni pracownicy urzędu
przyjmują i obsługują strony postępowania. W wyniku
monitorowania zadowolenia stron podejmowane są działania dla
usprawnienia obsługi stron.
Przyjęta Polityka Jakości określa ogólne cele i zamierzenia urzędu
oraz zapewnienie o utrzymaniu i stałym doskonaleniu systemu
zarządzania jakością zgodnego z wymaganiami normy PN-EN ISO
Strona 7 z 18
9001:2009. Realizacja ustaleń Polityki Jakości jest okresowo
oceniana w trakcie przeglądów zarządzania przez kierownictwo
starostwa.
Polityka Jakości jest znana wszystkim pracownikom urzędu, którzy
odpowiednio do swoich kompetencji i uprawnień realizują jej
ustalenia w swojej pracy. Polityka Jakości została także
zakomunikowana dla stron poprzez opublikowanie jej na stronach
internetowych i na tablicach ogłoszeń w budynkach Starostwa.
5.4. Planowanie.
5.4.1 Cele dotyczące
jakości.
5.4.2 Planowanie
systemu
zarządzania
jakością.
Na podstawie celów strategicznych określonych w Polityce Jakości,
przyjęto wynikające z nich cele dla poszczególnych procesów, które
określono w Kartach Procesów oraz odpowiednie dla nich
wskaźniki i ich wartości, które zapewniają skuteczność tych
procesów oraz wskazano osoby odpowiedzialne za ich
monitorowanie.
System zarządzania jakością oparty jest na zidentyfikowanych
procesach operacyjnych, pomocniczych i zarządczych, w których
określono działania, ich monitorowanie, udokumentowane zapisy
oraz odpowiedzialność osób w tym zakresie. Skuteczność procesów
jest stale monitorowana w celu ich bieżącej korekty oraz
doskonalenia.
5.5 Odpowiedzialność, uprawnienia i komunikacja.
5.5.1
Odpowiedzialność
i uprawnienia.
5.5.2 Przedstawiciel
kierownictwa.
Ramy zakresu działania i odpowiedzialności określono w Statucie
Powiatu Suskiego uchwalony Uchwałą Rady Powiatu Suskiego Nr
III/14/99 z dnia 19.01.1999r (jednolity tekst Dz. Urz. Woj.
Małopolskiego z 2003 r. Nr 303 poz. 3534 sprost. Dz. Urz. Woj.
Małopolskiego z 2004 r. Nr 17 poz. 216 z późn.zm.).
Odpowiedzialność, uprawnienia oraz zakres zadań dla pracowników
Starostwa określony jest Regulaminie Organizacyjnym Starostwa
Powiatowego w Suchej Beskidzkiej – uchwalony Uchwałą Nr
0049/XIV/117/07 Rady Powiatu Suskiego z dnia 27 grudnia 2007r.
oraz w zarządzeniach Starosty, kartach procesów, procedurach
systemowych, upoważnieniach i uprawnieniach do wykonywania
ściśle określonych zadań i kompetencji.
Osobą odpowiedzialną za zaprojektowanie i wdrożenie systemu
zarządzania jakością, zgodnego z wymaganiami normy PN-EN ISO
9001:2009, przygotowanie do certyfikacji i potem ciągłe
doskonalenie jest Pełnomocnik Starosty Suskiego ds. Systemu
Zarządzania Jakością (Pełnomocnik ds. SZJ), powołany
Zarządzeniem Starosty Suskiego z dnia 17.12.2009 r w sprawie
wdrożenia i utrzymania Systemu Zarządzania Jakością w Starostwie
Powiatowym w Suchej Beskidzkiej oraz powołania Pełnomocnika
Starosty ds. Systemu Zarządzania Jakością. Jest on uprawniony do
Strona 8 z 18
5.5.3 Komunikacja
wewnętrzna.
kontaktów z jednostkami zewnętrznymi w sprawach certyfikacji i
nadzoru nad SZJ.
Ustanowiono sposoby komunikacji wewnętrznej oraz komunikacji
w odniesieniu do skuteczności SZJ, które określają Zarządzenia
Starosty, Zarządzenia Naczelników, karty procesów, karty
informacyjne i procedury systemowe.
5.6 Przegląd zarządzania.
5.6.1. Postanowienia
ogólne.
Kierownictwo starostwa raz w roku, zgodnie z KP – 25 „Analiza
danych i przegląd zarządzania”, dokonuje przeglądu zarządzania w
celu oceny przydatności, adekwatności i skuteczności SZJ.
