Raport z ewaluacji projektu

Raport częściowy z ewaluacji produktu projektu innowacyjnego
„Od partnerstwa do kooperacji”
Streszczenie badania
Przedmiotem badania, prowadzonego od listopada 2013 do lipca 2014 roku,
była ewaluacja produktu finalnego - Modelu Kontraktowania Usług Społecznych.
Zadaniem ewaluacji była weryfikacja tego, na ile Model spełnia kryteria
trafności, efektywności, skuteczności, użyteczności, innowacyjności, trwałości a
także jaki jest stopień skomplikowania produktu - Modelu stworzonego w ramach
Projektu - w kontekście zakładanych celów głównego i szczegółowych projektu.
Zadaniem ewaluacji było także:
 Dostosowanie Modelu do potrzeb i możliwości grupy docelowej oraz sytuacji
społeczno-gospodarczej,
 Zwiększenie szans na stworzenie efektywnego, skutecznego, użytecznego i
innowacyjnego Modelu.
Ewaluacji poddany został cały Model Kontraktowania Usług Społecznych –
łącznie wszystkie z typów zlecenia, czyli: bon na aktywność, zlecenie usługi,
przekazanie instytucji, kooperacyjne rozwiązanie problemów.
Ewaluacja w pierwszym etapie prowadzona była z wykorzystaniem analizy
treści, wywiadów kwestionariuszowych z przedstawicielami JST i NGO, ankiet z
przedstawicielami JST i NGO i wywiadu grupowego z doradcami wspierającymi
gminy i powiat we wdrażaniu Modelu.
Badanie potwierdziło potrzebę utworzenia i wdrożenia Modelu.
I. Rekomendacje do ankiet z przedstawicielami JST i NGO
1. Zaleca się wyodrębnianie funkcji pełnomocnika ds. organizacji pozarządowych
w urzędach. Koordynacja działań organizacji, za którą między innymi powinien
być odpowiedzialny, może przyczynić się do sprawniejszego wdrażania
MKUS.
2. Rekomenduje się uświadamianie przedstawicieli obu sektorów w zakresie
możliwych form współpracy pomiędzy nimi, aby ta nie opierała się jedynie na
szablonowo stosowanych formach. Ważne jest podkreślanie wagi
pozafinansowych form współpracy międzysektorowej.
3. Zaleca się ciągłe stosowanie narzędzi informacyjno–promocyjnych na rzecz
podtrzymywania zainteresowania oraz pobudzania potrzeby stosowania typów
zadań wypracowanych w ramach MKUS.
4. Rekomenduje się nawiązywanie dialogu między sektorami odnośnie
wzajemnego monitorowania oczekiwań ze współpracy między nimi
(niezależnie od preferowanego typu zlecania zadań) oraz komunikowania
swych potrzeb.
5. Ważne jest, żeby koordynowanie efektywnego przepływu informacji stało się
elementem ustawicznej pracy zespołu wspierającego wdrażanie Modelu.
Będzie to możliwe między innymi dzięki podejmowaniu działań
uświadamiających (nt. zapisów MKUS) oraz edukacyjnych z zakresu
współpracy międzysektorowej.
6. Zaleca się propagowanie dobrych praktyk z zakresu współpracy pomiędzy
różnymi sektorami, w tym ze szczególnym naciskiem na tę opierającą się o
typy zlecania zadań ujęte w MKUS.
Raport opracował zespół Fundacji NIWA Edukacji i Rozwoju ©
1
Raport częściowy z ewaluacji produktu projektu innowacyjnego
„Od partnerstwa do kooperacji”
7. Rekomenduje się przeprowadzanie diagnozy lokalnej w każdej gminie, celem
dostosowania przyszłych podejmowanych działań do konkretnego typu
zlecania zadań publicznych. Ważna jest tutaj znajomość zadań możliwych do
zlecenia organizacjom przez samorząd przy jednoczesnym uwzględnieniu
zasobów deklarowanych przez organizacje.