W wyniku przeglądu ocenia się możliwości doskonalenia i potrzeby
zmian w SZJ, Polityce Jakości oraz ocenia realizację założonych
celów jakościowych. Jeśli zajdzie taka potrzeba, Pełnomocnik ds.
SZJ organizuje przegląd pozaplanowy, zgodnie z KP – 25 „Analiza
danych i przegląd zarządzania”.
5.6.2 Dane
wejściowe do
przeglądu.
Pełnomocnika ds. SZJ odpowiada za określenie zakresu przeglądu i
wyznaczenie osób odpowiedzialnych za przygotowanie danych na
przegląd. Danymi wejściowymi na przegląd są:
- sprawozdania, wyniki i analizy auditów wewnętrznych i
zewnętrznych przeprowadzonych od czasu poprzedniego
przeglądu,
- sprawozdania i analizy zgłoszonych odwołań, skarg, zażaleń i
wniosków składanych przez strony oraz uchyleń decyzji,
dokonywanych przez organy odwoławcze,
- sprawozdania i analizy dot. realizacji i skuteczności procesów
opisanych w dokumentacji systemowej,
- sprawozdania i analizy dot. przeprowadzonych działań
korygujących i zapobiegawczych,
- sprawozdania i analizy dot. realizacji ustaleń i wniosków z
poprzedniego przeglądu zarządzania,
- informacje zwrotne od stron oraz analizy dot. oceny
zadowolenia,
- propozycje przewidywanych zmian organizacyjnych,
mogących mieć znaczenie dla SZJ,
- zalecenia oraz propozycje dot. doskonalenia.
Przygotowanie danych na przegląd określa KP – 25 „Analiza
danych i przegląd zarządzania”.
5.6.3 Dane
wyjściowe
z przeglądu.
Danymi wyjściowymi z przeglądu zarządzania są decyzje, wnioski
i przewidywane działania dot. doskonalenia SZJ, mające służyć
podnoszeniu świadczonych usług na rzecz mieszkańców powiatu
oraz określenie zasobów dla realizacji ustalonych na przeglądzie
zarządzania celów.
Przeprowadzenie przeglądu i jego dokumentowanie określa KP – 25
„Analiza danych i przegląd zarządzania”.
Strona 9 z 18
6. Zarządzanie zasobami.
6.1 Zapewnienie
zasobów.
Kierownictwo starostwa systematycznie określa niezbędne zasoby:
- dla utrzymywania i doskonalenia skuteczności SZJ,
-dla zwiększenia zadowolenia stron poprzez spełnienie ich
wymagań.
Działania te realizowane są poprzez:
- systematyczne planowanie środków finansowych na te cele w
budżecie starostwa,
- systematyczne i planowe podnoszenie kwalifikacji i umiejętności
pracowników starostwa,
- stosowanie nowoczesnych form i narzędzi pracy
- systematyczną poprawę stanu zasobów materialnych.
Sposób postępowania w tym zakresie regulują Zarządzenia starosty
oraz Karty procesów pomocniczych (KP – 21 „Zakup”, KP – 22
„Infrastruktura”).
6.2 Zasoby ludzkie.
6.2.1. Postanowienia
ogólne.
6.2.2 Kompetencje,
świadomość
i szkolenia.
Różnorodność i złożoność zadań spoczywających na starostwie wymaga od wszystkich pracowników wszechstronnych kwalifikacji
i umiejętności.
Mając na uwadze stałe podnoszenie jakości usług dla mieszkańców,
niezwykle ważnym jest, aby wykonywali je pracownicy
odpowiednio wykwalifikowani i przeszkoleni.
Okresowo przeprowadzana jest ocena kwalifikacji i profesjonalizmu
zawodowego pracowników starostwa, zgodnie z Zarządzeniem
Starosty Suskiego nr 15/2009 z dnia 6.04.2009r w sprawie zasad
dokonywania
okresowej
oceny
pracowników
Starostwa
Powiatowego w Suchej Beskidzkiej
Kompetencje i umiejętności dla poszczególnych stanowisk pracy
określa „Opis stanowiska pracy”.
Do pracy na stanowiska pracy przyjmowani są wyłącznie kandydaci
spełniający ustalone wcześniej kryteria i wymagania.
Sposób postępowania w tym zakresie określa:
-Zarządzeniem nr 11/2010 z dnia 16.02.2010 r w sprawie
zatrudniania pracowników na stanowiska kierownicze oraz
pozostałe stanowiska urzędnicze w Starostwie Powiatowym w
Suchej Beskidzkiej
-Zarządzenie nr 29/2009r z 01.06.2009 r w sprawie ustalenia zasad i
trybu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania
egzaminu kończącego tzw. służbę przygotowawczą w Starostwie
Powiatowym w Suchej Beskidzkiej.
Zarządzenie nr 8/2010 z dnia 2.02.10r. w sprawie zasad
organizowania i realizacji szkoleń w Starostwie Powiatowym w
Suchej Beskidzkiej określa jak w zaplanowany sposób podnoszone
są kwalifikacje i umiejętności pracowników urzędu. Skuteczność
tych szkoleń jest okresowo oceniana i w jej wyniku podejmowane są
Strona 10 z 18
6.3 Infrastruktura.
6.4 Środowisko
pracy.
odpowiednie działania doskonalące.
Planowanie i realizacja szkoleń oraz dane dot. wykształcenia,
nabytych kwalifikacji i umiejętności oraz doświadczenia
pracowników są odpowiednio dokumentowane.
Wszyscy pracownicy starostwa są przekonani o potrzebie i
celowości doskonalenia SZJ oraz roli jaką pełnią w tym systemie.
Na infrastrukturę starostwa składają się budynki, w których
funkcjonuje starostwo, infrastruktura techniczna, biurowa i
informatyczna.
Pomieszczenia biurowe spełniają wymagane przepisami prawa i
właściwymi normami, wymagania techniczne. Należyty stan
techniczny zapewniają okresowe przeglądy, konserwacje, remonty i
modernizacje oraz sprawny i skuteczny system reagowania na
awarie i usterki. Zabezpieczenie potrzeb i wymagań oraz
odpowiedzialność osób w tym zakresie określa Proces:
„Infrastruktura KP – 22.”
Na każdym stanowisku zapewniono warunki środowiska pracy
zgodnie z ustaleniami przepisów BHP. Wszyscy pracownicy są
okresowo szkoleni z zakresu BHP, nowo przyjęci odbywają
szkolenia wstępne. Prowadzi się okresowe kontrole BHP, służące
ocenie rzeczywistego stanu BHP. Prowadzi się okresowe oceny
ryzyka zawodowego dla poszczególnych stanowisk pracy.
Szczegółowe wymagania dot. poszczególnych stanowisk podano w
„Opisie stanowiska pracy”.
7. Realizacja wyrobu.
7.1 Planowanie
realizacji
wyrobu.
Starostwo realizuje usługi polegające na wydawaniu decyzji
administracyjnych z zakresu administracji publicznej. Planowanie
realizacji tych usług uwzględnia potrzeby stron oraz obowiązujące
w tym zakresie wymagania prawne. Podstawą funkcjonowania
starostwa jest plan dochodów i wydatków Starostwa na dany rok.
Zastosowanie optymalnych rozwiązań w tym zakresie to cel
naszego urzędu. Wydawane decyzje zostały przyporządkowane
procesom wg wykazu w punkcie: 3.1.
7.2 Procesy związane z klientem.
7.2. 1 Określenie
wymagań dot.
wyrobu.
7.2.2 Przegląd
wymagań
dot. wyrobu.
Klient zewnętrzny to strona spoza urzędu, występująca o wydanie
postanowienia/decyzji. Klient wewnętrzny to pracownik urzędu
biorący udział w procesach. Wymagania dot. wyrobu (decyzja) w
pierwszej kolejności regulują odpowiednie przepisy prawne, w
drugiej kolejności wymagania określa strona postępowania (Uwaga:
wymagania stron nie mogą być sprzeczne z obowiązującym w tym
zakresie prawem).
Przepisy prawa regulują tryb postępowania oraz określają
wymagania jakościowe dla wydawanych decyzji. Wszelkie ustalenia
w tym zakresie (w tym wszelkie aktualizacje i nowelizacje) znane są
wszystkim pracownikom biorącym udział w postępowaniu. Przegląd
Strona 11 z 18
7.2.3 Komunikacja
z klientem.
7.3 Projektowanie
i rozwój.
7.4 Zakupy.
7.4.1 Proces
zakupów.
7.4.2 Informacje dot.
zakupów.
7.4.3 Weryfikacja
zakupionego
wyrobu.
wymagań dokonywany jest przez pracownika komórki
organizacyjnej merytorycznie wyznaczonej do wydania decyzji.
Każdy pracownik urzędu w trakcie postępowania jest
odpowiedzialny za identyfikowanie wymagań strony w odniesieniu
do aktualnie obowiązujących w tym zakresie wymagań prawnych.