8. Zaleca się stworzenie katalogu zasobów niezbędnych do realizacji danego
zadania w ramach określonego typu.
9. Rekomenduje się bieżący monitoring działań podejmowanych w ramach
określonego typu zlecania zadań (np. wzajemne informowanie o postępie,
oczekiwaniach, problemach i ryzyku, itp.).
10. Zaleca się dokonywanie bieżącej ewaluacji działań w ramach zadań zlecanych
organizacjom pozarządowym (niezależnie od obranego typu), której
nadrzędnym celem powinno być wyeliminowanie wykrytych przy realizacji
nieprawidłowości i zminimalizowanie ewentualnych obaw.
11. Dla zapewnienia sprawnej współpracy międzysektorowej ważne jest, żeby
samorządy, które zadeklarują chęć stosowania wybranego typu/ów zlecania
zadań zawartych w MKUS, wdrażały modelowe procedury opisane w
Poradniku.1
12. Rekomenduje się wspieranie profesjonalizacji NGO poprzez rozwój
kluczowych kompetencji niezbędnych dla ich funkcjonowania, tj. umiejętności
zarządzania, w szczególności zarządzania kadrami, zarządzania finansowego
i umiejętności komunikowania wewnątrz i na zewnątrz organizacji.
II. Rekomendacje do wywiadów z przedstawicielami JST i NGO
1. Rekomenduje się podkreślanie w MKUS konieczności nawiązywania trwałych
relacji urzędu z organizacją pozarządową – tu istotne winno być nieustanne
edukowanie w zakresie zasad, na których powinny się opierać.
2. Zaleca się opracowanie „ścieżki” postępowania dla organizacji
zainteresowanych (deklarujących gotowość, aczkolwiek nie do końca
przekonanych) korzystaniem z któregokolwiek z typów zlecania zadań. Kroki
w niej ujęte powinny gruntownie przygotowywać NGO do wdrożenia się w
realizację zadań publicznych.
3. Ważne powinno być przygotowanie urzędów w pełnieniu edukacyjnej roli w
stosunku do organizacji chętnych, aczkolwiek niegotowych jeszcze, do
realizacji zadań w oparciu o MKUS. Podstawą tu powinno być przygotowanie
urzędników do przeprowadzania obiektywnej diagnozy potencjału lokalnych
NGO, następnie – podjęcie stosownych kroków na rzecz przyszłej współpracy.
Rekomenduje się w tym zakresie poszerzenie zapisów w MKUS dotyczących
przedmiotowej kwestii.
1
Poradnik Model kontraktowania usług społecznych. Jak zlecać zadania publiczne organizacjom
pozarządowym? pod redakcją Marcina Dadela
Raport opracował zespół Fundacji NIWA Edukacji i Rozwoju ©
2
Raport częściowy z ewaluacji produktu projektu innowacyjnego
„Od partnerstwa do kooperacji”
4. Zaleca się mówienie językiem korzyści – przedstawiciele obu sektorów muszą
znać korzyści wynikające ze współpracy międzysektorowej. To zaś, mogłoby
opierać się o upowszechnianie dobrych praktyk w tym zakresie. Znajomość
pozytywnych aspektów związanych z poszczególnymi typami zlecania zadań
pozytywnie wpłynie na chęć ich wdrożenia/stosowania.
5. Należy podkreślać odbiorcom MKUS, iż zapisy w nim zawarte umożliwiają
standaryzację kwestii związanych ze współpracą NGO – JST, a ta gwarantuje
z kolei przewidywalność przechodzącą w poczucie bezpieczeństwa we
wzajemnych kontaktach.
6. Zaleca się podkreślanie uniwersalności zapisów MKUS. Każde z działań,
inicjatyw, pomysłów, w tym innowacyjnych, możliwe jest do realizacji dzięki
różnorodności proponowanych typów zlecania zadań publicznych.