W komunikacji ze stroną wykorzystuje się następujące sposoby
komunikacji:
- kontakt bezpośredni lub telefoniczny Referentów merytorycznie
załatwiających sprawę w wydziale,
- kontakt pośredni Referentów merytorycznie załatwiających sprawę
w wydziale, poprzez wymianę korespondencji ze stroną,
-kontakt pośredni poprzez stronę internetową Starostwa
Powiatowego oraz stronę Biuletynu Informacji Publicznej, poprzez
prasę lokalną i poprzez ogłoszenia na tablicach ogłoszeń,
znajdujących się w budynkach starostwa.
Urząd nie wykonuje prac projektowych i prac rozwojowych w
odniesieniu do zakresu objętego Systemem Zarządzania Jakością.
Projektowanie i rozwój wyrobów i procesów określają obowiązujące
w tym zakresie przepisy prawne.
Starostwo, jako jednostka sektora finansów publicznych na
podstawie przepisów prawa zobowiązana jest do stosowania Ustawy
z 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 19, poz. 177
z 2004r.z późn. zm.). Udzielanie zamówień o wartości nie
przekraczającej kwoty 14 000 Euro dokonywane jest zgodnie z
Zarządzeniem Starosty Suskiego nr 2/2009 z dnia 20.01.2009 r w
sprawie wprowadzenia regulaminu zamówień o szacunkowej
wartości nie przekraczającej 14 tys. Euro. Ponadto obszar ten
reguluje proces: „Zakupy” (KP – 21).
Ocena dostawców dokonywana jest każdorazowo przed wyborem
konkretnego dostawcy i dokonania zakupu. Zakupów dokonuje się
wyłącznie u zakwalifikowanych dostawców.
Właściciele procesów określają potrzeby w zakresie zakupów wraz z
dokładnymi wymaganiami dla tych zakupów. Osoba realizująca
zakup wybiera dostawcę, w oparciu o przepisy ustawy o
zamówieniach publicznych, zarządzenie Starosty i kartę procesu,
który gwarantuje spełnienie tych wymagań.
Dostawy są sprawdzane pod kątem spełnienia wymagań zawartych
w zamówieniu, zleceniu, umowie. Tylko dostawy sprawdzone i zakwalifikowane są akceptowane. W przypadku, gdy dostawa nie
spełnia wyspecyfikowanych wymagań, osoba odpowiedzialna za
zakup rozpoczyna procedurę reklamacyjną. Po złożeniu reklamacji,
realizujący zakup ustala z dostawcą dalszy sposób postępowania.
7.5 Produkcja dostarczenie usługi.
7.5.1 Nadzorowanie
produkcji
i dostarczenie
Przebieg wydawania decyzji administracyjnych odbywa się w
warunkach nadzorowanych. Sposób nadzoru określają przepisy
prawne oraz normy i wynikające z nich zarządzenia, karty procesów
Strona 12 z 18
usługi.
7.5.2 Walidacja
procesów
produkcji
i dostarczenia
usługi.
7.5.3 Identyfikacja
i
identyfikowalność.
7.5.4 Własność
klienta.
dla
zidentyfikowanych
procesów,
procedury.
Przebieg
zachodzących procesów jest monitorowany i na bieżąco
podejmowane są działania sterujące.
Wyniki procesów można zweryfikować poprzez monitorowanie
tych procesów. Zapisy powstające w trakcie monitorowania
potwierdzają zdolność procesów do osiągania zaplanowanych
wyników. Zgodność realizowanych w starostwie procesów
sprawdzana jest także w trakcie planowanych i pozaplanowych
wewnętrznych auditów jakości.
Identyfikacja i identyfikowalność dokumentacji i zapisów określona
jest w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18.01.2010 r.
w sprawie instrukcji, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz
instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów
zakładowych (Dz. U. nr 14 poz. 67).Uszczegółowieniem tych zasad
są ustalenia zawarte w Zarządzeniach Starosty, kartach procesów
(patrz punkt 3.1) i procedurach: P – 4.2.3 „Nadzór nad
dokumentami” oraz P – 4.2.4 „Zapisy dotyczące jakości”.
Starostwo oraz wszyscy pracownicy podlegają przepisom ustawy o
ochronie danych osobowych i innych przepisów dot. danych, tzw.
wrażliwych. Dostęp do danych i dokumentów mają tylko
upoważnione osoby. W przypadku utraty, zagubienia, zniszczenia
danych i/lub dokumentów dalsze postępowanie określają przepisy
prawa, strona powiadamiana jest o tym fakcie pisemnie i ustalane
jest dalsze postępowanie. Po takim zdarzeniu podejmowane są
odpowiednie działania korygujące i zapobiegawcze.
Zakres postępowania w tym zakresie reguluje:
- ustawa z dnia 29.08.1997 r o ochronie danych osobowych (tj. Dz.
U. z 2002 r. Nr101, poz. 926 z późn. zm.),
- zarządzenie Starosty Suskiego Nr 26/2005 z dnia 04 listopada
2005r. w sprawie wprowadzenia i wdrożenia instrukcji ochrony
danych osobowych w Starostwie Powiatowym w Suchej
Beskidzkiej,
- zarządzenie Starosty Suskiego Nr 13/2005 z dnia 04.05.2005r. w
sprawie: wprowadzenia i wdrożenia polityki bezpieczeństwa w
Starostwie Powiatowym w Suchej Beskidzkiej oraz
- zarządzenie Nr 13/2010 Starosty Suskiego z dnia 22 lutego 2010 r.
w sprawie zmiany zarządzenie nr 13/2005 z dnia 04.05.2005r.
7.5.5 Zabezpieczenie Zasady postępowania w zakresie opracowania, sporządzania
wyrobu.
dokumentacji i zapisów oraz ich archiwizacji i udostępnianiu
określa: Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18.01.2010
r. w sprawie instrukcji, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz
instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów
zakładowych (Dz. U. nr 14 poz. 67)), ustawa z dnia 29.08.1997 r o
ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. 2002 r. Nr101, poz. 926 z
późn. zm.), Zarządzenie Starosty Suskiego nr 4/2011 z dnia
28.01.2011r. w sprawie stosowania w Starostwie Powiatowym w
Suchej Beskidzkiej instrukcji kancelaryjnej.
oraz procedury: P – 4.2.3 „Nadzór nad dokumentami” i P – 4.2.4
„Zapisy dotyczące jakości”.
Strona 13 z 18
Określono także zasady postępowania z dokumentacją i zapisami w
formie elektronicznej a także określono zakres dostępu do
elektronicznych baz danych. W tym celu ustanowiono hasła dostępu
do poszczególnych stacji komputerowych. Zasady te określono w:
-Zarządzeniu Starosty Suskiego Nr 13/2005 z dnia 04.05.2005r. w
sprawie: wprowadzenia i wdrożenia polityki bezpieczeństwa w
Starostwie Powiatowym w Suchej Beskidzkiej oraz
- Zarządzeniu Starosty Suskiego Nr 12/2010 z dnia 22 lutego 2010 r.
w sprawie zmiany zarządzenie nr 13/2005.
7.6 Nadzorowanie
Nadzorowanie wyposażenia do pomiarów i badań odbywa się w
wyposażenia do
ramach procesu zakupów. Żaden z pracowników Starostwa nie
monitorowania
wykonuje pomiarów za pomocą sprzętu. Gdy istnieje potrzeba
i pomiarów.
wykonywania pomiarów są one zlecane na zewnątrz. Kierownik
zainteresowanej komórki określa na podstawie aktów prawnych
wymagania jakie musi spełnić dostawca z określeniem rodzaju
badań. Wymagania te następnie zostają zawarte w umowach
zawartych z wyłonionym dostawcą.
8. Pomiary, analiza i doskonalenie.
8.1 Postanowienia
W Starostwie określono sposoby i metody monitorowania, pomiaru,
ogólne.
analizy i doskonalenia. Określono wskaźniki oraz akceptowalne
wartości tych wskaźników, przy pomocy, których oceniana jest
skuteczność procesów wydawania decyzji oraz ciągłe doskonalenie
tych procesów, jak i całego systemu.
8.2 Monitorowanie i pomiary.
8.2.1 Zadowolenie
klienta.
8.2.2 Audit
wewnętrzny.
Utrzymywanie i stałe doskonalenie (wyspecyfikowane procesy, ich
monitorowanie i analizowanie) SZJ gwarantuje zadowolenie klienta
(strony). Wszelkie informacje, spostrzeżenia przekazywane są drogą
służbową do Pełnomocnika ds. SZJ, który po analizie podejmuje
odpowiednie działania.
Wszelkie skargi, zażalenia i odwołania (Proces KP – 23: Odwołanie
od decyzji, KP – 24: Tryb rozpatrywania zażalenia na postanowienie
na które służy zażalenie, Tryb załatwiania skarg i wniosków
określony w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa ) są wnikliwie
analizowane.