7. Rekomenduje się promowanie trafności rozwiązań proponowanych w
Poradniku – ważne jest, aby jego odbiorcy mieli świadomość tego, że
opisywane w nim wsparcie skierowane jest do różnych grup: od małych grup
nieformalnych, przez młode organizacje, po te posiadające doświadczenie na
rynku usług społecznych.
III. Rekomendacje ze zogniskowanego wywiadu z doradcami
1. Rekomenduje się dalsze prace nad Modelem, jest on wyjątkowym
mechanizmem pozwalającym na wdrożenie zmian w społecznościach
lokalnych, rozwój współpracy JST-Ngo i realizację zasady pomocniczości w
praktyce.
2. Rekomenduje się uproszczenie Modelu graficzne i merytoryczne,
zastosowanie bardziej przyjaznych dla odbiorcy opisów i wzorów. Zaleca się
przygotowanie ulotki – skrótu Modelu, opisu Modelu oraz szczegółowego
poradnika. Model powinien składać się z 4 części - wydzielonych typów
zlecania zadań, wraz z dostosowanymi narzędziami do każdego typu.
3. Zaleca się analizę konieczności stosowania w Modelu wszystkich analiz i
narzędzi, które uwzględniono w badanej wersji Modelu. Obecny zakres jest
nieczytelny i daje małe szanse wykorzystania. Zaleca się zastosowanie
zasady V. Pareto2 do wyboru kluczowych narzędzi na potrzeby realizacji
zadań publicznych w ramach Modelu.
4. Rekomenduje się szersze wsparcie w Modelu JST i NGO zainteresowanych
realizacją zadań publicznych przy wykorzystaniu typu kooperacyjne
rozwiązywanie problemów w zakresie np. narzędzi, zasad, scenariuszy,
zestawienia zasobów do wykorzystania.
5. Zaleca się przeanalizowanie możliwości rezygnacji z podtypów bonu na
aktywność i pozostawienie tylko regrantingu.
2
Zgodnie z teorią włoskiego ekonomisty i socjologa Vilfredo Federico Damaso Pareto
zalecane jest wybranie 20% najistotniejszych aspektów. Założenie bazuje na zasadzie optymalizacji,
zwanej od nazwiska twórcy zasadą Pareto. Teoria zakłada, że zainwestowanie 80% zasobów i
zaangażowania w 20% kluczowych aspektów pozwala na osiągnięcie najwyższych wyników. Na tej
podstawie można wybrać z punktu widzenia efektywności, adekwatności, skuteczności i stosowności
kluczowe 20% narzędzi do realizacji.
Raport opracował zespół Fundacji NIWA Edukacji i Rozwoju ©
3
Raport częściowy z ewaluacji produktu projektu innowacyjnego
„Od partnerstwa do kooperacji”
6. Rekomenduje się przygotowanie dla grup docelowych porównania zlecania
usługi i zlecania prowadzenia instytucji.
7. Zaleca się przygotowanie podpowiedzi dla wdrażających Model,
napotykających na niestandardowe sytuacje w stosunku do zapisów Modelu.
Pod każdym opisem, narzędziem powinna być informacja co zrobić jeśli dany
element nie funkcjonuje, jest nieaktualny itp. oraz jakie zasoby lokalnej
społeczności JST i/lub NGO mogą wykorzystać (np. partnerstwo lokalne,
COP, zasady konsultacji społecznych).
8. Model powinien precyzyjniej określić narzędzia pozwalające na wdrożenie
skutecznej i efektywnej komunikacji wewnętrznej w JST.
9. Zaleca się uwzględnienie w zapisach Modelu opisu rozwiązań w sytuacji kiedy
organizacja pozarządowa prowadzi działalność gospodarczą i otrzymuje
zadanie publiczne do realizacji w poszczególnych typach.
10. Zaleca się przygotowanie zestawienia informacji ułatwiających wdrożenie
Modelu: opisy dobrych praktyk, wzory dokumentów, kontakty do organizacji
infrastrukturalnych, które dysponują doradcami.