W celu doskonalenia SZJ i dla zadowolenia stron podejmowane są
także odpowiednie działania korygujące i zapobiegawcze.
Zadowolenie stron jest także monitorowane przez Pełnomocnika,
poprzez ocenę i analizę ankiet wypełnianych przez mieszkańców
powiatu na naszej stronie internetowej.
Dla wykazania stałej przydatności i zgodności wdrożonego,
utrzymywanego i doskonalonego SZJ oraz osiągania założonych
celów jakościowych określono planowanie i realizowanie
wewnętrznych auditów jakości. Pełnomocnik ds. SZJ powołał
odpowiednio przygotowany i przeszkolony zespół auditorów
wewnętrznych. W każdej komórce organizacyjnej objętej zakresem
SZJ, audit przeprowadza się co najmniej jeden raz w roku. W
przypadku zaistnienia takiej potrzeby, Pełnomocnik ds. SZJ może
zarządzić przeprowadzenie auditu pozaplanowego, określając jego
cel i zakres. Z każdego auditu sporządzane są odpowiednie zapisy,
Strona 14 z 18
8.2.3 Monitorowanie
i pomiary
procesów.
8.2.4 Monitorowanie
i pomiary
wyrobu.
8.3 Nadzór nad
wyrobem
niezgodnym.
8.4 Analiza danych.
zgodnie z ustaleniami. Do niezgodności wykazanych w trakcie
auditu podejmowane są odpowiednie działania korygujące, a dla
potencjalnych niezgodności odpowiednie działania zapobiegawcze.
Skuteczność wykonanych działań sprawdzana jest po ich
zakończeniu i/lub w trakcie kolejnego auditu wewnętrznego. Nadzór
nad realizacją tych ustaleń opisanych w Procedurze: P – 8.2.2
„Audit wewnętrzny” sprawuje Pełnomocnik ds. SZJ.
W dokumentacji systemowej (karty procesów, procedury) określono
kryteria i miejsca monitorowania i pomiarów. Poprzez realizację
auditów wewnętrznych oraz analizę uzyskiwanych wartości
założonych wskaźników monitoruje się procesy wy-dawania
decyzji. Dla każdego procesu określono wskaźniki, które dostarczają
informacji o jakości procesów. Właściciel procesu odpowiada za
bieżące nadzorowanie i korekty procesu oraz zbieranie danych dot.
wskaźników. W czasie auditów sprawdza się jak realizowane są
ustalenia dokumentacji systemowej Jeśli zajdzie taka konieczność
podejmowane są odpowiednie działania korygujące i/lub
zapobiegawcze.
Patrz jak wyżej – punkt 8.2.3.
Dla każdego procesu operacyjnego przyporządkowano co najmniej
jedną decyzję (jeden wyrób). Monitorowanie i pomiary procesów
oraz wyrobów są ze sobą nierozerwalnie związane. Ustalenia
dotyczące monitorowania i pomiaru wyrobów określa Procedura:
P – 8.2.4 + 8.3 „Monitorowanie wydawania decyzji i postępowanie
z niezgodnościami”.
Określono kryteria, które pozwalają zidentyfikować i oznaczyć
niezgodności w trakcie procesów wydawania decyzji. Dla
stwierdzonych
rodzajów
niezgodności
ustalono
sposób
postępowania oraz wskazano odpowiedzialność osób za dalsze
postępowanie. Taki ustalony sposób zapobiega dostarczeniu stronie
decyzji zawierającej błędy i uchybienia. Postępowanie w tym
zakresie określa Procedura P – 8.2.4 + 8.3 „Monitorowanie
wydawania decyzji i postępowanie z niezgodnościami”. Dla
powtarzających się niezgodności podejmowane są odpowiednie
działania korygujące i/lub zapobiegawcze, na wniosek kierownika
komórki organizacyjnej lub Pełnomocnika ds. SZJ.
Kierownictwo przeprowadza przeglądy systemu zarządzania w
oparciu o planowe i systematyczne gromadzenie i potem
analizowanie danych, które pochodzą z monitorowania procesów i
wyrobów. Dane te zbierane i analizowane są w oparciu o ustalenia
„Planu analizy danych” (F-15 BP) oraz Plan doskonalenia (F-14
BP), które określono w procesie KP - 25 „Analiza danych i przegląd
zarządzania”.
8.5 Doskonalenie.
8.5.1 Ciągłe
doskonalenie
Kierownictwo starostwa w sposób systematyczny i ciągły doskonali
system zarządzania jakością, wykorzystując w tym celu Politykę
Jakości, cele dot. jakości, wyniki auditów, analizę danych, wyniki
Strona 15 z 18
8.5.2 Działania
korygujące.
8.5.3 Działania
zapobiegawcze.
działań korygujących i zapobiegawczych oraz przegląd zarządzania.
W oparciu o powyższe dane projektuje się działania mające na celu
doskonalenie SZJ, a ich wyniki podlegają ocenie skuteczności.
W ramach Procesu: „KP-25 „Analiza danych i przegląd
zarządzania” planuje się działania doskonalące (Plan doskonalenia
formularz F14-BP), które są sprawdzane i oceniane pod kątem ich
przydatności i skuteczności.
Określono działania ustalające i eliminujące przyczyny
niezgodności w celu uniknięcia ich ponownego wystąpienia.
Przeprowadzone działania podlegają sprawdzeniu, czy osiągnięto
zamierzony cel, a ryzyko ponownego wystąpienia niezgodności jest
znikome. Sposób planowania, realizacji, sprawdzenia i
dokumentowania działań korygujących oraz odpowiedzialność osób
w tym zakresie określa Procedura: P–8.5 „Działania korygujące i
zapobiegawcze”.
Określono działania ustalające i eliminujące przyczyny
potencjalnych niezgodności w celu uniknięcia wystąpienia
niezgodności.
Przeprowadzone działania podlegają sprawdzeniu, czy osiągnięto
zamierzony cel, a ryzyko wystąpienia niezgodności jest znikome.
W przypadku wystąpienia niezgodności w jednym obszarze, można
podjąć decyzję o przeprowadzeniu działań zapobiegawczych w
innych obszarach. Sposób planowania, realizacji, sprawdzenia i
dokumentowania działań zapobiegawczych oraz odpowiedzialność
osób w tym zakresie określa Procedura:P–8.5 „Działania korygujące
i zapobiegawcze”.
5. Dokumenty związane:
5.1 Polityka Jakości, wydanie drugie z dnia 18.02.2011 r.
5.2 Procedura: P – 4.2.3 Nadzór nad dokumentami
5.3 Procedura: P – 8.2.2 Audit wewnętrzny
5.4 Procedura: P – 4.2.4 Zapisy dotyczące jakości
5.5 Procedura: P – 8.5 Działania korygujące i zapobiegawcze.
5.6 Procedura: P–8.2.3+8.3 Monitorowanie wydawania decyzji i postępowanie z
niezgodnościami.
6. Wykaz procesów /wykaz decyzji
6.1 Karta procesu: KP-01: Wydawanie pozwoleń i zaświadczeń przez Wydział Środowiska
6.2 Karta procesu: KP - 02: Wydawanie pozwoleń na budowę i rozbiórkę.
6.3 Karta procesu: KP – 03: Zgłoszenie robót nie wymagających pozwolenia na
budowę
6.4 Karta procesu: KP - 04: Ewidencja szkół i placówek niepublicznych
6.5 Karta procesu: KP- 05: Nadanie stopnia awansu zawodowego nauczyciela
mianowanego
6.6 Karta procesu: KP - 06 Zatrzymywanie/zwrot prawa jazdy
Strona 16 z 18
6.7 Karta procesu: KP – 07: - Wydanie licencji na wykonywanie krajowego transportu
drogowego rzeczy i osób,
- Wydanie licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego rzeczy
w przypadku pośrednictwa przy przewozie rzeczy,
- Wydanie zezwoleń na wykonywanie przewozów osób, regularnych
i regularnych specjalnych w krajowym transporcie drogowym,
- Wyznaczenie jednostki do usuwania pojazdów z drogi i prowadzenie parkingu
strzeżonego,
- Rejestracja czasowa i stała pojazdu,
- Wydawanie praw jazdy,
- Wydanie legitymacji instruktora nauki jazdy
6.8 Karta procesu: KP – 08: Wydawanie decyzji dot. dróg powiatowych.
6.9 Karta procesu: KP – 09: Wydawanie decyzji o zwrocie nieruchomości.
6.10Karta procesu: KP- 10: Wydawanie decyzji o wywłaszczeniu nieruchomości
6.11Karta procesu: KP– 11: Wydawanie decyzji o ustaleniu i wypłacie odszkodowania za
grunty zajęte pod drogi publiczne.
6.12Karta procesu: KP – 12: Przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo
własności nieruchomości.