11. Model powinien mieć część świadomościową dla włodarzy, urzędników,
przedstawicieli organizacji pozarządowych dotyczącą m.in. wzajemnych
stereotypów, zasad współpracy, korzyści ze współpracy, możliwości
prowadzenia działalności gospodarczej w NGO, roli zmian społecznych.
12. Model powinien zawierać elementy dotyczące niezbędnego rozwoju NGO pod
kątem przejmowania nowych, większych, trudniejszych do realizacji zadań
publicznych. Konieczne jest uwzględnienie aspektu profesjonalizacji
organizacji pozarządowych, np. kierując do COP, polecając sprawdzone
rozwiązania jak Model BINGO zarządzania organizacją pozarządową 3.
13. Zaleca się zorganizowanie dużej kampanii świadomościowej nt. roli i zadań
oraz możliwości wdrożenia Modelu we wszystkich JST w Polsce.
14. Model powinien uwzględniać zasady budowania i rozwijania kultury
współpracy między sektorami.
IV. Rekomendacje do treści poradnika MKUS
Wnioski z analizy
Model zawiera dużo treści
merytorycznych – opis teoretyczny,
praktyczny, propozycje narzędzi.
3
Proponowane rekomendacje
Zastosowanie na początku swego
rodzaju skrótu – spis ścieżki i
opracowanie każdej części osobno – aby
jej wszystkie kroki były jasne dla
odbiorców Modelu. Postuluje się także
uproszczenie kroków i wyróżnianie
poszczególnych kroków, by można było
na bieżąco sprawdzać, na jakim etapie
dany Urząd jest.
Więcej: http://bingo.pisop.org.pl.
Raport opracował zespół Fundacji NIWA Edukacji i Rozwoju ©
4
Raport częściowy z ewaluacji produktu projektu innowacyjnego
„Od partnerstwa do kooperacji”
W Modelu zaproponowane są różne
narzędzia, które pomogą we wdrażaniu
założeń Modelu
Dokładny opis poszczególnych form
zlecania zadań umożliwia dopasowanie
ich do konkretnych problemów, które
samorząd chce rozwiązać.
Model nie jest możliwy do wdrożenia
samodzielnie przez Urzędników. Nawet
tam, gdzie Pełnomocnicy są bardzo
aktywni, to czas ich pracy uniemożliwia
samodzielne zajęcie się całym
procesem.
Podkreślana jest ważność diagnozy i
ewaluacji
Twórcy Modelu poświęcają dużo miejsca
na analizę interesariuszy, także tych
niechętnych zmianie.
Bardzo ważna rola analizy efektywności
ekonomicznej i społecznej, która
umożliwia sprawdzenie, czy bardziej
opłaca się realizować zadanie przez
samorząd czy przez organizacje
pozarządowe.
Postuluje się też wprowadzenie
konkretnych wzorów narzędzi i
dokładniejszych instrukcji – gdyż
Urzędnicy nie będą mieli czasu, by
tworzyć na ich przykładzie swoje
narzędzia.
Należy zapisać, że każdy samorząd
może dostosowywać założenia do
swoich warunków i elastycznie
podchodzić do założeń.
Przy wdrożeniu założeń Modelu
potrzebny jest doradca/zewnętrzny
moderator, które umożliwi jego
wdrożenie. Postuluje się dodanie tej
osoby i jej roli w opisie poszczególnych
elementów
Należy podkreślić bardziej wartość
diagnozy i ewaluacji, gdyż często
elementy są przeprowadzane pobieżnie i
nie są one prowadzone w zespołach
interdyscyplinarnych.
Zaproponować dodatkowe scenariusze –
jak przekonać niezdecydowanych.
Większe podkreślenie roli tego
narzędzia. Wyniki analizy (przede
wszystkim finansowej) mogą mieć
największe znaczenie przy decyzji
włodarzy, czy wdrażać założenia Modelu
czy nie.
Raport opracował zespół Fundacji NIWA Edukacji i Rozwoju ©
5