6.13 Karta procesu: KP– 13: Zagospodarowanie wspólnot.
6.14 Karta procesu: KP – 14: Scalania gruntów.
6.15 Karta procesu: KP – 15: Klasyfikacja gruntów.
6.16 Karta procesu: KP – 16: Aktualizacja ewidencji gruntów oraz ochrona gruntów rolnych.
6.17 Karta procesu: KP – 17. Wydawanie pozwoleń i zaświadczeń na przewóz zwłok i
szczątków ludzkich.
6.18 Karta procesu: KP – 18: Wydawanie pozwolenia na zorganizowanie i przeprowadzenie
zbiórki publicznej.
6.19 Karta procesu: KP – 19: Ewidencjonowania Uczniowskich Klubów Sportowych
posiadają osobowość prawną, a nie prowadzących działalności
gospodarczej.
6.20 Karta procesu: KP – 20: Przymusowe doprowadzenie do jednostki wojskowej.
6.21 Karta procesu: KP – 23: Odwołanie od decyzji.
6.22 Karta procesu: KP – 24: Tryb rozpatrywania zażalenia na postanowienie, na które służy
zażalenie.
6.23 Karta procesu: KP – 21: Zakupy.
6.24 Karta procesu: KP – 22: Infrastruktura.
6.25 Karta procesu: KP – 25: Analiza danych i przegląd zarządzania.
6.26 Karta procesu: KP - 26: Wydawanie zezwoleń na realizację inwestycji drogowych
7. Zarządzenia Starosty Suskiego
1. Zarządzenie Starosty Suskiego nr 49 z dnia 17 grudnia 2009 r. w sprawie wdrożenia i
utrzymania Systemu Zarządzania Jakością w Starostwie Powiatowym w Suchej Beskidzkiej
oraz powołania Pełnomocnika Starosty ds. Systemu Zarządzania Jakością. Zidentyfikowano
procesy i określono sekwencję tych procesów i ich wzajemne oddziaływanie.
2. Zarządzenie Starosty Suskiego Nr 10/2011 z dnia 18.02.2011r. w sprawie ustalenia polityki
jakości w Starostwie Powiatowym w Suchej Beskidzkiej
3. Zarządzenie Starosty Suskiego nr 11/2010 z dnia 16.02.2010r w sprawie zatrudniania
pracowników na stanowiska kierownicze oraz pozostałe stanowiska urzędnicze w Starostwie
Powiatowym w Suchej Beskidzkiej
Strona 17 z 18
4. Zarządzenie Starosty Suskiego nr 29/2009r z 01.06.2009r w sprawie ustalenia zasad i trybu
przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tzw. służbę
przygotowawczą w Starostwie Powiatowym w Suchej Beskidzkiej.
5. Zarządzenie Starosty Suskiego nr 8/2010 z dnia 2.02.10r. w sprawie zasad organizowania i
realizacji szkoleń w Starostwie Powiatowym w Suchej Beskidzkiej zmienione Zarządzeniem
Nr 5/2011 r z dnia 28.01.2011 r.
6. Zarządzenie Starosty Suskiego nr 15/2009 z dnia 6.04.2009r w sprawie zasad dokonywania
okresowej oceny pracowników Starostwa Powiatowego w Suchej Beskidzkiej
7.Zarządzenie Starosty Suskiego nr 4/2011 z dnia 28.01.2011 r w sprawie stosowania w
Starostwie Powiatowym w Suchej Beskidzkiej instrukcji kancelaryjnej.
8. Zarządzeniem Starosty Suskiego Nr 4/2010 r. z dnia11.01.2010r w sprawie Instrukcji
określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Starostwie
9. Zarządzenie Starosty Suskiego nr 2/2009 z dnia 20.01.2009r w sprawie wprowadzenia
regulaminu zamówień o szacunkowej wartości nie przekraczającej 14 tys. Euro
10. Zarządzenie Starosty Suskiego Nr 13/2005 z dnia 04.05.2005r. w sprawie: wprowadzenia
i wdrożenia polityki bezpieczeństwa w Starostwie Powiatowym w Suchej Beskidzkiej oraz
Zarządzenie Nr 12/2010 Starosty Suskiego z dnia 22 lutego 2010 r. w sprawie zmiany
zarządzenie nr 13/2005 .
11. Zarządzenie Starosty Suskiego Nr 26/2005 Starosty Suskiego z dnia 04 listopada 2005r. w
sprawie wprowadzenia i wdrożenia instrukcji ochrony danych osobowych w Starostwie
Powiatowym w Suchej Beskidzkiej.
Strona 18 z 18